Inkomende post

Inkomende post - 38896

)& ( g e m e ente Goeree-overftakkee Gemeenteraad Goeree-oveflakkee Postbus 1 3240 AA MIDDELHARNIS Nr. 38896/Z -1 3-15241 Griffie l'z|llt/7t ,, juni 20,4 b'' 11 11 11 11 I 11 11 11 11 I I 11 I I l 11 11 11 Geachte raad Op 8 oktober 2013 heeft het college het onderzoeksplan 2014 in het kader van de verordening 213a (doelmatigheidsonderzoeken) vastgesteld. In dit onderzoeksplan staat vermeld welke interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltre|endheid het team Control gaat verrichten in de periode 2013/2014. Ons kenmerk Behandelaar Uw kenmerk Uw brief Onderwerp Bijl ag er n ) Datum Z -1 3-1 5241/26735 D. Langbroek Rapport onderzoek crediteurenproces 1 1 6-06-2014 Een van de vermelde onderzoeken betreft het crediteurenproces. Het rapport (en het verbeterplan) dat u hierbij aantreft is door het college vastgesteld en is vervolgens besproken in de auditcommissie op 1 1 juni 2014. U leest in het rapport de constateringen, conclusies en verbeterpunten. Het onderzoek naar het crediteurenproces heeft eind 2013 / begin 2014 plaatsgevonden. Een van de aanleidingen voor dit onderzoek is het feit dat bijna een kwart van de gemeenten hun facturen te Iaat betalen (onderzoek van juli 2012). De Iokale overheden blijven daarin nog ver achter bij de rijksoverheid. Daar wordt inmiddels 90% van de facturen op tijd (binnen 30 dagen) betaald. Uit een meer recentere enquête (november 201 3) blijkt dat 'de Iagere overheden' nog steeds het slechtst scoren ten opzichte van het rijk en de provincies. Het college van Goeree-ove/lakkee wilde daarom inzicht in het crediteurenproces van de gemeente. Het doel van het uitvoeren van interne onderzoeken is hoofdzakelijk om inzicht te krijgen in de mate van efficiency en e|ectiviteit van organisatieonderdelen en processen. Op deze manier wordt de transparantie van het gemeentelijk handelen vergroot. Daarnaast hebben interne onderzoeken het doel om een bijdrage te leveren aan de kwaliteitsverbetering van processen en een veran|oorde inzet van overheidsmiddelen te bevorderen. De opvolging van aanbevelingen is de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en ambtelijk van het managementteam. De belangrijkste conclusie uit het rappod is dat de gemiddelde betaaltermijn over de periode mei 201 3 tot en met januari 2014 achten|intig dagen bedroeg en daarmee binnen de dertig dagen termijn valt. Na de analyse blijkt echter wel dat er nog diverse knelpunten en risico's te benoemen zijn in dit proces. Gemiddeld genomen is 24% van de facturen in de periode van onderzoek te Iaat betaald. In het Iaatste hoofdstuk van het rapport zijn daarom verbeterpunten en aanbevelingen genoemd om het proces e|iciënter te Iaten verlopen. De afdeling Bedrijfsondersteuning heeft naar aanleiding van de aanbevelingen een verbeterplan opgesteld. Het verbeterplan is als bijlage bij het rapport gevoegd (bijlage 3). Inmiddels heeft de afdeling deze aanbevelingen opgepakt en heeft er een nieuwe meting plaatsgevonden over de periode januari 2014 t/m eind april 2014. Hieruit komt naar voren dat de Koningin Julianaweg 45, 3241 XB Middelharnis, Postbus 1, 3240 AA Middelharnis T. 14 0187, [email protected], IBAN NL088NGH028.51.57.221, KVK 56710240, BTW NL 823658|27801

Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 1 van 25


Ons kenmerk: Z -13-15241 / 26735 gemiddelde betalingstermijn is verlaagd van achten|intig dagen naar |intig dagen. Ook is er een daling te zien van het percentage te laat betaalde facturen (van 24% naar 1 0%). Aan het einde van dit jaar wordt opnieuw een evaluatie uitgevoerd. Hoogachtend Burgemeester en wethouders ''jn Goeree-ove/iakkee, ï burgemeester secretari . , î ||.| - ..:L: k( '' . l t..--,t.. -.-, ;;-/;.-.. ..!k j|-.(,c, j. è|. . .. , -. | , /'-.rt|? ù (;...'|' -'' ' rs. B. inusse mr. A. G# .ot|nboer-Dubbelman . .. ! y.. vj -. à. Pag/r?a 2 van 2



J ' . geRleprite ( ooeree-overétakkee ;ç .!. t |.'|17 .: I honderzoeksrapport I ' m .J @ : , , yy Lreu Iteu te n PFOCPS -|, : |. .. f- | . ||||r ,., .. . r .:..|j k. - .. ||||.- ç, . ., . .. .. .y. -|. . . .-.|.| . -||||( . |:,..- ï; . .3 jlji ; .;jg. j.. . . |,. ....k| . j . . . ,:E. . .. || :. . .à. . ,,y.ï?. .. || !| ||. .. q .:. ... . . .. -|.||?.'|. .. ë.,;,|||| . . . ty. . . U..T || :è' ëé- h..| |,. *-7.:' .:j., î- ,,||. .. ' ë:1#. .y ' 'j::l:j éy



Onderzoeksrapport Crediteurenproces Inhoudsopgave 8 9 10 11 12 23



Aa n Ie id i n g Op 8 oktober 2013 heeft het College het onderzoeksplan 2014 in het kader van de verordening 213a (doelmatigheidsonderzoeken) vastgesteld. In het onderzoeksplan Staat vermeld welke interne onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid het team Control gaat verrichten. Een daawan is een onderzoek naar het crediteurenproces. In dit rapport worden de onderzoeksresu|taten van het credïteurenproces toegelicht. Het plan van aanpak voor dit onderzoek is op 26 november 2013 vastgesteld door het College. Een van de aanleidingen van dît onderzoek is het feit dat bijna een kwar't van de gemeenten hun facturen te Iaat betaald (onderzoek van juli 2012). De Iokale overheden blijven daarin nog ver achtec bij de rijksoverheid. Daar wordt inmiddels 90% van de facturen op tîjd (Iees: bînnen 30 dagen) betaald. Uit een recentere enquête (november 2013) blijkt dat '/de Iagere overheden'' rlog steeds slechter Scoren dan het rijk en de provincies. Doelstelling en probleemstelling Doelstelling: Inzicht verkrijgen in de knelpunten binnen het gehele crediteurenproces, rekening houdend met de impiementatîe van de digitale routing van facturen. Vervolgens middels de uitkomsten van dit onderzoek te komen tot een effîcïënt effectief en rechtmatig crediteurenproces. Probleemsteiling: De facturen worden niet altijd binnen de gestelde termijn betaald. De codering en controle worden niet altijd gedaan door de juiste budgethouderts). * 'cfit hangt samen met de (uitwerking van) je tudgethoudersrege|ing Naast de probleemstellîng zullen wij gedurende ons onderzoek antwoord proberen te krijgen op de vo|gende deelvragen: @ Hoe Ioopt het huîdige proces? (o.a. huidige betaaltermijnen Claarnaast wordt tevens gekeken naar het proces van de creditnotas) @ Waar Iigt de procesverantwoordelijkheid? @ Welke actoren zijn betrokken? * Welke knelpunten en verbeterpu nten zijn er in het huidige pcoces te noemen? Welke risico's Ioopt de gemeente inzake het crediteurenproces? Welke ontwikkelingen zijn er? * Is de bestaande regelgeving toereikend (o.a, huidige budgethoudersrege|ing*)



