INTEGRAAL VERGUNNINGEN- EN HANDHAVINGSBELEIDSPLAN GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN

INTEGRAAL VERGUNNINGEN- EN HANDHAVINGSBELEIDSPLAN GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN

COLOFON

Opdrachtgever Project Projectnummer Datum Status Auteur(s) Bijdrage Autorisatie inhoud

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

: : : : : : :

Gemeente Alphen aan den Rijn Integraal vergunningen- en handhavingsbeleidsplan V0819.01.01 31 juli 2007 definitief (revisie) Gonda Neddermeijer en Reza de Haan Hans van Gurchom, Bart Oortwijn (Syncera), Jeroen Vinckers (Syncera), Gerrit de Zoeten (Syncera) : Hajé van Egmond

31 juli 2007 / Versie: definitief (revisie)

INHOUDSOPGAVE

pagina

1.

INLEIDING ................................................................................................................................ 1

1.1 1.2

Doel........................................................................................................................................... 1 Vergunningverlening- en handhavingsbeleidsplan: professioneler werken ............................. 1

2.

AANPAK VAN HET BELEIDSPLAN ....................................................................................... 3

2.1

Afweging van risico’s ................................................................................................................ 4

3.

ANALYSE HUIDIGE SITUATIE ............................................................................................... 6

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

Organisatiestructuur.................................................................................................................. 6 Taken van de Afdeling Ruimtebeheer ...................................................................................... 8 Hoofdprocessen ........................................................................................................................ 9 Relaties met andere afdelingen .............................................................................................. 10 Takenuitwsseling SCA – Afdeling Ruimtebeheer ................................................................... 11 Inspectieonderzoek VROM Inspectie ..................................................................................... 13 Capaciteitsverdeling................................................................................................................ 14 Conclusies huidige situatie ..................................................................................................... 22 Bestuurlijke beleidsuitgangspunten ........................................................................................ 26

4.

DEEL A: VERGUNNINGEN IN DE TOEKOMST: ‘VERGUNNINGENBELEIDSPLAN’........ 30

4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4

Ontwikkelingen........................................................................................................................ 30 Professionalisering van de uitvoeringsorganisatie ................................................................. 30 Prioritering van de vergunningverlenings- en handhavingstaken........................................... 30 Aansluiting bij een milieudienst............................................................................................... 30 Vereenvoudiging van regelgeving en afschaffing van “onnodige regels”............................... 31 Inspelen op de ontwikkelingen in de weten regelgeving ...................................................... 32 Organisatie en beleidsuitgangspunten ................................................................................... 34 Beleidsvoorstellen voor vergunningverlening ......................................................................... 35 Vooroverleg en principeverzoeken ......................................................................................... 36 Programmering vergunningverlening...................................................................................... 37 Vergunningverlening grijze kleurspoor ................................................................................... 39 Vergunningverlening rode kleurspoor ..................................................................................... 42 Vergunningverlening groene en paarse kleurspoor................................................................ 46 Samenvatting .......................................................................................................................... 47

5.

DEEL B: HANDHAVING IN DE TOEKOMST: HANDHAVINGSBELEIDSPLAN ................. 50

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

Perspectief op handhaven ...................................................................................................... 50 Beleidsvoorstellen voor handhaving ....................................................................................... 52 Gebruikte methode ................................................................................................................. 53 Prioritering............................................................................................................................... 54 Programmering ....................................................................................................................... 54 Juridische opvolging: de sanctie- en gedoogstrategie............................................................ 58

6.

VERANDERPLAN .................................................................................................................. 61

7.

NAWOORD............................................................................................................................. 71

V0819.01.01 / GN / RdH / JM


BIJLAGE 1: TAKEN AFDELING RUIMTEBEHEER .......................................................................... 74 BIJLAGE 2: HOOFDPROCESSEN RUIMTEBEHEER....................................................................... 77 BIJLAGE 3: RELATIES MET ANDERE AFDELINGEN ..................................................................... 84 BIJLAGE 4: AANTAL VERRICHTE TAKEN IN 2006 ........................................................................ 87 BIJLAGE 5: METHODIEK VAN HET AFWEGINGSMODEL EN AFWEGINGSCRITERIA............... 89 BIJLAGE 6: RESULTATEN AFWEGINGSMODEL / PROGRAMMERING ....................................... 95 BIJLAGE 7: HANDHAVINGSTAKEN PER KLEURSPOOR.............................................................. 98 BIJLAGE 8: INRICHTINGENBELEIDSPLAN................................................................................... 100 BIJLAGE 9: GEÏNTERVIEWDE PERSONEN................................................................................... 101 BIJLAGE 10: PRIORITERING HANDHAVINGSTAKEN.................................................................. 102

V0819.01.01 / GN / RdH / JM


1.

INLEIDING De Afdeling Ruimtebeheer staat voor de opgave transparant te maken wat de taken en verantwoordelijkheden van de afdeling zijn, welke capaciteit beschikbaar is en welke keuzen gemaakt dienen te worden bij het uitvoeren van de taken binnen de beschikbare capaciteit en (beleids)kaders. De totstandkoming van die keuzes vindt plaats binnen de context van interne en externe ontwikkelingen die op de afdeling afkomen, zoals de uitwisseling van taken met het Service Centrum Alphen (SCA), het lopende traject ‘professionalisering van de milieuhandhaving’ en de invoering van de Omgevingsvergunning per 1 januari 2009. Om de taken van de afdeling in een goed perspectief te plaatsen zijn deze ontwikkelingen ook in dit beleidsplan beschreven. Het stellen van prioriteiten met voldoende bestuurlijk draagvlak is de basis waarin deze opgave verder kan worden uitgewerkt. Vervolgens kan op basis van deze prioritering een verdere kwaliteitsbevordering plaatsvinden door (onder andere) het in kaart brengen en verbeteren van de werkprocessen. Dit resulteert uiteindelijk in een beleidsplan voor de Afdeling Ruimtebeheer waarin de keuzes op het gebied van vergunningen en handhaving zijn vastgelegd. Dit beleidsplan is tot stand gekomen onder begeleiding van PRC divisie Bouwcentrum.

1.1

Doel De Afdeling Ruimtebeheer heeft als doel haar wettelijke taken op het gebied van vergunningverlening en handhaving op een professionele, transparante en eenduidige wijze vorm te geven. Een middel om dit te bereiken is het realiseren van een vergunningen- en handhavingsbeleidsplan. Met de ontwikkeling van dit plan wil de gemeente onder meer:

1.2

•

draagvlak creëren binnen en buiten de Afdeling Ruimtebeheer voor het gewenste beleid;

•

eenduidigheid in toetsniveaus voor ‘bouwen’ en ‘milieu’ ontwikkelen;

•

de beschikbare capaciteit risicoafwegingsmethodiek);

•

het bestaande inrichtingenbeleidsplan (milieu) actualiseren en programmeren;

•

invoeren van een beleidscyclus (plan, do, check en act) en daarmee tegemoetkomen aan de eisen van de VROM Inspectie om zowel het beleid, de programmering als de uitvoering op adequaat niveau te organiseren;

•

inspelen op de komst van de nieuwe Woningwet, de Omgevingsvergunning, het Gebruiksbesluit, de nieuwe Wet ruimtelijke ordening, de professionalisering van de handhaving en het Activiteiten AmvB.

zo

effectief

mogelijk

benutten

(o.a.

invoeren

Vergunningverlening- en handhavingsbeleidsplan: professioneler werken Het voorliggende beleidsplan is een integraal vergunningen- en handhavingsbeleidsplan. Dit plan betreft de werkzaamheden in het kader van vergunningverlening en handhaving van de units Vergunningen, Inspectie en Beleid en Advies van de Afdeling Ruimtebeheer: de vergunningverlening en handhaving op het gebied van bouwen en milieu.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

-1-


Het beleidsplan biedt het antwoord op de volgende vragen: •

Voor welke taken ziet de afdeling zich gesteld en met behulp van welke werkprocessen worden die taken gerealiseerd?

analyse

•

Welke knelpunten doen zich voor binnen de werkprocessen en hoe kunnen die worden opgelost?

procesverbetering

•

Op welke wijze kan een prioriteitstelling worden gemaakt voor de taken van de afdeling, zodanig dat tevens bestuurlijk draagvlak aanwezig is?

prioriteitstelling(en)

•

Hoeveel capaciteit is nodig om de taken uit te voeren en hoeveel capaciteit is daarvoor beschikbaar?

programmering

•

Op welke wijze worden de administratieve organisatie en de ondersteunende systemen (ICT) vormgegeven?

middelen

•

Met welke ontwikkelingen moet rekening worden gehouden?

referentiekader

Door het beantwoorden van deze vragen kan inzichtelijk worden gemaakt op welke wijze de Afdeling Ruimtebeheer functioneert en waar zich knelpunten in de uitvoering voordoen. Tevens wordt duidelijk hoe door adequaat anticiperen op interne en externe ontwikkelingen een verbeterproces voor de afdeling kan worden ingezet. Uiteindelijk zal dit verbeterproces uitmonden in een afdeling die helder en transparant functioneert, die duidelijke keuzes in beleid en uitvoering heeft gemaakt en die goed uitgerust is om kwalitatief goede producten af te leveren aan burgers en bedrijven. Het vergunningverlening- en handhavingsbeleidsplan is een middel om deze professionalisering ter hand te nemen. Succes van de Afdeling Ruimtebeheer is niet alleen afhankelijk van het eigen interne functioneren, maar ook van de omgeving waarin zij zich bevindt en werkzaam is. Deze omgeving is daarom ook betrokken bij het onderzoek.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

-2-


2.

AANPAK VAN HET BELEIDSPLAN Voor het opstellen van een beleidsplan is een aanpak gebruikt, die schematisch is weergegeven in onderstaande figuur. De stappen in de figuur worden daarna toegelicht.

Huidige situatie

Gewenste situatie

Veranderplan

intern Situatieschets Situatieschets & & Vraagstelling Vraagstelling

Opties Opties

Analyse Analyse

Afweging Afweging en enkeuze keuze

Implementatie Implementatie

extern

Interviews

Workshop

Documentonderzoek

Verwerken feedback

Knelpuntenonderzoek

Eindrapportage

Tussenrapportage

Evaluatie

Afbeelding 1: Model aanpak beleidsplan •

Stap 1: analyse taken en werkprocessen Om de bestaande situatie in kaart te brengen zijn reeds bestaande documenten geanalyseerd en zijn verschillende medewerkers van de Afdeling Ruimtebeheer, het management en andere afdelingen waar directe relaties mee bestaan geïnterviewd. Dit levert een beeld op van de werkprocessen binnen de afdeling, de wijze waarop die al dan niet zijn vastgelegd, waar knelpunten en verbeterpunten aanwezig zijn.

•

Stap 2: veranderopties Vervolgens is een aantal workshops georganiseerd. Tijdens deze workshops zijn de verbeteropties voor de gewenste situatie in beeld gebracht, ten opzichte van elkaar gewogen en is een keuze gemaakt voor één of meerdere van de opties. Op basis van de analyse en de workshops is een set met verbeterpunten beschreven. Aan de hand van deze verbeterpunten is de toekomstige wenselijke situatie beschreven.

•

Stap 3: opstellen Beleidsplan Daarna is het beleidsplan opgesteld waarin de gewenste werksituatie, de prioritering van de taken op het gebied van vergunningen en handhaving en de bijbehorende capaciteitsbehoefte staan beschreven en worden aanbevelingen gedaan in een veranderplan om te komen van de huidige situatie naar de gewenste situatie. Op basis van het veranderplan kan gestart worden met de implementatie van de beoogde veranderingen.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

-3-


2.1

Afweging van risico’s Centraal in het maken van beleidskeuzes voor de toekomst staat het maken van een risicoafweging. Met een risico-afweging wordt inzichtelijk gemaakt waar de objectieve risico’s binnen het uitvoeren van wettelijke taken aanwezig zijn. Daar waar de risico’s hoog zijn, zal onderbouwd voldoende capaciteit (moeten) worden geprogrammeerd. Voor taken met een laag risicoprofiel zal de noodzaak om veel tijd te investeren minder zijn. Risicoafweging in 3 fasen Voor het maken van een risico-afweging voor handhavingstaken wordt een instrument gebruikt die beschikbaar is gesteld door het Ministerie van Justitie (Handhaven op Niveau). Dit instrument (‘DBC Risico’) is gebaseerd op het ‘Moerdijks Afwegingsmodel’ en is ontwikkeld door PRC Divisie Bouwcentrum. In onderstaande figuur is aangegeven welke fasen met dit model - idealiter - worden doorlopen.

Afbeelding 2: Stappenplan Afwegingsmodel Bij het toepassen van de afwegingsmethodiek worden drie fasen doorlopen. •

Fase 1: het bepalen van prioriteiten: ‘de afweging’ (stap 1 tot en met 4a in de figuur) In deze fase worden de prioriteiten bepaald en vergunningverlenings- en handhavingstaken ten opzichte van elkaar gewogen. In deze afweging wordt bepaald wat echt belangrijk is en wat minder. Dit bepaalt in belangrijke mate de inzet van middelen in de toekomst.

•

Fase 2: het ‘ plannen’ (stap 5 en 5a) In deze fase worden via strategieën en stappenplannen kengetallen gekoppeld aan de diverse taken op het gebied van vergunningverlening en handhaving. Zo kan de benodigde tijdsinzet bepaald worden. Daarnaast wordt de inzet voor taken die niet direct

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

-4-


uit wettelijke verplichtingen voortvloeien geprogrammeerd. Deze bijvoorbeeld het geven van informatie, het voeren van overleg, etc. •

inzet

omvat

Fase 3: het schrijven van het vergunningen- en handhavingsbeleid (stap 6) Alle verzamelde en opgestelde informatie (beleidsuitgangspunten, de afweging, strategieën, stappenplannen etc.) wordt strategisch aan elkaar geschreven zodat een goed leesbaar en praktisch beleidsplan ontstaat voor alle vergunningverlenings- en handhavingstaken van de units Vergunningen, Inspectie en Beleid en Advies.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

-5-


3.

ANALYSE HUIDIGE SITUATIE Om een goed beeld te krijgen van de huidige situatie is een analyse uitgevoerd. In dit hoofdstuk staan de resultaten van deze analyse beschreven.

3.1

Organisatiestructuur De gemeentelijke organisatie is verdeeld in drie directies. De directie Grondgebied houdt zich bezig met de stedelijke ontwikkeling en de inrichting en beheer van het openbaar gebied. De Afdeling Ruimtebeheer is een van de 4 afdelingen binnen deze directie.

Afbeelding 3: Organigram Directie Grondzaken De Afdeling Ruimtebeheer bestaat uit drie units: -

-

-

De unit Vergunningen houdt zich bezig met alle aspecten van de bouw-, sloop-, milieu en reclamevergunning. Daarnaast worden daar waar nodig ruimtelijke procedures begeleid. De unit Inspectie houdt toezicht op de naleving van bouwverordening, 1 bestemmingsplan, bouw-, gebruiks-, sloop-, milieu - en reclamevergunning en de wetgeving die op die vergunningen van toepassing is. De unit Beleid en advies adviseert inhoudelijk op alle aspecten van de Woningwet en Wet Milieubeheer en de daaruit volgende taken. Deze advisering kan beleidsmatig, juridisch of technisch zijn.

De missie van de Afdeling Ruimtebeheer is: De afdeling Ruimtebeheer zorgt voor een leefbare, duurzame en veilige leef-, woon- en werkomgeving in Alphen aan den Rijn. De afdeling doet dit op een samenwerkingsgerichte, open, servicegerichte en eenduidige manier aan de hand van wettelijke kaders en gemeentelijke ambities. De afdeling doet dit door middel van vergunningverlening, handhaving en advisering.

1

Inclusief milieumeldingen.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

-6-


2

De beoogde maatschappelijke effecten van de verschillende onderdelen van de afdeling zijn: Programma

Deelprogramma

Beoogd maatschappelijk effect

Democratisch functioneren

Bestuurlijke vernieuwing

Duurzaamheid

Milieubeheer

Grond- en hulpstoffen

Deelname burgerij aan beleidsprocessen Verbeteren milieugedrag Alphense burger en Alphense bedrijven Verminderen milieuschade door Alphense burger en Alphense bedrijven Hergebruik van grond- en hulpstoffen

Ecologische systemen

Biodiversiteit

Gezondheid

Stadshygiëne

Voorkomen vervuiling

Maatschappelijke participatie

Cultuur

Veiligheid

Criminaliteit

Behoud monumenten Criminaliteit gericht op objecten

Schadelijke stoffen

3

Brandveiligheid en rampenbestrijding Brandveiligheid en rampen Werkgelegenheid Wonen en woonomgeving Management

Bedrijvigheid

Economische groei

Wonen

Woningaanbod

Ruimtelijke ontwikkeling

Openbaar gebied

Integraal management

Verbeteren bedrijfsvoering

De afdeling heeft per 1 juli 2007 een formatie van 31,99 fte (waarvan 5,91 fte vacature), verdeeld over: - een afdelingshoofd; - een groep Staf met Planning en Control medewerkers (waarvan één ingehuurd), een medewerker voor administratieve ondersteuning en een medewerker Interne afstemming; - drie unitleiders; - een groep vergunningverleners die zich bezig houden met het verlenen van bouwen milieugerelateerde vergunningen; - een groep handhavers en inspecteurs, die zich bezig houden met het toezicht op de vergunningen en de handhaving van overtredingen op de bouwen milieuregelgeving; - een groep juristen die zich bezig houdt met de juridisch opvolging (bestuursdwang/dwangsommen) van handhavingszaken. Daarnaast adviseren zij inzake vrijstellingsprocedure WRO (art. 19 procedures) en vergunningverlening (bouwen en milieu). - Een beleidsmedewerker voor klimaat. - Drie adviseurs voor geluid, constructies en bodem. Per 1 juli 2007 bestaan er enkele vacatures op de afdeling (in totaal 5,91 fte). Per 1 april 2007 is de vacature voor unitleider Vergunningen ingevuld. Er zijn in 2007 2 brandweermedewerkers gedetacheerd (ca. 2.300 uur per jaar) bij de Afdeling Ruimtebeheer voor de handhaving van de gebruiksvergunningen en adviseren in het 2 3

Bron: Productverslag 2006 Afdeling Ruimtebeheer. De werkzaamheden betreffen uitvoeringszaken. Het monumentenbeleid is ondergebracht bij de afdeling ROV.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

-7-


kader van de brandveiligheidsaspecten van verleende bouwvergunningen. Deze fte zijn niet meegerekend in de berekening van de totale hoeveelheid fte in de huidige situatie. Voor de gewenste situatie wordt deze capaciteit ook niet meegerekend. De afgifte van de gebruiksvergunningen wordt door de brandweer zelf verricht. In onderstaand figuur is een organigram weergegeven met daarbij de verdeling van de capaciteit van de Afdeling Ruimtebeheer per 1 juli 2007.

Afbeelding 4: Organigram Afdeling Ruimtebeheer 3.2

Taken van de Afdeling Ruimtebeheer De afdeling Ruimtebeheer heeft een divers pakket en taken. De afdeling Ruimtebeheer is met name belast met vergunningverlenings- en handhavingstaken in het rode (bouwen), grijze (milieu), paarse (openbare orde) en groene (monumenten) kleurspoor.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

-8-


Hieronder is een overzicht weergegeven van de vergunningverlenings- en handhavingstaken op hoofdlijnen. Een meer gedetailleerdere beschrijving van het takenpakket van de afdeling Ruimtebeheer vindt u in bijlage 1. De belangrijkste vergunningverlenings- en handhavingstaken zijn − − − − − − − − − − −

Algemeen bedrijfsvoering Geven van informatie aan interne en externe klanten Behandelen van principeverzoeken Behandelen van vergunningaanvragen (incl. wijzigingsvergunningen, meldingen, etc.) Gebruiks- en bestemmingsvrijstellingen Handhaving van vergunningen en illegale activiteiten (toezicht en controle) Juridische opvolging van handhavingsacties Actueel houden bouwverordening / legesverordening bouwen Welstandscommissie Monumentencommissie (ambtelijke ondersteuning) Bijzondere projecten, bijvoorbeeld door het Ministerie van VROM geïnitieerde projecten (bijvoorbeeld platte daken).

Er is onderzocht in welke mate taken uitgewisseld kunnen worden tussen de SCA en de Afdeling Ruimtebeheer. Deze takenuitwisseling wordt in paragraaf 3.5 uitgebreid beschreven. 3.3

Hoofdprocessen Binnen de Afdeling Ruimtebeheer kunnen met betrekking tot de taakvelden ‘bouwen’ en ‘milieu’ (de twee hoofdstromen van de werkzaamheden) de volgende hoofdprocessen worden onderscheiden: • •

innemen, toetsen en beschikken van vergunningaanvragen en meldingen op het gebied van bouwen en milieu; toezicht en controle inclusief opsporen van illegale activiteiten / illegaal gebruik.

In bijlage 2 staat een procesbeschrijving op hoofdlijnen van de werkprocessen. De analyse van de processen heeft plaatsgevonden door middel van interviews. Om deze reden is volstaan met het weergeven van het proces op hoofdlijnen. De Afdeling Ruimtebeheer heeft voor een groot aantal taken werkprocessen beschreven: − − − − − − − − − 4

4

Bouwvergunning 4 Ontvankelijkheid 4 Afstemming 4 Verdaging 4 Weigering 4 Vrijstelling artikelen 15, 17, 19 lid1, 19 lid 2, 19 lid 3 WRO 4 Sloopvergunning 4 Reclamevergunning 4 Monumentenvergunning

Procesbeschrijvingen Vergunningen Afdeling Ruimtebeheer (juni 2005).

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

-9-


− − − −

4,5

Milieuvergunning- en melding 4,5 Handhaving en juridische opvolging milieuhandhaving Advisering vergunningen andere overheden (7-7-2005) Procedure behandelen inkomende poststukken (bouwvergunningen), datum onbekend

Daarnaast beschikt de gemeente over een regeling: − Aan- en bijgebouwenregeling bebouwde kom Alphen aan den Rijn 2006 De volgende afspraken zijn schriftelijk vastgelegd: − Afspraken plantoetsers-juristen m.b.t. milieu (d.d. 10-3-2005) − Vastgestelde opzet I-schijf (2006) − Telefooncirkels Afdeling Ruimtebeheer (29-9-2005) − Vragen van raadsleden (februari 2005) − Procedurekast en voortgangslijst (9-12-2004) De mandaten van het hoofd Ruimtebeheer en de drie unitleiders zijn vastgelegd in het Mandaatbesluit 2006. 3.4

Relaties met andere afdelingen Afbeelding 5 toont de in- en output relatie van de Afdeling Ruimtebeheer met de andere afdelingen en directies. Voor het goed verlopen van de bedrijfsprocessen van Ruimtebeheer is het van belang om goede, heldere afspraken te maken met andere afdelingen over wat, wanneer en waarom moet worden aangeleverd. In bijlage 3 treft u een beschrijving aan van enkele belangrijke relaties van de Afdeling Ruimtebeheer met andere afdelingen binnen de gemeente Alphen aan den Rijn, zoals de brandweer en Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting (R.O.V.).

5

Procedures Vergunningverlening en Handhaving van de gemeente Alphen aan den Rijn, Denkbeeld BV (2002) en Werkinstructies ARV003b (17-11-2004), ARV005 (14-6-2006), ARV006 (8-12-2005), ARV009 (14-7-2006).

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 10 -


Afbeelding 5: Input-output relaties 3.5

Takenuitwsseling SCA – Afdeling Ruimtebeheer In het stadhuis van de gemeente Alphen aan den Rijn bevindt zich het SCA. Naast de gemeentelijke balies vindt de klant hier talrijke andere dienstverleners zoals het Centrum Werk en Inkomen, het postkantoor en de politie. Het SCA fungeert als de front-office voor de Afdeling Ruimtebeheer. De gemeente Alphen aan den Rijn is voornemens om een taakuitwisseling uit te voeren tussen de Afdeling Ruimtebeheer en het SCA (loket wonen/bouwen). De aanleiding hiervoor is, naast een aantal interne reorganisaties, de bestuurlijke wens om te komen tot vereenvoudiging van regels, efficiëntere dienstverlening en een snellere afhandeling van procedures. Een goede en snelle dienstverlening aan de klant is het uiteindelijke doel.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 11 -


De huidige verdeling van taken wordt weergegeven in onderstaande tabel. SCA-Wonen

Ruimtebeheer

Intake alle vergunningaanvragen op het gebied van bouwen en wonen. Uitzetten adviesaanvragen brandweer, milieu, interne ronde, welstand, etc. ten behoeve van bouwaanvragen. Publicaties in verband met vrijstellingsprocedures van het bestemmingsplan. Informatieverstrekking over bouwzaken, bestemmingsplannen en de hiermee verband houdende procedures. Afhandeling principeverzoeken.

• •

•

•

•

•

• • •

Toetsen bouw-, sloop- en reclameaanvragen en vergunningverlening. Vrijstellingsprocedures bestemmingsplan. Alle werkzaamheden in het kader van milieutaken. Bezwaar- en beroepsprocedures alle vergunningen.

De nieuwe taakverdeling wordt weergegeven in onderstaande tabel. SCA

Ruimtebeheer Informerende taken in het kader van bouwzaken, milieuzaken, bestemmingsplannen en de daarmee verband houdende procedures. (Makelaars)vragen over bodemgesteldheid. Behandeling lichte bouwvergunning. Vrijstellingsprocedures bestemmingsplan artikel 19.3 die passen binnen het vrijstellingenbeleid. Behandeling reclamevergunningen. 6 Behandeling 8.40 Wm meldingen .

•

• • •

• •

• • • • • •

•

Behandeling principeverzoeken. Behandeling reguliere bouwvergunningen. Behandeling sloopvergunningen. Behandeling milieuvergunningen. Vrijstellingsprocedures ten behoeve van reguliere bouwvergunningen. Vrijstellingsprocedures ten behoeve van lichte bouwvergunningen in geval het bouwplan niet past binnen het vrijstellingenbeleid. Bezwaar- en beroepsprocedures bouwvergunningen, sloop-, reclame- en milieuvergunningen.

De twee afdelingen hebben de taakoverdracht tussen de twee organisatieonderdelen nader uitgewerkt. Deze uitwerking betreft: • • • • •

communicatie, informatieoverdracht en overlegvormen; taken, activiteiten en verantwoordelijkheden medewerkers; opstellen nieuwe functieprofielen; personele en financiële consequenties; afspraken c.q. service level agreements;

6

Beoordelen van en het administratief verwerken van meldingsformulieren die binnenkomen van bedrijven die vallen onder artikel 8.40 Wm. De administratieve afhandeling betreft het sturen van een brief aan de melder met de mededeling dat de melding is geaccepteerd en dat de gemeente een controle zal uitvoeren om de juistheid van de melding te verifiëren. Het verzenden van de brief zorgt ervoor dat de controle door het back-office wordt ingepland.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 12 -


• • •

servicenormen en kwaliteit producten / formats; dossiervorming en -overdracht / plaats dossier; onderzoek mogelijkheid baliebouwvergunning.

