LAMPIRAN I KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA NOMOR : 9061/UN3/KRJ2013, TANGGAL 31 JULI 2013 TENTANG : PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF UNIVERSITAS AIRLANGGA
A
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN Penerimaan mahasiswa barn
2 tahun
3 tahun
Administrasi dan seleksi mahasiswa baru Daftar calon mahasiswa Tes masuk (SNMPTN/ SBMPTN/Umum/Undangan/Mandiri) b Hasil penilaian test mahasiswa baru Pengumuman penerimaan mahasiswa baru termasuk daftar mahasiswa yang diterima
1
Yang diterirna
N 1 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun
2 tahun
1 tahun 1 tahun
Musnah, kecuali master Dinilai kembali Perman en Masuk ke berkas perorangan mahasiswa Musnah Musnah, kecuali sertifikat masuk ke berkas perorangan mahasiswa
1 tahun
4 tahun
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali kasus
Selama yang bersangkutan masih terdaftar sebagai mahasiswa
2 tahun
Musnah
SI
P
U
N
IV
2 Yang tidak diterima Orientasi mahasiswa baru Sertifikat /piagam/surat keterangan f - Administrasi penyelenggaraan Laporan orientasi Pendaftaran ulang mahasiswa, meliputi : Registrasi administrasi, termasuk a kelengkapan administrasi, bukti Sumbangan Pembangunan Pendidikan/SPP Registrasi akademik Daftar registrasi mahasiswa barn reguler dan non-reguler (swadana transfer, 1 diploma,paralel), meliputi: KRS, KHS, KRP,KHP b Daftar registrasi mahasiswa lama reguler 2 dan non-reguler (swadana transfer, diploma,paralel), meliputi: KRS, KHS Kalender akademik (administrasi sampai 3 dengan penetapan)
AR
2
Musnah, kecuali penetapan penerimaan dan daftar mahasiswa yang diterima Perman en
R
LA
3 tahun
AI
TA SI
ER
d Data mahasiswa yang diterima Berkas pendaftaran e
1 tahun
S
c Naskah soal
G G A
a Daya tampung mahasiswa
Musnah, kecuali rekapitulasi daya tampung Dinilai kembali
2 tahun
Musnah
• Perkuliahan Administrasi danjadwal perkuliahan Administrasi a 1 penyusunan/j adwal/perkul iahan 2 Jadwal kuliah semester (gasal, genap) Daftar kehadiran 1 Mahasiswa Do sen
,.,
Laporan kehadiran dosen dan mahasiswa Evaluasi kehadiran
_)
4
Musnah
1 tahun setelah pen eta pan angka kredit
Musnah
3 tahun
1 tahun Selama yang bersangkutan masih aktif kuliah
N
4 tahun
LA
Kurikulum Administrasi pelaksanaan kurikulum Sajian mata kuliah/mata ajar (MPK, MKK, MKB, MPB,MBB) a Silabus -
2 tahun
2 tahun
Daftar mahasiswa peserta mata kuliah
Musnah
Dinilai Kembali Musnah Musnah, kecuali pej a bat negara dan tokoh nasional Perman en
R
4
3 tahun
AI
c
2 tahun
G G A
2
Musnah
Selama masih berlaku
4 tahun
Asli penetapan kurikulum Permanen, basil cetak Musnah
2 tahun
2 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun Selama masih berlaku
3 tahun
Dinilai kembali
4 tahun
Perman en
Selama masih berlaku
2 tahun
Perman en
1 tahun
2 tahun
Musnah
S
b
1 tahun
TA
3
5
AR
SI
P
U
N
IV
ER
SI
GBPP SAP Bahan ajar/media pembelajaran, meliputi : 1 Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan b 2 Teknik pembuatan alat peraga dan model pernbelajaran 3 Pengembangan proses belajar mengajar Evaluasi dan pengembangan kurikulurn c Penetapan kurikulum baru Program studi Administrasi penyelenggaraan program studi 1 Persetujuan usulan sarnpai dengan a penetapan pembukaan program studi barn 2 Penolakan usulan pembukaan program studi barn
~
Evaluasi mahasiswa Ujian kompetensi dasar/terpadu Administrasi ujian kompetensi dasar (tahapanl,2,3,4)
2
Nilai tugas akhir
SI
ER
IV
N
U
2
Beban Kerj a Dosen (BKD)
a
b
c
d
P
Daftar hadir mengajar
SI
1
Laporan realisasi pengajaran 3 Eva]uasi mahasiswa terhadap dosen Pembimbingan dan pengujian mahasiswa Dosen pembimbing akademik Dosen pembimbing tugas akhir Dosen penguji ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) Dosen penguji ujian tugas akhir Dosen pendamping asistensi Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED)
G G A
2 tahun
Dinilai kembali, kecuali pejabat negara dan tokoh nasional Permanen Musnah, kecuali p iagam/ sertifikat masuk berkas perorangan mahasiswa
2 tahun
Musnah, kecuali laporan akhir Dinilai kembali
2 tahun
Masuk ke berkas perorangan mahasiswa
1 tahun
1 tahun
Musnah
1 tahun
3 tahun
Perman en
1 tahun
3 tahun
Vital
1 tahun 1 tahun setelah pen eta pan angka kredit
3 tahun
Vital
2 tahun
3 tahun
2 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun
2 tahun
3 tahun
Masuk berkas perorangan dosen
2 tahun
3 tahun
Perman en
1 tahun setelah ujian dilaksanakan
S
Kelulusan (yudisium) a Administrasi kelulusan b Penetapan kelulusan Ijazah dan transkrip Berkas pengusulan pengadaan blangko c Salinan pengganti ijazah dan transkrip d Buku induk nomor registrasi lulusan Do sen Pengajaran