Onderzoeksopzet en planning Het onderzoek heeft betrekking op de maanden mei 2013 t/m januari 2014. Voor de uîtvoering van dit onderzoek zîjn er relevante documenten en overzichten bestudeerd en hebben er gesprekken plaatsgevonden met betrokken medewerkers. Op basis van deze documenten en interviews is er een analyse van de situatîe gemaakt. Hierbîj dient wel opgemerkt te worden dat er in eerste instantie geen vastgestelde procesbeschrijving aan het crediteurenproces ten grondslag Iag. Er is in februari 2013 wel een procesbeschrijvïng opgesteld maar deze beschrijving ïs niet ge'l'mplementeerd. Deze procesbeschrijving was beschreven op basis van het behandelen van papieren facturen terwijl de organisatie vanaf maart 2013 begonnen is met digitale facturerîng. De volgende personen zîjn gei'ntewiewd: * Polefeuillehouder Financiën' @ Teamleider administratie' @ Senior medewerker Financiële admin istratie' * Applicatiebeheerder fînanciee! pakket' * Medewerker financieel beheer' * Twee medewerkers fïnanciële administratîe' @ Twee financieel consulenten' @ Financieel controller' @ Diverse (hoofd- en deellbudgethouders Hierbij willen wij de gel'nterviewde medewerkers bedankep voor de medewerking en waardevolle bijdrage aan dit onderzoek. Onderzoeksteam Het onderzoek is uitgevoerd onder (eiding van de adviseur AO/IC (Adminîstratieve Organïsatîe/lnterne Controle). Daarnaast bestaat het onderzoeksteam uit de procesconsulent.



H et i nta keges pre k Het plan van aanpak is in oktober 2013 besproken met de teamleider administratie. T'evens is het plan van aanpak akkoord bevonden door het afdelingshoofd Bedrijfsondersteuning. 2.2 Proces van afronding rapport Na afroncling van het onderzoek is het rapport in concept opgesteld en besproken met de opdrachtgever. Het verbeterplan van de afdeling Bedrîjfsondersteuning is als bijlage bij dit rapport gevoegd (zie bijlage 3.). Het rapport wordt ter vaststelling aan het college aangeboden. De gemeenteraad ontvangt conform de verordening 213 a het ra pport ter kennisname. 2.3 Leeswijzer Het rapport kent de volgende opbouw: Hoofdstuk 3 betreft de inleidïng van dit stuk. En hoofdstuk 4 wordt kort weergegeven welke regelgevîng ten grondslag Iigt aan het crediteurenproces, Vervolgens wordt het huidige proces beschreven in hoofdstuk 5. In hoofdstuk 6 wordt aan de hand van statistieken in beeld gebracht of aan de afgesproken termîjnen voldaan wordt. en hoofdstuk 7 worden de knelpunten en risico's in het crediteurenproces beschreven. In hoofdstuk 8 worden de ontwikkelingen geschetst, ln het laatste hoofdstuk wordt een conclusie getrokken en gerîchte aanbevelingen gedaan om het proces te verbeteren.



Bij de start van het onderzoek heeft er een gesprek plaatsgevonden met de teamieider administratie van de afdeling Bedrîjfsondersteuning. In dit gesprek kwarn naar voren dat het crediteurenproces nog niet efficiént is. Dit is door de teamleider al in een eerder stadîum geconstateerd. Na deze constaterïng is door de teamleider een memo opgesteld waarin uiteen gezet is hoe het eerste half jaar 2013 is verlopen en welke knelpunten er gesignaleerd zijn en welke acties hieruit voortgekomen zijn. Deze memo is aIS bijlage toegevoegd aan dit rapport. Naar aanleiding van cleze memo |îjn er dîverse acties ondernomen, Door de medewerkers financieei beheer is extra ondersteuning gegeven aan de budgethouders, Daarnaast is er door de medewerkers financieel beheer een korte evaluatie gehouden met een aantal budgethouders over de ewaringen, Het streven was om vanaf 1 juni 2013 de bînnenkomende facturen dagelijks te registreren en te Scannen en vervolgens volledîg te voldoen aan de termîjn van afdoening van de factuur (betalïng binnen der-tig dagen na factuurdatum). Dit streven was bij de start van dit onderzoek (oktober 2013) nog niet gehaald. De afdeling is zich hiervan bewust en wii het proces verder ontwîkkelen door bîjvoorbeeld te starten met factuurherkenning om facturen sneller te kunnen registeren. Hierop wordt in dit rapport nog nader ingegaan.



Om te komen tot een gestructureerd proces zijn er dîverse regelïngen opgesteld. In dit hoofdstuk wordt nader îngegaan op de diverse regelingen die van belang zijn voor het crediteuçenproces. Financiële verordening Op 2 januari 2013 is de financiële verordening (art. 212) vastgesteld door de gemeenteraad. In de financiëie verorden ing staan de uitgangspunten voor het financieel beleid. Tevens staan hierin regels voor het financieel beheer en voor de inrichti ng van de fina nciële organisatie. In de verordening is het volgende opgenomen over de financiële organisatie: Artîkel 13 Financiële organîsatie Burgemeester en wethouders zorgen voor en Ieggen vast: al een eenduidige indelîng van de gemeentelijke organisatie en een eenduidïge toewîjzing van de gemeentelijke ta ken aa n de af del i ngen; een adequate scheiding van taken functîes bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van icterne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheîd van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd. de verlening van mandaten en volmachten voor Inet aangaan van verplichtingen ten Iaste van de toegekende budgetten en investeringskredîeten. de regels voor taken en bevoegdheden de verantwoordingsrelaties de bijbehorende înformatievoorziening van de financîerîngsfunctie. Voor een nadere uitwerking van deze regels is onder andere de budgethoudersregelîng opgesteld, In de volgende paragraaf wordt hîer nader op ingegaan. 4.2 Budgethoudersregeling Op 8 januarî 2013 is de Budgethoudersregeling Goeree-overf|akkee vastgesteld. In de budgethoudersregeling zijn de volgende punten geregeld: + Aa nwijzîngen va n b udgetho ud ers 4* Verantwoordelijkheden en bevoegdheden .;* Planning, rapportage en vera ntwoording **.* Interne informatieverstrekkîng De twee eerstgenoemde onderwerpen zijn met name voor dit proces van belang. We kennen vanuit de budgethoudersregeling 3 soorten budgethouders, namelijk: hoofdbudgethouder budgethouder en deelbudgethouders. De hoofdbudgethouders zîjn namens het college aangewezen, De hoofdbudgethouders mandateren de budgethouders en de budgethouders kunnen deelbudgethouders mandateren. Daarnaast kunnen budgethouder en deelbudgethouders ook nog een uitvoeringsverantwoordelijke aanwijzen deze medewerker mag wel opdracht geven/bestellen maar niet tekenen voor een factuur. De hoofdbudgethouder budgethouder deelbudgethouder en de uitvoeringsverantwoordelîjke zijn namens burgemeester en wethouders bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven (eventueel door doormandatering), Hieraan zijn een aantal voorwaarden verbonden zoals bijvoorbeeld het doen van uitgaven tot maximaal de fînanciële middelen van de exploitatie waarover hen een machtîging is verstrekt. In de budgethoudersregeling is het 4-ogen princîpe opgenomen, dit betekent dat een factuur altijcl door 2 budgethouders getekend moet worden (de eerste codeert en fîatteert en de a nder controleert en fiatteert) dit in het kader van de rechtmatîgheid en het zoveel mogelijk voorkomen van fraude.



