Instruksi Kerja KEGIATAN SEMINAR DAN WORKSHOP LABORATORIUM PENGEMBANGAN WILAYAH DAN KEBIJAKAN PUBLIK
Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya Malang 2015
Instruksi Kerja KEGIATAN SEMINAR DAN WORKSHOP Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan Publik Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota Fakultas Teknik Universitas Brawijaya
Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh
: : : :
00606 14005 0 26 Januari 2015 Ketua Unit Jaminan Mutu
Dikendalikan oleh
Eddi Basuki Kurniawan, ST.,MT NIP. 19740924 200312 1 003 Manager Representative
Disetujui oleh
Ismu Rini Dwi Ari ST., MT. PhD NIP. 19681221 199903 2 001 Ketua Jurusan
:
Dr. A. Wahid Hasyim MSP NIP. 19651218 199412 1 001
INSTRUKSI KERJA KEGIATAN SEMINAR DAN WORKSHOP LAB. PENGEMBANGAN WILAYAH DAN KEBIJAKAN PUBLIK I.
RUANG LINGKUP Kegiatan
seminar
dan
workshop
yang
diselenggarakan
oleh
Laboratorium
Pengembangan Wilayah dan Kebijakan Publik. II.
PRINSIP Kegiatan seminar dan workshop adalah bagian dari kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yang diselenggarakan oleh Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan sesuai dengan bidang/fokus/keahlian Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan Publik, yaitu: Perencanaan Desa; Perencanaan dan Pengembanagn Wilayah; Teori Perencanaan dan Pengembangan Kebijakan Publik; Mitigasi Bencana; Pada dasarnya, kegiatan seminar dan workshop dapat terselenggara melalui kerjasama dengan jurusan/universitas lain dalam maupun luar negeri serta instansi Pemerintah Daerah maupun Pemerintah Pusat.
III.
PERALATAN Dalam penyelenggaran seminar dan workshop diperlukan beragam kebutuhan peralatan, baik berupa ATK, LCD dan white-screen, seminar kit, serta peralatan yang mendukung penyelenggaraan kegiatan seminar dan workshop. Rincian peralatan yang diperlukan disesuaikan dengan tema kegiatan seminar dan workshop yang akan diselenggarakan.
IV.
LANGKAH KERJA Pra Kegiatan Seminar dan Workshop 1.
Pelaksanaan kegiatan seminar dan workshop disesuaikan dengan timeline dan roadmap Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan. Jika kegiatan seminar dan workshop tersebut tidak tercantum dalam roadmap dan timeline Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan Publik, maka kegiatan tersebut harus
didiskusikan
untuk
memperoleh
persetujuan
seluruh
anggota
Lab.
Pengembangan Wilayah dan Kebijakan Publik selama tidak mengganggu alur kegiatan lain yang sudah direncanakan sebelumnya. 2.
Kegiatan persiapan seminar dan workshop maksimal dilakukan 6 bulan sebelum penyelenggaraan kegiatan (untuk skala nasional) dan 1 tahun (untuk skala internasional).
3.
Pengajuan tema atau topik seminar dan workshop dapat diajukan oleh masingmasing dosen dan akan didiskusikan dalam rapat khusus penyelenggaraan seminar dan workshop. Pengajuan tema atau topik maksimal dilakukan 6 bulan sebelum kegiatan dilaksanakan.
4.
Diskusi tema atau topik kegiatan harus dilakukan oleh semua dosen anggota Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan Publik. Diskusi dapat dilakukan hingga 2-3 kali untuk menemukan kesepakatan bersama tentang tema dan topik seminar dan workshop.
5.
Setelah topik ditentukan, maka perlu dibentuk susuna organisasi pelaksanaan kegiatan seminar dan workshop yang bertanggungjawab terhadap semua kegiatan persiapan, pelaksanaan, hingga berakhirnya kegiatan seminar dan workshop.
6.
Pembentukan panitia seminar dan workshop tersebut maksimal dilakukan 1 minggu setelah tema dan topik kegiatan ditentukan.
7.
Panitia pelaksana kegiatan seminar dan workshop dapat bekerjasama dengan mahasiswa untuk membantu pelaksanaan kegiatan seminar.
8.
Rincian kegiatan persiapan yang harus dilaksanakan oleh panitia seminar adalah sebagai berikut:
Bidang kesekretariatan (surat menyurat, pendaftaran peserta)
Bidang materi/paper peserta seminar dan workshop serta persiapan proceeding;
Bidang pendanaan;
Bidang perlengkapan (lokasi dan ruangan seminar/workshop, penyediaan perlengkapan kebutuhan kegiatan);
9.
