Intranet wat, hoe en waarom?
Vincent Fleur
Voorwoord Werkzaamheden aan een Intranet en de vraag van een Intranet-coördinator waren aanleiding tot het schrijven van dit rapport. Uit verhalen van collega´s maak ik op, dat het binnen organisaties niet helder is wat een Intranet is en welk doel het dient. Als gevolg daarvan bestaat er geen duidelijk beleid. Ik heb mezelf als doel gesteld, duidelijkheid en inzicht te verschaffen over wat een Intranet is en wat de positie van een Intranet binnen een organisatie is. Dit rapport kan bijdragen aan het vormen van een degelijk beleid ten aanzien van een Intranet. Vincent Fleur Apeldoorn
INHOUDSOPGAVE VOORWOORD ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 1.0 INLEIDING----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 1.1 VAN DP NAAR IT --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 2.0 WAT IS EEN INTRANET? --------------------------------------------------------------------------------------------- 5 2.0 WAT IS EEN INTRANET? --------------------------------------------------------------------------------------------- 5 3.0 TOEPASSINGEN VAN EEN INTRANET IN DE ORGANISATIE ------------------------------------------- 6 3.1 INTERNE COMMUNICATIE: DOELSTELLINGEN ------------------------------------------------------------------------- 6 3.2 INTERNE COMMUNICATIE VIA HET INTRANET: CONSEQUENTIES ---------------------------------------------------- 7 3.3 KENNISMANAGEMENT --------------------------------------------------------------------------------------------------- 8 3.4 DE ROL VAN GROUPWARE ----------------------------------------------------------------------------------------------- 8 4.0 KEUZEN DOOR HET MANAGEMENT---------------------------------------------------------------------------- 9 4.1 AANWENDING VAN HET INTRANET ------------------------------------------------------------------------------------- 9 4.2 OPZET EN INRICHTING --------------------------------------------------------------------------------------------------- 10 4.3 DE KOSTEN --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 Ontwikkeling -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 5.0 INHOUDBEHEER ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 5.1 ORGANISATIE VAN HET INHOUDBEHEER ------------------------------------------------------------------------------ 12 6.0 BEVEILIGING ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 6.1 FIREWALL ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13 CONCLUSIE------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14 LITERATUURLIJST -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15
1.0 Inleiding Dit rapport gaat over Intranet en de betekenis van een Intranet binnen een organisatie. Het belang en invulling van een Intranet wordt geregeld onderschat. Met de informatie die ik u hier aanbied, hoop ik inzicht te geven in de achtergrond van een Intranet en de betekenis van een Intranet binnen een organisatie. 1.1 Van DP naar IT Sinds het eind van de jaren ´80 realiseren managers zich dat informatietechnologie (IT) een essentiële rol speelt in het bedrijfsleven, bij de overheid en het maatschappelijk verkeer. In toenemende mate zijn managers het erover eens dat IT een strategisch belangrijke productiefactor is, die ingrijpende veranderingen in industriële sectoren, in concurrentiemethoden en in strategie, structuur en het functioneren van organisaties vergemakkelijkt en teweegbrengt. De technologie vindt haar kracht in micro-elektronica telecommunicatie en automatisering in combinatie met nieuwe ontwikkelingen op het terrein van software, zoals elektronische spreadsheets, vierde generatie computertalen en de ontwikkeling van kennissystemen en kunstmatige intelligentie. Deze technologische veranderingen vinden plaats in een tijd waarin wereldwijde concurrentie bedrijven dwingt tot een strijd om het bestaan. Sectoren ondergaan als gevolg van liberalisatie van de handel en