Integriteitsbeleidskader Woonstichting Etten-Leur 2014 Voor de leesbaarheid spreken wij over de medewerkers en over hij / zijn. Uiteraard worden hiermee ook de vrouwelijke medewerkers bedoeld en kan hij vervangen worden door zij en zijn door haar.
1. INLEIDING Onze woningcorporatie is een organisatie die midden in de samenleving staat. Wij zijn ons daarbij bewust van onze bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid. Een van onze kernwaarden als woningcorporatie is betrouwbaarheid. Als sociale verhuurder staan we met veel klanten en relaties in contact, werken we samen binnen het speelveld van wonen en woondiensten. Ook hebben we veel te maken met potentiële klanten. Juist door de verschillende rollen die we in de maatschappij spelen, moeten we als verhuurder een betrouwbare partij zijn. Integer gedrag voor allen die bij, voor of namens WEL werken, is hiermee onlosmakelijk verbonden. Integriteit gaat over de normen en waarden die gelden voor allen die bij WEL betrokken zijn. Over houding en gedrag, hoe te handelen, c.q. je te gedragen als medewerker, representant van Woonstichting Etten-Leur. Het gaat om je eer en geweten. Door open, oprecht en transparant te zijn, laten we zien dat we integer zijn. De ander kan ons een vraag stellen die wij als niet integer beschouwen. Dit is de verantwoordelijkheid van die ander. Wij zullen dan beleefd, doch standvastig “nee” als antwoord geven. Dit integriteitsbeleidskader is een openbaar document. Wij willen op de inhoud te allen tijde aanspreekbaar zijn. Huurders, woningzoekenden, externe relaties en andere belanghebbenden kunnen het inzien op de website van de corporatie. Leveranciers en bedrijven die in opdracht van ons werken, zullen we apart informeren. Zij worden geacht van de inhoud van de code op de hoogte te zijn en weten dus aan welke afspraken en gedragsregels wij willen voldoen en waaraan wij ook hen zullen houden.
2. DEFINITIE INTEGRITEIT Wat is integriteit, wanneer ben je als organisatie integer? Het is niet in één vaste definitie te omvatten. Wij verstaan er het volgende onder: Integriteit is het handhaven van algemeen aanvaarde sociale ethische normen in alle activiteiten die met je functie te maken hebben. Dat is: open en transparant, ongeschonden toestand, onschendbaar, rechtschapen, onomkoopbaar. Integriteit als algemeen normkader, betekent bij WEL: Op zorgvuldige wijze omgaan met bevoegdheden, macht, middelen en verantwoordelijkheden ten behoeve van het algemeen belang en overeenkomstig de geldende morele normen.
24 april 2014
1
Als vertaling naar jezelf betekent het algemene normkader: Ik ben eerlijk, open, oprecht en transparant in mijn werk en het contact met anderen en hanteer daarbij zowel persoonlijk als zakelijk morele normen en waarden.
