Inkoop- en aanbestedingbeleid Gemeente Breda 2010

Inkoop- en aanbestedingbeleid Gemeente Breda 2010

mei 2010 Vastgesteld bij collegebesluit van 23 februari 2010, nr. 35749

Voorwoord Voor u ligt het aan de laatste maatschappelijke en economische ontwikkelingen aangepaste inkoopen aanbestedingbeleid van de Gemeente Breda. Dit beleid geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen van leveringen, diensten en werken. De Gemeente Breda wil een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt. Het beleid helpt ons in het streven naar een rechtmatige en doelmatige inkooppraktijk. Het draagt ook zorg voor een juiste inbedding van de actuele politieke thema’s als stimuleren lokale economie binnen juridische kaders naast Duurzaamheid en Maatschappelijke betrokkenheid. Wij hopen met dit beleid medewerkers van de Gemeente Breda en externe leveranciers een handvat te bieden voor professionele samenwerking bij inkooptrajecten.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid mei 2010

3


4

>

Inhoudsopgave

Voorwoord......................................................................................................................... 3 Inleiding.............................................................................................................................. 7 Doel van het inkoopen aanbestedingbeleid

7

Relatie met andere beleidsterreinen van de Gemeente Breda

8

Borging van het inkoopen aanbestedingbeleid

9

Leeswijzer 9

1 Juridische beleidsuitgangspunten.................................................................................. 11 1.1 Naleven van weten regelgeving

11

1.2 Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie

11

1.3 Toepassen van een aanbestedingsreglement

11

2 Ethische en ideële beleidsuitgangspunten.................................................................... 13 2.1 Integriteitseisen aan bestuurders en ambtenaren

13

2.2 Integriteitseisen aan opdrachtnemers

13

2.3 Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers

13

2.4 Duurzaam inkopen

13

2.5 Sociaal maatschappelijke doelstelling

14

3 Bedrijfseconomische beleidsuitgangspunten................................................................ 17 3.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures

17

3.2 Te hanteren selectie- en gunningscriteria

18

3.3 Omgang met leveranciers

19

3.4 Relatie met de interne leveranciers

20

3.5 Gebruik van inkoopvoorwaarden

20

4 Organisatorische uitgangspunten.................................................................................. 21 4. 1 Inkoopsynergie

21

4.2 Hanteren van een standaardwerkwijze

22

4.3 Rol van het SSC Inkoop

22

4.4 Herijking inkoopen aanbestedingbeleid

23

4.5 Inkoopactieplan

23

0021_12

Bijlage 1 Begripsbepaling................................................................................................ 25 Bijlage 2 Vormen van marktbenadering........................................................................ 27 Bijlage 3 Herijkt inkoopen aanbestedingbeleid.......................................................... 29


5


6

Inleiding Per 1 maart 2006 is de dienstenstructuur losgelaten1 en is de Gemeente Breda georganiseerd in vakdirecties. Daarnaast is een Shared Service Center (SSC) ingericht waarin alle ondersteunende diensten zijn samengevoegd. Eén van de onderdelen van het SSC is Juridische Zaken & Inkoop. Deze afdeling is per 1 januari 2008 ontstaan door samenvoeging van de SSC afdelingen Juridische Zaken en SSC Inkoop & Aanbesteding. Inmiddels is inkoopsectie van de afdeling volledig bemand en heeft een plaats verworven in de organisatie. Het SSC Juridische Zaken & Inkoop (SSC JZ&I) heeft de doelstelling meegekregen om de inkoopfunctie binnen de Gemeente Breda verder te organiseren en te professionaliseren. Te beginnen met het herijken van het gemeentelijk inkoopen aanbestedingbeleid zoals vastgesteld door het college van B&W op 12 december 2006. Het inkoopen aanbestedingbeleid vormt het fundament onder de inkoopfunctie. Het inkoopen aanbestedingbeleid is op het complete spectrum van leveringen, diensten en werken van toepassing. Inkoop wordt gedefinieerd als ‘alles waar een externe factuur tegenover staat’. De Gemeente Breda is inkoper en wordt wettelijk gezien als één geheel. Inkoop is een procesmatige activiteit, die kan worden onderverdeeld in zeven stappen (Bijlage I). Het kan gaan om de inkoop van uiteenlopende zaken zoals software, leerlingenvervoer, uitzendkrachten, adviesdiensten, kantoormeubilair, maar bijvoorbeeld ook (de aanleg van) bruggen en wegen, onderhoud van gemeentelijk groen en het bouwen van sportgelegenheden. Binnen de overheidssector groeit de aandacht voor inkoop en aanbesteden. Daar is een aantal redenen voor aan te geven, die deels met elkaar verband houden: • Toenemende druk op rechtmatigheid van het handelen op het gebied van inkoop, en de daaraan gerelateerde (goedkeurende) accountantsverklaring • Ontwikkelingen in aanbestedingswetgeving; • Toenemende druk op budgetten; • De ambitie van de overheid om in 2015 100% duurzaam in te kopen. De Gemeente Breda neemt deel aan het Programma Duurzaam Inkopen. Dat betekent dat aangeboden producten, diensten en werken – naast de andere criteria – zoveel als mogelijk moeten worden beoordeeld op basis van milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. In 2007 heeft dat binnen de Gemeente Breda geresulteerd in de start van het Project Inkoop Duurzamer. Doelstelling van het project is 75% duurzaam inkopen in 2010 op basis van de door Agentschap NL (voorheen SenterNovem) ontwikkelde duurzaamheidcriteria. Doel van het inkoopen aanbestedingbeleid Het inkoopen aanbestedingbeleid van de Gemeente Breda geeft sturing aan de inkoopfunctie binnen de hele gemeente. Het doel van het beleid is het eenduidig vastleggen en voor zowel internen als externen toegankelijk maken van de uitgangspunten die de gemeente hanteert bij het inrichten van haar inkoopfunctie en het uitvoeren van al haar inkooptaken. Met het ontwikkelen en implementeren van het Inkoop- en aanbestedingbeleid streeft de gemeente naar verdere professionalisering van haar inkoopfunctie. Concreet betekent dit: 1. Dat het doel is om in te kopen tegen de juiste prijs / kwaliteit verhouding waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van de aanbieders objectief; 2. Dat de Gemeente een integere en betrouwbare opdrachtgever wil zijn, die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt; Met uitzondering van de BSW.

1


7

3. Dat de inkoopprocessen een belangrijke bijdrage leveren aan het algehele prestatieniveau van de gemeente, wat moet leiden tot verbetering van het financiële resultaat en de financiële beheersing; 4. Het voldoen aan de relevante regelgeving, op zowel nationaal als Europees niveau met betrekking tot overheidsinkopen (rechtmatigheid); 5. Het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten van deze kennis in de eigen organisatie; 6. Het hanteren van een eenduidige, transparante werkwijze binnen de Gemeente Breda; 7. Het efficiënt inrichten van het inkoopproces zelf, maar ook van de sturing van en de control op de inkoopfunctie. Relatie met andere beleidsterreinen Eén van de doelstellingen van het inkoopen aanbestedingbeleid is het scheppen van de kaders om een bijdrage te kunnen leveren aan het algehele prestatieniveau van de gemeente. Het inkoopen aanbestedingbeleid dient daarom aan te sluiten op andere beleidsterreinen. Concreet gaat het hierbij om de volgende kernpunten: 1. economisch ontwikkelingsbeleid; 2. het gemeentelijke arbeidsmarktbeleid; 3. de Milieuvisie Breda 2015; 4. het gemeentelijke integriteitbeleid; 5. het Mandaatbesluit. Economische Impulsnota 2006-2010 In de Economische Impulsnota Breda 2006-2010 (‘Breda actief de markt op’) wordt door de Gemeente Breda nadrukkelijk ingestoken op een actieve stimulering van de economie. In het belang van bijvoorbeeld de werkgelegenheid is deze stimulering van harte gewenst. Daar waar de Gemeente Breda in haar inkoopen aanbestedingbeleid het locale bedrijfsleven een impuls kan geven zou zij dit niet moeten nalaten. Dit kan bijvoorbeeld door het lokale bedrijfsleven meer inzicht te verschaffen in de gemeentelijke werkwijze rondom inkoop en aanbesteden (via bijvoorbeeld een flyer, informatie in de Nieuwsbrief EZ et cetera). Van het bevoordelen van locale ondernemers bij aanbestedingen kan nooit sprake zijn, omdat dit wettelijk niet is toegestaan. De Economische Impulsnota Breda 2006-2010 wordt in 2010 geactualiseerd. Het gemeentelijke arbeidsmarktbeleid 2009-2015: “Iedereen doet mee, want iedereen is nodig!”. Breda heeft een visie op arbeidsmarktbeleid weggelegd voor de periode tot en met 2015. Deze hangt sterk samen met de maatschappelijke visie ’Meedoen en Verbinden’, waarin een belangrijke pijler het vergroten van de participatie van de Bredase burger is. De arbeidsmarktvisie is een nadere uitwerking daarvan op het onderdeel ‘meedoen’. Het is daarmee een visie op wat Breda in haar arbeidsmarktbeleid wil, in samenhang met haar strategische partners en de rol in de regio. Het gaat vooral om de relaties tussen de drie o’s: onderwijs, overheid en ondernemers. Dit samenspel, en dan met name de rol die de gemeente hierin wil nemen, komt in deze visie tot uitdrukking voor de periode 2009-2015. De Milieuvisie Breda 2015 In de Milieuvisie Breda 2015 (vastgesteld in januari 2002) staat het instandhouden en verbeteren van een duurzaam en leefbaar Breda centraal. Duurzaamheid en leefbaarheid zijn concreet uitgewerkt in de milieuthema’s afval/grondstoffen, bodem, energie, externe veiligheid, geluid, lucht, geur, natuur en water. Speerpunt van beleid is het versterken van de voorbeeldfunctie van de gemeente als bedrijf. Zo besteedt de gemeente aandacht aan gebruik van milieuvriendelijk papier en duurzame inkoop van energie (actiepunt 44 uit de Milieuvisie).


8

De gemeente heeft een deelnameverklaring duurzaam inkopen ondertekend. Duurzaam Inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemersschap waarbij mens, milieu en munten in balans zijn. In de Milieuvisie is dit als volgt weergegeven: “Milieu, economie en ruimtelijke ontwikkeling worden in samenhang beschouwd. Hierbij wordt gestreefd naar het maximaal haalbare milieurendement. Economische groei gaat hand in hand met een vermindering van de milieubelasting.” Gerealiseerd moet worden dat dit ook financiële consequenties heeft. In zijn algemeenheid kan gesteld worden dat duurzaamheid op de korte termijn een investering kan vergen die zich op de middellange termijn (ca. 5 jaar) terugverdiend. Het gemeentelijke integriteitbeleid Sinds één juli 2004 is de ‘Gedragscode ambtenaren Breda’ van kracht. Hierin staan ondermeer regels met betrekking tot integriteit. Het inkoopen aanbestedingbeleid moet hier bij aansluiten. Het mandaatbesluit Het Algemeen Mandaatbesluit Breda 2009, zoals vastgesteld op 25 augustus 2009 door het College van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester, is per 16 september 2009 in werking getreden. In dit Mandaatbesluit zijn onder meer de bevoegdheden voor de directeuren beschreven die behoren bij de uitvoer van de inkooptaken. Het kan zijn dat een directeur deze bevoegdheden verder binnen zijn directie heeft weggelegd. Het Mandaatbesluit, met artikel 11 van schema A in het bijzonder, is van toepassing op alle inkopen van de Gemeente Breda. Vanuit het oogpunt van rechtmatigheid en integriteit zoals beschreven in dit inkoopen aanbestedingbeleid, is het belangrijk dat het Algemeen Mandaatbesluit 2009 wordt nageleefd. Borging van het inkoopen aanbestedingbeleid De borging van het Inkoop- en aanbestedingbeleid is in eerste instantie belegd bij het SSC Juridische Zaken & Inkoop. Deze faciliterende en adviserende taak uit zich in het bieden van handvatten, hulpmiddelen en ondersteuning aan alle organisatieonderdelen om het beleid ten uitvoer te kunnen brengen. Daarnaast heeft deze afdeling een coördinerende en signalerende taak. Leeswijzer Het Inkoop- en aanbestedingbeleid wordt volgens onderstaande onderwerpen beschreven: 1. Juridische uitgangspunten 2. Ethische en ideële uitgangspunten 3. Economische uitgangspunten 4. Organisatorische uitgangspunten Grondstelling is dat aan alle uitgangspunten moet worden voldaan. Mochten ze onderling botsen, dan kan niet op voorhand worden gezegd, welk uitgangspunt de prioriteit heeft. In hoofdstuk 1 worden de juridische beleidsuitgangspunten op het gebied van inkoop beschreven. In hoofdstuk 2 komen de ethische en ideële uitgangspunten aan de orde, waarbij wordt ingegaan op integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren, integriteiteisen aan opdrachtnemers, sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers, duurzaam inkopen en de sociaal maatschappelijke doelstelling van de gemeente.


