POLA KLASIFIKASI SUBTANTIF DAN FASILITATIF UNIVERSITAS AIRLANGGA
KODE
JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU SIMPAN AKTIF INAKTIF
A
SUBSTANTIF
PT
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN PT.00 PENERIMAAN MAHASISWA BARU Arsip yang berhubungan dengan daya tampung mahasiswa baru, administrasi dan seleksi mahasiswa baru, naskah soal, data mahasiswa yang diterima, dan orientasi mahasiswa baru. 00 DAYA TAMPUNG MAHASISWA BARU Musnah, kecuai Administra Arsip yang berhubungan dengan ketetapan daya tampung rekapitulasi daya 2 tahun 3 tahun si mahasiswa, penambahan dan pengurangan daya tampung tampung dinilai hukum mahasiswa. kembali 01 SELEKSI MAHASISWA BARU Arsip yang berhubungan dengan penyelenggaraan seleksi mahasiswa baru seperti pembentukan panitia, pembagian Musnah, kecuali tugas, notulensi, pelaksanaan kegiatan, pengumuman penetapan tempat pelaksanaan ujian, pembentukan kepanitiaan, penerimaan dan Administra peminjaman sarana prasarana/ gedung sampai dengan 1 tahun 3 tahun daftar si pembubaran panitia.berkas pendaftaran, kartu peserta mahasiswa yang hukum ujian, daftar hadir, daftar calon mahasiswa baru, diterima pelaksanaan ujian (SNMPTN, jalur mandiri, jalur permanen prestasi, D3), berita acara, naskah soal (hard copy, soft copy), daftar nilai sampai dengan pengumuman hasil ujian. 02 Administrasi Mahasiswa Baru Administra 1 tahun 3 tahun Musnah Arsip yang berhubungan dengan pembayaran SOP,SP3, si
N
A G G
A L IR
A S A
IT S R
AR
SIP
U
E V I N
KETERANGAN
Nilai Guna
administrasi penyusunan biaya perkuliahan meliputi : usulan biaya perkuliahan unit kerja, pembahasan,draft penetapan biaya perkuliahan, revisi draft penetapan biaya perkuliahan, surat penetapan biaya perkuliahan, Pelaksanaan Tes Kesehatan, Tes TOEFL 03 ORIENTASI MAHASISWA BARU (PPKMB): Arsip yang berhubungan dengan orientasi mahasiswa baru yang meliputi pedoman orientasi mahasiswa baru, Musnah, kecuali proposal kegiatan, jadwal kegiatan, daftar hadir peserta sertifikat masuk ppkmb, prosentase kehadiran, makalah/tugas mahasiswa 1 tahun 4 tahun ke berkas baru, evaluasi pelaksanaan, surat pertanggungjawaban perseorangan pelaksanaan kegiatan, sertifikat/piagam, laporan kegiatan, mahasiswa janji mahasiswa baru, upacara penerimaan mahasiswa baru dan juga Orientasi mahasiswa asing meliputi: city tour, kultural trip, welcoming reception. REGISTRASI MAHASISWA Arsip yang berhubungan dengan registrasi akademik, kartu mahasiswa dan mutasi mahasiswa. 00 REGISTRASI AKADEMIK Arsip yang berhubungan dengan registrasi mahasiswa baru,mahasiswa asing, daftar ulang mahasiswa lama yang meliputi KRS, KHS, KRP, KHP dan KTM termasuk 0 0 0 pengurusan KTM yang hilang 01 MUTASI MAHASISWA Arsip yang berhubungan dengan perpindahan mahasiswa baik pindh program studi atau universitas PERKULIAHAN Arsip yang berisi tentang kalender akademik, jadwal perkuliahan, daftar peserta kuliah, daftar hadir/absensi 2 tahun musnah 00 KALENDER AKADEMIK Arsip yang berhubungan dengan administrasi penyusunan jadwal kegiatan akademik selama satu tahun (semester ganjil genap) mulai dari tim penyusun, penetapan
N
A G G
A L IR
PT.01
A S A
IT S R
SIP
AR
PT.02
U
E V I N
hukum
Administra si hukum
01
02
03
kalender akademik sampai dengan pendistribusiannya. JADWAL PERKULIAHAN Arsip yang berhubungan dengan administrasi penyususnan jadwal, jadwal perkuliahan, bobot sks, ruangan dan dosen pengajar matakuliah. DAFTAR HADIR/ABSENSI Arsip yang berisi tentang daftar kehadiran dosen dan mahasiswa dalam kegiatan perkuliahan termasuk materi yang diberikan, rekapitulasi/laporan kehadiran dosen dan mahasiswa dan evaluasi kehadiran. DAFTAR PESERTA KULIAH Arsip yang berisi daftar peserta kuliah termasuk mahasiswa KPRS
3 tahun
musnah
0
0
0
Selama yang bersangku tan masih aktif kuliah 0
IT S R
RENCANA PROGRAM SEMESTER (RPS) BIAYA PERKULIAHAN Arsip yang berhubungan dengan administrasi penyusunan biaya perkuliahan meliputi : usulan biaya perkuliahan unit kerja, pembahasan, draft penetapan biaya perkuliahan, revisi draft penetapan biaya perkuliahan. KURIKULUM Dokumen yang berisi tentang pembuatan, pelaksanaan, pengembangan dan evaluasi kurikulum 00 PEDOMAN PENYUSUNAN KURIKULUM Arsip yang berisi tentang pedoman penyususnan kurikulum mulai dari awal pembuatan, penetapan sampai dengan pendistribusian pedoman 01 ADMINISTRASI PELAKSANAAN KURIKULUM Arsip yang berhubungan dengan garis-garis besar materi perkuliahan yng berlaku di setiap departemen, program
PU
E V I N
A
I S R
A G G
N 4 tahun
A L IR
A S A
04 05
PT.03
2 Tahun
Musnah, kecuali pejabat Negara dan tokoh nasional permanen
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
4 tahun
Asli penetapan kurikulum permanen, hasil
Selama masih berlaku
02
03
studi, termasuk bobot sks, prasyarat, kriteria penilaian dan bahan ajar, silabus, SAP, GBPP, dan Kontrak perkuliahan. 00 SAJIAN PELAKSANAAN KURIKULUM Arsip yang berhubungan dengan Sajian mata kuliah (MPK, MKK, MKB, MPB, MBB), SILABUS, GBPP dan SAP. BAHAN AJAR/ MEDIA PEMBELAJARAN 00 PENYUSUNAN BAHAN AJAR 01 TEKNIK PEMBUATAN ALAT PERAGA DAN MODEL PEMBELAJARAN 02 PENGEMBANGAN PROSES BELAJAR MENGAJAR EVALUASI KURIKULUM DAN PENGEMBANGAN KURIKULUM 00 EVALUASI PELAKSANAAN KURIKULUM BARU 01 PENETAPAN KURIKULUM BARU
Selama masih berlaku
4 tahun
Asli penetapan kurikulum permanen, hasil cetak musnah
2 tahun
2 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
3 tahun G
Dinilai kembali
0
0
0
Selama masih berlaku
4 tahun
permanen
0
0
0
2 tahun
3 tahun
permanen
0
0
0
N LA
2 tahun
IR A S
A T I S
R E V I
PT.04
cetak musnah
N U P
I S R
PROGRAM STUDI 00 ADMINISTRASI PEMBUKAAN PROGRAM STUDI Arsip ini berhubungan dengan Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan program studi baru, dan Penolakan usulan pembukaan program studi baru 01 EVALUASI PELAKSANAAN PROGRAM STUDI BARU Arsip yang berhubungan dengan mulai dari administrasi pelaksanaan program studi dan juga penutupan program studi (D3, S1,S2,S3, SPESIALIS, DAN PROFESI) 02 AKREDITASI PROGRAM STUDI DAN UNIVERSITAS
A
GA
PT.05
Arsip yang berhubungan dengan Pedoman akreditasi, Pengajuan akreditasi meliputi Administrasi pengajuan akreditasi, Surat penetapan/ sertifikat akreditasi, Borang akreditasi. Himpunan data tentang akreditasi, Pembinaan hasil akreditasi, Administrasi akreditasi meliputi: pemberitahuan/ informasi, draf pengajuan, isian form/ instrumen, pembahasan, laporan DOSEN 00 PENGAJARAN Arsip yang berhubungan dengan Daftar hadir mengajar meliputi Rekapitulasi daftar hadir dosen, Surat pemberitahuan ketidakhadiran, Pembinaan ketidakhadiran, Pelayanan data kehadiran, beban kerja dosen (BKD), SIPKD , standar akademik pengajaran dan Laporan realisasi pengajaran. 01 EKIVALENSI WAJIB MENGAJAR PENUH (EWMP) Arsip yang berhubungan dengan Panduan pengisian ewmp, Administrasi ewmp meliputi: tagihan/ permintaan isian, perhitungan, pengiriman, pengajuan, form isian, draf isian dan revisi perhitungan ewmp, Administrasi ewmp meliputi: tagihan/ permintaan isian, perhitungan, pengiriman, pengajuan, form isian, draf isian dan revisi perhitungan ewmp, Daftar isian beban tugas dosen/ daftar beban tugas mengajar, Pembagian offering, Laporan ewmp dosen, Laporan realisasi pengajaran 02 EVALUASI MAHASISWA TERHADAP DOSEN 03 PEMBIMBINGAN DAN PENGUJIAN MAHASISWA Arsip yang berhubungan dengan Dosen pembimbing akademik, Dosen pembimbing tugas akhir (skripsi, tesis, disertasi) Dosen penguji ujian semester, Dosen penguji ujian tugas akhir (skripsi, tesis, disertasi) dan Dosen pendamping asistensi
