INNOVATIEF & GEAUTOMATISEERD denken bij het MEDICATIEproces
Indeling Voorstelling 1. Voorstelling Seniorenzorg OCMW Roeselare
2. Van een klassieke formule tot semigeautomatiseerde formule 3. Van semi-geautomatiseerde formule tot de multi-dose formule 4. Implementatie proces 1. Doelstellingen 2. Realisatie?
3. Valkuilen 5. Algemene opmerkingen/bedenkingen
OCMW Roeselare Het OCMW Roeselare beschikt over een sterk en divers uitgebouwde residentiële seniorenzorg: vier woonzorgcentra, drie centra voor kortverblijf en een dagverzorgingscentrum.
Met anno 2012 ongeveer 450 residentiële woongelegenheden is het OCMW Roeselare de marktleider in de Roeselaarse regio. Ondersteund door hoogstaande technologie en ICT-toepassingen krijgt het werken in een woonzorgcentrum een dynamisch én tot de verbeelding sprekend imago. De directie Seniorenzorg stapt af van het klassiek rusthuismodel waarin verplegen centraal staat, door te kiezen voor een eigentijds zorgconcept en state-of-the-art zorgtechnologie.
OCMW Roeselare
Wzc De Zilverberg Woonzorgcentrum De Zilverberg richt zich zowel naar fysiek zwaar zorgbehoevende senioren als ouderen met dementie. Er zijn 120 comfortabele kamers, voorzien van de modernste zorgtechnologie, aangevuld met 3 kamers voor kortverblijf. WZC De Zilverberg telt 8 kleine leefgroepen waar telkens 15 bewoners samenwonen. De bewoners leven in de kleine intieme leefgroep volgens het dagritme dat ze thuis gewoon waren. Het zoveel mogelijk benaderen van het familiale leven en het zich thuis-voelen staan centraal. Elke leefgroep heeft een zeer ruime en prachtig gelegen centrale woonkamer met keuken, waarachter zich de individuele kamers en badkamer bevinden. Hierdoor wordt de privacy ten volle gerespecteerd. WZC De Zilverberg wil op deze manier voor zijn bewoner een tweede thuis worden. ‘Bewonersgericht werken’ met respect voor de eigenheid van elke bewoner en ‘aandacht voor de familie’ als partners in de zorgverlening, zijn belangrijk. Door een wijkgerichte benadering maken we een brug tussen residentiële woonzorg en thuiszorg.
e-mail:
[email protected]
OCMW Roeselare
Wzc De Waterdam Het woonzorgcentrum (WZC) De Waterdam is ontstaan uit een fusie van de 2 voormalige woonzorgcentra, Ter Dreve en Ten Hove. Het bevindt zich naast het Stedelijk Ziekenhuis en het centrale OCMW gebouw. WZC De Waterdam wordt momenteel volledig gerenoveerd. Tijdens de verbouwingswerken (tot 2014) verzekeren wij de begeleiding van zowel senioren met een laag verzorgingsprofiel als fysiek zwaar zorgbehoevende senioren. Momenteel vinden 146 bewoners er hun thuis, aangevuld met 2 kortverblijven. De Waterdam wil in de eerste plaats diensten aanbieden die sterk aanleunen bij de thuissituatie. Een verzorgings- en verpleegteam, aangevuld met logistieke medewerkers en paramedici, staan garant voor zorg op maat.
e-mail:
[email protected]
OCMW Roeselare
Wzc Sint-Henricus Het woonzorgcentrum Sint-Henricus is gelegen in het centrum van Rumbeke.Het zorgcentrum is opgesplitst in twee vleugels. De vleugel evenwijdig met de straatzijde, Noord genoemd, vormt met zijn drie niveaus één afdeling. De afdeling telt 50 kamers voor definitief opgenomen bewoners en vier kortverblijfkamers. Thuiswonende ouderen kunnen terecht op de kamers voor kortverblijf voor enkele dagen tot twee maanden. De tuinvleugel, bestaat op het gelijkvoers uit afdeling de Parel, een afdeling waar 14 ouderen met dementie verblijven en een afdeling op de eerste verdieping waar 22 fysisch zorgbehoevende ouderen wonen.
