Introductie Digitale postkamer

Introductie Digitale postkamer

Agenda

Introductie OpenDocs Referentiemodel digitaal postproces Uitgangssituatie Oplossingsrichting Investering

2

Introductie Open Docs

     

Oprichting in 2001 Partner Microsoft, K2, Kofax, OpenText, e.a. Elk jaar winstgevend en financieel kerngezond 10 Consultants van senior/medior niveau Alles van advies tot realisatie en beheer Specialist op vlak van ECM

ECM = “methoden en technieken om efficiënter om te gaan met informatie, ongeacht of het nu om papieren of digitale informatie gaat”

3

Visie en missie

Iedereen verwacht voordelen te behalen bij digitalisering. Toch is efficiënter samenwerken pas mogelijk als processen, menselijk gedrag en IT-oplossingen op

elkaar worden afgestemd. Open Docs helpt organisaties bij de invoering van een eenduidige informatievoorziening met als leidraad “slimmer samenwerken”.

4

Onze kijk op softwarelicenties

Focus op klantvraag, niet op licentieverkoop Geen eigen producten, maar toepassen van software van marktleiders Streven naar productconsolidatie binnen één organisatie

Onze kracht ligt in de juiste toepassing en integratie met klantsystemen

5

Producten en diensten

6

Referenties

7

Strategisch ECM advies – richting geven Samen het juiste ambitieniveau bepalen - bedrijfsbreed Digitaal Werken

Niveau 5

Kennisintegratie Kennismanagement Portals Digitale Flow

Niveau 4

Digitaal archief Digitaal dossier Digitale routering (Workflow) Digitaal Dossier

Wenselijk niveau?

Niveau 3

Digitale opslag Papierarm werken Scannen aan het begin van het proces Digitaal ‘geboren’document

Digitaal Archief

Niveau 2

Digitale opslag Scannen aan eind van proces Basis

Niveau 1

Ordening Inhoudelijk beheer 8

Breder perspectief dan techniek alleen Samen stand van zaken bepalen middels een vooronderzoek (quickscan)

Wet- regelgeving

Organisatie

Bedrijfs processen

Markt

Middelen Innovatie

Strategie

Kortlopende adviesopdrachten met als resultaat: inzicht in volwassenheid van uw organisatie en aanbevelingen voor korte en lange termijn. 9

Aanpak en tools - verdieping Projectaanpak op basis van fasering en best practice templates Voorbereiding Inspiratie en visie Business Case Informatiebeleid Wensen en eisen

Inkoop

Pilots

Roll out

Analyse werkwijzen Ontwerp oplossing Configuratie Testen

Gebruikersacceptatie Training Pilot ingebruikname

Pilot Evaluatie Nieuwe werkwijzen Ontwerp oplossing Configuratie / bouw

Inregelen beheer Opzetten training Migratie documenten Testen Gebruikersacceptatie

Training Go Live Kwaliteitsmanagement

iteraties

Communicatie en verandermanagement

10

SharePoint in gebruik Eén platform voor tal van mogelijke toepassingen

11

Referentiemodel digitalisering postproces

Post wordt gescand

   

Post wordt digitaal geadresseerd

Post wordt opgeslagen

Gebruikers krijgen mail met link naar poststuk

Post is gearchiveerd voor naslag

Digitalisering van postdistributie Centrale opslag van alle poststukken Transparantie in werkprocessen Vervolg: een geborgd proces om substitutie mogelijk te maken (ofwel: de scan levert bewijswaarde in de rechtbank) 12

Uitgangssituatie

 Post wordt op verschillende locaties bezorgd  Medewerkers werken steeds vaker op verschillende locaties en thuis  Eenduidige dossiervorming moeizaam  Stukken raken kwijt  Fysiek archief wordt steeds groter  Risico op lage klanttevredenheid door niet direct aan de telefoon stand van zaken te kunnen melden

13

Impactanalyse

Wij werken met u de impact door van invoering van een centrale digitale postkamer:  Processen (denk aan afspraken postNL, interne distributie..)  Organisatie  Personeel  Kosten / baten  Risico’s  ICT (software en hardware)  Middelen (denk aan retourenveloppen, brieftemplates)

14

en zet het eventueel in een andere map zodat deze informatie toegankelijk is voor anderen.

Oplossingsrichting

 Inventariseer poststromen  Stel gewenste situatie vast  Ontwerp het nieuwe postproces  Wat betekent dat voor de medewerkers?

 Ontwerp en bouw de digitale postkamer  Richt beleid in voor bewaartermijnen papier/digitaal  Implementeer het nieuwe proces  Denk aan training en werkinstructies  Denk aan vervanging van retourenveloppen naar centraal postbusnummer

 Nazorg en beheer

15

Investering

 Eenmalig  Projectkosten (externe consultants en interne inzet)  Software (scansoftware en DMS zoals SharePoint)  Hardware (scanners)

 Jaarlijks terugkerend  Onderhoudskosten software  Optioneel: onderhoudscontract scanners  Optioneel: servicecontract op de oplossing

16

Dank voor uw aandacht!

Wij lichten deze oplossing graag toe bij u op kantoor. Neem contact op met Bart Schepers of Ludwig Stokkelaar.

Open Docs bv Het Wielsem 10 5231 BW ‘s-Hertogenbosch +31 (0) 736 409 304 http://www.opendocs.nl 17