INTERNE REGELS VOOR STAGES EN STUDIEBEZOEKEN BIJ HET SECRETARIAAT-GENERAAL VAN HET EUROPEES PARLEMENT
1
DEEL I : STAGES Hoofdstuk Algemene bepalingen 1 Artikel 1
Soorten stages bij het Secretariaat-generaal van het Europees Parlement
4
Artikel 2
Toepassingsgebied
4
Artikel 3
Administratieve en financiële bevoegdheid
4
Artikel 4
Raadgevend comité voor stages
4
Artikel 5
Algemene toelatingsvoorwaarden
5
Artikel 6
Toelatingsprocedure
5
Artikel 7
Stageovereenkomst
6
Artikel 8
Algemene verplichtingen van stagiairs
6
Artikel 9
Taken van de mentor
7
Artikel 10
Tijdelijke onderbreking van de stage
7
Artikel 11
Voortijdige beëindiging van de stage
7
Artikel 12
Einde van de stage
8
Artikel 13
Arbeidsduur
8
Artikel 14
Reiskosten aan het begin en het einde van de stage
8
Artikel 15
Kosten van dienstreizen en verplaatsingen tijdens de stage
9
Goedkeuring van de dienstreis
9
Vergoeding van de verblijfskosten en dagvergoeding
9
Vergoeding van reiskosten
10
Gang van zaken bij dienstreizen en onkostendeclaratie
11
Artikel 16
Verzekering tegen ziektekosten en ongevallen
11
Artikel 17
Verlof
11
Artikel 18
Buitengewoon verlof
11
Artikel 19
Ziekteverlof
12
Artikel 20
Ongemotiveerd verzuim
12
Hoofdstuk
Bepalingen betreffende stages voor afgestudeerden
2 Artikel 21
Doel en soorten stages voor afgestudeerden
12
Artikel 22
Specifieke voorwaarden voor toelating
12
Artikel 23
Duur van de stage
12
Artikel 24
Financiële rechten
13
Hoofdstuk
Bepalingen betreffende stages in het kader van opleiding 2
3 Artikel 25
Doel en specifieke voorwaarden voor toelating tot stages in het kader van opleiding
13
Artikel 26
Duur van de stage
14
Niet-verplichte stages
14
Stages met een verplicht karakter in de zin van artikel 25 Lid 2
14
Artikel 27
Vergoeding
14
Hoofdstuk
Bepalingen betreffende stagiairs in derde landen die geen kandidaat voor toetreding zijn
4 Artikel 28
Onderwerp
15
Artikel 29
Specifieke toelatingsprocedure
15
Artikel 30
Duur van de stage
16
Artikel 31
Kosten van reizen, dienstreizen en verplaatsingen tijdens de stage
16
DEEL II: STUDIEBEZOEKEN Artikel 32
Algemene bepalingen
16
DEEL III: SLOTBEPALINGEN Artikel 33
Geschillen
17
Artikel 34
Verwerking persoonsgegevens
17
Artikel 35
Inwerkingtreding
18
3
DEEL I: STAGES Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Soorten stages bij het Secretariaat-generaal van het Europees Parlement Om een bijdrage te leveren tot het Europese onderwijs en de beroepsopleiding van burgers en ter bevordering van een beter inzicht in het functioneren van de Instelling, biedt het Secretariaat-generaal de mogelijkheid om de volgende stages te volgen: a) b) c) d)
stages voor afgestudeerden: Robert Schuman-stages, algemene optie en optie journalistiek; stages in het kader van opleiding; stages voor tolken en vertalers; ad-hocstages op grond van een schriftelijk akkoord tussen het Parlement en een externe instantie. Artikel 2 Toepassingsgebied
Deze regeling is van toepassing op alle stages aangeboden door het Secretariaat-generaal van het Europees Parlement, met uitzondering van de stages bedoeld in artikel 1, onder c) en d), waarvoor afzonderlijke regelingen gelden.
Artikel 3 Administratieve en financiële bevoegdheid
1. Het gezag dat gemachtigd is te beslissen over de toelating tot alle stages die onder deze regeling vallen (hierna het bevoegde gezag genoemd) is de directeur-generaal Personeelszaken of zijn gevolmachtigde. 2. Na goedkeuring van de begroting van het Europees Parlement besluit het bevoegde gezag hoeveel stages van iedere categorie in dat begrotingsjaar maximaal mogelijk zijn en welk percentage daarvan krachtens artikel 26 van de onderhavige regeling verlengd kan worden. Artikel 4 Raadgevend comité voor stages
1. Het Raadgevend Comité voor stages (hierna het comité genoemd) waakt over de kwaliteit van de inhoud en het verloop van de stages en over de totstandkoming van voorzieningen voor de opvang van stagiairs. Het comité doet hiertoe aanbevelingen aan de secretaris-generaal. Het comité wordt geraadpleegd inzake elk voorstel tot wijziging van deze regeling.
2. Het comité bestaat uit een vertegenwoordiger van elk directoraat-generaal1 die door de secretaris-generaal wordt gekozen uit de ambtenaren die in elk daarvan verantwoordelijk zijn voor stages. De secretaris-generaal benoemt de voorzitter en de secretaris van het comité alsook een waarnemer van het Comité gelijke kansen voor vrouwen en mannen (Copec).
1 Onder deze benaming vallen ook de zelfstandige diensten zoals de kabinetten en de daaraan verbonden zelfstandige
directies.