Begin 2013 is door AO/IC Samen met de medewerkers van de financiële administratie het credlteurenproces in beeid gebracht. De afdeling is ven/olgens gestart met het digitaal verwerken van facturen waardoor de huidige procesbeschrijving niet meer actueel is. Aan de hand van interviews met diverse medewerkers is het actuele huidige proces in beeld gebracht. Het proces wordt in dit hoofdstuk beschreven. De proceseigenaar is het afdelîngshoofd van Bedrijfsondersteuning (een proceseigenaar is verantwoordelijk voor de uitvoering van een beheerst proces en is bevoegd een proces te veranderen). Het afdelingshoofd Bedrijfsondersteuning heeft het proceseigenaarschap van het credïteurenproces overgedragen aan de teamleider administratie. De volgende actoren zijn betrokken bij het crediteurenproces: $- Medewerkers financiële administratie (kortweg in dit rapport: medewerkers administratie) $:. Budgethouders # Applîcatiebeheerder $1 Medewerkers financieel beheer $1 Medewerker betalingsverkeer De volgende actoren zijn ondersteunend: è Senior medewerker Fînanciële administratie # Financieel consulenten # Control medewerkers Beschrijving huidig proces (in bijlage 2. is een stroomschema opgenomen waarin deze processtappen ingetekend zijn): De papïeren facturen worclen bîj het KCC ontvangen. Het KCC voorziet de facturen van een datumstempel (datum ontvangst). Vanuit het KCC worden de papieren facturen doorgestuurd naar de afdelingssecretaresse van de afdeling Bedrîjfsondersteuning. De afdelîngssecretaresse brengt de papieren facturen naar de medewerkers admznistratîe. Bij afwezigheid van de secretaresse halen de medewerkers administratie zelf de facturen op bij het secretariaat. Opmerkinq: In het begin van het jaar was er veel vcrtrggjng bfj het ontvangen vun facturen omdat er vaak een verkeerd adres gebruikt werd op de factuur (adœssen van de voormalige gemeenten/lsGo). Er is in het begin veel tîjd gestoken om de bednjven te Iuten weten dat het adres op de jàctuur moest worden uangepast. Er wordt door de medebverkers van de adminïstratie ingeschut dut 98% van de adressering op dit moment wel qoed is. Wunneer er nu wordt qeconstateerd dat een adres fout is stuurt de medewerker van de adminl'stratl'e een e mail naar het bednjf met de vraag om het adres aan te passen, teqelijkertijd wordt qevraaqd om de facturen voonaan digitaal te gaan versturen indien dit voor het bedrilf moqelijk is. Wanneer de factuur vervolgens nog fout is qeudresseerd dan quut de fuctuur zonder te worden betaald terug naar de Ieverancier met de vraaçl hel adres aan te passen. Er komen nu naar schatting ongeveer 3ofacturen per week digitaal binnen. De fucturen werden lb 2013 nog uitgeprint vanweqe de reqeà van de belastingdienst. De belastl'ngdienst heeft inrniddels toestemminq gegeven om de papieren fucturen nieï te hçïeven bewaren (mits aan bepaalde voorwaarden wordt volduun). Deze vooçwaarden zijn inmiddeà ontvangen. Wanneer de facturen bij de administratie terecht gekomen zijn worden deze op volgorde van factuurdatum gelegd door de medewerkers administratie. Vervolgens worden de facturen ingescand door de medewerkers administratie in Disâlall.



Nadat de facturen zijn ingescand worden deze geregistreerd in Keyzfinanciën. De medewerkers voeren de factu ren in aan de iland van het bankrekeningnummer op de factuur, Het systeem komt vervolgens met de crediteur die gekoppeld |S aan het banknummer. Vervolgens worden de rest van de gegevens ingevuld (factuurdatum, bedrag, omschrijving e,d.). Opmerking: Er is een standuardtermln vun 30 dugen in het systeem opgegeven. Door de medewerkers wordt niet de datum vun ontvangst in het svsteem ingevoerd maar de factuurdatum. Sommige facturen krijgen voorrunq, btjvoorbeeld het voorscbl'eten van bljdrogen Ieerlingenvervoer aan ouders. &E' teumleider udminl'stratie heeft aangegeven dat medewerkers van de administratie 3 daqen hebben om de facturen in te scannen en te versturen naar de budgethouder. Wanneer het een nieuwe credîteur betreft is de crediteur nog niet gekoppeld aan een banknummer. Aangezien Sinds november 2013 is afgesproken dat de medewerkers van de adminîstratie telf geen banknummers mogen aanmaken in het systeem, moeten zij hiervoor een medewerker van financieei tleheer inschakelen. De medewerker financieel beheer maakt een nieuw bankrekeningnummer aan, aan de hand van de factuur. Vervolgens gaat de factuur terug naar de medewerksters administratie. Zij voeren het bankn ummer En het financiële systeem in (ook aan de hand van de factuur). Als het wat Ianger duurt om een bankrekeningnummer te maken (dit komt echter niet vaak voor vaak wordt het banknummer dezelfde dag nog aangemaakt) dan wordt de factuur alvast doorgezet naa r de budgethouders. Aanvulling: De medewerkers admt'nistrutie kunnen met deze functieschet'ding nog steeds wel een verkeerd banknummer gebruikeo KPN hee.ft blj'voorbeeld 7 banknummers het kan weleens voorkomen dat er dan op het verkeerde banknummer uitbetaald wordt maar wel op dejuiste crediteur. Vervolgens zoekt de medewerker administratie de juiste route van de budgethouders op en verzendt de factuur naar de budgethouders. De budgethouder krijgt vervolgens een melding dat er een factuur En de werkvoorraad staat. Opmerkfng; Het meest handige is het uls op de factuur meteen het juiste routenummeç staat zodat de medewerkers meteen weten welke route aan de fuctuur gehangen moet worden. Daurnaast scheelt het al aà er een nuum vun de budgethouder op de factuur staat. De bedoeling ?à om in de toekomst de çoutenummers door te geven aan de bednjven rnet de vraag ze op de lùcturen te qaan zetten. Oaur wordt nu nog niet veel mee gedaan omdut de routes wellicht nog veranderen. Er komen ongeveer 2 of .ï) factvren per dag retour wuarover de budgethouder blvoorbeeld vraqen heeft, of wuarvan iemand aangeeft geen budgethouder te zln. Het valt op dut er veel e'qepinqponqd'' wordt tussen budgethouders en ook tussen budgethouders en udminl'stratie. Dit kost veel tljd. De budgethouders coderen en controleren de factuur. De deelbudgethouder heeft 5 werkdagen de tijd om de factuur te coderen en de (hoofdlbudgethouder heeft ook 5 dagen de tijd om de factuur te controleren. Na terug ontvangst bij de administratie controleert de medewerker admînistratîe de factuur. Het systeem voert ook een controle uit op bijvoorbeeld B-rW-code en bedragten). AIS alles klopt geeft de medewerker administratie akkoord in het systeem. Opmerking: Wanneer budgethouders niet op tijd zljà met het terugsturen van fucturen dan krijgen ztj automatisch een herinnerinqsmail. Soms sturen de medewerkers ook persoonhjk een rnail naar de budqethouders als een herinnerinqsmat'l niet helpt. Daarnaast blljkt dat indien aan een factuur niet de juiste route is qekoppeld elke gewljziqde budqethouder weer 5 werkdagen krljgt. Verder is er een afspraak over vervnnginq gemaakt: aà iemund meer dan J weken weq is moet de budgethouder zelf vervanging regelen. Dit moet via de applicatiebeheerder worden geregeld. Er is een memo daarover in het MT behandeld, de meîno is ook naar de budgetlîouders qesïuvrd. Toch blljkt dat niet alle budgethouders op de hoogte zlén van deze afspraak.



