Inhoud Inhoud
1
Inleiding
3
Starten met het portfolio
4
Wachtwoord aanmaken
4
Inloggen in het portfolio
4
Uw gegevens wijzigen
4
Structuur van het portfolio
5
Basisprincipes
7
Data uit de tabel opslaan in een CSV-bestand
11
Uitloggen
11
Portfolio delen
12
Deellink aanmaken Dossier
12 14
Inleiding
14
Invoegen van dossier
14
Twee niveaus bij de dossiers in het portfolio
15
Sluiten van dossier
15
Verwijderen
16
Formulieren
17
Inleiding
17
Verschillende workflows
17
Formulieren toevoegen
17
Invullen
18
Bijlage meesturen
18
Beoordelaar uitnodigen
20
Ingevuld formulier bekijken
24
Aanvullende informatie toevoegen aan formulier
24
Verwijderen van formulieren
25
360 graden feedback formulier
25
Bestanden en mappen beheren
27
Mappen beheren
27
Mappen maken
27
Bestanden uploaden, verplaatsen en verwijderen
28
Zicht op voortgang
30
Via Startpagina
30
Via Dossier
30
Via Rapportages
31
Inleiding Dit is de handleiding voor aios van het digitaal portfolio (Scorion) van SOON. Deze handleiding beschrijft de handelingen die nodig zijn om met het digitaal portfolio te kunnen werken. Het beschrijft dus niet de procedures met betrekking tot toetsing, beoordeling en besluitvorming. Die staan beschreven in het toetsboek en het toetsplan van SOON. Het digitaal portfolio is ingericht op basis van de regels en richtlijnen uit het SOON toetsplan en toetsboek. Het portfolio is onderverdeeld in educatieve en selectieve onderdelen. Doelstellingen van de educatieve onderdelen zijn: 1. Het bevorderen van de ontwikkeling van de aios, d.m.v. a. structureren en organiseren van het leerproces (documenteren van reflecties, leerdoelen, leerplannen, resultaten van leeractiviteiten (producten)); b. organiseren van feedback (n.a.v. toetsen, beoordelingen, praktijkervaringen, producten); c. koppelen van feedback aan leerdoelen; d. zichtbaar maken van groei van competenties (bv via grafische weergave van toetsresultaten); e. communicatie (bv door anderen (mede-aios/opleider/docenten) uit te nodigen voor het bekijken van het ontwikkelingsportfolio en/of geven van feedback); 2. Het beoordelen van de competentie ‘Professionaliteit’: de aios werkt systematisch en doelbewust aan verbetering van zijn beroepsmatig functioneren. Doelstellingen van het beoordelingsportfolio zijn: 1. Het verzamelen en beschikbar maken van uitslagen van selectieve toetsmomenten 2. Het ondersteunen en vastleggen van de selectieve besluitvorming. De aios is eigenaar van het educatieve deel van het portfolio en kan het portfolio naar eigen behoefte inrichten en delen met derden. De opleiding is eigenaar van het selectieve deel. De inrichting daarvan is grotendeels bepaald door het Toetsplan en door het opleidingshoofd. Daartoe geautoriseerde medewerkers hebben (naast de aios) inzage in dit deel van het portfolio.
Starten met het portfolio Wachtwoord aanmaken Wanneer u bent aangemaakt als gebruiker van het e-portfolio, ontvangt u een email met daarin een linkje waarmee u uw wachtwoord kunt instellen. Een wachtwoord voor Scorion bestaat uit minimaal 8 tekens, waarvan 1 hoofdletter, 1 kleine letter en 1 cijfer. Het wachtwoord mag daarnaast geen leestekens bevatten, dus geen sterretje, hekje of uitroepteken o.i.d. Wanneer u uw wachtwoord hebt ingesteld, komt u in uw e-portfolio.
