5-2-2015
Inhoud Digitaliseren van het cliëntendossier in de Jeugdgezondheidszorg Curaçao Henriette Hooijkaas Arts Maatschappij & Gezondheid Afdeling Jeugdgezondheidszorg Curaçao
Huidige situatie Jeugdgezondheidszorg Curaçao • De overheid van het land Curaçao draagt de verantwoordelijkheid voor de preventieve zorg aan de jeugd van Curaçao • De overheid heeft deze verantwoordelijkheid neergelegd bij Departamentu Salú Hubenil (DSH) als onderdeel van Geneeskundige & Gezondheidszaken van het Ministerie van GMN Curaçao. • De taken van de afdeling behoren tot de kerntaken van de overheid en worden volledig gefinancierd vanuit de begroting van het land Curaçao.
Wettelijk kader (1) • Verdrag inzake de ‘Rechten van het kind’ • Burgerlijk Wetboek Nederlandse Antillen – Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) PB 2000, nr.118
• Landsverordening Zorginstellingen 2007, PB no. 19. • Landsverordening beroepen in de gezondheidszorg 2009 PB no. 69 • Landsverordening bescherming persoonsgegevens AB 2010 nr. 84 (LBHAM )
• Jeugdgezondheidszorg Curaçao
• Implementatie digitaal dossier JGZ 2013-2015 • Bescherming persoonsgegevens
De taakstellingen van de Departamentu Salú Hubenil (DSH) 1. Begeleiden & bewaken jeugd in een longitudinale opzet 2. Ontwikkelen van beleid en adviseren aan het Ministerie GMN over het zorggebied en haar raakvlakken 3. Toezicht houden op de Jeugdgezondheidszorg die door derden wordt uitgevoerd 4. Voorkomen en bestrijden van infectieziekten o.a. door monitoren van de vaccinatiegraden van de jeugd Curaçao 5. Gezondheidseducatie 6. Het verstrekken van informatie aangaande de gezondheidstoestand van de jeugd. (Monitoren van de gezondheidstoestand van de jeugd door middel van dataverzameling en analyse.)
Wettelijk kader (2) • Conform de wettelijke verplichting (art. 454 BWNA en de Landsverordening zorginstellingen), wordt vanaf de geboorte e/o bij vestiging op Curaçao voor/van elk kind een dossier aangemaakt. Dit dossier wordt tot en met het 24e jaar gebruikt/geraadpleegd voor zorg aan het individuele kind. – t/m 2014 werden er papieren dossiers aangemaakt in de JGZ Curaçao – vanaf eind 2014 wordt er op Curaçao gewerkt in een digitaal dossier
1
5-2-2015
Van belang in het kader van geheimhouding (1) • Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst – Art 448: informatievoorziening: De hulpverlener licht de patiënt op duidelijke wijze in (desgewenst schriftelijk) over de voorgenomen onderzoeken, voorgestelde behandelingen en de gezondheidstoestand van de patiënt. – Art: 450 toestemmingsvereiste: voor uitvoering van de geneeskundige behandelingsovereenkomst (alle handelingen op het gebied van de geneeskunde) toestemming van de patiënt is vereist; • Indien de patiënt jonger is dan 12 jaar: toestemming van wettelijk vertegenwoordiger vereist (meestal ouder of voogd) • Indien patiënt ouder is dan 12 jaar maar nog geen 18 jaar is, is naast toestemming van de patiënt zelf ook de toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger nodig.
Van belang in het kader van geheimhouding (3) Art: 457: geheimhouding en privacy vervolg • Verstrekking van gegevens zonder toestemming in het kader van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van volksgezondheid is alleen mogelijk indien: – het onderzoek een algemeen belang dient – het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, en – voor zover de betrokken patiënt tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt.