9

In 2010 is dit hoofdstuk verder uitgewerkt ten aanzien van duurzaam inkopen en de sociaal maatschappelijke doelstelling van de gemeente. In hoofdstuk 3 worden de economische uitgangspunten uiteengezet. Hierbij komen de te hanteren aanbestedingsprocedures aan bod, maar ook de omgang met selectie- en gunningcriteria, en de omgang met (lokale) leveranciers en interne leveranciers. In verband met de economische crisis wordt in het geactualiseerde hoofdstuk stilgestaan bij de mogelijkheden die de Gemeente Breda heeft om ondernemers tegemoet te komen. In hoofdstuk 4 ten slotte worden de organisatorische uitgangspunten beschreven, waarbij de keuze voor inkoopsynergie middels gecoördineerde inkoop wordt toegelicht evenals de uitgangspunten van het hanteren van standaard werkwijzen. Tevens wordt aandacht besteed aan het herijken van het inkoopen aanbestedingbeleid en het jaarlijkse inkoopactieplan.


10

Juridische uitgangspunten

1

1.1 Naleven van weten regelgeving De Gemeente Breda is verplicht tot naleving van nationale en Europese weten regelgeving. Dit geldt ook met betrekking tot alle inkopen (leveringen, diensten en werken). In het bijzonder de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, zoals deze zijn vertaald naar het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Een belangrijk doel van het BAO is het stimuleren van vrije, eerlijke concurrentie om daarmee besparingen te bewerkstelligen voor opdrachtgevers. De Gemeente Breda streeft elk jaar naar het krijgen van een goedkeurende accountants verklaring. Inkoop draagt hier nadrukkelijk aan bij.

1.2 Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie De drie beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Deze drie beginselen hanteert de Gemeente Breda voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee onderstreept ze het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit en de doelmatige besteding van publieke gelden. Een belangrijke randvoorwaarde is dat de inspanning die noodzakelijk is om aan deze beginselen te kunnen voldoen, past bij de grootte van de inkopen. In hoofdstuk 3 van dit beleid wordt dit nader ingevuld. 1.3 Toepassen van een aanbestedingsreglement Om het in de praktijk gemakkelijk te maken om aan de twee bovengenoemde uitgangspunten te voldoen dient bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempels voor Europees aanbesteden) zoveel mogelijk gebruik te worden gemaakt van het inkoopen aanbestedingreglement. Hierin worden handvatten en richtlijnen gegeven voor de inrichting van de (Europese) aanbestedingprocedures. Het kan gaan om precisering van mogelijkheden die in het BAO worden gegeven, omdat de gemeente Breda bepaalde onderwerpen belangrijk(er) vindt. Het kan ook gaan om handvatten en richtlijnen die de transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij aanbestedingen onder de drempel borgen, rekening houdend met de omvang van de inkopen. Voorbeelden van dergelijke handvatten en richtlijnen zijn: 1. een stappenplan voor het aanbestedingsproces; 2. invulling van de verschillende typen van marktbenadering; 3. richtlijnen voor het opstellen van de inkoopstrategie; 4. de te hanteren selectie- en gunningcriteria; 5. de wijze van communiceren met inschrijvers over de gunning. Het aanbestedingreglement dient aangepast te worden op de ontwikkelingen binnen de Gemeente Breda (het geactualiseerde inkoopen aanbestedingbeleid) en op externe ontwikkelingen zoals de invoering van de Raamwet Aanbesteden, en de doelstelling Duurzaam Inkopen.


11


12

Ethische en ideële uitgangspunten

2

2.1 Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren Alle inkopen van de Gemeente Breda worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en moeten te allen tijde integer zijn. Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan de ‘Gedragscode ambtenaren Breda’ die sinds 1 juli 2004 van kracht is. Hierin staan onder meer regels met betrekking tot integriteit. Functiescheiding is een middel dat bijdraagt aan de borging van integriteit. Deze functie scheiding is ook opgenomen in de vigerende Organisatieregeling: • inkoper: degene die in rechtstreeks contact staat met de leverancier, dienstverlener of aannemer; • budgethouder: degene die verantwoordelijk is voor de doelmatige en doeltreffende aanwending van de aan hem toegewezen middelen; • prestatiebeoordelaar: degene die nagaat of de geleverde goederen, diensten of werken conform vooraf opgestelde specificaties en afspraken zijn geleverd. 2.2 Integriteiteisen aan opdrachtnemers De Gemeente Breda stelt ook eisen op het gebied van integriteit aan opdrachtnemers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) opdracht nemer. Potentiële opdrachtnemers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten en de wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB). Potentiële opdrachtnemers wordt gevraagd verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen. 2.3 Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers Opdrachtnemers van de gemeente worden tevens geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied. Discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd. 2.4 Duurzaam inkopen De Gemeente Breda neemt deel aan het door het ministerie van VROM opgezette en door Agentschap NL (voorheen SenterNovem) uitgevoerde Programma Duurzaam Inkopen. Agentschap NL heeft in 2009 voor 45 inkooppakketten duurzaamheidcriteria vastgesteld in samenspraak met de markt. Dit betekent dat in te kopen producten, diensten en werken – naast andere criteria – moeten worden beoordeeld op basis van deze duurzaamheidcriteria om de doelstelling: 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100% in 2015 waar te kunnen maken. De Gemeente Breda werkt op dit gebied nauw samen met andere West Brabantse gemeenten en de Provincie. SSC Juridische Zaken & Inkoop is landelijk actief met kennisspreiding. Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemersschap waarbij mens, milieu en munten in balans zijn. Bij de mens gaat het om sociaal-ethische zaken als mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie et cetera. Bij milieu om de belasting van milieu en natuur en bij munten om de financiële aspecten.


13

De gemeente koopt duurzamer in door bij elke aanbesteding – naast selectie- en gunning criteria – ook verplicht de beschikbare Agentschap NL duurzaamheidcriteria toe te passen. In 2007 is een door het college vastgesteld project Inkoop Duurzamer van start gegaan met de opdracht duurzaamheidcriteria bij inkoopen aanbestedings-trajecten toe te passen. In 2010 wordt ter afsluiting van het project gerapporteerd hoe duurzaam inkopen binnen de gemeente in de inkoopfunctie is geïmplementeerd. Medewerkers, die betrokken zijn bij inkoop, dienen daarom op de hoogte te zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij zijn verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen mens, milieu en munten als volgt af te wegen; • bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend; • in de programma’s van eisen worden ( indien aanwezig) duurzaamheidcriteria van Agentschap NL toegepast; • duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningcriteria; • duurzaamheidafspraken worden waar mogelijk expliciet opgenomen in het contract. In het inkoopen aanbestedingsreglement worden instrumenten aangedragen die hiervoor door verschillende instanties zijn ontwikkeld en worden er handvatten gegeven om de expertise van andere gemeentelijke diensten, maar ook de expertise van de markt te benutten. 2.5 Sociaal maatschappelijke doelstelling Het is van belang dat iedereen kan meedoen in de Bredase samenleving. De Visie Arbeidsmarktbeleid 2009-2015 “Iedereen doet mee, want iedereen is nodig!“ is een nadere uitwerking van dit meedoen. Eén van de mogelijkheden om dit meedoen te bevorderen is Social Return. Onder Social Return wordt verstaan: het door de gemeente aangaan van convenanten en/of stellen van sociale besteksvoorwaarden bij aanbestedingen, met als doel : • het bevorderen van werkgelegenheid / van reguliere banen voor werkzoekenden, personen met een WWB (Wet werk en bijstand)-uitkering / WIJ (Wet investeren in jongeren)-inkomensvoorziening / SW (Sociale Werkvoorziening)-loon en Nuggers (niet-uitkeringsgerechtigden) en • het bevorderen van (on)betaalde stageplaatsen ten behoeve van het VMBO, VSO, MBO en de Bredase Praktijkschool. Het beleid 2010 gaat uit van de volgende uitgangspunten: 1. de opdrachtnemer is bij Europese aanbestedingen verplicht van de aanneemsom 5% te besteden aan lonen voor mensen die werkloos zijn / voor mensen die SW-loon ontvangen. Met een opdrachtnemer in de Bouw- en Infrasector kan worden overeengekomen¹ dat dit percentage van de aanneemsom ook, geheel dan wel gedeeltelijk, door leerlingen gerealiseerd kan worden. Dit kunnen bestaande leerlingen zijn of werkloze jongeren die naar het oordeel van de opdrachtnemer gekwalificeerd kunnen worden tot leerling. 2. aan de opdrachtnemers in alle sectoren wordt gevraagd in de offerte aan te geven hoeveel onbetaalde stageplaatsen zij beschikbaar kunnen stellen ten behoeve van leerlingen van het VMBO, VSO, MBO en de Bredase Praktijkschool. 3. bij de inzet van iemand die werkloos is en uitkering heeft dan wel van iemand die SW-loon heeft, is het doel duurzame uitstroom d.w.z. een arbeids- c.q. detachering overeenkomst van minimaal 24 uur per week met een contractduur van minimaal een jaar, met de intentie om deze te verlengen.


14

4. het WerkgeversServicepunt van De Brug c.q. BSW Bedrijven draagt zorg voor de selectie en aanlevering van werkzoekenden; er is sprake van een inspanningsverplichting. De inzet is primair gericht op personen die een WWB-uitkering, WIJ-inkomensvoorziening c.q. SW-loon ontvangen. Noodzakelijke kosten van scholing zijn voor kosten van de gemeente en worden m.b.t. de personen die een WWB-uitkering / WIJ-inkomensvoorziening ontvangen, betaald uit het Participatiebudget. 5. voor werkzoekenden die nog niet aan het beroepsprofiel voldoen, maar wel binnen een redelijke tijd naar dat profiel toe kunnen groeien, zorgt de opdrachtnemer, zo mogelijk, voor stage- / leerwerkplaatsen. Dit om zodoende ervaring op te doen en toe te groeien naar het gewenste instroomniveau. 6. de begeleiding van de arbeidscontractant / stagiaire is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer en de gemeente. De verdeling van de begeleidingskosten wordt overeengekomen tussen de opdrachtnemer en de gemeente / BSW Bedrijven. 7. op grond van rapportage van de opdrachtnemer wordt eenmaal per 3 maanden de voortgang van Social Return geëvalueerd tussen de gemeente, de opdrachtnemer en het Werkgevers-ServicePunt c.q. BSW Bedrijven. 8. de coördinatie van Social Return berust bij het SSC / Juridische zaken & inkoop.

¹ Ter bestrijding van jeugdwerkloosheid is op 15 oktober 2009 een samenwerkingsovereenkomst gesloten tussen de Bouw- en Infrasector, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en UWV WERKbedrijf om extra stage- / leerwerkplekken voor jongeren tussen 18-27 jaar te creëren. Gemeenten worden verzocht zich hiervoor in te spannen mede gelet op de Wet Investeren Jongeren. Dit normenkader is op 23 februari 2010 vastgesteld door het College van burgemeester en wethouders. Halfjaarlijks vindt evaluatie en rapportage plaats aan het college over de stand van zaken rond sociaalmaatschappelijke doelstellingen in de gemeentelijke inkooppraktijk.


