Inhoud Inleiding ........................................................................................................................... 1 Waarom een jaarverslag en praktijkplan? .......................................................................................... 1
Wettelijk kader.................................................................................................................... 1 Bijdrage aan het kwaliteitsbeleid........................................................................................ 2 Waaruit bestaat een jaarverslag/-plan?.............................................................................................. 5 Hoe maakt u een jaarverslag/-plan? ................................................................................................... 7
INLEIDING Het jaarplan helpt u met het opstellen van verbeteringsplannen en dient als basis voor het evalueren van de plannen in het volgend jaarverslag (resultaten) en het beschrijven van de bijgestelde en nieuwe verbeteringsplannen in het volgende jaarplan. Tevens ondersteunt deze wijze van werken u bij het stellen van prioriteiten en maken van keuze in uw organisatie. Daarmee sluit u de kwaliteitscirkel van uw praktijkvoering en blijft de motor van evaluatie, verbetering en prioritering in uw patiëntenzorg draaien. Ook voor mensen of organisaties buiten uw praktijk is het jaarverslag/-plan, al dan niet in aangepaste versie, geschikt: Steeds vaker bestaat zowel bij patiënten als bij externe belanghebbende organisaties de behoefte om inzage te krijgen in de organisatie, werkwijze en kwaliteitsontwikkeling van uw huisartsenpraktijk. Daarom is uw jaarverslag/-plan bij certificeringstrajecten zoals bijvoorbeeld NHG-Praktijkaccreditering® een belangrijk uitgangspunt bij jaarlijkse toetsing.
Waarom een jaarverslag en praktijkplan?i Wettelijk kader De verplichting een jaarverslag/jaarplan uit te brengen vloeit voort uit de Kwaliteitswet zorginstellingen (KWZ). De werkingssfeer van de KWZ wordt bepaald door het begrip ‘instelling’. Instelling in de zin van de KWZ is ieder organisatorisch verband dat strekt tot de verlening van zorg. Van een organisatorisch verband is sprake wanneer in nevenschikking wordt samengewerkt door meer dan één beroepsbeoefenaar. De KWZ heeft dus een bredere werkingssfeer dan het begrip instelling op het eerste oog doet vermoeden en is óók van toepassing op kleinere samenwerkingsverbanden zoals groepspraktijken. Alleen solopraktijken (een huisarts met één praktijkassistente, één hidha, één praktijkverpleegkundige) en samenwerkingsverbanden die uitsluitend zijn gericht op gebruikmaking van dezelfde administratieve of huishoudelijke voorzieningen, en niet op het gezamenlijk verlenen van zorg, vallen buiten de werkingssfeer van de KWZ.
2012 – versie 1.0
S. van den Broek - P. Mout
Pagina 1 van 7
De verplichtingen uit de KWZ zijn gericht op zorgaanbieders en dat zijn, aldus de wettekst, natuurlijke of rechtspersonen (zoals stichtingen, verenigingen, maatschappen of BV’s) die een instelling in stand houden. Inhoudelijk legt de KWZ vier soorten verplichtingen op aan zorgaanbieders: •
Zorgaanbieders moeten verantwoorde zorg aanbieden;
•
De organisatie van de werkzaamheden moet zodanig zijn dat deze kan leiden tot verantwoorde zorg;
•
Zorgaanbieders moeten de kwaliteit systematisch bewaken, beheersen en verbeteren;
•
Zorgaanbieders moeten verantwoording afleggen over het gevoerde kwaliteitsbeleid.
Op grond van artikel 5 van de KWZ moet iedere zorgaanbieder jaarlijks vóór 1 juni openbaar verslag doen en verantwoording afleggen over het gevoerde kwaliteitsbeleid en van de kwaliteit van de zorg die hij in dat jaar heeft verleend. In het kwaliteitsjaarverslag geeft de zorgaanbieder onder meer aan: - Of, en zo ja, hoe hij patiënten bij zijn kwaliteitsbeleid heeft betrokken; - De frequentie waarmee en de wijze waarop binnen de instelling kwaliteitsbeoordeling plaatsvond en het resultaat daarvan; - Welk gevolg hij heeft gegeven aan klachten en meldingen over de kwaliteit van de verleende zorg. Een kopie van het kwaliteitsjaarverslag dient overgelegd te kunnen worden aan: - de minister van VWS; - de regionale inspecteur; - de organisatie die in de regio de belangen van patiënten in algemene zin behartigt, meestal het Regionale Patiënten/Consumenten Platform (RPCP). In de praktijk wordt de naleving van deze wet echter niet meer actief gecontroleerd. Samenvattend kan gesteld worden dat iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een instelling in stand houdt met meer dan één huisarts, één praktijkassistente, één hidha en/of praktijkverpleegkundige (bijvoorbeeld een gezondheidscentrum, een HOED of een Huisartsen Diensten Structuur (HDS)) op grond van de KWZ verplicht is om een systematisch kwaliteitsbeleid te ontwikkelen en om een kwaliteitsjaarverslag uit te brengen, althans indien binnen deze organisatorische verbanden sprake is van samenwerkingsafspraken over de zorgverlening.
