Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

134

Archief van het

Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen Archiefselectielijst 2013

door

Liesbeth DE FRENNE

5379

Brussel – Bruxelles 2014

ARCHIEF VAN HET

INSTITUUT VOOR DE GELIJKHEID VAN VROUWEN EN MANNEN ARCHIEFSELECTIELIJST 2013



134

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 5379 Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel – Bruxelles



134

Archief van het


door

Liesbeth DE FRENNE


DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENT TOOL Archieven zijn documenten die, ongeacht de datum, vorm of drager, door uw instelling worden opgemaakt of ontvangen bij het uitoefenen van uw taken of activiteiten, en die gedurende een bepaalde periode moeten worden bewaard. Het betreft allerlei soorten documenten, zowel op papieren als op magnetische, optische, elektronische of andere dragers. Archieven hebben een dubbele functie. Ze hebben in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde. Archieven zijn van essentieel belang voor uw bedrijfsvoering en onmisbaar in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht van overheidsinstellingen tegenover de maatschappij. Archieven hebben daarnaast ook een potentiële cultuurhistorische waarde. Zij vormen het bronnenmateriaal op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van uw instelling en haar impact op de maatschappij zullen reconstrueren. Het is daarom dat de Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden, en dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar naar het Rijksarchief overgebracht moeten worden. Omdat het in de praktijk nogal omslachtig zou zijn om de vernietiging of de overdracht van archieven geval per geval te organiseren, stelt het Rijksarchief archiefselectielijsten ter beschikking van de administraties. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle, door een instelling gevormde archiefreeksen, op papieren of digitale dragers, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en hun definitieve bestemming, dit is de bestemming die de documenten krijgen na het verstrijken van het administratief nut. Het geeft aan welke documenten na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke documenten wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak van de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken van de bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden.

WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed documentbeheer; de toepassing ervan kan belangrijke voordelen opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. De steeds snellere aangroei van de papiermassa en de digitalisering van de werkprocessen hebben in de administraties geleid tot een complexe, hybride documentproductie, en van informatiebeheer een belangrijke uitdaging gemaakt. Indien het personeel van uw instelling zelf zou moeten beslissen welke papieren en digitale archieven al dan niet bewaard moeten blijven, en hoe of waar dit moet gebeuren, dan zou dit funeste gevolgen kunnen hebben voor de instelling. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van documenten met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar kan ook leiden tot ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke documenten. Een archiefselectielijst is een essentieel instrument voor een kwaliteitsvol beheer van de werkprocessen, in het bijzonder voor het documenten informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat documenten met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek,