15


16

Bedrijfseconomische uitgangspunten

3

De volgende vier aspecten komen aan de orde bij de bedrijfseconomische uitgangspunten: 1. te hanteren aanbestedingsprocedures; 2. te hanteren selectie- en gunningcriteria; 3. de omgang met leveranciers, dienstverleners of aannemers; 4. de relatie met interne leveranciers. 3.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures Voordat een vakdirectie of afdeling over kan gaan tot het starten van een (Europese) aanbesteding, moet onderzocht worden of een ander onderdeel van de gemeentelijke organisatie in staat is om de behoefte te vervullen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan BSW bedrijven. In paragraaf 3.4 wordt dit nader toegelicht. Wanneer de eigen organisatie niet in de vraag kan voorzien, wordt overgegaan tot het inkopen van de vraag. Dit gebeurt conform het inkoopen aanbestedingbeleid van de gemeente en de vigerende drempelbedragen. In bijlage 2 is een overzicht gegeven van deze drempelbedragen en de bijbehorende typen marktbenadering. Waardebepaling van een opdracht Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform het Besluit Aanbestedings regels Overheidsopdrachten (BAO). Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van alle gemeentelijke organisatieonderdelen over de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) op te tellen. De Gemeente Breda wordt dus gezien als één opdrachtgever. Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, moeten de behoeften over 48 maanden worden opgeteld. In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. Bij twijfel kiest de Gemeente Breda ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen. Toepassing artikel 9 lid 8 BAO (percelenregeling) Het BAO staat toe dat percelen met een geraamde totale waarde (exclusief omzetbelasting) kleiner dan € 80.000,– voor diensten en leveringen en kleiner dan € 1.000.000,– voor werken is vrijgesteld van Europees aanbesteden, mits het totale bedrag van die percelen kleiner is dan 20% van de totale opdrachtwaarde van alle percelen binnen de aanbesteding. De waarde van de percelen die buiten de Europese aanbesteding worden gehouden dient wel opgeteld te worden bij de totale opdrachtwaarde van de betreffende Europese aanbesteding. Wanneer een directie separaat een levering, dienst of werk aanbesteed, waarvan de waarde onderdeel uitmaakt van een Europese aanbesteding, dan dient deze separate aanbesteding ook Europees aanbesteed te worden. Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen Boven de ondergrens bestaat de verplichting om openbaar c.q. meervoudig onderhands aan te besteden, tenzij een daartoe conform het Mandaatbesluit bevoegd persoon (bijvoorbeeld een directeur) beslist, dat er sterke argumenten zijn om een andere marktbenadering te kiezen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn: • bij specialistische producten; • bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de Gemeente Breda zijn toe te rekenen; • bij een complex uitvoeringsproces; • bij marktomstandigheden;


17

• bij verwevenheid met parallelle processen; • indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische redenen slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; • bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou brengen. Op basis hiervan kan de onderhandse marktbenadering worden toegepast. De argumenten moeten op schrift worden gesteld en worden getoetst door het SSC Juridische Zaken & Inkoop. Van de Europese aanbestedingsprocedure kan niet worden afgeweken. 3.2 Te hanteren selectie- en gunningcriteria Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld. Selectiecriteria De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In het BAO staan de criteria vermeld die de gemeente moet en mag toepassen bij Europese aanbestedingsprocedures. De gemeente hanteert standaard selectiecriteria, die vast zijn gelegd in het inkoopen aanbestedingsreglement. In aanvulling op de standaard selectiecriteria worden voor ieder inkooptraject aanvullende selectiecriteria (waaronder duurzaamheideisen) geformuleerd, passend binnen de kaders van het inkoopen aanbestedingbeleid. Uitgangspunt hierbij is om de lasten voor de gemeente én de inschrijvers zoveel mogelijk te beperken en alleen dié selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedings resultaat. Gunningcriteria Gunning kan plaatsvinden op basis van de laagste prijs of op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij zowel kwaliteit als prijs een rol spelen. Afhankelijk van de aard en de complexiteit van het product dient er een keuze te worden gemaakt. Bij gunning tegen de laagste prijs is het beoordelen van de inschrijvingen relatief eenvoudig. Gecontroleerd wordt of ze voldoet aan de vooraf gestelde minimum- c.q. selectie-eisen, waarna de prijs de doorslag geeft. Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving worden naast de prijs, aanvullende criteria geformuleerd zoals gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit, milieuvriendelijkheid, garanties, levertijd, planning, technische waarde, esthetische kenmerk en dergelijke. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van het criterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ is een eenduidige beoordelingssystematiek. Hiervoor zijn door SSC Juridische Zaken & Inkoop modellen ontwikkeld die zoveel mogelijk worden toegepast bij nationaal openbare en Europese aanbestedingsprocedures. De wijze waarop inschrijvingen worden beoordeeld wordt beschreven in de aanbestedings documenten conform de richtlijnen die het BAO hiervoor geeft.


18

3.3 Omgang met leveranciers Afhankelijkheid De Gemeente Breda vindt het onwenselijk dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. In verband met de economische crisis is de stelregel dat de omzet die een opdrachtnemer bij de gemeente realiseert niet groter mag zijn dan maximaal 30% van zijn jaaromzet, tijdelijk verhoogd naar 40%. De gemeente versoepelt met deze maatregel de afhankelijkheidsrichtlijn om tegemoet te komen aan de gevolgen die de economische crisis heeft voor leveranciers. Daarnaast wordt een leverancier gestimuleerd om zich te blijven ontwikkelen en te innoveren om andere potentiële opdrachtgevers aan te kunnen trekken. Alle leveranciers hebben gelijke kansen Zoals gesteld in hoofdstuk 1, hanteert de Gemeente Breda de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, mits dit past binnen het geformuleerde inkoopen aanbestedingbeleid. Locale leveranciers worden niet bevoordeeld, maar ook niet benadeeld. De vestigingsplaats en oorsprong van een onderneming kunnen nimmer een rol spelen bij de selectie of bij de gunning van een aanbesteding. Dit is volgens de (Europese) regelgeving ook niet toegestaan. Wél streeft de Gemeente Breda ernaar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) partijen toegankelijk te maken binnen de mogelijkheden die het BAO hiervoor stelt. Stuurmiddelen hiervoor zijn het gebruik van percelen binnen (Europese) aanbestedingen en het hanteren van niet onnodig zware selectie- en gunningscriteria. In verband met de economische crisis heeft de Gemeente uitgangspunten geformuleerd en volgt ze de aanbevelingen die landelijk zijn gedaan om de lokale economie binnen de wettelijke kaders te ondersteunen en te stimuleren. Deze uitgangspunten houden in dat de gemeente bij enkelvoudige opdrachten bij voorkeur een lokale partij uitnodigt en bij meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal één lokale partij uitnodigt. Voorwaarde is wel dat tegen een juiste prijs/kwaliteit geleverd wordt. Onder een lokale partij wordt verstaan die onderneming waarvan de hoofdvestiging zich bevindt binnen de gemeentegrenzen van Breda of de volgende gemeenten: Alphen-Chaam, Gilze en Rijen, Oosterhout, Drimmelen, Moerdijk, Etten-Leur en Zundert. De aanbevelingen zijn vastgelegd in de nota Herijking inkoopen aanbestedingbeleid 2010 die op 23 februari 2010 in het college is vastgesteld. (zie bijlage 3) In verband met de doelstelling Duurzaam Inkopen (75 % in 2010 en 100 % in 2015) streeft de gemeente naar een nauwere samenwerking met leveranciers om op deze wijze gebruik te maken van innovatieve en creatieve ontwikkelingen in de markt om daarmee een bijdrage te leveren aan de duurzaamheiddoelstelling. Ook streeft de Gemeente Breda een goede informatievoorziening naar het MKB na. Een mogelijkheid hiervoor is om een e-mail account aan te maken voor het MKB waar informatie kan worden verkregen, of het uitgeven van een flyer waarin de uitgangspunten van het inkoopen aanbestedingbeleid worden gegeven. Evaluatie leveranciers De Gemeente Breda hecht er waarde aan opdrachtnemers op periodieke basis te evalueren, met name de opdrachtnemers waarmee langdurig wordt samengewerkt, bijvoorbeeld binnen een raamovereenkomst of waar een hoge inkoopomzet bij wordt gerealiseerd. De beoordeling moet transparant, objectief en non-discriminatoir zijn. Deze evaluaties hebben invloed op een


19

mogelijke contractverlenging, opdrachtverstrekking binnen raamcontracten (binnen de mogelijkheden die het BAO biedt), maar kunnen ook leiden tot uitsluiting bij deelname aan aanbestedingen onder de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. 3.4 Relatie met interne leveranciers Een aantal producten kan de gemeente zelf leveren. Daarbij valt te denken aan BSW bedrijven, maar ook aan andere onderdelen van de gemeente. BSW bedrijven is een onderdeel van de eigen gemeentelijke organisatie. In dat geval is een externe marktbenadering niet noodzakelijk. Sterker nog, als eenmaal wordt ingekocht kan niet meer zondermeer besloten worden om één en ander alsnog intern uit te voeren. Telkens dient dus de vraag gesteld te worden of zaken ingekocht dienen te worden, dan wel in eigen beheer worden uitgevoerd. Voor het doen van leveringen en het verrichten van werken en diensten, die kunnen worden uitgevoerd door BSW bedrijven c.q. een andere toepasselijke directie of afdeling, geldt dat de daaraan gerelateerde organisatieonderdelen op gelijke wijze een programma van eisen maken als zouden deze producten worden aanbesteed. Het eigen gemeentelijke onderdeel brengt vervolgens een marktconforme offerte uit. De directie of afdeling beoordeelt vervolgens de uitgebrachte offerte. Indien deze marktconform is en de gevraagde kwaliteit kan worden geboden, worden met BSW bedrijven of anderen afspraken vastgelegd in de vorm van een contract. Indien dit niet het geval is, wordt het gevraagde conform het inkoopen aanbestedingbeleid in de markt gezet. 3.5 Gebruik van inkoopvoorwaarden Bij iedere inkoop worden in beginsel de inkoopvoorwaarden van de Gemeente Breda van toepassing verklaard en/of wordt door de gemeente een (concept)contract opgesteld. Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn (te toetsen door SSC Juridische Zaken & Inkoop), kan besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. Uitzonderingen op deze regel dienen te allen tijde juridisch te worden getoetst.