0
A 0 G G
N
A L IR
0
A S A
IT S R
E V I N
U P I S
0
0
0
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Masuk berkas perrangan dosen
AR
04
PT.06
DOSEN PEMBIMBINGAN PENULISAN KARYA ILMIAH MAHASISWA 05 DOSEN PEMBIMBINGAN SEMINAR, LOKAKARYA, PELATIHAN, MAGANG MAHASISWA(PKL) 06 DOSEN WALI / PENASEHAT MAHASISWA Arsip yang berhubungan dengan penetapan dosen wali sampai dengan administrasi 07 BIMBINGAN KONSELING MAHASISWA Arsip yang berhubungan dengan Registrasi administrasi bimbingan konseling mahasiswa dan Laporan bimbingan konseling mahasiswa PENUNJANG PENDIDIKAN 00 LABORATORIUM Arsip yang berhubungan dengan Ketentuan pemakaian laboratorium, Administrasi pelaksanaan kegiatan laboratorium, Pengelola laboratorium, Pemberian bantuan sarana laboratorium, Metode pengujian, kalibrasi, dan validasi, Rekaman hasil kalibrasi internal, Ketertelusuran pengukuran, Pengambilan sampel, Penanganan barang yang diuji, Jaminan mutu hasil pengujian dan Pelaporan hasil 01 KEBON PERCOBAAN Arsip yang berhubungan dengan Ketentuan pemakaian kebon percobaan, Administrasi pelaksanaan kegiatan kebon percobaan, Pengelola laboratorium kebon percobaan, Ijin penggunaan/ praktek dan Pelaporan. 02 STUDIO/ BENGKEL Arsip yang berhubungan dengan Ketentuan pemakaian studio/ bengkel, Administrasi pelaksanaan kegiatan studio/ bengkel, Pengelola studio/ bengkel, Investarisasi peralatan studio/ bengkel, Ijin penggunaan/ praktek
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
A G G
N
A L IR
A S A
IT S R
IVE
N U P
I S R
A
PT.07
studio/ bengkel, Pelaporan dan Pemberian bantuan sarana studio/ bengkel. 03 RUANG BACA Arsip yang berhubungan dengan kegiatan ruang baca mulai dari pengembangan koleksi, pengolahan, pelayanan sampai dengan kerjasama dalam maupun luar negeri. ALUMNI 00 DATA ALUMNI Arsip yang berhubungan dengan biodata lengkap para lulusan di masing masing jurusan dan program studi, termasuk : nama, alamat, pendidikan dan pekerjaan, termasuk juga yang berhenti kuliah, DO, pemutakhiran data, dan persatuan orang tua mahasiswa. 01 ORGANISASI ALUMNI Arsip yang berhubungan dengan pertemuan alumni 02 PROGRAM KEGIATAN ALUMNI 03 PENELUSURAN ALUMNI 04 LAPORAN PERKEMBANGAN ALUMNI DESKRIPSI DAN SAJIAN MATA KULIAH 00 PENYUSUNAN KODE DAN SANDI MATA KULIAH Kode mata kuliah Daftar sistem kredit studi (SKS) Sandi dosen dan kode mata kuliah Sandi dan kode mata kuliah 01 SAJIAN MATA KULIAH UMUM Sajian mata kuliah umum (MKU) - Administrasi penyelenggaraan sajian MKU: permintaan sajian mata kuliah umum, permintaan membina MKU, usulan sajian MKU, perubahan MKU - Penetapan sajian mata kuliah umum
0
0
0
1 Tahun
2 tahun
Dinlai kembali
3 tahun
Permanen
3 tahun 2 tahun 3 tahun
Dinilai kembali Musnah Dinilai kembali
N
A L 2 tahun IR
S A 2 tahun
PT.08
R
A T I S
AR
SIP
U
E V I N
A G G
1 tahun 2 tahun
-
02
Sajian MDK - Administrasi penyelenggaraan sajian MDK: permintaan sajian mata kuliah umum, permintaan membina MDK, usulan sajian MDK, perubahan sajian MDK - Penetapan sajian MDK Sajian MKK - Administrasi penyelenggaraan sajian MKK: permintaan sajian MKK, permintaan membina MKK, usulan sajian MKK, perubahan sajian melaksanakan MKK, usul koordinator MKK, usul penggantian koordinator MKK - Penetapan sajianMKK SAJIAN MATA KULIAH Sajian mata kuliah - Administrasi sajian mata kuliah: permohonan mata kuliah, usul perubahan mata kuliah, pembatalan mata kuliah, usul sajian mata kuliah, pemberitahuan, permintaan dan konsep daftar mata kuliah - Penetapan sajian mata kuliah Sebaran mata kuliah Daftar mata kuliah Pembina mata kuliah - Administrasi pembina mata kuliah: permintaan untuk membina mata kuliah, perubahan/ penggantian dosen pembina mata kuliah - Penetapan dosen utama/ dosen pembina mata kuliah - Surat keterangan telah membina mata kuliah - Surat keterangan sebagai dosen pembina mata kuliah
A S A
A L IR
IT S R
AR
SIP
U
E V I N
N
A G G
-
PT.09
Daftar hadir mengajar dosen pembina pembina mata kuliah program studi Dosen/ asisten tidak tetap dan guru pamong Daftar sajian mata kuliah Daftar buku rujukan Daftar sks Laporan tugas studi mata kuliah mahasiswa 03 PESERTA MATA KULIAH (PROGRAM KHUSUS) Pendaftaran mata kuliah (program khusus) Daftar peserta mata kuliah (program khusus) 04 EKUIVALENSI MATA KULIAH Proses pengajuan ekuivalensi mata kuliah Surat keterangan ekuivalensi mata kuliah EVALUASI MAHASISWA 00 UJIAN TENGAH SEMESTER Peraturan, tata tertib dan jadwal ujian Administrasi UTS, meliputi: biaya pelaksanaan ujian, tim/ pinitia penyelenggara ujian, naskah ujian, lembar jawab ujian, lembar jawab ujian, berita acara pelaksanaan ujian, daftar hadir ujian (peserta dan dosen), laporan penyelenggaraan ujian. Evaluasi dan monitoring penyelenggaraan ujian Peserta ujian - Administrasi pendaftaran peserta ujian - Daftar nama peserta ujian Daftar/ nilai hasil ujian tengah semester 01 UJIAN AKHIR SEMESTER Peraturan, tata tertib dan jadwal ujian Administrasi UTS, meliputi: biaya pelaksanaan ujian, tim/ pinitia penyelenggara ujian, naskah ujian, lembar jawab ujian, lembar jawab ujian,
A G G
N
A L IR
A S A
IT S R
E V I N
U P I S
0
0
0
0
0
0
AR
0
02
berita acara pelaksanaan ujian, -daftar hadir ujian (peserta dan dosen), laporan penyelenggaraan ujian. Evaluasi dan monitoring penyelenggaraan ujian Peserta ujian - Administrasi pendaftaran peserta ujian - Daftar nama peserta ujian - Daftar/ nilai hasil ujian akhir semester UJIAN KETERAMPILAN/ LABORATORIUM /PENINGKATAN MUTU DAN UJIAN LAINNYA Peraturan, tata tertib dan jadwal ujian Administrasi UTS, meliputi: biaya pelaksanaan ujian, tim/ pinitia penyelenggara ujian, naskah ujian, lembar jawab ujian, lembar jawab ujian, berita acara pelaksanaan ujian, daftar hadir ujian (peserta dan dosen), laporan penyelenggaraan ujian. Evaluasi dan monitoring penyelenggaraan ujian Peserta ujian - Administrasi pendaftaran peserta ujian - Daftar nama peserta ujian - Daftar/ nilai hasil ujian keterampilan/ peningkatan mutu lainnnya/ laboratorium TUGAS AKHIR (SKRIPSI, TESIS/ DISERTASI, KOMPREHENSIF,MAKALAH, PKL) SKRIPSI Arsip yang berhubungan dengan tugas akhir bagi mahasiswa program sarjana mulai dari penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, berita acara pelaksanaan ujian, evaluasi dan monitoring penyelenggaraan ujian, daftar nilai, pelaksanaan ujian skripsi, laporan penyelenggaraan ujian sampai dengan tidak diperkenankan mengikuti ujian.