AR
8
1 tahun setelah kegiatan dilaksanakan
1 tahun setelah ujian di laksanakan
TA
7
3 tahun
N
Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Kegiatan Magang Mahasiswa (KMM), meliputi administrasi penyelenggaraan kegiatan 3 KKN/KMM sampai dengan piagam/sertifikat KKN/KMM Tugas akhir (skripsi, thesis, desertasi, komprehensif, KKL, PPL, magang mahasiswa) Administrasi penyusunan/pelaksanaan tugas akhir mahasiswa
Selama yang bersangkutan masih aktif kuliah
LA
b
Nilai hasil ujian kompetensi dasar (tahapan 1,2,3,4)
Musnah
R
2 a
3 tahun
2 tahun
AI
6
Musnah Masuk berkas perorangan dosen Dinilai kembali Dinilai kembali
~
8 9
c 1 2
2 tahun
Dinilai kembali
2 tahun 2 tahun 1 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun 2 tahun 3 tahun
Perman en Dinilai kembali Musnah Dinilai kembali
1 tahun
Musnah
3 tahun
Dinilai kembali
N
SI
ER
P
U
N
IV
Penyebaran hasil penelitian Penemuan teknologi terbaru Forum komunikasi penelitian dan pengembangan Data statistik penelitian
Seminar, lokakarya, temukarya, workshop basil penelitian Sosialisasi dan diseminasi hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Penawaran pengabdian Perencanaan pengabdian a Proposal pengabdian yang disetujui b Proposal pengabdian yang ditolak
G G A
1 tahun
2 tahun
SI
7
Dinilai kembali
2 tahun
AR
5
2 tahun
LA
Penawaran penelitian Perencanaan penelitian, meliputi : Proposal penelitian Proposal yang disetujui (tim/satgas penelitian, program penelitian surat a ijin penelitian) 2 Proposal ditolak Laporan dan evaluasi hasil penelitian
6
Sampai dengan tidak berlaku
PENELITIAN
3
4
Musnah
R
2
1 tahun
AI
B
2 tahun
S
10
Penunjang pendidikan Administrasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium, perpustakaan, arsip a perguruan tinggi, kebun percobaan, studio, bengkel) Ketentuan pemakaian (laboratorium, b perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio, bengkel) Alumni a Data alumni b Organisasi alumni c Program kegiatan alumni d Penelusuran alumni e Laporan perkem bangan alumni
1 tahun 2 tahun
3 tahun
2 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun
Musnah Dinilai kembali, kecuali yang berskala nasional Perman en Musnah Perman en
1 tahun
2 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master Permanen
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
1 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
TA
9
1 tahun
3
4
5 6
Laporan dan evaluasi hasil pengabdian
2 tahun
3 tahun
Penyebaran hasil pengabdian Forum komunikasi pengabdian
2 tahun 1 tahun
3 tahun 2 tahun
Data statistik pengabdian
2 tahun
3 tahun
Musnah Dinilai kembali, kecuali yang berskala nasional Perman en Musnah Musnah Musnah, kecuali master Permanen "D
••
4
5
2 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun
Musnah Musnah
5 tahun
3 tahun
Perman en
5 tahun
3 tahun
Perman en
5 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI Majelis Wali Arnanah (berkaitan dengan ide atau gagasan menyangkut kebijakan perguruan tinggi) Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan menyangkut perguruan tinggi) Perencanaan program kerja, pembinaan, penilaian, pengembangan pada komisi-kornisi di senat akademik Badan Penjamin Mutu Akademik Berkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu, laporan, dan evaluasi Badan Audit Internal Berkaitan dengan audit internal, laporan dan evaluasi
DATA DAN INFORMASI AKADEMIK
2
Data akademik Data kepakaran Data lulusan mahasiswa Data mahasiswa asing Data mahasiswa Data prestasi mahasiswa Data inventori mahasiswa Data nilai akhir/transkrip Data mahasiswa asing
5 tahun
3 tahun
Perman en
3 tahun
Dinilai Kembali
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master Permanen
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master Permanen
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master Perrnanen
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master Permanen
5 tahun
Statistik perguruan tinggi
4
SI
P
3
U
N
IV
ER
SI
TA
S
E
G G A
3
Dinilai kembali
N
2
3 tahun
LA
D
2 tahun
R
8 10
Seminar, lokakarya, temukarya, workshop basil pengabdian Penyuluhan dan konsultasi Bantuan sosial
AI
7
F
KEMAHASISWAAN
AR
5
lnformasi akademis Profil lembaga Publikasi dan informasi Buku pedoman akademik Buku wisuda Buku dies natalis Orasi Ilmiah Bursa kerja dan bursa pendidikan
1 tahun
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali Musnah Masuk berkas perorangan mahasiswa
Status mahasiswa, meliputi : a Cuti/selang mahasiswa b Putus kuliah/Drop-Out (DO) c Laporan status mahasiswa
