Algemene Directie Statistiek
INVULLEN VAN DE ENQUETE NAAR DE STRUCTUUR EN DE VERDELING VAN DE LONEN VIA HET ELEKTRONISCH FORMULIER
Referentieperiode oktober 2015 – 1.0
De informatie opgenomen in deze handleiding kan onderworpen worden aan wijzigingen zonder voorafgaande kennisgeving. De Algemene Directie Statistiek kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor schade, van welke aard dan ook, die direct of indirect voortvloeit uit of betrekking heeft op het gebruik van deze handleiding.
Referentieperiode oktober 2015
© FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie Alle rechten voorbehouden. Het integraal of gedeeltelijk kopiëren van deze publicatie voor educatieve en niet-commerciële doeleinden is toegestaan mits de bron wordt vermeld.
Inhoudstafel 1
Kan ik geen gebruik meer maken van de excel –sheet? - Jawel ........................................................... 6
2
Aanmelden ............................................................................................................................................ 6
3
Het online formulier voor de enquête naar de structuur en de verdeling van de lonen ..................... 9 3.1
Informatie over de vestiging ......................................................................................................... 9
3.2
De steekproef van werknemers .................................................................................................. 10
3.3
Kopiëren van gegevens vanuit de excel sheet ............................................................................ 11
3.4
Informatie over de werknemers ................................................................................................. 13
Vanaf referentiejaar 2014 zal de Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie gebruik maken van een elektronisch online formulier voor het verzamelen van de gegevens voor de jaarlijkse enquête naar de structuur en de verdeling van de lonen. Deze verandering moet leiden tot een meer efficiënte en meer hedendaagse methode van dataverzameling en – verwerking.
1 Kan ik geen gebruik meer maken van de excel –sheet? - Jawel Voorgaande jaren kon u ook reeds elektronisch uw aangifte doen door het downloaden van een excel file die u kon invullen en daarna per mail terugsturen. Het per mail verzenden van de excel – file wordt niet meer toegelaten, alle uitwisseling van gegevens moet gebeuren via het beveiligde platform dat wordt gebruikt voor alle online enquêtes van de Algemene Directie Statistiek. Na het aanmelden moet u de gegevens over de lokale vestiging manueel invullen in het webformulier, maar voor het gedeelte van de gegevens over de individuele werknemers kunt u gebruik maken van een speciaal daartoe ontwikkelde copy – paste functie die toelaat om de gegevens vanuit het excel –sheet of rekenblad rechtstreeks te kopiëren naar het webformulier. Indien uw informaticasysteem dus is afgestemd op het creëren van een rekenblad met de gegevens van de werknemers, dan kan u dit blijven gebruiken en de gegevens gewoon kopiëren vanuit het excel sheet naar het webformulier. In rubriek 3.3 van deze handleiding gaan we daar dieper op in.
2 Aanmelden Het elektronisch formulier voor de enquête naar de structuur en de verdeling van de lonen is beveiligd door middel van een aanmeldingsprocedure die gebruik maakt van een combinatie van user-id en paswoord. Deze user-id en paswoord worden per brief verstuurd naar de geselecteerde ondernemingen.
Voor deze aanmeldingsprocedure wordt gebruik gemaakt van een algemeen platform dat gebruikt wordt voor alle online vragenlijsten van de Algemene Directie Statistiek. Om u aan te melden voor het invullen van de enquête naar de structuur en verdeling van de lonen surft u naar de webpagina:
https://enquetes.economie.fgov.be
U komt dan op deze pagina terecht:
In het veld identificatie mag u uw user-id ingeven, en in het veld paswoord mag u uw paswoord ingeven. Opgelet: het paswoord is hoofdlettergevoelig.
Na het inloggen wordt u gevraagd om een email-adres in te geven. Gelieve hier uw email-adres op te geven.
De gegevens van contactpersonen
Na het inloggen komt u terecht op een pagina waar u gevraagd wordt om de gegevens van de contactpersoon(en) voor de enquête naar de structuur en verdeling van de lonen in te geven. U moet minstens 1 contactpersoon opgeven, dat wil zeggen ofwel een interne contactpersoon, ofwel een externe contactpersoon, ofwel een interne en een interne contactpersoon.
Een contactpersoon is een persoon die eventueel door de Algemene Directie Statistiek mag gecontacteerd worden indien er nog vragen zouden zijn bij het formulier, het beste is dus hier de naam op te geven van de persoon die het formulier invult. Een interne contactpersoon is een persoon die kan gecontacteerd worden op hetzelfde adres als de ondervraagde vestiging. Een externe contactpersoon is een persoon die gecontacteerd kan worden op een adres dat verschilt van het adres van de ondervraagde vestiging: dat kan bijvoorbeeld een persoon zijn die werkt op de hoofdzetel van de onderneming, of een werknemer van een sociaal secretariaat dat de enquête invult in opdracht van de geselecteerde vestiging.
