INLEIDING: SUCCESFACTOREN Of een presentatie slaagt, hangt niet alleen af van de inhoud van je betoog maar ook van de manier waarop je de boodschap overbrengt. We zetten de belangrijkste succesfactoren op een rijtje. KEN JE PUBLIEK Weet wie je voor je hebt: of je ze met 'u' of 'jullie' moet aanspreken, of ze in zijn voor een grap, wat ze weten van het onderwerp en of ze geïnteresseerd zijn in wat je te zeggen hebt. WEET WAT JE GAAT ZEGGEN Ook al ben je nog zo'n spreektalent, je doet er goed aan om tenminste het begin en het einde van je verhaal op papier te zetten. Oefen en schaaf je presentatie bij. Houd tijdens het spreken een spiekbriefje bij de hand met de kernwoorden van je verhaal. Verspil je tijd niet met wat mensen al weten, geef ze iets nieuws, verrassends en laat hun fantasie werken. BRENG STRUCTUUR IN JE VERHAAL Hanteer een duidelijke verhaallijn. Maak gebruik van de methoden om je verhaal te structureren. GEBRUIK BEELDEN Eén keer zien is beter dan 1.000 keer horen. Heb je leuke dia's of voorwerpen die je betoog kunnen ondersteunen, laat ze zien! Houd intussen wel contact met je publiek en zorg dat je met de apparatuur kunt omgaan. Niets is zo tenenkrommend als sprekers die staan te stuntelen met beamers of overheadprojectors. MAAK CONTACT Het gaat er niet alleen om wat je zegt, maar ook hoe je het zegt. Regel één is contact te maken met je publiek: stel vragen, houd oogcontact, loop rond, laat mensen stemmen op een stelling door de vinger op de steken. Kortom: betrek je gehoor actief bij je verhaal. Laat niet alleen je mond maar ook je lichaam spreken. Gebruik handen en voeten om het betoog te illustreren en onderstreep de boodschap met mimiek en gezichtuitdrukking.
PRESENTATIES: WAT DOET JOU AFHAKEN ? Inhoud:____________________________________________________________________ Organisatie:________________________________________________________________ Voordracht:_________________________________________________________________
CONCENTREER JE OP HET RESULTAAT Presentatie:
♦ waarom, aan wie, uitkomst.
Zakelijke presentaties:
♦ informatief : accuraat en objectief ♦ overredend : overhalen tot zekere actie
Vragen achteraf beantwoorden om succes na te gaan: ♦ Kreeg je de gewenste response ? ♦ Ondernam je publiek de gewenste actie ? ♦ Dacht of voelde het publiek achteraf anders over je onderwerp ?
WEES PUBLIEK GEORIENTEERD Begrijp wat je toehoorders willen; stel jezelf de volgende vragen: ♦ Wat wil het publiek van me ? ♦ Wat verwachten ze van de presentatie ? ♦ Wat willen ze weten ? Schep een band met je publiek: Wat houdt hen bezig: ♦ Richt je rechtstreeks op hun noden en motieven. ♦ Lever oplossingen voor hun problemen en op hun vragen. ♦ Spreek hun hart en verstand aan.
VIJF STAPPEN OP WEG NAAR PROFESSIONELE PRESENTATIES ♦ ANALYSEER JE PUBLIEK ♦ STEL JE DOEL VAST ♦ ONTWIKKEL JE SLEUTELBOODSCHAP ♦ ORGANISEER JE PRESENTATIE ♦ PRESENTEER ALS EEN PROFESSIONAL De eerste vier punten vereisen planning en voorbereiding. Het laatste punt oefening en gebruik van presentatie technieken.
VOORBEREIDING Gebruik een presentatieplanner voor het vaststellen van de 7 belangrijkste punten: ♦ 1. Identificeer je publiek: Tot welke kerngroep/doelgroep behoren ze. Zijn het voornamelijk: ♦ managers, klanten, ondergeschikten, clienten ♦ technische – atechnisch toehoorders ♦ mannen – vrouwen ♦ hoog opgeleiden – laag opgeleiden ♦ hoge inkomens – lage inkomens Stel je je publiek voor als mensen die je kent. ♦ 2. Stel vast wat je publiek moet weten over het onderwerp. Overweeg de antwoorden op de volgende vragen: ♦ hoeveel weet het publiek al van het onderwerp ♦ hebben ze eerder ideeen opgedaan ♦ zijn er barrieres die de opname van jou boodschap blokkeren ♦ welke concepten, technische termen, vakjargon verdienen uitleg ♦ 3. Stel vast hoe het gehoor er van profiteert: is het ♦ de oplossing van een probleem ♦ de vervulling van een behoefte ♦ tegemoetkoming aan hun verwachtingen ♦ voordeel, gunstige condities ♦ 4. Stel vast of je boodschap een bepaald gezichtspunt of invalshoek nodig heeft: managers het sleutelbegrip, klanten de voordeeltjes, technici de details. ♦ 5. Voorzie de houding/reactie van je publiek op je onderwerp: ♦ twijfelen ze aan de gegevens ♦ lijden ze gezichtsverlies bij accepteren van je aanbevelingen ♦ creëert je voorstel meer arbeid ♦ komen ze onder meer druk te staan ten gevolge van jouw aanbevelingen ♦ 6. Leg je doel en de beoogde (re)actie van je gehoor nadrukkelijk vast: Mijn doel is …..(jouw actie).......... zodat mijn lezer/toehoorder …...(denk aan actie, profijt, gedragsverandering )...... Leg je doel vast in de vorm van eindresultaten. ♦ 7. Schrijf je sleutelpunt op, samengevat in een zin. Ga uit van je publiek. Wat willen zij weten. Stem je stijl en taal op hen af.
