Innovatie en Huisvesting Een verkennend onderzoek naar een kennis- en innovatieagenda voor Rabobank Nederland Martens, Y., J.J. van Meel & W.R. Pullen, Delft: Center for People and Buildings, juni 2005
Samenvatting Rabobank Nederland wordt geconfronteerd met een breed scala aan technologische vernieuwingen die van invloed zijn op primaire en secundaire bedrijfsprocessen. Daarnaast heeft de bank maatregelen afgekondigd om de efficiëntie van de organisatie te verhogen en spelen er op het gebied van de huisvesting meerdere belangrijke ontwikkelingen: • Voor Rabobank Nederland wordt gewerkt aan nieuwbouw, grootschalige renovatie en herhuisvestingplannen. • De fusies van locale banken 2005+ plan: van 320 naar 150 kantoren en • een organisatorische verandering: regiestructuur voor huisvestingszaken Deze ontwikkelingen roepen vragen op over de huisvestingsbehoefte van de organisatie en de wijze waarop deze huisvestingsbehoefte gerealiseerd kan worden. Innovaties kunnen een belangrijke rol spelen in het succesvolle verloop en eindresultaat van bovenstaande ontwikkelingen. Probleem is dat het overzicht van innovaties op het gebied van huisvesting ontbreekt. Het doel van dit onderzoek is om een beter beeld te krijgen van relevante innovaties voor de huisvesting van de Rabobank. In samenspraak met Rabobank Groep ICT IBA/Innovatie leidde dit tot de volgende hoofdvraag: Welke innovatietechnologieën kunnen vernieuwende impulsen bieden aan facilitair beheer en ontwikkeling: enerzijds aan het vergroten van efficiency door uitbesteding, anderzijds door een agenderende werking in het nieuwbouw- en herhuisvestingproject? Om tot dat doel te komen is het onderzoek opgeknipt in twee fasen. Onderhavig stuk doet verslag van de eerste fase. In deze eerste fase worden de wensen en behoeften aan innovaties geïnventariseerd en vastgelegd in een kennis-/ innovatieagenda. Hiervoor zijn semi-gestructureerde interviews gehouden met Rabobankmedewerkers die werkzaam zijn in het facilitaire domein. Vervolgens hebben er twee workshops plaatsgevonden. In de eerste workshop werden de resultaten van de interviews gepresenteerd en onderwerpen voor een kennisagenda bepaald. In een tweede workshop zijn deze onderwerpen uitgewerkt,
gepresenteerd en aangevuld. Belangrijke constatering is dat eventuele innovaties altijd samenhangen met de aard en identiteit van de Rabobank, thema’s die elk een raakvlak hebben met huisvesting. Deze thema's spelen een belangrijke rol in de legitimatie van de huisvestingsdoelstellingen en innovaties die ten dienste zijn om deze doelstellingen te vervullen. Deze onderwerpen zijn: • continuïteit wat de voorkeur voor proven technology oplevert; • coöperatieve bank: schept de voorwaarde waaronder innovaties binnen de bank gevolg krijgen; • de mens centraal; en • duurzaamheid, waaronder ook mobiliteit. Uiteindelijk zijn er zeven onderwerpen gedefinieerd die bijzondere aandacht verdienen voor kennisontwikkeling ten bate van innovatie op het gebied van huisvesting. Deze onderwerpen betreffen: • Het Nieuwe Werken: ‘het plaats en tijd onafhankelijk werken en loskoppelen van wekplek en werknemer’. Het Nieuwe Werken moet door de huisvesting ondersteund worden. • Het moderne gebouw: moet het nieuwe werken ondersteunen, maar ook voldoen aan eisen van duurzaamheid en de toekomstige huisvestingsbehoefte. • Het moderne gebouwbeheersysteem: het ideaal beeld realiseren door zoveel mogelijk panden aan te sluiten op één geïntegreerd GBS: een soort ‘technische meldkamer’ van waaruit alles op afstand beheerd en bestuurd kan worden. • ICT van de nieuwe werkplek: