Inkoop Programma van Eisen kenmerk: SIW-2010-JF-SL-004. Accountantsdiensten

Inkoop Programma van eisen “Accountantsdiensten” Kenmerk: SIW-2010-JF-SL-004

Inkoop Programma van Eisen kenmerk: SIW-2010-JF-SL-004

“Accountantsdiensten”

Aanbestedende dienst Gemeente Sluis de heer Erik de Maaijer de heer Roland Bertens Inkoopbureau West - Brabant de heer Juan D. Fornell

Oostburg, mei 2010

Inkoopbureau West-Brabant in opdracht van de gemeente Sluis

Pagina 1 van 60


INHOUDSOPGAVE 1.

Aanbestedingskader 1.1 Inleiding 1.2 Beschrijving van de opdracht 1.3 Overeenkomst 1.4 Planning

4 4 4 5 5

2.

Opdrachtomschrijving 2.1 Algemene omschrijving 2.1.1 Kerngegevens gemeente Sluis 2.1.2 De organisatie 2.1.3 Financieel systeem 2.1.4 Begroting, rapportage en verslaglegging 2.1.5 Financiële positie gemeente Sluis 2.2 Onderdelen van de opdracht 2.2.1 Methodiek 2.2.2 Medewerkers 2.2.3 De certificerende functie 2.2.4 De natuurlijke adviesfunctie 2.2.5 Communicatie 2.2.6 Tijdsplanning

6 6 6 6 7 7 7 7 8 8 8 10 10 11

3.

Contractuele voorwaarden 3.1 Vorm en duur van de overeenkomst 3.1.1 Contractvorm 3.1.2 Duur van de overeenkomst 3.1.3 Verlenging van de overeenkomst 3.1.4 Beëindiging van de overeenkomst 3.1.5 Wijzigingen in de overeenkomst 3.2 Van toepassing zijnde voorwaarden 3.2.1 Inkoopvoorwaarden 3.2.2 Toepasselijk recht en toepasselijk wettelijke regelingen en richtlijnen 3.3 Financiële bepalingen 3.3.1 Tarieven voor de vergoeding 3.3.2 Aanpassing tarieven 3.3.3 Facturatie 3.3.4 Betaling 3.3.5 Meerwerk 3.4 Overige bepalingen 3.4.1 Toekenbare tekortkomingen 3.4.2 Performance regeling 3.4.3 Conflicterende belangen 3.4.4 Overmacht 3.4.5 Onvolkomenheden 3.4.6 Geschillen 3.4.7 Personeel

12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13 13 13 14 14 14 14 14 14 14 14


Pagina 2 van 60


4.

Aanbesteding 4.1 Uitgangspunten aanbestedingsprocedure 4.1.1 Aanbestedende dienst en opdrachtgever 4.1.2 Varianten 4.1.3 Contactpersonen 4.1.4 Schriftelijke communicatie 4.1.5 Taal 4.1.6 Vertrouwelijkheid 4.1.7 Mogelijke onduidelijkheden en tegenstrijdigheden in de aanbestedingsstukken 4.1.8 Gestanddoening termijn 4.1.9 Inschrijving met onderaannemers 4.1.10 Inschrijving in combinatie 4.1.11 Overige voorwaarden aanbestedingsprocedure 4.2 Verloop van de aanbestedingsprocedure 4.2.1 Nota van inlichtingen 4.2.2 Indiening van de inschrijving 4.3 Uitsluitingsgronden, minimumeisen & selectiecriteria 4.3.1 Uitsluitingsgronden 4.3.2 Geschiktheidseisen inzake beroepsbekwaamheid 4.3.3 Minimumeisen ten aanzien van technische vakbekwaamheid 4.3.4 Minimumeisen ten aanzien van economische en financiële draagkracht 4.4 Eisen aan de inschrijving 4.4.1 Vormvereisten inschrijving 4.4.2 Inhoud van de inschrijving 4.5 Beoordeling van de inschrijvingen 4.5.1 Gunningscriterium 4.5.2 Toelichting op het gunningscriterium 4.5.3 Voorbehoud gunning 4.5.4 Overeenkomst onder opschortende voorwaarden/Alcateltermijn

16 16 16 16 16 16 17 17 17 17 17 17 18 18 18 18 19 19 19 20 20 21 21 21 21 21 22 24 24

Bijlagen 1 Verklaring NAW gegevens 2 Inschrijfstaat 3 Eigen Verklaring 4 Verklaring referenties 5 Verklaring concerngarantie 6 Spoorboekje Planning & Controlcylus 2010 7 Algemene inkoopvoorwaarden m.b.t. diensten van de gemeente Noord-Beverland 8 Financiële verordening gemeente Sluis 9 Single Information Single Audit (SiSa) 2009 10 Controleverordening gemeente Sluis e 11 1 wijziging financiële verordening gemeente Sluis

Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt door middel van druk, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke ander wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande toestemming van de samenstellers.


Pagina 3 van 60


1.

Aanbestedingskader

1.1 Inleiding De gemeente Sluis, hierna opdrachtgever, is voornemens als individuele opdrachtgever de “accountantscontrole” aan te besteden onder begeleiding van Inkoopbureau West - Brabant. Dit betekent dat middels een aanbesteding de gemeente Sluis een overeenkomst zal sluiten. De (kandidaat) leverancier respectievelijk, inschrijver en aanbieder wordt hierna aangeduid als inschrijver of opdrachtnemer. De reden hiervoor is dat bepaalde aspecten betrekking hebben op het proces vóór gunning (inschrijver/aanbieder) en bepaalde aspecten betrekking hebben op het proces ná gunning (opdrachtnemer). Aan de in dit programma van eisen met bijbehorende bijlagen opgenomen aantallen kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend. Door de opdrachtgever is gestreefd naar een nauwkeurige weergave van de aantallen. De eisen die de opdrachtgever aan de te leveren dienst stelt, zijn omschreven in dit programma van eisen. Dit programma van eisen is bedoeld om aanbieders middels een Europese (openbare) aanbesteding de mogelijkheid te bieden op een goede en juiste wijze mee te dingen naar de gunning van de opdracht. Alleen aanbiedingen van kandidaten die voldoen aan de selectiecriteria worden in behandeling genomen. Alle informatie wordt vertrouwelijk behandeld. De gunning geschiedt na volledige afweging en analyse door de gemeente en is niet openbaar. De gemeente hanteert als gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving. Dit houdt in dat aanbiedingen beoordeeld worden op o.a.: prijs en kwalitatieve aspecten. De contactpersoon tijdens de aanbestedingsprocedure is: Gemeente Sluis T.a.v.: de heer Juan D. Fornell ; Inkoopbureau West - Brabant Postbus 27 4500 AA Oostburg [email protected] De Stichting Inkoopbureau West - Brabant is werkzaam voor 22 gemeenten in West - Brabant, Zeeland en Zuid-Holland en ondersteunt de gemeente bij dit aanbestedingstraject. 1.2 Beschrijving van de opdracht Het doel van deze Europese aanbesteding is te komen tot een overeenkomst voor aanstellen van een accountantskantoor voor het verrichten van controlewerkzaamheden en alle bijbehorende dienstverlening uitvoert conform alle eisen in dit PvE. De accountant wordt door de raad aangewezen hetgeen gesteld is in de verordening ex art. 213 Gemeentewet (controleverordening gemeente Sluis) en het controleprotocol accountantscontrole jaarrekening. De gemeente wil een overeenkomst sluiten met een accountantskantoor voor het verrichten van controlewerkzaamheden gericht op: • het verstrekken van een accountantsoordeel bij de jaarrekening van de gemeente (de algemene certificerende functie); • het verstrekken van specifieke deelverklaringen; • en het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie. De opdrachtnemer is er voor verantwoordelijk dat wordt voldaan aan alle van toepassing zijnde weten regelgeving. Een uitwerking van de opdracht is terug te vinden in hoofdstuk 2 en 3.


Pagina 4 van 60


1.3 Overeenkomst De onderhoudsovereenkomst zal worden aangegaan voor een vaste looptijd van 3 jaar met een optie tot verlenging van twee (2) maal één (1) jaar. Eventuele verlengingen vinden plaats onder dezelfde condities van dit programma van eisen. 1.4 Planning De planning voor de aanbestedingsprocedure is in onderstaande tabel weergegeven Procedurestap Sluitingstermijn voor stellen van vragen over het programma van eisen Verzending Nota van Inlichtingen behorende bij het programma van eisen Sluitingstermijn indiening van de inschrijving Opening van de inschrijvingen Bekendmaking uitslag (voorlopige gunning)

Datum

Toelichting

8 juni 2010; 12.00 uur

15 juni 2010 woensdag 30 juni 2010; 12.00 uur woensdag 30 juni 2010; 12.30 uur

Niet openbaar. Controle op compleetheid inschrijvingen.

Week 39, 2010

Streefdatum!


Pagina 5 van 60


2.

Opdrachtomschrijving

2.1 Algemene omschrijving Dit programma van eisen bevat een functionele omschrijving van de eisen en wensen van de opdrachtgever. De doelstelling van de gemeente Sluis is het aanstellen van een accountantskantoor voor het verrichten van controlewerkzaamheden en alle bijbehorende dienstverlening uitvoert conform alle eisen in dit PvE. De accountant wordt door de raad aangewezen hetgeen gesteld is in de verordening ex art. 213 Gemeentewet (controleverordening gemeente Sluis) en het controleprotocol accountantscontrole jaarrekening. De gemeente wil een overeenkomst sluiten met een accountantskantoor voor het verrichten van controlewerkzaamheden gericht op: • Het verstrekken van een accountantsoordeel bij de jaarrekening van de gemeente (de algemene certificerende functie); • Het verstrekken van specifieke deelverklaringen; • Het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie. De opdrachtnemer is er voor verantwoordelijk dat wordt voldaan aan alle van toepassing zijnde weten regelgeving. 2.1.1 Kerngegevens gemeente Sluis

Gemeente

Inwoners

Oppervlakte

Begroting

Fte's

Sluis

24.100

30.701 ha

€ 63 miljoen

190

Volgens de classificatie van het ministerie van Binnenlandse zaken heeft de gemeente een redelijke sociale structuur en weinig centrumfunctie. 2.1.2 De organisatie De gemeenteraad bestaat uit 19 leden. De gemeente Sluis kent de volgende raadscommissies: Ruimte/Algemeen bestuur en Samenleving/Middelen. De gemeenteraad wordt ondersteund door een griffier. Het college van Burgemeester en Wethouders telt 4 leden. Per 1 november 2009 is de organisatiestructuur gewijzigd. Voorheen was de gemeentelijke organisatie verdeeld in drie sectoren met daaronder elf afdelingen. Per 1 november zijn er zes afdelingen en een stafbureau. Er zijn dus minder ‘lagen’ zijn in de organisatie. Dat zorgt voor korte lijnen zodat er efficiënter wordt gewerkt. Hierna wordt het organigram weergegeven


Pagina 6 van 60


2.1.3 Financieel systeem De gemeente Sluis werkt met het financiële pakket Key2Finance van Centric. Voor de heffing van belastingen en de sociale uitkeringen wordt ook gewerkt met pakketten in de Centric-lijn. 2.1.4 Begroting, rapportage en verslaglegging Er wordt gewerkt met een programmabegroting en programmajaarrekening/-verslag (van/voor de raad) en een productenraming en productenrekening (van/voor B&W). Het college legt tussentijds verantwoording af aan de gemeenteraad door middel van de voorjaarsnota en de najaarsnota. Tussentijdse rapportage aan het college vindt plaats in de vorm van een vijftal managementrapportages. Vanaf 2010 worden deze opgesteld met behulp van het softwarepakket Navigus. Genoemde planning & control instrumenten zullen de komende jaren verder ontwikkeld worden. 2.1.5 Financiële positie gemeente Sluis De financiële positie van Sluis is zorgelijk. Het eigen vermogen is de laatste jaren fors teruggelopen. De begrotingspositie staat zwaar onder druk. De laatste jaren is er fors bezuinigd. Ook de komende jaren zal de gemeente niet ontkomen aan verdergaande bezuinigingen. De gemeente Sluis wordt aangemerkt als een krimpgemeente, hetgeen ook financiële gevolgen met zich mee zal brengen. Naast het feit dat het totale aantal inwoners daalt, hebben we ook te maken met een vergrijzing van de bevolking. Voor meer informatie over de financiële positie verwijzen wij naar de jaarstukken die zijn gepubliceerd op onze wetsite “www.gemeentesluis.nl”. 2.2 Onderdelen van de opdracht Momenteel wordt gewerkt aan een verbetering van het interne controleproces en een optimalisatie van de planning & control instrumenten. Kennis en ervaring met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is in voldoende mate aanwezig. Van de inschrijver wordt een stimulerende bijdrage verwacht om te komen tot een meer zelfcontrolerende gemeentelijke organisatie, die zicht heeft op haar risicomarges. De inschrijver dient daarbij een actief signalerende rol te vervullen ten aanzien van de risico’s die de gemeente loopt. Enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening en andere verantwoordingen en anderzijds uit hoofde van gewijzigde externe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de gemeentelijke exploitatie. De inschrijver dient aan te geven hoe hij hieraan inhoud geeft. De inschrijver dient daarnaast aan te geven op welke wijze, in welke grootte en volgens welke criteria hij bereid is zijn aanbieding gedurende de looptijd van de overeenkomst naar beneden toe bij te stellen, indien het zelfcontrolerend vermogen van de gemeentelijke organisatie toeneemt.


Pagina 7 van 60


De inschrijver moet tevens bereid zijn de offerteprijs naar beneden toe bij te stellen als sprake is van het afstoten van taken. Dit moet in de aanbieding worden opgenomen. Tevens wordt van de inschrijver op dit punt een actief signalerende rol verwacht omtrent zaken die in dit kader specifieke aandacht behoeven. Bij de inschrijving dient te worden vermeld hoe inschrijver invulling geeft aan diens signalerende rol. De gemeente Sluis zoekt dus een inschrijver die ideeën aanlevert over verbetering van planning & control, oog heeft voor haar organisatie en complexe / veelzijdige omgeving en die haar ondersteunt in haar streven de ambities te realiseren. Dit veronderstelt dat de inschrijver een uitgewerkte visie heeft op het “wat” en “hoe” van modern functioneel overheidsbestuur. Deze visie dient te worden weergegeven in de aanbieding. Inschrijver moet voorts zijn onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol waarborgen en professioneel zijn: d.w.z. kennis van zaken hebben, afspraken nakomen, communicatief goed onderlegd zijn, beschikken over een organisatie- en bestuurssensitiviteit en een zakelijke en open houding ten opzichte van de gemeentelijke organisatie hebben. Ook op dit punt wordt de inschrijver verzocht zijn visie / bedrijfsfilosofie weer te geven, en zijn visie waarin hij aan het bovenstaande meent te kunnen voldoen. 2.2.1 Methodiek De inschrijver dient inzicht te geven in de wijze waarop de accountantscontrole wordt uitgevoerd. Het gaat daarbij om zaken als: • de planning gespreid over het jaar en de verhouding systeemcontroles versus gegevenscontroles; • de wijze waarop hij aan de verschillende werkzaamheden inhoud zal geven rekeninghoudend met de deadlines; • de communicatie over en het moment waarop de geconstateerde feiten met de gecontroleerde (afdeling) en/of controller wordt besproken, met de daarbij behorende consequentie; • de kwaliteit die hij hierbij hanteert; • de samenhang tussen de jaarrekeningcontrole en de controlewerkzaamheden bij de overige verantwoordingen; welke zaken en taken verwacht de inschrijver die door de gemeente dienen te zijn of te worden aangeleverd voor aanvang van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. De accountant dient bereid te zijn, zijn controleaanpak af te stemmen op de bedrijfsvoering van de gemeente Sluis. Met de uitvoering hiervan dient de accountant een bijdrage te leveren aan de kwaliteitsontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. In de offerte dient de inschrijver aan te gegeven hoe dit wordt toegepast. 2.2.2 Medewerkers De offerte moet een beschrijving geven van de in te zetten medewerkers, controleleiders en leidinggevende accountants. Bij de inschrijving dient u de CV’s van de, na eventuele gunning, in te zetten medewerkers te voegen. De CV’s dienen inzicht te geven in: opleiding / expertise en een chronologische opsomming van werkervaring met vergelijkbare diensten. Tijdens de looptijd van de eventuele overeenkomst moet het aantal personeelswisselingen tot een minimum beperkt blijven, waarbij de kwaliteit / ervaring van eventuele nieuwe medewerkers van hetzelfde niveau zal zijn. Door de inschrijver dient tijdens de looptijd van de eventuele overeenkomst veel aandacht te worden besteed aan overdracht en behoud van kennis over onze organisatie. Gevraagd wordt inzicht te geven in de wijze waarop en de mate waarin de inschrijver inhoud geeft aan deze vorm van kennismanagement. 2.2.3 De certificerende functie Jaarlijks draagt de externe accountant zorg voor het certificeren van de jaarrekening. De daarvoor uit te voeren werkzaamheden moeten voldoen aan de beroepsstandaarden en de kwaliteitseisen zoals deze door het Nederlands Instituut voor Register Accountants (NIVRA) zijn geformuleerd in “Gedragsen Beroepsregels Registeraccountants” (GBR). De controle moet uiteraard gebaseerd zijn op bestaande weten regelgeving evenals gemeentelijke verordeningen en intern geldende centrale kaders en richtlijnen. Dit dient de inschrijver in zijn offerte te bevestigen. Binnen de certificerende functie beoordeelt de accountant de getrouwheid evenals de rechtmatigheid van de jaarrekening van de gemeentelijke organisatie.