Instrument in het kader van het kwaliteitsbeleid Doordat u een jaarverslag en jaarplan maakt, krijgt u een extra instrument in handen voor het verbeteren van de kwaliteit van uw huisartsenzorg. Belangrijke onderdelen van de geleverde en te leveren zorg worden namelijk in kaart gebracht en trends worden zichtbaar. Door gebruik te maken van een gestandaardiseerd jaarverslag heeft u de mogelijkheid te vergelijken met andere praktijken en kunt u met uw praktijk eigen doelen en normen vaststellen, evalueren en opnieuw formuleren in het jaarplan: Dit verduidelijkt tevens voor de overige medewerkers waarvoor uw praktijk staat en waar de praktijk naar toe gaat.
2012 – versie 1.0
S. van den Broek - P. Mout
Pagina 2 van 7
Bruikbaar in dit kader zijn de kwaliteitsindicatoren voor medisch handelen en praktijkorganisatie: Dit zijn ‘meetbare elementen van het handelen waarvoor bewijs of waarover consensus bestaat dat ze gebruikt kunnen worden om de kwaliteit van zorg en veranderingen daarin te meten’ meten en die dus inzicht geven in het kwaliteitsbeleid. sbeleid. Er bestaan zowel indicatoren die iets zeggen over de structuur, het proces en de uitkomst van geleverde zorg in uw praktijk. Met name de combinatie van deze drie verschillende categorieën geeft een goed inzicht in de geleverde kwaliteit en zijn waardevol bij het beheersen en verbeteren van geleverde zorg in uw praktijk. praktijk Als u kwaliteitsindicatoren gebruikt, gebruikt dan moeten deze aan bepaalde eisen voldoen: Ze moeten relevant, betrouwbaar, haalbaar, valide, reproduceerbaar, uitvoerbaar, acceptabel en gevoelig g voor verandering zijn.. Inmiddels zijn al een ruim aantal indicatoren beschikbaar, beschikbaar, die deze toets hebben doorstaan.. Zoek voor een actueel overzicht op de NHG-site NHG (www.nhg.org) De kwaliteitscyclusii De kwaliteitscyclus itscyclus bestaat uit tien stappen:
Voor de overzichtelijkheid vereenvoudigen we nu deze kwaliteitscyclus en voegen een aantal stappen bij elkaar. We onderscheiden vervolgens vijf stappen: Stap 1. Wat pakt u aan? Stap 2. Hoe is de stand van zaken? Stap 3. Hoe pakt u het aan? Stap 4. Plannen uitvoeren Stap 5. Wat is het resultaat? Samenvattend heeft het werken met een jaarverslag/jaarplan voor u en uw praktijkmedewerkers de volgende voordelen:
2012 – versie 1.0
S. van den Broek - P. Mout
Pagina 3 van 7
•
Mogelijkheid terug te blikken op de geleverde prestaties van het afgelopen jaar.
•
Mogelijkheid om te leren van de goede maar ook van de minder goede resultaten.
•
Versterking van het teamgevoel.
•
Toename van het verantwoordelijkheidsgevoel van iedere medewerker voor het zorgaanbod als geheel en voor het eigen aandeel daarin.
•
Zichtbaar maken van belasting en belastbaarheid van de praktijk.
•
Structuur en planning van verbeteringen en vernieuwingen in de toekomst: kwaliteitscyclus.
•
Inzicht in het medisch en organisatorisch handelen van de praktijk.
