UNIVERSITAS AIRLANGGA Kampus C Mulyorejo Surabaya 60115 Telp. (031) 5914042, 5914043, 5912546, 5912564 Fax (031) 5981841 Website : http://www.unair.ac.id ; e-mail :
[email protected]
SALINAN KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA NOMOR 9061/UN3/KR/2013 TENTANG PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA, Menimbang
: a. bahwa dalam rangka pengelolaan arsip di Lingkungan Universitas Airlangga, perlu penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif sebagai pedoman penataan arsip; b. bahwa sehubungan dengan maksud pada huruf a, telah disetujui hasil telaah dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) perlu dilakukan penetapan Jadwal Retensi Arsip (JRA); c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, perlu menetapkan Keputusan Rektor tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Airlangga.
Mengingat
:
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang KetentuanKetentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964); 2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071); 4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 5336); 5. Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 1954 tentang Pendirian Universitas Airlangga di Surabaya sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 3 Tahun 1955 tentang Pengubahan Peraturan Pemerintah Nomor 57 Tahun 1954. (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1954 Nomor 99 Tambahan Lembaran Negara Nomor 695 juncto Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1955 Nomor 4 Tambahan Lembaran Negara Nomor 748); 6.: ....
2 6. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1975 Nomor 51); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen; 8. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2006 tentang Penetapan Universitas Airlangga sebagai Badan Hukum Milik Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 66); 9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 145/U/2004 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian; 10. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Perguruan Tinggi Negeri dan Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Departemen Pendidikan Nasional; 11. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional; 12. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif; 13. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip; 14. Peraturan Majelis Wali Amanat Universitas Airlangga Nomor 12/P/MWA-UA/2008 tentang Anggaran Rumah Tangga Universitas Airlangga; 15. Keputusan Majelis Wali Amanat Universitas Airlangga Nomor 34/H3.MWA/K/2010 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Airlangga Periode 2010-2015; 16. Peraturan Rektor Universitas Airlangga Nomor 26/H3/PR/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Airlangga sebagaimana diubah dengan Peraturan Rektor Universitas Airlangga Nomor 1/H3/PR/2012; 17. Keputusan Rektor Universitas Airlangga Nomor 9636/UN3/KR/2013 tentang Pembentukan Bidang Kearsipan Pada Sekretariat Universitas Airlangga. Memperhatikan : Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia P.JRA/07/2013, tanggal 17 Juli 2013.
Nomor
MEMUTUSKAN : Menetapkan
: KEPUTUSAN REKTOR TENTANG PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA.
PERTAMA
: Menetapkan Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Airlangga, sebagaimana tercantum dalam daftar Lampiran I, II dan III Keputusan ini. KEDUA : ....
3 KEDUA
:
Pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagaimana dikamsud pada diktum PERTAMA menjadi pedoman dalam penataan dan pemusnahan arsip pada semua unit kerja di Lingkungan Universitas Airlangga.
KETIGA
:
Biaya untuk pelaksanaan keputusan ini dibebankan pada dana Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Universitas Airlangga Tahun 2013.
KEEMPAT
:
Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Surabaya pada tanggal 31 Juli 2013 Salinan disampaikan Yth : Pimpinan Unit Kerja di Lingkungan UA
REKTOR,
ttd
FASICH NIP. 194612311974121001
Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas, ttd,
Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002 BIDHUK
LAMPIRAN I KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA NOMOR : 9061/UN3/KR/2013, TANGGAL 31 JULI 2013 TENTANG : PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF UNIVERSITAS AIRLANGGA
NO 1 A 1
JENIS ARSIP 2 PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN Penerimaan mahasiswa baru
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 2 tahun
3 tahun
a Daya tampung mahasiswa Administrasi dan seleksi mahasiswa baru - Daftar calon mahasiswa Tes masuk (SNMPTN/ SBMPTN/Umum/Undangan/Mandiri) b - Hasil penilaian test mahasiswa baru Pengumuman penerimaan mahasiswa - baru termasuk daftar mahasiswa yang diterima c Naskah soal d Data mahasiswa yang diterima Berkas pendaftaran e 1 Yang diterima
f
2 Yang tidak diterima Orientasi mahasiswa baru - Sertifikat /piagam/surat keterangan - Administrasi penyelenggaraan -
2
1 tahun
3 tahun
5 Musnah, kecuali rekapitulasi daya tampung Dinilai kembali Musnah, kecuali penetapan penerimaan dan daftar mahasiswa yang diterima Permanen
1 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun
2 tahun
1 tahun
-