1 tahun
Dispensasi tidak mengikuti kuliah
1 tahun
2
~
3
2 tahun
2 tahun
Musnah
2 tahun 2 tahun
2 tahun 2 tahun
Musnah Musnah
4 tahun
Musnah, kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan beasiswa masuk berkas perorangan
2 tahun
Musnah
R
LA
N
Selama masih menenma beasiswa
2 tahun
1 tahun
Musnah
1 tahun
Musnah
Sampai dengan tidak berlaku
Musnah
6
Organisasi mahasiswa, meliputi : Administrasi organisasi rnahasiswa (BEM, a BEMF A, UKM, HMJ, DMF) b Proses pembentukan pengurus c
7
Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, poliklinik, transportasi)
AR
e
SI
P
U
N
IV
ER
SI
TA
S
5
Pembinaan/pelatihan mahasiswa Latihan Keterampilan Managemen a Mahasiswa (LKMM) b Bimbingan dan konseling c Pengembangan kewirausahaan Kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa, meliputi: Beasiswa Ketentuan beasiswa Tawaran beasiswa Daftar calon penerima beasiswa a Seleksi calon penerima beasiswa Penetapan penerima beasiswa Perpanjangan beasiswa Keringanan SPP Penawaran/ketentuan keringanan SPP Seleksi calon penerima beasiswa b Usu Ian calon penerima keringanan SPP Penetapan penerimaan keringanan SPP Dana kasih (Bidikmisi) c Usulan/permohonan Tanda terima Asuransi kesehatan d Usulan/permohonan Tanda terima
3 tahun
AI
4
2 tahun
G G A
Keputusan pemulihan mahasiswa
Masuk berkas perorangan mahasiswa
Pengangkatan pengurus
d Laporan pelaksanaan kegiatan Kegiatan mahasiswa Program kreatifitas mahasiswa Kegiatan ilmiah, minat bakat, dan penalaran Proposal kegiatan mahasiswa yang ditolak Laporan kegiatan
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun 1 tahun setelah pergantian pengurus 2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Musnah, kecuali yang berprestasi skala nasional dan intemasional
1 tahun setelah pemeriksaan
~
8
9 10
Lomba Kegiatan Kemahasiswaan
Lokal/Nasional/Intemasional Pengembangan sains, teknologi, seni, budaya, dan olah ra a Mahasiswa berprestasi Administrasi pendaftaran dan seleksi
1 tahun
2 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
2 tahun
Penetapan penghargaan 11
Berkas perorangan mahasiswa Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) Kartu Tanda Anggota Perpustakaan (KTAP) Kartu Rencana Studi (KRS) Kartu Hasil Studi (KHS) Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa (KTRM) Surat keterangan izin/tugas
3 tahun
Musnah, kecuali pejabat negara dan tokoh nasional Perman en
SI
TA
S
AI
R
LA
N
Selama menjadi mahasiswa
Surabaya, 31 Juli 2013 REKTOR, ttd
SI
P
U
N
IV
ER
. . . . . .. µ.<.•"""esuai dengan aslinya niver sitas,
"i'iiii="llif'.""'H0adiShubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002
AR
12
G G A
2 tahun
Mahasiswa meninggal dunia
Musnah, kecuali penghargaan masuk berkas perorangan mahasiswa Masuk berkas perorangan mahasiswa
FASICH NIP. 19461231
197412 1 001
LAMPIRAN II KEPUTUSAN
NOMOR TENTANG
AIRLANGGA
: 9061/UN31KR/2013, TANGGAL 31 JULI2013 : PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF NON KEUANGAN DAN NON KEPEGAWAIAN UNIVERSIT AS AIRLANGGA
Pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan pendidikan Rencana Pembangunan pendidikan Jangka a Menengah Nasional (RPJMN) b Rencana Pembangunan pendidikan Jangka Panjang/ Master plan (RP JP) c Rencana Strategis Program Kerja Tahunan a Usulan Universitas Airlangga
2
2 tahun
3 tahun
2 tahun
AI
Program kerja tahunan Unit kerja Universitas Airlangga
2 tahun
TA SI
Penetapan/ Kontrak Kinerja a Pimpinan/ rektor dan wakil rektor/Direktur
1 tahun
2 tahun
Musnah, setelah masuk laporan tahunan Perguruan tinggi
3 tahun
4 tahun
Perman en
3 tahun
4 tahun
Musnah, kecuali Pembantu Direktur dan Ketua Jurusan Perman en
2 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
1 tahun
U
SI
P
b Pirnpinan unit kerja
4
La po ran a Laporan Insidental Laporan Berkala Laporan Bulanan Unit Kerja
Musnah, kecuali draf akhir Musnah, kecuali draf akhir Perman en
N
IV
3
ER
d Program kerja tahunan unit kerja
Perman en
3 tahun
S
c
4 tahun
R
b Usulan unit kerja beserta data pendukung
Se lama berlaku
G G A
1
N
PERENCANAAN
LA
I
AR
I
REKTOR UNIVERSITAS
2
Laporan Triwulanan Unit Kerja
1 tahun
1 tahun
b 3
Laporan Semesteran Unit Kerja
1 tahun
2 tahun
4
Laporan Tahunan Unit Kerja
2 tahun
3 tahun
5
Laporan Tahunan
2 tahun
4 tahun
Musnah, setelah menjadi laporan triwulanan Musnah, setelah menjadi laporan semesteran Musnah, setelah menjadi laporan tahunan Perguruan tinggi Musnah, setelah menjadi laporan tahunan Perguruan tinggi Perman en
l
5
Monitoring dan Evaluasi Program a Monitoring dan evaluasi program Unit Kerja b Monitoring dan evaluasi program
