INTERCERT MINŐSÍTŐ ÉS TANÚSÍTÓ KFT

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

INTERCERT MINŐSÍTŐ ÉS TANÚSÍTÓ KFT.

InterCert-E01 Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és a tanúsítás fenntartására

Az eljárásban található valamennyi információ az InterCert Kft. tulajdona, mely nem használható fel üzleti vagy más célra az ügyvezető igazgató előzetes írásbeli engedélye nélkül.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 1/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

I. Tartalomjegyzék Fejezet szám I. 1. 2. 3. 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.2.1. 3.1.2.2. 3.1.2.3. 3.1.2.4. 3.1.2.5. 3.1.3. 3.1.3.1. 3.1.3.2. 3.1.3.3. 3.1.3.4. 3.1.3.5. 3.1.4. 3.1.4.1. 3.1.4.2. 3.1.4.3. 3.1.4.4. 3.1.5. 3.1.6. 3.2. 3.2.1. 3.2.1.1. 3.2.1.2. 3.2.1.3. 3.2.1.4. 3.2.2. 3.2.2.1. 3.2.2.1.1. 3.2.2.1.2. 3.2.2.1.3. 3.2.2.1.4. 3.2.2.1.5. 3.2.2.2. 3.2.2.2.1. 3.2.2.2.2. Kiadás: 24.

Fejezet cím Tartalomjegyzék Az eljárás célja, alkalmazási területe Rendelkező hivatkozások A folyamattal kapcsolatos követelmények Tanúsítás előtti tevékenységek Kérelmezés A kérelem átvizsgálása A kérelem átvizsgálásának témakörei A kérelem elfogadása, elutasítása A kérelem átvizsgálásának eredménye Auditcsoport tagjainak kiválasztása Tanúsítási döntés felelőse Auditprogram Auditprogram a teljes tanúsítási ciklusra Auditprogram tartalma A felügyeleti auditok lefolytatása Megtörtént tanúsítások figyelembe vétele Több műszakban tevékenykedő ügyfél Az auditidő meghatározása Szabályzat a normaidő meghatározásához Auditidőt meghatározó szempontok Időszükséglet, indoklás feljegyzése Auditidőbe nem számítandó eltöltött idő Mintavétel több telephely esetén Több irányítási rendszerszabvány Az auditok tervezése Az audit céljainak, területének és kritériumainak meghatározása Az audit céljainak, területeinek, kritériumainak meghatározásáért felelősök Audit céljai Audit területe Auditkritériumok Az auditcsoport kiválasztása és megbízása Általános előírások Az auditcsoport összeállítása és a tagok kijelölése Az auditcsoport létszámának és összetételének meghatározása Szakértők, fordítók, tolmácsok Auditorjelöltek Az auditcsoport vezetőjének feladata Megfigyelők, szakterületi szakértők és kísérők Megfigyelők Szakterületi szakértők Dátum: 2016.09.01.

Oldalszám

2 6 6 7 7 7 8 8 8 9 9 9 9 9 10 10 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 13 13 14 14 14 14 14 15 15 15 15 15 16 Oldal: 2/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.2.2.2.3. 3.2.3. 3.2.3.1. 3.2.3.2. 3.2.3.3. 3.2.3.4. 3.2.3.5. 3.3. 3.3.1. 3.3.1.1. 3.3.1.2. 3.3.1.2.1. 3.3.1.2.2. 3.3.1.2.3. 3.3.1.2.4. 3.3.1.3. 3.3.1.4. 3.4. 3.4.1. 3.4.2. 3.4.3. 3.4.3.1. 3.4.3.2. 3.4.3.3. 3.4.4. 3.4.4.1. 3.4.4.2. 3.4.5. 3.4.5.1. 3.4.5.2. 3.4.5.3. 3.4.5.4. 3.4.6. 3.4.7. 3.4.7.1. 3.4.7.2. 3.4.7.3. 3.4.8. 3.4.8.1. 3.4.8.2. 3.4.8.3. 3.4.9. 3.4.10. 3.5. 3.5.1. 3.5.1.1. 3.5.1.2. Kiadás: 24.

Kísérők Auditterv Általános előírások Az auditterv elkészítése Az auditcsoport feladatainak ismertetése Az auditterv ismertetése Az auditcsoport tagjaira vonatkozó információk ismertetése Kezdeti tanúsítás Kezdeti tanúsítási audit Általános előírások 1. szakasz 1. szakasz céljainak elérhetősége, ügyfél informálása 1. szakasz céljai 1. szakasz megállapításai Az audit 1. és 2. szakasz közötti időtartam 2. szakasz A kezdeti tanúsítási audit következtetései Az auditok elvégzése Általános előírások A nyitóértekezlet levezetése Kommunikáció az audit során Auditcsoporton belüli és ügyféllel történő kommunikáció Audit céljainak teljesülése Alkalmazási terület változása Az információk megszerzése és igazolása Mintavételes információgyűjtés Információgyűjtés módszerei Az audit megállapításainak azonosítása és rögzítése Jelentés készítése Fejlesztési lehetőségek Nemmegfelelőségek, eltérések Véleménykülönbségek feloldása, feljegyzése Az audit következtetéseinek összeállítása A záróértekezlet levezetése A záróértekezlet célja A záróértekezlet elemei Ügyfél kérdései Auditjelentés Auditjelentés tulajdonjoga Auditcsoport vezetőjének feladata Auditjelentés tartalma A nemmegfelelőségek okainak elemzése A helyesbítések és a helyesbítő tevékenységek eredményessége Döntés a tanúsításról Általános előírások Függetlenség és kompetencia Tanúsítási igazgató Dátum: 2016.09.01.

16 16 16 16 17 17 17 17 17 17 18 18 18 19 19 19 20 20 20 20 21 21 21 22 22 22 22 23 23 23 23 24 24 25 25 25 25 26 26 26 27 27 27 28 28 28 28 Oldal: 3/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.5.1.3. 3.5.1.4. 3.5.2. 3.5.3. 3.5.3.1. 3.5.3.2. 3.5.3.3. 3.5.4. 3.6. 3.6.1. 3.6.2. 3.6.2.1. 3.6.2.1.1. 3.6.2.1.2. 3.6.2.2. 3.6.3. 3.6.3.1. 3.6.3.1.1. 3.6.3.1.2. 3.6.3.1.3. 3.6.3.2. 3.6.3.2.1. 3.6.3.2.2. 3.6.3.2.3. 3.6.3.2.4. 3.6.3.2.5. 3.6.4. 3.6.4.1. 3.6.4.2. 3.6.5. 3.6.5.1. 3.6.5.2. 3.6.5.3. 3.6.5.4. 3.6.5.5. 3.7. 3.7.1. 3.7.2. 3.7.3. 3.7.4. 3.7.5. 3.7.6. 3.7.7. 3.7.8. Kiadás: 24.

Személyzet Tanúsítási döntés rögzítése A döntéshozatal előtti tevékenységek Információk az első tanúsítás megadásához Tanúsítási döntéshez adott információk Helyesbítések, helyesbítő tevékenységek megvalósításának igazolása A tanúsítás átszármaztatása Információk a megújító tanúsítás megadásához A tanúsított státusz fenntartása Általános előírások Felügyeleti tevékenységek Általános előírások Felügyeleti tevékenységek kialakítása Felügyeleti tevékenységek témakörei Felügyeleti audit A tanúsítás megújítása A megújító audit tervezése A megújító audit célja, megtervezése és végrehajtása A megújító auditnál felhasználásra kerülő információk A megújító auditnál az 1. szakasz lehetősége Megújító audit Helyszíni audit Nemmegfelelőségek Tanúsítás kiadása, lejárata A tanúsítás megújítása nem javasolható A tanúsítás lejáratát követő visszaállítás Rendkívüli auditok Az alkalmazási terület bővítése Rendkívüli eseményhez kötött auditok A tanúsítás felfüggesztése, visszavonása vagy alkalmazási területének szűkítése A tanúsítás felfüggesztésének, visszavonásának vagy alkalmazási terület szűkítésének eljárása Tanúsítás felfüggesztése Követelmények felfüggesztett, visszavont tanúsítások esetén Tanúsítás felfüggesztésének visszaállítása vagy visszavonása Tanúsítás alkalmazási területének szűkítése Fellebbezések Fellebbezési folyamat szabályozása Tanúsító testület felelőssége Megkülönböztetés nélkülözése A fellebbezések kezelési folyamatának elemei és módszere Fellebbezéssel kapcsolatos információk gyűjtése Fellebbezések átvétele, jelentések Fellebbezés kivizsgálásában résztvevők Értesítés a fellebbezés befejezéséről Dátum: 2016.09.01.

28 28 29 30 30 30 30 30 30 30 31 31 31 31 31 33 33 33 33 34 34 34 34 34 34 34 35 35 35 35 35 35 36 36 37 37 37 37 37 38 38 38 38 39 Oldal: 4/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.8. 3.8.1. 3.8.2. 3.8.3. 3.8.4. 3.8.5. 3.8.6. 3.8.7. 3.8.8. 3.8.9. 3.8.10. 3.8.11. 3.9. 3.9.1. 3.9.2. 3.9.3. 3.9.4. 4. 5. 6.

Kiadás: 24.

Panaszok Tanúsító testület felelőssége Megkülönböztetés nélkülözése Meggyőződés a panasz és a tanúsítási tevékenység kapcsolatáról Érintett tanúsított ügyfél értesítése Panaszkezelési folyamat szabályozása A panaszkezelés folyamat elemei és módszere Panasszal kapcsolatos információk összegyűjtése Panasz átvétele, jelentések Panaszkezelés kivizsgálásában résztvevők Értesítés a panaszkezelés befejezéséről Panaszok nyilvánossága Feljegyzések az ügyfelekről Feljegyzések megőrzése A tanúsított ügyfelekre vonatkozó feljegyzések tartalma Feljegyzések biztonságos kezelése Feljegyzések megőrzési ideje Korlátozott felelősségi nyilatkozat Az eljárásban hivatkozott belső szabályozó dokumentumok jegyzéke Az eljárásban hivatkozott formanyomtatványok jegyzéke

Dátum: 2016.09.01.

39 39 39 39 40 40 40 40 40 41 41 41 41 41 42 42 42 42 43 43

Oldal: 5/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

1. Az eljárás célja, alkalmazási területe Az eljárás szabályozza az InterCert Kft. irányítási rendszerek minősítési, tanúsítási, regisztrálási tevékenységét, melyet akkreditáltat az EA magyar tagjával, a Nemzeti Akkreditáló Hatósággal, hogy ügyfelei részére akkreditált tanúsítványt állíthasson ki. Az InterCert Kft. a tanúsítási tevékenységek ellátásáról jogilag érvényesíthető megállapodást köt az ügyféllel szerződés formájában, melynek jelen eljárás annak elválaszthatatlan része. A szerződés az ügyfél tanúsítandó irányítási rendszerének alkalmazási területére és általa felölelt minden telephelyre kiterjed. 2. Rendelkező hivatkozások Évszámmal ellátott hivatkozások esetén csak a megjelölt kiadás alkalmazható. Évszám nélküli hivatkozás esetén a hivatkozott dokumentum legutolsó kiadása alkalmazandó, minden módosítással együtt. Az eljárás alkalmazása során az alábbi dokumentumokat vesszük figyelembe:                 

MSZ EN ISO/IEC 17021-1:2016 MSZ ISO/IEC TS 17021-2:2013 MSZ ISO/IEC TS 17021-3:2014 MSZ ISO/IEC TS 17023:2014 MSZ EN ISO/IEC 17000:2005 MSZ ISO/TR 10013:2003 MSZ EN ISO 9001:2009 MSZ EN ISO 9001:2015 MSZ EN ISO 9000:2005 MSZ EN ISO 9000:2015 MSZ EN ISO 14001:2005 MSZ EN ISO 14001:2015 MSZ 28001:2008 MSZ EN ISO 19011:2012 MSZ ISO 31000:2015 MSZ EN 31010:2010 MSZ 13073:2014

Kiadás: 24.

                            

Dátum: 2016.09.01.

