Realisatieplan Realisatieplan april – december 2013
Datum: Versie: Pagina:
t.b.v. realisatiefase
Programma Soort project Projectnaam Ambtelijk opdrachtgever Bestuurlijk opdrachtgever Projectmanager Projectcontroller Financieel consulent Projectnummer
Juni 2013 3 1 van 5
Dienstverlening Digitalisering Post en Archief Gerald ten Thij Lex Albers Aart-Jan Strijker Egbert Leppink Antonie Nijman G.0611100
Inleiding Dit realisatieplan vervangt het realisatieplan van 26 oktober 2012. Aanleiding hiervoor is beschreven onder het hoofdstuk “Stand van Zaken”. Het project Digitalisering Post en Archief heeft als resultaat van het resultaat een gedigitaliseerd post kanaal. Door het digitaliseren van de poststroom zal ook de archiefvorming van deze stukken digitaal verlopen. Hierdoor wordt ook een belangrijke bijdrage geleverd aan de visie op archiefbeheer zoals benoemd in het document “op weg naar digitaal archief beheer 2012-2015” van december 2012. Resultaatomschrijving Dimpact Release3 operationeel Bestuurlijk akkoord voor de digitalisering van bouwvergunningen Postafhandeling door middel van generiek zaaktype afhandelen in zaaksysteem Stand van zaken per 1 juni 2013 Door de organisatie ontwikkelingen binnen Borne is het realisatieplan voor zaakgericht werken aangepast. De ontwikkelingen zijn: Samenwerking IBO Hoofdstructuur (regie organisatie) Visie op dienstverlening Informatiebeleid en architectuur Redenen voor de aanpassing zijn als volgt te omschrijven: - ontbreken van een concrete visie op dienstverlening per 2017 wanneer de hoofdstructuur gerealiseerd moet zijn. Hierdoor is onduidelijk waar de klantcontacten liggen vanaf 2017 en wat de kernorganisatie zelf dient te weten van afgehandelde of lopende zaken. Ook in de transitie periode 2013-2017 is dit niet duidelijk. - Ontbreken van een informatiearchitectuur voor 2017. De informatiearchitectuur benoemd een aantal principes waar de organisatie in 2017 aan dient te voldoen om te komen tot een volwaardige regie gemeente zoals deze is benoemd in de hoofdstructuur (bestuurlijke besluitvorming volgt nog). De informatie uitwisseling tussen de in de hoofdstructuur genoemde ‘thuisbasis’ en genoemde ‘kernorganisatie’ is van cruciaal belang. - De recentere ontwikkeling waarbij Borne in principe deelnemer is in IBO (definitief besluit per 1 juli 2013) maakt het onduidelijk welke rol en plaats DIV en Archief zullen hebben maar ook waar de huidige verlening van vergunningen komt te liggen en of deze dan ook zaakgericht moeten worden afgehandeld. Al met al veel onduidelijkheden waarbij ook nog eens de scope van het project zeker 24 maanden bedraagt. Daarom is besloten de scope van het project op te knippen en alleen die dingen te realiseren waarvan per fase kan worden aangenomen dat deze gerealiseerd kunnen worden.
Pagina 1 van 5
De oplevering van Release 3 van het zakensysteem is vertraagt met 3 maanden. Dit is half mei bekend gemaakt. Borne krijgt Release 3 half augustus 2013 in haar eigen acceptatie omgeving beschikbaar.