deregulering een diepgaande verandering waarin ook op maatschappelijk gebied sprake is van gewijzigde patronen in werk, vrijetijdsbesteding en huiselijk leven. Er is sprake van een nieuwe fase in het computertijdperk, het zogenaamde IT-tijdperk. We zitten echter nog opgezadeld met de erfenis uit het vroegere tijdperk van de gegevensverwerking, het zogenaamde DP-tijdperk (Data Processing). Bestanddelen uit deze erfenis zijn o.a. frustraties ten aanzien van falende computersystemen, zorgen over de kosten van automatisering, achterhaalde technologische ideeën, bezorgdheid ten aanzien van de gevolgen voor de mens en de zeer fragmentarische betrokkenheid bij en beperkte ervaring van het management met automatisering binnen de organisatie. Het is duidelijk dat, meer dan ooit tevoren, IT een factor is die om management vraagt. Dit kan niet alleen aan specialisten worden overgelaten, want het vereist de extra dimensie leiderschap. De volgende tabel geeft enig inzicht in de verschillen tussen de twee tijdperken. Discriminerende factor
DP-tijdperk
IT-tijdperk
Financiële houding ten opzichte van IT Bedrijfskundige rol van IT Betekenis van toepassing voor IT Het economisch klimaat voor IT Het denken over MIS en IT Sociale gevolgen van IT Betrokkenen bij IT De technologieën betrokken bij IT De houding van het management t.o.v. IT
Een kostenfactor Vooral ondersteunend Tactisch Neutraal Traditioneel Beperkt Weinig Automatisering Delegatie
Een investering Meestal doorslaggevend Strategisch Welwillend Nieuw Alles rakend Veel Veelzijdig Sturing door het management
2.0 Wat is een Intranet? Een intranet is een intern Internet, een afgeschermd gedeelte van het Internet. Het Internet is een wereldwijd netwerk van onafhankelijke computers. Hoewel het al ruim 15 jaar bestaat, maakt het pas de laatste 5 jaar een enorme groei en ontwikkeling door. Dit is in de kern te danken aan technologische ontwikkelingen. De communicatie tussen op Internet aangesloten computers verloopt d.m.v. zogenaamde standaard protocollen. Voor verschillende doelen zijn verschillende talen ontwikkeld. Het Internet bestaat uit allerhande componenten, zoals bijvoorbeeld e-mail, het www en nieuwsgroepen. De laatste jaren komen er steeds meer traditionele applicaties die een koppeling hebben met het Internet. Veel organisaties zijn geprikkeld om op het Internet hun producten en diensten aan te bieden. Het Internet biedt echter ook de mogelijkheid om medewerkers op de hoogte te houden en het laatste nieuws mee te delen. Dit is vergelijkbaar met een bedrijfskrant of een videojournaal. Deze informatie is echter niet voor buitenstaanders bedoeld en het is dus zaak om dat stukje Internet af te schermen. Op dat moment spreken we dus van een intranet. Sommige organisaties hebben er belang bij om hun intranet te koppelen aan dat van anderen, bijvoorbeeld na een fusie. Een netwerk van gekoppelde intranetten heet een extranet.
3.0 Toepassingen van een Intranet in de organisatie Wat kan een organisatie nu eigenlijk met een intranet? Het betreft de interne communicatie, dat is duidelijk. Maar waarom wil een organisatie nu juist via een intranet communiceren en wat zijn daar de gevolgen van voor de organisatie? 3.1 Interne communicatie: doelstellingen 1. De leden van de organisatie moeten gelijktijdig en in gelijke mate geïnformeerd worden over de algemene ontwikkelingen in de organisatie. Intranet is als publiciteitsmedium uitermate geschikt. Belangrijk nieuws kan op een nieuwspagina worden geplaatst, maar ook achtergrondinformatie zoals het complete jaarverslag kan op intranet worden gezet. Belangrijk hierbij is dat alle medewerkers binnen de gehele organisatie op een gemakkelijke wijze het intranet kunnen benaderen. Bovendien is het niet gezegd dat alle medewerkers ook inderdaad het nieuwsbericht lezen, maar dit is bij het vertrouwde mededelingenbord ook het geval. Men kan de kans op lezen vergroten door op meerdere pagina’s een link te plaatsen naar het nieuwsbericht. 