5

economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

6

LIJST VAN AFKORTINGEN

CEDAW

Committee on the elimination of discrimination against women

EMAS

Eco-Management and Audit Scheme

NAP

Nationaal Actieplan ter bestrijding van partnergeweld en intrafamiliaal geweld

RA

Rijksarchief

RSZ

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

7

GEBRUIKSAANWIJZING De archiefreeksen worden in de selectielijst niet volgens de organisatiestructuur van de instelling geordend, maar wel volgens de bevoegdheden en de activiteiten in het kader waarvan de documenten tot stand kwamen of ontvangen werden. Om de reeksen van uw dienst terug te vinden, moet u zich afvragen welke bevoegdheden en activiteiten uw dienst uitoefent, en deze vervolgens opzoeken in de grijze regels van de tabel. De selectielijst bevat de volgende gegevens, verdeeld over de kolommen en de regels: De bevoegdheden en uitgeoefende activiteiten (taken) De bevoegdheden en de activiteiten worden op een horizontale grijze lijn uitgezet. Codes van de archiefreeksen Deze codes bieden de mogelijkheid om bij contacten met het Rijksarchief – bijvoorbeeld voor het aanvragen van een toelating tot vernietiging van archieven – de archiefreeksen moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. Deze codes hebben geen enkel verband met eventuele door de organisatie gehanteerde codes. Archiefreeksen Het archief wordt per archiefreeks omschreven omdat de reeksen de belangrijkste intellectuele en materiële onderverdelingen vormen voor de ordening van documenten. Bovendien is het eenvoudiger het archief op dit niveau te selecteren (en bijvoorbeeld niet op stukniveau) om een al te zware werkbelasting voor hen die met de uitvoering van de selectie belast worden, te vermijden. Voor meer informatie over de afbakening en inhoud van de archiefreeksen, zie het studiedossier. Administratieve bewaartermijn De bewaartermijn wordt bepaald door uw instelling en geeft aan hoe lang u de archiefreeksen en -documenten zelf moet bewaren, zowel om de eigen werking te garanderen, als in het kader van de informatie- en verantwoordingsplicht. De bepaling ervan is ofwel gebaseerd op een wet, een besluit, een decreet, een ordonnantie, een rondzendbrief of een dienstnota, ofwel op een overeenkomst tussen het Rijksarchief en uw instelling. De bewaartermijn wordt doorgaans uitgedrukt in jaren of in maanden, dus in gesloten termijnen. Sommige reeksen vereisen echter meer soepelheid en het gebruik van open bewaartermijnen. Tenzij anders vermeld, vangt de bewaartermijn steeds aan vanaf de afsluiting van het dossier, vanaf de datum van het meest recente document in het dossier. De geadviseerde bewaartermijn is een minimumtermijn, wat bijgevolg een langere bewaring niet uitsluit. Voor meer informatie over de geadviseerde bewaartermijnen, zie het studiedossier. Definitieve bestemming van de documenten Dit is de bestemming die aan de documenten moet gegeven worden na het verstrijken van het administratief nut. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief, op basis van de waarde van het archiefstuk voor het cultureel, wetenschappelijk en in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Er zijn drie mogelijkheden:  bewaren en overbrengen naar het RA: integrale bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  selecteren en overbrengen naar het RA: gedeeltelijke bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief  vernietigen: integrale vernietiging.

9

Krachtens de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009, gebeurt de overbrenging naar het Rijksarchief 30 jaar na het afsluiten van de dossiers (of na de datum van het laatste document in het dossier). Deze termijn kan verkort worden bij beslissing van het Rijksarchief. Indien u documenten wenst over te brengen die geen administratief nut meer hebben, maar die nog jonger zijn dan de voorgeschreven 30 jaar, neem dan contact op met het Rijksarchief bevoegd voor het ressort van uw instelling. De in voorliggende archiefselectielijst vermelde definitieve bestemmingen kunnen enkel met de toelating van het Rijksarchief aangepast worden. Bovendien mag een instelling niet vernietigen zonder een voorafgaandelijk toelating van het Rijksarchief. Voor meer informatie over de geadviseerde definitieve bestemmingen, zie het studiedossier.

Opmerkingen De eventuele opmerkingen bieden nuttige bijkomende informatie over de inhoud, functie en/of nadere selectie van de archiefreeks in kwestie en verwijst eventueel ook naar het studiedossier.

VOLGORDE WAARIN DE REEKSEN WORDEN VOORGESTELD Voor elke bevoegdheid en elke activiteit worden de reeksen in de hieronder aangegeven volgorde weergegeven:  Het archief dat rechtstreeks tijdens de uitoefening van de activiteiten tot stand komt (bijvoorbeeld: de proceduredossiers van de behandelde zaken, de activiteitenverslagen, de inkomende en uitgaande briefwisseling, enz.)  De archiefreeksen die toegangsinstrumenten vormen voor de hierboven omschreven reeksen (repertoria, registers, alfabetische fichiers, enz.)  De door andere archiefvormers neergelegde archieven.

10

Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen – Archiefselectielijst

Code

Reeks

Administratieve bewaartermijn

Definitieve bestemming

30 jaar

A.1.01.

Wetten, koninklijke besluiten, ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen (originelen) m.b.t. de oprichting, de organisatie en de werking van het Instituut voor de Gelijkheid van vrouwen en Mannen

Bewaren en overbrengen naar het RA

30 jaar

A.1.02.

Dossiers inzake de opmaak van de hierboven vermelde wetten, koninklijke besluiten, ministeriële besluiten, omzendbrieven, circulaires en onderrichtingen


Dossiers inzake het strategisch beleid (beleidsnota's, beleidsplannen, evaluaties, beheersovereenkomsten, enz.)

30 jaar


Notulen en bijhorende stukken van het overleg met het kabinet

5 jaar


Kabinetsnota's

5 jaar


A. BEHEER A.1. WETTELIJK EN REGLEMENTAIR KADER

A.2. STRATEGISCH BELEID A.2.01.

A.2.02.

A.2.03.

11

Opmerkingen


Code

A.2.04.