NAD-102 NAD-103 NAD-103-6 NAD-104 NAR-01 NAR-02 NAR-06 NAR-08 NAR-25 NAR-27 NAR-28 NAR-29 NAR-30 NAR-31 NAR-54 NAR-EA-7/04 NAR-IAF MD 1 NAR-IAF MD 2 NAR-IAF MD 5 NAR-IAF MD 10 NAR-IAF MD 11 IAF MD 3 IAF MD 4 IAF ID 9 IAF ID 10 IAF ID 11 IAF ID 1 APG Gazdasági tevékenységek egységes ágazati osztályozási rendszere TEÁOR ’08 (NACE Rev.2)

Oldal: 6/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3. A folyamattal kapcsolatos követelmények Az InterCert Kft. tanúsított ügyfeleitől megköveteli a tanúsításra vonatkozó jogilag érvényesíthető megállapodása alapján, (megbízási szerződés és annak elválaszthatatlan részét képező, abban hivatkozott dokumentumok követelményei szerint), hogy késedelem nélkül tájékoztatást adjanak szükséges adataikról, szabályozásaikról, valamint olyan fejleményekről, amelyek befolyásolhatják irányítási rendszerüknek azt a képességét, hogy teljesítse a tanúsítás alapjául szolgáló szabvány(ok) követelményeit. Ez kitér például olyan változásokra, amelyek kihatnak:  a jogi, a kereskedelmi és a szervezeti formára vagy tulajdonviszonyokra,  a szervezetre és a vezetőségre (pl. a felső vezetőségi, a döntéshozó vagy a műszaki személyzetre),  a kapcsolattartási címre és telephelyekre,  a tanúsított irányítási rendszer működési területére,  az irányítási rendszerben és a folyamatokban bekövetkezett nagyobb változásokra. 3.1. Tanúsítás előtti tevékenységek 3.1.1. Kérelmezés Az InterCert Kft. megköveteli, hogy a kérelmező szervezet, a leendő ügyfél meghatalmazott képviselője szolgáltasson kellő információt a következők megállapításához:  a tanúsítás kívánt alkalmazási területe,  a kérelmező szervezet nevét, a telephelye(i) címét, folyamatait és tevékenységeit, az emberi és technikai erőforrásait, funkcióit, kapcsolatait és bármely idevonatkozó jogi kötelezettségét,  a szervezet által alkalmazott, alvállalkozásba kiadott folyamatok azonosítása, amely hatással lesz a követelményeknek való megfelelésre,  azok a szabványok vagy más követelmények, amelyek szerint a kérelmező szervezet a tanúsítást kéri,  információ az irányítási rendszerrel kapcsolatban igénybe vett tanácsadásról és annak megnevezéséről. A szükséges információk megadását az Adatszolgáltató lap irányítási rendszer(ek) tanúsításhoz formanyomtatvány kitöltésével és eljuttatásával kell teljesítenie az ügyfélnek. A beérkezett dokumentum érkeztetése, kezelése és tárolása az irodavezető feladata, átvizsgálása az ügyvezető igazgató feladata. Ennek érdekében a leendő és már tanúsított ügyfelek kötelesek az InterCert Kft. részére biztosítani a következőket:  az InterCert Kft. honlapján (www.icert.hu) letölthető Adatszolgáltató lap irányítási rendszer(ek) tanúsításához formanyomtatványt teljes körűen kitöltve (szerződés kötéséhez, azt követően minden változás esetén, valamint amikor az InterCert Kft. bekéri),

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 7/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

 

irányítási rendszerét leíró dokumentációt, beleértve politikáját (a kezdeti audit előtt két héttel és minden további esetben, amikor az InterCert Kft. bekéri), irányítási rendszerének működését igazoló alábbi dokumentumokat (a kezdeti audit előtt két héttel és minden további esetben, amikor az InterCert Kft. bekéri): o irányítási rendszerének célkitűzéseit, o irányítási rendszerének vezetőségi átvizsgálását, mely tartalmazza a belső auditok elvégzésének igazolását, o környezeti tényezőinek értékelését (csak MSZ EN ISO 14001:2005, MSZ EN ISO 14001:2015 szabvány esetén).

Ha a rendelkezésre álló információk nem elegendőek, vagy a beérkezett információk nem teljesek, akkor az ügyvezető igazgató utasítása alapján az irodavezető további adatokat kér a tanúsítandó szervezettől, hogy a minősítő tevékenység megtervezéséhez és elvégzéséhez szükséges információk teljes körűen rendelkezésre álljanak. 3.1.2. A kérelem átvizsgálása 3.1.2.1. A kérelem átvizsgálásának témakörei Az InterCert Kft. ügyvezető igazgatója még a megbízási szerződés (mely az ügyfél aláírásáig ajánlatnak minősül) elkészítése előtt elvégzi a kérelem és a tanúsításhoz kapott kiegészítő információ átvizsgálását annak biztosítására, hogy:  a kérelmező szervezetről és annak irányítási rendszeréről szóló információ elegendő legyen a megbízás elvállalhatóságához, a megbízási szerződés megkötéséhez,  a kérelmező szervezetről és annak irányítási rendszeréről szóló információ elegendő legyen az auditprogram megtervezéséhez,  a tanúsítási követelmények világosan legyenek meghatározva, dokumentálva és hozzáférhető legyen a kérelmező szervezet számára,  minden ismert értelmezésbeli eltérés a tanúsító testület és a kérelmező szervezet között tisztázva legyen;  az InterCert Kft. felkészült és képes legyen a tanúsítási tevékenység ellátására;  a tanúsítás kívánt alkalmazási területe, a kérelmező szervezet működési helyszíne(i), az auditok teljesítéséhez szükséges időtartam és minden más szempont, amely befolyásolhatja a tanúsítási tevékenységet (nyelv, biztonsági feltételek, a pártatlanságot veszélyeztető tényezők stb.), figyelembe legyenek véve; 3.1.2.2. A kérelem elfogadása, elutasítása Az InterCert Kft. ügyvezető igazgatója a kitöltött Adatszolgáltató lap irányítási rendszer(ek) tanúsításhoz formanyomtatványt, mint kérelem átvizsgálását követően elfogadja vagy elutasítja a tanúsításra vonatkozó kérelmet. Ha az InterCert Kft. a tanúsításra vonatkozó kérelmet az átvizsgálás eredményeképpen elutasítja, a kérelem elutasításának indokait dokumentálni és az ügyféllel tisztázni kell, melyért az ügyvezető igazgató a felelős.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 8/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.1.2.3. A kérelem átvizsgálásának eredménye Az InterCert Kft. részére megküldött, kitöltött Adatszolgáltató lap irányítási rendszer(ek) tanúsításhoz formanyomtatvány mint kérelem átvizsgálásának eredményeként készül el, vagy meglévő esetén módosításra kerül az ügyvezető igazgató koordinálásával és jóváhagyásával a megbízási szerződés az ügyféllel, mely az irodavezető feladata. Az Adatszolgáltató lap irányítási rendszer(ek) tanúsításhoz formanyomtatvány átvizsgálása alapján és a megkötött megbízási szerződés szerint az InterCert Kft. minősítési igazgatója meghatározza, hogy milyen felkészültségű személyeket szükséges kijelölnie az auditcsoportba a 3.2.2. fejezet szerint és a 3.2.3. fejezet figyelembevételével. Továbbá meghatározásra kerülnek a tanúsítási döntésbe bevonandó személy(ek) a 3.1.2.5. fejezet szerint. 3.1.2.4. Auditcsoport tagjainak kiválasztása Az auditcsoport úgy kerül kijelölésre, és olyan auditorokból (és ha szükséges, szakterületi szakértőkből) kerül összeállításra, akiknek együttesen megvan az InterCert Kft. által a 3.1.2.3. fejezet szerint meghatározott kompetenciájuk a kérelmező szervezet tanúsításához. A csoportot az auditorok és a szakterületi szakértők kompetenciájának alapján kerül kiválasztásra. 3.1.2.5. Tanúsítási döntés felelőse A tanúsítási igazgató, aki a tanúsítási döntésért felelős, úgy van kinevezve, hogy meglegyen a megfelelő kompetenciája. A tanúsítási igazgató általi ügyvezető igazgató részére történő szóbeli jelentése alapján, ha a tanúsítási igazgató kompetenciája nem elegendő, úgy a döntési folyamatba bevonásra kerül az ügyvezető igazgató által jóváhagyott nyilvántartás szerinti, megfelelő kompetenciával rendelkező vezető auditor az érdek-összeférhetetlenségek teljes körű figyelembevétele mellett. A döntési folyamatba történő bevonás a tanúsítási igazgató feladata. 3.1.3. Auditprogram 3.1.3.1. Auditprogram a teljes tanúsítási ciklusra Az InterCert Kft. minősítési igazgatója a teljes tanúsítási ciklust felölelő auditprogramot dolgoz ki a Munkalap formanyomtatvány felhasználásával, amelyben világosan meghatározásra kerülnek a szükséges audittevékenységek annak bizonyításához, hogy az ügyfél irányítási rendszere teljesíti az irányítási rendszer szabványban előírt tanúsítási követelményeket. A tanúsítási ciklust felölelő auditprogram lefedi az irányítási rendszer követelményeinek összességét. Ajánlatadáskor az auditprogram a Munkalapon rendelkezésre áll a minősítési igazgató által történő elkészítése alapján, mely ismertetésre, közlésre kerül az auditálandó ügyfél részére az ügyvezető igazgató által.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 9/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.1.3.2. Auditprogram tartalma Az auditprogram tartalmazza a kezdeti audit két szakaszát, az első és második évben esedékes felügyeleti auditot és a harmadik évben, még a tanúsítás lejárta előtt esedékes megújító auditot. A hároméves tanúsítási ciklusok a tanúsítási (első tanúsítás) vagy a megújítási (újratanúsítás) döntéssel kezdődik (3.6.3.2.3. fejezet). Az InterCert Kft. minősítési igazgatója az auditprogram kialakításakor és annak minden későbbi kiigazításakor figyelembe veszi az ügyfél szervezetének nagyságát, irányítási rendszerének alkalmazási területét és összetettségét, a termékeket, a folyamatokat, az irányítási rendszer eredményességének igazolt szintjét és a korábban végzett auditok eredményeit. Az auditprogrammal kapcsolatos megfontolások melyeket a minősítési igazgató figyelembe vesz a Munkalap formanyomtatvány kitöltésekor:  az ügyfél irányítási rendszerének alkalmazási területe és összetettsége,  a termékek és a folyamatok (beleértve a szolgáltatásokat),  az ügyfél szervezetének mérete,  az auditálandó helyszínek,  az ügyfélszervezet által használt nyelvek, valamint a beszélt és írott nyelvek,  a szakterület követelményei,  az egyes audittevékenységekhez szükséges időtartam,  az auditcsoport minden egyes tagjának felkészültsége,  az ideiglenes helyszínek auditálásának szükségessége,  az audit 1. szakaszának vagy bármely korábbi auditnak az eredménye,  az egyéb felügyeleti tevékenységek eredménye,  az irányítási rendszer eredményességének bizonyított szintje,  a mintavétel alkalmassága,  a vevői panaszok,  a panaszok, amelyeket az InterCert Kft. kapott az ügyféllel kapcsolatban,  kombinált, integrált vagy közös audit,  az ügyfél szervezetében, termékeiben, folyamataiban vagy irányítási rendszerében bekövetkező változások,  a tanúsítási követelmények változásai,  a jogszabályi követelmények változásai,  az akkreditálási követelmények változásai,  a kockázat és az összetettség,  a szervezet teljesítményére vonatkozó adatok,  az érintett felek aggályai,  a korábbi auditok során nyert információk, 3.1.3.3. A felügyeleti auditok lefolytatása A felügyeleti auditokat - a megújító audit (újratanúsítás) évét kivéve – naptári évente legalább egyszer le kell folytatni. A kezdeti tanúsítást követő első felügyeleti audit dátuma nem lehet későbbi, mint a tanúsítási döntés meghozatalától számított 12 hónap. Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 10/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