Nadat u de contactgegevens hebt ingevoerd mag u in de lijst van de documenten klikken op de vragenlijst naar de structuur en de verdeling van de lonen. U wordt dan verder geleid naar het online formulier.
3 Het online formulier voor de enquête naar de structuur en de verdeling van de lonen 3.1 Informatie over de vestiging De identificatiegegevens van de geselecteerde vestiging zijn door de Algemene Directie Statistiek vooraf ingevuld in het formulier om aan te geven over welke vestiging het precies gaat. U kan deze vooraf ingevulde gegevens niet wijzigen. Mocht er zich een fout voordoen in het adres van de vestiging (bijvoorbeeld omdat geen vestiging bestaat op dit adres), gelieve dan contact op te nemen.
Ook de voornaamste economische activiteit van de vestiging werd vooraf ingevuld met de bij ons gekende activiteit van de vestiging. Hier vragen wij u om aan te geven of deze vooraf ingevulde activiteit correct is of niet: als de vooraf ingevulde activiteit correct is, kan u kiezen
voor ‘deze omschrijving is correct’, indien de vooraf ingevulde activiteit niet correct is, kan u kiezen voor ‘deze omschrijving is niet correct’, en dan vragen wij u om in het veld daaronder ‘correctie van de omschrijving van de activiteit’ een correctie noteren.
De gegevens die gevraagd worden over de lokale vestiging zijn dezelfde als in het papieren formulier.
Onder de rubriek collectieve arbeidsovereenkomst kan u een paritair comité selecteren door te klikken op het vergrootglas. Er opent zich dan een nieuw zoekvenster. Hier kan u een nummer van een paritair comité ingeven en klikken op zoeken. Indien u geen nummer ingeeft en klikt op zoeken dan zal de volledige lijst van paritaire comités worden getoond. In de lijst met paritaire comités kan u vervolgens één comité selecteren en klikken op OK. Indien meer dan één paritair comité bevoegd is dan hoeft u enkel het paritair comité dat bevoegd is voor het grootste aantal werknemers op te geven.
Het door u opgegeven aantal werknemer in de vestiging zal ook vergeleken worden met het laatste bij ons gekende aantal werknemers in de vestiging. Het laatste bij ons gekende aantal werknemers dateert van een aantal maanden voor de enquête en is dus niet erg up – to – date, vandaar dat bij deze vergelijking een vrij grote marge wordt gehanteerd, maar indien het door u opgegeven aantal werknemers meer dan 25 % verschilt ten opzichte van het bij ons laatst gekende aantal, dan zal een waarschuwing worden geafficheerd. Wij willen met deze controle vooral vermijden dat het totale aantal werknemers van de volledige onderneming zou worden gerapporteerd als zijnde het aantal werknemers in de vestiging.
3.2 De steekproef van werknemers U hoeft niet voor alle werknemers in de vestiging de gegevens te noteren. U mag een steekproef van werknemers selecteren. Voor deze steekproeftrekking heeft u een alfabetisch op familienaam gesorteerde lijst van alle werknemers tewerkgesteld in uw lokale vestiging op 01 oktober 2015 nodig. Gelieve deze bij de hand te houden. In deze lijst van werknemers moet u het aantal werknemers selecteren dat wordt geafficheerd onder de rubriek ‘Steekproef van werknemers’, te beginnen vanaf de beginletter die wordt getoond eveneens onder de rubriek ‘Steekproef van werknemers’.
Het aantal werknemers in de steekproef wordt bepaald op basis van het door u ingevulde aantal werknemers in de lokale vestiging, de beginletter van de naam van de werknemer wordt bepaald door een steekproeftrekking gebaseerd op toeval.
BELANGRIJK: Indien u afzonderlijke bestanden bijhoudt voor de verschillende categorieën werknemers (bvb. arbeiders/bedienden/kaderleden), dan dient u het steekproefaantal verhoudingsgewijs uit de verschillende bestanden te halen, teneinde een representatieve steekproef te bekomen. Bvb.: de lokale eenheid telt 1200 werknemers zodat uw steekproefaantal 60 werknemers bedraagt (dit is 1 op 20 werknemers, of 5,00%) en u stelt respectievelijk 800 arbeiders, 340 bedienden en 60 kaderleden tewerk, dan dient u de gegevens te verstrekken voor respectievelijk 40 arbeiders (1/20 van 800), 17 bedienden (1/20 van 340) en 3 kaderleden (1/20 van 60). Bij elk van de groepen neemt u de vermelde beginletter.
