ministerie van verkeer en waterstaat
rijkswaterstaat riza rijksinstituut voor integraal zoetwaterbeheer en afvalwaterbehandeling tel. 03200-70411, fax. 03200-49218 doorkiesnummer 03200-70406
Procedureboek ISPO
Werkdocument 93.019X auteur(s)
A. Boonk
datum
11 januari 1993
riza
Inhoudsopgave Opstellen en vaststellen ISPO procedures
3
Beslissingen procedures, programma's, codes en definities
4
Voorlichting en opleiding rond ISPO
5
Rapportage over het informatiesysteem
6
Behandeling en werkwijze aangaande het gebruikersoverleg
7
Behandeling van wensen, klachten en vragen
8
Bepalen en controleren van de performance
9
Acceptatie van implementaties
10
Toegang tot het systeem
11
Toegang tot en beveiliging van gegevens in de database ISPO
12
Technische controle database
13
Onderhoud parametergegevens
in ISPO
14
Onderhoud lokatiegegevens in ISPO
15
Laden Labinfosgegevens in ISPO
16
Verwijderen van gegevens uit ISPO
17
Invoeren en vaststellen van veldgegevens
18
Behandeling gegevens uitbestede monsters
19
Onderhoud gebruikershandleiding
20
Back-up
21
riza
riza
Opstellen en vaststellen ISPO procedures De procedures bevatten een beschrijvend deel van de werkwijze ten aanzien van ISPO. Ze geven aan wie verantwoordelijk is en wat het te leveren produkt is. De procedures worden in opdracht van het Hoofd IOSB (funktioneel beheerder)bijgehouden door de gegevensbeheerder. Na vaststelling van de procedures ziet de gegevensbeheerder toe op de naleving ervan. Hierbij moet vermeld worden dat de funktioneel beheerder de taken gedelegeerd heeft aan de gegevensbeheerder. De verantwoording voor uitvoering van deze taken blijft echter in handen van de funktioneel beheerder.
GEBRUIKERSGROEP
GEBRUIKERS
DATADICTIONARYBEHEERDER
COMPUTERBEHEER
GEGEVENS/ FUNKTIONEEL BEHEERDER
APPLICATIEBEHEER
DATEX
Verantwoordelijk Produkt
Funktioneel beheerder Procedureboek
LABINFOS
DBMSBEHEER
riza
Beslissingen procedures, programma's, codes en definities Beslissingen over veranderingen in procedures, programma's, codes en definities worden genomen door de funktioneel beheerder. Indien nodig wordt hiervoor eerst de datadictionary beheerder geraadpleegd. De veranderingen worden in een document vastgelegd, afhankelijk van de aanpassing door de gegevensbeheerder of de applicatiebeheerder. Vervolgens worden de noodzakelijke aanpassingen gedaan, voorafgegaan door een plan van aanpak. Alle veranderingen worden door de gegevensbeheerder gerapporteerd aan de gebruikers en de projectleiders van de ISPO-projecten.
Verantwoordelijk Produkt
: Funktioneel beheerder : Aanpassingen, rapportage
szzzmm
nza
Voorlichting en opleiding rond ISPO De funktioneel beheerder draagt zorg voor het beschikbaar stellen van opleidingsfaciliteiten. Een permanente inventarisatie van nieuwe gebruikers kan ertoe leiden dat er een opleiding wordt gegeven. Bij voldoende (min. 8) deelnemers zal lx per jaar een opleiding worden gegeven door RIZA. De funktioneel beheerder is verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. Bij minder deelnemers wordt instructie overgelaten aan de gegevensbeheerder.
Verantwoordelijk Produkt
: Funktioneel beheerder : ISPO-cursus
riza
Rapportage over het informatiesysteem Een maal per jaar komt er een nieuwsbrief uit. Deze nieuwsbrief wordt verzonden naar alle gebruikers van ISPO. Hierin zal worden gerapporteerd over het gebruik en funktioneren van het informatiesysteem. De volgende onderwerpen komen in de nieuwsbrief aan de orde: - hoeveel gegevens er in de database per project en per periode aanwezig zijn. - het gebruik (aantal aanroepen) van de funkties in ISPO. - de storingen en blokkades, per voorval gedateerd en beargumenteerd. - performance. - aangebrachte wijzigingen. - klachten. Het dokument zal worden opgesteld door de gegevensbeheerder met assistentie van computerbeheer en applicatiebeheer.