PRESENTATIEPLANNER Gehoor 1. Wat is de kerngroep. Zijn er meerdere niveau's ? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 2. Wat moet mijn gehoor absoluut weten over het onderwerp? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 3. Wat levert het mijn publiek op ? Hoe profiteren ze ? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 4. Moet ik een bepaalde invalshoek of gezichtpunt gebruiken ? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 5. Hoe staat mijn publiek tegenover het onderwerp ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Doel 6. Mijn doel is …....... ________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ zodat mijn toehoorders …...._________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Kernboodschap 7. Wat is de kernboodschap die mijn publiek zich moet herinneren ? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________
PRESENTATIEPLANNER Gehoor 1. Wat is de kerngroep. Zijn er meerdere niveau's ? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 2. Wat moet mijn gehoor absoluut weten over het onderwerp? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 3. Wat levert het mijn publiek op ? Hoe profiteren ze ? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 4. Moet ik een bepaalde invalshoek of gezichtpunt gebruiken ? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 5. Hoe staat mijn publiek tegenover het onderwerp ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Doel 6. Mijn doel is …....... ________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ zodat mijn toehoorders …...._________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ Kernboodschap 7. Wat is de kernboodschap die mijn publiek zich moet herinneren ? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________
SOORTEN PRESENTATIES Er zijn veel verschillende presentatievormen. Elke vorm stelt aandere eisen aan de voordracht en de presentator. De bekendste vormen zijn: SPEECH De boodschap is luchtig, de toon persoonlijk en wat humoristisch. Moet het publiek amuseren. Aanwijzingen: ♦ Houd de toon persoonlijk én luchtig ♦ Gebruik anekdotes en voorbeelden ♦ Spreek niet langer dan 10 minuten ♦ Houd (oog)contact met je publiek LEZING Een lezing is a.h.w. een les aan een groot publiek, waarbij (nieuwe) informatie wordt verschaft. Kenmerken: luistervermoeidheid van het publiek omdat de lezing vaak deel uit maakt van een serie lezingen. Weinig interactie met het gehoor mogelijk vanwege het wat massale karakter. Aanwijzingen: ♦ Vermijd vakjargon. ♦ Doseer de informatie: vertel niet alles wat je weet. ♦ Betrek je publiek, bijvoorbeeld met (retorische) vragen. ♦ Gebruik energizers als de aandacht dreigt te verslappen. Energizers zijn vaak fysieke activiteiten zoals vingers opsteken, handen klappen. Ze laten het bloed weer stromen en maken mensen weer wakker. ♦ Verlevendig je verhaal met voorwerpen en beelden. VERKOOP-PRESENTATIE Om publiek te overtuigen van de voordelen van een product, heb je meer nodig dan woorden alleen. Demonstreer de unieke werking van je product. ♦ Verplaats je in het publiek: wat is hun belang bij de informatie? ♦ Wees krachtig, kort en bondig in je taalgebruik. ♦ Maak gebruik van one-liners en promo-taal (uniek, beter, goedkoper). ♦ Haal gezaghebbende bronnen aan, gebruik feiten en cijfers. ♦ Laat mensen de werking van het product zélf ervaren. INTERNE PRESENTATIE Kenmerkend voor een interne presentatie is de informele, collegiale sfeer. Omdat het om ingewijden gaat kom je meteen tot de kern. Wat is je doel: moeten ze met je meedenken? Verwacht je een besluit over je plan? ♦ Maak je doel meteen duidelijk: wat verwacht je van de toehoorders? ♦ Stem je taalgebruik af op het publiek: meestal kun je vakjargon en afkortingen gewoon gebruiken. ♦ Stel je open voor kritiek en doe er je voordeel mee. ♦ Neem de tijd voor discussie. ♦ Dring aan op actie: maak duidelijke afspraken over het vervolg.
ORGANISEER JE PRESENTATIE Structurering d.m.v. aaneenschakeling van overredings technieken, waarbij je ideeen aan elkaar worden gekoppeld in een logische of chronologische ordening. Voorbeeld: AIDA-techniek in de reclame: Attention
(aandacht)
Pak de aandacht met een sterke uitspraak of vraag.
Interesse
Wek interesse door over het probleem te praten en een oplossing voor te stellen.
Desire (begeerte)
Roep begeerte op door te tonen hoe het publiek kan profiteren van jouw oplossing.
Action (actie)
Oproep actie te ondernemen.
BASIS STRUCTUUR Delen en doelen A. Opening ♦ Pak de aandacht. ♦ Maak doel en kernboodschap kenbaar. ♦ Verschaf een spoorboekje. B. Romp, middendeel ♦ Verschaf de beloofde informatie. ♦ Behandel de WIIFM-kwestie (What's In It For Me ?). ♦ Introduceer en verklaar de kernboodschap. C.Afsluiting ♦ Herhaal de kernboodschap. ♦ Herinner het publiek aan de voordelen. ♦ Oproep tot actie.
PRESENTATIE OPZET A. OPENING (KOP) ♦ Pak de aandacht v.h. publiek. Hou ze het lokaas voor (WIIFM). ♦ Introduceer het thema, het “grootse idee”. ♦ Inleiding in het onderwerp.