Reeks

Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen



5 jaar

Vernietigen

A.3. ACTIVITEITEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR Stukken betreffende de opmaak of wijziging van het huishoudelijk reglement van de Raad van Bestuur

30 jaar

A.3.01.


Stukken betreffende de samenstelling van de Raad van Bestuur (besluiten tot aanstelling of ontslag van leden, ledenlijsten, enz.)

30 jaar

A.3.02.


Agenda’s van de vergaderingen

30 jaar


Notulen en bijhorende stukken van de vergaderingen

30 jaar


Verslagen ontvangen van de regeringscommissaris

30 jaar


A.3.03.

A.3.04.

A.3.05.

12

Opmerkingen


Code

Reeks



Opmerkingen

A.4. ACTIVITEITEN VAN OVERLEGORGANEN EN WERKGROEPEN A.4.01.

A.4.02.

Notulen en bijhorende stukken van interne overlegorganen en werkgroepen (zonder wettelijke of reglementaire grondslag)

5 jaar

Selecteren en overbrengen naar het RA

De agenda's en de notulen bewaren, de briefwisseling en uitnodigingen vernietigen.

Notulen en bijhorende stukken van externe overlegorganen en werkgroepen (college van parastatalen, …)

5 jaar


Wanneer de instelling het secretariaat verzorgt: de agenda's en de notulen bewaren, de briefwisseling en uitnodigingen vernietigen. Wanneer de instelling deelneemt als lid of louter als waarnemer: na verificatie integraal vernietigen.

3 jaar

Vernietigen

Zolang ze nuttig zijn

Vernietigen

A.5. JURIDISCHE ONDERSTEUNING EN ADVIES A.5.01.

Dossiers inzake juridisch advies bij de opmaak van publicaties, het opstellen van overheidsopdrachten, …

A.6. ORGANISATIE EN INTERNE WERKING A.6.01.

A.6.02.

Thematische dossiers van de directeur van het Instituut Briefwisseling (die afzonderlijk bewaard wordt in een doorlopende reeks)

20 jaar


13

Alle briefwisseling met betrekking tot formele beslissingen en formele uitvoering van taken bewaren; alle informele briefwisseling vernietigen.


Code

Reeks



Indicateurs van de briefwisseling

20 jaar


Activiteitenverslagen

30 jaar


Statistieken en cijfermateriaal betreffende de activiteiten van de instelling

30 jaar


Dossiers inzake de organisatie en de interne werking (organogrammen, dossiers inzake reorganisaties, enz.)

10 jaar


Personeels- en arbeidsreglement

tot opmaak nieuwe versie


Brochures voor personeelsleden (onthaalbrochure, vademecum, enz.)


1 exemplaar in elke taal bewaren en overbrengen naar het RA

A.6.03.

A.6.04.

A.6.05.

A.6.06.

Opmerkingen

Niet gepubliceerde of moeilijk te reconstrueren statistieken en cijfermateriaal bewaren, de overige vernietigen.

A.7. PERSONEESLBEHEER A.7.01.

A.7.02.

14

Het arbeidsreglement behoort in principe tot de sociale documenten en heeft in die zin een minimale bewaartermijn van 5 jaar.


Code

Reeks



Zo lang ze van toepassing zijn


Dossiers inzake de personeelsenveloppe, personeelskader, taalkader, personeelsbehoeften en personeelsplanning

10 jaar


Notulen en bijhorende stukken van het overleg met de vakbonden (basisoverlegcomité)

10 jaar

A.7.05.


A.7.06.

Dossiers inzake aanwervings-, benoemings-, bevorderingsexamens of -procedures

na verstrijken periode beroepsmogelijkheden


De processen-verbaal met de deelnemerslijsten, vragen en uitslagen bewaren, de overige stukken vernietigen.

Dossiers inzake de organisatie van opleidingen

3 jaar


De intern opgestelde syllabi en de presentaties bewaren, alle overige stukken vernietigen.

Dossiers inzake de ontwikkeling van functieprofielen en evaluatiemethodes

10 jaar




Dienstnota's A.7.03.

A.7.04.

A.7.07.

A.7.08.

Personeelsoverzichten (lijsten, enz.) A.7.09.

15

Opmerkingen

Bewaren indien deze meer informatie bevatten dan het personeelsregister, vernietigen indien dit niet het geval is.