20

Organisatorische uitgangspunten

4

4.1 Inkoopsynergie Gezamenlijk optreden naar de markt De Gemeente Breda is één entiteit. Ze voert een inkoopen aanbestedingbeleid dat zoveel mogelijk gericht is op clustering van gelijksoortige inkoopbehoeften. Soms is dit wettelijk verplicht, namelijk bij Europees aanbesteden, maar vaak is dit vooral wenselijk vanuit het oogpunt van doelmatigheid. Bovendien kan door clustering een optimaal inkoopen aanbestedingsresultaat worden behaald. De mogelijkheid van clustering wordt onderzocht door het SSC Juridische Zaken & Inkoop. Hierbij wordt rekening gehouden met de volgende aspecten: • de schaalgrootte: aan de hand hiervan moet worden vastgesteld of een (gemeentebrede) bundeling voordelen zal opleveren; • de aard van het product: directie overstijgende inkopen (die voor meerdere organisatie onderdelen van belang zijn en door meerdere organisatieonderdelen ingekocht, bijvoorbeeld kantoormeubilair) lenen zich voor bundeling, dit in tegenstelling tot het directie specifieke inkopen. Men moet er wel mee rekening houden, dat een inkoop directie overstijgend kan worden; • de kredietcrisis en de gevolgen die dit heeft voor marktpartijen. Door de schaalgrootte en/ of de voorwaarden voor deelname aan een aanbesteding op maat te maken (lagere omzeteisen, meerdere kleine percelen) kan de Gemeente Breda bedrijven tegemoet komen. Om tot een optimale clustering te kunnen komen zijn de organisatieonderdelen verplicht om – voor zover te overzien – elk jaar in januari een bestedingsoverzicht voor het komend jaar te overleggen aan het SSC Juridische Zaken & Inkoop. Hierin staan verwachte inkoopbehoeften vermeld, voorzien van een indicatie van (financiële) omvang. Hiermee wordt bereikt dat zoveel als mogelijk en gezien de marktsituatie gewenst, gelijksoortige producten gebundeld kunnen worden aanbesteed, en eventuele risicovolle aanbestedingen tijdig zijn gesignaleerd door het SSC Juridische Zaken & Inkoop. Na signalering van mogelijkheden tot clustering, wordt zoveel mogelijk gestreefd naar het afsluiten van gemeentebrede raamcontracten. Het afsluiten hiervan is nadrukkelijk geen doel, maar een middel om doelmatigheid en (administratieve) efficiëntie te realiseren. Het SSC Juridische Zaken & Inkoop adviseert in samenspraak met de interne afnemer(s) het Directeurenoverleg omtrent clustering van inkopen. Deze is hierin besluitvormend. Het SSC Juridische Zaken & Inkoop coördineert de clustering na positieve besluitvorming door het Directeurenoverleg. Bij gezamenlijk optreden zijn directies en afdelingen verplicht zich te committeren aan de uitkomst. Kennisuitwisseling Inkoopsynergie beperkt zich niet alleen tot het gezamenlijk optreden richting de markt. Binnen de Gemeente Breda betekent ook het streven naar gezamenlijke ontwikkeling en professionalisering. Om dit te bereiken is actief gezocht naar mogelijkheden om kennisuitwisseling te realiseren. Deels wordt dit gefaciliteerd middels interne cursussen, procedures en organisatorische regelingen, maar een groot deel moet voortkomen uit de instelling van de Bredase ambtenaren: de bereidheid tot samenwerking en kennisdeling. Regionale inkoopsamenwerking Naast gemeentebrede samenwerking, zoekt de Gemeente Breda ook actief naar regionale inkoopsamenwerking. Het samenwerkingsverband met de Provincie, de gemeenten Helmond, Den Bosch, Tilburg, Eindhoven en Breda (gezamenlijk de ‘B6’) is hier een concreet voorbeeld van.


21

Samenwerking tussen de Gemeente Breda met gemeenten uit de regio staat hoog in het bestuurlijke vaandel. Op de taakvelden ICT en Personeel en Organisatie, maar ook op Inkoop wordt de samenwerking gezocht. De inkoopsamenwerking richt zich naast het gezamenlijk inkopen en aanbesteden waar mogelijk, op het delen van kennis en vaardigheden en het gezamenlijk optrekken waar het ontwikkelingen betreft op het gebied van inkoop en aanbesteden. 4.2 Hanteren van een standaardwerkwijze Een groot deel van de inkoopactiviteiten is in het kader van integraal management decentraal belegd. Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, kiest de Gemeente Breda ervoor om een standaardwerkwijze te ontwikkelen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Deze werkwijze wordt vastgelegd in het inkoopen aanbestedingsreglement met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen van leveringen, diensten of werken. Voorbeelden van bijdragen aan de standaardwerkwijzen zijn 1. standaard modellen voor offerteaanvragen en selectiedocumenten; 2. standaard modellen voor externe communicatie; 3. standaard modellen voor offertebeoordeling; 4. standaard opbouw dossiervorming; 5. gemeentelijke inkoopen leveringsvoorwaarden. Om openheid, zakelijkheid en objectiviteit te dienen, wordt ook op het gebied van informatie systemen standaardisatie nagestreefd. Informatie over lopende contracten, inkoopvolumes en facturenstromen worden op eenduidige wijze geregistreerd en toegankelijk gemaakt. Daartoe gebruikt de afdeling SSC Juridische Zaken & Inkoop een contractendatabase. Jaarlijks wordt een analyse gemaakt van de uitgaven van de Gemeente Breda (spendview). De uit de registraties gegenereerde informatie vormt input voor Inkoopcontrolrapportages , planning, advisering, signalering en prioritering van aanbestedingstrajecten. 4.3 Rol van het SSC Inkoop en aanbesteding Het SSC Juridische Zaken & Inkoop heeft een signalerende, coördinerende, adviserende, faciliterende en een controlerende taak. Elk gemeentelijk organisatieonderdeel kan contact opnemen met het SSC Juridische Zaken & Inkoop om advies te vragen over inkoop en aanbesteden. Indien de capaciteit van de betreffende directie of afdeling te beperkt is om een aanbestedingstraject volledig zelfstandig uit te voeren, dan kan het SSC Juridische zaken & Inkoop capaciteit of hulpmiddelen beschikbaar stellen om te ondersteunen bij de aanbesteding. Wanneer externe ondersteuning nodig blijkt, vervult SSC Juridische Zaken & Inkoop de makelaarsfunctie. De ondersteuning van het SSC Juridische Zaken & Inkoop is niet vrijblijvend. Elke inkoop van een levering, dienst of werk die het bedrag van € 25.000,– overstijgt , dient te worden aangemeld bij het SSC Juridische Zaken & Inkoop. Naast het bieden van ondersteuning op basis van de melding kan op deze manier het overzicht over de inkoopfunctie behouden worden en kan de rechtmatigheid beter geborgd worden. Periodiek zal SSC Juridische Zaken & Inkoop in samenwerking met SSC Financiën, vooruitlopend op de accountantcontrole, toetsten op naleving van dit beleid door: • toetsing van aanbestedingsdossiers; • toetsing van inkopen met gegevens uit de crediteurenadministratie.


22

4.4 Herijking inkoop- een aanbestedingbeleid De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie et cetera) als interne factoren (verdere professionalisering). Het inkoopen aanbestedingbeleid van de Gemeente Breda wordt daarom in ieder geval elke drie jaar geëvalueerd en zonodig herijkt. Indien wenselijk c.q. noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren. Het SSC Juridische Zaken & Inkoop heeft hierin een initiërende rol. De ontwikkelingen in de Europese regelgeving worden gevolgd en nieuwe regelgeving wordt integraal in dit beleid van toepassing verklaard. Ook gemeentelijke ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn om het inkoopen aanbestedingbeleid te herzien. 4.5 Inkoopactieplan Jaarlijks wordt door het SSC Juridische Zaken & Inkoop een inkoopactieplan opgesteld. Hierin wordt aangegeven wat het komende kalenderjaar staat te gebeuren op het gebied van Inkoop. Dit betreft zowel een overzicht van de uit te voeren inkopen en aanbestedingen, als een overzicht van ontwikkelingen die voor de gemeentelijke inkoopfunctie gepland staan. Het SSC Juridische Zaken & Inkoop heeft hierin een signalerende, coördinerende en adviserende functie naar de overige organisatieonderdelen. Het Directeurenoverleg stelt het inkoopactieplan vast.


23


24

B1

Bijlage 1 Begripsbepaling

Definitie van inkoop Inkoop wordt in deze notitie gedefinieerd als: ‘alles waar een externe factuur tegenover staat’. Dit houdt in dat zowel leveringen, diensten als werken onder de noemer ‘inkoop’ vallen. Het inkoopproces Het inkoopproces kan worden onderscheiden in een zevental fasen: Inkoopproces

Tactische inkoop

Inventariseren

Specificeren

Selecteren

Operationele inkoop

Contracteren

Bestellen

Bewaken

Nazorg

Aanbesteden

De tactische inkoop omvat: 1. inventariseren: het bepalen van de behoefte van de eigen organisatie en het inventari seren van het aanbod in de markt; 2. specificeren: het opstellen van het programma van eisen, concept contract en de offerteaanvraag; 3. selecteren: het aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van de beste leveranciers; 4. contracteren: het eventueel onderhandelen met leveranciers en afsluiten van contracten. Na het contracteren van de leveranciers volgt de operationele inkoop. Dit houdt in: 5. bestellen: het plaatsen van orders; 6. bewaken: het bewaken van het uitleveren van orders, verifiëren en afhandelen van facturen; 7. nazorg: het afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer-/minderwerk, evalueren van leveranciers en herzien van contracten. Naast de tactische en operationele inkoop wordt ook de strategische inkoop onderscheiden. Die omvat vraagstukken rondom in- en uitbesteding, de wijze van inkoopcoördinatie et cetera. Aanbesteden Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever, na concurrentie stelling, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactisch inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Het doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen.


25


26

B2

Bijlage 2 Vormen van marktbenadering De Gemeente Breda onderscheidt vier vormen van marktbenadering:

1. enkelvoudig onderhands: de gemeente kiest zelf een opdrachtnemer uit. Er is geen sprake van concurrentie tussen mogelijk opdrachtnemers. In verband met de economische crisis is deze marktbenadering aangescherpt door uit te gaan van een lokale/regionale leverancier, tenzij; 2. meervoudig onderhands: de gemeente kiest een aantal opdrachtnemers uit, die een offerte uitbrengen. Er is dus sprake van beperkte concurrentie. In verband met de economische crisis is deze marktbenadering aangescherpt door uit te gaan van minimaal drie offertes, waarvan er één van een lokale /regionale leverancier, tenzij; 3. openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente plaatst nationaal in de vakbladen en op de nationale Aanbestedingskalender een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke opdrachtnemers. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden een aantal potentiële opdrachtnemers geselecteerd die een offerte mogen uitbrengen; 4. Europees aanbesteden: de gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. Om concurrentie te bevorderen is het ook aan te bevelen om aanvullend in de vakbladen een aankondiging te plaatsen. In het inkoopen aanbestedingsreglement worden deze vier procedures verder uitgewerkt die in deze paragraaf voorkomen. Openbaar aanbesteden geniet de voorkeur, omdat dit maximaal tegemoet komt aan de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Door de economische crisis nodigt de Gemeente Breda bij de enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen lokale/regionale leveranciers uit, tenzij er gegronde redenen zijn om dit niet te doen en niet wordt ingeboet op prijs en kwaliteit. Wanneer het bedrag dat gemoeid is met de inkoop echter beperkt is, wegen de (administratieve) lasten niet op tegen de baten. De Gemeente Breda hanteert daarom de navolgende marktbenaderingwijzen en drempelbedragen bij het aanbesteden van leveringen, diensten en werken. Als een directie of afdeling zelfstandig een drempel wil verlagen en een procedure wil toepassen die verplicht is bij een hoger bedrag, dan is dat altijd toegestaan. Werken Europees aanbesteden

≥ € 5.000.000,–

Openbaar aanbesteden

≥ € 1.000.000,– tot € 5.000.000,–

Meervoudig onderhands (minimaal drie offertes) Enkelvoudig onderhands

≥ € 50.000,- tot € 1.000.000,– Tot € 50.000,–

Leveringen en diensten Europees aanbesteden

≥ € 200.000,–

Openbaar aanbesteden

≥ € 150.000,– tot € 200.000,–

Meervoudig onderhands (minimaal drie offertes) Enkelvoudig onderhands

≥ € 25.000,– tot € 150.000,– Tot € 25.000,–

De Europese drempelwaarden gelden voor de periode 1 januari 2012 tot en met 31 december 2013. Bij alle aanbestedingen die de drempel van € 25.000,– overschrijden is een inkoopmelding aan SSC Inkoop verplicht.


27

Hoe kunt u ons bereiken? Gemeente Breda SSC Juridische Zaken & Inkoop Postbus 90156 4800 RH Breda Telefoon: (076) 529 33 99 e-mail: [email protected] website: www.breda.nl


28

Bijlage 3 H erijking gemeentelijk

B3

Inkoop- en Aanbestedingbeleid


29

Gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010.

Herijking gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010.