Als alles akkoord is maakt de medewerker van de administratie een dagboekmuterïng. Dit kunnen medewerkers van de adminîstratie doen op elk tijdstip van de dag en dit kan ook meerdere keren per dag. Hîermee worden de facturen definitîef vastgelegd in het systeem en kan er tot betaling worden overgegaan. Tot Slot maakt de medewerker betalingsverkeer een betalingsvoorstel (meestal 2 x per week op dinsdag en vrijdag) met de vervaldag van de week erna. N.B.: Er is met de ge'l'nterviewde medewerkers kort doorgesproken over het proces van creditfacturen. Uit de interviews blijkt dat de budgethouders creditfacturen hetzelfde behandelen als ë'normale'' facturen en over het algemeen weten hoe ze hiermee om moeten gaan .



Nadat het h uîdige proces in beeld is gebracht is vervolgens gekeken naar de statistieken. Voor dit hoofdstuk zijn de factureln beoordeeld over de periode mei 2013 t/m januari 2014. De periode januari t/m april is hierin niet meegenomen omdat de afdelîng toen nog în een opstartfase zat (zie ook bijlage 1 memo credîteurenproces 18 halfjaar 2013). 5.1 Overzicht gemiddelde betalingstermijn ln de tabel hieronder zijn over dîverse perioden gemiddelden genomen zodat het verloop te zien is. Er is bekeken binnen hoeveel dagen facturen gemiddeld genomen betaald worden. Daarnaast is uitgewerkt hoeveel tijd de diverse stappen kosten totdat een factuur betaald wordt. lœi - okt 2013 juni - nov 2013 juli - dec 2013 aug 2013 - jan 2014 Aantal dagen vanaf factuurdatum tot 10 dagen 10 dagen 10 dagen 9 dagen verzending budgethouders' Aantal dagen dat een factuur onder behandeling is bij de budgethouders (2 12 dagen 12 dagen 11 dagen 11 dagen budgethouders i.v.m. 4ogenprincipel* Aantal dagen tot aan 7 dagen 7 dagen 7 dagen 7 dagen betaling Qduur* Totaal gemiddelde betalingster|jn 29 dagen 29 dagen 28 dagen 27 dagen af erond Hierondec volgt een toelîchting op de stappen in het proces: 1Aa ntal Clagen vanaf factuurdatum tot verzendi ng budgethouders: Uit deze cijfers blijkt dat het gemiddeide aantal werkdagen dat een factuur bij de start van het proces bij financit!n iigt, de afgesproken 3 dagen termijn overschrijdt met 7 dagen , Hierin zit echter ook de tijd tussen factuuçdatum en de daadwerkelîjke ontvangst van de factuur bij de udminîstratie. Omdat de ontvangstdatum niet ingevuld wordt in het systeem, is vanuit de totaai overzîchten niet te fiiteren hoeveel dagen gemiddeld zitten tussen de factuurdatum en de ontvangstdatum. Van die 10 dagen vallen er dus al dagen af vanwege de postbezorging, verwerkzng bij het KCC transport naar de administratie en bîjvoorbeeld wel Iîcht in een aantal gevallen door antî datering van de factuur door de Ieverancier, ''Aantal dagen dat een factuur in behandeiing is bij de budgethouders: U it de cijfers blijkt dat de 5 clagen termijn per budgethouder gemiddeld n iet gehaald wordt.



XçAantal clagen tot aan betaling factuur: De factuur wordt standaard gezet op een termijn van 30 dagen, de factuur wordt uitbetaald op de valutadatum op de 30e dag. Mocht het zo tijn dat een factuur binnen de termijn van 30 dagen bij de admînistratie terug komt van de budgethouder, dan wordt de factuur toch pas betaald op de 3OSte dag (dit uit oogpunt van liquidîteîtenbeheer). De administratïe Iaat de facturen nget expres Iiggen maar wacht met betalen tot aan de vervaldatum. 6.2 Overzicht percentages te Iaat / op tijd betaalde facturen Uit de statistieken blijkt dat zo'n 75% van de facturen op tijd wordt betaald, Gemiddeld genomen wordt 25% te Iaat betaald (na 30 dagen). Uit het overzicht en de grafiek blijkt dat het percentage te (aat betaalde facturen in de Ioop van de tijd afneemt. Iœi - of 2013 juni - nov 2013 juli - dec 2013 aug 2013 - jan 2014 Totaal facturen 6431 6547 6723 5561 Percentage Qcturen te Iaat 2 7 r 8 8% 2 5 , 52 % 25 , 87 D/o 23 , 84% (na 30 dagen betaald) Percenoge faduren 72, 12% 74,48% 74, 13% 76, 16% (binnen 30 dagen betaald) Percentage facturen te Iaat (na 30 dagen betaald) 29,0|0 2 8 0 O|zo' 2 / 00% 2 6,000: .. w lnei . okt 20 13 ; . .' . ( '! |' . . E : |* . |' |; * 2 Es 00% ; i ( '.'' .. p t $ è î'.v j u 11 i . rnov 2| 13 2 4 OCX 'EE'G l : : : j 4, j j ysq ytyyg y k j' i! in , (| (|| (?t.f);j.F . 22 00% ' 11 qylï K auél 2013 . jan 2014 1.. k .| i| .( rlèei - o kt j u rl i - nov j tl I i . dec a ug 20 13 . 2013 2 013 201..3 jan 2014



