HANDLEIDING - BEHEER HOBBY AGENDA
Pagina 1 van 5
Versie 1.0
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
1
Introductie
1
Algemene navigatie
1
De modules
1
Standaard icons
1
Beheermenu home
2
WICs & Agenda
2
Inschrijvingen
3
Administratie & Statistieken
4
Tickets
5
Upload plaatjes
5
Uw account
5
Introductie Hobby Agenda is zo gebouwd dat leden al hun gegevens zelf kunnen beheren. Uw WICs, uw agenda, uw inschrijvingen, uw administratie, uw profiel... u beheert het helemaal zelf. Het betekent wel dat het beheermenu vrij groot is en dat het, voor de meeste mensen, even wennen is. We hebben daarom deze handleiding samengesteld om u zo snel mogelijk op weg te helpen. Heeft u nog vragen na het lezen van deze handleiding? Neem dan contact met ons op! Let op! We raden alle leden van Hobby Agenda aan om deze handleiding te lezen. We gaan er bij behandeling van vragen en problemen van uit dat u deze handleiding volledig gelezen heeft.
Algemene navigatie
Groene kader : Rode kader : Roze kader : Blauwe kader : Gele kader :
Uw account gegevens, plus een link naar de Hobby Agenda homepage (www.hobbyagenda.nl) Links naar de verschillende modules. De knop van de module waar u op dat moment in werkt is blauw gekleurd. De andere knoppen zijn groen. Links naar paginas binnen dezelfde module. Sommige formulieren zo groot dat ze over meerdere "tabs" verdeeld om de overzichtelijkheid te verbeteren. Teksten kunnen op een gebruiksvriendelijke manier worden opgemaakt.
De modules Hieronder een overzicht van de verschillende modules van het beheermenu. De modules "Help" en "Logout" spreken voor zich en komen daarom niet meer in deze handleiding ter sprake.
Beheer home
WICs & agenda
Inschrijvingen
Administratie & statistieken
Upload
Help
Uw account
Logout
Tickets
Standaard icons
Voeg toe
Bewerk
Verwijder
Zoek / Overzicht
Status
Grafiek / Statistiek
HANDLEIDING - BEHEER HOBBY AGENDA
Pagina 2 van 5
Versie 1.0
Beheermenu home Uw eerste 12 actieve agenda-items vanaf 'vandaag' zijn direct weergegeven op de homepage van het beheermenu (rechts), met bijbehorende aantal inschrijvingen en deadline. Klik op "meer" voor nieuwere agenda-items. Oudere agenda-items staan in uw archief. Het agenda-item kan (nog) niet worden geactiveerd. Het agenda-item kan worden geactiveerd. De deadline is gepasseerd of het agenda-item is vol. Bezoekers kunnen zich inschrijven. U kan de details van de inschrijvingen zien door op het aantal inschrijvingen bij de agenda-item te klikken.
WICs & Agenda Wat is een WIC? Een WIC is een Workshop, Introductieles of Cursus. Dit zijn de drie categoriën van lessen die u toe kunt voegen aan de agenda. Wat is het verschil tussen een workshop, introductieles en cursus? Workshops en introductielessen bestaan beide uit één enkele les. Het doel van een workshop is deelnemers een bepaalde hoeveelheid kennis of vaardigheid aan te leren. Introductielessen dienen om deelnemers warm te maken voor een lidmaatschap of langere cursus. Een cursus bevat meerdere lessen verspreidt over een langere periode.
Proces Het hele proces om een WIC in de agenda te plaatsen bestaat uit vier stappen: 1. 2. 3. 4.
U voegt een WIC toe en plaatst de nieuwe WIC in de wachtrij. De WIC wordt gecontroleerd door een medewerker van Hobby Agenda. We nemen contact met u op als er gegevens ontbreken of iets moet worden aangepast. U voegt minimaal één agenda-item toe voor de nieuwe WIC. U activeert de agenda-items zodat de agenda-items zichtbaar zijn voor bezoekers.