Code

Reeks

Personeelsdossiers



75 jaar na geboortejaar personeelslid


A.7.10.

Opmerkingen

Personeelsdossiers bewaren van: leidende ambtenaren (met inbegrip van diegenen die deze functie ad interim uitoefenen); markante figuren op politiek, economisch, sociaal en/of cultureel vlak; "klokkenluiders", personeelsleden die illegale, immorele of niet-legitieme praktijken bij hun werkgever bekendmaken; geschorste of ontslagen personeelsleden. De overige dossiers vernietigen.


Vernietigen

A.7.11.

Dossiers inzake de vorming van individuele personeelsleden

Deze vormen een onderdeel van het personeelsdossier (zie reeks A7.010).

A.7.12.

Dossiers inzake de evaluatie van individuele personeelsleden



Deze vormen een onderdeel van het personeelsdossier en worden op basis van dezelfde criteria geselecteerd (zie reeks A7.010).

A.7.13.

Dossiers inzake de oplegging van tuchtstraffen aan individuele personeelsleden



Deze vormen een onderdeel van het personeelsdossier en worden op basis van dezelfde criteria geselecteerd (zie reeks A7.010).

Individuele rekeningen, loonafrekeningen en eventuele bijlagen

10 jaar

Vernietigen

A.7.14.

Naast deze aparte reeks worden de documenten ook in het personeelsdossier bewaard (zie reeks A7.010).

16


Code

Reeks



Opmerkingen

10 jaar

Vernietigen

Deze vormen s een onderdeel van het personeelsdossier (zie reeks A7.010) en worden daarnaast ook in een aparte reeks bewaard.

Déclaration Immédiate - Onmiddellijke Aangifte (DIMONA) bij de RSZ

Zolang personeelslid in dienst is

Vernietigen

Stukken betreffende de toelagen en vergoedingen (woon-werkverkeer, vorming, enz.)

10 jaar

Vernietigen

De originele stukken worden door de dienst boekhouding bewaard.


Vernietigen


Werkloosheidcertificaten (formulieren C4) A.7.15.

A.7.16.

A.7.17.

A.7.18.

Stukken betreffende de uitkeringen (vakantiegeld, kinderbijslag, wachtgeld, enz.)

A.7.19.

Stukken betreffende de toekenning van vakbondspremies

5 jaar

Vernietigen

A.7.20.

Aanwezigheidslijsten, prikklokgegevens en controlelijsten

1 jaar

Vernietigen

A.7.21.

Stukken betreffende het verlof (databank, registers, roosters en fiches)

1 jaar

Vernietigen


Vernietigen

A.7.22.

Stukken betreffende het ziekteverlof (attesten, verslagen controlebezoeken, enz.)

17

Deze gegevens worden bewaard in het prikkloksysteem.



Code

Reeks



Stukken betreffende arbeidsongevallen


Vernietigen

Stukken betreffende aansluiting bij de hospitalisatieverzekering

Zolang personeelslid in dienst is

Vernietigen

Dossiers inzake zendingen en studiereizen

5 jaar


10 jaar

Vernietigen

A.7.26.

Dossiers inzake de toekenning van eervolle onderscheidingen in nationale orden

De voorbereidende dossiers worden in een aparte reeks bewaard, het bewijs van toekenning van de onderscheiding maakt deel uit van het personeelsdossier (zie reeks A7.010).

10 jaar

Vernietigen

A.7.27.

Dossiers inzake de toekenning van burgerlijke eretekens en arbeidseretekens

De voorbereidende dossiers worden in een aparte reeks bewaard, het bewijs van toekenning van een ereteken maakt deel uit van het personeelsdossier (zie reeks A7.010).

Stukken inzake stagiairs

5 jaar

Vernietigen

A.7.23.

A.7.24.

A.7.25.

A.7.28.

18

Opmerkingen


Briefwisseling, zendingsverslagen en andere inhoudelijk belangrijke stukken bewaren, de stukken met betrekking tot de praktische organisatie vernietigen.


Code

Reeks



15 jaar


15 jaar


10 jaar

Vernietigen

Databank van de boekhouding

10 jaar


Bestelbonnen

10 jaar

Vernietigen

Kredietnota's

10 jaar

Vernietigen

Facturen

10 jaar

Vernietigen

Kasstukken

10 jaar

Vernietigen

A.8. FINANCIEEL BEHEER A.8.01.