•
Inzicht in de specifieke kenmerken van de praktijk(populatie)
Managementinstrument voor de praktijkhouder Het jaarplan kenmerkt zich door een duidelijke beschrijving van visie en doelstellingen, werkmethodieken en randvoorwaarden. Door de inhoud van het jaarplan als norm te nemen voor de ontwikkeling van uw huisartspraktijk wordt in opvolgende jaarverslagen duidelijk hoe uw praktijk presteert. De zichtbare successen kunnen motiverend zijn voor alle betrokkenen. Ook interessant zijn echter de minder goede resultaten. Ze kunnen veel zeggen over de organisatie, het management en de geleverde zorg. In ieder geval vragen deze tegenvallende resultaten om een kritische analyse: Wat is de reden dat het doel niet is gehaald? Was het doel wel realistisch? Wat moet gebeuren om het doel alsnog te realiseren? Het maken van een jaarverslag en een jaarplan zijn belangrijke hulpmiddelen om tot een goede bedrijfsvoering en patiëntenzorg te komen, ongeacht de praktijkvorm die u heeft. Dit belang wordt groter naarmate meer praktijkmedewerkers en huisartsen bij de zorg betrokken zijn. Het zorgen voor de samenhang tussen de activiteiten van de verschillende medewerkers is in dat geval een extra taak voor u als de praktijkhouder en het jaarverslag/-plan geeft daarbij inzicht en ondersteuning. Het jaarverslag kan zichtbaar maken waarin door de verschillende medewerkers de meeste energie in wordt gestoken. Het is interessant dat te toetsen aan de visie, doelstellingen en randvoorwaarden die voor de praktijk zijn gekozen en daarbij de vraag te stellen of een en ander nog wel met elkaar overeenstemt. Deze observaties kunnen behulpzaam zijn bij het kiezen en uitwerken van een jaarplan dat veel medewerkers aanspreekt en de bedrijfsvoering en de efficiëntie ten goede komt.
Is uw jaarverslag/-plan geschikt voor gebruik buiten uw praktijk? Intern kunnen het jaarverslag en jaarplan dienen voor de kwaliteitsverbetering en het management van de praktijk. Extern kunnen deze dienen als antwoord op vragen over kwaliteitsbeleid, aangeboden zorg en vaardigheden, specifieke werkzaamheden of simpelweg als visitekaartje van uw praktijk. Hoewel het belangrijk is onderscheid te maken tussen een interne volledige versie van het jaarverslag/-plan en een beknopte publieke versie, doet u er goed aan te kiezen voor een vorm die aan meerdere externe partijen geleverd kan worden: Het ligt het meest voor de hand dat u per doelgroep een selectie uit het volledige jaarverslag/-plan maakt. Een moderne manier om aan de verplichting te voldoen om een openbaar verslag te leveren van het gevoerde kwaliteitsbeleid is het Jaarverslag op de website van de praktijk te publiceren.
2012 – versie 1.0
S. van den Broek - P. Mout
Pagina 4 van 7
Voordelen van het externe gebruik van het jaarverslag/-plan zijn: •
Transparantie over uw werkwijze en de aangeboden patiëntenzorg en eventuele specifieke deskundigheden.
•
Duidelijkheid over de aard en zwaartepunten in de werkbelasting van uw praktijk.
•
Inzicht in belangrijke aspecten van uw praktijkvoering, zoals formatie van de medewerkers, scholing, ruimte, inventaris, automatisering, bereikbaarheid, etc..
Nadelen: •
Extra werkzaamheden voor het selecteren van de juiste informatie uit het volledige jaarverslag/plan.
•
Hoewel transparantie doorgaans waardering oogst, kan het tonen van minder goede aspecten in praktijkvoering ook voor kwaadwillenden aanleiding zijn deze te misbruiken.