U kan de agenda-items al toevoegen zodra de WIC is aangemaakt, goedgekeurd of niet, maar de agenda-items worden pas zichtbaar voor bezoekers nadat de WIC is goedgekeurd. Wel controle, geen politie Hobby Agenda controleert de WICs om een zekere kwaliteit van de website www.hobbyagenda.nl te kunnen garanderen, maar we zijn geen politie. Uiteindelijk heeft u er zelf de meeste baat bij als u tijd en aandacht aan uw WIC paginas besteed, en de eindverantwoording ligt dan ook bij uzelf.
Formulier WIC Algemene informatie l l l l
Categorie * Hobby categorie * Doelgroep * Status (wachtrij) *
WIC pagina l l l
Titel * Keywords Omschrijving *
Inschrijfformulier l
Online HA inschrijfformulier Veld 'aantal'? ¡ Veld 'bedrijf'? ¡ Veld 'adres'? ¡ Veld 'telefoon'? ¡ Veld 'leeftijd'? ¡ Veld 'm/v'? Eigen online inschrijfformulier ¡ URL Géén online inschrijfformulier
Algemene voorwaarden l
Algemene voorwaarden *
¡
l l
Velden met een * zijn verplicht.
WIC pagina - Titel l Beperk het gebruik van hoofdletters en speciale tekens l Geen bijvoeglijke naamwoorden l Workshop, introductieles en cursus hoeft niet apart te worden genoemd l Hou titels kort en bondig - de ruimte is beperkt! Slechte voorbeelden: Beste workshop keramiek, VINGERVERVEN, Leuk Striptekenen, Programmeren in javascript voor beginners
WIC pagina - Omschrijving l Waar gaat de WIC over, en wat is wat is het niveau? l Is bepaalde voorkennis / ervaring vereist? l Welke kennis of vaardigheden leert de deelnemer tijdens de WIC? l Moeten deelnemers materialen of eten meenemen? l Wat is de betaalmethode? l Hoe kunnen mensen afzeggen? l Waarom zou de bezoeker zich voor uw WIC in moeten schrijven en niet voor die van Jan-Piet Alleman die dezelfde workshop geeft?
Goede voorbeelden: Keramiek, Vingerverven, Striptekenen, JS voor beginners
WIC pagina - Keywords Zoekmachines gebruiken keywords (sleutelwoorden / zoektermen) om de juiste paginas te vinden. Dit geldt voor Hobby Agenda, maar ook voor Google. Vraag uzelf; waar zou ik op zoeken als ik deze WIC zocht?
Online HA inschrijfformulier Wilt u het HA inschrijfformulier gebruiken? En zo ja, welke velden wilt u gebruiken?
Algemene voorwaarden Wat zijn de voorwaarden voor deelname? l Hoeveel, hoe, waar en wanneer moeten deelnemers betalen? l Wat zijn de voorwaarden om af te zeggen? l
l l
Scheid keywords met een komma Maximaal 50 keywords per WIC
HANDLEIDING - BEHEER HOBBY AGENDA
Pagina 3 van 5
Versie 1.0
Tips Heeft u moeite met het schrijven van een goede WIC pagina? Neem er de tijd voor! Bekijk de andere WICs. Hoe hebben zij hun pagina geschreven? Zoek naar voorbeelden op het internet en vraag rond.
Formulier agenda-item Algemene informatie l l l l l
l
l
Locatie * Adres * Postcode Plaats * Prijs * ¡ Per persoon ¡ Totaal (prijs per persoon = totaal / aantal inschrijvingen) Inschrijven verplicht? ¡ Minimum aantal inschrijvingen * ¡ Maximum aantal inschrijvingen * ¡ Deadline * Agenda-item actief?
Kalender l l l
Datum * Begintijd * Eindtijd *
U kan voor cursussen meerdere dagen selecteren (
).
Velden met een * zijn verplicht.
Prijs Staat de prijs per persoon vast? Of is het de bedoeling dat u een vast bedrag aan de WIC verdient, ongeacht het aantal deelnemers? De prijs per persoon wordt in het laatste geval berekent door het totale bedrag te delen door het aantal inschrijvingen.
Minimum aantal inschrijvingen Het minimum aantal inschrijvingen is voor uw eigen administratie. Als het minimum aantal inschrijvingen niet wordt behaalt dient u zelf contact op te nemen met de deelnemers.
Deadline We raden u aan de deadline in te stellen op een week voor de begindatum van de WIC.
