INHOUDSOPGAVE Inleiding................................................................................................................................................... 3 1.
Inloggen............................................................................................................................................ 4
2.
Generieke apps ................................................................................................................................. 4 App ‘Mijn goedkeuringen’ ............................................................................................................. 5 App ‘Delegatie’ ............................................................................................................................. 8
3.
Self Service ....................................................................................................................................... 9 Basisgegevens medewerker wijzigen............................................................................................ 12 Aanvragen autorisatie ................................................................................................................. 13 Mijn autorisaties......................................................................................................................... 14 Mijn medewerkers...................................................................................................................... 16 Wachtwoord reset .......................................................................................................... 17 Vergrendelen of ontgrendelen account ............................................................................ 18 Autorisaties beheren....................................................................................................... 19 Mijn tijdelijke accounts verlengen................................................................................................ 20 Mijn tags .................................................................................................................................... 21 Mijn toegang bekijken en opzeggen ............................................................................................. 23 Toegang opzeggen .......................................................................................................... 23 Overzicht autorisaties en kosten .................................................................................................. 24
INLEIDING Wanneer u extra rechten wilt hebben in het netwerk, bijvoorbeeld toegang tot een bepaalde applicatie, dient u normaal gesproken contact op te nemen met uw helpdesk/service desk. Om de extra rechten te ontvangen, heeft u waarschijnlijk een (papieren) goedkeuring nodig van een manager. Na de goedkeuring voert de helpdesk/service desk uw aanvraag door in het netwerk en heeft u toegang tot de gewenste applicatie. Dit proces is vaak handmatig en het duurt vaak lang voordat u in het bezit bent van de extra rechte n. Om dit proces te vereenvoudigen en te versnellen heeft uw organisatie dit proces volledig geautomatiseerd. Het gehele proces, van aanvraag, goedkeuring tot doorvoeren in het netwerk, verloopt nu digitaal via het UMRA WFM dashboard. Dit dashboard is voorzien van een aantal ‘apps’ waarmee u verschillende taken kunt uitvoeren. In deze gebruikershandleiding wordt stap voor stap uitgelegd wat u kunt met de apps op uw dashboard.
1. INLOGGEN Via het intranet van uw organisatie kunt u inloggen op het self service dashboard. Nadat u bent ingelogd ziet u een dashboard met zogenoemde ‘apps’. Afhankelijk van uw functie en de wensen van uw organisatie zijn bepaalde apps zichtbaar voor u.
2. GENERIEKE APPS Iedereen heeft onderstaande apps op het dashboard: De eerste app in het dashboard is de app Mijn aanvragen. Wanneer u klikt op deze app ziet u een overzicht van de aanvragen die u heeft gedaan via het dashboard en aan wie deze aanvraag is toegekend.
De tweede app in het dashboard is de app Mijn goedkeuringen. Wanneer u klikt op deze app ziet u de openstaande aanvragen die u moet beantwoorden (goedkeuren of afkeuren). Zie ‘App Mijn goedkeuringen’ (blz. 4) voor meer informatie.
De derde app in het rijtje is Mijn historie. Wanneer u deze app opent dan ziet u een overzicht van acties die u in het verleden heeft gedaan of aangevraagd via het dashboard.
De laatste app in het rijtje is Delegatie. In deze app kunt u instellen dat een medewerker (tijdelijk) aanvragen kan goedkeuren.
APP ‘MIJN GOEDKEURINGEN’ Wanneer u klikt op deze app ziet u de openstaande aanvragen. Een aanvraag kan hier door u goed- of afgekeurd worden. In het screenshot hieronder ziet u een voorbeeld waarbij twee aanvragen moeten worden behandeld.
Aanvragen die moeten worden behandeld
Wanneer u klikt op de aanvraag, ziet u in de rechterhelft van uw scherm de details van de aanvraag (zie onderstaand voorbeeld).
U kunt vervolgens verschillende acties uitvoeren: 1. u kunt de aanvraag openen (om vervolgens over te gaan tot goedkeuren of afkeuren); 2. u kunt de aanvraag markeren als ongelezen; 3. u kunt een herinnering instellen. A D 1. A AN VRAAG OPEN EN Klik op aanvraag openen. In dit scherm is het mogelijk op de aanvraag goed- of af te keuren. Afhankelijk van de instellingen binnen uw organisatie kan het zijn dat er een toelichting ingevuld moet worden. Om de aanvraag goed te keuren klikt u op ‘Keur de aanvraag goed’, om de aanvraag af te keuren klikt u op ‘Aanvraag afkeuren (zie voorbeeld op de volgende pagina).
Na het goedkeuren krijgt u een overzichtspagina van deze aanvraag (zie onderstaand voorbeeld).
