Inhoud introductie Documentverwerking
Introductie tot de cursus 1 2 3 4 5 6 7
De cursus 7 Inhoud van de cursus 7 Het cursusmateriaal 8 Het bestuderen van de cursus 10 Schriftelijke opdrachten 10 Tentaminering 12 Ten slotte 13
Introductie tot de cursus
Introductie tot de cursus
1
De cursus
Deze cursus draagt de naam Documentverwerking, met als Engelse vertaling: ‘Document Handling’. Voor deze benaming is gekozen omdat het de aandacht vestigt op documenten, en op de nauwe relatie tussen documenten en de organisatie die de documenten verwerkt door middel van processen; het centrale thema in deze cursus. Deze cursus legt het accent op de bedrijfsmatige verwerking van documenten: hoe gaan bedrijven om met de documenten die in hun bedrijfsvoering van belang zijn, en welke technische en inhoudelijke factoren spelen daarbij een rol. Daarnaast komen in deze cursus ook enkele algemene academische competenties aan bod: het schrijven van een goed onderbouwd betoog, en het formuleren van wetenschappelijk onderbouwde kritiek. Plaats in de opleiding Documentverwerking is een cursus van de faculteit Informatica op het bachelorniveau. Om deze cursus te kunnen volgen gaan wij ervan uit dat u tenminste een vooropleiding op vwo-niveau heeft, dan wel dat u zich dit kennisniveau heeft eigen gemaakt. Voorts wordt verondersteld dat u over de volgende voorkennis beschikt – kennis van begrippen uit de informatiekunde, communicatietechnologie, en uit de bedrijfskunde, zoals behandeld in de cursus Inleiding informatica – leesvaardigheid Engels, omdat het tekstboek en veel van de artikelen in het Engels zijn. Verder bevelen wij voor deze cursus aan om de volgende cursussen voltooid te hebben: Databases (T14151), Management en ICT (B12131), en Context van informatica (T32121). De inhoud hiervan is geen vereiste, maar wel nuttige kennis bij het volgen van deze cursus. Ten slotte, als u zich verder wil bekwamen in schrijfvaardigheid dan raden wij u aan de cursus Publieksgericht spreken en schrijven te bestuderen. Bovengenoemde cursussen zijn cursussen van de Open Universiteit Nederland. Voor meer informatie over deze cursussen kunt u terecht op www.ou.nl 2
Inhoud van de cursus
Stel u voor, een gemeente besluit de werkplekken van haar medewerkers te flexibiliseren. Consequentie is dat de medewerkers hun documenten zoveel mogelijk vanaf telkens wisselende werkplekken moeten kunnen raadplegen. Maar omdat in de organisatie een grote hoeveelheid papieren en elektronische documenten omgaat, ontstaan er allerlei praktische problemen. Hoe vind ik document X terug? Waar moet ik document Y bewaren? Wie heeft document Z nodig?
Documentverwerking
Welke concepten spelen een rol bij het ontwerp van het workflowsysteem of het electronisch archiefsysteem voor deze gemeente? Begrippen zoals document life cycle, digitale duurzaamheid, contentmanagement? Deze en andere begrippen die bij het produceren, bewerken en opslaan van documenten van belang zijn, komen in de diverse cases van deze cursus aan bod. In de cursus wordt stilgestaan bij de stroom documenten die dagelijks in de bedrijfsprocessen wordt verwerkt. Daarbij richten we ons vooral op de verwerking van documenten die gebruikt worden door mensen, ten behoeve van samenwerking met andere mensen of met computers; we besteden geen aandacht aan elektronische ‘documenten’ in het berichtenverkeer tussen computers onderling. Belangrijke aspecten bij het produceren, bewerken en opslaan van documenten worden belicht aan de hand van verschillende cases. En in de cursus worden ook andere thema’s behandeld. Wat voor mogelijkheden bieden moderne opmaaktalen zoals HTML en XML? Welke eisen en wensen, kosten en baten gaan gepaard met documentverwerking? Wat zijn de relevante ontwikkelingen in het aandachtsgebied? Voor de cursus is de benaming Documentverwerking gekozen. Maar voor het vakgebied dat we hiermee bedoelen is er geen algemeen geaccepteerde, eenduidige naam, zoals dat bij databases wel het geval is. Auteurs hanteren uiteenlopende aanduidingen zoals documentinfra structuur, documentaire informatiesystemen, contentmanagement, electronic document management systems, records management, en workflowmanagement. Deze termen zijn overigens geen synoniemen van elkaar: auteurs bedoelen vaak net verschillende zaken en maken hun bedoeling niet expliciet. Verschillen in terminologie zijn heel gangbaar in het wetenschappelijke discours van veel vakgebieden. U dient er dus op bedacht te zijn dat auteurs van artikelen, of uw medestudenten, de termen anders interpreteren. 3