Inloggen in het portfolio Om Scorion te starten typt u in de Internet browser van uw computer het benodigde webadres in: scorion3.parantion.nl. (dus zonder www ervoor) Benodigdheden om in te kunnen loggen in Scorion: Verbinding met internet Internet Explorer, Safari, Firefox Gebruikersnaam Wachtwoord
Figuur 1: Inlogscherm
Indien u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u in dit inlogscherm klikken op ‘Wachtwoord vergeten’. U krijgt dan de gelegenheid om een nieuw wachtwoord in te stellen. U kunt deze optie ook gebruiken om de eerste keer een wachtwoord voor Scorion in te stellen.
Uw gegevens wijzigen U kunt een aantal van uw gegevens wijzigen in Scorion. Dit doet u door naar het menu Extra te gaan en hier voor de menuoptie Gegevens te kiezen. U krijgt dan het volgende scherm te zien waar u uw gegevens kunt aanpassen.
Figuur 2: Gegevens
U kunt in dit scherm uw emailadres en uw opleidingsinstituut aanpassen. Pasfoto toevoegen/wijzigen Via menu “Extra – Foto” kunt u een pasfoto toevoegen of wijzigen.
Figuur 3: Foto toevoegen
Wachtwoord wijzigen Uw wachtwoord kunt u wijzigen via menu “Extra – Wachtwoord”
Structuur van het portfolio Binnen uw gebruikersaccount kunt u uw voortgang zien, dossiers en formulieren aanmaken en bestanden opslaan. Dit gebeurt in de verschillende modules binnen Scorion. Binnen de modules kunt u met behulp van de menubalk, het lint en het navigatiemenu de functies gebruiken die Scorion bezit. In de volgende figuur kunt u de plaats van deze aspecten binnen Scorion
terugvinden. Ook ziet u in Figuur 4 de tree, de locatie waar uw gegevens aangepast kunnen worden en de kalender.
Figuur 4: De structuur van Scorion
Meldingen Scorion houdt u automatisch op de hoogte van bepaalde zaken, zoals het terugontvangen van beoordelingen. U kunt deze meldingen zien via menu “Extra – Meldingen”, of via het wereldbolletje in de rechter bovenhoek:
Figuur 5: Meldingen
Helpfunctie Onder menu “Extra” vindt u ook een linkje naar de helpfunctie.
Basisprincipes Startpagina/Dossier/Mijn documenten Het digitaal portfolio is ingedeeld in drie modules: -
Startpagina: een pagina met een overzicht van de taken en de vulling van de diverse dossiers Dossier: het gedeelte met de verschillende dossiers en digitaal invulbare formulieren Mijn Documenten: een ruimte voor de opslag van documenten
Figuur 6: De modules
De boomstructuur (Tree) Wanneer u zich bevindt in module “Dossier”, dan ziet u aan de linker kant uw dossier-onderdelen. Als bovenste niveau ziet u “Mijn dossiers”, en daaronder alle ingevoegde dossiers. Ook ziet u plusjes of minnetjes staan voor de dossiers. Wanneer u een plusje ziet, betekent dit, dat het dossier is ingeklapt en dat er meer informatie zichtbaar wordt door op het plusje te klikken. Als u een minnetje ziet, kunt u de onderliggende informatie verbergen. In Figuur 7 staat u op “Ingevoegde dossier onderdelen”. Aan de rechterkant van het scherm ziet u een tabel met de beschikbare dossiers.
Figuur 7: Boomstructuur hoofdniveau
Wanneer u in de tree klikt op een dossier, dan verschijnt de inhoud van dat dossier in de tabel aan de rechterkant (zie Figuur 8).
Figuur 8: Boomstructuur diepste niveau
De tabel in Scorion In het middelste deel van uw scherm staat in de module Dossier een tabel. Hierin staan de gegevens van uw dossiers of formulieren.
Figuur 9: Inhoud en functies tabel
De tabellen in Scorion hebben de volgende opbouw: Koppen
Dit zijn de koppen van de gegevens die in de data te vinden zijn. Klikt u op één van de koppen, wordt de data oplopend of aflopend gesorteerd.