B. MIDDENDEEL (ROMP) 1. Algemeen punt #1. 1.1 Uitleg. 1.2 Voorbeeld/Details. 2. Algemeen punt #2. 2.1 Uitleg. 2.2 Voorbeeld/Details. 3. Algemeen punt #3. 3.1 Uitleg. 3.2 Voorbeeld/Details.
C. AFSLUITING (STAART) ♦ Overzicht of samenvatting. ♦ Oproep tot actie. ♦ Pakkende laatste uitspraak.
Dit is de eenvoudige traditionele kop-romp-staart structuur, de oervorm van alle presentaties. Bij de cirkelmethode wordt tot slot weer terug gegrepen op de opening, wat het verhaal “rond” maakt.
VIJF MANIEREN OM TE OPENEN Een goed begin is het halve werk. Dat is de gedachte achter een aantrekkelijke opening. Wie in de eerste minuten van de presentatie de aandacht weet te trekken, heeft grote kans dat het publiek aandachtig zal blijven luisteren.
ACTUALITEIT Neem een actueel bericht en gebruik het als kapstok voor je verhaal. Het nieuws moet natuurlijk wel iets met je onderwerp te maken hebben. Bovendien doet positief nieuws het beter dan slecht nieuws. ANEKDOTE Een anekdote is een kort verhaaltje met een grappige of verrassende kern. De kern symboliseert een diepere waarheid of een meer algemene gedachte die je kunt gebruiken als kapstok voor je verhaal. Anekdotes vind je overal om je heen: in de krant, in de kroeg, op het sportveld of in je bedrijf. Ook persoonlijke belevenissen doen het goed. METAFOOR Een metafoor is een figuurlijke uitdrukking of beeld waarin je het onderwerp van je betoog kunt vangen. Van een goede metafoor is de zeggingskracht groot. Denk bijvoorbeeld aan Frits Bolkestein die Ad Melkert ooit vergeleek met 'Rupsje Nooitgenoeg', een figuur uit een kinderboek die gretig en onverzadigbaar is. Een veelgebruikte metafoor is de vergelijking. Je verlevendigt een droge opsomming van feiten en cijfers tot een beeld dat beklijft . Een voorbeeld: "Ruim 115.000 mensen werden geëvacueerd. Dat is vergelijkbaar met een stad als Leiden." HUMOR Een grap als opening breekt het ijs en verhoogt de sfeer. Nederlanders zijn wat terughoudend met grappen en grollen. Toch kan een grap goed werken. Maar dan moet je er wel 100 procent zeker van zijn dat hij aanslaat en begrepen wordt door het publiek. Probeer 'm eerst uit op een paar proefkonijnen en voorkom dat je je toehoorders (onbedoeld) beledigt. Let op! Met grappen over politiek of het religie krijg je misschien wel wat lachers op je hand, maar je loopt ook het risico dat anderen voorgoed afhaken. Hetzelfde geldt voor grappig bedoelde opmerkingen over het vrouwelijke geslacht: die kunnen écht niet meer. CITAAT Je kunt naar hartelust gebruik maken van andermans veren, zolang je de bron erbij vermeldt en niet doet alsof de volzinnen uit je eigen geniale brein komen.
VIJF MANIEREN OM AF TE SLUITEN Vertrek met iets aardigs, dan blijf je in de gedachten van je publiek. Het belang van een goede hekkensluiter is evident: wat je het laatst zegt, ligt vers in het geheugen. Bedenk dat je voor de afsluiting van je verhaal minder tijd hebt dan voor de opening. Mensen hebben al een tijdje naar je geluisterd, de concentratie raakt op en de afsluitende borrel lonkt. Vijf mogelijke afsluitingen: SAMENVATTING Vertel in maximaal vier of vijf zinnen wat je hebt verteld. STELLING Pak de kern van je verhaal samen in een stelling. Kies je voor deze vorm, dan moet er wel gelegenheid zijn voor discussie. BELOFTE Een positieve afsluiting doet het altijd goed. Heb je in je presentatie een wervend betoog gehouden voor een product of dienst, dan past daar prima de belofte bij dat met jouw product 'de toekomst beter zal zijn'. VRAAGTEKEN Zet je publiek aan het denken. Formulier een prikkelende, intrigerende vraag en laat het antwoord achterwege. Wie deze vorm goed weet uit te werken, verlengt de levensduur van zijn presentatie aanzienlijk. MAAK HET VERHAAL ROND Het mooist is als je in de afsluiting van je verhaal teruggrijpt naar de opening. Dan maak je het verhaal rond. Heb je in de opening een citaat gebruikt, grijp er dan in de afsluiting nog even op terug om de zeggingskracht ervan nog eens te onderstrepen.