Het cursusmateriaal
Het cursusmateriaal bestaat uit een tekstboek, reader en werkboek. Daarnaast vindt u aanvullende aanwijzingen en documenten op Studienet. Wij raden u aan de cursus te bestuderen aan de hand van de aanwijzingen in het werkboek en op Studienet. U werkt dan duidelijker toe naar de leerdoelen. De begrippen van het vakgebied document verwerking worden in onderling verband geplaatst met verwijzing naar artikelen waardoor u een beter zicht krijgt op de inhoud en achtergrond van de begrippen. Dit kan het studieproces aanzienlijk structureren en vergemakkelijken. Tekstboek
Het tekstboek Het tekstboek bij deze cursus is ECM Technologies, uitgegeven door OpenText Corporation. Dit boek is niet specifiek beperkt tot het onder werp documentverwerking maar behandelt ook aanverwante zaken. Het boek geeft een groot aantal ‘user stories’, korte impressies uit de praktijk, ter illustratie van behandelde theorie. Bij het bestuderen van de stof dient
Introductie tot de cursus
u daarom aan de user stories de nodige aandacht te besteden, zodat u documentverwerking niet alleen in theorie, maar ook in de praktische toepassing ervan leert. Het boek maakt onderdeel uit van een drieluik. Een van de twee andere delen is meer op managers gericht, en beschrijft problemen en oplossingen in meer algemene zin. Het laatste deel is meer op systeem ontwikkelaars en -beheerders gericht en beschrijft methoden van aanpak en de technieken voor implementatie. Op de website van het bedrijf www.opentext.com vindt u meer informatie. Reader
Werkboek
De reader De reader bevat een selectie van relevante artikelen, afkomstig van conferenties, tijdschriften, boeken en dergelijke. De teksten werken onderwerpen uit het vakgebied uit, en worden aangevuld met praktijk schetsen en voorbeelden. Het werkboek Het werkboek is bedoeld als uitgangspunt voor de studie en is opgedeeld in leereenheden. In elke leereenheid staan leerdoelen, een toelichting op de leerstof, en waar nodig opgaven en samenvattingen. Het beschrijft ook hoe de tentaminering in zijn werk gaat (zie verderop). Het werkboek en reader worden zo goed mogelijk actueel gehouden. Toch kan het voorkomen dat een verwijzing in het werkboek of de reader is gewijzigd. Wij zullen deze wijzigingen doorgeven via Studienet. Komt u er niet uit, neem dan contact op met de cursusleiding.
Studienet
Materiaal op Studienet Veel materiaal van deze cursus is beschikbaar via Studienet: de elektro nische leeromgeving van de Open Universiteit Nederland. Hier vindt u voor de cursus belangrijke inhoudelijke informatie zoals: – instructies voor de schriftelijke opdrachten – aanvullingen en verwijzingen per hoofdstuk – uitwerkingen van opgaven – de discussieruimte met daarop artikelen van u en medestudenten – achtergrondartikelen, naast of in aanvulling op de reader – aanvullend materiaal bijvoorbeeld schema’s of korte filmpjes – een aantal voorbeelden van goed uitgewerkte opdrachten van medecursisten. Daarnaast vindt u er praktische zaken zoals: – mededelingen en algemene aanwijzingen – namen van de studiebegeleiders, met post- en e-mailadressen. Na het bestuderen van het cursusmateriaal moet de cursist enige affini teit hebben met de documentverwerking, de eisen en wensen die eraan gesteld worden, en de bijzondere soorten informatiesystemen die erbij gehanteerd worden. Vooral kennis van en inzicht in het begrippenkader is belangrijk zodat men afwegingen kan maken om een geschikte tool te selecteren gegeven een bepaalde situatie en weet wat er speelt bij de inrichting van de documentaire infrastructuur.
