Irattári terv 2006 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Igazgatási, vezetési ügyek Humánpolitikai és munkaügyek Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos ügyek Oktatási és tanulmányi ügyek Egyetemi hallgatók ügyei Szakképzés Továbbképzés Gyűjteményi ügyek (könyvtár, levéltár, múzeum) Az intézmény külföldi kapcsolatai Egyetemi polgárok szervezeteivel kapcsolatos ügyek Kollégiumi, kulturális és sport ügyek Gazdasági és pénzügyek Adminisztratív ügyek
14. 15. 16. 17.
Biztonságvédelem (tűz-, vagyon-, polgári-, környezet-, munka- és balesetvédelem) Informatika, távközlés Fekvőbeteg-ellátási ügyek Járóbeteg-ellátási ügyek
Tétel Ügykör/tárgy 1. Igazgatási, vezetési ügyek 1. Egyetemi alapítólevelek, alapító okiratok
3.
Szervezeti egységek létesítése, átszervezése, elnevezésének megváltoztatása, megszűntetése Egyetemi szintű bizottságok, tanácsok szervezése és működése
4.
A testületek választásával kapcsolatos iratok
2.
6. 7.
Az egyetemi tanács, kari tanácsok és az intézmény egyéb testületeinek üléseiről készített hangfelvételek, jegyzőkönyvek és mellékletek Kari tanácsok, kari bizottságok működésével kapcsolatos iratok Szervezeti reform
8. 9. 10. 11.
Egyetemi, kari, intézményi szabályzatok, rektori, dékáni, igazgatói utasítások Munkatervek, beszámolók Akkreditációval kapcsolatos iratok Pályázatok
5.
Megőrzési idő
Levéltárba adás ideje
ns
20 év
ns
30 év
ns
20 év
20 év
-
ns
20 év
ns ns
30 év 30 év
ns ns ns ns
30 év 20 év 20 év 15 év
12.
Az egyetem működésére vonatkozó statisztikai összesítő jelentések
ns
20 év
13.
MTA-val, más felsőoktatási és egyéb intézményekkel való együttműködésre vonatkozó iratok
ns
20 év
14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.
Egyetemi ünnepségek (meghívók, beszédek) Egyetemi kiadványok, évkönyvek Tiszteletbeli doktori cím adományozása Díszoklevelek adományozása Ingatlan tulajdonjogi ügyek Bírósági peres és peren kívüli eljárások Nyomozó hatósági megkeresések Egyéb hatósági megkeresések
ns ns ns ns ns ns ns 20 év
20 év 20 év 20 év 20 év 30 év 30 év 30 év -
22.
Felügyeleti ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek ÁNTSZ működési engedélyek, ellenőrzési jegyzőkönyvek
ns
15 év
ns
hm
ns
hm
ns ns
15 év 20 év
15 év
-
ns
30 év
ns 50 év
30 év -
ns
30 év
20 év 10 év 50 év
-
50 év
-
50 év
-
50 év
-
23.
ÁNTSZ által meghatározott minimálfeltételek OEP és egyéb egészségbiztosítási pénztári 25. finanszírozási szerződések 26. Minőségbiztosítás Panaszbeadványok, közérdekű bejelentések és 27. javaslatok 2. Humánpolitikai és munkaügyek Az intézmény, a karok, a tanszékek és más szervezeti egységek vezetőinek megbízásával és felmentésével 1. kapcsolatos iratok 24.
2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9. 10.
Egyetemi tanári, docensi pályázatok, meghívások Állások szervezése, megszüntetése Közalkalmazotti jogviszony létesítése, megszüntetése, nyugállományba vonulás További közalkalmazotti jogviszony és más alkalmazások Megbízási/felhasználási szerződések Egyetemen belüli áthelyezések
Bérdossziék anyagai: előző munkáltatótól hozott igazolások, kinevezések, átsorolás, megszüntetés, éves bérkartonok, adójárulék-elszámolások, letiltások Nyugdíjasok ügyei, nyugdíjjárulék, nyugdíjbiztosítási ügyek Társadalombiztosítása, egészségbiztosítási ügyek okmányai
11. 12. 13. 14.
Oktatók továbbképzésével kapcsolatos ügyek Dolgozók képzési, továbbképzési ügyei Éves létszámstatisztika Évközi létszámstatisztika
ns 15 év ns 5 év
30 év 15 év -
15.
Fizetések, bérek, besorolások megállapítása
10 év
-
16. 17.
Havi bérjegyzék, fizetési jegyzék, változó bérek Jutalmazások
5 év 5 év
-
18.