e-mail:
[email protected]
OCMW Roeselare
Wzc Ter Berken
Woonzorgcentrum Ter Berken richt zich naar ouderen met dementie en naar senioren die door psychische problemen niet langer zelfstandig thuis kunnen wonen. 90 senioren vinden er hun thuis. Elke bewoner beschikt over een éénpersoonskamer en per verdieping zijn er 2 ruime woonkamers voor telkens 15 bewoners. Het woongebeuren is er één van meeleven en meewonen. Zo creëren we een huiselijke sfeer en willen we meer doen dan verzorgen en verplegen. WZC Ter Berken is een open huis waar inspraak, communicatie en informatie heel belangrijk zijn. Niettegenstaande onze flexibiliteit om een zorg op maat te geven, bieden wij de bewoners toch dagelijks een vaste structuur die vaak een houvast is in hun soms dwalende wereld. Om het alledaagse ritme te doorbreken, wordt er aan zinvolle tijdsbesteding gedaan zoals muziek, beweging, jeugdwerking, huishoudactiviteiten…
e-mail:
[email protected]
MEDICATIE proces in cijfers MEDICATIE VERBRUIK Gemiddeld 9.46/dg/bewoner
1.500.000 medicamenten op JAARBASIS
70% uit VASTE vorm
80% via GMDS
20% MANUEEL
30% uit NIET-VASTE vorm
500.000 medicamenten 90.000
870.000 medicamenten aangeleverd via GMDS
590.000 medicamenten manueel klaar te zetten
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem Het medicatie ( r ) evolutie.
distributie proces kende binnen onze WZCa een echte
Het proces verliep van een niet-geautomatiseerde klassieke formule via een semi geautomatiseerde klassieke formule( FASE 1) tot de op vandaag toegepaste geautomatiseerde multi-dose formule. ( FASE 2 ) De evolutie van de EERSTE fase verliep over enkele jaren, de TWEEDE fase verliep over 10 maanden waarbij er zo’n 450 woongelegenheden overschakelden van de klassieke formule naar de geautomatiseerde multi-dose formule.
Een belangrijke factor is bovendien het gegeven dat het medicatieproces (FASE 1) gebeurde i.s.m. de apotheek van het Stedelijk Ziekenhuis.
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD Titel Van in lettertype Arial medicatie distributie systeem FASE 1 medicatie distributie systeem Handgeschreven voorschrift
Handmatige stocktelling
HANDGESCHREVEN medicatie lijsten
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD Titel Van in lettertype Arial medicatie distributie systeem medicatie distributie systeem
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD Titel Van in lettertype Arial medicatie distributie systeem FASE 1 medicatie distributie systeem STAP 1 Gedrukt voorschrift
Handmatig stockbeheer
MEDICATIELIJST UIT ELEKTRONISCH ZORGDOSSIER
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD Titel Van in lettertype Arial medicatie distributie systeem FASE 1 medicatie distributie systeem
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD Titel Van in lettertype Arial medicatie distributie systeem FASE 1 medicatie distributie systeem STAP 2 Gedrukt voorschrift
Elektronisch stockbeheer
MEDICATIELIJST UIT ELEKTRONISCH ZORGDOSSIER
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 1
Welke voorschriften aan verlenging toe zijn, wordt automatisch bepaald vanuit het elektronisch zorgdossier.
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 1 FASE 1 : van klassiek tot semi geautomatiseerd: OVERZICHT
STAP 1
STAP 2
STAP 1
STAP 2
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 1 EVALUATIE FASE 1 + Stockbeheer minder arbeidsintensief + Correcter stockbeheer
+ Correcter voorschriftenbeheer
- Te beperkte tijdswinst voor het proces rond medicatie - Afhalen (acute) medicatie blijft een probleem - Stockbeheer blijft volledig op de afdeling - Foutenpercentage tijdens medicatieproces
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 We waren dus op zoek naar een PROCES dat ons : 1. Tijdswinst op de werkvloer
2. Verminderde foutenlast 3. Afname stockbeheer
Met bovendien :
kon opleveren.
4. Géén meerkost voor de bewoner 5. Medicatie op de werkvloer aangeleverd
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 1. Optimalisering bestaande proces
2. Gefractioneerde medicatie aanlevering
3. Aanlevering medicatie in multi-dose
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 DEFINITIE multi-dose : « Multidose medicatie verdeling wordt gedefiniëerd als
het geautomatiseerd voorbereiden van de geneesmiddelen per bewoner per innamemoment in
de apotheek. » Het gaat hier enkel om de chronische medicatie in harde tabletten of capsules die worden opgenomen in de multidose lijn.
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2
MEDICATIE MODULE
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 ALLES start met een CORRECTE medicatieplanning. Medicatie module van het elektronisch zorgdossier.
CHRONISCHE MEDICATIE
Aanlevering via de robot.
ACUTE MEDICATIE
Dagdagelijkse aanlevering, of gebruik maken van NOODtrousse.
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 1. Frequentie HA bezoek
2. Frequentie aanlevering apotheek
1 4 2
3
3. Huidige stockwaarde medicament
4. De posologie
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2
Deze bestellijst wordt elektronisch doorgestuurd, wat resulteert in een bestelbon. De bestellijst is de bron voor MD als niet-MD medicatie.
Bij aanlevering van de bestelling, wordt dit bevestigd in het elektronisch zorgdossier zodat de computer de stock automatisch aanpast en terug de volgende bestelling kan aangeven.