Dossiers inzake de opmaak van de jaarlijkse begroting en de begrotingswijzigingen

A.8.02.

Grootboeken

A.8.03.

Dagboeken, kasboeken en andere hulpboeken

A.8.04.

A.8.05. A.8.06. A.8.07. A.8.08.

19

Opmerkingen


Code

A.8.09.

A.8.10.

A.8.11. A.8.12.

Reeks



Aankoopdossiers van duurzame roerende goederen

tot einde gebruik

Vernietigen

Aankoopdossiers van niet-duurzame roerende goederen

10 jaar

Vernietigen

Rekeninguittreksels

10 jaar

Vernietigen

- gunningsdossiers

10 jaar

Vernietigen

- uitvoeringsdossiers voor leveringen en diensten

2 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake beleggingen

10 jaar na goedkeuring rekening van het jaar waarin de lening of belegging eindigt

Vernietigen

Periodieke toestandsopgaven

10 jaar

Vernietigen

Dossiers inzake overheidsopdrachten

A.8.13.

A.8.14.

20

Opmerkingen


Code



Jaarlijkse uitvoerrekeningen en toestandsopgave van het actief en passief of jaarlijkse resultatenrekening en balans

15 jaar


Boekhoudkundige jaarrekeningen

15 jaar


Inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden, rechten en verplichtingen van welke aard ook

15 jaar


Stuken betreffende de aangifte van belastingen

5 jaar

Vernietigen

A.8.19.

Dossiers inzake de afsluiting en opvolging van verzekeringen

10 jaar na verval polis

Vernietigen

Dossiers inzake de behandeling van schadegevallen aan onroerende goederen, roerende goederen, voertuigen, enz.

10 jaar

Vernietigen

A.8.20.

A.8.15.

Reeks

A.8.16.

A.8.17.

A.8.18.

Opmerkingen

Deze inventaris wordt bij het boekhoudkundig jaarverslag gevoegd (zie reeks A8.018)

A.9. BEHEER VAN ONROERENDE EN ROERENDE GOEDEREN Dossiers inzake verhuisoperaties A.9.01.

Tot afronding verhuisoperatie

21


De stukken betreffende de verhuis van het archief bewaren, alle andere stukken vernietigen.


Code

A.9.02.

A.9.03.

Reeks

Inventaris van materieel en meubilair

Stukken betreffende het beheer van de inboedel en het voorraadbeheer ‘dubbels van bestelbons, dubbels van facturen, leveringsbonnen, enz.)



Tot opmaak nieuwe versie

Vernietigen

3 jaar

Vernietigen

Opmerkingen

A.10. COÖRDINATIE PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK 10 jaar


10 jaar


Jaarverslagen en bijlagen

10 jaar


Notulen en bijhorende stukken van het comité

10 jaar


Register waarin werknemers voorstellen, opmerkingen of advies kunnen optekenen

10 jaar


A.10.01.

Vijfjaarlijkse globale preventieplannen

A.10.02.

Jaarlijkse actieplannen

A.10.03.

A.10.04.

A.10.05.

22

Vernietigen indien het jaarverslag én de bijlagen integraal in het algemeen jaarverslag van de instelling zijn opgenomen.


Code

A.10.06.

A.10.07.

A.10.08.

A.10.09.

A.10.10.

Reeks



10 jaar

Vernietigen


Vernietigen

10 jaar

Vernietigen

Interne noodplannen en -procedures


Vernietigen

Lijst van de gebruikte gevaarlijke stoffen en preparaten


Vernietigen

Dossiers inzake de organisatie van vorming, cursussen en bijscholingen Dossiers inzake de opmaak van risico-analyses

Verslagen van periodieke bezoeken aan de werklokalen

Opmerkingen

A.11. BEHEER MILIEUZORG A.11.01.

Dossiers inzake de invoering van een gecertificeerd systeem inzake milieuzorg, EMAS

5 jaar

Vernietigen

A.12. BEHEER INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE A.12.01.

Dossiers inzake de aankoop, levering en implementatie van hard- en softwaresystemen

zolang systeem in gebruik is

Vernietigen

A.12.02.

Dossiers inzake de ontwikkeling en implementatie van softwaresystemen (al dan niet in eigen beheer of door middel van uitbesteding)

zolang systeem in gebruik is


23

Bewaren indien de software gebruikt wordt voor het beheer van blijvend te bewaren informatie. De overige vernietigen.


