INTERNETWORKING DALAM ORGANISASI STUDI KASUS PT. KINOCARE (LINI BISNIS LIANG TEH CAP PANDA)
Oleh : Kelompok I - Catleya Angga Prabowo Ari Adithia Chandra Dewi Suryani Oktavia Hary Purnama Lucy Rachmat Vidiansyah Hendra Wijaya
P056100062. 35E P056100112. 35E P056100142. 35E P056100192. 35E P056100272. 35E P056100312. 35E P056090472. 33E
MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
Tugas Kelompok
: Sistem Informasi Manajemen
Penyerahan
: 19 Mei 2011
Dosen
: Prof.Dr. Ir. Kudang B. Seminar, Msc
Batas Penyerahan
: 19 Mei 2011
1
DAFTAR ISI Hal HALAMAN JUDUL ..............................................................................
i
DAFTAR ISI ........................................................................................
ii
1. PENDAHULUAN ...........................................................................
1
1.1. Gambaran Umum ...................................................................
1
1.2. Latar Belakang .......................................................................
2
2. TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................
3
2.1. Internetworking .......................................................................
3
2.2. Internet ...................................................................................
3
2.3. Ekstranet ................................................................................
4
2.4. Internet ...................................................................................
5
3. PEMBAHASAN ..............................................................................
8
3.1. Profil Perusahaan ...................................................................
8
3.2. Stakeholder Perusahaan ........................................................
8
3.3. Penggunaan Intranet Oleh Perusahaan .................................
10
3.4. Penggunaan Ekstranet Oleh Perusahaan ..............................
11
3.5. Kebijakan Internet Perusahaan ..............................................
12
3.6. Teknologi yang Digunakan .....................................................
12
3.7. Keuntungan Penggunaan Internetworked Enterprises ...........
13
3.8. Future Development ...............................................................
14
4. KESIMPULAN DAN SARAN ..........................................................
16
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................
17
2
1. PENDAHULUAN 1.1
Gambaran Umum Struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi
keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai serta kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang
sistem
dan
mengendalikan
upaya
pengembangan
sistem
dan
memotivasi seluruh personil yang terlibat merupakan beberapa hal penyebab kegagalan
dari
banyak
organisasi
dalam
membangun
sistem
informasi
manajemennya sendiri. Menurut Ismail (2004), setiap organisasi memiliki beberapa tugas yang harus dikelola sedemikian rupa sehingga organisasi yang berhasil mencapai
seluruh
mempertahankan
sasaran
yang
kelangsungan
telah
hidupnya,
ditetapkan, sehingga
bahkan pada
juga
dasarnya
berhasil setiap
organisasi memiliki tiga sampai tujuh tugas utama yang disebut sebagai “faktor-faktor krisis keberhasilan” (critical success factors). Hal ini biasanya ditentukan oleh sifat lingkungan organisasi dan sifat industri dimana organisasi merupakan bagian dari industri tersebut. Lebih lanjut Ismail (2004) mengungkapkan bahwa pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem informasi manajemen. Berbagi sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran informasi diantara sistem sangat bermanfaat bila data dalam file suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya. Secara manual juga dapat dicapai suatu integrasi tertentu, misalnya data dari satu bagian dibawa kebagian lain, dan oleh petugas administrasi data tersebut digabung dengan data dari sistem yang lain. Jadi kalau secara manual maka derajat integrasinya menjadi tinggi. Membaiknya arus informasi dalam sebuah organisasi dapat menjadi keuntungan utama dari integrasi sistem informasi. Hal ini merupakan alasan yang kuat untuk mengutamakan sistem informasi terintegrasi dikarenakan tujuan utama dari sistem informasi yakni memberikan informasi yang benar pada saat yang tepat. Adapun keuntungan lain dari pengintegrasian sistem adalah sifatnya yang mendorong manajer untuk membagikan (mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh departemennya agar secara rutin mengalir ke sistem lain yang memerlukannya. Informasi ini kemudian digunakan lebih luas untuk membantu organisasi.
3
1.2
Latar Belakang Penerapan sistem informasi manajemen suatu organisasi dapat dilakukan
dengan menerapkan salah bentuk teknologi komunikasi yang sedang berkembang saat ini yang disebut sebagai internetworking. Adapun tujuan utama dari internetworking adalah interoperabilitas yang maksimum, yakni memaksimalkan kemampuan program pada sistem komputer yang berbeda dan sistem jaringan yang berbeda untuk berkomunikasi secara handal dan efisien. Hal ini dapat menunjang ketersediaaan informasi pada sistem komputer dan jaringan yang beragam, baik perangkat lunak, perangkat keras maupun model data dari informasi tersebut. Dari definisi wikipedia, Internet (singkatan dari interconnected-networking) adalah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Semakin besa dan berkembangnya jumlah pengguna Internet telah mewujudkan budaya Internet. Internet juga mempunyai pengaruh yang besar atas ilmu, dan pandangan dunia. Dengan bantuan mesin pencari seperti Google, Yahoo, para pengguna di seluruh dunia mempunyai akses Internet yang mudah
atas
bermacam-macam
informasi.