Verantwoordelijk Produkt
: Funktioneel beheerder, werkzaamheden gedelegeerd aan Gegevensbeheerder : Nieuwsbrief
riza
Behandeling en werkwijzeaangaande het gebruikersoverleg Het gebruikersoverleg is ingesteld door de funktioneel beheerder en vindt minimaal viermaal per jaar plaats. DATEX levert de secretaris, een van de hoofdafdelingen bij tourbeurt de voorzitter. De hoofdafdelingen AO, IO en WS van RIZA zijn vertegenwoordigd. Ook directie Flevoland is in het overleg vertegenwoordigd. Mededelingen van computerbeheer worden ingebracht door IOSB.
Het gebruikersoverleg kan verbeteringen voorstellen en wensen kenbaar maken. Binnen het gebruikersoverleg kunnen onderlinge afspraken worden gemaakt, b.v. over vertegenwoordigers in een testteam. Het gebruikersoverleg heeft adviesbevoegdheid en geen beslissingsbevoegdheid. De beslissingsbevoegdheid ligt bij de funktioneel beheerder.
Verantwoordelijk Produkt
: Funktioneel beheerder, werkzaamheden gedelegeerd aan Gegevensbeheerder : Gebruikersoverleg
riza
Behandeling van wensen, klachten en vragen Wensen, klachten en vragen dienen te worden ingediend bij de gegevensbeheerder. Van de wensen, klachten en vragen wordt door de gegevensbeheerder eventueel een overzichtsdokument gemaakt, voorzien van inhoudelijke en technische overwegingen, in samenspraak met de applicatiebeheerder. Dit overzicht wordt aan het gebruikersoverleg voorgelegd. Op basis van deze overzichten kunnen dan (via het gebruikersoverleg) voorstellen tot aanpassingen van het systeem worden gedaan, waarna de funktioneel beheerder beslist, of de voorgestelde aanpassingen uitgevoerd worden. Wensen, die minder dan 80 uur inspanning van DATEX kosten, kunnen binnen het onderhoudscontract gerealiseerd worden.
Verantwoordelijk Produkt
: Funktioneel beheerder, werkzaamheden gedelegeerd aan Gegevensbeheerder : Afhandeling wens, klacht, vraag
8
i i/a
Bepalen en controleren van de performance Het meten van de performance heeft 2 aspecten: - het volgen van de performance op een onbelast computersysteem: 07.00 uur. - het volgen van de performance op een belast computersysteem: 11.00 uur, dit is de door de gebruiker ervaren performance. Beide activiteiten worden gemeten op de produktiedatabase. Om t.a.v. de performance op verschillende tijdstippen vergelijkbare gegevens te hebben, wordt een standaard bewerking gedaan op een van te voren bepaalde tijd. Deze performancetoets wordt door de gegevensbeheerder vastgelegd, nadat het gebruikersoverleg zich hiermede akkoord heeft verklaard. De toets wordt 2x per jaar uitgevoerd op een in ISPO opgenomen project. Er wordt door de gegevensbeheerder eenmaal per jaar over de performance aan de gebruikers en de funktioneel beheerder gerapporteerd. De rapportage bevat de uitkomst van de standaardtesten in de afgelopen periode. Indien blijkt, dat de performance niet meer voldoet aan de eisen van de gebruikers, zal de funktioneel beheerder, in samenwerking met de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder, de DBMS-beheerder en de computerbeheerder, onderzoeken hoe de performance verbeterd kan worden. Definitie performance is: responsetijd = max. tijdverloop tussen toetsaanslag en eerste wijzigingop het scherm.
