INSTALLATIEGIDS DC SHARE *******************************

INSTALLATIEGIDS DC SHARE ******************************* INHOUD 1. Voorbereiding ...............................................................................................................................................................1 2. Installeer DC Share met behoud van ‘Persoonlijke Mappen’.........................................................................2 3. Gebruik DC Share met behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ .............................................................................9 4. Synchroniseer met een PDA/GSM na installatie met behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ ....................9 5. Installeer DC Share zonder behoud van ‘Persoonlijke Mappen’.................................................................14 6. Gebruik DC Share zonder behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ .................................................................... 20 7. Synchroniseer met een PDA/GSM na installatie zonder behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ ............21 8. Verwijder DC Share................................................................................................................................................ 24 1.

Voorbereiding Vooraleer u DC Share installeert dient u een aantal zaken na te kijken: 1) Installeer Microsoft Outlook op uw computer. Alle versies vanaf Outlook 2000 worden ondersteund. 2) Installeer een decompressie programma: Winzip (http://www.winzip.com) of Winrar (http://www.rarlabs.com) 3) Download DC Share naar uw computer: Windows 98/ME: http://www.dataconsult.com/downloads/dcshareWin98.zip Windows 2000/XP/2003: http://www.dataconsult.com/downloads/dcshare.zip 4) Decompresseer het gedownloade ZIP-bestand. 5) Beslis welke installatie u wenst:

-

-

-

-

Met behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ Blijvend gebruik maken van ‘Outlook Vandaag’. Blijvend gebruik maken van de Outlook herinneringen (belletje + bericht op uw scherm) voor de eigen agenda-items en taken. Blijvend synchroniseren met PDA/mobiele telefoon met de standaard meegeleverde software van de PDA/mobiele telefoon (enkel de eigen agenda, taken, nota’s en contacten). Met speciale synchronisatie software kan u de outlookgegevens van uw collega’s synchroniseren met een PDA/mobiele telefoon. Geen tussenkomst van Dataconsult BVBA nodig.

Zonder behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ - ‘Outlook Vandaag’ is niet meer bruikbaar. - De Outlook herinneringen (belletje + bericht op uw scherm) voor de eigen agenda-items en taken zijn niet meer bruikbaar. - U kunt niet meer synchroniseren met uw PDA/mobiele telefoon met de standaard meegeleverde software van de PDA/mobiele telefoon.

-

-

Met speciale synchronisatie software kan u de outlookgegevens van uw collega’s synchroniseren met een PDA/mobiele telefoon. Tussenkomst van Dataconsult BVBA nodig voor het creëren van de mappen Agenda, Taken, Notities en Contacten op de server.

Een mix van beide installatietypes is ook mogelijk. Bijvoorbeeld voor de map ‘Contacten’ kan een gedeelde map aangemaakt worden voor het bedrijf ipv. voor elke gebruiker een persoonlijke contactenmap te gebruiken. Gelieve ons hiervoor te contacteren op [email protected].

© Dataconsult BVBA, Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, [email protected]

1

Installatiegids DC Share V2.1.4.

2.

Installeer DC Share met behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ Open Windows Verkenner en ga naar de map waarin u het ZIP-bestand gedecompresseerd heeft. Dubbelklik op ‘ClientSetup.exe’ en volg de schermen:

Klik op ‘Next’.

Klik op ‘Accept’. 2

© Dataconsult BVBA – Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, [email protected]


Klik op ‘Next’.

Klik op ‘Finish’.


3


Klik op ‘Yes’. Indien u een firewall heeft op uw computer is het mogelijk dat u onderstaand scherm te zien krijgt:

Klik op ‘Ja’.

Klik op ‘OK’. DC Share is nu geïnstalleerd op uw computer. Open Microsoft Outlook en wacht enkele seconden (dit kan tot een minuut duren) tot het volgende scherm verschijnt:

4



Kies de optie ‘Yes, I want to synchronize my data with the server’ en klik op ‘Next’.