1 tahun
-
1 tahun
4 tahun
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali kasus
Selama yang bersangkutan masih terdaftar sebagai mahasiswa
2 tahun
Musnah
2 tahun
-
Musnah
-
Laporan orientasi
Pendaftaran ulang mahasiswa, meliputi : Registrasi administrasi, termasuk a kelengkapan administrasi, bukti Sumbangan Pembangunan Pendidikan/SPP Registrasi akademik Daftar registrasi mahasiswa baru reguler dan non-reguler (swadana 1 transfer, diploma,paralel), meliputi: KRS, KHS, KRP, KHP b Daftar registrasi mahasiswa lama reguler dan non-reguler (swadana 2 transfer, diploma,paralel), meliputi: KRS, KHS Kalender akademik (administrasi 3 sampai dengan penetapan)
KETERANGAN
Musnah, kecuali master Dinilai kembali Permanen Masuk ke berkas perorangan mahasiswa Musnah Musnah, kecuali sertifikat masuk ke berkas perorangan mahasiswa
NO
JENIS ARSIP
1 3
2 Perkuliahan Administrasi dan jadwal perkuliahan Administrasi a 1 penyusunan/jadwal/perkuliahan 2 Jadwal kuliah semester (gasal, genap) Daftar kehadiran 1 Mahasiswa
b
2 Dosen Laporan kehadiran dosen dan mahasiswa 4 Evaluasi kehadiran 3
c 4
5
Daftar mahasiswa peserta mata kuliah
Kurikulum Administrasi pelaksanaan kurikulum - Sajian mata kuliah/mata ajar (MPK, MKK, MKB, MPB,MBB) a - Silabus - GBPP - SAP Bahan ajar/media pembelajaran, meliputi : 1 Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan b 2 Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran 3 Pengembangan proses belajar mengajar Evaluasi dan pengembangan kurikulum c - Penetapan kurikulum baru Program studi Administrasi penyelenggaraan program studi 1 Persetujuan usulan sampai dengan a penetapan pembukaan program studi baru 2 Penolakan usulan pembukaan program studi baru
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
1 tahun
-
Musnah
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
-
Musnah
1 tahun setelah penetapan angka kredit
-
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun Selama yang bersangkutan masih aktif kuliah
-
Musnah Musnah, kecuali pejabat negara dan tokoh nasional Permanen
4 tahun
Selama masih berlaku
4 tahun
Asli penetapan kurikulum Permanen, hasil cetak Musnah
2 tahun
2 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun Selama masih berlaku
3 tahun
Dinilai kembali
4 tahun
Permanen
Selama masih berlaku
2 tahun
Permanen
1 tahun
2 tahun
Musnah
NO
JENIS ARSIP
1 6
2 Evaluasi mahasiswa Ujian kompetensi dasar/terpadu Administrasi ujian kompetensi dasar 1 (tahapan1,2,3,4) 2 a
b
Kuliah Kerja Nyata (KKN)/Kegiatan Magang Mahasiswa (KMM), meliputi 3 administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN/KMM sampai dengan piagam/sertifikat KKN/KMM Tugas akhir (skripsi, thesis, desertasi, komprehensif, KKL, PPL, magang mahasiswa) Administrasi penyusunan/pelaksanaan 1 tugas akhir mahasiswa 2
7
8
Nilai hasil ujian kompetensi dasar (tahapan 1,2,3,4)
Nilai tugas akhir
Kelulusan (yudisium) a Administrasi kelulusan b Penetapan kelulusan Ijazah dan transkrip - Berkas pengusulan pengadaan blangko c - Salinan pengganti ijazah dan transkrip d Buku induk nomor registrasi lulusan Dosen Pengajaran 1
Daftar hadir mengajar
2
Beban Kerja Dosen (BKD)
a
b
c
d
3 Laporan realisasi pengajaran Evaluasi mahasiswa terhadap dosen Pembimbingan dan pengujian mahasiswa - Dosen pembimbing akademik - Dosen pembimbing tugas akhir Dosen penguji ujian kompetensi dasar (1,2,3,4) - Dosen penguji ujian tugas akhir - Dosen pendamping asistensi Evaluasi Program Studi Berdasarkan Evaluasi Diri (EPSBED)
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 2 tahun
3 tahun
KETERANGAN 5 Musnah
Selama yang bersangkutan masih aktif kuliah
Dinilai kembali, kecuali pejabat negara dan tokoh nasional Permanen Musnah, kecuali piagam/sertifikat masuk berkas perorangan mahasiswa
3 tahun
1 tahun setelah kegiatan dilaksanakan
2 tahun
1 tahun setelah ujian dilaksanakan
2 tahun
Musnah, kecuali laporan akhir Dinilai kembali
1 tahun setelah ujian dilaksanakan
2 tahun
Masuk ke berkas perorangan mahasiswa
1 tahun
1 tahun
Musnah
1 tahun
3 tahun
Permanen
1 tahun
3 tahun
Vital
1 tahun 1 tahun setelah penetapan angka kredit
3 tahun
Vital
-
Musnah
2 tahun
3 tahun
2 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun
2 tahun
3 tahun
Masuk berkas perorangan dosen
2 tahun
3 tahun
Permanen
Masuk berkas perorangan dosen Dinilai kembali Dinilai kembali
NO
JENIS ARSIP
1 9
2
10
B 1 2
Penunjang pendidikan Administrasi pelaksanaan kegiatan (laboratorium, perpustakaan, arsip a perguruan tinggi, kebun percobaan, studio, bengkel) Ketentuan pemakaian (laboratorium, b perpustakaan, arsip perguruan tinggi, kebun percobaan, studio, bengkel) Alumni a Data alumni b Organisasi alumni c Program kegiatan alumni d Penelusuran alumni e Laporan perkembangan alumni PENELITIAN Penawaran penelitian Perencanaan penelitian, meliputi : Proposal penelitian Proposal yang disetujui (tim/satgas a 1 penelitian, program penelitian surat ijin penelitian) 2 Proposal ditolak
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
7 8 9 C 1 2
1 tahun
Musnah
Sampai dengan tidak berlaku
2 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
2 tahun
Dinilai kembali
2 tahun 2 tahun 1 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun 2 tahun 3 tahun