Is inschrijven verplicht? Is inschrijven voor de WIC verplicht, of kunnen geinteresseerden gewoon langskomen? Let op! Als inschrijven niet verplicht is kan het zijn dat u te weinig of te veel deelnemers krijgt.
WIC of agenda-item aanpassen U kan WICs en agenda-items altijd aanpassen, óók als er al inschrijvingen binnen zijn. Past u prijzen, locaties of tijden aan? Vergeet dan niet om contact op te nemen met iedereen die zich al ingeschreven heeft. U bent zelf verantwoordelijk voor het contact met de deelnemers.
WIC of agenda-item verwijderen Het verwijderen van een WIC of agenda-item kan alleen als er nog geen inschrijvingen binnen zijn. Zijn er al inschrijvingen binnen en wilt u een WIC of agenda-item toch van de website halen? Dat kan door de status van de WIC of agenda-item op inactief te zetten. Inactieve WICs en agenda-items zijn niet meer zichtbaar voor bezoekers, maar ze blijven in uw beheermenu staan en kunnen altijd weer worden geactiveerd.
Inschrijvingen Geinteresseerden kunnen zich online inschrijven voor uw WICs, en u kan alle inschrijvingen beheren en downloaden in het beheermenu. U kan de lijst van inschrijvingen direct bekijken per WIC en per agenda-item. U kan ook zoeken op naam of email.
Formulier Inschrijving l
WIC * Agenda-item * Status * Aantal Bedrijfsnaam Naam * E-mailadres * Adres Postcode Plaats Telefoonnummer M/V Geboortedatum Leeftijd Opmerking Interne opmerking
¡ l l l l l l l l l l l l l l
Velden met een * zijn verplicht.
Status Nieuw Afgekeurd Goedgekeurd
Aantal Het aantal is altijd tenminste 1. Let op, het aantal op 0 zetten is hetzelfde als de inschrijving afkeuren, al verhuisd de inschrijving niet naar het archief.
HANDLEIDING - BEHEER HOBBY AGENDA
Pagina 4 van 5
Versie 1.0
Inschrijvingen verwijderen Inschrijvingen kunnen, in verband met de statistieken, nooit volledig uit de database verwijderd worden. In plaats van verwijderen kan u inschrijvingen afkeuren, waarbij de inschrijving automatisch naar het archief verhuist.
Administratie & Statistieken De administratie en statistieken zijn opgedeelt in vijf onderdelen: WICs l
Agenda
WICs
l
Per WIC
Inschrijvingen l l
Per agenda-item Per WIC
Inkomsten l l l
Kalender WIC Agenda-items
Page Views l l l
Bedrijfsprofiel WICs Inschrijvingen
Alle gegevens, behalve de statistieken (laatste kolom), kunnen worden gedownload als excel bestand (CSV of XLS) of direct worden weergegeven binnen de webpagina.
WICs Deze download bevat de belangrijkste informatie van de WICs, waaronder categorie, doelgroep en aantal inschrijvingen. De omschrijving, keywords en algemene voorwaarden zijn weggelaten voor de overzichtelijkheid.
Agenda Deze download bevat de belangrijkste informatie van de agenda-items, uitgezet per WICs. U kan zelf kiezen van welke WICs u de agenda-items wilt downloaden. Ook deze download bevat het totaal aantal inschrijvingen per agenda-item en het percentage van de 'vulling' van de inschrijvingen:
Prijzen De bedragen met de blauwe achtergrond zijn prijzen per persoon. De bedragen met de gele achtergrond zijn de totaal prijzen: 'prijs per persoon = totaal prijs / aantal inschrijvingen'.
Inschrijvingen De inschrijvingen kunnen op twee manieren worden gedownload: per WIC of per agenda-item. Het eerste is handig voor een volledig overzicht, en het laatste is handig als deelnemerslijst. U kan in beide gevallen zelf aangeven welke WICs en agenda-items u wilt downloaden. U kan de statistieken van de inschrijvingen bekijken door naar "statistieken" te gaan, en uw keuze te maken uit het menu.
