Inkoop van kantoorartikelen door 2 UMC’s met behulp van Prestatieinkoop
1
De organisaties -
8 UMC’s in Nederland Zelfstandig opererende organisaties (Inkoop)samenwerking waar mogelijk UMC Utrecht: 11.000 medewerkers UMC Groningen: 10.000 medewerkers
2
Aangedragen oplossing -
1 vast bedrag per medewerker per jaar Voor dat bedrag alle kantoorartikelen bestellen die een medewerker nodig heeft Binnen alle redelijkheid Verantwoordelijkheid monitoring bij leverancier 12 gelijke maandfacturen Geen onverwachte kosten of prijsverschillen meer
3
Resultaten – inhoudelijk (1) Optimalisatie & verduurzaming logistieke proces - Van 5 leverdagen naar 2 leverdagen per week - Reducering CO2 uitstoot met 80% Bewust bestelgedrag - Bestellers bestellingen laten bundelen (beginnen bij de bron) - Verpakkingskosten verlagen
4
Resultaten – inhoudelijk (2) Assortiment verduurzamen en rationaliseren - Maximale verduurzaming assortiment (grijze artikelen vervangen voor groene) - Maximale rationalisatie assortiment: van 70 verschillende soorten pennen naar gemiddeld 3-4 stuks Verlagen handelingskosten - Van ruim 35 facturen per dag naar 1 maandfactuur
Jaarlijkse besparing van ruim 20%!
5
Prestatieinkoop -
Nederlandse versie van Best Value Procurement Dean Kashiwagi Paradigmaverandering Rol van opdrachtgever verandert van expert naar herkennen expert Aanbieders krijgen maximale ruimte voor aandragen oplossing Betere resultaten en een accountable keten
6
Waarom Prestatieinkoop (1) Waarom Prestatieinkoop? - Kantoorartikelenbranche gespannen markt -
Verschillende rechtszaken
-
Uit marktconsultatie: leveranciers willen vicieuze cirkel gunnen op laagste prijs doorbreken
-
Aandacht moet uitgaan naar kwaliteit, onderscheidend vermogen en toegevoegde waarde
-
Doelstelling verlaging handelingskosten, maximale duurzaamheid en verkleining assortiment niet te behalen in traditionele aanbesteding
7
Waarom Prestateinkoop (2) -
Een aanbieder vinden die boven het maaiveld uitsteekt en die weet waar hij het over heeft
-
Waardevermeerdering door maximale kennis uit de markt te halen
-
Een aanbieder vinden die de prestatie kan leveren
-
De beste aanbieder faciliteren in het uitvoeren van zijn werk als expert
-
Durven te vertrouwen op de expertise van de leverancier
8
Werkwijze/proces
9
De praktijk (1) Voorbereiding - Cursus/training volgen noodzakelijk - Methodiek eigen maken kost tijd - Belangrijk om projectleden te verzamelen die achter methodiek staan - Goede documenten ontwikkelen een must Opleidingsbijeenkomst - Opleidingsbijeenkomst: wat wil je leveranciers meegeven? - Start met lunch voor informele karakter werkt niet - Ondanks wens leveranciers meer nadruk op kwaliteit, veel vragen over prijs (leveranciers moeten ook anders denken) - Gebruik Algemene Inkoopvoorwaarden roept vragen op (ondanks advies Scenter AIV mee te nemen) 10
De praktijk (2) Beoordeling - Insteek kansendossier wordt niet goed begrepen door leveranciers - Beoordelen is wennen - Goed vastleggen waarom je een bepaald cijfer geeft - Voor consensus moet 1 dag uitgetrokken worden - Beoordeling geeft direct een duidelijk beeld Interviews - Gespannen leveranciers - Moeilijk om als projectgroep geen onderdeel te worden van gesprek - Interviews opnemen erg zinvol - Gereserveerde tijd in de praktijk niet nodig - Intensief 11
De praktijk (3) Pre-awardfase - De voorgeschreven 6 weken vanuit de methodiek niet genoeg - Veel tijd rekenen voor meekrijgen achterban (van te voren was deze oplossing niet voorzien) - Verantwoordelijkheid bij leverancier neerleggen is wennen - Methodiek gaat uit van gezamenlijk opstellen contract. In de praktijk erg lastig - Volgend Prestatieinkooptraject wordt uitgeklede standaardovereenkomst meegenomen
12
Voorwaarden (1) -
Cursus/training volgen een must
-
Voldoende tijd reserveren voor eigen maken methodiek
-
Goede projectgroep verzamelen
-
Projectgroep en opdrachtgever moeten achter methodiek staan
-
Projectgroep opleiden/laten oefenen met voorbeelden
-
Samen met opdrachtgever een doelstelling opstellen die knelpunten weergeeft die opgelost dienen te worden 13
Voorwaarden (2) -
Tijd en energie investeren voor ontwikkelen documenten
-
Leveranciers goed opleiden en doelstelling toelichten
-
Beoordelingsformats ontwikkelen voor projectgroep (iedereen beoordeelt op zelfde wijze)
-
Projectgroep laten opschrijven waarom bepaald cijfer gegeven wordt
-
Voldoende tijd nemen voor beoordeling en consensusronde
14
Voorwaarden (3) -
Reken voor consensusronde 1 dag
-
Na consensusronde direct gezamenlijk vragen opstellen voor interviews
-
Zaal regelen met passende opstelling voor interviews
-
Alle interviews door dezelfde persoon laten afnemen
-
Interviews opnemen
-
Leveranciers afwijzen d.m.v. zoveel mogelijk informatie (waarom hebben ze op deze wijze gescoord) 15
Voorwaarden (4) -
Voldoende tijd reserveren om achterban mee te krijgen
-
Interne gebruiker goed informeren
-
Openstaan voor de unieke oplossing
-
Accepteren dat proces anders gaat dan regulier aanbesteden
-
Evalueren
16
Gaan jullie ook op zoek naar de leverancier die boven het maaiveld uitsteekt?
Bedankt voor uw aandacht! 17