A G G
N
A L IR0
SA
0
0
0
0
A T I S
R
03
SIP
E V I N
U
AR
0
-
-
TESIS/DISERTASI Arsip yang berhubungan dengan tugas akhir bagi mahasiswa tim penguji program pascasarjana mulai dari penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, berita acara pelaksanaan ujian, evaluasi dan monitoring penyelenggaraan ujian, daftar nilai, pelaksanaan ujian, laporan penyelenggaraan ujian sampai dengan tidak diperkenankan mengikuti ujian. TUGAS AKHIR Arsip yang berhubungan dengan tugas akhir sebagai salah satu persyaratan akademik, meliputi praktek kerja lapangan (program diploma dan sarjana, skripsi, tesis dan disertasi) mulai dari penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, berita acara pelaksanaan ujian, evaluasi dan monitoring penyelenggaraan ujian, daftar nilai, pelaksanaan ujian, laporan penyelenggaraan ujian sampai dengan tidak diperkenankan mengikuti ujian. PRAKTEK KERJA LAPANGAN Arsip yang berhubungan dengan tugas akhir bagi peserta program diploma dan tugas akhir kerja teknis bagi program sarjana meliputi praktek kerja lapangan (program diploma dan sarjana, skripsi, tesis dan disertasi) mulai dari penentuan dosen pembimbing, usulan penelitian, surat ijin penelitian, pelaksanaan penelitian, berita acara pelaksanaan ujian, evaluasi dan monitoring penyelenggaraan ujian, daftar nilai, pelaksanaan ujian, laporan penyelenggaraan ujian sampai dengan tidak
A S A
A L IR
IT S R
-
AR
SIP
U
E V I N
N
A G G
PT.10
diperkenankan mengikuti ujian. 04 HIMPUNAN DAN JADWAL UJIAN YUDISIUM DAN KELULUSAN 00 YUDISIUM Arsip yang berhubungan dengan mahasiswa yang akan merencanakan yudisium, pengumuman mahasiswa yang disetujui yudisium dan tidak disetujui, daftar mahasiswa yudisium, notulensi rapat yudisium sampai dengan pelaporan yudisium. 01 KELULUSAN Arsip yang berhubungan dengan Administrasi kelulusan meliputi mahasiswa yang dinyatakan lulus dan tidak lulus, sampai dengan penetapan kelulusan semester pendek/ genap/ gasal dan Penetapan prestasi/ kelulusan mahasiswa terbaik Ijazah dan transkrip - Pengusulan percetakan blanko - Copy ijazah - Surat keterangan pengganti ijazah dan transkrip - Buku induk nomor registrasi lulusan Surat keterangan telah lulus/ kelulusan Biodata lulusan Daftar/ rekapitulasi lulusan Data lulusan/ kelulusan dengan prestasi terbaik Album lulusan Laporan kelulusan WISUDA, IJAZAH DAN TRANSKRIP 00 WISUDA Arsip yang berhubungan dengan penyelenggaraan upacara wisuda, mulai dari pembentukan panitia sampai dengan laporan pelaksanaan wisuda, termasuk persyaratan dan pendaftaran peserta wisuda,biaya wisuda
0
0
0
A G G
N
A L IR
A S A
IT S R
IVE
0
0
0
0
0
0
N U P
I S R
A
PT.11
waktu wisuda, tempat wisuda, dan susunan acara wisuda 01 IJAZAH DAN TRANSKRIP Arsip yang berhubungan dengan proses pembuatan ijasah, mulai dari permohonan pembuatan ijazah, pengambilan ijasah, legalisr fotokopi ijasah, usulan percetakan blanko ijazah dan transkip, biayan dan penyerahan blanko ijazah dan transkip sampai dengan data jumlah blanko ijazah dan transkip. PT.12 STATUS MAHASISWA 00 CUTI MAHASISWA , MELIPUTI : Arsip yang berhubungan dengan mahasiswa yang cuti kuliah, kuliah kembali setelah habis masa cuti dan Perpanjangan cuti kuliah. 01 PUTUS KULIAH/ MUNDUR DIRI/DO(DROP-OUT) Arsip yang berhubungan dengan mahasiswa putus kuliah/mundur diri/DO mulai dari coordinator program sampai dengan persetujuan ijin atau penolakan dari Pimpinan Fakultas 02 PERPANJANGAN MASA STUDI Arsip yang berhubungan dengan mahasiswa yang memperpanjang masa studi mulai dari coordinator program sampai dengan persetujuan ijin atau penolakan dari Pimpinan Fakultas 03 MAHASISWA KENA SANKSI AKADEMIK (SKORSING) Arsip yang berhubungan dengan skorsing mahasiswa mulai dari pengajuan, pencabutan sampai persetujuan dari Pimpinan Fakultas . 04 LAPORAN STATUS MAHASISWA KEMAHASISWAAN KM.00 KESEJAHTERAAN DAN FASILITAS MAHASISWA 00 SURAT PENAWARAN DARI INSTANSI PEMBERI
0
0
1 tahun
2 tahun
GA
0
musnah
G
N LA
IR A S 2 tahun
A T I S
3 tahun
Dinilai kembali
0
0
0
0
0
0
1 tahun
-
musnah
Selama
4 tahun
Musnah, kecuali
R
SIP
U
E V I N
AR
KM
01 02
03
04
05
BEASISWA Tawaran beasiswa Syarat beasiswa Daftar usulan calon penerima beasiswa Seleksi calon penerima beasiswa - Berkas calon penerima beasiswa yang di setujui (rekomendasi) - Berkas calon penerima beasiswa yang di tolak Penetapan penerimaan mahasiswa baru (MOU) Perpanjangan beasiswa - Berkas pengajuan perpanjangan beasiswa yang diterima - Berkas pengajuan perpanjangan beasiswa yang ditolak Laporan pelaksanaan beasiswa TUNJANGAN IKATAN DINAS KERINGANAN SPP Penawaran / ketentuan keringanan SPP Seleksi calon penerima Usulan calon penerima keringanan SPP Penetapan penerimaan keringanan SPP DANA KASIH (BIDIKMISI) Usulan / permohonan Tanda Terima ASURANSI KESEHATAN Usulan / permohonan Tanda terima ADMINISTRASI FASILITAS MAHASISWA LAINNYA (ASRAMA, KESEHATAN, ASURANSI, TRANSPORTASI, KEIMIGRASIAN)
masih menerima beasiswa
A G G
N
A L IR
A S A
SIT
penetapan penerimaan dan perpanjangan beasiswa masuk berkas perorangan
0
0
0
2 tahun
2 tahun
musnah
1 tahun
-
musnah
1 tahun
-
musnah
R
AR
SIP
U
E V I N
-
KM.01
Asuransi mahasiswa - Administrasi pengajuan menjadi anggota asuransi dan SKLD di kepolisian - Surat penetapan perjanjian asuransi Keimigrasian - KITAS ( kartu izin tinggal sementara) - ERP (entry and reentry permit) - EPO (exit permit only ) Administrasi pengajuan visa/ kitas Administrasi pengajuan SKLD (surat keterangan lapor diri) lapor diri kepolisian ORGANISASI MAHASISWA 00 PEMBENTUKAN ORGANISASI Proses pembentukan organisasi kemahasiswaan (DMF/BEM/BEMFA/KPU/HMJ/UKMJ) Surat penetapan pembentukan organisasi kemahasiswaan (DMF/BEM/BEMFA/KPU/HMJ/UKMJ) 01 PENGESAHAN / PENGANGKATAN ANGGOTA Administrasi pengajuan anggota/ pengganti anggota (DMF/BEM/BEMFA/KPU/HMJ/UKMJ) Surat penetapan pengangkatan anggota/ pengganti anggota (DMF/BEM/BEMFA/KPU/HMJ/UKMJ) termasuk naskah pengukuhan/ serah terima jabatan/janji- sumpah/ susunan pengurus/perpanjangan jabatan 02 LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN KEGIATAN MAHASISWA 00 PROGRAM KREATIF MAHASISWA Arsip yang berhubungan dengan rencana kegiatan, program, proposal usulan kegiatan, laporan kegiatan
Sampai dengan tidak berlaku
-
musnah
A G G
N
A L IR
A 2 tahun S A
3 tahun
musnah
2 tahun
Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali Musnah, kecuali yang berprestasi skala nasional dan internasinal
IT S R
SIP
AR
KM.02
U
E V I N
1 tahun setelah pergantian penggurus
2 tahun 1 tahun setelah pemeriksa an
3 tahun
KM.03
KM.04 KM.05
KM.06 KM.07
mahasiswa yang diterima (permohonan kegiatan mahasiswa termasuk di dalamnya kegiatan ilmiah, sosial kemasyarakatan, kesenian, napak tilas, pecinta alam, dsb) sampai dengan proposal kegiatan mahasiswa yang ditolak. 01 KEGIATAN ILMIAH, MINAT BAKAT, DAN PENALARAN Arsip yang berhubungan dengan rencana kegiatan, program, proposal usulan kegiatan, laporan kegiatan mahasiswa yang diterima (permohonan kegiatan mahasiswa termasuk di dalamnya kegiatan ilmiah, sosial kemasyarakatan, kesenian, napak tilas, pecinta alam, dsb) sampai dengan proposal kegiatan mahasiswa yang ditolak. PEMBINAAN / PELATIHAN MAHASISWA 00 Latihan Keterampilan Managemen Mahasiswa (LKMM) 01 Bimbingan dan konseling 02 Pengembangan kewirausahaan HIMPUNAN ORANG TUA MAHASISWA LOMBA KEGIATAN KEMAHASISWAAN LOKAL/NASIONAL/ INTERNASIONAL (PIMNAS, LKTM, PKM) PENGEMBANGAN SENI, BUDAYA, OLAHRAGA, SAINS DAN TEKNOLOGI MAHASISWA BERPRESTASI 00 ADMINISTRASI PENDAFTARAN DAN SELEKSI
