1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Over ons 3 Debriefing 4 Fundapoly 6 Strategie, de fundering van uw toekomst 7 Het spel Applicatie 13 Fundapolist van het jaar 14 Uitnodiging 15 Locatie 16 Tijdschema 17 Programma, invulling 18 Communicatie 19 Begroting 22 Bijlage Draaiboek 29 Toelichting begroting 40 Leverancierslijst 42 Plattegrond 43
2
Over ons Visie
Voor elk merk of bedrijf een unieke, geschikte en vooral blijvende ervaring creëren.
Missie
CUBE navigeert uw bedrijf of merk, via elke gewenste weg, naar het juiste advies. Wij zijn een innovatief en modern bedrijf met een divers team dat over veel kwaliteiten beschikt. Doordat wij op de hoogte zijn van de laatste trends en oprechte betrokkenheid tonen bij elke opdracht, weten wij het maximale resultaat te behalen. Wij zorgen ervoor dat wij, samen met u, een ervaring creëren die nooit meer wordt vergeten.
USP
Onze kracht ligt in het feit dat CUBE zich niet alleen in zet om het merk positief neer te zetten, maar ook dat de gebruiker van het merk een positieve ervaring beleeft.
Werknemers
Calvin Muller Walter Snijders Lois van Zomeren
Milou de Ruig Robin Vorrink
3
Debriefing Opdracht
In opdracht van Funda zal CUBE een uniek evenement organiseren om het jaarlijks terugkerende concept verder uit te bouwen en te optimaliseren.
Probleemstelling
Makelaars vrezen voor veranderingen in hun markt, gedreven door technologie. Een bedreiging is dat de consument geen makelaar meer nodig heeft. Funda wil hier op inspelen door met haar jaarlijks terugkerende evenement de boodschap uit te spreken dat de makelaar met kennis van de huidige technologische ontwikkelingen voor de consument toch van toegevoegde waarde kan zijn, waarbij Funda hun ontzorgende partner is.
Belangrijkste aspecten evenement
Middels dit evenement wil Funda de kennis van haar partners vergroten als het gaat om (online) ontwikkelingen, technologie en mediamogelijkheden, marketing, Funda en de Funda bezoeker en bovenal moet dit evenement Funda een gezicht geven als vaste partner van de NVM makelaar. Daarnaast zijn Casual, Concreet en Interactief belangrijke waarden voor het evenement.
4
Debriefing Doelstelling evenement
- Het evenement moet door 1.000 tot 1.200 personen (makelaars en personeel) bezocht worden. - Achteraf moeten ca. 2.000 personen het verslag en/of de foto’s van het evenement bekeken hebben. - Fundament ‘15 moet met minstens een 8.0 beoordeeld worden door de bezoekers. - 100% van de NVM makelaarskantoren moeten zich ervan bewust zijn dat Funda voor derde keer oprij fundament organiseert. - 50% moet enthousiast zijn over het programma van fundament ‘16 - 30% moet de intentie hebben om met 1 of meerdere werknemers naar het evenement te komen. - Creëren van een ‘dit-mag-je-niet-missen’ sentiment in de markt.
Kernwaarde - Ontzorgen - Ondersteunen - Interactief
Doelgroep
9.000 NVM makelaar- en medewerkers.
Budget 200.000
5
Fundapoly Wij leven in een snel veranderende wereld. Een tijd waarin een revolutie van technologie gaande is. Alles moet effectiever en efficiënter. Als je het woordenboek erop naslaat luidt de betekenis van efficiënter: ‘zo dat het de minste middelen, inspanning enzovoort kost’ . Logisch dat dit bij sommige mensen beangstigende gedachten oproept. Het is onzeker wat dit voor de toekomst zal betekenen. Deze onzekerheid zien we ook terug in het beroep van de makelaar. Met de ontwikkelingen op het gebied van bijvoorbeeld robots en drones is het nog maar de vraag hoe zijn toekomst eruit zal zien. Bestaat de makelaar zijn baan straks nog wel? Het is tijd om deze negatieve gedachten vaarwel te zeggen en ruimte te maken voor een zekere toekomst. Want funda heeft namelijk de oplossing! Het nieuwe concept van Funda: ‘De fundering voor uw toekomst’ , staat voor zekerheid, veiligheid en zorgeloosheid. Dit concept staat daarnaast ook voor strategie. Want een goede strategie biedt een zekere garantie. De garantie dat de makelaar altijd weet dat Funda er is om de makelaar te ondersteunen en ontzorgen in zijn werk. Funda denkt niet een, maar meerdere stappen vooruit. Dit concept geef hierdoor ook een gezicht aan Funda: Funda, de betrouwbare partner die altijd voor u klaarstaat.