APP ‘DELEGATIE’ Wanneer u klikt op deze app ziet u een overzicht van autorisaties die aan u gedelegeerd zijn en welke autorisaties u gedelegeerd heeft. Daarnaast kunt u een autorisatie delegeren aan een medewerker. Selecteer een medewerker links door er op te klikken. Klik vervolgens aan welke autorisatie u wilt delegeren. De te delegeren autorisaties kunnen verschillen per organisatie. Wanneer het gaat om een tijdelijk autorisatie kunt u aangeven op welke datum de delegatie moet verlopen.
Nadat u op Save heeft geklikt staat deze delegatie direct op de overzichtspagina.
3. SELF SERVICE De onderstaande apps kunnen per medewerker en organisatie verschillen: U kunt hier de basisgegevens van een medewerker aanpassen. Het is mogelijk om alle Active Directory attributen aan te passen, waaronder functies, afdeling en organisatie.
Met dit formulier kunt u een algemene vraag stellen. Deze vraag komt terecht bij de helpdesk.
U kunt via deze app autorisaties aanvragen voor bepaalde applicaties maar ook voor resources (bv. hardware, zoals laptop of smartphone).
Voor een project kunt u zelf een gedeelde map aanmaken. Na het invoeren van de naam voor de map wordt de map aangemaakt. U heeft direct toegang tot de map. U kunt collega’s toegang geven tot deze map met de app Mijn autorisaties.
In deze kluis kunt u zien welke autorisaties u heeft. Daarnaast kunt u hier nieuwe autorisaties aanvragen.
In de app Mijn medewerkers ziet u alle medewerkers waaraan u leiding geeft. U kunt hier van deze medewerkers het wachtwoord resetten, het account vergrendelen of ontgrendelen en de autorisaties beheren.
In de app Mijn beheerde accounts ziet u de accounts waarvan u eigenaar bent. Ook kunt u hier autorisaties aan accounts toekennen of afnemen.
In sommige organisaties wordt gewerkt met tijdelijke accounts (bv. voor tijdelijk personeel). In deze app ziet u de accounts die binnen een bepaalde periode verlopen.
In de app Mijn tags ziet u de rol die aan u is toegekend en heeft u de mogelijkheid om andere medewerkers aan deze rol toe te voegen.
In de app Mijn collega’s kunt u basisinformatie van uw collega’s opvragen. Wanneer u een medewerker selecteert ziet u bijvoorbeeld informatie over de functie, afdeling en het e-mailadres.
Hier kunt u zien tot welke applicaties u toegang heeft en kunt u eventueel resources opzeggen.
Hier kunt u uw eigen gegevens aanpassen, zoals telefoonnummer, functie, afdeling en organisatie.
Als manager heeft u in deze app overzicht in alle autorisaties en kosten van de medewerkers waarover u leiding geeft.
Op de volgende pagina’s vindt u meer informatie en schermafdrukken van een aantal van deze apps.
BASISGEGEVENS
MEDEWERKER WIJZIGEN
Na het openen van de app ziet u een lijst van alle medewerkers waarover u leiding geeft (zie onderstaand voorbeeld). U kunt hieruit een medewerker selecteren waarvan u de gegevens wilt aanpassen.
Na het selecteren van een medewerker kunt u de gegevens aanpassen. In dit voorbeeld is het mogelijk om telefoonnummers aan te passen. Wanneer u op Opslaan klikt wordt de wijziging direct doorgevoerd.
AANVRAGEN AUTORISATIE Wanneer u deze app aanklikt ziet u onderstaand formulier. Hier zi et u de autorisaties die u nu in uw bezit heeft en kunt u die applicaties selecteren waarvoor u een autorisatie wilt hebben.
Door op het plus-teken te klikken achter de autorisatie of dubbel te klikken op de autorisatie die u wilt aanvragen kunt u een item toevoegen aan uw winkelwagen rechts in het scherm.
Nadat u op Volgende klikt krijgt u een overzichtspagina te zien waarin staat wat u wilt aanvragen en wie de aanvraag moet beoordelen.
Wanneer u klikt op Aanvraag versturen wordt de aanvraag uitgezet bij de eigenaren van de autorisaties.
MIJN AUTORISATIES Wanneer u op deze app klikt ziet u een lijst met uw autorisaties (rechten in het netwerk). In het onderstaande voorbeeld is de autorisatie ProjectLeiden Lezen geselecteerd. Wanneer u klikt op Toegang beheren kunt u collega’s toevoegen aan deze autorisatie.
U ziet hier een lijst met collega’s waaruit u kunt selecteren. U kunt een collega toevoegen door te dubbelklikken op de naam of op het plus teken achter de naam te klikken. De medewerker wordt vervolgens toegevoegd aan een lijst aan de rechterkant (zie onderstaand voorbeeld).
Na het selecteren van een medewerker in de lijst rechts kunt u ze rechten geven door op Volgende en vervolgens Bevestigen en toepassen te klikken.