Jeugdgezondheidszorg Curaçao • 0-4 jarige zorg (preventieve zorg aan zuigelingen en peuters): uitvoer door een verschillende instanties: – Departamentu Salú Hubenil (DSH) 9 locaties – Stichting Witgele Kruis (WGK) 5 locaties – Medische dienst voor het personeel van de ISLA 1 locatie – Marine: medische dienst personeel Marine op 1 locatie De locaties DSH, WGK en de medische dienst ISLA en Marine zijn geografisch verspreid over Curaçao.
• De uitvoering van preventieve zorg voor de jeugd van 4 t/m 19 jarigen valt volledig onder de verantwoordelijkheid van DSH.
Van belang in het kader van geheimhouding (2) • Art: 457: geheimhouding en privacy – de hulpverlener draagt zorg dat geen inlichtingen over de patiënt dan wel inzage in of afschrift van de bescheiden worden verstrekt , aan anderen dan de patiënt, dan met toestemming van de patiënt (en in geval van minderjarige (ook) van wettelijk vertegenwoordiger). – Indien verstrekking plaatsvindt geschiedt deze slechts voor zover daardoor de persoonlijke levenssfeer van een ander niet wordt geschaad.
Wie is verantwoordelijke voor het JGZ dossier • De arts en/of verpleegkundige die het kind in zorg heeft, is verantwoordelijk voor de inhoud van het dossier. • De JGZ-organisatie waar het kind in zorg is, is verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy. Deze organisatie is in de taal van de wetgever ‘de houder van de persoonsregistratie’ • Ouders kunnen met vragen of klachten terecht bij de arts of verpleegkundige en bij de JGZorganisatie.
Reden voor aanvraag Project Elektronisch Client Dossier JGZ • Binnen de JGZ Curaçao is geen geïntegreerd informatiesysteem ter ondersteuning van het primaire proces. Hierdoor geen centrale vastlegging van kind gerelateerde gegevens plaats: – Een kind wordt meerdere keren in diverse bestanden en applicaties ingevoerd, die niet gekoppeld zijn. – Hierdoor is geen uitwisseling van de gegevens mogelijk en doublures – De thans gebruikte applicaties ondersteunen het longitudinale karakter van de zorg niet.
• De verwerking van aangeleverde brongegevens in het cliëntdossier en andere systemen JGZ geschiedt handmatig. • Een elektronisch dossier zal in hoge mate bijdragen aan de effectiviteit van de zorg en zal de efficiëntie bevorderen. Gegevens over de gezondheid (in de breedste zin van het woord) zullen beter en sneller beschikbaar zijn.
2
5-2-2015
Na te streven doelstellingen van een elektronisch dossier (1) Organisatiedoelstelling: • Beschikbaarheid en toegankelijkheid van digitale gegevens met betrekking tot de gezondheidstoestand van de jeugd (o.a. aan de hand van gezondheidsindicatoren) Zorgdoelstelling: • Real-time elektronisch beschikbare kindinformatie bij elk contact • Effectievere en efficiëntere zorgcoördinatie voor risicokinderen • Kwaliteitsbewaking van de jeugdgezondheidszorg
DSH maakte gebruik gemaakt van elektronische applicaties Centrale Ent Administratie (CEA) • Access applicatie: wordt gebruikt voor registratie van de uitvoering van het vaccinatieprogramma. • Systeem wordt ook gebruikt voor andere zorg gebonden activiteiten (maken van oproepbrieven en overzichtslijsten schoolvaccinatie en de schoolgezondheidszorg 4-12 jaar) Centrale Administratie Neonatale Gehoorstoornissen (CANG) • Dit is een Access applicatie die gebruikt wordt voor de registratie van neonatale gehoortesten; EPI Info • Een applicatie van Center for Disease Control (CDC) voor epidemiologische registratie. Hierin worden handmatig ingevulde registratieformulieren (zorggegevens) in verwerkt
5 maart 2010 ondertekening ‘SEI-project Elektronisch Client Dossier’ door USONA & gedeputeerde gezondheidszorg
Na te streven doelstellingen van een elektronisch dossier (2) Management & beleidsdoelstelling: • Evidence-based formulering van beleid zowel voor de eigen bedrijfsvoering als ook voor advisering ten behoeve van de gezondheidszorg in het algemeen en andere sectoren zoals onderwijs, jeugdwelzijn en jeugdhulpverlening.