3. BELEIDSKADER Dit kader richt zich op ons gedrag, hoe wij met anderen omgaan, hoe anderen met ons omgaan en de sfeer waarin dat gebeurt. We doen als organisatie niets dat de klant schaadt. Het kader geldt voor: - alle medewerkers èn allen die voor ons werken (zoals aannemers/interieurverzorgers, leveranciers, etc). - uitzendkrachten / stagiairs, of anderszins ingeleend personeel; - Raad van Commissarissen Met andere woorden: allen die bij / voor /namens WEL werken. Het kader biedt openheid over zakelijke relaties, klanten en collega’s. Openheid in de vorm dat er geen privé voordelen behaald mogen worden die het bedrijfsbelang schaden of waardoor een medewerker van WEL een voordeel ontvangt dat hij/zij niet kan uitleggen aan anderen c.q. een voordeel geeft dat niet strookt met het bedrijfsbelang. De medewerker neemt geen zaken aan die ervoor zorgen (dat de verwachting of indruk ontstaat) dat hij/zij tegen de gever geen “nee” meer kan zeggen bij een zakelijke transactie. Kleine attenties, kopje koffie, koekje, chocolaatje en andere in het normale sociale verkeer voorkomende attenties, staan hier niet ter discussie. Kerstattenties, grote relatiegeschenken en uitnodigingen voor bijvoorbeeld een evenement willen we beleefd (kunnen) weigeren. Niet vanuit de invalshoek dat we de ander tegen het hoofd willen stoten, of beledigen, doch juist vanuit de invalshoek dat wij het normaal vinden dat wij ons werk doen en dat we daar niet extra voor beloond hoeven te worden. Wanneer een relatie een aanbieding doet, nemen we die alleen aan, als: - er een bestaande relatie is èn - het niet kan leiden tot de schijn van omkoopbaarheid èn - er geen sprake is van (aanstaande) contractonderhandelingen èn - er sprake is van proportionaliteit. Het aanbod wordt vooraf besproken met de leidinggevenden en/of directieteam. Dit in het kader van open en transparant handelen. Om de vraag te beantwoorden of ons gedrag of handelen integer is of niet, is het stoplicht als hulpmiddel te gebruiken. Indien het antwoord op de vraag of iets integer is of niet “rood” is, dan is er geen sprake van integer gedrag of integer voorstel. Is het antwoord “groen”, dan is het integer. Juist bij de twijfel, het “oranje”, is vooraf overleg met leidinggevende, collega’s en directie aan de orde. Daarnaast blijft de uitspraak: “Bij twijfel, 24 april 2014
2
niet inhalen” van toepassing. Liever een keer teveel “nee” gezegd, dan één keer teveel “ja”. Juist ter voorkoming van de schijn tegen hebben. De maatschappij is op dit gebied minder tolerant dan een aantal jaren terug. Door vooral open en transparant hierover van gedachten te wisselen voorkomen we dat we de schijn tegen krijgen of dat we aangesproken worden op onze integriteit.
4. INTEGER GEDRAG BIJ INFORMATIEVOORZIENING/GEGEVENS VERSTREKKING Als organisatie hebben wij de beschikking over (persoonlijke) gegevens van onze klanten, relaties en personeel. De Wet Bescherming Persoonsgegevens (2010) beschermt deze gegevens vanuit een wettelijk kader. WEL voldoet aan dit wettelijke kader en we handelen conform de daarin opgenomen spelregels. Wij gaan integer om met de bij ons aanwezige gegevens.
5. KLACHTENPROCEDURE Natuurlijk worden klachten c.q. signalen van onze klanten zeer serieus genomen en met de nodige zorgvuldigheid behandeld. Er is een klachtenprocedure, die toegang geeft tot een onafhankelijke klachtencommissie.
6. SANCTIEBELEID Woonstichting Etten-Leur heeft het integriteitsbeleidskader opgezet vanuit een positieve visie. Toch hoort uitleg over mogelijke sancties hierbij. Wanneer er zich een situatie voordoet waarin een medewerker niet integer handelt, gehandeld heeft, zal het DT hierover een uitspraak doen. Een medewerker kan daardoor een waarschuwing krijgen, of een berisping, schorsing en in het uiterste geval ontslag. Voor de directeur-bestuurd geldt dat de Raad van Commissarissen hierin een uitspraak doet. Mocht een zakenrelatie niet integer handelen, gehandeld hebben, dat is dat natuurlijk voor ons onacceptabel. Bij een zakenrelatie kan het zijn dat hij niet integer heeft gehandeld in een situatie die los staat van onze organisatie. Toch kan dit gedrag een negatieve uitstraling hebben naar onze organisatie. Een gesprek met de eindverantwoordelijke van deze zakenrelatie zal gevoerd worden, om hoor en wederhoor toe te passen. Een van de consequenties zou kunnen zijn dat er aanvullende schriftelijke afspraken gemaakt worden, maar het kan ook betekenen dat we de relatie beëindigen. We gaan natuurlijk uit van de Nederlandse wetgeving (strafrecht, arbeidsrecht en/of privaatrecht) indien er sprake is van een ongewenste situatie die juridische stappen vraagt. Mocht er zich een situatie voordoen waarbij we vermoeden dat er een strafbaar feit is gepleegd , dan kan er aangifte gedaan worden. Hierdoor kan een onpartijdige instantie (de rechter) oordelen. 24 april 2014
3
Een medewerker die een strafrechtelijke situatie tegenkomt in zijn werk / in een woning, zal dit altijd melden.