II 1
2 tahun
4 tahun
2 tahun
4 tahun
Musnah, setelah masuk laporan program perguruan tinggi Perman en
Selama berlaku
5 tahun
Perman en
HUKUM Peraturan Rektor Universitas Airlangga (mulai dari rancangan awal sampai rancangan akhir dan telaah hukum)
2 Se lama berlaku
Keputusan/ Ketetapan Dekan/ Direktur/ Ketua Pusat/ Lembaga Universitas Airlangga
Se lama berlaku
S
U
N
IV
ER
Standar/ pedoman/ prosedur kerja/ petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis yang bersifat nasional/ regional/ instansional termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir Nota Kesepahaman/ Memorandum of Understanding (Mo U)/ Kontrak/ Perjanjian Kerja sama Dalam Negeri dan Luar Negeri Dokumentasi hukum Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, dan Peraturan-peraturan yang dijadikan referensi Sosialisasi/ penyuluhan/ pembinaan hukum Berkas yang berhubungan dengan kegiatan sosialisasi atau penyuluhan hukum Laporan hasil Pelaksanaan Sosialisasi Penyuluhan
AR
7
SI
P
6
8
LA R
Se lama berlaku
5 tahun
Se lama berlaku
3 tahun
Asli permanen, basil cetak musnah
Se lama berlaku
5 tahun
Perman en
SI
TA
(mulai dari rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum) 5
5 tahun
AI
Instruksi/ Surat Edaran Rektor Universitas Airlangga
N
3
4
5 tahun
G G A
Keputusan/ Ketetapan Rektor Universitas Airlangga (mulai dari rancangan awal sampai rancangan akhir dan telaah hukum)
Dinilai Kembali, kecuali yang bersifat pengaturan Perman en Dinilai Kembali, kecuali yang bersifat pengaturan Perman en Dinilai Kembali, kecuali yang bersifat pengaturan Perman en
Sampai dengan tidak berlaku
Simpan di perpustakaan
2 tahun
3 tahun
Musnah
1 tahun setelah diperoleh keputusan berkekuatan hukum tetap
3 tahun
Dinilai kembali
Hukurn 9
Bantuan/ konsultasi hukum/advokasi Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum (Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan Agama)
~
Kasus/ sengketa hukum Pidana Berkas tentang kasus/ sengketa pidana, baik kejahatan maupun pelanggaran: proses verbal mulai dari penyelidikan, a
penyelidikan sampai dengan vonis berkas pembelaan dan bantuan hukum
telaah hukum opini hukum
3 tahun
G G A
Perdata Berkas tentang kasus/ sengketa perdata: proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan vonis b - berkas pembelaan dan bantuan hukum
dan dipenuhi hak dan kewajiban I tahun sampai keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban 1 tahun sampai keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban 1 tahun sampai keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban Sampai dengan izin diperbaharui
Dinilai kembali
Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
Perman en
N
3 tahun
LA
telaah hukum dan opini hukum
SI ER
c
TA
S
AI
Tata Usaha Negara Berkas tentang kasus/ sengketa Tata Usaha Negara: proses persidangan sampai dengan vonis berkas pembelaan dan bantuan hukum
R
-
1 tahun sampai keputusan berkekuatan hukum tetap
IV
telaah hukum dan opini hukum
AR
SI
P
U
N
Arbitrase · Berkas tentang kasus/ sengketa Arbitrase: proses verbal mulai dari pelimpahan sampai dengan putusan d berkas pembelaan dan bantuan hukum telaah hukum dan opini hukum 11
12
Perizinan Berkas perizinan sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat izin Hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI) - Hak cipta Hak paten - Paten biasa Paten sederhana
Sampai dengan Ha KI diperbaharui
2
Evaluasi kelembagaan Standar kompetensi j abatan struktural dan fungsional
KEARSIPAN
1 tahun
Administrasi persuratan a Buku agenda b Lembar pengantar/ buku ekspedisi Formulir/ catatan permintaan dan layanan c penggandaan dokumen/ arsip Penyimpanan dan pemeliharaan arsip
1 tahun
TA
Pemeliharaan arsip dan ruang penyimpanan (seperti kegiatan fumigasi)
SI
b
IV
ER
c Daftar pencarian arsip
Layanan arsip (peminjaman, penggunaan arsip)
5
Penyusutan arsip Pemindahan arsip inaktif a - Berita acara pemindahan - Daftar arsip yang dipindahkan Pernusnahan arsip yang tidak bemilai guna - Berita acara pemusnahan - Daftar arsip yang dimusnahkan b Rekomendasi/ pertimbangan/ pemusnahan arsip dari instansi terkait - Surat Keputusan pernusnahan Penyerahan arsip statis c - Berita acara serah terima arsip - Daftar arsip yang diserahkan Pembinaan kearsipan: Apresiasi/ sosialisasi/ penyuluhan kearsipan/ lokakarya/ workshop - Bimbingan teknis - Supervisi dan monitoring
N
3 4
SI
P
U
Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
AR
6
Perman en
5 tahun
Perman en
5 tahun
Perman en
5 tahun
Perman en
2 tahun
1 tahun
S
a Daftar arsip
5 tahun
G G A
IV 1