6
Strategie
De fundering voor uw toekomst Ontvangst
Als uw gasten arriveren bij de entreehal van de RAI worden zij persoonlijk ontvangen door een enthousiaste man met een witte snor, gekleed in een zwart pak, met een hoge hoed op en een wandelstok in zijn hand. De beste man, ook wel meneer Monopoly genoemd, heet hen vriendelijk welkom. Op de achtergrond speelt zachtjes vrolijke jazzmuziek.
In de uitnodiging voor fundament’16 hebben de gasten al een Funda keykoord ontvangen met daaraan een geplastificeerde kaart, die men ook in het oudhollandse monopolyspel gebruikt voor straten. De kaart bevat hun naam en makelaardij.
Garderobe
Het garderobepersoneel neemt, herkenbaar aan een blauwe polo met het logo van Funda op de rug, de jassen van de gasten aan. Terwijl de gasten in de foyer wachten op de grootse opening van Fundament16, voorziet uw personeel hen van een warme of koude drank naar keuze, geserveerd met een koek waarop het logo van Funda is afgebeeld.
7
Strategie
De fundering voor uw toekomst Kans en Algemeen fonds
Het is een enkeling al opgevallen: door de zaal loopt personeel in rode poloshirts met een vraagteken en personeel in blauwe poloshirts met een schatkist tussen de gasten door en maken af en toe een praatje met sommige gasten. Wie zijn dat toch? En hoe komt het dat, als zij een praatje maken met de gasten, de gasten snel hun smartphone pakken? Al snel wordt het de rest van de gasten duidelijk dat zij rondlopen om de gasten in de juiste stemming te krijgen door hen te stimuleren het spel alvast te spelen.
Plenair moment
De gasten ontvangen, via een van te voren gedownloade applicatie, een pushbericht dat het de hoogste tijd is om zich richting de grote hal te begeven. Hier heten funda CEO Marc Duijndam en Commercieel Directeur Jan Werkman het publiek een warm welkom en kondigen de kernwaarden van fundament’16 ‘interactief, ondersteunen en ontzorgen’ aan middels het oudhollandse strategiespel monopoly. Zij geven uitleg over hoe het spel monopoly is geïntegreerd in een onvergetelijk en leerzaam evenement. Voor het publiek vallen alle puzzelstukjes eindelijk op zijn plaats. De gasten kunnen op strategische wijze huizen verdienen door uitdagende makelaarsvraagstukken te beantwoorden.
8
Strategie
De fundering voor uw toekomst Mike Hoogveld
De toon is meteen gezet en het publiek hangt aan zijn lippen zodra passievol sales- en marketingexpert Mike Hoogveld het publiek op energieke en humoristische wijze vertelt over hoe omnichannel management, customer journeys en customer experience Het Veranderende Tijdperk kenmerken. Op het moment dat de spreeksessie ogenschijnlijk voorbij is, dimt het licht in de grote zaal, spannende muziek klinkt op de achtergrond die duidelijk een climax opbouwt en op het grote scherm komen uit een duisternis witte vraagtekens langzaam cirkelend steeds dichterbij. Op het hoogtepunt van de muziek verschijnt het eerste vraagstuk op het scherm, waarna het publiek vlug de smartphones raadpleegd. Het Fundapoly spel is begonnen!
9
Strategie
De fundering voor uw toekomst Prijs
De huizen vertegenwoordigen een bepaalde geldwaarde die gebaseerd is op de moeilijkheidsgraad van het vraagstuk. De makelaar die aan het eind van de dag het meeste geld weet te verdienen zal worden bekroond als fundapolist van het jaar 2016 en wint een all-inclusive weekend weg voor twee personen naar Dubai.
Startplaza
Na een inspirerende bijeenkomst staat het het publiek vrij om hun eigen gang te gaan. Er is een grote hal waarin het startplaza zich begeeft en er worden meerdere keren op de dag verschillende workshops aangeboden. Het Fundaplaza is zo aangekleed dat het de illusie wekt alsof men door een heuze monopolystraat loopt. De vloeren zijn hier en daar gemarkeerd in de kleuren geel, paars, blauw, groen, rood en oranje, waardoor de vloer veel weg heeft van een groot monopolybord. Aan weerszijde van de hal staan informatiestands, waar ook de vraagstukken zich begeven, die een houten frame om zich heen hebben in de vorm van een huis. Verspreid over de zaal staan ook lantarenpalen, prullenbakken, bloembakken en bomen die deze suggestie opwekken.
10
Strategie
De fundering voor uw toekomst Vrij Parkeren
Door de hele zaal hangen televisieschermen waarop af en toe een vraagstuk wordt weergegeven. In het Fundaplaza bevinden zich ook vier “vrij parkeren”- hoeken waar de gasten even kunnen uitrusten op de banken of kunnen netwerken met andere makelaars op het evenement. In deze hoeken kunnen de gasten ook een drankje halen.