Állami és más kitüntetésekkel kapcsolatos ügyek
ns
20 év
19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27.
ns ns ns ns 10 év ns ns 5 év 50 év
20 év 20 év 40 év 40 év 20 év 30 év -
ns
10 év
29.
Egyetemi magántanári cím adományozása Professor emeritus cím adományozása Tudományos fokozatok honosítása Habilitációs ügyek Szolgálati, tanulmányi idő beszámítása Személyi törzslapok, minősítések Oktatói munka hallgatói véleményezése Szabadság engedélyezési ügyek Fizetés nélküli szabadság ügyek Munkaügyi peres és nem peres eljárások, tartozások behajtása Fegyelmi és kártérítési ügyek (nem betegellátással kapcsolatos)
ns
20 év
30. 31. 32. 33.
Szociális és segélyügyek (MÁV, üdültetés, stb.) Lakásügyek Orvosetikai bizottság ügyei Temetési, hagyatéki ügyek
5 év 10 év 15 év 5 év
mintavét. -
34. Munkaköri leírások és munkakörök átadása 35. Jelenléti ívek 3. Tudományos munkával, fokozatokkal kapcsolatos ügyek
10 év 3 év
-
28.
1.
Hosszú távú tudományos munkatervek, beszámolók
ns
20 év
2.
Egyetemi szervezésű tudományos rendezvények
ns
20 év
3. 4. 5. 6.
A tudományos munkával kapcsolatos iratok Kutatócsoportokkal kapcsolatos iratok Egyetemi tudományos kiadványok Költségvetésen kívüli kutatások ügyei Tudományos pályázatok, alapítványok, projektek ügyei Vizsgálati anyagokkal kapcsolatos szakértői vélemények
10 év ns 10 év 20 év
20 év -
ns
20 év
ns
hm
7. 8.
Gyógyszer és gyógymód kipróbálása emberen (teljes 9. körű dokumentáció) 10. Állatkísérletekkel kapcsolatos ügyek 4. Oktatási és tanulmányi ügyek 1. Tantervek ügyei 2. Tantárgyi programok
ns 20 év
hm -
ns ns
30 év 30 év
ns 10 év ns ns
20 év 20 év 30 év
3. 4. 5. 6.
Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek készítése Tanrendi ügyek Képesítési követelmények Szakalapítás, szakindítás, akkreditáció
7.
Idegen nyelvű képzéssel kapcsolatos ügyek
ns
20 év
8. 9.
Kitüntetéses és rendes doktori avatások Doktori diplomák kiállítása
ns ns
40 év 40 év
ns
40 év
10 év
-
ns ns
20 év 40 év
1 év 10 év ns ns ns
40 év 40 év 40 év
ns
15 év
ns
20 év
ns 10 év
10 év -
5 év 5 év 10 év ns
20 év
5 év 5 év ns 10 év 10 év ns
40 év 40 év
PhD fokozat szerzésével kapcsolatos iratok Tudományos fokozatokkal kapcsolatos 11. felvilágosítások Doktori iskola (program) alapításával kapcsolatos 12. iratok 13. Doktori disszertációk 5. Egyetemi hallgatók ügyei 1. Hallgatói felvételi jelentkezések 2. Hallgatók iratkozási lapja 3. Hallgatók személyi iratgyűjtője 4. Hallgatói törzskönyv 5. Hallgatói törzskönyvi névmutató Tudományos diákköri munka összesítő jelentései, 6. hosszú távú ügyei Hallgatói tudományos pályázatokkal kapcsolatos 7. iratok, összesítések Hallgatók részére adományozott emlékérem és 8. jutalomdíj ügyek 9. Demonstrátori ügyek Más felsőoktatási intézménybe való átiratkozás, 10. párhuzamos képzés 11. Évkihagyás 12. Félévismétlésre utasítás 13. Hallgatói fegyelmi ügyek 10.
14. 15. 16. 17. 18. 19.
Vizsgahalasztások, ismétlések, vizsgalapok Hallgatói felmentések Szigorlati jegyzőkönyvek Szakmai gyakorlatok Záróvizsgára vonatkozó iratok Záróvizsga jegyzőkönyvek
20. 21. 22. 23. 24.
Abszolutórium Oklevélügyek Diplomák honosítása Leckekönyvek Diákigazolványok ügyei
ns ns ns 50 év 8 év
20 év 40 év 40 év -
25. 26. 27.
Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás összesítői Tandíjak, költségtérítési díjak elvi ügyei Különeljárási és vizsgadíjak
ns ns 10 év
20 év 20 év -
ns 10 év 5 év 10 év 10 év
20 év -
5 év
-
28. Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei 29. Ösztöndíjnyilvántartások 30. Családi pótlék (hallgatók) 31. Diákhitel ügyek 32. Adatlapok 6. Szakképzés 1. Szakképzési jelentkezések 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Rendszerbevétel, rendszerből való kilépés Szakképzési leckekönyvek Szakképzés halasztása, szüneteltetése Szakmaváltás Szakképzési teljesítésigazolások Szakképzési vizsganyilvántartások
10 év 50 év 10 év 5 év 10 év ns
15 év
8. 9.
Gyakorlati helyek értesítése, változtatása Külföldön végzett gyakorlatok
10 év 10 év
-
10.
Szakképzéssel kapcsolatos tanfolyami ügyek
5 év
-
11. 12. 13.
Szakképzési tematikák, tantárgyi programok Munkatervek, kirendelések Külföldiek szakképzési ügyei
ns 5 év 5 év
30 év -
5 év
-
10 év ns
20 év
5 év 5 év
-
15 év ns 50 év ns
20 év 20 év
ns
20 év
Szakképzési keretszámokkal kapcsolatos iratok Szakmai grémiumok és a tevékenységükkel 15. kapcsolatos ügyek 16. Kimutatások, statisztikák 7. Továbbképzés 1. Továbbképzésre jelentkezés 2. Akkreditált tanfolyamok meghirdetése Tanfolyamok teljesítése (jelentkezési lap, jelenléti 3. ívek, igazolások) 4. Tanfolyami kalkulációs lapok 5. Továbbképzési leckekönyvek 6. Elvégzett tanfolyamokról szóló statisztikák 8. Gyűjteményi ügyek (könyvtár, levéltár, múzeum) 1. Az intézmény könyvtárának hosszútávú ügyei 14.
2.
Könyv-, folyóirat- és elektronikus adatbázis rendelések
10 év
-
3. 4.
Könyvtári állomány rendezése, megóvása Bel- és külföldi kiadványcsere
ns 10 év
20 év -
5.
Integrált könyvtári rendszerrel kapcsolatos iratok
20 év
-
ns 10 év
20 év -
ns ns ns
20 év 20 év hm
ns
20 év
2.
Oktatók és kutatók cseréje, azok külföldi egyetemeken folytatott oktató és kutató tevékenysége (külföldi ösztöndíjak)
ns
20 év
3.
Külföldi egyetemek, főiskolák oktatóinak és kutatóinak itteni működése
ns
20 év
4.
Az egyetem oktatóinak és kutatóinak külföldi tanulmányútjaival kapcsolatos alapvető iratok
ns
20 év
5.
Kiküldetéssel kapcsolatos folyó ügyek iratai
5 év
-
6.
Nemzetközi konferenciákon való részvétel
ns
20 év
ns
20 év
ns ns
20 év 20 év
5 év
-
ns ns
20 év 20 év
ns
20 év
ns ns
20 év 20 év
ns
20 év
Könyvtárközi kapcsolatokra vonatkozó iratok Olvasó, kutató, ügyfélszolgálati ügyek Az intézmény levéltári (irattári) anyagával 8. kapcsolatos ügyek 9. Iratselejtezések, rendezések, iratkezelés 10. Muzeális anyag, tárgyi emlékek nyilvántartása 9. Az intézmény külföldi kapcsolatai Egyezmények és kapcsolatok külországokkal és 1. külföldi egyetemekkel 6. 7.
Nemzetközi konferenciák rendezése Magyarországon Külföldi egyesületekben való intézményi tagság, 8. tagdíjfizetés 9. Nemzetközi projektek Hallgatók külföldi tanulmányútjai és egyéb hivatalos 10. utazásai 10. Egyetemi polgárok szervezeteivel kapcsolatos ügyek 1. Hallgatói szervezetekkel kapcsolatos iratok 2. Szakszervezetekkel kapcsolatos iratok Közalkalmazotti Tanács működésével kapcsolatos 3. iratok 7.