Documentverwerking
4
Het bestuderen van de cursus
Studielast en -begeleiding De studielast bedraagt circa 100 uren. De globale tijdsindeling is als volgt: – 30 uur: bestuderen van werkboek en reader – 20 uur: verdieping op twee zelf te kiezen onderwerpen – 20 uur: schrijven van twee artikelen over die twee onderwerpen – 10 uur: lezen en becommentariëren artikelen van medestudenten – 20 uur: opstellen van het tentamenwerkstuk U bestudeert deze cursus zelfstandig. Bij de opdrachten die u uitvoert, heeft u contact met medestudenten. De eindopdracht wordt beoordeeld door uw studiebegeleider. De contacten verlopen op afstand via Studie net en e-mail. Bij vragen of onduidelijk kunt u altijd via e-mail contact opnemen met de studiebegeleiding. Leerdoelen Zoals de titel al aangeeft, richt deze cursus zich op de bedrijfsmatige verwerking van documenten. In deze cursus krijgt u, vanuit de insteek documenten en documentverwerking, inzicht in de dagelijkse (geauto matiseerde) informatieverwerking in bedrijven. Voor het bestuderen van de stof is een verdeling gemaakt in een aantal leereenheden. Per leereenheid zijn inhoudelijke leerdoelen geformuleerd, deze vindt u terug in de betreffende leereenheden. Daarnaast komt een aantal academische competenties aan bod. Na het bestuderen van de cursus wordt verwacht dat u: – een deugdelijk vakinhoudelijk betoog kunt schrijven – wetenschappelijk onderbouwde kritiek kunt formuleren – een businesscase kunt schrijven. 5
Schriftelijke opdrachten
In het kader van de cursus maakt u een aantal schriftelijke opdrachten, namelijk: – twee artikelen – reviews op artikelen van medestudenten – het tentamenwerkstuk (businesscase) – een verslag van de verwerking van uw eigen artikelen – een beknopte leerevaluatie. U vindt op Studienet de instructies voor het schrijven van de artikelen, reviews en de businesscase. Wij raden u aan deze documenten goed te bestuderen voordat u start met de opdrachten. Artikelen U schrijft twee artikelen over verschillende onderwerpen uit het vak gebied van documentverwerking. Deze kunt u het beste schrijven nadat u de betreffende leereenheden hebt bestudeerd. Een gereed artikel publiceert u in de discussieruimte op Studienet. Op uw artikelen ontvangt u vervolgens reviews van medestudenten of een externe lezer. De opmerkingen uit de reviews verwerkt u in uw artikel. Per artikel zijn drie reviews voldoende, u hoeft niet eindeloos uw artikel aan te passen.