Fasering + Beschrijving van alle inhoudelijke activiteiten Van 15-8-2013 Tot 15-11-2013 R3 en R3.5 Dimpact zakensysteem inrichten. - Afhankelijkheden monitoren met invoering medewerkersportaal. - Management goedkeuring - Configuratie - Functioneel testen - Technisch testen Corsa koppeling - Opleiding en instructie projectteam - ZTC configureren (zaaktypen bepalen en inrichten) - Archief inrichten - Functioneel beheer DIV deel inrichten - Functioneel beheer Archief deel inrichten - Organisatie trainen en workshops organiseren Van 01-04-2013 Tot 31-12-2013 Digitalisering en schonen fysieke dossiers. Bij het digitaliseren van de dossiers moet gedacht worden aan een kosten neutrale oplossing door middel van ‘social return’ waarbij gebruik gemaakt gaat worden van uitkeringsgerechtigden die meehelpen bij het digitaliseren van de bouwvergunningen. Door deze oplossing kan gebruik worden gemaakt van middelen uit het participatie budget. De bereidheid voor een dergelijke aanpak is erg groot binnen Borne. De uren die zijn opgenomen zijn dus niet de uren voor de uitvoering (digitalisering en schonen) maar voor het opzetten en managen van deze activiteit. De kosten voor deze oplossing zijn dus geen onderdeel van dit project. - Voorbereidingen - Leverancier selectie - B&W voorstel - Bouwvergunningen Van 15-9-2013 Tot 31-12-2013 Starten met de een generiek postafhandeling zaaktype. - Zaaktype ontwikkelen en testen - In productie nemen en beheren - Instructie medewerkers - Roadmap uitfasering Corsa gereed
Pagina 2 van 5
Beheersplannen Tijd (2013) Digitalisering Post en Archief Projectnummer: G.0611100 Datum: 27 juni 2013
Projectleiding E-suite inrichting en test Proces analyse & beschrijving Electronische Handtekening Communicatie Installatie, Onderzoek, Techniek Digitalisering dossiers Trainingen en workshops Ontwikkeling zaaktype post Opleiding Totaal uren Tarief * Total kosten per medewerker
36 16
Jeffrey Brinkman
Aart-Jan Strijker
Teamleiders (totaal)
Hennie Nijhuis
Martijn Kampman
Projectmedewerker (ext)
Jos Moorman
Hannie ter Hennepe
Anja Tanke
jaarschijf 2013
180 72 72
72 16
24 20 24
80
40
24 60
60 144 36
36
168 184 € 80 € 60 € 13.440 € 11.040
Ten kosten** (A,B en C) Zelf invullen A Zelf invullen B Zelf invullen C
€ 6.720 € 6.720
€ 5.520 € 5.520
36
36
36 144 € 80 € 80 € 2.880 € 11.520
24 € 60 € 1.440
24 € 80 € 1.920
40 € 80 € 3.200
€ 1.440 € 1.440
€ 1.440
€ 1.920
€ 3.200
€ 11.520
0 444 € 80 € 100 € 0 € 44.400
€0
20 € 80 € 1.600
€ 1.600 € 44.400
Totaal 180 180 88 40 20 24 144 120 144 144 0 1084 € 91.440
€ 13.680 € 21.840 € 55.920 € 91.440
Controle totaal
De uren voor de instructie van de e-suite voor de medewerkers zijn hierin niet opgenomen. Geld Jaarschijf 2013 Begroot
Uitgaven (begroot)
Waarvan structureel
Projectbudget 2013 Restant projectbudget 2012 - e-suite inrichten - koppelingen - Personeel - Onvoorzien
€ 30.000
-
€0 €0 € 69.500 € 10.000
-
Totaal
€ 138.000
€ 79.500
€
€ 108.000
Pagina 3 van 5
0
Dekking structureel
Kwaliteit
Archivering volgens geldende Archiefwet NEN 2082, Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur NEN 15489, Informatie en documentatie - Archiefbeheer - Deel 1 & 2: Algemeen en Richtlijnen Rodin normering VHIC normering Projectaanpak volgens Projectmatig werken gemeente Borne Wet Elektronische Handtekening KING Baseline Informatiehuishouding gemeenten De 8 GEMMA basis processen gemeenten De KING/GEMMA ZTC (Zaaktype Catalogus)
Informatie en communicatie Voor deze realisatiefase realiseert het project de overgang van release 2 naar release 3 van de Dimpact e-suite. Aansluiten willen we binnen de organisatie de digitale post gaan afhandelen in de e-suite, Bijna alle medewerkers zullen hierbij betrokken zijn. Zakensysteem inrichten - doelgroep: alle projectmedewerkers - extra aandacht voor functioneel inrichten en test - gericht op eerste zaakafhandeling post - kernwoorden: ‘master’ het zaaksysteem, één zoekingang, lachen, plezier, actief, help de ander Afhandelen van de post in de e-suite - doelgroep: medewerkers Borne - extra aandacht voor de gebruikers interface - gericht op het afhandelen van zaken - kernwoorden: medewerkersportaal, e-suite, één zoekingang, actief, plezier.
Pagina 4 van 5
Organisatie
AO Gerald ten Thij BO Wethouder Lex Albers PL Aart-Jan Strijker Team Zaaksysteem
AO= Ambtelijk Opdrachtgever BO= Bestuurlijk Opdrachtgever PL= Projectleider Voortgangsbewaking:
Wie PL+Teams PL+AO PL+AO PL+BO
Wat Projectoverleg en voortgang Voortgangsrapportage Projectoverleg Bijpraten voortgang
Beslismomenten
productie zaaksysteem (augustus) functioneel beheer zaaksysteem (oktober)
Bijlagen
Projectissue 01 Projectissue 02 Op weg naar digitaal archiefbeheer
Pagina 5 van 5
Wanneer Wekelijks 1 uur 2 maandelijks 3 Wekelijks 1 uur 2 maandelijks