Voorgeschiedenis • 15 jaar geleden serieus begonnen bij DSH nadenken digitaal dossier • Voortraject (deels projectmatig) plaatsgevonden • Meerdere projectdossiers zijn gemaakt • Providers hebben ons bezocht & demonstraties zijn gegeven • Voorstudie is uitgevoerd waarbij de toenmalige situatie binnen de Jeugdgezondheidszorg is geanalyseerde en een ontwerp voor een Elektronisch Cliënt Dossier is gemaakt • Uiteindelijk geaccepteerd door USONA en bekend als:
‘SEI-project Elektronisch Client Dossier’
Situatie Nederland • Nederlands Centrum voor Jeugdgezondheidszorg (NCJ) heeft een ‘basisdata set’ ontworpen – inhoudelijke basis van het Digitaal Dossier JGZ Nederland. – Reden: uniformiteit binnen de JGZ Nederland. – Elke afdeling mag eigen aspecten toevoegen.
• Vanaf 2012 is het wettelijk verplicht om Digitaal Dossier te gebruiken in jeugdgezondheidszorg • In Nederland verschillende software providers, die digitaal dossier aanbieden
3
5-2-2015
Begin uitvoer project • Door verschillende omstandigheden is het project pas in 2013 echt van start gegaan. • Projectgroep bestaande uit externe projectleiding Deloitte en interne projectleiding DSH • Juni 2013 “Request for proposal” (alle functionele en technische eisen van het ECD) voor de selectie van een software leverancier • In juli 2013 softwareleveranciers (7) aangeschreven middels het opgestelde Request for proposal.
Selectie software leverancier • Door presentaties en bezoeken aan JGZinstellingen duidelijk beeldvorming beide systemen, de gebruikersvriendelijkheid en de praktijkervaringen van gebruikers • Selectie van leverancier Topicus die een software oplossing aanbiedt voor jeugdgezondheidszorg onder de naam KD+ (Kind Dossier +)
Afspraken eind 1e bezoek Topicus • Inrichten van het ECD/KD+ Curaçao door FAB’s samen met de technici Topicus • Aanschaffen hardware (als eerste laptops) • Aanleg internet aansluitingen alle locaties • Plannen 2 bezoeken Topicus aan Curaçao – In januari 2014 voor training ECD medewerkers – In maart 2014 voor planning en verdere inrichting
Keuze software leverancier • Uiteindelijk 4 leveranciers offerte aangeboden. • Beoordeling door selectiecommissie (10 mensen: 8 van DSH en 2 van Deloitte) • 2 leveranciers uitgekozen • Onderdeel selectie bezoek aan Nederland met 6 leden projectteam • Ook bezoek JGZ instelling met digitaal dossier.
