~
.,'
r~---·.-'-~'--
i,
L~ASTERil "':::;;~~~-=,=O;;;;=;;~~;;;;;::;:;;:;;;;a;;;..._==o!_,}1
INSTRUKSI KERJA
AKUISISI ARSIP ST A TIS
SISTEM MANAJEMEN
MUTU
AIRLANGGA INTEGRA TED MANA GEMENT SYSTEM (AIMS)
UNIVERSITAS AIRLANGGA
Revisi ke
0
Tanggal
Revisi
-
Tanggal
Berlaku
17 SEPTEMBER
Kode Dokumen
Disiapkan
oleh:
Kepala Bidang Kearsipan
Al" Dyah Puspitasari S., S.Kom., M.Hum NIP. 19521212 198103 1009
2014
IK-UNAI R-M UN-05-02·04
Disetujui
Disetujui oleh: Sekretaris Uni versi tas
Dr. M. Hadi S6"ubhan. SH ..M.H.,CN NIP. 19730406200312
1 002
oleh:
Wakil Rektor III
J
Prof. H. Soetjipto, dL M.S,Ph.D NIP. 19500217 197803 1002
1.
Tujuan a. Terwujudnya kesepahaman dalam pengolahan arsip statis bermedia kertas. b. Terwujudnya keseragaman teknis dalam pengolahan arsip statis bermedia kertas. c. Terwujudnya keseragaman bentuk dan format sarana temu balik arsip statis bermedia kertas. d. Untuk memberikan kemudahan dalam pengolahan arsip kertas.
2.
Ruang Lingkup : a. Pemahaman tentang Arsip Statis, memuat informasi tentang pengertian arsip statis, ketentuan arsip statis, jenis media simpan arsip statis, prinsip pengolahan arsip statis dan ruang lingkup pengolahan. b. Teknik
Pengolahan
Arsip
Kertas
Organisasi/Instansi,
mencakup
pembahasan
pemeriksaan fisik arsip, penataan dan pembuatan temu balik arsip. 3.
Definisi Akuisisi arsip sebagai tindakan dan prosedur tambahan khasanah arsip pada institusi kearsipan yang dilakukan melalui penyerahan resmi dari pencipta arsip dan atau pusat arsip yang bersangkutan.
4.
Target Peningkatan koordinasi antar semua unsur pelaksana universitas untuk mendukung proses pengambilan keputusan oleh pimpinan Universitas tentang arsip statis.
5.
Referensi a. Pedoman Prosedur (PP-UNAIR-MUN-OS-02). b. Peraturan Perundang-Undangan
6.
yang Relevan.
Instruksi Kerja :
6.1.
Instruksi Kerja Akuisisi Arsip Statis Untuk efektivitas akuisisi arsip statis di lingkungan Universitas Airlangga, lingkungan Universitas Airlangga membuat pedoman akuisisi arsip statis yang bertujuan: a. Mengarahkan keseluruhan kegiatan sesuai dengan sasaran akuisisi arsip statis; b. Memberi batasan-batasan
yang perlu dilakukan untuk memperoleh arsip statis di
lingkungan Universitas Airlangga; c. Mencegah terjadinya perolehan arsip yang tidak layak disimpan secara permanen di lingkungan Universitas Airlangga; d. Mengatur proses serah terima antara pihak lingkungan dengan pihak yang menyerahkan arsip statis;
Universitas Airlangga
, ,
e. Mengontrol
keseluruhan
lingkungan Adapun
Universitas
prosedur
penyelenggaraan
kegiatan
arsip
akuisisi
statis
di
Airlangga.
akuisisi
arsip statis di lingkungan
Universitas
Airlangga
dilakukan
sebagai berikut:
a) Verifikasi 1)
Arsip
Arsip Statis statis
Airlangga
yang
diserahkan
dilakukan
Universitas
verifikasi
Airlangga
penyelamatannya Airlangga.
oleh
oleh
berdasarkan
sebagai
satuan
khazanah
Apabila dalam verifikasi
kerja
Tim
JRA
Verifikasi
dan
arsip
2)
Airlangga
Arsip statis yang diserahkan penilai
arsip statis dengan
guna kebuktian
b) Penerimaan 1)
dapat membuat
(evidential),
Universitas
Bidang
diberikan
statis
Kearsipan
prioritas
di lingkungan
terhadap Universitas
terdapat arsip statis yang diserahkan
satuan kerja tidak sesuai dengan yang tercantum Universitas
dilingkungan
oleh
dalam IRA maka lingkungan
DP A;
oleh civitas akademika memperhatikan informasional
dilakukan
verifikasi
oleh
nilai guna arsip statis, yakni nilai dan intrinsik.