Pagina 8 van 60


In de offerte dient de inschrijver aan te geven hoe hij inspeelt op de begrippen getrouw beeld en rechtmatigheid, zoals vermeld in de Gemeentewet en in de Nota van Toelichting Besluit accountantscontrole gemeenten (BAG) in het bijzonder. Minimaal dient daarbij te worden vermeld welke uitleg aan deze begrippen wordt gegeven en wat daarvan de consequenties zijn voor de accountantscontrole. Bij de controle op de jaarrekening moet worden uitgegaan van de wettelijke rapporterings- en goedkeuringstoleranties. De raad kan in het controleprotocol voorafgaand aan de uitvoering van de controle van de jaarrekening, nadere aanwijzingen geven, onder meer betrekking hebbende op de te hanteren goedkeuringstolerantie, rapporteringstolerantie, speerpunten van te onderzoeken zaken etc. De raad heeft hiermee de mogelijkheid kaders te stellen met betrekking tot de uitvoering van de accountantscontrole. De regels hieromtrent zijn vastgelegd in de “Controleverordening gemeente Sluis”, vastgesteld op 23 oktober 2003 en gewijzigd op 29 juni 2006 en in het jaarlijks door de raad vast te stellen controleprotocol. De aanbesteding heeft betrekking op het certificeren van de verantwoordingen van de totale organisatie. De te verrichten werkzaamheden inclusief de daaropvolgende verslaggeving moeten passen binnen de planning & controlcyclus van de gemeente Sluis. Dit alles binnen door de gemeente vastgestelde tijdslimieten. Het spoorboekje Planning&Controlcylus 2010 treft u aan in bijlage 6. De inschrijver dient aan te geven dat hij kan en zal inspelen op deze eis en hoe hieraan specifiek inhoud wordt gegeven. De jaarlijks uit te brengen rapportages betreffen: • De managementletter n.a.v. de interimcontrole. In de managementletter ligt de nadruk op: o Opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en interne controle, met name gericht op het financieel beheer, geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning & control instrumenten en risicomanagement in brede zin (natuurlijke adviesfunctie); o Overige verbeterpunten in de bedrijfsvoering (natuurlijke adviesfunctie). Van de accountant worden hierbij concreet toepasbare adviezen verwacht. o Een afsprakenoverzicht waarop vermeld staat wat met wie is afgesproken; o De voortgang van de afdoening van eerdere aanbevelingen; o Een samenvatting en conclusie op management- en collegeniveau. De interimcontrole vindt plaats in de periode van september tot en met oktober van het lopende boekjaar. Voor 2010 zal de intermcontrole gelijk plaatsvinden na de definitieve gunning van de aanbesteding. De definitieve managementletter wordt binnen 3 weken na afronding van de controlewerkzaamheden uitgebracht aan het college. De inschrijver dient in de offerte aan te geven hoe aan deze eisen met betrekking tot de managementletter invulling wordt gegeven. •

Het accountantsverslag en accountantsverklaring

Het accountantsverslag en de accountantsverklaring wordt samen met de jaarrekening aan de raad aangeboden. De controlewerkzaamheden worden in overleg en in de vastgestelde periode in het jaar uitgevoerd en in principe 2 weken na aanlevering van de conceptjaarrekening afgerond. Het definitieve accountantsverslag, het verslag van bevindingen en de accountantsverklaring worden binnen 1 week na afronding van de controlewerkzaamheden aangeleverd. In dit rapport wordt naast de fouten en onzekerheden met betrekking tot rechtmatigheid en getrouwheid in ieder geval aandacht besteed aan de bevindingen met betrekking tot de door de raad aangedragen aandachtspunten, het financieel beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning en control instrumenten en de voortgang van de afdoening van eerdere aanbevelingen, echter alleen indien het opmerkingen van bestuurlijke betekenis zijn. In de offerte moet aangegeven worden hoe de inschrijver aan deze eisen zal voldoen. De accountant dient de rapportages transparant op te stellen, dat wil zeggen dat: • de bevindingen duidelijk zijn te volgen; • in de rapportages een consistente gedragslijn is te volgen; • tekortkomingen en risico’s tijdig worden gesignaleerd en hierbij oplossingen worden aangegeven; Inkoopbureau West-Brabant in opdracht van de gemeente Sluis

Pagina 9 van 60


• positieve ontwikkelingen die in het oog springen in de rapportage worden opgenomen; bij de adviezen in een rapportage wordt tevens aangegeven op welke wijze de uitvoering van die bevindingen vorm kan krijgen. De inschrijver dient te bevestigen dat zij aan deze minimumeisen kunnen en zullen voldoen. 2.2.4 De natuurlijke adviesfunctie Tot deze functie wordt gerekend het gevraagd en ongevraagd informeren en adviseren inzake ontwikkelingen / actualiteiten op o.a. het gebied van planning & control, fiscale aangelegenheden, risicomanagement etc. Hieronder wordt ook verstaan het verstrekken van periodieke informatiebulletins, branchegegevens, publicaties etc. Tenslotte betekent dit vooral ook het uit eigen beweging signaleren van verbeterpunten of aandachtspunten in de specifieke bedrijfsvoeringsituatie van de gemeente Sluis. Hierbij heeft de gemeente niet alleen het oog op aspecten van rechtmatigheid of getrouwheid, maar vooral ook op doelmatigheid en doeltreffendheid. Van de inschrijver wordt dus een pro-actieve houding verwacht, waarbij voornamelijk afstemming plaats vindt met het management en de concerncontroller. De inschrijver dient in de offerte concreet aan te geven hoe hij invulling zal geven aan zijn natuurlijke adviesfunctie. 2.2.5 Communicatie Om een optimale communicatie met de gemeente te realiseren, moet de verantwoordelijke accountant tenminste éénmaal per half jaar gestructureerd mondeling overleg voeren met de relevante vertegenwoordigers van de gemeente, waarbij de lopende zaken aan de orde komen. De mogelijkheid is aanwezig om éénmaal per jaar hierbij als evaluatie ook aandacht te besteden aan de uitvoering van de overeenkomst. Met de auditcommissie is er minimaal tweemaal per jaar overleg. Naast het overleg over het rapport bij de interimcontrole is er met de auditcommissie een pre-auditoverleg, waarin kan worden aangeven aan welke aandachtspunten de dienstverlener bij de controle in het bijzonder ook aandacht moet besteden. Tevens worden de rapportages besproken met de relevante vertegenwoordigers. Daarnaast kan gevraagd worden om incidenteel op verzoek vergaderingen bij te wonen. De inschrijver dient in de offerte aan te geven hoe hij aan deze communicatiemomenten invulling zal geven. Bij voorkeur stelt de inschrijver een controleleider / accountmanager aan, die verantwoordelijk is voor de gehele dienstverlening aan de gemeente Sluis en die daarnaast als aanspreekpunt voor de gemeente fungeert. Goede sociale vaardigheden en het vermogen om te kunnen communiceren met alle actoren in het proces is daarbij van belang met als eis de Nederlandse taal als voertaal, in woord en geschrift. De inschrijver dient aan te geven of hij één centraal aanspreekpunt zal aanwijzen en welke eisen hij daaraan stelt. Deze eisen dienen minimaal overeen te stemmen met de genoemde. 2.2.6 Tijdsplanning De inschrijver geeft de tijdsfasering aan van door hem uit te voeren werkzaamheden en rapportages. Daarbij wordt zichtbaar aangesloten bij de planning & control-cyclus van de gemeente voor wat betreft de jaarrekeningcontrole. De verklaring ten behoeve van de jaarrekening moet uiterlijk binnen 1 week na afronding van de accountantscontrole worden afgegeven.


Pagina 10 van 60


3.

Contractuele voorwaarden

3.1

Vorm en duur van de overeenkomst

3.1.1 Contractvorm De opdracht wordt vastgelegd in een overeenkomst tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. De overeenkomst wordt gebaseerd op de eisen en voorwaarden in dit programma van eisen. De opdracht voor accountantscontrole is niet onderverdeeld in percelen. 3.1.2 Duur van de overeenkomst De overeenkomst wordt aangegaan voor een vaste periode van 3 (drie) jaar, met de mogelijkheid om de looptijd met 2 (twee) keer één jaar te verlengen. De ingangsdatum van de overeenkomst is het boekjaar 2010, met als gewenste startdatum oktober 2010 en het betreft voorts de boekjaren 2011 en 2012. 3.1.3 Verlenging van de overeenkomst De te sluiten overeenkomst geeft de mogelijkheid voor verlenging van 2 (twee) maal 1 (één) jaar. De optie houdt in dat de overeenkomst in ongewijzigde vorm en onder gelijkblijvende condities zal worden voortgezet. Verlenging van de overeenkomst door middel van de opties geschiedt automatisch en stilzwijgend. Indien de opdrachtgever de overeenkomst aan het einde van de vaste looptijd of van een optiejaar niet wenst te verlengen kan hij de overeenkomst éénzijdig schriftelijk opzeggen tot uiterlijk 6 (zes) maanden voor afloop van de lopende termijn. In het geval de opdrachtgever hiervan gebruik wenst te maken heeft de opdrachtnemer niet het recht om dit te weigeren. De overeenkomst eindigt automatisch van rechtswege na afloop van het tweede verlengingsjaar. 3.1.4 Beëindiging van de overeenkomst In beginsel eindigt de overeenkomst van rechtswege automatisch na afloop van de volledige termijn inclusief verlengingen op 31 juli 2015, dan wel eerder na tijdige opzegging van de opdrachtgever. Hiernaast is de opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst tussentijds - zonder voorafgaande opzegging, ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst - direct te (laten) beëindigen, indien blijkt dat de opdrachtnemer niet aan de overeenkomst voldoet, of indien de opdrachtnemer wordt overgenomen door een andere marktpartij. De opdrachtgever is niet gehouden over te gaan tot uitbetaling van een schadevergoeding, aan de opdrachtnemer in verband met mogelijk geleden schade door deze beëindiging. 3.1.5 Wijzigingen in de overeenkomst Wijzigingen kunnen uitsluitend doorgevoerd worden indien deze schriftelijk zijn overeengekomen tussen partijen. 3.2

Van toepassing zijnde voorwaarden

3.2.1 Inkoopvoorwaarden Omdat de gemeente Sluis nog volop bezig is met het opstellen van een eigen Algemene Inkoopvoorwaarden, is besloten om tussentijds gebruik te maken van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Noord-Beveland. Op de aanbestedingsprocedure en de opdracht zijn de bijgevoegde Algemene Inkoopvoorwaarden met betrekking tot Diensten van gemeente Noord-Beveland van toepassing. U treft de inkoopvoorwaarden aan in bijlage 7. Eventuele verkoop- en/of leveringsvoorwaarden van de inschrijver of andersluidende voorwaarden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, ongeacht het moment dat deze ter hand gesteld zijn. 3.2.2 Toepasselijk recht en toepasselijk wettelijke regelingen en richtlijnen Het Nederlands recht is van toepassing op de aanbesteding en de opdracht. De uitvoering van de opdracht dient te geschieden conform alle van toepassing zijnde wettelijke richtlijnen en regelingen.


Pagina 11 van 60


3.3

Financiële bepalingen

3.3.1 Tarieven voor de vergoeding De vergoeding van de geleverde dienstverlening geschiedt op basis van een vooraf overeengekomen vast tarief, in die zin dat voor de accountantscontrole en overige dienstverlening vaste tarieven gehanteerd worden. In bijlage 2 bevindt zich de inschrijfstaat, waarin de inschrijvers de tarieven (controle van de jaarrekening en uurtarieven voor de gevraagde dienstverlening) dienen weer te geven. Inschrijvers moeten in de gespecificeerde tarieven alle vaste en variabele kosten verbandhoudende met de dienstverlening zijn inbegrepen, waaronder bijvoorbeeld kosten voor administratie, registratie, rapportage, communicatie of klachtenafhandeling. Alle tarieven dienen te worden afgegeven in euro’s exclusief BTW. 3.3.2. Aanpassing tarieven Indien het pakket van werkzaamheden substantiële wijzigingen ondergaat, stellen partijen in overleg een bijstelling van de prijs vast op basis van een open calculatie van meer- en minderwerk. Gedurende de duur van de overeenkomst heeft de opdrachtnemer het recht de tarieven te herzien per 1 januari van een kalenderjaar, voor het eerst op 1 januari 2013. De indexering van de tarieven kan maximaal plaatsvinden conform het jaarmutatiecijfer van het eindejaarscijfer CBS-prijsindexcijfer reeks Alle Huishoudens. (Reeks CPI Totale bestedingen 00000, 2006 = 100) Om een indexering van tarieven door te mogen voeren, moet een opdrachtnemer uiterlijk 1 maart van het betreffende jaar, voor het eerst uiterlijk 1 maart 2013, een schriftelijk indexeringsvoorstel bij de opdrachtgever ingediend hebben. In dit voorstel dient het gehanteerde indexcijfer en de oude en nieuwe (geïndexeerde) tarieven vermeld te zijn. Inhaalslagen voor niet toegepaste prijsaanpassingen zijn niet mogelijk. 3.3.3 Facturatie Facturering van de interim/jaarrekening werkzaamheden vindt per boekjaar plaats in 4 gelijke termijnen, waarbij de volgende factuurdata gehanteerd kunnen worden: • 1ste termijn: 15 september van het lopende boekjaar; • 2de termijn: 15 december van het lopende boekjaar; • 3de termijn: 15 maart van het jaar na het boekjaar en de • 4de termijn 15 juni van het jaar na het boekjaar. Facturering van overige werkzaamheden vindt afzonderlijk plaats na afloop van de betreffende werkzaamheid. Facturen dienen een duidelijke specificatie te bevatten. Dit houdt in dat op de facturen in ieder geval inzichtelijk moet zijn: - ingezette functie x aantal uren x tarief; - overzicht van de urenbesteding. 3.3.4 Betaling De opdrachtgever zal de facturen betalen binnen 30 dagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur. Goedkeuring van de factuur geschiedt op basis van de in de overeenkomst overeengekomen tarieven en voorwaarden. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor eventuele openstaande boetes of andere kosten met te betalen facturen te verrekenen. 3.3.5 Meerwerk Meerwerk kan uitsluitend plaatsvinden in goed overleg en na voorafgaande schriftelijke opdrachtverstrekking door de bevoegde contactpersoon van de opdrachtgever. De tarieven voor meerwerk dienen te worden vastgelegd in de inschrijfstaat van bijlage 2.


