PRO 10 BV C. VAN NASSAUSTRAAT 27 2595 TK DEN HAAG
Inkoop na MSU+ meting
Door Loek van Beurden
[email protected] 070-3819724 / 06-26658983 03102006
Agenda • Voorstellen • Benchmark verschillende vormen • Benchmark als hulpmiddel • Afzonderlijk (Voorbeeld gemeente Amersfoort) • In samenwerking
• Tips
03102006
Voorstellen Loek van Beurden
Adres Pro 10 BV C. Van Nassaustraat 27 2595 TK DEN HAAG www.pro10.nl vanbeurden@pro 10
03102006
Pro 10: resultaatgerichte diensten
Projecten
Interim
Aanbestedingen Professionalisering Audits Inkoop(pakket) strategieen o Outsourcing tactische en operationele inkoop
o Detachering inkoopadviseurs o Projectmanagement
o o o o
Advies o o o o o o o o
Inkoopbeleid Juridisch advies Procesoptimalisatie Contractbeheer Workshops Duurzaam inkopen Coaching …
03102006
Benchmark/ontwikkelprojecten • MSU + • Inkoopmonitor • Miniscan
: ca 40 gemeenten en andere overheden : 12 provincies + actieplan + realisatie : 25 waterschappen + actieplan + DI
• Pro 10 stelt de resultaten en aanbevelingen dezelfde dag beschikbaar (1 dag per audit).
03102006
Benchmark verschillende vormen
03102006
Methodieken vergeleken • • • • • • • • •
1 doel Verschillende mate van gedetailleerdheid Verschillende rapportagevorm 80/20 inhoudelijke overeenkomsten Vergelijkbare methode (documentstudie, interviews) Intersubjectief, MSU+ is semi-wetenschappelijk Geen intellectueel eigendom, vrij gebruik Generiek toepasbaar Omschakelen van model is lastig
03102006
DOCH, BEGIN EN GA DOOOOOOR
03102006
MSU + KORTE INTRODUCTIE
03102006
Auditteam Gecertificeerde auditors
03102006
MSU+
03102006
MSU+
03102006
N=28
03102006
N=28
03102006
Per proces op aspect en niveau (voorbeeld inkooppakketstrategie) Aspecten
1
SP 2.1
Onderzoek leveranciersmarkt
SP 2.2
Onderzoek interne klant
SP 2.3
Strategie
SP 2.4
Inkoopstromen en risico analyse
SP 2.5
Documentatie
SP 2.6
Besluitvormingsproces
SP 2.7
Communicatie
SP 2.8
Team samenstelling
SP 2.9
Inkoopmodellen
SP 2.10
Identificatie productvereisten
SP 2.11
Inkoopplanning
SP 2.12
Evaluatie resultaten
SP 2.13
Wet- en regelgeving
2
3
4
5
6
7
8
9
10
03102006
Aspecten uitgewerkt naar niveau en verbeterpunten 2. Ontwikkelen van een strategie per inkooppakket Niveau 1 Huidig niveau
• • • • • • •
Geen Geen Geen Geen Geen Geen Geen
of ad hoc leveranciersmarktonderzoek of zeer beperkte aanwezigheid van een strategie per inkooppakket gedocumenteerde strategie per inkooppakket besluitvormingsproces zichtbaar of aanwezig communicatie met direct belanghebbenden bewust gebruik van inkoopmodellen bewijs dat voldoende aandacht wordt besteed aan wet- en regelgeving
Niveau 2 Groei niveau I
• • • • • • • •
Reactief te werk gaan en overleggen met de interne klant om behoefte van de interne klant te bepalen Strategie voor het bepalen van de inkoopbehoefte is een korte-termijn-focus en er wordt nagedacht over het realiseren van marktwerking Inkoopstromen en risico analyse m.b.t. prijs en volume Documentatie van overleg teams beschikbaar Functionarissen bepalen doelstellingen en coördineren het besluitvormingsproces over de teams heen Multidisciplinaire teams geïnstalleerd om strategie te ontwikkelen. Functionarissen evalueren gedegen of het team over de juiste competenties beschikt Intern geïdentificeerde productvereisten Enig bewijs dat aandacht wordt besteed aan wet- en regelgeving
Niveau 3 Groei niveau II
• • • •
Gedegen begrip van structuur en ontwikkeling leveranciersmarkt Documentatie van begrip van leveranciersmarkt aanwezig Bewust gebruik van inkoopmodellen Kennis van vaardigheden, prestaties en resultaten van zowel huidige als potentiële leveranciers
Niveau 4
• • • • •
Reactief afstemming bereiken om behoefte interne klant te bepalen Focus op lange termijn als strategie om de inkoopbehoefte te bepalen Inkoopstromen en risicoanalyse m.b.t. kosten Strategie ook gebaseerd op de door klanten geïdentificeerde eisen aan inkooppakketten Rekening houden met wet- en regelgeving
Niveau 5
• • • • • • • •
Proactief te werk gaan om behoefte van de intern klant te bepalen Gedocumenteerd proces voor de ontwikkeling van een strategie per inkooppakket Geformaliseerd en gestructureerd proces voor de ontwikkeling van de strategie per inkooppakket Beperkt aantoonbaar dat communicatie plaatsvindt met direct belanghebbenden Zowel interne als externe (klant) eisen Gedetailleerd plan van aanpak aanwezig. Kritieke pad is zichtbaar gemaakt. Er is nauwelijks sprake van grensverleggende doelstellingen Formeel evaluatieproces voor prioritering van alle relevante eisen Naleving wet- en regelgeving
03102006
Adviezen (2 –ledig) • Vanuit MSU+ perceptie. Modelmatig. • Vanuit perceptie auditor. Expert, veranderkundig.