2. De manager moet beschikken over de middelen en de informatie om te kunnen communiceren naar zowel de medewerkers als naar zijn superieuren. Intranet biedt de communicatiemogelijkheden waarmee de manager zijn taak als intermediair beter kan uitvoeren. In een aantal gevallen kan het intranet de manager zelfs vervangen, met name als het gaat om de manager als zender van top-down informatie. Algemene informatie die een manager zijn werknemers in een werkoverleg aan de hand deed, kan nu op het intranet gepubliceerd worden. Verspreiding van afdelingsinformatie kan geschieden via e-mail of publicatie op intranet. D.m.v. afgeschermde delen kan ook informatie voor puur alleen de afdeling gepubliceerd worden. Hoewel informatie via het intranet sneller en efficiënter verspreid wordt, moet de manager oppassen dat er niet een tekort aan persoonlijk contact ontstaat. 3. Interne communicatie moet bijdragen aan een optimale gemotiveerdheid van de medewerkers door een voldoende binding met de organisatie. Vanwege continue veranderingen in de organisatie, het steeds minder aanwezig zijn op de werkplek en het steeds vaker in teamverband werken is het van groot belang dat de medewerker bij de organisatie betrokken is. Intranet is een uitstekend middel voor het versterken van de corporate identity. Men weet binnen de organisatie beter van elkaar waar men me bezig is. Het beschikbaar stellen van vakinhoudelijke kennis versterkt het gevoel van ondersteuning in het werk. Ook informatie over personele aangelegenheden schept een stuk duidelijkheid en herkenbaarheid. 4. De top van de organisatie moet inzicht hebben in wat er leeft binnen de organisatie Interne communicatie betreft niet alleen het verspreiden van informatie, het is ook een essentieel middel om te meten wat er bij de werknemers leeft. Traditioneel is dit bijvoorbeeld de ideeënbus of het wekelijkse bezoek van de directeur. De mogelijkheid van het direct krijgen of geven van feedback is één van de krachtigste kenmerken van een intranet als communicatie-instrument. Nieuwsgroepen, messageboards, e-mail en formulieren zijn verschillende feedback-instrumenten die voor verschillende doeleinden gebruikt worden. De mogelijkheden van intranet als feedbackmedium hangt af van de openheid die er in een organisatie bestaat.
3.2 Interne communicatie via het Intranet: consequenties Het is belangrijk dat een organisatie die intranet inzet als communicatiemiddel zich bewust is van de consequenties. •
De manager als facilitator De medewerker krijgt via het intranet alle mogelijkheden om zelf leidend te worden in zijn contacten met de organisatie. De medewerker moet informatie op het intranet kunnen vinden en het is aan de managent om ervoor te zorgen dat die informatie beschikbaar is. Dat is voor de manager wel even wennen, want hij bepaalt niet meer welke informatie voor zijn medewerkers belangrijk is en kan niet meer volstaan met af en toe een memo sturen. De manager opereert niet meer als zender maar als facilitator, met de taak zijn medewerkers zo optimaal mogelijk te ondersteunen bij het voldoen aan zijn informatiebehoefte.
•
De manager moet ook reageren De manager zal actief mee moeten doen aan de communicatie op intranet, omdat intranet een tweezijdig communicatiemiddel is. Dit gaat het best als de manager er een dagelijks ritueel van maakt.
•
De medewerker als kritisch consument De medewerker kan niet meer wachten tot er informatie op zijn bureau verschijnt, maar moet zelf actief de informatie die hij nodig heeft verzamelen. Bij de implementatie van een intranet moet daarom aandacht besteed worden aan het aanleren van ander communicatiegedrag.
•
Open communicatiecultuur Tweezijdige communicatie werkt alleen, als er een open communicatiecultuur bestaat, een cultuur waarin de medewerker zijn zegje kan doen en eigen initiatieven kan ontplooien. Het introduceren van een intranet kan ook de groei naar een open cultuur stimuleren.