6.3 Steekproef facturen Aan de hand van de Statïstieken zijn 25 facturen van de periode mei t/m november 2013 nader onderzocht. Hieruit kwamen de volgende (extra) bevindîngen: Facturen worden veel gepingpongd voordat ze bij de goede budgethouder terecht komen. Elke budgethouder krijgt weer 5 dagen de tijd waardoor facturen te Iaat betaald worden. Facturen blijven rege|matig veel te iang bij budgethouders Iiggen, dit tllîjkt niet zopeer uit het gemiddelde maar er zitten rege|matig uitschieters tussen. Daarnaast is gekeken naar het aantal dagen tussen de factuurdatum en de daadwerkeiijke ontvangstregistratie van het KCC: gemiddeld is dit afgerond 3 dagen.



Tijdens de interviews en aan de hand van documentenstudie kwamen knelpunten naaf' voren. Bij het beschrijven van het huîdige proces in hoofdstuk 5. is hîer ook voor een deel al een uitgebreidere toelichting op gegeven. In dit overzicht worden ze kort nog eens aangestipt en worden tevens nog een aantal knelpunten genoemd die tijdens de interviews naar voren zijn gekomen: Knelpunten: + Registratie datum facturen: Door de medewerkers wordt niet de datum van ontvangst geregïstreerd maar de factuurdatum. Het is reaiistischer om van de ontvangstdatum uit te gaan omdat vanaf dat moment de factuur pas verwerkt kan gaan worden. *:* Er zijn veel routes met budgethouders: dit werkt zeer vertragend omdat de medewerkers van de administratie de juiste route moeten kie|en met alleen de ïnformatie die op de factuur staat. Het is aiet altijd duidelijk wîe voor een factuur mag tekenen het kost veel tîjd om dît uit te zoeken , Bîj de buîtendienst worden bijvoorbeeid bestellingen gedaan door veel dîverse medewerkers. Wanneer de factuur bij de administratie komt is het niet duidelijk naar welk district de factuur moet worden gestuurd waardoor de behandeling van de factuur verlraging oploopt. Afspraken over vervanging budgethouders: Voor een aanta! budgethouders zîjn de afspraken hierover nîet duidelijk waardoor facturen tijdens vakanties te Iang blijven Iiggen. Daarnaast is de termijn (pas vanaf 3 weken vakantie) te lang. Hierdoor worden facturen te taat betaald. Er wordt veel gepingpongd tussen budgethouders omdat ze zelf niet weten door wie een factuur behandeld moet worden. Afhandeltijd budgethouders: Budgethouders Iaten facturen regelmatig te Iang Iîggen voordat ze afgewerkt worden. Daarnaast blijkt dat indien aan een factuur niet de juiste route is gekoppeld elke gewijzigde budgethouder weer 5 werkdagen de tijd krijgt om de factuur te verwerken. Het uitzoeken van facturen van oude contracten duurt Iang. Dit Ieverde en Ievert nog Steeds veel vertraging op bij de budgethouders omdat nîet altijd duidelîjk IS waarotri er een factuur ontvangen is en wie daarveor mag tekenen. lnmiddeEs is er gestart met een contractenregister waarîn budgethouders kunnen oagaan we|ke contracten er nog lopen, tot op heden is 50%-60% van de contracten opgenomen în het register, Verzamelfacturen: Voor bepaalde betalingen is het handig om deze op een verzamelfactuur te krijgen. Voor een aantal verzamelfacturen zou het juist beter zijn als er aparte facturen ontvangen zouden worden omdat op 1 factuur nu soms een aantal bedragen door een andere budgethouder moet worden ondertekend (bijvoorbeeld een factuur van bloemen). Centrale budgetten: er is een aantal centrale budgetten (denk bijvoorbeeld aan inhuur ed). De budgethouder heeft dan niet altijd zicht op de juistheid van de factuur en moet daardoor Ianger nazoeken of een factuur klopt. 4-ogen principe: het 4-ogenprîncipe werkt vertragend omdat de factuur Iangs 2 budgethouders (1 voor coderen en de ander voor controleren) moet. Echter wordt het 4-ogenprincipe ook ads een positief punt benoemd in het kadec van de rechtmatigheid. Tijdens de interviews en aan de hand van documentenstudie kwamen ook een Elantai risico's naar voren. Deze risico's zîjn hieronder ingedeeld in een aanta I categorîeén ', Risico'sl Rechtmutiqheid.' # Er is kans dat bîj vervanging de deel- en budgethouder of hoofdbudgethouder dezerfde is dan is er geen 4ogenprincîpe. De vervangende budgethouder weet niet alles van de factuur af het kan zijn dat een factuur dan 'biind'' gecodeerd wordt en daardoor op een verkeerd budget geboekt wordt of onterecht betaald wordt,



Imagoschade: è Het te Iaat betalen van facturen geeft een siecht îmago voor een gemeente die zich ten dienste stelt van de burgers en de partijen die zaken met de gemeente doen. Een gemeente zou hierin juist het goede voorbeelcl moeten geven . Boetes/dwanqbevelen: è Sinds 2012 kunnen overheden en bedrïjven een boete* krijgen van f 40,00 per factuur plus een ve|ragingsrente van 8,5% als er niet binnen 30 dagen betaald wordt. Daarnaast is het mogelijk dat de gemeente dwangbevelen ontvangt (bîjvoorbeeld bij het niet betalen van belastingen). Inmiddels heeft de gemeente 2 dwangbevelen ontvangen. *Nadere informatie boeterente: Overheden en bedrijven die facturen niet binnen dertig dagen betalen moeten een veqragingsrente van 8,25% (per 1 januari 2014) betalen plus een boete van 40 euro per factuur. Minister Verhagen wil zo cashflowproblemen van ondernemers tegengaan.