#fundament’16
De Fundapoly applicatie stimuleert het netwerken tijdens dit evenement, door het beantwoorden van verschillende vragen af te laten hangen van de hulp een medespeler. De gasten die even geen zin meer hebben in het spel kunnen bij de photobooth-gevangenis gekke bekken te trekken om zo een leuke selfie te maken, die zij vervolgens kunnen delen op Twitter via #fundament’16
De lunch
Tegen het lunchuur worden de gasten via een pushbericht erop geattendeerd dat er in een van de vier “gratis parkeren”- hoeken de gelegenheid is om wat te eten en te drinken. Terwijl uw gasten genieten van vers klaargemaakte belegde broodjes, serveren tussen de gasten door vriendelijk personeel in een blauwe polo hen een glas fris of een warme drank naar keuze.
11
Strategie
De fundering voor uw toekomst En de winnaar is...
Eenmaal terug in de grote hal is op het podium een winnaarsvoetstuk geplaatst en staat Marc Duijndam klaar om de winnaars 1, 2 en 3 bekend te maken. Zodra de naam van de winnende fundapolist wordt genoemd klinkt er door de zaal ‘We are the champions’ van Queen, fundaballonnen komen vanaf het plafond naar beneden en groots verschijnt op het scherm: ‘Gefeliciteerd, fundapolist van het jaar 2016!’ Er ontstaat een staande ovatie en de feestsfeer barst los. Marc Duijndam toont zijn dank voor deze geweldige dag en nodigt het publiek uit om in de foyer nog even van bij te komen van alweer een geslaagde editie van fundament. Terwijl uw gasten de uitgang van de hal passeren, ontvangt iedere deelnemer van Mr. Monopoly een glanzende medaille in de vorm van een huisje met het funda logo erop.
In de foyer serveert cateringpersoneel uw gasten een glas cava en een bitterhapje om na te genieten van een interactief en leerzaam spelletje fundapoly. Bij de gasten tovert zich een glimlach op de gezichten zodra op de schermen aan de muur de selfies die gemaakt zijn bij de gevangenis voorbij flitsen.
Afscheid
Terwijl men zich met een glimlach richting de uitgang begeeft, staan daar bij de deuropening Mr. Monopoly en het toegewijde fundapersoneel klaar om uw gasten nog eenmaal te vragen of zij ook maar iets voor hen kunnen betekenen. De gasten verlaten de RAI in het besef dat funda als vertrouwelijke partner altijd voor hen klaarstaat.
12
Het spel De applicatie
Het spel zal worden gespeeld door middel van een applicatie op de smartphone. Tijdens de workshops krijgen de gasten vragen binnen op de applicatie die zij kunnen beantwoorden. Afhankelijk van de moeilijkheidsgraad van de vraag verdienen ze een huis in een X bedrag aan waarde. Ook bij de stands bevinden zich QR codes die de gasten kunnen inscannen om zo een vraag te krijgen. De gasten worden hierdoor gestimuleerd deel te nemen aan workshops en intensief te luisteren naar de sprekers van stands. Ook bevinden zich in de applicatie vragen waarbij de gast de hulp in moet schakelen van een mede speler.
afb. 1 home en gewonnen huizen
afb. 2 voorbeeld vraag
afb. 3 correct beantwoord
13
Het spel
Fundapolist van het jaar De makelaars die komen naar fundament’16 spelen om de felbegeerde titel: “Fundapolist van het jaar”. Dit betekend dat zij een jaar lang bekend zullen staan als dé beste makelaar. Om te kunnen winnen moet de makelaar een zo hoog mogelijk waarde aan huizen in zijn applicatie bezitten. Dit betekend dat de makelaar veel vragen goed moet beantwoorden. Wanneer het een makelaar gelukt is om de hoogste waarde aan huizen te bezitten, wint hij de prijs: een reis voor twee naar Dubai. Ook zal de naam, website en het logo van de makelaar een jaar op de homepagina van Funda komen te staan. Dit zorgt ervoor dat de makelaar net dat beetje extra reclame krijgt. Wij hopen zo andere makelaars te stimuleren nog beter hun best te doen tijdens het spel en wie weet volgend jaar te kunnen winnen.
14
Het spel Uitnodiging
De makelaars krijgen een maand van te voren de uitnodiging thuis gestuurd. De uitnodiging is in de vorm van een huisje, wat lijkt op een deel van het bord van monopoly. In de uitnodiging zitten de volgende kaartjes: Naamkaart In de uitnodiging zit een naamkaartje van de makelaar. Deze is in de vorm van een straatkaart die gebruikt wordt tijdens het monopolyspel. De kaart is geplastificeerd en bovenin bevind zich een kleur. Tijdens het evenement zal de makelaar andere makelaars vinden die dezelfde kleur op hun naamkaart hebben. Alle makelaars die uit dezelfde provincie komen hebben een bepaalde kleur. Routebeschrijving In de uitnodiging zit ook een routebeschrijving naar de RAI toe. QR - Code In de uitnodiging bevindt zich ook een kaartje met daarop een QR code. Wanneer de makelaar deze scant zal de applicatie, die men nodig heeft tijdens fundament’16, gedownload worden. Uitnodiging In het doosje bevind zich ook een uitnodiging met daarop de datum, tijd en de locatie.