Permanen Dinilai kembali Musnah Dinilai kembali
2 tahun
1 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
-
Laporan dan evaluasi hasil penelitian
2 tahun
3 tahun
Penyebaran hasil penelitian Penemuan teknologi terbaru Forum komunikasi penelitian dan pengembangan
2 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun
Musnah Dinilai kembali, kecuali yang berskala nasional Permanen Musnah Permanen
1 tahun
2 tahun
Musnah
Data statistik penelitian
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master Permanen
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
1 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
-
Laporan dan evaluasi hasil pengabdian
2 tahun
3 tahun
Penyebaran hasil pengabdian Forum komunikasi pengabdian
2 tahun 1 tahun
3 tahun 2 tahun
Data statistik pengabdian
2 tahun
3 tahun
Musnah Dinilai kembali, kecuali yang berskala nasional Permanen Musnah Musnah Musnah, kecuali master Permanen
Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil penelitian Sosialisasi dan diseminasi hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT Penawaran pengabdian Perencanaan pengabdian a Proposal pengabdian yang disetujui b Proposal pengabdian yang ditolak
3
4 5 6
5
2 tahun
3
4 5 6
KETERANGAN
NO
JENIS ARSIP
1 7
2 Seminar, lokakarya, temukarya, workshop hasil pengabdian Penyuluhan dan konsultasi Bantuan sosial TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI Majelis Wali Amanah (berkaitan dengan ide atau gagasan menyangkut kebijakan perguruan tinggi) Senat Akademik (berkaitan dengan ide atau gagasan menyangkut perguruan tinggi) Perencanaan program kerja, pembinaan, penilaian, pengembangan pada komisi-komisi di senat akademik Badan Penjamin Mutu Akademik Berkaitan dengan pengujian dan pengembangan mutu, laporan, dan evaluasi Badan Audit Internal Berkaitan dengan audit internal, laporan dan evaluasi DATA DAN INFORMASI AKADEMIK Data akademik - Data kepakaran - Data lulusan mahasiswa - Data mahasiswa asing Data mahasiswa - Data prestasi mahasiswa - Data inventori mahasiswa - Data nilai akhir/transkrip - Data mahasiswa asing
8 10 D 1
2 3
4
5
E 1
2
3 4
5 F 1
Statistik perguruan tinggi
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun
Musnah Musnah
5 tahun
3 tahun
Permanen
5 tahun
3 tahun
Permanen
5 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
5 tahun
3 tahun
Permanen
5 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master Permanen
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master Permanen
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master Permanen
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master Permanen
1 tahun
-
Musnah
Informasi akademis - Profil lembaga - Publikasi dan informasi - Buku pedoman akademik - Buku wisuda - Buku dies natalis - Orasi Ilmiah Bursa kerja dan bursa pendidikan KEMAHASISWAAN Status mahasiswa, meliputi : a Cuti/selang mahasiswa b Putus kuliah/Drop-Out (DO) c Laporan status mahasiswa
1 tahun
2 tahun
Musnah
2 tahun 1 tahun
3 tahun -
Dispensasi tidak mengikuti kuliah
1 tahun
-
Dinilai kembali Musnah Masuk berkas perorangan mahasiswa
2
NO
JENIS ARSIP
1 3
2 Keputusan pemulihan mahasiswa
4
5
Pembinaan/pelatihan mahasiswa Latihan Keterampilan Managemen a Mahasiswa (LKMM) b Bimbingan dan konseling c Pengembangan kewirausahaan Kesejahteraan dan fasilitas mahasiswa, meliputi : Beasiswa - Ketentuan beasiswa - Tawaran beasiswa a - Daftar calon penerima beasiswa - Seleksi calon penerima beasiswa - Penetapan penerima beasiswa - Perpanjangan beasiswa Keringanan SPP - Penawaran/ketentuan keringanan SPP - Seleksi calon penerima beasiswa b Usulan calon penerima keringanan SPP Penetapan penerimaan keringanan SPP Dana kasih (Bidikmisi) c - Usulan/permohonan - Tanda terima Asuransi kesehatan d - Usulan/permohonan - Tanda terima e
6
Organisasi mahasiswa, meliputi : Administrasi organisasi mahasiswa (BEM, a BEMFA, UKM, HMJ, DMF) b Proses pembentukan pengurus c
7
Administrasi fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, poliklinik, transportasi)
Pengangkatan pengurus
d Laporan pelaksanaan kegiatan Kegiatan mahasiswa - Program kreatifitas mahasiswa - Kegiatan ilmiah, minat bakat, dan penalaran - Proposal kegiatan mahasiswa yang ditolak - Laporan kegiatan
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5 Masuk berkas perorangan mahasiswa
2 tahun
3 tahun
2 tahun
2 tahun
Musnah
2 tahun 2 tahun
2 tahun 2 tahun
Musnah Musnah
Selama masih menerima beasiswa
4 tahun
Musnah, kecuali penetapan penerimaan dan perpanjangan beasiswa masuk berkas perorangan
2 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun
-
Musnah
1 tahun
-
Musnah
Sampai dengan tidak berlaku
-
Musnah
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun 1 tahun setelah pergantian pengurus 2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Musnah, kecuali yang berprestasi skala nasional dan internasional
1 tahun setelah pemeriksaan
NO 1 8 9 10
JENIS ARSIP 2 Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional Pengembangan sains, teknologi, seni, budaya, dan olah raga Mahasiswa berprestasi - Administrasi pendaftaran dan seleksi -
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 2 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