de afstemming tussen functie, werkplek en benodigde ICT • Lifecycles en integrale benaderingen: naast investeringskosten is ook aandacht voor exploitatiekosten gewenst evenals afstemming tussen verschillende gebouwonderdelen naar levensduur. Een integraal afwegingskader moet de uitkomst van de besluitvorming op dit onderwerp verbeteren de consequenties in de beheerfase inzichtelijk maken. • Besluitvormingsprocessen: de kernwaarde van het coöperatieve karakter van de bank komt tot uitdrukking in het permanent onderhandelen en het zich bijgevolg in een “permanente staat van besluitvorming bevinden”. Het functioneren in deze omgeving vraagt de organisatie en medewerkers om: Het leren benoemen en begrijpen van de belangen: wie zijn de belanghebbende en wat zijn de issues en handelwijzen van actoren die betrokken zijn in het permanente onderhandelingsproces. Het zodanig onderhandelen dat dit resulteert in een maximale interne normalisatie van begrippen, definities en handelwijzen over huisvesting en gebouwen. Het ontwikkelen van competenties: kennis, instrumenten en vaardigheden om informatie (kosten-batenanalyse, risicoanalyse, trade-off analyse) te gebruiken in onderhandelingssettings. • Organisatie, kennis en uitbesteding: de overgang naar een regiestructuur en de uitstroom van
oudere medewerkers moet succesvol verlopen. Het behouden en de ontwikkeling van kennis is daarin essentieel. De Rabobank kent het karakter van een netwerkorganisatie. Dit leidt geregeld tot verzuchtingen als: • Een kader en/of informatie voor beslissingen ontbreekt. Het moet iedere keer anders. • De integrale aanpak wordt met de mond beleden, maar de praktijk is verwarrend • Er is behoefte aan richting. • Er is grote behoefte aan samenhang. • Vooruit kijken; hoe doen we dat? • Samen één visie; maar de eigen rol moet daarin zelf worden ingevuld. Volgens de onderzoekers liggen er een aantal algemene uitdagingen voor de Rabobank: • De vaststelling van een beleid zou kunnen helpen. Het concept Het Nieuwe Werken kan een prima kapstok zijn om de uitwerking van beleidsdoelen in het domein van huisvesting, facilitair beheer en ontwikkeling ter hand te nemen. Zo een huisvestingsbeleid ontwikkelen betreft ook het duidelijk en beheersbaar maken van relaties naar ICT, HR, Inkoop, Duurzaamheid (Praktisch zou dat kunnen - met en voor de lokale banken - door het uitwerken van het boekje Visie op Vestigingen). • Omgaan met besluitvormingsprocessen; streven we het optimale na of het bevredigende? Aandacht voor de dimensie ‘tijd’ maakt dat een investeringsbeslissing in een exploitatie en duurzaamheidsperspectief geplaatst wordt. • Kennis delen door het documenteren van projecten; impliciete kennis expliciet maken, ook de keerzijde van successen. • Kennis verankeren: expliciete aandacht voor de risico’s dat kennis ‘slechts’ in mensen zit als ervaring. Vertrekken mensen, dan is kennis weg. • Kennis maken: Kennishiaten opsporen door regelmatig workshops te houden, versterken netwerkfunctie opstellen van een kennisagenda. Onderzoeksprojecten uitvoeren. Het aangaan van kennisallianties met service providers. • Competenties ontwikkelen in het licht van organisatorische vernieuwing. De ontwikkeling van een facilitaire regiefunctie vereist dat nog meer dan ooit te voren facilitaire regisseurs op een schakelpunt komen: enerzijds de eisen en wensen uit de organisatie vertalen naar te leveren producten en diensten; anderzijds het systematisch verifiëren van geleverde prestaties, klanttevredenheid en waar nodig het plegen van interventies voor verbetering of risicoreductie. • Er moet systematisch aandacht gegeven worden aan de inbreng van externe contractpartners met wier in het uitbestedingsmodel samengewerkt wordt. • De meest essentiële vraag is echter of - gegeven aard, identiteit en cultuur van de Rabobank -