Vul bij Server: “DATACONSULT.ORG” in. Kies voor ‘Use non-SSL Port: 5500’ en klik op ‘Next”.


5


Kies bij ‘User’ uw gebruikersnaam en vul bij ‘Password’ uw paswoord in. Vink de optie ‘Select which Outlook folders to synchronize’ en klik vervolgens op ‘Next’.

Vink de mappen aan die u beschikbaar wenst te maken voor uw collega’s en klik vervolgens op ‘Volgende’.

6



Klik op ‘Voltooien’. U blijft uw standaard mappen Agenda, Contactpersonen, Notities en Taken gebruiken. Uw collega’s daarentegen zullen na een eerste synchronisatie een bijkomende map te zien krijgen, nl. de map ‘Shared Information’ met daarin uw gedeelde gegevens die gesynchroniseerd worden. Omgekeerd zal u een map ‘Shared Information’ zien met daarin gedeelde gegevens van uw collega’s. (zie afbeelding hiernaast)


7


Onderaan uw scherm naast de klok ziet u een geel icoontje. Dit betekent dat een synchronisatie aan de gang is.

Wanneer u dubbelklikt op dit gele icoontje krijgt u het synchronisatieproces te zien.

De eerste synchronisatie kan lang duren doordat al uw huidige gegevens in de verschillende mappen naar de server verstuurd moet worden (upload). Bij volgende synchronisaties worden enkel de aangepaste gegevens naar de server gestuurd, bijgevolg zal een synchronisatie veel minder tijd in beslag nemen. Standaard worden de gegevens om de 20 minuten gesynchroniseerd met de server. Indien u dat wenst kan u deze instellingen aanpassen. Klik hiervoor in Outlook op ‘Extra’ > ‘Share’ > ‘Settings…’.

Klik op ‘Updates’ en kies de 2de optie ‘Synchronize every x minutes’. Wijzig ‘20’ in het aantal minuten naar uw keuze. Bevestig vervolgens met ‘OK’.

8



3.

Gebruik DC Share met behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ Uw Outlook blijft identiek op dezelfde manier werken. U dient geen verdere aanpassingen te doen.

4.

Synchroniseer met een PDA/GSM na installatie met behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ Indien u met uw PDA/mobiele telefoon enkel uw eigen Outlookgegevens wenst te synchroniseren blijven uw synchronisatie instellingen identiek. Indien u ook de Outlookgegevens van uw collega’s wenst te synchroniseren met uw PDA (Met een mobiele telefoon is dat, zover bekend, niet mogelijk) dient u speciale synchronisatiesoftware aan te kopen. Wij maken hiervoor gebruik van de software PocketMirror Professional. Er is een verschillende versie voor Palm PDA’s en Windows PDA’s. Meer informatie hierover kan u vinden op http://www.chapura.com. Ga als volgt te werk: o Installeer PocketMirror Professional. o Start > Programma’s > PocketMirror > PocketMirror Settings. o Selecteer de gebruiker en klik op ’Settings’.

o

Selecteer ‘Outlook Calender’ en klik op ‘Change…’.


9


o

Selecteer ‘Categories/Folders’ en vervolgens ‘Single Folder’ en ‘Handheld category = Outlook’s “Categories” field’. Klik vervolgens op ‘Advanced…’

o

Klik op ‘New…’.

o

10



o

Vul bij ‘Category Name’ een naam in voor de agenda die u wenst te synchroniseren en klik op ‘Volgende >’.

o

Kies hoe u wenst te synchroniseren tussen Outlook en uw PDA. Wij kiezen voor ‘Synchronize’. klik vervolgens op ‘Volgende >’.