SSC Juridische Zaken en Inkoop Herijken Inkoop- en Aanbestedingbeleid gemeente Breda Februari 2010

1


Inhoud 0. Samenvatting

3

1. Inleiding

6

2. Het beperken van de effecten van de economische crisis voor lokale leveranciers 2.1. Welke mogelijkheden heeft de gemeente binnen wettelijke kaders? 2.2. Welke mogelijkheden kan het gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid bieden? 2.3. Tijdelijke of structurele maatregelen om de Lokale economie te stimuleren? 2.4. Overige maatregelen

6

3. Social Return en het toepassen van sociale criteria bij aanbesteden

11

4. Duurzaam Inkopen

13

5. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

14

6. Andere Ontwikkelingen

14


6 7 9 11

2

Gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010. Samenvatting. Inleiding In de inleiding wordt aangegeven dat de gemeente Breda haar Inkoop- en Aanbestedingbeleid wil herijken naar aanleiding van maatschappelijke en economische ontwikkelingen. De gevolgen van de economische crisis voor de lokale economie, de ambitie om de afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen voor specifieke doelgroepen en de ambitie om te versoberen en bovendien in 2010 75% van alle inkopen en aanbestedingen duurzaam te laten zijn, zijn aanleiding om het vigerende Inkoopen Aanbestedingbeleid onder de loep te nemen. Voorop staat dat de te nemen maatregelen geen afbreuk doen aan de gewenste prijs/kwaliteitverhouding. Duidelijk is dat welke keuze ook gemaakt wordt middelen nodig zijn om ze te realiseren. Investeringen waarvan de vruchten niet door de gemeente geplukt kunnen worden vormen geen prikkel om actief de ambities na te streven. Hieronder volgt per onderwerp een korte beschrijving en concrete voorstellen waarmee het gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid wordt aangepast. De volgorde van de behandeling van de onderwerpen is willekeurig. Het is geen prioriteitsvolgorde. Het betreft gebieden die alle even belangrijk zijn. Het beperken van de effecten van de economische crisis voor lokale leveranciers. Ingegaan wordt op de mogelijkheden die de gemeente heeft om een extra stimulans te geven aan de lokale economie. Achtereenvolgens worden de wettelijke en gemeentelijke kaders op mogelijkheden onderzocht. Ook de vraag of de te nemen maatregelen een tijdelijk of structureel karakter dienen te hebben, wordt aan de orde gesteld. Concreet wordt voorgesteld: 1. Het zoveel mogelijk toepassen van de percelenregeling en het uitvaardigen van een tijdelijk (daar waar mogelijk) “clusterverbod” bij Europese en Openbare aanbestedingen; 2. Het beperkt houden van eisen aan de financiële positie van bedrijven; 3. Het gebruiken van gunningcriteria anders dan laagste prijs, bijvoorbeeld welke maatschappelijke (neven)effecten de gemeente wil bereiken met een aanbesteding; 4. Bij meervoudig onderhands aanbesteden verplicht minimaal één lokale partij uitnodigen; 5. Enkelvoudig onderhands aanbesteden bij voorkeur bij een lokale partij; 6. De toepassingsmogelijkheid van de 30 suggesties van het Expertise Centrum Aanbesteden (PIANOo) per project bepalen. Een aantal suggesties is opgenomen in onderhavig herijkte Inkoop- en Aanbestedingbeleid (bijlage); 7. Het actief (elektronisch) informeren van lokale partijen over het gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid en de geplande aanbestedingstrajecten door middel van hulp bij procedures en het bespreken van effecten. Social Return en het toepassen van sociale criteria bij aanbesteden; Het is van belang dat iedereen kan meedoen in de Bredase samenleving. De Visie Arbeidsmarktbeleid 2009-2015 “ Iedereen doet mee, want iedereen is nodig! “ is een nadere uitwerking van dit meedoen. Eén van de mogelijkheden om dit meedoen te bevorderen is Social Return. Onder Social Return wordt verstaan: het door de gemeente aangaan van convenanten en / of stellen van sociale besteksvoorwaarden bij aanbestedingen, met als doel - het bevorderen van werkgelegenheid / van reguliere banen voor werkzoekenden, personen met een WWB (Wet werk en bijstand)-uitkering / WIJ (Wet investeren in jongeren)inkomensvoorziening / SW (Sociale Werkvoorziening)-loon en Nuggers (nietuitkeringsgerechtigden) en - het bevorderen van (on)betaalde stageplaatsen ten behoeve van het VMBO, VSO, MBO en de Bredase Praktijkschool. Concreet wordt het volgende voorgesteld: 1. bij aanbestedingen boven het bedrag van de Europese aanbestedingsgrens is de opdrachtnemer verplicht mee te werken aan Social Return. 2. de opdrachtnemer is verplicht van de aanneemsom 5 % te besteden aan lonen voor mensen die werkloos zijn / voor mensen die SW-loon ontvangen. Met een opdrachtnemer in de Bouw - en Infrasector kan worden overeengekomen ¹ dat dit percentage van de aanneemsom ook, geheel dan wel gedeeltelijk, door leerlingen gerealiSSC Juridische Zaken en Inkoop Herijken Inkoop- en Aanbestedingbeleid gemeente Breda Februari 2010

3


3. 4.

5.

6.

7. 8. 9. ¹

seerd kan worden. Dit kunnen bestaande leerlingen zijn of werkloze jongeren die naar het oordeel van de opdrachtnemer gekwalificeerd kunnen worden tot leerling. aan de opdrachtnemers in alle sectoren wordt gevraagd in de offerte aan te geven hoeveel onbetaalde stageplaatsen zij beschikbaar kunnen stellen ten behoeve van leerlingen van het VMBO, VSO, MBO en de Bredase Praktijkschool. bij de inzet van iemand die werkloos is en uitkering heeft dan wel van iemand die SW-loon heeft, is het doel duurzame uitstroom d.w.z. een arbeids- c.q. detacheringsovereenkomst van minimaal 24 uur per week met een contractduur van minimaal een jaar, met de intentie om deze te verlengen. het WerkgeversServicepunt van De Brug c.q. BSW Bedrijven draagt zorg voor de selectie en aanlevering van werkzoekenden; er is sprake van een inspanningsverplichting. De inzet is primair gericht op personen die een WWB-uitkering, WIJ-inkomensvoorziening c.q. SW-loon ontvangen. Noodzakelijke kosten van scholing zijn voor kosten van de gemeente en worden m.b.t. de personen die een WWB-uitkering / WIJ-inkomensvoorziening ontvangen, betaald uit het Participatiebudget. voor werkzoekenden die nog niet aan het beroepsprofiel voldoen, maar wel binnen een redelijke tijd naar dat profiel toe kunnen groeien, zorgt de opdrachtnemer, zo mogelijk, voor stage- / leerwerkplaatsen. Dit om zodoende ervaring op te doen en toe te groeien naar het gewenste instroomniveau. de begeleiding van de arbeidscontractant / stagiaire is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer en de gemeente. De verdeling van de begeleidingskosten wordt overeengekomen tussen de opdrachtnemer en de gemeente / BSW Bedrijven. op grond van rapportage van de opdrachtnemer wordt éénmaal per 3 maanden de voortgang van Social Return geëvalueerd tussen de gemeente, de opdrachtnemer en het WerkgeversServicePunt c.q. BSW Bedrijven. de coördinatie van Social Return berust bij het SSC / Juridische Zaken en Inkoop. Ter bestrijding van jeugdwerkloosheid is op 15 oktober 2009 een samenwerkingsovereenkomst gesloten tussen de Bouw- en Infrasector, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en UWV WERKbedrijf om extra stage- / leerwerkplekken voor jongeren tussen 18-27 jaar te creëren. Gemeenten worden verzocht zich hiervoor in te spannen mede gelet op de Wet Investeren Jongeren.

Het toepassen van sociale criteria bij aanbesteden. Bij het toepassen van sociale criteria bij inkoop en aanbesteden houden opdrachtnemers van de Gemeente Breda zich aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied. Discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd. Bij de toepassing wordt gebruik gemaakt van de door SenterNovem ontwikkelde en door VROM vastgestelde sociale criteria.(verwacht per 1/1/2010). Concreet wordt voorgesteld: 1. Het verplichtend toepassen van sociale aspecten in alle fasen van het inkoop/aanbestedingsproces op die inkooppakketten die zich daar voor lenen en hier het Inkoop- en Aanbestedingreglement op aanpassen; Duurzaam inkopen Het college heeft zich uitgesproken dat van alle inkopen en aanbestedingen, waarvoor duurzaamheidcriteria SenterNovem beschikbaar zijn, in 2010 75% duurzaam is. Dit vraagt een inspanning van de totale organisatie. Het Inkoop- en Aanbestedingbeleid, het Inkoop- en Aanbestedingreglement en de door SenterNovem vastgestelde duurzaamheidcriteria, bieden handvatten om deze ambitie te realiseren. Concreet wordt voorgesteld: 1. Doorgaan op de ingeslagen weg en de door SenterNovem vastgestelde duurzaamheidcriteria bij alle inkopen en aanbestedingen toepassen; 2. Niet alleen technische maar ook functionele eisen stellen bij de uitvraag en prestatieafspraken maken gedurende de gehele contractperiode; 3. De organisatie bij de MARAP, hoofdstuk inkopen, verantwoording laten afleggen op welke wijze duurzaamheid is toegepast bij inkopen en aanbestedingen over de betreffende periode; SSC Juridische Zaken en Inkoop Herijken Inkoop- en Aanbestedingbeleid gemeente Breda Februari 2010

4

Gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010. 4. Actief de markt benaderen om in gezamenlijkheid na te gaan welke mogelijkheden er zijn om duurzamer in te kopen/ aan te besteden; 5. De meetmethode van het Ministerie VROM afwachten om vergelijkbaarheid met andere gemeenten te behouden. Tot die tijd aanbestedingen in kaart brengen en monitoren op toepassing van de beschikbare SenterNovemcriteria of andere beschikbare en geschikt gebleken duurzaamheidcriteria. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Ingegaan wordt op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen door en voor de organisatie van de gemeente Breda. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie waar het om duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen gaat. De notitie gaat in op de mogelijkheden die de gemeente heeft om maatschappelijk verantwoord ondernemen te borgen in haar inkoopen aanbestedingfunctie. Concreet wordt voorgesteld: 1. MVO implementeren in de gemeentelijke inkoopen aanbestedingsfunctie op basis van de ISO 26000 norm; 2. Een gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap opstellen. Andere Ontwikkelingen. In 2010 zal een aantal wijzigingen worden doorgevoerd in de Inkoop- en Aanbestedingspraktijk. Per 1 januari 2010 zullen nieuwe Europese aanbestedingsdrempels gelden. Eind 2010 zal naar verwachting de Aanbestedingswet van kracht worden. In de wereld van subsidieverstrekking wordt nagegaan of en in hoeverre de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toegepast kunnen worden bij een subsidietender (subsidietender is een verdelingsmechanisme waarbij meerdere partijen strijden om een opdracht). Concreet wordt voorgesteld: 1. De ontwikkelingen voor wat betreft de aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsdrempels volgen en de gemeentelijke organisatie hiervan tijdig te informeren c.q. het beleid op deze ontwikkelingen aan te passen. 2. Mogelijkheden van Subsidietendering nader onderzoeken op haalbaarheid voor gemeente Breda door Inkoop i.s.m. verantwoordelijken voor deze vorm van subsidieverstrekking binnen de organisatie. Procedure bespreking: 1. Interne overleggroep (“Inkoopforum”) herijking gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid; 2. Alle Managementteams; 3. Directieraad; 4. College; 5. Afstemming/Voorlichting met marktpartijen. Na besluitvorming dient het vigerende Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en dito Reglement te worden aangepast aan de besluitvorming. Het SSC informeert het college halfjaarlijks over de voortgang van de uitwerking van het vastgestelde herijkte Inkoop- en Aanbestedingbeleid. Deze notitie is tot stand gekomen in samenwerking met de directies Buitenruimte, Stadsbedrijven, Economische Zaken, Sociale Zaken, PMP, Publiekzaken, Leefomgeving, BSW bedrijven, Grondbedrijf/EZ en het SSC Juridische Zaken en Inkoop. Bronnen: Aanbestedingsrichtlijnen. Europa Decentraal. Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement (NEVI). Onderzoeksrapport: De Impact van Duurzaam Inkopen: verkenning van de effecten op markt en milieu. DHV/Significant-maart 2009. Nationale Commissie Duurzame Ontwikkeling. PIANOo: Met overheidsinkoop de crisis bestrijden. Subsidietendering in de greep van het aanbestedingsrecht - De Gemeentestem juli 2009.