Filtervelden
Door in de filtervelden van de betreffende kolom een zoekterm in te vullen, filtert u de data in de tabel. U dient óf de exacte tekst die u zoekt in het filterveld in te geven óf een deel van de tekst, gecombineerd met zogenaamde wildcards (%). Wilt u bijvoorbeeld alle respondenten die in de kolom Voortgang op Uitgenodigd staan filteren, kunt u dit doen door hier de tekst Uitgenodigd in te typen. Wilt u alle respondenten filteren die in de kolom Voortgang een tekst hebben die nodig bevat, gebruikt u de wildcard door de tekst in het filterveld in te geven %nodig%.
Formuliergegevens
De data die hoort bij de selectie die u hebt gemaakt in de tree aan de linker zijde van uw scherm.
Resolutie
Hier stelt u het aantal regels in dat u wilt zien per pagina in de tabel.
Navigatie
Navigeer door de verschillende pagina’s van uw datatabel.
Tabelfuncties
Verschillende functies van de tabel. Deze worden verder beschreven in Tabel 2 Tabel 1: Opbouw van de tabel
In de onderstaande tabel staan de tabelfuncties Zoeken. Zoeken in de datamanager. Vernieuwen. De tabel wordt ververst en opnieuw opgebouwd in uw scherm. Instellingen bewaren. Bewaart de door u aangegeven ingestelde kolomkeuze en sortering van de tabel. Instellingen resetten. Reset de ingestelde kolomkeuze en sortering van de tabel. De tabel wordt opnieuw en volgens de default opgebouwd. Kolommen. Tonen, verplaatsen of verbergen van kolommen in de tabel. Opslaan als. Bestand opslaan als een CSV-bestand in de map Mijn bestanden. Het CSV-bestand is een export van de tabel, zoals weergegeven. CSV-bestanden zijn gemakkelijk te openen in Microsoft Excel of in Notepad. Tabel 2: Tabelfuncties
Zoeken in de tabel Om te zoeken in de tabel, selecteert u het icoon Zoeken bij de Tabelfuncties. Er verschijnt een popup zoals in Figuur 10.
Figuur 10: Zoeken in de tabel
Stel in de pop-up uw zoekopdracht(en) in. In het bovenstaande voorbeeld wordt gezocht naar dataregels waarbij de titel begint met de tekst “Selectieve” EN waarin de status gelijk is aan “Gesloten”. Zie Figuur 11 voor de tabel voor de zoekactie en het resultaat van de zoekactie (1 dataregel voldoet aan de zoekactie).
Figuur 11: Resultaat zoeken in de tabel
Kolommen tonen, verbergen of verplaatsen In de tabel kunt u de volgorde van de kolommen zelf bepalen. Om kolommen in de tabel te tonen, verbergen of verplaatsen, selecteert u het icoon Kolommen bij de Tabelfuncties. In de pop-up klikt u op een kolomtekst en sleept de kolom naar de gewenste positie. U kunt ook zelf bepalen welke kolommen u in uw tabel wilt tonen of verbergen. De kolommen die worden getoond in de tabel, staan in het linker venster in de pop-up. Kolommen die u wilt verbergen, staan in het rechter venster. Wilt u een zichtbare kolom verbergen, klik op het minteken. De kolom verschuift naar het rechter venster. Om een verborgen kolom zichtbaar te maken, klikt u op het plusteken in het rechter venster.
Figuur 12: Tonen / verbergen kolommen
Klik op Ok om uw wijzigingen door te voeren in de tabel. Wilt u kolominstellingen bewaren, zodat ze ook de volgende keer wanneer u de tabel toont deze nog op de door u gewenste wijze is opgebouwd, kunt u de instellingen bewaren door op het icoon Instellingen bewaren bij de Tabelfuncties te klikken.