STRUCTUREN voor SLAGVAARDIG en SAMENHANGEND spreken KISS: Keep It Simple Stupid !!! Of: Keep It Simple and Straight !!! Dit is geen structuurvorm maar gaat over de inhoud van de presentatie. Manieren waarop je je punt gestructureerd over brengt: ♦ onderwerp/logisch: verdeling in (liefst drie) onderdelen ♦ prioriteit: van meest belangrijk naar minst of omgekeerd ♦ chronologie: tijdsvolgorde b.v. verleden > heden > toekomst ♦ probleem > oplossing: probleem > voorbeeld > uitleg > oplossing ♦ verslaggevers W5H 1 : Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom, Hoe ♦ kosten – baten: kosten, voordelen, hulpbronnen zoals mensen, tijd en geld ♦ eenvoudig > complex: ga uit van basiskennis naar meer ingewikkelde kennis ♦ algemeen > specifiek: eerst plaatje, dan details ♦ specifiek > algemeen: eerst details, dan algemeen ♦ geografisch/ruimtelijk: ordening in overeenstemming met plaats ♦ vergelijk/verschil/contrast: oordeel op grond van dezelfde criteria voor verschillende producten/diensten ♦ voordelen/nadelen: zet deze voor een product etc. op een rij: voordeel > nadeel > conclusie ♦ de VVV-methode: een structuur met een driedeling (slaapverwekkend?) V1: vertel welk verhaal je gaat vertellen V2: vertel het verhaal V3: vertel welk verhaal je verteld hebt Nog andere krachtige organisatiemethoden zijn de PREP, PERS, The Pendulum en de Motivated Sequence.
STRUCTUUR #1
PERS
P
Breng je PUNT duidelijk naar voren.
E
Geef een uitleg in meerder zinnen: EXPLAIN.
R
Bekrachtig idee door voorbeeld, anecdote enz. REINFORCE.
S
Laat het profijt zien: SELL.
STRUCTUUR #2
PREP
P
Breng je PUNT duidelijk naar voren.
R
Geef REDENEN die het onderbouwen.
E
Geef voorbeelden (EXAMPLES) en verduidelijking.
P
Verkondig je PUNT nogmaals als conclusie van R en E.
Voorbeeld: ONDERWERP
Eet gezond
P
Eet twee stuks fruit en porties groente per dag.
R
Studies hebben aangetoond dat fruit en groente het immuun systeem van het lichaam kunnen verbeteren.
E
1. Door hun structuur word de spijsvertering gestimuleerd en worden giftige stoffen uit het lichaam verwijderd. 2. Zij bevatten vitaminen en mineralen die schadelijke vrije radicalen in de cellen bestrijden. 3. Ze leveren voedingsstoffen voor de regeneratie v.d. cellen
P
Daarom, eet twee stuks fruit en porties groente per dag. Het weert ziekten af en laat je lichaam probleemloos functioneren.
STRUCTUUR #3
Aan de ene kant
DE SLINGER
Aan de andere kant
uiterste positie
tegenstelde uiterste
In balans op zoek naar de gemeenschappelijke basis
Voorbeeld ONDERWERP
Een auto kopen of het openbaar vervoer gebruiken ?
Enerzijds
Autoprijzen zijn de laatste jaren erg laag. De prijzen voor bus-/tramreizen en treinreizen zijn daarentegen erg gestegen. Voor het uitgebreid doen van boodschappen is het ov ongeschikt.
Anderzijds
Wegenbelasting, autobelasting, parkeertarieven enz. zijn erg gestegen. Hoge afschrijvingskosten van de auto en belasting van het milieu door de uitstoot van de verbrandingsgassen.
Afweging
Koop een auto als die onmisbaar is voor je baan, voor familiebezoek/uitjes of voor het doen van boodschappen. Ga serieus na of je je dat financieel kunt veroorloven. Overweeg naast de auto ook van het openbaar vervoer gebruik te maken als dat voordelig is.
STRUCTUUR #4 Monroe's Motivated Sequence Dit is een 5-stappen speech-structuur die de toehoorders door een normaal gedachtenpatroon leidt naar de situatie dat ze reageren op hetgeen de spreker beoogd. De structuur is op bijna alle onderwerpen toepasbaar. AANDACHT
Begin met iets wat de aandacht trekt. Pak de aandacht met een doeltreffende opening. Onze snel vergrijzende bevolking drukt enorm zwaar op ons pensioenstelsel
BEHOEFTE
Presenteer een uitdaging of een vraagstuk wat uit de wereld moet. Leg bestaande behoeften en problemen voor en verklaar het belang ervan. Het aantal mensen dat in de toekomst gebruik maakt van het pensioenstelsel moet drastisch verminderen. Bovendien dient de duur van het pensioen te worden verkort.
BEVREDIGING
Presenteer jouw oplossing voor het vraagstuk of de uitdaging. Laat zien hoe daardoor de behoefte wordt bevredigd. Reken zo nodig af met tegenwerpingen of alternatieve oplossingen. Laat de mensen zelf een verzekering afsluiten die hun voorziet in een goede oudedag en verhoog de pensioengerechtigde leeftijd.
VISUALISATIE
Schets een mentaal beeld waarin je de positieve gevolgen bij aanname van je voorstel schildert en de negatieve bij verwerping daarvan. Bij invoering van deze maatregel heeft iedereen tot aan zijn of haar dood een ruime oudedagsvoorziening. Anders niet.
ACTIE
Roep op tot actie. Benadruk dat er nu moet worden gehandeld en hoe. Vorm instemming om in positieve actie. Stem daarom nu in met mijn voorstel voor een betere oude dag
PROFESSIONELE VOORDRACHT VAN DE PRESENTATIE Aan een goede voordracht liggen de volgende voorwaarden en vaardigheden ten grondslag:
♦ snel en slagvaardig denken ♦ doeltreffend gebruik van de 3 V's: visueel, vokaal, verbaal ♦ gebruik van overtuigingskracht ♦ inschakelen van toehoorders ♦ omgang met vragen en weerstand ♦ angst en onrust overwinnen
In de directe wisselwerking met het publiek zijn de drie V's het belangrijkste. Het lichaam zorgt voor het visuele aspect door middel van gezichtsuitdrukkingen, gebarentaal, lichaamstaal en gebruik van de ruimte. Dynamiek, toonhoogte, timbre en tempo van de stem (ondermeer) bepalen het vokale deel. Taalgebruik, articulatie, helderheid van spreken zijn bepalend voor het verbale deel.