Vanuit efficiencyoverwegingen wordt met de uitwisseling van taken gewacht tot de invoering van de Omgevingsvergunning per 1 januari 2009. 3.6

Inspectieonderzoek VROM Inspectie De VROM Inspectie heeft in september 2005 de resultaten van haar onderzoek bij de gemeente Alphen aan den Rijn gerapporteerd. Dit onderzoek is halverwege 2004 uitgevoerd en viel midden in een periode van reorganisatie. In 2003 is de vergunningverlening en de handhaving op het gebied van Bouwen en Milieu organisatorisch gescheiden. Per april 2005 zijn de afdelingen Bouwen en Wonen, en Milieu samengevoegd. De resultaten van het onderzoek in 2004 geven dan ook een beeld van een organisatie in verandering, met de diverse tekortkomingen van dien. De VROM Inspectie heeft de resultaten en verbeterpunten van het onderzoek met de gemeente besproken, en heeft deze meegenomen in de toen lopende verbeteracties. Terwijl de rapportage van de VROM Inspectie doorgaans de start van een verbeteringsproces vormt, was hier - naar mening van de VROM Inspectie - sprake van een rapportage waarbij de bevindingen uit het onderzoek voor het merendeel reeds zijn opgepakt en de gewenste verbeteringen zijn gerealiseerd. Hiertoe heeft de gemeente in juni 2005 een plan van aanpak geschreven dat als basis diende voor de uitvoering van de aanbevelingen uit de rapportage van de VROM Inspectie. Het vergunningen- en handhavingsbeleidsplan gaat in op de algemene bevindingen van de VROM Inspectie. Deze zijn: •

De VROM-taken worden, indachtig de ontwikkelingen die sinds het onderzoek van de VROM Inspectie hebben plaatsgevonden, voor het merendeel adequaat uitgevoerd. Bij ruimtelijke ordening en milieu is er sprake van een goede samenhang tussen beleid, programmering en uitvoering. Indien het bouwbeleidsplan is vastgesteld en gebruik wordt gemaakt van het toetsingsprotocol vanuit het CKB is die samenhang ook op het onderdeel bouwen gerealiseerd.

•

Er blijven aandachtspunten bestaan als het opstellen van een vrijstellingenbeleid ruimtelijke ordening en - wat betreft het onderdeel milieu - de kwaliteit van het inrichtingenbestand en de onderbouwing van de controlestrategie met behulp van een risicoanalyse. In welke mate de nieuwe organisatie met gebruikmaking van het beschikbare beleid en programma op het onderdeel uitvoering adequaat handelt, is het belangrijkste aandachtspunt van het nazorg-onderzoek door de VROM Inspectie.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 13 -


De belangrijkste resultaten van het nazorgonderzoek door de VROM Inspectie, dat gehouden is in februari 2007, zijn:

3.7

•

Voor het taakveld bouwen zijn duidelijke verbeteringen gerealiseerd met betrekking tot de administratieve organisatie, het zich op de hoogte te laten stellen van de start van de bouw en het actualiseren van de bouwverordening. De inhaalslag van de gebruiksvergunningen is nog niet voltooid, gestreefd wordt om deze in 2007 af te ronden. De gemeente geeft aan dat er voor lopende handhavingszaken voldoende capaciteit is, maar dat oude handhavingszaken blijven liggen.

•

Voor het taakveld ruimtelijke ordening heeft de gemeente kwalitatief goede producten vastgesteld. De actualisering van bestemmingsplannen wordt voortvarend ter hand genomen. Toezicht en handhaving op het gebied van de ruimtelijke ordening laat echter te wensen over. Voor de versterking / uitbreiding van de juridische capaciteit zijn geen gelden gereserveerd.

•

Voor het taakveld milieu zijn enkele verbeterpunten gerealiseerd, zoals het bodembeheersplan en gemeentelijk beleid voor de toepassing van het Bouwstoffenbeleid. Er is echter een groot aantal aanbevelingen niet of deels gerealiseerd, zoals vaststellen van beleid voor de ontwikkelde toezichts- en handhavingstrategie. Ook de uitvoeringsprogramma’s 2006 en 2007 voldoen niet aan de procedurele eisen van de Wet milieubeheer. De gemeente beschikt niet over een actueel en goed werkend milieu-informatiesysteem. Voor het onderdeel professionalisering van de handhaving zijn door de provincie dermate ernstige tekortkomingen geconstateerd dat met de provincie inmiddels afspraken zijn gemaakt om deze tekortkomingen eind 2007 te hebben opgeheven.

•

Bij zowel het taakveld bouwen als ruimtelijke ordening schiet de uitoefening van toezicht en handhaving tekort. Bij het onderdeel milieu zijn de meest ernstige tekortkomingen geconstateerd op het gebied van de uitoefening van de vergunningverlening en de uitoefening van toezicht en handhaving van de vergunningen op grond van de Wet milieubeheer.

Capaciteitsverdeling De beschikbare capaciteit van de afdeling bedraagt per januari 2007 30,63 fte, inclusief vacatureruimte. Deze capaciteit is verdeeld over bedrijfsvoering en de units Vergunningen, Inspectie en Beleid en Advies. Voor de analyse van de capaciteit van de Afdeling Ruimtebeheer wordt uitgegaan van 1828 uren die totaal per fte per jaar beschikbaar zijn. Van die 1828 uur zijn 1.373 uur productief (ca. 75%). Dit zijn de uitgangspunten die door de afdeling zelf gehanteerd worden (bron: werkplan 2007). Uit de taakstelling (werkplan) van 2006 blijkt dat van de geplande uren een deel indirect productief en een deel direct productief zijn. Daarnaast blijkt dat de niet geplande uren

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 14 -


verdeeld kunnen worden in een deel improductief en een deel indirect productief. Hieruit volgt 7 dat een deel van de indirect productieve taken niet gepland zijn . niet geplande uren

improductief

geplande uren

indirect productief

direct productief

Afbeelding 6: Verdeling geplande uren In onderstaande tabel wordt de - in deze analyse gebruikte - verdeling van improductieve en indirect productieve taken weergegeven. improductief

• • • • •

Buitengewoon verlof Verlof Vorming en opleiding Ziekte Zwangerschapsverlof

• • • • • •

Automatisering Beleid Management Marketing en communicatie Werkoverleg Onbekend

indirect productief

In het werkplan 2006 is een urenverdeling gegeven voor de geplande (indirecte en directe) productieve taken. Voor 2006 waren ca. 28.800 uren voor indirect en direct productieve taken gepland, zoals weergegeven wordt in de tabel op de volgende pagina.

7

Vanaf 2007 zijn deze taken in het werkplan wel gepland.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 15 -


Type

Omschrijving

Indirect productief

Automatisering

1.225

Beleid

2.923

Management

3.165

Marketing en communicatie Totaal

400 7.713

Advies constructies

1.550

Direct productief

Gepland aantal uren

Advisering andere afdeling

335 60

Advisering bodem

1.956

Advisering bouw Advisering extern

60

Advisering geluid

240

Advisering milieu

1.075

Bezwaar en beroep

1.499

Controles bouw

1.864

Controles milieu

2.025

Klachten en meldingen

375

Meldingen/handhaving BSB

350

Monumenten

300

Overleg Initiatiefberaad

100 1.941

Projecten (divers)

100

Sociale huur

0

Ter Aar Toezicht bouw

2.140

Vergunningverlening Bouw

3.000

Vergunningverlening Milieu

1.290

Vergunningverlening Reclame

240

Vergunningverlening Sloop

300

Welstand

300

Wettelijke taken BOOT en Wbb

0 21.100

Totaal Totaal

28.813

De in het werkplan genoemde productieve uren zijn ingedeeld in 14 taakgroepen: • • • • • • • • • • • •

Automatisering Beleid Management Marketing en communicatie Advisering Bezwaar en beroep Initiatiefberaad Klachten en meldingen Monumenten Overig Projecten Toezicht en controles

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 16 -


• •

Vergunningverlening Welstand

In Afbeelding 7 is de verdeling van de geplande indirecte en directe productieve uren in de 14 taakgroepen weergegeven. Verdeling geplande (indirecte en directe) productieve uren 2006 1%

4% 10%

17%

11%

1% 23%

Automatisering Beleid Management Marketing en communicatie Advisering Bezwaar en beroep Initiatiefberaad Klachten en meldingen Monumenten Overig Projecten Toezicht en controles Vergunningverlening Welstand

19%

7%

0% 1% 1%0%

5%

Afbeelding 7: Verdeling geplande uren in 2006 De gemeente Alphen aan den Rijn werkt met het urenregistratie-programma Sagitta. Uit de gegevens voor de jaren 2006 die voor alle medewerkers beschikbaar zijn gesteld, is daadwerkelijke urenbesteding voor 2006 berekend. Enkele medewerkers zijn gedurende 2006 in dienst gekomen of uit dienst gegaan. Voor enkele medewerkers is daarnaast het part-time percentage (gedeelte van fte) geschat uit de tijdschrijfgegevens. In de berekeningen is rekening gehouden met deze aanpassingen. Dit betekent dat de afdeling in 2006 over ca. 28,0 fte beschikte, en daarmee in totaal over ca. 52.400 uren beschikte.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 17 -


Onderstaande tabel geeft een overzicht van de werkelijke urenbesteding in 2006. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen improductieve uren, indirect productieve uren en direct productieve uren. Type

Omschrijving

improductief

Buitengewoon verlof

Werkelijk aantal uren

Verlof

4.824

Vorming en opleiding

2.023

Ziekte

965

Zwangerschapsverlof Totaal indirect productief

Automatisering

640

Beleid

2.683

Management

7.094

Marketing en communicatie

336

Onbekend

168 961

Totaal

11.881

Advies constructies Advisering andere afdeling Advisering bodem

1.414 603 311

Advisering bouw

2.728

Advisering extern

312

Advisering geluid

961

Advisering milieu

1.100

Bezwaar en beroep

1.351

Controles bouw

2.897

Controles milieu

2.952

Flexibiliteit

3.638

Klachten en meldingen Meldingen/handhaving BSB

103 11

Monumenten

181

Overleg Initiatiefberaad

140

Projecten (divers)

1.736

Sociale huur

76

Ter Aar

1.032

Toezicht bouw

2.220

Vergunningverlening Bouw

4.399

Vergunningverlening Milieu

2.093

Vergunningverlening Reclame

271

Vergunningverlening Sloop

312

Welstand

268

Wettelijke taken BOOT en Wbb Totaal

2 31.108

Totaal

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

462 8.965

Werkoverleg

productief

691

51.953

- 18 -


Uit dit overzicht blijkt dat ca. 17% van de totaal beschikbare uren improductief waren. Van de productieve uren was ca. 28% indirect productief en ca. 72% direct productief. De werkelijk bestede indirect en direct productieve uren zijn ingedeeld in 17 groepen, namelijk de 14 hierboven beschreven taakgroepen, alsmede: • • •

Werkoverleg Flexibiliteit Onbekend

In Afbeelding 8 is de verdeling van de werkelijke bestede indirecte en directe productieve uren in de 17 taakgroepen weergegeven. Verdeling werkelijke (indirecte en directe) productieve uren 2006 1%

1%

6% Automatisering Beleid Management Marketing en communicatie Onbekend Werkoverleg Advisering Bezwaar en beroep

16%

17%

1% 0% 2%

19%

Flexibiliteit Initiatiefberaad Klachten en meldingen Monumenten Overig Projecten Toezicht en controles Vergunningverlening Welstand

17% 4% 3% 0% 0% 0% 8%

3%

Afbeelding 8: Werkelijke verdeling uren in 2006

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 19 -


Er kan voor de indirect en direct productieve uren een vergelijking gemaakt worden tussen de taakstelling en de werkelijk bestede uren voor 2006.De vergelijking in uren wordt weergegeven in onderstaande tabel. Taakgroep

Gepland aantal uren


Automatisering

1225

640

Beleid

2923

2683

Management

3165

7094


400

336

Onbekend

0

168

Werkoverleg

0

961

Advisering

5276

7428

Bezwaar en beroep

1499

1351

Flexibiliteit

0

3638

Initiatiefberaad

100

140


375

103

Monumenten

300

181

Overig

100

1108

Projecten

1941

1736

Toezicht en controles

6379

8079

Vergunningverlening

4830

7076

Welstand

300

268

28813

42989

Gepland aantal uren


Automatisering

4%

1%

Beleid

10%

6%

Management

11%

17%


1%

1%

Totaal

In percentages is dit: Taakgroep

Onbekend

0%

0%

Werkoverleg

0%

2%

Advisering

18%

17%

Bezwaar en beroep

5%

3%

Flexibiliteit

0%

8%

Initiatiefberaad

0%

0%


1%

0%

Monumenten

1%

0%

Overig

0%

3%

Projecten

7%

4%


22%

19%

Vergunningverlening

17%

16%

Welstand

1%

1%

100%

100%

Totaal

Een vaak gebruikte richtlijn is dat 80% beschikbaar wordt gesteld voor vergunningtoetsing, handhaving en overige directe taken en dat 20% van de tijd beschikbaar blijft voor bedrijfsvoering (indirecte productieve taken) zoals aansturing, beleidsvorming, automatisering en informatievoorziening. Daarbij wordt aangeraden te streven naar een evenwichtige

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 20 -


verdeling tussen vergunningtoetsing en handhaving. Immers de controle of gebouwd wordt conform de vergunning is voor de veiligheid minstens zo belangrijk als de toetsing van de vergunning zelf. De taakstelling en de werkelijk bestede uren geeft een iets scheve verhouding weer tussen de wettelijke taken van de afdeling en de overige activiteiten van de sectie BWT; circa 26% tot 27% van de beschikbare tijd wordt gepland of besteed aan indirect productieve uren. Er wordt ca. 8% van de beschikbare uren in 2006 besteed aan flexibiliteit. Het betreft hier onder andere tijd die besteed is aan het beantwoorden van vragen vanuit het college. Vanaf 2007 is het niet meer mogelijk om op flexibiliteit te boeken, daar de betreffende uren altijd op een product geboekt kunnen worden. Wanneer de taakgroep flexibiliteit weggelaten wordt, wordt de vergelijking tussen de taakstelling en de werkelijk bestede uren voor 2006 als volgt: Taakgroep Automatisering

Gepland aantal uren


4%

2%

Beleid

10%

7%

Management

11%

18%


1%

1%

Onbekend

0%

0%

Werkoverleg

0%

2%

Advisering

18%

19%

Bezwaar en beroep

5%

3%

Initiatiefberaad

0%

0%


1%

0%

Monumenten

1%

0%

Overig

0%

3%

Projecten

7%

4%


22%

21%

Vergunningverlening

17%

18%

Welstand

1%

1%

100%

100%

Totaal

Het werkplan geeft aan dat in 2006 circa 41% van de beschikbare (niet improductieve) tijd van de sectie besteed dient te worden aan vergunningverlening inclusief welstand en monumenten (20%) en handhaving (21%). Daarnaast dient 18% besteed te worden aan advisering en 5% aan bezwaar en beroep. De werkelijke tijdbesteding volgt in grote lijnen de geplande tijdbesteding. Zichtbaar is in werkelijke tijdbesteding voor 2006 dat circa 40% van de beschikbare tijd van de sectie wordt besteed aan vergunningtoetsing (19%) en handhaving (21%). Circa 19% wordt besteed aan advisering en 3% aan bezwaar en beroep. De Afdeling Ruimtebeheer besteedt op dit moment ongeveer evenveel tijd aan advisering als aan vergunningverlening en handhavingstaken. De advisering kan gesplitst worden in de advisering ten behoeve van de vergunningverlening en handhavingstaken en in de advisering aan interne en externe partijen. Voor de taak Informatie verstrekken zijn geen uren in Sagitta teruggevonden. Het vermoeden bestaat dat deze uren veelal onder vergunningtoetsing of advisering wordt weggeschreven.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 21 -


Ervaring leert dat vaak tijd bespaard kan worden door het efficiënter regelen van de informatieverstrekking. Om dit te kunnen monitoren verdient het aanbeveling om vanaf 2007 de informatieverstrekking gescheiden te registreren. Voor de verrichte vergunningverlenings- en toezichtstaken zijn relatief weinig gegevens beschikbaar. In Bijlage 4 wordt een overzicht gegeven van het aantal verrichte taken in 2006. Op basis van de tijdschrijfgegevens kan de bestede tijd per vergunning berekend worden voor bouw-, reclame en sloopvergunningen: Aantal Tijd per vergunning Onderdeel Vergunningverlening Bouw 534 8,2 uur Toezicht bouw 534 4,2 uur Vergunningverlening Reclame 38 7,1 uur Vergunningverlening Sloop 67 4,7 uur Vergeleken met gegevens uit andere gemeenten is de bestede tijd per vergunning gemiddeld te noemen. De bestede tijd per milieu- en monumentenvergunning is vanwege het gebrek aan transparantie en eenduidigheid in de beschikbare gegevens niet berekend. 3.8

Conclusies huidige situatie Naar aanleiding van de analyse in dit hoofdstuk kunnen de volgende conclusies worden getrokken. Er wordt onderscheid gemaakt naar zaken ‘die goed gaan’ en zaken ‘die beter kunnen’. Deze conclusies vormen het startpunt voor het verbeterplan. Wat gaat goed? −

De Afdeling Ruimtebeheer heeft zeer veel informatie vastgelegd in documenten. In de geanalyseerde documenten zitten veel goede componenten. Dit geldt bijvoorbeeld voor het handhavingsbeleidsplan van 2005 en 2006.

−

De onderlinge sfeer en de samenwerkingsbereidheid binnen de afdeling is goed. Dit uit zich bijvoorbeeld in de positieve opmerkingen over activiteiten buiten het werk zoals het afdelingsuitje.

−

Er zijn op dit moment voldoende systemen aanwezig om er voor te zorgen dat de afdeling goed gemanaged kan worden. Het ontbreekt op dit moment echter aan inzicht om de relevante informatie uit deze systemen te genereren.

−

Er is een scheiding van rollen en taken tussen vergunningverlening en handhaving, zowel op ambtelijk als bestuurlijk niveau. Daarnaast wordt een vergunning vaak getoetst door een collega (collegiale toetsing, 4-ogen principe).

−

De samenwerking met de interne medewerkers van de brandweer wordt op dit moment als goed ervaren. Er worden steeds meer zaken integraal opgepakt.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 22 -


−

De taken op het gebied van monumentenzorg zijn goed geregeld. Ditzelfde geldt voor de taken op het gebied van welstand. Voor de welstand inventariseert men op dit moment de mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren (evaluatie welstandsnota e.d.).

−

De samenwerking met andere afdelingen gaat volgens de medewerkers op dit moment goed. Voor deze samenwerking geldt dat als men elkaar nodig heeft, men elkaar weet te vinden. Niet alle afspraken met andere afdelingen zijn geformaliseerd. Een voorbeeld waarbij de samenwerking formeel is vastgelegd, is de samenwerking op juridisch gebied met de afdeling R.O.V.. De taken en verantwoordelijkheden zijn duidelijk beschreven en de managers van beide afdelingen geven aan dat de samenwerking goed verloopt.

−

Er worden weinig vergunningen van rechtswege verleend.

Wat kan beter? De bevindingen worden verdeeld over de punten beleid, programmering, uitvoering en communicatie. Beleid −

Uit de interviews met de portefeuillehouders blijkt dat de bestuurlijke kaders voor het vergunningen- en handhavingsbeleidsplan nog niet vastgesteld zijn. Het beleidsplan dient bestuurlijk vastgelegd te worden; de bestuurlijke kaders dienen als vertrekpunt voor dit beleidsplan.

−

Het gevoel leeft dat men niet betrokken wordt bij het vervaardigen van het beleid, en alleen het definitieve stuk ‘over de schutting toegeworpen krijgt’. Bij het opstellen en vaststellen van het vergunningen- en handhavingsbeleidsplan zal er veel aandacht moeten zijn voor het draagvlak binnen de Afdeling Ruimtebeheer. Het creëren van draagvlak is een belangrijke succesfactor voor de realisatie van het verbeterplan, in beide hoofdstromen (‘bouwen’ en ‘milieu’).

−

Er kan door een gebrek aan managementinformatie en werkplannen niet of nauwelijks worden gestuurd op het primaire proces. Zowel de leidinggevenden als de medewerkers geven aan dit niet prettig te vinden. Het is belangrijk dat op korte termijn een manier wordt gevonden om informatie uit de systemen (Sagitta, Gmis, BWT4all, etc.) te ontsluiten. De informatie geldt tevens als belangrijke input voor het bouwen handhavingsbeleidsplan. Daarnaast verdient het de aanbeveling om spoedig (individuele) werkplannen alsmede een planning voor beoordelings- en ontwikkelingsgesprekken op te stellen.

−

Met het bouwplanberaad is een extra overleg in het bouwvergunningproces geïntroduceerd, hetgeen gevolgen heeft voor de doorlooptijd van de behandeling van bouwvergunningsaanvragen. De meerwaarde van het bouwplanberaad in het vergunningproces staat ter discussie. Met de beoogde takenuitwisseling tussen het SCA en de afdeling Ruimtebeheer zou het bouwplanberaad overigens vervallen.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 23 -


−

De ontvankelijkheidstoets in het bouwvergunningproces vindt plaats ná de interne ronde, waarin de adviezen worden aangevraagd. Dit is een zeer onlogische volgorde in het bouwvergunningproces: de adviezen worden mogelijk gebaseerd op onvolledige of onjuiste aanvragen.

−

Een adequate juridische opvolging is essentieel voor een effectieve handhaving. Bestuurlijk wordt hier ook veel waarde aan gehecht. De taakverdeling tussen de buiteninspecteurs en de juristen (moment van overdracht) is nog niet voldoende helder bij de betrokken medewerkers. Om goed te kunnen handhaven moet dit op orde worden gebracht.

−

De relaties tussen de Afdeling Ruimtebeheer en andere organisatieonderdelen moeten helder beschreven worden, waarbij informele afspraken vastgelegd dienen te worden. Met een aantal afdelingen kunnen effectievere, taakstellende, schriftelijke afspraken gemaakt worden. Het gaat dan onder andere om het beperken van de termijnen voor advisering.

−

Er bestaat behoefte aan een actueel en bruikbaar beleidsdocument voor de inspectie van gebruiksvergunningen. Er leven tevens vragen met betrekking tot waar de vergunningverlenings- en handhavingstaken van de brandweer ondergebracht moeten zijn (afdeling Ruimtebeheer en / of brandweer Alphen aan den Rijn).

Programmering −

Er ontbreekt inzicht in de benodigde tijd met betrekking tot vergunningverlening en handhaving. Er is daarnaast onduidelijkheid over de compleetheid van het inrichtingenbestand.

−

Het programmatisch werken bij vergunningverlening kan worden verbeterd, door een koppeling tussen het aantal vergunningen, het kwaliteitsniveau van de toetsing en de benodigde capaciteit aan te brengen. Dit verhoogt het inzicht in de risico’s die de afdeling loopt en verlaagt de kwetsbaarheid.

−

De kwaliteit van de toetsing van vergunningaanvragen is niet eenduidig vastgelegd. Er wordt geen gebruik gemaakt van checklists. Er dient inzichtelijk te worden gemaakt welk kwaliteitsniveau met de huidige formatie gerealiseerd kan worden. Tevens kan aangegeven worden welke formatie nodig is om een wenselijk kwaliteitsniveau te bereiken.

−

Handhaving geschiedt veelal op project- of ad-hoc basis (op basis van signalen, piepsysteem of klachten). Er bestaat een handhavingsbeleidsplan, waar echter weinig gebruik van gemaakt wordt, wegens gebrek aan een werkbaar uitvoeringsprogramma en sturing hierop. Er dient een duidelijke prioritering en programmering plaats te vinden, waarbinnen ruimte wordt gecreëerd voor geplande en niet-geplande taken voor toezicht en handhaving.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 24 -


Uitvoering −

De toewijzing van taken aan vergunningverleners en handhavers, zoals binnengekomen vergunningaanvragen, geschiedt veelal op gevoel door het management. Nieuwe werkzaamheden worden door de unitleiders verdeeld, zonder dat de werkvoorraad per medewerker scherp in beeld is. Deze toewijzing wordt weinig tot niet ondersteund door gegevens uit bijvoorbeeld BWT4all.

−

De ondersteunende ICT-pakketten voldoen niet aan de verwachtingen van de medewerkers (bijvoorbeeld Gmis).

−

Er wordt relatief weinig gebruik gemaakt van de beschreven werkprocessen. Er wordt hier ook weinig op gestuurd. Dit resulteert onder andere in het feit dat medewerkers een verschillende werkwijze hanteren, hetgeen risico’s met zich mee kan brengen. Er zal op korte termijn moeten worden gekeken naar de huidige werkprocessen en indien nodig zullen deze moeten worden aangepast. Om het gebruik van de beschreven werkprocessen te waarborgen zal er een duidelijk en gedragen document gerealiseerd dienen te worden.

−

Er worden veel negatieve opmerkingen gemaakt over het fenomeen “werkgroep”. Projecten lijken tevens erg lang te duren. Voorbeelden hiervan zijn de projecten Gmis, uitwisseling SCA / Ruimtebeheer, brieven schrijven.

−

De werkomstandigheden worden als negatief ervaren (kantoortuin, ventilatiesysteem, schoonmaak, kastruimte, flexwerken).

−

In de interviews geven veel medewerkers van de Afdeling Ruimtebeheer aan een hoge werkdruk te ervaren. Door gebrek aan managementinformatie en sturing hierop is onduidelijk of deze werkdruk reëel of gevoeld wordt.

−

Meerdere geïnterviewden hebben aangegeven dat er issues op de Afdeling Ruimtebeheer aangepakt zouden moeten worden. Tijdens de interviews is aan deze medewerkers gevraagd om welke reden er niets verandert of waarom er geen initiatief genomen wordt om iets te veranderen. Het blijkt dat men redelijk berustend is: “er is nu eenmaal hiervoor gekozen”. Men gaat uit van een trage en statische organisatie, die van boven opgelegd wordt. De medewerkers van de Afdeling Ruimtebeheer voelen en nemen weinig verantwoordelijkheid voor het adresseren van taakoverstijgende aandachtspunten.

Communicatie Met betrekking tot de communicatie zijn de volgende dingen geconstateerd: −

Er bestaat op dit moment een verschil van inzicht in de manier waarop de informatievoorziening wordt vormgegeven. Er is behoefte aan meer en eenduidige manier van informatieverstrekking door het management. Medewerkers geven aan “te weinig te horen”, waardoor draagvlak en betrokkenheid in gevaar komt.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 25 -


−

Er wordt door een gedeelte van de medewerkers van de afdeling getwijfeld aan betrokkenheid en bereikbaarheid van het management. De vergunningverleners en handhavers milieu hebben de indruk dat de focus vanuit het management op de bouwproducten ligt. In het algemeen geldt dat de medewerkers het gevoel willen hebben dat het management begrip heeft en ‘voor hen staat / opkomt’.

−

Bij issues (positief of negatief) die gemeld worden aan de afdelingshoofd, wordt verwacht dat de medewerkers eigen initiatief vertonen bij de ‘oplossing’ ervan. Het management ervaart hierbij passiviteit en een overschatting van de benodigde inzet aan de kant van de medewerkers. De medewerkers ervaren de situatie als “terugkaatsen van de bal”.

De wederzijdse verwachtingen tussen management en medewerkers komen niet overeen. Dit is uitermate zorgwekkend. Het is van belang dat de wederzijdse verwachtingen tussen management en medewerkers, alsmede tussen medewerkers onderling, uitgesproken en gemanaged worden. Dit is een primaire voorwaarde voor een succesvolle implementatie van het vergunningen- en handhavingsbeleidsplan. 3.9

Bestuurlijke beleidsuitgangspunten Bij de ontwikkeling van het beleidsplan wordt rekening gehouden met de volgende 8 bestuurlijke uitgangspunten : •

Duurzaamheid Bij de bouw van nieuwe woningen, de herstructurering van woonwijken, het ontwikkelen van of herstructureren van bestaande bedrijfsterreinen wordt nadrukkelijk rekening gehouden met duurzaamheid, natuur en milieu. De gemeente voert het Gemeentelijk Milieubeleidsplan 3 uit en blijft investeren in de handhaving van de (landelijke) milieuwetgeving. De regionale samenwerking wordt verder ontwikkeld en uitgebreid.