Data uit de tabel opslaan in een CSV-bestand U kunt de data, zoals weergegeven in de tabel, opslaan als een CSV-bestand. Deze kunt u vervolgens gemakkelijk verwerken in bijvoorbeeld Microsoft Excel. Klik op het icoon Opslaan als bij de Tabelfuncties. Vervolgens opent de pop-up, zoals in Figuur 13, waarin je de gewenste naam van het bestand kunt opgeven. Klikt u op Ok, dan verschijnt de melding met hierin de naam van het bestand en de bestandslocatie. Wilt u het bestand openen: selecteer via het menu Ga naar de menuoptie Mijn documenten. U kunt ook kiezen voor de module Mijn documenten via het Navigatiemenu, linksonder in uw scherm. Klik in de tree op de map Mijn exports. Klikt u op de naam van het bestand, dan wordt het betreffende bestand gedownload.
Figuur 13: Data opslaan als en bestandslocatie
Uitloggen U kunt uitloggen uit het e-portfolio via menu Bestand – Afsluiten.
Portfolio delen Deellink aanmaken U kunt iemand inzage geven in uw portfolio door het sturen van een zogenaamde deellink. Bij menu Invoegen kiest u Externe toegang. De volgende pop-up verschijnt:
Figuur 14: Externe toegang toevoegen
U kunt hierin de begin- en einddatum en -tijd instellen van de periode waarin u inzage wilt verlenen. NB: het portfolio maakt automatisch een einddatum 1 maand na de begindatum. Vergeet niet deze datum aan te passen. Bij het vak Aan: vult u het emailadres in van degene die inzage dient te krijgen. Bij het vak Opmerking: vult u een korte omschrijving in van deze deellink. Hieraan kunt u deze deellink herkennen in het overzicht van uitgedeelde deellinks. Vervolgens klikt u op Ok en verzenden. U komt dan in het volgende scherm:
Figuur 15: Email bij deellink
Hierin hoeft niets te worden aangepast. Klik op Ok om te verzenden. Deellink wijzigen/verwijderen Via menu Extra – Toegang komt u in het volgende scherm:
Figuur 16: Beheer deellinks
Door middel van de link Wijzigen kunt u de gegevens van deze deellink wijzigen. U komt in hetzelfde scherm als in Figuur 14. Door middel van de link Verzenden kunt u de uitnodiging opnieuw versturen. Met het icoontje Verwijderen, kunt u een deellink verwijderen.
Dossier Inleiding In het dossier zet de aios de toetsen klaar voor een voorliggende periode. In het digitaal portfolio is Mijn dossier opgebouwd uit meerdere dossiers. Deze dossiers zijn verdeeld over een selectief- en een educatief gedeelte en zijn ingedeeld op basis van de fasen van de opleiding. De aios stelt gedurende de opleiding het dossier samen op basis van de voortgang van de opleiding en de volgorde waarin de verschillende stages in de opleiding worden doorlopen. Hoe dat moet, staat verderop in deze handleiding. Een voorbeeld van een portfolio met daarin enkele dossiers staat in Figuur 17.
Figuur 17: Dossiers in een portfolio
Dossier-gegevens zijn zichtbaar via menu Ga naar – Dossier of via het navigatiemenu links onder in beeld. Zie ook Figuur 4.
Invoegen van dossier Wanneer u met een nieuw portfolio begint, zijn er nog geen dossiers ingevoegd. U voegt een dossier in door op Ingevoegde dossier onderdelen te gaan staan en te kiezen voor menu Invoegen – Dossier.
Figuur 18: Invoegen dossier
Het eerste vak is een uitklapveld waarin u de dossiers ziet die u kunt invoegen. Bij enkele dossiers is het bovendien mogelijk om in het vak ‘Titel’ de titel aan te passen. Verder kunt u de periode invoeren waarin dit dossier gebruikt zal worden.
Twee niveaus bij de dossiers in het portfolio
Figuur 19: Dossier met twee niveaus
In Figuur 19 is te zien dat een dossier twee niveaus heeft. In “Mijn dossiers” zitten in dit voorbeeld een dossier Educatieve beoordelingen, een dossier Selectieve beoordelingen en twee vrijstellingsdossiers . Deze dossiers kun je vergelijken met boeken. Niveau één is de kaft van het boek. Niveau twee is de inhoud van het boek. Wanneer aan de linkerkant het tweede niveau is geselecteerd, worden de formulieren die tot dit dossier behoren, zichtbaar.