Binnenkort gaat de gemeente werken met factuurherkenning. Hierdoor zullen de medewerkers admînistratîe bijna geen gegevens meer handmatig hoeven te registreren in Keyzfinanciën. Het registeren gaat dan automatîsch (bijv. crediteurennummer IBAN ed.) Verwacht wordt dat vanaf het 1d kwartaal 2014, 80% van de facturen via factuurherkenning geregistreerd kan worclen. Nog een ontwikkeling is het aansluiten op Digipoort, Digipoort zorgt voor een snelle en veilîge bezorging van berichten tussen bedrijven en de overheid. Dat is handîg en effîciént ars een bedrijf regelmatig gegevens moet aa nleveren aan de overheid. Daarnaast zorgt Digipoort dat de overheid zeker weet dat de informatie die zij ontvangt ook echt afkomstîg is van het juiste bedrîjf. Bedrijven en gemeenten kunnen zïch aansluiten op Digîpoort en zodoende ook facturen via Digipoort aanleveren aan de gemeente. De aangesloten bedrijven sturen hun facturen dan niet meer fysiek maar digitaal via Digipoort, Voor de gemeente heeft dit aIS voordeel dat de facturen niet meer ingescand hoeven te worden. De gemeente is nu nog niet aangesloten op Dîgîpoort. Daarnaast is het zo dat niet alle Ieverancîers waar de gemeente zaken mee doet zijn aangesloten. In de tweede heëft van dit jaar zal de organisatie zich verder gaan richten op het aansluiten op Digipoort.



Conclusie: De gemiddelde betaaltermijn over de periode meî 2013 tot en met januari 2014 bedroeg 28 dagen. Na analyse van het proces bl|jkt dat er nog diverse knelpunten en risico's te benoemen zijn echter gezien het feit van de herindeling en het invoeren van de digitale routing facturen zien wij voldoende perspectief om dit proces verder te verbeteren. Naast de door de afdelîng ingezette verbeteracties op dit proces doen wij hieronder enkele gerichte aanbevelingen om het proces efficiënter (lean) en doelmatiger te Iaten verlopen. Verbeterpunten: Het KCC dezelfde dag voor 10:00 de facturen Iaten stempelen en ervoor zorgen dat de factucen meteen daarna bîj de administratie gebracht worden. <* Afspreken met de medewerkers administratie om de facturen die Llinnen komen binnen 2 werkdagen te scannen, registreren en naar de budgethouder sturen. .:* De ontvangstdatum in het financiële systeem zetten en daar vanuit gaan in plaats van de factuurdatum. Volgens de VNG is de maxEmale betalingstermijn namelijk 30 dagen na ontvan|st van de factuur. 4* Voor de le budgethouder (diegene die codeert) de 5 werkdagen afhandeltermijn hanteren om de factuur af te handelerè maar de Ze budgethouder 3 werkdagen i.p.v. 5 dagen geven aangezien dit aikeen een controle Stap betreft. Deze wîjziging goed communiceren richting alle budgethouders. *:* Nîet opnieuw bij een verkeerde route de 5 dagen termijn Iaten ingaan, dan ook 3 dagen geven aan de 1* budgethouder dit tevens vooraf communiceren. *:* De afspraken over vervanging onder de aandacht brengen . Van uit BO communîceren hoe de budgethouders dit moeten regelen in samenspraak met de financieel consulenten en de appiicatiebeheerder. De termijn veranderen van 3 weken naar 2 weken. 4* Buitendienst: Bestellingen thij een beperkt aantal personen neerleggen, .> De budgethouders moeten zorgen dat op de factuur in ieder geval de naam wordt vermeld van de budgethouder en in de toekomst het routenummer *:* Sta rten met f actu u rh e rken n i ng 4* De budgethoudersregeling evaiueren en zo inrichten dat het aantal routes beperkt wordt en vervolgens actief communiceren zodat de budgethouders zich bewust worden van hurè verantwoordelîjkheden. 4* Door de applicatzebeheerder analyses Iaten opstellen van het betaalgedrag per maand en hierop gaarl sturen. De uitkomsten hiervan periodîek terugkoppeien aan de afdelingshoofden en de uitkomsten vermelden op MI (Managementinformatie). 4* Budgethouders die structureel te Iaat zijn bespreken met het hoofd van de afdelîag. #:* Budgethouders moeten niet te Iang pingpongen. Bij budgethouders moet duidelijk gemaakt worden dat zij bij vragen over hun budget bij hun fînancieei consulent of bij een medewerker financîeel beheer terecht kunnen en dat zij hun vragen zo snel mogelîjk na ontvangst van de factuur moeten stellen. 4* Beoordelen van welke crediteur er een verzamelfactuur ontvangen zou kunnen worden en voor welke crediteur juist niet om vertragingen in het proces te voorkomen. 4* De betalingsvoorstellen 3 keer per week gaan maken (bijvoorbeeld: maandag, woensdag en vrijdag). 4* Automatisch voor coderen van facturen (dit vastleggen in het systeem) bij facturen die altijd hetzelfde zijn. Naar aanleiding van deze punten wordt door de proceseigenaar een verbeterpran opgesteid waarin wordt aangegeven we|ke verbeterpunten worden overgenomen en welke niet (zo niet dan dient aangegeven te worden waarom niet). Niet bij elk verbeterpunt Staat genoemd welke functionaristsen) de verbeterpunten moeten oppakken geadviseerd wordt dit in het verbeterplan op te nemen. Aan de hand van het verbeterplan wordt het werkproces crediteuren hersch reven en ge'l'mplementeerd. Vervolgens zal op termijn getoetst worden of de verbeterpunten daadwerkeiijk ge'l'mplementeerd zijn.



j f 1 .= u> ê . r o rrn 'a - ' .7 -9 ; 'F .7 . à' 0 ' ' r ''' o 'u . . ï .,y - u. . . / . v. . - u , - , x u - fa r ' ' , o ' o c. o Crediteuren Zoals aangegeven hebben we de aanvang te maken gehad met de administraties van de oude gemeenten/lsGo en diende er ook een administratie te zijn voor de nieuwe gemeente. Bij de starl zijn we tegen diverse problemen aangelopen. Probleem: budgethouders waren nog niet aangewezen per 1 januari 2013 geformaliseerd in februari daarnaast vinden er nog regelmatig aanpassingen plaats van (deellbudgethouders. Niet duidesijk onder wiens verantwoordelijkheid een bepaald budget behoor't, Gevolg: facturen niet tijdig terug. Ruim 700 facturen waren niet tijdig terug. Half maart zijn deze facturen nogmaals, maar nu via digitale wijze in de organîsatie uitgezet. Vanaf 4 maar jl. is gestart met digitaal versturen van facturen hiervoor dienen routes te worden aangemaakt van deelbudgethouder en budgethouder. Inmiddels zijn er ruim 160 routes in de organisatie. Probleem bii de financiële administratie Het registeren van een factuur vraagt extra tijd @ Werkwijze is voor iedereen nieuw' . Elke nieuwe crediteur dient in het systeem te worden aangemaakt bestand was Ieeg', * Route is nog niet aanwezig en bepalen juiste route is Iastigi. . Kennis van de organisatie is niet altijd aanwezig. De organisatie is nieuw. Praktijk factuur komt niet altijd op de juiste plaats daar de factuur niet op naam van een persoon staat. Niet bekend is wie waal-voor verantwoordelijk is, welke budgethouder behoort bij de factuur . Te veel individuele/apa/e facturen per Ieverancier @ Ontzettend veel keuzen in routes wildgroei van deelbudgethouders', @ Te lange doorlooptijd van factuur uitgangspunt is vijf werkdagen, indien factuur niet in de juiste route is geplaatst krijgt elke gewijzigde budgethouder vijf werkdagen, doorlooptijd gaat hierdoor oplopen en overstijgt de ve|aldatum. @ Niet altijd duidelijk welke facturen bestemd zijn voor de administratie van Webego en sociale zaken (inzake bijzondere bijstand) * Factuur wordt niet altijd goed gelezen bij registratie gevolg factuur niet op de juiste plaats * B.t.w. wordt niet goed geregistreerd * Aantal facturen dubbel betaald door niet juist registreren van de factuurgegevens, inmiddels weer teruggevorderd/gestod. Gevolcl: @ Achterstanden in het registreren van facturen, opgelopen tot bijna vier weken, inmiddels teruggebracht naar twee tot drie weken. O ;) 1 o ss i n ç) : * Bij opdrachtverstrekking aan de Ieverancier aangeven dat op de factuur contactpersoon routenummer worden vermeld . @ Extra capaciteit in te zetten voor de financiële administratie met hurp van afdelingssecretaresse bij het scannen van facturen en inzet medewerkers beheer financiële administratie bij het registreren van facturen. @ Afspraken maken over verzamelfacturen. * Tools te ontwikkelen, medewerklstlers inzicht krijgen in de organisatie zodat facturen direct op de juiste plek komen. Problemen bii de (deelôbudqethouders . Niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor welk budget en wat valt er allemaal aan kosten onder het betrepende budget. Oude organisaties hadden hun eigen werkwijze', * Budgethouders krijgen facturen die niet voor hun bestemd zijn factuur wordt niet altijd goed gelezen', . Budgetten staan nog niet allemaal op de juiste plaats. . Grootboeknummers (Fc1/ecI) ontbreken' . Facturen uit 201 2 komen nog uit de oude organisaties wie is verantwoordelijk' * Problemen met b.t.w. codes'