15
Locatie
Amsterdam RAI De locatie waar fundament’16 gehouden zal worden is de Amsterdam RAI. Door de grote van de zaal en de goede bereikbaarheid is de RAI de uitstekende locatie voor dit evenement. Wij zullen gebruik maken van de volgende zalen: Europa Foyer In de Europa Foyer worden uw gasten ontvangen door meneer Monopoly. Ook de gardarobe en de warme drank voor het plenaire moment zullen hier genuttigd worden. Algemeen fonds en kanskaarten zullen hier ook aanwezig zijn. Auditorium / RAI Theater In het theater zal het eerste en het tweede plenaire moment plaats vinden. Zaal 3 Deze grote zaal zal omgebouwd worden tot 3 kleine ruimtes, waar tribunes en projectieschermen geplaatst worden. In deze zalen zullen de workshops plaats vinden. Zaal 2 Deze grote zaal zal omgebouwd worden tot “startplaza” waar alle informatiestands zich bevinden.
16
Tijdschema Tijd
Locatie
Omschrijving
09:00 - 09:45
Ingang H, Foyer
Ontvangst met koffie of thee en een koekje
09:45 - 10:00
Theaterzaal
Plenair moment, opening speluitleg
10:00 - 10:45
Theaterzaal
Spreeksessie Mike Hoogveld
10:45 - 11:30
Hal 2 en 3
Fundaplaza en 1e workshopronde
12:30 - 13:30
Hal 2
Pauze en Lunch
14:00 - 14:30
Hal 2 en 3
Fundaplaza en 2e workshopronde
15:45 - 16:15
Hal 2 en 3
Fundaplaza en 3e workshopronde
16:30 - 17:00
Theaterzaal
Plenair moment 2 en prijsuitrijking
17:00 - 17:30
Foyer
Afsluitende netwerkborrel
17
Programma Invulling
Informatiestand - Startplaza
De invulling van de informatiestands tijdens fundament’16 kan het best worden gedaan door bedrijven met innovatieve ideeën en technologieën op het gebied van makelaardij. Hier kan mooi op de kosten worden bespaard door middel van bartering. Het is voor deze bedrijven een uitgelezen kans om tijdens het altijd drukbezochte fundament hun nieuwste producten te promoten. Free publicity als ruilmiddel is altijd wenselijk, zeker als deze nieuwe producten/technieken nog maar net op de markt zijn gebracht. Overdag biedt het evenement de kans om middels een vertegenwoordiger informatie over hun producten te verspreiden en eventuele afspraken te realiseren en achteraf is er over te lezen op de website en er zal over gepost en gedeeld worden op social media.
Workshops
Met de opbrengsten van de bartering voor de informatiestands kunnen interessante sprekers ingehuurd worden voor het geven van de workshops. Ook deze workshops zullen de makelaar nieuwe tools geven om het makelaardijvak beter te kunnen beoefenen.
18
Communicatie Voor het evenement
Social media Twitter: om het publiek al te laten verlangen naar fundament’16 en om zoveel mogelijk deelnemers naar het evenement toe te trekken moet van te voren een community worden gecreëerd rondom fundament’16. De aanhang van fundament’15 kan hiervoor als basis worden genomen. Een als het ware ongeschreven Twitterwet is: ‘volgen is terugvolgen’. Om meer volgers te werven en om jouw berichten voor zoveel mogelijk mensen leesbaar te maken moet gebruik worden gemaakt van trending topic hashtags (links op de tijdlijn te zien). Post een tweet en gebruik de hashtag van een trending topic die relevant is voor het concept van funda, zodat de juiste die tweet gaan retweeten, erop reageren of als favorite gaan markeren.
Ga deze mensen volgen en zij volgen jou terug. Kijk vervolgens of zij interessante mensen volgen en volg hen ook. Het werkt om regelmatig tweets over Fundament te posten. Niet alleen met de hashtag Fundament16, maar post ook highlights van eerdere edities van fundament om nog extra verlangen naar te creëren. Stel vervolgens ook ambassadeurs in die op Twitter fundament promoten door regelmatig over het evenementen te tweeten en om jouw tweets te retweeten voor nog groter bereik. Om vervolgens voor tijdens het evenement al wat meer content en betrokkenheid te creëren is het leuk als je de community vraagt via een tweet hoe zij aankijken tegen de stelling: ‘Strategie, de fundering voor uw toekomst’. In het natraject wordt met ditzelfde middel ook wat gedaan, maar in een andere vraagstelling. Hierdoor kan de impact van de titel worden gemeten. Tweetdeck en/of Hootsuite: Meten is weten! De ROI (of ROE) kan al vooraf worden gemeten via social media als Tweetdeck en/of Hootsuite. Door gericht te zoeken op hashtags als #funda, #fundament16 en #fundament15 kunnen rapporten worden opgesteld en kan een indicatie worden gegeven over hoe trending deze topics zijn.