Dibanding
dengan
buku
dan
perpustakaan, Internet melambangkan penyebaran atau pengetahuan informasi dan data secara ekstrem. PT. Kino memanfaatkan teknologi ini untuk mengembangkan bisnisnya, karena perkembangan internet tersebut juga telah mempengaruhi perkembangan ekonomi secara keseluruhan. Berbagai transaksi jual beli yang sebelumnya hanya bisa dilakukan dengan cara tatap muka (dan sebagian sangat kecil melalui pos atau telepon), kini sangat mudah dan sering dilakukan melalui Internet. Transaksi melalui Internet ini dikenal dengan nama e-commerce. PT. Kino dengan berbagai inovasi untuk berbagai transaksi memanfaatkan internet dalam mempermudah berbagai kegiatannya yang meliputi produksi, pembelian, dan lain sebagainya. Hal ini akan lebih jelas dibahas dalam pembahasan makalah dibawah ini.
4
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Internetworking Internetworked enterprises adalah perusahaan atau organisasi yang
menggunakan internetworking dalam menjalankan proses transaksi bisnisnya (O’Brien, 2002) Pengertian internetworking adalah suatu bentuk hubungan kerjasama atau kemitraan yang mendayagunakan teknologi informasi berbasis jaringan, baik itu intranet, ekstranet atau internet. Internetworking enterprises merupakan
bisnis
telekomunikasi,
dimana
telekomunikasi
digunakan
untuk
pengiriman informasi (suara, data, teks dan gambar). Paradigma bisnisnya yaitu pergerakan fisik menjadi pergerakan elektronik dimana transaksi dilakukan dalam bentuk pertukaran data secara elektronik (Electronic Data Interchange/EDI). Internetworking sangat mendukung transaksi di toko buku, membantu dalam proses pemesanan (penggunaan barcode memudahkan pemesanan yang menggunakan system komunikasi elektronik seperti EDI, atau pemesanan lewat internet). 2.2.
Intranet Intranet merupakan jaringan informasi intenal suatu perusahaan atau
organisasi yang prinsip kerjanya sama dengan internet. Intranet dapat diartikan sebagai bentuk privat dari internet atau internet yang penggunaannya terbatas pada suatu organisasi/perusahaan. Akses intranet memerlukan identifikasi pengguna dan password sehingga hanya dapat diakses oleh anggota organisasi atau karyawan perusahaan tersebut. Intranet biasanya digunakan untuk membagi kalender/jadwal kegiatan, dokumen, dan sarana diskusi internal yang tertutup, sehingga tidak dapat diakses oleh pihak luar. Teknologi dan konsep internet seperti client-server dan protokol internet seperti HTTP dan FTP juga digunakan untuk membangun sebuah intranet. Keuntungan penggunaan intranet bagi suatu organisasi atau perusahaan: • Produktifitas kerja • Efisiensi waktu • Komunikasi • Sistem publikasi web • Efektifitas biaya • Keseragaman informasi • Meningkatkan kerjasama
Intranet juga memiliki beberapa kelemahan: 5
• Informasi yang salah atau tidak sesuai sehingga mengurangi efektifitasnya • Interaksi di intranet yang mungkin tidak bertanggung jawab • Perlu pelatihan khusus untuk anggota dalam menggunakan intranet • Perlu tenaga ahli untuk membangun dan mengembangkan intranet di sebuah
organisasi atau perusahaan • Bisa terjasi overload (data penuh) akibat pengiriman pesan antar pengguna yang
tidak terkontrol dengan baik.
Komponen pembentuk intranet pada dasarnya sama dengan komponen pembentuk internet, seperti: • Aplikasi browser (internet exploler, opra, mozilla firefox, netscape) • Komputer server. • Perangkat jaringan. • Protokol TCP/IP. • Bahasa pemrograman (html, php, mysql , dll) • Computer client. • Perangkat bantu pengembang.
Yang perlu menjadi perhatian dalam intranet apabila sebagian informasi organisasi tersebut ingin diekspose agar dapat di akses jaringan luar (internet) adalah firewall dan router (intranet ini akan menjadi ekstranet). 2.3.
