20-11-2014
Inkoopevolutie
Inkopers zijn misschien niet ‘hip’
Trends, Tips & Tricks
Janneke Orriëns
Maar evolutie is onvermijdelijk - de theorie
En herken je zo TRADITIONEEL
Eindgebruiker koopt zelf in
Inkoop onder voorwaarden van leverancier
Korting
TACTISCH Taktische, RFP/tendergeleide processen Gebruik maken van volumes “Onze voorwaarden”
STRATEGISCH
‘Centre of Excellence’ Professionele interne consultants De hele keten
Focus op “besparingen”
Inkoopstrategie en -visie
Confronterende stijl
Relatiebeheer
Besparingen
Kosten en waarde
Research
En wat die voor ons betekenen
1
20-11-2014
Trend – Meer aandacht voor de 1e en 2e ‘P’ van People-Planet-Profit
Eigenlijk doen we vaak al heel veel. Maak dat aantoonbaar!
Social Return on Investment
Trend – Verschuiving van focus op kosten naar waarde
Wees realistisch: - Hoe ziet de inkoper jouw product of dienst?
• Economisch meest voordelige inschrijving • Gunnen op waarde
Waarde aantonen
Of bedoelen ze: meer doen voor minder – In dat geval…
• Een goede waardepropositie biedt:
Stap 1: Definieer ‘meer’
• Positieve invloed op de resultaten / meetbaar voordeel / hoe je dit gaat meten • Voorgestelde oplossing en tijdslijn • Benodigde investering (Wat kost het?)
• Meer ‘extraatjes’ versus hogere kwaliteit? • Perceptie versus realiteit (is meer ook echt meer?)
Stap 2: Definieer ‘minder’ • Minder FTEs versus minder €
Stap 3: Zoek de ‘stretch’ • Wordt creatief • ‘Minder’ dure resources kunnen ‘meer’ produceren dan meer junior resources • Of – als het om ‘handjes’ gaat – precies andersom • Procesautomatisering / tools – efficiënter • Doe alsof! – communiceer het beter
2
20-11-2014
Trend – Meer aandacht voor prestatie-inkoop
Scope, prestatie-onderbouwing, risico’s, kansen en interviews
4 oktober 2012 – Uitnodiging ‘Denk Anders’-seminar
Dominant zijn = goed! (bij prestatie-inkoop)
o Customer journey
o Prestatie-onderbouwing • Resultaten uit het verleden
o Risico’s en kansen
SMART, SMARTER, SMARTST
Wat helpt om SMART te schrijven 1. Kom binnen een zin snel ter zake 2. Geen loze aanloopjes 3. Tautologie en pleonasme 4. Wees zuinig met bijvoeglijke naamwoorden 5. Mijd voorzetseluitdrukkingen 6. Mijd deelwoordstijl en naamwoordstijl
3
20-11-2014
SMART en ANONIEM in 3 stappen - zonder op ‘psycho path’ te eindigen 1. 2. 3. 4.
Interviews met sleutelfiguren
Formuleer je winstrategie Formuleer je antwoord: content design Schrijf gewoon op wat je op wilt schrijven Verwijder daarna je eigen naam en anonimiseer voorbeelden waar nodig
Onverminderd voor presentaties Film
Trend – Toename early supplier involvement
Theater versus
• • • • •
Veel “takes” Ruimte om te experimenteren Ruimte om te polijsten Afstand tot publiek Vergelijkbaar met een proposal?
• • • •
Eén kans om het goed te doen Publiek is fysiek aanwezig Veel repeteren Vergelijkbaar met een proposal presentatie? Bron: Dowlahatsi, 1992
Vanuit het besef dat dit mogelijk een kostenbesparing oplevert
Ruimte om de emotionele beslissing naar jou te laten doorslaan!
Mate waarin specificaties vastliggen Logische onderbouwing
Emotioneel besluit
Besparingsmogelijkheden
Vraag / Probleem stelling
20%
Oplossing & Budget vaststellen
Oplossing vertalen in eisen en wensen
60%
Pre-proposal fase (Capture fase)
Proposals aanvragen
Evalueren (alternatieven)
Onderhandeling + contract
20% Proposal fase
4
20-11-2014
Trend – Meer focus op Total cost of ownership
Kies de meest effectieve invalshoek
PRIJS
KOSTEN
Trend – Meer aandacht voor ketenoptimalisatie
Ketenoptimalisatie Totale hoeveelheid tijd / moeite om de activiteit af te ronden
One and one is two, and two and is four, and five will get you ten if you know how to work it.