2 tahun
2 tahun
-
11
12
Berkas perorangan mahasiswa - Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) - Kartu Tanda Anggota Perpustakaan (KTAP) - Kartu Rencana Studi (KRS) - Kartu Hasil Studi (KHS) - Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa (KTRM) - Surat keterangan izin/tugas
5
1 tahun
Penetapan penghargaan
Mahasiswa meninggal dunia
KETERANGAN
Selama menjadi mahasiswa
Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas,
3 tahun
Musnah, kecuali penghargaan masuk berkas perorangan mahasiswa Masuk berkas perorangan mahasiswa
Musnah, kecuali pejabat negara dan tokoh nasional Permanen
Surabaya, 31 Juli 2013 REKTOR,
ttd,
ttd
Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002
FASICH NIP. 19461231 197412 1 001
LAMPIRAN II KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA NOMOR : 9061/UN3/KR/2013, TANGGAL 31 JULI 2013 TENTANG : PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF NON KEUANGAN DAN NON KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS AIRLANGGA NO
JENIS ARSIP
1 I 1
2
2
PERENCANAAN Pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan pendidikan Rencana Pembangunan pendidikan Jangka a Menengah Nasional (RPJMN) Rencana Pembangunan pendidikan Jangka Panjang/ b Master plan (RPJP) c Rencana Strategis Program Kerja Tahunan a Usulan Universitas Airlangga b Usulan unit kerja beserta data pendukung c
3
Program kerja tahunan Unit kerja Universitas Airlangga
Selama berlaku
4 tahun
2 tahun
3 tahun
2 tahun
-
2 tahun
3 tahun
Permanen
Permanen
Musnah, kecuali draf akhir Musnah, kecuali draf akhir
d Program kerja tahunan unit kerja
1 tahun
2 tahun
Musnah, setelah masuk laporan tahunan Perguruan tinggi
Penetapan/ Kontrak Kinerja a Pimpinan/ rektor dan wakil rektor/Direktur
3 tahun
4 tahun
Permanen
3 tahun
4 tahun
Musnah, kecuali Pembantu Direktur dan Ketua Jurusan Permanen
2 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
1 tahun
2 Laporan Triwulanan Unit Kerja
1 tahun
1 tahun
3 Laporan Semesteran Unit Kerja
1 tahun
2 tahun
4 Laporan Tahunan Unit Kerja
2 tahun
3 tahun
5 Laporan Tahunan
2 tahun
4 tahun
b Pimpinan unit kerja
4
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN AKTIF INAKTIF 3 4 5
Laporan a Laporan Insidental Laporan Berkala 1 Laporan Bulanan Unit Kerja
b
Musnah, setelah menjadi laporan triwulanan Musnah, setelah menjadi laporan semesteran Musnah, setelah menjadi laporan tahunan Perguruan tinggi Musnah, setelah menjadi laporan tahunan Perguruan tinggi Permanen
NO 1 5
JENIS ARSIP 2 Monitoring dan Evaluasi Program a Monitoring dan evaluasi program Unit Kerja
II 1
b Monitoring dan evaluasi program HUKUM Peraturan Rektor Universitas Airlangga (mulai dari rancangan awal sampai rancangan akhir dan telaah hukum)
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) KETERANGAN AKTIF INAKTIF 3 4 5 Musnah, setelah masuk laporan 2 tahun 4 tahun program perguruan tinggi 2 tahun 4 tahun Permanen Selama berlaku
5 tahun
2 Keputusan/ Ketetapan Rektor Universitas Airlangga (mulai dari rancangan awal sampai rancangan akhir dan telaah hukum)
Selama berlaku
5 tahun
Keputusan/ Ketetapan Dekan/ Direktur/ Ketua Pusat/ Lembaga Universitas Airlangga
Selama berlaku
5 tahun
Selama berlaku
5 tahun
3
4
Instruksi/ Surat Edaran Rektor Universitas Airlangga (mulai dari rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum)
5
6
7
8
9
Standar/ pedoman/ prosedur kerja/ petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis yang bersifat nasional/ regional/ instansional termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir Nota Kesepahaman/ Memorandum of Understanding (MoU)/ Kontrak/ Perjanjian Kerja sama Dalam Negeri dan Luar Negeri Dokumentasi hukum Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, dan Peraturan-peraturan yang dijadikan referensi Sosialisasi/ penyuluhan/ pembinaan hukum Berkas yang berhubungan dengan kegiatan sosialisasi atau penyuluhan hukum Laporan hasil Pelaksanaan Sosialisasi Penyuluhan Hukum Bantuan/ konsultasi hukum/advokasi Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum (Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan Agama)
Permanen Dinilai Kembali, kecuali yang bersifat pengaturan Permanen Dinilai Kembali, kecuali yang bersifat pengaturan Permanen Dinilai Kembali, kecuali yang bersifat pengaturan Permanen
Selama berlaku
3 tahun
Asli permanen, hasil cetak musnah
Selama berlaku
5 tahun
Permanen
Sampai dengan tidak berlaku
-
Simpan di perpustakaan
2 tahun
3 tahun
Musnah
1 tahun setelah diperoleh keputusan berkekuatan hukum tetap
3 tahun
Dinilai kembali
NO
JENIS ARSIP
1 10
2 Kasus/ sengketa hukum Pidana Berkas tentang kasus/ sengketa pidana, baik kejahatan maupun pelanggaran: a - proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan vonis - berkas pembelaan dan bantuan hukum -
telaah hukum opini hukum
Perdata Berkas tentang kasus/ sengketa perdata: proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan vonis b - berkas pembelaan dan bantuan hukum -
c
telaah hukum dan opini hukum
Tata Usaha Negara Berkas tentang kasus/ sengketa Tata Usaha Negara: - proses persidangan sampai dengan vonis - berkas pembelaan dan bantuan hukum -
telaah hukum dan opini hukum