4. Szakmai kamarákkal való kapcsolattartás 5. Érdekegyeztető Tanács iratai 11. Kollégiumi, kulturális és sport ügyek 1. Kollégiumi szabályzatok
A kollégiumok vezetése Kollégiumi diákbizottság Kollégiumi felvételek Kollégiumok gazdasági ügyei Öntevékeny művészeti csoportokkal kapcsolatos 6. iratok Intézményi sportegyesülettel, sportkörrel kapcsolatos 7. iratok 8. Hallgatók sporttevékenysége 12. Gazdasági és pénzügyek Éves és távlati költségvetés, a költségvetési keret gazdálkodási egységek között való szétosztása, 1. rektori tartalékalapok Hitelekkel és póthitelekkel kapcsolatos elvi 2. jelentőségű iratok 3. Hitel és kötelezettség nyilvántartások 4. Beszámolójelentések és vagyonmérleg 5. Létszám- és béralapgazdálkodási ügyek Beruházási és fejlesztési tervek, beruházások, új 6. létesítmények 2. 3. 4. 5.
ns ns 20 év 10 év
20 év 20 év -
ns
20 év
ns 20 év
20 év -
ns
15 év
ns 20 év ns ns
15 év 15 év 15 év
ns
15 év
7.
Felújítási, tatarozási és karbantartási ügyek
10 év
-
8.
Építési munkák szakvéleményei (műszaki jellegű)
10 év
-
9. 10. 11.
Energiagazdálkodással kapcsolatos ügyek Telekügyek, ingatlanügyek, bérbeadás Tárgyi eszköz nyilvántartás
10 év ns ns
15 év 15 év
12. 13.
Tárgyi eszköz és készlet nyilvántartási bizonylatok Közbeszerzéssel kapcsolatos ügyek
10 év 10 év
-
20 év
-
15 év
-
10 év 10 év
-
10 év
-
19. 20. 21.
Főkönyvi számlák, kivonatok, könyvelési bizonylatok Számviteli és bankbizonylatok, terhelési és jóváírási értesítések Raktári bevételi és kiadási bizonylatok Valutakezeléssel kapcsolatos iratok
8 év 5 év 15 év
-
22.
Reprezentációs kerettel kapcsolatos ügyek
10 év
-
14. 15. 16. 17. 18.
Gépek, műszerek, bútorok és irodagépek beszerzése (műszerkataszter, műszerkölcsönzés, nagyműszerek ügyei) Gépek, műszerek felújítása, felesleges vagyontárgyak értékesítése Irodaszerek, nyomtatványok, fogyóeszközök beszerzése, elszámolása Leltári ügyek
26.
Belső és külső ellenőrzések ügyei Költségvetésen kívüli kezelések Gépjárművek használatával kapcsolatos iratok (karbantartás, üzemanyag elszámolás, útiokmány, stb.) Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek értékesítési rendje
27.
Egyetemi vendégházzal, üdülővel kapcsolatos tervek, rendelkezések iratai
23. 24.
25.
28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35.
Egyetemi vendégház, üdülő nyilvántartásai Sporttelepek árbevételeinek engedélyezése, elszámolása Lakásokkal (szolgálati) kapcsolatos ügyek Nővérszállásokkal kapcsolatos ügyek Gondnoksági ügyek Szakmai pályázatok (programfinanszírozás keretében) Szakképzéssel kapcsolatos pénzügyek Adományok
Ápolási ügyek (külföldi állampolgárok, illegálisan Magyarországon tartózkodók, TAJ kártyával nem rendelkező magyar menedékesek állampolgárok, 36. menekültek, ellátási, ápolási ügyei is) 37. Éves statisztikai jelentések 38. Évközi statisztikai jelentések 13. Adminisztratív ügyek 1. Bélyegzők nyilvántartása
2. 3.
Iratnyilvántartók, iktatókönyvek, mutatókönyvek, iratselejtezési jegyzőkönyvek Postakönyvek
ns 15 év
15 év -
5 év
-
5 év
-
ns
15 év
5 év
-
10 év
-
15 év 5 év 10 év
-
5 év 10 év 10 év
-
10 év ns 5 év
15 év -
ns
20 év
ns 5 év
20 év -
4. Tételszámmal, iktatószámmal nem rendelkező iratok 15 év 14. Biztonságvédelem (tűz-, vagyon-, polgári-, környezet-, munka- és balesetvédelem) Hatósági ellenőrzési jegyzőkönyv, határozat, 1. engedély ns 15 év 10 év
-
3. 4.
Tűzvédelmi belső ellenőrzések jegyzőkönyvei Munkáltatói munka- és balesetvédelmi ellenőrzési jegyzőkönyv Tűzvédelmi szakvizsga nyilvántartás
10 év 10 év
-
5.
Tűzvédelmi oktatás bizonylata (személyi anyag)
10 év
-
2.
6. 7. 8. 9. 10.