Se lama berlaku 1 tahun Se lama berlaku
Uraian jabatan dan tata kerja
Vital
N
4 5
Se lama berlaku
LA
3
Se lama berlaku
2 tahun
Musnah Musnah Musnah
R
2
ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN Statuta Perguruan Tinggi Struktur organisasi di lingkungan Perguruan Tinggi - Pembentukan - Pengubahan - Pembubaran
Se lama dipergunakan
AI
III
1 tahun Se lama dipergunakan 1 tahun Sampai ditetapkan
Musnah 2 tahun
Musnah Musnah
2 tahun
Musnah
3 tahun
Perman en
Se lama berlaku
2 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Perman en
2 tahun
3 tahun
Permanen
1 tahun
2 tahun
Musnah
3
4
TA
S
5 6
2 tahun
Musnah
3 tahun
G G A
2
1 tahun
2 tahun
N
Telekomunikasi: Administrasi pengggunaan/ Jangganan peralatan telekomunikasi meliputi: telepon, faksimile, radio, teleks, TV kabel, dan internet Administrasi penggunaan/ langganan peralatan telekomunikasi Perjalanan dinas: - Dalam negeri - Luar negeri Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan, wisma, rumah dan fasilitas kantor Jainnya Risalah/ notulen rapat a Rapat Pimpinan b Rapat staf Administrasi penyediaan konsumsi dan akomodasi Pengurusan kendaraan dinas: - pengurusan surat-surat kendaraan dinas - pemeliharaan dan perbaikan
Musnah
Musnah
1 tahun
4 tahun
Perman en
LA
1
1 tahun 2 tahun
4 tahun
Dinilai kembali Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
R
KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAN
AI
v
ER
Pemeliharaan gedung dan taman: - Pertamanan/ landscaping - Penghijauan - Perbaikan gedung - Perbaikan rumah dinas/ wisma - Kebersihan gedung dan taman Pengelolaanjaringan Jistrik, air, telepon dan komputer: - Perbaikan/ pemeliharaan - Pemasangan Ketertiban dan keamanan a Pengamanan, penjagaan dan pengawal terhadap pejabat, kantor, dan rumah dinas: Daftar nama satuan pengamanan Daftar jaga/ daftar piket Catatan gangguan/ pelanggaran/ kejadian Surat izin keluar masuk orang atau barang b Laporan ketertiban dan keamanan Kehilangan Kerusakan Kecelakaan Gangguan Administrasi pengelolaan parkir
9
10 11
SI
AR
8
P
U
N
IV
7
SI
- pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan
Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas kebersihan, dan sopir
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah ~
VI
HUBUNGAN MASY ARAKAT Keprotokolan: a
1 tahun
2 tahun
c
Agenda kegiatan Pimpinan Universitas Airlangga Kunjungan dinas dalam dan luar negeri Kunjungan dinas Pimpinan Universitas 1 Airlangga Kunjungan dinas pimpinan Selain Rektor 2 Universitas Airlangga I pegawai
1 tahun
4 tahun
N
1 tahun
LA
1 tahun
AI
N
IV
ER
SI
TA
S
Dokumentasi/ liputan kegiatan dinas pimpinan, acara kedinasan, dan peristiwa-peristiwa bidang masingmasing, dalam berbagai media: kertas/ foto/ video/ rekaman suara/ multimedia 1 Rektor 2 Pejabat lain/ pegawai Pengumpulan, pengolahan dan penyajian informasi kelembagaan: Kliping koran
b
Brosur/ leaflet/ poster/ plakat
4 tahun
Dinilai kembali
Se lama berlaku
Dinilai kembali
1 tahun
4 tahun
Perman en
1 tahun
3 tahun
I tahun
4 tahun
1 tahun
2 tahun
1 tahun
2 tahun
Dinilai kembali Musnah, kecuali yang berkaitan dengan kasus tertentu Dinilai kembali Musnah, kecuali master Dinilai Kembali Musnah
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
1 1 1 1
4 4 4 2
5
6
AR
SI
P 4
Pengumuman/ pemberitaan c Hubungan antar lembaga negara dan badan pemerintahan/ instansi: Hubungan antar lembaga pemerintah a b Hubungan dengan swasta/ LSM Hubungan dengan dunia usaha dan industri c d Hubungan dengan perguruan tinggi lain Forum kehumasan (Bakohumas/ Perhumas) e Hubungan dengan media massa: Siaran pers/ konferensi pers/ press f 1 release/wawancara 2· Kunj ungan wartawan/peliputan Dokumen rapat dengar pendapat DPR/DPRD Penerbitan majalah, buletin, dan jumal
Musnah, kecuali memuat pejabat negara/ tokoh nasional Perman en Musnah Perman en
U
a
Musnah
4 tahun
R
Daftar nama/ alamat kantor/ pejabat
G G A
Buku Tamu
e
3
3 tahun
b
d
2
1 tahun
Penyelenggaraan acara kedinasan (pelantikan, peresmian, dan jamuan termasuk acara peringatan hari-hari besar)
tahun tahun tahun tahun
tahun tahun tahun tahun
1 tahun
4 tahun
1 tahun 1 tahun
2 tahun 4 tahun
1 tahun
3 tahun
Dinilai kembali Dinilai kembali Dinilai kembali Musnah Musnah, kecuali Direktur permanen Musnah Perman en Musnah kecuali master Permanen
q
7
Publikasi melalui media cetak maupun elektronik
8
Pameran/sayembara/ lomba/ festival/ pembuatan spanduk dan iklan Penghargaan/ tanda kenang-kenangan Administrasi pemberian penghargaan/ tanda kenangkenangan kepada masyarakat yang memiliki jasa prestasi besar Ucapan terima kasih, ucapan selamat, belasungkawa, permohonan maaf