Code

A.12.03.

A.12.04.

Reeks

Inventaris van hard- en softwaresystemen

Softwarelicenties




Vernietigen

na einde licentie

Vernietigen

Opmerkingen

A.13. COÖRDINATIE VAN COMMUNICATIE, PERS EN ONTHAAL Dossiers inzake de promotie en de public relations

10 jaar


Dossiers inzake het bezoek van prominente personen en groepen

5 jaar


Dossiers inzake de organisatie van persconferenties

5 jaar


Persberichten

5 jaar


Persoverzichten en persknipsels

2 jaar


A.13.01.

A.13.02.

A.13.03.

A.13.04.

A.13.05.

24

Begrotingen, bestekken, weerhouden offerte en eindproducten in de vorm van affiches, folders, brochures bewaren, de overige vernietigen.

De persteksten of het persdossier bewaren, de uitnodigingen en aanwezigheidslijsten vernietigen.

De persknipsels met betrekking tot de instelling bewaren, de overige vernietigen.


Code

A.13.06.

Reeks



Dossiers inzake de redactie en uitgave van publicaties, brochures, folders en affiches

1 jaar

Vernietigen

Publicaties, brochures, folders en affiches

5 jaar


Stukken betreffende het inhoudelijk beheer van de internet-, intranet- en/of extranetsite

1 jaar

Vernietigen

tot substitutie


Vóór en na elke ingrijpende aanpassing, de documentatie over de site, zijn structuur en zijn lay out, en de statistieken van het bezoeken bewaren.

10 jaar


Het beeldmateriaal wordt bij voorkeur overgedragen aan het Koninklijk Belgisch Filmarchief.

6 maand

Vernietigen

3 jaar


A.13.07.

A.13.08.

Internet- en intranetsite A.13.09.

A.13.10.

Foto- en beeldmateriaal waarop de instelling de rechten bezit

A.13.11.

Stukken betreffende de behandeling van vragen Verslagen van celvergaderingen

A.13.12.

25

Opmerkingen

De technische ondersteuning valt doorgaans onder de bevoegdheid van de ICT-dienst.


Code

Reeks



Activiteitenverslagen van het Instituut

30 jaar


Dossiers inzake de organisatie van personeelsevenementen

5 jaar


Aanwinstenlijst van de bibliotheek

10 jaar

Vernietigen

Stukken betreffende de aanwinsten (bestelbonnen, enz.)

10 jaar

Vernietigen

Catalogus van de bibliotheek (VUBIS)

tot vervanging

Vernietigen

Stukken betreffende het archiefbeleid

30 jaar


Dossiers inzake het beheer, de bewaring, de ordening en de ontsluiting van het archief door de diensten (ordeningsplannen, dossierinventarissen, nadere toegangen, enz.)

30 jaar


A.13.13.

A.13.14.

A.14. BEHEER VAN DE BIBLIOTHEEK EN HET ARCHIEF A.14.01.

A.14.02.

A.14.03.

A.14.04.

A.14.05.

26

Opmerkingen

De foto's bewaren, overige stukken betreffende de praktische organisatie vernietigen.


Code

Reeks



Stukken betreffende de overname van archief van andere instellingen

30 jaar

A.14.06.


Stukken of registers betreffende de vernietiging van archief

30 jaar

A.14.07.


Stukken betreffende de overdracht of bewaargeving van archief aan andere instellingen

30 jaar

A.14.08.


B. UITOEFENING VAN DE EIGEN BEVOEGDHEDEN VAN HET INSTITUUT B.1. BEHEER VAN HET WETTELIJK EN REGLEMENTAIR KADER B.1.01.

Dossiers inzake de opmaak van wetgeving en reglementering inzake gendergelijkheid, gender mainstreaming, intrafamiliaal geweld, …

30 jaar


B.1.02.

Dossiers inzake de opvolging en evaluatie van wetgeving en reglementering inzake gendergelijkheid, gender mainstreaming, intrafamiliaal geweld, …

30 jaar


27

Opmerkingen


Code

B.1.03.

Reeks

Dossiers inzake de opvolging van de omzetting van Europese richtlijnen naar Belgische regelgeving als eurocoördinator



10 jaar


Opmerkingen

B.2. COÖRDINATIE EN REALISATIE VAN ONDERZOEK

B.2.01.