SIP
AR
01
U
3 tahun
A G G
Musnah, kecuali yang berprestasi skala nasional dan internasinal
N
A L IR
A 2 tahun S A
2 tahun
Musnah
2 tahun 2 tahun 0
2 tahun 2 tahun 0
Musnah Musnah 0
1 tahun
2 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
IT S R
E V I N
1 tahun setelah pemeriksa an
1 tahun
2 tahun
1 tahun
2 tahun
PENETAPAN
Musnah, kecuali penghargaan masuk berkas perrangan mahasiswa Musnah, kecuali penghargaan masuk berkas
KM.08
KM.09
MAHASISWA MEN INGGAL DUNIA
BERKAS PERORANGAN MAHASISWA 00 Kartu Rencana Prestasi (KRP) 01 Kartu Hasil Prestasi (KHP) 02 KARTU INDUK MAHASISWA 03 KARTU MAHASISWA 04 KARTU PESERTA KULIAH 05 KARTU TANDA ANGGOTA PERPUSTAKAAN 06 KARTU RENCANA STUDI 07 KARTU DAFTAR ULANG 08 KARTU TANDA REGRISTRASI ADM. MAHASISWA 09 SURAT KETERANGAN IJIN/ TUGAS BELAJAR DISPENSASI TIDAK MENGIKUTI KULIAH
perrangan mahasiswa Masuk berkas perorangan mahasiswa
2 tahun
-
Selama menjadi mahasisw a
3 tahun
Musnah, kecuali pejabat Megara
1 tahun
-
Masuk berkas perorangan mahasiswa
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
0
0
0
0
0
0
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali,
GA
G
N LA
IR A S
KM.10
PM
A T I S
R
E V I N
U
PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT PPM.00 PENELITIAN 00 SOSIALISASI DAN DESIMILASI HASIL PENELITIAN DAN PENGAWAS 01 PROGRAM PENELITIAN 02 PERENCANAAN PENELITIAN PENAWARAN PENELITIAN (HIBAH ENELITIAN) PENGAJUAN PROPOSAL PENELITIAN Proposal penelitian yang disetujui Proposal penelitian yang ditolak 03 LAPORAN DAN EVALUASI HASIL PENELITIAN
AR
SIP
kecuali yang berskala nasional permenen
04 05
LAPORAN HASIL PENELITIAN SOKUMENTASI HASIL PENELITIAN PENYEBARAN HASIL PENELITIAN/PUBLIKASI SEMINAR, LOKAKARYA, TEMUKARYA, WORKSHOP HASIL PENELITIAN
2 tahun
3 tahun
musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
A G G
N
PPM.01
A 2 tahun S A
1 tahun
musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
-
2 tahun
3 tahun
2 tahun 1 tahun
3 tahun 2 tahun
2 tahun
3 tahun
musnah Dinilai kembali, kecuali yang berskala nasional permenen musnah musnah Musnah, kecuali master permanen
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
musnah
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT 00 PENAWARAN PENGABDIAN 01 PERENCANAAN PENGABDIAN Proposal pengabdian yang disetujui Proposal pengabdian yang ditolak 02 LAPORAN DAN EVALUAI HASIL PENGABDIAN
IT S R
IVE
IP S R
UN
A 03 04 05
PENYEBARAN HASIL PENGABDIAN FORUM KOMUNIKASI PENGABDIAN DATA STATISTIK PENGABDIAN
06
SEMINAR, LOKAKARYA, TEMUKARYA, WORKSHOP HASIL PENGABDIAN PENYULUHAN DAN KONSULTASI
07
A L IR
LK
08 BANTUAN SOSIAL PPM.02 KULIAH KERJA NYATA (...) 00 KULIKULUM KKN 01 PEDOMAN/ PETUNJUK KKN 02 PROGRAM KEGIATAN OPERASIONAL KKN 03 PELAKSANAAN KKN Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN Daftar nilai KKN Laporan pelaksanaan KKN PERLENGKAPAN LK.00 RENCANA DAN PROGRAM KEBUTUHAN BARANG/ BAHAN 00 Unit Kerja Satuan Kerja 01 Perguruan Tinggi LK.01 PENGADAAN BARANG 00 PENGADAAN/ PEMBELIAN BARANG TIDAK MELALUI LELANG (PENUNJUKAN LANGSUNG) Usulan unit kerja dan data pendukung Proses pengadaan barang Berkas penawaran Serah terima barang 01 PENGADAAN/ PEMBELIAN BARANG MELALUI LELANG Pengadaan barang bergerak mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanann sampai dengan berita acara penyerahan barang Pengadaan barang investaris, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanann sampai dengan berita acara penyerahan barang 02 PENGADAAN BARANG MELALUI BANTUAN/ HIBAH
S
R
A T I S
AR
SIP
U
E V I N
2 tahun
2 tahun
3 tahun
AN
A G G
L 1R tahun I A
3 tahun
musnah
musnah Dinilai kembali
03
LK.02
LK.03
LK.04
PENGADAAN BARANG MELALUI TUKAR MENUKAR 04 PENGADAAN BARANG MELALUI PINJAMAN 05 PENGADAAN BARANG MELALUI SEWA PENGADAAN JASA Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga diantaranya terdiri dari berkas penawaran sampai dengan kontrak perjanjian PENYIMPANAN BARANG DAN DITRIBUSI 00 PENYIMPANAN INVENTARIS KEKAYAAN NEGARA Surat bukti barang masuk Surat bukti pengeluaran barang 01 PENDISTRIBUSIAN Surat jalan PENGELOLAAN BARANG BARANG MILIK NEGARA (BMN) 00 SIMAK BMN
SIP
02
03
E V I N
PEMBUKUAN BMN Daftar barang kuasa / pengguna Kartu identitas barang Buku penerimaan PNBP DAFTAR BARANG RUANGAN
U
AR
INVENTARISASI BMN Keputusan pembentukan tim Rencana kerja pelaksanaan inventarisasi Kertas Kerja inventarisasi Berita acara inventarisasi
A G G 10 tahun
Dinilai kembali
A 1 taun S setelah A
2 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun setelah diperbahar ui
-
Dinilai kembali
Selama barang ada
-
vital
SIT
R
01
1 tahun setelah pemeriksa an
N
A L IR tahun anggaran
-
LK.05
Daftar inventaris/Buku barang/ Daftar barang lainnya Laporan hasil inventarisasi 04 LAPORAN BMN Laporan kondisi barang Laporan barang kuasa pengguna Berita acara rekonsiliasi eksternal dan internal Laporan persediaan habis pakai Laporan persediaan tidak habis pakai PERBAIKAN/ PEMELIHARAAN 00 PEMELIHARAAN BARANG BERGERAK/ INVENTARIS KANTOR Surat permintaan perbaikan/ pemeliharaan Penawaran pada/ dari rekanan Surat perintah kerja (SK) Berita acara penyelesaian pekerjaan 01 PERBAIKAN/ PEMELIHARAAN BARANG INVENTARIS Surat permintaan perbaikan/ pemeliharaan Penawaran pada/ dari rekanan Surat perintah kerja (SK) Berita acara penyelesaian pekerjaan PENGHAPUSAN BARANG 00 PENGHAPUSAN BARANG BERGERAK/ INVENTARIS KANTOR (KENDARAAN ) DIANTARANYA : BERKAS USULAN PENGHAPUSAN, PANITIA PENGHAPUSAN, DAN BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG 01 PENGHAPUSAN BARANG INVENTASI (TANAH, RUMAH, GEDUNG) DIANTARANYA : BERKAS NOTA PENGHAPUSAN, PANITIA PENGHAPUSAN,
SIP
LK.6
AR
U
E V I N
3 tahun
Dinilai kembali
2 tahun
3 tahun
musnah
A G G
N
A L IR
A S A
IT S R
2 tahun
KP
DAN BERITA ACARA PENGHAPUSAN BARANG LK.10 BUKTI-BUKTI KEPEMILIKAN ASET Sampai 00 SERTIFIKAT TANAH DENAH/ GAMBAR dengan BANGUNAN/ INSTALASI LISTRIK, AIR DAN GAS dihapuska 01 IMB n atau dipindahta 02 BPKB ngankan 03 STNK KEPEGAWAIAN KP.00 FORMASI PEGAWAI ( dokumen- dokumen yang berhubungan dengan formasi/ usulan pegawai yang dibutuhkan 2 tahun oleh unit kerja, usulan unit kerja, permintaan formasi, proses setelah administrasi formasi pegawai, persetujuan dan penetapan tahun formasi yang disetujui) anggaran 00 USULAN DARI UNIT KERJA 01 USULAN PERMINTAAN FORMASI KEPADA 2 tahun MENPAN DAN RB DAN KA BKN setelah 02 PERSETUJUAN MENPAN DAN REFORMASI tahun BIROKRASI anggaran 03 PENETAPAN FORMASI 04 PENETAPAN FORMASI KHUSUS 2 tahun setelah realisasi KP.01 PENGADAAN PEGAWAI 00 PROSES PENERIMAAN PEGAWAI, MELIPUTI : 2 tahun Pengumuman setelah Seleksi administrasi semua Pemanggilan peserta test diangkat Pelaksanaan ujian tertulis PNS Keputusan hasil ujian Wawancara 01 PENETAPAN PENGUMUMAN KELULUSAN 2 tahun
-
IT S R
AR
SIP
2 tahun
A G G
musnah
3 tahun
musnah
3 tahun
permanen
2 tahun
musnah
2 tahun
musnah
N
A L IR
A S A
vital
U
E V I N
02
03 04 05
setelah semua diangkat PNS 1 tahun setelah tahun anggaran