Inkomsten Een van de meest tijdrovende bezigheden voor particulieren én bedrijven is de administratie. Hobby Agenda heeft daarom een administratie module ontwikkeld om u hierbij te helpen. De gegevens worden berekent: per jaar, per kwartaal en per maand; per WIC en agenda-item. U kan de BTW zelf instellen op 19%, 6% of 0%. De BTW voor WICs is, in de meeste gevallen, 19%. Zie de website van de belastingdienst voor meer informatie. Naast de BTW kan u instellen of 'toekomstige agenda-items' en 'inactieve agenda-items' ook mee moeten worden genomen in de berekening. DISCLAIMER De door Hobby Agenda berekende bedragen zijn schattingen, gebasseerd op de gegevens die uzelf en de deelnemers hebben ingevuld. De correctheid en volledigheid van de door Hobby Agenda gegenereerde administratie en bedragen zijn afhankelijk van correctheid en volledigheid van deze gegevens. U KAN GEEN RECHTEN ONTLENEN AAN DE DOOR HOBBY AGENDA BEREKENDE ADMINISTRATIE EN BEDRAGEN.
HANDLEIDING - BEHEER HOBBY AGENDA
Pagina 5 van 5
Versie 1.0
Tickets Heeft u suggesties, vragen of problemen? Stuur ons een ticket! De outbox bevat alle tickets die u naar ons stuurt, en de inbox alle antwoorden en tickets die u van ons krijgt. U ontvangt automatisch een e-mail als u een nieuw antwoord of ticket krijgt waarin dezelfde informatie staat. Wilt u reageren? Dan graag inloggen op Hobby Agenda.
Upload plaatjes U kan 1 MB aan bestanden uploaden om te gebruiken in uw WIC paginas. De volgende bestandstypes zijn toegestaan: GIF, JPEG en PNG. De plaatjes worden automatisch verkleind naar maximaal 450 * 450 pixels. Tips Bewegende plaatjes (animated images) kunnen er leuk uit zien, maar ze leiden wel af van de tekst. l Programmas zoals Photoshop en PaintShop zijn efficienter bij het verkleinen en hebben uitgebreide mogelijkheden voor het bewerken van fotos en plaatjes. Heeft u deze programmas niet? Probeer dan het gratis progamma GIMP ( www.gimp.org ). l
Uw Account Lidmaatschap Hobby Agenda kent twee type accounts; HA standaard en HA plus. De laatste biedt de extra optie "extern formulier", waarbij u een formulier binnen uw eigen website plaatsen door een stukje code te kopiëren. Dit betekent dat bezoekers zowel via Hobby Agenda als op uw eigen site voor uw WICs kunnen opgeven. U kan op elk gewenst moment van een HA standaard account naar een HA plus account overstappen, waarbij Hobby Agenda de meerprijs van € 15,- apart factureert.
Geen verlenging bij overstappen Als u overstapt van HA standaard naar HA plus, wordt uw lidmaatschap niet verlengt. Als u dus na vijf maanden lidmaatschap overstapt, heeft u in feite maar zeven maanden HA plus. Het lidmaatschap van Hobby Agenda wordt niet automatisch verlengt. We nemen ongeveer een maand voor het aflopen van uw lidmaatschap contact met u op voor verlenging.
Formulier Gegevens bedrijf l l l l l l l
Bedrijfsnaam * Adres * Postcode * Plaats * E-mailadres * Telefoonnummer * Website URL
Gegevens contactpersoon l l l l l l
Naam * Adres Postcode Plaats E-mailadres * Telefoonnummer
Profiel l l l l
Profiel E-mailadres weergeven? Telefoonnummer weergeven? Website Link weergeven?
Velden met een * zijn verplicht. Bent u particulier? Vul dan uw eigen gegevens in bij de bedrijfsgegevens.
Profiel Alle leden van Hobby Agenda hebben een 'profiel'. Dit is de ideale plek om de bezoekers meer over uzelf en uw bedrijf te vertellen. l Wat doet uw bedrijf?" l Wie bent u? l Hoe lang bestaat uw bedrijf? l Waarom is uw bedrijf het beste? l Wat voor WICs verzorgt uw bedrijf? l Waarom zijn uw WICs het beste? Des te meer tijd en aandacht u aan uw profiel besteed, des te meer groter de kans dat bezoekers zich bij u inschrijven.