4
Artikel 5 Algemene toelatingsvoorwaarden 1. Stagiairs: a) moeten de nationaliteit bezitten van een lidstaat van de Europese Unie of van een land dat kandidaat is voor toetreding tot de Europese Unie, onder voorbehoud van lid 2; b) moeten bij aanvang van de stage de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt; c) moeten een grondige kennis hebben van een van de officiële talen van de Europese Unie; d) mogen niet al eerder een stage hebben gevolgd of een bezoldigde dienstbetrekking van meer dan vier opeenvolgende weken ten laste van de begroting van de Europese Unie hebben vervuld; e) moeten, indien dat zij met kinderen werkzaam zullen zijn, een uittreksel uit het strafregister overleggen van minder dan een jaar oud, dat is afgegeven in de laatste gewone verblijfplaats van de stagiair. Indien het uittreksel uit het strafregister uit een land afkomstig is waar een bijzonder model wordt gehanteerd voor personen die met kinderen werkzaam zijn, is dit laatste document van toepassing.
2. In afwijking van het in het vorige lid onder a) bepaalde komen ook staatsburgers van derde landen die geen kandidaat voor toetreding tot de Europese Unie zijn, in aanmerking voor een stage tot ten hoogste 10% van het totale aantal stages als vastgesteld overeenkomstig artikel 3, lid 2, en wel indien zij daarvoor toestemming hebben gekregen van het bevoegde gezag nadat dit hun dossier heeft bestudeerd.
3. Geselecteerde kandidaten afkomstig uit derde landen dienen voor hun binnenkomst in het land waar zij werkzaam zullen zijn te voldoen aan de daar geldende regels met betrekking tot het verblijfsrecht. De geselecteerde kandidaten zien er met name op toe dat hun visum gedurende de gehele stageperiode geldig is en dat hun visum het niet alleen mogelijk maakt zonder problemen te reizen in het land waar zij werkzaam zijn, maar ook in België, Luxemburg en Frankrijk, waar zich de drie standplaatsen van het Parlement bevinden. De kosten in verband met het visum worden niet vergoed door het Europees Parlement. Artikel 6 Toelatingsprocedures
1. Stageaanvragen kunnen uitsluitend via de website van het Europees Parlement worden ingediend. Daartoe wordt het onlineaanvraagformulier door de kandidaat ingevuld en verzonden waarna het formulier wordt opgenomen in het gegevensbestand van het stagebureau. De kandidaten ontvangen een bevestiging van de indiening van hun aanvraag en een registratienummer.
2. Het stagebureau onderzoekt de ontvankelijkheid van de aanvragen op basis van de algemene toelatingsvoorwaarden in artikel 5 en de specifieke toelatingsvoorwaarden voor de verschillende soorten stages in de artikelen 22 en 25. Voor elke stageperiode stelt het bureau, rekening houdende met de wensen van de kandidaten, de bevoegde diensten van de directoraten-generaal in kennis van alle belangrijke gegevens met betrekking tot de ontvankelijke sollicitaties alsook een indicatie van het aantal stagiairs dat het directoraat-generaal zal kunnen ontvangen. 3. De bevoegde diensten van de directoraten-generaal bestuderen deze aanvragen op basis van de kwalificaties en geschiktheid van de kandidaten, de specifieke behoeften met het oog op de toekomstige werkzaamheden van deze directoraten-generaal en de opvangcapaciteit van hun diensten.
4. De bevoegde diensten van de directoraten-generaal vermelden voor iedere geselecteerde kandidaat de dienst van plaatsing en de gegevens betreffende de mentor en delen de door deze gekozen stageonderwerpen mede. Bij gelijke verdienste houdt de dienst rekening met een zo evenwichtig mogelijke geografische verdeling naar herkomst van de kandidaten en het evenwicht tussen mannen en vrouwen. De bevoegde diensten delen het stagebureau de uitkomst mede van de selectie, gerangschikt naar prioriteit. 5
5. Het Europees Parlement voert een beleid van gelijke kansen en treft, in het kader van de aanwerving van stagiairs, indien nodig, positieve maatregelen ten aanzien van personen met een handicap. 6. Het bevoegde gezag bepaalt welke van de aldus geselecteerde kandidaten worden toegelaten gezien het totale aantal stages dat mogelijk is overeenkomstig artikel 3, lid 2. 7. Na afloop van elke selectieprocedure brengt het stagebureau het comité op de hoogte van het aantal ontvangen stageaanvragen, het aantal ontvankelijke aanvragen en de uitkomst van de gemaakte selectie. 8. De kandidaten worden persoonlijk van het resultaat van hun kandidatuur in kennis gesteld via het emailadres dat vermeld is in de aanvrage. De geselecteerde kandidaten ontvangen een stagevoorstel waarin het e-mailadres van hun mentor wordt vermeld. Zij kunnen zich tot laatstgenoemde wenden voor het stageprogramma, de onderwerpen en taken die hun zullen worden opgedragen. Iedere geselecteerde kandidaat is gehouden om binnen de in het voorstel gestelde termijn het volgende over te leggen: a) de gedateerde en ondertekende stageaanvraag; b) de door hem of door de vertegenwoordiger van zijn onderwijsinstelling ondertekende stageovereenkomst ; c) de ondertekende geheimhoudingsverklaring; d) een document waaruit de nationaliteit blijkt; e) kopieën van diploma's waarnaar in de onlineaanvraag wordt verwezen; f) indien van toepassing, het document bedoeld in artikel 5, lid 1, onder e); g) indien van toepassing, en afhankelijk van de gekozen stage, de verklaringen in verband met de specifieke toelatingsvoorwaarden (artikelen 22 en 25) Een officiële vertaling van genoemde documenten is vereist indien die niet in een van de officiële talen van de Europese Unie gesteld zijn. 9. Kandidaten die niet zijn geselecteerd, hun aanvraag hebben ingetrokken of het stagevoorstel hebben afgewezen, kunnen opnieuw een aanvraag indienen voor een volgende stageperiode. 10. De uitkomst van de selectieprocedure wordt niet openbaar gemaakt. 11. De toelating tot een stage verleent de kandidaat in geen geval de hoedanigheid van ambtenaar of functionaris van de Europese Unie en geeft geenszins recht op latere tewerkstelling.
