INHOUD Inleiding Controles vooraf Werking van het digitaal wedstrijdformulier Controle van de wedstrijden

Handleiding Digitaal wedstrijdformulier Junioren en senioren Versie 0.1

februari 2013

INHOUD INHOUD ................................................................................................................................................................ 2 1

Inleiding ......................................................................................................................................................... 3

2

Controles vooraf ............................................................................................................................................ 4

3

Werking van het digitaal wedstrijdformulier ............................................................................................. 5

4

Controle van de wedstrijden ........................................................................................................................ 6

5

Controle van de scheidsrechter gegevens .................................................................................................... 8 5.1

Scheidsrechters die geen hockey spelen .................................................................................................. 8

5.2

Informeren van de leden over de scheidsrechternummers ...................................................................... 9

6

Instructies Digitaal wedstrijdformulier..................................................................................................... 10

7

Bijlage........................................................................................................................................................... 15

8

Bondsfunctiecodes ....................................................................................................................................... 16

Handleiding Digitaal wedstrijdformulier junioren en senioren versie 0.1

2

1

Inleiding

Vorig jaar is het digitale wedstrijdformulier (DWF) voor de jongste jeugd geïntroduceerd. Dit project is nu zeer succesvol er wordt een bijna 100% score gehaald. Het papieren wedstrijdformulier wordt vervangen door een digitale versie, welke in te vullen is door middel van een mobiele telefoon (smartphone), computer, laptop, tablets etc. Het voordeel van het digitaal invullen, is dat veel informatie al direct uit de ledenadministratiesoftware gehaald kan worden. Denk bijvoorbeeld aan teamindelingen, begeleiding, scheidsrechters etc. Het formulier wordt doorgestuurd naar de KNHB, het district en uw eigen vereniging. Geen papier dus. Dit jaar wordt het DWF verder uitgerold naar de junioren en senioren. Waar bij de jongste jeugd de begeleiders van een team het formulier in konden vullen is bij het DWF voor junioren en senioren naast de coach ook een rol weggelegd voor de scheidsrechters.

De aanvoerder/coach logt als eerste in om de spelers door te geven. De aanvoerder krijgt dan in zijn scherm een verificatiecode, deze code moet hij doorgeven aan de scheidsrechters. Met deze verificatiecode en zijn scheidsrechtersnummer kan de scheidsrechter inloggen om de standen door te geven. De ervaring bij de verenigingen die nu met het DWF voor junioren en senioren werken leert dat de scheidsrechternummers onbekend zijn en ontbreken in het systeem.

Het is noodzakelijk dat alle scheidsrechtersnummers in AllUnited gevuld worden. Zonder dit nummer kan niet worden ingelogd in DWF applicatie. Hieraan zullen alle verenigingen dus veel aandacht moeten besteden. Zie hiervoor hoofdstuk 5. Als er een andere scheidsrechter aanwezig is dan degene die bij de wedstrijd gepland staat, en zijn scheidsrechtersnummer is gevuld in AllUnited, zodat deze bij de bond bekend is, dan kan deze ook met dat verificatienummer de standen invullen.

Het digitaal wedstrijdformulier kan alleen gebruikt worden als beide teams meedoen. Als de vereniging waartegen gespeeld wordt nog niet mee doet met het digitale wedstrijdformulier, dan dient de uitslag op de oude manier doorgegeven te worden.