9
10
1
4 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Perman en
Musnah
b
Administrasi pengelolaan Deposit Bahan Pustaka
Buku induk koleksi
b c d
Daftar buku terseleksi Daftar buku dalam pemesanan Daftar buku dan permintaan Daftar penerimaan bahan pustaka hasil pembelian, hadiah deposit, hibah Daftar pengiriman Bahan Pustaka Surplus Lem bar kerja pengolahan BP (Buram, Pengkatalogan)
2 tahun
3 tahun
Musnah
Sampai tidak dipergunaka n 1 tahun 1 tahun 1 tahun
3 tahun
Vital
3 tahun 2 tahun 2 tahun
Musnah Musnah Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
Se lama berlaku
5 tahun
Perman en
1 tahun
5 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
5 tahun
Musnah
AI
S
TA
SI
ER
IV
N
U
SI
P
Shelf List/Jajaran Kartu utama (master list)
AR
Daftar tarnbahan Buku (Asses ion list)
J
Musnah
R
a
h
3 tahun
LA
Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka
a
2 tahun
G G A
Bukti Penerimaan Koleksi Bahan Pustaka Deposit
b
Daftar/jajaran kendali (Subyek dan Pengarang)
VIII INFORMATIKA/ SIM/ TIK
3
1 tahun
N
a
f
2
Musnah kecuali master Permanen
1 tahun
Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka
e
1
3 tahun
KEPUSTAKAAN
VII
2
1 tahun
Rencana Strategislmaster plan Pembangunan Sistem Informasi (SIM) Dokumentasi Arsitektur dan implementasi Sistem Informasi Sistem Aplikasi Infrastruktur Perekaman dan Pemutakhiran Data: Formulir Isian Daftar Petugas Perekaman Jadwal Pelaksanaan Laporan basil perekaman dan pemutakhiran data
Sampai tidak dipergunaka n 2 tahun Se lama dipergunaka n
I tahun
3 tahun
Dinilai Kem bali
1 tahun
2 tahun
Dinilai Kembali
G G A
10 tahun
Perman en
3 tahun 3 tahun
Perman en Permanen
Setelah tindak lanjut selesai
3 tahun
Perman en
Setelah keputusan mempunyai kekuatan hukum tetap
3 tahun
Perman en
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
Dinilai kembali
3 tahun 3 tahun
Musnah Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
N
5 tahun
R
LA
2 tahun 2 tahun
ER
SI
TA
S
AI
Rencana Pengawasan a Rencana Strategis Pengawasan b Rencana Kerja Tahunan c Rencana dan Penetapan Kinerja Tahunan Pelaksanaan Pengawasan a Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hail Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI) yang memerlukan tindak lanjut (TL)
IV
Laporan Hasi J Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung unsur Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan memerlukan tindak lanjut
N
2
Dinilai Kembali
PENGAWASAN
U
1
3 tahun
b
Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hail Pemeriksaan (LHP) Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI) yang tidak mernerlukan tindak lanjut (TL) Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung unsur Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan tidak memerlukan tindak lanjut Laporan Perkembangan Penanganan Surat Pengaduan Masyarakat
P
6 IX
I tahun
SI
5
Migrasi Sistem Aplikasi dan Data: Perencanaan Migrasi Pelaksanaan Migrasi Berita Acara Kegiatan Migrasi Daftar sistem aplikasi dan data yang dimigrasi Laporan hasil migrasi Dokumen hosting: Formulir permintaan hosting Laporan hasil uji kelayakan Laporan pelaksanaan hosting Layanan Back-up Data Digital
AR
4
c
Laporan yang memerlukan tindak lanjut d e
2 Laporan yang tidak memerlukan tindak lanjut Laporan Perkembangan Barang Milik Negara Laporan Kegiatan Pendampingan Penyusunan Laporan Keuangan dan Review Perguruan Tinggi
Setelah tindak lanjut selesai 2 tahun 2 tahun 2 tahun
CD
1.
Rencana Kebutuhan Barang
2 tahun
a. b.
1 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah pemeriksaa n
10 tahun
Dinilai kembali
2
Unit Kerja/ satuan kerja Perguruan Tinggi Pengadaan Barang
3
Telaahan pelaksanaan lelang/ pemilikan/ penunjukan langsung dokumen lelang Barang Inventaris Kantor/barang bergerak, (penawaran pengumuman pemenang, daftar rekanan, sampai dengan kontrak dan serah b. terima barang. Barang Investasi (penawaran pengumuman pemenang, daftar rekanan, sampai dengan kontrak dan serah terima barang. Penyimpanan barang dan distribusi
Musnah
b
Pembukuan BMN Daftar barang kuasa/ pengguna Kartu identitas barang Buku penerimaan PNBP
N 10 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah tahun anggaran
2 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
R
1 tahun setelah pemeriksaa n
AI S TA
SI
SIMAKBMN
c
d
e
SI
P
U
N
IV
ER
a
Daftar barang ruangan
AR
4
surat bukti barang masuk surat bukti pengeluaran barang Pendistribus ian b Suratjalan Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN)
LA
Penyimpanan inventaris kekayaan negara a
G G A
a.