•
Wie mag communiceren via het net? Het intranet biedt een ieder in een organisatie de mogelijkheid om informatie aan te bieden via het intranet. Maar dat is o.a. vanwege de overzichtelijkheid niet altijd wenselijk. De vraag spitst zich toe op de vraag wie pagina´s mag publiceren op intranet. Dit is een vraag die door het managent beantwoord dient te worden.
•
Openheid: informatie op het intranet afschermen In sommige gevallen wil men informatie verspreiden via het intranet, die niet voor ieders ogen bestemd is. Dit kan door pagina´s af te schermen. Voorzichtigheid is hierbij geboden, want een intranet is bedoeld om informatie-uitwisseling te vergemakkelijken. De gebruiker is daarbij degene die bepaalt welke informatie voor hem relevant is. Als teveel informatie wordt afgeschermd, verliest het intranet zijn waarde.
3.3 Kennismanagement Kennismanagement omvat de activiteiten die een organisatie onderneemt om te verwezenlijken dat: • de beste kennis; • op de juiste plaats; • op het juiste moment; • tegen minimale kosten beschikbaar is. De elementen die kennismanagement omvat zijn: 1. het organiseren van de processen voor kennisdeling 2. het stimuleren van het gedrag en de houding van medewerkers inzake kennisdeling 3. het leveren van het instrumentarium om de andere twee elementen te ondersteunen
3.4 De rol van groupware Er bestaat een toenemende druk op organisaties om flexibel te reageren op externe wijzigingen. Dit komt tot uitdrukking in de structuur van organisaties. Na herbezinning op de bedrijfsprocessen middels Business Proces Redesign (BRP) kantelden veel lijnorganisaties of ontstonden soms matrixorganisaties. Er zijn een aantal oorzaken voor de toenemende druk om flexibiliteit te bieden: • in de strijd om de consument moeten medewerkers tegenwoordig klangericht denken: uitzonderingen in de procesgang moeten niet meer alleen gesignaleerd worden, maar ook opgelost • de levensduur van producten en diensten wordt steeds korter, waardoor medewerkers sneller een andere rol in een organisatie krijgen • nieuwe producten en diensten moeten sneller ontwikkeld worden. Dit vergt van de medewerkers meer creativiteit en flexibiliteit dan een houding die alleen is ingesteld op behoud Het gevolg van deze organisatorische veranderingen is van grote invloed op het takenpakket van een medewerker. De informatie die een medewerker nodig heeft, is niet altijd meer op het bureau van zijn collega’s te vinden. Een medewerker moet zijn informatie in de gehele organisatie opvragen en uitwisselen. Deze ontwikkeling vraagt naar een groupware-systeem als Lotus Notes. Met een dergelijk systeem kan zonder begrenzing van tijd en plaats in een team gewerkt worden. De vertrouwelijke gegevens die door teamleden uitgewisseld worden moeten niet voor iedereen beschikbaar zijn. D.m.v. rechten wordt dit geregeld. Veel groupwaresystemen bieden kantoortoepassingen als een elektronische agenda en takenlijstjes. Uit bovenstaande blijkt dat een intranet en een groupware-systeem dezelfde behoeften dekken. Deze beide werelden groeien naar elkaar toe. Een groupware-product als Lotus Domino vereist niet meer de bijbehorende Notes-client, maar de gegevens zijn ook via een browser te benaderen. Dit heeft als voordeel dat een medewerker minder gebonden is aan een vaste werkplek. Met enkele technische aanpassingen is het voor een medewerker mogelijk om via het Internet, dus vanuit de hele wereld, bedrijfsgegevens op te zoeken en te gebruiken. Beveiliging en autorisaties zorgen ervoor dat niet iedereen toegang heeft tot deze bedrijfsinformatie.
