Werkgroep verhuis VAC Brugge Optimalisatieoefening Afdeling Bouwprojecten Team Studie & Coördinatie Bouwprojecten Boudewijngebouw
Verslag werkgroep Facilities dd. 18.03.2015
Boudewijnlaan 30, bus 60 - 1000 Brussel Tel.: 02/553 20 61 - Fax. : 02/553 74 55
Instantie
Afk.
HET FACILITAIR BEDRIJF Siteverantwoordelijke Regioverantwoordelijke Projectleider bouwprojecten Deskundige databekabeling Techn. deskundige bouwprojecten
HFB HFB HFB HFB HFB
Naam A A A A A
Luc Vandierendonck Jerre Muylaert Tom Delcourt David De Keyser Erwin De Ridder
Telefoon
GSM
E-mail
0499 59 32 48 0496 23 70 57 0493 51 22 85 0478 59 40 85 0478 27 91 69
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
BETROKKEN ENTITEITEN Zie aanwezigheidslijst in bijlage
‘A’ aanwezig – ‘a’ tijdelijk aanwezig – ‘V’ verontschuldigd – ‘NA’ niet aanwezig
AGENDA 1.
2.
Toelichting optimalisatie VAC Brugge specifiek data, ICT en telefonie (presentatie) a. Voorwoord - Tom Delcourt b. Toelichting data, ICT en telefonie – David De Keyser Vragen
TOELICHTING OPTIMALISATIE VAC BRUGGE - PRESENTATIE 1.
2. 3. 4.
Aan alle aanwezigen wordt gevraagd volgende documenten, beschikbaar via de website, te controleren en eventuele wijzigingen, opmerkingen, en bijkomende en specifieke noden te bezorgen aan David De Keyser (deskundige databekabeling binnen HFB) -
[email protected] : a. de lijst met aantal DECT toestellen per agentschap ( telefonie). b. het plan stroom- en datavoorziening . c. contactgegevens IT-verantwoordelijke per agentschap Indien nood aan bijkomende DECT toestellen zullen deze door Het Facilitair Bedrijf aangeleverd worden, samen met de lijst van nieuwe telefoonnummers. “Vaste” toestellen (faxen, vaste telefoontoestellen, printers, …) dient men op het plan “Stroom- en datavoorziening” aan te duiden. De projectleider Tom Delcourt voorziet in de loop van april 2015 een aantal dagen aanwezig te zijn in het VAC om eventuele vragen en opmerkingen op te nemen.
VRAGEN DATA, ICT EN TELEFONIE 1.
Kunnen de huidige telefoonnummers binnen de dienst behouden worden? (vraag ABB)
2.
Wordt ook rekening gehouden met personen met een beperking? Binnen de dienst is er bijvoorbeeld een dove
Er zullen nieuwe nummers worden toegewezen aan ABB, die passen in het 5-cijferplan binnen de Vlaamse Overheid. De oude nummers worden voor een bepaalde duur, ism de klant, doorgeschakeld naar de nieuwe nummers, dit kan tot 6 maanden. In die tussentijd kan de nodige communicatie opgezet worden mbt de wijziging van telefoonnummers.
____________________________________________________________________________________________________________ WERKGROEP FACILITIES “OPTIMALISATIE VAC BRUGGE”
1/3
persoon werkzaam. (vraag ABB)
Hierover is reeds overleg geweest tussen ABB en de siteverantwoordelijke Luc Vandierendonck. Er zal dan ook in overleg gezocht worden naar een passende oplossing. De werkplaatsen van personen met specifieke noden worden ook best gemarkeerd op het plan en doorgegeven.
3.
Wat zal er gebeuren met afzonderlijke ADSL lijnen (Vb; TV aansluiting)?
4.
Wat gebeurd met WLAN (Wifi)?
5.
Hoe zit het met de toegang tot het WLAN voor externen?
Indien deze aanwezig zijn, best vermelden op het plan “Stroom- en datavoorziening”. Het WLAN netwerk blijft actief, ook tijdens de werkzaamheden. Indien tijdelijk problemen met het kabelnetwerk kan het WLAN overnemen. Indien externen tijdens vergaderingen, afspraken nood hebben aan toegang tot internet (NIET het VOnetwerk) dient er een gebruikersnaam en wachtwoord aangevraagd te worden. Er is steeds een limiet op je toegang van x-aantal minuten tot maximum 1 maand. Bij verloop van je account moet je opnieuw een van onderstaande procedures doorlopen. I. Procedure 1 via de website -> Bezoekers.vonet.be en gebruikt je login voor Vlimpers. gegevens invullen en men ontvangt een gebruikersnaam en wachtwoord die dient ingeven bij het toegangsscherm wifi voor bezoekers Vlaamse overheid . Als deze werkwijze niet lukt moet sowieso de werkwijze van puntje II gevolgd worden. II. Procedure 2 contact opnemen met www.facilipunt.be of 02 553 2000 en vraagt per mail of telefonisch toegang tot het wifi netwerk. Hierbij dienen volgende gegevens doorgegeven: o Naam + voornaam o E-mailadres o Telefoonnummer o Account tijd. (bv. 1 dag of 2 weken of 1 maand, naargelang gewenst) Men ontvangt een gebruikersnaam en wachtwoord die dient ingeven bij het toegangsscherm wifi voor bezoekers Vlaamse overheid.