inderdaad sprake is van feitelijke suboptimalisaties. Bereikte oplossingen waar mee ieder kan leven, zonder dat de effectiviteit van primaire processen negatief wordt beïnvloed zijn misschien toch ‘de optimale’ resultaten. • Dit neemt niet weg dat herhuisvesting, nieuwbouw en renovatie van de hoofdzetel(s) en rekencentra in totaliteit een geweldige complexiteit kent. Hierin ligt een kans om huisvesting en innovatie succesvol tot voordeel van het primair proces te presenteren. Voor kennisontwikkeling in de organisatie is het van belang dat de bestaande kennis juist wordt ontsloten en te beseffen dat kennis niet altijd het probleem hoeft te zijn. Op onderwerpen ontbreekt een integraaltoetsingskader zodat de kennis op een onderbouwde manier wordt toegepast en transparantie in keuzes wordt verhoogd, Deze rapportage geeft een handreiking om de discussie inhoudelijk verder vorm te geven door nieuwe thema's aan te dragen en per thema (bestaand en nieuw) vragen op te werpen. Voor de Rabobank organisatie moet het rapport en eigen reflectie van de organisatie op het rapport duidelijkheid geven welke onderwerpen (extra) aandacht verdienen. Vervolgens kan worden besloten of de hiervoor benodigde inzet in de lijn of op project basis kan worden ingepast, en of deze intern dan wel met externe partners kan worden opgelost.
Voorstel voor een kennisagenda De kennisvragen van de Rabobank en agenda van het CfPB worden hieronder gekoppeld. Thema RABO Het Nieuwe Werken (kennisvragen zie 3.1)
Projecten CfPB Werk Omgevings Diagnose Instrument (WODI
Toelichting In kaart brengen van relaties tussen mens, organisatie, werkproces en werkomgeving
Nut voor Rabo Kennis uit database van geëvalueerde projecten; cross case analyses
Online Vastgoed Marktplaatsen
Richt zich op de matching van vraag en aanbod van kantoorruimte via het internet, op de niveau's van voorraad, gebouw en werkplek Bewustwording door kritische reflectie in kleine of grote groepen
Werken waar je wilt kan pas als de eindgebruiker weet waar die ruimte zich bevindt.
Workshop en lezingen Kennis
Beschikbare studies : 1.Kosten en baten van werkplekinnovatie 1. Psychologische effecten 2. Motivatie en satisfactie 3. Gezondheidseffecten
Workshops brengen mensen van verschillende disciplines bijeen Kennisnemen van bestaande relevante literatuur
Thema RABO Het moderne gebouw (kennisvragen zie 3.2)
Projecten CfPB Werk Omgevings Diagnose Instrument (WODI)
Bezettingsgraadmetin gen
Programma van eisen
Toelichting Met dit instrument worden met enquêtes, observaties, interviews, documentenstudie door medewerkers antwoorden gegeven op de vraag of er sprake is van een optimale accommodatie met verantwoorde kosten gegeven de doelstellingen Verzameling en analyse van statische gegevens over de bezetting van werkplekken en faciliteiten in de kantooromgeving. Met de PKM Real Estate methode worden consistente en toetsbare programma’s van eisen gerealiseerd
Nut voor Rabo Mogelijke knelpunten in de huidige huisvesting lokaliseren, als ontwerp richtlijn voor de toekomstige huisvesting;
Idem, nu op het gebied van efficiënt ruimtegebruik versus mogelijke legstand. Bij een toename van het uitbesteden is de programmering van cruciaal belang; er worden relaties gelegd tussen doelen, functies en prestaties. Het beheer van wijzigingen biedt mogelijkheden de gevolgen direct te overzien.