Pagina 12 van 60


3.4

Overige bepalingen

3.4.1 Toekenbare tekortkomingen Indien de opdrachtnemer enige verplichting uit hoofde van de overeenkomst niet dan wel niet behoorlijk nakomt, is de opdrachtnemer direct in verzuim, en heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst te ontbinden. 3.4.2 Performance regeling Indien de werkzaamheden, zoals vermeld in dit programma van eisen, waaronder het aanleveren van de accountantsverklaring, managementletter en rapport van bevindingen, niet tijdig of niet correct worden uitgevoerd en dit verwijtbaar is aan de opdrachtnemer, zal vanaf het verstrijken van de afgesproken termijn, voor elke dag dat de uitvoering niet heeft plaatsgevonden, een boete in rekening worden gebracht van € 250,- (zegge: tweehonderdvijftig euro) per dag, onverminderd het recht van de opdrachtgever nakoming te eisen respectievelijk de overeenkomst door de burgerlijk rechter c.q. door een schriftelijke verklaring te ontbinden en de verplichtingen van de opdrachtnemer om te zetten in een vervangende schadevergoeding ingeval de tekortkomingen van de opdrachtnemer dat rechtvaardigt. De opdrachtgever zal redelijkheid en billijkheid betrachten bij het toepassen van deze performance regeling. De boete kan worden verrekend met de door de gemeente aan de opdrachtnemer verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan. 3.4.3 Conflicterende belangen Gedurende de looptijd van de overeenkomst zal de opdrachtnemer geen belangen behartigen die met de belangen van de opdrachtgever conflicteren. Dit dient de opdrachtnemer in voorkomende gevallen vooraf kenbaar te maken. 3.4.4 Overmacht De opdrachtnemer en de gemeente hebben het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te schorten, wanneer het als gevolg van overmacht voor de opdrachtnemer tijdelijk of blijvend onmogelijk is geworden de overeenkomst na te komen. 3.4.5 Onvolkomenheden Indien de aanbieder onvolkomenheden of tegenstrijdigheden ontdekt in dit programma van eisen, dan dient de opdrachtgever hiervan schriftelijk op de hoogte te worden gesteld. Als blijkt dat naderhand dit document onvolkomenheden bevat en deze niet door de aanbieder zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de aanbieder. Het indienen van een aanbieding houdt in dat met de bepalingen van deze aanbestedingsprocedure wordt ingestemd. Het in behandeling nemen van het programma van eisen door de opdrachtgever houdt in dat de aanbieder instemt met alle bovenstaande voorwaarden voor deze aanbestedingsprocedure. Door het accepteren van een eventuele opdracht verplicht de aanbieder zich om aan de in dit programma van eisen gevraagde functionaliteit en daarbij minimaal aan de gestelde specificaties te voldoen. Er zal altijd sprake zijn van een resultaatsverplichting bij de aanbieder om de gevraagde functionaliteit te realiseren. 3.4.6. Geschillen Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst, zullen worden beslecht door de bevoegde rechter te Middelburg. Een geschil is aanwezig indien één der partijen dat stelt. 3.4.7 Personeel Het in te zetten personeel door de opdrachtnemer dient gecertificeerd te zijn. De opdrachtgever zal binnen een periode van één jaar na beëindiging van de opdracht geen medewerkers van de opdrachtnemer, die betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht, in dienst nemen of op andere wijze inschakelen, anders dan na overeenstemming met opdrachtnemer.


Pagina 13 van 60


Wanneer het ingezet personeel dat belast is met de werkzaamheden, na herhaalde waarschuwing, niet naar behoren functioneert in de visie van de opdrachtgever, kan naast het toepassen van de performanceregeling tevens personeelsmutatie plaatsvinden op verzoek van de opdrachtgever. Aanstelling van nieuwe functionarissen vindt plaats na goedkeuring door de opdrachtgever.


Pagina 14 van 60


4.

Aanbesteding

4.1

Uitgangspunten aanbestedingsprocedure

4.1.1 Aanbestedende dienst en opdrachtgever De aanbestedende dienst en opdrachtgever is: gemeente Sluis. De aanbesteding vindt plaats volgens de richtlijn nr. 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (PbEG L 134) en de artikelen 2 en 3 van de Raamwet EG-voorschriften aanbestedingen, alsmede het Besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten. De aanbestedende dienst hanteert de grondbeginselen objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. De opdrachtgever heeft binnen de kaders van de bovenvermelde richtlijn de keuze gemaakt voor de openbare procedure. Er is geen sprake van een percelenregeling. 4.1.2 Varianten Het is niet toegestaan om varianten in de inschrijving op te nemen. Aangeboden varianten worden door de aanbestedende dienst uitgesloten uit de aanbestedingsprocedure. Een inschrijving moet volledig voldoen aan de in dit programma van eisen opgenomen functionele en technische uitgangspunten en eisen. 4.1.3 Contactpersonen Vaste contactpersoon aanbestedende dienst Het Inkoopbureau West - Brabant verzorgt namens de aanbestedende dienst de inkoop- en aanbestedingsprocedure van deze opdracht. Gedurende de aanbestedingsprocedure verloopt alle communicatie via de vaste contactpersoon van het Inkoopbureau West - Brabant. Voor de schriftelijke communicatie gelden de volgende contactgegevens: Gemeente Sluis T.a.v.: de heer J. Fornell (Inkoopbureau West - Brabant) Onder vermelding van “Accountantsdienst” kenmerk: SIW-2010-JFL-SL-004 Bezoekadres:

Nieuwstraat 22 4501 BD Oostburg

Postadres:

Postbus 27 4500 AA Oostburg

Contactpersoon: E-mail: Gsm:

de heer J. Fornell [email protected] 06-50678230

Vaste contactpersonen bij inschrijver Tijdens de aanbesteding zal de inschrijver een vaste contactpersoon en een vaste vervanger daarvan benoemen. Beiden dienen volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn namens de inschrijver te kunnen optreden. U dient hiertoe deze gegevens op te nemen in bijlage 1 Verklaring NAW-gegevens. 4.1.4 Schriftelijke communicatie Tijdens de aanbestedingsprocedure vindt alle communicatie tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers uitsluitend schriftelijk plaats en via de in dit Inkoop Programma van Eisen genoemde contactpersoon. Onder schriftelijk wordt verstaan correspondentie per post of e-mail. Het risico van postvertraging ligt bij de inschrijver.


Pagina 15 van 60


4.1.5 Taal De voertaal tijdens de aanbestedingsprocedure is Nederlands. Alle informatie die door de inschrijver bij de inschrijving wordt gevoegd dient in de Nederlandse taal te zijn gesteld. 4.1.6 Vertrouwelijkheid Alle informatie voortvloeiend uit de aanbestedingsprocedure en het programma van eisen zal door alle partijen strikt vertrouwelijk behandeld worden. Hierbij geldt in het bijzonder dat bij beëindiging van de overeenkomst of bij afschrijving van een inschrijving dient de opdrachtnemer respectievelijk de inschrijver zonder gerechtelijke tussenkomst en/of ingebrekestelling en op haar kosten, alle actuele en historische informatie noodzakelijk voor de uitvoering van de accountantscontrole terug zal overdragen aan de gemeente en/of deze informatie binnen de organisatie en haar informatiesystemen van de opdrachtnemer zal uitwissen dan wel vernietigen. 4.1.7 Mogelijke onduidelijkheden en tegenstrijdigheden in de aanbestedingsstukken De aanbestedende dienst heeft de aanbestedingsdocumenten met de grootst mogelijke zorgvuldigheid opgesteld. De inschrijver is verplicht aan opdrachtgever voorafgaand aan de aanbesteding ter zake te waarschuwen dan wel om opheldering te vragen in geval van kennelijke fouten of omissies in de aanbestedingsstukken, tegenstrijdigheden daaronder begrepen. Indien inschrijver verzuimt opdrachtgever voorafgaand aan de aanbesteding te waarschuwen voor kennelijke fouten of omissies in de aanbestedingsstukken dan wel om opheldering te vragen, herbergt dit een risico om achteraf (door de rechter) te worden verweten niet tijdig en adequaat te hebben gehandeld. Het bepaalde in deze alinea prevaleert boven de vervaltermijn van 15 kalenderdagen na bekendmaking van het gunningvoornemen. 4.1.8 Gestanddoening termijn De inschrijving moet een gestanddoening termijn hebben van tenminste 6 maanden na de sluitingstermijn van de aanbestedingsprocedure. 4.1.9 Inschrijving met onderaannemers Inschrijvers kunnen uitsluitend zelfstandig, als hoofdaannemer inschrijven. Hierbij is het toegestaan om voor uitvoering van de opdracht gebruik te maken van onderaannemers. In geval van onderaanneming schrijft de inschrijver in als hoofdaannemer en is hij hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht. Bij de inschrijving moet een eigen verklaring bijgevoegd worden die omschrijft welk (functioneel of technisch) gedeelte van de opdracht in onderaanneming zal worden uitgevoerd, welke onderaannemer(s) dit uitvoeren, en waarin aannemelijk verklaard wordt dat de inschrijver voor de uitvoering van de accountantscontrole daadwerkelijk kan beschikken over de door de onderaannemer in te zetten middelen (personeel en/of materieel). In geval dat inschrijvers gebruik maken van onderaannemers moeten alle onderaannemers voldoen aan de eisen met betrekking tot onderaanneming vermeld in de paragrafen 4.3.1 t/m 4.3.4. In geval de inschrijver in een later stadium gebruik gaat maken van onderaanneming gelden nog steeds de in dit programma van eisen vermelde uitsluitingsgronden en minimumeisen voor onderaannemers. Alleen ná schriftelijke toestemming van de opdrachtgever op basis van controle van de eigen verklaringen en bewijsstukken mag gebruik worden gemaakt van onderaanneming. 4.1.10 Inschrijving in combinatie Inschrijvers kunnen eveneens gezamenlijk inschrijven op de opdracht. Bij de gunning dient de dienstverlener dan als rechtsvorm een rechtspersoon naar Nederlands recht aan te nemen. Een combinatie van inschrijvers wordt in het kader van dit bestek als één inschrijver beschouwd en als zodanig benoemd. Eén van de inschrijvers dient zich als hoofdinschrijver te benoemen en fungeert als penvoerder namens de combinatie. Alle combinanten zijn tegenover de opdrachtgever hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht.


Pagina 16 van 60


In geval van inschrijving in combinatie dient bij de inschrijving een verklaring te worden bijgevoegd die de volgende gegevens bevat: • de NAW-gegevens van alle combinanten • de combinant die namens de combinatie als hoofdinschrijver en penvoerder fungeert • een overzicht van de verdeling van de dienstverlening over de combinanten waarbij taakverdeling en inzet van personeel en middelen worden beschreven.

4.1.11 Overige voorwaarden aanbestedingsprocedure De aanbesteding vindt plaats onder de volgende condities: • Aan de inschrijving en de eventuele onderhandelingen zijn voor de opdrachtgever geen kosten verbonden. Inschrijvers kunnen geen aanspraak maken op vergoeding van inschrijvingskosten in welke vorm dan ook. • Er kunnen aan de inschrijving geen rechten aan worden ontleend. • Deze aanbesteding is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. • Een inschrijving dient betrekking te hebben op de gehele opdracht. Het indienen van een inschrijving voor een deel van de opdracht is niet toegestaan en zal als zodanig niet worden meegenomen in de procedure. 4.2

Verloop van de aanbestedingsprocedure

4.2.1 Nota van inlichtingen Alle houders van het programma van eisen hebben de mogelijkheid om aan de aanbestedende dienst vragen te stellen over de inhoud van het programma van eisen. Vragen kunnen uitsluitend schriftelijk worden ingediend tot uiterlijk dinsdag 8 juni 2010; 12.00 uur bij Inkoopbureau West - Brabant via het e-adres: [email protected]. Alle gestelde vragen met de bijbehorende antwoorden, evenals aanvullingen of wijzigingen van de aanbestedende dienst / opdrachtgever worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een nota van inlichtingen. De nota van inlichtingen wordt uiterlijk dinsdag 15 juni 2010 geanonimiseerd per post aan alle houders van het programma van eisen verstuurd. Op deze wijze beschikt iedere houder van het programma van eisen over dezelfde informatie. Tevens zal de nota van inlichtingen die dag per e-mail verzonden worden aan alle houders van het programma van eisen, inclusief alle bijlagen. 4.2.2 Indiening van de inschrijving De indiening van de inschrijving kan plaatsvinden tot uiterlijk het tijdstip zoals onderstaand aangegeven:

Woensdag 30 juni 2010; uiterlijk 12.00 uur Plaats van indiening: het in paragraaf 4.1.3 vermelde bezoekadres of postadres Op de envelop(pen) dient te worden vermeld “Inschrijving aanbesteding Accountantsdiensten; kenmerk ‘siw-2010-jfl-rl-004’ van ‘naam inschrijver’. Op de envelop(pen) dient eveneens duidelijk vermeld te worden “vertrouwelijk, niet openen voor woensdag 30 juni 2010; 12.30 uur”. De inschrijving dient in 3-voud te worden ingediend (waarvan tenminste 1 origineel), voorzien van rechtsgeldige ondertekening. De inschrijvers worden verzocht om de inschrijvingen niet alleen op papier, maar ook in digitale vorm in te dienen. Dit kan in de vorm van een bij de inschrijving te voegen CD-rom, DVD of USB-stick. De openingstijden van het gemeentehuis te Sluis zijn op maandag tot en met vrijdag van 08.30 uur t/m 13.00 uur en op woensdag van 08.30 t/m 16.00 uur. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het tijdig inleveren van de inschrijving. Inschrijvingen die na het hierboven vermelde tijdstip worden


Pagina 17 van 60


ingediend, worden uitgesloten. Aanbiedingen per e-mail of telefax, alsmede met strafport bezwaarde aanbiedingen. Bij afgifte kan een bewijs van indiening worden verkregen waarop het tijdstip van afgifte wordt vermeld. De opening van de inschrijvingen is niet openbaar. 4.3