Verantwoordelijk Produkt
: Funktioneel beheerder, werkzaamheden gedelegeerd aan Gegevensbeheerder : Aanwijzingen over voor- of achteruitgang van performance
riza
Acceptatie van implementaties Een implementatie bestaande uit softwarebeschrijving, documentatie en testresultaten wordt met een testplan door applicatiebeheer aan de gegevensbeheerder aangeboden. Deze laat een acceptatietest uitvoeren door een groep gebruikers (testteam). Dit testteam wordt samengesteld uit leden van het gebruikersoverleg. Nieuwe implementaties worden met name getoetst aan de infrastruktuele eisen binnen RIZA (bijv. datadictionary) en aan performance eisen. Het gehele pakket, inclusief het resultaat van de acceptatietest, biedt de funktioneel beheerder ter advisering aan het gebruikersoverleg aan. De funktioneel beheerder neemt, na advies van het gebruikersoverleg, een beslissing inzake de acceptatie. Bij acceptatie wordt door de opdrachtnemer een gewijzigde systeemdocumentatie en gebruikershandleiding vervaardigd. Eventueel worden aanvullende gebruikersopleidingen gegeven. De funktioneel beheerder laat de procedures eventueel aanvullen door de gegevensbeheerder. Daarna accepteert de funktioneel beheerder officieel het systeem. De gegevensbeheerder rapporteert een ieder omtrent het nieuwe produkt. Tevens zal, indien nodig, de gewijzigde systeem- en gebruikersdocumentatie verspreid worden.
Verantwoordelijk Produkt
: Funktioneel beheerder, werkzaamheden gedelegeerd aan Gegevensbeheerder : Implementatie van het systeem
10
riza
Toegang tot het systeem Toegang tot het systeem kan alleen verkregen worden door een verzoek aan de gegevensbeheerder van ISPO. Gebruikers buiten RIZA dienen contact op te nemen met de funktioneel beheerder. Dit geschiedt d.m.v.een ondertekend schrijven waarin de gebruiker verzoekt om toegang tot ISPO. De nieuwe gebruiker krijgt een gebruikersidentificatie en een wachtwoord toegewezen, die door de gegevensbeheerder uitgegeven worden. De gegevensbeheerder voegt de nieuwe gebruiker toe aan de gebruikerstabel met de functie "onderhoud tabel user" van het beheerdersmenu. De gebruiker kan daarna zelf eventueel z'n wachtwoord wijzigen met de functie "wijzigen password" van het gebruikersmenu. De nieuwe gebruiker wordt opgenomen in de verzendlijst. Het gebruik van groepsidentificaties wordt uitgesloten, d.w.z.dat een gebruikersidentificatie op naam wordt uitgegeven en niet aan een groep of afdeling. Als men is ingelogd op de VAX (RWDBO1) kan men ISPO op de volgende manier opstarten: ISPO Hierna komt men terecht in het aanlogscherm van ISPO. Indien dit niet het geval is, dient men contact op te nemen met de gegevensbeheerder. Voor de vervolgschermen van ISPO wordt verwezen naar de gebruikershandleiding.
Verantwoordelijk Produkt
: Gegevensbeheerder : Toegangsbewijs
11
riza
Toegang tot en beveiliging van gegevens in de database ISPO De verantwoording voor de inhoudelijke kant van de gegevens ligt bij de betrokken projectleider, m.u.v.de analysegegevens die door het RIZA-laboratorium zijn geanalyseerd of uitbesteed via IO. Hiervoor is IOL verantwoordelijk. Consistentie van de database is voor rekening van IOSB. In principe is de toegang tot de projectgegevens vrij voor medewerkers van RIZA en leden van een projectgroep. Dat betekent dus, dat iedereen bij alle projectgegevens kan. Indien een projectleider dit niet wenst, kunnen zijn gegevens worden afgeschermd, zodanig dat niemand anders dan hij deze gegevens kan benaderen. Hiervoor dient dan een verzoek ingediend te worden bij de gegevensbeheerder. Deze zal dan met de functie "onderhoud tabel project" van het beheerdersmenu het project afschermen. Gebruikers buiten RIZA kunnen gebruik maken van de projectgegevens na toestemming van de projectleider. Ze kunnen ISPO echter niet rechtstreeks benaderen. De projectleider kan zelf de betreffende gegevens leveren, of dit laten doen door de gegevensbeheerder. De projectleider kan een deel van zijn eigen gegevens wijzigen of zelf gegevens invoeren. Wil de projectleider, dat iemand anders dit ook kan, bv. omdat meerdere mensen aan hetzelfde project werken, dan kan de gegevensbeheerder dit voor deze andere gebruikers mogelijk maken. Hij kan dit doen met de functie "onderhoud tabel projuser" van het beheerdersmenu. De gebruiker kan dan gekoppeld worden aan het betreffende project. Gegevens die echter van het laboratorium van RIZA afkomstig zijn, kunnen niet worden gewijzigd door projectleiders- of medewerkers, dit kan alleen de gegevensbeheerder doen in opdracht van het laboratorium. Indien de projectleider zijn gegevens wil afschermen voor andere gebruikers, kan hij bij de gegevensbeheerder een verzoek indienen om het betreffende project af te schermen. Als het project door de gegevensbeheerder afgeschermd is, kan alleen de projectleider de gegevens van het betreffende project nog benaderen.