•

Veiligheid Veiligheid blijft ook de komende jaren speerpunt van beleid. De gemeente hecht belang aan een regelmatige controle van vergunningen. Uitgangspunt is onder meer een jaarlijkse controle van de gebruiksvergunningen.

•

Dienstverlening De gemeente hecht veel waarde aan een vraaggerichte dienstverlening, zowel voor bewoners als voor ondernemers. Hierbij wordt zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij maatregelen van de rijksoverheid, zoals het project ‘Andere overheid’. De gemeente wil de doorlooptijden terugdringen. Daarom worden in de dienstverlening aan de burgers de procedures zoveel mogelijk gestroomlijnd, mede door de efficiency van de gemeentelijke procedures kritisch te bekijken en te verbeteren.

Uit gesprekken met de betrokken portefeuillehouders blijken verder de volgende aandachtspunten: •

8

De gemeente moet de vrijheid nemen om binnen de geldende weten regelgeving zelf afwegingen te kunnen maken. Een voorbeeld hiervan is het kiezen tussen juridisch afhandelen van handhavingszaken en mediation.

Bron: “Samenleven in de complete stad. Collegeprogramma 2006-2010”, Gemeente Alphen aan den Rijn.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 26 -


•

Er moeten afspraken gemaakt worden met de in het vergunningverlening- en handhavingsproces betrokken partijen. Dit zijn burgers, bedrijven, bedrijfs- en brancheorganisaties, alsmede de samenwerkingspartners zoals brandweer, politie, provincie en mogelijk een milieudienst. Goed informeren van deze partijen is van groot belang.

•

Vergunningverlening en handhaving zijn processen die zowel ambtelijk als bestuurlijk gescheiden uitgevoerd dienen te worden (4-ogen principe). Voor deze taken dient een bestuurlijk geaccordeerde prioritering en programmering gemaakt te worden, waarin rekening gehouden dient te worden met zowel geplande als niet geplande taken (klachten etc.).

•

De gemeente wenst een effectief handhavingsbeleid, waarvan de kernbegrippen zijn: transparantie, helderheid, zoeken van medewerking, optreden zonder aarzeling en rekening houden met effect. Er moeten afspraken gemaakt worden over waar de gemeente wel of niet actie op onderneemt. Het bestuur wil terugkoppeling krijgen van de uitwerking van het programma.

•

Integraal handhaven betekent meer dan gecoördineerd handhavingspartners hebben onderling een signaleringsfunctie.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 27 -

handhaven:


V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 28 -


Deel A Vergunningen in de toekomst Vergunningenbeleidsplan Ruimtebeheer

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 29 -


4.

DEEL A: VERGUNNINGEN IN DE TOEKOMST: ‘VERGUNNINGENBELEIDSPLAN’

4.1

Ontwikkelingen De afdeling Ruimtebeheer van de gemeente Alphen aan den Rijn heeft de ambitie om de samenhang van de activiteiten rond vergunningverlening en handhaving te professionaliseren. Daarin is een aantal verschillende ontwikkelingen te onderscheiden: •

Professionalisering van de uitvoeringsorganisatie.

•

Prioritering van de vergunningverlenings- en handhavingstaken.

•

Aansluiting bij een milieudienst.

•

Vereenvoudiging van regelgeving en afschaffing van “onnodige regels”.

•

Inspelen op de ontwikkelingen in de weten regelgeving.

In de volgende paragrafen wordt elk van de hier bovenstaande punten nader toegelicht. 4.1.1

Professionalisering van de uitvoeringsorganisatie De afdeling Ruimtebeheer staat aan de vooravond uitvoeringsorganisatie. De afdeling kan er voor kiezen het systematisch op een van tevoren vastgesteld processen inzichtelijk, vermindert het maken van medewerkers over- en eenduidig inzicht.

van een professionalisering van de om een kwaliteitsimpuls te geven aan kwaliteitsniveau werken. Dit maakt keuzes op de werkvloer en geeft

Jaarlijks maakt de afdeling een begroting voor de uit te voeren activiteiten van de afdeling (werkplan). In de toekomst zal het nodig zijn de begroting te koppelen aan een programmering van de werkzaamheden. Door deze koppeling wordt de capaciteit verbonden met de te leveren prestaties en kwaliteit. Deze koppeling stelt het afdelingsmanagement in staat tijdig bij de sturen. Het opstellen van dit vergunningen- en handhavingsbeleidsplan zullen bijdragen aan de verdere professionalisering van de afdeling door het aanbrengen van de koppeling zoals hiervoor beschreven. 4.1.2

Prioritering van de vergunningverlenings- en handhavingstaken De dynamische externe ontwikkelingen zijn van invloed op het (toekomstig) functioneren van de afdeling Ruimtebeheer zoals de komst van de Omgevingsvergunning, professionalisering van de milieuhandhaving, kennisuitwisseling binnen vereniging BWT Nederland, etc. Ook kan door certificering van vergunningverlening concurrentie vanuit marktpartijen ontstaan. Om in zo’n omgeving goed te kunnen functioneren is het belangrijk dat de afdeling Ruimtebeheer helder formuleert welke prioriteiten zij stelt, wat de consequenties zijn van deze prioriteitsstelling en wat de bijbehorende capaciteitsbehoefte is.

4.1.3

Aansluiting bij een milieudienst Op dit moment worden de mogelijkheden onderzocht van het gezamenlijk optrekken met de gemeente Nieuwkoop naar een samenwerkingsverband met een milieudienst. Uitgaande van een samenwerking met de Milieudienst West-Holland worden de consequenties van deze

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 30 -


samenwerking in de volle breedte voor de gemeente Alphen aan den Rijn onderzocht. Hierbij horen ook de personele consequenties. Daarbij wordt tevens nagegaan welke taken en formatie op milieugebied nog in de gemeente Alphen aan den Rijn nodig is. In het collegeprogramma 2006-2010 is bij programma Duurzaamheid opgenomen dat de regionale samenwerking verder wordt ontwikkeld en uitgebreid. Het college van B&W wil het onderzoek naar de samenwerking mede omdat bij de consultatie door de provincie gebleken is dat Alphen aan den Rijn niet voldoet aan de professionalisering van de milieuhandhaving. In het kader van deze professionalisering dienen alle milieuhandhavingsorganisaties te voldoen aan een aantal nader benoemde kwaliteitscriteria. Deze criteria vloeiden deels voort uit Europese regelgeving en zijn inmiddels vastgelegd in het Besluit kwaliteitseisen handhaving milieubeheer. Om alsnog aan de verplichting te voldoen is door de afdeling Ruimtebeheer een plan van aanpak opgesteld waarin is aangegeven dat per 1 november 2007 de inhaalslag gereed moet zijn. Voorts heeft de VROM-inspectie in het kader van nazorg na het in 2004 gehouden VROMbreed gemeenteonderzoek in 2007 een onderzoek uitgevoerd naar de resultaten van het plan van aanpak dat in 2005 door de gemeente is opgesteld. Op een aantal punten zijn de resultaten niet positief te noemen. Met name op het gebied van uitvoering van milieutaken wordt achterstallig onderhoud gesignaleerd. Het voorliggende vergunningen- en handhavingsbeleidsplan geeft de beleidskaders aan voor de vergunningverlening en handhaving op het gebied van milieu. Er wordt om deze reden vanuit gegaan dat de milieutaken vooralsnog door de gemeente Alphen aan den Rijn zelf verricht worden. 4.1.4

Vereenvoudiging van regelgeving en afschaffing van “onnodige regels” Binnen de gemeente is een traject gestart waarin de bestaande weten regelgeving wordt geanalyseerd en waar nodig wordt geschrapt of vereenvoudigd. In het collegeprogramma 2006 – 2010 is, onder het motto “de gemeente is er voor u”, aangegeven dat het college streeft naar minder regels, kortere procedures, betere dienstverlening en een slank blijvend en daadkrachtig gemeentelijk apparaat, om zodoende mensen en organisaties waar nodig te ondersteunen en de contacten tussen inwoners en gemeente te verbeteren. Deze collegedoelstelling heeft zijn getalsmatige vertaling gekregen in de Programmabegroting. Over de gehele collegeperiode moet een procentuele reductie van 25% gehaald worden. Het project “vermindering administratieve lastendruk” omvat onder andere de volgende onderdelen: •

instellen van een projectgroep “vermindering administratieve lastendruk”;

•

doorlichting van de bestaande gemeentelijke regelgeving;

•

opstellen van een “irritatie top 10” in overleg met locale bedrijven en burgers;

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 31 -


•

4.1.5

ontwikkelen en implementeren vereenvoudigen of schrappen).

van

verbetervoorstellen

(=

voorstellen

tot

Inspelen op de ontwikkelingen in de weten regelgeving Er is een groot aantal ontwikkelingen in de weten regelgeving. Deze ontwikkelingen worden hieronder beschreven. Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht De inwerkingtreding van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) is gepland op 1 januari 2009 en vormt het kader voor de Omgevingsvergunning. Voor de invoering van de Omgevingsvergunning in de gemeente Alphen aan den Rijn is een projectorganisatie opgezet, bestaande uit stuurgroep en projectgroep. Deze projectorganisatie is er op gericht dat de gemeente Alphen aan den Rijn op 1 januari 2009 voldoet aan de eisen van de WABO. De doelen van de WABO zijn: •

het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven;

•

het stroomlijnen van procedures;

•

het afstemmen van diverse geldende voorschriften;

•

het verlagen van de administratieve lasten voor burgers en bedrijven.

Deze doelen sluiten goed aan bij het streven van gemeente Alphen aan den Rijn om haar vergunningverleningproces te professionaliseren en klantgerichter te werken, waarbij beleid, programmering en uitvoering op een adequaat niveau georganiseerd zijn. De Omgevingsvergunning is één vergunning waarin de bestaande vergunningen voor bouwen, monumenten, ruimte, natuur en milieu worden geïntegreerd. Het invoeren van de Omgevingsvergunning betekent dat er één loket, één indieningformulier, één bevoegd gezag (één aanspreekpunt), één uniforme procedure, één procedure voor bezwaar en beroep en één handhavend bestuursorgaan wordt gerealiseerd. Door deze ontwikkelingen zal er een duidelijkere scheiding ontstaan tussen wat genoemd wordt de ‘frontoffice’ (SCA) en ‘backoffice’ (onder andere de afdeling Ruimtebeheer). Aan de frontoffice, het loket, wordt de burger voorzien van de benodigde informatie en gefaciliteerd bij het aanvragen van de vergunning. De backoffice zal zodanig georganiseerd moeten worden dat de aanvrager een integraal getoetste vergunning ontvangt, waarbij hij niet geconfronteerd wordt met verschillende afdelingen, specialisten en gezagshebbende instanties zoals gemeente en provincie. In de praktijk betekent dat vaak dat de processen rond vergunningverlening verbeterd kunnen én moeten worden. Flitsvergunning en gecertificeerde bouwplantoets Een aantal gemeenten kiest er voor om de ontvankelijkheid-, welstand- en bestemmingsplantoets van bouwvergunning bij de frontoffice neer te leggen, waardoor voor de eerste fase en lichte vergunningen (met uitzondering van constructieve elementen die pas drie weken voor start bouw worden beoordeeld) de back office niet meer hoeft te worden

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 32 -


ingeschakeld en de vergunningen met een korte doorlooptijd kunnen worden verstrekt, de zogenaamde flitsvergunning. Het Ministerie van VROM onderzoekt de mogelijkheid van het invoeren van de gecertificeerde bouwplantoets. De gedachte hierachter is dat vergunningsaanvragen van gecertificeerde partijen niet meer door de gemeente hoeven te worden getoetst waardoor de doorlooptijd van de vergunning korter wordt en eerder kan worden gestart met de bouw. Verschillende gemeenten experimenteren met een aanpak die op dit gedachtegoed is gebaseerd. Nieuwe Woningwet De wijziging van de Woningwet per 1 april 2007 is bedoeld om de naleving, handhaving en handhaafbaarheid van de bouwregelgeving te verbeteren. Het gaat niet alleen om het verbeteren van het gemeentelijk toezicht, maar ook om een betere naleving van de bouwregelgeving door burgers en ondernemers zelf. In de nieuwe Woningwet is dat onder meer vertaald in een handhavingsbeleidsplicht voor gemeenten, een vereenvoudiging van het aanschrijfinstrumentarium en een verduidelijking van de eigen verantwoordelijkheid van burgers en bedrijven om aan de bouwregelgeving te voldoen. Deze verplicht gemeenten een handhavingsbeleid op te stellen voor de bouwregelgeving en bevat een vereenvoudigd aanschrijfinstrumentarium. Daarmee worden de handhaving en de handhaafbaarheid van de bouwregelgeving verbeterd. Gebruiksbesluit Het gebruiksbesluit zal naar verwachting medio 2008 in werking treden. In het gebruiksbesluit komen de landelijk uniforme voorschriften voor het brandveilig gebruik van bouwwerken te staan. VROM wil zo ook het aantal gebruiksvergunningplichtige gevallen met 80% verminderen, met mogelijk nog verdere reductie daarna. Nieuwe Wet Ruimtelijke ordening De nieuwe Wro treedt naar verwachting op 1 juli 2008 in werking. De belangrijkste wijzigingen voor gemeenten zijn hieronder kort beschreven: •

Structuurvisies Gemeenten stellen één of meerdere structuurvisies op, hierin leggen zij de hoofdpunten van hun ruimtelijk beleid neer en geven de gemeenten aan hoe zij verwachten het beleid uit te gaan voeren. De structuurvisie vervangt de huidige structuurplannen.

•

Bestemmingsplannen Gemeenten stellen voor het hele grondgebied één of meerdere bestemmingsplannen vast en deze hoeven niet langer te worden goedgekeurd door de provincie. Bestemmingsplannen moeten eens in de 10 jaar geactualiseerd worden. Voor gebieden waar geen ruimtelijke ontwikkelingen worden voorzien, kunnen gemeenten kiezen om een beheersverordening te maken in plaats van een bestemmingsplan.

•

Projectbesluiten De vrijstelling op grond van artikel 19 Wro vervalt weliswaar, doch wordt vervangen door het projectbesluit. Het projectbesluit heeft dezelfde functie als voornoemde

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 33 -


vrijstelling. De gemeente kan nu zelf besluiten om in afwijking van bestemmingsplan toch een vergunning te verlenen (binnen bepaalde kaders). verschil is echter dat de gemeente binnen een jaar na het onherroepelijk worden het projectbesluit gehouden is om het bestemmingsplan aan te passen op basis bedoeld projectbesluit. •

het Het van van

Provincie en Rijk Provincie en Rijk geven zoveel mogelijk van tevoren aan welke provinciale en nationale belangen doorwerken richting de gemeente en kunnen tijdens de bestemmingsplanprocedure zienswijzen indienen of aanwijzingen geven.

Activiteitenbesluit Op het gebied van milieuvergunningen staat er de komende periode veel te veranderen. Per 1 januari 2008 zal de 'Activiteiten AMvB' of ‘Áctiviteitenbesluit’ van kracht worden. Naar verwachting zal een flink aantal vergunningplichtige inrichtingen dan meldingsplichtig worden. Dit heeft consequenties voor de bedrijfsvoering binnen de gemeente Alphen aan den Rijn. Daarnaast wordt ook op milieugebied de roep om vermindering van administratieve lasten en effectiever werken steeds groter. Daarbij wordt het behandelen van conceptaanvragen steeds meer aan voorwaarden verbonden en wordt er strikter met de ontvankelijkheidtoets en de behandeltermijnen omgegaan. Ook wordt gekeken naar standaardisering van vergunningvoorschriften en consideransen. De ministeries VROM en Verkeer en Waterstaat willen het aantal bedrijven dat onder de algemene milieuregels valt, uitbreiden. Elf bestaande 8.40-AMvB’s en het Besluit Opslag Ondergrondse Tanks (Boot) maken plaats voor één nieuwe AMvB. Bij deze samenvoeging is ook regelgeving voor lozingen die vallen onder de Wet verontreiniging oppervlaktewateren (Wvo) meegenomen. De belangrijkste wijzigingen zijn:

4.2

•

Binnen het Activiteitenbesluit zijn per activiteit de milieuonderwerpen zoals bodembescherming, luchtemissies, lozingen, afvalscheiding en externe veiligheid geregeld.

•

De bedrijven die deze activiteiten verrichten gelden dezelfde regels, ongeacht de branche.

•

Van milieuvergunning naar algemene regels.

•

Voor minstens 37.000 bedrijven vervalt de milieuvergunning, onder andere voor de metalelektro-industrie en voor bedrijven die meerdere activiteiten verrichten die nu nog onder twee of meer van de bestaande AMvB’s vallen.

•

Voor 68.000 bedrijven vervalt de meldingsplicht. Er zijn 1.300 minder Wvovergunningen nodig.

Organisatie en beleidsuitgangspunten Externe ontwikkelingen hebben invloed op het toekomstig functioneren van de afdeling Ruimtebeheer, zoals de komst van de Omgevingsvergunning, professionalisering handhaving, kennisuitwisseling binnen vereniging BWT en mogelijk de certificering van vergunningverlening waardoor concurrentie vanuit marktpartijen kan ontstaan.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 34 -


Voorgesteld wordt om in de periode medio 2007 - eind 2008 het vergunningen- en handhavingsbeleid voor de gemeente Alphen aan den Rijn verder uit te werken en de ontwikkelingen in de weten regelgeving te vertalen naar de organisatie. Aangeraden wordt om met nadruk synergie te zoeken met programma’s en projecten in de gemeente Alphen aan de Rijn waarmee samenhang te verwachten is, zoals het programma dienstverlening en de projecten ‘Vermindering Administratieve Lastendruk‘, ‘Invoering van de Omgevingsvergunning’ en ‘Verbetering Planning en Control Afdeling Ruimtebeheer’. Daarnaast wordt aanbevolen om bij andere gemeenten advies en ervaringen in te winnen. De beleidsuitgangspunten uit het Collegeprogramma 2006-2010 gerelateerd aan vergunningverlening van de rode, groene, paarse en groene kleursporen, worden als randvoorwaarden gebruikt voor de prioritering en programmering. 4.2.1

Beleidsvoorstellen voor vergunningverlening Uit de analyse van de huidige situatie (2006) komt naar voren dat circa 72% van de beschikbare capaciteit wordt ingezet op de direct productieve taken van de afdeling. Door het stellen van andere prioriteiten en de tijdsbesteding te meten, te evalueren en bij te sturen kan dit percentage naar boven worden bijgesteld. Vanuit de analyse van de huidige situatie komen de volgende beleidsvoorstellen voor vergunningverlening naar voren: •

Intensiveer het contact en de informatieverstrekking via internet. De informatievoorziening naar de aanvrager en burger kan worden verbeterd door meer informatie digitaal beschikbaar te stellen. Daarbij valt te denken aan: o o o o

Eisen die gesteld worden aan vergunningaanvragen. Digitale bestemmingsplannen (zodra beschikbaar). Welstandsbeleid met sneltoetscriteria. Statusinformatie over lopende aanvragen.

•

Richt binnen de gemeentelijke organisatie één aanspreekpunt voor bedrijven in. Bij dit bedrijvenloket kan men onder meer terecht voor vergunningen. Contactpersoon voor het project “Bedrijvenloket” is Monique de Mol, Directie Grondgebied.

•

Verbeter de administratie van vergunningbehandeling. Dit draagt bij aan het beperken van het aantal administratieve uren.

•

Verminder de tijd die besteed wordt aan vooroverleg en de beoordeling van principeverzoeken met 50%. Stuur intensiever op beoordeling van eerste fase bouwaanvragen. Zie hiervoor ook paragraaf 4.2.2.

•

Verhoog de slagingskans van de constructiebeoordeling door betere voorlichting te geven aan de aanvragers of door reële afspraken te maken met externe adviseurs (stringentere ontvankelijkheid).

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 35 -


•

Kort de gemiddelde doorlooptijd van de behandeling bouwvergunningsaanvragen verder in door naast bovengenoemde punten: o

o

o

o

o

o

o

4.2.2

van

Onderscheid te maken in twee typen behandelprocessen (eenvoudig (lichte en eenvoudige reguliere aanvragen) en complex en een aantal medewerkers breed op te leiden voor de behandeling van eenvoudige reguliere aanvragen. Door medewerkers in de breedte te ontwikkelen wordt ook geanticipeerd op de komst van de Omgevingsvergunning. Analyseren en opheffen van de belangrijkste knelpunten in de doorlooptijd van de vergunningsaanvraag. Dit kan door de onnodige wachttijden in het huidige vergunningbehandelingsproces in beeld te brengen en met elkaar te kijken hoe deze kunnen worden beperkt. Het inzicht in de wachten bewerkingstijden ontbreekt nog. Afspraken te maken met andere afdelingen over de maximale adviestermijn en te ontwikkelen vrijstellingenbeleid. Beperken van het aantal overdrachtsmomenten door bijvoorbeeld medewerkers breder op te leiden en door goede afspraken te maken én te bewaken met de interne en externe partijen waarmee moet worden samengewerkt in het vergunningverleningproces. Werkprocessen scherp te beschrijven, zodat medewerkers precies weten wat van hen verwacht wordt en waar zij op aangestuurd worden. Sturen op de juiste en tijdige uitvoering van de werkprocessen door het management van de afdeling Ruimtebeheer. De kwaliteit van de toetsing van vergunningsaanvragen vast te leggen en te vertalen in toetsingsprotocollen, checklists, kengetallen en capaciteitsbehoefte.

Vooroverleg en principeverzoeken Uit de analyse van de huidige situatie komt naar voren dat vooroverleg (voor alle kleursporen) en de behandeling van principeverzoeken wel eens voor problemen zorgt bij vergunningverlening, omdat het kan voorkomen dat in dit voortraject verkeerde verwachtingen zijn gewekt. De behandeling van principeverzoeken is de verantwoordelijkheid van het SCA. Hiervoor is een officiële procedure ontworpen binnen de gemeente. Het komt voor dat deze ‘officiële procedure’ hoge verwachtingen wekt bij aanvragers ten aanzien van rechtszekerheid die niet kunnen worden waargemaakt. Het is mogelijk dat verantwoordelijkheid van behandeling van principeverzoeken in de toekomst bij de afdeling Ruimtebeheer komt te liggen. Onderzoek van KPMG (‘Benchmark Bouwvergunningen Gouda 2002’, juni 2003) toont aan dat voorlichting (vooroverleg) en het gelegenheid geven tot het indienen van principeverzoeken / schetsplannen niet vanzelfsprekend (er kan geen statistisch verband

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 36 -


worden aangetoond) leiden tot kortere doorlooptijden, lagere uitval of lagere kosten. In de praktijk wordt vaak aangenomen dat dit de voordelen van een dergelijke aanpak zijn. Het faciliteren van vooroverleg en de behandeling van principeverzoeken is ontstaan vanuit de wens van de aanvrager om in een vroeg planstadium duidelijkheid te krijgen over de mogelijkheden en beperkingen op een bepaalde locatie. VROM heeft daar echter de gefaseerde vergunning voor in het leven geroepen. De indieningvereisten en maximale doorlooptijd daarvan liggen vast en de uitslag biedt de aanvrager de mogelijkheid voor beroep- en bezwaar. Het nadeel van het doorlopen van deze procedure voor de gefaseerde vergunning is dat een groot deel van de plannen uiteindelijk afwijkt van het oorspronkelijke plan dat is ingediend voor beoordeling in de eerste fase waardoor het uiteindelijke plan (vaak) opnieuw de gehele reguliere vergunningsprocedure moet doorlopen. Dit geldt echter ook voor het vooroverleg en de principeverzoeken. Het voornaamste verschil is dat aan de eerste fase verzoeken rechtszekerheden voor de aanvrager zijn verbonden en aan vooroverleg en principeverzoeken niet. Er zijn verschillende oplossingsrichtingen denkbaar waarmee de belasting van het vooroverleg en de principeverzoeken verminderd kan worden: •

Het vooroverleg kan aan een maximum gekoppeld worden (bijvoorbeeld twee maal).

•

Er kunnen minimale kwaliteitscriteria benoemd worden waaraan het principeplan of plan voor vooroverleg moet voldoen (via vastgesteld intakeformulier).

•

Er kan een richtlijn gemaakt worden voor het type vragen waaraan de gemeenten nog meewerkt. Indien er vragen zijn die niet hierbinnen passen dan kan dat twee dingen betekenen: het plan moet eerst verder uitgewerkt worden, of er wordt aangestuurd op het indienen van een (eerste fase) bouwaanvraag.

Voorgesteld wordt om in 2008 over de principeverzoeken waar mogelijk te vervangen door eerste fase verzoeken voor reguliere vergunningverlening. De aanvrager krijgt hiermee rechtszekerheid met de behandeling van zijn aanvraag. Tegelijkertijd is de verwachting dat het vervangen van deze procedure drempelverhogend werkt voor de aanvrager en dat de werklast voor de gemeente hierdoor zal afnemen. Daarnaast wordt voorgesteld om een maximum te stellen aan het aantal malen vooroverleg. 4.3

Programmering vergunningverlening De belangrijkste vergunningverleningstaken van de afdeling Ruimtebeheer zijn het behandelen van vergunningsaanvragen binnen de groene, grijze, rode en paarse kleursporen. Het is belangrijk de beschikbare capaciteit hiervoor zo goed mogelijk te gebruiken. Beleidscyclus De activiteiten van de afdeling Ruimtebeheer in het kader van vergunningverlening zijn geprogrammeerd in deze paragraaf. Door vooraf de beschikbare capaciteit toe te wijzen aan

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 37 -


activiteiten (programmeren) kan binnen de afdeling beter gestuurd worden. Jaarlijks kan de volledige beleidscyclus worden doorlopen om te leren op basis van de ervaringen en waar nodig bij te sturen. Bij een programmatische aanpak worden beleid en uitvoering van beleid opgevolgd door evaluatie en bijsturing. Programmatische vergunningverlening is een cyclisch, democratisch, integraal en transparant proces.