19
Communicatie Interne Communicatie Funda
Social media
Via social media is ten eerste heel effectief en efficiënt. Een ander voordeel is dat je eigen medewerkers als ambassadeurs van fundament’16 kunnen dienen en zo tussentijds belangrijke posts en updates kunnen delen, waardoor de informatie een groter bereik krijgt. Het biedt daarnaast nog een voordeel. Social media vragen om verantwoordelijkheid. Wanneer je social media in de organisatie toelaat, geef je de medewerkers dus een bepaalde mate van vertrouwen. Doordat medewerkers vertrouwen krijgen kan social media bijdragen aan het gevoel van trots en binding en zullen zij meer betrokken raken bij het spel.
Informele informatieworkshop
Voor het fundapersoneel dat op de dag van fundament16 aanwezig is wordt er een speciale informatieworkshop georganiseerd. Tijdens deze workshop krijgen de medewerkers uitleg over de fundapoly app en over de spelregels en oefenen zij deze zelf ook even door zelf via de app te spelen. Deze workshop dient overigens ook als testfase voor de applicatie.
Generale repetitie
Twee dagen voorafgaand aan fundapoly vindt nog eenmaal een korte vergadersessie plaats met het fundapolyteam om het draaiboek door te nemen en om ieders kennis en praktische toepassing daarvan nog eens te peilen.
20
Communicatie Na het evenement
Op de dag van fundament’16 zelf kan al worden geëvalueerd over het thema via Twitter. Zo kan er een tweet worden gepost waarin de vraag bij de deelnemers wordt neergelegd: ‘Waarom is volgens jou na vandaag strategie de fundering voor uw toekomst?’ De top 20 meest inspirerende reacties krijgen een plaats op de website van fundament’16.
Website
E-mail
Om te meten of de vooraf gestelde doelstellingen zijn behaald wordt per mail een enquête gestuurd naar actieve makelaarskantoren ingeschreven bij funda. Hierin worden vragen opgenomen met betrekking tot hun tevredenheid uitgedrukt in een cijfer, of zij ervan op de hoogte waren dat Fundament al voor de derde keer op rij werd georganiseerd en wat er voor volgend Fundament nog beter kan.
Op de website kan iedereen terugzien hoe fundament’16 was. Hierop worden foto’s geplaatst, de aftermovie, het programma, een overzicht van de leukste en meest inspirerende tweets en natuurlijk het dagverslag. Doel is om zowel de aanwezigen als de afwezigen te laten zien hoe gaaf fundament’16 was, wat reden geeft om fundament’17 zeker bij te wonen.
21
Begroting Aantal
Per persoon/ onderdeel
Uitnodiging
1200
€0,88
€1063,26
€223,28
€1286,54
Wegwijzers
8
€150,00
€1200,00
€441,00
€1641,00
Applicatie
1
Give away
1200
Communicatie
Bedrag
BTW
Kosten
€5000,00 €3,50
€4200,00
€882,00
€5082,00
Totaal
€13009,54
22
Begroting Inrichting
Aantal
Per persoon/ onderdeel
Stands
25
-
Bedrag
BTW
Kosten
€35.514,05
Inclusief
€35.514,05
Houten huisjes 25
€100,00
€2.500,00
€525,00
€3.025,00
€42,50
€1.062,50
€223,13
€1.285,63
Bomen
25 8
€37,50
€300,00
€63,00
€363,00
Lantaarnpalen
10
€15,00
€150,00
€31,50
€181.50
Eethoeken
€324,00
€1.296,00
€272,16
€1.568,16
Totaal
€41.937,34
Straatborden
4
23
Begroting Locatie
Aantal
Per persoon/ onderdeel
De RAI
1
-
Bedrag
BTW -
Kosten -
€60.000,00
Totaal
€60.000,00
Aantal
Per persoon/ onderdeel
Ontvangst
1200
€3,21
€3.852,00
€231,12
€4.083,12
Lunch
1200
€13,95
€16.740,00
€1.004,40
€17.744,40
1200
€3,15
€3.780,00
€226,80
€4.006,80
Totaal
€25.834,32
Catering
