Inleiding In deze instructie wordt uitleg gegeven over de functionaliteit van de Achterhoekagenda. De informatie is tevens terug te vinden op de website. • Schema Achterhoekagenda. De werking van de Achterhoekagenda wordt overzichtelijk in onderstaand schema weergegeven. • Uitleg begrippen. Op de website worden verschillende begrippen gehanteerd. Deze worden uitgelegd onder “Uitleg begrippen”. • Invoeragenda.nl. Voor de redacteur begint het invoeren op invoeragenda.nl. De vele mogelijkheden komen uitgebreid aan de orde. • Achterhoekagenda.nl. De gebruikers maken via PC en smartphone gebruik van de Achterhoekagenda.
Schema Achterhoekagenda
Versie 16 december 2013, pagina 2 van 7
Uitleg begrippen •
Agenda-item(s) Een agenda-item is een activiteit, voorzien van voldoende informatie om via filtering weer te geven. Een agenda-item kan gericht zijn op toeristen, inwoners van de Achterhoek of ondernemend Achterhoek.
•
Bron(nen) Een bron is de oorsprong van de informatie waaruit de agenda-items zijn ingevoerd. Voorbeelden hiervan zijn verenigingen, stichtingen, ondernemers, gemeenten, ondernemersverenigingen, bedrijvenkringen of andere instanties.
•
Groep(en) Een bron hoort altijd bij een grotere groep om het mogelijk te maken om bij het zoeken alle agendaitems te vinden die bij de groep behoren, zonder in detail per bron te moeten zoeken.
•
Subcategorie Bij het invoeren van een agenda-item kunnen één of meerdere subcategorieën worden gekozen om gevonden te worden door de juiste zoekopdracht.
•
Categorie Subcategorieën worden samengevat in enkele categorieën om een snelle en eenvoudige selectie mogelijk te maken.
•
Filter op categorie Via een beperkt aantal categorieën kan snel een selectie worden gemaakt binnen de agenda-items.
•
Kleine kernen, plaatsen en gemeenten De plaats van de activiteit kan tot op het niveau van een kleine kern worden ingegeven. Bij een zoekopdracht op een grotere kern worden kleinere kernen ook gevonden.
•
Redacteuren Dit zijn de personen die namens een bron agenda-items invoeren.
•
Eindredactie De eindredactie geeft redacteuren toestemming om agenda-items in te voeren en bewaakt de kwaliteit van de invoer.
•
Decentrale agenda Door middel van filters die door de redacteur zelf kunnen worden ingesteld, kan een decentrale agenda worden samengesteld die vervolgens op de eigen website of offline kan worden gepubliceerd. De decentrale agenda wordt vervolgens steeds automatisch bijgewerkt.
•
Presentaties Dit zijn presentaties van bedrijven op gebied van recreatie, horeca, verblijf, beleving of winkels die op verschillende plaatsen binnen de Achterhoekagenda worden getoond.
Versie 9 juli 2013, pagina 3 van 7
Invoeragenda.nl Dit is de centrale database van alle agenda-items van de Achterhoekagenda. De agenda-items worden ingevoerd door redacteuren. Iedereen kan redacteur worden om vervolgens namens een organisatie (een bron) agenda-items in te voeren. Op verschillende plaatsen binnen de website zijn informatievelden weergegeven (blauwe vraagtekens) met toelichtingen. In het hoofdscherm heeft de redacteur een overzicht van de eigen agenda-items en kan men nieuwe items aanmaken, bestaande wijzigen, kopiëren naar een andere datum of verwijderen. Standaard worden de toekomstige items weergegeven, maar de redacteur houdt ook de beschikking over agenda-items die in het verleden zijn ingevoerd. Namens Achterhoekagenda.nl kan een Tweet of een Facebook-item worden geplaatst. Deze kan daarna eventueel via de eigen social media verder worden verspreid. Via Excel kunnen meerdere agenda-items in één keer worden geïmporteerd. Achterhoekagenda is een gezamenlijk platform dat door veel redacteuren wordt onderhouden. Met gezamenlijke inspanningen moet de kwaliteit hoog worden houden, voor een goede presentatie van de Achterhoek. Nieuwe agenda-items aanmaken Op eenvoudige wijze kunnen nieuwe items worden aangemaakt. Met * worden de verplichte velden aangegeven. De overige velden kunnen voor de volledigheid naar wens worden ingevoerd. Subcategorieën Per item kunnen één of meerdere subcategorieën worden ingegeven, waardoor agenda-items beter gevonden worden. Op verzoek kunnen subcategorieën worden uitgebreid. Hiervoor kan een e-mail worden gestuurd naar
[email protected]. Bewust kan een redacteur voor bepaalde agenda-items géén subcategorie ingeven. Deze items zijn dan niet direct zichtbaar op Achterhoekagenda.nl, maar wel op de eigen decentrale agenda. De mogelijkheden van een decentrale agenda worden hieronder uitgelegd. Locatie De ingegeven locatie wordt gebruikt voor weergave op Google-maps en om de route te berekenen vanaf de locatie van de bezoeker. Bij "Plaats" kan elke kleine kern in de Achterhoek uit de database worden geselecteerd. Om een kleine kern vindbaar te maken via de zoekfunctie, is aan elke kleine kern een grotere plaats verbonden in de directe omgeving. Mocht de database met kleine kernen niet compleet zijn, dan kan hiervoor een e-mail worden gestuurd naar