Afbeelding 9: Beleidscyclus Capaciteitsverdeling in 2008 Bij de programmering van de vergunningverlenings- en handhavingstaken is uitgegaan van de capaciteitsverdeling in 2008. De capaciteitsverdeling voor 2008 voor de afdeling Ruimtebeheer wordt weergegeven in onderstaande tabel. Afdeling Ruimtebeheer Capaciteit in 2008 (exclusief additionele inhuur)

Direct Indirect Werkbare productieve productieve uren uren uren

Formatie (fte)

Aanstelling (fte)

Managementteam

4,00

3,77

5.750

0

5.750

Staf inclusief officemanagement Vergunningverlening rode, paarse, groene kleurspoor

4,91

3,11

4.743

0

4.743

4,00

3,80

5.795

4.636

1.159

Vergunningverlening grijze kleurspoor Handhaving rode, paarse, groene kleurspoor Handhaving grijze kleurspoor exclusief grondstromen

2,00

2,00

3.050

2.440

610

4,50

4,60

7.015

5.612

1.403

3,00

1,78

2.715

2.172

543

Handhaving grondstromen

0,80

0,80

1.220

976

244

Juridische advisering Overige adviseurs (geluid, bodem, duurzaamheid, constructie)

3,89

3,89

5.932

4.746

1.186

4,89

4,78

7.288

5.830

1.458

Totaal management en staf

8,91

6,88

10.493

0

10.493

Totaal vergunningverlening

6,00

5,80

8.845

7.076

1.769

Totaal handhaving

8,30

7,18

10.950

8.760

2.190

Totaal juridische advisering Totaal overige adviseurs (geluid, bodem, duurzaamheid, constructie)

3,89

3,89

5.932

4.746

1.186

4,89

4,78

7.288

5.830

1.458

Totaal

31,99

28,53

43.508

26.412

17.096

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 38 -


Het aantal werkbare uren (exclusief ziekte, verlof, adv, feestdagen) per fte wordt als berekend. De norm voor het totaal aantal uren minus ADV en feestdagen bedraagt 1.828. Het aantal uren verlof bedraagt 165,6 (het merendeel van de medewerkers van de afdeling heeft schaal 9 en hoger), exclusief leeftijdsverlof en extra verlof bij langere diensttijd. Voor ziekteverlof bestaat een normaftrek van 5,8%. Het aantal werkbare uren (exclusief ziekte, verlof, adv, feestdagen) wordt afgerond op 1.525. Deze werkbare uren omvatten zowel de indirect- als de direct-productieve uren. Het aantal van 1.525 werkbare uren betekent een afwijking van de door de gemeente gehanteerde norm van 1.373 werkbare uren. Er wordt met 1.525 uren gewerkt omdat op deze wijze expliciet duidelijk wordt waar de grens tussen indirect- en direct-productieve uren ligt. De units Vergunningen en Inspectie hebben een duidelijk productieaspect (‘uurtjes maken’); voor een bedrijfsmatige aanpak is het noodzakelijk om de indirecte tijd te monitoren. Het aantal beschikbare fte (aanstelling) in 2008 bedraagt ca. 28,53. Bij 1.525 werkbare uren per fte geeft dit 43.508 werkbare uren in 2008. Indien in 2008 voor bedrijfsvoering (indirect productieve uren, dus aansturing, beleidsvorming, automatisering, informatievoorziening, opleidingen, overleg) uitgegaan wordt van de streefwaarde 20% (28% situatie 2006) van het totaal aantal werkbare uren (management en staf 100%) betekent dit 17.096 uren voor bedrijfsvoering. Hiermee resteert 26.412 aan beschikbare uren voor de direct productieve taken. Voor vergunningverlening bedraagt het aantal beschikbare uren 4.636 voor de rode, paarse, groene kleursporen (exclusief constructieadviseur) en 2.440 voor het grijze kleurspoor, exclusief constructie-, geluid-, bodem-, duurzaamheid- en juridische advisering. In deze capaciteitsberekening worden de uren voor de gedetacheerde brandweermedewerkers niet meegenomen. Er zijn per juli 2007 nog geen afspraken met de brandweer gemaakt over de inzet in 2008. 4.3.1

Vergunningverlening grijze kleurspoor Inrichtingenbeleidsplan Parallel aan de realisatie van dit vergunningen- en handhavingbeleidsplan en de werkzaamheden naar aanleiding van het traject “professionalisering van de Handhaving”, actualiseert de Gemeente Alphen aan den Rijn haar inrichtingenbeleidsplan. Dit plan geeft richting aan de invulling van de vergunningverlening Wet milieubeheer. Belangrijk startpunt hierin is inzicht in de uitgangssituatie van het inrichtingenbestand. Immers, inzicht in het inrichtingenbestand biedt de basis voor de verdere invulling, planning en programmering van de inrichtinggebonden milieutaak (vergunningverlening en handhaving). Een nadere analyse van het inrichtingbestand wees uit dat dit aanzienlijk groter lijkt dan tot nu toe aangenomen. Het inrichtingenbeheerssysteem Gmis gaat uit van 1.745 inrichtingen. Na vergelijking met gemeentelijke WOZ-bestanden en Kamer van Koophandel lijkt het aantal inrichtingen aanzienlijk groter te zijn (2.924 inrichtingen). Een nadere analyse en verificatie van deze verschillen moet nog plaatsvinden. Dit zal deels door middel van gevelcontroles gebeuren.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 39 -


Het geactualiseerde inrichtingenbeleidsplan gaat in op de consequenties van nieuwe regelgeving, met name het Activiteitenbesluit, op de omvang en inhoud van de taken. Daarnaast beschrijft het plan op welke wijze de gemeente (milieu)ambities uit het Gemeentelijk Milieubeleidsplan via de vergunningverlening wil realiseren. Het inrichtingbeleidsplan is naar verwachting eind augustus gereed en als bijlage 8 aan dit vergunningen- en handhavingsbeleidsplan toegevoegd. Programma Op gebied van milieuwetgeving zijn er verschillende procedures in verband met vergunningverlening. Het betreft procedures voor de oprichting van een inrichting, de verandering van een inrichting en de totale revisie van een bestaande vergunning. Dit kan zowel op aanvraag van de ondernemer als op basis van een beoordeling van het bevoegd gezag. Ook ambtshalve wijzigingen (initiatief gemeente) en meldingen artikel 8.19 (initiatief bedrijf) vallen onder deze activiteit. Naast vergunningen behandelt de gemeente meldingen artikel 8.40 en legt zij in bepaalde situaties nadere eisen op. Op 1 januari 2008 treedt naar verwachting het Activiteitenbesluit in werking. Dit besluit komt in plaats van de huidige 8.40 AMvB’s. Het leidt tot een aantal belangrijke veranderingen. In de nieuwe systematiek vallen alle Wm-inrichtingen onder het Activiteitenbesluit, tenzij zij in de Wm of het besluit zijn uitgezonderd. Tot op heden was dat precies andersom. In vergelijking met de huidige situatie komen aanzienlijk meer bedrijven onder de algemene regels. Het betreft o.a. de metalektro-industrie en bedrijven die nu onder het “in hoofdzaak” criterium vallen. Deze zijn nu nog vergunningplichtig. Het activiteitenbesluit deelt alle bedrijven in drie categorieën in: • • •

type A: licht regiem, geen melding meer nodig, alleen inrichting gerelateerd deel van toepassing; type B: meldingsplichtig, hele besluit van toepassing, mogelijkheid voor maatwerkvoorschriften (voorheen nadere eisen); type C: vergunningplichtige bedrijven waarop een deel van de voorschriften uit het activiteitenbesluit van toepassing is.

Deze nieuwe indeling heeft vanaf 1 januari 2008 gevolgen voor het aantal en de inhoud van de meldingen en vergunningen. Voor het bepalen van de exacte verschuivingen in het inrichtingenbestand is een gedetailleerde analyse nodig. Uit ervaringsgegevens van andere gemeenten blijkt dat circa 50% van de huidige vergunningplichtige bedrijven onder de algemene regels komt te vallen (van vergunning naar type B Activiteitenbesluit). Van het aantal meldingen in de huidige situatie vervalt ongeveer 25% (van melding 8.40 naar type A, Activiteitenbesluit). Het aantal te verlenen milieuvergunningen en te verwerken meldingen in 2006 en de prognose voor 2008 (met en zonder Activiteitenbesluit) is weergegeven in navolgende tabel.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 40 -


In deze tabel wordt ook de verwachte ureninzet per activiteit, volgens het concept werkplan 2008, weergegeven. Taak

Realisatie Prognose 2006 2008

Prognose 2008 (inclusief Activiteitenbesluit)

Prognose RB

Aantal uur

Totaal aantal uur

Oprichtings-/Revisievergunningen Wm (art. 8.4)

6

8

4

70

560

Veranderingsvergunningen Wm (art. 8.4)

1

5

3

50

250

Ambtshalve wijzigingen

19

10

5

20

200

Meldingen 8.19 Wm

3

10

5

10

100

Meldingen 8.40 Wm

61

40

-

6

240

Opgelegde nadere eisen 8.40 Wm

0

10

-

10

100

Meldingen Ac-AMvB (type B)

-

-

71

Opgelegde maatwerkvoorschriften Totaal

-

-

15

90

103

103

1.450

De verwachte tijdbesteding per taak is nog gebaseerd op de oude situatie en wordt op dit moment nog niet ingeschat per categorie inrichting. Daarnaast bleek uit de analyse van de huidige situatie dat de medewerkers vergunningverlening milieu geen inschatting konden geven van de tijdbesteding per taak. De prognose zoals gehanteerd door de afdeling Ruimtebeheer lijkt aan de lage kant. In onderstaande tabel is derhalve een inschatting weergegeven van de verwachte tijdsbesteding per milieuactiviteit zoals deze bij andere gemeenten gehanteerd worden. Deze kengetallen worden door de medewerkers van de gemeente Alphen aan den Rijn gecontroleerd en waar nodig gecorrigeerd. Taak

Prognose 2008

Kengetallen

Totaal Globaal gemiddelde aantal uur

Oprichtings-/Revisievergunningen Wm (art. 8.4)

8

cat1 17-30

cat2 31-40

cat3 cat4 46-64 75-130

Veranderingsvergunningen Wm (art. 8.4)

5

17-30

31-40

46-64 75-130

55

275

Ambtshalve wijzigingen

10

2-6

3-12

4-24

9-33

15

150

Meldingen 8.19 Wm

10

2-6

3-12

4-24

9-33

15

150

Meldingen 8.40 Wm

60

2-6

3-12

4-24

9-33

15

900

Opleggen nadere eisen 8.40 Wm

10

2-6

3-12

4-24

9-33

15

Totaal

93

70

560

150 2.185

De benodigde tijdbesteding voor vergunningverlening milieu in 2008 bedraagt daarmee naar verwachting 2.185 uur (1,8 fte). Gemeentelijk Milieubeleidsplan, uitvoeringsprogramma 2007 Het uitvoeringsprogramma van het Gemeentelijk Milieubeleidsplan geeft voor het jaar 2007 inzicht in de uitvoering van het gemeentelijk taakveld milieu. Hiervoor ligt de basis in het Gemeentelijk Milieubeleidsplan 3 (hierna: GMP3). Het GMP3 is bij besluit van 22 december 2005 vastgesteld (zie docmannummer: 2005/15904) voor de duur van 1 januari 2006 tot en met 31 december 2010. Voor 2008 zal een nieuw uitvoeringsprogramma opgesteld worden.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 41 -


De uitvoering op grond van het GMP3 betreft wettelijke taken en niet-wettelijke taken. De wettelijke taken kennen grotendeels een structureel karakter en vormen het grootste gedeelte van de uitvoering van het GMP3. Daarnaast kent het GMP3 ook niet-wettelijke taken. Dit zijn ofwel taken die betaald worden uit daartoe verleende subsidies, ofwel taken waarvan de Raad bij de vaststelling van het GMP3 heeft bepaald dat deze ook uitgevoerd dienen te worden. Deze laatste taken vormen die aandachtspunten waarvan de Raad vindt dat er extra aandacht aan moet worden besteed. Een milieuvergunning hoeft zich niet uitsluitend te richten op zaken die niet mogen. Er kunnen sinds 1993 ook voorschriften in staan over: • • • • •

terugdringing van het gebruik van energie (voorschriften energiebesparing); beperking van de afvalstroom (voorschriften afvalpreventie); beperking van waterverbruik (voorschriften waterbesparing); vermindering van schadelijke grondstoffen (voorschriften grondstoffengebruik); vermindering van (auto)mobiliteit (voorschriften preventie van verkeer en vervoer).

In de vergunning kan bijvoorbeeld staan welke maatregelen een bedrijf moet nemen om minder energie te gebruiken. Ook kan een termijn worden genoemd waarbinnen deze besparing moet zijn gerealiseerd. De beschreven maatregelen zijn niet altijd 'dwingend'. De milieuvergunning biedt vaak ruimte aan een bedrijf om zélf de meest binnen de bedrijfsvoering passende werkwijze te kiezen. Voor de 8.40 AMvB’s is het mogelijk om 9 nadere eisen op te nemen mits het betreffende besluit dit toelaat. De gemeentelijke beleidsruimte wordt ingevuld op basis van het GMP3 en de mogelijkheden die de verruimde reikwijdte biedt. De inhoudelijke prioriteiten van de afdeling Ruimtebeheer in het kader van vergunningverlening (inclusief de verruimde reikwijdte) zijn beschreven in het inrichtingenbeleidsplan. Een geactualiseerde versie van dit inrichtingenbeleidsplan wordt bijgevoegd als bijlage 8 (gereed eind augustus 2007). 4.3.2

Vergunningverlening rode kleurspoor Vastleggen kwaliteit: Collectieve Kwaliteitsnormering Bouwvergunningen Op grond van de Woningwet mag niet zonder of in afwijking van een bouwvergunning worden gebouwd. Als een bouwaanvraag in strijd is met een of meerdere eisen van het Bouwbesluit 2003, de bouwverordening, welstand of bestemmingsplan, dan moet de gemeente de vergunning weigeren. De gemeente controleert of de aanvrager voldoende aannemelijk heeft gemaakt dat het bouwwerk aan de gestelde eisen (gaat) voldoet(n). Een dergelijke preventieve toets dient op eenduidige wijze plaats te vinden. De kwaliteit van de toetsing van vergunningaanvragen is op dit moment nog niet eenduidig vastgelegd. Het niveau van de technische toetsing van een bouwplan is op dit moment afhankelijk van het type bouwwerk, de aanvrager en de beschikbare tijd. De keuzen die gemaakt worden zijn nu niet transparant.

9

Maatwerkvoorschriften na inwerkingtreding Activiteitenbesluit.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 42 -


De Vereniging BWT Nederland is bezig met het project Collectieve Kwaliteitsnormering Bouwvergunningen (CKB). Onder het motto ‘Alles integraal toetsen kunnen we niet’ heeft een aantal gemeenten gemeenschappelijk een systeem ontwikkeld om de bouwplantoets transparant en vergelijkbaar te maken voor alle betrokkenen. Dat betekent werken vanuit kwaliteitsbesef: afspreken wat je gaat doen, doen wat je hebt afgesproken, en dat ook zichtbaar maken. Het achterliggende doel van het Toetsprotocol CKB-online is om dit kwaliteitsdenken te ondersteunen door: 1) de toetsniveaus in een matrix bestuurlijk vast te stellen in overeenstemming met de daarvoor beschikbare capaciteit (“het aapje op de juiste schouder”); 2) de matrix sturend te vertalen naar het niveau van de concrete bouwbesluitaspecten per bouwaanvraag in de vorm van gesloten vragen (ja of nee); 3) te voorzien in vastlegging van de daadwerkelijke toetsresultaten etc. In het CKB-project zijn inmiddels vier collectieve toetsniveaus vastgesteld die aangeven op welk intensiteitsniveau de onderdelen van het bouwbesluit bij ieder type bouwaanvraag dienen te worden getoetst. In het systeem zijn de toetsniveaus vervolgens gekoppeld aan checklists. CKB-online is inmiddels op de markt gebracht maar de huidige versie werkt nog niet naar behoren. Momenteel wordt hard werkt aan een nieuwe release die in eind 2007 / begin 2008 wordt verwacht. Met het oog op de komst van de Omgevingsvergunning lijkt het verstandig om te wachten met de implementatie van CKB-online tot de nieuwe release uitgebracht is. Om de periode te overbruggen tot de nieuwe release van CKB-online, wordt voorgesteld de systematiek alvast te introduceren door onderstaande definities te gebruiken voor de toetsniveaus en te werken aan de hand van een te ontwikkelen checklist die is gebaseerd op de afdelingen van het Bouwbesluit 2003. In de toekomst kan de implementatie van het CKBonline overwogen worden. Toetsniveaus 1) Niveau 1:

uitgangspuntentoets Kloppen de uitgangspunten en bevatten de stukken voldoende informatie over de uitgangspunten?

Gecontroleerd wordt of de globale uitgangspunten op de stukken aangeleverd om het desbetreffende aspect te kunnen toetsen in voldoende mate en in samenhang zijn weergeven om het betreffende aspect te kunnen toetsen. 2) Niveau 2:

visueel toetsen Kloppen de uitgangspunten en lijken de uitkomsten aannemelijk?

Gecontroleerd wordt of de stukken die moeten worden aangeleverd om het betreffende aspect te kunnen toetsen aanwezig zijn en of deze in de juiste vorm zijn. Van ieder te toetsen aspect wordt nagegaan of de uitgangspunten juist zijn en of de uitkomsten plausibel zijn.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 43 -


3) Niveau 3:

representatief toetsen Controle van de belangrijkste onderdelen.

Gecontroleerd wordt of de stukken die moeten worden aangeleverd om het betreffende aspect te kunnen toetsen aanwezig zijn en of deze in de juiste vorm zijn. Van ieder te toetsen aspect wordt nagegaan of de uitgangspunten juist zijn en of de uitkomsten plausibel zijn. De belangrijkste berekeningen worden gecontroleerd dan wel nagerekend. De na te rekenen aspecten worden bepaald op basis van de resultaten van de visuele toets (twijfel aan plausibiliteit uitkomsten) en aan de hand van een vooraf bepaalde prioriteitenlijst. 4) Niveau 4:

integraal toetsen Controleren van alle onderdelen.

Gecontroleerd wordt of de stukken die moeten worden aangeleverd om het betreffende aspect te kunnen toetsen aanwezig zijn en of deze in de juiste vorm zijn. Van ieder te toetsen aspect wordt nagegaan of de uitgangspunten juist zijn en worden de uitkomsten gecontroleerd/nagerekend. Door middel van prioritering kan bepaald worden welke onderdelen van het Bouwbesluit op welk niveau getoetst kunnen gaan worden binnen de beschikbare capaciteit. In de toekomst kan daarbij zelfs onderscheid gemaakt worden per type gebouw. Omdat nu onvoldoende kengetallen beschikbaar zijn, wordt van grof naar fijn gewerkt. Gestart wordt daarom alleen met de prioritering van de hoofdstukken van het bouwbesluit. In het kader van het CKB project is met inbreng van 43 partijen en instemming van VROM een collectief toetsniveau vastgesteld. In de CKB is een bestuurlijke matrix voor het collectief toetsniveau beschikbaar, die gebaseerd is op de collectieve (ambtelijke) matrix. Het is echter niet werkbaar om die zeer uitgebreide matrix met circa 700 matches tussen toetsthema’s en praktijkfuncties te gebruiken voor de vaststelling van bestuurlijke prioriteiten. De bestuurlijke matrix wordt hieronder weergegeven: Bestuurlijke matrix Onderdeel Brandveiligheid Constructieve veiligheid Bouwfysica Overig

Wonen 3 3 2 1

Publiek 3 3 2 1

Bedrijf 3 3 2 1

Anders 2 2 1 1

Gemiddeld komt het erop neer dat brandveiligheid en constructieve veiligheid minimaal getoetst moeten worden op niveau 3 en de overige onderdelen van het bouwbesluit op toetsniveau 2. In onderstaande tabel is een inschatting weergegeven van de verwachte tijdsbesteding per toetsniveau gebaseerd op de definities. Voorgesteld wordt dat deze kengetallen door de medewerkers van de gemeente Alphen aan den Rijn gecontroleerd en waar nodig gecorrigeerd worden.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 44 -


Type vergunning Onderdeel

niveau 1

niveau 2

niveau 3

niveau 4

1

2

2

3

1

2

4

12

bouwfysica

1

2

4

6

overig

1

2

3

4

totaal

4

8

13

25

Lichte brandveiligheid bouwvergunning constructieve veiligheid

-

-

-

-

1

2

3

4

bouwfysica

-

-

-

-

overig

-

-

-

-

totaal

1

2

3

4

Reguliere brandveiligheid bouwvergunning constructieve veiligheid

De lichte bouwvergunning mag officieel uitsluitend preventief getoetst worden aan constructieve veiligheid. Voor toetsing van andere aspecten wordt dan ook geen inschatting gemaakt van de tijdsbesteding. In paragraaf 3.7 is het werkplan voor 2006 vergeleken met de daadwerkelijke tijdbesteding in 2006. Het concept werkplan voor 2008 gaat uit van 4.690 beschikbare uren voor bouwvergunningen (licht en regulier) en sloopaanvragen, exclusief constructieadvies. Voor het constructieadvies is 1.220 uur beschikbaar. Indien de gemeente Alphen aan den Rijn uit zou gaan van de beschikbare kengetallen (gemiddelde tijdsbesteding van andere gemeenten) voor vergunningverlening en toezicht per type vergunning, zou het werkplan niet voldoen: Voor de vergunningverlening zou ca. 7.100 uren benodigd zijn, inclusief constructieadvies. Schatting 2008

Vergunningverlening, kengetallen

Totaal vergunningverlening

Lichte vergunning

150

7,1

1.065

Reguliere vergunning

385

14,5

5.583

Sloopaanvraag

60

8

480

Totaal

665

-

Aantal vergunningen

7.128

Indien de toetsniveaus geïntroduceerd worden bij de bepaling van de capaciteitsbepaling ontstaat een vergelijkbaar resultaat. Bij de capaciteitsbepaling wordt per vergunning apart gekeken naar de behandeltijd, de technische toetstijd en de tijd beschikbaar voor bouwplaatsbezoeken. De behandeltijd is de geschatte tijd die nodig is om de vergunningsaanvraag te behandelen door de afdeling Ruimtebeheer (inboeken, bestemmingsplantoets, welstandstoets, registratie) exclusief de technische toetstijd. De technische toetstijd is de som van de kengetallen behorend bij de gekozen toetsniveaus afkomstig uit de tabellen op de vorige pagina.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 45 -


Technische toetstijd: Reguliere bouwvergunning: Brandveiligheid niveau 3: Constructieve veiligheid niveau 3: Bouwfysica niveau 2: Overige onderdelen niveau 2: Totaal technische toetstijd

2 uur 4 uur 2 uur 2 uur 10 uur

Lichte bouwvergunning: Brandveiligheid niveau 3: Constructieve veiligheid niveau 3: Bouwfysica niveau 2: Overige onderdelen niveau 2: Totaal technische toetstijd:

n.v.t. 3 uur n.v.t. n.v.t. 3 uur

Ten aanzien van complexe (grote, lastige) bouwaanvragen gelden andere getallen. Vooralsnog wordt getracht dit binnen de bestaande formatie in combinatie met het verbeterproces op te lossen. In onderstaande tabel is een inschatting gemaakt voor de benodigde tijd voor de behandeling van ca. 535 bouwvergunningen en 60 sloopvergunningen in 2008 (schatting).

Type vergunning Lichte aanvragen Reguliere aanvragen (eenvoudig) Reguliere aanvragen (complex) Sloop aanvragen Totaal aantal aanvragen

Aantallen

Behandeltijd

Technische toetstijd

Totale toetstijd constructie in uren

Totale tijd in uren

150 355 30 60 595

4 4 4 8 -

3 10 40 0 -

450 1.420 600 0 2.470

1.050 4.970 1.320 480 7.820

De totale benodigde tijd voor bouwvergunningverlening bedraagt derhalve 7.820 uur (6,4 fte). Als gemeente Alphen aan den Rijn ervoor kiest de collectieve toetsniveaus te volgen dan dient circa 7.820 uur voor bouwvergunningverlening te worden gereserveerd. In bovenstaande tabel is zichtbaar hoeveel uren dan voor welk type vergunning zijn gereserveerd. Van de 7.820 uren is 2.470 uur (2,0 fte) bestemd voor de toetsing van de constructieve veiligheid. 4.3.3

Vergunningverlening groene en paarse kleurspoor De afdeling Ruimtebeheer verleent monumentenvergunningen en reclamevergunningen. Het concept werkplan voor 2008 gaat uit van 500 beschikbare uren voor deze twee typen vergunningen, inclusief overige werkzaamheden in het kader van monumenten (subsidieaanvragen e.d.). Indien de gemeente Alphen aan den Rijn uit zou gaan van de beschikbare kengetallen (gemiddelde tijdsbesteding van andere gemeenten) voor vergunningverlening per type vergunning, dan voldoet het werkplan. Voor de vergunningverlening monumenten en reclame zou ca. 200 uur (0,2 fte) benodigd zijn, inclusief constructieadvies.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 46 -


Aantal vergunningen

4.3.4

Kengetal: Schatting aantal in Schatting benodigde 2008 (RB) capaciteit in uren (RB) gemiddeld aantal uur per vergunning

Totaal

Monumentenvergunning

5

300

8

40

Reclamevergunning

50

200

3,2

160

Totaal

55

500

-

200

Samenvatting Kwaliteit De kwaliteit van de toetsing van vergunningaanvragen is op dit moment nog niet eenduidig vastgelegd. Het niveau van de toetsing bij de Gemeente Alphen aan den Rijn is op dit moment afhankelijk van het type bouwwerk of bedrijf, de aanvrager en de beschikbare tijd. De keuzen die gemaakt worden zijn nu niet transparant. Er dient inzichtelijk te worden gemaakt welk kwaliteitsniveau met de huidige formatie gerealiseerd kan worden. Anderzijds kan aangegeven worden welke formatie nodig is om een wenselijk kwaliteitsniveau te bereiken. Voorgesteld wordt om voor het rode kleurspoor de collectieve toetsniveaus van het CKB project te volgen. Dit betekent grofweg het volgende voor de Bouwbesluit categorieën en toetsniveaus: Categorie Constructieve veiligheid Brandveiligheid Bouwfysica Overige onderdelen BB

Toetsniveau 3 3 2 2

De verwachting is dat voor de toetsing van de constructieve veiligheid van bouwaanvragen op niveau 3 het inschakelen van externe deskundigheid noodzakelijk is. Hiervoor moet het benodigde budget beschikbaar komen. Capaciteit In het kader van het opstellen van het vergunningenbeleidsplan is een inschatting gemaakt van de te verwachten tijdsbesteding. In totaal zijn ca. 8,4 fte voor vergunningverleningsactiviteiten benodigd: 1,8 fte voor het grijze kleurspoor (2.185 uur) en 6,6 fte voor het paarse, groene en rode kleurspoor (8.020 uur). Ter vergelijking: er zijn nu 2,0 fte (2.440 uur) beschikbaar voor het grijze kleurspoor en 3,8 fte (4.636 uur) beschikbaar voor het rode, paarse en groene kleurspoor, exclusief constructieadviseur. Inclusief constructieadviseur zijn er 4,7 fte (5.722 uur) beschikbaar voor het rode, paarse en groene kleurspoor. In de uren zoals hierboven vermeld zijn geen uren voor juridische ondersteuning meegenomen. De voorgestelde capaciteitsverdeling houdt verder ook geen rekening met de introductie van de omgevingsvergunning of een uitbesteding van taken naar een milieudienst.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 47 -


V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 48 -


Deel B Handhaving in de toekomst Handhavingsbeleidsplan Ruimtebeheer

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 49 -


5.