Uitsluitingsgronden, minimumeisen & selectiecriteria

4.3.1 Uitsluitingsgronden Inschrijvers op wie een van de volgende algemene uitsluitingsgronden van toepassing is op het moment van de inschrijving dan wel op het moment van het aangaan van de overeenkomst, worden uitgesloten van de verdere procedure: a. degene die in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling verkeert, dan wel zijn werkzaamheden heeft gestaakt of in een andere soortgelijke toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige nationaalrechtelijke procedure; b. degene wiens faillissement is aangevraagd, of tegen wie een procedure van vereffening of akkoord of surseance van betaling dan wel een andere soortgelijke nationaalrechtelijke procedure aanhangig is gemaakt; c. degene die, bij een rechterlijke beslissing die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld is geweest voor een delict dat zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt waaronder in ieder geval is te begrijpen deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude en witwassen van gelden; d. degene die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken; e. degene die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van sociale verzekeringsbijdragen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst; f. degene die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van het land van de aanbestedende dienst; g. degene die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan collusie (overleg voorafgaande aan de aanbesteding waarbij prijzen en wijze van aanbieding worden afgestemd) of valse verklaringen bij het verstrekken van voormelde inlichtingen. De inschrijver dient te verklaren dat geen van de uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn, door de Eigen Verklaring in bijlage 3 rechtsgeldig te ondertekenen. Op eerste verzoek van de aanbestedende dienst verstrekt de gegadigde binnen zeven kalenderdagen na dat verzoek de onderstaande aanvullende bewijsstukken met betrekking tot de uitsluitingsgronden. De nummering verwijst naar de uitsluitingsgronden met dezelfde nummering in paragraaf 4.3.1: a. Verklaring van griffie van de rechtbank b. Verklaring van griffie van de rechtbank e. en f. Verklaringen van de Inspecteur der Belastingen Alle verklaringen mogen niet eerder afgegeven zijn dan 6 maanden voor de aanbestedingsdatum. Indien zich na die datum wijzigingen hebben voorgedaan, dient een verklaring te worden ingediend waarin die wijzigingen zijn verwerkt. In geval van inschrijving met onderaannemers geldt dat de uitsluitingsgronden op geen van de onderaannemers van toepassing mogen zijn. Op eerste verzoek van de Aanbestedende Dienst verstrekken in te schakelen onderaannemers binnen zeven kalenderdagen na dat verzoek een volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend exemplaar van de Eigen verklaring Uitsluitingsgronden. In geval van inschrijving in combinatie moeten alle combinanten bij de inschrijving, ieder separaat, een ingevuld en ondertekend exemplaar van de Eigen Verklaring in bijlage 3 bijvoegen. 4.3.2 Geschiktheidseisen inzake beroepsbekwaamheid Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de


Pagina 18 van 60


werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De Inschrijver moet volgens de eisen die gelden in het land waar hij is gevestigd ingeschreven zijn in het beroepenregister of handelsregister en dient dit aan te tonen door een kopie van een actueel uittreksel uit het handelsregister bij de Kamer van Koophandel of gelijkwaardig bij de inschrijving te voegen. Uit het uittreksel uit het handelsregister moet duidelijk de wettelijke tekenbevoegdheid van personen blijken. Het uittreksel mag niet eerder gedateerd zijn dan 6 maanden voor de aanbestedingsdatum. In geval van inschrijving met onderaannemers geldt deze eis voor alle onderaannemers. Op eerste verzoek van de aanbestedende dienst verstrekken in te schakelen onderaannemers binnen zeven kalenderdagen na dat verzoek een kopie van een actueel uittreksel uit het handelsregister bij de Kamer van Koophandel of gelijkwaardig. Ingeval van inschrijving in combinatie moeten alle combinanten bij de inschrijving een kopie van een actueel uittreksel uit het handelsregister bij de Kamer van Koophandel of gelijkwaardig bij de inschrijving te voegen. 4.3.3 Minimumeisen ten aanzien van technische vakbekwaamheid De inschrijver dient over voldoende technische vakbekwaamheid te beschikken en dient een verifieerbare lijst bij te voegen van de in de laatste 3 jaar uitgevoerde opdrachten waaruit blijkt dat door zijn onderneming tenminste 3 referentieopdrachten van soortgelijke aard, omvang, en doorlooptijd met goed resultaat uitgevoerd zijn. Deze lijst dient per opdracht tenminste te bevatten: • • • • •

Omschrijving van de opdracht. De naam van de opdrachtgever met vermelding van een contactpersoon. De opdrachtwaarde De periode van uitvoering van de opdracht (ingangsdatum en looptijd) Tevredenheidsverklaring van de opdrachtgever

Voor het specificeren van deze gegevens moet de inschrijver hiervoor gebruik maken van de Model Verklaring Referenties bijgevoegd in bijlage 4. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor informatie in te winnen bij opdrachtgevers vermeld op de referentielijst. Indien een inschrijver bij de inschrijving aangeeft dat deze zich beroept op de draagkracht van onderaannemers, kan deze inschrijver alleen voor de opdracht in aanmerking komen als de inschrijving is voorzien van een eigen verklaring die aantoont dat de inschrijver werkelijk en onherroepelijk kan beschikken over de met betrekking tot de uitvoering van de werkzaamheden benodigde draagkracht ten aanzien van technische vakbekwaamheid (referenties), en de hiermee samenhangende middelen van de onderaannemer. Deze verklaring dient in schriftelijke vorm opgesteld te zijn en door de inschrijver en de betreffende onderaannemer rechtsgeldig te zijn ondertekend en bij de inschrijving te worden bijgevoegd. De verklaring moet expliciet omschrijven welke specifieke draagkracht ten aanzien van technische vakbekwaamheid (referenties) van de onderaannemer het betreft. In geval van inschrijving in combinatie dient minimaal één combinant te beschikken over de gevraagde referenties. 4.3.4 Minimumeisen ten aanzien van economische en financiële draagkracht De inschrijver dient over voldoende economische en financiële draagkracht te beschikken en dient dit aan te tonen door het volgende: • Een opdrachtnemer moet in de boekjaren 2007, 2008 en 2009 een minimale jaaromzet te hebben behaald van: € 750.000,-. • De inschrijver dient de gevraagde omzetcijfers op te geven in de Eigen Verklaring bijgevoegd in bijlage 3. Op verzoek van de opdrachtgever dient de opdrachtnemer een aanvullend bewijsstuk te overleggen in de vorm van de betreffende jaarverslagen en een accountantsverklaring, waarin de accountant verklaard dat de omzetgegevens naar waarheid zijn opgegeven. • De inschrijver dient, op verzoek van de opdrachtgever, een bewijs van verzekering tegen beroepsrisico’s te kunnen overleggen of een daaraan gelijk te stellen voorziening. • De inschrijver dient bij de inschrijving een concerngarantie te overleggen van de hiërarchisch hoogste groepsmaatschappij, conform het model opgenomen in bijlage 5. Inkoopbureau West-Brabant in opdracht van de gemeente Sluis

Pagina 19 van 60


4.4

Eisen aan de inschrijving

4.4.1 Vormvereisten inschrijving De inschrijving wordt door de aanbestedende diensten als eerste getoetst op de procedurele voorwaarden en op compleetheid. Indien niet wordt voldaan aan één van de onderstaande procedurele voorwaarden van inschrijving of indien de inschrijving niet compleet is, kan alleen dit feit al tot directe uitsluiting leiden van verdere deelname in de aanbestedingsprocedure. De inschrijving dient aan alle onderstaande voorwaarden te voldoen: 1. De inschrijving moet rechtsgeldig ondertekend zijn; 2. De inschrijving moet tijdig ingediend zijn; 3. De inschrijving dient op de gehele dienstverlening betrekking te hebben, zoals door de opdrachtgevers/aanbestedende diensten omschreven; 4. De inschrijving moet in een gesloten envelop of pakket worden ingediend, waarop vemeld is: “Inschrijving Accountantsdienst“; 5. De inschrijving dient in de Nederlandse taal te zijn geschreven; 6. De inschrijving moet in 3-voud worden ingediend (1 origineel, overigen kopieën) in schriftelijke vorm, aangevuld met 1 versie in digitale vorm op een CD-Rom, DVD of USB; 7. Alle pagina’s van de inschrijving en de bijlagen dienen te zijn voorzien van een onderscheidend kenmerk van de inschrijver (bijvoorbeeld de naam / logo van de inschrijver); De inschrijving moet een gestanddoening termijn hebben van ten minste 6 maanden na de aanbestedingsdatum. 4.4.2 Inhoud van de inschrijving De inschrijving dient (in identieke volgorde) te bevatten: 1. Een aanbiedingsbrief. 2. Een inhoudsopgave. 3. Eigen Verklaring inzake beroepsbekwaamheid, uitsluitingsgronden en financiele en economische draagkracht, zoals bijgevoegd in bijlage 3. 4. De Model verklaring referenties zoals bijgevoegd in bijlage 4. 5. Indien voorkomend de model concerngarantie zoals bijgevoegd in bijlage 5. 6. Een inschrijfstaat zoals bijgevoegd in bijlage 2. 7. De gevraagde informatie bij de gunningscriteria van paragraaf 4.5. Alle gevraagde documenten dienen naar waarheid opgesteld en ingevuld te zijn, en moeten zijn ondertekend door een daartoe bevoegd persoon. De bevoegdheid dient te herleiden te zijn uit de kopie van het uittreksel uit het beroepen of handelsregister. Daarnaast dient op de vijf kwaliteit-gunningscriteria (zie paragraaf 4.5.2.): a. b. c. d. e.

Controlefilosofie en –aanpak Visie op de natuurlijke adviesfunctie Flexibiliteit Besparingspotentieel Weergave van het contactpotentieel

een (separate) toelichting te worden gegeven. 4.5

Beoordeling van de inschrijvingen

4.5.1 Gunningscriterium De beoordeling van de aanbiedingen geschiedt op basis van het gunningscriterium: “economisch meest voordelige aanbieding”. Bij de beoordeling worden de volgende subcriteria en wegingsfactoren gehanteerd: 1. Prijs: 2. Kwaliteit:

45 % 55 %

De criteria Prijs en Kwaliteit bestaat uit meerdere subcriteria. Aan alle subcriteria wordt een rapportcijfer gegeven. Het eindcijfer (gewogen gemiddelde) van de subcriteria telt mee voor het


Pagina 20 van 60


betreffende criteria tegen het genoemde wegingpercentage van de eindbeoordeling. Onderstaand is de beoordelingsmethode verder uitgewerkt. 1. Prijs van de dienstverlening De beoordeling van het criterium Prijs geschiedt aan de hand van de totale jaarlijkse kosten voor de uitvoering van de accountantscontrole en gespecificeerde onderdelen per gemeente tesamen. De jaarlijkse kosten dienen inzichtelijk te worden gemaakt aan de hand van de inschrijfstaat in bijlage 2. De beoordeling van het gunningscriteria prijs vindt plaats op basis van onderstaande subcriteria met daarbij de onderverdeling van de wegingsfactor (45 %). a. Totale jaarlijkse kosten b. Uurtarieven

40% 5%

Het gunningscriterium prijs zal volgens de procentuele afwijkingsmethode ten opzichte van het rekenkundige gemiddelde van alle aangeboden prijzen worden omgerekend tot een score. Hierbij zal het rekenkundige gemiddelde met het cijfer 6 worden gewaardeerd. 2. De kwaliteit van het totale pakket van dienstverlening Beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats op basis van de genoemde subcriteria met de daarbij behorende onderverdeling van de wegingsfactor (totaal 55 %). a. Controlefilosofie en -aanpak b. Visie op natuurlijke adviesfunctie c. Flexibiliteit d. Besparingspotentieel e. Weergave van het contactpotentieel

20 % 15 % 10 % 5% 5%

De inschrijvingen worden per subcriterium onderling vergeleken en gewaardeerd met een beoordelingscijfer tussen 0 en 10. De gemiddelde kwaliteit die uit de inschrijvingen blijkt wordt gewaardeerd met het cijfer 6. Indien inschrijvingen met positief en negatief onderscheidende elementen ten opzichte van de gemiddelde kwaliteit, worden respectievelijk op- c.q. afgewaardeerd ten opzichte van het cijfer 6. De beoordelingscommissie zal in consensus per subcritrium één gezamenlijk cijfer vaststellen. De eindscore van een inschrijver bestaat uit een gewogen score waarbij de scores van de subcriteria onder prijs en kwaliteit met de vermelde wegingsfactoren verrekend worden. 4.5.2

Toelichting op het gunningscriterium

1. Prijs De uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de interimcontrole, controle van de jaarrekening en de natuurlijke adviesfunctie vindt plaats tegen een vooraf vastgestelde totaalprijs per jaar. De interim- en jaarrekeningcontrole dienen aan te sluiten op de werkafspraken. Inschrijvers worden gevraagd om conform bijlage 2 bedragen te offreren, bestaande uit: a. Totale jaarlijkse kosten Een totaalbedrag (jaarbedrag) voor de onderdelen: interimcontrole, controle van de jaarrekening (inclusief SISA-verantwoording) en de natuurlijke adviesfunctie. b. Uurtarieven Splitsing dient plaats te vinden naar functieniveau, uren en tarieven. Met daarbinnen apart vermeld de bedragen voor de 3 afzonderlijke uurtarieven. Voor wat betreft de waardering zal worden gerekend met 1 keer het uurtarief voor de partner ca / eindverantwoordelijke, 7 keer het uurtarief voor de eerst verantwoordelijke en 12 keer het uurtarief voor de administratief medewerker. 2.

Kwaliteitsaspecten

a. Controlefilosofie en –aanpak De gemeenten hebben een werkplan vastgesteld, waarop de jaarrekeningcontrole gebaseerd dient te worden. Dit kader geeft weer welke informatie de accountant mag verwachten voor zijn controlewerkzaamheden (zie bijlage 10). Inschrijvers dienen hun controleaanpak op dit werkplan te baseren. Inkoopbureau West-Brabant in opdracht van de gemeente Sluis

Pagina 21 van 60


Beantwoord u de onderstaande vragen (in maximaal 2000 woorden = 4A4’s): • Omschrijf uw algemene visie en filosofie ten aanzien van de jaarrekeningcontrole. • Omschrijf de controleaanpak van uw organisatie en geef in het bijzonder aan wat uw meerwaarde is ten opzichte van andere organisaties. • Geef uw visie op de controle op rechtmatigheid. • Hoe is kennisborging over de gemeentespecifieke aspecten in het controlteam geregeld ? b. Visie op natuurlijke adviesfunctie Inschrijvers dienen aan te tonen dat zij in staat zijn om gestalte te geven aan de natuurlijke adviesfunctie, zoals de opdrachtgever die blijkens het programma van eisen verlangt. Hiervoor dient de inschrijver zijn visie op de natuurlijke adviesfunctie aan te geven per doelgroep van de gemeentelijke organisatie. Beantwoord u de onderstaande vragen (in maximaal 500 woorden = 1 A4’s): • Hoe ziet u uw adviesfunctie met betrekking tot de laatste actuele ontwikkelingen ? • Kunt u beschrijvend aangeven waaruit uw evaluatie en rapportage bestaat, waarin wijzigingen van verslaggeving worden aangegeven ? • Kunt u beschrijvend aangeven hoe u omgaat met het gevraagd en ongevraagd advies geven met betrekking tot de ambtelijke organisatie ? • Kunt u aangeven welke communicatie er plaats dient te vinden vanuit een natuurlijke adviesfunctie en hoe u dat toepast ? c. Flexibiliteit Aangegeven dient te worden op welke wijze omgegaan wordt met afspraken omtrent de planning van de voor de opdrachtgever uit te voeren werkzaamheden. Beantwoord u de onderstaande vragen (in maximaal 500 woorden = 1 A4’s): • Kunt u ingaan op de wijze waarop de planning wordt vormgegeven, de wijze van overleg over de planning en eventuele noodzakelijke bijstelling als gevolg van interne ontwikkelingen binnen de gemeenten, alsmede op de mogelijkheden die het accountantskantoor heeft om flexibel in te kunnen spelen op zich wijzigende omstandigheden. • Geef een omschrijving hoe om te gaan met mogelijke stagnatie van controlewerkzaamheden. Hierbij speelt het geen rol wie de veroorzaker is van de stagnatie. • Geef indien er verschil is per grootte van de gemeente aan wat de doorlooptijd volgens u dient te zijn. • Geef aan hoe de samenstelling van uw team eruit ziet. d. Besparingspotentieel Inschrijvers dienen aan te geven welke besparingsmogelijkheden er voor de gemeente zijn. Beantwoord u de onderstaande vraag: • Geef aan welk besparingspotentiëel mogelijk is voor de gemeente, wanneer de procedures zoals omschreven in hoofdstuk 2 zal expanderen. Geef per potentiele besparing aan welke financiele consequenties dit binnen het contract heeft. e. Contactpotentieel De accountantswerkzaamheden dienen in nauwe samenwerking met de betrokken medewerkers van de opdrachtgever te worden verricht. Deze samenwerking is er ook tussen de accountant en de directie, gemeentebestuur en griffier. Het contactpotentieel geeft de mate aan waarin verwacht mag worden, dat effectief en doelmatig kan worden samengewerkt. Daarnaast is het van belang dat uw rapporten van bevindingen en managementletters van een kwalitatief hoog niveau zijn en gericht zijn op de doelgroepen als raad, college en ambtelijke organisatie. Geef aan hoe uw visie is met betrekking tot de communicatie gedurende het gehele controleproces. Beantwoord u de onderstaande vragen (in maximaal 500 woorden = 1 A4’s): • Geef een beschrijving van de wijze waarop u aan de verschillende samenwerkingen vorm zult geven. • Geef aan hoe de wijze van samenwerking ingezet zal worden om de controlerende rol van de raad te ondersteunen. • Beschikt uw organisatie over een standaard communicatieprotocol en hoe ziet deze er uit ? Inkoopbureau West-Brabant in opdracht van de gemeente Sluis

Pagina 22 van 60


•

Geef aan hoe u communiceert met zowel de leden van de gemeenteraad als met de uitvoerende medewerkers op de diverse afdelingen van de organisatie.