Ekstranet Jaringan pribadi perusahaan/organisasi yang menggunakan protokol internet
dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain. Extranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan. Perusahaan yang membangun extranet dapat bertukar data bervolume besar dengan EDI (Electronic Data Interchange), berkolaborasi dengan perusahaan lain dalam suatu jaringan kerjasama dan lain-lain. Extranet juga memiliki sebagian komponen agar extranet tersebut dapat digunakan dengan efektif dan efisien: • Protokol TCP/IP
Sebuah standar komunikasi data yang digunakan oleh komunitas internet untuk saling bertukar data dari komputer satu ke komputer lain dalam sebuah jaringan internet.
6
• E-mail
Sebagai sarana kirim mengirim surat secara electronik melalui jaringan internet. • Web Browser
Sarana untuk mencari dan menampilkan informasi yang telah disediakan oleh server web. • External Mitra Bisnis
Sebagai teman bisnis dari luar perusahaan untuk saling bekerjasama dan bertukar informasi bisnis. • Serta telecommuting karyawan pesanan tempat, status cek dan kirim email.
Kelebihan ekstranet: Kelebihan extranet adalah lebih menyingkat waktu untuk pasar dan biaya berbisnis, akses juga lebih cepat kepada rekan kerja atau mitra bisnis. Dengan akses extranet
mungkin
sebanding
dengan
keamanan-biaya,
server
Web
dan
pengembangan, warisan integrasi sistem, dukungan yang berkelanjutan dan pemeliharaan. Extranet juga menomersatukan keamanan data tanpa mengurangi hak akses kepada perusahaan lain untuk saling bertukar informasi, karena sebagian data
penting
perusahaan
dapat
tidak
dipublikasikan
dan
dapat
terjamin
keamanannya.
Kekurangan ekstranet: Extranet memerlukan sejumlah besar IS waktu dan energi, lebih besar dari apa yang dibutuhkan untuk mendapatkan intranet atau situs web dan berjalan, yang mungkin menempatkannya di bagian bawah dari kelompok IS to-do list. (http://www.akademik.unsri.ac.id/download/journal/files/baijournal/%5B4%5D%20art_ sutarsyah-edit.pdf) 2.4.
Internet
Pengertian Internet Pengertian Internet berasal dari kata International Networking, merupakan dua komputer atau lebih yang saling berhubungan membentuk jaringan komputer hingga meliputi jutaan komputer di dunia (internasional), yang saling berinteraksi dan bertukar informasi, sedangkan dari segi ilmu pengetahuan, internet merupakan sebuah perpustakaan besar yang didalamnya terdapat jutaan (bahkan milyaran) informasi atau data yang dapat berupa teks, grafik, audio maupun animasi dan lain lain dalam bentuk media elektronik. Dari segi komunikasi internet adalah sarana
7
yang sangat efektif dan efesien untuk melakukan pertukaran informasi jarak jauh maupun di dalam lingkungan perkantoran. Semua komputer yang terhubung ke internet dapat mengakses semua informasi yang terdapat di internet secara gratis. Internet dapat digunakan sebagai sarana pertukaran informasi dari satu komputer ke komputer lain tanpa dibatasi oleh jarak fisik kedua komputer tersebut. Peranan internet yang sangat penting adalah sebagai sumber data dan informasi serta sebagai sarana pertukaran data dan informasi. Pada awalnya internet adalah suatu jarangan komputer yang dibentuk oleh Departemen Amerika Serikat pada awal tahun 60 an, pada waktu itu mereka mendemonstrasikan bagaimana dengan hardware dengan software komputer berbabis UNIX bisa melakukan komunikasi dalam jarak yang tidak terhingga melalui saluran telepon.
Sejarah Internet Perkembangan internet diawali dengan dibangunnya jaringan ARPANet pada tahun 1969. ARPA (Advanced Research Project Agency) merupakan sebuah jaringan yang dikembangakan oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat yang tugasnya untuk melakukan penelitian terhadap jaringan komputer dengan teknologi packet switching. Jaringan tersebut semula hanya beranggotakan beberapa komputer di beberapa universitas di Amerika Serikat, seperti University of CaliforniaLos Angeles dan Stanford Research Institute. Di awal perkembangannya, jaringan tersebut hanya digunakan khusus untuk kalangan akademik dan militer. Istilah internet sendiri muncul sekitar tahun 1983 dengan ditemukannya protocol TCP/IP (Transmission Control Protocol/Intenet Protocol) yang memberikan sumbangan besar terhadap perkembangan jaringan itu dan mampu menyatukan beberapa sistem jaringan yang berbeda. Aplikasi Internet Aplikasi-aplikasi di intenet saat ini sangat banyak dan akan terus berkambang seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan yang beragam di berbagai bidang. Aplikasi internet yang sering digunakan antara lain Word Wide Web (www), E-mail, Mailing List (millis), Newsgroup, Internet Relay Chat, File Transfer Protocol (FTP), Telnet, Gopher, VoIP (Voice over Internet Protocol), dan lain-lain. Manfaat dari Internet.