1e bezoek software leverancier november 2013 • Kennismaking Topicus
JGZ Curaçao
– Bijeenkomst Secretaris Generaal & Sector Directeur GMN en directie van het Wit Gele Kruis (WGK) – Diverse gesprekken medewerkers JGZ van de verschillende afdelingen – Voorlichtingsbijeenkomst voor JGZ medewerkers – Uitleg wat er van DSH & JGZ Curaçao verwacht wordt – Functioneel Applicatie Beheerders (FAB’s) begonnen met werken in KD+: inrichting KD+
JGZ Curaçao: 0-4 jarige zorg • 0-4 jarige zorg verschillende instellingen – WGK – DSH – Polikliniek ISLA – (Marine)
• Neonatale Gehoorscreening (NGS) • Zuigelingenzorg (consultatiebureaus) • Peuterzorg (consultatiebureaus)
4
5-2-2015
JGZ Curaçao: 4-19 jarige zorg
Werkwijze start invoer in ECD
• 4-19 jarige zorg alleen door DSH (overheid)
• Na intern overleg afspraak: Beginnen met samenvattingen van kinderen zonder cliënten
– Schoolvaccinatie
– Voor 0-4 jarige zorg kinderen geboren in 2012 – Voor 4-12 jarige zorg kinderen geboren in 2004
– Schoolgezondheidszorg – Adolescentenzorg
Kind gegevens overgezet in ECD
• Daarna pas ‘live face to face’
Training januari 2014
• Gegevens van kinderen 1996-heden uit de Centrale Entadministratie (CEA) overgezet in ECD – DSH Curaçao verantwoordelijk voor entadministratie ‘vaccinatieprogramma voor de jeugd’ Curaçao en had gegevens digitaal opgeslagen
• Eenmalig gegevensbestand van kinderen geboren 1996-heden ontvangen van Kranshi en gematched met gegevens van CEA
Minister Whiteman GMN voert eerste kind in ECD 24 jan 2014
Uitdelen van de laptops • In maart heeft Topicus voor een tweede keer een bezoek gebracht aan Curaçao. – Vervolgtraining gegeven aan de KD+ gebruikers van de DSH, WGK & Isla. – Planningsmodule voor medewerkers 4-19 jarige zorg – Laptops uitgedeeld aan alle medewerkers JGZ
5
5-2-2015
Presentatie van KD+ aan de schoolbesturen • 4-19 jarige zorg (schoolgezondheidszorg & schoolvaccinatie) gebruikt school als ingang • Voorlichting aan schoolbesturen over ECD heeft daarom plaatsgevonden
Live face to face gaan • 0-4 jarige zorg begonnen augustus 2014 • Januari 2015 bijna hele zorg live face to face – 0-4 jarige zorg – Schoolgezondheidszorg – Schoolvaccinatie
• Uitzondering Neonatale Gehoorscreening – Reden koppeling Burgerlijke Stand (Kranshi) – Recent: volgende week toch beginnen zonder koppeling
Bescherming persoonsgegevens • Gegevens zijn opgeslagen in een beveiligd elektronisch systeem • Toegang gegevens binnen KD+ – Afhankelijk van instelling toegang tot gegevens – Afhankelijk discipline toegang tot gegevens
Live face to face gaan • Eind juni heeft het team voor schoolgezondheidszorg een pilot met een eerste ‘face-to-face’ contactmoment gehad met schoolgaande tienjarige cliënten.
Vervolg implementatie ECD in 2015 • Implementatie planningsmodule voor 0-4 jarige zorg (februari 2015) • Koppeling bestand Burgerlijke stand (Kranshi) • Rapportages: nu is er informatie ingevoerd in KD+. Dit betekent dat we 1e helft 2015 aan de slag gaan met verschillende soorten rapportages vanuit het digitale dossier JGZ Curaçao.
Informatie over bescherming persoonsgegevens aan de cliënt • Iedere cliënt wordt verteld dat we hun gegevens in een digitaal dossier invoeren • We hebben instructies aan medewerkers JGZ gegeven hoe ouders te informeren i.v.m. hun rechten en onze plicht t.a.v. bescherming persoonsgegevens (Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst & Wet bescherming persoonsgegevens) • Folder gemaakt om uit te delen indien daarom gevraagd wordt
6
5-2-2015
Samenvattend
Stellingen
• Dossiervorming en medisch beroepsgeheim in de jeugdgezondheidszorg is een wettelijke verplichting • Op dit moment in de jeugdgezondheidszorg Curaçao overgang papieren naar digitaal dossier • Aandacht voor medisch beroepsgeheim in elektronisch beveiligd systeem
• Papieren dossier is niet veiliger dan een digitaal dossier • Kind/ ouder moet altijd op de hoogte zijn als je informatie over hem bespreekt met anderen
– Opleiden personeel – Informatie aan kind/ouder
7