4.5.3 Voorbehoud gunning De opdrachtgevenr behoudt zich het recht om voor de opdracht of voor gedeelten van de opdracht niet tot gunning over te gaan, om welke reden dan ook. De gunning geschiedt onder voorbehoud dat de vereiste toestemmingen door de bevoegde autoriteit zijn verkregen. Eveneens indien er geen of onvoldoende geldige dan wel geschikte inschrijving worden ingediend, behoudt de opdrachtgever zich het recht voor om niet tot gunning over te gaan. De voorlopige gunning van de opdracht staat vooralsnog gepland op 1oktober 2010, onder voorbehoud van voortvarendheid van de aanbestedings- en gunningprocedure. 4.5.4 Overeenkomst onder opschortende voorwaarde/Alcateltermijn Nadat de formele beslissing is genomen aan welke inschrijver(s) de opdracht wordt gegund, kan daarmee een overeenkomst gesloten onder de opschortende voorwaarde dat er binnen een periode (Alcateltermijn) van 15 dagen na ontvangst van de gunningsmededeling door de afgeschreven Inschrijvers, door deze laatsten geen civiel of arbitraal kort geding is aangespannen tegen de gunningsbeslissing. Voor het geval binnen voornoemde termijn van 15 dagen een civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen wordt de overeenkomst tevens aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat de uitspraak in (civiel of arbitraal) kort geding inhoudt dat de gunning niet onrechtmatig is. Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan de inschrijvers met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen aanbieders van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een brief met een korte motivering voor de reden van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen offerte en de naam van de begunstigde. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de opdrachtgever. Iedere belanghebbende die het niet met de gunningsbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van 15 dagen een civiel of arbitraal kort geding aanspannen. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende dringend verzocht om de opdrachtgever tijdig op te hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding. In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen, dient de inschrijver de offerte in ieder geval gestand te doen tot na afloop van de hiervoor genoemde termijn van 15 dagen. Voorts dient hij voor het geval er civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen de offerte in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de uitspraak in kort geding.


Pagina 23 van 60


Bijlage 1:

Verklaring NAW Gegevens Benodigde gegevens

Gegevens inschrijver

Bedrijfsgegevens Bedrijfsnaam Rechtsvorm Vestigingsgegevens Adres Postcode en plaats Telefoonnummer Faxnummer Correspondentiegegevens Adres Postcode en plaats Contactpersoon Naam Functie Direct telefoonnummer Faxnummer E-mail adres Vervangende contactpersoon Naam Functie Direct telefoonnummer Faxnummer E-mail adres


Pagina 24 van 60


Bijlage 2:

Inschrijfstaat

Behorende bij:

Programma van eisen Accountantsdiensten, met kenmerk siw-2010-jfl-004.

Aanbestedende dienst:

Gemeente Sluis

Aanbestedingsprocedure:

Europese aanbesteding dienstenopdracht conform de openbare procedure.

Gestanddoeningstermijn:

6 maanden na dagtekening van deze inschrijfstaat.

Prijsopgaven: Fixed price in euro’s Gemeente Sluis

€ ……….

Totaalprijs

€ ……….

Tarieven: Omschrijving:

Fixed price in euro’s

Uurtarief partner ca / eindverantwoordelijke ca

€ ……….

Uurtarief eerst verantwoordelijke

€ ……….

Uurtarief Administratief medewerker

€ ……….

Verklaring van Conformiteit: Deze ingevulde en ondertekende Inschrijfstaat moet worden gevoegd bij de overige inschrijvingsdocumenten en op het tijdstip van de aanbesteding ingediend zijn. Door ondertekening van deze Inschrijfstaat verklaart de inschrijver een inschrijving te doen conform het programma van eisen “Accountantsdiensten, met kenmerk siw2010-jfl-sl-004“, hetgeen inhoudt, dat de inschrijver akkoord gaat met alle gestelde minimumeisen en voorwaarden in het genoemde programma van eisen. Naam inschrijver: Adres: Postcode - plaats: Naam: Functie: Datum: Ondertekening:


Pagina 25 van 60


Bijlage 3:

Eigen Verklaring inzake beroepsbekwaamheid, uitsluitingsgronden en financiële en economische draagkracht

Behorende bij :

Programma van eisen Accountantsdiensten, met kenmerk siw-2010-jfl-sl-004

Aanbestedende dienst:

Gemeenten Sluis

Aanbestedingsprocedure:

Europese aanbesteding dienstenopdracht conform de openbare procedure

De beoordeling van de geschiktheid van de inschrijver geschiedt in overeenstemming met hoofdstuk 4 van het programma van eisen. Aanwijzingen ten aanzien van het invullen en indienen van de Eigen Verklaring Deze Eigen Verklaring (het origineel) moet volledig worden ingevuld. Als u inschrijft in combinatie met anderen, dan moet elke combinant een ingevuld exemplaar van deze verklaring indienen. Hiervoor is een kopie van deze Eigen Verklaring toegestaan. De tekst van de Eigen Verklaring mag niet worden overgetypt, aangevuld noch gewijzigd. Als er op de Eigen Verklaring te weinig ruimte is voor antwoorden, dan moet u deze op aparte Bijlagen vermelden. Daar waar aangegeven op deze Eigen Verklaring, moeten aparte Bijlagen worden toegevoegd. Als vermeld staat “na verzoek daartoe”, moet u de desbetreffende gegevens pas indienen nadat de aanbestedende dienst u daartoe een schriftelijk verzoek heeft doen toekomen. Het indienen van deze gegevens moet binnen de in dat verzoek vermelde (redelijke) termijn plaats vinden. Bijlagen moeten voorzien zijn van het vraagnummer uit deze Eigen Verklaring. Als u inschrijft met gebruikmaking van onderaannemers, dan moet elke onderaannemer de vragen 1 tot en met 5 uit deze Eigen Verklaring invullen, ondertekenen en gelijktijdig met de Eigen Verklaring indienen. In geval van onderaanneming is zo nodig het gebruik van een kopie van de vragen 1 tot en met 5 toegestaan. De ingevulde Eigen Verklaring inclusief de genummerde bijlagen, moet als onderdeel van de inschrijving voor of op het tijdstip van de aanbesteding, de uiterste termijn voor de ontvangst van de inschrijvingen, zijn ontvangen op het hiervoor opgenomen correspondentieadres (bezoekadres of postadres).

1.0

Beroepsbekwaamheid

a.

Zijn voor de uitoefening van uw beroep of onderneming bijzondere vergunningen vereist?

Ja/Nee

Zo ja, een opgave van de aard van de vergunningen.Op verzoek daartoe indienen: kopieën van de betreffende vergunningen.

b.

Indien bij a. geantwoord is met “Ja”: bent u in het bezit van deze vergunningen voor de uitoefening van uw beroep of onderneming.

Ja/Nee

Op verzoek daartoe indienen: kopie van de betreffende vergunningen.

2.0

Uitsluitingsgronden inzake deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, witwassen van geld Is jegens de onderneming bij een onherroepelijk vonnis een veroordeling om een of meer van de hieronder genoemde redenen uitgesproken:

-

Deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, lid 1, van de Gemeenschappelijk Optreden 98/773/JBZ van de Raad?

Ja / Nee

Zo ja, vermeld het delict, de opgelegde straf of maatregel en wat de onderneming heeft gedaan om herhaling te voorkomen.

-

Omkoping in de zin van artikel 3, van het besluit van de Raad van 26 mei 1997, respectievelijk artikel 3, lid 1 van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad?

Ja / Nee

Na een verzoek daartoe inzenden: een verklaring omtrent het gedrag (VOG) van de onderneming of de beschikking waarin afgifte van die verklaring wordt geweigerd of een vergelijkbare verklaring of beschikking uit het land van herkomst die niet


Pagina 26 van 60


-

Fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van financiële belangen van de Gemeenschap?

Ja / Nee

-

Witwassen van geld in de zin van artikel 1 van Richtlijn 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld?

Ja / Nee

2.1

meer dan 6 maanden oud is.

Uitsluitingsgronden die aanleiding kunnen zijn tot uitsluiting Geen van de onderstaande omstandigheden zijn van toepassing op de onderneming:van toepassing zijn:

a.

Verkeert de onderneming in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surséance van betaling, dan wel heeft de onderneming zijn werkzaamheden gestaakt of verkeert de onderneming in een andere soortgelijke toestand als gevolg van een gelijkaardige nationaalrechtelijke procedure?

Ja / Nee

Is het faillissement van de onderneming aangevraagd of tegen haar een procedure van vereffening of akkoord of surséance van betaling dan wel een andere soortgelijke nationaal-rechtelijke procedure aanhangig is gemaakt?

Ja / Nee

Is jegens de onderneming een rechtelijke beslissing met kracht van gewijsde volgens de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat haar beroepsmoraliteit in het gedrang brengt?

Ja / Nee

d.

Heeft de onderneming in de uitoefening van haar beroep een ernstige fout heeft begaan?

Ja / Nee


e.

Heeft de onderneming aan haar verplichtingenvoldaan ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdrage in overeenstemming met de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is?

Ja / Nee

Zo nee, vermeld de eventuele betalingsverplichtingen.

Heeft de onderneming aan de haar verplichtingenvoldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen in overeenstemming met de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd?

Ja / Nee

b.

c.

f.

Zo ja, vermeld de betreffende toestand. Na een verzoek daartoe inzenden: een verklaring van de griffier van de rechtbank of een vergelijkbare verklaring uit het land van herkomst die niet meer dan 6 maanden oud is.

Zo ja, vermeld de betreffende toestand. Na een verzoek daartoe inzenden: een verklaring van de griffier van de rechtbank of een vergelijkbare verklaring uit het land van herkomst die niet meer dan 6 maanden oud is. Zo ja, vermeld het delict, de opgelegde straf of maatregel en wat de onderneming heeft gedaan om herhaling te voorkomen. Na verzoek daartoe inzenden: een verklaring omtrent gedrag (VOG) van de onderneming of de beschikking waarin afgifte van die verklaring wordt geweigerd of een vergelijkbare verklaring of beschikking uit het land van herkomst die niet meer dan 6 maanden oud is.

Na verzoek daartoe inzenden: een verklaring van de ontvanger onder wie de gegadigde ressorteert voor de inning van belastingen of vergelijkbare verklaring uit het land van herkomst die niet meer dan 6 maanden oud is.


Zo nee, vermeld de eventuele betalingsverplichtingen. Na verzoek daartoe inzenden: een verklaring van de ontvanger onder wie de gegadigde ressorteert voor de inning van belastingen of vergelijkbare verklaring uit het land van herkomst die niet meer dan 6 maanden oud is.

Pagina 27 van 60


g.

3.0

Heeft de onderneming zich in ernstige mate schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die als gevolg van aanbestedingsprocedures kunnen worden verlangd, of heeft de onderneming die inlichtingen niet verstrekt?

Ja / Nee


Financiële en economische draagkracht U wordt verzocht de gegevens te vermelden van de laatste 3 afgelopen boekjaar. Als zich belangrijke wijzigingen hebben voorgedaan na afloop van het boekjaar dient u deze tevens te vermelden.

a.

Vermeld de omzetcijfers van de laatste 3 afgelopen boekjaren: 2007:

Na een verzoek daartoe indienen: jaarverslagen van de betreffende boekjaren.

2008:


2009:


b.

Kunt u een accountantsverklaring overleggen die verklaart dat de opgegeven omzetcijfers naar waarheid zijn weergegeven?

Ja/Nee

Na een verzoek daartoe indienen: een accountantsverklaring betreffende de omzetcijfers van de vermelde boekjaren.

c.

Kunt u een bewijs overleggen van verzekering tegen beroepsrisico’s, zoals omschreven in paragraaf 3.4.3 van het programma van eisen?

Ja/Nee

Na een verzoek daartoe indienen: bewij(s)(zen) van verzekering tegen beroepsrisico’s.

4.0

Technische en organisatorische vakbekwaamheid Kunt u een referentielijst overleggen van uitgevoerde opdrachten in de laatste 3 jaren waaruit blijkt uw onderneming tenminste 3 referentieopdrachten heeft uitgevoerd van soortgelijke aard en omvang?

Ja/Nee

b.

Kunt u ten aanzien van de opgegeven referenties tevredenheidsverklaringen van de opdrachtgevers overleggen?

Ja/Nee

Zo ja, bij de inschrijving de tevredenheidsverklaringen bijvoegen.

c.

Beroept de onderneming zich ten aanzien van technische vakbekwaamheid (referenties) op de vakbekwaamheid van een onderaannemer?

Ja/Nee

Zo ja: bij de inschrijving een opgave bij deze Eigen Verklaring bijvoegen van de referenties en ervaring van de onderaanneming waarop de onderneming als hoofdinschrijver zich beroept inzake het voldoen aan de technische vakbekwaamheid.

Indien bij c. geantwoord is met “Ja”: kunt u een verklaring overleggen waarin de uw onderneming en de betreffende onderaannemer gezamenlijk verklaren dat uw onderneming werkelijk en

Ja/Nee

Zo ja: bij de inschrijving de gevraagde verklaring bijvoegen bij deze Eigen Verklaring.

a.

Zo ja: bij de inschrijving een Referentielijst bijvoegen bij deze Eigen Verklaring, conform model in Bijlage 4 Na verzoek daartoe inzenden: nadere documentatie over referentieopdrachten.