Waaruit bestaat een jaarverslag/-plan? Basisjaarverslag Om te voldoen aan de eisen die worden gesteld door de KWZ (KwaliteitsWet Zorginstellingen) en de NHG-Praktijkaccreditering® bevat het jaarverslag/-plan een aantal vaste onderdelen. Allereerst beschrijft u de eigen praktijksituatie/-organisatie en de populatie, waarvoor u huisartsenzorg levert; dit is een eenmalig te schrijven tekst die praktijk-specifiek is en in de loop van de jaren weinig verandert. Deze is, eventueel voorzien van minimale correcties, bruikbaar voor alle opvolgende versies van de komende jaren. Dit wordt het basis-jaarverslag genoemd. Dataverzameling Daarnaast zijn er diverse onderdelen die sterk afhankelijk zijn van de resultaten van het afgelopen kalenderjaar, zoals het aantal en de spreiding van diverse verrichtingen, de formatie van personeel, de top 10 van diagnoses en medicatievoorschriften, etc.. Dit wordt de datapresentatie genoemd. Jaarplan Vervolgens kunt u op basis van de uitkomsten van de verslaglegging nieuwe plannen voor het komende kalenderjaar beschrijven. Hierbij kunt u tevens die zaken betrekken die in lopende projecten zoals NHG-Praktijkaccreditering® en HOED-vorming als plannen opgevoerd worden. Globaal is het jaarverslag/-plan als volgt ingedeeld: •
de inleiding: o historie o profiel van de praktijk o terugblik op verslagjaar o praktijkvisie o doelstelling voor komend jaar
•
de infrastructuur en organisatie o locatie, gebouw, praktijkuitrusting, automatisering
2012 – versie 1.0
S. van den Broek - P. Mout
Pagina 5 van 7
o o o o
opleiding bereik-/beschikbaarheid samenwerkings-/overlegvorm patiëntenparticipatie en -veiligheid
•
het team o formatie o opleiding
•
de patiënten o aantal (en de trend naar groei- of inkrimping) o verdeling leeftijd en geslacht o in- en uitstroom (geboorte, overlijden, verhuizing, andere huisarts)
•
de werkbelasting o aantal en aard verrichtingen o tijdsbesteding van verrichtingen o administratieve en organisatorische bezigheden
•
het medisch handelen o incidentie en prevalentie chronische aandoeningen (DM, COPD, HVZ) o preventie (griep, cervix, HVZ)
•
de verslaglegging en voorlichting o electronisch patiëntendossier – HIS o ADEPD-registratie
•
het kwaliteitsbeleid o visitatie- en certificeringstrajecten o scholing o risico-inventarisatie en evaluatie o onderhoud en ijking van instrumentarium o klachtenopvang en incidentmelding o structureel intern en extern overleg
•
Het jaarplan o wat zijn de plannen o hoe is huidige stand van zaken o hoe wordt het aangepakt: wat zijn de specifieke stappen o wat zijn de wenselijke resultaten over één jaar o hoe evalueert u de plannen
•
de samenvatting
2012 – versie 1.0
S. van den Broek - P. Mout
Pagina 6 van 7
Hoe maakt u een jaarverslag/-plan? Uitgaande van de situatie dat u nog geen jaarverslag/-plan heeft geschreven, is het reëel een tijdsspanne van drie jaar te rekenen van de eerste opzet tot een volwaardig product. Mocht u al wel over (onderdelen van) een jaarverslag/-plan beschikken, dan kunt u het traject sneller doorlopen. De volgende stappen zijn daarbij zinvol: Ter voorbereiding: 1) Het nemen van basisbesluiten over het jaarverslag/jaarplan 2) Het op de juiste wijze instellen van het HIS 3) De ICPC-codering van chronische aandoeningen 4) Het informeren en motiveren van de praktijkmedewerkers 5) De verdeling van de taken In het 1e verslagjaar: 1) Het maken van een basisjaarverslag 2) De betrouwbare registratie van gegevens In het 2e verslagjaar: 1) Het maken van een jaarverslag met datapresentatie 2) Het opstellen van het eerste jaarplan 3) Het uitvoeren van het eerste jaarplan In het 3e verslagjaar: 1) het derde jaarverslag 2) het tweede jaarplan 3) evaluatie van het eerste jaarplan (onderdeel van het jaarverslag) Voor ondersteuning bij het opstellen en onderhouden van een jaarverslag/-plan is de NHGPraktijkWijzer ‘Jaarverslag/Jaarplani’ beschikbaar. Deze bevat zowel toelichtende - als voorbeeldteksten, maar ook een digitale format dat u van een CD-rom kunt downloaden en gebruiken.
i
Mout P, NHG-PraktijkWijzer Jaarverslag/Jaarplan, Nederlands Huisartsen Genootschap 2009 Grol R e.a., Kwaliteitscirkel
ii
2012 – versie 1.0
S. van den Broek - P. Mout
Pagina 7 van 7