Szükséges lehet a felügyeleti auditok gyakoriságának módosítása az olyan tényezőkhöz való alkalmazkodás miatt, mint például a szezonális, vagy egy korlátozott időtartam az irányítási rendszer tanúsítására (pl.: ideiglenes építési helyszín). 3.1.3.4. Megtörtént tanúsítások figyelembe vétele Az InterCert Kft. tanúsított irányítási rendszerrel rendelkező ügyfél tanúsításának átvételénél a következő módon jár el minden ilyen ügyfélre vonatkozóan:  átvételkor minden esetben kezdeti audit eljárás kerül alkalmazásra a 3.2. fejezet és 3.3. fejezet szerint,  átvételkor minden esetben figyelembe kell venni a tanúsított ügyfél meglévő tanúsítási ciklusát, azaz a soron következő audit típusát. 3.1.3.5. Több műszakban tevékenykedő ügyfél Ahol az ügyfél több műszakban tevékenykedik, a műszak alatt zajló tevékenységeket az InterCert Kft. figyelembe veszi az auditprogram és az audittervek kidolgozásakor. 3.1.4. Az auditidő meghatározása 3.1.4.1. Szabályzat a normaidő meghatározásához Az InterCert Kft-nek dokumentált szabályzata van az InterCert-SZ-02 Szabályzat a normaidő meghatározásához alapján az audit időtartamának megállapítására. A minősítési igazgató ez alapján minden egyes ügyfél esetében meghatározza az ügyfél irányítási rendszer teljes és eredményes auditjának megtervezéséhez és az elvégzéséhez szükséges időtartamot és annak indoklását, melyet a Munkalap formanyomtatványon dokumentál. 3.1.4.2. Auditidőt meghatározó szempontok Az audit időszükségletének meghatározásakor többek között a következő szempontok kerülnek figyelembe vételre:  az adott irányítási rendszerszabvány követelményei,  az ügyfél és irányítási rendszerének összetettsége,  a technológiai és a jogi környezet,  bármely olyan alvállalkozásba adott tevékenység, amely az irányítási rendszer alkalmazási területéhez tartozik,  a korábbi auditok eredményei,  a telephelyek száma és mérete, földrajzi elhelyezkedésük és a több telephely esetén szükséges megfontolások,  a szervezet termékeivel, folyamataival vagy tevékenységeivel kapcsolatos kockázatok,  az auditok fajtája kombinált, integrált, vagy közös audit-e.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 11/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.1.4.3. Időszükséglet, indoklás feljegyzése A minősítési igazgató a 3.1.4.2. fejezet szempontjai szerint minden egyes ügyfél esetében meghatározza az ügyfél irányítási rendszer teljes és eredményes auditjának megtervezéséhez és az elvégzéséhez szükséges időtartamot és annak indoklását, melyet a Munkalap formanyomtatványon dokumentál. 3.1.4.4. Auditidőbe nem számítandó eltöltött idő Egy nem auditori feladattal megbízott csoporttag (pl. szakterületi szakértők, fordítók, megfigyelők és auditorjelöltek) által eltöltött időt, valamint az oda- és visszautazás időtartamát nem számítja bele a minősítési igazgató az előzőekben megállapított audi tidőtartamába, de fordítók, tolmácsok igénybevétele további auditidőt tehet szükségessé, ha a minősítési igazgató ennek szükségét látja. 3.1.5. Mintavétel több telephely esetén Ha az InterCert Kft. az ügyfél irányítási rendszerének auditját több telephelyen folyó, azonos tevékenységek több telephelyről vett mintáival végzi, az InterCert-SZ-02 Szabályzat a normaidő meghatározásához dokumentum alapján, akkor a Munkalapon kerül meghatározásra a minősítési igazgató által a mintavételi terv, hogy biztosítva legyen az irányítási rendszer megfelelő auditja. Ahol a több telephely nem azonos tevékenységeket fed le, ott a mintavétel nem kerül alkalmazásra. 3.1.6. Több irányítási rendszerszabvány Ahol az InterCert Kft. több irányítási rendszerszabvány esetén nyújt tanúsítást, az audit tervezése biztosítja az elegendő helyszíni auditálást annak érdekében, hogy meglegyen a tanúsítási iránti bizalom. Ennek biztosítására az InterCert-SZ-02 Szabályzat a normaidő meghatározásához dokumentum alapján, a Munkalapon kerül meghatározásra a minősítési igazgató által a mintavételi terv, hogy biztosítva legyen az irányítási rendszerek megfelelő helyszíni auditja. 3.2. Az auditok tervezése Az InterCert Kft. biztosítja, hogy minden egyes, a Munkalap formanyomtatványon szereplő auditprogramban meghatározott audithoz, a kijelölt auditcsoport vezető által készül Auditterv, és ez képzi az alapját az audittevékenységek végrehajtásának. 3.2.1. Az audit céljainak, területének és kritériumainak meghatározása 3.2.1.1. Az audit céljainak, területeinek, kritériumainak meghatározásáért felelősök Az audit céljait az InterCert Kft. határozza meg. Az audit területét és kritériumait, beleértve bármely változást, az InterCert Kft. az ügyféllel való egyeztetés után állapítja meg.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 12/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.2.1.2. Audit céljai Az audit céljai leírják, mit kell elérni az audit során, és tartalmazzák a következőket:  annak meghatározását, hogy az ügyfél irányítási rendszere vagy annak részei megfelelnek-e az auditkritériumoknak;  annak meghatározását, hogy az ügyfélszervezet irányítási rendszere képes-e biztosítani az alkalmazandó jogszabályi, az egyéb szabályozó és szerződéses követelményeknek való megfelelést, de fontos, hogy az irányítási rendszer tanúsítási auditja nem jogi megfelelést vizsgáló audit.  az irányítási rendszer eredményességének meghatározását annak biztosítására, hogy az ügyfél szervezete folyamatosan megfeleljen az előírt céljainak;  ha alkalmazható, az irányítási rendszer esetleges fejlesztendő területeinek meghatározását. 3.2.1.3. Audit területe Az audit területe a megbízó ügyféllel kötött megbízási szerződés alapján leírja az audit terjedelmét és határait, mint az auditálandó fizikai helyszíneket, szervezeti egységeket, tevékenységeket és folyamatokat. Ha a kezdeti vagy az újratanúsítási folyamat egynél több auditból áll (pl. különböző helyszíneken történik), az egyes auditok alkalmazási területének nem kell lefednie a tanúsítás teljes alkalmazási területét, de az auditok egészének összhangban kell lennie a tanúsítási dokumentumban szereplő alkalmazási területtel. Az audit alkalmazási területével és az audittervvel kapcsolatos megfontolások, melyeket a kijelölt auditcsoport vezető figyelembe veszi az Auditterv formanyomtatvány kitöltésekor:  az ügyfél irányítási rendszerének alkalmazási területe és összetettsége,  a termékek és a folyamatok (beleértve a szolgáltatásokat),  az ügyfél szervezetének mérete,  az auditálandó helyszínek,  az ügyfélszervezet által használt nyelvek, valamint a beszélt és írott nyelvek,  a szakterület követelményei,  műszakok száma és ütemezése,  az egyes audittevékenységekhez szükséges időtartam,  az auditcsoport minden egyes tagjának felkészültsége,  az ideiglenes helyszínek auditálásának szükségessége,  az audit 1. szakaszának vagy bármely korábbi auditnak az eredménye,  az egyéb felügyeleti tevékenységek eredménye,  az irányítási rendszer eredményességének bizonyított szintje,  a mintavétel alkalmassága,  a vevői panaszok,  a panaszok, amelyeket az InterCert Kft. kapott az ügyféllel kapcsolatban,  kombinált, integrált vagy közös audit,  az ügyfél szervezetében, termékeiben, folyamataiban vagy irányítási rendszerében bekövetkező változások,  a tanúsítási követelmények változásai,  a jogszabályi követelmények változásai, Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 13/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

    

az akkreditálási követelmények változásai, a kockázat és az összetettség, a szervezet teljesítményére vonatkozó adatok, az érintett felek aggályai, a korábbi auditok során nyert információk.

3.2.1.4. Auditkritériumok Az InterCert Kft. az auditkritériumokat hivatkozásként használja, amelyek alapján a megfelelőség meghatározásra kerül, és tartalmazza az alábbiakat:  az adott irányítási rendszer szabvány követelményeit;  az ügyfél által kialakított irányítási rendszer dokumentációját és meghatározott folyamatait,  InterCert-E01 azonosítójú eljárás követelményeit. 3.2.2. Az auditcsoport kiválasztása és megbízása 3.2.2.1. Általános előírások 3.2.2.1.1. Az auditcsoport összeállítása és a tagok kijelölése Az InterCert Kft. jelen folyamata határozza meg az auditcsoport összeállítását és a tagok kijelölését, beleértve a csoport vezetőjét, szükség esetén a szakterületi szakértőket, figyelembe véve az audit céljainak eléréséhez szükséges felkészültséget és pártatlansági követelményeket. Ha csak egy auditor van, az auditor felkészült az adott auditra vonatkozó auditcsoport-vezetői teendők elvégzésére is. Az auditcsoport egésze rendelkezik a tanúsító testület által, a 3.1.2.3. fejezet azonosított kompetenciák összességével. 3.2.2.1.2. Az auditcsoport létszámának és összetételének meghatározása Az InterCert Kft. minősítési igazgatója az auditcsoport létszámának és összetételének meghatározásakor, melyet a Munkalap formanyomtatványon dokumentál, a következőket veszi figyelembe:  az audit céljait, területét, kritériumait - a jelen 3. fejezet eljárásai szerint -, az irányítási rendszer szabvány alapján,  a meghatározott auditidőt az InterCert-SZ-02 Szabályzat a normaidő meghatározásához dokumentum alapján,  az audit fajtáját, kombinált, integrált vagy közös audit-e,  az auditcsoport együttes felkészültségét, kompetenciáját a személyzeti anyagok alapján, amely szükséges az audit céljainak eléréséhez,  a tanúsítási követelményeket (beleértve bármely alkalmazandó jogszabályi, egyéb szabályozó és szerződéses követelményt),  a nyelvet és a kultúrát.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 14/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.2.2.1.3. Szakértők, fordítók, tolmácsok Az auditcsoport-vezető és az auditorok számára szükséges ismereteket és készségeket szakterületi szakértők, fordítók és tolmácsok is kiegészíthetik, akik a kijelölt auditcsoport vezető irányítása alatt tevékenykednek. Ha fordítók és tolmácsok kerülnek alkalmazásra, úgy vannak kiválasztva, hogy indokolatlanul ne befolyásolják az auditot. A szakterületi szakértők kiválasztásának kritériumai az auditcsoport igényeinek és az audit területének megfelelően vannak meghatározva. 3.2.2.1.4. Auditorjelöltek Auditorjelöltek auditcsoportba résztvevőként történő kijelölése esetén a vezető auditor van kijelölve melléjük értékelőként. Az értékelő kompetens a feladat átvételére és övé a végső felelősség az auditorjelölt tevékenységéért és az általa megtett megállapításokért. 3.2.2.1.5. Az auditcsoport vezetőjének feladata A minősítési igazgató általi kijelölést követően az auditcsoport vezetője határozza meg a csoport minden egyes tagjának, az auditcsoporton belüli egyeztetés után, az adott folyamatok, funkciók, helyszínek, területek vagy tevékenységek auditálásáért viselt felelősségét. Ezekhez a meghatározásokhoz már a minősítési igazgató általi kijelölésnél figyelembe vannak véve a szükséges felkészültségek, kompetenciák, az auditcsoport eredményes és hatékony igénybevételéhez, valamint az auditorok, az auditorjelöltek és a szakterületi szakértők különböző szerepe és felelősségi köre. Annak érdekében, hogy biztosítva legyen az audit céljainak elérése, a feladatok kiosztását az audit folyamán meg lehet változtatni, melyért az auditcsoport vezető a felelős. 3.2.2.2. Megfigyelők, szakterületi szakértők és kísérők 3.2.2.2.1. Megfigyelők Az InterCert Kft-től, vagy vele összefüggésben a megfigyelők jelenléte az auditon és annak indoklása, az audit végrehajtása előtt egyeztetésre kerül az ügyféllel a 3.2.3.5. fejezet szerint. A kijelölt auditcsoport vezető auditora biztosítja, hogy a megfigyelők ne befolyásolják, vagy ne akadályozzák az audit folyamatát, valamint annak kimenetelét. Megfigyelők lehetnek:  az ügyfél szervezetének tagjai,  az ügyfél szervezetének tanácsadói,  az InterCert Kft. munkatársai,  az InterCert Kft. tevékenységét akkreditáló hatóság helyszíni megfigyelést végző munkatársai,  valamely hatóság képviselői,  más igazoltan jelen levő személyek.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 15/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.2.2.2.2. Szakterületi szakértők A szakterületi szakértők szerepét az auditon az audit csoport vezető az audit végrehajtása előtt egyezteti az ügyféllel. A szakterületi szakértő nem tevékenykedik auditorként az auditcsoporton belül. A szakterületi szakértőhöz csatlakozik az auditor. Az auditcsoport-vezető és az auditorok számára szükséges ismereteket és készségeket szakterületi szakértők, a kijelölt auditcsoport vezető irányítása alatt tevékenykednek. A szakterületi szakértők kiválasztásának kritériumai az auditcsoport igényeinek és az audit területének megfelelően vannak meghatározva. 3.2.2.2.3. Kísérők Minden egyes auditorhoz csatlakoznia kell egy kísérőnek, kivéve, ha az auditcsoport vezetője és az ügyfél ettől eltérően állapodtak meg. Az auditcsoporthoz rendelt kísérő(k) feladata az audit segítése. Az auditcsoport tagjai biztosítják, hogy a kísérők ne befolyásolják, vagy ne akadályozzák az audit folyamatát, valamint annak kimenetelét. A kísérők felelősségi köre magában foglalhatja:  a kapcsolatteremtést és az interjúk időpontjának egyeztetését;  látogatások megszervezését a szervezet vagy a telephelye egyes részein;  annak biztosítást, hogy az auditcsoport tagjai a helyszíni munkavédelmi és biztonsági szabályokat megismerjék és betartsák;  az audit megfigyelését az ügyfél részéről;  magyarázat vagy információ szolgáltatását, az auditor kérésének megfelelően. 3.2.3. Auditterv 3.2.3.1. Általános előírások Az InterCert Kft. biztosítja, hogy minden egyes, a Munkalap formanyomtatványon szereplő auditprogramban meghatározott audithoz, a kijelölt auditcsoport vezető által készül Auditterv, és ez képzi az alapját az audittevékenységek lefolytatásának és ütemezésének. 3.2.3.2. Az auditterv elkészítése Az Auditterv formanyomtatvány igazodik az audit céljaihoz és területéhez és tartalmazza a következőket vagy hivatkozik rájuk, melynek elkészítéséért az auditcsoport vezető a felelős:  az audit céljait,  az audit kritériumait,  az audit területe, beleértve az auditálandó szervezeti és működési egységek, valamint folyamatok meghatározását,  a helyszíni audittevékenységek elvégzésének időpontját és helyszíneit, beleértve a külső ideiglenes helyszínek meglátogatását és a távauditálási tevkenységeket, ha vannak ilyenek,  a helyszíni audittevékenységek várható idejét és időtartamát,  az auditcsoport tagjainak és a kísérő személyeknek a szerepét és felelősségi körét. Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 16/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