11


12

o

Selecteer de Outlookmap die u wenst te synchroniseren. Klik vervolgens op ‘Volgende >’.

o

Kies vervolgens hoe u de eerste keer wenst te synchroniseren. Normaal gezien zijn de Outlookgegevens de recentste gegevens en daarom kiezen we hier voor ‘Outlook overwrites Handheld’. Klik vervolgens op ‘Volgende >’.

o

Klik vervolgens op ‘Voltooien’ en ‘OK’.



o

Herhaal deze stap voor Taken, Contacten en Notities.

Na uw volgende synchronisatie zal u op uw PDA de verschillende mappen die u zopas gekozen heeft terugvinden.


13


5.

Installeer DC Share zonder behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ Open Windows Verkenner en ga naar de map waarin u het ZIP-bestand gedecompresseerd heeft. Dubbelklik op ‘ClientSetup.exe’ en volg de schermen:

Klik op ‘Next’.

Klik op ‘Accept’. 14



Klik op ‘Next’.

Klik op ‘Finish’.


15


Klik op ‘Yes’.

Klik op ‘OK’. DC Share is nu geïnstalleerd op uw computer. Open Microsoft Outlook en wacht enkele seconden tot het volgende scherm verschijnt (dit kan tot een minuut duren):

Kies de optie ‘Yes, I want to synchronize my data with the server’ en klik op ‘Next’.

16



Kies bij ‘User’ uw gebruikersnaam en vul bij ‘Password’ uw paswoord in. Vink de optie ‘Select which Outlook folders to synchronize’ en klik vervolgens op ‘Next’. Opmerking: Bij installatie op een Windows 98 computer dient u ook de server en het poortnummer op te geven: * Server: 65.61.31.244 * Port: 5500


17


Klik op ‘Unselect All’ en klik vervolgens op ‘Volgende’.

Klik op ‘Voltooien’.

18



Na de eerste synchronisatie krijgt u in uw Outlook onder de Persoonlijke mappen een bijkomende map ‘Shared Information’ met daarin de gedeelde gegevens van uw collega’s. (zie afbeelding hiernaast)

Onderaan uw scherm naast de klok ziet u een geel icoontje. Dit betekent dat een synchronisatie aan de gang is.

Wanneer u dubbelklikt op dit gele icoontje krijgt u het synchronisatieproces te zien.


19


De eerste synchronisatie kan lang duren doordat al uw huidige gegevens in de verschillende mappen naar de server verstuurd moet worden (upload). Bij volgende synchronisaties worden enkel de aangepaste gegevens naar de server gestuurd, bijgevolg zal een synchronisatie veel minder tijd in beslag nemen. Standaard worden de gegevens om de 20 minuten gesynchroniseerd met de server. Indien u dat wenst kan u deze instellingen aanpassen. Klik hiervoor in Outlook op ‘Extra’ > ‘Share’ > ‘Settings…’.

Klik op ‘Updates’ en kies de 2de optie ‘Synchronize every x minutes’. Wijzig ‘20’ in het aantal minuten naar uw keuze. Bevestig vervolgens met ‘OK’.

6.

Gebruik DC Share zonder behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ U kan de gedeelde contactpersonen als standaard adresboek gebruiken voor het versturen van emailberichten. Klik hiervoor in Outlook op ‘Extra’ > ‘Adresboek’.

Kies vervolgens in het adresboek ‘Extra’ > ‘Opties’.

20



Kies bij ‘De volgende adreslijst eerst weergeven’ het gedeelde adresboek en klik vervolgens op ‘Toepassen’ en ‘OK’.

Wanneer u nu de volgende maal het adresboek opent via ‘Extra’ > ‘Adresboek’ komt u automatisch in het gedeelde adresboek. Ook wanneer u een nieuw e-mailbericht opstelt en klikt op ‘Aan:’ komt u in het gedeelde adresboek.