8
Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet. Berikut ini sebagian dari apa yang tersedia di internet: • Informasi untuk kehidupan pribadi : kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan
pribadi, rohani, sosial. • Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja : sains, teknologi, perdagangan,
saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum komunikasi. Satu hal yang paling menarik ialah keanggotaan internet tidak mengenal batas negara, ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor faktor lain yang biasanya dapat menghambat pertukaran pikiran. Internet adalah suatu komunitas dunia yang sifatnya sangat demokratis serta memiliki kode etik yang dihormati segenap anggotanya. Manfaat internet terutama diperoleh melalui kerjasama antar pribadi atau kelompok tanpa mengenal batas jarak dan waktu. Untuk lebih meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Indonesia, sudah waktunya para profesional Indonesia memanfaatkan jaringan internet dan menjadi bagian dari masyarakat informasi dunia. Dampak Negatif Internet Penggunaan internet saat ini sudah merasuk pada hampir semua aspek kehidupan. Internet sangat bermanfaat bagi semua kalangan karena memberikan informasi yang up to date setiap saat. Disamping internet mempunyai banyak manfaat, internet juga memiliki dampak negatif apabila tidak digunakan secara baik. Dampak negatif penggunaan internet seiring perkembangannya antara lain • Adanya ancaman virus. • Carding atau pencurian nomor kartu kredit. • Adanya aktivitas cracking. • Pembajakan karya intelektual • Penyebaran situs-situs yang tidak sesuai dengan moral (pornografi).
Untuk menanggulangi dampak negatif penggunaan internet, maka perlu adanya pengawasan khusus dan aturan yang jelas tentang pemakaian internet terutama dikalangan pendidikan. (http://enengnurul.wordpress.com/2009/07/20/kelebihan-dankelemahan%20internetintranet/)
9
3. PEMBAHASAN
3.1.
Profil Perusahaan Kino Corporation terbentuk pertama kali pada tahun 1991 sebagai sebuah
perusahaan distribusi kecil bernama Duta Lestari Sentratama. Dalam usaha memperluas industry manufakturnya, saat ini Duta Lestari Sentratama telah tumbuh secara signifikan dengan ratusan kendaraan dan 6 kantor cabang untuk menangani operasinya di seluruh Jawa. Kino Sentra Industrindo dibangun pada tahun 1997 sebagai sebuah perusahaan manufaktur dengan pabrik yang berlokasi di Semarang, Jawa Tengah. Kino Sentra Industrindo tetap aktif menciptakan berbagai macam produk berbentuk seperti permen, makanan ringan dan coklat. Langkah besar lainnya diambil pada tahun 1999, didirikanlah Kinocare Era Kosmetindo sebagai produsen berbagai produk perawatan pribadi untuk semua jenis kelamin dan usia. Pada tahun 2003 Kinocare Era mulai memperlihatkan perkembangan bisnisnya lebih lanjut kedalam divisi homecare dengan menyediakan berbagai macam produk homecare. Selanjutnya Kino melangkah lebih lanjut ke industri minuman dengan memproduksi Panther Energy Drink. Dalam ekspansinya ke wilayah Asia, pada tahun 2002 Kino membuka kantor cabang di Malaysia dengan nama Kino Care (M) Sdn. Bhd, pada tahun 2003 di Filipina dengan Nama Kino Consumer Philippines Inc, dan juga membangun distributor dengan beberapa distributor perusahaan besar lainnya di Singapura, Brunei, Vietnam dan Myanmar. Setelah hampir dua dekade, pada saat ini produk Kino Corporation Grup tersedia di distributor besar, hypermarket, supermarket, mini-market, ribuan toko kosmetik serta lebih dari jutaan outlet tradisional di seluruh kepulauan Indonesia. Kualitas produk Kino telah memenuhi kualifikasi standar internasional, dibuktikan oleh peningkatan permintaan dari pasar seluruh dunia, namun Kino menyadari sepenuhnya bahwa hal itu tidak bisa menjadikannya berpuas diri. Keberhasilan hari ini seharusnya dapat meningkatkan motivasi untuk mendapatkan pencapaian yang lebih besar bahkan pada masa depan industri. "The Innovator" berarti terus menjadi kreatif dan inovatif agar menjadi pemimpin konsumen barang tersebut.
3.2.
Stakeholder Perusahaan Dalam melakukan aktivitas bisnisnya PT Kino Corp. tidak terlepas dari
keterkaitannya dengan para stakeholder perusahaan. Beberapa stakeholder utama perusahaan yang berkaitan dengan pemanfaatan interkoneksi terdiri dari: 10
• Konsumen
Para konsumen dari produk Liang Teh Cap Panda produksi PT Kino Corp. adalah distributor, grosir, toko-toko retail dan konsumen langsung. Di dalam memasarkan produknya,
Kino
tidak
langsung
berhadapan
dengan
end-user.