Az InterCert Kft. figyelembe veszi az auditterv kidolgozása vagy módosítása során a 3.2.1. fejezeteiben felsorolt szempontokat. 3.2.3.3. Az auditcsoport feladatainak ismertetése Az auditcsoportnak az adott feladatok meghatározásra kerülnek a vezető auditor által készítendő Auditterv formanyomtatvány alapján. Az auditcsoportnak végre kell hajtani a következőket:  megvizsgálják és ellenőrzik az ügyfél szervezeti felépítését, politikáját, folyamatait, eljárásait, feljegyzéseit és egyéb dokumentumait az irányítási rendszerszabványra vonatkozóan,  megállapítják, hogy megfelelnek-e ezek a tanúsítás tervezett alkalmazási területéhez tartozó minden követelménynek,  megállapítják, hogy a folyamatok és az eljárások meg vannak-e határozva, érvényesülnek-e és fenntartásuk eredményes-e, és ezáltal alapul szolgálnak-e a bizalomhoz az ügyfél irányítási rendszere iránt,  közlik az ügyféllel, intézkedés céljából, az összes következetlenséget az ügyfél politikájában, céljaiban és előirányzataiban. 3.2.3.4. Az auditterv ismertetése Az InterCert Kft. által kijelölt auditcsoport vezető az Auditterv kitöltött formanyomtatványt az audit helyszíni napjától számított legalább egy héttel előtte elküldi az ügyfélnek, az audit időpontjának egyeztetését követően. 3.2.3.5. Az auditcsoport tagjaira vonatkozó információk ismertetése Az InterCert Kft. irodavezetője levél formájában közli a minősítési igazgató által kijelölt auditcsoport - valamint az InterCert Kft-től, vagy vele összefüggésben érkező a 3.2.2.2. fejezet szerinti megfigyelők, szakértők, kísérők - minden egyes tagjának nevét és az ügyféllel kölcsönösen meghatározott helyszíni audit időpontokat legalább a helyszíni auditok előtt két héttel, és kérésre kizárólag az auditra vonatkozóan háttér-információt ad róluk, úgyhogy elegendő ideje legyen az ügyfél szervezetének ellenvetést tenni bármely auditor vagy szakterületi szakértő kijelölése ellen, vagy megfigyelő ellen. A megfelelően elegendő idő továbbá azért is szüksége, hogy az ügyfél által kifogásolt és indokolt esetben a minősítés igazgató átszervezze a csoportot a 3.2.2. fejezet szerint. 3.3. Kezdeti tanúsítás 3.3.1. Kezdeti tanúsítási audit 3.3.1.1. Általános előírások Az irányítási rendszerek első tanúsítási auditja két szakaszban kerül végrehajtásra: az 1. és a 2. szakaszban. Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 17/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.3.1.2. 1. szakasz 3.3.1.2.1. 1. szakasz céljainak elérhetősége, ügyfél informálása A kijelölt auditcsoport vezető átveszi az irodavezetőtől az ügyféldossziét, mely tartalmazza az ügyfél által beküldött szükséges dokumentumokat. Az átvétel a Munkalap formanyomtatvány alapján történik. A tervezés biztosítja, hogy az 1. szakasz céljai elérhetőek legyenek, melynek során az auditcsoport vezető informálja az ügyfelet bármely helyszíni tevékenységről az 1. szakasz alatt. Az 1. szakasz nem igényel formális audittervet (3.2.3. fejezet). 3.3.1.2.2. 1. szakasz céljai A kijelölt auditcsoport vezető irányításával az audit 1. szakaszának végrehajtása az alábbiak alapján történik, egyeztetve az ügyféllel:  az ügyfél irányítási rendszere dokumentációjának átvizsgálása,  az ügyfél területi elhelyezkedése és a helyszínek jellemző körülményeinek értékelése, továbbá megbeszélések az ügyfél személyzetével, hogy megítélhetővé váljon kompetenciájukat az audit 2. szakaszához,  az ügyfélnél tapasztalható helyzet átvizsgálása arról, hogy mennyire értik a irányítási rendszerrel kapcsolatos szabvány követelményeit, különösen a kulcsfontosságú teljesítés vagy a jelentős szempontok/tényezők, folyamatok, célok azonosítására és az irányítási rendszer működésére vonatkozóan,  a szükséges információ beszerzése az irányítási rendszer alkalmazási területéről, beleértve: o az ügyfél telephelyeit, o az alkalmazott folyamatokat és eszközöket, o kialakított felügyeleti szinteket (különösen a többtelephelyes ügyfelek esetében), o az alkalmazható jogszabályi és szabályozó követelményeket,  az audit 2. szakaszához szükséges erőforrások rendelkezésre állásának átvizsgálása, és megállapodás az ügyféllel az audit 2. szakaszának részleteiről,  összpontosítás a 2. szakasz megtervezésére azáltal, hogy kellőképpen meg legyen értve az ügyfél irányítási rendszerének működése és a helyszínek tevékenységei az irányítási rendszerszabvány vagy más rendelkező dokumentum vonatkozásában,  kiértékelés, hogy az ügyfél tervezett-e belső auditot és vezetőségi átvizsgálást, illetve elvégezte-e ezeket és hogy az irányítási rendszer bevezetésének szintje arra mutat-e, hogy az ügyfél felkészült az audit 2. szakaszára, A kijelölt auditcsoport vezető döntése, hogy szükségét látja-e az audit 1. szakaszának végrehajtását az ügyfél szervezet helyszínén lefolytatni.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 18/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.3.1.2.3. 1. szakasz megállapításai Az InterCert Kft. kijelölt auditcsoport vezetője az audit 1. szakasza céljainak teljesülése megállapításait az Audit jelentés (Audit 1. szakasza) formanyomtatványon dokumentálja és állást foglal az audit 2. szakaszának megkezdését (beleértve mindazoknak a területeknek az azonosítását, amelyek gondot okozhatnak, mert az audit 2. szakasza során esetleg nemmegfelelőségnek minősülhetnek), illetve elutasítását illetően, melyet közöl az ügyféllel. Ha az audit 1. szakaszában az ügyfél felkészültségére vonatkozó minősítés eredménye nem megfelelő, vagy valamelyik dokumentum a szabvány követelményeinek nem felel meg (kidolgozandó, átdolgozandó) a minősítési eljárás nem folytatható (nem kezdhető meg a 2. szakasz). Az ügyfél újbóli felkészültségét, vagy átdolgozott dokumentáció bevezetését követő próbaműködése, a rendszer belső auditja és vezetőségi átvizsgálása után az audit eljárás 1. szakasza újra kezdetét veszi. Ha a dokumentumok a szabvány követelményeinek maradéktalanul vagy részben felelnek meg (módosítandók, kiegészítendők), csak enyhe hiányosságokat tartalmaznak, az eljárás folytatható. Az irányítási rendszer dokumentáció átvizsgálás eredményének részletes ismertetése az audit eljárás 2. szakaszában történik. 3.3.1.2.4. Az audit 1. és 2. szakasz közötti időtartam Amikor az 1. és 2. szakasz közötti időtartamot az auditcsoport vezető megtervezi, meghatározza, akkor megfontolja, hogy az ügyfélnek milyen teendői vannak az audit 1. szakaszában aggodalomra okot adó problémák megoldásához. Az auditcsoport vezető megállapításai alapján szükség lehet arra, hogy az InterCert Kft. módosítsa a 2. szakaszra tervezett intézkedéseket. Ha az irányítási rendszerre hatással lévő bármely jelentős változás következik be, az auditcsoport vezető megfontolja az egész 1. szakasz vagy annak egy részének megismétlését. Az ezzel kapcsolatos megállapítások és következtetések (1. szakasz eredményei a 2. szakasz elhalasztásához) a 3.3.1.2.3. fejezet szerint kerülnek dokumentálásra az auditcsoport vezető által, mely átadásra kerül az ügyfélnek. 3.3.1.3. 2. szakasz Az audit 2. szakaszának az a célja, hogy a kijelölt auditcsoport vezető auditorának irányításával kiértékelésre kerüljön az ügyfél irányítási rendszerének bevezetése, beleértve annak eredményességét is. Az audit 2. szakasza az ügyfél telephelyén/telephelyein kerül lefolytatásra, mely magában foglalja legalább a következőket:  információt és bizonyítékot arról, hogy az irányítási rendszerre vonatkozó szabvány vagy más rendelkező dokumentum minden követelménye teljesül,  a tevékenység figyelemmel kísérését, mérését, a jelentéseket és az átvizsgálásokat a teljesítmény fő céljairól és fő előirányzatairól (az irányítási rendszerre vonatkozó szabvány, vagy más rendelkező dokumentum elvárásainak megfelelően), Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 19/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

   

az ügyfél irányítási rendszerének képességét és teljesítményét az alkalmazandó jogszabályi, egyéb szabályozó és szerződéses követelményeknek való megfelelését, az ügyfél folyamatai működésének szabályozását, a belső auditálást és a vezetőségi átvizsgálást, az ügyfél vezetőségének felelősségét a politikájának megvalósulásáért.

Az audit 2. szakaszának lefolytatásakor az információk megszerzése és igazolása a 3.4.4. fejezet szerint történik. 3.3.1.4. A kezdeti tanúsítási audit következtetései A kijelölt auditcsoport elemez minden információt és auditbizonyítékot, amelyet az audit 1. és 2. szakasza alatt összegyűjtött, átvizsgálja az audit megállapításait, és megállapodik az audit következtetéseiben a 3.4.6. fejezet szerint. 3.4. Az auditok elvégzése 3.4.1. Általános előírások Az InterCert Kft-nek jelen eljárása határozza meg azt a folyamatot, mely a helyszíni audit végrehajtását szabályozza. Ez a folyamat tartalmazza az audit megkezdésekor a nyitóértekezletet az audit befejezésekor pedig a záróértekezletet. A helyszíni audit a fizikai telephelyeken kívül magában foglalhat távoli hozzáférést is az olyan elektronikus helyszínekhez is, amelyek fontos információt tartalmaznak az irányítási rendszer auditjához. Ahol az audit bármely része elektronikus eszköz útján folyik le, vagy ahol a helyszín virtuálisan kerül auditálásra, az InterCert Kft. biztosítja a 3.2.2. fejezet szerint, hogy a megfelelő kompetenciákkal rendelkező személyek végezzék el az ilyen tevékenységeket. Az ilyen audit során keletkezett bizonyítékok elegendőeknek kell lenniük ahhoz, hogy az auditorcsoport vezető megalapozott döntést hozhasson a kérdéses követelménynek való megfelelőségről. A helyszíni audit magában foglalhat távoli hozzáférést is az olyan elektronikus helyszín(ek)hez, amelyek fontos információkat tartalmaznak az irányítási rendszer auditjához, mely az auditcsoport vezető felelőssége. Az auditcsoport vezető döntése elektronikus eszközök használata is az auditok lefolytatásához. 3.4.2. A nyitóértekezlet levezetése Az InterCert kft. kijelölt auditor csoportja az auditcsoport vezető irányításával hivatalos nyitó értekezletet tart az ügyfélszervezet vezetőségével együtt és ahol célszerű azokkal is, akik az auditálandó funkciókért vagy folyamatokért felelősek, a résztvevők jelenlétének feljegyezésével a Jelenléti nyilvántartás nyitó és záró értekezlethez formanyomtatványra. A nyitó értekezletnek az a célja, hogy rövid tájékoztatást adjon az audittevékenységek végrehajtásáról.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 20/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

A tájékoztatás részletessége mértékének összhangban kell lennie az ügyfélnek az audit folyamatban való jártasságával és tartalmazza a következő elemeket:  a résztvevők bemutatása és szerepük körvonalazása,  a tanúsítás alkalmazási területének megerősítése,  az auditterv (az audti típusa, területe, céljai és kritériumai), bármilyen módosítás és egyéb, az audittal kapcsolatban az ügyféllel történt megállapodások megerősítése, például a záró értekezlet dátuma és időszükséglete, közbenső megbeszélések az auditcsoport és az ügyfél vezetősége között,  az auditcsoport és az ügyfél közötti hivatalos kommunikációs csatornák megerősítése,  annak megerősítése, hogy az erőforrások és egyéb, az auditcsoport által igényelt feltételek rendelkezésre állnak,  annak megerősítése, hogy az információk bizalmasan vannak kezelve,  annak megerősítése, hogy az auditcsoport részére gondoskodtak a szükséges munkabiztonsági, vészhelyzeti és egyéb biztonsági eljárásokról,  annak megerősítése, hogy vannak-e kísérők és megfigyelők, feladatuk és személyük tisztázott,  a jelentés módja, beleértve az auditmegállapítások minősítését,  tájékoztatás azokról a körülményekről amikor az auditot idő előtt be kell fejezni,  annak megerősítése, hogy az InterCert Kft-t képviselő auditcsoport vezető és az auditcsoport felelősek az auditért és felügyeletük alatt tartják az auditterv végrehajtását, beleértve az audittevékenységeket és az audit menetét,  az előző átvizsgáláskor vagy auditon tett megállapítások helyzetének igazolása, ha alkalmazható,  az audit végrehajtása során alkalmazott módszerek és eljárások mintavételen alapulnak,  az audit során használatos nyelv megerősítése,  annak megerősítése, hogy az audit során az ügyfelet tájékoztatni fogják az audit előrehaladásáról és bármilyen aggodalomra okot adó tényről,  lehetőség az ügyfél számára, hogy kérdéseket tegyen fel. 3.4.3. Kommunikáció az audit során 3.4.3.1. Auditcsoporton belüli és ügyféllel történő kommunikáció Az audit során az auditcsoport vezető meghatározása alapján az auditcsoport időszakonként értékeli az audit előrehaladását és biztosítja az információcserét. Az auditcsoport vezető szükség szerint átcsoportosítja a feladatokat az auditcsoport tagjai között, és időnként tájékoztatja az ügyfelelt az audit előrehaladásáról és az esetleges aggályokról. 3.4.3.2. Audit céljainak teljesülése Ha a rendelkezésre álló auditbizonyítékok azt jelzik, hogy az audit céljai nem érhetők el, vagy azonnali és jelentős kockázat fennállására utalnak, az auditcsoport vezető ezt közli az ügyféllel, és ha lehetséges, az InterCert Kft. tanúsítási igazgatójával a megfelelő intézkedés meghatározása céljából.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 21/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