Afsluiting
Bedrag
BTW
Kosten
24
Begroting Entertainment
Aantal
Per persoon/ onderdeel
Meneer monopoly
1
-
€2.000,00
-
€2000,00
Foto hoekje
1
€30,00
€30,00
€6,30
€36,30
Mike hoogveld
1
€2.000,00
-
-
€2.000,00
-
-
-
€0,00
Totaal
€4.036,30
Jazz muziek
BTW
Bedrag
Kosten
25
Begroting Aantal
Per persoon/ onderdeel
QR code
1
-
-
-
€0,00
Projectiescherm
3
€60,00
€180,00
€37,80
€217,80
Beamers
3
€100,00
€300,00
€63,00
€363,00
Led Schermen
3
€1000,00
€3000,00
€630,00
€3630,00
Totaal
€4.210,80
Techniek
Bedrag
BTW
Kosten
26
Begroting Personeel
Aantal
Per persoon/ onderdeel
Locatiemanager RAI
1
Garderobe Bediening Fotograaf Funda personeel Schoonmakers
Bedrag
BTW
Kosten
-
€1.000,00
-
€1.000,00
10
€100,00
€1.000,00
€210,00
€1.210,00
30
€100,00
€3.000,00
€630,00
€3.630,00
1
€500,00
-
-
€500,00
Intern
-
-
-
€0,00
5
€50,00
€250,00
€52,50
€302,50
Totaal
€6.642,50
27
Begroting Aantal
Per persoon/ onderdeel
10
€2,70
€27,00
€5,67
€32,67
Winnaarspodium
1
-
€45,00
€9,45
€54,45
Funda ballonnen
100
€0,52
€52,00
€10,92
€62,92
Overige kosten Grondmarkering
Bedrag
BTW
Kosten
Totaal Totale kosten
Aantal
Per persoon/onderdeel
Bedrag
Totaal kosten
-
-
-
€231,12
€156.009,34
Onvoorziene kosten
-
-
-
€1.004,40
€7.800,46
-
-
-
€226,80
€15.600,93
Totaal
€179.410,73
5%
Fee 10%
BTW
Kosten
28
Bijlage: Draaiboek Naam Bedrijf
Funda
Naam Evenement
Fundament16
Datum
21-04-2015
Locatie
RAI Amsterdam
Aantal Gasten
1200
Doel
Een informatie en netwerk evenement voor 1200 makelaars georganiseerd vanuit woning site funda met als bedoeling de bezoekers te ondersteunen.
29
Bijlage: Draaiboek Contactpersonen
Telefoonnummer
Personeel
Taak
06 4 22 16 77
Walter Snijders
Externe bureaus opvangen en briefen (catering, leveranciers, bewaking, EHBO, beeld en geluid, schoonmakers etc.) Productie regelen Tijd in de gaten houden
06 12 34 56 78
Lois van Zomeren
Centrale aanspreekpunt Personeel opvangen en briefen
06 12 34 56 78
Calvin Muller Milou de Ruig Robin Voorink
Algemene opbouw Sprekers en PR opvangen en briefen Zaalwacht zaal 1: opruimen in pauze Goodiebags uitdelen
30
Bijlage: Draaiboek Contactpersonen
Sprekers 06 12 34 56 78
Rob van passen (Meneer monopolie)
Gastheer
06 12 34 56 78
Mike Hoogveld
Spreker plenair ochtend
Extern 06 12 34 56 78
Jan Berenveld / RAI
Locatie manager RAI
06 12 34 56 78
Emma van t Hof / Randstad
Registratie
06 12 34 56 78
Marion Pellikaan / Randstad
Garderobe
06 12 34 56 78
Hetty de Bruin / Josselin’s catering
Catering: lunch en borrel
06 12 34 56 78
Jeroen Aard / RAI
Technisch medewerker
06 12 34 56 78
Vitto Graziani / Chateau events
Productie medewerker
06 12 34 56 78
Thijs Spijker / Cinematique
Fotograaf
06 12 34 56 78
Jos Lieveling / Demakelaar.nl
Interview afnemen S. I.
31
Bijlage: Draaiboek Tijdschema opbouw
Tijd Waar? Wat? Wie? 07.00
Binnenkomst organisatie
CUBE
07:00 – 11:00
Theater, Foyer
Algemene opbouw
08:00 – 11:00
Parkeerplaats
Eventueel personeel neergezet
Milou
08:00 – 09:00
Hoofdingang VIP
Verwelkomen, uitdelen draaiboek personeel
Calvin
08:00 – 09:00
Hoofdingang VIP
Verwelkomen, uitdelen draaiboek externe bureaus
Robin
Lijst materialen afgevinkt
Calvin, Milou
09:00 09:00 – 10:00
Hoofdingang VIP
Registratie sprekers uitdelen draaiboek, begeleiden naar kamer etc.
10:00 – 11:00
Hoofdingang
Registratie gasten, laatste briefing registratie, ticketsysteem opzetten, debiteurenregeling, NAW-gegevens etc.