Pagina 28 van 60


onherroepelijk kan beschikken over de met betrekking tot de uitvoering van de werkzaamheden benodigde draagkracht ten aanzien van technische vakbekwaamheid (referenties), en de hiermee samenhangende middelen van de onderaannemer

Ondertekening van de Eigen Verklaring Ondergetekende verklaart alle vragen en bijlagen volledig en naar waarheid te hebben beantwoord en dat de in dit formulier verstrekte inlichtingen met de werkelijkheid overeenstemmen en juist en volledig zijn. Aldus naar waarheid ingevuld en ondertekend door de rechtsgeldig vertegenwoordiger van de onderneming: Plaats: Datum: Naam: Functie: Ondertekening:


Pagina 29 van 60


Bijlage 4:

Model verklaring referenties

Referentie 1 Omschrijving opdracht: Opdrachtgever: Naam contactpersoon: Telefoon contactpersoon: Opdrachtwaarde:

€

Contractperiode:


€

Contractperiode:


€

Contractperiode: De inschrijver verklaart met de ondertekening van deze verklaring dat bovenstaande referenties betrekking hebben op het bedrijf(-sonderdeel) dat op deze opdracht inschrijft en dat hij deze verklaring naar waarheid heeft ingevuld: Naam inschrijver: Adres: Postcode - plaats: Naam: Functie: Datum:

Ondertekening:


Pagina 30 van 60


Bijlage 5:

Model concerngarantie

De navolgende partij, hierna genoemd “garantsteller, Naam van de onderneming: Vestigingsadres: Vestigingsplaats: garandeert aan de gemeenten Sluis dat: (i)

[naam Inschrijver] alle verbintenissen uit hoofde van de overeenkomst die door “X” met [naam Inschrijver] zal worden gesloten naar aanleiding van de Europese aanbesteding van die raamovereenkomst met betrekking tot het vervoer van haar cliënten (hierna: de “Overeenkomst”) deugdelijk, tijdig en volledig zal nakomen,

(ii)

dat [naam hiërarchisch hoogste groepsmaatschappij] ingeval [naam Inschrijver] op enigerlei wijze in gebreke blijft bij de nakoming van haar verbintenissen uit hoofde van de Overeenkomst of op grond van de Overeenkomst verleende opdrachten per omgaand zal zorg dragen voor de deugdelijke, tijdige en volledige nakoming van die verbintenissen en

(iii)

dat [naam hiërarchisch hoogste groepsmaatschappij] zich jegens “X” onvoorwaardelijk en hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de deugdelijke, tijdige en volledige nakoming van alle verbintenissen uit hoofde van (a) de Overeenkomst, (b) op grond van de Overeenkomst verleende opdrachten en (c) deze concerngarantie.

Ondertekening inschrijver: Naam: Functie: Datum:

Ondertekening:

Ondertekening garantsteller: Naam: Functie: Datum:

Ondertekening:


Pagina 31 van 60


Bijlage 6:

Spoorboekje Planning & Controlcyclus 2010

Gemeente Sluis

Spoorboekje Planning & Control cyclus 2010


Pagina 32 van 60


Inhoud 1.

Inleiding ............................................................................................................................................................4

2.

Producten uit de Planning & Control cyclus .....................................................................................................5

3. Toelichting op de Planning- en Control instrumenten ........................................................................6 3.1

Kadernota 2011-2014...............................................................................................................6

3.2

Begroting 2011-2014 ................................................................................................................7

3.3

Managementrapportages en Bestuursrapportages 2010 ........................................................9

3.4

Jaarstukken 2009 .................................................................................................................. 10

3.5

Slotwijziging 2010.................................................................................................................. 11


Pagina 33 van 60


1. Inleiding Voor u ligt het spoorboekje van de Planning & Control cyclus 2010. In het kader van het verbeteren van de bedrijfsvoering is de Planning & Control cyclus vorig jaar herzien. Met name is aandacht besteed aan de frequentie van de tussentijdse informatievoorziening. Aan de raad wordt een tweetal bestuursrapportages, nl. de voorjaarnota (behandeling in raad juni) en de najaarsnota (behandeling in raad oktober) aangeboden. Het college ontvangt elke twee maanden een managementrapportage. Momenteel wordt gewerkt aan de implementatie van de Begrotings- en Verantwoordingssoftware van Navigus. Dit softwarepakket moet de ambtelijke organisatie ondersteuning gaan bieden aan de uitvoering van de planning & controlcyclus, met name gericht op het vereenvoudigen en verbeteren van het opstellen van de tussentijdse rapportages. Het is de bedoeling om hiermee met ingang van 2010 te starten. In de begroting 2010 is een vervolgstap gemaakt op deze SMART te maken. Hierdoor wordt het makkelijker om verbindingen te leggen met andere sturingsinstrumenten zoals de bestuursrapportages en de jaarstukken. Verbetering van de begroting is een doorlopend proces. Het komende jaar wordt er naar gestreefd om de kwaliteitsverbetering door te zetten in de begroting 2011. Verder zal een aanzet gegeven worden voor afdelingsplannen (verder concretisering programmabegroting op afdelingsniveau). In dit spoorboekje treft u een beschrijving aan van de inhoud van de verschillende producten van de Planning & Control cyclus. Per product wordt op hoofdlijnen de planning aangegeven. De detailplanning treft u aan in de bijlage.


Pagina 34 van 60


2. Producten uit de Planning & Control cyclus De planning & control cyclus heeft altijd betrekking op één volledig kalenderjaar, maar de doorlooptijd van een hele cyclus beslaat een periode van ruim twee jaar. In een jaar maken we dus terugkijkende notities, rapportages over het lopende jaar en we kijken naar volgende begrotingsjaren. In de onderstaande tabel staan de op te leveren producten uit de planning & control-cyclus. De jaarstukken hebben betrekking op de verantwoording van het afgelopen begrotingsjaar. Aan de hand van de tussentijdse rapportages kan bijsturing plaatsvinden met betrekking tot het lopende jaar. Het management rapporteert middels de maraps aan het college en het college rapporteert middels de voorjaarsnota en najaarsnota aan de raad. In de Kadernota en de begroting worden het beleid voor de komende jaren vastgesteld.

Beheersen en sturen

Maart Mei Juni

Juli September Oktober November December

College Marap 1-2010 Marap 2-2010

Controle

Kaderstelling

Raad

Raad

Jaarstukken 2009 Voorjaarsnota 2010

Kadernota 20112014

Marap 3-2010 Marap 4-2010 Najaarsnota 2010 Marap 5-2010

Begroting 20112014 Slotwijziging 2010


Pagina 35 van 60


3. Toelichting op de Planning- en Control instrumenten 3.1 Kadernota 2011-2014 In de kadernota wordt, voorafgaand aan het samenstellen van de programmabegroting, een actueel financieel meerjarenbeeld gepresenteerd. Hiermee wordt de raad vroeg in het jaar inzicht gegeven in de financiële knelpunten en mogelijkheden. Ter voorbereiding van de begroting vraagt het college aan de raad richtinggevende uitspraken te doen over: • Ombuigingsposten: welk beleid kan eventueel komen te vervallen (heroverweging bestaande beleid); • Autonome ontwikkelingen zoals vervangingsinvesteringen, areaaluitbreidingen en algemene uitkering; • Ruimtevragende maatregelen (met name gericht op onafwendbare zaken en wettelijke verplichtingen); • Het financieel beleid (formuleren uitgangspunten zoals loon- en prijsontwikkelingen, reserves en voorzieningen en tarieven gemeentelijke belastingen etc.). Uit de eerste twee punten volgt eventueel resterende budgetruimte, waar de ruimtevragende maatregelen naast gelegd worden. Op basis van actuele informatie dient wellicht een heroverweging van de eerder gemaakte beleidskeuzes plaats te vinden. In de kadernota worden definitieve keuzes gemaakt en vastgelegd. Dit wordt als input gebruikt bij de begroting. Bij de kadernota wordt rekening gehouden met de structurele effecten van de jaarrekening 2009 en actuele informatie over het verloop van de begroting 2010. Het vaststellen van de kadernota is een bevoegdheid van de raad. De raad voert naar aanleiding van de behandeling “politieke beschouwingen”. Met het vaststellen van de kadernota geeft de raad als het ware opdracht tot het uitwerken van de begroting. Planning Kadernota Maart Aanleveren beleidsvoorstellen en teksten beleidsontwikkelingen incl. cijfermatige onderbouwing. Aanleveren gegevens autonome ontwikkelingen: opgaven vervangings-investeringen, areaalaccressen, ontwikkeling opbrengst heffingen etc. Uitwerking 3 W-vragen t.b.v. kadernota en programmabegroting April Opstellen kadernota April / mei Juni Juni

Afdelingshoofden Afdelingshoofden

Behandeling kadernota in MT en college

Afdelingshoofden Afdeling Bedrijfsvoering MT / college

Behandeling kadernota in commissie Middelen / Algemeen Bestuur Politieke beschouwingen in de raad

Commissie MI/AB Raad


Pagina 36 van 60


3.2 Begroting 2011-2014 Bij het vaststellen van de kadernota in juni geeft de gemeenteraad als het ware opdracht aan het college om de kadernota (het eerstvolgende jaar) uit te werken in een begroting. In de programmabegroting worden de bij de kadernota vastgestelde richtinggevende kaders nader uitgewerkt in concrete voorstellen ter besluitvorming door de raad. De begroting wordt begin november behandeld in de gemeenteraad. Door de Wet dualisering gemeentebestuur moet de gemeente een tweetal samenhangende begrotingen maken, de programmabegroting en de productenbegroting. Het eerste vormt het “contract” tussen de raad en het college, de tweede tussen het college en het ambtelijk management. De programmabegroting is richtinggevend (beleid) en de productenbegroting (exploitatie) is uitvoerend van aard. Om het verschil tussen de twee soorten begrotingen te verduidelijken, bekijken we in onderstaande tabel de functies van de raad en het college in het begrotingsproces: Actor Raad

College

Ondersteuning van de functies Allocatie Autoriseren Controleren Uitvoeren beleid Beheersen Verantwoorden

Soort begroting Programmabegroting Programmabegroting Jaarstukken Productenbegroting Productenrealisatie Jaarstukken

De begroting beslaat het eerste jaar van de kadernota. De input van de begroting bestaat met name uit de vastgestelde kadernota en wijzigingen uit structureel doorwerkende zaken die verwerkt zijn in begrotingswijzigingen van het lopende jaar en de jaarrekening van het afgelopen jaar. De begroting wordt voor de budgethouders, mede op basis van de verdeling van de ingezette uren, verder gespecificeerd. Vanaf 2009 zijn de productenbegroting en de afdelingsplannen samengevoegd tot één boekwerk (Specificatie producten). De programmabegroting bestaat uit negen programma’s. Een programma is een geheel van samenhangende producten rond een thema, gericht op het behalen van een maatschappelijk effect. Naast de programma’s is er een aantal verplichte paragrafen. Paragrafen behandelen aspecten van bedrijfsvoering die voorkomen in alle programma’s. Programma’s Algemeen bestuur Openbare orde en veiligheid Verkeer, vervoer en waterstaat Economische zaken Onderwijs Cultuur en recreatie Sociale voorzieningen en zorg Volkshuisvesting en milieu Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting

Paragrafen Lokale heffingen Weerstandsvermogen Onderhoud kapitaalgoederen Verbonden partijen Financiering Bedrijfsvoering Grondbeleid

De programmabegroting is voor de raad, de raad geeft richting aan de eerste W-vraag: “Wat willen we bereiken”. In november stelt de raad de programmabegroting vast. De “Specificatie producten” is voor het college en het management. De “Wat gaan we daarvoor doen” vraag is een vraag voor het college. Het college moet er voor zorg dragen dat de effecten uit de programmabegroting gerealiseerd worden. Om deze reden is de programmabegroting belangrijk voor de ambtelijke instrumenten. Ambtelijk moeten de te leveren prestaties uitgezet en gepland worden in de afdelingsplannen.


Pagina 37 van 60


Planning Programmabegroting Juni / Juli Aanleveren tekstuele bijdragen voor de programmabegroting (nadere uitwerking behandeling kadernota door de raad) en de paragrafen Juni / Opstellen programmabegroting augustus Augustus / Behandeling in MT en college september Oktober Behandeling in commissie Middelen / Algemeen Bestuur November Behandeling in de raad November Verzending programmabegroting naar Provincie

Specificatie producten Mei Aanleveren tekstuele en cijfermatige bijdragen Mei-juli Opstellen Specificatie producten Augustus / september Oktober

Behandeling in MT en college Specificatie producten ter inzage voor de raad

Afdelingshoofden

Afdeling Bedrijfsvoering MT / college Commissie MI/AB Raad Afdeling Bedrijfsvoering

Afdelingshoofden Afdeling Bedrijfsvoering MT / college Afdeling Bedrijfsvoering

3.3 Managementrapportages en Bestuursrapportages 2010 In de tweemaandelijkse managementrapportages legt het ambtelijk management gedurende het begrotingsjaar verantwoording af aan het college over het uitvoeren van de begroting en de afdelingsplannen. Hierbij wordt gerapporteerd over de voortgang van het voorgenomen beleid en de ontstane of te verwachten afwijkingen van budgetten en kredieten. Alle relevante afwijkingen van meer dan € 10.000 op de baten en lasten en investeringskredieten worden toegelicht. Op basis van besluitvorming van het college wordt vervolgens een bestuursrapportage opgesteld. Volgens het gestelde in de Financiële Verordening 2007 informeert het college door middel van de bestuursrapportages (voorjaars- en najaarsnota) de raad over de realisatie van de begroting. Door het rapporteren te beperken tot de afwijkingen van het aanvaarde beleid, wordt getracht een betere sturing op hoofdlijnen voor het bestuur mogelijk te maken. Afwijkingen betreffen overigens niet alleen nadelen, maar ook voordelen. Indien blijkt dat het aanvaarde beleid duurder uitvalt dan oorspronkelijk geraamd, moet naast signalering dat een overschrijding wordt verwacht, eveneens een concreet voorstel tot bijsturing worden ingediend. Planning Managementrapportage 1* Eind februari Gereedzetten bestanden Afdeling Bedrijfsvoering Eerste week maart Aanleveren rapportage per afdeling Budgethouders / beheerders Maart Behandeling rapportage MT en college MT / college *De overige managementrapportages worden respectievelijk op 1 juni, 27 juli, 28 september en 30 november in het college behandeld.

Voorjaarsnota Mei Opstellen voorjaarsnota Mei - Juni Behandeling in MT en college Juni Behandeling in commissie Middelen / AB Juni Behandeling in raad


Afdeling Bedrijfsvoering MT / college Commissie MI/AB Raad

Pagina 38 van 60


Najaarsnota September Opstellen najaarsnota September Behandeling in MT en college Oktober Behandeling in commissie Middelen / AB Oktober Behandeling in raad


3.4 Jaarstukken 2009 De jaarstukken worden opgesteld na afloop van het kalenderjaar en betreffen de formele verantwoording richting de raad en externen, zoals de provincie en het CBS (t.b.v. specifieke uitkeringen die vallen onder SISA). De jaarrekening wordt voorgelegd aan de accountant ter goedkeuring. De jaarstukken van de gemeenten dienen overeenkomstig de indeling van de programmabegroting te worden opgesteld. De jaarstukken van de gemeente bestaan volgens de wettelijke voorschriften (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) uit:

Het jaarverslag Het jaarverslag bestaat uit de programmaverantwoording en de paragrafen (lokale heffingen, weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen, grondbeleid en rechtmatigheid). De programmaverantwoording gaat per programma in op de beoogde maatschappelijke effecten en de wijze waarop getracht is deze effecten te bereiken. Dit wordt gedaan aan de hand van de volgende drie vragen: Wat wilden wij bereiken? Wat hebben we gedaan? En Wat heeft het gekost?.