3

2 Controles vooraf Check 1 – Teams aanwezig Zorg ervoor dat uw teams zijn aangemaakt in AllUnited Via het menupad [activiteiten] – [teams] kunnen teams worden aangemaakt Check 2 – Spelers in teams aanwezig Zorg ervoor dat deze teams voldoende spelers hebben Via het menupad [activiteiten] – [spelers] kunt u controleren welke spelers er in een team zitten. Check 3 – Ondersteuning aanwezig Zorg ervoor dat deze teams een coach en/of manager en/of aanvoerder gekoppeld hebben Via het menupad [activiteiten] – [teams] kunt u deze personen aan het team koppelen Check 4 – ondersteuning in bezit van contactgegevens Zorg ervoor dat de coaches en/of managers in bezit zijn van een mobiel nummer en e-mailadres Via de relatiekaart van de coaches en/of managers kan dit gecontroleerd worden. Check 5 – wedstrijden Zorg dat de wedstrijden geladen zijn en dat alle fouten, die bij het laden van de wedstrijden worden gemeld, zijn opgelost. AllUnited heeft een controlelijst gemaakt die voor de wedstrijd gecheckt kan worden en er is een lijst na de wedstrijd. Zie hiervoor hoofdstuk 4 Check 6 – Gegevens Scheidsrechters In het wedstrijdschema staat of een team de wedstrijd fluit of er zijn specifiek scheidsrechters aan een wedstrijd toegewezen. Controleer of voor alle scheidsrechters het scheidsrechtersnummer in AllUnited is gevuld. In hoofdstuk 5 leest u hoe u de scheidsrechtersgegevens kunt onderhouden. Check 7 – Gegevens vereniging Zorg ervoor dat de wedstrijdsecretarissen correct ingegeven staan en deze in bezit zijn van een mobiel nummer en e-mailadres. Via de relatiekaart van de wedstrijdsecretarissen kunt u deze gegevens controleren. Zorg ervoor dat de functie wedstrijdsecretaris aanwezig is met de juiste bondscode in de functietabel en voeg deze functie toe aan de relatiekaart van de wedstrijdsecretaris. Check 8 – Instellingen vereniging AllUnited zorgt ervoor dat alle instellingen die verder nodig zijn om het digitale wedstrijdformulier te laten functioneren in het systeem zijn aangebracht. Verenigingen die geen gebruik maken van de website van AllUnited zullen zelf een link naar het digitale wedstrijdformulier moeten maken. Zie daarvoor de bijlage in hoofdstuk 7. Check 9 – Informeer uw vereniging Informeer uw vereniging, leden, coaches, commissies dat jullie vereniging mee doet met het digitaal wedstrijdformulier.


4

3 Werking van het digitaal wedstrijdformulier Het digitale formulier wordt ingevuld door de gemachtigden van het betreffende team. Gemachtigd zijn die personen die in het systeem zijn opgevoerd als Manager, Coach en Aanvoerder. Voorafgaand aan de wedstrijd geven zij de spelerslijst door. Zij krijgen dan ook een verificatiecode die ze aan de scheidsrechters moeten geven. U vindt het formulier op uw eigen website via www.clubnaam.nl/formulier. Verenigingen die geen gebruik maken van de website van AllUnited moeten zelf een link maken voor hun website. Zie hiervoor de bijlage in hoofdstuk 7. Als u overstapt op het digitale wedstrijdformulier, dan is dat voor alle teams verplicht. Er mogen dan geen papieren formulieren meer worden ingevuld. Zowel de spelers van het team als de uitslag moeten worden ingevuld. Zie hiervoor de instructies in hoofdstuk 6. Computers en Smart Phones De formulieren kunnen worden ingevuld met een computer, een tablet (iPad of Android) of smart phone met internet verbinding. Hiervoor is een inlogcode nodig.

De eerste keer wordt deze inlogcode op de wedstrijddag waarop als eerste met het digitale wedstrijdformulier wordt gewerkt door de KNHB per sms aan de gemachtigden van de teams doorgegeven via het telefoonnummer dat in het systeem bekend is. Tevens wordt deze code iedere donderdag om 16:00, voorafgaand aan de wedstrijddag, door de KNHB aan de gemachtigden van de teams gemaild. Daarom zijn de checks uit hoofdstuk 2 zo belangrijk.


5

4 Controle van de wedstrijden Voor en na iedere wedstrijd kunnen de wedstrijden gecontroleerd worden. Is bij de begeleiders een emailadres en mobiel nummer aanwezig. Zitten er voldoende spelers in een team etc. Via het menupad [wedstrijden] – [schema totaal] vult u de datum in van de komende wedstrijd.