Artikel 7 Stageovereenkomst 1. Elke kandidaat die is toegelaten tot een stage bij het Europees Parlement dient een stageovereenkomst te ondertekenen. De overeenkomst kan, indien van toepassing, worden ondertekend door een vertegenwoordiger van zijn onderwijsinstelling. 2. Uitsluitend deze overeenkomst is van toepassing. Het Europees Parlement treedt tot geen enkele stageovereenkomst toe die wordt aangeboden door de onderwijsinstelling van de stagiair.
Artikel 8 Algemene verplichtingen van stagiairs 1. Door een stage bij het Europees Parlement te aanvaarden verbindt de stagiair zich ertoe de interne voorschriften van de Instelling na te leven. 6
2. Stagiairs worden voor de gehele stageperiode onder de verantwoordelijkheid van een mentor geplaatst.
3. Stagiairs dienen zich te houden aan de instructies van hun mentor en van de hiërarchieke meerderen van de dienst waarbij zij zijn geplaatst, alsook aan de administratieve richtsnoeren van het bevoegde gezag. Zij dienen zich ook te houden aan de interne voorschriften van het Europees Parlement, met name de veiligheidsvoorschriften.
4. Stagiairs dienen bij te dragen tot de werkzaamheden van de diensten waarbij zij worden geplaatst. Auteursrechten op het tijdens de stage verrichte onderzoek behoren toe aan het Europees Parlement.
5. Zij zijn verplicht de feitelijke gegevens en inlichtingen die hun tijdens hun verblijf bij de Instelling ter kennis komen met de nodige discretie en geheimhouding te behandelen. Het is hun verboden niet eerder aan de openbaarheid prijsgegeven documenten of gegevens aan enig ander te verstrekken, behalve in geval van voorafgaande toestemming van de Instelling. Ook na afloop van hun stage blijven zij hiertoe verplicht. 6. Stagiairs mogen geen beroepsmatige verplichtingen tegenover derden hebben die onverenigbaar met hun stage zouden zijn. 7. De stagiairs zijn verplicht te voldoen aan de voorschriften van het land waar zij stage lopen en met name ook aan het voorschrift om zich in te schrijven in het gemeentelijk bevolkingsregister. Artikel 9 Taken van de mentor
1. De mentor stelt een stageplan op en ziet toe op de werkzaamheden van de stagiairs tijdens de gehele duur van de stage. Op aanvraag van de geselecteerde kandidaat stelt de mentor deze voor de aanvang van de stage op de hoogte van het stageprogramma, de stageonderwerpen en de aan hem opgedragen taken. 2. De mentor helpt de stagiair bij alle administratieve zaken en fungeert als diens contactpersoon voor de administratieve contacten met het stagebureau. 3. De mentor stelt het stagebureau onverwijld in kennis van elk belangrijk voorval tijdens de stage (met name absentie, ziekte, ongevallen) dat hij heeft vastgesteld of waarvan hij door de stagiair in kennis is gesteld. 4. De mentor geeft op het daartoe bestemde formulier een beoordeling van de stage en vermeldt daarbij over welke periode de stage zich daadwerkelijk uitstrekte. Artikel 10 Tijdelijke onderbreking van de stage 1. Stages kunnen door het bevoegde gezag tijdelijk worden onderbroken gedurende ten hoogste een maand op een met redenen omkleed en door de mentor ondertekend verzoek van de stagiair, dat gericht is tot het bevoegde gezag. Ook de mentor kan, onder dezelfde voorwaarden, een met redenen omkleed verzoek indienen voor onderbreking van de stage. 2. Gedurende een tijdelijke onderbreking van de stage worden de rechten en plichten van het Europees Parlement en de stagiair opgeschort, onverminderd het bepaalde in artikel 8, leden 4 en 5. Artikel 11 Voortijdige beëindiging van de stage 1. Het bevoegde gezag kan de stage voor het verstrijken van de overeengekomen stageperiode definitief beëindigen: –
hetzij op een met redenen omkleed en door de mentor ondertekend verzoek van de stagiair, dat gericht is aan het bevoegde gezag, 7
–
hetzij op een met redenen omkleed verzoek van de mentor, dat is ondertekend door zijn directeurgeneraal en gericht is tot het bevoegde gezag; met name kan om definitieve beëindiging van de stage worden verzocht om dwingende redenen van dienstbelang, vanwege onvoldoende prestaties of omdat de stagiair zijn verplichtingen niet nakomt,
–
hetzij uit eigen beweging, met name om dwingende redenen van dienstbelang of omdat de stagiair zijn verplichtingen niet nakomt, na deze te hebben gehoord.
2. In het geval van een verzoek van de mentor stelt deze de stagiair schriftelijk in kennis van de redenen voor het verzoek en biedt hem de mogelijkheid om, naar keuze van de stagiair, mondeling of schriftelijk zijn opmerkingen kenbaar te maken. Vervolgens richt de mentor een verzoek tot beëindiging van de stage tot het bevoegde gezag. Na ontvangst van dit verzoek kan het bevoegde gezag aan de stagiair voorstellen om zijn stage bij een andere dienst voort te zetten, zonder dat dit een verplichting inhoudt. In dat geval wordt een aanhangsel bij de stageovereenkomst opgesteld. 3. In geval van voortijdige beëindiging van de stage op grond van een gemotiveerd verzoek van de mentor of uit eigen beweging neemt het bevoegde gezag een met redenen omkleed besluit en deelt dit mee aan de stagiair. Artikel 12 Einde van de stage 1. Onder voorbehoud van artikel 11 eindigt de stage na het verstrijken van de periode waarvoor deze werd toegekend.