Arbitrase Berkas tentang kasus/ sengketa Arbitrase: proses verbal mulai dari pelimpahan sampai dengan putusan d - berkas pembelaan dan bantuan hukum 11
12
telaah hukum dan opini hukum
Perizinan Berkas perizinan sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat izin Hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI) - Hak cipta Hak paten - Paten biasa Paten sederhana
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 1 tahun sampai keputusan berkekuatan hukum tetap 3 tahun dan dipenuhi hak dan kewajiban 1 tahun sampai keputusan berkekuatan hukum tetap 3 tahun dan dipenuhi hak dan kewajiban 1 tahun sampai keputusan berkekuatan hukum tetap 3 tahun dan dipenuhi hak dan kewajiban 1 tahun sampai keputusan berkekuatan hukum tetap 3 tahun dan dipenuhi hak dan kewajiban Sampai dengan izin 3 tahun diperbaharui Sampai dengan HaKI diperbaharui
2 tahun
KETERANGAN 5
Dinilai kembali
Dinilai kembali
Dinilai kembali
Dinilai kembali
Dinilai kembali
Permanen
NO 1 III 1 2
3 4 5 IV 1
2
JENIS ARSIP 2 ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN Statuta Perguruan Tinggi Struktur organisasi di lingkungan Perguruan Tinggi - Pembentukan - Pengubahan - Pembubaran Uraian jabatan dan tata kerja Evaluasi kelembagaan Standar kompetensi jabatan struktural dan fungsional KEARSIPAN Administrasi persuratan a Buku agenda b Lembar pengantar/ buku ekspedisi Formulir/ catatan permintaan dan layanan c penggandaan dokumen/ arsip Penyimpanan dan pemeliharaan arsip a Daftar arsip b
Pemeliharaan arsip dan ruang penyimpanan (seperti kegiatan fumigasi)
c Daftar pencarian arsip 3 4 5
6
Layanan arsip (peminjaman, penggunaan arsip) Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Penyusutan arsip Pemindahan arsip inaktif a - Berita acara pemindahan - Daftar arsip yang dipindahkan Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna - Berita acara pemusnahan - Daftar arsip yang dimusnahkan b Rekomendasi/ pertimbangan/ pemusnahan arsip dari instansi terkait - Surat Keputusan pemusnahan Penyerahan arsip statis c - Berita acara serah terima arsip - Daftar arsip yang diserahkan Pembinaan kearsipan: Apresiasi/ sosialisasi/ penyuluhan kearsipan/ lokakarya/ workshop - Bimbingan teknis - Supervisi dan monitoring
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 Selama berlaku Selama berlaku
KETERANGAN 5 Vital
5 tahun
Permanen
5 tahun
Permanen
5 tahun
Permanen
5 tahun
Permanen
1 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun
-
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
Selama dipergunakan
-
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
-
Musnah
2 tahun
Musnah
3 tahun
Permanen
Selama berlaku
2 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Permanen
2 tahun
3 tahun
Permanen
1 tahun
2 tahun
Musnah
Selama berlaku 1 tahun Selama berlaku
Selama dipergunakan 1 tahun Sampai ditetapkan
NO
JENIS ARSIP
1 V
2 KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAN Telekomunikasi: Administrasi pengggunaan/ langganan peralatan telekomunikasi meliputi: telepon, faksimile, radio, teleks, TV kabel, dan internet Administrasi penggunaan/ langganan peralatan telekomunikasi Perjalanan dinas: - Dalam negeri - Luar negeri Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan, wisma, rumah dan fasilitas kantor lainnya Risalah/ notulen rapat a Rapat Pimpinan b Rapat staf Administrasi penyediaan konsumsi dan akomodasi Pengurusan kendaraan dinas: - pengurusan surat-surat kendaraan dinas - pemeliharaan dan perbaikan - pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan
1
2
3
4
5 6
7
8
9
10 11
Pemeliharaan gedung dan taman: - Pertamanan/ landscaping - Penghijauan - Perbaikan gedung - Perbaikan rumah dinas/ wisma - Kebersihan gedung dan taman Pengelolaan jaringan listrik, air, telepon dan komputer: - Perbaikan/ pemeliharaan - Pemasangan Ketertiban dan keamanan a Pengamanan, penjagaan dan pengawal terhadap pejabat, kantor, dan rumah dinas: - Daftar nama satuan pengamanan - Daftar jaga/ daftar piket - Catatan gangguan/ pelanggaran/ kejadian - Surat izin keluar masuk orang atau barang b Laporan ketertiban dan keamanan - Kehilangan - Kerusakan - Kecelakaan - Gangguan Administrasi pengelolaan parkir Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas kebersihan, dan sopir
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
1 tahun
-
Musnah
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
-
Musnah
1 tahun
4 tahun
Permanen
1 tahun 2 tahun
4 tahun -
Dinilai kembali Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
-
Musnah
2 tahun
-
Musnah
NO 1 VI 1
JENIS ARSIP 2 HUBUNGAN MASYARAKAT Keprotokolan: Penyelenggaraan acara kedinasan (pelantikan, a peresmian, dan jamuan termasuk acara peringatan hari-hari besar)
4
5 6
3 tahun
5
Musnah
b Buku Tamu
1 tahun
2 tahun
c
1 tahun
4 tahun
1 tahun
4 tahun
Permanen
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
Selama berlaku
-
Dinilai kembali
1 tahun
4 tahun
Permanen
1 tahun
3 tahun
1 tahun
4 tahun
1 tahun
2 tahun
1 tahun
2 tahun
Dinilai kembali Musnah, kecuali yang berkaitan dengan kasus tertentu Dinilai kembali Musnah, kecuali master Dinilai Kembali Musnah
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
1 tahun 1 tahun 1 tahun 1 tahun
4 tahun 4 tahun 4 tahun 2 tahun
1 tahun