In bovenstaand voorbeeld is te zien wie de scheidsrechters van de wedstrijd zijn. Er wordt een scheidsteam aan de wedstrijd toegevoegd of er worden individuele scheidsrechters gekoppeld, zoals bij het team H2 in bovenstaand voorbeeld. Er mogen maximaal 3 scheidsrechters individueel gekoppeld worden. Van deze scheidsrechters moet dus gecontroleerd worden of er voor hen een scheidsrechtersnummer is ingevoerd in AllUnited. Zonder scheidsrechtersnummer kunnen ze niet inloggen in het DWF en geen standen doorgeven. Zie hiervoor hoofdstuk 5 Boven in de menubalk staat een tab Controlelijst Wedstrijddag. Druk hierop en u komt in onderstaand overzicht terecht. Onderstaande

overzichten worden nog uitgebreid met junioren en senioren teams. Bij de afdruklijst van de wedstrijden kom ook de verificatiecode te staan waarmee de scheidsrechters in kunnen loggen. Dit moet nog worden gerealiseerd.


6

Na de wedstrijd volgt u hetzelfde menupad. Vul de datum in van de wedstrijden die geweest zijn en druk weer op Controlelijst wedstrijden. U krijgt dan onderstaand overzicht.


7

5 Controle van de scheidsrechter gegevens Het is heel belangrijk dat de scheidsrechtergegevens worden ingevuld in AllUnited. Als het veld scheidsrechternummer niet is gevuld kan de scheidsrechter ook niet inloggen in het DWF. De scheidsrechter die wil inloggen om het formulier in te vullen, dient a) van de eigen vereniging te zijn, b) als actieve scheidsrechter in het systeem te staan c) dient het, bij de scheidsrechter, geregistreerde kaartnummer te gebruiken om in te loggen Via [relaties] – [relatiegegevens] en dan naar het activiteitenscherm van de relatie kan het scheidsrechternummer ingevuld worden. Het is ook mogelijk om via [activiteiten] – [activiteiten per rel.] naar het activiteitenscherm te gaan.

Het veld Scheidsnummer moet gevuld zijn om in te kunnen loggen in het DWF. Het nummer dat hier staat dient ook gebruikt te worden om in te loggen. Dit mag ook het oude scheidsrechternummer zijn. Als men zeker is dat iemand zijn scheidsrechtersdiploma heeft gehaald, maar men weet het scheidsrechtersnummer niet, dan kan hier ook het bondsnummer ingevuld worden. Let op: Het scheidsrechternummer mag alleen bestaan uit cijfers en letters en geen andere tekens. 5.1

Scheidsrechters die geen hockey spelen

Als iemand scheidsrechter is, maar deze speelt geen hockey, dan kan er een relatie worden aangemaakt met als relatietype overig of functionaris. Zorg ervoor dat de gegevens compleet zijn. Zonder adres of geboortedatum worden deze personen niet doorgestuurd in de interface. Deze functionarissen hoeven geen activiteit hockey te hebben, maar kunnen op basis van de functie scheidsrechter doorgestuurd worden naar de KNHB. Via [instellingen] onder het kopje relaties [functies] kom je in onderstaande tabel. Hier moet een functie voor scheidsrechter worden toegevoegd. Zorg ervoor dat het veld bondfunctiecode is gevuld met KNHB en het veld erachter met RF (referee). Alle bondsfunctiecodes staan in bijlage 8.

Zorg er nu voor dat in het relatiescherm deze functie wordt toegevoegd.


8

Nadat de interface heeft gedraaid heeft deze persoon ook een bondsnummer gekregen, zonder dat deze de activiteit hockey heeft.

5.2

Informeren van de leden over de scheidsrechternummers

We hebben geconstateerd dat veel leden hun bondsnummer en ook hun scheidsrechternummer niet weten. AllUnited is daarom bezig om ook de bondsnummers en scheidsrechtersnummers in de nieuwsbrief mee te nemen en te tonen bij de persoonlijke gegevens. Het is daarnaast ook belangrijk om een rapportage te maken van alle bonds- en scheidsrechternummers en deze openbaar te maken door de lijst bijv. in het clubhuis op te hangen en gereed te hebben bij de wedstrijdtafel. Via [instellingen] – [lijst en bestand-opmaak] kan een rapportage gemaakt worden. Met onderstaand voorbeeld kan een scheidsrechterslijst gemaakt worden.