3.3 Kopiëren van gegevens vanuit de excel sheet Indien uw organisatie is voorzien op de creatie van een rekenblad of tekstbestand met de gegevens van de werknemers voor de loonenquête, dan kan u de gegevens over de werknemers eenvoudig overbrengen uit het rekenblad naar het webformlier. Hieronder beschrijven we in een aantal stappen hoe u dat kan doen:
- Het rekenblad dat u gebruikt moet voldoen aan bepaalde vereisten qua vorm en structuur. Op de website ‘http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/gegevensinzameling/enquetes/ses/’ kan u een template van dit rekenblad downloaden in xls of odf formaat. Opgelet: dit rekenblad bevat niet langer de controles van de gegevens, deze zullen gebeuren in het online formulier. - Selecteer in het rekenblad alleen de gegevens van de door u ingevulde werknemers: dit zijn de kolommen B tot en met R en de rijen 12 tot en met de laatst ingevulde lijn. - Klik tezelfdertijd op de toetsen Ctrl en C om de gegevens van het rekenblad of tekstbestand te kopiëren naar het klembord van uw computer.
- Klik in het webformulier op het icoontje om gebruik te maken van de copy –paste functie. Er opent zich een nieuw venster. Klik nu tezelfdertijd op de toetsen Ctrl en V om de gegevens van het klembord te plakken naar dit venster. U zal zien dat de gegevens van het rekenblad verschijnen in dit venster. - Klik nu op ‘toevoegen’. De gegevens van het rekenblad worden nu toegevoegd aan het webformulier voor de loonenquête. - Klik nu op ‘Nakijken fouten en definitief verzenden’ voor het controleren van de gegevens en verzenden indien er geen fouten meer zijn.
Indien bij de controle blijkt dat de gegevens uit het rekenblad veel fouten bevatten, dan raden wij u aan om met de knop ‘Gegevens van alle werknemers verwijderen’ de gegevens van alle werknemers te verwijderen, de gegevens te corrigeren in het rekenblad, en vervolgens de gegevens opnieuw te kopiëren. Het webformulier van de loonenquête kan erg traag reageren wanneer een groot aantal fouten moet worden gecorrigeerd.
NB: in feite kan ieder gegevensbereik van 17 kolommen en een onbepaald aantal rijen met een tab als scheidingsteken gekopieerd worden naar het internetformulier, ook een gewoon tekstbestand, op voorwaarde dat de gegevens in de kolommen voldoen aan het formaat van de gegevens zoals hieronder beschreven.
3.4 Informatie over de werknemers Wanneer u geen gebruik maakt van de copy-paste procedure dan kan u de gegevens manueel intypen in de tabel in het online formulier. Het vereiste formaat van de gegevens in de verschillende kolommen wordt hieronder beschreven. U kan navigeren tussen de kolommen met de Tab-toets.
Kolom 1: Rijksregisternummer van de werknemer 3 Dit is het individueel identificatienummer dat tevens wordt gebruikt in de RSZ-aangifte. De jaarlijkse loonstructuurstatistieken worden opgesteld op basis van gegevens bekomen door middel van deze enquête en van gegevens die uit bestaande administratieve databanken worden gehaald (dit om dubbele bevraging te vermijden). Om de link te kunnen leggen tussen beide bronnen is het absoluut noodzakelijk het rijksregisternummer van de werknemer te kennen! Kolom 2: Datum van indiensttreding Hiermee wordt bedoeld de datum van indiensttreding bij de werkgever (dus ruimer dan de lokale eenheid). In te voeren als j j j j - mm: de eerste tot vierde positie gebruikt u voor het jaar, de vijfde en zesde positie voor de maand; bvb.: juli 1997 wordt ’1997-07’. Kolom 3: Datum van uitdiensttreding Enkel in te vullen indien de werknemer niet meer bij de werkgever is tewerkgesteld. In te voeren als j j j j - mm (cf. kolom 2). Kolom 4: Aard van de arbeidsovereenkomst Hier duidt u aan of de werknemer een contract van onbepaalde of bepaalde duur heeft, als leerling tewerkgesteld is, of een nog andere vorm van contract heeft: Onbepaalde duur: code ‘1’ Bepaalde duur: code ‘2’ Leerling: code ‘3’ Ander: code ‘4’ Kolom 5: Beroep De aard van de functie (beroep) die de werknemer uitoefent, wordt gecodeerd overeenkomstig de ISCO-08(COM)-nomenclatuur (deze classificatie wordt in de hele Europese Unie gehanteerd). Voor elke werknemer plaatst u in kolom 5 de 3-cijfer-code (deze zijn vetjes gedrukt) die overeenstemt met de functie die de werknemer binnen de lokale eenheid uitoefent. In de nomenclatuur zijn de functies gerangschikt in afnemende mate van complexiteit van de taken en kennisvereisten verbonden aan de functie: hoger kader en directie horen onder groep 1, personeelsleden behorend tot het middenkader zullen meestal onder groep 2 te classificeren
zijn, enz… U kan scrollen in de lijst van beroepen, maar als u de numerieke code voor het beroep kent, dan mag u deze ook rechtstreeks invoeren. Wanneer u klikt op ‘nakijken fouten en definitief verzenden’ zal de numerieke code automatisch worden omgezet naar het bijhorend element in de lijst.