DEEL B: HANDHAVING IN DE TOEKOMST: HANDHAVINGSBELEIDSPLAN

5.1

Perspectief op handhaven Achtergrond Handhaven is een van de kerntaken van de overheid. Handhaven is geen doel op zich. Zo willen we door het handhaven van de regelgeving waarborgen bieden ten aanzien van de veiligheid, gezondheid, leefbaarheid en het milieu. Rampen en bijna rampen in Schiphol, Volendam, Maastricht, Tiel, Enschede en Amsterdam tonen pijnlijk aan dat we als overheid onze handhavingstaak niet kunnen laten versloffen. De maatschappelijke verantwoordelijkheden zijn groot. Handhaven en vergunningverlening zijn nauw met elkaar verbonden. Vergunningverlening is in feite een vorm van preventief handhaven. Daarna volgt toezicht op de verleende vergunning. Bij handhaving hoort ook de controle op illegale en niet-vergunninggebonden activiteiten. Tot slot verdient de juridische opvolging bij niet-naleving de nodige aandacht. Het constateren van een overtreding is relatief eenvoudig, echter het aanpakken van overtredingen op het gebied van de regelgeving zijn vaak lange juridische trajecten: welke trajecten hebben hierbij voorrang? De ervaring leert dat we niet op al deze activiteiten zeer intensief kunnen toezien en doorpakken: daarvoor ontbreekt de capaciteit. De vraag is dus op welke zaken intensief moet worden gehandhaafd. Er zal goed overwogen moeten worden welke keuzes er gemaakt worden ten aanzien van de in te zetten capaciteit. Niet de individuele toezichthouder, mede vanuit zijn beperkte (tijds)mogelijkheden, bepaalt de prioriteiten, maar het bestuur. ‘Kiezen’ betekent prioriteiten stellen en ervoor kiezen om bepaalde zaken minder te doen. Door bij die keuzes te werken met risico-analyses worden middelen zo effectief en zo efficiënt mogelijk ingezet. Capaciteit wordt ingezet op die zaken die in elke geval gedaan moeten worden. Wat is handhaving? Handhaving wordt meestal slechts gezien als het sanctioneren van overtredingen van wetten en regels. Werkelijke adequate handhaving is alleen mogelijk als een breder perspectief wordt gehanteerd. Zo moet onder handhaving ook worden begrepen het voorkomen van overtredingen. Dat kan door het houden van toezicht en uitvoeren van controles, maar dat kan bijvoorbeeld ook door het geven van voorlichting. Daarnaast is het voor een effectieve handhaving van belang om beleid en regelgeving vooraf goed te toetsen op toetsbaarheid en handhaafbaarheid. Dat houdt bijvoorbeeld ook een zorgvuldige vergunningverlening en adequate bestemmingsplannen in. Ook de onderliggende verordeningen en de wijze waarop deze tot stand komen zijn van cruciaal belang. Integrale handhaving Het ministerie van VROM wil graag dat gemeenten meer integraal gaan werken. Dit geldt ook voor het uitvoeren van hun wettelijke taak met betrekking tot handhaving. Dit integraal werken betekent voor de gemeente Alphen aan den Rijn in eerste instantie dat de verschillende disciplines binnen de unit Handhaving intensiever en nauwer met elkaar moeten samenwerken. Daarnaast kan een samenwerking gezocht worden met handhavers buiten de eigen afdeling.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 50 -


De samenwerking en het integraal oppakken van schillende taken op het gebied van handhaving kan zowel inhoudelijk, organisatorisch als procedureel worden benaderd. •

Inhoudelijk gaat het om de vraag of het mogelijk en wenselijk is om te handhaven onderdelen vanuit meerdere typen regelgeving te benaderen. Een vloerconstructie kan bijvoorbeeld op de bouwtechnische voorschriften worden gecontroleerd, maar kan tevens op milieuaspecten worden gecontroleerd. Zo kan een brandveilige opslag van gevaarlijke stoffen tegelijk gecontroleerd worden op de bouwtechnische aspecten van brandcompartimenten.

•

Organisatorisch gaat het om de vraag in hoeverre het mogelijke en wenselijk is één inspecteur alle of meerdere facetten te laten controleren en te beoordelen. Hierin past ook de mogelijkheid van een allround handhaver (de ‘superhandhaver’) die in voorkomende gevallen een specialist kan inschakelen.

•

Procedureel gaat het om de vraag in hoeverre het mogelijk is handhavingsactiviteiten vanuit verschillende invalshoeken in de planning en uitvoering af te stemmen.

De hierboven beschreven inhoudelijke, organisatorische en procedurele zaken zullen nader uitgewerkt moeten worden. De komst van de Omgevingsvergunning maakt het overigens noodzakelijk dat er verder over nagedacht wordt binnen Alphen aan den Rijn om de samenwerking te vergroten. De voordelen die de gemeente Alphen aan de Rijn met meer integraal werken zou kunnen behalen zijn: • • •

Behalen van efficiencyvoordelen voor de eigen afdeling; Voorkomen van tegenstrijdige signalen richting de burger en bedrijven. Vergroten van de ‘populariteit’ van de handhaving bij de burger en bedrijven.

In de gewenste situatie dient een integrale afweging te worden gemaakt op verschillende abstractieniveaus voor de handhaving voor bouwen, milieu en ruimtelijke ordening gezamenlijk: • • •

Beleid (prioritering van handhavingstaken, bepalen strategieën en stappenplannen, bepalen benodigde capaciteit); Programma (vertaling van benodigde capaciteit naar concrete controle en toezichtactiviteiten voor een bepaald jaar; Administratieve organisatie en uitvoering (goede instrumenten, protocollen/ werkprocessen en randvoorwaarden).

De optimale integrale aanpak van de handhavingactiviteiten wordt schematisch weergegeven in Afbeelding 10.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 51 -


Bouwen

R.O.

Milieu

beleid beleid

beleid beleid

beleid beleid

programma programma

programma programma

programma programma

uitvoering uitvoering



Afbeelding 10: Integraal handhaven Professionalisering Handhaving Begin 2002 zijn er door het ministerie van VROM in samenwerking met VNG, IPO en UvW afspraken gemaakt over het verbeteren van de professionaliteit van de milieuhandhaving. Als onderdeel van het landelijke project is er een set kwaliteitscriteria opgesteld. De organisatie wordt op basis van deze set aan een zelfevaluatie onderworpen. Deze zelfevaluatie heeft begin 2003 plaatsgevonden. Aan de hand van de nulmeting moet iedere handhavingsorganisatie een verbeterplan opstellen. Eind 2006 hebben medewerkers van de provincie Zuid-Holland beoordeeld in hoeverre de gemeente Alphen aan den Rijn voldoet aan de eisen uit het Besluit kwaliteitseisen van de milieuwethandhaving. De eerste conclusie is dat onze gemeente hieraan niet voldoet. Het niet voldoen aan deze eisen zal voor het jaar 2007 vergaande consequenties met zich meebrengen. Er worden acties ondernomen om per 1 oktober 2007 te voldoen aan de kwaliteitscriteria voor de milieuhandhaving. Voor de inhoudelijke uitwerking van de kwaliteitscriteria milieuhandhaving wordt verwezen naar het betreffende beleidsstuk. Zoals aangegeven in paragraaf 4.3.1 van deel A van dit beleidsplan was de gemeente Alphen aan den Rijn bewust van een achterstand bij de uitgangspunten voor de planning en programmering van de handhavingstaak. In dit kader is het rapport “Inhoudelijke uitwerking kwaliteitscriteria milieuhandhaving gemeente Alphen aan den Rijn” (juli 2007) opgesteld. In dit plan is voor de handhavingsprioritering aangesloten bij de VOGM indeling in categorieën. 5.2

Beleidsvoorstellen voor handhaving •

Een adequate juridische opvolging is essentieel voor een effectieve handhaving. Bestuurlijk wordt hier ook veel waarde aan gehecht. De taakverdeling tussen de buiteninspecteurs en de juristen (moment van overdracht) is nog niet voldoende helder bij de betrokken medewerkers.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 52 -


Maak voor een goede handhaving afspraken tussen de verschillende betrokken partijen. Leg deze vast in werkprocessen en protocollen en stuur vervolgens op het nakomen van deze afspraken. •

Handhaving geschiedt veelal op project- of ad-hoc basis (op basis van signalen, piepsysteem of klachten). Er is geen beleid voor het uitvoeren van en de kwaliteit van toezicht. Er is sprake van een handhavingsbeleidsplan, waar echter weinig gebruik van gemaakt wordt, wegens gebrek aan een werkbaar uitvoeringsprogramma en sturing hierop. Zorg voor een duidelijke prioritering en programmering, waarbinnen ruimte wordt gecreëerd voor geplande en niet-geplande taken voor toezicht en handhaving.

5.3

Gebruikte methode Voor het vormen van een integraal handhavingsbeleid en een handhavingprogramma is ‘DBC risico’ als basis gebruikt. ‘DBC risico’ is beschikbaar gesteld door het Ministerie van Justitie (Handhaven op Niveau). Het model is gebaseerd op het ‘Moerdijks Afwegingsmodel’ en is ontwikkeld door PRC Divisie Bouwcentrum. Met ‘DBC risico’ worden de handhavingstaken ten opzichte van elkaar gewogen. Na de weging ontstaat een rangorde in de handhavingstaken: de prioritering. De prioritering maakt het mogelijk om met gelijke tijdsinspanning een verbeterde risicobeheersing te realiseren. Door het inzichtelijk te maken welke taken de meeste prioriteit moeten krijgen en welke capaciteit beschikbaar is, kunnen de handhavingstaken van de verschillende medewerkers van de unit handhaving op elkaar worden afgestemd. In combinatie met kengetallen resulteert dit in een handhavingprogramma dat jaarlijks kan worden geëvalueerd en bijgesteld. Toezichtsprotocol en kwaliteitscriteria milieuhandhaving Het landelijk Toezichtprotocol is ontwikkeld door de vereniging BWT Nederland met ondersteuning van het ministerie van VROM. Er is tevens een digitaal toezichtprotocol op PDA leverbaar. Het protocol beschrijft transparant wat een toezichthouder moet controleren. Hiervoor worden objectieve criteria gegeven en de resultaten van de controle worden traceerbaar vastgelegd. Kenmerkend is de keuze voor prioriteiten: belangrijke zaken krijgen veel aandacht en minder belangrijke minder. Dit ligt geheel in de lijn met de in dit beleidsplan gekozen gedachtengang. De gemeente Alphen aan den Rijn kan zelf de prioriteiten bepalen. Het meegeleverde adviesniveau, met prioriteit op veiligheid, wordt door de VROM-inspectie als het adequate niveau beschouwd. In de toezichtmatrix dat in dit kader is ontwikkeld wordt bij een adequaat handhavingsniveau gerekend met een groot aantal controlebezoeken per vergunning. Opgemerkt moet worden dat deze hoge bezoekfrequentie en de bijbehorende capaciteitsbehoefte door een groot deel van de Nederlandse gemeenten niet realistisch bevonden wordt met het oog op beschikbare

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 53 -


capaciteit. Het gevaar bestaat dat de gemeente dan de verantwoordelijkheid van de vergunninghouder gaat overnemen. De kengetallen voor toezicht, die in DBC risico en daarmee in dit beleidsplan gebruikt worden, zijn om deze reden gebaseerd op de gemiddelde tijdsbesteding van andere gemeenten en waar nodig bijgesteld door het management van de afdeling. Het landelijk Toezichtprotocol is aangekocht door de gemeente Alphen aan den Rijn. Het mogelijke gebruik ervan dient nader uitgewerkt te worden. In het geval dat de gemeente Alphen aan den Rijn wenst te werken met het adequate handhavingsniveau vanuit het Toezichtsprotocol, is dit eenvoudig aan te passen in de programmering. Overigens wordt in dit vergunningen- en handhavingsbeleidsplan met nadruk rekening gehouden met de kwaliteitscriteria in het kader van de professionalisering van de milieuhandhaving. In paragraaf 2.1 is het stappenplan om te komen tot een integraal handhavingsbeleidsplan en programma schematisch weergegeven. 5.4

Prioritering De verdeling van de prioriteiten komt sterk andere gemeenten. Bij de invulling van de naar voren gekomen, welke mogelijk leiden verhouding met andere gemeenten scoren Deze zijn daarop naar beneden bijgesteld.

overeen met de prioriteiten die gesteld zijn bij beoordelingscriteria is wel een opvallend punt tot een heroverweging van bepaalde taken. In de taken m.b.t. stookinstallaties relatief hoog.

In bijlage 7 is een overzicht weergegeven van alle taken van de afdeling Ruimtebeheer met daarbij de prioriteit op een schaal van 1-10 zoals die volgt uit de door de medewerkers bepaalde prioritering. 5.5

Programmering Programmatisch handhaven is een cyclisch proces. Vergelijkbaar met de beleidscyclus voor vergunningverlening in deel A geldt dat hier sprake is van een cyclus “Beleid-UitvoerenEvalueren-Bijstellen”. Er is via een systematische risicoanalyse een prioriteitenstelling gemaakt. In de programmering wordt nader vorm gegeven aan deze prioriteitenstelling. Hierin komt de intensiteit van toezicht en de wijze van opsporing tot uitdrukking. In het handhavingsbeleidsplan zal vervolgens het een en ander worden uitgewerkt. Met de opzet van de globale programmering van de controle en handhavingstaken is uitgegaan van de capaciteit van 2008 en is geanticipeerd op de hierboven beschreven beleidsvoorstellen. Werkwijze in relatie tot prioriteit De prioriteitstelling vormt de basis voor het beleid. Daarin zal worden ingegaan op de toezicht- en controlestrategie, en de sanctie- en gedoogstrategie ten aanzien van de diverse activiteiten. De afdeling Ruimtebeheer heeft in totaal een bezetting van 28,53 fte

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 54 -


(aanstelling). Uitgangspunt is dat voor de verschillende handhavingstaken die de afdeling ruimtebeheer moet uitvoeren 7,18 fte (aanstelling) beschikbaar is. Bij 1.525 werkbare uren per fte geeft dit 10.950 werkbare uren in 2008. Indien in 2008 voor bedrijfsvoering (indirect productieve uren, dus aansturing, beleidsvorming, automatisering, informatievoorziening, opleidingen, overleg) uitgegaan wordt van de streefwaarde 20% van het totaal aantal werkbare uren, betekent dit 2.190 uren voor bedrijfsvoering. Hiermee resteert 8.760 aan beschikbare uren voor de direct productieve taken. Naast de beschikbare capaciteit voor handhaving is 3,89 fte beschikbaar voor de juridische opvolging (4.746 beschikbare uren voor de direct productieve taken). Deze capaciteit moet echter ook gedeeld worden met de vergunningverlening en overige juridische dienstverlening Voor alle handhavingstaken is een tijdsbesteding in beeld gebracht. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen vergunninggebonden en niet-vergunninggebonden taken. Vergunninggebonden taken (toezicht): Bij vergunninggebonden taken is het aantal vergunningen waarop toezicht moet worden gehouden maatgevend voor de handhavingsinspanning. Een tweede aspect dat een rol speelt is de toezichtstrategie die gevolgd wordt op de betreffende taak. In de toezichtstrategie is beschreven op welke kwantitatieve wijze deze handhavingstaak wordt uitgevoerd. De kwaliteit van de uitvoering van de handhavingstaak maakt geen onderdeel uit van dit beleidsplan. Een taak met de prioriteit ‘hoog’ wordt in alle gevallen gecontroleerd (100%). Taken die een prioriteit ‘gemiddeld’ hebben worden voor 50% gecontroleerd. De consequentie van deze keuze is dat bij vergunninggebonden taken 1 op de 2 dossiers (de helft van de dossiers) na vergunningverlening niet meer gecontroleerd wordt. Hier is dus sprake van een steekproefsgewijze handhaving. Deze steekproef kan ook anders worden uitgevoerd, bijvoorbeeld door 100% van de dossiers steekproefsgewijs te controleren op 50% van de te controleren aspecten. Van de vergunninggebonden taken met een prioriteit ‘laag’ wordt 10% gecontroleerd. Niet-vergunninggebonden taken (controle): In de controlestrategie is beschreven op welke kwantitatieve wijze deze handhavingstaak wordt uitgevoerd. Is de taak niet-vergunninggebonden dan wordt bij de controlestrategie uitgegaan van een forfaitaire tijdsbesteding per taak. Voor taken die een prioriteit ‘hoog’ hebben gekregen, wordt 10 dagdelen gecontroleerd, taken die ‘gemiddeld’ hebben gescoord 3 dagdelen en de taken die ‘laag’ hebben gescoord 1 dagdeel. Juridische opvolging De genoemde toezichts- en controlestrategie is exclusief juridisch opvolging. Voor elke toezichts- en controletaak wordt in de programmering rekening gehouden met de administratieve ondersteuning en juridische opvolging. Dit betekent in de praktijk dat een dagdeel toezicht houden of controleren vaak 15 tot 20 uur administratief en juridisch werk oplevert.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 55 -


Reservering onvoorzien, klachtenbehandeling en calamiteiten Voor verzoeken om handhaving, klachtenbehandeling, calamiteiten en speciale projecten wordt 20 % van de beschikbare capaciteit (direct productieve uren) gereserveerd. In onderstaande tabel is aangegeven hoe de uren voor handhaving verdeeld worden over uren voor speciale projecten (5%), uren voor anticiperen op signalen uit de omgeving (‘piep’=15%) en de tijd die beschikbaar is om daadwerkelijk geprogrammeerd te worden. Handhavingstaak

Totaal

Piep

Projecten

Programma

Percentage Handhaving rode, paarse, groene kleurspoor

100% 5.612

15% 842

5% 281

80% 4.490

Handhaving grijze kleurspoor exclusief grondstromen Handhaving grondstromen

2.172 976

326 146

109 49

1.738 7.81

Programma Op basis van de prioriteitenlijst en de toezichts- en controlestrategie komen we uit op een inschatting voor de benodigde capaciteit. In totaal betreft het 70 handhavingstaken: 39 toezichtstaken en 31 controletaken. De samenwerking met derden is bij de uitvoering van deze taken een belangrijk aspect: voor controle-uren van de afdeling Ruimtebeheer kunnen ook uren van andere handhavingsorganisaties worden verlangd (politie, OM, etc.). Bij de programmering van de milieuhandhavingstaken (toezicht) wordt aangesloten bij de professionaliseringsstrategie. Dit betekent voor het aantal controles per jaar: Handhaving

Aantal inrichtingen

Frequentie

Categorie 1

884

1x per 10 jaar

Categorie 2

983

1 x per 5 jaar

Categorie 3

654

1 x per 2 jaar

Categorie 4

67

1 x per jaar

Totaal

2.588

Per fte wordt 80% van de direct productieve uren (80% van 1.220 uur) geprogrammeerd; één fte geeft dus 976 uur te programmeren capaciteit, zie onderstaande figuur.

Afbeelding 11: Principe programmering handhaving

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 56 -


In onderstaande tabel staat voor de handhavingstaken en juridische ondersteuning de programmering voor 2008 weergegeven. In bijlage 10 vindt u de prioritering en de nadere uitwerking van de programmering. Rood, paars en groen Het aantal paarse en groene taken is zeer beperkt, daarom worden voor de capaciteitraming de uren voor het paarse en groene kleurspoor in het rode kleurspoor opgenomen. Totaal tijdbesteding in uren

Totaal Totaal toezicht controle

Totaal

Paars

Rood

Groen

Controle en toezicht (exclusief administratieve en juridische opvolging)

424

5.875

5

5.816

488

6.304

Administratieve opvolging

299

2.787

5

2.075

1.016

3.091

Juridische opvolging

95

3.066

8

1.371

1.798

3.169

Paars

Rood

Groen


0,43

6,02

0,00

5,96

0,50

6,46


0,31

2,86

0,01

2,13

1,04

3,17


0,10

3,14

0,01

1,4

1,84

3,25

Totaal tijdbesteding in fte

Totaal Totaal toezicht controle

Totaal

Ter vergelijking: er zijn nu 5.612 handhavingsuren (inclusief projecten en piep, exclusief uren brandweer, exclusief uren juristen) beschikbaar voor het rode, paarse en groene kleurspoor. Er zijn ca. 9.395 uren benodigd (exclusief projecten en piep, inclusief uren brandweer, exclusief uren juristen). Dit betekent dat er inclusief projecten en piep 11.744 uren (9,6 fte) benodigd zijn (inclusief uren brandweer, exclusief uren juristen). Grijs De uren voor het grijze kleurspoor worden verdeeld in uren voor toezicht (met name de reguliere toezichtscyclus) en uren controle (illegale activiteiten e.d.). Totaal tijdbesteding

Aantal uren Aantal uren Totaal Aantal fte toezicht controle aantal uren toezicht

Aantal fte controle

Totaal aantal fte


15.868

212

16.080

16,26

0,22

16,48


1.309

212

1.521

1,34

0,22

1,56


1.198

848

2.046

1,23

0,87

2,10

Ter vergelijking: er zijn nu 3.148 handhavingsuren (inclusief projecten en piep, inclusief uren grondstromen, exclusief uren juristen) beschikbaar voor het grijze kleurspoor. Er zijn ca. 17.601 handhavingsuren (exclusief projecten en piep, inclusief uren grondstromen, exclusief uren juristen) benodigd. Dit betekent dat er inclusief projecten en piep 22.001 uren (18,0 fte) benodigd zijn (inclusief uren grondstromen, exclusief uren juristen).

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 57 -


Samenvatting In het kader van het opstellen van het handhavingsbeleidsplan is een risico-afweging van de handhavingstaken gemaakt. De afweging en de uitwerking ervan is als bijlage (bijlage 6) bij dit beleidsplan gevoegd. Op grond van deze risico-afweging zijn kengetallen toegekend en is een inschatting gemaakt van de te verwachten tijdsbesteding. In totaal zijn ca. 27,7 fte voor handhavingsactiviteiten (exclusief juridische opvolging) en ca. 5,4 fte voor de juridische opvolging benodigd. De voorgestelde capaciteitsverdeling houdt geen rekening met de introductie van de omgevingsvergunning of een uitbesteding van taken naar een milieudienst. 5.6

Juridische opvolging: de sanctie- en gedoogstrategie Binnen de gemeente Alphen aan den Rijn zullen keuzes moeten worden gemaakt ten aanzien van de juridische opvolging. De taken die bijvoorbeeld ‘hoog’ en ‘gemiddeld’ uitvallen zouden bijvoorbeeld direct behandeld kunnen worden, waarbij bij capaciteitsproblemen altijd voorrang wordt gegeven aan zaken met de hoogste prioriteit en die zaken waarbij de veiligheid voor de burgers in gevaar komt. Om te voorkomen dat zaken “op de plank” terecht komen, waarna handhaving juridisch moeilijk wordt zou elke overtreder in ieder geval binnen vier weken, na de vaststelling van de illegale situatie, een brief moeten ontvangen, waarin wordt vermeld dat de overtreding is geconstateerd en dat daarin niet zal worden berust. Een dergelijke “wrakingsbrief” voorkomt dat er op een later tijdstip niet meer kan worden opgetreden, omdat anders wellicht een beroep op het overgangsrecht van een bestemmingsplan kan worden gedaan, of om te voorkomen dat een overtreding verjaart. Zaken die prioriteit ‘laag’ hebben, kunnen bijvoorbeeld projectmatig worden opgepakt of incidenteel geïntegreerd in andere controles worden opgenomen. In het handhavingprogramma dient ruimte te worden gereserveerd voor deze aanpak, om te voorkomen dat dergelijke zaken jarenlang onaangeroerd blijven liggen. Daarmee komt ook de bestuurlijke geloofwaardigheid in het gedrang. Onderstaand wordt hier nader op ingegaan. Het is van belang om vast te leggen in welke volgorde zaken juridisch worden opgepakt, en welke strategie daarbij wordt gevolgd. Voorgesteld wordt om de capaciteit die beschikbaar is voor juridische handhaving in de onderstaande volgorde in te zetten: 1. Onomkeerbare en gevaarlijke zaken, die onmiddellijk actie vragen (voorbeeld: illegale sloopt van een monument) 2. Aanpak van andere zaken, volgens de toedeling in de risicoanalyse (prioriteiten hoog en gemiddeld). Dit is nodig om negatieve effecten zoveel mogelijk te voorkomen, dan wel te beperken. De andere prioriteiten kunnen vaak ook op een later tijdstip worden opgepakt. Dat kunnen onomkeerbare en gevaarlijke zaken niet, omdat dan het leed al is (of kan zijn) geschied.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 58 -


Sanctiestrategie In de sanctiestrategie zouden drie belangrijke stappen onderscheiden moeten worden: 1. Een constatering van de illegale situatie, waarbij een legalisatieonderzoek plaatsvindt. Indien legalisatie mogelijk is ontvangt de overtreder een constateringsbrief met de daarin de wijze waarop legalisatie kan plaatsvinden (meestal door het aanvragen van een vergunning). 2. Kan niet worden gelegaliseerd, dan wordt direct een vooraankondiging bestuursdwang of dwangsom opgesteld, met de mogelijkheid zienswijzen in te dienen. 3. Indien de zienswijzen niet tot andere inzichten leiden zal de definitieve beschikking worden opgesteld, waarna eventueel de bezwaar- en beroepsfase aanbreekt. Het is aan te bevelen om per (type) taak uit te werken hoe de sanctie vorm gegeven wordt. Bijvoorbeeld: illegaal bouwen zonder bouwvergunning betekent een dwangsom van € 5.000 per dag. 10

Gedoogstrategie Uitgangspunten gedogen Onder gedogen wordt verstaan: het door het bestuur afzien van het gebruik van ter beschikking staande handhavingsmiddelen bij constatering van een overtreding van regels, alsmede het door het bestuur op verzoek vooraf verklaren dat tegen een overtreding die nog zal plaatsvinden – al dan niet vooruitlopend op vergunningverlening – niet zal worden opgetreden. Uitgangspunt bij het opstellen van wetten en regels is dat deze regels worden nageleefd. Omdat het in het kader van het opstellen van deze regels en de handhaving daarvan niet alle situaties op voorhand kunnen worden voorzien, kan het in sommige situaties voorkomen dat niet tot handhaving wordt overgegaan. Alleen in uitzonderingsgevallen kan gedogen aanvaardbaar of geboden zijn. Gedogen is slechts aanvaardbaar: • in uitzonderingssituaties; • mits tevens beperkt in omvang en/of tijd. Ook moet gedogen: • expliciet en na zorgvuldige kenbare belangenafweging plaats te vinden en • aan controle onderworpen zijn. Gedogen kan zich voordoen in de volgende situaties: • handhaving zou leiden tot onmiskenbare onredelijkheden; • het achterliggende belang is duidelijk beter gediend met gedogen; • een zwaarwegend belang rechtvaardigt gedogen.

10

17/04/07 Strategie ontleend aan Nota Gedogen in Nederland – Grenzen aan gedogen (TK 1996-1997, 25085).

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 59 -


Gedogen kan zich bijvoorbeeld voordoen in de volgende situaties: een overgangsperiode, een experiment, vooruitlopend op een vergunning, een overweging van doelmatigheid, een overgangssituatie (bijvoorbeeld een wetswijziging) of overmachts-noodsituaties. Procedure gedogen 1. Indien van toepassing is een ontvankelijke vergunningaanvraag ingediend. 2. Er wordt een concept gedoogbeschikking opgesteld. Het voornemen te gedogen wordt gepubliceerd (website, Witte weekblad) om belanghebbenden de mogelijkheid te bieden zienswijzen in te dienen. Het OM krijgt een afschrift. In de beschikking worden zonodig beschermende voorschriften opgenomen. 3. De gedoogbeschikking wordt voor een zo kort mogelijke termijn afgegeven (tot vergunningverlening of expliciete termijn). 4. In de beschikking wordt aangegeven dat de gedoogde activiteit/constatering geheel voor eigen risico van de overtreder plaatsvindt. Ook wordt aangegeven dat het gedogen de handhavingsbevoegdheden van andere organen onverlet laat (bijv. OM). 5. Er wordt een rechtsgang opgenomen in de beschikking. 6. De beschikking wordt bekend gemaakt (belanghebbenden, website, Witte weekblad).

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 60 -


6.