Sluiten van dossier Wanneer een stage is afgerond en een dossier volledig is, kan het dossier gesloten worden. U selecteert hiervoor Mijn dossiers, vinkt het betreffende dossier aan en kiest menu Bewerken – Sluiten.
Verwijderen Indien er een dossier is ingevoegd, maar de bijbehorende formulieren zijn nog leeg, dan is het mogelijk om dat dossier te verwijderen. Selecteer hiervoor Mijn dossiers, vinkt het betreffende dossier aan en kies Bewerken - Verwijderen
Formulieren Inleiding In het E-portfolio wordt voornamelijk gewerkt met formulieren. Via formulieren worden beoordelingen gevraagd en gegeven. Formulieren zitten in de dossiers die onderdeel zijn van het portfolio. Formulieren hebben verschillende workflows en handelingen.
Verschillende workflows Formulieren kunnen verschillen in de manier waarop ze moeten worden ingevuld.
Eigen formulieren Deze formulieren worden alleen door de aios ingevuld en afgerond.
De aios vult het formulier (gedeeltelijk) in, de beoordelaar maakt het af en valideert Deze formulieren worden (gedeeltelijk) door de aios ingevuld en vervolgens ter beoordeling verzonden naar een beoordelaar. De beoordelaar kan wijzingen aanbrengen en valideren.
Alleen de beoordelaar vult het formulier in Bij deze formulieren kan de aios niets invullen. De aios stuurt een uitnodiging naar de beoordelaar. Deze vult het formulier in en valideert.
Formulieren toevoegen Bij het invoegen van een dossier wordt automatisch een aantal formulieren ingevoegd. Dit zijn echter niet alle formulieren die beschikbaar zijn. Sommige formulieren kunnen handmatig in een dossier worden ingevoegd. Om een formulier toe te voegen, selecteert u het tweede niveau van een dossier. Vervolgens kiest u Invoegen – Formulier.
Figuur 20: Invoegen formulier
Er verschijnt een pop-up met een lijst van beschikbare formulieren. Achter ieder formulier staat een uitklapmenu waarmee u het aantal in te voegen formulieren van dat type kunt kiezen.
Invullen Bij formulieren die door de aios zelf kunnen worden ingevuld, staat er een linkje in de kolom Invullen. Zie Figuur 21.
Figuur 21: Formulier invullen
Wanneer u daarop klikt, verschijnt het betreffende formulier in een pop-up. Op de plaats waar het emailadres van de beoordelaar komt te staan, staat in eerste instantie uw eigen emailadres, omdat de beoordelaar nog niet bekend is. Bij het verzenden naar de beoordelaar wordt dit veranderd in het emailadres van de beoordelaar. Indien u een formulier niet in één keer wilt afronden, kunt u de knop Tussendoor opslaan gebruiken. De ingevulde gegevens worden hiermee bewaard en u kunt een andere keer het invullen afronden. Indien u als aios het formulier zelf kunt valideren, staat op de laatste pagina een knop Beoordeling valideren. Wanneer u hierop klikt, wordt het formulier afgesloten en is het niet meer te wijzigen. Bij formulieren die door een beoordelaar moeten worden gevalideerd, ziet u als aios op de laatste pagina alleen de knop Tussendoor opslaan. Bewaar hiermee de ingevulde gegevens, en stuur het formulier naar een beoordelaar.
Bijlage meesturen Bij sommige formulieren bestaat de mogelijkheid om bijlagen te koppelen. Een voorbeeld van zo’n formulier is Ontslagbrief. Bijlagen kunnen als volgt gekoppeld worden: Vink het formulier aan en ga naar Bewerken – Wijzigen. Er verschijnt een pop-up met drie tabbladen (zie Figuur 22). Ga naar tabblad Koppelen. In het vak Bijlage verschijnen alle bestanden die in Scorion zijn opgeslagen in het deel Mijn Documenten. Indien u een van deze bestanden wilt koppelen, klikt u op het betreffende bestand en vervolgens klikt u op het pijltje --> tussen de vakken Niet gekoppeld en gekoppeld. Het bestand
verplaatst zich naar het vak Gekoppeld. U kunt een bestand ontkoppelen door op het bestand te klikken en pijltje naar links te gebruiken.