7. SPELREGELS BIJ WEL Voor degenen die bij WEL werken is hieronder nog een aantal relevante paragrafen opgenomen. De interne gedragsregels met daarna de verwijzing naar de vertrouwenspersoon en als laatste een paragraaf over de borging.
7.1. Interne gedragsregels Als medewerker van WEL, bewaak jij je integriteit door bewust te handelen en ervoor te zorgen dat je nooit de schijn tegen krijgt. Integriteit geldt voor iedereen die bij, voor of namens WEL werkt. Om de relatie met externe partijen zuiver te houden gaan we uit van een duidelijke scheiding tussen werk en privé. Wil je privé zaken doen met een partij waar we ook zakelijk een relatie mee hebben, dan meld je dit vooraf en stem je met je leidinggevende af of het kan. Indien nodig legt de leidinggevende het voor aan het DT-lid, resp. het DT. WEL stelt veel belang bij een imago als integere organisatie.
Relaties Met relatiegeschenken en voordelen aangeboden door relaties, gaan we voorzichtig om. Het mag niet je keuze beïnvloeden. Zorg dat je nooit de schijn tegen je hebt en bij twijfel:” niet inhalen”. Vooraf open en transparant communiceren. We willen geen kerstattenties van relaties ontvangen. Onze relaties hebben wij hierover gemotiveerd geïnformeerd. Opdrachtverlening aan derden gebeurt zorgvuldig en transparant. In het bijzonder als het gaat om opdrachtverstrekking aan bedrijven waarin familieleden of bekenden werkzaam zijn in invloedrijke posities. Medewerkers vervullen geen nevenfuncties die in strijd – zouden kunnen – zijn met de belangen van WEL. Nevenfuncties die het werken bij onze organisatie kunnen beïnvloeden, worden altijd vooraf gemeld bij de leidinggevende. Alle uitnodigingen worden gemeld en besproken met de leidinggevende. Ook hier geldt wees er open in en weeg de kansen en risico’s die het aannemen van die uitnodiging met zich meebrengt.
Klant Klanten worden altijd met respect behandeld, ongeacht hun afkomst, religie, etniciteit, politieke overtuiging, of hun gedragingen. We spreken altijd, ook buiten werktijd, met respect over onze klanten. Familieleden, vrienden en bekenden van medewerkers en medewerkers zelf worden bij WEL op dezelfde, correcte wijze behandeld als alle andere klanten, relaties, huurders. We gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met klantinformatie.
24 april 2014
4
Elkaar Collegiaal gedrag wordt zeer gewaardeerd binnen WEL. Er is ruimte om elkaar aan te spreken op gedrag, ook al is dit niet altijd makkelijk. Wees open en oprecht. Discriminatie, agressie, pesten en (seksuele) intimidatie zijn uit den boze en worden niet getolereerd.
Materieel en materiaal Bij WEL kun je soms enkele hulpmiddelen/gereedschap (geen auto’s of bussen) lenen voor persoonlijk gebruik. Je gaat als medewerker hier zorgvuldig mee om en eventuele gemaakte schade vergoed je. Materiaal dat je via WEL bestelt, is alleen voor persoonlijk gebruik bestemd. De geleverde materialen worden bij je in rekening gebracht.
7.2. Vertrouwenspersoon Interne klachten over integriteit c.q. ongewenst gedrag worden via een protocol gefaciliteerd, waarbij externe onpartijdige deskundigen zitting hebben in de klachtenprocedure. Er is een externe vertrouwenspersoon aangesteld.
7.3. Borging Blijf elkaar aanspreken op gedrag. Structureel worden in het werkoverleg concrete situaties aangekaart en besproken. De leidinggevende bespreekt integriteit als thema minimaal 1 x per jaar in het werkoverleg. Dit alles ondersteunt de borging en zorgt voor concrete handvatten hoe om te gaan met integriteit binnen WEL.
Vastgesteld in DT op 5 juni 2014
24 april 2014
5