Onvoldoende inzicht of contracten zijn opgezegd; Facturen moet soms Iangs meerdere budgethouders' Nota's komen bij afdelingen digitaal binnen in de organisatie', De functies kladblok opmerkingen, parkeren, parkeren en extra controle worden nog niet juist gebruikt onvoldoende bekend' * Budgethouders krijgen te veel informatie op het scherm', * Ven/anging bij aMezigheid van de budgethouders. Gevolcl: @ facturen komen niet tijdîg terug, hierdoor herinneringen./aanmaningen/telefoontjes over openstaande facturen Aktîe: . door medewerktstlers financieel beheer ondersteuning geven aan de budgethouders @. door de medewerklstlers financieel beheer een korte evaluatie houden met budgethouders over ewaringen. Per afdeling maximaal vijf/zes (deel) budgethouders. Optimale situatie: dagelijks dienen de binnenkomende facturen te worden gescand en geregistreerd' Streven is om per 1 juni a.s. volledig te voldoen aan de termijn van afdoening van de factuur d.w.z. betaling binnen dertig dagen na vervaldatum. 18



Wï' ' +14.1$ IFW'' W;K'.'D a'-', ' 'J'W qlrolq $ : IVFNT/ rr'. X7m'.Qî 'ëru-m''| . . q'.'.rr - & .5*17.!. . NMrM'm' : !L>.r.:''1 ''.Mr&4.rr . . . MH|'''r.''e.'='.>n|:.= 'r-ïxûlë| r|<x--|r' -1ve>' '' ' ' de s| - r. . .? a .... ..3vt. . gnnt||iw.. ,,. . a.y ,u|à z. ,|t1*. . -' na|v. .. - s..-s- ti.v. ..ï-:.ï.. . ' ...ûrq . .. . ..1...1 ..' . . .| n ,. .i . .çt. . . .... r|:l z.1.. --. ...;.. y- t|:ï--ï.'.|' . z . -*-1-. . ... . - ?'|r' .'elr:é .. .. . ; kl. r , ...... è d ,. .k . . ..1. . . . . . . . . . : . i !î . ! . . . . . .. ' . Al ' | . f . . .. . . I i tzu . .. ..z. .i . |$! ' . : ..':. .'$ .' . .-r7 i' | ' . '''r.1''J* J u'' ' ' ' ''î - ' ' J z ' = '- ' . ''' '' ''' . ' '$' '. | ' ' ' . ZfL|V. ïç 3. .. '.'. |tT9.. ' ; ' . '' '' ' '. r ' ' . ' ' ! '. ' . ' ' '. . i|o i.||''. .|| ||''|I||.' .c|'|'|.. ||. '|||||... .|| ||. |' ,t,..k.|.' |||||. o.a|'-.-|u|---Q.'|a.-|.,..|,''','.|'|. z|.':-|.|u|o.|a' .|..|..s|' '||||L. . '.||'|1' |||||. ' ..'||||,.. |1 |1 |||'|1* .; |||||s|. ë '|||.1 '.,.' r !: '?. ,... .! ...||.. . '..|.|',.. .' 'à. ..$u.''.4' .J::.E',s '.. '.'.k.'ëT..|.'' '.'. ?'.... u.,ugy,sè .; |.'..ts.'.'.....|..o..',..'ë''ë'ï,. :|...' .'.i..ï:ï: :(? k.'... .,..,. ulr'' .:.. r'... ....' ........-' ' .'. : ..' '.m'-. ..'.''-x4''''u'.'... .''. i... ......' i...:''., .....,.,.' : ' '''..'''-''.''.''. . ... é. ..':'..'.-:.'.'.'-:'-'k' . '|..'' ' '.''.''i ''''''. .,Z.'..z'' .,'' .''': '. .'. ,...,57 .. ',. ...7.. ' ' ':r.''... $|'.... ..' '. ,',:L: ... ..:F :.. '.'''. '...'..6..'.*5....:. .. ... , .. è .; , .., ..D'. 't . .(',,',.' ,... . '. .,' . ..'t .. . .', ' . . :..'. . . ..''.. ..' . .'. L.L., ''.( ë .. .. . ..', . .. . .. ' ' ' ' ' .,.