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem FASE 2 Aanlevering multi-dosis :
• Per bewoner/toedieningsmoment • Per afdeling/toedieningsmoment
en dit voor een bepaalde periode.
IMPLEMENTATIE traject INTRODUCTIE
September 2010
Januari 2011
April 2011
Juni 2011
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem IMPLEMENTATIE PROCES
1. Implementatie van het elektronisch zorgdossier Verschillende opleidingen ‘ OP MAAT ‘
Medicatie module heel uitvoerig bij stil staan
Terugkom-opleidingen voorzien
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem IMPLEMENTATIE PROCES
2. Opstart van het medicatieproces Omschakeling van formularium
Stockbeheer medicatie
Werken met noodtrousse
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem IMPLEMENTATIE PROCES
3. De medicatie bestelprocedure
In een eerste fase in handen van één persoon
Overgang naar MD aanleveringen in fases
Van KLASSIEK tot GEAUTOMATISEERD medicatie distributie systeem IMPLEMENTATIE PROCES
450 bewoners verspreidt over 4 WZCa werden in 10 maanden geïmplementeerd.
Eén supervisor werd vervangen door een groep supervisors met vertegenwoordiging vanuit elk WZC.
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?
1. Reductie van de foutenlast
De foutmarge is sowieso verminderd : • Controle dmv unieke canister ( chip ) per geneesmiddel • Controle dmv optische 3D-scan van elk zakje
• Eindcontrole van elk zakje door apotheker
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES
Effectieve foutenmarge in MD zakjes: 0.3% Meeste fouten door fouten in procedure * planningsfouten * bestelfouten
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?
2. Aanlevering medicatie op werkveld?
Alle bestelde medicatie, dit voor voor 16u indien elektronisch, tot 17u45 indien telefonisch/fax, wordt dezelfde dag aangeleverd
voor 20u.
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES Foutieve toepassingen van de bestelprocedure, kan er toe leiden dat medicamenten NIET aangeleverd worden op de werkvloer.
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?
3. Afname stockbeheer
Door aan elektronisch stockbeheer te doen in ons elektronisch zorgdossier, wordt er door de computer bepaald WELKE medicatie WANNEER besteld moet worden. De stock van de MD-medicatie bevindt zich NIET langer in huis, wat maakt dat het wegplaatsen van stockmedicatie zowel in tijd als ruimte héél wat verminderd is.
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?
3. Afname stockbeheer 70%
64%
60%
60,50%
57,40% 56% 50%
50% 40% 30% 20% 10% 0% WZC SintHenricus
WZC Ter Berken
Gem. WZCa
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES
Foutieve toepassingen van de bestelprocedure, kunnen ook tot overstock leiden! Géén aanwezigheid van stock op de
werkvloer, leidt soms ook tot extra inspanningen.
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?
4. GEEN meerkost voor de bewoner
De eerste cijfers van 2011 spreken van een daling met 14% tov 2010, ondanks de toename van 44 woongelegenheden.
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?
5. Tijdswinst op de werkvloer
Ontegensprekelijk is er sprake van tijdswinst : - Minder medicatie klaarzetten - Minder medicatie stockeren - Aanlevering aan huis - Aanwezigheid noodtrousse
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES De grootte van de tijdswinst is van verschillende factoren afhankelijk : 1. Correcte toepassing van de middelen
2. Aandeel medicatie aangeleverd in Multi-dose Laagbouw C Laagbouw B Laagbouw A Hoogbouw 3&4 Hoogbouw 1&2 Strauss Vivaldi Chopin Avondrood De Regenboog De Horizon De Bloesem De Akker De Kiem De Monding De Bron 0
10
20
30
40
50
60
70
80
De Parel Zuid/De Passage Noord
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES Werden de vooropgestelde doelen verwezenlijkt?
5. Tijdswinst op de werkvloer
43 minuten/bewoner/weekbasis
17 minuten/bewoner/weekbasis
EVALUATIE VAN HET IMPLEMENTATIE PROCES
Soms GEEN gevoel van tijdswinst door medewerker!
Het streven naar zoveel mogelijk aanlevering in MD kan ten koste gaan van tijdswinst !
Algemene RICHTLIJNEN Soms GEEN 1. MEDICATIE gevoel van planning tijdswinst met zorg door opstellen medewerker! 2. Werken met formularia Het streven naar zoveel mogelijk aanlevering 3. Rolinvan MDde kan CRA ten–koste huisartsen gaan van tijdswinst ! 4. Functie van ‘supervisor ‘
5. Indien implementatie in meerdere WZCa coördinerend orgaan
EINDE presentatie
Jurgen Vancoillie Projectmedewerker Seniorenzorg Directie Seniorenzorg
[email protected] – m 0493 09 12 11 OCMW Roeselare – Gasthuisstraat 10 – 8800 ROESELARE
www.ocmw-roeselare.be