Bidang publikasi, dokumentasi, dan dekorasi;
Bidang akomodasi dan transportasi;
Bidang penyebarluasan informasi kegiatan (kehumasan);
Bidang konsumsi.
Panitia pelaksana kegiatan seminar dan workshop harus selalu berkoordinasi, baik dalam bentuk rapat atau diskusi dengan waktu yang disesuaikan dengan
kebutuhan, minimal 1 bulan sekali. 10. Panitia pelaksana kegiatan seminar dan workshop harus membuat laporan progress atau kemajuan kegiatan setiap bulan (selama kegiatan persiapan seminar dan workshop berlangsung) 11. Semua progress atau laporan kemajuan persiapan kegiatan seminar dan workshop harus dilaporakan kepada Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan Publik melalui rapat besar yang diselenggarakan minimal 1 bulan sekali sebelum pelaksanaan kegiatan (hari H pelaksanaan seminar dan workshop). 12. Semua anggota Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan Publik berhak untuk memberikan masukan atau arahan untuk penyempurnaan persiapan kegiatan seminar dan workshop. 13. Rapat dan koordinasi panitia pelaksana kegiatan seminar dan workshop denan semua anggota Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebjakan Publik dapat ditingkatkan menjadi 2 kali sebulan menjelang 1 bulan pelaksanaan kegiatan atau sesuai waktu yang disepakti. Hal ini bertujuan untuk mengantisipasi jika terdapat hal-hal yang belum dipersiapkan dengan baik. 14. Gladi bersih pelaksanaan kegiatan seminar dan workshop maksimal dilakukan 1 hari sebelum kegiatan berlangsung dan dihadiri oleh semua panitia dosen, mahasiswa, serta semua anggota Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan Publik. Pelaksanaan Kegiatan Seminar dan Workshop 1. Panitia pelaksana kegiatan dan anggota Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan harus melaksanakan tugas sesuai dengan tugas dan kewajibannya dalam pelaksanaan kegiatan seminar. 2. Panitia pelaksana kegiatan dan seluruh anggota Lab Pengembangan Wilayah dan Kebijakan Publik diharapkan dapat hadir maksimal 2 jam sebelum acara berlangsung untuk melaksanakan briefing terakhir sebelum acara dimulai. 3. Panitia pelaksana kegiatan seminar dan workshop harus menjaga kondusivitas kegiatan sehingga kegiatan berjalan dengan baik sesuai dengan rencana. 4. Beberapa bidang yang perlu diperhatikan selama pelaksanaan kegiatan seminar/workshop antara lain:
Bidang kesekretariatan (pendaftaran peserta)
Bidang materi/paper peserta seminar dan workshop serta persiapan proceeding;
Bidang pendanaan;
Bidang perlengkapan (penyediaan perlengkapan kebutuhan kegiatan);
Bidang dokumentasi, dan dekorasi;
Bidang transportasi dan akomodasi;
Bidang konsumsi.
5. Panitia pelaksana kegiatan seminar dan workshop serta anggota Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan Publik harus berada di tempat selama kegiatan seminar dan workshop tersebut berlangsung. Pasca Kegiatan Seminar dan Workshop 1. Panitia pelaksana kegiatan seminar dan workshop harus menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan seminar dan workshop dalam bentuk laporan pelaksanaan kegiatan dan laporan penggunaan dana. 2. Laporan tersebut maksimal disusun 2 minggu setelah penyelenggaraan dan pelaksanaan kegiatan seminar dan workshop. 3. Panitia pelaksana kegiatan seminar dan workshop harus menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan dan laporan penggunaan dana pada rapat penutupan penyelenggaraan seminar dan workshop yang dihadiri oleh panitia, semua angggota Lab. Pengembangan Wilayah dan Kebijakan, serta pihak terkait lain. 4. Pelaksanaan rapat penutupan penyelenggaraan seminar dan workshop tersebut maksimal diadakan 1 bulan setelah penyelenggaraan dan pelaksanaan kegiatan seminar dan workshop. 5. Dalam rapat penutupan tersebut juga harus dilakukan evaluasi terhadap penyelenggaran seminar dan workshop tersebut sebagai bahan perbaikan untuk penyelenggaraan kegiatan seminar dan workshop berikutnya.