Kino
menggunakan tenaga distributor, saat ini distributor yang bekerjasama dengan Kino sebanyak 60 distributor yang tersebar di berbagai wilayah dan negara. Untuk delivery produk di dalam pulau jawa dilakukan melalui mobil, sementara diluar pulau jawa dilakukan melalui kapal laut dan mobil. Untuk kasus-kasus tertentu produk juga bisa dikirimkan ke tujuan melalui pesawat udara. • Supplier
Untuk memproduksi produk-produknya, PT Kino Corp berhubungan dangan supplier yang terdiri dari supplier bahan baku yang berupa tumbuh-tumbuhan kering dan flavor. Disamping itu, diperlukan juga supplier packaging yang terdiri dari supplier kaleng dan supplier karton box. • Bank
Perusahaan memakai jasa Bank dalam melakukan transaksi bisnis, pembayaran kepada supplier, penerimaan pembayaran dari distributor dan pembayaran gaji karyawan. • Karyawan
Saat ini Kino memiliki 4,000 orang karyawan yang menjadi sumber daya bagi perusahaan untuk menggerakkan aktivitas bisnisnya. Keterkaitan karyawan sangat erat dengan perusahaan, dengan data yang lengkap mengenai karyawan, perusahaan dapat melakukan tindakan yang tepat sebagai reward ataupun perbaikan kinerja karyawan. • Manajemen Perusahaan
Peran manajemen perusahaan adalah untuk melakukan pengawasan atas bisnis yang sedang berjalan, terutama berkaitan dengan proses produksi, keuangan dan pemasaran. • Biro Perjalanan dan Hotel
PT Kino Corp. juga melakukan kerjasama dengan beberapa hotel. Kerjasama ini dilakukan untuk mempermudah pencarian penginapan bagi para karyawan yang bertugas di luar kota homebase. Disamping itu, kerjasama dengan pihak hotel juga membantu PT Kino Corp. untuk melaksanakan rapat-rapat penting. Untuk mempermudah pemesanan tiket untuk perjalanan baik dalam negeri maupun luar negeri, PT Kino Corp dalam melaksanakan aktivitasnya dibantu oleh perusahaan tour & travel.
11
• Masyarakan Umum
Sebagai sebuah perusahaan yang menjual consumer goods, perusahaan perlu melakukan pengenalan produk ke masyarakat luas. Pengenalan produk ini dapat menggunakan direct ataupun indirect. Secara indirect pengenalan produk ke masyarakat luas dilakukan melalui internet menggunakan web perusahaan.
3.3.
Penggunaan Intranet Oleh Perusahaan Untuk network dibagi menjadi 3 bagian yaitu : intranet, ekstranet dan internet.
Intranet yang digunakan Kino hanya bisa diakses oleh karyawan perusahaan atau pihak lain yang berhubungan erat dengan perusahaan seperti pemilik modal adapun informasi yang dapat diakses diadalam intranet mencakup data perusahaan dan data eksternal. Bentuk intranet dirancang sebagai Enterprise Information Portal yaitu sebuah interface dan integrasi intranet yang berbasis web dan teknologi lainnya yang memungkinkan pemakai intranet dapat mengakses beragam aplikasi bisnis. Kino telah mengimplementasikan SAP sebagai ERP program, sedangkan berkaitan dengan distributor Kino membangun program sendiri yang dinamakan dengan Kino-Sales-Program. Dari 12 modul SAP, Kino baru menggunakan modul Finance, Controlling, Material Management, Production Planning dan Sales Distribution.
Berkaitan dengan HR, perusahaan menggunakan program yang dibentuk sendiri dengan nama Kino-HR-Program. Program yang dipergunakan ini mencakup absensi online menggunakan fingerscan yang digunakan sebagai basis pengganjian, perhitungan cuti dan benefit lainnya yang berkaitan dengan absensi. Selain itu
12
fungsi utama dari program ini adalah perhitungan penggajian, jamsostek dan asuransi. Untuk memperlancar pekerjaan kantor, perusahaan juga memiliki e-mail internal yang digunakan para karyawannya melakukan komunikasi antar karyawan, antar departemen dan untuk mengirimkan data yang berhubungan dengan pekerjaan. Kebijakan intranet di PT Kino Corp. mencakup aplikasi penggunaan intranet di dalam perusahaan, dimana aplikasinya dapat dilihat dalam dua aspek sebagai berikut: • Komunikasi dan Kolaborasi
Intranet yang dikembangkan di PT Kino Corp memungkinkan terjadinya electronic collaboration system diantara pengguna intranet sehingga memungkinkan karyawan dapat menggunakan PC atau NC workstation untuk mengirim dan menerima e-mail, fax dan paging. Dengan demikian, penggunaan intranet membuat komunikasi di perusahaan menjadi lebih efektif sehingga bisa memungkinkan terjadinya transfer knowledge antar karyawan. Dari sisi biaya, penggunaan intranet untuk komunikasi juga membuat biaya yang dikeluarkan perusahaan menjadi lebih kecil. • Operasi Bisnis dan Manajemen
Kebijakan intranet di PT Kino Corp dikembangkan lebih jauh lagi sehingga bisa mendukung operasi bisnis dan manajemen perusahaan. Dukungan tersebut dimungkinkan karena perusahaan mengembangkan aplikasi bisnis berupa order processing application, sales management dan supply chain management. Dengan demikan, intranet di PT Kino Corp bukan hanya sebagai media komunikasi dan kolaborasi akan tetapi juga sebagai alat yang membantu pengambilan keputusan.