Dossiers van onderzoeksprojecten uitgevoerd door externen

20 jaar


Volgende documenten dienen bewaard te blijven: bestek, gunningsverslag, verslagen van vergaderingen van begeleidingscomité, voorgangsrapporten, definitieve versie van vragenlijst, eindrapport, documenten betreffende de valorisatie. Alle andere documenten mogen vernietigd worden.

B.2.02.

Dossiers inzake de loonkloofrapporten

10 jaar


Enkel het definitieve rapport bewaren, alle voorbereidende documenten vernietigen.

B.2.03.

Dossiers inzake de publicatie: “Vrouwen en Mannen in België”

30 jaar


Enkel de publicatie bewaren, alle voorbereidende dossiers vernietigen.

B.2.04.

Statistieken inzake geslachtsaanpassing

30 jaar

Vernietigen

28

Deze cijfers worden aangeleverd door het Rijksregister en vormen de basis voor verder onderzoek.


Code

B.2.05.

Reeks

Dossiers inzake de deelname aan werkgroepen



10 jaar

Vernietigen

B.2.06.

Dossiers inzake internationale contacten

20 jaar


B.2.07.

Dossiers inzake de bijdrage aan het managementplan

5 jaar

Vernietigen

B.2.08.

Digitaal register voor de opvolging van de door externen uitgevoerde onderzoeksprojecten

Tot substitutie


Opmerkingen

Enkel de documenten bewaren die het Belgisch standpunt verwoorden, alle andere documenten vernietigen.

B.3. COÖRDINATIE EN ONDERSTEUNING VAN DE TOEPASSING VAN GENDER MAINSTREAMING B.3.01.

Notulen en vergaderstukken van de bijeenkomsten van de interdepartementale coördinatiegroep

10 jaar


B.3.02.

Tussentijdse verslagen en verslagen op het einde van de legislatuur door de interdepartementale coördinatiegroep

10 jaar


29


Code

Reeks



Opmerkingen

B.3.03.

Dossiers inzake de opmaak van het federaal genderplan

10 jaar


Enkel de definitieve versies bewaren, alle voorbereidende stukken vernietigen

B.3.04.

Dossiers inzake de organisatie van vorming en sensibilisering

10 jaar


Enkel de syllabi, de publicaties en de presentaties bewaren, alle andere documenten vernietigen

B.3.05.

Dossiers inzake het opstellen van statistieken en genderindicatoren

10 jaar


B.3.06.

Dossiers inzake de gendertest

10 jaar


B.3.07.

Dossiers inzake gender budgeting

10 jaar


B.3.08.

Dossiers inzake de integratie van de genderdimensie in overheidsopdrachten

10 jaar


30


Code

B.3.09.

Reeks



10 jaar


De stukken die het standpunt of advies van het Instituut weergeven bewaren, alle andere documenten vernietigen.

Dossiers inzake de deelname aan externe werkgroepen

Opmerkingen

B.4. ONDERSTEUNING VAN PROJECTEN VIA SUBSIDIES B.4.01.

Dossiers inzake structurele subsidies

10 jaar


Enkel het eindrapport bewaren, alle andere documenten vernietigen.

B.4.02.

Dossiers inzake subsidies voor de provinciale coördinatie

10 jaar



B.4.03.

Dossiers inzake subsidies voor kleine projecten ter bevordering van de emancipatie van de vrouw

10 jaar



31


Code

Reeks



Opmerkingen

B.5. COÖRDINATIE VAN DE BESTRIJDING VAN INTRAFAMILIAAL GEWELD Opvolging van het Belgisch beleid inzake de strijd tegen intrafamiliaal geweld

B.5.01.

Dossiers inzake de opvolging van het Belgisch beleid aangaande de strijd tegen intrafamiliaal geweld

20 jaar


B.5.02.

Dossiers inzake de deelname aan externe werkgroepen (nationaal en internationaal)

30 jaar

Vernietigen

Coördinatie en evaluatie van het Nationaal actieplan ter bestrijding van partnergeweld en intrafamiliaal geweld (NAP)

B.5.03.

Dossiers inzake de opmaak, coördinatie en evaluatie van het Nationaal Actieplan ter bestrijding van partnergeweld en andere vormen van intrafamiliaal geweld

30 jaar


B.5.04.

Notulen en vergaderstukken van de vergaderingen van de interdepartementale werkgroep

30 jaar


B.5.05.