Verantwoordelijk Produkt
: Gegevensbeheerder : Beveiligde gegevens in de ISPO database
12
riza
Technische controle database Iedere keer wanneer er nieuwe gegevens aan ISPO worden toegevoegd door de gegevensbeheerder, zal de applicatie een controle uitvoeren op de integriteit van deze gegevens. Eventuele foutmeldingen, door onjuiste gegevens, worden door de gegevensbeheerder terugverwezen naar degenen die de fouten hebben veroorzaakt. Tijdens het maken van een backup van de database, door IOI, wordt tevens gecontroleerd of de database consistent is. Indien dit niet het geval is, bepaalt de gegevensbeheerder i.s.m.computerbeheer/DBMS-beheer welke acties ondernomen moeten worden om de database weer consistent te maken. De acties worden gedocumenteerd door de gegevensbeheerder. Definitie integriteit: Definitie consistentie:
Er kunnen alleen acties uitgevoerd worden die correct zijn (b.v. controle op niet bestaande datum of lokatie). Controle op een goede samenhang van de gegevens onderling.
Verantwoordelijk Produkt
: Gegevensbeheerder : Integere database
13
nza
Onderhoud parametergegevens in ISPO Parameters worden overeenkomstig de Datadictionary uitgegeven door de beheerder van LABinfos. Aan de gegevensbeheerder moet worden gemeld: de parametercode; 8 karakters de parameteromschrijving; 60 karakters de eenheid; 8 karakters Projectleiders die nieuwe parameters willen invoeren in ISPO dienen dus eerst kontakt op te nemen met Beheer LABinfos. Beheer LABinfos zal daarna de nieuwe parametergegevens doorgeven aan de gegevensbeheerder van ISPO. Met de functie "onderhoud tabel parameter" van het beheerdersmenu parameters aan ISPO toegevoegd.
worden nieuwe
Tevens moet iedere wijziging in de parametertabel gemeld worden aan de gegevensbeheerder van WORSRO/AVEWAD, voor het aanpassen van de WORSRO/AVEWAD conversiefile, en eventueel de file bestemd voor de vrachtberekening van AVEWAD.
Verantwoordelijk Produkt
: Gegevensbeheerder : Actuele parametertabel
14
in ISPO
riza
Onderhoud lokatiegegevens in ISPO In de datadictionary wordt een lokatie beschreven als een geografische positie waarover gegevens worden vastgelegd. Er is een formulier beschikbaar voor het invoeren van nieuwe lokaties. Dit formulier moet door de projectleider ingevuld worden indien hij op een nieuwe lokatie bemonsteringen wil uitvoeren. Op dit formulier moeten de volgende gegevens ingevuld worden: - lokatiecode 8 karakters - lokatieomschrijving 1 60 karakters - evt.lokatieomschrijving 2 60 karakters - x-coordinaat 8 karakters (in cm.) - y-coordinaat 8 karakters (in cm.) Na invulling kan het formulier worden ingeleverd bij meetvoorbereiding, waar de gegevens worden gecontroleerd. Als het formulier goedgekeurd wordt, kunnen de lokatiegegevens worden ingevoerd in LABinfos en ISPO. Hiervoor zal een copy van het goedgekeurde formulier gestuurd worden aan Beheer LABinfos en aan de inhoudelijk beheerder van ISPO. Met de functie "onderhoud tabel lokatie" van het beheerdersmenu kan een lokatie aan ISPO toegevoegd worden. Tevens moet iedere wijziging in de lokatietabel gemeld worden aan de gegevensbeheerder van WORSRO/AVEWAD, voor het aanpassen van de WORSRO/AVEWAD conversiefile. Het is niet toegestaan extra kenmerken van een monster op te nemen in de lokatiecode. Het is vaak niet mogelijk voor een projectleider om de omschrijvende gegevens van een lokatie onmiddellijk door te geven aan meetvoorbereiding. Het is echter wel een vereiste dat de gegevens zo snel mogelijk (uiterlijk 6 maanden na bemonstering) worden aangeleverd. Gebeurt dit niet, dan worden de betreffende meetgegevens na 12 maanden verwijderd uit de informatiesystemen en schriftelijk gerapporteerd aan de projectleider.