Ilyen intézkedés lehet az auditterv ismételt megerősítése vagy módosítása, az audit céljainak vagy területének megváltoztatása, vagy az audit megszakítása. Az auditcsoport vezetője beszámol az InterCert Kft. tanúsítási igazgatójának a megtett intézkedések kimeneteléről. 3.4.3.3. Alkalmazási terület változása Ha a helyszíni audittevékenységek során derül ki, hogy az audit alkalmazási területében bármilyen változtatás szükséges, a vezető auditor átvizsgálja azt az ügyféllel és tájékoztatja az InterCert Kft. tanúsítási igazgatóját. 3.4.4. Az információk megszerzése és igazolása 3.4.4.1. Mintavételes információgyűjtés Az audit során megfelelő mintavétellel gyűjtik az auditorok az audit céljaira, területére és kritériumaira vonatkozó információkat (beleértve a funkciók, tevékenységek és a folyamatok határterületeivel kapcsolatos információkat) igazoló objektív bizonyítékokat a 3.4.4.2. fejezet szerint. 3.4.4.2. Információgyűjtés módszerei Az információgyűjtés módszere tartalmazza a következőket, de nem korlátozódnak csak ezekre:  interjúk,  folyamatok és tevékenységek megfigyelése,  dokumentációk és feljegyzések átvizsgálása. A mintavételes információgyűjtés objektív audit bizonyítékait az auditorok feljegyzik: Kezdeti auditnál az audit 1. szakaszában:  Audit jelentés (Audit 1. szakasza) formanyomtatványon. Kezdeti auditnál az audit 2. szakaszában:  Ellenőrző lista formanyomtatványon. Felügyeleti auditnál:  Audit jelentés (Audit 1. szakasza) formanyomtatványon (csak jelentős változások esetén).  Ellenőrző lista formanyomtatványon. Megújító auditnál:  Audit jelentés (Audit 1. szakasza) formanyomtatványon (az audit 1. szakaszának szükségessége esetén és/vagy jelentős változások esetén).  Ellenőrző lista formanyomtatványon.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 22/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.4.5. Az audit megállapításainak azonosítása és rögzítése 3.4.5.1. Jelentés készítése A megfelelőségeket összefoglaló és a nemmegfelelőségeket részletező auditmegállapítások, valamint az azokat alátámasztó auditbizonyítékok osztályozva, rögzítve vannak és feljegyzésre kerülnek a 3.4.8. fejezet szerint, hogy lehetővé váljon a megalapozott tanúsítási döntés megtétele vagy a tanúsított státusz fenntartása. 3.4.5.2. Fejlesztési lehetőségek Az auditorok megállapításai alapján fejlesztési lehetőségek kerülhetnek azonosításra, melyet a vezető auditor rögzít a Fejlesztési lehetőségek formanyomtatványon. Az olyan auditmegállapításokat azonban, amelyek nemmegfelelőségek, eltérések, nem fejlesztési lehetőségként kerülnek rögzítésre. 3.4.5.3. Nemmegfelelőségek, eltérések Az auditorok által a nemmegfelelőségek megállapítása az auditkritériumok konkrét követelménye szerint kerül rögzítésre az auditcsoport vezető által az Eltérésjelentés formanyomtatványon mely tartalmazza a nemmegfelelőség világos megfogalmazását, és részletesen meg határozza az objektív bizonyítékot, amely a nemmegfelelőséget megalapozza. A nemmegfelelőségek megbeszélésre kerülnek az ügyféllel, annak biztosítására, hogy az auditbizonyíték pontos legyen és a nemmegfelelőséget megértsék, de az auditorcsoportnak tartózkodni kell a nemmegfelelőség okának vagy a megoldásnak a sugalmazásától. Nemmegfelelőségek, eltérések és azok minősítése:  Enyhe nemmegfelelőség: Nemmegfelelőség, amely nincs hatással az irányítási rendszer képességére a tervezett eredmények elérése érdekében. (pl. az adott irányítási rendszer szabvány követelménye csak részben teljesül, hiányos a szabályozás, a szabályozásban és működésben esetenként ellentmondás tapasztalható, stb.).  Jelentős (súlyos) nemmegfelelőség: Nemmegfelelőség, amely hatással van az irányítási rendszer képességére a tervezett eredmények elérése érdekében: o ha jelentős kétség merül fel aziránt, hogy a folyamatfelügyelet eredményes, vagy hogy a termékek és a szolgáltatások megfelelnek a meghatározott követelményeknek, o számos kisebb (enyhe) nemmegfelelőség kapcsolódott ugyanahhoz a követelményhez, vagy egy probléma rendszerbeli hibát mutathat, így az egy jelentős (súlyos) nemmegfelelőséget eredményez. (pl. egy szabvány követelmény vagy tevékenység szabályozásának teljes hiánya, a szabályozás és a gyakorlat teljes ellentmondása, stb.), vagy melyet az InterCert Kft. kijelölt auditorai korábban enyhe eltérésnek minősítettek, de az ügyfél szervezete nem tudott eredményes intézkedést hozni a megszüntetésére, stb).

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 23/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.4.5.4. Véleménykülönbségek feloldása, feljegyzése Az auditcsoport vezetőjének meg kell kísérelnie az auditbizonyítékok vagy megállapítások vonatkozásában a véleménykülönbségek feloldását az auditcsoport és az ügyfél között, a megoldatlan pontok feljegyzésre kerülnek. 3.4.6. Az audit következtetéseinek összeállítása Az auditcsoport vezetőjének a felelőssége, hogy a záróértekezlet előtt az auditcsoport:  átvizsgálja az audit megállapításait és az audit során a tárgyra vonatkozóan megszerzett minden egyéb információt, összehasonlítva ezeket az audit céljaival és az audit kritériumaival és a nemmegfelelőségek osztályozásával,  megállapodik az audit következtetéseiben, figyelembe véve az auditfolyamattal együtt járó bizonytalanságot,  megállapodik, és meghatározza az esetleg szükséges utólagos tevékenységeket,  megerősíti az auditprogram megfelelőségét, vagy meghatározza a szükséges módosításokat a jövőbeli auditra vonatkozóan (pl. tanúsítás alkalmazási területe, auditidők vagy auditdátumok, a felügyelet gyakorisága, az auditcsoport felkészültsége). A 3.4.5. fejezet szerint az auditcsoport vezető által készített jelentés az Audit jelentés formanyomtatvány tartalmazza az audit következtetéseit szabvány fejezetenként, összhangban az Ellenőrző lista formanyomtatvány tematikájával, ahol szabvány fejezetenként három féle következtetés állapítható meg:  Az audit kritériuma maradéktalanul teljesül az auditorok eltérést nem tártak fel.  Az audit kritériuma csak részben teljesül, az auditorok enyhe minősítésű eltéréseket tártak fel.  Az audit kritériuma nem teljesül, mely súlyos eltérésnek minősül. A következtetés alapján az alábbi javaslatai lehetnek az auditcsoportnak:  Ha az auditált szervezet által bevezetett és működtetett irányítási rendszer teljes mértékben megfelel az adott szabvány követelményeinek, vagyis az auditorok eltérést nem találtak, az auditcsoport vezetője javasolja az InterCert Kft. tanúsítási igazgatójának a tanúsítvány kiállítását/érvényességének fenntartását (a tanúsítási ciklusnak megfelelően).  Ha az auditált szervezet által bevezetett és működtetett irányítási rendszer alapvetően megfelel az adott szabvány követelményeinek, az auditorok súlyos eltérést nem találtak, a szervezet a feltárt enyhe eltérésekre maximum 1 hónapon belül az adott szabvány követelményeit kielégítő intézkedéseket hoz, az auditorok javasolják az InterCert Kft. tanúsítási igazgatójának a tanúsítvány kiállítását/érvényességének fenntartását (a tanúsítási ciklusnak megfelelően).

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 24/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01





Ha az auditált szervezet által bevezetett és működtetett irányítási rendszer csak részben felel meg az adott szabvány követelményeinek, az auditorok egy súlyos és néhány enyhe eltérést találtak, a szervezet a feltárt eltérésekre 1 hónapon belül az adott szabvány követelményeit kielégítő intézkedéseket hoz, azok működését sikeres utóauditon igazolja, az auditorok javasolják az InterCert Kft. tanúsítási igazgatójának a tanúsítvány kiállítását/érvényességének fenntartását (a tanúsítási ciklusnak megfelelően). Ha az auditált szervezet által bevezetett és működtetett irányítási rendszer nem felel meg az adott szabvány követelményeinek, az auditorok több súlyos eltérést találtak, így az auditorok utóaudit szükségességét állapítják meg és annak megfelelőségéig nem javasolják az InterCert Kft. tanúsítási igazgatójának a tanúsítvány kiállítását/érvényességének fenntartását (a tanúsítási ciklusnak megfelelően).

3.4.7. A záróértekezlet levezetése 3.4.7.1. A záróértekezlet célja Az InterCert kft. auditor csoportja az auditcsoport vezető irányításával hivatalos záróértekezletet tart az ügyfélszervezet vezetőségével együtt és ahol célszerű azokkal is, akik az auditált funkciókért vagy folyamatokért felelősek, a résztvevők jelenlétének feljegyezésével a Jelenléti nyilvántartás nyitó és záró értekezlethez formanyomtatványra. A záróértekezletnek, melyet az auditcsoport vezető vezet, az a célja, hogy ismertesse az audit következtetéseit, ideértve a tanúsításra vonatkozó javaslatot. Bármilyen nemmegfelelőség olyan módon kerül bemutatásra, hogy azt az ügyfél megértse, és megállapodás történik az intézkedés határidejéről. A „megértsék” kifejezés nem feltétlenül jelenti azt, hogy az ügyfél elfogadta a nemmegfelelőséget. 3.4.7.2. A záróértekezlet elemei A záróértekezlet a következő elemeket is tartalmazza, ahol a részletesség mértéke összhangban van az ügyfélnek az auditfolyamatban való jártasságával:  az ügyfél tájékoztatása arról, hogy az auditbizonyítékok információminták alapján lettek beszerezve és ez bizonytalansági tényező,  az auditjelentés másolatának átadása, beleértve az audit megállapításainak minősítését,  az InterCert Kft. eljárása a nemmegfelelőségek kezelésére, beleértve az ügyfél tanúsítási státuszára vonatkozó bármely következményt,  az ügyfél számára adott határidő, ameddig benyújthat egy tervet az audit során feltárt nemmegfelelőségek helyesbítésére és a helyesbítő tevékenységre vonatkozóan,  az InterCert Kft. auditot követő tevékenysége,  információk a panaszkezelési és a fellebbezési folyamatokról. 3.4.7.3. Ügyfél kérdései Az ügyfél lehetőséget kap arra, hogy kérdéseket tegyen fel. Az auditcsoport és az ügyfél közötti véleménykülönbségek az audit megállapításai és következtetési vonatkozásában megvitatásra és megoldásra kerülnek, ahol lehetséges. Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 25/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

A megoldatlan véleménykülönbségek feljegyezésre kerülnek az Audit formanyomtatványra és az InterCert Kft. tanúsítási igazgatójának átadásra kerül.

jelentés

3.4.8. Auditjelentés 3.4.8.1. Auditjelentés tulajdonjoga Az InterCert Kft. írásos jelentést készít minden egyes auditról, melyet eljuttat az ügyfélnek. Az auditcsoport megjelölhet fejlesztési lehetőségeket, de nem ad konkrét megoldásokat. Az auditjelentés tulajdonosa az InterCert Kft. 3.4.8.2. Auditcsoport vezetőjének feladata Az auditcsoport vezetője gondoskodik arról, hogy az audittal kapcsolatos jelentés elkészüljön és felelős annak tartalmáért. Az auditjelentés pontos, tömör és érthető leírás az auditról, lehetővé téve a meglapozott tanúsítási döntést, és tartalmazza a következőket vagy hivatkozik ezekről:  a tanúsító testület megnevezése,  az ügyfél neve és címe, valamint az ügyfél vezetőségének képviselője,  az audit típusa (kezdeti, felügyeleti, megújító vagy rendkívüli audit),  az audit kritériumai,  az audit céljai,  az audit alkalmazási területe, különösen az auditált szervezeti vagy működési egységek vagy folyamatok azonosítása, és az audit időtartama,  audittervtől való bármely eltérés és annak oka,  bármely jelenős tényező, amely hatással van az auditprogramra,  az auditcsoport vezetőjének, az auditcsoport tagjainak és azok bármilyen kísérő személyének a megnevezése,  az időpontok és helyszínek, ahol az audittevékenységek történtek,  az audit megállapításai (3.4.5. fejezet szerint), hivatkozva a bizonyítékra és következtetésekre, összhangban az audit típusának követelményeivel,  bármely az utolsó audit óta bekövetkezett jelentős változás, ha van ilyen, amely hatással van az ügyfél irányítási rendszerére,  bármilyen megoldatlan ügy, ha azonosításra kerültek ilyenek,  ahol alkalmazható, mely audit kombinált, közös vagy integrált,  nyilatkozat, amely jelzi, hogy az audit a rendelkezésre álló információk mintavételén alapul,  ajánlás az auditcsoporttól,  az auditált ügyfél megfelelően alkalmazza a tanúsítási dokumentumokat és jeleket,  az elvégzett helyesbítő tevékenységek eredményességének igazolása a korábban azonosított nemmegfelelőségekkel kapcsolatosan, ha alkalmazható,