Figuur 22: Bestanden koppelen aan een formulier
Het is ook mogelijk om bestanden te koppelen die nog niet in Scorion staan. Klik hiervoor op de knop Bestand(en) toevoegen. Het toegevoegde bestand verschijnt in het vak Niet gekoppeld en wordt tevens geplaatst in de map Mijn uploads. Deze map is te zien in het onderdeel Mijn Documenten. Wanneer het geüploade document verschijnt in het vak Niet gekoppeld, kan het ook weer via het pijltje naar rechts gekoppeld worden aan het formulier.
Beoordelaar uitnodigen Om een formulier aan een beoordelaar te sturen, vink je het aan. Vervolgens ga je naar menu Bewerken – Wijzigen. U komt in onderstaand scherm.
Figuur 23: Emailadres beoordelaar koppelen
In het vak Voeg beoordelaar toe per email kunt u het emailadres van de beoordelaar typen. Vervolgens klikt u op de knop Toevoegen. Het emailadres verschijnt onder dit vak, bij de Toegevoegde beoordelaar(s). Indien u een emailadres eerder heeft gebruikt, kunt u ook kiezen voor de link Eerdere email adressen. Er verschijnt een pop-up met eerder gebruikte emailadressen. Klik een emailadres aan en verplaats het met het pijltje naar het vak Toe te voegen email adressen. Klik vervolgens op Ok. Hiermee is het emailadres nog niet in het vak Toegevoegde beoordelaar(s) terecht gekomen. Klik daartoe op Toevoegen. Pas dan is het emailadres gekoppeld.
Emailadres ontkoppelen Wanneer u een reeds gekoppeld emailadres wilt ontkoppelen, klikt u op het rode kruisje achter het emailadres in het overzicht “Toegevoegde beoordelaar(s)”. Zie Figuur 24.
Figuur 24: Emailadres ontkoppelen
Verzenden Wanneer u een beoordelaar aan het formulier heeft toegevoegd, en eventuele bijlagen heeft gekoppeld, kunt u de uitnodiging verzenden. Klik hiervoor op de knop Ok en verzenden. U komt vervolgens in een scherm waarin de tekst van de mail staat die verzonden gaat worden. In de meeste gevallen is deze tekst niet aanpasbaar. In dit scherm klikt u ook weer op de knop Ok en verzenden. Er verschijnt een korte mededeling dat de email verzonden is.
Uitnodiging intrekken Indien u een uitnodiging wilt intrekken, bijvoorbeeld omdat u het formulier naar een andere beoordelaar wilt sturen, klikt u op het rode rondje achter het emailadres van de uitgenodigde beoordelaar (zie Figuur 25). Deze actie is alleen mogelijk indien de status “Uitgenodigd” is. Wanneer de status “Bezig” is, verschijnt er een foutmelding dat er al data is ingevuld en dat de uitnodiging niet meer kan worden ingetrokken.
Figuur 25: Uitnodiging intrekken
Nadat u hebt geklikt op het rode rondje, verandert de status in “Geweigerd” en verandert het rondje in een rood kruisje. Nu kunt u het emailadres verwijderen, zoals beschreven bij Emailadres ontkoppelen.