BERKAS LAMARAN YANG TIDAK DITERIMA
NOTA USUL DAN KELENGKAPAN PENETAPAN NIP/ NIDN NOTA USUL PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS LEBIH 2 TAHUN SK CPNS/PNS KOLEKTIF
(SK) ditetapkan 2 tahun setelah petikan SK ditetapkan 0
KP.02
01 02
03
SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (STTPI)/ SERTIFIKAT DAFTAR PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN (DP3) DAFTAR USUL PENETAPAN ANGKA KREDIT
-
A G G 2 tahun
N
A L IR
SA
A T I S 06 PEGAWAI HONORER DAN NON HONORER R E PEMBINAAN KARIR PEGAWAI V I 00 DIKLAT/ KURSUS/ TUGAS BELAJAR/ UJIAN N UPEGAWAI DAN DINAS/ IZIN BELAJAR P I S surat tugas/ SK/ surat izin Surat perintah/ ARkegiatan pengembangan diri Laporan
-
musnah Masuk berkas perorangan Masuk berkas perorangan
3 tahun
Dinilai kembali
0
0
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
musnah
-
-
Masuk berkas perorangan
1 thaun setelah SK ditetapkan
3 tahun
musnah
2 tahun
Musnah, kecuali SK PAK masuk berkas perorangan
1 tahun anggaran berjalan
04
05
06
KP.03
DISIPLIN PEGAWAI Daftar hadir Rekapitulasi daftar hadir BERKAS HUKUMAN DISIPLIN
1 tahun anggaran berjalan
PENGHARGAAN DAN TANDA JASA
PENYELESAIAN PENGELOLAAN KEBERATAN PEGAWAI
2 tahun
1 tahun anggaran berjalan
2 tahun
2 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
1 tahun, setelah memperol eh keputusan tetap
A G G
N LA 5 tahun
IR A S
KP.04
R
A T I S
MUTASI PEGAWAI 00 ALIH STATUS, PINDAH INSTANSI, PINDAH WILAYAH KERJA DI PERBANTUKAN, DI PEKERJAKAN, PENUGASAN SEMENTARA, PEMINDAHAN SEMENTARA, MUTASI ANTAR UNIT 01 NOTA PERSETUJUAN/ PERTIMBANGAN KEPALA BKN 02 MUTASI KELUARGA Surat izin pernikahan/ perceraian Akta nikah/ cerai Akta kelahiran anak Surat keterangan meninggal dunia 03 USUL KENAIKAN PANGKAT/ GOLONGAN/ JABATAN
E V I N
AR
U P I S
musnah Musnah, kecuali BAP dan SK masuk berkas perorangan Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan Dinilai kembali, kecuali SK penetapan masuk berkas perorangan
1 tahun setelak SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perseorangan
-
-
Masuk berkas perorangan
-
-
Masuk berkas perorangan
1 tahun setelah SK
2 tahun
Musnah, kecuali Nota dan SK
ditetapkan 04
05
06
07
KP.05
USUL PENGANGKATAN DAN PEMBERHENTIAN DALAM JABATAN
USUL PENETAPAN PERUBAHAN DATA DASAR/ STATUS/ KEDUDUKAN HUKUM DAN PEGAWAI
BERKAS BAPERJAKAT
A T I S
R E V I
I S R
03
A
CUTI BESAR
CUTI SAKIT, CUTI BERSALIN, CUTI TAHUNAN
CUTI ALASAN PENTING
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
2 tahun setelah SK ditetapkan
SA
N U P
02
2 tahun
1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun setelah pelaksana an 1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah pelaksana n 1 tahun setelah
A G G
N
A L IR
PENINJAUAN MASA KERJA
ADMINISTRASI PEGAWAI 00 SURAT PERINTAH DINAS/ SURAT TUGAS
01
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
masuk berkas perseorangan Musnah, kecuali SK masuk berkas perseorangan Musnah, kecuali Surat Persetujuan dan SK masuk berkas perseorangan Musnah, kecuali Nota dan SK masuk berkas perseorangan
5 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah, kecuali SK masuk berkas perorangan
-
Masuk berkas perorangan
2 tahun
Musnah
2 tahun
musnah
04
CUTI DILUAR TANGGUNGAN NEGARA (CLTN)
-
Masuk berkas perorangan
2 tahun
musnah
-
musnah
-
musnah
2 tahun
Masuk berkas perorangan
2 tahun setelah hak
Dinilai kembali
05
KP.06
DOKUMENNTASI IDENTIRAS PEGAWAI Usul penetapan KARPEG/ KPE/ KARSIS/ KARSU Keanggotaan organisasi profesi/ kedinasan Laporan pajak penghasilan pribadi (LP2P) Keterangan penerimaan pembayaran penghasilan pegawai (KP4) 06 BERKAS KEPEGAWAIAN DAN DAFTAR URUT KEPANGKATAN (DUK) KESEJAHTERAAN PEGAWAI 00 BERKAS TENTANG LAYANAN PEMELIHARAAN KESEHATAN PEGAWAI 01 BERKAS TENTANG LAYANAN ASURANSI PEGAWAI 02 BERKAS TENTANG LAYANAN TABUNGAN PERUMAHAN 03 BERKAS TENTANG LAYANAN BANTUAN SOSIAL 04 BERKAS TENTANG LAYANAN OLAHRAGA DAN REKREASI 05 BERKAS TENTANG LAYANAN PENGURUSAN JENAZAH PEMBERHENTIAN PEGAWAI TANPA HAK PENSIUN
pelaksana n 3 tahun setelah pelaksana an 1 tahun setelah identitas ditetapkan
A G G
N
A L I2Rtahun
SA
A T I S
R
SIP
E V I N
U
AR
KP.07
KP.08
PERSELISIHAN/ SENGKETA KEPEGAWAIAN
2 tahun
1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah
memperol eh keputusan yang bersifat tetap KP.09
KP.10
USUL PEMBERHENTIAN DAN PENETAPAN PENSIUN PEGAWAI/ JANDA/ DUDANYA DAN PNS YANG TEWAS
BERKAS PERSEORANGAN PNS 00 NOTA PENETAPAN NIP DAN KELENGKAPANNYA 01 NOTA PERSETUJUAN/ PERTIMBANGAN KEPALA BKN 02 SK PENGANGKATAN CPNS 03 HASIL PENGUJIAN KESEHATAN 04 SK PENGANGKATAN PNS 05 SK PENINJAUAN MASA KERJA 06 SK KENAIKAN PANGKAT 07 SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS/ MENDUDUKI JABATAN/ SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN 08 SK PENGANGKATAN DALAM/ PEMBERHENTIAN DARI JABATAN STRUKTURAL/ FUNGSIONAL 09 SK PERPINDAHAN WILAYAH KERJA 10 SK PERPINDAHAN ANTAR INSTANSI 11 SK CUTI DILUAR TANGGUNGAN NEGARA (CLTN) 12 BERITA ACARA PEMERIKSAAN 13 SK HUKUMAN JABATAN/ HUKUMAN DISIPLIN PNS 14 SK PERBANTUAN/ DIPEKERJAKAN DI LUAR
1 tahun setelah SK ditetapkan
A
I S R
Musnah, kecuali SK masuk berkas perorangan
A G G
N
IT S R
PU
2 tahun
A L IR
A S A
E V I N
dan kewajibann ya habis
1 tahun setelah berhenti/p ensiun
Musnah, kecuali Rektor dan Pimpinan Universitas Airlangga 2 tahun lainnya yang setelah hak secara individual & ditentukan oleh kewajbanny instansi dan PNS a habis yang berjasa / terlibat peristiwa berskala nasional permanen
15 16 17
18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
INSTANSI INDUK SK PENARIKAN KEMBALI DARI PERBANTUAN/ DIPEKERJAKAN SK PEMBERIAN UANG TUNGGU SK PEMBEBASAN DARI JABATAN ORGANIK KARENA DIANGKAT SEBAGAI JABATAN NEGARA SK PENGALIHAN PNS SK PEMBERHENTIAN SEBAGAI PNS SK PEMBERHENTIAN SEMENTARA SURAT KETERANGAN PERNYATAAN HILANG SURAT KETERANGAN KEMBALINYA PNS YANG DINYATAKAN HILANG SK PENGGANTIAN NAMA SURAT PERBAIKAN TANGGAL TAHUN KELAHIRAN AKTA NIKAH/ CERAI AKTA KELAHIRAN ISIAN FORMULIR PUPNS BERITA ACARA PENGAMBILAN SUMPAH/ JANJI PNS DAN JABATAN SURAT PERMOHONAN MENJADI ANGGOTA PARPOL SURAT KETERANGAN MUTASI KELUARGA SURAT KETERANGAN MENINGGAL DUNIA SURAT KETERANGAN PENINGKATAN PENDIDIKAN PENETAPAN ANGKA KREDIT JABATAN FUNGSIONAL SURAT KETERANGAN HASIL PENELITIAN KHUSUS
A S A
A L IR
IT S R
AR
SIP
U
E V I N
N
A G G
35 36 37 38 39 40 41 42 43
KU
SURATPEMBERITAHUAN KENAIKAN GAJI BERKALA SURAT TUGAS/ IZIN BELAJAR DALAM/ LUAR NEGERI SURAT IZIN BERPERGIAN KE LUAR NEGERI SK PENEMPATAN/ PENARIKAN PEGAWAI IJAZAH/ SERTIFIKAT SK PENGANGKATAN PADA JABATAN DILUAR INSTANSI INDUK SURAT PERTIMBANGAN STATUS PNS SK PENGAKTIFAN KEMBALI SEBAGAI PNS SURAT PERNYATAAN PENGUNDURAN DIRI DARI JABATAN ORGANIK KARENA DICALONKAN SEBAGAI KEPALA/ WAKIL KEPALA DAERAH SK PENSIUN
A S A
A L IR
44 KEUANGAN KU.00 RENCANA ANGGARAN DAN PENDAPATAN BELANJA NEGARA 00 PENYUSUNAN RAPBN Arah kebijan umum, strategi, prioritas dan renstra - Rencana kerja - Rencana kerja pemerintah Rencana anggaran kerja instansi pemerintah (RAKIP) dan RKAK/L (termasuk usulan anggaran belanja dari/ di unit organisasi Rancangan anggaran satuan kerja instansi pemerintah (RASKIP) 01 PENYAMPAIAN RAPBN KEPADA DPR-RI Nota keuangan pemerintah dan rancangan UU RAPBN: - Noiota keuangan pemerintah