2. Aan het einde van de stage stelt de stagiair een stageverslag op met het daartoe bestemde formulier. Op ditzelfde formulier vermeldt de mentor zijn beoordeling van de stage. Dit formulier wordt door de stagiair en de mentor ondertekend en door de mentor aan het stagebureau toegezonden. 3. Als de stagiair aan al zijn verplichtingen heeft voldaan, verstrekt het stagebureau hem een stagecertificaat met het daartoe bestemde formulier. Dit vermeldt de duur van de stage, de dienst van plaatsing, de standplaats en de naam van de mentor. Artikel 13 Arbeidsduur De werktijden die gelden bij het Europees Parlement worden aangehouden. Aangepaste werktijden kunnen gelden voor stages die verband houden met werkzaamheden met kinderen (stage in crèche).
Artikel 14 Reiskosten aan het begin en het einde van de stage 1. Stagiairs hebben recht op een forfaitair bedrag als bijdrage aan de kosten die zij aan het begin en het einde van de stage hebben moeten maken voor de reis tussen hun daadwerkelijke woonplaats en de plaats van tewerkstelling. Dit recht bestaat als de afstand tussen deze twee plaatsen meer bedraagt dan 50 km. Onder daadwerkelijke woonplaats wordt verstaan het adres dat de kandidaat heeft opgegeven in zijn onlineaanvraag. Voor aanvang van de stage kan dit adres door het stagebureau worden gewijzigd op schriftelijk en met redenen omkleed verzoek van de kandidaat. Het gewijzigde adres zal worden opgevat als laatste daadwerkelijke woonplaats. Een kopie van de wijziging wordt opgenomen in het dossier van de kandidaat. Na de aanvang van de stage wordt aan geen enkel verzoek tot adreswijziging gevolg gegeven. 8
De betaling in verband met de kosten voor de reis naar de plaats van tewerkstelling vindt uiterlijk 6 weken na aanvang van de stage plaats en de reiskosten voor de terugkeer naar de daadwerkelijke woonplaats uiterlijk 6 weken na het einde van de stage, op voorwaarde dat het stagebureau het daartoe bestemde en naar behoren ingevulde, gedateerde en ondertekende document heeft ontvangen. 2. Het forfaitaire bedrag wordt als volgt berekend: – – –
0,1326 EUR per km van 1 t/m 1000 km; 0,0884 EUR per km vanaf 1001 km; 0,0000 EUR bij meer dan 10.000 km.
De kilometervergoeding wordt jaarlijks op 1 januari aangepast. De bovenstaande bedragen gelden voor het jaar 2012. 3. In afwijking van lid 1 van dit artikel worden de kosten van de terugreis niet vergoed indien de stage tijdens de eerste maand definitief wordt afgebroken op verzoek van de stagiair (artikel 11, lid 1, eerste streepje) zonder dat daar een dwingende reden voor is. Indien het bevoegde gezag op verzoek van de mentor of uit eigen beweging heeft besloten de stage tijdens de eerste maand te beëindigen, kan het besluiten de kosten van de terugreis niet te vergoeden. Eveneens kan het bevoegde gezag besluiten de kosten van de terugreis niet te vergoeden indien zij op verzoek van de mentor of uit eigen beweging tussen de tweede maand van de stage en de in de stageovereenkomst opgenomen einddatum, heeft besloten de stage te beëindigen wegens plichtsverzuim van de stagiair. 4. Het Europees Parlement draagt in geen geval bij in reiskosten die zijn gemaakt in verband met onderbreking of hervatting van de stage. Artikel 15 Kosten van dienstreizen en verplaatsingen tijdens de stage Goedkeuring van de dienstreis
1. Tijdens hun stage kunnen stagiairs op dienstreis worden gezonden naar een van de standplaatsen van het Europees Parlement (Brussel, Luxemburg en Straatsburg) om de parlementaire werkzaamheden te volgen. 2. Stagiairs bij een voorlichtingsbureau van het Europees Parlement hebben toestemming voor dienstreizen buiten de drie standplaatsen van het Europees Parlement, in het land waar zij tewerkgesteld zijn. 3. Iedere bevoegde dienst stelt op grond van zijn behoeften het aantal dagen vast van de dienstreizen van de stagiairs met een maximum van twee dagen per dienstreis (exclusief reisdagen) per volledige stagemaand. Vergoeding van de verblijfskosten en dagvergoeding
4. Voor dienstreizen naar een van de drie standplaatsen van het Europees Parlement hebben de stagiairs recht op een forfaitair bedrag van 180 EUR voor de eerste 24 uur en 90 EUR per schijf van 12 uur van een begonnen dienstreis, reisdagen inbegrepen. Indien niet wordt overnacht op de dienstreislocatie is het forfaitaire bedrag beperkt tot 65 EUR voor de dienstreis. Voor dienstreizen buiten de drie standplaatsen hebben de stagiairs recht op een dagvergoeding en vergoeding van de kosten van hun hotel (op vertoon van een factuur) overeenkomstig de geldende interne regels voor dienstreizen en verplaatsingen. Indien de dienstreis plaatsvindt binnen een straal van 50 km van de plaats van tewerkstelling is het forfaitaire bedrag beperkt tot 65 EUR voor de dienstreis. 9
De bovenstaande forfaitaire bedragen worden aangepast overeenkomstig de bepalingen voor de dagvergoedingen en forfaitaire verblijfskostenvergoedingen voor dienstreizen van de ambtenaren en ander personeelsleden van het Parlement naar de drie standplaatsen. 5. Het bedrag bestaat uit –
een voorschot van 70% van de geraamde kosten voor de betreffende dienstreis;
–
het saldo na ontvangst van een ontvankelijke onkostendeclaratie met, indien van toepassing, de bijlagen.