5

Gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010. 1. Inleiding. De gemeente Breda wil het gemeentelijk inkoopen aanbestedingsbeleidskader herijken onder andere door de volgende onderwerpen daarin een duidelijke(r) plaats te geven: - Het beperken van de effecten van de economische crisis voor lokale leveranciers; - Social Return on Investment en het toepassen van sociale criteria bij aanbestedingen ; - Duurzaam inkopen; - Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO); - Andere ontwikkelingen op het gebied van Inkoop en Aanbesteden. In deze notitie wordt onderzocht en worden voorstellen gedaan over welke mogelijkheden er zijn om het gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid op deze onderwerpen aan te scherpen, zonder dat de te nemen maatregelen afbreuk doen aan de gewenste prijs/kwaliteitverhouding. Besluitvorming door het college wordt door SSC Juridische Zaken Inkoop verwerkt in een geactualiseerd Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en uitgewerkt in het Inkoop- en Aanbestedingsreglement. 2. Het beperken van de effecten van de economische crisis voor lokale leveranciers; De gemeente Breda besteedt jaarlijks om en nabij 30% van het totale inkoopgerelateerde budget (ca. € 60 miljoen van ca. € 190 miljoen) bij lokale leveranciers. Dit is exclusief de omzet van BSW bedrijven en exclusief BTW. Lokale leveranciers zijn de leveranciers van wie het factuuradres in Breda, Ulvenhout, Prinsenbeek, Teteringen of Bavel is en die staan ingeschreven in het vestigingsregister van de Kamer van Koophandel te Breda. Bedrijven die gevestigd zijn zoals op o.a. Hazeldonk dienen geïnformeerd te worden over de reikwijdte van het begrip lokale leverancier. Het vigerende inkoopen aanbestedingsbeleid gaat bij de bedrijfseconomische uitgangspunten in op hoe de gemeente om wil gaan met haar leveranciers en stelt daarin het onwenselijk te vinden dat leveranciers in een te grote mate van haar afhankelijk zijn. Daarom hanteert ze als stelregel dat de omzet die een opdrachtnemer bij de gemeente realiseert niet groter mag zijn dan maximaal 30% van zijn jaaromzet. Bij het bieden van gelijke kansen aan alle leveranciers zijn de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie uitgangspunt. Deze beginselen gelden voor inkopen en aanbesteden boven de Europese én onder de Europese drempelwaarden voor een doelmatige en rechtmatige inkooppraktijk. Het uitsluitend uitnodigen van lokale leveranciers is - in ieder geval boven de Europese drempelwaarden - wettelijk niet toegestaan. De vraag is welke mogelijkheden er wél zijn om de lokale/regionale economie te stimuleren: 1. Binnen wettelijke kaders?; 2. Bij een aangepast gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingsbeleid?; 3. Tijdelijke of structurele maatregelen? Welke voor- en nadelen kan dit hebben? 4. Overige maatregelen. 2.1. Welke mogelijkheden heeft de gemeente binnen wettelijke kaders? Met wettelijke kaders worden de Europese aanbestedingsrichtlijnen bedoeld die voor Nederland vertaald zijn in het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Het BAO biedt de volgende mogelijkheden: 1. Het gebruik van de zogenaamde percelenregeling; 2. Het beperkt houden van de eisen aan de financiële positie van bedrijven; 3. Het gebruiken van andere gunningcriteria; 4. Het verlichten van administratieve lasten bij aanbesteden. Ad 1: De percelenregeling. De Europese aanbestedingsrichtlijnen kennen de zogenaamde percelenregeling. De percelenregeling ( art 9 lid 8 en 11 van BAO) maakt het mogelijk percelen met een gezamenlijke waarde van hooguit 20 % van de totale opdracht op een andere wijze in de markt te plaatsen. Deze 20 % mag bij Leveringen en Diensten niet hoger zijn dan € 80.000,- en bij Werken niet hoger dan € 1.000.000,(exclusief BTW). Voor de toetsing of een opdracht moet worden aanbesteed, moeten alle percelen bij elkaar opgeteld worden ( art. 9 lid 6 BAO). Ad 2: Het beperkt houden van de eisen aan de financiële positie van bedrijven. SSC Juridische Zaken en Inkoop Herijken Inkoop- en Aanbestedingbeleid gemeente Breda Februari 2010

6

Gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010. Door het stellen van onnodig hoge eisen aan de financiële positie van bedrijven worden kleinere bedrijven onnodig uitgesloten. Dit geldt ook voor het stellen van te hoge bekwaamheidseisen door onnodig veel of te specifieke ervaring te verlangen. De gestelde eisen moeten in verhouding tot het voorwerp van de opdracht staan. Door terughoudendheid te betrachten bij het vragen van bankgaranties wordt de kredietmogelijkheid van een bedrijf niet onnodig beperkt. Ten aanzien van het vigerende beleid betekent dit dat de afhankelijkheid van de gemeente die nu maximaal gesteld is op 30% (tijdelijk) verhoogd wordt naar 40%. Ad 3: Het gebruiken van andere gunningcriteria. In het algemeen wordt gebruik gemaakt van twee gunningcriteria: de laagste prijs of de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Bij EMVI wordt naast de prijs gekeken naar andere aspecten die beoordeeld worden (kwalitatieve criteria, duurzaamheid, levertijd, service e.d.). Een van die andere aspecten kan zijn het focussen op de te bereiken economische spin-off effecten. Bij het toepassen van dit criterium moet nagedacht worden welke maatschappelijke (neven)effecten de gemeente wil bereiken met een aanbesteding. Hiermee dient rekening gehouden te worden bij de formulering van de gunningcriteria. Toepassing stimuleert de economie en werkgelegenheid in de regio. Mogelijkheden voor toepassing: • Economische spin-off voor de regio; • Additionele investeringen gegenereerd door de opdrachtgevers; • Aantal werknemers dat wordt ingeschakeld bij de opdracht; • De mate waarin de opdracht bijdraagt aan kennisopbouw en leereffecten heeft voor de opdrachtnemer (innovatie). Ad 4: Het verlichten van administratieve lasten bij aanbesteden. Door het werken met een zogenaamde rechtsgeldig ondertekende eigenverklaring kan een leverancier aantonen te voldoen aan alle selectiecriteria. Hierbij moet gedacht worden aan maatschappelijke, technische en organisatorische en financieel economische eisen waaraan een inschrijver moet voldoen zowel op de dag van inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening. Door de eigenverklaring wordt voorkomen dat alle aan een aanbesteding deelnemende partijen informatie dienen aan te leveren terwijl de opdracht ( met uitzondering van raamovereenkomsten) aan één partij gegund zal worden. Alleen de winnende partij dient binnen een vastgestelde termijn de informatie aan te leveren die in de eigenverklaring is opgesomd. In afwachting van de nieuwe aanbestedingswet gaat de gemeente Den Haag een “aan bestedingspaspoort” invoeren waarin alle gegeven zoals uittreksel van de KvK, verklaringen van de belastingdienst en ISO- en veiligheidscertificaten in één keer zijn opgenomen. 2.2. Welke mogelijkheden kan het gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingsbeleid bieden? Het gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingsbeleid biedt een ruimer kader waarbinnen de gemeente, al dan niet tijdelijk, maatregelen kan treffen om de lokale economie te stimuleren. De beginselen objectiviteit, non-discriminatie en transparantie dienen gerespecteerd te worden om aan de rechtmatigheideis te blijven voldoen. Het gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid van de gemeente Breda kent de volgende marktbenaderingen en bijbehorende drempelwaarden: Leveringen/Diensten Werken Europees *) Vanaf € 200.000,Vanaf € 5.000.000,Openbaar **) € 150.000, - / € 200.000,€ 1.000.000, - / € 5.000.000,Meervoudig onderhands **) € 25.000, - / € 150.000, € 50.000, - / € 1.000.000, Enkelvoudig onderhands **) Tot € 25.000, Tot € 50.000, *) wettelijk verplicht. Drempelwaarden vanaf 1 januari 2012 tot en met 31 december 2013. **) vastgesteld beleid Gemeente Breda


7

Gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010. Openbaar aanbesteden: Bij Openbare aanbestedingen kan door toepassing van de volgende punten de opdracht binnen het bereik van lokale leveranciers gebracht worden: 1. Percelenregeling of raamcontracten toepassen bij grote opdrachten; 2. Informeren bedrijven over voorgenomen aanbestedingen; 3. Het beperkt houden van de eisen aan de financiële positie van bedrijven; 4. Het verlichten van de administratieve lasten bij aanbesteden. Ad 1: Percelenregeling en raamcontracten toepassen bij grote opdrachten. De gemeente Breda is één inkopende entiteit. Het clusteren van opdrachten waardoor massa gecreëerd wordt levert over het algemeen een betere prijs op. Clusteren betekent ook grote opdrachten qua financieel volume en omvang van levering of dienst. Door het gebruik maken van de zogenaamde percelenregeling of raamcontracten kan tegemoet gekomen worden aan de behoefte om deze markt toegankelijk te maken voor kleinere (lokale) bedrijven. Het college vaardigt tijdelijk daar waar mogelijk een “clusterverbod” uit om de toepassing van de percelenregeling te stimuleren. Concreet houdt het in dat binnen een grote opdracht gekeken wordt naar onderdelen die als zodanig als een homogeen geheel beschouwd kunnen worden (percelenregeling) of waarvan de levering over meerdere leveranciers verdeeld kan worden (raamovereenkomst). Voorbeeld percelenregeling: Het inkooppakket drukwerk dient openbaar aanbesteed te worden. Binnen het inkooppakket kunnen diverse drukwerkopdrachten onderscheiden worden (folders, kantoordrukwerk, PR drukwerk) die ieder een eigen aanpak vragen en een eigen marktsegment hebben. Uit een dergelijke aanbesteding kunnen meerdere partijen inschrijven op één of meerdere percelen. Voorbeeld raamovereenkomst: Voor de aanschaf van bloemen kunnen op een rechtmatige wijze door een openbare aanbesteding meerdere leveranciers gecontracteerd worden om voor een bepaalde periode (maximaal 4 jaar) bloemen te leveren aan de gemeentelijke organisatie. Ad 2: Informeren bedrijven over voorgenomen aanbestedingen. Alle door de gemeente Breda geplande aanbestedingen worden aangekondigd op de website van de gemeente en gepubliceerd in het huis-aan-huis blad. Het huis-aan-huis blad bereikt echter de bedrijven terreinen niet. Om hier aan tegemoet te komen kunnen de volgende acties dienen: 1. Onderzoek de mogelijkheid om informatie uit het huis-aan-huis blad elektronisch te verspreiden naar bedrijventerreinen, bijvoorbeeld gekoppeld aan de internetsite van de gemeente Breda; 2. Informeer bedrijven in de regio Breda; a. op een andere (nog te ontwikkelen) gerichte wijze; b. door informatiebijeenkomsten te organiseren om de werkwijze van de gemeente op het gebied van inkoop en aanbesteden toe te lichten ( via de KvK of branche verenigingen). Ad 3: Het beperkt houden van de eisen aan de financiële positie van bedrijven. Hiervoor geldt hetzelfde als het gestelde bij Europese aanbestedingen (2.1) Ad 4: Het verlichten van de administratieve lasten bij aanbesteden. Hiervoor geldt hetzelfde als het gestelde bij Europese aanbestedingen (2.1) Meervoudig onderhands aanbesteden: Het meervoudig onderhands aanbesteden biedt de gemeente Breda de meeste mogelijkheden om lokale leveranciers te ondersteunen in deze economische crisistijd. Het staat de gemeente binnen haar eigen beleid vrij om (minimaal drie) leveranciers uit te nodigen bij een meervoudig onderhandse aanbesteding. Ter ondersteuning van de lokale economie besluit de gemeente om het beleid (tijdelijk ) als volgt aan te passen: SSC Juridische Zaken en Inkoop Herijken Inkoop- en Aanbestedingbeleid gemeente Breda Februari 2010

8

Gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen nodigt de gemeente verplicht minimaal één lokale partij uit. Het vigerende beleid staat deze handelwijze op dit moment ook toe. De voorgestelde handelwijze stelt het betrekken van lokale partijen bij meervoudig onderhandse aanbestedingen verplicht. Het vastleggen in het beleid vraagt van de organisatie om de beginselen van behoorlijk bestuur (alle leveranciers gelijke kansen bieden) in acht te nemen en binnen de geboden mogelijkheden de opdrachten zoveel mogelijk te spreiden over zoveel mogelijk verschillende opdrachtnemers. Enkelvoudig onderhands aanbesteden: Enkelvoudig onderhands aanbesteden houdt in dat één op één zaken gedaan kan worden met een opdrachtnemer. In deze crisistijden wordt het beleid aangepast door de één op één opdrachten bij voorkeur te reserveren voor de lokale leveranciers. Op dit moment staat het vigerende beleid toe dat de gemeente binnen maar ook buiten de gemeentegrenzen één op één opdrachten kan verstrekken. Het (tijdelijk) beperken van enkelvoudige opdrachten aan bij voorkeur lokale leveranciers houdt het risico in zich dat het gevraagde niet geleverd kan worden of dat bij de keuze voor een lokale leverancier ingeleverd wordt op kwaliteit. 2.3. Tijdelijke of structurele maatregelen om de lokale economie te stimuleren? Om te kunnen bepalen of de te nemen maatregelen een tijdelijk dan wel permanent karakter dienen te hebben is het nodig de consequenties van de keuzes in beeld te brengen. Ten aanzien van de duur is de vraag of duidelijk aangegeven kan worden wanneer de crisis stopt. Voorgesteld wordt om de tijdelijke maatregelen van kracht te laten zijn tot het inkoopen aanbestedingbeleid opnieuw herijkt wordt in verband met nieuwe aanbestedingswet (verwacht eind 2010). Overzicht van voorgestelde maatregelen inclusief consequenties en actoren: Voorgestelde maatregel Zoveel mogelijk de percelenregeling en de mogelijkheid van raamcontracten toepassen bij EU en openbaar aanbesteden

Beperken eisen aan de financiële positie bedrijven. Toegestane afhankelijkheid verhogen van 30% naar 40%.