Formulier versturen naar het hoofd van de opleiding (of diens vervanger) Sommige formulieren dienen te worden gestuurd naar het hoofd van de opleiding, of diens vervanger. Er kan dan geen emailadres worden gekoppeld. Het scherm Beoordeling wijzigen ziet er in dit geval iets anders uit:
Figuur 26: Uitnodigen hoofd van de opleiding
In plaats van een vak waarin een emailadres kan worden ingevuld, verschijnt er een uitklapmenu met mogelijke beoordelaars. Voor de rest werkt het scherm op dezelfde manier als bij emailuitnodigingen. Een herinnering versturen aan een beoordelaar Wanneer een beoordeling te lang op zich laat wachten, is het mogelijk om een herinnering te sturen aan de beoordelaar. In de tabel met formulieren is een kolom Herinnering. Via het linkje in die kolom komt u in een pop-up met drie tabbladen. Het eerste tabblad bevat de tekst van de email. In het tweede tabblad, Gebruikers, staan de emailadressen van de beoordelaars aan wie de herinnering zal worden gestuurd. In het derde tabblad, Tijdstip, kunt u het tijdstip van verzenden aangeven. Ook kunt u hier meerdere herinneringen inplannen.
Figuur 27: Herinnering inplannen
Een overzicht van alle herinneringen die zijn ingepland, is te vinden onder menu Extra – Geplande acties. Wanneer de herinnering nog niet is verstuurd, kan die daar aangepast worden.
Ingevuld formulier bekijken Wanneer een formulier is gesloten kunnen de antwoorden op twee manieren bekeken worden. In de tabel waarin de formulieren staan, is een kolom Ingevulde antwoorden. Wanneer u klikt op een linkje uit die kolom, dan verschijnt er een printbaar overzicht van de ingevulde antwoorden. Er is ook een linkje Ingevuld formulier. Via dat linkje wordt het formulier met de ingevulde antwoorden zichtbaar in de originele opmaak.
Figuur 28: Bekijken ingevuld formulier
Aanvullende informatie toevoegen aan formulier Bij sommige formulieren kan de aios informatie toevoegen, zelfs als het formulier gesloten is. Deze informatie wordt ook zichtbaar in het formulier zelf. Aios akkoord/ruimte voor zienswijze Er zijn formulieren waarbij het de bedoeling is om aan te geven dat u akkoord bent met de beoordeling. Bij die formulieren is er ook ruimte voor de zienswijze van de aios.
Om deze aanvullende informatie toe te voegen, vinkt u het betreffende formulier aan. Vervolgens gaat u naar menu Bewerken en kiest u voor Wijzigen. Daarna klikt u op het tabblad Ondertekening. De volgende pop-up verschijnt:
Figuur 29: Ondertekening
Hierin kunt u aangeven dat u akkoord bent met de beoordeling. Eventueel kunt u ook uw zienswijze invullen. Reflectie aios: wat ging goed/wat kan beter Bij sommige formulieren kan de aios invullen wat er goed ging en wat beter kan. Om deze aanvullende informatie in te vullen, volgt u dezelfde werkwijze als bij Aios akkoord/ruimte voor zienswijze.
Verwijderen van formulieren Alleen lege formulieren die niet verstuurd zijn, kunnen worden verwijderd. Wanneer een formulier wel leeg is, maar ook is verstuurd, dan kunt u de uitnodiging intrekken zoals beschreven in paragraaf Uitnodiging intrekken. Vervolgens kunt u het formulier verwijderen. Dit doet u door het formulier aan te vinken en te kiezen voor menu Bewerken – Verwijderen.
360 graden feedback formulier Het 360 graden feedback formulier werkt iets anders dan andere formulieren. De workflow is als volgt: Nodig beoordelaars uit en vul zelf één exemplaar in Als alle (of in ieder geval voldoende) formulieren retour zijn, sluit u de beoordeling door deze te selecteren en daarna in de menubalk te kiezen voor Bewerken - Sluiten.
Een rapport maken doet de aios door het 360-feedback formulier te selecteren in het Dossier-onderdeel en vervolgens in het menu te kiezen voor Rapportage - Rapport. Zie verdere informatie over de rapportage op pagina 31 bij Rapport.
Bestanden en mappen beheren Via de link Mijn documenten, linksonder in beeld, komt u bij een plek waarin u bestanden en mappen kunt beheren. Hier bevindt zich onder andere de map ‘Mijn leerplannen’, waar u de documenten met uw leerdoelen en-plannen kunt bijhouden.