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 26/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.4.8.3. Auditjelentés tartalma Az audittal kapcsolatos jelentés tartalmazza:  nyilatkozat az irányítási rendszer megfelelőségéről és eredményességéről, azon bizonyítékok összegzésével együtt, amelyek kapcsolódnak az alábbiakhoz:  az irányítási rendszer azon képességéhez, hogy megfeleljen az alkalmazható követelményeknek és az elvárt eredményeknek,  a belső audithoz és a vezetőségi átvizsgálás folyamatához,  következtetést a tanúsítás alkalmazási területének megfelelőségéről,  annak megerősítése, hogy az audit céljai elérésre kerültek. Az audittal kapcsolatos jelentés - a megalapozott tanúsítási döntéshozatalhoz - az alábbi kitöltött formanyomtatványok összességéből tevődik össze az irányítási rendszer működésére vonatkozóan:  Audit jelentés (Audit 1. szakasza),  Audit jelentés,  Ellenőrző lista,  Fejlesztési lehetőségek,  Eltérésjelentés,  Auditterv,  Adatlap nem magyar nyelvű tanúsítvány kiállításához,  Jelenléti nyilvántartás nyitó és záró értekezlethez,  Adatszolgáltató lap irányítási rendszer(ek) tanúsításhoz (átvizsgálva, szükség szerint kiegészítve). 3.4.9. A nemmegfelelőségek okainak elemzése Annak érdekében, hogy a feltárt nemmegfelelőségeket az ügyfél meghatározott időn belül kiküszöbölhesse, az InterCert Kft. auditcsoportjának vezetője megköveteli az ügyféltől az okok elemzését, valamint a helyesbítések és helyesbítő tevékenységek megtételét vagy ilyenek betervezését, melyet az Eltérésjelentés formanyomtatványon igazol. 3.4.10. A helyesbítések és a helyesbítő tevékenységek eredményessége Az InterCert Kft. auditcsoport vezetője átvizsgálja az ügyfél által beterjesztett helyesbítéseket és helyesbítő tevékenységeket, hogy megállapítsa azok elfogadhatóságát és igazolja az elvégzett helyesbítések és helyesbítő tevékenységek eredményességét. A nemmegfelelőségek megoldását alátámasztó megszerzett bizonyítékok feljegyezésre kerülnek az Eltérésjelentés formanyomtatványon. Az ezzel kapcsolatos átvizsgálás és igazolás eredményéről az auditcsoport vezetője tájékoztatja az ügyfelet. A helyesbítés és helyesbítő tevékenység eredményességének igazolása elvégezhető az ügyfél által átadott dokumentációk átvizsgálása alapján, vagy ha szükséges, helyszíni igazolással.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 27/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

A formanyomtatványok tartalmazzák:  az elvégzett helyesbítések, helyesbítő tevékenységek eredményességének igazolását,  a nemmegfelelőségek megoldását alátámasztó, megszerzett bizonyítékokat,  az átvizsgálás és igazolás eredményét az ügyfél részére. Az auditcsoport vezetője tájékoztatja az ügyfelet, ha egy további teljes auditra, további részleges auditra vagy dokumentált bizonyítékra (amely megerősítése a jövőbeni auditon kerül megerősítésre) van szükség a helyesbítések és a helyesbítő tevékenységek eredményességének igazolásához. 3.5. Döntés a tanúsításról 3.5.1. Általános előírások 3.5.1.1. Függetlenség és kompetencia Az InterCert Kft. biztosítja, hogy az(ok) a személy(ek) aki(k) a tanúsítás megadásában, elutasításában, fenntartásában, megújításában, felfüggesztésében, a felfüggesztés utáni helyreállításban, visszavonásában, az alkalmazási területének bővítésében és szűkítésében

dönt(enek), nem lehet ugyanaz(ok), aki(k) az auditokat végezték. Ezért a döntésért a tanúsítási igazgató a felelős a 3.1.2.5. fejezet figyelembevételével, aki nem vehet, és nem vesz részt az auditok lefolytatásában, és rendelkezik megfelelő kompetenciával. 3.5.1.2. Tanúsítási igazgató Az InterCert Kft. által a tanúsítási döntés meghozatalára kijelölt személy a tanúsító testület alkalmazásában van, rendelkezik jogilag érvényesíthető megállapodással, munkaszerződéssel, munkaköri leírással. 3.5.1.3. Szervezeti felügyelet A szervezeti felügyelet alatt lévő egység foglalkoztatottjainak vagy a vele szerződéses viszonyban levőknek teljesíteniük kell az MSZ EN ISO/IEC 17021-1:2016 e részének követelményeit. 3.5.1.4. Tanúsítási döntés rögzítése Az InterCert Kft. tanúsítási igazgatója rögzít minden tanúsítási döntést, beleértve az auditcsoporttól vagy más forrásból származó bármely kiegészítő információt, vagy magyarázatot. A tanúsítási igazgató döntése lehet tanúsító/megújító auditot követően: tanúsítás megadása - tanúsítvány kiállítása tanúsítás elutasítása - tanúsítvány kiállításának elutasítása

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 28/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

A tanúsítási igazgató döntése lehet felügyeleti auditot követően: tanúsítás fenntartása - tanúsítvány érvényességének fenntartása tanúsítás bővítése - tanúsítvány érvényességének bővítése tanúsítás szűkítése - tanúsítvány érvényességének szűkítése tanúsítás felfüggesztése - tanúsítvány érvényességének felfüggesztése tanúsítás visszavonása - tanúsítvány érvényességének visszavonása A tanúsítási igazgató döntése lehet utó auditot követően: tanúsítás kiadása/fenntartása - tanúsítvány kiállítása / érvényességének fenntartása tanúsítás bővítése - tanúsítvány érvényességének bővítése tanúsítás szűkítése - tanúsítvány érvényességének szűkítése tanúsítás felfüggesztése - tanúsítvány érvényességének felfüggesztése tanúsítás visszavonása - tanúsítvány érvényességének visszavonása A tanúsítási igazgató döntése lehet rendkívüli auditot követően: tanúsítás fenntartása - tanúsítvány érvényességének fenntartása tanúsítás bővítése - tanúsítvány érvényességének bővítése tanúsítás szűkítése - tanúsítvány érvényességének szűkítése tanúsítás felfüggesztése - tanúsítvány érvényességének felfüggesztése tanúsítás visszavonása - tanúsítvány érvényességének visszavonása A tanúsítási igazgató a döntését a Munkalap formanyomtatványon dokumentálja minden auditot követően. A tanúsítási igazgató döntéséről levél formájában az irodavezető tájékoztatja az érintett ügyfelet. 3.5.2. A döntéshozatal előtti tevékenységek Az InterCert Kft. tanúsítási igazgatója igazolja a vezető auditortól átvett ügyfél dosszié tartalmának átvizsgálásával a tanúsítás megadásáról, elutasításáról, fenntartásáról, megújításáról, felfüggesztéséről, a felfüggesztés utáni helyreállításról, visszavonásáról, az alkalmazási területének bővítéséről és szűkítéséről szóló döntés meghozatala előtt, hogy:

a. a tanúsítási követelmények és a tanúsítás alkalmazási területe tárgyában az auditcsoporttól kapott információk elegendőek, b. az auditcsoport a jelentős (súlyos) nemmegfelelőség(ek)et átvizsgálta, elfogadta és igazolta a helyesbítéseket és a helyesbítő tevékenységeket, c. az auditcsoport az enyhe nemmegfelelőségeket átvizsgálta, elfogadta az ügyfél helyesbítéseket és helyesbítő tevékenységeket, d. az auditcsoport a korábbi fejlesztési lehetőség(ek)re az ügyfél által történő reagálását átvizsgálta.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 29/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.5.3. Információk az első tanúsítás megadásához 3.5.3.1. Tanúsítási döntéshez adott információk A kijelölt auditcsoportnak a vezető auditor által, az InterCert Kft. tanúsítási igazgatójának a tanúsítási döntéshez adott információi legalább a következőket tartalmazza a 3.4.8. fejezet szerint:  auditjelentések,  észrevételek a nemmegfelelőségekhez, és ahol alkalmazható, az ügyfél által elvégzett helyesbítések és helyesbítő tevékenységek,  az InterCert Kft-hez benyújtott, a kérelem átvizsgálásához (3.1.2. fejezet) felhasznált információk megerősítése,  megerősítés, hogy elérték az audit céljait,  ajánlás a tanúsítás megadására vagy elutasítására, esetleges feltételekkel vagy észrevételekkel együtt. 3.5.3.2. Helyesbítések, helyesbítő tevékenységek megvalósításának igazolása Ha az InterCert Kft. a 2. szakaszt követő 6 hónapon belül nem képes igazolni az ügyfél helyesbítését és valamely jelentős (súlyos) nemmegfelelőség helyesbítő tevékenységének megvalósítását, akkor egy másik 2. szakaszt hajt végre a tanúsításra való ajánlás előtt. 3.5.3.3. A tanúsítás átszármaztatása Az InterCert Kft. a tanúsított irányítási rendszerrel rendelkező ügyfél tanúsításának átvételénél, átszármaztatásánál a 3.1.3.4. fejezet szerinti módon jár el minden ilyen ügyfélre vonatkozóan. 3.5.4. Információk a megújító tanúsítás megadásához Az InterCert Kft. tanúsítási igazgatója a tanúsítás megújítására vonatkozó 3.5. fejezet szerinti döntését a megújító tanúsítási audit eredményei alapján a 3.4.8. fejezet szerint, a rendszernek a tanúsítási ciklus alatti átvizsgálása, továbbá a tanúsított ügyfelek tanúsítását felhasználóitól beérkezett panaszok alapján hozza meg. 3.6. A tanúsított státusz fenntartása 3.6.1. Általános előírások Az InterCert Kft. fenntartja a tanúsítási státuszt a 3.5.1. fejezet szerint annak a bizonyítéknak az alapján, hogy az ügyfél továbbra is teljesíti az adott irányítási rendszerszabványának a követelményeit.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 30/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.6.2. Felügyeleti tevékenységek 3.6.2.1. Általános előírások 3.6.2.1.1. Felügyeleti tevékenységek kialakítása Az InterCert Kft. úgy alakította ki felügyeleti tevékenységét, hogy az irányítási rendszer alkalmazási területéhez tartozó jellemző területeket és funkciókat rendszeresen figyelemmel kíséri, és figyelembe veszi a tanúsított ügyfelénél és annak irányítási rendszerében bekövetkezett változásokat, melynek nyomonkövetése az Adatszolgáltató lap irányítási rendszer(ek) tanúsításhoz formanyomtatványon történik. Ezért követelmény, hogy a tanúsított ügyfelek azonnal értesítsék az Adatszolgáltató lap irányítási rendszer(ek) tanúsításhoz formanyomtatvány szerinti témakörök alapján változás történt - különös tekintettel ha az irányítási rendszerüket oly mértékben módosítják, amely az eredeti tanúsítást befolyásolja -, a formanyomtatvány kitöltésével és megküldésével. 3.6.2.1.2. Felügyeleti tevékenységek témakörei A felügyeleti tevékenységek magukban foglalják a tanúsított ügyfél irányítási rendszerének helyszíni auditálását, hogy a tanúsított ügyfél irányítási rendszere teljesíti-e az adott szabvány követelményeit, amelyre a tanúsítást megkapta. Egyéb felügyeleti tevékenységek magukban foglalhatják:  az InterCert Kft. által a tanúsított ügyfélnek feltett kérdéseket a tanúsítás szempontjaival kapcsolatban,  az ügyfél nyilatkozatainak átvizsgálását tevékenységeivel kapcsolatban (például promóciós anyagok, honlap),  az ügyfélhez intézett kéréseket dokumentált információk átadására (papíron vagy elektronikus adathordozón),  az egyéb eszközöket a tanúsított ügyfél teljesítményének figyelemmel kísérésére. 3.6.2.2. Felügyeleti audit A felügyeleti auditok helyszíni auditok, de nem terjednek ki feltétlenül az egész rendszerre, hanem együtt vannak megtervezve a többi felügyeleti tevékenységekkel az InterCert Kft. bizalmának fenntartása érdekében aziránt, hogy a tanúsított irányítási rendszer folyamatosan teljesíti a követelményeket a megújító auditok között. A folyamat lépései megegyeznek a következő fejezet szabályozásaival:  3.1. fejezet és alfejezetei szerint,  3.2. fejezet és alfejezetei szerint,  3.4. fejezet és alfejezetei szerint.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 31/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