Het Europees Parlement kan overgaan tot de volledige of gedeeltelijke terugvordering van bedragen in geval van annulering of verkorting van de dienstreis, of als de onkostendeclaratie niet tijdig wordt ontvangen. De stagiair die toestemming heeft voor een dienstreis tijdens de laatste 15 dagen van zijn stage, heeft geen recht op een voorschot. Vergoeding van reiskosten
6. De verplaatsingen vinden plaats met de meest geschikte vervoersmiddelen, volgens de optimale verhouding tussen totale kosten en doelmatigheid. Verplaatsingen in door het Europees Parlement georganiseerde charters zijn geoorloofd voor zover deze beschikbaar zijn. Verplaatsingen met personenauto's zijn uitsluitend geoorloofd tussen de drie standplaatsen (vertrekplaats en plaats van bestemming). 7. Vergoeding van kosten voor transfer (parkeren, openbaar vervoer, taxi) is niet geoorloofd. 8. Ongeacht de bestemming van de dienstreis is de vergoeding voor vervoer altijd beperkt tot: –
voor de trein, 2e klasse;
–
voor het vliegtuig, toeristenklasse;
volgens de optimale verhouding tussen totale kosten en doelmatigheid. 9. Geen enkel bewijsstuk is nodig voor dienstreizen tussen de drie standplaatsen (vertrekplaats en plaats van bestemming). Voor andere dienstreizen, met inbegrip van die binnen het land van tewerkstelling (stagiairs bij een voorlichtingsbureau) of dienstreizen van een voorlichtingsbureau naar een van de drie standplaatsen zijn de volgende bewijsstukken noodzakelijk:
– voor de trein: het treinkaartje; – voor het vliegtuig: het biljet en de originele instapkaarten. Ingeval de stagiair de reiskosten voorschiet, moet tevens een originele factuur met betalingsbewijs worden overgelegd. 10. Stagiairs kunnen gebruik maken van het door het Europees Parlement goedgekeurde reisbureau, en hoeven dan hun reiskosten niet voor te schieten. Het Europees Parlement kan overgaan tot volledige of gedeeltelijke terugvordering van voorgeschoten reiskosten in geval van annulering of verkorting van de dienstreis, of als de onkostendeclaratie niet tijdig wordt ontvangen. De stagiair die toestemming heeft voor een dienstreis tijdens de laatste 15 dagen van zijn stage, dient zijn 10
reiskosten zelf voor te schieten. Gang van zaken bij dienstreizen en onkostendeclaratie
11. Voor het vertrek op dienstreis vullen de mentoren de dienstreisformulieren in. Ten minste een week voor het begin geeft de directeur-generaal of zijn gevolmachtigde toestemming voor de dienstreis.
12. Na de dienstreis stellen de stagiairs hun onkostendeclaratie op en laten deze tekenen door hun mentor. De onkostendeclaratie moet uiterlijk 10 kalenderdagen na het einde van de dienstreis worden verzonden aan de afdeling Dienstreizen. Na het verstrijken van 15 kalenderdagen worden de voorgeschoten bedragen van de stagiair teruggevorderd. Artikel 16 Verzekering tegen ziektekosten en ongevallen 1. Stagiairs moeten gedekt zijn tegen de risico's van ziekte en ongevallen. Het Europees Parlement sluit voor hen een ziektekosten- en ongevallenverzekering af die een aanvullende dekking biedt naast de nationale verzekering of enige andere verzekering die de stagiairs mochten hebben afgesloten. 2. Op verzoek van de stagiair kan het Europees Parlement ook zijn/haar echtgeno(o)t)(e) en kinderen verzekeren. In dat geval komen de verzekeringspremies ten laste van de stagiair. Artikel 17 Verlof 1. Stagiairs hebben recht op twee dagen verlof per maand verrichte stage. Verlofaanvragen worden gericht aan de mentor, die deze tekent en doorzendt naar het stagebureau. Verlofdagen die niet zijn opgenomen worden niet vergoed. 2. Stagiairs hebben recht op de officiële verlofdagen die vermeld staan in de lijst van feestdagen en de dagen waarop de kantoren van het Europees Parlement tijdens hun stageperiode gesloten zijn. Artikel 18 Buitengewoon verlof 1. Nadat de mentor daarvan in kennis is gesteld, kan de stagiair bij het stagebureau buitengewoon verlof aanvragen in de gevallen voorzien voor de ambtenaren van het Europees Parlement. Verlofaanvragen en bewijsstukken worden verzonden naar het stagebureau met uitzondering van doktersverklaringen die worden gericht aan de medische dienst van de Instelling (Brussel of Luxemburg). 2. Indien de stagiair naar zijn onderwijsinstelling moet terugkeren om verplicht onderwijs te volgen of om examens af te leggen, wordt voor het noodzakelijke aantal dagen dat de stagiair afwezig is toestemming verleend op vertoon van een bewijsstuk van de onderwijsinstelling. 3. Het bevoegde gezag besluit over buitengewoon verlof of verplicht verlof voor studie en examens aan de hand van verstrekte bewijsstukken. 4. Indien geen studieverlof wordt verleend kan de stagiair een verzoek indienen tot tijdelijke onderbreking van de stage overeenkomstig artikel 10. Artikel 19 Ziekteverlof 1. In geval van ziekte dient de stagiair zijn mentor en/of de dienst van plaatsing hiervan op de eerste dag van 11
afwezigheid onverwijld op de hoogte te stellen. 2. Indien de stagiair meer dan drie kalenderdagen afwezig is dient hij een doktersverklaring te doen toekomen aan de medische dienst van de Instelling (Brussel of Luxemburg). 3. Ziekteverzuim zonder doktersverklaring is tijdens de duur van de stage zonder uitzondering beperkt tot één dag per maand, berekend over de gehele stageperiode. Artikel 20 Ongemotiveerd verzuim In geval van afwezigheid die niet gegrond is op een besluit van het bevoegde gezag tot onderbreking van de stage in de zin van artikel 10 of door ziekteverlof in de zin van artikel 19, stelt de mentor het stagebureau van deze afwezigheid in kennis. Het gezag stuurt een aanmaning naar het door de stagiair opgegeven adres waarin de stagiair wordt verzocht om zich binnen een week na ontvangst van de aanmaning te melden bij de dienst waar hij stage loopt. Na het verstrijken van deze termijn besluit het bevoegde gezag of de stage al dan niet beëindigd moet worden en zo ja, met ingang van welke datum.