Verantwoordelijk Produkt
: Gegevensbeheerder : Actuele lokatietabel in ISPO
15
riza
Laden Labinfosgegevens in ISPO Er dient een goede communicatie te zijn tussen LABinfos en ISPO. De verantwoordelijkheid voor de aangeleverde meetgegevens ligt bij LABinfos. De verantwoordelijkheid van LABinfos loopt tot en met het klaarzetten van een file met laadgegevens op de VAX computer RWDB01. Wekelijks, in principe op zaterdag, komt er een laadfile vanuit LABinfos. De file staat in de directory dua3:[ispo.labinfos]. De gegevensbeheerder controleert, voordat de file in ISPO geladen wordt, de aangeleverde projecten en lokaties met de procedure "projlok". Wanneer een project of lokatie niet in ISPO voorkomt, kan deze geladen worden met de functie "onderhoud tabel project" en "onderhoud tabel lokatie" van het beheerdersmenu van ISPO. Na deze controle kan de file worden geladen in ISPO met de functie "inlezen standaard gegevensfile" van het beheerdersmenu. Deze actie wordt uitgevoerd in de batch op een door de gegevensbeheerder aan te geven tijdstip (meestal 's nachts om 0.00 uur). Indien de file overdag wordt geladen, dient de gegevensbeheerder ISPO af te sluiten voor gebruikers. Na het invoeren kan een laadverslag opgemaakt worden met de procedure "rapport". In dit verslag staat het aantal ingevoerde regels, het aantal foutregels en de omschrijving van de fouten. Deze fouten zijn dan of verkeerde referenties (niet bestaande situaties in de databank), of integriteitsfouten (afwijkingen van de afgesproken invoerverplichtingen). Het verslag wordt teruggezonden naar Beheer LABinfos. Meldt het foutverslag "record komt reeds voor" dan verifieert de gegevensbeheerder dit met de functie "opvragen/wijzigen meetwaarden". Indien de laaddatum van de duplo meetwaarde gelijk is aan de reeds ingevoerde, dan wordt de meetwaarde alsnog ingevoerd als duplo. Zonodig dient de gegevensbeheerder na het laden ISPO weer vrij te geven voor gebruikers. Het laadverslag kan na eventuele correctie van de fout(en) weer dienen als laadfile voor ISPO.
Verantwoordelijk Produkt
: Gegevensbeheerder, Beheer LABinfos : Opslag analyseresultaten in ISPO
16
mmm
m^mlmmmmm riza
Verwijderenvan gegevens uit ISPO Het kan voorkomen, dat het na enige tijd niet meer noodzakelijk is om de gegevens van een bepaald project in ISPO te bewaren, b.v. omdat de gegevens geen waarde meer hebben. In dat geval kan besloten worden om alle gegevens van het betreffende project uit ISPO te verwijderen, na toestemming van de projectleider. Het kan ook voorkomen, dat van bepaalde lokaties binnen een project de gegevens niet meer relevant zijn, b.v. omdat de X-en Y-coordinaten niet bekend zijn. De gegevens van de betreffende lokaties van dat project kunnen dan verwijderd worden. De gegevensbeheerder heeft de mogelijkheid om de gegevens van een project uit ISPO te verwijderen met de functie "wijzigen / verwijderen project(gegevens)" van het beheerdersmenu. Hij kan hierbij: - Alle gegevens van het betreffende project verwijderen. - Een op te geven selectie van gegevens van het betreffende project verwijderen. Van de verwijderde gegevens maakt ISPO een SGF aan. Deze kan eventueel als archiefbestand aan de projectleider beschikbaar gesteld worden. Is daar geen behoefte aan, dan wordt de SGF verwijderd. Verwijderde projectgegevens worden niet bewaard op een backup. De projectleider kan ook zelf gegevens uit ISPO verwijderen. Dit is mogelijk met de functie "OPVRAGEN/WIJZIGEN MEETWAARDEN" van het ISPO gebruikersmenu. De meetgegevens kunnen met deze functie door de projectleider record voor record verwijderd worden, mits de gegevens niet afkomstig zijn van het laboratorium van RIZA. De gegevens die op deze manier verwijderd worden, worden niet bewaard in een SGF.