Verbetering van de voordracht kan verkregen worden door het volgende te oefenen:
1. Retoriek:
♦ Parallelle constructies ♦ Triaden (regel van drie)
2. Stemgeluid:
♦ Ademen met het middenrif ♦ Projectie ♦ Resonantie
3. Spraak:
♦ Articulatie ♦ Klemtoon, nadruk ♦ Intonatie
AANWIJZINGEN VOOR DE COMMUNICATIE Maak voor een doeltreffende voordracht gebruik van de volgende tips: VISUEEL: ♦ Gebruik gelaatsuitdrukkingen voor verbetering van je boodschap. Hou een lach op je gezicht. ♦ Gebruik gebaren die je boodschap illustreren en benadrukken. ♦ Gebruik bewegingen die de betekenis van je woorden laten zien. ♦ Onderhoud oogcontact met hele publiek. ♦ Toon enthousiasme en empathie om je publiek in de ban te houden. ♦ Gebruik een open, toegankelijke lichaamshouding, als uiting van interesse in je publiek. VOKAAL: ♦ Gebruik stille pauzes. Geef je publiek tijd voor verwerking. ♦ Vermijd hoorbare pauzes zoals “uh”, “ah”, “mmmm”. ♦ Gebruik vokale variatie: tempo, timbre, toonhoogte en volume. ♦ Gebruik stemprojectie om de hele ruimte te vullen. ♦ Gebruik je middenrif om adem te halen. ♦ Spreek de woorden duidelijk uit. ♦ Spreek in een tempo dat voor je gehoor te volgen is. VERBAAL: ♦ Hou duidelijk het doel van je presentatie voor ogen. Hou je daar aan vast. ♦ Kom terzake en blijf terzake. ♦ Blijf je steeds bewust van je toehoorders. Zonder hen was er geen voordracht. ♦ Behandel je toehoorders als volwassen intelligente mensen. ♦ Gebruik eenvoudige woorden die door iedereen direct begrepen worden. ♦ Gebruik woorden die op het gemoed werken. ♦ Neem in je praatje, ten behoeve van je publiek, wegwijzerwoorden op die je ideeen met elkaar verbinden. ♦ Herhaal je kernpunten om je publiek te helpen herinneren. ♦ Pauseer af en toe om te vragen of er vragen zijn en om te controleren of men het begrijpt.
INTERACTIE MET HET PUBLIEK Mensen willen betrokken worden. Als je luisteraars actief betrekt, wordt je presentatie ook voor jezelf leuker en inspirerender.Zo betrek je het publiek: GA HET GESPREK AAN: Doe alsof je met je publiek in gesprek bent. Stel een vraag en kijk eens rond. Neem rustig de tijd om de vraag te laten doordringen tot je publiek. In een klein gezelschap kun je één of twee personen laten antwoorden op je vraag. Is je publiek groot, dan geef je zélf het antwoord. Je vraag is dan een retorische. Het effect is dat je de toehoorders aanzet tot nadenken.Bijvoorbeeld: Vraag: Waarom denkt u dat ik hier sta? [rustig rondkijken] Antwoord: Omdat ik geloof in mijn product! STEL CONTROLEVRAGEN: Controlevragen zijn bedoeld om te checken of je boodschap overkomt. Bijvoorbeeld: Kunt u mij ook achter in de zaal goed verstaan? Is de gepresenteerde tekst duidelijk leesbaar? Maak ik duidelijk wat ik bedoel? Mocht je publiek, ondanks je duidelijke uitleg, je verhaal niet begrijpen, dan achterhaal je dat met controlevragen. Je kunt dan terplekke herkansen. LAAT MENSEN MEEDOEN: Er zijn talloze manieren te bedenken om mensen actief te betrekken. Het minste wat je kunt doen, is mensen de gelegenheid geven om vragen te stellen. Of je zoekt misschien een meer creatieve manier. Bijvoorbeeld: ♦ Stelling poneren. Laat voor- of tegenstanders de vinger opsteken. Laat buren er met elkaar over discussiëren. ♦ Oefening in geleide fantasie. 'Sluit uw ogen. Stelt u zich voor, u zit aan het strand. U hoort de branding. U voelt de zon op uw huid …' ♦ Balspel. Je stelt een vraag en gooit een bal.Degene die'm vangt geeft het antwoord en mag een nieuwe vraag stellen. Degene die de bal weer vangt, antwoordt etc. etc. De kracht van een spel is dat het mensen uit de passieve houding van luisteraar trekt. Het maakt mensen alert en aandachtig. Je publiek is bepalend bij het kiezen van de juiste vorm.
DOELTREFFENDE VISUELE ONDERSTEUNING
• Gebruik dia's met mate. De vuistregel is: één dia per twee minuten presentatietijd. • Gebruik ze voornamelijk beeldend: foto's, stroomdiagrammen enz. • Gebruik één sleutelbegrip per dia. • Gebruik leesbare tekst en getallen. 20 pt is het minimum. • Gebruik niet meer dan vier verschillende kleuren in een dia. Anders wordt het een warboel. Gebruik met elkaar contrasterende kleuren voor de zichtbaarheid. • Gebruik voldoend grote visuele elementen voor zichtbaarheid. • Vermijd gegevenstabellen. Gebruik in plaats daarvan grafische voorstellingen die vergelijking van gegevens goed mogelijk maken. • Zorg ervoor dat plaatjes en diagrammen ook op afstand goed te zien zijn. • Vermijd overbodige dia's. Dia's zijn geen vervanging van gesproken woord. • Gebruik dia overgangen, ingebouwde of geimporteerde animaties met de grootste terughoudendheid. Ze kunnen de aandacht afleiden van je voordracht en je toehoorders frustreren.