VERANDERPLAN Een veranderplan suggereert dat er iets gaat of zou moeten veranderen. Dat is juist. Een veranderplan is een middel om vanuit de huidige situatie stapsgewijs te werken naar een gewenste situatie. In de voorgaande hoofdstukken is de huidige situatie in beeld gebracht en geanalyseerd en zijn voorstellen gedaan voor de gewenste situatie. Bij de ontwikkeling van het beleidsplan en het formuleren van de belangrijkste veranderpunten wordt rekening gehouden met de bestuurlijke uitgangspunten zoals 11 beschreven in het collegeprogramma . Daarnaast zijn ook de aandachtspunten in acht genomen die zijn benoemd door de geïnterviewde bestuurders (verantwoordelijke portefeuillehouders). De beleidsuitgangspunten zijn ook van invloed op het veranderplan. De bestuurlijk uitgangspunten zijn in drie hoofdthema’s geformuleerd: • • •

Duurzaamheid Veiligheid Dienstverlening

De beleidsvoorstellen zijn verdeeld in drie onderdelen. De drie onderdelen zijn: • • •

Algemene beleidsvoorstellen afdeling Ruimtebeheer Beleidsvoorstellen vergunningverlening Beleidsvoorstellen Handhaving

De beleidsvoorstellen voor vergunningverlening en handhaving zijn respectievelijk in deel A en B benoemd en toegelicht. Hieronder wordt voor de volledigheid een overzicht gegeven van alle beleidsvoorstellen. Veranderingen en cultuur Veranderingen zijn leuk maar vaak ook lastig. Veranderingen vereisen vaak dat er op een andere manier gewerkt wordt en dat op een andere manier naar het vakgebied gekeken wordt. Het formuleren van verbetervoorstellen op zich is niet altijd voldoende om veranderingen voor elkaar te krijgen. Veranderingen vraagt inspanning van management én medewerkers om kritisch naar het eigen gedrag te kijken en als dat nodig is dat gedrag aan te passen. Ogenschijnlijk eenvoudige technische verbeteringen bevatten zo een component die met gedrag en cultuur te maken heeft. Het is daarom belangrijk bij het doorvoeren van verbeteringen te kijken successen met elkaar te delen en knelpunten meteen te benoemen en op te lossen. Daarin heeft zowel het management als de medewerkers zelf een belangrijke rol. Op verschillende momenten tijdens het realiseren van dit beleidsplan is er zowel met de medewerkers als met het management gesproken over de huidige cultuur op de afdeling Ruimtebeheer. Over dit punt wordt veel gezegd en eigenlijk nog maar bitter weinig gedaan. Het zal ieder duidelijk moeten worden dat verandering een persoonlijke verantwoordelijkheid is van alle medewerkers van de afdeling: eenieder dient zichzelf de vraag stellen “neem ik mijn verantwoordelijkheid of schuif ik hem af”? Wanneer mensen zich verantwoordelijk gaan voelen voor hun werk en hun omgeving dan kan de cultuur daadwerkelijk verbeterd worden. 11

Bron: “Samenleven in de complete stad. Collegeprogramma 2006-2010”, Gemeente Alphen aan den Rijn.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 61 -


Het is daarom aan te bevelen om met de gehele afdeling een cultuurtraject te doorlopen, waarin gefocusseerd wordt op het gedrag en de houding van de betrokkenen. Alleen dan kunnen de voorgestelde beleidsvoorstellen met succes worden geïmplementeerd. Algemene beleidsvoorstellen afdeling Ruimtebeheer Het beeld van de bestaande situatie, zoals beschreven in paragraaf 3.8, is in een workshop op 8 mei 2007 aan de medewerkers van de afdeling Ruimtebeheer gepresenteerd. In deze workshop hebben de medewerkers ook zelf onderwerpen aangedragen die volgens hen verbeterd zouden kunnen worden. De aangeven beleidsvoorstellen zijn gebaseerd op de analyse van de bestaande situatie en de resultaten van de workshop. Wat zeer positief is om te melden is dat de afdeling Ruimtebeheer al actief aan de slag is met een aantal van de onderstaande beleidsvoorstellen. Bij de beleidsvoorstellen waar dit het geval is, zal dit aangegeven worden. Hieronder volgt een overzicht: A-1

Stem de wederzijdse verwachtingen tussen het management en de medewerkers met betrekking tot de te verrichten taken, de gewenste sturing en de onderlinge communicatie beter af. Spreek elkaar vervolgens op een constructieve manier aan op het nakomen van afspraken en gewekte verwachtingen.

A-2

Voer een beleidscyclyus en - daarmee samenhangend - geprogrammeerd en geprioriteerd werken in. De afdeling Ruimtebeheer is hier al mee gestart.

A-3

Maak voor de vergunningverlening en handhaving een koppeling tussen het aantal vergunningen of inrichtingen, de kwaliteitsniveau van toetsing en toezicht / controle en de benodigde kwaliteit. De afdeling Ruimtebeheer is hier al mee gestart.

A-4

Ontwikkel (en actualiseer) kengetallen door de invoering van een gedetailleerde tijdregistratie voor minimaal 50 vergunningen en 50 handhavingstaken uit verschillende categorieën en kleurstromen per jaar.

A-5

Streef naar een zuivere tijdregistratie van de behandeling per dossier of handhavingstaak. Alleen dan is een evaluatie van de kengetallen mogelijk.

A-6

Leg een duidelijke taakverdeling tussen buiteninspecteurs en de juristen vast en stuur hierop.

A-7

Analyseer de huidige werkprocessen en - indien nodig – pas deze aan. Zorg voor goede beschrijvingen van de werkprocessen en protocollen en stuur daarop. Houdt hierbij rekening met samenhangende projecten binnen de gemeente Alphen aan den Rijn, zoals de “Invoering Omgevingsvergunning”.

A-8

Maak gebruik van managementinformatie en werkplannen voor taakverdeling en de bewaking en bijsturing bij de uitvoering van taken.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 62 -

de


A-9

Evalueer de bijdrage van de afdeling aan interne projecten en breng deze zonodig terug. Maak hiertoe een inventarisatie van deze projecten, maak een prioritering en maak afspraken over de maximale tijdsbesteding per project.

A-10

Leg afspraken met andere afdelingen over wat, wanneer en waarom moet worden aangeleverd schriftelijk vast. Doe dit door het vastleggen van werkprocessen met in- en output relaties gekoppeld aan termijnafspraken.

A-11

Monitor de (werkelijke en gevoelde) werkdruk bij de medewerkers en neem zonodig acties.

A-12

Onderzoek de mogelijkheden van uitbesteding van werkzaamheden en projecten. Om het hoge ambitieniveau van het college en de raad waar te maken is dit één van de mogelijkheden. Omdat uitbesteding van werk begeleiding en controle behoeft van de bestaande organisatie heeft uitbesteding ook grenzen.

A-13

Maak - om het gebruik van de bestaande ICT-pakketten te waarborgen - een duidelijk en gedragen document over hoe de ICT-pakketten gebruikt dienen te worden. Dit geldt zowel voor de input als voor de gewenste output. Leg de bevindingen van toetsen, toezicht en controle vast door gebruik te maken van checklists en duidelijke afspraken te maken over wat wordt vastgelegd in BWT4ALL en Gmis.

A-14

Verbeter de werkomstandigheden schoonmaak, kastruimte, flexwerken).

(kantoortuin,

ventilatiesysteem,

Beleidsvoorstellen Vergunningverlening De beleidsvoorstellen voor vergunningverlening, zoals beschreven in paragraaf 4.2.1, zijn: V-1

Intensiveer het contact en de informatieverstrekking via internet. De informatievoorziening naar de aanvrager en burger kan worden verbeterd door meer informatie digitaal beschikbaar te stellen. Daarbij valt te denken aan: o o o o

Eisen die gesteld worden aan vergunningaanvragen. Digitale bestemmingsplannen (zodra beschikbaar). Welstandsbeleid met sneltoetscriteria. Statusinformatie over lopende aanvragen.

Dit punt wordt opgepakt door een ander afdeling en is geen prioriteit voor de afdeling Ruimtebeheer. V-2

Richt binnen de gemeentelijke organisatie één aanspreekpunt voor bedrijven in. Bij dit bedrijvenloket kan men onder meer terecht voor vergunningen. Contactpersoon voor het project “Bedrijvenloket” is Monique de Mol, Directie Grondgebied. Zie beleidsvoorstel V-1.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 63 -


V-3

Verbeter de administratie van vergunningbehandeling. Dit draagt bij aan het beperken van het aantal administratieve uren.

V-4

Verminder de tijd die besteed wordt aan vooroverleg en de beoordeling van principeverzoeken met 50%. Stuur intensiever op beoordeling van eerste fase bouwaanvragen. Zie hiervoor ook paragraaf 4.2.2. Bijvoorbeeld door het maximeren aantal malen vooroverleg.

V-5

Verhoog de slagingskans van de constructiebeoordeling door betere voorlichting te geven aan de aanvragers of door reële afspraken te maken met externe adviseurs (stringentere ontvankelijkheid).

V-6

Kort de gemiddelde doorlooptijd van de behandeling van bouwvergunningsaanvragen verder in door naast bovengenoemde punten: o

o

o

o

o

o

o

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

Onderscheid te maken in twee typen behandelprocessen (eenvoudig (lichte en eenvoudige reguliere aanvragen) en complex en een aantal medewerkers breed op te leiden voor de behandeling van eenvoudige reguliere aanvragen. Door medewerkers in de breedte te ontwikkelen wordt ook geanticipeerd op de komst van de Omgevingsvergunning. Hier is de afdeling Ruimtebeheer al actief mee aan de slag. Analyseren en opheffen van de belangrijkste knelpunten in de doorlooptijd van de vergunningsaanvraag. Dit kan door de onnodige wachttijden in het huidige vergunningbehandelingsproces in beeld te brengen en met elkaar te kijken hoe deze kunnen worden beperkt. Het inzicht in de wachten bewerkingstijden ontbreekt nog. Hier is de afdeling Ruimtebeheer al actief mee aan de slag. Afspraken te maken met andere afdelingen over de maximale adviestermijn en te ontwikkelen vrijstellingenbeleid. Hier is de afdeling Ruimtebeheer al actief mee aan de slag. Beperken van het aantal overdrachtsmomenten door bijvoorbeeld medewerkers breder op te leiden en door goede afspraken te maken én te bewaken met de interne en externe partijen waarmee moet worden samengewerkt in het vergunningverleningproces. Werkprocessen scherp te beschrijven, zodat medewerkers precies weten wat van hen verwacht wordt en waar zij op aangestuurd worden. Zie beleidsvoorstel A-7. Sturen op de juiste en tijdige uitvoering van de werkprocessen door het management van de afdeling Ruimtebeheer. Zie beleidsvoorstel A-7. De kwaliteit van de toetsing van vergunningsaanvragen vast te leggen en te vertalen in toetsingsprotocollen, checklists, kengetallen en capaciteitsbehoefte. Zie beleidsvoorstel A-3.

- 64 -


Beleidsvoorstellen Handhaving De beleidsvoorstellen voor handhaving, zoals beschreven in paragraaf 5.2, zijn: H-1

Een adequate juridische opvolging is essentieel voor een effectieve handhaving. Bestuurlijk wordt hier ook veel waarde aan gehecht. De taakverdeling tussen de buiteninspecteurs en de juristen (moment van overdracht) is nog niet voldoende helder bij de betrokken medewerkers. Zie eerder. Maak voor een goede handhaving afspraken tussen de verschillende betrokken partijen. Leg deze vast in werkprocessen en protocollen. Zie beleidsvoorstel A-7.

H-2

Handhaving geschiedt veelal op project- of ad-hoc basis (op basis van signalen, piepsysteem of klachten). Er is geen beleid voor het uitvoeren van en de kwaliteit van toezicht. Voor milieu is er sprake van een handhavingsbeleidsplan, waar echter weinig gebruik van gemaakt wordt, wegens gebrek aan een werkbaar uitvoeringsprogramma en sturing hierop. Zorg voor een duidelijke prioritering en programmering, waarbinnen ruimte wordt gecreëerd voor geplande en niet-geplande taken voor toezicht en handhaving. Dit beleidsvoorstel wordt met de realisatie van dit vergunningen- en handhavingsbeleidsplan reeds opgepakt. De prioritering van de handhavingstaken van de afdeling Ruimtebeheer is door de medewerkers van de unit inspectie, onder begeleiding van PRC, in een drietal workshops bepaald. Deze workshops resulteerden in een rangorde van de handhavingstaken. De resultaten ervan zijn weergegeven in het handhavingsbeleidsplan.

Maken van een keuze Er zijn meer dan 20 verbeterpunten benoemd. Het is ondoenlijk om al deze punten tegelijkertijd op te pakken. Om een positieve sfeer te creëren en een pro-actieve en betrokken houding van de medewerkers te stimuleren, is het bovendien goed om snel successen te behalen. Het is noodzakelijk om prioriteiten te stellen en daarmee een keuze te maken uit de benoemde voorstellen. In overleg met het management zijn daarom negen beleidsvoorstellen gekozen die zullen worden opgepakt. Deze voorstellen zijn verwerkt in een veranderplan. In onderstaande tabel is het veranderplan schematisch weergegeven. Tevens is een e prioritering aangegeven. De zaken die op korte termijn (2 helft 2007) moeten worden opgepakt zijn aangegeven met een prioriteit A, zaken die op de middellange termijn kunnen worden opgepakt (voor medio 2008) zijn geprioriteerd met een B. Voor de acties die de prioriteit C hebben is een in-/uitvoering voor de langere termijn voorzien (begin 2008 t/m 2010).

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 65 -


Thema

Actie

“Horen is nog geen luisteren”

Afstemmen wederzijdse verwachtingen tussen het management en de medewerkers m.b.t. taken, gewenste sturing en onderlinge communicatie.

Prioriteit A

Actiehouder Medewerkers en management

Datum gereed Eind 2007

Tijdbesteding 40 uur

Verwachtingen vast agenderen bij functioneringsgesprekken (belangen en doelen). “Controle is belangrijk”

Gebruik maken van management informatie en werkplannen voor de taakverdeling en de bewaking en bijsturing bij de uitvoering van de taken.

A

Management

Eind 2007

40 uur

A

Management en medewerkers

Eind 2007

40 uur

B

Medewerkers en management

Medio 2008

192 uur

Vanaf 2008 werken met individuele werkplannen en tweemaandelijkse terugkoppeling van de stand van zaken met betrekking tot tijdbesteding. “Samenwerking”

Leg afspraken met andere afdelingen over wat, wanneer en waarom moet worden aangeleverd schriftelijk vast. Doe dit door het vastleggen van werkprocessen met in- en output relaties gekoppeld aan termijnafspraken. Inventariseer alle mondelinge afspraken en koppel deze op dienstniveau terug.

“Meten is weten” Ontwikkel (en actualiseer) kengetallen door de invoering van een gedetailleerde tijdregistratie voor minimaal 50 vergunningen en 50 handhavingstaken uit verschillende categorieën en kleurstromen per jaar. Laat medewerkers met een stopwatch voor een beperkt aantal dossiers tijdmetingen (wachten bewerkingstijden) uitvoeren. Inventariseer de knelpunten. Bespreek de bevindingen plenair.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 66 -


Thema

Actie

Prioriteit B

“Input = Output”

Het streven naar een zuivere tijdregistratie van de behandeling per taak. Alleen dan is een evaluatie van kengetallen mogelijk. Monitor de tijdregistratie één maal per twee maanden. Maak gebruik van de mogelijkheden van Sagitta.

“Hoe werken we?”

“Waarom zelf doen?”

Actiehouder

Datum gereed Medio 2008


Management

Analyseer de huidige werkprocessen en – indien nodig – pas deze aan. Zorg daarnaast voor goede beschrijvingen van de werkprocessen en protocollen en stuur daarop. Houd rekening met samenhangende projecten.

B

Medewerkers

Medio 2008

120 uur

Onderzoek de mogelijkheden van uitbesteding van werkzaamheden en projecten.

B

Management

Medio 2008

40 uur

Houd rekening met samenhangende projecten. “ICT”

Maak een duidelijk en gedragen document over hoe de ICT-pakketten gebruikt dienen te worden. Dit geldt zowel voor de input als voor de gewenste output.

B

Applicatiebeheerders

Medio 2008

96 uur

“Extra werk”

Maar een inventarisatie van de interne projecten, maak een prioritering en maak afspraken over de maximale tijdsbesteding per project.

C

Management

2008 t/m 2010

40 uur

C

Management

2008 t/m 2010

PM

Leg de afspraken vast in de individuele werkplannen. Stem de afspraken af op dienstniveau. “Werkomgeving” Verbeter de werkomstandigheden (kantoortuin, ventilatiesysteem, schoonmaak, kastruimte, flexwerken). Stem af met P&O in verband met de RI&E en het MTO.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 67 -


Thema

Actie

“Klantgerichtheid”

Verminder de tijd die besteed wordt aan vooroverleg en de beoordeling van principeverzoeken met 50%. Stuur intensiever op beoordeling van eerste fase bouwaanvragen.

Prioriteit A

Actiehouder Management

Datum gereed Eind 2007


Eind 2007

96 uur

Leg afspraken vast en laat deze bestuurlijk accorderen. “Simpel is beter”

Inventariseer de mogelijkheden om de administratie van de vergunningbehandeling te verbeteren. Pas zo mogelijk de administratieve processen aan.

A

Officemanagement

Leg veranderingen vast in werkprocessen. Totaal

788

Instructie, scholing en werving De nieuwe wijze van werken betekent een ingrijpende verandering voor de medewerkers. Het is zaak de medewerkers zoveel mogelijk te betrekken in het traject. Aangezien niet alle medewerkers op ieder punt betrokken zullen zijn, is het noodzakelijk om alle medewerkers gezamenlijk te informeren over de nieuwe werkwijze. Daardoor wordt ervoor gezorgd dat iedereen dezelfde informatie heeft bij de start van de nieuwe werkwijze. Na het vaststellen van het vergunningen- en handhavingsbeleidsplan is het tevens denkbaar dat binnen een afdeling de expertise van de medewerkers niet geheel overeenkomt met hetgeen is vereist voor uitvoering van het programma. In overleg met de medewerkers zal afgestemd moeten worden op welke wijze omgeschoold zullen worden, zodat de uiteindelijke personele bezetting overeenkomstig het programma is. Op het moment dat het vergunningen- en handhavingsbeleidsplan is vastgesteld, bestaat de mogelijkheid dat de huidige personele bezetting onvoldoende is om de geplande activiteiten uit te kunnen voeren. Er zullen dan nieuwe medewerkers aangetrokken moeten worden, of van andere afdelingen binnen de gemeente moeten worden betrokken, zodat uiteindelijk voldoende capaciteit beschikbaar is. Om ervoor zorg te dragen dat het verzoek om meer personele capaciteit niet als een verrassing komt, is het raadzaam om de ‘personele bezetting’ van de afdeling voldoende aandacht te geven tijdens overleggen met het bestuur.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 68 -


Evaluatie Na implementatie van de nieuwe werkwijze komt een tijd om te evalueren. Aanbevolen wordt om dit jaarlijks te doen voor de kengetallen en minimaal eens per vier jaar voor de strategische keuzen. Hieronder volgt een beschrijving van de evaluatiestappen die doorlopen kunnen worden: •

Verzamelen gegevens werkelijk bestede tijd en werkelijk uitgevoerde taken Om een goede evaluatie uit te kunnen voeren en de vergunningen- en handhavingsbeleidsplannen die in de toekomst nog opgesteld zullen worden optimaal af te kunnen stemmen op de personele bezetting, zullen betrouwbare kengetallen verzameld moeten worden die gestoeld zijn op de situatie binnen de eigen gemeente.

•

Evaluatie Het is raadzaam om minimaal jaarlijks en in het begin met een grotere regelmaat evaluaties van de kengetallen uit te voeren. Waar nodig kunnen de kengetallen, het beleid en/of het programma worden bijgesteld, zodat het uit te voeren programma zo realistisch mogelijk is. Het is zinvol om continu onderstaande beleidscyclus te blijven doorlopen; het leren vermogen van de organisatie wordt hiermee gestimuleerd. De belangrijkste aandachtspunten voor de komende jaren zijn bij de verschillende fasen in de cyclus vermeld (zie Afbeelding 12).

Afbeelding 12: Evaluatie in de beleidscyclus

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 69 -


Programmering capaciteit vergunningverlening en handhaving Gebaseerd op de capaciteitsverdeling in 2008 is een aantal thema’s benoemd waar tijd ‘bespaard’ kan worden. De tijdwinst kan op verschillende manieren behaald worden. De eerste manier is effectiever werken. Ook kan er winst behaald worden door het maken van beleidsmatige keuzen en het programmeren van de taken, alsmede de sturing op de uitvoering van deze taken. Eerder in deze paragraaf zijn de beleidsmatige keuzes al besproken. In de voorgestelde programmering is geanticipeerd op de hierboven beschreven beleidsvoorstellen. Het programma voor vergunningverlening en handhaving voor 2008 wordt in onderstaande tabel weergegeven: Taak Vergunningverlening Grijze kleurspoor Groene, paarse en rode kleurspoor Handhaving (inclusief piep en projecten) Grijze kleurspoor inclusief grondstromen Groene, paarse en rode kleurspoor Juridische opvolging

Aantal uur benodigd (aantal fte) 10.205 (8,4) 2.185 (1,8) 8.020 (6,6) 40.264 (33,0) 22.001 (18,0) 11.744 (9,6) 6.519 (5,4)

Aantal uur beschikbaar (aantal fte, exclusief brandweer) 8.162 (6,7) 2.440 (2,0) 5.722 (4,7, inclusief constructie) 13.506 (11,1; gedeeltelijk) 3.148 (2,6) 5.612 (4,6) 4.746 (3,9; gedeeltelijk)

In de uren zoals vermeld in de capaciteitsverdeling voor vergunningverlening zijn geen uren voor juridische ondersteuning meegenomen. De voorgestelde capaciteitsverdeling houdt verder ook geen rekening met de introductie van de omgevingsvergunning of een uitbesteding van taken naar een milieudienst. Op grond van deze programmering heeft de afdeling Ruimtebeheer aangegeven wat nodig is om de vergunningverlening en handhaving op een adequaat niveau uit te kunnen voeren. Omdat de capaciteit om dit adequate niveau te halen niet toereikend is zal het bestuur van de gemeente Alphen aan den Rijn een keuze moeten maken. De voorliggende keuzen zijn: •

Er worden interne verbeteringen doorgevoerd om efficiënter en meer integraal te gaan werken. Het capaciteitstekort dat resteert wordt opgelost door een aantal taken op een (nog) lager niveau of niet uit te voeren. Voordeel van de keuze is dat geen extra capaciteit geclaimd wordt. Nadeel van deze optie is een niveau van vergunningverlening en handhaving dat niet overeenkomst met de risico’s zoals die door de afdeling zijn ingeschat. De uitvoering van de taken zakt onder het adequaat niveau.

•

Er wordt extra capaciteit gevraagd zodat uiteindelijk circa 41 fte voor de vergunningverlenings- en handhavingstaken beschikbaar is. Voordeel van deze optie is een intensievere en professionelere vergunningverlening en handhaving in de gemeente Alphen aan den Rijn. Nadeel van deze optie is het extra budget dat aan de afdeling moet worden toegekend.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 70 -


7.

NAWOORD Een vergunningverlenings- en handhavingsprogramma staat niet op zich. In dit beleidsplan is beschreven welke keuzes er ten grondslag liggen aan vergunningverlening, handhaving en programmatisch werken. Het uitvoeren van een programma betekent dat in de dagelijkse praktijk bij het plannen en uitvoeren van toetsing, controles en toezicht de risicoanalyse en programmering leidend is. Dat betekent in een aantal gevallen dat taken minder intensief uitgevoerd zullen worden en andere taken juist weer intensiever. Kortom: er gaat anders gewerkt worden. Dat gebeurt niet zo maar. Om een andere manier van werken te realiseren is de inzet van medewerkers, management en bestuur nodig. Het bestuur maakt de keuzes op hoofdlijnen en geeft commitment aan de uitvoering. Het management committeert zich aan de aanpak en stuurt de medewerkers aan op grond van de gemaakte keuzes. De medewerkers zullen zich moeten inzetten om nieuwe denken werkwijzen aan te leren. Als op deze drie niveaus de keuzes daadwerkelijk worden gedragen is een succesvolle uitvoering van het beleidsplan en het daarin voorgestelde veranderplan mogelijk.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 71 -


V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 72 -


Bijlagen

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 73 -


BIJLAGE 1: TAKEN AFDELING RUIMTEBEHEER De taken van de Afdeling Ruimtebeheer zijn: Unit Vergunningen Woningwet

Reclamevergunning Bouwvergunningsvrij Lichte bouwvergunningen (4-6 wkn) Reguliere Bouwvergunningen (10-12 wkn) Secretariaat Welstand Sloopvergunning PKVW toetsing (bij nieuwbouw, toetsing op hoofdlijnen Bouwplangebonden correspondentie (onderdeel bouwvergunning) Sociale huur: inkomens en bewonersverklaringen Monumentenvergunningen Subsidieverzoeken monumenten

Wet milieubeheer

Start vooroverleg Oprichtings/revisie vergunning Wm Veranderingsvergunning Wm Ambtshalve wijziging, actualisatie, intrekking etc. Meldingen 8.19 vergunning Meldingen 8.40 milieubeheer Toetsing/afhandeling provinciale vergunningen Opleggen nadere eisen AMvB's / maatwerk Activiteitenbesluit Advies ontheffing horeca/evenementen Advisering afdeling Advisering andere afdelingen

Unit Inspectie Regulier bouwtoezicht Controles bouw (anders dan regulier bouwtoezicht) Integrale controle milieu Opleveringscontrole milieu Hercontrole milieu Administratieve controles Klachtenafhandeling Handhaving evenementen n.a.v. klachten Controles gebruiksvergunningen BOOT Meldingen Bouwstoffenbesluit Controles bouwstoffenbesluit Handhavingsbeleid Handhavingsprogramma

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 74 -


Unit Inspectie Handhavingsjaarverslag Handhavingsprojecten Advisering afdeling Advisering andere afdelingen Handhaafbaarheidscheck Wm vergunningen Unit Beleid en advies Sanctietrajecten handhaving Constructies Duurzaam bouwen en wonen Planologische procedures Weigeringen bouwvergunning Bezwaarprocedures Beroepsprocedures Hoger beroepsprocedures Projecten Intranet Herziening zone industrielawaai (zie MIG/MILO) Integratie mil.aspecten in ruimt. plannen overig MIG-MILO Advisering geluid andere afdelingen Advisering bouw/milieuvergunningaanvragen (bodem + geluid) Advisering juridische aspecten Geluidontheffingen Advisering bodem afdeling Advisering geluid afdeling Implementatie klimaatbeleidsplan Opstellen klimaatbeleid Advisering energie Opstellen GMP-3 Uitvoeringsbeleidsstukken Opstellen bodembeleid Advisering bodem andere afdelingen Advisering makelaars

Staf Financieel beheer Tijdschrijven Werkplan Advisering Jaarrekening Begroting inclusief kaderbrief/voorjaarsnota

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 75 -


Staf Marap/business reviews AO/IC Beheren en verbeteren bedrijfsvoering Monitoren voortgang WW/WM E-diensten

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 76 -


BIJLAGE 2: HOOFDPROCESSEN RUIMTEBEHEER Binnen de Afdeling Ruimtebeheer kunnen met betrekking tot de taakvelden ‘bouwen’ en ‘milieu’ (de twee hoofdstromen van de werkzaamheden) de volgende hoofdprocessen worden onderscheiden: − −

innemen, toetsen en beschikken van vergunningsaanvragen op het gebied van bouwen en milieu; toezicht en controle inclusief opsporen van illegale activiteiten / illegaal gebruik.