Space Allocation
Ontwikkeling van een tool waarin ruimteverdeling wordt bepaald op basis van FTE's, functies, taken en activiteiten, gedrag en persoonlijke voorkeuren (samenwerking met UCL te London)
Integrale keuzes vragen om tools die integrale vertalingen kunnen maken.
Patronen in de huisvesting
Werkplektypologie aangevuld met empirische gegevens over gebruik en beleving (WODI database)
Gebruik bij planning en communicatie over werkplekken; ontwerp op basis van gevalideerde gegevens
Thema RABO Lifecycles en integrale keuzen (kennisvragen zie 3.5)
Projecten CfPB Integrated Workplace Roadmap (IWR)
Toelichting De IWR is een besluitvormingsondersteunend instrument dat organisaties helpt een integraal proces voor de werkomgeving te volgen
Samenwerking HRM en FM
De ‘waan van de dag’ lijkt beide werkvelden te beheersen en de samenwerking op zich wordt vaak als ‘extra’ ervaren. Daarnaast lijkt het erg belangrijk vanuit wie het initiatief komt en of het (integraal) management de vraag naar geïntegreerde adviezen stelt. Tool op strategisch niveau. In de index is een integrale weging voor ruimte voor people, planet en profit (mens centraal,duurzaamheid en vastgoedbeheer. Samenwerking en integratie van ROZ/IPD, Greencalc en WODI.
CRE / Gebruiks-index
PARAP
PARAP is een zeer geavanceerd rekenmodel voor de bepaling van investeringskosten en energie-inhoud van gebouwen. (samenwerking TUDelft, TNO)
Nut voor Rabo Door systematische benadering van processen kan de aandacht voor de effecten van verschillende levenscycli meegenomen worden. Het bijeenbrengen van disciplines schept beter begrip voor coördinatie en mogelijkheid gezamenlijk te anticiperen op besluiten.
Periodieke waarderingsinformatie op bestuurlijk niveau ; voorraadvragen en investeringsbeslissingen
Berekeningen ter onderbouwing van investeringsbeslissingen
Thema RABO BesluitvormingsProcessen (kennisvragen zie 3.6)
Projecten CfPB Business Case Analyse Tool
Toelichting Ontwikkeling van een Business Case Analyse Tool: besluitvormingsinstrument dat de kosten, baten, risico's en trade-off's van werkplekken en werkplekconcepten integraal in kaart brengt.
Nut voor Rabo Voor het Nieuwe Werken kan een integrale keuze voor het werkplekconcept en werkplekken worden gemaakt
Integrated Workplace Roadmap (IWR) (fase 2 is in uitvoering)
De IWR is een besluitvormingsondersteunend instrument dat organisaties helpt een integraal proces voor de werkomgeving te volgen In bijeenkomsten met verschillende organisatie (of inhouse) worden methoden van besluitvorming gekoppeld aan grootte en aard van de organisatie
Methoden van besluitvorming en bijbehorende competentieontwikkeling
Workshops
Thema RABO Organisatie, kennis en uitbesteding
Projecten CfPB Proactief Facilitair Beleid
Toelichting Ontwikkeling van een praktisch toepasbare infrastructuur voor proactief facilitair beleid voor kwalitatief hoogwaardige facilitaire diensten en middelen(rapportage al beschikbaar).
Kennismaken, kennisdelen
Het CfPB houdt regelmatig open werkconferenties (working paper, presentaties en reflectie, groepsdiscussies)
Leren omgaan met verschillende besluitvorming en redenatie- en argumentatiemethoden Nut voor Rabo Relevant bij verdere uitbesteding van het facilitair management, als er gezocht wordt naar integrale en prestatiegerichte facilitaire dienstverlening op basis van te leveren kwaliteit tegen verantwoorde kosten. Kennisdelen in omgeving waarin gelijkgezinde organisaties samenkomen