Munkavédelmi oktatás dokumentumai Szolgálati szerződések Tűzvédelmi berendezések terve Létesítési dokumentáció Portaszolgálat nyilvántartásai
10 év 10 év ns ns 5 év
hm hm -
11.
Jogkövetkezménnyel nem járó ügyek (parkolás, belépés, behajtás, portai intézkedések, stb.)
5 év
-
12.
Jogkövetkezménnyel járó ügyek (szabálysértések, bűncselekmények, károkozások, szolgálati utasítások, napi jelentések)
50 év
-
13. 14. 15. 16.
Munkavédelmi megfelelőség tanúsítási dokumentáció Munkaeszközök gépkönyvei Munkavédelmi és balesetvédelmi ügyek Munkahelyi baleseti ügyek
10 év sel* 50 év 20 év
-
ns
15 év
ns
hm
mintav.
-
5 év
-
5 év 5 év 3 év
-
ns
hm
Foglalkozási eredetű egészségkárosodások ügyei Mérgező és sugárzó anyagok ellenőrzésével 18. kapcsolatos ügyek Egészséggel ártalmas munkakörben foglalkoztatottak 19. iratai (röntgen, izotóp, stb.) 15. Informatika, távközlés 1. Hálózatfejlesztési ügyek (szoftver telepítés) Hálózatfenntartási- és felügyeleti ügyek 2. (gépkarbantartás, végpontkiépítés, stb.) 3. Távközléssel kapcsolatos ügyek 4. Telefonos személyi kóddal kapcsolatos ügyek 16. Fekvőbeteg-ellátási ügyek Kórtörténeti lapok (szakellátási osztályonként, tételenként bontva: belgyógyászat, sebészet, stb.) és mellékletei, kórszövettani, kórbonctani és 1. igazságügyi boncolási jegyzőkönyvek 17.
2. 3. 4. 5. 6.
Hatósági és igazságügyi boncolási jegyzőkönyvek Törzskönyvek, ápoltak névjegyzéke Sebészeti műtéti naplók Szülési naplók Anyakönyvi jelentések
ns ns ns ns ns
hm hm hm hm hm
7.
Mesterséges megtermékenyítéssel kapcsolatos iratok
ns
hm
8.
Az 1997. évi XLVII. Törvény 1. számú mellékletében felsorolt fertőző betegségben szenvedőkről készített kötelező adatszolgáltatás
30 év
-
9. 10.
Az 1997. évi XLVII. Törvény 2. számú mellékletében felsorolt szűrő és alkalmassági vizsgálatok adatai, az érintett részéről kötelező adatszolgáltatás esetén Zárójelentések
30 év ns
hm
11. 12.
Betegfelvételi jegyzőkönyvek, elbocsátó igazolások Távozott betegek adatlapjai
50 év 10 év
-
13.
Információs és statisztikai adatok évi összesítése
ns
15 év
14. 15.
10 év 10 év
-
16.
Betegforgalmi kimutatások (napi, havi összesítők) Havi ágyszüneteltetési inforámciók Betegellátással kapcsolatban külső szervek, hatóságok értesítése
10 év
-
17.
Betegekkel kapcsolatos kártérítési perek ügyei ns
15 év
ns
15 év
15 év
-
10 év 20 év 1 év 5 év
-
50 év 30 év ns 5 év 1 év 5 év
hm -
10 év
-
Beteg-érdekvédelmi ügyek: tájékoztatás, adatvédelem Betegjogi képviselő jelentései az 1997. évi CLIV. 19. Törvény szerint Orvosszakértői, igazságügyi orvosszakértői ügyek, 20. konzíliumok Gyógyszerellátással, gyógyászati gázokkal 21. kapcsolatos ügyek 22. Tetemanyaggal kapcsolatos iratok 23. Labor munkalista 24. Vizsgálati leletek (másodpéldány) 17. Járóbeteg-ellátási ügyek Betegnaplók, törzslapok, orvosi látleletek, kórszövettani jegyzőkönyvek, szerológiai és klinikai 1. laboratóriumi vizsgálatkérések, munkalapok, leletek 2. Betegforgalmi adatok (évi összesítők) 3. Műtéti és ambuláns naplók 4. Ambuláns lapok 5. Labor munkalista 6. Vizsgálati leletek (másodpéldány) Járóbetegekkel kapcsolatban külső szervek, 7. hatóságok értesítése 18.
Rövidítések magyarázata: hm helyben marad mintav mintavétel ns nem selejtezhető sel. a berendezés, eszköz, gép selejtezéséig