De jaarrekening De jaarrekening bestaat uit de programmarekening en de balans met toelichting. De programmarekening geeft een overzicht van de gerealiseerde baten en lasten van het begrotingsjaar. De jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) zijn de verantwoording van het college aan de raad. Naast deze stukken wordt er ook nog een productverantwoording opgesteld, het spiegelbeeld van de productenbegroting. Deze verantwoording op beheersniveau wordt door het college vastgesteld. Planning Jaarstukken JanuariFebruari JanuariApril April Mei Mei Juni Juni Juni

Aanlevering teksten programma’s, paragrafen en producten

Afdelingshoofden

Opstellen jaarstukken

Afdeling Bedrijfsvoering Accountant MT / college Griffie Commissie MI / AB

Controle jaarrekening Behandeling jaarstukken in MT en college Verzending jaarstukken naar de raad Behandeling jaarstukken in commissie Middelen / Algemeen Bestuur Behandeling jaarstukken in raad Verzending van door de voorzitter en griffier ondertekende jaarrekening naar de Provincie en CBS


Raad Afdeling Bedrijfsvoering

Pagina 39 van 60


3.5 Slotwijziging 2010 Om aan de eisen van rechtmatigheid te voldoen moet een aantal technische aanpassingen van budgetten plaatsvinden. Uitgangspunt van de slotwijziging is wijzigingen voortvloeiend uit eerder genomen besluiten in een integraal voorstel als budgetwijziging voor te leggen aan de raad ter besluitvorming. Planning Slotwijziging November Opstellen slotwijziging November Behandeling in MT en college December Behandeling in commissie Middelen / AB December Behandeling in raad



Pagina 40 van 60


Bijlage 7:

Algemene inkoopvoorwaarden m.b.t. diensten

Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten

vastgesteld bij besluit van het college van burgemeester en wethouders, van 4 augustus 2009 in samenwerking met Inkoopbureau West-Brabant.


Pagina 41 van 60


Inhoudsopgave diensten Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 Artikel 4 Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7 Artikel 8 Artikel 9 Artikel 10 Artikel 11 Artikel 12 Artikel 13 Artikel 14 Artikel 15 Artikel 16 Artikel 17 Artikel 18 Artikel 19 Artikel 20 Artikel 21 Artikel 22 Artikel 23 Artikel 24 Artikel 25 Artikel 26

Definities ......................................................................................................... 43 Toepasselijkheid ............................................................................................. 43 Uitnodiging en offerte ...................................................................................... 44 Totstandkoming overeenkomst / toepasselijk recht ......................................... 44 Toepasselijkheid van standaardvoorwaarden en -regelingen .......................... 44 Opdracht ......................................................................................................... 44 Onderaannemers ............................................................................................ 44 Relevante informatie ....................................................................................... 44 Eigendom van bescheiden, modellen, ontwerpen etc. .................................... 45 Intellectuele eigendomsrechten....................................................................... 45 Levertijd .......................................................................................................... 45 Leiding en toezicht .......................................................................................... 45 Ketenaansprakelijkheid ................................................................................... 45 Kwaliteit van de diensten en niet-nakoming .................................................... 46 ‘State of the art’............................................................................................... 46 (Overige) Garanties ........................................................................................ 46 Verzekering..................................................................................................... 46 Keuring en controle ......................................................................................... 47 Uitvoering en oplevering ................................................................................. 47 De prijs ........................................................................................................... 47 Betalingen ....................................................................................................... 47 Overdracht rechten en verplichtingen.............................................................. 47 Geheimhouding en rechthebbende op goederen ............................................ 48 Niet-nakoming en de gevolgen daarvan .......................................................... 48 Onmiddellijk einde en ontbinding van de overeenkomst .................................. 48 Publiekrechtelijke verplichtingen ..................................................................... 49


Pagina 42 van 60


Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten

Artikel 1 Definities In deze inkoopvoorwaarden wordt verstaan onder: Acceptatie:

Diensten: Dienstverlener: Gemeente: Inkoopvoorwaarden: Leveringen:

Offerte: Opdrachtverlening: Overeenkomst:

Partijen: Uitnodiging: Werk:

Een in het voorkomende geval - wanneer de diensten zich daarvoor lenen - door de gemeente aan de dienstverlener schriftelijk gedane mededeling dat de diensten naar het oordeel van de gemeente naar behoren zijn opgeleverd. Alle door een dienstverlener te verrichten werkzaamheden, activiteiten en/of handelingen niet betrekking hebbend op leveringen en/of (een) werk(-en). De wederpartij van de gemeente bij de overeenkomst. De gemeente Noord-Beveland, de gebruiker van deze inkoopvoorwaarden. Onderhavige Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten. De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, daaronder begrepen zowel zaken als vermogensrechten (goederen). Leveringen kunnen ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. Een door de dienstverlener schriftelijk gedaan aanbod in de zin van artikel 6: 217 Burgerlijk Wetboek (BW). Een door de gemeente in de zin van artikel 6: 217 BW schriftelijk gedane aanvaarding van de offerte. De - met betrekking tot de diensten - schriftelijke overeenkomst tussen de gemeente en de dienstverlener waar onderhavige inkoopvoorwaarden als algemene voorwaarden in de zin van Afdeling 3 van Titel 5 van Boek 6 BW deel van uitmaken. Partijen bij de overeenkomst, gemeente en dienstverlener gezamenlijk. Een schriftelijk verzoek van de gemeente aan de dienstverlener om een offerte uit te brengen. Het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Artikel 2 Toepasselijkheid 1. Deze inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op elke door de gemeente aangegane overeenkomst, alsmede van toepassing op elke (pré-contractuele) relatie tussen de gemeente en de dienstverlener voorafgaande aan het tot stand komen van de overeenkomst. 2. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden of verkoopvoorwaarden die de dienstverlener gebruikt, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. 3. Afwijking van deze inkoopvoorwaarden is slechts geldig indien en voor zover schriftelijk tussen partijen is overeengekomen, danwel indien de gemeente voorafgaande aan de uitnodiging of in het kader van een aanbestedingsprocedure schriftelijk te kennen heeft gegeven tot (gedeeltelijke) afwijking van de inkoopvoorwaarden over te (zullen) gaan. 4. In geval van strijdigheid prevaleren de bepalingen c.q. verbintenissen uit de overeenkomst boven de inkoopvoorwaarden.


Pagina 43 van 60


Artikel 3 Uitnodiging en offerte 1. Een uitnodiging is slechts rechtsgeldig wanneer zij schriftelijk en door de bevoegde vertegenwoordiger(s) van de gemeente is gedaan. 2. Aanvragen van de gemeente voor een inschrijving/offerte binden de gemeente niet, doch zijn een uitnodiging tot het doen van een inschrijving/offerte. 3. Een offerte is slechts geldig als zij schriftelijk is gedaan. 4. Een offerte is onherroepelijk gedurende een periode van tenminste dertig (30) dagen nadat de offerte de gemeente heeft bereikt, tenzij anders is overeengekomen gedurende de aanbestedingsprocedure. 5. Een offerte is steeds deugdelijk gespecificeerd en heeft expliciet betrekking op de uitnodiging. Artikel 4 Totstandkoming overeenkomst / toepasselijk recht 1. Een overeenkomst komt slechts tot stand doordat de gemeente de inschrijving/offerte aanvaardt door middel van een schriftelijke opdrachtverlening. 2. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het recht van een ander land op de overeenkomst is uitdrukkelijk uitgesloten. 3. Geschillen omtrent de overeenkomst worden - nadat partijen in redelijkheid hebben getracht een minnelijke oplossing te bereiken - voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin de gemeente is gelegen. Artikel 5 Toepasselijkheid van standaardvoorwaarden en -regelingen 1. Markt- en branchespecifieke standaardvoorwaarden en -regelingen, zoals de UAV 1989, de RVOI 2001 of DNR2005, vinden slechts toepassing wanneer daarnaar verwezen wordt in de overeenkomst. 2. In het geval van onderlinge tegenstrijdigheid van deze inkoopvoorwaarden met andere voorwaarden, zoals de UAV 1989, de RVOI 2001 of DNR2005, prevaleren deze inkoopvoorwaarden. Artikel 6 Opdracht Diensten worden verricht op basis van (een overeenkomst van) ‘opdracht’ in de zin van Afdeling 1, Titel 7, Boek 7 BW. Artikel 7 Onderaannemers 1. Door de dienstverlener in te schakelen onderaannemers dienen bij de inschrijving/offerte kenbaar te worden gemaakt aan de gemeente. 2. Indien gedurende de uitvoering van de dienstverlening een wijziging plaats vindt betreffende de in te schakelen onderaannemers behoeft deze wijziging de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de gemeente. 3. De gemeente is te allen tijde bevoegd om haar goedkeuring met betrekking tot onderaannemers in te trekken indien tijdens de door hen uit te voeren werkzaamheden aan de gemeente blijkt dat zij niet in staat zijn de dienstverlening of een deel van de dienstverlening volgens de overeenkomst uit te voeren. Artikel 8 Relevante informatie 1. De dienstverlener geeft tijdig schriftelijk aan welke relevante informatie en/of gegevens hij van de gemeente verlangt met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst. 2. In geval de dienstverlener - om wat voor reden dan ook - het bepaalde in lid 1 van dit artikel niet naleeft, komt hem in geen enkel geval een beroep en/of verweer gegrond op informatieplicht schending door de gemeente toe.


Pagina 44 van 60


Artikel 9 Eigendom van bescheiden, modellen, ontwerpen etc. 1. De tot de overeenkomst behorende tekeningen, berekeningen en andere bescheiden, modellen e.d., computerbestanden en andere informatiedragers (al dan niet van elektronische aard), die de gemeente aan de dienstverlener heeft verstrekt of die de dienstverlener voor de opdracht heeft gemaakt of laten maken, blijven of worden eigendom van de gemeente of de rechthebbende. 2. De dienstverlener zal de in lid 1 van dit artikel bedoelde goederen uiterlijk bij de levering van de diensten aan de gemeente ter beschikking stellen, bij gebreke waarvan de gemeente de betaling kan opschorten, totdat deze door haar zijn ontvangen. Artikel 10 Intellectuele eigendomsrechten 1. De rechten van intellectuele eigendom, waaronder de auteursrechten, rechten als bedoeld in de Eenvormige Beneluxwet inzake Tekeningen en Modellen en octrooirechten, die rusten op de bescheiden of zaken die de dienstverlener of de gemeente voor de opdracht heeft gemaakt of laten maken, komen aan de gemeente met uitsluiting van ieder ander toe. 2. De dienstverlener heeft naast de overeengekomen prijs die hij voor de opdracht van de gemeente ontvangt, geen recht op (extra) vergoeding voor en in verband met de overdracht van de in het eerste lid genoemde rechten. Artikel 11 Levertijd 1. Overeengekomen levertijden zijn te allen tijde te beschouwen als fatale termijnen. Bij overschrijding ervan is de dienstverlener aansprakelijk voor alle door de gemeente geleden en te lijden schade. 2. Levering vóór het overeengekomen tijdstip is slechts toegestaan met schriftelijke toestemming van de gemeente. 3. Zodra zich omstandigheden voordoen waardoor de dienstverlener niet in staat is te presteren op het overeengekomen tijdstip dan wel binnen het overeengekomen tijdvak, of de dienstverlener voorziet dat zich dergelijke omstandigheden zullen voordoen, is de dienstverlener verplicht de gemeente onverwijld schriftelijk mededeling daarvan te doen. Hierbij dient vermeld te worden de aard van de omstandigheden, de door de dienstverlener getroffen of te treffen maatregelen alsmede de vermoedelijke duur van de vertraging, zodat de gemeente zich – alle rechten voorbehoudend – kan beraden op de door haar te nemen stappen. 4. De gemeente is gerechtigd, indien de voortgang van de uitvoering van de overeenkomst dit vereist, de volgorde en het tijdstip van de door de dienstverlener te verrichten leveringen nader te bepalen, ook indien in de overeenkomst een bepaalde volgorde is opgenomen, zonder dat dit de dienstverlener aanspraak geeft op prijswijzigingen of andere vormen van vergoeding. Artikel 12 Leiding en toezicht 1. De in het kader van de (uitvoering van de) diensten in te schakelen (natuurlijke en rechts-) personen staan onder leiding en toezicht van de dienstverlener. De gemeente draagt terzake op geen enkele wijze verantwoordelijkheid noch aansprakelijkheid. 2. De dienstverlener vrijwaart de gemeente voor eventuele jegens de gemeente ingestelde ‘werknemersaanspraken’ in de meest ruime zin van - in het kader van de (uitvoering van de) diensten in te schakelen - natuurlijke personen. Artikel 13 Ketenaansprakelijkheid 1. De dienstverlener vrijwaart de gemeente in het voorkomende geval voor aanspraken van de Ontvanger der Rijksbelastingen of het UWV (Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen) in verband met de betaling door de dienstverlener of diens onderaannemers van loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies sociale Inkoopbureau West-Brabant in opdracht van de gemeente Sluis

Pagina 45 van 60


verzekeringen die verschuldigd worden in verband met de diensten. De gemeente is te allen tijde bevoegd voornoemde loonbelasting en premies van de aanneemsom in te houden en rechtstreeks aan de Ontvanger der Rijksbelastingen en/of het UWV (Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen) te voldoen. 2. De dienstverlener zal het daarmee verband houdende gedeelte van facturen van zijn onderaannemers uitsluitend storten op geblokkeerde (G-) rekeningen van zijn onderaannemers, dan wel - indien zulks tussen hen is overeengekomen - direct aan de Ontvanger der Rijksbelastingen dan wel de betreffende Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen - en de dienstverlener zal er op toezien dat de onderaannemers hun onderaannemers op een zelfde wijze zullen betalen. 3. De gemeente heeft te allen tijde het recht de door de dienstverlener ter zake van de met betrekking tot de diensten verrichte werkzaamheden verschuldigde loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies sociale verzekeringen waarvoor de gemeente als eigenbouwer ingevolge de Wet Ketenaansprakelijkheid hoofdelijk aansprakelijk is, aan de dienstverlener te betalen door storting op diens geblokkeerde (G-) rekening. Artikel 14 Kwaliteit van de diensten en niet-nakoming 1. De door de dienstverlener te verrichten diensten moeten aan de overeenkomst beantwoorden. Zulks wordt gegarandeerd door de dienstverlener. 2. Voor zover geen nadere omschrijving van de aan de diensten te stellen eisen is gegeven, dienen zij in ieder geval steeds van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van kwaliteit, deugdelijkheid, doelmatigheid en professionaliteit te voldoen. De gemeente krijgt te allen tijde diensten geleverd welke van een professionele dienstverlener verwacht mogen worden. Artikel 15 ‘State of the art’ 1. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeel gedurende de gehele duur van de overeenkomst beschikken over voldoende expertise en professionaliteit om op een hoogwaardige manier uitvoering te (kunnen) geven aan de overeenkomst. 2. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeel gedurende de duur van de overeenkomst over voldoende actuele kennis van vaktechniek(-en) bezitten teneinde op een hoogwaardige manier uitvoering te (kunnen) geven aan de overeenkomst. Artikel 16 (Overige) Garanties 1. De dienstverlener garandeert dat de diensten worden uitgevoerd met inachtneming van alle relevante wettelijke bepalingen c.q. vereisten betreffende onder andere kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid. 2. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeelsleden te allen tijde alle door de centrale overheid en de gemeente vastgestelde relevante weten regelgeving bijvoorbeeld betreffende kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid - zullen naleven bij de uitvoering van de overeenkomst. 3. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeelsleden de door de gemeente vastgestelde bedrijfsvoorschriften en -reglementen strikt zullen naleven. Artikel 17 Verzekering De gemeente heeft het recht van de dienstverlener te verlangen een verzekering af te sluiten en gesloten te houden ter dekking van eventuele risico’s verband houdend met de uitvoering van de overeenkomst.