Bepalingen betreffende stages van afgestudeerden Artikel 21 Doel en soorten stages van afgestudeerden 1. Deze stages zijn uitsluitend bestemd voor afgestudeerden aan een universiteit of een daarmee gelijkgestelde school. Deze stages hebben ten doel afgestudeerden de mogelijkheid te bieden de tijdens hun studie opgedane kennis te verruimen en zich vertrouwd te maken met de activiteiten van de Europese Unie en van het Europees Parlement in het bijzonder. 2. Er zijn twee soorten stages: – –
algemene optie optie journalistiek. Artikel 22 Specifieke voorwaarden voor toelating
1. Elke kandidaat voor een dergelijke stage moet een universitaire studie van ten minste drie jaar met een diploma hebben afgesloten voor de uiterste datum voor de indiening van de stageaanvraag. 2. Kandidaten voor een stage optie journalistiek moeten bovendien beschikken over een aantoonbare beroepsbekwaamheid die blijkt uit publicaties, het lidmaatschap van de vereniging van journalisten van een lidstaat van de Europese Unie of de voltooiing van een erkende journalistenopleiding in een lidstaat van de Europese Unie of een van de landen die kandidaat zijn voor toetreding tot de Unie Artikel 23 Duur van de stage
1. De duur van stages voor afgestudeerden is vijf maanden. De volgende tabel vermeldt de looptijd van de stages en de uiterste data voor de ontvangst van sollicitatieformulieren:
1.
Begin stage 1 maart
Duur 5 maanden
Indiening van aanvragen 15 augustus - 15 oktober 12
2.
1 oktober
5 maanden
15 maart - 15 mei
2. Deze stages kunnen niet worden verlengd.
Artikel 24 Financiële rechten 1. Afgestudeerden die een stage lopen ontvangen een toelage. 2. De grondslag voor de berekening van stagetoelagen is het maandelijkse basissalaris van een ambtenaar in de rang AD5, salaristrap 4, vermenigvuldigd met de aanpassingscoëfficiënt voor het land waar de stage plaatsvindt; Voor stagiairs die buiten de Europese Unie stage lopen bedraagt de aanpassingscoëfficient 100%. Het maandbedrag van de toelage wordt vastgesteld op 25% van deze grondslag. De toelage wordt in euro betaald op de 15de van elke maand. 3. De hoogte van de toelage wordt jaarlijks op 1 januari aangepast en wordt gepubliceerd op de website van het Europees Parlement.
4. Stagiairs die gehuwd zijn en/of een of meer kinderen ten laste hebben, hebben bovendien recht op een gezinstoelage, waarvan de hoogte wordt vastgesteld op 5% van de grondslag als bedoeld in lid 2. Het bedrag van de gezinstoelage wordt eveneens vermenigvuldigd met de aanpassingscoëfficiënt voor het land waar de stage plaatsvindt. 5. Indien stagiairs met een toelage gedurende hun stage beroepsinkomsten of een toelage uit anderen hoofde ontvangen, dan worden deze afgetrokken van het bedrag waarop zij recht hebben op grond van de leden 1 en 4.
6. Stagiairs kunnen bij aankomst verzoeken om een voorschot op de toelage van de eerste maand, waarvoor het bevoegde gezag toestemming kan geven. Dit voorschot bedraagt ten hoogste 90% van het maandbedrag van de toelage.
7. De stagiair is als enige verantwoordelijk voor de nakoming van zijn fiscale verplichtingen. Op de toelage wordt geen gemeenschapsbelasting ingehouden. 8. Indien de stage definitief wordt beëindigd vóór het verstrijken van de daarvoor gestelde termijn, wordt de toelage betaald naar rata van het aantal gewerkte dagen, op de basis van dertigsten.
9. Op vertoon van de juiste bewijsstukken kan een gehandicapte stagiair tot 50% van zijn toelage extra ontvangen. Indien het bevoegde gezag besluit tot toekenning van deze extra toelage stelt het de duur daarvan vast, na de medische dienst eventueel geraadpleegd te hebben.
Bepalingen betreffende stages in het kader van opleiding Artikel 25 Doel en specifieke voorwaarden voor toelating tot stages in het kader van opleiding
1. Het Europees Parlement biedt jongeren die in het bezit zijn van een diploma secundair onderwijs dat dateert van voor de uiterste indieningsdatum van de stageaanvragen, of gelijkwaardig hoger of technisch onderwijs hebben gevolgd, de mogelijkheid een praktijkstage te lopen. Deze stages zijn in de eerste plaats bedoeld voor jongeren die stage moeten lopen in het kader van hun opleiding op voorwaarde dat zij ten minste de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt op de eerste dag van hun stage.
2. Als een stage verplicht is in het kader van –
de opleiding aan een universiteit of school van gelijkwaardig niveau, 13
–
–
een hogere beroepsopleiding georganiseerd door een instelling zonder winstoogmerk (met name openbare instituten of organen), een verplichting om een bepaald beroep te mogen uitoefenen,
dan kan het Europees Parlement jongeren die aan de algemene toelatingsvoorwaarden voldoen, toelaten op rechtstreeks verzoek van deze organen of instanties die de toegang tot de uitoefening van een beroep regelen. Artikel 26 Duur van de stage
1. De duur van stages in het kader van opleiding is een tot vier maanden. De onderstaande tabellen vermelden de begindata van de stages en de uiterste data voor de ontvangst van aanvraagformulieren. Het bevoegde gezag kan van de begindata en de duur van de stage echter afwijken, indien de stage een verplicht karakter heeft en onderdeel uitmaakt van de opleiding van de stagiair overeenkomstig artikel 25, lid 2. Niet-verplichte stages 1. 2. 3.