9

6 Instructies Digitaal wedstrijdformulier U vindt het formulier op uw eigen website via www.clubnaam.nl/formulier, waarbij clubnaam de naam is van uw eigen website. De code om in te loggen wordt door de KNHB aan coaches/aanvoerders van de teams via SMS en via mail doorgegeven.

Inloggen als aanvoerder

Ingelogd als aanvoerder

Als eerste logt de coach/aanvoerder in om de spelers van de wedstrijd door te geven. In het tweede scherm hierboven staat de verificatiecode voor de scheidsrechters. Het is de bedoeling dat de coach/aanvoerder deze code doorgeeft aan de scheidsrechter. Deze heeft de verificatiecode nodig als wachtwoord om in te loggen. De verificatiecode wordt naar zowel de thuiscoach als de uitcoach gestuurd.


10

Ingelogd als aanvoerder


11

Ingelogd als scheidsrechter



12




13

Scheidsrechter 1


Scheidsrechter 2

14

7 Bijlage Vereniging met een eigen website moeten zelf een link maken naar het digitale wedstrijdformulier. Doordat jullie een eigen website hebben is er voor het digitaal wedstrijdformulier een doorverwijzing nodig op uw website naar

www.clubnaam.nl, zo dient www.clubnaam.nl/formulier doorgestuurd te worden

http://formulier.lisa-is.nl/?u=clubnaam.nl Dit kan door middel van: HTML: <meta HTTP-EQUIV=”REFRESH” content=”0; url=http://formulier.lisa-is.nl/?u=clubnaam.nl”> ASP response.redirect("http://formulier.lisa-is.nl/?u=clubnaam.nl"); PHP


15

8 Bondsfunctiecodes Alle mogelijke functies en hun code staan in onderstaand overzicht.

functiecode

naam

AC

Accommodatiecommissaris

functietype V

BC

Sociale Hygiëne/Bar commissie

V

BL

Bestuurslid

V

CD

Coach Dames 1

V

CH

Coach Heren 1

V

FH

Contactpersoon Funhockey

V

GH

Contactpersoon G-hockey

V

JB

Contactpersoon Jeugdbestuur

V

JJ

Coördinator Jongste Jeugd

V

KH

Coördinator Knotshockey

V

LA

Ledenadministrateur

V

LG

Contactpersoon LG-hockey

V

MD

Manager Dames 1

V

MH

Manager Heren 1

V

MZ

Contactpersoon medische zaken

V

OP

Contactpersoon Opleidingen

V

OV

Overig

V

PM

Penningmeester

V

SC

Scheidsrechtercommissaris

V

SE

Secretaris

V

SH

Contactpersoon Schoolhockey

V

SL

Scheidsrechtercommissie Lid

V

SR

Ambassadeur S&R

V

TC

Trainerscoördinator

V

TG

Contactpersoon Tophockey Heren

V

TH

Coördinator Trimhockey

V

TL

Contactpersoon Tophockey Dames

V

TR

Tuchtrecht Correspondent

V

TU

Tuchtrecht Commissielid

V

VM

Verenigingsmanager

V

VZ

Voorzitter

V

WA

Wedstrijdsecretaris Algemeen

V

WB

Webmaster

V

WJ

Wedstrijdsecretaris Junioren

V

WM

Wed.secr. Jongste Jeugd

V

WS

Wedstrijdsecretaris Senioren

V

ZC

Zaalhockey commissaris

V

RF

Clubscheidsrechter

R

Meerdere personen mogelijk

ja

ja ja

ja

ja

V= Verenigingsfunctie R = Scheidsrechterfunctie


16

INHOUD Inleiding Controles vooraf Werking van het digitaal wedstrijdformulier Controle van de wedstrijden

Recommend Documents