Van welke waardeketen ben jij onderdeel? Contractactiviteit SLA’s en KPI’s
voordeel > extra moeite of €
Waar kun jij helpen deze te verbeteren?
Gereduceerde totale tijd / moeite om de activiteit af te ronden
28
Trend – Toename leveranciersbetrokkenheid
De klant wil jouw expertise – Hoe ga je daarmee om?
Bron: Pianoo-website, presentatie ‘De Marktconsultatie’ van Significant (vereenvoudigd door Strategic Proposals NL)
5
20-11-2014
Trend – Betere alignment met de business (strategie)
Betekent dit schrijven voor multi-disciplinaire beoordelingsteams Economisch Technisch
Prijs, kosten, TCO, etc. Specificaties, projectplannen, kwaliteit, standaarden, methodologieën, onderhoud etc.
Gebruikers
Bruikbaarheid van de oplossing
Juridische
Voorwaarden en condities
Winnaar van Managementboek van het Jaar 2010
Toptrend 3 – Meer aandacht voor kostenbesparingen • Spend analyse • E-Procurement • LEAN management • Benchmarken / elke 3 jaar tenderen • Verhogen procesefficiëntie door orders bundelen • Samenwerken met strategische leveranciers • Systeem Gerichte Contractbeheersing (SCB) • Best Value Procurement (BVP)
Prijs is meer dan alleen het prijzenblad
Als het – effectief – om laagste prijs gaat Pas je oplossing aan: • Focus op efficiëntie, niet op meerwaarde • Prioritiseer lagere prijs boven ‘extraatjes’ Price-to-Win: • Wat is de laagste mogelijke prijs (zonder dat we failliet gaan)? • Focus minder op kostprijs, meer op concurrentieanalyse Beperk het bidbudget: • Werk er met zo weinig mogelijk mensen aan
Toptrend 2 – Meer aandacht voor contractmanagement • Verbeteren kwaliteit producten en diensten • Verhogen klanttevredenheid Herken jij het? • SLA’s • KPI’s • Rapportages • Open calculatie
6
20-11-2014
Extra belangrijk als je de rebid wilt winnen
Contractmanagement biedt kansen bij Rebids - zolang je niet zelfingenomen wordt In het proposal Voorbereiding Rebid Gedurende het contract o
Beloften uit vorig proposal worden niet uitgevoerd
o
o
Beperkte voorbereiding voor Rebid (tijd en rapportages)
o
Prijs niet in verhouding met concurrentie
o
Gebrek aan innovatie
o
Business as usualoplossing
o
Geen rekening gehouden met aangepaste eisen en wensen
o
Niet (meer) compliant
Kosten(niveau) niet opnieuw bekeken
o
Niet behalen van KPI’s
o
Gebrek aan capture planning
o
Geen focus op het bouwen van een relatie
o
Geen team, geen juist team, team te laat opgesteld
o
Prestatie niveau te laag. Gebrek aan innovatie / verbetervoorstellen
o
(Contract) Informatie niet bruikbaar voor Rebid
zelfingenomen 38
Toptrend 1 – Toenemende behoefte aan flexibiliteit • • • • •
Rolling forecasting ‘Agile procurement’ Kortlopende contracten Flexibele voorwaarden Multiple sourcing in plaats van single sourcing • Standaardiseren van (product-)componenten • Reduceer omschakelkosten
Meer offertes, voor kleinere opdrachten
Meer raamcontracten en mini-competities • Maak een accountplan voor het raamcontract • Investeer in concurrentie-analyse • Doe aan contractmanagement (zie elke mini-competitie als een rebid)
• Implementeer een gestroomlijnd proces voor: • Produceren • Accorderen
Tot slot
• Meer percelen • Meer mini-competities • Kortere deadlines
Dus: • Standaardiseer wat kan • Werk efficiënt • Maak keuzes!
7