Arsip Statis
Membuat
surat dan mengusulkan
daftar arsip statis dari pencipta
arsip kepada
Kepala Bidang Kearsipan. 2)
3)
Menerima
arsip
statis
Universitas
Airlangga
Memeriksa
kelengkapan
yang
diserahkan
oleh
satuan
kerja
di lingkungan
yang sudah ditata dan didata; naskah
serah terima
arsip
statis
(daftar
arsip dan
dengan
daftamya
berita acara serah terima); 4)
Memeriksa
arsip statis yang diserahkan
dan mencocokan
atau fisiknya; 5)
Memperbaiki
arSlp statis
gedung penyimpanan 6)
Menyimpan
yang mengalami
kerusakan
sebelum
disimpan
arsip statis (depo);
arsip statis di depo sesuai dengan bentuk dan media arsip.
di
DIAGRAM
AKUISISI ARSIP STATIS Unit Sekretaris
Unit Kerja No 1
TahaoKegiatan Membuat surat dan mengusulkan daftar arsip (Hardcopy
dan
Softcopy) Penyerahan
Arsip (Pencipta
2 Arsip) ke Bidang Arsip Verifikasi 3
pencipta
Kabid.Arsip
CJ ...
[
I J
Arsip Statis/Penilai
Berdasarkan
IRA
J
(Pemilahan Penzelornookkan Daftar Arsip Statis/DAS
_y_
4 Hardcopy/Softcopy Memeriksa
KeJengkapan
J
0
Berkas
5 dan Berita Acara Arsip Mencocokan 6
diserahkan
Memperbaiki
7
J
dengan Daftarnya
Arsip Statis yang
Rusak sebelum Disimpan
Menyimpan
8
Arsip yang
J
Arsip Statis di Depo
sesuai dengan Bentuk dan Media Arsip
l
UA
Dan Rektor
Pimpinan Terkait
-',
Lampiran 1. Bagan Alur Akuisisi Arsip Statis
--_-- -Pembuatan Surat dan II Mengusulkan Daftar Pertelaan Arsip Statis
- -- (
I
I
,
, .... 'ioildo •• __
,
Penyerahan Arsip (Pencipta Arsip) ke Bidang Arsip Universitas
I )
eli I
i\
el
~i
. _
'1I.
:.oI;~I.;b~:IDo:105o'k~Ao~~~
Verifikasi Arsip Statis/Peni1ai
.,-.u .. -'"Jo.Ii-....;
Berdasarkan 1RA I .... ~~ •• "'. ~
"',.. ...• ''''.,.;.r
!I'',;
:."'
".~
•••~,...._
..I;).
... ~;«oIi:lo.-..:~;o.~oo:"'_;.:i/?
D
\=J l.
Memeriksa Ke1engkapan Berkas dan Berita Acara Arsip
Mencocokan Arsip yang diserahkan dengan Daftarnya
(
Membuat Daftar
I
Arsip StatisIDPA
Hardcopy/Softcopy
,
, ,
Memperbaiki Arsip Statis yang Rusak sebelum Disimpan
,..
.j>4'
.,"'
.,.,
.." .. "'.'"'
+-""'
..,~
~~~~~lo<-~"';~IiI-40\lr"""'Iit"'~~·iO!
Menyimpan Arsip Statis di Depo sesuai dengan Bentuk dan Media Arsip ! "~"' .. .i.,..,,.Jt"' ..
"':.t:tnJ
......
~,.._
...
iIo ..
:or........
:J....
:II~...,.-.,/
...~
Lampiran 2. Formulir Survey/Monitoring Arsip Statis
l.
Nama Instansi
2.
Alamat
3.
Unit Kerja
4.
Lokasi Arsip
5.
Asal Arsip
6.
Kondisi Ruang
7.
Kondisi Arsip
8.
Jenis Arsip
9.
Media Rekam
10.
Jumlah
1l.
Kurun Waktu
12.
Sistem Penataan
13.
Jalan Masuk
14.
Pelaksana Pendataan
15.
Tanggal
Petunjuk pengisian: 1.
Nama Instansi, diisi dengan nama instansi yang didata.
2.
Alamat, diisi dengan alamat lengkap instansi yang didata.
3.
Unit kerja, diisi dengan unit kerja/satuan kerja eselon II, III atau IV.
4.
Lokasi Arsip, diisi dengan lokasi/tempat arsip yang didata.
5.
Asal Arsip, diisi asal unit kerja yang menciptakan, apabila arsip disimpan ditempat lain.
6.
Kondisi Ruangan, diisi keterangan mengenai kondisi ruangan temp at menyimpan arsip di unit kerja.
7.
Kondisi Arsip, diisi dengan kondisi/keadaan arsip waktu dilakukan pendataan.
8.
Jenis Arsip, diisi dengan jenis-jenis arsip yang ditemukan dalam proses pendataan.
9.
Format/Media Simpan, diisi dengan jenis-jenis media rekam arsip yang didata (kertas, film, foto, elektronik dll.).
10. Jurnlah Arsip, diisi denganjumlah
arsip atau volume arsip dalam ukuran meter linier atau
meter kubik, album, roll film, keping dan lain-lain sesuai dengan media simpannya. 11. Kurun Waktu, diisi dengan angka tahun atau kurun waktu arsip yang didata.