4 tahun
1 tahun 1 tahun
2 tahun 4 tahun
1 tahun
3 tahun
Dinilai kembali Dinilai kembali Dinilai kembali Musnah Musnah, kecuali Direktur permanen Musnah Permanen Musnah kecuali master Permanen
e
3
1 tahun
KETERANGAN
Musnah, kecuali memuat pejabat negara/ tokoh nasional Permanen Musnah
Agenda kegiatan Pimpinan Universitas Airlangga Kunjungan dinas dalam dan luar negeri Kunjungan dinas Pimpinan Universitas 1 d Airlangga Kunjungan dinas pimpinan Selain Rektor 2 Universitas Airlangga / pegawai
2
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
Daftar nama/ alamat kantor/ pejabat
Dokumentasi/ liputan kegiatan dinas pimpinan, acara kedinasan, dan peristiwa-peristiwa bidang masingmasing, dalam berbagai media: kertas/ foto/ video/ rekaman suara/ multimedia 1 Rektor 2 Pejabat lain/ pegawai Pengumpulan, pengolahan dan penyajian informasi kelembagaan: a
Kliping koran
b
Brosur/ leaflet/ poster/ plakat
c Pengumuman/ pemberitaan Hubungan antar lembaga negara dan badan pemerintahan/ instansi: a Hubungan antar lembaga pemerintah b Hubungan dengan swasta/ LSM c Hubungan dengan dunia usaha dan industri d Hubungan dengan perguruan tinggi lain e Forum kehumasan (Bakohumas/ Perhumas) Hubungan dengan media massa: Siaran pers/ konferensi pers/ press f 1 release/wawancara 2 Kunjungan wartawan/peliputan Dokumen rapat dengar pendapat DPR/DPRD Penerbitan majalah, buletin, dan jurnal
NO
JENIS ARSIP
1 7
2 Publikasi melalui media cetak maupun elektronik
8
Pameran/sayembara/ lomba/ festival/ pembuatan spanduk dan iklan Penghargaan/ tanda kenang-kenangan Administrasi pemberian penghargaan/ tanda kenangkenangan kepada masyarakat yang memiliki jasa prestasi besar Ucapan terima kasih, ucapan selamat, belasungkawa, permohonan maaf KEPUSTAKAAN Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka a Bukti Penerimaan Koleksi Bahan Pustaka Deposit b Administrasi pengelolaan Deposit Bahan Pustaka Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka
9
10 VII 1
2
a
Buku induk koleksi
b c d
Daftar buku terseleksi Daftar buku dalam pemesanan Daftar buku dan permintaan Daftar penerimaan bahan pustaka hasil pembelian, hadiah deposit, hibah Daftar pengiriman Bahan Pustaka Surplus Lembar kerja pengolahan BP (Buram, Pengkatalogan)
e f g
h
Shelf List/Jajaran Kartu utama (master list)
i
Daftar tambahan Buku (Assesion list)
j
Daftar/jajaran kendali (Subyek dan Pengarang)
VIII INFORMATIKA/ SIM/ TIK 1 Rencana Strategis/master plan Pembangunan Sistem Informasi (SIM) 2 Dokumentasi Arsitektur dan implementasi - Sistem Informasi - Sistem Aplikasi - Infrastruktur 3 Perekaman dan Pemutakhiran Data: - Formulir Isian - Daftar Petugas Perekaman - Jadwal Pelaksanaan - Laporan hasil perekaman dan pemutakhiran data
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5 Musnah kecuali master Permanen
1 tahun
3 tahun
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Permanen
1 tahun
-
Musnah
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun Sampai tidak dipergunaka n 1 tahun 1 tahun 1 tahun
3 tahun
Musnah
3 tahun
Vital
3 tahun 2 tahun 2 tahun
Musnah Musnah Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
Selama berlaku
5 tahun
Permanen
1 tahun
5 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
5 tahun
Musnah
Sampai tidak dipergunaka n 2 tahun Selama dipergunaka n
NO
JENIS ARSIP
1 4
2 Migrasi Sistem Aplikasi dan Data: - Perencanaan Migrasi - Pelaksanaan Migrasi - Berita Acara Kegiatan Migrasi - Daftar sistem aplikasi dan data yang dimigrasi - Laporan hasil migrasi Dokumen hosting: - Formulir permintaan hosting - Laporan hasil uji kelayakan - Laporan pelaksanaan hosting Layanan Back-up Data Digital PENGAWASAN Rencana Pengawasan a Rencana Strategis Pengawasan b Rencana Kerja Tahunan c Rencana dan Penetapan Kinerja Tahunan Pelaksanaan Pengawasan a - Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hail Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI) yang memerlukan tindak lanjut (TL) Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung unsur Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan memerlukan tindak lanjut
5
6 IX 1
2
b
c
Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hail Pemeriksaan (LHP) Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI) yang tidak memerlukan tindak lanjut (TL) - Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung unsur Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan tidak memerlukan tindak lanjut Laporan Perkembangan Penanganan Surat Pengaduan Masyarakat
KETERANGAN 5
1 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun
2 tahun
Dinilai Kembali
5 tahun
10 tahun
Permanen
2 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun
Permanen Permanen
Setelah tindak lanjut selesai
3 tahun
Permanen
Setelah keputusan mempunyai kekuatan hukum tetap
3 tahun
Permanen
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
Dinilai kembali
3 tahun 3 tahun
Musnah Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
-
1 d e
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
Laporan yang memerlukan tindak lanjut
2 Laporan yang tidak memerlukan tindak lanjut Laporan Perkembangan Barang Milik Negara Laporan Kegiatan Pendampingan Penyusunan Laporan Keuangan dan Review Perguruan Tinggi