10
Introductie tot de cursus
Het is toegestaan om iemand uit uw omgeving te vragen als externe reviewer. Bijvoorbeeld als u graag commentaar wenst van een deskun dige uit uw eigen organisatie, of als er geen tijdige reviews binnenkomen van medecursisten. U dient achteraf aan de studiebegeleider wel aan te geven wat de kwalificaties van deze persoon zijn, zodat het academisch niveau gewaarborgd blijft. Per artikel wordt hoogstens één externe reviewer geaccepteerd. U kunt ook een van de docenten vragen als reviewer, doe dit via een expliciet verzoek daartoe per e-mail. Dit verzoek en de review door de docent hebben geen invloed op het uiteindelijk tentamencijfer; de kwaliteit van de laatste versie van uw artikel wordt wél meegewogen in het eindoordeel. U hoeft uw twee artikelen niet tegelijkertijd te publiceren. Bij het schrij ven van uw tweede artikel kunt u juist de reviews op het eerste artikel al meenemen, zodat de kwaliteit van het tweede artikel direct hoger is. Reviews Behalve als auteur oefent u ook als reviewer. U leest artikelen van mede studenten en stelt daar een inhoudelijk en opbouwend commentaar voor op schrift. De bedoeling is dat u met zo’n review de auteur helpt om een zo goed mogelijk artikel te schrijven. Uw review plaatst u in de discussie ruimte op Studienet bij het gereviewde artikel. U stelt reviews op voor tenminste zes verschillende artikelen. U kunt er ook voor kiezen om een review te schrijven voor één van de leereenheden van deze cursus. Ook dan geeft u opbouwende kritiek bedoeld om tot een beter resultaat, dat wil zeggen: leereenheid te komen. In dit geval mailt u de review direct aan de begeleider(s) van deze cursus, u plaatst ze niet in de discussieruimte op Studienet. Tentamenwerkstuk: businesscase Het afrondend werkstuk van de cursus is gewoonlijk een ‘businesscase’. De businesscase is een voorstel dat bestemd is voor het management van een organisatie. Het is een goed gemotiveerde onderbouwing van een investeringsbeslissing, dat een betrouwbaar beeld schetst van de voor keursoplossing voor een bepaald probleem, inclusief de voor- en nadelen ervan. Het wekt ook bepaalde verwachtingen ten aanzien van kosten en opbrengsten van de voorkeursoplossing. En de businesscase dient een aanpak voor te stellen, waarbij inzicht wordt geboden in haalbaarheid, risico’s, en complexiteit van die aanpak. Het voorstel beschrijft een probleem of knelpunt dat volgens u het best kan worden opgelost door verbetering in de huidige documentverwer king. Bijvoorbeeld, door introductie of aanpassing van een bepaald documentair informatiesysteem, door de verwerking anders te gaan organiseren, door meer garanties in te bouwen enzovoort. Het in de businesscase gepresenteerde voorstel moet de lezer een goede indruk geven, terwijl toch de (tijd)investering beperkt moet blijven. Immers, naarmate de tijdsinvestering toeneemt, wordt de businesscase omvangrijker, complexer, en al gauw te gedetailleerd. Uw businesscase is nog niet het gedetailleerde business- of projectplan dat pas later wordt opgesteld als het management heeft ingestemd met uw voorgestelde investeringsbeslissing.
11
Documentverwerking
Variant op het tentamenwerkstuk: TISO Er is een andere mogelijkheid voor het afrondend werkstuk: u kunt ervoor kiezen om een complete documentatieset over een (complex) informatiseringsproject te verzamelen in de organisatie waar u werkt. Dit komt dan in plaats van de businesscase zoals hierboven beschreven. De complete documentatieset levert u -bijvoorbeeld op cd-rom- aan de Open Universiteit. Het materiaal zal vervolgens worden gebruikt als leermateriaal in het kader van het ‘TISO-web’, een unieke onderwijsportal voor docenten en studenten in ICT-onderwijs dat de kloof tussen onder wijs en de praktijk kleiner maakt. TISO bevat een reeks authentieke projectdossiers van Nederlandse profit en non-profit organisaties. De documentatieset die u oplevert wordt aan dit bestand toegevoegd. Het spreekt vanzelf dat uw organisatie vooraf expliciet toestemming moet geven hiervoor; zonder deze toestemming is dit niet mogelijk. Om van deze mogelijkheid gebruik te kunnen maken dient u vooraf te overleggen met de begeleider(s) van deze cursus om afspraken te maken. Meer informatie over deze mogelijkheid vindt u op Studienet. Verslag van de verwerking van uw eigen artikelen U maakt een kort verslag over de verwerking van de twee