IT S R
AR
SIP
U
E V I N
N
A G G
-
KU.01
Materi RAPBN dari lembaga negara dan badan pemerintah (LNBP) Pembahasan RAPBN oleh komisi DPR-RI Risalah rapat dengar pendapat denagn DPR-RI Nota jawaban DPR-RI 02 UU ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (APBN) DAN RENCANA KERJA TAHUNAN (RKT) PENYUSUNAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (APBN) 00 KETETAPAN PAGU INDIKATIF/ PAGU SEMENTARA 01 KETETAPAN PAGU DEFINITIF 02 RENCANA KERJA ANGGARAN KEMENTRIAN/ LEMBAGA (RKAKL) 03 DAFTAR ISIAN PELAKSANAAN ANGGARAN (DIPA), PETUNJUK OPERASIONAL KEGIATAN (POK) DAN REVISINYA 04 KETENTUAN/ PERATURAN YANG MANYANGKUT PELAKSANAAN, PENTATAUSAHAAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN ANGGARAN 05 TARGET PENERIMAAN NEGARA BUKAN PAJAK PELAKSANAAN ANGGARAN 00 PENDAPATAN Surat setoran pajak (SSP) Surat setoran bukan pajak (SSBP) Bukti penerimaan negara bukan pajak (PNBP) Penerimaan sisa anggaran lebih dan saldo kas/ surat setoran pengembalian belanja (SSPB) Bunga dan atau jasa giro pada bank
A S A
A L IR
IT S R
SIP
AR
KU.02
U
E V I N
N
A G G
01
Piutang negara Pengelolaan barang milik negara BELANJA 01 Dokumen pelaksanaan pengadaan barang/ jasa pemerintah, antara lain untuk : - Barang habis pakai - Barang inventaris - Jasa Beserta data pendukungnya antara lain : - Dokumen uang muka dan data pendukung - Penagihan/ invoice, kwitansi pembayaran, faktur pajak, bukti penerimaan kas/ bank beserta data pendukung lainya: copy faktur pajak, nota kredit, dll - Berita acara penyelesaian pekerjaan/ serah terima barang - Surat permintaan pembayaran (SPP)/ surat perintah membayar (SPM)/ surat perintah pencairan dana (SP2D) beserta lampirannya 02 Surat perintah pembayaran (SPP)/ surat perintah membayar (SPM) dan lampirannya: - UP/ TUP - GU - LS 03 Pembukaan anggaran, yaitu : - Buku kas umum (BKU) - Buku kas pembantu (BKP) - Buku/ kartu pengawasan kredit anggaran - Rekening koran bank 04 Daftar gaji
A S A
A L IR
IT S R
AR
SIP
U
E V I N
N
A G G
05 06
KU.03
Kartu gaji Laporan arus kas - Berita acara pemeriksaan - Kas/ register penutupan kas - Laporan realisasi anggaran (LRA) termasuk arsip data komputer (ADK) - Laporan pendapatan negara - Laporan keadaan kredit anggaran (LKKA) bulanan/ triwulan/ semesteran 07 Laporan keuangan tahunan terdiri dari : - LRA - Neraca - Catatan atas laporan keuangan (CALK) BANTUAN/ PINJAMAN LUAR NEGERI 00 PERMOHONAN PINJAMAN LUAR NEGERI (BLUE BOOK) 01 BOKUMEN KESANGGUPAN NEGARA DONOR UNTUK MEMBIAYAI (GREY BOOK) 02 DOKUMEN MEMORANDUM OF UNDERSTANDING (MOU) DAN DOKUMEN SEJENISNYA 03 DOKUMEN LOAN AGREEMENT PINJAMAN HIBAH LUAR NEGERI (PHLN) SEPERTI: DRAF AGREEMENT, LEGAL OPINION, SURAT MENYURAT DENGAN LENDER 04 ALOKASI DAN RELOKASI PENGGUNAAN DANA LUAR NEGERI, ANTARA LAIN: USULAN LUNCURAN DANA 05 APLIKASI PENARIKAN DANA BANTUAN LUAR NEGERI (BLN) BERIKUT LAMPIRANNYA : Reimbursement
A S A
A L IR
IT S R
AR
SIP
U
E V I N
N
A G G
Direct payment/ gtransfer procedure Special commintment/ L/ C opening Special account/ imprest fund 06 OTORISASI PENARIKAN DANA (PAYMENT ADVICE) 07 REALISASI PENCAIRAN DANA BANTUAN LUAR NEGERI, YAITU: SURAT PERINTAH PENCAIRAN DANA (SP2D), SPM BESERTA LAMPIRANNYA, ANTARA LAIN : SPP, KONTRAK, BA, DAN DATA PENDUKUNG LAINNYA 08 REPLENISMENT (PERMINTAAN PENARIKAN DANA DARI NEGARA DONOR) MELIPUTI: NO OBJECTION LETTER (NOL), PROJECT IMPLEMENTATION, NOTIFICATION OF CONTRACT, WITHDRAWAL AUTHORIZATION (WA), STATTEMENT IF EXPENDITURE (SE) 09 REPORT/ LAPORAN YANG TERDIRI DARI: Progress report Monthly report Quarterly report 10 LAPORAN HUTANG NEGARA Laporan pembayaran hutang negara Laporan posisi hutang negara 11 COMPLETION REPORT/ ANNUAL REPORT 12 KETENTUAN/ PERATURAN YANG MENYANGKUT BANTUAN/ PINJAMAN LUAR NEGERI PENGELOLA APBN/ DANA PINJAMAN/ HIBAH LUAR NEGERI (PHLN) 00 KEPUTUSAN MENTERI TENTANG PENETAPAN : Kuasa pengguna anggaran Kuasa pengguna barang/ jasa
A S A
A L IR
IT S R
SIP
AR
KU.04
U
E V I N
N
A G G
KU.05
Pejabat pembuat komitmen Pejabat membuat daftar gaji Pejabat penandatanganan SPM Bendahara penerimaan/ pengeluaran Pengelola barang Termasuk berita acara serah terima jabatan SISTEM AKUTANSI INSTANSI (SAI) 00 MANUAL IMPLEMENTASI SISTEM AKUTANSI (SAI) 01 BERITA ACARA REKONSILIASI 02 DAFTAR TRANSAKSI (DT), PENGELUARAN (PK), PENERIMAAN (PN), DOKUMEN SUMBER (DS), BUKTI JURNAL (BJ), SURAT TANDA SETOR (STS), SURAT SETOR BUKAN PAJAK (SSBP), SURAT PERINTAH PENCAIRAN DANA (SP2D), SPM DALM DAFTAR RINGKASAN PENGEMBALIAN DAN POTONGAN DARI PENGELUARAN (SPDR) 03 LAPORAN REALISASI BULANAN SAI 04 LAPORAN REALISASI TRIWALUAN SAI (SISTEM AKUTANSI INSTANSI) DARI UNIT AKUNTANSI AKUNTANSI KUASA PENGGUNA ANGGARAN DAN UNIT AKUNTANSI PEMBANTU PENGGUNA ANGGARAN WILAYAH PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN NEGARA 00 LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN ATAS LAPORAN KEUANGAN OLEH BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 01 HASIL PENGAWASAN DAN PEMERIKSAAN INTERNAL 02 LAPORAN APARAT PEMERIKSA FUNGSIONAL LHP ( laporan hasil pemeriksaan ) MHP ( memorandum hasil pemeriksaan )
A S A
A L IR
IT S R
SIP
AR
KU.06
U
E V I N
N
A G G
03
HK
Tindak lanjut/ tanggapan LHP DOKUMEN PENYELESAIAN KEUANGAN NEGARA Tuntutan perbendaharaan Tuntutan ganti rugi
HUKUM HK.00 PERATURAN REKTOR/ DEKAN 00 KEPUTUSAN REKTOR/ DEKAN Arsip yang berhubungan dengan Peraturan Rektor Universitas Airlangga mulai dari rancangan awal sampai rancangan akhir dan telaah hukum. 01 KEPUTUSAN PEJABAT LAINNYA, ANTARA LAIN : Proposal/ naskah akademik Rancangan/ draft sampai dengan rancangan final Telaah/ kajian/ evaluasi dan pertimbangan hukum Naskah asli yang ditandatangani Risalah pembuatan standar/ pedoman 02 INSTRUMEN HUKUM Standar/ pedoman - Rancangan/ draft sampai dengan rancangan final - Telaah/ kajian/ evaluasi dan pertimbangan hukum - Naskah asli yang ditandatangani - Risalah pembuatan standar/ pedoman Prosedur kerja/ draft/ juklak/ juknis - Rancangan/ draft sampai dengan rancangan final - Telaah/ kajian/ evaluasi dan pertimbangan hukum - Naskah asli yang ditandatangani
A S A
A L IR
IT S R
AR
SIP
U
E V I N
N
A G G
HK.02
HK.03
- Risalah pembuatan standar/ pedoman MOU, kontrak, dan kerjasama - Administrasi pengajuan/ perpanjangan kerjasama meliputi surat pengajuan/ perpanjangan kerjasama dan proposa - Rancangan/ draft sampai dengan rancangan final - Telaah/ kajian/ evaluasi dan pertimbangan hukum - Naskah asli yang ditandatangani - Risalah pembuatan standar/ pedoman INSTRUMEN HUKUM 00 STANDAR/ PEDOMAN INTERNAL UA 01 PROSEDUR KERJA/ JUKLAK/ JUKNIS 02 SURAT EDARAN 03 KEBEBASAN AKADEMIK DAN KODE ETIK DOKUMENTASI HUKUM (PRODUK HUKUM EKSTERN) BERKAS YANG BERHUBUNGAN DENGAN DOKUMENTASI PRODUK DAN REFERENSI HUKUM, MELIPUTI : UU, PERATURAN DAN KEPUTUSAN PRESIDEN, PERATURAN/ KEPUTUSAN MENTERI DAN KEPALA LEMBAGA NONDEPARTEMEN, DLL SOSIALISASI/ PENYULUHAN/ PEMBINA HUKUM, MELIPUTI : BERKAS YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEGIATAN SOSIALISASI ATAU PENYULUHAN HUKUM BANTUAN/ KONSULTASI HUKUM/ ADVOKASI, MELIPUTI : BERKAS TRNTANG PEMBERIAN BANTUAN/ KONSULTASI HUKUM (PIDANA, PERDATA, TATA USAHA NEGARA DAN AGAMA) PERIJINAN MELIPUTI : BERKAS PERIJINAN SEJAK PERMOHONAN SAMPAI DENGAN DI TERBITKANNYA
A S A