Setelah tindak lanjut selesai 2 tahun 2 tahun 2 tahun
NO
JENIS ARSIP
1 X 1.
2
2
3
4
PERLENGKAPAN Rencana Kebutuhan Barang a. Unit Kerja/ satuan kerja b. Perguruan Tinggi Pengadaan Barang Telaahan pelaksanaan lelang/ pemilikan/ a. penunjukan langsung dokumen lelang Barang Inventaris Kantor/barang bergerak, (penawaran pengumuman pemenang, daftar rekanan, sampai dengan kontrak dan serah b. terima barang. Barang Investasi (penawaran pengumuman pemenang, daftar rekanan, sampai dengan kontrak dan serah terima barang. Penyimpanan barang dan distribusi Penyimpanan inventaris kekayaan negara a surat bukti barang masuk surat bukti pengeluaran barang Pendistribusian b Surat jalan Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) a
SIMAK BMN
b
Pembukuan BMN Daftar barang kuasa/ pengguna Kartu identitas barang Buku penerimaan PNBP
c
d
e
Daftar barang ruangan Inventarisasi BMN Keputusan pembentukan tim Rencana kerja pelaksanaan inventarisasi Kertas kerja inventarisasi Berita acara inventarisasi Daftar inventaris/Buku barang/Daftar barang lainnya Laporan hasil inventarisasi Laporan BMN Laporan kondisi barang Laporan barang kuasa pengguna Berita acara rekonsiliasi eksternal dan internal Laporan persediaan habis pakai Laporan persediaan tidak habis pakai
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
2 tahun
-
Musnah
1 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah pemeriksaa n
10 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah pemeriksaa n
10 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah tahun anggaran
2 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah diperbaharu i
-
Dinilai kembali
Selama barang ada
-
Vital
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Musnah
NO
JENIS ARSIP
1 5
2
Dokumen kepemilikan aset (sertifikat tanah, IMB, BPKB, STNK, Blueprint dan Lain-lain)
6 XI 1 2 3 4 5 6 7 8
9
10
Penghapusan Barang Milik Negara (inventaris dan Investasi) PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Kurikulum-Kurikulum Diklat Modul-Modul Diklat Panduan Fasilitator Saran/ Rekomendasi Penyelenggaraan Diklat Notulen Sosialisasi/ Rapat Koordinasi Kebijakan Diklat Rencana Tahunan Diklat Rencana Penyelenggaraan Diklat Penyelenggaraan Diklat - Surat Pemanggilan Peserta - Surat keputusan tim penyelenggara diklat - Surat keputusan tim pengajar diklat - Panduan Diklat - Laporan penyelenggaraan dikat - Sambutan pembukaan dan penutupan dikat - Daftar Peserta Diklat - Bahan Ajar Diklat - Daftar Hadir Peserta Diklat - Daftar Hadir Widyaiswara - Formulir evaluasi peserta diklat - Formulir evaluasi widyaiswara - Sertfikat/ STTPL Jenis Diklat : - Diklat prajabatan - Diklat kepemimpinan - Diklat fungsional - Diklat teknis Akreditasi lembaga Diklat - Surat permohonan akreditasi - Laporan hasil verifikasi lapangan - Berita acara rapat tim penilai - Surat keputusan penetapan akreditasi - Sertifikasi akreditasi - Laporan akreditasi lembaga diklat
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 Sampai dengan dihapuskan atau dipindahtangankan 2 tahun
KETERANGAN 5
Vital
3 tahun
Musnah
4 tahun
Musnah
5 tahun
Permanen
2 tahun
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
2 tahun 2 tahun
2 tahun 2 tahun
Musnah Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah kecuali sertifikat/STTPL permanen
2 tahun
3 tahun
Musnah
Selama berlaku
10 tahun
Permanen
Setelah menjadi pedoman Selama berlaku 1 tahun
NO 1 11
12
13
JENIS ARSIP 2 Sertifikasi Sumber Daya Manusia - Surat permohonan Sertifikasi - Laporan hasil verifikasi lapangan - Berita acara rapat tim penilai - Surat keputusan penetapan Sertifikasi - Sertifikat Sertifikasi - Laporan Sertifikasi indvidual Sistem informasi diklat - Data lembaga diklat - Data prasarana diklat - Data sarana diklat - Data pengelola diklat - Data penyelenggara diklat - Data program diklat Registrasi sertifikat/ STTPL peserta diklat - Surat permohonan kode registrasi - Buku registrasi - Surat penyampaian kode registrasi
14 Pengelolaan data dan informasi diklat 15 16
Laporan penyelenggaran Diklat Evaluasi : Penyelenggaraan Diklat Sistem diklat
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
Selama berlaku
10 tahun
Permanen
1 tahun setelah diperbaharu i
5 tahun
Musnah
15 tahun
10 tahun
Permanen
2 tahun
Musnah
3 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah update data 2 tahun 2 tahun
Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas,
Surabaya, 31 Juli 2013 REKTOR,
ttd,
ttd
Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002
FASICH NIP. 19461231 197412 1 001
LAMPIRAN III KEPUTUSAN REKTOR UNIVERSITAS AIRLANGGA NOMOR : 9061/UN3/KR/2013, TANGGAL 31 JULI 2013 TENTANG : PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF DAN FASILITATIF DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN PEJABAT NEGARA UNIVESITAS AIRLANGGA
NO 1 1
JENIS ARSIP 2 Formasi Pegawai a.
c. d.
Usulan Permintaan Formasi kepada Menpan dan RB dan Kepala BKN Persetujuan Menpan dan RB Penetapan Formasi
e.
Penetapan Formasi Khusus
b.
2
Usulan dari Unit Kerja
Pengadaan Pegawai: Proses Penerimaan Pegawai meliputi: 1 Pengumuman 2 Seleksi Administrasi a. 3 Pemanggilan Peserta Test 4 Pelaksanaan Ujian Tertulis 5 Keputusan Hasil Ujian 6 Wawancara b.
Penetapan Pengumuman Kelulusan
c.
Berkas Lamaran yang Tidak Diterima
d.
Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP
e.
Nota Usul Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) menjadi Pegawai Negeri Sipil (PNS) lebih dari 2 (dua) tahun
f.
Surat Keputusan CPNS/PNS Kolektif
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 2 tahun, setelah tahun 2 tahun anggaran
KETERANGAN 5 Musnah
2 tahun, setelah tahun anggaran
3 tahun
Musnah
2 tahun, setelah realisasi
3 tahun
Permanen
2 tahun, setelah semua diangkat PNS
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
-
Musnah
-
Masuk berkas perorangan
2 tahun
Masuk berkas perorangan
3 tahun
Dinilai Kembali
2 tahun, setelah semua diangkat PNS 1 tahun, setelah tahun anggaran 1 tahun, setelah Surat Keputusan (SK) ditetapkan 2 tahun, setelah Petikan SK ditetapkan
NO 1 3
JENIS ARSIP 2 Pembinaan Karir Pegawai Diklat/Kursus/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Ijin Belajar Pegawai a. - Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Ijin - Laporan Kegiatan Pengembangan Diri Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan b. (STTPL)/Sertifikat c.
Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)/ Standar Kinerja Pegawai (SKP)
d.
Daftar Usul Penetapan Angka Kredit
e.
Disiplin Pegawai - Daftar Hadir - Rekapitulasi Daftar Hadir
f.
g.