Verantwoordelijk Produkt
: Gegevensbeheerder, : SGF
17
Projectleider
riza
Invoeren en vaststellen van veldgegevens De veldgegevens van een monsterstaat worden bij RIZA op een zgn. volgkaart ingevoerd. Het approven van deze gegevens gebeurt automatisch door LABinfos, waarna ze op de wekelijkse LABinfos file voor opslag in ISPO komen. De monsternemer is verantwoordelijk voor de juiste en volledige invulling van deze monsterstaat/volgkaart, de sectie Inklaring van IO voor de juiste invoer in LABinfos. Indien de gegevens ontbreken dienen deze bij sectie Inklaring als -999 te worden ingevoerd in LABinfos. Bij onduidelijkheid t.a.v. de invulling van de volgkaart (bv. verkeerde eenheid, door water slecht leesbare cijfers) wordt door sectie Inklaring contact opgenomen met de monsternemer. Vervolgens kan worden gewerkt volgens de procedure Laden Labinfosgegevens in ISPO. De projectleider kan veldgegevens ook zelf handmatig, onder eigen verantwoordelijkheid invoeren in ISPO.
Verantwoordelijk Produkt
: Sectie Inklaring en Uitbesteding, Projectleider : Veldgegevens in LABinfos database
18
riza
Behandeling gegevens uitbestede monsters De resultaten van de door RIZA of onder auspicien van RIZA uitbestede analyses t.b.v.het projectmatige onderzoek, inclusief de veldgegevens worden door de sectie Inklaring ingevoerd in LABinfos. Het laboratorium is verantwoordelijk voor de kwaliteit van deze gegevens, de sectie Inklaring voor de invoering in LABinfos. De resultaten van door projectleiders uitbestede analyses dienen door de projectleider in SGF-formaat (zie gebruikershandleiding ISPO) aangeleverd te worden aan de gegevensbeheerder van ISPO. Deze zal dan zorgdragen voor de invoering in ISPO. De projectleider is verantwoordelijk voor de kwaliteit van deze gegevens, de gegevensbeheerder voor de invoering in ISPO. De projectleider kan eventueel ook zelf de resultaten van de uitbestede analyses, handmatig, invoeren in ISPO. Dit kan hij doen met de functie "invoeren meetwaarden en omschrijvende gegevens" van het gebruikersmenu.
Verantwoordelijk Produkt
: Sectie Inklaring en Uitbesteding, Laboratorium, Projectleider, Gegevensbeheerder : In LABinfos opgenomen resultaten van uitbestede monsters
19
riza
Onderhoud gebruikershandleiding Bij verandering van het systeem moet binnen 6 weken de gebruikershandleiding, indien nodig, aangepast worden. Deze aanpassingen worden verricht door DATEX. Het concept wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het gebruikersoverleg. Na goedkeuring zorgt de gegevensbeheerder voor verspreiding van de gewijzigde gebruikershandleiding naar alle gebruikers.
Verantwoordelijk Produkt
: DATEX : Actuele handleiding
20
riza
Back-up De back-ups worden verzorgd door de computerbeheerder, die het technisch databasebeheer verzorgt. Er wordt op alle werkdagen ('s avonds) een 'incremental backup' gedraaid, dat wil zeggen dat de gewijzigde bestanden op een backup gezet worden. E6n maal per twee weken wordt er een backup gemaakt van het gehele systeem. Van de ISPO database wordt op alle werkdagen een backup gemaakt onder verantwoording van de DBMS-beheerder. De bewaarcyclus van deze backups is 10 werkdagen. De backup tapes worden opgeslagen bij het CUC.
Verantwoordelijk Produkt
: Computerbeheerder, : Back-up
21
DBMS-Beheerder
