INVULFORMULIEREN BOUWEN IN WORD Hier en daar kom ik wel eens een verdwaalde InfoPath-liefhebber tegen maar over het algemeen zijn de formuliervelden in Word toereikend genoeg om prachtige invullijstjes te maken.
WAAROM WORDEN FORMULIERVELDEN ZO WEINIG GEBRUIKT IN WORD? De reden waarom de formuliertool niet vaak wordt gebruikt is misschien wel omdat het te vinden is op het tabblad Ontwikkelaars. En dat staat niet standaard aan. Doe dit eenmalig via bestand >> opties >> Lint aanpassen >> vink in de rechterkolom ‘ontwikkelaars’ aan. Kies het besturingselement dat je wenst. Vul keuzevelden in door het veld te selecteren en in het tabblad op ‘eigenschappen’ te klikken.
VOORBEELDEN Een inventarisatielijstje In het voorbeeld een formuliertje om de gegadigden voor de personeelsbarbecue te inventariseren. De getoonde velden zijn achtereenvolgens: een gewoon invulveld, keuzes die je kunt aanvinken, vervolgkeuzerijtjes die zich openbaren als je ze uitvouwt, een aanklikbaar kalendertje, en een doorlink naar je eigen map met afbeeldingen.
Een telefoonnotitie In de ‘oude’ versie van Outlook konden wij een telefoonnotitie maken. Dat is in de huidige versies niet meer mogelijk; tenzij via een workaround. Een oplossing kan zijn dat je een telefoonnotitie maakt in Word en deze snel bereikbaar naakt via bijvoorbeeld je bureaublad. Na het invullen mail je deze vanuit Word meteen door naar de belanghebbende en sla je de notitie niet op. Hierbij een voorbeeld van een telefoonnotitie. Ik heb bewust de gegevens van de telefoniste en de datum van het gesprek op het einde geplaatst. Dat lijkt omgekeerd maar in de praktijk neem je eerst alles op wat er aan de andere kant wordt geroepen en kun je vervolgens (eventueel na het gesprek) je eigen gegevens invullen. Bij het invulvak ‘telefoniste’ heb ik gekozen voor een keuzelijstje waarbij ook een andere naam mag ingevuld worden; bij ‘toon van het gesprek’ is er geen keuze.
AAN HET WERK Keuzelijstjes Een keuzelijst zorgt er voor dat het invulvakje sneller is ingevuld, het geeft minder twijfel en discussie en het standaardiseert het antwoord. Dat laatste is handig bij de eventuele verwerking van de gegevens. Je moet wel even weten hoe je dit maakt. Kies in de groep Besturingselementen op het Lint voor de knop Vervolgkeuzelijsten. Vervolgens klik je in dezelfde groep voor Eigenschappen. De standaardtekst ‘Kies een item’ kun je wijzigen. Vervolgens kun je via de knop Toevoegen het lijstje zelf aanvullen.
2/5
Finetunen HELP DE GEBRUIKER In een invulvakje staat standaard tekst. Die tekst zegt weinig over de inhoud. Je kunt hier wat specifieker in zijn als je dat wilt. Bijvoorbeeld in het invulvak bij ‘Komt naar de BBQ’ staat de tekst ‘Kies ja, nee of misschien’. Dit doe je via de knop Ontwerpmodus. Je kunt nu in alle tekstvakken de standaardtekst wijzigen. Als je de tekst van het invulvak hebt aangepast, is de tekstkleur niet meer lichtgrijs. Dat is jammer. Via de knop Opmaak kopiëren/plakken kun je dit eenvoudig weer lichtgrijs maken. BEPAAL DE OPMAAK Het is prettig als het ingevulde formulier er netjes uitziet. Je kunt daarom de opmaak bepalen van de ingevulde tekst. Kies voor het invulvakje ‘tekst mét opmaak’. Als je op voorhand weet dat de ingevulde tekst meer dan een alinea kan bevatten, vergeet dan niet regelterugloop toe te staan. Dat doe je via de knop Eigenschappen waarbij je het laatste bolletje moet aankruisen zoals op bijgaande afbeelding
3/5
AUTOMATISCHE VELDEN Vaak dient de datum van vandaag en de huidige tijd te worden ingevuld. Het is dan wel zo gebruiksvriendelijk dat je dit automatiseert. Dat doe je via het tabblad Invoegen >> Snelonderdelen >> Veld en zoek dan in het lijstje naar ‘Date’. Het kan ook korter in de nieuwste Officeversie want naast de knop Snelonderdelen staat daar meteen een knop voor de datum. Vergeet niet aan te geven dat deze moet updaten (=aanpassen aan het moment waarop het formulier wordt geopend). Ook de tijd staat hierbij. Deze functie is gebruikt in het voorbeeld van de telefoonnotitie. Je kunt deze functie ook gebruiken in gewone Word-bestanden zoals bijvoorbeeld brieven.
Beveiligen van uw formulieren Je maakt een formulier niet alleen omdat het snel werkt en alle informatie met zekerheid wordt verzameld. Je wilt ook de uniformiteit behouden, met name de lay-out. In de praktijk gaan mensen erg slordig om met Office-bestanden en in no-time wordt het een rommeltje. En wie mag altijd de Office-rommel opschonen? Jawel, de secretaresse. Tijd voor preventieve maatregelen. Beveilig je formulier zodat iedereen alleen maar de formuliervelden kan invullen. De rest van de pagina wordt dichtgetimmerd. Niemand kan dan nog wat wijzigen of aanvullen, behalve de invulvelden. Klik op de knop Document beveiligen of de knop Bewerking beperken (Office 2013). In het geopend menu geef je aan welke bewerkingen de gebruiker wel mag doen: formulieren invullen. Klik om af te sluiten op “Ja, afdwingen van beveiliging starten” en geef al dan niet een wachtwoord op. Persoonlijk raad ik af om een wachtwoord in te stellen. Immers, wie deze route kent weet echt wel iets van formulieren en is dus niet iemand die de boel in de war gaat schoppen. Gebruikerstip bij een beveiligd formulier: gebruik de TAB-toets om van het ene naar het andere invulveld te navigeren!
4/5
Vervelend, die verschillende Office-versies. In alle versies maak je formulieren op dezelfde manier. Echter, als je deze maakt in versie A en iemand vult deze in in Officeversie B dan werken niet alle formuliervelden. Het is een doodgezwegen probleem bij Microsoft maar het is erg vervelend als je dergelijke formulieren naar externen stuurt zonder dat je weet welke versie zij hebben. Wie hier meer over kan vertellen post een discussie in de LinkedIngroep van Management Support.
ZELF DOEN? Download het bestand met het inventarisatielijstje voor de BBQ en de telefoonnotitie. Dan zie je meteen hoe een en ander is ingesteld.
5/5