Uw bestaande Contactpersonen, Agenda-items, taken en notities kan u verplaatsen naar de gedeelde mappen. Ga hiervoor als volgt te werk: o Selecteer de map ‘Contactpersonen’ onder uw ‘Persoonlijke mappen’. o Kies ‘Bewerken’ > ‘Alles selecteren’. U ziet dat alle contactpersonen geselecteerd worden. o Sleep nu deze contactpersonen naar de map ‘Contactpersonen’ onder ‘Shared Information’. Ga op dezelfde manier te werk voor Agenda-items, taken en notities. 7.

Synchroniseer met een PDA/GSM na installatie zonder behoud van ‘Persoonlijke Mappen’ Om de Outlookgegevens van uzelf en uw collega’s te synchroniseren met uw PDA maken we gebruik van de software PocketMirror Professional. Er is een verschillende versie voor Palm PDA’s en Windows PDA’s. Meer informatie hierover kan u vinden op http://www.chapura.com.


21


Synchronisatie van meerdere gegevens is, voor zover bekend door ons, niet mogelijk met mobiele telefoons. Met de Professional versie kan u alle mappen synchroniseren met uw PDA. Zo kan u op uw PDA zowel uw eigen gegevens, als (agenda, taken, notities, contacten) van uw collega’s raadplegen, mits u hiertoe in Outlook toegang heeft. Ga als volgt te werk: o Installeer PocketMirror Professional. o Start > Programma’s > PocketMirror > PocketMirror Settings. o Selecteer de gebruiker en klik op ’Settings’.

22

o

Selecteer ‘Outlook Calender’ en klik op ‘Change…’.

o

Kies bij ‘Categories/Folders’ voor ‘Handheld category = Outlook subfolder’



o

Selecteer ‘Outlook Root folder’ en klik op ‘Select…’.

o

Selecteer de map ‘Agenda’ onder ‘Shared Information’ en klik op ‘Volgende >’.


23


o

Herhaal deze stap voor Taken, Contacten en Notities.

Na uw volgende synchronisatie zal u op uw PDA de verschillende mappen die u zopas gekozen heeft terugvinden. 8.

Verwijder DC Share Om DC Share te verwijderen van uw computer gaat u als volgt te werk: o Sluit Outlook en controleer via Taakbeheer (Ctrl-Alt-Delete > Taakbeheer > Processen) of outlook.exe verdwenen is uit de lopende processen. o Klik op ‘Start’ > ‘Configuratiescherm’ > ‘Software’. o Selecteer ‘WorkgroupShare Client’ en klik op ‘Wijzigen/Verwijderen’.

o o

o 24

Vink de optie ‘Remove this user’s shared data from WorkgroupShare server. The original data will remain in your Outlook data file’ aan en klik op ‘OK’. DC Share wordt nu van uw computer verwijderd. Dit kan even duren, afhankelijk van de hoeveelheid data (Agenda, Taken, Contactpersonen en Notities) die gesynchroniseerd werd. Klik bij de melding ‘The WorkgroupShare client add-in has been removed’ op ‘OK’. © Dataconsult BVBA – Twaalfkameren 97, B-9000 GENT, [email protected]


o o o o o

Start daarna Windows Verkenner op (Start > Alle Programma’s > Bureau-accessoires > Windows Verkenner). Blader naar de map ‘C:\Program Files\’ en verwijder de map ‘WorkgroupShare Client’ indien deze nog aanwezig is. Klik in Windows Verkenner op ‘Extra’ > ‘Map-opties’ > ‘Weergave’ en vink de optie ‘Verborgen bestanden en mappen weergeven’ aan, klik nadien op ‘Toepassen’ en ‘OK’. Blader naar de map ‘C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Settings\Application Data’ en verwijder de map ‘Softalk’ indien deze nog aanwezig is. Klik in Windows Verkenner op ‘Extra’ > ‘Map-opties’ > ‘Weergave’ en vink de optie ‘Verborgen bestanden en mappen niet weergeven’ aan, klik nadien op ‘Toepassen’ en ‘OK’.


25

INSTALLATIEGIDS DC SHARE *******************************

Recommend Documents