Consequenties Noodzaak om vast te stellen wat tot een inkooppakket behoort om te kunnen bepalen welke percelen mogelijk zijn en welke percelen (20% regel) buiten de EU aanbesteding gehouden kunnen worden.

Acties door Opdrachtgever intern i.s.m. met SSC JZ&Inkoop

Inkoopcoördinatie: samenwerking tussen verschillende directies. Van belang is het aanwijzen van een verantwoordelijk Opdrachtgever die zaken behartigt namens alle directies (leadbuyer). De OG is inkooppakketverantwoordelijke en niet per definitie contracteigenaar van alle percelen.

Aanwijzen OG door DR wanneer “natuurlijke OG” niet opstaat.

“Clusterverbod “uitvaardigen

College door vaststellen beleid Opdrachtgever intern i.s.m. SSC JZ&Inkoop

Risico dat het bedrijf geen continuïteit kan waarborgen Te grote afhankelijkheid van de gemeente als OG. Inboeten op kwaliteit


9


Toepassen andere gunningcriteria Het bereiken van maatschappelijke (neven-) effecten met een aanbesteding

Verlichten van de administratieve lasten

Informeren bedrijven over voorgenomen aanbestedingen

Meervoudig onderhandse aanbestedingen met minimaal één lokale partij. Enkelvoudig onderhands aanbesteden: de één op één opdrachten bij voorkeur reserveren voor de lokale leveranciers.

Aanbestedingen gemeente meer toegankelijk kleinere bedrijven. Kansen voor innovatie door het toelaten van (financieel) kleinere bedrijven. Kansen voor duurzame nieuwe ontwikkelingen De te behalen voordelen komen niet rechtstreeks ten goede aan de opdrachtgever. De gemeente betaalt in dat geval voor het bereiken van de maatschappelijke neveneffecten. Het is voor de opdrachtgever lastig om gunningcriteria te omschrijven die voldoende verband houden met de opdracht. De in de offertes benoemde resultaten kunnen pas veel later worden geverifieerd. Efficiency winst voor zowel OG als ON Invoeren van een “aanbestedingspaspoort” in aanloop naar de nieuwe aanbestedingswet Het ontwikkelen van een nieuw digitaal medium om de lokale/regionale bedrijven te bereiken en te informeren. Organiseren van informatiebijeenkomsten voor het MKB om het inkoopen aanbestedingbeleid toe te lichten en effecten te bespreken. Minimale ondersteuning lokale bedrijven. Voldoende diversiteit. Maximale ondersteuning door opdrachten van € 25.000 (L/D) en € 50.000,(W) voor lokale bedrijven. Mogelijke beperking aanbod. Vraagt toezicht op spreiding over alle bedrijven.

Opdrachtgever intern i.s.m. SSC JZ& Inkoop

Opdrachtgever intern i.s.m. SSC JZ&Inkoop SSC JZ&Inkoop

SSC Communicatie/EZ

SSC JZ&Inkoop i.s.m.Opdrachtgever

Opdrachtgever intern i.s.m. SSC JZ&Inkoop Opdrachtgever intern i.s.m. SSC JZ&Inkoop

2.4. Overige maatregelen. Zoals eerder aangegeven heeft het Expertise Centrum Aanbesteden PIANOo een dertigtal suggesties gepubliceerd waarvan de gemeente gebruik kan maken. Deze suggesties zijn verdeeld in vijf categorieën, te weten: 1. 2. 3. 4. 5.

Versnel het plaatsen van opdrachten; Verlaag financieringslasten en risico’s voor bedrijven; Versterk lange termijn posities bedrijven; Verruim toegang tot overheidsopdrachten voor bedrijven; Gebruik andere gunningcriteria.


10


Veel suggesties bieden handvatten voor de organisatie (vanuit integraal management) om daarmee in samenwerking met en ondersteuning van SSC JZ&Inkoop stappen te zetten om de lokale bedrijven te steunen. Voor een beschrijving van alle suggesties wordt verwezen naar de publicatie van PianOo, Expertisecentrum Aanbesteden voor inkopers bij de Overheid.(zie bijlage) Concreet wordt voorgesteld: 1. Het toepassen van de percelenregeling bij Europese en Openbare aanbestedingen; 2. Het beperkt houden van eisen aan de financiële positie van bedrijven; 3. Het gebruiken van gunningcriteria anders dan laagste prijs, bijvoorbeeld welke maatschappelijke (neven)effecten de gemeente wil bereiken met een aanbesteding; 4. Bij meervoudig onderhands aanbesteden verplicht minimaal één lokale partij uitnodigen; 5. Enkelvoudig onderhands aanbesteden bij voorkeur bij een lokale partij; 6. De toepassingsmogelijkheid van de 30 suggesties van het Expertise Centrum Aanbesteden (PIANOo) per project bepalen. Een aantal suggesties is opgenomen in onderhavig herijkte Inkoop- en Aanbestedingbeleid (bijlage); 7. Het actief (elektronisch) informeren van lokale partijen over het gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid en de geplande aanbestedingstrajecten door middel van hulp bij procedures en het bespreken van effecten. 3. Social Return en het toepassen van Sociale Criteria bij inkoop en aanbesteden. Het is van belang dat iedereen kan meedoen in de Bredase samenleving. De Visie Arbeidsmarktbeleid 2009-2015 “ Iedereen doet mee, want iedereen is nodig! “ is een nadere uitwerking van dit meedoen. Eén van de mogelijkheden om dit meedoen te bevorderen is Social Return. Onder Social Return wordt verstaan: het door de gemeente aangaan van convenanten en / of stellen van sociale besteksvoorwaarden bij aanbestedingen, met als doel - het bevorderen van werkgelegenheid / van reguliere banen voor werkzoekenden, personen met een WWB (Wet werk en bijstand)-uitkering / WIJ (Wet investeren in jongeren)inkomensvoorziening / SW (Sociale Werkvoorziening)-loon en Nuggers (nietuitkeringsgerechtigden) en - het bevorderen van (on)betaalde stageplaatsen ten behoeve van het VMBO, VSO, MBO en de Bredase Praktijkschool. Concreet wordt het volgende voorgesteld: 1. bij aanbestedingen boven het bedrag van de Europese aanbestedingsgrens is de opdrachtnemer verplicht mee te werken aan Social Return. 2. de opdrachtnemer is verplicht van de aanneemsom 5 % te besteden aan lonen voor mensen die werkloos zijn / voor mensen die SW-loon ontvangen. Met een opdrachtnemer in de Bouw - en Infrasector kan worden overeengekomen ¹ dat dit percentage van de aanneemsom ook, geheel dan wel gedeeltelijk, door leerlingen gerealiseerd kan worden. Dit kunnen bestaande leerlingen zijn of werkloze jongeren die naar het oordeel van de opdrachtnemer gekwalificeerd kunnen worden tot leerling. 3. aan de opdrachtnemers in alle sectoren wordt gevraagd in de offerte aan te geven hoeveel onbetaalde stageplaatsen zij beschikbaar kunnen stellen ten behoeve van leerlingen van het VMBO, VSO, MBO en de Bredase Praktijkschool. 4. bij de inzet van iemand die werkloos is en uitkering heeft dan wel van iemand die SW-loon heeft, is het doel duurzame uitstroom d.w.z. een arbeids- c.q. detacheringsovereenkomst van minimaal 24 uur per week met een contractduur van minimaal een jaar, met de intentie om deze te verlengen. 5. het WerkgeversServicepunt van De Brug c.q. BSW Bedrijven draagt zorg voor de selectie en aanlevering van werkzoekenden; er is sprake van een inspanningsverplichting. De inzet is primair gericht op personen die een WWB-uitkering, WIJ-inkomensvoorziening c.q. SW-loon ontvangen. Noodzakelijke kosten van scholing zijn voor kosten van de gemeente en worden m.b.t. de personen die een WWB-uitkering / WIJ-inkomensvoorziening ontvangen, betaald uit het Participatiebudget. SSC Juridische Zaken en Inkoop Herijken Inkoop- en Aanbestedingbeleid gemeente Breda Februari 2010

11

Gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010. 6. voor werkzoekenden die nog niet aan het beroepsprofiel voldoen, maar wel binnen een redelijke tijd naar dat profiel toe kunnen groeien, zorgt de opdrachtnemer, zo mogelijk, voor stage- / leerwerkplaatsen. Dit om zodoende ervaring op te doen en toe te groeien naar het gewenste instroomniveau. 7. de begeleiding van de arbeidscontractant / stagiaire is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer en de gemeente. De verdeling van de begeleidingskosten wordt overeengekomen tussen de opdrachtnemer en de gemeente / BSW Bedrijven. 8. op grond van rapportage van de opdrachtnemer wordt éénmaal per 3 maanden de voortgang van Social Return geëvalueerd tussen de gemeente, de opdrachtnemer en het WerkgeversServicePunt c.q. BSW Bedrijven. 9. de coördinatie van Social Return berust bij het SSC / Juridische Zaken en Inkoop. ¹

Ter bestrijding van jeugdwerkloosheid is op 15 oktober 2009 een samenwerkingsovereenkomst gesloten tussen de Bouw- en Infrasector, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en UWV WERKbedrijf om extra stage- / leerwerkplekken voor jongeren tussen 18-27 jaar te creëren. Gemeenten worden verzocht zich hiervoor in te spannen mede gelet op de Wet Investeren Jongeren.