Teknologi intranet yang digunakan PT Kino Corp. adalah teknologi yang berbasis wide area network (LAN) termasuk didalamnya TCP/IP client dan server networked. Teknologi yang digunakan juga mencakup hardware dan software terkait seperti web browser dan server suites, HTML web publishing serta network management. Teknologi intranet perusahaan ini juga mencakup teknologi security berupa firewall server management, penggunaan password untuk akses masuk ke intranet, peng-enkripsian pesan dan penggunaan virtual private network.
13
3.4.
Penggunaan Ekstranet Oleh Perusahaan Ekstranet
adalah
perluasan
dari
intranet
perusahaan
sehingga
memungkinkan pengguna lain selain pengguna intranet seperti distributor dan team sales mengakses data tertentu. Secara umum, teknologi yang digunakan relatif sama yang berbeda adalah teknologi keamanannya dimana pada ekstranet teknologi keamanan ini sedikit lebih longgar dibandingakan intranet. Untuk kegiatan sales, program (ganti dengan nama diatas) mempermudah pengawasan penjualan barang dari distributor ke end-user, meskipun saat ini hanya baru sampai pada tahap pengawasan jumlah saja. Program ini memungkinkan pula bagi distributor untuk melakukan pemesanan barang kepada Kino secara online. Secara singkat, peranan dari program adalah sebagai penghubung antara perusahaan dengan distributor. Kegiatan perbankan dilakukan oleh Kino menggunakan e-Banking. Aplikasi ini digunakan untuk aktivitas yang berhubungan dengan collection, payment, sweeping dan deposit on call. 3.5. Kebijakan Internet Perusahaan Di PT Kino Corp, internet merupakan sebuah media untuk mempublikasikan informasi mengenai produk dan perusahaan dan sebagai media komunikasi dengan pemasok dan mitra bisnis. Penggunaan internet sebagai media pemasaran diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut: • Meningkatkan penjualan. • Memberikan informasi tentang produk dan perusahaan baik di dalam maupun di
luar negeri. • Meningkatkan
kepuasan
pelanggan
yang
memberikan
kesempatan
bagi
konsumen untuk melakukan komplain melalui email. 3.6. Teknologi yang Digunakan Website adalah salah satu alat komunikasi online yang menggunakan media internet dalam pendistribusiannya. Web adalah halaman informasi yang disediakan melalui jalur internet sehingga bisa diakses di seluruh dunia selama terkoneksi dengan jaringan internet. (http://www.proweb.co.id/articles/web_design.html). Dalam menampilan
informasi
kepada
konsumen
secara
online
PT
Kino
Corp.
menuangkannya dalam sebuah website dengan alamat www.kino.co.id. Di dalam website ini dicantumkan email dan no telepon yang bisa digunakan oleh konsumen untuk bertanya seputar perusahaan, produk dan complain menngenai perusahaan dan produk. 14
Untuk membantu konsumennya dalam mendapatkan informasi tentang produk,
perusahaan
menyediakan
juga
jejaring
social
dalam
hal
ini
www.facebook.com/liang teh cap panda. Disini para konsumen dapat berinteraksi dengan sesama konsumen seperti chat, messaging, email, video, chat suara, share file, blog, diskusi grup, dan lain-lain, dimana setiap anggotanya dapat bertukar informasi. 3.7.