Q J ' J . .. ' 7 . ' / ' %, > t . ( , . VJ . 1 ' 43 #* s ..:7 . . 17 à' œl ' , ,,1* -, à . W al - Q1 . 1 .ù > . ! ù p Q . . VERBETERPLAN Opgesteld door de afdeling Bedrijfsondersteuning, onderdeel admînistratie. We hebben het rapport ontvangen en we kun nen ons vinden in de conc|usie en aanbevelingen. Hieronder zetten wij uiteen hoe we de verbeterpunten op gaan pakken . 1 n leiding : In 2013 is gestart met een nieuwe organisatie, waar de nodige aanloopproblemen zijn geweest, namelijk: @ Nieuw fînancieel pakket' * Opstarten digitaal proces van de binnenkomende facturen . * Ruim 150 verschillende routes voor deelbudgethouder en budgethouder onduïdelijk wîe voor weike budget verantwoordelijk was' @ Ziekte, zwangerschap- en ouderschapsverlof overlijden en vertrek van medewerklstlers, in onderstaande tabel worden Iînks de verbeterpunten vanuit het rapport weergegeven, In de rechterkolom staat onder het onderdeel: uitvoerîng/afspraken hoe de afdeling de verbeterpunten gaat oppakken/opgepakt heeft, VERBETERPUNTEN UIWOERING/AFSPRAKEN Het KCC dezeifde dag voor 10:00 de facturen Iaten Afspraken met KCC gemaakt om de facturen dagelijks stempelen en ervoor zorgen dat de facturen meteen voor 10.00 uur aan te Ieveren. daarna bij de administratie gebracht worden. Afspreken met de medewerkers administratie om de Afspraken met medewerkers gemaakt om binnen 2 facturen dîe binnen komen binnen 2 werkdagen te werkdagen te scannen, uitgangspunt is de dag van Scannen, registreren en naar de budgethouder binnenkomst. Signaal aan Ieidinggevende als dit niet sturen. Iukt. De ontvangstdatum in het financiéle Systeem zetten Vanaf 2014 wordt de factuur op zowel en daar vanuit gaan in pùaats van de factuurdatum. ontvangstdatum als factuurdatum geregistreerd. De Volgens de VNG is de maxïmale betalingstermïjn betalingstermijn is 30 daxen na ontvanqstdatum. namelijk 30 dagen na ontvanast van de factuur Voor de 1* budgethouder (diegene die codeert) de 5 Het financïeel pakket van Centric biedt geen werkdagen afhandeltermijn hanteren om de factuur mogelijkheid om onderscheid te maken în de af te handelen maar de 2* budgethouder 3 afhandeltermijn voor de 1e en 2* budgethouder. werkdagen i.p.v. 5 dagen geven aangezien dit alleen Afhandeltermîjn za| op 4 werkdagen worden gezet en een controle stap betreft. Deze wijziging goed aan Centric zal worden verzocht om dit als communîceren richtïng alle budgethouders. verbeterpunt mee te nemen voor de toekomst, Niet opnieuw bij een verkeerde route de 5 dagen Zîe vorig punt is niet aan te passep, hierbij afhanllelijk termijn Iaten ïngaan, dan ook 3 dagen geven aan de van de leverancier (Centric). 1* budgethouder, dit tevens vooraf communiceren, De afspraken over vervangîng onder de aandacht De notîtie is in juni 2013 is zowel vîa intranet als brengen. Vanuît BO communiceren hoe de rechtstreeks aan de budgethouders budgethouders dit moeten regelen in samenspraak gecommunïceerd. Zal nogmaals onder de aandacht met de financîeel consulenten en de worden gebracht. Het terugbrengen naar twee weken applicatiebeheerder. De termijn veranderen van 3 is geen oplossing. Vervangers brijken niet altijd bereid weken naar 2 weken. om een factuur voor akkoord te verkiaren. De budgethouder moet zelf voor een adequate oplossing zorgen înzake de vervanging. Buitendienst: Bestellîngen bîj een beperkt aantal Zal bij de evaluatie van de budgethoudersregeling personen neer|eggen. worden meegenomen. De budgethouders moeten aorgen dat op de factuur Na evaluatie van de budgethoudersregeling o.m. in ieder gevar de naam wordt vermeldt van de (bepalen routes) zullen Ieveranciers worden 20



budgethouder en in de toekomst het routenummer geattendeerd op het vermelden van routenummers op de factuur, zodat we op deze wijze een vlotte en tijdige betaling kunnen garanderen. Starten met factuurherkennîng Door omstandïgheden bij de Ieverancier is in februari 2014 (i.p.v. najaar 2013) gestart met factuurherkenping. Gevolg is dat het factuurproces sneller kan verlopen en mincler kans op tikfouten. De budgethoudersregeling evalueren en zo inrichten ze kwartaal 2014 za| de huidige dat het aanta r routes beperkt wordt en vervolgens budgethoudersregeling worden geëvalueerd. Hierbij actief communiceren zodat de budgethouders zich zal kritisch worden gekeken naar het aanta! routes en bewust worden van hun verantwoordelijkheden budgethouders. Door de applicatiebeheerder analyses laten opstelien Met de applicatiebeheerder zijn afspraken gemaakt van het betaalgedrag per maand en hierop gaan om maandelijks overzichten te verstrekken inzake sturen. De uitkomsten hiervan periodiek afhandeling- en betaalstermîjnen. terugkoppelen aan de afdelingshoofden en de uitkomsten vermelden op Ml (Managementînformatie Budgethouders die Structureel te Iaat zijn bespreken Op Ml-portal worden dagelijks overzichten rriet het hoofd van de afdeling. gepresenteerd met het overschrijden van de afhandeltermijn van dertig dagen. Overzichten zijn beschikbaar voor afdelingshoofden en budgethouders. Frequente overschrijders zullen vanuit |edrijfsondersteuning aan het afdelingshoofd worden voorgelegd. Budgethouders moeten niet te Iang pingpongen. Bij Budgethouders op basis van analyses hierop budgethouders moet duidelîjk gemaakt worden jat aanspreken, Wordt ook meegenomen in de evaluatie zil bîj vragen over hun budget bij hun financieel van de budgethoudersregeling. consulent of bij een medewerker financieel beheer terecht kunnen en dat zij hun vragen zo snel mogelijk na ontvangst van de factuur moeten stellen . Beoordelen van welke crediteur er een Proces is inmiddels in gang gezet en zal verder door verzamelfactuur ontvangen zou kunnen worden en de afdeling Bedrijfsondersteuning, in samenspraak voor welke crediteur juist niet om veqragingen in het rnet de budgethouders worden uitgezet in 2014. proces te voorkomen. De betalîngsvoorhtellen 3 keer per week gaan maken Betalingen worden uit e|iciencyoverwegingen 2: per (bijvoorbeeld: maandag, woensdag en vrîjdag). week uitgevoerd, De te vervallen facturen in de betrefende week worden meegenomen Automatisch voor coderen van facturen (dit Dit zal worden meegenomen bij evaluatie van de vastleggen in het systeem) bij facturen die altijd budgethoudersregeling. hetzelfde zijn . 21



?! :' CJ r? l ze r c,7 t? lci 1: c . .....fJ @ httpi//www.vnq.nl/onderwernenindex/gemeentefinancîen/gemeentenkapitaalmarkt/nieuws/maximale-betalïnastermi'ln-facturen-Raat-naar-3o-dagen * http://wwwmkb.nl/îndex,php?pagelDn4&messagelDa76gg http://www.vng,nl/onderwerpenindex/gemeentefinancîen/gemeentenkapitaalmarkt/nieuws/maximale-betalingstermijn-facturen-gaat-naar-3o-dagen httpt//www.bnr.nl/nîeuws/beurs/43oz38-l3ll/factuur-over-betalingstermijn-overheid-raat-m-nogeven-liggen


Inkomende post

Recommend Documents