4.0 Keuzen door het management Het managen van een intranet lijkt een niet zo ingewikkelde zaak. Dat is het ook niet, mits het met enig beleid en structuur gebeurt. Een aantal vragen moeten door het management beantwoord worden. Waarom wil de organisatie een intranet? Hoe realiseren we een intranet en van wie is het? Hoe gaan we om met de kosten? 4.1 Aanwending van het intranet Het management moet keuzen maken over de aanwending van het intranet, zeker als het instrument op strategisch niveau wordt ingezet. Moet het intranet gaan dienen als breekijzer om te komen tot een meer open communicatie? Is kennismanagement de komende jaren een item voor de organisatie? Gaat de organisatie onderscheid maken tussen een marktgerichte front-office en de productgerichte back-office en moet een intranet daarbij de informatie-uitwisseling faciliteren? Bij de vaststelling van het gebruik van een intranet moet de combinatie met reeds toegepaste middelen worden afgewogen. In het geval van interne communicatie zal bijvoorbeeld de verhouding tussen een intranet en e-mail duidelijk moeten zijn. Regelmatig nemen binnen organisaties diverse afdelingen tegelijkertijd het initiatief voor de start van kleinschalige intranetten. Er wordt bijvoorbeeld gestart met het aanbieden van platte informatie via een browser of gebruiken een groupware-applicatie om documenten te ontwikkelen en te publiceren. De Internettechnologie is verleidelijk genoeg om dergelijke initiatieven op hun beloop te laten. Het intranet lijkt zich te lenen voor een anarchistische aanpak. Van groot belang is een zorgvuldig gekozen ontwikkelingstraject. Het grote verschil tussen Internet en intranet is, dat een intranet wel te beheersen is. Die mogelijkheid moet men in het beginstadium niet weggeven. Naast het risico dat op verschillende plaatsen in de organisatie verschillende technische oplossingen voor dezelfde vragen wordt gekozen, is er een grote kans dat deze kleinschalige initiatieven geen rekening houden met de gewenste aanwending van een intranet op lange termijn.
4.2 Opzet en inrichting Wie is verantwoordelijk voor het intranet? Er is een onderscheid tussen het eigendom van de technische middelen en de inhoud van het intranet. Het toewijzen van de inhoud aan een eigenaar kan nogal complex zijn. Het intranet staat of valt met een kwalitatief goede inhoud. Voor elk onderdeel van de inhoud moet iemand verantwoordelijk zijn, die aangesproken kan worden als de kwaliteit of actualiteit achteruit gaat. Over de verschillende onderdelen van het intranet moet een duidelijke structuur gelegd worden. Gebeurt dit niet, dan is veel informatie al snel onvindbaar en neemt de functionaliteit en de daarmee toegevoegde waarde drastisch af. Vanwege het belang van structuur moet er één plaats in de organisatie zijn, waar het eigenaarschap is belegd. Aangezien al degenen die decentraal verantwoordelijk zijn voor een stuk inhoud, is het belangrijk dat de eigenaar voldoende power heeft om kwaliteit af te dwingen. Logischerwijs wordt het eigenaarschap dicht bij de top van een organisatie gezocht. Vanuit de communicatiedoelstellingen ligt een afdeling Interne Communicatie of Corporate Communications Voor de hand. Het risico hiervan is, dat als in de toekomst het intranet uitgroeit in de richting van ondersteuning van processen of kennisdeling, dit ver buiten het werkveld van een dergelijke afdeling gaat. Veel organisaties zijn niet gewend aan de open wijze van communiceren en uitwisselen van informatie, die door het intranet wordt geboden. Afdelingen vormen van traditioneel eilandjes binnen het grotere geheel. De neiging is er om binnen het intranet weer eilandjes te vormen door grote stukken af te schermen voor de rest van de organisatie. De gedachte dat “dit toch geen kwaad” kan, is onjuist. De redenering kan beter omgekeerd worden. Het intranet is immers bedoeld voor situaties waarin de medewerker bepaalt welke informatie voor hem van belang is. Hij moet dan wel in staat zijn om die informatie te bereiken en te benutten. Het uitgangspunt moet dan ook zijn, dat de informatie op het intranet openbaar is, tenzij zwaarwegende argumenten zijn om bepaalde onderdelen af te schermen, uit het oogpunt van bedrijfsbelang of privacy. Voor diverse aanbieders van inhoud bestaat er een zekere vrijheid m.b.t. invulling van de pagina, zowel qua inhoud als qua vormgeving. Deze vrijheid wordt beperkt door beheersbaarheideisen De inhoud van het intranet moet aan kwaliteitseisen voldoen en de structuur moet herkenbaar blijven, ook in diverse afdelingspagina’s en databasetoepassingen. De organisatie dient richtlijnen op te stellen waaraan de ontwikkelaars zich moeten houden. Belangrijke punten zijn de navigatie en de huisstijl.