10:00 – 11:00
Garderobe
Garderobe
Bedrijf garderobe
11:00
Hoofdingang
Check totale hoeveelheid gasten,aankondigen Workshops
Calvin
Bedrijf registratie
32
Bijlage: Draaiboek Tijdschema evenement
Tijd Waar? Wat? Wie? 10:45 – 11:00
Workshop zalen
Klaarzetten Powerpoint Workshops; water voor sprekers
Walter
09:00 - 12:00
Fundaplaza
Opbouw / begeleiding plaza
Calvin, Milou
11:05 – 11:15
Fundaplaza
Catering begeleiden
Lois
11:15 – 12:00
Fundaplaza
Personeel intern / extern begleiden
Walter
12:00 – 13:00
Fundaplaza
Lunch … gasten
Catering bedrijf
12:00 – 13:00
Theater zaal
Opruimen theater zaal
12:30 – 13:00
Fundaplaza
Interview afnemen
Robin, Lois Calvin
33
Bijlage: Draaiboek Tijdschema einde evenement
Tijd Waar? Wat? Wie? 16:00 – 16:30
Foyer
Giveaway klaarzetten uitgang, prijsuitreiking voorbereiden.
16:45 – 17:00
Theater zaal
Slotwoord directeur funda
17:00 – 18:00
Foyer
Borrel
Catering bedrijf
17:00 – 18:00
Foyer
Giveaway overhandigen aan vertrekkende gasten
Milou
18:00 – 21:00
Foyer, Fundaplaza,
Opruimen materiaal (lijst materialen afgevinkt)
CUBE
Walter, Lois
34
Bijlage: Draaiboek Routebeschrijving Per trein De RAI heeft een ‘eigen’ station, Amsterdam RAI. Dit station ligt op een steenworp afstand van het RAI-complex en is vanuit het hele land uitstekend bereikbaar per trein. Volg de borden Amsterdam RAI als u het station uitkomt. Voor meer informatie raadpleeg de NS Reisplanner op www.ns.nl.
Per tram, metro en bus Tram 4 rijdt tussen de RAI (halte Europaplein), het centrum van Amsterdam en Amsterdam Centraal. Vanaf station Amstel kunt u de RAI bereiken met metro 51 en bus 65. Metro 51 heeft tevens verbinding met Amsterdam Centraal. Metro 50 onderhoudt een regelmatige dienst tussen Amsterdam Sloterdijk en Gein en stopt bij station RAI. Per Auto Amsterdam RAI ligt direct aan de ringweg A10 (afslag 9). Vanaf de afslag is de route naar de parkeergarages aangegeven
35
Bijlage: Draaiboek Huisregels opbouw evenementen RAI 1. Toegang Amsterdam RAI is alleen toegankelijk met een geldige toegangspas a 2. Veiligheidsschoenen Het is verplicht goedgekeurde veiligheidsschoenen te dragen tijdens standopbouw- en standafbraakperiodes 3. Veiligheidshelm Het is verplicht een goedgekeurde veiligheidshelm te dragen als het veiligheidssignaal in de hallen aan is 4. Roken/Alcohol/Drugs Roken en het gebruik van alcohol en drugs is niet toegestaan 5. Nooduitgangen Nooduitgangen en gele transportpaden dienen altijd vrij te zijn van obstakels Nooduitgangen zijn uitsluitend te gebruiken bij calamiteiten 6. Blusmiddelen Blusmiddelen moeten altijd bereikbaar zijn
7. Werken op hoogte Het is verplicht aangelijnd te werken boven de 2,5 m op een (rol)steiger of hoogwerker. Langer dan twee uur (of repeterend) werken op een ladder boven de 2,5 m is niet toegestaan. In dat geval moet dat vanuit een (rol)steiger of hoogwerker gebeuren. 8. Transport De maximum transportsnelheid is 5 km per uur binnen en 10 km per uur buiten De lepels van een heftruck mogen niet hoger dan 15 centimeter boven de grond Het is niet toegestaan om met de heftruck personen te vervoeren of te hijsen Het is niet toegestaan om te bellen bij het bedienen van een transportmiddel Alleen opgeleid personeel heeft permissie een heftruck te bedienen 9. Jongeren Het is niet toegestaan voor jongeren onder de 16 jaar de RAI te betreden tijdens de opbouw- en afbraakperiode 10. Materialen en gereedschappen Het is alleen toegestaan goedgekeurde (CE) machines en gereedschappen te gebruiken
36
Bijlage: Draaiboek Materialen lijst Waar
Categorie
Wat
Ingang hal 3
Interieur
40 x statafels 25 x stands 30 x straatnaamborden 8 x Bomen 25 x houten huisjes 10 x grond markering 10 x lantaarnpalen 1 x winnaars voetstuk 8x banken 1200 x stoelen 3 x beamer tafel
Ingang hal 2
Apparatuur
1 1 1 3 3
x x x x x
microfoon usb stick jazz muziek fotobooth projectie scherm beamer
37
Bijlage: Draaiboek Materialen lijst
Waar
Categorie
Wat
Ingang hal 3
Promotie
300 x flyers 300 x pennen
Ingang hal 3
Decoratie
150 x verhuisdozen 20 x banners 10 x vlaggen funda 100 x hashtag stickers 100x Funda Ballonnen 1x Ballonnen net
Foyer
Garderobe
50 x rekken 1200 x hangers met nummers
Foyer
Registratie
1 x registratie- en debiteurenlijst 1 x laptop voor NAW-gegevens 1200 x naam kaartjes 1200 x boekje a5
38
Bijlage: Draaiboek Materialen lijst
Waar
Categorie
Wat
Foyer
Documenten
calamiteitenplan 30 x draaiboek
Foyer
Awards en presentjes
1 x grote cheque reis Dubai 1200 x give away
39
Toelichting begroting Inrichting Communicatie Uitnodiging De uitnodiging is verpakt in een mooi doosje dat lijkt op een monopolybord. In de uitnodiging zit een a5 folder die dubbelzijdig bedrukt is full color met daarop de speluitleg. Ook zit er een kaartje met een routebeschrijving, een met de QR code voor de applicatie en het naamkaartje van de gast. De verzending zit bij de prijs inbegrepen.