MENTALE VOORBEREIDING BOUW JE ZELFVERTROUWEN OP
De grootste vijand van een presentator is plankenkoorts. Die valt niet te bestrijden, maar er zijn strategieën die je leren daar mee om te gaan en zelfs om te zetten in positieve energie en zo de plankenkoorts te gebruiken in je eigen voordeel.
Zelfvertrouwen opbouwende strategieën
1. Hou voor ogen dat je publiek wil dat je het klaar speelt. Dan alleen profiteren zij van je presentatie.
2. Bereid je vroegtijdig en grondig voor. Leer je script niet uit het hoofd, hoogstens je kernboodschap, het begin en het einde. Maak een uittreksel, aantekeningen en leer die eventueel uit je hoofd. Hou je aantekeningen tijdens het praatje bij de hand. Repeteer veelvuldig je presentatie.
3. Spreek jezelf bemoedigend toe. Herhaal met overtuiging positieve zelf bevestigende opmerkingen zoals “ik ben kalm, beheerst en vol zelfvertrouwen”, “ik kan het”, “ik weet hoe het moet”, ïk heb m'n publiek wat te bieden”.
4. Visualiseer succes. Repeteer de hele presentatie in je hoofd. Stel jezelf voor als kalm en vol zelfvertrouwen. Zie je publiek als vriendelijk, ontspannen en bereid mee te werken.
5. Ga ontspanningsoefeningen doen. Doe allerlei oefeningen die je kalm en ontspannen houden, onder andere ademhalingsoefeningen, meditatie, stretching, spieronspanningsoefeningen.
ZELFVERTROUWEN UITSTRALEN Tips voor het uitstralen van zelfvertrouwen waardoor je voordracht levendig, interessant en uitdagend wordt. Voordrachts aspect Beweging
Actie aanwijzing ♦ Ga voor of naast je lessenaar staan, dichter bij je publiek. ♦ Blijf dicht bij je publiek, blijf betrokken met ze. ♦ Wend zoveel als mogelijk je lichaam naar het publiek.
Gebaren
♦ Gebruik natuurlijke, ontspannen handgebaren. ♦ Hou je handen ontspannen langs je zij als je niet gebaart. ♦ Hou handen en handpalmen open
Gelaatsuitdrukking
♦ Gebruik natuurlijke gelaatsuitdrukkingen ter ondersteuning van je
gevoelens of informatie die je verstrekt ♦ Laat op je gezicht zien wat je vertelt. Lichaamshouding
♦ Sta ontspannen rechtop. ♦ Sta recht overeind met de voeten lichtjes uit elkaar. Verdeel je
gewicht over beide voeten. Oogcontact
♦ Spreek iedereen apart aan. ♦ Maak willekeurig oogcontact met personen uit je gehoor. ♦ Als de ruimte erg groot is maak dan oogcontact met een persoon uit
elk deel van de ruimte. Voorin, achterin, links, rechts enz. Stemgebruik
♦ Vokale variatie: varieer volume, toonhoogte en tempo. ♦ Volume: gebruik een niveau passend bij vorm en grootte van de
ruimte. Varieer je volume voor het leggen van nadruk. ♦ Toonhoogte: verlaag je stem om met autoriteit te spreken. Varieer je toonhoogte om te boeien. Pas de hoogte aan aan je onderwerp. ♦ Tempo: spreek snel genoeg om aandacht te krijgen. Langzaam genoeg zodat je publiek je kan volgen. Varieer je tempo afhankelijk van de inhoud van je presentatie. Spreek met ca. 120-160 woorden per minuut. ♦ Kwaliteit: breng vriendelijkheid, zelfvertrouwen en natuurlijkheid over. Adem met je middenrif, haal regelmatig adem.
ACTIVITEIT
HET UITSTRALEN VAN ZELFVERTROUWEN
Houd onvoorbereid een praatje van een minuut voor de groep. De groepsleden geven terugkoppeling over de voordrachtsaspecten in de lijst hieronder. VOORDRACHTS ASPECT
Beweging Staat dicht bij 't publiek en is bij ze betrokken Wend zich tot 't publiek
Gebaren Gebruikt natuurlijke, ontspannen gebaren Houd handen, handpalmen open
Gelaatsuitdrukkingen Gebruikt natuurlijke gelaatsuitdrukkingen ter ondersteuning van het praatje
Lichaamshouding Staat rechtop en ontspannen Verdeelt gewicht over beide voeten
Oogcontact Spreekt tot een persoon per keer Verdeelt oogcontact over de hele ruimte
Stemgebruik Varieert volume, hoogte en tempo Spreekt in gematigd tempo Brengt vriendelijkheid, zelfvertrouwen en natuurlijkheid over Spreekt plezierig en boeiend
UITSTE KEND
GOED
KAN BETER
COMMENTAAR
ACTIVITEIT
RETORIEK
PARALLELLE CONSTRUCTIES
PARALLELLISME
Een parallelle constructie is een woordpatroon dat makkelijk te voorspellen en te herkennen is. Het creëert rithme en vaart. Het is een krachtige overredings techniek. Zinsdelen of zinnen beginnen steeds met dezelfde zinsnede. Voorbeelden: Ik kwam, ik zag, ik overwon
(Julius Ceasar)
Met dit geloof zijn we in staat samen te werken , samen te bidden , samen te strijden , samen naar de gevangenis te gaan , samen op te staan voor de vrijheid. (Martin Luther King Jr.) Als je voor een jaar plant, plant rijst Als je voor tien jaar plant, plant bomen Als je voor honderd jaar plant, plant mensen (Oud Chinees spreekwoord) Vertel het me en ik vergeet het Laat het me zien en ik herinner het me Laat me het doen en ik begrijp het (Oud Chinees spreekwoord) Beschrijf enkele ideëen gebruik makend van parallellisme.