eigen artikelen. Dit bestaat uit de definitieve titels van de artikelen, datum van plaatsing in de discussieruimte van de eerste versies (met de oorspronkelijke titel als die later is gewijzigd), een overzicht van alle latere versies met datum van plaatsing, (beknopt) de belangrijkste verbeteringen ten opzichte van de voorgaande versie, en een opsomming van de gebruikte reviews met per review de datum en naam van de reviewer. Bij externe reviewers noemt u ook hun kwalificatie. Leerevaluatie U geeft in ongeveer 200 woorden een review van de cursus als geheel. In deze evaluatie beschrijft u kort wat u zelf de sterke en leerzame punten van de cursus vond. U geeft daarnaast aan op welke punten de cursus naar uw mening kan worden verbeterd. 6
Tentaminering
De cursus wordt afgesloten met het opstellen en inleveren van het tentamenwerkstuk (businesscase). De kwaliteit van de tussentijdse opdrachten (de twee eigen artikelen en de reviews) wordt meegewogen bij de beoordeling van het tentamenwerkstuk. Insturen Ter afronding van de cursus stuurt u het tentamenwerkstuk als Worddocument of PDF-bestand digitaal op aan de studiebegeleider. Een geschreven of geprint werkstuk wordt niet geaccepteerd. Stuur tegelijk een scan of fotokopie van uw bewijs van inschrijving mee, als bewijs dat u gerechtigd bent tot deze tentamenkans, en een cursus verantwoording waarin u de volgende informatie verzamelt: – definitieve titels van uw twee artikelen (de artikelen zélf hoeft u niet in te sturen, deze staan immers op Studienet) – datum van plaatsing in de discussieruimte van de eerste versies (met de oorspronkelijke titel als die later is gewijzigd) – een overzicht van alle latere versies met datum van plaatsing
12
Introductie tot de cursus
– (beknopt) de belangrijkste verbeteringen ten opzichte van de voor gaande versie – een opsomming van de gebruikte reviews met per review de datum en naam van de reviewer. Bij externe reviewers noemt u ook hun kwalificatie – een overzicht van uw reviews op de artikelen van andere cursisten, met vermelding van de titel en datum van elk besproken artikel, naam van de auteur, en datum van uw review – de leerevaluatie. Procedure Binnen vier weken na inlevering ontvangt u ofwel suggesties voor verbetering van de businesscase, ofwel de beoordeling van uw werk. In principe wordt alleen het eindwerkstuk door de examinator inhoudelijk beoordeeld. In het eindcijfer wordt echter wel de kwaliteit van uw artikelen meegewogen (diepgang, wetenschappelijk niveau, originaliteit), zo ook de kwaliteit van uw reviews op andermans werkstukken (meedenkend, inhoudelijk toevoegend, zinvolle en haalbare verbeter voorstellen). Als u voor het eindwerkstuk een onvoldoende scoort, dan moet u dit aanpassen. U krijgt van de studiebegeleiding de inhoudelijke kritiek, op basis waarvan u de nodige aanpassingen in uw werkstuk doorvoert. Is hierna het werkstuk naar het oordeel van de examinator nog steeds onvoldoende, dan wordt deze onvoldoende als eindresultaat aange merkt. Uiteraard kunt u een herkansing wagen met hetzelfde (wederom aangepaste) werkstuk, of met een ander werkstuk. Maar het kan bete kenen dat u eerst een nieuwe tentamenkans moet kopen om formeel recht te krijgen om weer tentamen te mogen doen. Documenten en formele verplichtingen Samengevat: om de cursus met goed gevolg af te ronden moet u aan de volgende (formele) verplichtingen voldoen. U hebt: – het cursusmateriaal bestudeerd, zowel het schriftelijke materiaal als de documenten op Studienet – tenminste twee artikelen geschreven over een relevant thema met voldoende niveau en deze in de discussieruimte geplaatst – voldoende reviews van andere studenten hierop verzameld en in uw artikelen verwerkt – voldoende artikelen van andere studenten van commentaar voorzien – het tentamenwerkstuk gemaakt en daarvoor van de studiebegeleider een voldoende gekregen – een volledige cursusverantwoording ingeleverd – er formeel recht op tentamen te doen. 7
Ten slotte
Het vakgebied documentverwerking is zo omvangrijk en dermate snel in ontwikkeling, dat wij niet van u verwachten dat u van het hele vak gebied gedetailleerde kennis opdoet. Deze cursus legt het accent op het overzicht, terwijl u zelf op een aantal onderwerpen meer de diepte in gaat. Dit doet u onder andere bij het schrijven van de opdrachten en het wetenschappelijk becommentariëren van de opdrachten van mede studenten.
13