Pagina 46 van 60


Artikel 18 Keuring en controle De dienstverlener zal de gemeente of door de gemeente ingeschakelde deskundigen op haar verzoek te allen tijde tijdig en deugdelijk in de gelegenheid stellen om de diensten te (doen laten) keuren en te (doen laten) controleren. Artikel 19 Uitvoering en oplevering 1. De dienstverlener zal de diensten binnen de in de overeenkomst vastgelegde termijn en op de overeengekomen plaats uitvoeren, alsmede op de overeengekomen plaats en wijze opleveren. 2. Feitelijke uitvoering van de diensten door de dienstverlener dan wel daarmee gepaard gaande handelingen zoals de aftekening van werkbriefjes behoudt niet zondermeer goedkeuring van de diensten door de gemeente in. De gemeente behoudt zich uitdrukkelijk te allen tijde het recht voor om na feitelijke uitvoering de verrichte diensten te keuren en te controleren, de diensten eventueel af te keuren, dan wel anderszins in het voorkomende geval een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de overeenkomst. 3. Onverminderd de rechten van de gemeente verband houdend met ondermeer onderhoudstermijnen en/of garanties en/of de bevoegdheid van de gemeente anderszins een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de overeenkomst, geschiedt oplevering van de diensten in het voorkomende geval - wanneer de diensten zich daarvoor lenen - door middel van acceptatie van de diensten door de gemeente na melding van de dienstverlener dat de diensten voltooid en voor oplevering gereed zijn. Artikel 20 De prijs 1. De prijs voor de diensten zoals vermeld in de overeenkomst is in Euro’s, exclusief BTW en omvat alle directe en/of indirecte kosten zoals reis- en verblijfkosten, die door de dienstverlener in verband met de diensten zijn of worden gemaakt. 2. De prijs is vast, tenzij de overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing plaatsvindt. 3. De wijziging bedoeld in het lid 2 zal geen doorgang kunnen vinden voordat de gemeente hiervan op de hoogte is gesteld en hieraan schriftelijke goedkeuring heeft gegeven. Artikel 21 Betalingen 1. Betalingen door de gemeente van de overeengekomen prijs vinden slechts plaats op basis van een door de dienstverlener deugdelijk gespecificeerde - d.w.z. tenminste naar aard en hoeveelheid van de verrichte werkzaamheden gespecificeerde - factuur. Niet-gespecificeerde (deel-)facturen worden niet in behandeling genomen. 2. De gemeente betaalt de in lid 1 genoemde (deel-)facturen binnen dertig (30) dagen nadat zij voornoemde facturen heeft ontvangen en goedgekeurd, eventueel de geleverde diensten heeft gekeurd en/of gecontroleerd èn geconstateerd heeft dat de diensten naar haar genoegen zijn verricht danwel een deel van de met betrekking tot de diensten verrichte werkzaamheden naar haar genoegen is verricht. In het voorkomende geval geschiedt betaling (evenwel) binnen dertig (30) dagen na acceptatie.

Artikel 22 Overdracht rechten en verplichtingen De dienstverlener is niet bevoegd zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst aan derden over te dragen of deze met beperkte rechten te bezwaren, dan na verkregen toestemming door de gemeente. Aan voornoemde toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.


Pagina 47 van 60


Artikel 23 Geheimhouding en rechthebbende op goederen 1. De dienstverlener zal het bestaan, de aard en de inhoud van de overeenkomst alsmede overige bedrijfsinformatie van en/of omtrent de gemeente geheimhouden en niets daaromtrent openbaar maken dan na schriftelijk verkregen toestemming van de gemeente. 2. De dienstverlener zal voorts eventuele in het kader van de overeenkomst vervaardigde en/of ontwikkelde goederen (zaken en/of vermogensrechten) geheimhouden en de resultaten van zijn werkzaamheden niet openbaar maken dan na verkregen schriftelijke toestemming van de gemeente. 3. De gemeente is de exclusieve rechthebbende op alle in het kader van de overeenkomst vervaardigde en/of ontwikkelde goederen.

Artikel 24 Niet-nakoming en de gevolgen daarvan 1. Ingeval de diensten niet beantwoorden aan de overeenkomst en/of indien uitvoering en/of oplevering van de diensten niet binnen de overeengekomen termijn en/of niet op de overeengekomen plaats en wijze geschiedt en/of in geval de dienstverlener anderszins zijn (garantie-) verplichtingen uit de overeenkomst schendt, is sprake van niet-nakoming van de overeenkomst door de dienstverlener. 2. In geval van niet-nakoming van de overeenkomst door de dienstverlener, zal de gemeente - behoudens het geval dat nakoming reeds blijvend onmogelijk is - de dienstverlener door middel van een aanmaning schriftelijk in gebreke stellen en eisen dat de dienstverlener de niet-nakoming binnen een redelijke termijn herstelt. De daarmee gepaard gaande kosten komen voor rekening van de dienstverlener. Indien de dienstverlener niet binnen de in de ingebrekestelling vermelde redelijke termijn voldoet aan de door de gemeente gestelde eisen, is hij in verzuim. 3. In geval de dienstverlener - al dan niet van rechtswege - in verzuim is, is de gemeente onverminderd haar overige rechten die zij aan het verzuim van de dienstverlener kan ontlenen - waaronder haar recht op schadevergoeding - bevoegd: a. Zonder voorafgaande rechterlijke machtiging de diensten en/of het herstel van de niet-nakoming door een derde te doen (laten) plaatsvinden en de kosten daarvan op de dienstverlener te verhalen. b. De overeenkomst door een schriftelijke verklaring gericht aan de dienstverlener geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden. 4. De dienstverlener vrijwaart de gemeente voor alle financiële gevolgen van aanspraken van derden verband houdend met niet-nakoming door de dienstverlener en/of verband houdend met onrechtmatige handelingen c.q. fouten van de dienstverlener in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Artikel 25 Onmiddellijk einde en ontbinding van de overeenkomst 1. De overeenkomst eindigt zonder dat een opzegging, ingebrekestelling, rechterlijke tussenkomst of wat voor (rechts-) handeling dan ook door de gemeente nodig zal zijn: a. In het geval van faillissement van de dienstverlener. b. In het geval van verlies van rechtspersoonlijkheid, ontbinding of liquidatie van de dienstverlener. c. Wanneer de dienstverlener feitelijk zijn onderneming staakt c.q. zijn ondernemersactiviteiten feitelijk beëindigt en/of heeft beëindigd. 2. De gemeente heeft het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden: a. Wanneer door de dienstverlener in het kader van een aanbestedingsprocedure prijsafspraken zijn gemaakt met collega-dienstverleners c.q. concurrenten. b. In geval van surséance van betaling van de dienstverlener. c. Door de dienstverlener of een van zijn personeelsleden c.q. ondergeschikten enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van


Pagina 48 van 60


een orgaan van de gemeente of enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een medewerker of een vertegenwoordiger van de gemeente. Artikel 26 Publiekrechtelijke verplichtingen Het bepaalde in de overeenkomst laat onverlet de uitvoering of uitoefening door de gemeente van de krachtens publiekrechtelijke voorschriften of regelingen op de gemeente rustende verplichtingen. Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Zuidwest-Nederland op 22 september 2009 onder nummer 20090002.


Pagina 49 van 60


Bijlage 8:

Financiële verordening gemeente Sluis

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders; d.d. ;

gezien het advies van de Ondernemingsraad d.d. gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

BESLUIT: vast te stellen: Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Sluis.

1. Inleidende bepalingen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college. b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Sluis en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. c.

rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende weten regelgeving, waaronder verordeningen en raadsbesluiten, van de baten en lasten, alsmede van de balansmutaties.

d. doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. e. doeltreffendheid: de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken. f.

Misbruik en oneigenlijk gebruik: Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.


Pagina 50 van 60


2. Begroting en verantwoording Artikel 2. Programma-indeling De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende vier jaar vast. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken 1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s. 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven. 4. De begroting en de jaarstukken bevatten naast de verplichte paragrafen een paragraaf rechtmatigheid.

Artikel 3a. Kaders ontwerp-begroting

1. Het college biedt voor 15 juni van elk jaar aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor 1 juli van elk jaar vast. 2. De ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerp-begroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door de raad zijn vastgesteld. Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. 2. Bij de begrotingsbehandeling besluit de raad, op voorstel van het college, van welke investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. 3. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld. Het college doet uiterlijk bij de eerstvolgende tussentijdse rapportage een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid. 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor. Artikel 5. Tussentijdse rapportage 1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier en de eerste negen maanden van het begrotingsjaar. 2. De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van: a. de baten en lasten per programma; b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; c. het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b; d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma; e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten. 3. In de tussenrapportage worden (verwachte) afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 10.000 toegelicht.


Pagina 51 van 60


3. Financieel beleid Artikel 6. Waardering en afschrijving vaste activa Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota waardering en afschrijving aan. De raad stelt de nota vast. De nota bevat de regels voor de waardering en afschrijving van activa. Voor de methoden en afschrijvingstermijnen wordt verwezen naar deze nota. Artikel 6a. Reserves en voorzieningen 1. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt: a. de vorming en besteding van reserves; b. de vorming en besteding voorzieningen; c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen. 2. De door de raad vastgestelde nota wordt jaarlijks bij de behandeling van de begroting herzien. 3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven: a. het specifieke doel van de reserve; b. de voeding van de reserve; c. de maximale hoogte van de reserve; d. en de maximale looptijd. 4. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd. Artikel 6b. Grondbeleid Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan: a. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente; b. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten; c. de verwerving en uitgifte van gronden; d. de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden. Artikel 7. Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaalslasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing, de compensabele BTW. 3. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij de begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen. Artikel 8. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten en heffingen. 2. Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De raad stelt de nota vast. 3. Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad stelt de nota vast. 4. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden. Artikel 9. Financieringsfunctie 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de Inkoopbureau West-Brabant in opdracht van de gemeente Sluis

Pagina 52 van 60


begroting uit te voeren; b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s; c. het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen; d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. 2. Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht: a. het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%; b. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is; c. derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s; d. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; e. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro. 3. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties. 4. Financieel beheer en interne controle Artikel 10. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden en contracten; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante weten regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante weten regelgeving. Artikel 11. Interne controle Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.


Pagina 53 van 60


5. Financiële organisatie Artikel 13. Financiële organisatie 1. Het college zorgt voor en legt vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen; f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie. 2. De besluiten genoemd onder letters a, b en d van het eerste lid worden ter kennisneming aan de raad aangeboden. Artikel 13a. Inkoop en aanbesteding Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten. Artikel 13b. Subsidieverstrekking en steunverlening Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen. 6. Slotbepalingen Artikel 14. Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2007. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening. 2. Deze verordening treedt in de plaats van de ‘Financiële beheersverordening gemeente Sluis’ vastgesteld door de raad op 23 oktober 2003. Artikel 15. Citeertitel Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening Sluis 2007”. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 26 april 2007.

Sluis, DE RAAD VOORNOEMD, De griffier,

De voorzitter,

mr. P.T.G. Claeijs

J.F. Sala


Pagina 54 van 60


Bijlage 9:

Single Information Single Audit (SiSa) 2009

SiSa tussen Rijk en Gemeente OCW - 13 SZW - 82 OCW - 14 SZW - 72 SZW - 74 SZW - 75 SZW – 76 SZW - 78 SZW – 79 SZW – 83 JenG - 94

Onderwijsachterstandenbeleid (OAB) Participatiebudget Regeling dagarrangementen en combinatiefuncties Wet Sociale Werkvoorziening Wet Werk en Bijstand inkomensdeel Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte werkloze Werknemers (IOAW) Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte gewezen Zelfstandigen (IOAZ) Bijstandverlening Zelfstandigen (Bbz) Wet Werkloosheids-Voorziening (WWV) Schuldhulpverlening Brede doeluitkering Centra voor Jeugd en Gezin (BDU CJG)

SiSa tussen medeoverheden VROM – 22B WWI – 50B/50C VenW - 59B

Programma externe veiligheid Investering stedelijke vernieuwing (ISV) Brede doeluitkering verkeer en vervoer


Pagina 55 van 60


Bijlage 10: Controleverordening gemeente Sluis DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 7 oktober 2003; gezien het advies van de OR d.d. ; gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten; BESLUIT: Vast te stellen de verordening voor de controle van het financieel beheer en op de inrichting van de financiële functie van de gemeente Sluis.

Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a.

accountant

Een door de raad aangewezen organisatie, waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b.

accountantscontrole

De controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: • het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; • het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • onrechtmatigheden in de jaarrekening; • de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet. c.

rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole

Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante weten regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.


Pagina 56 van 60


Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 2. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening; b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; c. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar; e. de posten van de jaarrekening, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden; f. de gemeentelijke producten, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden. 3. In afwijking van het gestelde in lid 2, letters e en f, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke sectoronderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. 4. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad vóór de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. 5. De raad wijst de accountant aan, die wordt belast met de accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 Gemeentewet. 6. Het college verleent de opdracht aan de accountant, ter uitvoering van de eisen en criteria bedoeld in het tweede tot en met het vierde lid en het aanwijzingsbesluit bedoeld in het vijfde lid van dit artikel. De opdracht aan de accountant heeft een looptijd van 5 jaar. Artikel 3. Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe weten regelgeving en legt deze aan de accountant voor ter controle. 2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen volgens de datum van de vastgestelde budgetcyclus aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.


Pagina 57 van 60


3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de controller danwel het sectorhoofd Middelen of diens vervanger. Artikel 5. Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. Artikel 6. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 2. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, C.B.S. e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, verleent het college de opdracht daartoe aan de door de raad aangewezen accountant, tenzij het in het belang van de gemeente is de opdracht aan een andere accountant te verlenen. Artikel 7. Rapportering 1. De accountant zendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad en in afschrift aan het college in overeenstemming met artikel 213, vijfde lid en artikel 197 van de Gemeentewet. 2. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 3. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de sector waar de ambtenaar werkzaam is, de controller en of het hoofd van de sector Middelen danwel diens vervanger. 4. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad. Inkoopbureau West-Brabant in opdracht van de gemeente Sluis

Pagina 58 van 60


Artikel 8. Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en later. Artikel 9. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam ‘Controleverordening gemeente Sluis’. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad d.d. 23 oktober 2003

Sluis, 23 oktober 2003 DE RAAD VOORNOEMD,

, voorzitter J.F. Sala

, griffier mr. P.Th.G. Claeijs


Pagina 59 van 60


Bijlage 11: 1e wijziging van de controleverordening gemeente Sluis

DE RAAD VAN DE GEMEENTE SLUIS; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 9 mei 2006; BESLUIT vast te stellen de volgende Verordening tot 1e wijziging van de controleverordening gemeente Sluis. Artikel 1 Artikel 4, lid 3 wordt gewijzigd in: Er is een auditcommissie ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole. Instelling van de auditcommissie wordt door de gemeenteraad bij afzonderlijke verordening geregeld. Artikel 2 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juli 2006. Artikel 3 Deze verordening kan worden aangehaald als: "Verordening tot 1e wijziging van de controleverordening gemeente Sluis". Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van donderdag 29 juni 2006. de griffier, mr. P.T.G. Claeijs

de voorzitter, J.F. Sala


Pagina 60 van 60

Inkoop Programma van Eisen kenmerk: SIW-2010-JF-SL-004. Accountantsdiensten

Recommend Documents