Hieronder volgt een procesbeschrijving op hoofdlijnen van de processen. De analyse van de processen heeft plaatsgevonden middels interviews. Daarom is het proces op hoofdlijnen weergegeven. Behandeling vergunningaanvragen Bouwvergunning

In bovenstaande figuur is het proces van bouwvergunningverlening binnen de Afdeling Ruimtebeheer op hoofdlijnen weergegeven. Er zijn procesbeschrijvingen voor vergunningverlening beschikbaar binnen de gemeente Alphen aan den Rijn. Een aanvraag voor een bouwvergunning komt binnen bij het SCA. Deze aanvraag wordt door het SCA ingeboekt. Alle bouwplannen worden aangehouden bij het SCA en in het bouwplanberaad besproken. Dit overleg - tussen de afdelingen SCA, Ruimtebeheer en R.O.V. (en indien nodig ook andere afdelingen) - wordt iedere week op dinsdag gehouden. In dit overleg wordt besproken naar welke afdelingen het plan ter advisering moet worden

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 77 -


gestuurd. Daarnaast wordt in dit overleg bekeken of de aanvraag voldoet aan het bestemmingsplan. Het dossier wordt doorgestuurd naar de afdeling Ruimtebeheer. Voldoet de bouwaanvraag niet aan het bestemmingsplan, dan wordt de vergunningaanvraag de dag na het bouwplanberaad besproken in het procedureoverleg. Bij dit overleg zijn de afdelingen R.O.V., EGZ, en Ruimtebeheer en de unit THOG aanwezig. Indien een vrijstellingsprocedure gevolgd zal worden, wordt het dossier overgedragen aan de juristen van de unit Beleid en Advies. In dit geval wordt de bouwvergunningsprocedure aangehouden. Na afronding van de vrijstellingsprocedure wordt de procedure bouwvergunning vervolgd. De adviesaanvragen worden parallel verstuurd. Er zijn nagenoeg geen kengetallen bekend over de tijd die deze interne adviestrajecten in beslag nemen. Het definitieve welstandsadvies kan 4 weken in beslag nemen. In deze periode kunnen bepaalde bouwaanvragen soms twee maal aan de welstandcommissie voorgelegd worden. Er bestaan verschillende meningen over de manier waarop de afdelingen, die in de interne adviesronde om advies worden gevraagd, de adviezen terugkoppelen. Een deel van de adviezen wordt rechtstreeks naar de afdeling Ruimtebeheer gestuurd; andere afdelingen sturen hun advies terug naar het SCA. Wanneer deze adviezen binnen zijn bij het SCA wordt het dossier doorgestuurd naar de Afdeling Ruimtebeheer voor verdere behandeling. Wanneer de adviezen niet snel genoeg binnenkomen (binnen de termijn voor de ontvankelijkheidstoets), wordt één dossier op initiatief van het SCA alvast doorgestuurd naar de Afdeling Ruimtebeheer. Binnen de gemeente Alphen a/d Rijn wordt voor de vergunningverleners niet gewerkt met een gebiedsindeling. De verdeling van het werk wordt gemaakt op basis van een “gevoel” en de hoeveelheid werk op het bureau van de desbetreffende medewerker. De unitleider is verantwoordelijk voor de werkverdeling. Na deze verdeling worden de bouwplannen verder in behandeling genomen. De vergunningverleners toetsen de bouwplannen op ontvankelijkheid, bestemmingsplan, bouwbesluit en bouwverordening. Na de behandeling wordt het bouwplan getoetst door een collega vergunningverlener (4-ogen principe). De aanvraag wordt vervolgens goedgekeurd of geweigerd en getekend door de unitleider Vergunningen. De verdere administratieve verwerking wordt gedaan door het office-management. Het bouwplan wordt op naam van de inspecteurs gezet. De toetsing van de constructie worden door de adviseur constructies van de unit Beleid en Advies verzorgd. Er wordt niet vastgelegd hoe vaak er bij de eerste toets niet kan worden ingestemd met de constructieve berekeningen of tekeningen. Daarnaast wordt niet door de vergunningverlener gecontroleerd of constructietekeningen en –berekeningen die ná vergunningverlening mogen worden ingediend, ook daadwerkelijk (3 weken) voor de start van de betreffende werkzaamheden worden ingediend.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 78 -


Milieuvergunning

In bovenstaande figuur is het proces van milieuvergunningverlening binnen de Afdeling Ruimtebeheer op hoofdlijnen weergegeven. Ook voor de milieuvergunning en -meldingen zijn er procesbeschrijvingen beschikbaar binnen de gemeente Alphen aan den Rijn. Een aanvraag voor milieuvergunning komt binnen bij Postzaken (DIV) en wordt ingeboekt. Vervolgens wordt het dossier doorgestuurd naar de Afdeling Ruimtebeheer voor verdere behandeling. Na verdeling van de dossiers door de unitleider Vergunningen wordt de aanvraag in behandeling genomen. In deze fase wordt de ontwerpvergunning gemaakt. Voor het opbouwen van de ontwerpbeschikking wordt, indien nodig, specialistische kennis gehaald bij de medewerkers van de unit Beleid en Advies. Na het maken van de ontwerpvergunning wordt deze ter beoordeling voorgelegd aan verschillende collega’s (een inspecteur, een jurist en een vergunningverlener milieu) voor kwaliteits- en handhavingstoets (4 ogen-principe). Wanneer deze collega’s akkoord zijn met de ontwerpvergunning dan word deze ter inzage gelegd. De inzagetermijn is (wettelijk verplicht) 6 weken. Mocht er geen zienswijze binnen komen dan wordt de vergunning verstrekt. Als er wel een zienswijze binnenkomt dan wordt deze opgepakt door de vergunningverlener en de desbetreffende milieujurist. Voor de behandeling van milieuvergunningaanvragen wordt geen specifieke werkverdeling gehanteerd tussen de twee vergunningverleners. Ook hier wordt de verdeling gedaan op basis van een “gevoel” en de hoeveelheid werk die een vergunningverlener op dat moment heeft. De milieuvergunningverleners hebben elk een module beleid in hun functiebeschrijving. De verdeling vergunningverlening en beleid is daarbij 50%-50%. De module beleid houdt in dat

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 79 -


er beleidsmatige projecten worden opgepakt. Eén van de vergunningverleners is op dit moment bezig met het project externe veiligheid en het invullen van het milieuregistratiesysteem. De andere vergunningverlener geeft aan minder tijd te hebben voor beleidsmatige zaken. Naast de bovengenoemde taken gaat er veel tijd verloren aan het reageren op vragen van diverse partijen (adviesverlening, zowel intern als extern). Toetsing vergunningaanvragen De toetsing van bouwen milieuvergunningaanvragen vindt niet structureel en programmatisch plaats. Er is geen risicoanalyse opgesteld voor de vergunningverlening. Uit de interviews blijkt dat de afdeling zich bewust is van dit feit en dat zij wenst te werken volgens een uniforme methode. Tevens is hier bestuurlijke afstemming voor noodzakelijk. Dit zal worden meegenomen in het op te stellen veranderingsplan in het vergunningen- en handhavingsbeleidsplan. De medewerkers ervaren de volgende omstandigheden als hinderlijk voor de efficiëntie, de effectiviteit en de kwaliteit van het werk:

Onduidelijk beleid of het ontbreken van beleid op diversen terreinen. Veel afleiding tijdens het werk (flexplekken en aanwezigheid schoonmakers). Het ontbreken van standaard werkwijzen en het ontstaan van kwaliteitsverschillen in eindproducten van de unit. Het niet beschikbaar zijn van managementgegevens m.b.t. bouwplannen. Te weinig of gebrekkige status informatie vanuit Gmis en BWT4All.

Toezicht en controles Binnen de Afdeling Ruimtebeheer wordt een aantal handhavingstaken uitgevoerd. Een deel van deze taken is ondergebracht in de unit Inspecties (zie ook de lijst met taken van de afdeling in paragraaf 3.3). Voor het handhavingsbeleidsplan worden voor de unit twee belangrijke taken beschreven: 1. toezicht op verleende vergunningen. 2. controle en opsporen van illegale activiteiten en illegaal gebruik. Toezicht op verleende vergunningen Uit interviews bij de Gemeente Alphen aan den Rijn blijkt dat de inspecteurs het dossier toegewezen krijgen wanneer de vergunning is verleend. Bij de bouwvergunning is er geen vooroverleg tussen de inspecteur en de vergunningverlener om eventuele problemen in de uitvoering van toezicht te voorkomen. Dit is wel het geval bij de milieuvergunningen, waarbij de inspecteur betrokken wordt bij het opstellen van de ontwerpmilieuvergunning. 1.

Bouwvergunnning Voor de uitoefening van het buitentoezicht is er voor de bouwinspecteurs een gebiedindeling in vier wijken gemaakt. Er wordt bij de verdeling van dossiers op dit moment geen onderscheid gemaakt in omvang en complexiteit van de bouwwerken. Uit de interviews blijkt wel dat er in toenemende mate aandacht wordt besteed aan complexe bouwwerken. Er zijn geen vaste afspraken gemaakt over de manier waarop

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 80 -


deze dossier worden behandeld; checklists ontbreken. Elke inspecteur hanteert zijn eigen werkwijze. Vervolgens wordt tijdens de bouwperiode een aantal controles uitgevoerd. Bij kleinere projecten zijn dat er enkele, bijvoorbeeld gemiddeld driemaal bij een dakkapel en gemiddeld vijf maal bij een enkele woning. Bij de grotere of complexere bouwwerken is de intensiteit waarin gecontroleerd wordt gemiddeld tien keer. Hierbij wordt in ieder geval gecontroleerd op de volgende momenten:

wapening heien fundering veiligheidsaspecten (in samenwerking met de brandweer) riolering (door één van de inspecteurs in de betreffende wijk)

De inspecteurs verwerken hun bevindingen op papier of digitaal. De gegevens worden zoveel mogelijk opgenomen in BWT4ALL. 2.

Milieuhandhaving Op dit moment wordt er niet gewerkt volgens een inspectiecyclus voor milieuinrichtingen. Er is wel een milieuhandhavingsbeleidsplan, maar deze wordt (deels vanuit onbekendheid) nagenoeg niet gebruikt. De categorie-indeling die in dit beleidsplan is beschreven, is enkele jaren geleden los gelaten. Er wordt op dit moment intensief gewerkt om de opgelopen achterstand weg te werken. Op dit moment wordt door de medewerker Planning en Control periodiek een lijst uitgedraaid van bedrijven die gecontroleerd moeten worden. De bedrijven op deze lijst worden verdeeld onder de milieu-inspecteurs. De complexe gevallen worden altijd door één en dezelfde inspecteur opgepakt. De lijsten worden, gezien het gebrek aan een uitvoeringsprogramma, willekeurig uitgedraaid. In de functie van enkele milieu-inspecteurs zit ook een module beleid. Wat hieraan opvalt is dat de tijd die aan beleid wordt besteed voornamelijk aan algemene afdelingszaken besteed wordt.

Controle en opsporen van illegale activiteiten en illegaal gebruik. Naast het toezien op de naleving van de verleende vergunningen, heeft de unit Inspecties verschillende taken op het gebied van uitoefenen van controles. Deze controles zijn erop gericht illegale situaties op te sporen, daar waar mogelijk te legaliseren en, indien dit niet mogelijk is, over te gaan tot het opleggen van een dwangsom of bestuursdwang. In paragraaf 3.3 is de volledige lijst met taken weergegeven. Er wordt weinig tot geen geprogrammeerde controles uitgevoerd. Het uitvoeren van controles vindt bij de Afdeling Ruimtebeheer op drie manieren plaats:

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 81 -


1. 2.

3.

Op basis van het zogenaamde ‘piepsysteem’, waarbij op basis van klachten of meldingen een controle uitgevoerd wordt. Controle ‘on the job’: buiteninspecteurs constateren bij hun toezichtwerkzaamheden illegale activiteiten. In de interviews wordt wel vermeld dat de inspecteurs vinden dat zij te weinig tijd hebben om extra toezicht te houden in hun wijken. Het uitvoeren van controles op projectmatig basis (vb: horeca project of het project platte daken).

De inspecteurs geven aan dat er bijzonder veel werk binnenkomt via het ”piepsysteem”. Deze signalen komen via allerlei kanalen binnen bij deze inspecteurs. Het zou wenselijk zijn dat deze signalen - volgens afspraak - gestroomlijnd worden via de unitleider Inspecties, die de signalen vervolgens kan prioriteren. Door de permanente detachering van twee medewerkers van de brandweer wordt er integraal samengewerkt met de inspecteurs op het gebied van brandveiligheid. Vooroverleg (principeverzoek) Met een vooroverleg, ook wel principeverzoek genoemd, wordt de klant in de gelegenheid gesteld om een toets van een concreet plan aan het bestemmingsplan en/of aan de welstand te laten uitvoeren, voordat een vergunningaanvraag wordt ingediend. Tegen het resultaat van de toetsing staat geen bezwaar- en beroep open. Het principeverzoek wordt afgehandeld door het SCA. Principeverzoeken worden behandeld in het bouwplanberaad en worden langs alle relevante afdelingen ter advisering gestuurd. Het principeverzoek is als dienst door de gemeente ontwikkeld en is niet wettelijk verplicht. Uit de interviews blijkt “klantvriendelijkheid” de belangrijkste reden te zijn voor het voeren van het vooroverleg. In 2006 zijn er 156 principeverzoeken ingediend. Op dit moment is er geen informatie beschikbaar hoeveel van deze plannen daadwerkelijk worden ingediend. Om te bepalen of het principeverzoek / het voeren van vooroverleg een goed product is, zal deze informatie beschikbaar moeten komen. Overigens worden er voor de principeverzoeken – in tegenstelling tot hetgeen in de legesverordening genoemd staat - geen leges geheven. Welstand De Welstandscommissie adviseert bij principeverzoeken en bouwvergunningaanvragen. Het secretariaat van de welstandcommissie wordt bemand door een vergunningverlener binnen de Afdeling Ruimtebeheer. De gemeente Alphen aan den Rijn wordt voor welstandszaken ondersteund door Dorp, Stad & Land. Dorp, Stad & Land is de provinciale welstandscommissie voor Zuid-Holland en Zeeland. De plannen waarvoor een beoordeling door de welstandscommissie benodigd is, worden één keer in de twee weken besproken. Wanneer plannen niet worden geaccepteerd, krijgt de aanvrager nog twee weken de tijd om zijn plan aan te passen. Als dit niet gebeurt dan krijgt de aanvrager een negatief welstandsadvies. De gemeente Alphen aan den Rijn heeft een welstandsnota en een dakkapellenregeling (inclusief sneltoetscriteria). De huidige welstandsnota en de manier waarop de gemeente Alphen aan den Rijn welstand vorm geeft, wordt op dit moment geëvalueerd. De adviezen van de welstandscommissie moeten altijd onderbouwd worden ten behoeve van de

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 82 -


aanvrager. Uit de gehouden interviews blijkt dat er bestuurlijk twijfels bestaan over het nut van de welstandscommissie. De gemeente Boekel, waar deze commissie is afgeschaft, wordt hierbij als voorbeeld gegeven. Volgens de secretaris van de welstandscommissie lopen de contacten met bouwvergunningaanvragers goed. Er vindt vaak vooroverleg plaats voor de welstandaspecten van een bouwplan.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 83 -


BIJLAGE 3: RELATIES MET ANDERE AFDELINGEN Onderstaande figuur toont de in- en output relaties van de Afdeling Ruimtebeheer met de andere afdelingen. Voor het goed verlopen van de bedrijfsprocessen van Ruimtebeheer is het van belang om goede, heldere afspraken te maken met andere afdelingen over wat, wanneer en waarom moet worden aangeleverd.

Unit beleid en advies Het bovenstaande schema geeft alleen de belangrijke relaties weer met andere organisatieonderdelen binnen de gemeente Alphen aan den Rijn. Om deze reden staat de relatie tussen de units Vergunningen en Inspectie en de unit Beleid en Advies hier niet tussen. De unit Beleid en Advies is onderdeel van de Afdeling Ruimtebeheer. Aangezien wij vinden dat deze unit een belangrijke ondersteunende rol heeft in het vergunningverlening- en handhavingsbeleidplan worden de taken van deze unit nader toegelicht.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 84 -


De unit levert advies op het gebied van bodem, geluid, constructies en klimaat, zowel aan collega’s binnen de Afdeling Ruimtebeheer als aan andere afdelingen. Daarnaast levert deze unit juridische ondersteuning, zoals: 1. 2. 3. 4. 5.

aanschrijvingen bij geconstateerde overtredingen of illegale activiteiten; opstarten van procedures voor bestuursdwang en dwangsommen; advisering vrijstellingen WRO; advisering bij vergunningverlening; bezwaar en beroepsprocedures.

Uit de interviews bleek dat er in 2006 19 handhavingszaken zijn geweest, hetgeen gezien de hoeveelheid bouwaanvragen (ca. 600) relatief weinig is. Er wordt op dit moment niet gewerkt met standaardprocedures en -opvolgingsstrategieën voor handhavingstaken. Tijdens de interviews wordt aangegeven dat de opvolging bij overtredingen nog niet optimaal verloopt. Dit wordt mede veroorzaakt door het feit dat de scheiding in taken en verantwoordelijkheden niet voor iedereen duidelijk is. Er wordt op dit moment gewerkt aan het maken van duidelijke afspraken hierover tussen de inspecteurs en de juristen. Van enkele juristen wordt verwacht dat zij integraal (zowel bouw- als milieu-) advies kunnen geven. Gezien de achtergrond en opleiding van bepaalde juristen verloopt dit nog niet optimaal. De werkvoorraad van de juristen wordt op dit moment vooral bepaald door de “waan van de dag”. Er is op dit moment geen managementinformatie beschikbaar om effectief te kunnen sturen. Ook de hierboven genoemde onduidelijkheid in de taakverdeling tussen inspecteurs en juristen speelt hierbij een rol. In het handhavingsprogramma (onderdeel van het handhavingsbeleidsplan) zal hier aandacht aan worden besteed. Afdeling SCA De afdeling SCA is de frontoffice van de gemeente Alphen a/d Rijn. Zij vormen het gezicht van de gemeente Alphen a/d Rijn naar de burger toe. De taken die deze afdeling verricht voor de Afdeling Ruimtebeheer zijn:

Voeren van overleg met initiatiefnemers, zoals projectontwikkelaars, vooruitlopend op en tijdens de bouwvergunnings- en vrijstellingsprocedures. Intake van alle vergunningaanvragen op het gebied van bouwen en wonen. Voorbereiden van het bouwplanberaad en het procedureoverleg. Uitzetten van adviesaanvragen (interne ronde), etc. ten behoeve van vergunningaanvragen en principeverzoeken. Publicaties in verband met vrijstellingsprocedures van het bestemmingsplan. Informatieverstrekking over bouwzaken, bestemmingsplannen en de hiermee verband houdende procedures.

Zoals al eerder aangeven zijn er verregaande plannen om de taakverdeling tussen SCA en RB aan te passen. In onze optiek zullen deze taakverschuivingen gestroomlijnd moeten worden met de implementatie van de WABO.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 85 -


Afdeling R.O.V. De afdeling R.O.V is verantwoordelijk voor de advisering ten aanzien van de bestemmingsplannen en het voeren van vrijstellingsprocedures op grond van de Wet op de Ruimtelijke Ordening. De afdeling R.O.V. wordt geraadpleegd bij het vooroverleg en bij vergunningprocedures. Als er twijfels zijn bij bepaalde procedures, dan wordt dit besproken in het wekelijks overleg met de Afdeling Ruimtebeheer. De afdeling R.O.V. is actief bezig met het vernieuwen van de bestemmingsplannen ter voorbereiding op de nieuwe wet Wro. Tevens levert de afdeling R.O.V. de (ruimtelijke) onderbouwing voor de te voeren vrijstellingsprocedures aan. De Afdeling Ruimtebeheer wordt structureel betrokken bij de totstandkoming van bestemmingsplannen, bijvoorbeeld door het inwinnen van advies bij bepaalde specialisten binnen de Afdeling Ruimtebeheer. De afdeling R.O.V. vraagt hierbij informatie over milieu, bodem, geluid en duurzaam bouwen. Uit de interviews kan worden geconcludeerd dat de samenwerking tussen beide afdelingen goed verloopt. Er zijn heldere afspraken gemaakt over de taakverdeling. Er bestaat geen integraal beleid ten aanzien van het al dan niet meewerken aan vrijstellingsprocedures. Bij de beoordeling van vrijstellingsverzoeken wordt rekening gehouden met de belangen van alle partijen. Er is wel een keur aan beleidsstukken op allerlei terrein waarmee rekening wordt gehouden bij de beslissing om mee te werken aan vrijstellingsprocedures. Voorbeelden hiervan zijn het monumentenbeleid en het welstandsbeleid. Brandweer In het kader van de brandveiligheid heeft de brandweer een viertal taken: 1. 2. 3. 4.

het adviseren bij vooroverleg; het leveren van adviezen bij bouwvergunningaanvragen; het controleren van verleende vergunningen; het controleren van gebruiksvergunningen.

De verstrekking van gebruiksvergunningen is volledig gemandateerd aan de brandweer. De handhaving van deze gebruiksvergunning wordt uitgevoerd door twee medewerkers van de brandweer (1,4 fte), die permanent gedetacheerd zijn bij de Afdeling Ruimtebeheer. Er wordt aangegeven dat het toetsen van een bestaande gebruiksvergunning ca. 4 uur kost; er worden 60 gebruiksvergunningen per jaar getoetst. Voor de ad-hoc zaken wordt aangegeven dat dit gemiddeld 5 uur per week kost. Voor het toetsen van de bouwaanvragen op brandveiligheid en het opstellen van een advies voor de bouwvergunning wordt advies aangevraagd bij de brandweer. Er zullen nog extra gegevens moeten worden opgevraagd om de kosten en de bestede uren van de Brandweer bij vergunningverlening in kaart te brengen.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 86 -


BIJLAGE 4: AANTAL VERRICHTE TAKEN IN 2006 Milieubeleid en advies Indicator 100% groene stroom Energievisies Beleidsnotities Woning-bouw/Gemeentelijke gebouwen en utiliteit Voorlichting bedrijven Promotie GLAMI convenant Cursus bouwinspecteurs EPC-aanscherping Elektrische auto Marktscan biomassa-reststromen voor energieopwekking Grondstromenbeleid opstellen Adviezen op ruimtelijke plannen waarbij biodiversiteit een rol speelt Opstellen gebiedsstreefbeelden Organiseren symposium aangescherpte EPC Bodemadviezen aan makelaars Bodemadviezen op milieugebied Bodemadviezen aan andere afdelingen Bodemadviezen op gebied van bouwen en wonen

Realisatie 2006 100% -gedeeltelijk 1 project -1 1 100% 1 0 gedeeltelijk 1 801 12 87 60 131

Vergunningverlening en handhaving Wm Indicator Verleende reclame vergunningen Geweigerde reclamevergunningen Controles reclame Verleende milieuvergunningen (mvo,mvv,mvr), gemeente Alphen Verleende milieuvergunningen (mvv,gedoogbeschikking), gemeente Ter Aar Verleende ambtshalve wijzigingen gemeente Alphen Verleende ambtshalve wijzigingen gemeente Ter Aar Geaccepteerde meldingen 8.19 Wm gemeente Alphen Geaccepteerde meldingen 8.19 Wm gemeente Ter Aar Geaccepteerde meldingen 8.40 Wm gemeente Alphen Geaccepteerde meldingen 8.40 Wm gemeente Ter Aar Opgelegde nadere eisen 8.40 Wm Afgeronde milieu controles, gemeente Alphen Afgeronde milieu controles, gemeente Ter Aar Opgelegde bestuursrechtelijke sancties Wm Meldingen Bouwstoffenbesluit

12 13

Realisatie 2006 39 8 61 mvo 2, mvv 1, mvr 4 mvv 1, gedoogbeschikking 8 19 0 3 4 61 4 0 13 259 42 2 75

Inclusief 61 adviezen voor Ter Aar. 1ste controle 140, hercontrole 31, oplevercontrole 36, administratieve controle 47, inventarisatie 5.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 87 -


Vergunningverlening en handhaving Woningwet Indicator (aantal) Gemiddelde doorlooptijd in dagen Verleende reguliere bouwvergunningen Reguliere bouwvergunningen die van rechtswege zijn verleend Geweigerde reguliere bouwvergunningen Verleende lichte bouwvergunningen Lichte bouwvergunningen die van rechtswege zijn verleend Geweigerde lichte bouwvergunningen Verleende sloopvergunningen Principeverzoeken Inspectiebezoeken Klachten Controles constructieberekeningen Uitgevoerde betalingen Gehandicaptenregeling Type vergunning Reguliere bouwvergunningen Lichte bouwvergunningen Gemiddelde doorlooptijd (dagen)

Aantal 341 193 -

Wettelijke 60 30 -

Realisatie 2006 65 341 3 14 17 193 0 15 -67 156 617 16 19 650 19 Aantal 17 81 38 65

Monumentenbeheer Indicator Verleende Monumentenvergunningen Aanvragen om gemeentelijke bijdrage voor rijks- en gemeentelijke monumenten

Realisatie 2006 5 13

Juridische procedurele bouwzaken Indicator Aantal uitgebrachte adviezen (art. 15,17, 19 Wro) Handhavingszaken met een juridisch traject (vml. Bestuursrechtelijke sancties) Vrijstellingsverzoeken Zienswijzen (vml. bedenkingen) n.a.v. vrijstellingprocedures Wro 18 Weigeringen Bezwaar en beroepsprocedures handhaving en vergunningverlening Gemiddelde doorlooptijd planologische procedures

Realisatie 2006 122 19 150 27 17 46 (bezwaar) 7 (beroep) 101 dagen

14

Incl. lichte bouwvergunningen. Het betreft de weigeringen van zowel de juristen als de plantoetsers. Zie Geweigerde reguliere bouwvergunningen. 16 Geregistreerde klachten m.b.t. bouwvergunningen. Registratie heeft niet gedurende het gehele jaar plaatsgevonden. Voor geheel 2006 wordt het aantal klachten over bouwvergunningen geschat op 40 – 50. I.v.m. milieuvergunningen werden 6 klachten geregistreerd. Het totaal aantal klachten in 2006 i.v.m. milieuvergunningen wordt geschat op ca. 40. 17 Incl. vrijstellingsprocedures. Deze kennen een langere doorlooptijd. 18 Reguliere en lichte vergunningen. Zowel weigeringen door de juristen als door de plantoetsers. 15

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 88 -


BIJLAGE 5: METHODIEK VAN HET AFWEGINGSMODEL EN AFWEGINGSCRITERIA. Voor het stellen van prioriteiten wordt gebruik gemaakt van het risicoafwegingsmodel ‘DBC Risico’. De werkwijze gaat er van uit dat de prioriteit van een bepaalde taak (ten opzichte van een andere taak) wordt bepaald door de negatieve effecten die optreden indien deze taak niet of onvoldoende wordt uitgevoerd. Hoe groter het negatieve effect, des te hoger de betreffende taak op de prioriteitenlijst komt te staan. Voor het vaststellen van het negatieve effect wordt uitgegaan van de vraag: “Wat gaat er mis indien de betreffende taak niet of onvoldoende wordt uitgevoerd, rekening houdende met het naleefgedrag van burgers en ondernemers?”. Voor het beantwoorden van deze vraag is een methode gebaseerd op een zogenaamd “Maximaal Calamiteiten Model” ontwikkeld. Deze methode kent de volgende stappen:

-

Bepaal welke taken (“het handhaven van de voorschriften die betrekking hebben op …..”) meegenomen moeten worden in de afweging.

-

Stel vast welke negatieve effecten kunnen optreden en definieer de invullingen behorende bij het model.