__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
TRIADEN Je gedachten weergeven in triaden, groepjes van drie, geeft je woorden een plezierig ritme, grote kracht en laat veel indruk na. Voorbeelden: Bestuur van het volk, door het volk, voor het volk. Bloed, zweet en tranen. Maak het helder, maak het beknopt, maak het samenhangend. Hou het kort, hou het simpel, hou het mooi. Ze willen banen, gerechtigheid en respect. Nog wat voorbeelden: 1
2
3
Onze service is
snel,
efficient
en professioneel.
Wat nu nodig is, is
tijd,
inspanning
en geld.
gepland,
georganiseerd
en geleid.
Zo moet het project worden
Beschrijf enkele ideën gebruik makend van triaden:
__________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________
STEMGEBRUIK ADEMEN MET HET MIDDENRIF
♦
Adem diep in gebruik makend van je middenrif.
♦
Beeld je in dat er lucht in en uit je buik stroomt.
♦
Je buik moet worden ingetrokken als je inademt, en weer uitstulpen als je uitademt.
STEMPROJECTIE
♦
Denk en plaats je stem naar voren.
♦
Maak geluid vanuit je borstkas niet vanuit je keel.
♦
Voer de spanning op je stembanden niet op.
♦
Gebruik meer lucht voor een groter volume.
♦
Doe je mond goed ver open.
♦
Eigen je geestelijk de ruimte toe.
RESONANTIE
♦
Wek een rijk en rond geluid op dat de ruimte vult.
♦
Laat drie delen van je lichaam vibreren: je borst, je keel en je hoofd.
♦
Laat de drie vibraties elkaar versterken ….. resonantie ...
SPRAAKOEFENINGEN ARTICULATIE scheveningse schaaldieren scheren gekscherend met scherpe scharen schaamteloos hun schaarse schelpen schoon, waarna schandalige schepen de schelpen beschadigen en de schelvis in de schemer schijfjes schelpen schept een pet met een platte klep is een plattekleppet Klappertandend kwam Kees Koukleum kolen kopen. Kijk kijk, kakelde kolenkoopman Kuipers. Kees klappertand! Koud, Kees? Kerel, klaagde Kees. Krakende knieën, klapperende kiezen, kompleet knikkende kuiten. Curieuze kou, knikte Kuipers. Koop kolen knul. Kolen kunnen kou klein krijgen. Er schreed een snip over 't schip, die sneed met zijn bek 't spek van 't spit. Wie zag er ooit een snip schrijden en met zijn bek 't spek van 't spit snijden, zoals deze snip deed, die over het dek schreed en met zijn bek 't spek van 't spit sneed. Vele malen herhalen: universiteitsbibliotheek beleefdheidsvisites individualiteit temperatuursverschillen voorzorgsmaatregelen trillingsverhoudingen majesteitsbelediging doofstommeninstituut verstandsverbijstering vreemdelingenverkeer onderofficierskantine krankzinnigengesticht bietwortelsuikerfabriek levensverzekeringsmaatschappij zelfstandige naamwoorden laatstgenoemde staatsschuld muzikale spitsvondigheden dagelijks vriendschapsbetoon onbetrouwbare mededelingen buitengewone omstandigheden gymnastische oefeningen proefondervindelijke methoden alleszins bevredigende resultaten psychologische modaliteiten
bewegingsmogelijkheden drankbestrijdersvereniging voorzorgsmaatregelen invaliditeitsverzekering plichtsbetrachting strokartonfabriek arteriosclerose pendelbuspassagiers smeekschriftschrijfster hefschroefvliegtuigtentoonstelling schildpadsoepdistributie herdenkingsbijeenkomst dorpsherbergvermakelijkheden zomertemperatuurverschillen verfraaiende zelfwerkzaamheid onbaatzuchtige zelfverloochening kwistige lofbetuigingen beledigende veronderstellingen raadselachtige verschijnselen nauwgezette plichtsbetrachting professorale verstrooidheid functionele ongeschondenheid bewonderendwaardige opofferingsgezindheid onverschrokken veldmaarschalken
NADRUK Onderstreep in de eerste zinnen hieronder welk woor de meeste nadruk krijgt. Ondrstreep in de zin daarna het bijpassende woord dat daar de nadruk moet krijgen. 1.1 Het management gaat hier nooit mee accoord. Maar de vakbond misschien wel. 1.2 Het management gaat hier nooit mee accoord. Nog in geen miljoen jaar. 2.1 De verkoop steeg het afgelopen jaar. Maar de winst nauwelijks. 2.2 De verkoop steeg het afgelopen jaar. Maar zal naar verwachting vanaf nu gaan dalen. 3.1 Wij krijgen misschien niet het gehele contract. Maar een groot deel moet kunnen. 3.2 Wij krijgen misschien niet het gehele contract. Iemand anders zal het eerder krijgen. 4.1 Misschien dat de markt groeit. Echter ons marktaandeel doet dat niet. 4.2 Misschien dat de markt groeit. Zeker is echter dat de afname niet door zet.