4.3 De kosten Het volgende model geeft inzicht in hoe de kosten van een intranet over de organisatie kunnen worden gespreid. Fase Ontwikkeling
Kostendrager
•
Corporate (mogelijk via een verdeelsleutel door te berekenen aan diverse gebruikers) Afdeling, belanghebbende Corporate + gebruiker
• •
Infrastructuur, inclusief menustructuur en algemene toepassingen Toepassingen, sites Inrichting werkplekken
Beheer • • • •
Technisch beheer infrastructuur Inhoudbeheer Technisch en functioneel beheer toepassing Gebruikersondersteuning
Corporate Afdeling, belanghebbende Afdeling, belanghebbende Gebruiker
5.0 Inhoudbeheer Inhoudbeheer heeft elementen van het functioneel beheer van een informatiesysteem en van het redigeren van bijvoorbeeld een personeelsblad. Daarbij komt dat het vormgeven van informatie op een intranet een vak apart is. Deze discipline is nog volop in ontwikkeling. Het bezitten van technische kennis om de toepassingen te implementeren staat niet gelijk aan de vaardigheid om een bruikbare site te ontwerpen. 5.1 Organisatie van het inhoudbeheer Het belang van kennisbeheer en interne communicatie ligt op verschillende plaatsen in de organisatie. Er is dan ook onderscheid bij de inrichting van het beheer. In de beheersstructuur van zowel communicatie als kennisbeheer zijn een aantal rollen te onderscheiden. Deze rollen kunnen door één en dezelfde functionaris worden uitgevoerd Het beheer van communicatie is ingericht volgens de lijnen van de organisatiestructuur. Er bestaan de volgende rollen: • Op organisatieniveau is de communicatiemanager verantwoordelijk voor het gebruik van de communicatiemedia binnen het intranet. In een aantal gevallen zal hij ook de einaar van het intranet als geheel zijn. Hij beheert de algemene structuur van het intranet en stelt de standaards vast waaraan alle sites binnen het intranet moeten voldoen. Daarnaast bewaakt hij de gedragsregels die voor het communiceren via het intranet zijn vastgesteld. • Per organisatie-eenheid of afdeling is de betreffende manager of afdelingsmanager verantwoordelijk voor de communicatie via het intranet. • De inhoudbeheerder waarop de manager beroep doet zorgt voor een actuele en goede inhoud. • De informatieleverancier levert inhoudelijke informatie die op het intranet geplaatst moet worden. Als het goed is, gebeurt dit met vaste regelmaat en volgens een vaste procedure. In veel gevallen worden een deel van bovenstaande taken uitbesteed aan een speciale afdeling. Deze service unit kan de organisatie ondersteunen bij: • Het ontwerpen van een site • Het vormgeven van een site • Het plaatsen van aangeleverde informatie • Het leveren van tools Daarnaast kan de service unit in opdracht van de communicatiemanager de standaards op het intranet bewaken. Kennisbeheer voor het intranet heeft in het algemeen pas zin als de kennisopslag en –weergave gestructureerd is. De opbouw van kennisbeheer is, in tegenstelling tot communicatiebeheer, niet logisch als het volgens de lijnen van de organisatie gebeurt. Als het kennismanagement al is georganiseerd binnen een organisatie, dan zal het kennisbeheer op het intranet daar logischerwijs op aansluiten. Is dit niet het geval, dan is het raadzaam om kennisbeheer in te richten rond bepaalde kennisgebieden. De kennismanager treedt op als of namens de eigenaar van de kennisbank op het intranet. Hij beheert de procedures rond het gebruik en is veelal verantwoordelijk voor het functioneel beheer. Daarnaast bepaalt hij welke kennisgebieden in de kennisbank worden opgenomen en stelt per gebeid een beheerder aan. Belangrijk onderdeel is het bewaken van de grenzen tussen verschillende kennisgebieden. Voor gebruikers moet duidelijk zijn waar ze welke informatie kunnen vinden. Overlappingen van kennisgebieden zijn daarom uit den boze. De beheerder van een kennisgebied plaatst producten in de kennisbank en beheert het gebruik van deze producten. Als daar al sprake van is, regelt de beheerder ook de autorisaties van een product.