[email protected]. Decentrale agenda's Een bijzondere toepassing is het gebruik van decentrale agenda’s. Een redacteur kan één of meerdere decentrale agenda's aanmaken. Deze kan helemaal naar eigen wens worden samengesteld naar keuze van bronnen, groepen, locaties, categorieën, subcategorieën en lang- en/of kortlopende agenda-items. Als de voorkeuren zijn ingegeven, dan kan een decentrale agenda bijvoorbeeld worden opgenomen in een eigen website waardoor deze automatisch wordt gevoed vanuit de centrale database op basis van de ingegeven voorkeuren. Door gebruik te maken van de RSS feed kan de agenda volledig naar eigen wens worden vormgegeven. Daarnaast is er een eenvoudige versie met een HTML regel, waarbij de vormgeving is beperkt tot een aantal kleuren. Deze technische informatie kan via het overzicht van de decentrale agenda’s via e-mail worden verstuurd, naar bijvoorbeeld de systeembeheerder of webdesigner. Ook is er een mogelijkheid om te exporteren naar Excel, waardoor de gegevens voor allerlei andere doeleinden kunnen worden gebruikt. Via Versie 16 december 2013, pagina 4 van 7
de site wordt een Word-samenvoegsjabloon aangeboden om de export naar Excel overzichtelijk weer te geven. Hiervoor is enige kennis nodig van Word en Excel. Een groot voordeel van gekoppelde decentrale agenda’s is de actualiteit. Als een agenda-item wijzigt, dan is de wijziging ook automatisch doorgevoerd in alle decentrale agenda’s. De koppeling via HTML is direct actueel. De actualiteit van een RSS-feed is afhankelijk van de instelling van de "refresh-time" van de eigen website. Deze dient ingesteld te worden op maximaal een half uur. Voorbeelden decentrale agenda’s:
Versie 9 juli 2013, pagina 5 van 7
Achterhoekagenda.nl Op Achterhoekagenda.nl staat het overzicht van de activiteiten in de Achterhoek. De website www.achterhoekagenda.nl is heel bewust gericht op een snelle en overzichtelijke weergave van de activiteiten in de Achterhoek. Naast de zoekfunctie kan de bezoeker via enkele filtermogelijkheden snel vinden wat men zoekt via datum, categorieën en plaatsnaam. Daarnaast kan men ook Uitgebreid zoeken binnen de gehele database. Langlopende agenda-items hebben een (L) als kenmerkt. Ook hierop kan worden geselecteerd. Op PC, smartphone en tablet Naast de PC is de weergave op smartphone en tablet ook duidelijk en overzichtelijk. U hoeft geen App te installeren, www.achterhoekagenda.nl is direct toegankelijk. De zoek- en filterfuncties staan onder de groene pijl. Agenda-item in de eigen persoonlijke agenda In het detailscherm van het agenda-item staat aanvullende informatie en door de QR-code te scannen via smart-phone of door een klik op de directe link via de PC, staat het agenda-item ook in de eigen persoonlijke agenda. Overtypen is niet nodig. Routeberekening Voor de bezoeker die niet bekend is in de Achterhoek wordt de locatie weergeven en desgewenst wordt de route berekend.
Versie 16 december 2013, pagina 6 van 7
Speerpunten van de Achterhoekagenda: • Snelle compacte site, gericht op alle activiteiten in de Achterhoek. • Functioneel voor iedereen; inwoners, toeristen, verenigingen, stichtingen, ondernemingen en gemeenten. • De site is tevens goed toegankelijk via smartphone en tablet. • Uitgebreide mogelijkheden om te filteren voor overzichtelijke weergave. • Centrale invoer en publicatie via verschillende kanalen online en offline. • Direct toevoegen aan eigen persoonlijke agenda op de PC via link of via QR-code voor de smartphone. • Weergave locatie op Google-maps en berekening route. • Export naar en import vanuit Excel. • Mogelijkheid om zelf een decentrale agenda aan te maken en in passende stijl binnen de eigen website te publiceren met naar wens gefilterde informatie uit de Achterhoekagenda. Doelstellingen van de Achterhoekagenda: • Het aanbieden van een goed, compact en compleet overzicht van de activiteiten in de Achterhoek, aan de inwoners en toeristen. • Zeer breed publiceren via diverse kanalen, online en offline, websites en kranten/magazines. • Samenwerking binnen de Achterhoek bevorderen, elkaar versterken en voorkomen van dubbele soortgelijke activiteiten op hetzelfde moment. Bij het invoeren van een activiteit verschijnen alle andere activiteiten die op dezelfde dag worden georganiseerd. Dit om te voorkomen dat items dubbel worden ingevoerd, maar ook om duidelijk zichtbaar te maken welke soortgelijke activiteiten al staan gepland. • Het creëren van een breed draagvlak omdat iedereen redacteur kan worden om namens een bron informatie toe te voegen aan de Achterhoekagenda. • Het leveren van actuele informatie, doordat decentrale agenda's gekoppeld zijn aan een centrale database en informatie slechts op één plaats gewijzigd hoeft te worden.
Versie 9 juli 2013, pagina 7 van 7