5.1 Ik denk dat we vooruitgang boeken. Sommigen van u denken daar anders over. 5.2 Ik denk dat we vooruitgang boeken. In dit stadium is dat moeilijk te zeggen. 6.1 Onze producten worden in Finland wel verkocht. We verkopen helaas niets in Zweden. 6.2 Onze producten worden in Finland wel verkocht. Wel is de verkoop aan het terug lopen. 7.1 Het veroveren van de Nederlandse markt is moeilijk. Onmogelijk is het gelukkig niet. 7.2 Het veroveren van de Nederlandse markt is moeilijk. Van de Ierse markt is het onmogelijk. 8.1 Hij is uit op gelijk krijgen. Zijn collega hecht daar minder belang aan. 8.2 Hij is uit op gelijk krijgen. Het is onmogelijk discussie met hem te voeren. 9.1 Ervaar de werking van het product voor aankoop. Ga niet alleen af op de beschrijving. 9.2 Ervaar de werking van het product voor aankoop. Anders krijgt u later wellicht spijt 9.3 Ervaar de werking van het product voor aankoop. Mooi uiterlijk is hier niet van belang.
INTONATIE Als je de basistechniek van pauzeren en benadrukken beheerst kun je meer uitdrukking aan je stem geven door gebruik te maken van het rijzen en dalen van je stem. Door intonatie geef je niet alleen informatie maar geef je daaraan zin en betekenis. Intonatie is een afspiegeling van wat je denkt, wat je voelt voor je onderwerp en van je enthousiasme. Een monotone presentatie is saai en door variatie in je stem aan te brengen wordt het volgen van je presentatie boeiend.
SPRAAKOEFENING Oefen met het varieren van de toonhoogte. Hou je stem op op dezelfde hoogte of verhoog je stem in het midden van een bewering en laat hem dalen aan het einde daarvan. De toehoorders moeten nl. wat weten het einde van een uitspraak is. Gek toch dat mensen anders schrijven dan ze spreken. Terwijl de boodschap de zelfde blijft. Hier klopt iets niet, en wel dit: De lezer leest voor zijn plezier, niet voor het uwe Vanmorgen las ik een opstelletje na van mijn elfjarige zoon. Het ging over een bergexpeditie waarbij een klimmer het leven liet. Zoveel taalfouten dat de tenen van een eindredacteur zouden krullen. Maar boeiend! Weet u waarom? Omdat hij het neerschreef zoals hij het zou verteld hebben. Zonder franjes, rechttoe rechtaan. Met zakelijke teksten is het net zo. Maak indruk op uw lezer met heldere zinnen, niet met complexe. Lees uw teksten hardop Hoe test u of uw tekst de eenvoud biedt waar de lezer recht op heeft? Lees hem hardop! Zijn er woorden of zinnen die onnatuurlijk klinken als u ze uitspreekt? Grijp meteen in en vereenvoudig ze. Typische ‘schrijfwoorden’ hebben geen recht van bestaan in doeltreffende communicatie. "Doe dat niet meer!" Dat is kort en krachtig. Maar vloeit het uit een pen, dan wordt het: "Steunend op het gegeven dat dit in het verleden reeds meermaals voorviel, vraag ik u met aandrang om u van dergelijke acties in de toekomst te abstineren." Waarom schrijven we toch zo gekunsteld?
OMGAAN MET VRAGEN EN WEERSTAND Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat bij het overbruggen van de tijd tussen de vraag en het antwoord de eerste vijf seconden het belangrijkst zijn. Besteed daarom aandacht aan het goed aan elkaar verbinden van vraag en antwoord. Het toont de vragensteller dat je de vraag belangrijk vindt en werkelijk geinteresserd bent in een zinvolle en constructieve dialoog. Ga het volgende bij jezelf na: Hoe ga je gewoonlijk om met vragen en tegenwerpingen?__________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Welke reactie krijg je dan van de andere kant?____________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________
OVERBRUGGINGSTECHNIEKEN POSITIEF: antwoord op positieve manier ♦ Complimenteer en bedank de vragensteller ♦ Onderschrijf het gezichtspunt van de ander ♦ Stem in en ga verder
VRAAG: beantwoord met een wedervraag ♦ Vraag om een verduidelijking ♦ Vraag om een voorbeelden ♦ Vraag om een gesloten vraag om controle te behouden (bij open vragen)
DEEL: stem in met een deel van het gezegde en plaats het in een nieuw denkkader ♦ Pak een sleutelwoord of frase en definieer het ♦ Bedenk een eigen, nieuwe vraag ♦ Beantwoord je eigen vraag
MOGELIJKHEID: stem in met de mogelijkheid dat de persoon gelijk heeft en plaats het in een ander, nieuw denkkader ♦ Vat het gezichtspunt van de ander samen ♦ Zeg dat dit gezichtspunt mogelijk is ♦ Geef je eigen gezichtspunt
EMOTIE: stem in met de emoties achter de woorden en plaats in een ander denkkader ♦ Stel de emoties vast en accepteer deze ♦ Toon begrip en medeleven ♦ Geef je eigen gezichtspunt