Inventarisasi BMN Keputusan pem bentukan tim Rencana kerja pelaksanaan inventarisasi Kertas kerja inventarisasi Berita acara inventarisasi Daftar inventaris/Buku barang/Daftar barang lainnya Laporan hasil inventarisasi Laporan BMN Laporan kondisi barang Laporan barang kuasa pengguna Berita acara rekonsiliasi ekstemal dan internal Laporan persediaan habis pakai Laporan persediaan tidak habis pakai
1 tahun setelah diperbaharu
Dinilai kembali
Se lama barang ada
Vital
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Musnah ct--
5
6
7
Musnah
5 tahun
Perman en
2 tahun
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
2 tahun 2 tahun
Musnah Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah kecuali sertifikat/STTPL permanen
2 tahun
3 tahun
Musnah
Se lama berlaku
10 tahun
Perman en
N
Modul-Modul Diklat Panduan Fasilitator Saran/ Rekomendasi Penyelenggaraan Diklat Notulen Sosialisasi/ Rapat Koordinasi Kebijakan Diklat Rencana Tahunan Diklat Rencana Penyelenggaraan Diklat Penyelenggaraan Diklat Surat Pemanggilan Peserta Surat keputusan tim penyelenggara diklat Surat keputusan tim pengajar diklat Panduan Diklat Laporan penyelenggaraan dikat Sambutan pembukaan dan penutupan dikat Daftar Peserta Diklat Bahan Ajar Diklat Daftar Hadir Peserta Diklat Daftar Hadir Widyaiswara Formulir evaluasi peserta diklat Formulir evaluasi widyaiswara Sertfikat/ STTPL J enis Diklat : Diklat prajabatan Diklat kepemimpinan Diklat fungsional Diklat teknis Akreditasi lembaga Diklat Surat perrnohonan akreditasi Laporan hasil verifikasi lapangan Berita acara rapat tim penilai Surat keputusan penetapan akreditasi Sertifikasi akreditasi Laporan akreditasi lembaga diklat
4 tahun
G G A
Diklat
Musnah
2 tahun 2 tahun
9
10
AR
SI
P
U
N
IV
ER
SI
TA
8
Kurikulum-Kurikulum
3 tahun
Setelah menjadi pedoman Se lama berlaku 1 tahun
LA
2 3 4 5
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
R
1
2 tahun
AI
XI
Penghapusan Barang Milik Negara (inventaris dan Investasi)
Vital
S
6
Dokumen kepemilikan aset (sertifikat tanah, IMB, BPKB, STNK, Blueprint dan Lain-lain)
Sampai dengan dihapuskan atau dipindahtangankan
'\-
5 tahun
Musnah
10 tahun
Permanen
1 tahun setelah update data 2 tahun
2 tahun
Musnah
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
AR
SI
P
U
N
IV
ER
SI
TA
S
Pengelolaan data dan informasi diklat Laporan penyelenggaran Diklat Evaluasi: Penyelenggaraan Diklat Sistem diklat
Perman en
N 15 tahun
14
15 16
10 tahun
G G A
1 tahun setelah diperbaharu
LA
13
Se lama berlaku
R
12
Sertifikasi Sumber Daya Manusia Surat permohonan Sertifikasi Laporan basil verifikasi Japangan Berita acara rapat tim penilai Surat keputusan penetapan Sertifikasi Sertifikat Sertifikasi Laporan Sertifikasi indvidual Sistem informasi diklat Data Jembaga diklat Data prasarana diklat Data sarana diklat Data pengelola diklat Data penyelenggara diklat Data program diklat Registrasi sertifikat/ SITPL peserta diklat Surat permohonan kode registrasi Buku registrasi Surat penyampaian kode registrasi
AI
11
Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002
Surabaya, 31 Juli 2013
REKTOR, ttd
FASICH NIP. 19461231 197412 1 001
LAMPIRAN ill KEPUTUSAN REKTORUNIVERSITAS AIRLANGGA
NO MOR TENTANG
: 9061/UN3/KR/2013, TANGGAL 31 JULI 2013 : PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGA WAIAN PEGA WAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA UNIVESITAS AIRLANGGA
Usulan Perrnintaan Forrnasi kepada Menpan dan RB dan Kepala BKN c. Persetujuan Menpan dan RB d. Penetapan Forrnasi b.
3 tahun
Musnah
2 tahun, setelah realisasi
3 tahun
Perman en
2 tahun, setelah semua diangkat PNS
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
S
Pengadaan Pegawai:
b.
Penetapan Pengumuman Kelulusan
c.
Berkas Lamaran yang Tidak Diterima
d.
Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP
e.
SI
P
U
N
IV
ER
SI
TA
a.
Proses Penerimaan Pegawai meliputi: 1 Pengumuman 2 Seleksi Administrasi .., .) Pemanggilan Peserta Test 4 Pelaksanaan Ujian Tertulis 5 Keputusan Hasil Ujian 6 Wawancara
AR
2
Penetapan Forrnasi Khusus
2 tahun, setelah tahun anggaran
Musnah
AI
e.
2 tahun
N
Usulan dari Unit Kerja
LA
a.
G G A
2 tahun, setelah tahun anggaran
Formasi Pegawai
R
1
Nota Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) lebih dari 2 (dua) tahun
f.
Surat Keputusan CPNS/PNS Kolektif
2 tahun, setelah semua diangkat PNS 1 tahun, setelah tahun anggaran
Musnah Masuk berkas perorangan
1 tahun, setelah Surat Keputusan (SK) ditetapkan 2 tahun, setelah Petikan SK ditetapkan
2 tahun
Masuk berkas perorangan
3 tahun
Dinilai Kembali
. .. '
PembinaanKarirPegawai a.
b.
Diklat/Kursus!fugas Belajar/Ujian Dinas/Ijin Belajar Pegawai Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Ijin
1 tahun, setelah SK ditetapkan
Laporan Kegiatan Pengembangan Diri Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL )/Sertifikat
c.
Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)/ Standar Kinerja Pegawai (SKP)
d.
Daftar Usul Penetapan Angka Kredit
1 tahun, setelah SK ditetapkan 1 tahun anggaran berjalan I tahun anggaran berjalan
N
Daftar Hadir
IV
4
SI
P
U
N
Penyelesaian Pengelolaan KeberatanPegawai
Musnah, kecuali SKPAKmasuk berkas perorangan
2 tahun
Musnah
2 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
1 tahun, setelah memperoleh keputusan tetap
a.
Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan, Penugasan Sementara, Pemindahan Sementara, Mutasi antar Unit
b.
Nota Persetujuan/Pertimbangan
1 tahun, setelah SK ditetapkan
Musnah, kecuali BAP dan SK masuk berkas perorangan Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
5 tahun
Dinilai kembali, kecuali SK Penetapan masuk berkas perorangan
2 tahun
Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perorangan
Mutasi Pegawai
AR
5
2 tahun
2 tahun
R S TA SI
Penghargaan dan Tanda Jasa
Musnah
1 tahun anggaran berjalan
AI
Berkas Hukuman Disiplin
ER
g.
3 tahun
LA
Rekapitulasi Daftar Hadir
f
Musnah
Masuk berkas perorangan
Disiplin Pegawai e.