IT S R
SIP
HK.04
HK.05
HK.06
A L IR
AR
U
E V I N
N
A G G
OT
SURAT IJIN HK.07 HAK ATAS KEKAYAAN INTELEKTUAL (HAKI) ORGANISASI DAN TATA KERJA OT.00 STATUTA, AD/ ART UNIVERSITAS 00 PANDUAN PENYUSUNAN STATUTA 01 PEMBENTUKAN TIM PENYUSUNAN STATUTA 02 PENYUSUNAN STATUTA, MELIPUTI : Rancangan/ draft sampai dengan rancangan final Hasil- hasil pembahasan rapat pimpinan/ SA/ MWA Persetujuan statuta Penetapan statuta OT.01 STRUKTUR TUGAS DAN FUNFSI ORGANISASI OT.02 PROGRAM KERJA TAHUNAN 00 Program Kerja Universitas Airlangga Usulan penutupan Pelaksanaan Evaluasi 01 Usulan unit kerja beserta data pendukung
N
A L IR
A S 2 tahun A
IT S R
02 03
OT.03
SIP
E V I N
U
Program kerja tahunan Unit kerja Universitas Aielangga Program kerja tahunan unit kerja
AR
POKOK POKOK KEBIJAKAN DAN STRATEGI PEMBANGUNAN PENDIDIKAN 00 Rencana pembangunan pendidikan jangka menengah nasional (RPJMN) 01 Rencana pembangunan pendidikan jangka panjang/
A G G 3 tahun
2 tahun
-
2 tahun
3 tahun
1 tahun
2 tahun
Selama berlaku
4 tahun
Musnah, kecuali draft akhir Musnah, kecuali draft akhir permanen Musnah, setelah masuk laporan tahunan Perguruan Tinggi
permanen
OT.04
master plan (RPJP) 02 Rencana strategis PENETAPAN / KONTRAK KINERJA 00 Pimpinan / rector dan wakil rector / Direktur 01 Pimpinan unit kerja
3 tahun
3 tahun
OT.05
OT.06
URAIAN/ ANALISIS JABATAN/ ANALISIS MANAJEMEN, SERTA PENYUSUNAN KETATALAKSANAAN EVALUASI DAN LAPORAN KINERJA 00 LAPORAN BERKALA : Laporan bulanan Laporan triwulan
-
Laporan semesteran
SIP
OT.07
Permanen
4 tahun
Musnah, kecuali Pembantu Direktur dan Ketua Jurusan Permanen
A G G
N
A L IR
A S A
IT S R
1 tahun
1 tahun
1 tahun
1 tahun
1 tahun
2 tahun
2 tahun
3 tahun
2 tahun 2 tahun
4 tahun 4 tahun
E V I N
U
AR -
4 tahun
Laporan tahuanan unit kerja
Laporan tahunan fakultas/ universitas 01 LAPORAN INSIDENTIL KAJIAN ANALISIS DAN EVALUASI KELEMBAGAAN DAN KETATALAKSANAAN
Musnah, setelah menjadi laporan triwulan Musnah, setelah menjadi laporan semesteran Musnah, setelah menjadi laporan tahunan Perguruan Tinggi Musnah, setelah menjadi laporan tahunan Perguruan Tinggi permanen Dinilai kembali
TP
TATA PAMONG PERGURUAN TINGGI TP.00 MAJELIS WALI AMANAH 00 PENGANGKATAN KEANGGOTAAN WALI AMANAH Proses pengangkatan keanggotaan wali amanah Pengangkatan/ pemberhentian keanggotaan wali amanah Pergantian antar waktu 01 PRODUK HUKUM SENAT AKADEMIK 02 RENCANA DAN PROGRAM KERJA SENAT AKADEMIK 03 NOTULA RAPAT SENAT AKADEMIK DAN KOMISI 04 ADMINISTRASI PELAKSANAAN PROGRAM KEGIATAN 05 LAPORAN KEGIATAN TP.02 GURU BESAR 00 PENGANGKATAN GURU BESAR, MELIPUTI : PROSES PENGAJUAN CALON GURU BESAR, USUL PENGANGKATAN 01 ADMINISTRASI PENGUKUHAN GURU BESAR, MELIPUTI : KEPANITIAN, DOKUMENTASI DAN UNSUR TEKNIS LAINNYA 02 PEMBERIAN GELAR KEHORMATAN 03 PROFIL GURU BESAR DAN DOKTOR TP.03 PERENCANAAN, PROGRAM KERJA, PEMBINAAN, PENILAIAN, PENGEMBANGAN KOMISI GURU BESAR TP.04 BADAN PENJAMIN MUTU AKADEMIK TP.05 BADAN AUDIT INTERNAL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DL.00 RENCANA/ PROGRAM DIKLAT 00 RENCANA KEBUTUHAN
A S A
A L IR
IT S R
SIP
AR
DL
U
E V I N
N
A G G
01 MODUL/ MATERI/ BAHAN DIKLAT 02 JADWAL/ SILABUS DL.01 PENYELENGGARAAN DIKLAT Berkas penyelenggaraan diklat mulai dari penentuan peserta diklat, daftar peserta, daftar hadir, daftar pengajar, penilaian, dll DL.02 LAPORAN/ EVALUASI DIKLAT DL.03 BUKU NOMOR SERTIFIKAT DIKLAT/ STTPL DL.04 ADMINISTRASI PENGIRIMAN PESERTA DIKLAT 00 DIKLAT DALAM NEGERI 01 DIKLAT LUAR NEGERI DL.05 ADMINISTRASI PENGIRIMAN PENDIDIKAN FORMAL 00 DIKLAT DALAM NEGERI 01 DIKLAT LUAR NEGERI DL.06 SEMINAR/ LOKAKARYA/ TEMUKARYA/ WORKSHOP 00 PENYELENGGARA SEMINAR 01 PENGIRIMAN PESERTA MENGIKUTI SEMINAR SARANA PRASARANA SP.00 RENCANA DAN PROGRAM PEMBANGUNAN SP.01 ADMINISTRASI PENGGUNAAN FASILITAS KANTOR, MELIPUTI PERMINTAAN DAN PENGGUNAAN RUANG, GEDUNG, KENDARAAN, WISMA, RUMAH, DAN FASILITAS KANTOR LAINNYA SP.02 ADMINISTRASI PENGGUNAAN/ LANGGANAN PERALATAN TELEKOMUNIKASI (TELEPON,INTERNET, FAKSIMILE,TV KABEL, RADIO) SP.03 KEAMANAN DAN KETERTIBAN 00 PENGAMANAN, PENJAGAAN DAN PENGAWALAN TERHADAP PEJABAT, DAN RUMAH DINAS/ RUMAH JABATAN REKTOR 01 LAPORAN KETERTIBAN DAN KEAMANAN
A G G
N
A L IR
A S A
SP
IT S R
AR
SIP
E V I N
0
0
0
2 tahun
-
musnah
1 tahun
-
musnah
2 tahun
3 tahun
musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
U
SP.04 SP.05
ADMINISTRASI PENGELOLAAN PARKIR PEMELIHARAAN GEDUNG DAN TAMAN 00 PERTAMANAN/ LANDSCAPING 01 PERBAIKAN/ PEMELIHARAAN GEDUNG DAN KEBERSIHAN TAMAN 02 PERBAIKAN/ PEMELIHARAAN RUMAH DINAS/ WISMA/ RUMAH JABATAN REKTOR 03 KEBERSIHAN GEDUNG DAN TAMAN SP.06 ADMINISTRASI PAKAIAN DINAS PEGAWAI, SATUAN PENGAMANAN, PETUGAS KEBERSIHAN, PETUGAS KESEHATAN DAN PEGAWAI LAINNYA SP.07 MEKANIKAL DAN ENGINERING 00 PENGELOLAAN JARINGAN LISTRIK, AIR, TELEPON DAN KOMPUTER 01 PERBAIKAN DAN PEMELIHARAAN 02 PEMASANGAN 03 PELAPORAN SP.08 ADMINISTRASI KONSUMSI DAN AKOMODASI SP.09 PENGURUSAN KENDARAAN DINAS 00 Pengurusan surat-surat kendaraan dinas 01 Pemeliharaan dan perbaikan 02 Pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan HUBUNGAN MASYARAKAT DAN PROTOKOLER HM.00 HUBUNGAN ANTAR LEMBAGA NEGARA DAN BADAN PEMERINTAH / INSTANSI: 00 HUBUNGAN ANTAR LEMBAGA PEMERINTAH 01 HUBUNGAN DENGAN SWASTA/ LSM 02 HUBUNGAN DENGAN DUNIA USAHA DAN INDUSTRI 03 HUBUNGAN DENGAN PERGURUAN TINGGI 04 FORUM KEHUMASAN(BAKOHUMAS/PERHUMAS)
2 tahun
-
musnah
2 tahun
3 tahun
musnah
2 tahun
-
musnah
3 tahun
musnah
2 tahun
-
musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
1 tahun 1 tahun
4 tahun 2 tahun
Dinilai kembali musnah
N
A L I2Rtahun
SA
A T I S
R E V I
SI
N U P
HM
AR
A G G
04
HM.01
HUBUNGAN DENGAN MEDIA MASA Siaran Pers/konferensi pers/perss release/wawancara Kunjungan wartawan / liputan KEPROTOKOLAN 00 PENYELENGGARAAN ACARA KEDINASAN (PELANTIKAN, PERESMIAN, DAN JAMUAN TERMASUK ACARA PERINGATAN HARI-HARI BESAR 01 BUKU TAMU
1 tahun
4 tahun
1 tahun
2 tahun
Musnah, kecuali Direktur permanen musnah
1 tahun
3 tahun
musnah
2 tahun
A 1 tahun S A
Musnah, kecuali memuat pejabat negara/tokoh nasional permanen
4 tahun
musnah
1 tahun
4 tahun
permanen
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
02 03
04 HM.02 HM.03 HM.04
AGENDA KEGIATAN PIMPINAN UNIVERSITAS AIRLANGGA KUNJUNGAN DINAS DALAM DAN LUAR NEGERI Kunjungan dinas Pimpinan Universitas Airlangga Kunjungan dinas pimpinan selain Rektor Universitas Airlangga / pegawai DAFTAR NAMA / ALAMAT KANTOR / PEJABAT
IT S R
SIP
E V I N
U
AR
KUNJUNGAN DPR/ PEJABAT TINGGI NEGARA PENERBITAN, PUBLIKASI, DOKUMENTASI, MAJALAH, BULETIN DAN JURNAL PENGUMPULAN, PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN INFORMASI KELEMBAGAAN 00 KLIPING KORAN / GUNTINGAN BERITA
01
BROSUR / LEAFLET / POSTER / PLAKAT
A L IR
N
A G G
Selama berlaku 0
-
Dinilai kembali
0
1 tahun
3 tahun
1 tahun
4 tahun
1 tahun
2 tahun
0 Musnah, kecuali master permanen Musnah, kecuali yang berkaitan dengan kasus tertentu dinilai kembali Musnah, kecuali master dinilai