Deze beide eerste stappen zijn in principe éénmalig. De taken en definities zijn in het computerprogramma vastgelegd en kunnen daar door de gebruikers op ieder moment worden bekeken (en eventueel aangepast). Voor iedere taak moeten vervolgens de volgende stappen worden doorlopen, waarbij de variabelen “frequentie”, “impact” en “omvang” (zie een toelichting verderop) worden bepaald:

-

Wat is de kenmerkende maximale verstoring (“calamiteit”) die kan optreden. Ga hierbij uit van de doorsnee bedrijfsvoering die in een branche plaatsvindt en welke verstoringen hierbij kunnen plaatsvinden. Een voorbeeld is ontploffing van brandstof bij een tankstation. De verstoring wordt in het programma vastgelegd en dient als uitgangspunt bij de verdere beoordeling.

-

Bepaal de frequentie van de verstoring: hoe vaak komt de aanleiding voor de in de afweging mee te nemen verstoring. In het hierboven beschreven voorbeeld zou dat zijn het vullen van de tanks bij een tankstation. De frequentie is dus “wekelijks”.

-

Bepaal de impact van de verstoring. Met impact wordt hier bedoeld de grootte van het negatieve effect naar aard en omvang. De impact varieert dus per beoordelingsaspect.

-

De omvang van de verstoring. De omvang van de verstoring hangt af van de mate van verspreiding van het negatieve effect binnen de gemeente (lokaal (wijk of straat), in één op twee dorpen / steden of in de gehele gemeente). In veel gevallen zal het aandeel van “omvang” in de score voor veel beoordelingscriteria gelijk zijn.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 89 -


Hierna worden de verschillende termen toegelicht. Afwegingscriteria Bij de afweging wordt voor de volgende criteria bepaald wat het negatieve effect van een bepaalde verstoring is:

-

Fysieke veiligheid Milieu Maatschappelijk welbevinden Financieel – economische schade Bestuurlijk imago

Met het beoordelen van de risico’s op bovenstaande criteria wordt in feite aangegeven, dat een negatief effect van een verstoring betrekking kan hebben op een aantal verschillende facetten en wordt het mogelijk de handhavingstaken als het ware onderling te vergelijken. De criteria zijn als volgt gedefinieerd:

-

Fysieke veiligheid De te verwachten optredende schade in de vorm van lichamelijk letsel als gevolg van het optreden van een verstoring VOLGEND uit het niet en/of onvoldoende realiseren van de desbetreffende provinciale taak. Het gaat hier zowel om direct lichamelijk letsel als om letsel op de wat langere termijn. Voorbeelden zijn: lichamelijk letsel (gewond raken), ademhalingsmoeilijkheden, vergiftiging, asbestbeschadiging, straling, rug / wervelbeschadigingen ed.

-

Milieu De te verwachten optredende afbreuk en schade aan het mileu (vervuiling van milieu, natuur, landschap, water etc.) als gevolg van het optreden van een verstoring VOLGEND uit het niet en/of onvoldoende realiseren van de desbetreffende taak. Voorbeelden zijn: vervuiling van bodem, lucht of water, stank, zicht etc (zintuiglijke overlast).

-

Maatschappelijk welbevinden De te verwachten optredende afbreuk en schade aan de beleving van de leefomgeving door de burger als gevolg van het optreden van een verstoring VOLGEND uit het niet en/of onvoldoende realiseren van de desbetreffende provinciale taak. Voorbeelden: toename gevoel van onveiligheid, geen gehoor vinden bij klachten, etc.

-

Financieel – economische schade De te verwachten directe financiële schade voor burgers, bedrijven en de economie als gevolg van het optreden van een verstoring VOLGEND uit het niet en/of onvoldoende realiseren van de desbetreffende provinciale taak. Voorbeelden zijn directe schade, verlies van productie, etc.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 90 -


-

Bestuurlijk imago De te verwachten optredende afbreuk en/of schade aan het imago, beeld, geloofwaardigheid en vertrouwen van de burger in het bestuurlijk apparaat en haar besluitvorming als gevolg van het optreden van een verstoring VOLGEND uit het niet en/of onvoldoende realiseren van de desbetreffende taak. Voorbeelden: (al dan niet georganiseerde) protesten, media campagnes, open brieven ed. met als gevolg gezichtsverlies, gevoel van zaakjes wel of niet op ordecriterium leefomgeving: verduidelijken dat het niet alleen om het grijze kleurspoor gaat, maar ook andere kleursporen zoals natuur en landschap

Definities modelvariabelen Ten behoeve van het programma zijn definities en schaalverdelingen vastgesteld voor de variabelen frequentie, impact en omvang. Voor ieder van de variabelen is gekozen voor een 5-puntsschaal. Hieronder zijn de definities opgenomen, waarbij telkens een algemene beschrijving is gegeven en een meer exacte getalsmatige kwalificatie (indien mogelijk). De voor de definitie kenmerkende termen zijn telkens cursief weergegeven. Voor de variabelen “frequentie” en “omvang” wordt voor ieder afwegingscriterium dezelfde definitie aangehouden.

-

Frequentie Het aantal keer dat de aanleiding voor een mogelijke verstoring voorkomt in de tijd: 1. 2. 3. 4. 5.

-

De aanleiding voor de verstoring komt niet of nauwelijks voor (één maal per jaar of minder). De aanleiding voor de verstoring komt enkele malen per jaar voor (tot maximaal 10 maal per jaar). De aanleiding voor de verstoring komt maandelijks voor (10 tot 25 keer per jaar). De aanleiding voor de verstoring komt 1 à 2 keer per week voor (25 tot 100 keer per jaar). De aanleiding voor de verstoring komt (vrijwel) dagelijks voor (meer dan 100 keer per jaar).

Omvang Gebied waarbinnen het te beschouwen negatieve effect van een verstoring merkbaar is. Hierbij gelden twee aspecten: de omvang van de verstoring zelf en de het gebied waarbinnen het negatieve effect merkbaar is. Bij het bepalen van de waarde dient de omvang van de verstoring als minimale waarde aangehouden te worden. 1. 2. 3. 4. 5.

Het negatieve effect is niet of nauwelijks merkbaar. Het negatieve effect is alleen merkbaar ter plaatse van de locatie van de verstoring (en er is sprake van een beperkte grootte van deze locatie). Het negatieve effect is merkbaar in de directe omgeving van de verstoring (enkele straten, op wijkniveau). Het negatieve effect is merkbaar in een ruim gebied rondom de bron van de verstoring (enkele dorpen, stedelijk niveau). Het negatieve effect is merkbaar in het gehele gebied dat wordt beschouwd (de gehele gemeente).

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 91 -


-

Impact De grootte van het negatief effect van een verstoring naar aard en omvang. Voor ieder afwegingscriterium wordt een andere schaalverdeling gebruikt. In de definities wordt onderscheid gemaakt tussen een negatief effect dat slechts optreedt gedurende het optreden van de verstoring en negatieve effecten die ook na het herstellen van de verstoring een blijvende “schade” veroorzaken (scores 4 en 5). • Fysieke veiligheid 1. De verstoring leidt niet tot enige persoonlijk letsel. 2. Pijn of gering letsel bij één of meerdere personen. Denk hierbij aan één of meerdere lichtgewonden. 3. Zwaar letsel bij één of meerdere personen. Denk hierbij aan één of meerdere zwaargewonden. 4. Één of meerdere dodelijke slachtoffers. Zodra de inschatting is dat de verstoring dodelijke slachtoffers tot gevolg kan hebben moet minimaal een 4 worden aangehouden. 5. Zwaar letsel bij meerdere personen en meerdere dodelijke slachtoffers over een groot gebied. Denk hierbij aan meerdere doden verspreidt over bijvoorbeeld een wijk of stad. • Milieu 1. De verstoring leidt niet tot achteruitgang van het milieu / de leefomgeving. 2. De te verwachten afbreuk is gering. Hierbij valt te denken aan beperkte milieuschade als gevolg van (geringe) illegale stort, lozing of emissie van stoffen die slechts tijdelijk schade veroorzaken. Veelal betreft het kleine milieuovertredingen door particulieren of kleine bedrijven. 3. Er is sprake van een duidelijke aantasting van het milieu, doch deze is omkeerbaar en zal geen effecten op de lange termijn hebben. 4. De te verwachten milieuaantasting is evident en zal permanente gevolgen hebben. Hierbij valt te denken aan illegale lozing, stort of emissie van sterk vervuilende / giftige stoffen. 5. De te verwachten milieuaantasting is evident en zal permanente gevolgen hebben. Hierbij valt te denken aan illegale lozing, stort of emissie van sterk vervuilende / giftige stoffen in een kwetsbare omgeving. • Maatschappelijk welbevinden 1. Er is geen sprake van een negatief effect op het maatschappelijk welbevinden of het effect is verwaarloosbaar klein. 2. De te verwachten afbreuk is minimaal / verwaarloosbaar. Hierbij valt te denken aan beperkte overlast in de vorm van stank, geluid of trillingen (zintuiglijke waarneming). De (beleving van) de veiligheid in de directe woonomgeving is niet in het geding. 3. De te verwachten afbreuk zal gevolgen hebben die niet ernstig en / of van korte duur zullen zijn. Hierbij valt te denken aan een geringe afname van (het gevoel van) veiligheid of een tijdelijke niet ernstige overlast in de vorm van stank, geluid of hinder die de kwaliteit van het leven beïnvloeden. 4. De te verwachten afbreuk zal ernstig gevolgen hebben die echter niet permanent zullen zijn. Hierbij valt te denken aan een afname van (het

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 92 -


5.

gevoel van) veiligheid of een tijdelijke ernstige overlast in de vorm van stank, geluid of hinder die de kwaliteit van het leven erg sterk beïnvloeden. De te verwachten afbreuk is evident en zal permanente grote gevolgen hebben. Hierbij valt te denken aan een sterke afname van (het gevoel van) veiligheid in de directe omgeving en / of ernstige overlast in de vorm van stank, geluid of hinder die de kwaliteit van het leven erg sterk beïnvloeden, blijvende gezondheidsklachten veroorzaken, etc.

• Financieel – economisch schade 1. Er is geen sprake van enige financieel – economische schade 2. De directe financieel – economische schade is gering (tot maximaal ca. € 100.000). 3. De financieel – economische is aanzienlijk, doch schade staat in verhouding tot de inspanning om dit te voorkomen (tot ca. € 1.000.000). 4. De financieel – economische schade is hoog (tot maximaal € 10.000.000). 5. De financieel – economische schade is zeer hoog (meer dan € 10.000.000). • Bestuurlijk imago 1. Er is geen sprake van afbreuk aan het bestuurlijk imago. 2. De te verwachten afbreuk is minimaal. Denk hierbij aan enkele brieven aan de gemeente, ingezonden brieven in de krant en / of een enkele klacht. Het algemene vertrouwen in het bestuur wordt niet geschaad. Het idee dat het bestuur haar zaken niet op orde heeft zal niet aan de orde zijn. 3. De te verwachten afbreuk zal gevolgen hebben die niet ernstig en / of van korte duur zullen zijn. Denk hierbij aan een tijdelijke stroom klachten, georganiseerde buurtprotesten, enkele juridische procedures richting bestuur en een brede negatieve aandacht in de media. Algemeen ontstaat het beeld dat het bestuur niet alles op orde heeft. 4. De te verwachten afbreuk is evident en zal grote permanente gevolgen hebben. Denk hierbij aan voortdurende klachten over het onderwerp, brede maatschappelijke protesten en onrust, georganiseerde mediacampagnes, zware juridische procedures (nalatigheid, etc) en algeheel gezichtsverlies van het bestuur. De positie van bestuurders is in het geding (moties van wantrouwen) en het bestuur wordt door de burgers algeheel als incompetent beschouwd. 5. De afbreuk van het bestuurlijk imago is dermate groot dat de positie van het bestuur als geheel vanuit de burgerij gezien per direct onhoudbaar is.

-

Naleefgedrag Op basis van de hierboven beschreven en gedefinieerde variabelen wordt een score voor het maximale negatieve berekend (de “risicoscore”). Deze score zal optreden indien geen van de betrokken personen zich houdt aan de regels die ten behoeve van het voorkomen van verstoring zijn opgesteld. Indien het naleefgedrag 0% (of zeer laag) is dan is de risicoscore gelijk aan het uiteindelijke risico. In het risicoafwegingsmodel worden de risicoscores gecorrigeerd voor naleefgedrag.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 93 -


In het programma is een 5-punts schaalverdeling gekoppeld aan het naleefgedrag: 1. 2. 3. 4. 5.

het naleefgedrag is zeer laag (minder dan 10%); het naleefgedrag is laag (10 – 25%); het naleefgedrag is gemiddeld (25 – 50%); het naleefgedrag is hoog (50 – 75%); het naleefgedrag is zeer hoog (hoger dan 75%).

Afhankelijk van de score wordt de risicoscore gecorrigeerd met een getal tussen de 0 en 1, zodat een gecorrigeerde prioriteitenlijst ontstaat. De op dit moment in het model aanwezige correctiefactoren kunnen door de gebruiker worden aangepast aan specifieke omstandigheden.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 94 -


BIJLAGE 6: RESULTATEN AFWEGINGSMODEL / PROGRAMMERING In paragraaf 2.1 is het stappenplan beschreven voor de risico-afweging van handhavingstaken. Door middel van dit stappenplan kan een beleidscyclus doorlopen worden. Met het realiseren van het handhavingsbeleidsplan zijn de 6 in groen aangegeven stappen) voltooid. Voor een volledige beleidscyclus dienen ook de rode stappen doorlopen te worden.

Stappen 1,2 en 3: inventarisatie en beoordeling Voor de vier kleursporen: grijs (milieu), rood (bouwen), paars (openbare orde) en groen (monumenten) is de inventarisatie en risicoafweging van de handhavingstaken uitgevoerd. Deze risicoafweging is verricht door een groep medewerkers van de afdeling Ruimtebeheer onder begeleiding van een adviseur van PRC. De resultaten van deze risicoafweging zijn vervolgens teruggekoppeld aan de afdeling in een afdelingsoverleg. Het aantal handhavingstaken per kleurspoor verschilt sterk, zoals te zien is in onderstaande tabel. Voor de omschrijving van de taken per kleurspoor wordt verwezen naar bijlage XX. Kleurspoor Grijs Rood Paars Groen

Aantal handhavingstaken 33 30 5 2

De afdeling Ruimtebeheer is met name belast met handhavingstaken op het gebied van de ruimtelijke ordening, bouwen en milieu in het rode en grijze kleurspoor. Het aantal handhavingstaken in het paarse en groene kleurspoor is beperkt. Een indicatie van het objectief invullen van de beoordelingscriteria zijn de top 10 lijsten van hoogste en laagste geprioriteerde handhavingstaken. Indien de beoordelingscriteria niet

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 95 -


volledig objectief zijn ingevuld dan zullen de top 10 lijsten voornamelijk uit één kleurspoor bestaan. De top 10 van hoogst geprioriteerde handhavingstaken is: Kleurspoor Taak

Prioriteit Risico-inschatting

Grijs

Toezicht op bedrijven met pbzo

9,1

Hoog

Grijs

Toezicht op naleving besluit lpg-tankstations

8,5

Hoog

Rood

Controle bestaande gebouwen, geen woningen, op voorzieningen uit bouwbesluit

8,5

Hoog

Rood

Controle gebruik bestaande gebouwen, geen woningen, in afwijking van bouwverordening

8,3

Hoog

Rood

Controle gebruiksvergunningplichtig gebouw zonder vergunning in gebruik

8,3

Hoog

Rood

Toezicht vergunningen brandveilig gebruik

8,3

Hoog

Grijs

Controle illegale milieu-activiteiten, bedrijven op industrieterrein

8,2

Hoog

Grijs

Toezicht op naleving besluit tankstations

8

Hoog

Grijs

Toezicht op naleving besluit voorzieningen en installaties

8

Hoog

Grijs

Toezicht op verleende gemeentelijke vergunning categorie 4

7,8

Hoog

De top 10 van laagst geprioriteerde handhavingstaken is: Kleurspoor Taak

Prioriteit Risico-inschatting

Rood

Toezicht na afloop termijn tijdelijke vrijstelling

3,2

Rood

Toezicht verwijderen bouwwerk na verstrijken instandhoudingstermijn

3,2

Laag Laag

Grijs

Toezicht op naleving bouwstoffenbesluit cat 1 grond

3,1

Laag

Grijs

Controle op naleving bouwstoffenbesluit schone grond/cat 1 overig

3,1

Laag

Grijs


3,1

Laag

Rood

Controle op ernstige mate van strijd met welstand

2,8

Laag

Rood

Toezicht op sloopmeldingen

2,6

Laag

Rood

Toezicht op aanlegvergunningen

2,5

Laag

Rood

Toezicht op standplaatsvergunning woonwagens

1,8

Laag

Rood

Controle illegale standplaatsen woonwagens

1,8

Laag

Zoals te zien is bestaan de beide de top 10 lijsten uit een combinatie van de kleursporen. Te zien is dat de kleursporen groen en paars weinig voorkomen. De verdeling van de prioriteiten komt sterk overeen met de prioriteiten die gesteld zijn bij andere gemeenten. Bij de invulling van de beoordelingscriteria is wel een opvallend punt naar voren gekomen, welke mogelijk leidt tot een heroverweging van bepaalde taken. In verhouding met andere gemeenten scoren de taken m.b.t. stookinstallaties relatief hoog. Deze zijn daarop naar beneden bijgesteld. Op dit moment hebben de diverse handhavingstaken een rangorde die volgt uit het invullen van de beoordelingscriteria voor alle handhavingstaken. Er zijn diverse redenen dat het wenselijk is dat er af wordt geweken van deze rangorde. Zo is het mogelijk dat op een bepaalde taak op grond van de beoordelingscriteria ‘hoog’ wordt ingeschaald. Echter in de praktijk blijkt dat de betreffende regelgeving voor 100% nageleefd wordt. Het kan dan wenselijk zijn om de score naar beneden bij te stellen door het naleefgedrag mee te wegen. Daarnaast kunnen bestuurlijke prioriteiten worden meegegeven. Indien, bijvoorbeeld als gevolg van een calamiteit, een activiteit volgens het bestuur extra aandacht verdient, kan de prioriteit zichtbaar worden aangepast. De bestuurlijke keuze blijft in dit geval transparant.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 96 -


De afweging om af te wijken van de prioritering op grond van de beoordelingscriteria wordt gedaan in fase 4a. Zoals aangegeven hoeft deze fase niet doorlopen te worden. Dit is dan ook niet gebeurd bij de realisatie van het handhavingsbeleidsplan. Het is wenselijk deze fase in de toekomst wel te doorlopen, aangezien op grond van deze fase meer maatschappelijk en/of bestuurlijk draagvlak gecreëerd kan worden. Het is dan ook sterk aan te raden de bestuurders te betrekken bij het bepalen van de juiste prioritering. Op basis van de prioritering is de personele capaciteit bepaald. Voor de inschatting van de personele capaciteitsbehoefte zijn allereerst handhavingstrategieën opgesteld. Daarbij is onderscheid gemaakt in vergunninggebonden taken en niet-vergunninggebonden taken. Voor beide taken kan een strategie worden vastgesteld die afhankelijk is van de prioritering. Vergunninggebonden taken Onderstaande tabel geeft inzicht in de wijze waarop de prioritering van vergunninggebonden taken (toezicht) gekoppeld is aan een controlepercentage (toezichtsstrategie). Prioriteit Laag Gemiddeld Hoog

Controle percentage 10% 50% 100%

Niet-vergunningsgebonden taken Onderstaande tabel geeft inzicht in de wijze waarop de prioritering gekoppeld kan worden aan een het aantal dagdelen controles (controlestrategie). Prioriteit Laag Gemiddeld Hoog

Aantal dagdelen opsporing per jaar 1 2 10

Aangeraden wordt om maximaal 80% van de beschikbare handhavingcapaciteit op deze wijze in te plannen en 20% te reserveren voor de behandeling van handhavingverzoeken en speciale projecten. Uiteraard hoeven alleen de controles met negatieve afloop te worden opgevolgd. Aanbevolen wordt daar rekening mee te houden bij de inschatting van de tijd per controle. Voorbeeld: Stel dat 20% van de controles opgevolgd dienen te worden en die opvolging kost gemiddeld 10 uur per zaak dan betekent dat gemiddeld 2 uur opvolging per controle. Na het invoeren van de personele capaciteit, zijn alle gegevens bekend op basis waarvan het handhavingbeleidsplan en -programma voor de komende jaren is opgesteld. Het is raadzaam om bij het opstellen van het handhavingbeleidsplan en –programma de bestuurders te betrekken. Daarmee wordt voorkomen dat het plan en/of het programma diverse keren aangepast dient te worden voordat het door de raad vastgesteld wordt.

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 97 -


BIJLAGE 7: HANDHAVINGSTAKEN PER KLEURSPOOR In onderstaande tabellen staat per kleurspoor aangegeven welke handhavingstaken zijn onderscheiden. De handhavingstaken zijn op volgorde van de risico-inschatting gesorteerd. De risico-inschatting volgt rechtstreeks uit het invoeren van de scores voor de beoordelingscriteria. Kleurspoor

Taak

Paars

Prioriteit

Risico-inschatting

6,2

Gemiddeld

Toezicht op vergunning voor evenement, kleinschalig

7,2

Hoog

Toezicht op vergunning voor evenement, grootschalig

6,6

Gemiddeld

Controle op illegale activiteiten brandbeveiligingsverordening

6,6

Gemiddeld

Controle op illegale evenementen

5,7

Gemiddeld

Toezicht op reclamevergunning

4,9

Gemiddeld

6,2

Gemiddeld

Toezicht op bedrijven met pbzo

9,1

Hoog

Toezicht op naleving besluit lpg-tankstations

8,5

Hoog

Controle illegale milieu-activiteiten, bedrijven op industrieterrein

8,2

Hoog

8

Hoog

Grijs

Toezicht op naleving besluit tankstations Toezicht op naleving besluit voorzieningen en installaties

8

Hoog


7,8

Hoog

Controle op illegaal bodem verontreinigen of aantasten

7,7

Hoog

Controle op of in de bodem brengen van afvalstoffen

7,7

Hoog

Controle op gevaarlijke afvalstoffen/bedrijfsafvalstoffen afgeven aan een ander dan bevoegd

7,5

Hoog

Toezicht op naleving besluit inrichtingen voor motorvoertuigen

7,2

Hoog

Toezicht op naleving vuurwerkbesluit, voorzover gemeentelijk

6,9

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit horeca- sport- en recreatieinrichtingen

6,8

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit opslag- en transportbedrijven

6,8

Gemiddeld

Controle illegale milieu-activiteiten, bedrijven in bebouwde kom, geen ind.terrein

6,8

Gemiddeld

Controle illegale milieu-activiteiten, bedrijven in buitengebied, geen

6,6

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit detailhandel en ambachtsbedrijven

6,5

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit bouwen houtbedrijven

6,5

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit glastuinbouw

6,3

Gemiddeld

Controle op handelingen met afvalstoffen waarbij nadelige gevolgen voor het milieu ontstaan

6,3

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit emissie-eisen stookinstallaties a

6,2

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit landbouw

6,2

Gemiddeld

6

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit textielreinigingsbedrijven

5,8

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit emissie-eisen stookinstallaties b

5,4

Gemiddeld

Controle op illegaal ontdoen van afval (water) in voorziening van

5,2

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit mestbassins

5,1

Gemiddeld


4,6

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit tandartspraktijken

4,5

Gemiddeld

Toezicht op naleving bouwstoffenbesluit cat 2/ avi

4,2

Gemiddeld

Toezicht op naleving besluit opslaan in ondergrondse tanks

3,2

Laag


Toezicht op naleving bouwstoffenbesluit cat 1 grond

3,1

Laag

Controle op naleving bouwstoffenbesluit schone grond/cat 1 overig

3,1

Laag


3,1

Laag

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 98 -


Kleurspoor

Taak

Rood

Prioriteit

Risico-inschatting

5,4

Gemiddeld

Controle bestaande gebouwen, geen woningen, op voorzieningen uit bouwbesluit

8,5

Hoog

Controle gebruik bestaande gebouwen, geen woningen, in afwijking van bouwverordening

8,3

Hoog

Controle gebruiksvergunningplichtig gebouw zonder vergunning in gebruik

8,3

Hoog

Toezicht vergunningen brandveilig gebruik

8,3

Hoog

Toezicht verleende bouwvergunning bedrijfsgebouw (niet kantoor)

7,7

Hoog

Controle illegaal bouwen kantoor/openbaar gebouw

7,7

Hoog

Toezicht verleende bouwvergunning kantoor/openbaar gebouw

7,5

Hoog

Controle bestaande woningen op voorzieningen uit bouwbesluit

6,8

Gemiddeld

Controle illegaal bouwen bedrijfsgebouw, geen kantoor

6,8

Gemiddeld

Toezicht verleende bouwvergunning woning

6,5

Gemiddeld

Toezicht op sloopvergunningen

6,3

Gemiddeld

Controle gebruik open erven en terreinen in afwijking van de bouwverordening

6

Gemiddeld

Controle illegaal bouwen lichte bouwvergunning of daarmee gelijk te stellen

5,8

Gemiddeld

Controle op gebruik door bedrijven niet-buitengebied

5,8

Gemiddeld

Toezicht verleende bouwvergunning licht of daarmee gelijk

5,7

Gemiddeld

Controle bouwwerken geen gebouw zijnde op voorzieningen uit

5,5

Gemiddeld

Controle op illegaal slopen

5,2

Gemiddeld

Controle op gebruik particulieren niet-buitengebied

5,2

Gemiddeld

Controle op gebruik door bedrijven buitengebied

5,2

Gemiddeld

Controle gebruik bestaande woningen in afwijking van bouwverordening

4,5

Gemiddeld

4

Laag

Controle op gebruik particulieren buitengebied

3,7

Laag

Controle illegaal bouwen woning

3,4

Laag

Toezicht na afloop termijn tijdelijke vrijstelling

3,2

Laag

Controle op illegale aanlegactiviteiten

Toezicht verwijderen bouwwerk na verstrijken instandhoudingstermijn

3,2

Laag

Controle op ernstige mate van strijd met welstand

2,8

Laag

Toezicht op sloopmeldingen

2,6

Laag

Toezicht op aanlegvergunningen

2,5

Laag

Toezicht op standplaatsvergunning woonwagens

1,8

Laag

Controle illegale standplaatsen woonwagens

1,8

Laag

4,1

Gemiddeld

4,2

Gemiddeld

4

Laag

Groen Controle illegaal veranderen rijksmonument Toezicht op verleende vergunning rijksmonument, wel gebouw

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 99 -


BIJLAGE 8: INRICHTINGENBELEIDSPLAN Deze bijlage wordt weergegeven in een separate rapportage (Syncera).

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 100 -


BIJLAGE 9: GEÏNTERVIEWDE PERSONEN • Stan Lyczak (wethouder) • Nico Schoof (burgemeester) • Nardy Beckers (hoofd afdeling Ruimtebeheer) • Staf o Anke Seegers (officemanager) o René Vierbergen • Unit Beleid en Advies o Arjen Piëst o Esther de Groot o Evelien Theunissen o Roos Meijer o Sandra Habets-Brunt • Unit Inspectie o Agus Tjen o Bram Snel o Inge Cappendijk o Leo Börger o Mark Goettsch o Sigrid de Jonge o Ton Driessen o Werner Thörig • Unit Vergunningen o Ad Koetsier o Fokko Dam o Gert de Haas o Jasper van den Zanden o Leo Speet o Rees Hennekam • Brandweer o Cor van Erk • ROV o Klaas Schoonderwoerd o Peter Commissaris • SCA o Michael Appel

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 101 -


BIJLAGE 10: PRIORITERING HANDHAVINGSTAKEN

V0819.01.01 / GN / RdH / JM

- 102 -


INTEGRAAL VERGUNNINGEN- EN HANDHAVINGSBELEIDSPLAN GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN

Recommend Documents