2 tahun
G G A
3
Masuk berkas perorangan
Kepala BKN
Mutasi Keluarga Surat Izin Pernikahan/Perceraian c.
Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian
Masuk berkas perorangan
Surat Nikah/Cerai Akte Kelahiran Anak Surat Keterangan Meninggal Dunia
d.
Usu! Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perorangan
10
.
f.
Usu! Penetapan Perubahan Data Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai
g.
Peninjauan Masa Kerja
h.
Berkas Baperjakat
Administrasi Pegawai
2 tahun
1 tahun setelah SK ditetapkan
5 tahun
N
2 tahun setelah pelaksanaan
Surat Perintah Dinas/Surat Tugas
2 tahun
2 tahun
R
a.
2 tahun
2 tahun setelah SK ditetapkan
LA
6
1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah SK ditetapkan
Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional
G G A
e.
1 tahun
c.
Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan
d.
Cuti Alasan Penting
e.
Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)
TA
SI ER IV N
U
P
setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah pelaksanaan 3 tahun setelah pelaksanaan
Musnah, kecuali SK masuk berkas perorangan Masuk Berkas perorangan
AI
Cuti Besar
S
b.
Musnah, kecuali SK masuk berkas perorangan Musnah, kecuali Surat Persetujuan dan SKmasuk berkas perorangan Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perorangan Musnah
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah Masuk berkas perorangan
SI
Dokumentasi Identitas Pegawai
f.
AR
Usul Penetapan Karpeg/KPE/Karis/Karsu Keanggotaan organisasi profesi/kedinasan Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P) Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai (KP4) Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Kesejabteraan Pegawai Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan a. Pegawai b. Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai g.
7
c.
Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan
d.
Berkas tentang Layanan Bantuan Sosial
e.
Berkas tentang Layanan Olahraga dan Rekreasi
f. g.
Berkas tentang Layanan Beras/Pakaian Dinas Berkas tentang Layanan Pengurusan Jenazah
1 tahun setelah identitas ditetapkan
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
. - .. . •
Dinilai Kembali
2 tahun
Musnah, kecuali SK masuk berkas perorangan
P
U
N
IV
ER
SI
TA
S
AI
Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil : a Berkas lamaran yang diterima b Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya c Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN d S.K. Pengangkatan CPNS e Hasil Pengujian Kesehatan f S.K. Pengangkatan PNS g S.K. Peninjauan Masa Kerja h S.K. Kenaikan Pangkat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan S.K.Pengangkatan dalam atau Pemberhentian J dari Jabatan Struktural/Fungsional k S.K.Perpindahan Wilayah Kerja S.K. Perpindahan Antar Instansi m S.K. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN) n Berita Acara Pemeriksaan 0 S.K.Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS p S.K.Perbantuan/Dipekerjakan di luar Instansi Induk S.K.Penarikan Kembali dari q Perbantuan/Dipekerjakan r S.K.Pemberian Uang Tunggu S.K.Pembebasan dari Jabatan Organik karena s diangkat sebagai Pejabat Negara.
SI
11
Usul Pemberhentian dan Penetapan Pension Pegawai/Jandanya/ Dudanya & PNS yang tewas
AR
10
2 tahun setelah hak dan kewajiban nya habis
N
Perselisihan/Sengketa Kepegawaian
Masuk berkas perorangan
LA
9
2 tahun
R
Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pension
G G A
1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah memperoleh keputusan yang bersifat tetap 1 tahun setelah SK ditetapkan
8
t u v w x
SK. Pengalihan PNS S.K.Pemberhentian sebagai PNS S.K.Pemberhentian Sementara Surat Keterangan Pemyataan Hilang Surat Keterangan Kembalinya PNS yang dinyatakan hilang
1 tahun setelah berhenti/pensiun
Musnah, kecuali Rektor dan Pimpinan Universitas Airlangga 2 tahun lainnya yang setelah secara individual hak& ditentukan oleh kewajiban instansi dan PNS nya habis yang berj asa/terlibat peristiwa berskala nasional Perman en
.. .,..
S.K.Penggantian Nama
z
Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran
aa
Akta Nikah/Cerai
bb
Akta Kelahiran
cc
Isian Formulir PUPNS
dd ee
Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan Surat Permohonan Menjadi Anggota Parpol
ff
Surat Keterangan Mutasi Keluarga
gg
Surat Keterangan Meninggal Dunia/Hilang
hh
Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan
JJ
JJ
Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Surat Keterangan Basil Penelitian Khusus
kk
Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala
ll
Surat Tugas/Ijin Belajar Dalarn/Luar Negeri
m m nn
Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri Kartu Pendaftaran Ulang (Kardaf) PNS
oo
Ijasah/Sertifikat
pp
S.K.Penempatan/Penarikan
qq
S.K.Pengangkatan pada Jabatan di luar Instansi Induk Surat Pertimbangan Status PNS
2 tahun setelah hak& kewajiban nya habis
ER
SI
Pegawai
TA
S
AI
R
LA
N
1 tahun setelah berhenti/pensum
Musnah, kecuali Rektor dan Pimpinan Universitas Airlangga lainnya yang secara individual ditentukan oleh instansi dan PNS yang berj asa/ter libat peristiwa berskala nasional Perman en
IV
rr
G G A
y
S.K.Pengaktifan Kembali Sebagai PNS
tt
Surat Pemyataan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik karena dicalonkan sebagai Kepala/ W akil Kepala Daerah. SK Pensiun
SI
AR
uu
P
U
N
ss
Surabaya, 31 Juli 2013 REKTOR, ttd
~#Cj
/
'""'i;l:r..:dVl::o:=i'.1'.'adi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002
FASICH NIP. 19461231 197412 1 001