Felügyeleti auditok tevékenységeihez szükséges lehet az audit 1. szakaszára olyan helyzetekben, amelyekben jelentős változások voltak az ügyfél irányítási rendszerében, az ügyfélszervezetnél vagy abban a környezetben, amelyben az irányítási rendszer működik (például irányítási rendszer szabvány változása esetén, tanúsítási követelmények változása esetén, jogszabályok változása esetén). Amennyiben nem változtak a tanúsítási követelmények, vagy az adott irányítási rendszer szabvány, vagy az ügyfél adatai, úgy felügyeleti auditon legalább a következők kerülnek felülvizsgálatra:  belső auditok és vezetőségi átvizsgálás,  az előző auditok során feltárt nemmegfelelőségek dolgában tett intézkedések átvizsgálása (ha volt ilyen),  a panaszok kezelése (ha volt ilyen),  az irányítási rendszer eredményessége a tanúsított ügyfél céljainak és a megfelelő irányítási rendszer(ek) tervezett eredményeinek elérésében,  a folyamatos fejlesztésre irányuló tervezett tevékenységekben történt haladás,  működés folyamatos felügyelete;  a változások átvizsgálása;  tanúsítási jel és/vagy más hivatkozások alkalmazása a tanúsított státusszal kapcsolatban. A felügyeleti auditok legalább évente egyszer lefolytatásra kerülnek, ahol:  az 1. felügyeleti audit helyszíni időpontja kötelezően a kezdeti tanúsító audit 2. szakaszát követő tanúsítási döntés napjának dátumát követő 12 hónapon belül esedékes,  a 2. felügyeleti audit helyszíni időpontja kötelezően a kezdeti tanúsító audit 2. szakaszát követő tanúsítási döntés napjának dátumát követő 24 hónapon belül esedékes. Az InterCert Kft. irodavezetője a minősítési igazgató koordinálásával az évenkénti felügyeleti auditok esedékessége előtt egy hónappal értesítést küld az ügyfélnek. Ha az InterCert Kft. több telephelyen, vagy több irányítási rendszer szabvány szerint végzi a felügyeleti auditot, az audit megtervezése a 3.1.4. fejezet, a 3.1.5. fejezet, a 3.2. fejezet szerint van biztosítva, hogy megfelelő helyszíni audittal a tanúsítás iránti bizalom megőrizhető legyen.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 32/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.6.3. A tanúsítás megújítása 3.6.3.1. A megújító audit tervezése 3.6.3.1.1. A megújító audit célja, megtervezése és végrehajtása Követelmény, hogy a tanúsított ügyfelek értesítsék az InterCert Kft-t, ha szervezetükben, az Adatszolgáltató lap irányítási rendszer(ek) tanúsításhoz formanyomtatvány szerinti témakörök alapján változás történt - különös tekintettel, ha az irányítási rendszerüket oly mértékben módosítják, amely az eredeti tanúsítást befolyásolja -, a formanyomtatvány kitöltésével és megküldésével. A megújító audit célja annak megerősítése, hogy az irányítási rendszer egésze folyamatosan megfelel a követelményeknek és eredményes, valamint továbbra is megfelelő és alkalmazható a tanúsítás alkalmazási területén. A megújító audit úgy kerül megtervezésre és végrehajtásra, hogy az értékelje az adott irányítási rendszerszabvány vagy más rendelkező dokumentum minden követelményének folyamatos teljesülését. A megújító audit úgy kerül megtervezésre és kellő időben lefolytatásra, hogy lehetővé tegye az időben való megújítást a tanúsítvány lejárati dátuma előtt. 3.6.3.1.2. A megújító auditnál felhasználásra kerülő információk A megújító auditttevékenység áttekinti az irányítási rendszer működését, teljesítményét a legutóbbi tanúsítási ciklus alatt, és magában foglalja a korábbi felügyeleti auditok jelentéseinek átvizsgálását, valamint a 3.3.1.3. fejezet témaköreit. 3.6.3.1.3. A megújító auditnál az 1. szakasz lehetősége A megújító auditok tevékenységeihez szükséges lehet az audit 1. szakaszára olyan helyzetekben, amelyekben jelentős változások voltak az ügyfél irányítási rendszerében, az ügyfélszervezetnél vagy abban a környezetben, amelyben az irányítási rendszer működik (például irányítási rendszer szabvány változása esetén, tanúsítási követelmények változása esetén, jogszabályok változása esetén). Az audit 1. szakaszának szüksége esetén a 3.3.1.2. fejezet szerint kell eljárni. Ha az InterCert Kft. több telephelyen, vagy több irányítási rendszer szabvány szerint végzi a tanúsítás megújítását, az audit megtervezése a 3.1.4. fejezet, a 3.1.5. fejezet, a 3.2. fejezet szerint van biztosítva, hogy megfelelő helyszíni audittal a tanúsítás iránti bizalom megőrizhető legyen.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 33/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.6.3.2. Megújító audit 3.6.3.2.1. Helyszíni audit A megújító audit magában foglalja a helyszíni auditot, amely a következőkkel foglalkozik:  az adott irányítási rendszer egészének eredményessége a belső és a külső változások tükrében, valamint a rendszer folyamatos megfelelősége és alkalmazhatósága a tanúsítás alkalmazási területén,  a bizonyított elkötelezettség az adott irányítási rendszer eredményességének fenntartására és fejlesztésére az átfogó teljesítmény fokozása érdekében,  a tanúsított irányítási rendszer eredményessége a tanúsított ügyfél céljainak és a vonatkozó irányítási rendszer(ek) tervezett eredményeinek elérése. A folyamat lépései megegyeznek a következő fejezet szabályozásaival:  3.1. fejezet és alfejezetei szerint,  3.2. fejezet és alfejezetei szerint,  3.3. fejezet és alfejezetei szerint. 3.6.3.2.2. Nemmegfelelőségek Ha a megújító audit során nemmegfelelőségek fordulnak elő az InterCert Kft. kijelölt auditcsoport vezető határidőket tűz ki a helyesbítésre és a helyesbítő tevékenységre, amelyeket az ügyfélnek be kell vezetni még a tanúsítás lejárta előtt a 3.4.5. fejezet szerint. 3.6.3.2.3. Tanúsítás kiadása, lejárata Amikor az újratanúsítási tevékenység sikeresen befejeződött a meglévő tanúsítás lejárati ideje előtt, az új tanúsítás lejárati ideje a meglévő tanúsítás lejárati idején alapul. Az új tanúsítvány kiadási dátuma a tanúsítási döntés idejével megegyező. 3.6.3.2.4. A tanúsítás megújítása nem javasolható Ha az InterCert Kft. nem fejezte be a megújító auditot, vagy nem képes igazolni a helyesbítések és a helyesbítő tevékenységek befejezését a nemmegfelelőségek esetében (3.5.2. fejezet szerint) még a tanúsítás érvényességi ideje alatt, akkor a tanúsítás megújítása nem javasolja, és a tanúsítás érvényessége nem hosszabbítható meg. Az ügyfelet a tanúsítási igazgató tájékoztatja, a következményeket elmagyarázza. 3.6.3.2.5. A tanúsítás lejáratát követő visszaállítás A tanúsítás lejáratát követően, az InterCert Kft. 6 hónapon belül visszaállítja a tanúsítást, feltéve, ha az elintézetlen újratanúsítási tevékenységeket befejezte, máskülönben egy 2. szakaszt kell lefolytatni. A tanúsítvány kiadási dátuma az újratanúsítási döntés idejével megegyező, és a lejárat dátuma a korábbi tanúsítási cikluson alapul.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 34/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.6.4. Rendkívüli auditok 3.6.4.1. Az alkalmazási terület bővítése Követelmény, hogy a tanúsított ügyfelek azonnal értesítsék az InterCert Kft-t, ha szervezetükben, az Adatszolgáltató lap irányítási rendszer(ek) tanúsításhoz formanyomtatvány szerinti témakörök alapján változás történt - különös tekintettel, ha az irányítási rendszerüket oly mértékben módosítják, amely az eredeti tanúsítást befolyásolja -, a formanyomtatvány kitöltésével és megküldésével. Egy már megadott tanúsítás alkalmazási területének bővítése iránti kérelem esetén az InterCert Kft. ügyvezető igazgatója és minősítési igazgatója végzi el a kérelem átvizsgálását, és meghatározza azokat az audittevékenységeket, amelyek alapján a tanúsítási igazgató eldöntheti, hogy megadja-e a bővítést, vagy szűkítést. Ezt lebonyolítható egy felügyeleti audithoz kapcsolódva is. 3.6.4.2. Rendkívüli eseményhez kötött auditok Szükségessé válhat, hogy az InterCert Kft. egy tanúsított ügyfélnél rövid határidőn belül auditot végezzen, bejelentés nélkül egy panasz kivizsgálásához (3.8. fejezet szerint) vagy változások esetén (3. fejezet szerint), vagy olyan ügyfélnél végez ilyet, amelynek tanúsítását felfüggesztette (3.6.5. fejezet szerint). Ilyen esetekben:  az InterCert Kft. írásban közli a tanúsított ügyféllel az ilyen, rendkívüli látogatások lebonyolításának feltételeit,  az InterCert Kft. különös gonddal jelöli ki az auditcsoportot, miután ilyenkor az ügyfélnek nincs lehetősége arra, hogy a csoporttagokkal szemben kifogást emeljen. 3.6.5. A tanúsítás felfüggesztése, visszavonása vagy alkalmazási területének szűkítése 3.6.5.1. A tanúsítás felfüggesztésének, visszavonásának vagy alkalmazási terület szűkítésének eljárása Az InterCert Kft. az alábbiak szerint szabályozza a teendőket a tanúsítás felfüggesztésére, visszavonására vagy alkalmazási területének szűkítésére. 3.6.5.2. Tanúsítás felfüggesztése Az InterCert Kft. a 3.5. fejezet szerint döntés során felfüggeszti a tanúsítást olyan esetekben, amikor:  az ügyfél tanúsított irányítási rendszere folyamatosan vagy jelentősen megszegi a tanúsítási követelményeket, beleértve az adott irányítási rendszer eredményességének követelményeit,  a tanúsított ügyfél nem teszi lehetővé a felügyeleti vagy a megújító auditnak az előírt gyakorisággal való elvégzését,  a tanúsított ügyfél önként kérte a felfüggesztést. Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 35/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

A tanúsítási igazgató továbbá kezdeményezi a tanúsítvány visszavonását:  ha a tanúsított ügyfél nem teljesíti az InterCert Kft.-vel kötött szerződésben vállalt kötelezettségeit,  ha a tanúsított ügyfél helytelenül hivatkozik a tanúsított rendszerre, vagy ha a tanúsítási jelet félrevezető módon használja termékein, hirdetésekben, katalógusokban, stb.,  ha a felügyeleti vagy megújító audit a tanúsítvány visszavonását indokoló hiányosságokat tár fel,  ha a tanúsított ügyfél adott irányítási rendszerével kapcsolatban súlyos és indokolt panasz lépett fel. 3.6.5.3. Követelmények felfüggesztett, visszavont tanúsítások esetén A felfüggesztés alatt az ügyfél irányítási rendszerének a tanúsítása átmenetileg érvénytelen. Az InterCert Kft. a megbízási szerződése szerint megköveteli, hogy a felfüggesztés esetén az ügyfél tartózkodjon a tanúsított státuszának további propagálásától. Az InterCert Kft. a tanúsítás felfüggesztéséről szóló döntést nyilvánosan elérhetővé teszi honlapján. Az InterCert Kft., a közte és a tanúsított ügyfél között a visszavonás feltételeiről is érvényesíthető megállapodása alapján, a megbízási szerződése és az InterCert-SZ-01 Szabályzat a tanúsítási jel használatáról dokumentum szerint megköveteli, hogy a tanúsítás visszavonásáról kapott értesítése után az ügyfélnek:  be kell szüntetnie az összes olyan reklámanyag használatát, amely hivatkozást tartalmaz a tanúsított státuszra,  nem használhatja a tanúsítványt, se annak semmilyen részét félrevezető módon,  nem használhatja az InterCert Kft. tanúsítási jelét. A visszavonás után az ügyfél irányítási rendszerének a tanúsítása megszűnik, érvénytelenné válik. Az InterCert Kft. a megbízási szerződése szerint megköveteli, hogy a visszavonás esetén az ügyfél tartózkodjon a tanúsított státuszának további propagálásától. Az InterCert Kft. a tanúsítás visszavonásáról szóló döntést nyilvánosan elérhetővé teszi honlapján, és megtesz minden olyan intézkedést, amelyet helyesnek tart. 3.6.5.4. Tanúsítás felfüggesztésének visszaállítása vagy visszavonása Az InterCert Kft. visszaállítja a felfüggesztett tanúsítványt, ha megoldódtak azok a kérdések, melyek a felfüggesztéshez vezettek. Ha a felfüggesztéshez vezető kérdések nem oldódtak meg az InterCert Kft. által kitűzött időn belül, akkor a tanúsítás visszavonásra kerül, vagy annak alkalmazási területe szűkítésre kerül, a tanúsítási igazgató döntése alapján. A felfüggesztés maximum 6 hónapig tart.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 36/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.6.5.5. Tanúsítás alkalmazási területének szűkítése Ha az ügyfél folyamatosan vagy jelentősen megszegte a követelményeket a tanúsítás alkalmazási területének egyes részei esetében, akkor a 3.5. fejezet szerint az InterCert Kft. szűkíti az ügyfél tanúsításának alkalmazási területét úgy, hogy kizárja annak azt a részét, amely nem elégíti ki a követelményeket. Az ilyen szűkítés összhangban van a tanúsításhoz alkalmazott szabvány követelményeivel. Ha az ügyfél folyamatosan vagy jelentősen megszegte a követelményeket a tanúsítás alkalmazási területének teljes részére, akkor a 3.5. fejezet szerint az InterCert Kft. visszavonja az ügyfél tanúsítását, melyért a tanúsítási igazgató a felelős. A visszavonást, a tanúsítási igazgató döntése alapján megelőzheti egy új minősítő eljárás, azzal a céllal, hogy bizonyos kérdéseket egyértelműen tisztázzon. A tanúsított ügyfelet a tanúsítás visszavonásáról a tanúsítási igazgató írásban értesíti, és felszólítja a tanúsítvány visszaszolgáltatására, valamint a tanúsított státuszra történő hivatkozások teljes megszűntetésére a 3.6.5.3. fejezet szerint. Ezzel egyidejűleg az InterCert Kft. a tanúsítás visszavonásáról szóló döntést nyilvánosan elérhetővé teszi honlapján. A tanúsítvány visszavonására akkor is sor kerül, ha a tanúsított ügyfél jogutód nélkül megszűnik. 3.7. Fellebbezések 3.7.1. Fellebbezési folyamat szabályozása Az InterCert Kft. jelen dokumentált folyamata érvényes a fellebbezések átvételére, kiértékelésére és a rájuk vonatkozó döntéshozatalra. 3.7.2. Tanúsító testület felelőssége Az InterCert Kft. felelősséget vállal minden döntésért a fellebbezéskezelési folyamat minden szintjén, és biztosítja, hogy a fellebbezések kezelési folyamatában részt vevő minden személy különbözik azoktól, akik az auditot végezték és a testületi döntést hozták. 3.7.3. Megkülönböztetés nélkülözése A fellebbezések beadása, kivizsgálása és elbírálása nem okoz semminemű megkülönböztetést a fellebbezővel szemben.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 37/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.7.4. A fellebbezések kezelési folyamatának elemei és módszere A fellebbezések kezelési folyamata a következő elemeket és módszereket tartalmazza:  a fellebbezés átvételi, jóváhagyási és a kivizsgálási folyamata, továbbá, hogy milyen intézkedést kell tenni válaszul, figyelembe véve a korábbi, hasonló fellebbezések eredményeit,  a fellebbezések nyomon követése és rögzítése, beleértve azokat a tevékenységeket, amelyekkel ezek megoldhatóvá váltak,  annak biztosítása, hogy megtörténik a megfelelő helyesbítés és helyesbítő tevékenység. 3.7.5. Fellebbezéssel kapcsolatos információk gyűjtése A fellebbezést átvevő InterCert Kft. felelős azért, hogy összegyűjtsön és ellenőrizzen minden szükséges információt a fellebbezés indokoltságának megállapításához. 3.7.6. Fellebbezések átvétele, jelentések A fellebbezéseket minden esetben írásban kell benyújtani az InterCert Kft. címére, melynek átvételét az irodavezető az eljárási díj befizetésére vonatkozó számla kiállításával visszaigazolja a bejelentőnek és ezzel egyben megerősíti, hogy valóban olyan tanúsítási tevékenységgel kapcsolatos, amely az InterCert Kft. hatásköre, és foglalkozni fog vele, tájékoztatja az ügy állásáról, majd pedig eredményéről. Az eljárási díj a fellebbező ügyfél és az InterCert Kft. közötti szerződés, felügyeleti auditokra vonatkozó egyszeri díjával egyezik meg. Az eljárási díj befizetését követően az ügyvezető igazgató szükség esetén egyeztet a bejelentővel a fellebbezés okának pontosítása, az indokok egyértelmű leírása érdekében. A fellebbezéseket a kivizsgálási folyamat lezárásaként, annak eredményeit figyelembe véve a szakmai szempontok alapos mérlegelésével kerülnek elbírálásra, a döntést az első fokon, vagy másod fokon kompetens határozza meg az alábbiak szerint:  el kell fogadni a fellebbezés jogosságát, ha a tanúsítandó/tanúsított ügyfél által előterjesztett tények bebizonyosodnak, és ezek indokolttá teszik a korábbi döntés megváltoztatását,  el kell utasítani a fellebbezést, ha bizonyítható, hogy a tanúsítandó/tanúsított szervezet indokai nem megalapozottak, vagy azok nem indokolják a döntés megváltoztatását. 3.7.7. Fellebbezés kivizsgálásában résztvevők Az InterCert Kft-nél a 3.7.2. fejezet szerint a fellebbezővel a döntést olyan személy közli, illetve a döntést olyan személy(ek) vizsgálja (vizsgálják) át és hagyja (hagyják) jóvá, aki(k) a korábbiakban nem volt(ak) érintve a fellebbezés tárgyában. Első fokon az ügyvezető igazgató, másod fokon a Pártatlansági Bizottság a kompetens az ügyben. A kompetens olyan vezető auditort választ ki az ügy kivizsgálására, aki a fellebbezés tárgyát képező üggyel előzőleg nem foglalkozott. Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 38/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