Figuur 30: Bestanden en mappen beheren
Mappen beheren Er zijn verschillende soorten mappen. Deze zijn herkenbaar aan hun icoontje. Eigen mappen: in deze mappen kunt u zelf documenten plaatsen en eventueel verwijderen. Documenten die gekoppeld zijn aan een formulier, kunt u niet verwijderen. Gedeelde mappen: deze mappen zijn in eigendom van het instituut of van het systeem. Hierin staan documenten die voor iedereen van belang zijn, bijvoorbeeld handleidingen. Kladblok: deze map is alleen toegankelijk voor uzelf. Anderen kunnen hier niet in kijken.
Instituutsmap: dit is een gedeelde map met submappen per aios. In uw eigen submap plaatst uw instituut belangrijke documenten, zoals uitslagen van toetsen. U heeft hierin leesrechten, maar kunt zelf niets plaatsen of verwijderen. Tabel 3: Soorten mappen
Mappen maken In de eigen mappen en in het kladblok kunt u zelf submappen aanmaken. Dit gaat als volgt: selecteer de hoofdmap waarin u een submap wilt aanmaken, bijvoorbeeld Mijn mappen. Ga naar menu
Bestand – Nieuw – Map. U krijgt nu de mogelijkheid om een naam in te voeren. Na het klikken op OK, verschijnt de zojuist aangemaakte map.
Bestanden uploaden, verplaatsen en verwijderen Om een bestand toe te voegen aan een map, selecteert u aan de linkerkant, in de tree, de map waarin het bestand moet komen. Vervolgens kiest u Bestand – Nieuw – Bestand. Er verschijnt een pop-up waarin u een bestand kunt kiezen.
Figuur 31: Bestanden uploaden
U kunt ook een bestand verplaatsen door het aan te vinken en te kiezen voor Bewerken – verplaatsen. De volgende pop-up verschijnt:
Figuur 32: Bestand verplaatsen
U kunt nu de map kiezen waarheen u het bestand wilt verplaatsen. Om een bestand te verwijderen, vinkt u het aan en kiest u voor Bewerken – Verwijderen. Een bestand mag alleen verwijderd worden als het niet is gekoppeld.
Zicht op voortgang Via Startpagina Wanneer u linksonder in het navigatiemenu klikt op Startpagina, dan komt u in onderstaand scherm.
Figuur 33: Voortgang per periode
Per dossier wordt met behulp van een groene balk aangegeven hoeveel procent van de formulieren is afgerond.
Via Dossier Wanneer u in het navigatiemenu kies voor Dossier, dan komt u weer terecht in de tabel met formulieren. De kolom Status geeft aan of een formulier open of gesloten is. In de kolom Voortgang kunt u aan het icoon zien wat de voortgang van dit formulier is. Wachtrij: de beoordelaar is uitgenodigd, maar de uitnodigingsmail is nog niet verzonden Uitgenodigd Bezig: de beoordelaar heeft de mail ontvangen en is met het formulier bezig Klaar: de beoordelaar heeft het formulier gevalideerd. Het formulier is nu ook gesloten en kan worden ingezien. Bounce: de mail is niet aangekomen. Mogelijke oorzaken: de mailbox van de ontvanger is vol, het mailadres bestaat niet. Tabel 4: Voortgangsiconen
Via Rapportages Tot slot zijn er nog enkele rapportages beschikbaar onder menu Rapportage. Rapport Deze rapportage hoort bij het 360-feedback formulier. Wanneer u dit formulier heeft afgesloten, kunt u het aanvinken en vervolgens kiezen voor menu Rapportage – Rapport. Het volgende scherm verschijnt:
Figuur 34: Rapport
U kunt de naam van het rapport aanpassen en de Scorion map kiezen waarin de rapportage wordt opgeslagen. Verrichtingen Deze rapportage bevat een compleet overzicht van alle Medisch-technische verrichtingen en hoeveel daarvan zijn gedaan. Ook is er een mogelijkheid om details in te zien.