Begin stage 1 januari 1 mei 1 september
Duur maximaal 4 maanden maximaal 4 maanden maximaal 4 maanden
Indiening van aanvragen 1 augustus - 1 oktober 1 december - 1 februari 1 april - 1 juni
Stages met een verplicht karakter in de zin van artikel 25, lid 2 Begin stage 1. 2. 3.
tussen 1 januari en 30 april tussen 1 mei en 31 augustus tussen 1 september en 31 december
Duur minimaal 1 maand minimaal 1 maand minimaal 1 maand
Uiterste datum voor de ontvangst van aanvraagformulieren 1 oktober 1 februari 1 juni
2. Stages kunnen bij wijze van uitzondering worden verlengd met ten hoogste twee maanden, en wel bij besluit van het bevoegde gezag. Hiertoe dient de mentor uiterlijk twee weken voor het eind van de stage een met redenen omkleed verzoek in dat is ondertekend door diens directeur-generaal. De stage wordt zonder onderbreking verlengd en verloopt op dezelfde plaats bij dezelfde dienst van plaatsing, onder leiding van dezelfde mentor. Artikel 27 Vergoeding 1. Stagiairs die een stage in het kader van opleiding volgen, ontvangen een maandelijkse vergoeding waarvan de hoogte is vastgesteld in de stageovereenkomst. 2. De vergoeding kan worden vermenigvuldigd met het aanpassingscoëfficiënt van het land waar de stage plaatsvindt. Voor stagiairs die buiten de Europese Unie stage lopen bedraagt de aanpassingscoëfficiënt 100%. De vergoeding wordt betaald in euro op de 15de van elke maand. 3. De hoogte van de vergoeding wordt jaarlijks op 1 januari aangepast en gepubliceerd op de website van het Europees Parlement. 4. De betaling van een gezinstoelage of een extra toelage vanwege een handicap is hier niet van toepassing. 5. Als stagiairs gedurende hun stage beroepsinkomsten of een toelage uit anderen hoofde ontvangen, dan worden deze afgetrokken van het bedrag waarop zij recht hebben op grond van lid 1. 6. Stagiairs kunnen bij aankomst verzoeken om een voorschot op de vergoeding voor de eerste maand, 14
waarvoor het bevoegde gezag toestemming kan geven. Dit voorschot bedraagt ten hoogste 90% van het maandbedrag van de vergoeding. 7. De stagiair is als enige verantwoordelijk voor de nakoming van zijn fiscale verplichtingen. Op de vergoeding wordt geen gemeenschapsbelasting ingehouden. 8. Indien de stagiair niet de gehele maand aanwezig is of als de stage definitief wordt beëindigd voor het verstrijken van de daarvoor gestelde termijn, wordt de beurs betaald naar rata van het aantal gewerkte dagen, op de basis van dertigsten.
Hoofdstuk 4 - Bepalingen betreffende stagiairs in derde landen die geen kandidaat voor toetreding zijn Artikel 28 Onderwerp 1. Het Europees Parlement biedt aan elke staatsburger van een derde land dat geen toetredingskandidaat is en waar het Parlement een verbindingsbureau heeft, de mogelijkheid voor een stage, binnen de beperkingen gesteld in artikel 5, lid 2. 2. De kandidaat kan ofwel een stage voor afgestudeerden dan wel een stage in het kader van een opleiding volgen, overeenkomstig de op deze stages toepasselijke bepalingen.
3. De stage voor afgestudeerden en de opleidingsstage kunnen de mogelijkheid bieden om een deel van de stage te volgen in een van de drie standplaatsen van het Europees Parlement, na een periode bij het verbindingsbureau. De stagiair wordt uiterlijk een maand voor het einde van zijn werkzaamheden op het verbindingsbureau hiervan in kennis gesteld.
4. Indien een deel van de stage plaatsvindt in een van de drie standplaatsen van het Parlement verzorgt het verbindingsbureau een stageplaats in een van de diensten van het Secretariaat-generaal van het Parlement (hierna ontvangende afdeling). Hiertoe wordt contact opgenomen met de afdeling Personeelszaken van het directoraat-generaal om de wijze van ontvangst te bepalen, waarbij rekening wordt gehouden met de kwalificaties en de geschiktheid van de stagiair, de behoeften van de ontvangende afdeling en de opvangcapaciteit ervan.
5. De mentor is tewerkgesteld bij het verbindingsbureau. Indien een deel van de stage op een van de drie standplaatsen plaatsvindt, wordt de stagiair door een plaatsvervangende mentor van de ontvangende afdeling begeleid. Artikel 29 Specifieke toelatingsprocedure In afwijking van artikel 7 wordt de onderstaande toelatingsprocedure gevolgd: a) De kandidaten sturen hun stageaanvraag naar het verbindingsbureau. De aanvraag wordt vergezeld van een aanbevelingsbrief van de instelling waaraan zij verbonden waren of zijn, in de zin van artikel 25, lid 2. b) Het verbindingsbureau onderzoekt de ontvankelijkheid van de aanvragen op basis van de algemene toelatingsvoorwaarden in artikel 5 en de specifieke toelatingsvoorwaarden voor de verschillende soorten stages in de artikelen 22 en 25. Tevens onderzoekt het verbindingsbureau de aanvragen op basis van de kwalificaties en geschiktheid van de kandidaten, de specifieke behoeften met betrekking tot de voorgenomen activiteiten en de opvangcapaciteit. Indien nodig verricht het verbindingsbureau de selectie van de kandidaten in nauwe samenwerking met de ontvangende afdeling. c) Uiterlijk een maand voor de aanvang van de stage stelt het bevoegde gezag in overleg met het 15
verbindingsbureau de kandidatenlijst vast. Het verbindingsbureau bericht de kandidaten persoonlijk over de uitkomst van de procedure. Artikel 30 Duur van de stage
1.