Az InterCert Kft. biztosítja a kompetenciát minden döntésnél a fellebbezési folyamat minden szintjén, valamint biztosítja, hogy a fellebbezések kezelési folyamatában:  első fokon a résztvevő minden személy különbözik azoktól, akik az auditokat végezték és a tanúsítási döntést hozták,  másod fokon a résztvevő minden személy különbözik azoktól, akik az első fokon döntést hoztak, valamint akik az auditokat végezték és a tanúsítási döntést hozták. 3.7.8. Értesítés a fellebbezés befejezéséről Az InterCert Kft. a döntésről a fellebbezőt minden esetben írásban értesít, amelyért az ügyvezető igazgató a felelős. Az első fokú elutasító válasz esetén lehetőség van a másodfokú eljárásra. Ha másodfokon is elutasításra kerül a fellebbezés, további fellebbezésre az InterCert Kft. keretein belül nincs lehetőség. A fellebbezések dokumentálásához a Panaszok, fellebbezések adatlap formanyomtatvány kerül alkalmazásra. A kitöltött nyomtatvány kezelésének, tárolásának felelőse a tanúsítási igazgató. 3.8. Panaszok 3.8.1. Tanúsító testület felelőssége Az InterCert Kft. felelősséget vállal minden döntésért a panaszkezelési folyamat minden szintjén. 3.8.2. Megkülönböztetés nélkülözése A panaszok beadása, kivizsgálása és elbírálása nem okoz semminemű megkülönböztetést a panasztevővel szemben. 3.8.3. Meggyőződés a panasz és a tanúsítási tevékenység kapcsolatáról Az InterCert Kft. a panasz átvétele után meggyőződik arról, hogy a panasz valóban olyan tanúsítási tevékenységgel kapcsolatos-e, amelyért felelős, és ha igen, a panaszt benyújtójának az eljárási díj befizetését követően foglalkozik azzal. Ha a panasz egy tanúsított ügyféllel kapcsolatos, akkor a panasz kivizsgálása kitér a tanúsított irányítási rendszer eredményességére. Az eljárási díj a panaszban érintett tanúsított ügyfél és az InterCert Kft. közötti szerződés, felügyeleti auditokra vonatkozó egyszeri díjával egyezik meg. Az eljárási díj panaszos általi befizetését követően az ügyvezető igazgató szükség esetén egyeztet a bejelentővel a panasz okának pontosítása, az indokok egyértelmű leírása érdekében. Amennyiben a panasz az alábbiak vonatkozásában jogosnak bizonyul, úgy az eljárási díj megfizetése az érintett tanúsított ügyfelet terheli és annak befizetését követően a panaszos az általa befizetett eljárási díj visszatérítésére jogosulttá válik.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 39/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

Amennyiben a panasz az alábbiak vonatkozásában nem bizonyul jogosnak, úgy a panaszos az általa befizetett eljárási díj visszatérítésére nem jogosult. 3.8.4. Érintett tanúsított ügyfél értesítése Egy tanúsított ügyféllel kapcsolatos bármilyen megalapozott panaszt az InterCert Kft. ügyvezető igazgatója azonnal ismerteti az érintett tanúsított ügyféllel. 3.8.5. Panaszkezelési folyamat szabályozása Az InterCert Kft. jelen dokumentált folyamata érvényes a panaszok átvételére, kiértékelésére és a rájuk vonatkozó döntéshozatalra. Ez a folyamat megfelel a bizalmas ügykezelés követelményeinek, ha ez kapcsolatos a panaszossal és a panasz tárgyával. 3.8.6. A panaszkezelés folyamat elemei és módszere A panaszkezelés folyamata a következő elemeket és módszereket tartalmazza:  a panasz átvételi, jóváhagyási és kivizsgálási folyamatának, továbbá annak a döntéshozatalnak a vázlata, hogy milyen intézkedést kell tenni válaszul,  a panaszok nyomon követése és rögzítése, beleértve azokat a tevékenységeket, amelyet ezekkel kapcsolatban kell végezni,  annak biztosítása, hogy megtörténjen a megfelelő helyesbítés és helyesbítő tevékenység. 3.8.7. Panasszal kapcsolatos információk összegyűjtése A panaszt átvevő InterCert Kft. felelős azért, hogy összegyűjtsön és igazoljon minden szükséges információt a panasz indokoltságának megállapításához, mely az ügyvezető igazgató feladata. 3.8.8. Panasz átvétele, jelentések A panaszokat minden esetben írásban kell benyújtani az InterCert Kft. címére, melynek átvételét az irodavezető az eljárási díj összegére vonatkozó tájékoztató és befizetésére vonatkozó számla megküldésével visszaigazolja a bejelentőnek és ezzel egyben megerősíti, hogy valóban olyan tanúsítási tevékenységgel kapcsolatos, amely az InterCert Kft. hatásköre, és foglalkozni fog vele, tájékoztatja az ügy állásáról, majd pedig eredményéről. Az InterCert Kft. megerősíti a panasz átvételét, és ha lehet a panaszosnak jelentést ad az ügy állásáról, majd pedig eredményéről. A panaszokat a kivizsgálási folyamat lezárásaként, annak eredményeit figyelembe véve a szakmai szempontok alapos mérlegelésével kerülnek elbírálásra, a döntést első és másod fokon kompetens hozza meg az alábbiak szerint:  el kell fogadni a panasz jogosságát, ha a panaszos által előterjesztett tények bebizonyosodnak,  el kell utasítani a panaszt, ha bizonyítható, hogy a panaszos indokai nem megalapozottak. Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 40/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.8.9. Panaszkezelés kivizsgálásában résztvevők Az InterCert Kft-nél a panaszossal a döntést olyan személy közli, illetve a döntést olyan személy(ek) vizsgálja (vizsgálják) át és hagyja (hagyják) jóvá, aki(k) a korábbiakban nem volt(ak) érintve a panasz tárgyában, az alábbiak szerint. Első fokon az ügyvezető igazgató, másod fokon a Pártatlansági Bizottság a kompetens az ügyben. A kompetens olyan vezető auditort választ ki az ügy kivizsgálására, aki a panasz tárgyát képező üggyel előzőleg nem foglalkozott. Az InterCert Kft. kompetenciát vállal minden döntésért a panaszkezelési folyamat minden szintjén, valamint biztosítja, hogy a panaszok kezelési folyamatában:  első fokon a résztvevő minden személy különbözik azoktól, akik az auditokat végezték és a tanúsítási döntést hozták,  másod fokon a résztvevő minden személy különbözik azoktól, akik az első fokon döntést hoztak, valamint akik az auditokat végezték és a tanúsítási döntést hozták. 3.8.10. Értesítés a panaszkezelés befejezéséről Az InterCert Kft. a döntésről a panaszost minden esetben írásban értesít, amelyért az ügyvezető igazgató a felelős. Az első fokú elutasító válasz esetén lehetőség van a másodfokú eljárásra. Ha másodfokon is elutasításra kerül a panasz, további panaszkezelésre az InterCert Kft. keretein belül nincs lehetőség. A panaszok dokumentálásához a Panaszok, fellebbezések adatlap formanyomtatványt kerül alkalmazásra. A kitöltött nyomtatvány kezelésének, tárolásának felelőse a tanúsítási igazgató. 3.8.11. Panaszok nyilvánossága Az InterCert Kft. ügyvezető igazgatója az ügyféllel és a panaszossal együtt meghatározza, hogy a panasz tárgyát és megoldását nyilvánosságra hozzák-e, és ha igen, milyen módon és terjedelemben. 3.9. Feljegyzések az ügyfelekről 3.9.1. Feljegyzések megőrzése Az InterCert Kft. az auditról és az egyéb tanúsítási tevékenységekről készült feljegyzéseket minden ügyfél esetében ügyfelenkénti dossziéban őrzi meg, beleértve amelynek a tanúsítását felfüggesztette vagy visszavonta.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 41/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

3.9.2. A tanúsított ügyfelekre vonatkozó feljegyzések tartalma A tanúsított ügyfelekre vonatkozó feljegyzések a következőkből állnak:  a kérelmezéskor kapott információ, továbbá a kezdeti, a felügyeleti és a megújító auditok jelentései,  a tanúsítási megállapodást képező szerződés,  ahol alkalmazható, a helyszínek mintavételi módszereinek indoklása (3.1.3.-3.1.5 fejezet),  az auditorok idejének megállapítására, mintavételre vonatkozó indokolás (3.1.4. fejezet),  a helyesbítések és helyesbítő tevékenységek igazolása,  a panaszokról és a fellebbezésekről készült feljegyzések, valamint minden további helyesbítés és helyesbítő tevékenység,  a bizottsági viták és döntések, ha voltak ilyenek,  a tanúsítási döntések dokumentációja,  a tanúsítási dokumentumok, beleértve a tanúsítás alkalmazási területét,  azok az idevonatkozó feljegyzések, amelyek a tanúsítás megbízhatóságát alátámasztják, például az auditorok és a szakértők felkészültségének bizonyítékait,  az auditprogramokat. 3.9.3. Feljegyzések biztonságos kezelése Az InterCert Kft. a kérelmezőkre és az ügyfelekre vonatkozó feljegyzéseit biztonságban tartja, hogy megőrizze az információk bizalmas kezelését, melyért az irodavezető a felelős. A feljegyzések oly módon vannak szállítva, átadva vagy közölve, amely biztosítja a bizalmasság megőrzését, melyért minden érintett felelős, az illetéktelenek teljes körű kizárásával. 3.9.4. Feljegyzések megőrzési ideje Az ügyfelekkel kapcsolatos feljegyzések a folyó ciklus végéig és még egy teljes tanúsítási ciklus alatt megőrzésre kerülnek. Amennyiben egy feljegyzés megőrzését jogszabály határozza meg, úgy megőrzése a szerint történik. 4. Korlátozott felelősségi nyilatkozat Az InterCert Kft. által végzett auditálás az elérhető információk mintavételi eljárásán alapul. Az auditcsoport vezető általi auditajánlások független felülvizsgálatnak vannak alávetve, mely megelőzi a tanúsítás megítéléséhez vagy megújításához szükséges döntést.

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 42/43

InterCert Kft. 1015 Budapest, Batthyány u. 14. 1255 Budapest Pf. 162. Eljárás irányítási rendszer(ek) minősítésre, Tel.: (06-1) 225-3235 tanúsításra, a tanúsítvány regisztrálására és Fax: (06-1) 225-3236 a tanúsítás fenntartására E-mail: [email protected] Honlap: www.icert.hu

InterCert-E01

5. Az eljárásban hivatkozott belső szabályozó dokumentumok jegyzéke  

InterCert-SZ-01 Szabályzat a tanúsítási jel használatáról InterCert-SZ-02 Szabályzat a normaidő meghatározásához

6. Az eljárásban hivatkozott formanyomtatványok jegyzéke           

Munkalap Megbízó dokumentumainak nyilvántartó lapja Adatszolgáltató lap irányítási rendszer(ek) tanúsításához Audit jelentés (Audit 1. szakasza) Auditterv Eltérésjelentés Ellenőrző lista Audit jelentés Adatlap Fejlesztési lehetőségek Jelenléti nyilvántartás nyitó és záró értekezlethez

Kiadás: 24.

Dátum: 2016.09.01.

Oldal: 43/43