Keuntungan Penggunaan Internetworked Enterprises Beberapa alasan dibentuknya Internetworked Enterprises di dalam PT Kino
Corp: • New
products, tujuan utama kerjasama antar perusahaan adalah untuk
menghasilkan sebuah atau beberapa produk baru. • New services, disamping produk-produk bersifat fisik, pelayanan-pelayanan baru
juga mungkin ditawarkan. • Efficiency, alasan efisiensi adalah terlaksananya proses yang lebih murah dan
lebih cepat. • Joint operation, kerjasama antara organisasi kegiatan usaha. • Strategic alliances, suatu bentuk kerjasama antara beberapa organisasi untuk
tujuan bersifat umum dan jangka panjang. • Customer supplier relationship, kerjasama antar organisasi produsen dan
distributor yang lebih efisien, sehingga barang yang dipasarkan akan tersalur kan dengan efisien ke pasar dan sampai di tangan konsumen.. • Outsourcing, yaitu mempercayakan perusahaan lain melakukan aktivitas atau
fungsi bisnis yang bersangkutan, karena keterbatasan SDM dan sarana, menggunakan perusahaan lain untuk mengelola jaringan. • Image building, yaitu menaikkan citra organisasi usaha. • Mengembangkan sayap dan jaringan bisnis.
Nilai-nilai bisnis yang dimiliki internetworking yaitu: • Mengatasi kendala geografis. • Mengatasi masalah waktu. • Mengatasi masalah biaya. • Mengatasi masalah struktural /birokrasi. • Mengurangi kesalahan dan biaya. • Meningkatkan efisiensi operasional. • Meningkatkan kemampuan bersaing. • Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang.
15
• Meningkatkan pelayanan pelanggan yang lebih baik dan pengembalian atas
investasi pemegang saham dan pemilik meningkat.
Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) pada setiap kegiatan penyelenggaraan organisasi tidak dapat dihindari. Oleh sebab itu penerapan TI dan komunikasi di dalam PT Kino Corp merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat ditawar-tawar lagi, dalam rangka mendukung pertukaran data dan informasi serta penyaluran informasi secara cepat, akurat dan aman. TI berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi, membantu memperbaiki kualitas dan berbagai jenis layanan yang diberikan. 3.8.
Future Development Beberapa hal yang berkaitan dengan internetworking yang dikembangkan
oleh Kino adalah: • Program Penjualan
Seperti yang dipaparkan sebelumnya, saat ini perusahaan menggunakan ekstranet berhubungan dengan para distributornya hanya mampu mengontrol jumlah penjualan dan persediaan yang ada di gudang distributor, belum sampai pada distribusi di layer kedua, yaitu penjualan distributor kepada agen atau konsumen lainya. Hal yang dapat dikembangkan di sini adalah dengan menambahkan aplikasi penjualan dari distributor kepada layer selanjutnya. Dapat dilakukan dengan menambahkan field dalam database program nama konsumen yang dituju. Kemudian program ini diinterfacekan ke program SAP modul SD, misalnya menggunakan konsumen X qq distributor Y. Tujuan dari hal ini adalah selain untuk memetakan end user produk Kino, pengukuran kinerja dari distributor dan salesman distributor dapat dilakukan. Selain itu perhitungan insentif juga dapat dilakukan secara baik. • Program Inventory
Selama ini masih belum dilakukan kontrol atas tanggal kadaluarsa barang yang ada di gudang distributor. Untuk mengatasi barang retur dari distributor berkaitan dengan kadaluarsa, perusahaan biasanya melakukan promosi barang atas barang tersebut. Dengan menggunakan ekstranet, perusahaan dapat mengembangkan program untuk pengendalian kadaluarsa persediaan yang ada di gudang distributor. Caranya, membuat program persediaan yang mencantumkan production code, kemudian setiap distributor mengirimkan barang ke konsumennya, dilakukan 16
scanning terhadap kode produksi yang akan secara langsung mengurangi stock barang yang terdapat pada database program tersebut. Program ini dapat pula diintegrasikan kedalam SAP atau berdiri sendiri. Tujuan dari dikembangkannya hal ini adalah untuk memantau aliran barang di gudang distributor dan meminimalisir produk yang kadaluarsa. • Cuti Online
Konsep dari pengajuan cuti secara online ini adalah karyawan mengajukan permohonan cuti secara online menggunakan intranet. Dimana atasan jika menyetujui akan melakukan approval melalui media yang sama. Data yang telah ada ini pada akhirnya akan dicompile ke sistem HRIS secara langsung akan memotong cuti yang dimiliki oleh karyawan bersangkutan. Tujuan dari dilakukannya hal ini adalah untuk efisiensi waktu, mengurangi dokumentasi manual dan mempermudah HRD untuk melakukan pengawasan terhadap karyawan.
17
4. KESIMPULAN DAN SARAN
4.1.