MIJN MEDEWERKERS Wanneer u op deze app klikt ziet u alle medewerkers waaraan u leiding geeft. U kunt hier voor deze medewerkers drie acties uitvoeren, waaronder het wachtwoord resetten, het account vergrendelen en ontgrendelen en autorisaties beheren. Als eerste selecteert u een medewerker door de naam aan te klikken en op Volgende te klikken.
WACHTWOORD RESET
Wanneer u het wachtwoord van een medewerker wilt resetten klikt u op Reset het wachtwoord. In het vervolgscherm kiest u voor Reset wachtwoord en geeft u een nieuw wachtwoord in.
Daarna klikt u op Bevestigen en toepassen. Het wachtwoord wordt direct gereset.
VERGRENDELEN OF ONTGRENDELEN ACCOUNT
Wanneer u het account wilt vergrendelen of ontgrendelen kiest u voor de optie Vergrendel het account of Ontgrendel het account. In het vervolgscherm komt eerst een samenvatting te staan van de acties die worden uitgevoerd. Wanneer u wilt doorgaan met deze actie klikt u op Bevestigen en toepassen.
AUTORISATIES BEHEREN
Via de app Mijn medewerkers is het ook mogelijk om autorisaties te beheren. Klik na het selecteren van een medewerker op Autorisaties beheren. In het vervolgscherm kunt u door op het plus-teken te klikken of dubbel te klikken op de autorisatie autorisaties toevoegen. Een autorisatie afnemen kunt u doen door op het minteken te klikken of dubbel te klikken op de autorisatie.
Wanneer u op Volgende klikt ziet u een overzicht van de huidige autorisaties en autorisaties die toegevoegd of verwijderd moeten worden. Met de knop Bevestigen en toepassen wordt dit direct uitgevoerd.
MIJN TIJDELIJKE ACCOUNTS VERLENGEN Wanneer u op deze app klikt, krijgt u een lijst met tijdelijke accounts te zien waarvoor u verantwoordelijk bent. U kunt een medewerker selecteren door op de naam te klikken en vervolgens op Volgende. In het vervolgscherm kunt u de verloopdatum van het account aanpassen (zie onderstaand voorbeeld). Nadat op Bevestigen en toepassen is geklikt wordt deze actie direct uitgevoerd.
MIJN TAGS In deze app ziet u welke rollen (=tags) aan u zijn toegekend. Als we een tag selecteren kunt u kijken welke autorisaties hieronder vallen. Selecteer de tag door op de omschrijving te klikken en klik vervolgens op Bekijk autorisaties.
In het volgende scherm ziet u welke autorisaties onder deze tag vallen. Als u een autorisatie selecteert door erop te klikken en op Volgende klikt kunt u de leden, lidmaatschappen, tags en Active Directory gegevens van deze specifieke autorisatie zien.
Naast het kunnen zien welke autorisaties binnen een tag vallen, kunt u ook deze tag toewijzen aan of ontnemen van medewerkers. Selecteer de tag door er op te klikken en daarna te klikken op Toewijzingen beheren (zie onderstaand voorbeeld).
In het volgende scherm ziet u twee lijsten. De lijst links geeft aan welke gebruikers toegevoegd kunnen worden. Rechts staat een lijst met medewerkers die al deze tag hebben. Voeg een medewerker toe door dubbel te klikken op de naam of op het plus-teken achter de naam. De medewerker wordt direct aan de lijst rechts toegevoegd.
Klik op Volgende om verder te gaan met het toevoegen van de medewerker. In het volgende scherm ziet u een overzicht. Klik hier op Bevestigen en toepassen om de actie uit te voeren.
MIJN TOEGANG BEKIJKEN EN OPZEGGEN Door op deze app te klikken kunt u zien tot welke resources u toegang heeft en eventueel resources opzeggen.
TOEGANG OPZEGGEN U kunt toegang opzeggen door op de desbetreffende button te klikken (zie onderstaand voorbeeld).
Vervolgens opent het onderstaande scherm. Zeg de toegang tot de resource op door op het plus-teken te klikken of dubbel te klikken op de resource. Deze wordt dan rechts aan de lijst toegevoegd.
Klik vervolgens op Bevestigen en toepassen om deze actie uit te voeren.
OVERZICHT AUTORISATIES EN KOSTEN Wanneer u deze app opent ziet u een overzicht van de kosten per autorisatie. U kunt van een medewerker de autorisatie opzeggen door een autorisatie te selecteren en vervolgens te klikken op Bekijk medewerkers in autorisatie.
Vervolgens ziet u het onderstaande scherm. Klik op Autorisatie opzeggen om medewerkers te selecteren waarvan u de autorisatie wilt opzeggen.
Selecteer vervolgens de medewerkers door op het plus-teken achter de medewerker te klikken of te dubbelklikken op de medewerker. De medewerker wordt dan rechts aan een lijst toegevoegd.
Wanneer u vervolgens klikt op Bevestigen en toepassen wordt direct de autorisatie bij de geselecteerde medewerker ontnomen.