Notulen en vergaderstukken van de expertengroep

30 jaar


32


Code

Reeks



Opmerkingen

Sensilibilisering inzake partnergeweld en intrafamiliaal geweld B.5.06.

Dossiers inzake de begeleiding en opvolging van onderzoek inzake geweld

30 jaar

Vernietigen

B.5.07.

Dossiers inzake sensibiliseringscampagnes door het Instituut

10 jaar


B.5.08.

Dossiers inzake het verstrekken van advies

10 jaar


20 jaar


20 jaar


De eindresultaten van het onderzoek worden bij de cel onderzoek bewaard (zie reeks B.2.01).

Ondersteuning van de provinciale coördinatorenwerking

B.5.09.

Dossiers inzake subsidies voor de provinciale coördinatorenwerking

B.5.10.

Notulen en bijhorende vergaderstukken van de coördinatorenvergaderingen

33



Code

Reeks



Opmerkingen

B.6. COÖRDINATIE VAN DE INTERNATIONALE BETREKKINGEN Contacten binnen de Europese Unie

30 jaar


De stukken die een Belgisch standpunt weergeven bewaren, de overige vernietigen.

B.6.02.

Dossiers inzake de vertegenwoordiging van België bij het Raadgevend Comité voor gelijke kansen voor mannen en vrouwen

30 jaar



B.6.03.

Dossiers inzake de opvolging en uitvoering van projecten en programma’s van de Europese Unie (PROGRESS, DAPHNE, …)

30 jaar



B.6.04.

Dossiers inzake de vertegenwoordiging van België bij het Europees Instituut voor de gelijkheid van mannen en vrouwen

30 jaar



B.6.05.

Dossiers inzake de opvolging van Europese richtlijnen inzake gelijkheid van mannen en vrouwen

30 jaar



B.6.01.

Dossiers inzake de vertegenwoordiging van België bij de High Level Group

34


Code

Reeks



Opmerkingen

Contacten met de Raad van de Europese Unie

B.6.06.

Dossiers inzake de vergaderingen van het Stuurcomité voor de gelijkheid tussen vrouwen en mannen en de commissie voor gender gelijkheid

30 jaar



B.6.07.

Dossiers inzake de opvolging en uitvoering van projecten van de Raad van de Europese Unie (CAHVIO, Europees Sociaal Charter, …)

30 jaar



B.6.08.

Dossiers inzake de toepassing van het Verdrag inzake de uitbanning van alle vormen van discriminatie tegen vrouwen (CEDAW)

30 jaar


De PV’s van voorbereidende vergaderingen, het officieel verslag, de vragenlijsten en de officiële documenten ter verdediging van het verslag bewaren, alle overige documenten vernietigen.

B.6.09.

Dossiers inzake de vertegenwoordiging van België bij de Commissie voor de Status van de Vrouw

30 jaar



B.6.10.

Dossiers inzake de opvolging en uitvoering van andere verdragen m.b.t. de gelijkheid van vrouwen en mannen (vb. Internationale Arbeidersorganisatie, Raad van mensenrechten, …)

30 jaar



Contacten met de Verenigde Naties

35


Code

Reeks



Opmerkingen

B.7. VERLENEN VAN JURIDISCHE BIJSTAND AAN SLACHTOFFERS VAN DISCRIMINATIE B.7.01.

Dossiers inzake samenwerkingsprotocollen met de regio’s over het verlenen van juridische bijstand

B.7.02.

Dossiers inzake vragen om informatie

Zo lang het protocol van kracht is


3 jaar

Vernietigen

B.7.03.

Dossiers inzake de behandeling van klachten

5 jaar


B.7.04.

Gerechtelijke dossiers

10 jaar


B.7.05.

Databank voor de registratie en opvolging van klachtendossiers en gerechtelijke dossiers (‘gender claim databank’)

Tot vervanging


B.7.06.

Dossiers inzake de organisatie van juridische opleiding en sensibilisering

3 jaar

Vernietigen

36

Van deze dossiers dient 1 op 5 bewaard te worden, te selecteren volgens de fysieke ordening binnen het klassement: het 1e, het 6e, het 11e, het 16e, … dossier wordt steeds bewaard en overgebracht.



134

Archief van het


door

Liesbeth DE FRENNE

5379


Instituut voor de Gelijkheid van Vrouwen en Mannen

Recommend Documents