Kolom 6: Hoogste behaalde onderwijs- of opleidingniveau Het hoogste scholingsniveau van de werknemer vermeldt u door één van de volgende codes in te vullen: 1. Maximaal lager secundair onderwijs: • Geen diploma of het lager onderwijs werd zonder succes beëindigd • Lager onderwijs • Lager secundair onderwijs (1e tot en met 5e jaar ASO, KSO, TSO; 6e jaar BSO) 2. Hoger (of Post-) secundair onderwijs: • Hoger secundair onderwijs (6e jaar ASO, KSO, TSO; 7e jaar BSO, DBSO, leertijd) • Post-secundair onderwijs (7e jaar KSO of TSO; 4e graad BSO, ondernemersopleiding Syntra) 3. Hoger onderwijs van het korte type: • Professionele of academische bachelor • Hogescholenonderwijs van het korte type (1 cyclus) • Graduaat (A1) • BanaBa • Hoger beroepsonderwijs (HBO5) 4. Hoger onderwijs van het lange type: • Licentiaat of master aan een hogeschool of universiteit • Hogescholenonderwijs van het lange type (2 cycli) • ManaMa • Doctoraat met proefschrift
U kan een opleidingsniveau kiezen uit de lijst, maar indien u de numerieke code voor de betalingsperiode kent, mag u deze ook direct invoeren. Wanneer u klikt op ‘nakijken fouten en
definitief verzenden’ zal de numerieke code automatisch worden omgezet naar het bijhorend element in de lijst. Kolom 7: Betalingsperiode In dit deel van de enquête worden gegevens opgevraagd betreffende een bepaalde periode, nl. één betalingsperiode in de loop van de referentiemaand oktober 2014. In sommige gevallen kan de gebruikelijke betalingsperiode echter korter zijn dan een maand(in het bijzonder voor arbeiders). De gegevens die u in de kolommen 9 tot 17 invult, hebben betrekking op die bepaalde periode, vandaar dat we dienen te weten op welke periode de vermelde loon- en arbeidstijdgegevens betrekking hebben. 1 week: code ‘1’ 2 weken: code ‘2’ 3 weken: code ‘3’ 4 weken: code ‘4’ 1 maand: code ‘5’ U kan een betalingsperiode kiezen uit de lijst, maar indien u de numerieke code voor de betalingsperiode kent, mag u deze ook direct invoeren. Wanneer u klikt op ‘nakijken fouten en definitief verzenden’ zal de numerieke code automatisch worden omgezet naar het bijhorend element in de lijst.
Dataformaat voor de gegevens in verband met de arbeidsduur De gegevens in verband met de arbeidsduur moeten gerapporteerd worden in uren en minuten in het formaat 999H59M. De twee meest rechtse cijfers zijn voorbehouden voor de minuten, de meest linkse cijfers voor de uren. De hoofdletters ‘H’ en ‘M’ voor de aanduiding van de uren en minuten kan u zelf invoeren, of indien u enkel de cijfers invoert dan zal de applicatie ze automatisch toevoegen. De minuten kunnen niet groter zijn dan 59.