02 PENGUMUMANN / PEMBERITAAN PAMERAN, PERLOMBAAN/ SAYEMBARA, FESTIFAL, PERTUNJUKAN, PEMBUATAN SPANDUK DAN IKLAN HM.06 DOKUMENTASI / LIPUTAN KEGIATAN DINAS PIMPINAN, ACARA KEDINASAN, DAN PERISTIWA PERSTIWA BIDANG MASING MASING, DALAM BERBAGAI MEDIA : KERTAS/ FOTO/ VIDEO/ REKAMAN SUARA/ MULTIMEDIA 00 REKTOR 01 PEJABAT LAIN / PEGAWAI HM.07 DOKUMEN RAPAT DENGAR PENDAPAT DPR/DPRD HM.08 PUBLIKASI MELALUI MEDIA CETAK MAUPUN ELEKTRONIK HM.09 PENGHARGAAN / TANDA KENANG – KENANGAN Arsip yang berhubungan dengan administrasi pemberian penghargaan / tanda kenang kenangan kepada masyarakat yang memiliki jasa prestasi besar HM.10 UCAPAN TERIMA KASIH , UPACARA SELAMAT, BELASUNGKAWA, PERMOHONAN MAAF TATA USAHA TU.00 TATA PERSURATAN 00 SURAT TUGAS/ PERINTAH BESERTA LAMPIRANNYA 01 SURAT UNDANGAN/ SEMINAR/ KONFERENSI/ DISKUSI/ PANEL/ RAPAT UMUM/ PERTEMUAN 02 PENGUMUMAN 03 RISALAH/ NOTULEN RAPAT Rapat staf Rapat pimpinan 04 DAFTAR NAMA/ ALAMAT KANTOR HM.05
1 tahun
2 tahun
kembali musnah
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
1 tahun
4 tahun
permanen
1 tahun
3 tahun
Dinilai kembali
NG A L 3 tahun
Musnah, kecuali master permanen
1 tahun
IR A S
A T I S
GA
2 tahun
3 tahun
Permanen
1 tahun
-
musnah
R
TU
AR
SIP
U
E V I N
05 06 07 08 09
DAFTAR NAMA/ ALAMAT PEJABAT UCAPAN TERIMAKASIH SURAT KUASA SURAT KETERANGAN PERMOHONAN DAN JAWABAN MENJADI PEMBICARA/ NARASUMBER/ MODERATOR/ KEYNOTE SPEAKER/ MC/ PENGISI ACARA/ DOSEN TAMU 10 PERMOHONAN DAN JAWABAN ATAS PERMOHONAN DANA, IZIN MENYELENGGARAKAN RAPAT/ SEMINAR/ KONFENSI/ DISKUSI/ PANEL/ SERASEHAN/ RAPAT UMUM/ KULIAH UMUM 11 POINTERS/ PAPERS/ MAKALAH/ HAND-OUT/ MATERI RAPAT/ PROSIDING, SEMINAR/ KONFERENSI/ DISKUSI/ PANEL/ SERASEHAN/ RAPAT UMUM/ KULIAH UMUM 12 BIODATA PEMBICARA/ MODERATOR/ KEYNOTE SPEAKER/ NARASUMBER/ DOSEN TAMU KEARSIPAN 00 ADMINISTRASI PENGENDALIAN SURAT Buku Agenda Lembar pengantar / buku ekspedisi Formulir / catatan permintaan dan layanan penggandaan dokumen / arsip 01 PEMBINAAN KEARSIPAN Apresiasi/ Sosialisasi/ penyuluhan kearsipan/ lokakarya/workshop Bimbingan teknis Supervisi dan Monitoring 02 PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP
A G G
N
A L IR
A S A
IT S R
TU.01
AR
SIP
U
E V I N
1 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun
-
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun
2 tahun
musnah
Selama
-
Daftar pertelaan arsip
-
Pemeliharaan arsip, seperti : kegiatan fumigasi, pembersihan, dll Daftar pencarian arsip
-
03 04
LAYANAN ARSIP (PEMINJAMAN DAN PENGGUNAAN ARSIP) PENYUSUTAN ARSIP Pemindahan arsip inaktif - Berita acara pemindahan - Daftar pertelaan arsip yang di pindah tangankan Pemusnahan arsip - Berita acara pemusnahan - Daftar arsip yang di musnahkan - Rekomondasi/ pertimbangan/ persetujuan - Pemusnahan arsip dari instansi terkait - Keputusan pemusnahan Penyerahan arsip - Berita acara serah terima arsip - Daftar pertelaan arsip yang di musnahkan PERSETUJUAN JADWAL RETENSI ARSP (JRA)
diperguna kan
-
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
Selama diperguna kan
-
Musnah
1 tahun
2 tahun
musnah
Selama berlaku
2 tahun
A G G
musnah
2 tahun
3 tahun
permanen
2 tahun
3 tahun
permanen
Sampai ditetapkan
3 tahun
permanen
N
A L IR
A S A
IT S R
IVE
N U P
I S R
A
05 KS
KERJASAMA KS.00 KERJASAMA DALAM NEGERI 00 KERJASAMA DENGAN LEMBAGA PEMERINTAH 01 KERJASAMA DENGAN SWASTA 02 KERJASAMA ANTAR PERGURUAN TINGGI 03 KERJASAMA DENGAN YAYASAN DAN
WS
LEMBAGA NON PROFIT KS.01 KERJASAMA LUAR NEGERI 00 KERJASAMA ANTAR PEMERINTAH 01 KERJASAMA DENGAN BADAN INTERNASIONAL 02 KERJASAMA DENGAN LEMBAGA NON PEMERINTAH 03 KERJASAMA ANTAR PERGURUAN TINGGI 04 KERJASAMA DENGAN SEKOLAH ASING DI INDONESIA 05 KERJASAMA DENGAN SEKOLAH INDONESIA DI LUAR NEGERI 06 PERTUKARAN CIVITAS AKADEMIKA PENGAWASAN WS.00 PERENCANAAN 00 PROGRAM KERJA PEMERIKSAAN TAHUNAN 01 PROGRAM KERJA MONITORING TAHUNAN 02 PROGRAM PENDAMPINGAN, PEMBINAAN DAN KONSULTASI 03 PROGRAM KOORDINASI PENGAWASAN WS.01 ADMINISTRASI PENGAWASAN, MELIPUTI : SURAT PENUGASAN, SURAT PEMBERITAHUAN, DLL WS.02 LAPORAN AUDIT INTERNAL/ EKSTERNAL 00 LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN BPK 01 LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN BPK[ 02 LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN ITJEN 03 LAPORAN AUDIT KAP 04 LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN RUTIN 05 LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN KHUSUS 06 EXECUTIVE SUMMARY HASIL PEMERIKSAAN 07 LAPORAN HASIL KOORDINASI PENGAWASAN 08 LAPORAN HASIL PENDIDIKAN DAN LATIHAN
A S A
A L IR
IT S R
AR
SIP
U
E V I N
N
A G G
PP
BIDANG PENGAWASAN WS.03 LAPORAN MONITORING TINDAK LANJUT WS.04 LAPORAN HASIL PENDAMPINGAN WS.05 PENANGANAN KASUS 00 BERKAS TENTANG PENGADUAN, KELUHAN, KETIDAKPUASAN MASYARAKAT KEPADA UNIVERSITAS WS.06 KERTAS KERJA PEMERIKSAAN DAN MONITORING PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN PP.00 USULAN PERENCANAAN UNIT KERJA BESERTA DATA PENDUKUNG PP.01 RPJM BIDANG PENDIDIKAN/ POKOK-POKOK KEBIJAKAN DAN STRATEGI PEMBANGUNAN BIDANG PENDIDIKAN PP.02 RENSTRA/ RENOP UNIVERSITAS PP.03 PROGRAM KERJA TAHUNAN UNIVERSITAS/ FAKULTAS/ UNIT KERJA 00 PROGRAM KERJA TAHUNAN UNIT KERJA 01 PROGRAM KERJA TAHUNAN UNIVERSITAS PP.04 LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH 00 LAKIP UNIT KERJA 01 LAKIP UNIVERSITAS PP.05 EVALUASSI PROGRAM 00 EVALUASI MASING-MASING UNIT KERJA 01 EVALUASI TINGKAT UNIVERSITAS TEKNOLOGI INFORMASI TI.00 RENCANA STRATEGIS / MASTER PLAN PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI (SIM) TI.01 PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA TI.02 DATA BASE
A G G
N
A L IR
A S A
IT S R
SIP
E V I N
U
AR
TI
Selama berlaku
5 tahun
permanen
TI.03 TI.04
PK
DESAIN SISTEM INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI KEANGGOTAAN/ LANGGANAN/ JARINGAN TI.05 EVALUASI SISTEM DAN MEDIA 00 EVALUASI MASING-MASING UNIT KERJA 01 EVALUASI TINGKAT UNIVERSITAS PERPUSTAKAAN PK.00 PENYIMPANAN DEPOSIT BAHAN PUSTAKA 00 BUKTI PENERIMAAN KOLEKSI BAHAN PUSTAKA DEPOSIT 01 ADMINISTRASI PENGELOLAAN DEPOSIT BAHAN PUSTAKA PK.01 PENGADAAN DAN PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA 00 BUKU INDUK KOLEKSI
2 tahun
3 tahun
musnah
2 tahun
3 tahun
A G G
musnah
3 tahun
vital
3 tahun 2 tahun 2 tahun
musnah musnah musnah
1 tahun
2 tahun
musnah
1 tahun
2 tahun
musnah
1 tahun
2 tahun
musnah
2 tahun
musnah
3 tahun 2 tahun
musnah musnah
SA
01 02 03 04 05 06 07
08 09
A T I S
DAFTAR BUKU TERSELEKSI DAFTAR BUKU DALAM PEMESANAN DAFTAR BUKU DAN PERMINTAAN DAFTAR PENERIMAAN BAHAN PUSTAKA HASIL PEMBELIAN, HADIAH DEPOSIT, HIBAH DAFTAR PENGIRIMAN BAHAN PUSTAKA SURPLUS LEMBAR KERJA PENGOLAHAN BP (BURAM, PENGKATALOGAN) SHELF LIST/ JAJARAN KARTU UTAMA (MASTER LIST)
R
SIP
E V I N
U
AR
DAFTAR TAMBAHAN BUKU (ASSESION LIST) DAFTAR / JAJARAN KENDALI (SUBYEK DAN
N
A L IR
Samapi tidak diperguna kan 1 tahun 1 tahun 1 tahun
Sampai tidak diperguna kan 2 tahun Sampai
PENGARANG)
tidak diperguna kan
PK.02
KL
SPM
ADMINISTRASI PELAKSANAAN KEGIATAN PERPUSTAKAAN PK.03 PENGELOLA PERPUSTAKAAN KELEMBAGAAN KL.00 USULAN PEMBUKAAN/ PENUTUPAN/ PENGEMBANGAN LEMBAGA KL.01 HIMPUNAN DATA TENTANG KELEMBAGAAN KL.02 INFORMASI TENTANG KELEMBAGAAN KL.03 BAHAN PERTIMBANGAN KELEMBAGAAN KL.04 ADMINISTRASI KELEMBAGAAN SISTEM PENJAMINAN MUTU SPM.00 BUKU PEDOMAN SISTEM PENJAMINAN MUTU SPM.01 MANUAL PROCEDURE SPM.02 QUESTIONS SPM.03 MONITORING SPM.04 EVALUASI/ AUDIT PENJAMINAN MUTU SPM.05 LAPORAN
N
AR
SIP
U
A L IR
A S A
IT S R
E V I N
A G G
N
A G G
A L IR
A S A
IT S R
AR
SIP
U
E V I N