03102006
Inkoopmonitor Provincies Een doorkijkje
03102006
Auditteam • Externe auditor t.b.v. vergelijkbaarheid en objectiviteit • Intercollegiaal voor leereffecten en reflectie. Kijkje in elkaars keuken.
03102006
De dimensies (traditioneel) • Inkoopbeleid Concernbeleid; Strategisch/Tactisch beleid; Operationeel beleid.
• Structuur Taakverdeling; Structuur; Processen.
• Mensen Functieprofielen; Opleidingsniveau; Competenties
• Middelen Kennisborging; Procesondersteuning; MI systemen
03102006
De score op de dimensies • Rood
= 3 punten
• Oranje
= 6 punten
• Groen
= 9 punten
03102006
Score benchmark P12 2008 Inkoopbeleid
Structuur
Mensen
Middelen
Groningen Friesland Drenthe Overijssel Gelderland Flevoland Utrecht Noord-Holland Zuid-Holland Zeeland Noord-Brabant Limburg MI systemen
Procesondersteuning
Kennisborging
Competenties
Opleidingsniveau
Functieprofielen
Processen
Structuur
Taakverdeling
Operationeel
Strategisch/Tactis ch Concernbeleid
03102006
Gemiddelde score per jaar Gemiddelde score Provincie per jaar 9 Gemiddelde score 2006 8
Gemiddelde score 2007 Gemiddelde score 2008
7
6
5
4
3
2
1
0 Groningen
Friesland
Drenthe
Overijssel Gelderland Flevoland
Utrecht
NoordHolland
ZuidHolland
Zeeland
NoordBrabant
Limburg
03102006
P4 regio’s, Over all score Gemiddelde Score totaal 7,5 7,0 6,5 P4 NOORD
6,0
P4 MIDDEN 5,5
P4 ZUID
5,0 4,5 4,0 2006
2007
2008
03102006
Gemiddelde score per jaar Gemiddelde score 2008 Gemiddelde score 2008
Gemiddelde score 2007
Gemiddelde score 2007 Gemiddelde score 2006
Gemiddelde score 2006
5,0
5,2
5,4
5,6
5,8
6,0
6,2
6,4
6,6
6,8
Gemiddelde score 2006 Gemiddelde score 2007 Gemiddelde score 2008 Reeks1
5,6
6,2
6,6
03102006
Best practises 2008 Inkoopbeleid Zuid-Holland Structuur Mensen
Middelen
Noord-Holland Noord-Brabant Gelderland Utrecht Noord-Holland Zuid-Holland Noord-Holland
03102006
Validatie actiepunten Dimensie Middelen • Aspect Procesondersteuning (b) • 3 x groen, 5 x oranje, 4 x rood • Actie: • Standaarddocumenten bundelen (P4N) • Marktplaats (P4M) • Monitoring DI en managementinfo (P4Z)
03102006
Gezamenlijk actieplan
03102006
Individueel actieplan
03102006
MINISCAN WATERSCHAPPEN Een doorkijkje
03102006
Benchmark alle waterschappen 1ste Miniscan
03102006
Benchmark alle waterschappen 2de Miniscan
03102006
Benchmark – Strategische processen Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Het beleid was vaak reglementair en procedureel Regelmatig ontbrak het besturingsmodel voor de inkoopfunctie Verbetersuggesties: Maak onderscheid in beleid en procedures Voeg een besturingsmodel om de verwachtingen te managen Vertaal het inkoopbeleid naar een beleid per inkooppakket
03102006
03102006
Benchmark als hulpmiddel
03102006
Hulpmiddel • • • • • • • •
Brengt structuur in verbeteringen Legitimeert verbeteringen Goede voorbeelden opsporen, volgen en uitwisselen Maakt monitoring en managementinfo mogelijk Van best practice naar next practice, samen ontwikkelen Schaalvoordelen in aanbestedingen Uniformiteit naar binnen en naar buiten Ontwikkelen inkooppakketstrategieen leidt tot besparingen
03102006
Maar… • Is geen doel op zich • Geeft geen inzicht in gerealiseerde besparingen, rechtmatigheid en duurzaamheid, als hier niet afzonderlijk op gemonitord wordt • Niet alle onderwerpen zijn voor iedereen even relevant • Vaak alleen door inkopers gebruikt en niet met andere belanghebbenden • Verschillende in inkoopvolwassenheid tussen afdelingen binnen dezelfde organisatie moeilijk te presenteren, dus soms extra meting nodig. • Kunnen vertalen naar de eigen situatie, dus conceptueel kunnen denken en omzetten naar operationele zaken
03102006
Samen? Ja, maar: - Kost tijd - Is vaak vrijblijvend - Wordt erbij gedaan doch -
Zorgt voor informele contacten en collegialiteit Gezonde competitie Mogelijkheden om te testen Snel achterstanden wegwerken Overtuigingsmacht
03102006
HET VERHAAL VAN EEN KLANT
03102006
Conclusie MSU+ ? Kleine investering voor een “inkoopontwikkel TOM TOM” Vragen, interesse? bel of mail Loek van Beurden (van
[email protected]) 070-3819724
03102006
Dank voor uw aandacht
03102006