Kolom 8: Conventionele wekelijkse arbeidsduur 5 De conventionele wekelijkse arbeidsduur van de werknemer, hiermee wordt bedoeld het aantal uren dat de werknemer overeenkomstig zijn contract of arbeidsovereenkomst (of op basis van een reglementering in de lokale eenheid) werkt. Eventuele lunchpauzes of overuren (zelfs al zijn deze contractueel vastgelegd) worden niet meegeteld. Kolom 9: Totaal aantal volledig betaalde uren gedurende de betalingsperiode In deze kolom wordt het totaal aantal volledig betaalde uren tijdens de in kolom 7 aangeduide betalingsperiode opgegeven. Alle volledige betaalde uren, dus ook de volledig betaalde overuren en weekend- of nachtprestaties moeten worden vermeld. Kolom 10: Volledig betaalde werkelijk gepresteerde overuren Van de in kolom 9 vermelde uren voor de betalingsperiode, geeft u in kolom 10 het aantal volledig betaalde, werkelijk gepresteerde overuren. Bedoeld zijn de volledig betaalde overuren; overuren gecompenseerd in vrijaf worden dus niet meegeteld. Uren die gedeeltelijk worden uitbetaald en volledig worden gerecupereerd worden evenmin meegeteld. Kolom 11: Aantal niet-gepresteerde volledig betaalde uren - wegens ziekte Bedoeld zijn de niet-gepresteerde uren wegens ziekteverloven, enkel de volledige betaalde uren (dus gedekt door het gewaarborgd loon) worden in aanmerking genomen (onvolledig betaalde afwezigheden wegens ziekte worden opgenomen in kolom 13). Niet-gepresteerde volledig betaalde uren ten gevolge van een beroepsongeval vallen eveneens onder deze categorie. Kolom 12: Aantal niet-gepresteerde volledig betaalde uren - wegens andere afwezigheid Bedoeld zijn de niet-gepresteerde uren wegens afwezigheden die niet vallen onder de ziekteverloven vermeld in kolom 11, maar toch volledig betaald werden door de werkgever. Voorbeelden zijn de vakantiedagen voor bedienden, verplicht medisch onderzoek, wettelijke feestdagen, zwangerschapsonderzoek, klein verlet, etc. Uitgesloten: - gerecupereerde overuren;- vakantiedagen van de arbeiders (worden betaald door de vakantiekas en worden niet opgenomen in deze enquête). Kolom 13: Aantal niet-gepresteerde niet of onvolledig betaalde uren Het gaat hier om de niet-gepresteerde uren die tevens onbetaald of onvolledig betaald zijn,
zoals bijvoorbeeld de carenzdag, niet of onvolledig betaalde ziekteverloven, verlof omwille van dringende redenen,… Uitgesloten zijn de vakantiedagen voor arbeiders (zijn niet opgenomen in deze enquête). Dataformaat voor de gegevens in verband met het salaris De gegevens in verband met het salaris moeten gerapporteerd worden in euro in een getal met maximaal twee decimalen en een komma als decimaalteken.
Kolom 14: Totaal brutoloon voor de betalingsperiode Bedoeld is het brutoloon voor tijdens de betalingsperiode (cf. kolom 7) volledig betaalde uren (cf. kolom 9). Inbegrepen zijn: de betaalde overuren (cf. kolom 15) betalingen voor ploeg-, weekend- of nachtwerk (cf. kolom 16) alle regelmatig (elke betalingsperiode) uitbetaalde premies (cf. kolom 17) volledig door de werkgever betaalde niet-gepresteerde uren/periodes Uitgesloten zijn: niet of onvolledig door de werkgever betaalde niet-gepresteerde uren/periodes premies die niet regelmatig (dus niet in elke betalingsperiode) worden uitbetaald, bvb. vakantiegeld, 13de maand, ontslagvergoeding, tantièmes, … betalingen die geen betrekking hebben op de beschouwde betalingsperiode de maaltijdcheques Kolom 15: Loon voor de overuren Bedoeld is het loon voor de tijdens de beschouwde betalingsperiode werkelijk gepresteerde én volledig uitbetaalde overuren. Onder overuren wordt verstaan: de uren die bovenop de normale, conventionele arbeidsduur werden gepresteerd (eveneens nacht- of weekendwerk, tenzij dit deel uitmaakt van het normale uurrooster (bvb. ploegwerk)). Indien overuren aan een hoger tarief worden vergoed, dient zowel het basis- als het bonuselement in aanmerking genomen te worden. Teruggegeven uren worden niet als overuren beschouwd. Kolom 16: Premies voor ploeg-, weekend- of nachtwerk Enkel de premie, dus het supplement bovenop het normale loon, wordt opgenomen (dus niet het totale loon voor deze prestaties). Kolom 17: Rendementspremies, prestatieloon, premies voor stukwerk, commissielonen, e . In deze kolom dienen de regelmatig uitbetaalde bonussen die niet vallen onder het loon voor de overuren of de premies voor ploeg-, weekend- of nachtwerk opgenomen te worden.