Stands Er worden 10 grote en 15 kleine stand gehuurd. De grote stands zijn 3m hoog 3m breed en 3m lang. De kleine stands zijn 3m hoog 2m breed en 2m lang. De prijzen zijn inclusief het materiaal, het transport en BTW. Houten frame-huis 2,5 meter breed, 2 meter diep en 2,8 meter hoog. Op de afbeelding ziet u alleen het frame, maar tijdens het evenement zullen de zij- en bovenkanten dicht zijn. De stands zullen aan de binenkant van de huizen geplaatst worden. Lantaarnpalen lantaarnpaal parijs met 3x een zwarte lichtbol
Wegwijzers Richtingbord 6 panelen 30x37.5 cm met tekst beletterd
Bomen Laurier bomen van ongeveer 300 cm hoog
40
Toelichting begroting Eethoeken
Catering
Er zijn 4 eethoeken. Per eethoek staan er 2 banken (een zwarte en een witte)om eventueel even te kunnen zitten en 20 sta tafels met daarop de lunch geserveerd. De bediening loopt rond met de drankjes en als de glazen leeg zijn kunnen deze weer bij de bediening of bij een van de 2 buffetten worden neergezet. Op de buffetten staat ook het servies.
Ontvangst De gasten worden ontvangen met een kopje thee/koffie en een roomboterkoekje. De koffie en thee is 1 uur lang onbeperkt.
Entertainment Fotohoekje De foto’s worden gemaakt door de fotograaf. Het decorstuk is 2,4m bij 2,4m.
Techniek
Lunch 2.5 luxe broodje per persoon, met dagelijks wisselend beleg, Pastasalade met stukjes kip en basilicum pesto, Zalmsalade met diverse soorten vis en melk, karnemelk en verse jus d’orange. Geserveerd op porselein en in glazen kannen. Inclusief bestek en borden. Afsluiting Aan het einde krijgen de gasten een glas cava en een hapje. Hierbij kunnen zij kiezen uit een pittig mini gehakt balletje met chilisaus of een kip-borrelpootje gemarineerd in knoflook en koriander.
Projectieschermen 240 cm breed bij 180 cm hoog
41
Leverancierlijst Wat
Leverancier
Uitnodiging Spel uitleg, route beschrijving, QR code Naam kaartjes Mike hoogveld Catering ontvangst Catering lunch Catering afsluiting Fotohoekje Straatnaamborden Bomen Lantaarnpalen Winaars voetstuk Projectieschermen Personeel Schoonmakers Sta tafels, buffetten Banken Stands Give away Houten huisjes Wegwijzers Meneer monopoly
Bedrukte doosjes Flyers drukken Visitekaartjes drukken De spreker Josselin’s catering LaKay Josselin’s catering Eslevents Bordenplaza Growing art Verhuur farrows Sport evenementen shop Beamerhuren Crew and staff ikzoekeenschoonmaakster Heman Jonghs verhuur Standhuren Slier Houtenkraam verhuur Letterman Euro entertainment (Leone)
42
Plattegrond RAI
43
Plattegrond RAI Zaal 2 en 3
AMSTERDAM RAI FLOORPLAN
3.8
HALLS> HALL 3 Corridor 238 sqm.
h = 3.50 m
HALL 1
TOILETS 3.8 1.1
Hall 3
GOODS ENTRANCE
3.920 sqm. height 7.40 - 10.00 m 89.55 m(lz) x 43.39 m(w)
HALL 1
h = 7.40 m
HALL 2
AMSTERDAM RAI BUSINESS DEVELOPMENT +31 20 549 17 22
[email protected]
www.rai.nl
OMISSIONS EXCEPTED
44