Sociale Criteria: Bij het toepassen van sociale criteria bij inkoop en aanbesteden houden opdrachtnemers van de Gemeente Breda zich aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaalmaatschappelijk gebied. Discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd. Het toepassen van sociale criteria kan in de volgende fasen van het inkoop/aanbestedingsproces: 1. Bij het bepalen van het voorwerp van de opdracht : Wat moet er ingekocht/aanbesteed gaan worden? 2. Bij het opstellen van de(technische) specificaties: “alle technische voorschriften die een omschrijving geven van de vereiste kenmerken van een werk, een dienst, een materiaal, een product of een levering en aan de hand waarvan deze op objectieve wijze kunnen worden omschreven zodat het beantwoordt aan het gebruik waarvoor het door de aanbestedende dienst is bestemd”. (Bron: Aanbestedingsrichtlijn) Kortom: Waar moet het aan voldoen om aan de inkoopbehoefte van de organisatie tegemoet te komen? Dit kunnen ook uitvoeringvereisten zijn. 3. Bij het opstellen van selectiecriteria: criteria die aan de aanbieder gesteld worden. In de aanbestedingsrichtlijn is in art 45 een aantal uitsluitinggronden opgenomen. Het betreffen de facultatieve en dwingende uitsluitinggronden. Sociale aspecten bij facultatieve uitsluitinggronden: o Indien bij de aanbieder een delict is vastgesteld in strijd met de beroepsgedragsregels (art 45 lid 2 sub c); o Als de aanbieder een ernstige fout in de uitoefening van zijn beroep heeft gemaakt. (art 45 lid 2 sub d). 4. Bij het bepalen van de geschiktheideisen van de inschrijvers. De geschiktheid wordt vastgesteld aan de hand van de financiële en economische draagkracht en de technische bekwaamheid van de onderneming. Bij het stellen van financiële en economische eisen kunnen geen sociale aspecten meegenomen worden. Dat geldt wel voor de technische bekwaamheid bijvoorbeeld de toegankelijkheid voor gehandicapten en Design for All, eAccesibility (maatregelen treffen waardoor ouderen en mensen met beperkingen gebruik kunnen maken van de mogelijkheden die ICT biedt om in de samenleving te participeren) en eisen stellen aan productveiligheid (CE-markering). 5. Bij het vragen van referenties met sociale aspecten. Hierbij valt te denken aan: o Voorbeelden bij gevraagde referenties bij vergelijkbare opdrachten op welke manier rekening is gehouden met de toegankelijkheid van gehandicapten tot de eerder uitgevoerde werken; o Een beschrijving van de technische uitrusting, de maatregelen om de kwaliteit te borgen en de mogelijkheden ten aanzien van ontwerpen en onderzoeken. Bijvoorbeeld: technische hulpmiddelen om werknemers fysiek te ontlasten, zoals ARBO hulpmiddelen;


12

Gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010. o

Vraag aan de aanbieder aan te geven door welke arbodeskundigen hij zich laat begeleiden in het opstellen en uitvoeren van arbobeleid. 6. Bij het vragen naar kwaliteitsnormen. Met een verklaring van onafhankelijke,daartoe gecertificeerde instellingen kunnen inschrijvers aantonen te voldoen aan bepaalde kwaliteitsnormen. Bijvoorbeeld VCA en OHSAS 18001 (arbomanagementsysteem, waarmee een onderneming kan aantonen welke werkzaamheden plaatsvinden in overeenstemming met eisen omtrent veiligheid en gezondheid van haar werknemers) en de in ontwikkeling zijnde ISO norm 26000 (maatschappelijk verantwoord ondernemen). 7. Bij de gunningcriteria en dan met name bij het gunningcriterium de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) mits objectief toetsbaar en verband houdend met de aard van de opdracht. 8. Bij de uitvoering van de opdracht: de bijzondere uitvoeringsvoorwaarde noemen. De bijzondere uitvoeringvoorwaarde houdt rekening met sociale en milieuoverwegingen. o Het bevorderen van de beroepsopleiding op de werkplek of de arbeidsparticipatie van moeilijk in het arbeidsproces te integreren personen, het bestrijden van de werkloosheid of het beschermen van het milieu. In de aankondiging moet dit uitdrukkelijk vermeld worden. De bijzondere uitvoeringsvoorwaarde kan als contractbepaling worden opgenomen. De inschrijver dient zich akkoord te verklaren met deze bepaling in het contract. Concreet wordt voorgesteld: Bij de toepassing gebruik te maken van de door SenterNovem ontwikkelde en door VROM vastgestelde sociale criteria. De sociale criteria zijn een afgeleide van de ILO normen (International Labour Organisation). 4. Duurzaam Inkopen. In de praktijk van het vigerende Inkoop- en Aanbestedingbeleid heeft Duurzaam Inkopen langzaam een plaats veroverd. SenterNovem heeft de ontwikkeling van de duurzaamheidcriteria afgerond en de gemeente Breda is aan de slag gegaan om de criteria toe te passen bij aanbestedingen. Naar aanleiding van het onderzoek dat in opdracht van VROM is verricht naar de impact van duurzaam inkopen (DHV/Significant - maart 2009) wordt aanbevolen die productgroepen duurzaam te gaan inkopen waar de overheid een belangrijke, maar niet dominante inkooppositie heeft. Ook om in de inkoopvraag uit te gaan van functionele in plaats van technische eisen en te gunnen op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Ten aanzien van de monitoring wordt aanbevolen breder te kijken dan alleen de toepassing van de SenterNovemcriteria omdat het gevaar er in schuilt dat statisch met de criteria wordt omgegaan en voorbijgegaan wordt aan alternatieve, innovatieve duurzame oplossingen. Belangrijk is de vraag hoe gemeten kan worden of de doelstelling (75% duurzaam inkopen in 2010) gehaald wordt. Om te kunnen benchmarken met andere gemeenten is een uniforme meetmethode onontbeerlijk. Ook VROM worstelt met deze vraag. De verantwoordelijk minister heeft aangegeven hier de komende periode op in te zetten. Het ontbreken van een meetmethode betekent echter niet dat het toepassen van de beschikbare duurzaamheidcriteria geen doorgang kan vinden bij aanbestedingen. Belangrijk hierbij is dat de organisatie “gevoel” moet krijgen bij het onderwerp. Er is behoefte aan gedreven ambassadeurs die duurzaam inkopen een warm hart toedragen en die bereid zijn om een lans te breken wanneer het gaat om keuzes maken over eventuele meerkosten of duurzamer functionele oplossingen. Om de betrokkenheid binnen de organisatie te vergroten worden diverse activiteiten ondernomen om budgethouders bewust te maken van het belang van hun inzet. De ambitie van het bestuur om 75% duurzaam in te kopen in 2010 is niet vrijblijvend maar een harde afspraak. Het Inkoop- en Aanbestedingbeleid levert haar bijdrage door bij alle inkopen en aanbestedingen nadrukkelijk de duurzaamheidcriteria toe te passen. Daar waar SSC Inkoop niet betrokken is bij de besteding van gelden is de verantwoordelijk budgethouder verplicht duurzaamheid te betrekken bij al zijn aankopen. Bij de MARAP dient de budgethouder hierover te rapporteren. SSC Juridische Zaken en Inkoop Herijken Inkoop- en Aanbestedingbeleid gemeente Breda Februari 2010

13

Gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010. Naast de eigen organisatie kunnen bedrijven nadrukkelijker betrokken worden. Door open te staan voor en in gesprek te gaan met aanbieders kan de gemeente in een vroegtijdig stadium gebruik maken van ontwikkelingen in de markt. Naast een impuls aan duurzame oplossingen kan dit ook een impuls geven aan innovatieve kleine bedrijven, waarmee de lokale/regionale economie gestimuleerd wordt. Het betrekken van de markt bij innovatief en duurzaam inkopen vraagt een professionele inkoopfunctie van de gemeente Breda. Hiermee wordt bedoeld dat de uitgangspunten transparantie, objectiviteit en non-discriminatie te allen tijde gerespecteerd dienen te worden. Concreet wordt voorgesteld: 1. De door SenterNovem vastgestelde duurzaamheidcriteria dienen bij alle daarvoor in aanmerking komende inkopen en aanbestedingen verplicht te worden toegepast; 2. Niet alleen technische maar ook functionele eisen stellen bij de uitvraag en prestatieafspraken maken gedurende de gehele contractperiode; 3. De organisatie legt bij de MARAP, hoofdstuk inkopen, verantwoording af op welke wijze duurzaamheid is toegepast bij inkopen en aanbestedingen over de betreffende periode; 4. Actief de markt benaderen om in gezamenlijkheid na te gaan welke mogelijkheden er zijn om duurzamer in te kopen/ aan te besteden; 5. De meetmethode van het Ministerie VROM afwachten om vergelijkbaarheid met andere gemeenten te behouden. Tot die tijd aanbestedingen in kaart brengen en monitoren op toepassing van de beschikbare SenterNovemcriteria of andere beschikbare en geschikt gebleken duurzaamheidcriteria. 5. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Duurzaam inkopen als onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) gaat verder dan het stellen van duurzaamheideisen aan te leveren producten en diensten. MVO ziet toe op de productieketen. Het houdt rekening met het effect van de organisatie op het milieu en de mensen binnen en buiten het bedrijf. Bij MVO spelen alle belangrijke processen binnen de organisatie een rol, van inkoopbeleid tot personeelsbeleid en marketing tot expeditie. In het kader van het Inkoop- en Aanbestedingbeleid betekent MVO voor de gemeente Breda dat randvoorwaarden gesteld kunnen worden aan de productieketen van de toeleveranciers. Is er geen sprake van Kinderarbeid, gedwongen arbeid, discriminatie? Is er vrijheid van vereniging en recht op collectief handelen, zijn er veilige en gezonde werkomstandigheden? De International Organization for Standardization (ISO) heeft begin 2005 een richtlijn opgesteld voor MVO, namelijk ISO 26000 Guidance on Social Responsibility. Doelstelling van de richtlijn is het ondersteunen van organisaties bij de invoering van MVO. De ISO 26000 richtlijn is bedoeld voor alle soorten organisaties, ongeacht de grootte of locatie van de organisatie en biedt ondersteuning aan organisaties zowel in de publieke als in de private sector. Deze norm kan de gemeente Breda ondersteunen bij het implementeren van MVO in de inkoopen aanbestedingsfunctie van de gemeente Breda. Het opdrachtgeversforum in de bouw heeft een gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap ontwikkeld die door meerdere gemeenten is overgenomen. Hierin zijn de kernwaarden maatschappelijk verantwoord, integriteit, betrouwbaarheid en transparantie opgenomen. De gedragscode is mede bedoeld voor (semi) publieke opdrachtgevers in de bouw en infrastructuur. Elke deelnemende publieke opdrachtgever heeft een centraal meldpunt waar opdrachtnemers met opmerkingen en klachten terecht kunnen. De gemeente Breda zou zich hierbij aan kunnen sluiten. Concreet wordt voorgesteld: 1. MVO implementeren in de gemeentelijke inkoopen aanbestedingsfunctie op basis van de ISO 26000 norm; 2. Een gedragscode Publiek Opdrachtgeverschap opstellen. 6. Andere Ontwikkelingen. Naast de aanpassingen van het gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid aan de gevolgen van de economische crisis en duurzaamheid in brede zin, zijn er ook andere ontwikkelingen op het gebied van Inkoop en Aanbesteden. Er is een Aanbestedingswet in voorbereiding, die naar verwachting eind SSC Juridische Zaken en Inkoop Herijken Inkoop- en Aanbestedingbeleid gemeente Breda Februari 2010

14

Gemeentelijk Inkoop- en Aanbestedingbeleid 2010. 2010 van kracht zal worden. Per 1 januari 2010 zullen de Europese drempelwaarden opnieuw vastgesteld worden voor leveringen/diensten en werken. Een nieuwe trend is subsidietendering. Een subsidietender is een verdelingsmechanisme waarbij meerdere kandidaten strijden om een voor hen begeerlijke bron van inkomsten. Als zodanig is dit te vergelijking met een privaatrechtelijke aanbesteding. De acht Millenniumdoelen worden door de gemeente Breda onderschreven en de gemeente heeft zich aangesloten bij de landelijke Millenniumgemeenten Campagne. Onder de noemer “Werelds Delen” laat de gemeente zien dat haar betrokkenheid als gemeente verder gaat dan de stadsgrenzen van Breda. Het programma “Werelds Delen” richt zich op de Breda zelf maar ook op gemeenschappen elders. Binnen dit programma wordt ook aandacht gevraagd om het bewustzijn te stimuleren voor duurzaamheid en Fair Trade, waarbij lopende inspanningen in het kader van duurzaam inkopen en handelen ondersteund worden. Concreet wordt voorgesteld: 1. De ontwikkelingen voor wat betreft de aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsdrempels volgen en de gemeentelijke organisatie hiervan tijdig te informeren c.q. het beleid op deze ontwikkelingen aan te passen. 2. Mogelijkheden van Subsidietendering nader onderzoeken op haalbaarheid voor gemeente Breda door Inkoop i.s.m. verantwoordelijken voor deze vorm van subsidieverstrekking binnen de organisatie.


15

Inkoop- en aanbestedingbeleid Gemeente Breda 2010

Recommend Documents