6.0 Beveiliging De beveiliging van Internet en intranet is de laatste tijd een hot item. De kranten staan vol verhalen over gekraakte computersystemen. Veelal gaat het dan om aanvallen vanuit het Internet op een webserver of een intranet. Deze aanvallen kunnen grotendeels afgeschermd worden d.m.v. een firewall. Er zijn twee aspecten die belangrijk zijn voor een goede beveiliging. Ten eerste moeten de fysieke mogelijkheden aanwezig zijn, in de vorm van de juiste apparatuur en aplicatuur. Ten tweede moeten die moegelijkheden op een juiste manier toegepast worden, in de vorm van configuratie en beheer. 6.1 Firewall Een firewall controleert en beïnvloedt waar nodig de communicatie tussen het interne netwerk en het externe netwerk (Internet). Een firewall is een soort portier van het intranet. De eigenschappen die een firewall minimaal bezit zijn: • Alle communicatie van het intranet naar het Internet en vice versa moet door de firewall gaan. • Slecht de communicatie die in het beveiligingsbeleid toegestaan is, mag de firewall passeren. • De firewall zelf moet bestand zijn tegen aanvallen van buitenaf Omdat een firewall slechts één bepaalde verbinding in de gaten houdt, mag er nergens anders communicatie tussen het intranet en Internet plaatsvinden. Bovendien biedt een firewall geen bescherming tegen aanvallen vanuit het intranet. Daarvoor is een aparte interne firewall nodig.
Conclusie De tijden veranderen en met het ingaan van een nieuw millennium lijkt ook in de automatiseringswereld een nieuw tijdperk aangebroken. We bevinden ons in de overgangsfase van het DP-tijdperk naar het IT-tijdperk. Dit nieuwe tijdperk brengt niet alleen nieuwe technieken met zich mee. Het vereist ook een omslag in de omgang met informatie. Het is voor de organisatie van strategisch belang dat er correct en gestructureerd met informatie en kennis wordt omgesprongen. Een intranet is een medium dat uitermate geschikt is als communicatiemiddel. Zowel werknemers als werkgevers kunnen benodigde informatie via een intranet vergaren. Een intranet stimuleert in veel gevallen een open communicatie, wat weer bijdraagt aan de betrokkenheid bij de organisatie, wat uiteindelijk een beter product oplevert. Wat bij de opzet van een intranet niet vergeten mag worden, zijn de gevolgen. Vanaf het allereerste begin moet er een duidelijk beleid zijn. Taken en verantwoordelijkheden moeten worden vastgelegd en er moeten richtlijnen zijn voor de kosten. Tevens moeten er zeer duidelijke afspraken gemaakt worden m.b.t. de inhoud. Met behulp van dit rapport kan de organisatie een start maken met het vormen van een degelijk beleid m.b.t. intranet.
Literatuurlijst Cuijpers, Petrik. (1998) Intranet , een netwerk van mensen Kluwer BedrijfsInformatie, Deventer Dam, P.P.A. van (1998) Internet, intranet en beveiliging: het technisch kader. Kluwer BedrijfsInformatie, Deventer. Earl, M.J. (1999, 2de druk) Management Strategieën en Informatietechnologie Academic Services, Schoonhoven. HccNet Kenniscentrum [http://www.hccnet.nl]