In afwijking van artikel 23 is de duur van stages voor afgestudeerden drie maanden of vijf maanden naargelang deze voor een deel in een van de drie standplaatsen plaatsvinden. De stageperioden zijn vermeld in de onderstaande tabel.
Stageperiode bij het verbindingsbureau 16 januari - 15 april 1 2 16 april - 15 juli 3 16 september - 15 december 2.
Duur 3 maanden en 3 maanden en 3 maanden en
Stageperiode in een van de drie standplaatsen 16 april - 15 juni 1 oktober - 30 november 16 januari - 15 maart
Duur 2 maanden 2 maanden 2 maanden
Indien de stage in het kader van de opleiding een periode omvat in een van de drie standplaatsen van het Europees Parlement, is deze periode als volgt:
1
Stageperiode in een van de drie standplaatsen 16 april - 15 juni
2
1 oktober - 30 november
3
16 januari - 15 maart
Duur 2 maanden 2 maanden 2 maanden
Artikel 31 Kosten van reizen, dienstreizen en verplaatsingen tijdens de stage 1. In afwijking van artikel 14, hebben stagiairs die zijn geplaatst in derde landen die geen toetredingskandidaat zijn, geen recht op een forfaitaire vergoeding van de kosten van reizen tussen hun daadwerkelijke woonplaats en de stageplaats, aan het begin en het einde van hun stage.
2. Indien de stage in het kader van de opleiding een periode omvat in een van de drie standplaatsen van het Europees Parlement, wordt dit beschouwd als een dienstreis. In dit geval heeft de stagiair, in afwijking van artikel 15, uitsluitend recht op een vergoeding van de reiskosten. Deze vergoeding vindt plaats op basis van bewijsstukken en binnen grenzen (tarief toeristenklasse). De hoogte van dit plafond wordt jaarlijks op 1 januari aangepast en gepubliceerd op de website van het Europees Parlement. De stagiair heeft geen recht op vergoeding van zijn kosten van verblijf en onderhoud. De vergoeding van de reiskosten vindt plaats op vertoon van de kostendeclaratie vergezeld van het biljet, de originele instapkaart en de originele factuur met betalingsbewijs. De stukken van de heenreis worden bij het stagebureau ingediend. De stukken van de terugreis worden bij het verbindingsbureau ingediend. Voor andere gevallen blijft artikel 15 van toepassing. De bovenvermelde dienstreis sluit dienstreizen tussen de drie standplaatsen niet uit.
DEEL II: STUDIEBEZOEKEN Artikel 32 Algemene bepalingen 1. Studiebezoeken hebben ten doel burgers van 18 jaar en ouder de mogelijkheid te geven diepgaander onderzoek te doen naar specifieke onderwerpen die verband houden met de Europese integratie, en kunnen 16
de onderstaande vormen aannemen: –
het raadplegen van documenten in de bibliotheken of archieven van het Europees Parlement (in beide gevallen uitsluitend in Luxemburg);
–
via contacten met leden van het Europees Parlement of gespecialiseerde ambtenaren die hun bereidheid daartoe aan de belangstellende kenbaar hebben gemaakt.
2. Studiebezoeken duren ten hoogste een maand.
3. Belangstellenden voor een studiebezoek dienen ten minste twee maanden voor de gewenste bezoekdatum een aanvraag in bij het bevoegde gezag. Het stagebureau gaat na welke ontvangstmogelijkheden er bij de betrokken diensten, organen of leden van het Europees Parlement zijn en deelt de belangstellenden vervolgens mee of op hun verzoek kan worden ingegaan. Een studiebezoek met het oog op de raadpleging van documenten in de bibliotheek of archieven van het Europees Parlement kan op kortere termijn worden toegestaan voor zover de ontvangstmogelijkheden van de diensten dit toelaten. 4. De aanvraag bevat de volgende stukken: – – –
een motiveringsbrief met vermelding van het studieonderwerp, de standplaats en de gewenste data; een curriculum vitae; een kopie van het paspoort.
5. Voor personen die een stage hebben gelopen bij het Europees Parlement geldt een wachttijd van zes maanden voordat een aanvraag voor een studiebezoek kan worden ingediend. 6. Het Europees Parlement neemt op geen enkele wijze deel in de eventuele kosten van bezoekers, van welke aard ook.
DEEL III: SLOTBEPALINGEN Artikel 33 Geschillen
1. De stagiair die een beslissing wil aanvechten die op grond van onderhavige regeling is genomen, zendt een met redenen omkleed verzoek aan het bevoegde gezag of, tenzij dit gezag zelf in het geding is, aan de secretaris-generaal. Binnen een termijn van drie maanden deelt het bevoegde gezag of, indien van toepassing, de secretaris-generaal, de stagiair zijn met redenen omkleden besluit mede. 2. Een besluit dat op grond van onderhavige interne regels is genomen kan tevens worden aangevochten bij het Gerecht van de Unie als bedoeld in artikel 263 VWEU 2. De termijn als bedoeld in artikel 263 VWEU wordt niet opgeschort door indiening van een gracieus verzoek in de zin van lid 1. Artikel 34 Verwerking persoonsgegevens De verwerking van persoonsgegevens van alle stagiairs en stagekandidaten is geregeld bij Verordening (EG) nr. 45/2001 van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.
2 Geconsolideerde versie van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie
17
Artikel 35 Inwerkingtreding 1. Deze regels treden in werking op 1 februari 2013.
2. Stages die aangevangen zijn voor 1 februari 2013, met inbegrip van stages die voor of na deze datum verlengd worden, blijven vallen onder de interne regeling van 1 februari 2006 betreffende stages en studiebezoeken bij het Secretariaat-generaal van het Europees Parlement. Met uitzondering hiervan vervalt de genoemde regeling met de inwerkingtreding van de onderhavige regels.
Gedaan te Luxemburg, op
Klaus WELLE Secretaris-generaal
18