Kesimpulan PT Kino merupakan perusahaan barang yang terbentuk pada tahun 1991
dengan perusahaan kecil yang bernama Duta Lestari Sentratama merupakan perusahaan manukfaktur yang memproduksi produk yang dibutuhkan oleh masyarakat. PT Kino Corp. dalam melakukan aktivitas bisnisnya bekerjasama dengan Bank (dalam melakukan transaksi bisnis, pembayaran kepada supplier, penerimaan pembayaran dari distributor dan pembayaran gaji karyawan), supplier bahan baku, supplier packaging, distributor agent, hotel-hotel (untuk mempermudah untuk pencarian homebase), dan tour & travel (untuk mempermudah pemesanan tiket untuk perjalanan baik dalam negeri maupun luar negeri). PT. Kino dalam transaksi pemasaran barangnya menggunakan teknologi berbasis Internetworking yang terdiri dari intranet, ekstranet, internet dan website. Teknologi intranet yang digunakan PT Kino Corp. adalah teknologi yang berbasis wide area network (LAN) termasuk didalamnya TCP/IP client dan server networked. Teknologi ekstranet yang digunakan pada PT kino digunakan untuk memudahkan distributor melakukan pemesanan barang kepada PT Kino Corp. dan memungkinkan divisi penjualan dan pemasaran untuk memantau progress dari penjualan yang telah terjadi. Teknologi internet yang digunakan oleh PT kino dimaksudkan untuk mempublikasikan informasi mengenai produk dan perusahaan dan sebagai media komunikasi dengan pemasok dan mitra bisnis. Dalam menampilan informasi kepada konsumen secara online PT Kino Corp. menuangkannya dalam sebuah website dengan alamat www.kino.co.id. Untuk membantu konsumennya dalam mendapatkan informasi tentang produk, perusahaan menyediakan juga jejaring social dalam hal ini www.facebook.com/liang teh cap panda. Keuntungan PT Kino Corp dengan dibentuknya Internetworked Enterprises antara lain : menghasilkan produk baru, memungkinkan menawarkan pelayanan baru, efisiensi, memungkinkan kerjasama antar organisasi, membangun kerjasama antara beberapa organisasi untuk tujuan bersifat umum dan jangka panjang, kerjasama antar organisasi produsen dan distributor yang lebih efisien, menaikkan citra organisasi usaha, mengembangkan sayap dan jaringan bisnis.
18
4.2.
Saran Masukan terhadap PT Kino Corp berkaitan dengan internetworking
diantaranya
penyempurnaan
program
penjualan,
disini
dapat
dilakukan
pengembangan dengan menambahkan aplikasi penjualan dari distributor kepada layer selanjutnya. Dapat dilakukan dengan menambahkan field dalam database program nama konsumen yang dituju. Tujuan dari hal ini adalah selain untuk memetakan end user produk Kino, pengukuran kinerja dari distributor dan salesman distributor dapat dilakukan. Selain itu perhitungan insentif juga dapat dilakukan secara baik. Dengan menggunakan ekstranet, perusahaan dapat mengembangkan program untuk pengendalian kadaluarsa persediaan yang ada di gudang distributor. Program ini dapat pula diintegrasikan kedalam SAP atau berdiri sendiri. Tujuan dari dikembangkannya hal ini adalah untuk memantau aliran barang di gudang distributor dan meminimalisir produk yang kadaluarsa. Dari sisi HR, dapat juga dikembangkan konsep pengajuan cuti secara online, dimana karyawan dapat mengajukan permohonan cuti secara online menggunakan intranet. Dimana atasan jika menyetujui akan melakukan approval melalui media yang sama. Tujuan dari dilakukannya hal ini adalah untuk efisiensi waktu, mengurangi dokumentasi manual dan mempermudah HRD untuk melakukan pengawasan terhadap karyawan.
19
DAFTAR PUSTAKA
Fitriyah N. 2011. Kelebihan dan Kelemahan Internet dan Intranet. [terhubung berkala].
http://enengnurul.wordpress.com/2009/07/20/kelebihan-dan-
kelemahan internetintranet/ [17 Mei 2011]. Mutia I. 2004. Konsep Sistem Informasi Manajemen. [terhubung berkala]. http://directory.umm.ac.id/SI-PT/akuntansi-mutia.pdf [18 Mei 2011]. [PROWEB]
Proweb
Indonesia.
Web
Application.
[terhubung
berkala]
http://www.proweb.co.id/articles/web_design.html [14 Mei 2011]. Sutarsyah. Pemanfaatan Internetworking Dalam Pendayagunaan ISBN Pada Industri Perbukuan.
J
Pustakawan
Indonesia
7:1.
[terhubung
berkala].
http://www.akademik.unsri.ac.id/download/journal/files/baijournal/%5B4%5D%2 0art_sutarsyah-edit.pdf [17 Mei 2011]. O’Brien, JA. 2002. Management Information Systems : Managing Information Technology in the E-Business Enterprise. 5th. Ed. Irwin Inc. Boston. www.facebook.com/liang teh cap panda www.kino.co.id
20