VRAGEN ALGEMEEN 6.
Is het mogelijk 20 extra legplanken te voorzien voor onze kasten op onze nieuwe locatie? (vraag Syntra)
7.
Wat zal er met de ladenblokken gebeuren?
8. 9.
Ook andere partijen hebben de vraag gesteld tot het verkrijgen van extra legplanken, bijkomend hangklassement, kasten, … enz.. Omdat heel veel tijd werd besteed aan het uitwerken en organiseren van deze verhuisbeweging zal pas na het uitvoeren van deze verhuisoperatie ruimte gemaakt worden voor het nader bespreken van eventuele bijkomende noden. In tussentijd mogen alle vragen gericht worden aan siteverantwoordelijke Luc Vandierendonck. Deze verdwijnen van de werkvloer. Zie presentatie werkgroep 05.03.2015 - Afvoer overtollig materiaal en verslag 20150305_Werkgroep 01_verslag.pdf. Citaat uit vorig verslag: << Ladenblokken zijn meubilairstukken die horen bij een toegewezen werkplek en dus niet
meer thuishoren binnen het concept van het Nieuwe Werken. Bijgevolg zullen deze moeten verdwijnen van de werkvloer. De bergruimte van deze ladenblokken zitten reeds vervat in de door IF gevalideerde lopende meters kastruimte. Voor persoonlijke spullen en dossiers die men snel bij de hand wil hebben bestaan er in het concept van Het Nieuwe Werken alternatieve oplossingen, zoals de persoonlijke trolleys.>> Mag de stock van kopieerpapier op de werkvloer (vloerniveau) gestockeerd worden of dient deze van de grond te staan?
Om reden van schoonmaak is het best dat niet gestockeerd worden op het grondoppervlak.
Wat zal met de zetels (informele zithoekjes) van de agentschappen gebeuren? (vraag AOVOS)
Afhankelijk van voorafgaande besprekingen en bilateraal overleg werden deze wel of niet gerecupereerd. Indien deze worden hergebruikt werden deze ook op de intekeningsplannen ingetekend. De intekeningsplannen van de nieuwe situatie van het meubilair zijn terug te vinden op de webpagina.
10. Op welke wijze dient de zonebepaling opgebouwd / doorgegeven te worden? (vraag Syntra)
Het nummer van de dropzone wordt als volgt opgebouwd: VB: 2B5: 2e verdieping – blok B – dropzone 5 Eerste cijfer: verdieping Tweede letter: blok - het huidige intekeningsplan is opgedeeld in 9 blokken van A tot en met I. Derde cijfer: Elk afzonderlijke blok zal opgedeeld worden in verschillende dropzones die elk een nummer krijgen (1, 2, 3,…)
____________________________________________________________________________________________________________ WERKGROEP FACILITIES “OPTIMALISATIE VAC BRUGGE”
2/3
11.
Het plan met de dropzones zal door Simon Baetens opgemaakt worden en via de webpagina worden verdeeld (aanlevering plan met dropzones: juli 2015)
Wat is het verschil tussen lopende meter archief werkvloer en lopende meter kantoormateriaal? (vraag Syntra)
Beide termen worden gebruikt daar op de werkvloer niet enkel “archief” aanwezig is. Naast archief zijn kasten ook gevuld met kantoormateriaal. De term kantoormateriaal omvat onder andere mappen, boeken, classeurs, schrijfgerief, post-its, perforator,… . Door deze opsplitsing bekomen we een overzicht van de inhoud van de kasten. Wat precies in de kasten zit maakt in feite niet uit zolang er maar een inschatting wordt doorgegeven uitgedrukt in lopende meters. Voor een goed begrip, een halfhoge kast bevat maximaal 3,6 lopende meter en een hoge kast bevat maximaal 6 lopende meter. Volgende verduidelijking voor wat betreft het in te vullen sjabloon van de verhuisinventaris: Lopende meter archief kelder: o hier moet het aantal lopende meter archief ingevuld worden dat van de werkvloer naar het kelderarchief moet gebracht worden. Lopende meter archief op de werkvloer: o hier moet het aantal lopende meter archief ingevuld worden dat op de werkvloer moet verplaatst worden. Lopende meter kantoormateriaal: o hier moet het aantal lopende meter kantoormateriaal (boeken, schrijfgerief, post-its, perforator,…) ingevuld worden dat op de werkvloer wordt verplaatst. Hiermee wordt het aantal lopende meter bedoeld dat het kantoormateriaal inneemt in de kast.
12. Is dit alles ook van toepassing voor AWV daar de verhuis zeer plaatselijk is? (vraag AWV)
Deze optimalisatie oefening is ook voor AWV van toepassing. AWV blijft wel in de zelfde zone zitten, maar in de ruimte zelf zullen aanpassingen gebeuren (verplaatsen meubilair, stroom- en datavoorziening,…).
Opgesteld te Brussel, 27 maart 2015. Erwin De Ridder.
____________________________________________________________________________________________________________ WERKGROEP FACILITIES “OPTIMALISATIE VAC BRUGGE”
3/3