Berkas Hukuman Disiplin
Penghargaan dan Tanda Jasa
4 Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
5
Mutasi Pegawai Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan, Penugasan a. Sementara, Pemindahan Sementara, Mutasi antar Unit
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
1 tahun, setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah
-
-
Masuk berkas perorangan
3 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah, kecuali SK PAK masuk berkas perorangan
2 tahun
Musnah
1 tahun, setelah SK ditetapkan 1 tahun anggaran berjalan 1 tahun anggaran berjalan 1 tahun anggaran berjalan
2 tahun
2 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
1 tahun, setelah memperoleh keputusan tetap
Musnah, kecuali BAP dan SK masuk berkas perorangan Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan
5 tahun
Dinilai kembali, kecuali SK Penetapan masuk berkas perorangan
1 tahun, setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perorangan
b.
Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN
-
-
Masuk berkas perorangan
c.
Mutasi Keluarga - Surat Izin Pernikahan/Perceraian - Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian - Surat Nikah/Cerai - Akte Kelahiran Anak - Surat Keterangan Meninggal Dunia
-
-
Masuk berkas perorangan
2 tahun
Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perorangan
d.
Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan
1 tahun setelah SK ditetapkan
NO
JENIS ARSIP
1
2
6
7
e.
Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional
f.
Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai
g.
Peninjauan Masa Kerja
h.
Berkas Baperjakat
Administrasi Pegawai a.
Surat Perintah Dinas/Surat Tugas
b.
Cuti Besar
c.
Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan
d.
Cuti Alasan Penting
e.
Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)
Dokumentasi Identitas Pegawai - Usul Penetapan Karpeg/KPE/Karis/Karsu - Keanggotaan organisasi profesi/kedinasan f. - Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P) Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai (KP4) Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut g. Kepangkatan (DUK) Kesejahteraan Pegawai Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan a. Pegawai b. Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai c. Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan d. Berkas tentang Layanan Bantuan Sosial e. Berkas tentang Layanan Olahraga dan Rekreasi f. Berkas tentang Layanan Beras/Pakaian Dinas g. Berkas tentang Layanan Pengurusan Jenazah
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 1 tahun 2 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun 2 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
1 tahun setelah SK ditetapkan
5 tahun
2 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah pelaksanaan 3 tahun setelah pelaksanaan
KETERANGAN 5 Musnah, kecuali SK masuk berkas perorangan Musnah, kecuali Surat Persetujuan dan SK masuk berkas perorangan Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perorangan Musnah
2 tahun
Musnah, kecuali SK masuk berkas perorangan
-
Masuk Berkas perorangan
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
-
Masuk berkas perorangan
1 tahun setelah identitas ditetapkan
2 tahun
Musnah
2 tahun
-
Musnah
2 tahun
-
Musnah
NO
JENIS ARSIP
1 8
2 Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun
9 Perselisihan/Sengketa Kepegawaian
10
11
Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai/Jandanya/ Dudanya & PNS yang tewas Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil : a Berkas lamaran yang diterima b Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya c Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN d S.K. Pengangkatan CPNS e Hasil Pengujian Kesehatan f S.K. Pengangkatan PNS g S.K. Peninjauan Masa Kerja h S.K. Kenaikan Pangkat i Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan j S.K.Pengangkatan dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/Fungsional k S.K.Perpindahan Wilayah Kerja l S.K. Perpindahan Antar Instansi m S.K. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN) n Berita Acara Pemeriksaan o S.K.Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS p S.K.Perbantuan/Dipekerjakan di luar Instansi Induk q S.K.Penarikan Kembali dari Perbantuan/Dipekerjakan r S.K.Pemberian Uang Tunggu s S.K.Pembebasan dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai Pejabat Negara. t u v w x
SK. Pengalihan PNS S.K.Pemberhentian sebagai PNS S.K.Pemberhentian Sementara Surat Keterangan Pernyataan Hilang Surat Keterangan Kembalinya PNS yang dinyatakan hilang
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 1 tahun setelah SK 2 tahun ditetapkan 1 tahun 2 tahun setelah setelah memperoleh hak dan keputusan kewajiban yang bersifat nya habis tetap 1 tahun setelah SK 2 tahun ditetapkan
1 tahun setelah berhenti/pensiun
2 tahun setelah hak & kewajiban nya habis
KETERANGAN 5 Masuk berkas perorangan
Dinilai Kembali
Musnah, kecuali SK masuk berkas perorangan
Musnah, kecuali Rektor dan Pimpinan Universitas Airlangga lainnya yang secara individual ditentukan oleh instansi dan PNS yang berjasa/terlibat peristiwa berskala nasional Permanen
NO
JENIS ARSIP
1 y z aa bb cc dd ee ff gg hh jj jj kk ll m m nn oo pp qq rr ss tt
uu
2 S.K.Penggantian Nama Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran Akta Nikah/Cerai Akta Kelahiran Isian Formulir PUPNS Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan Surat Permohonan Menjadi Anggota Parpol Surat Keterangan Mutasi Keluarga Surat Keterangan Meninggal Dunia/Hilang Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/Luar Negeri Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
JANGKA WAKTU SIMPAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
1 tahun setelah berhenti/pensiun
2 tahun setelah hak & kewajiban nya habis
Kartu Pendaftaran Ulang (Kardaf) PNS Ijasah/Sertifikat S.K.Penempatan/Penarikan Pegawai S.K.Pengangkatan pada Jabatan di luar Instansi Induk Surat Pertimbangan Status PNS S.K.Pengaktifan Kembali Sebagai PNS Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik karena dicalonkan sebagai Kepala/ Wakil Kepala Daerah. SK Pensiun
KETERANGAN 5
Musnah, kecuali Rektor dan Pimpinan Universitas Airlangga lainnya yang secara individual ditentukan oleh instansi dan PNS yang berjasa/terlibat peristiwa berskala nasional Permanen
Surabaya, 31 Juli 2013 Salinan sesuai dengan aslinya Sekretaris Universitas,
REKTOR,
ttd,
ttd
Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. NIP. 19730406 200312 1 002
FASICH NIP. 19461231 197412 1 001
