INHOUD
2
Inleiding
3
Mobiliteitsbeleid Interview met Diana Piek
5
Formatie & Personeel
7
Werving & Selectie
9
Samenwerking Sociale Diensten gemeenten Haaren en Boxtel Interview met Lia van Baest
11
Opleiding, Vorming & Training Interview met Erik Biemans
15
Arbeidsomstandigheden
16
Ziekteverzuim
18
Arbeidsvoorwaarden
20
Nawoord Ontwikkeling van Personeel en Organisatie
Pagina 1
INLEIDING
In dit sociaal en arbo jaarverslag 2008 treft u de belangrijkste ontwikkelingen aan van op het terrein van personeel en organisatie. De meest in het oog springende ontwikkeling op het personele gebied is dit jaar de interne doorstroming geweest. Maar liefst 14 medewerkers hebben binnen de eigen organisatie een nieuwe functie gekregen. Een nieuw record, welke een positieve invloed heeft op de carrièremogelijkheden van het eigen personeel. Talentvolle medewerkers worden op deze manier nieuwe kansen geboden en blijven zo aan gemeente Boxtel gebonden. Verder wordt ook steeds meer vorm gegeven aan het opleiden van de eigen medewerkers, is de formatie weer iets toegenomen en daalt het ziekteverzuim nog steeds verder. Veel medewerkers maken gebruik van het cafetariasysteem – te weten verlofdagen kopen en verkopen en deelname aan de fietsregeling.
De publiekshal van Burgerzaken
Pagina 2
MOBILITEITSBELEID In het afgelopen jaar heeft het begeleidingsteam Mobiliteit 7 maal overleg gepleegd. In het mobiliteitsplatform zijn behalve Boxtel ook door de gemeenten Best, Gemert-Bakel, Laarbeek, Nuenen, Veghel, Veldhoven, deelnemers In 2008 zijn een 40 tal vacatures uitgewisseld tussen de aangesloten gemeenten en inmiddels zijn er de eerste de resultaten zichtbaar. Binnen de gemeente Boxtel zijn hierdoor reeds 2 verplaatsingen gerealiseerd in het verslagjaar. Twee medewerksters, beide uit gemeente Veghel zijn inkomend geplaatst. Het aan ons mobiliteitsgebied grenzende collega mobiliteitsplatform De Kempen-gemeenten, heeft inmiddels ook een keer deelgenomen aan een gemeenschappelijke activiteit te weten een voorlichtingsactiviteit van de VNG. Tevens worden de aangeboden vacatures veelal onderling uitgewisseld. Over een verdergaande samenwerking zijn nog geen nadere afspraken gemaakt. In de loop van het huidige verslagjaar zal een en ander nader onderzocht worden. Daarnaast hebben er ook enkele andere activiteiten plaats gevonden welke door het Mobiliteitsplatform zijn georganiseerd. Verderop meer hierover. Trainees De gemeente Boxtel neemt deel aan een traineeproject: Trainee in Brabant. Dit project is geïnitieerd door de Provincie Noord Brabant. In het gebied tussen Oss en Bergen op Zoom is een samenwerking ontstaan met 20 gemeenten en 2 waterschappen. Binnen de afdelingen Openbare Werken en Ruimtelijke Ontwikkeling zijn in totaal twee trainees geplaatst. De trainees worden gedurende een periode van 6 maanden bij dezelfde werkgever geplaatst en rouleren dan. De totale plaatsingsperiode is van 1 september 2008 tot 1 maart 2010. Informatie uitwisseling medewerkers salarisadministratie Op 19 februari 2008 heeft er een bijeenkomst plaatsgevonden voor de salarismedewerkers van de aangesloten gemeenten. Aan deze bijeenkomst in Gemert-Bakel hebben nagenoeg alle medewerkers (12 deelnemers) van de salarisadministratie van de aangesloten gemeenten deelgenomen. Gesproken is onder meer over een aantal aspecten op het terrein van de salarisadministratie. Met name is uitvoerig stilgestaan bij de extra drukte welke de jaar afsluiting steevast met zich meebrengt. Over en weer zijn tips uitgewisseld om deze werkzaamheden te stroomlijnen. Voorlichting door VNG In de tweede helft van 2008 heeft de VNG een voorlichtingsbijeenkomst verzorgd met als onderwerp Bovenwettelijke Sociale Zekerheid. Hieraan hebben naast het mobiliteitsplatform ook de vertegenwoordigers van het mobiliteitsoverleg van de Kempen-gemeenten (Valkenwaard e.o.) deelgenomen. Workshop Risico inventarisatie Op 17 oktober jl. heeft in Gemert-Bakel een workshop Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE) plaatsgevonden, voor het mobiliteitsplatform. Daaraan hebben 8 medewerkers van de verschillende organisaties deelgenomen. Deze workshop stond in het teken van een kennismaking met een module om in eigen beheer een RIE op te stellen.
Pagina 3
INTERVIEW Diana Piek “Boxtel is een dynamische gemeente” Eigenlijk was ik voor mijn werk bij Bureau Jeugdzorg op internet op zoek naar informatie over het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG). Bij de resultaten kwam ik toevallig de vacature in Boxtel tegen. Eigenlijk was de reactietermijn al verstreken maar het leek me zo’n leuke functie dat ik toch nog heb gereageerd. En gelukkig maar. Het leuke van deze functie is dat ik weer echt iets kan opbouwen en vernieuwen. Tevens is het een echte groeifunctie. Al bij mijn sollicitatie werd duidelijk dat ik niet alleen beleidsmedewerker jeugdzorg en coördinator CJG zou zijn, maar dat ik ook de toekomstig coördinator voor de cluster Sociaal Maatschappelijk zou worden. Hoewel het mij voornamelijk te doen was om de functie op het CJG, vond ik het ook wel een aardig vooruitzicht. Wel heel spannend, ik zou eerst twee jaar deze functie beoefenen voordat ik clustercoördinator zou worden. Dat is dus wel even wat sneller gegaan. Heb nu echt mijn handen vol. Kom nauwelijks meer toe aan het beleidsterrein jeugdzorg. Dat is wel jammer, anderzijds vind ik het coördinatorschap ook heel boeiend. Boxtel is erg dynamisch. Misschien soms iets te, maar dat komt doordat er een erg ambitieus college zit. Als ze een interessante ontwikkeling horen of zien willen ze dat ook voor Boxtel. Het leuke hieraan is dat het wel echt iets opbouwends en vernieuwend is maar soms zouden we dingen wel iets langer moeten afwegen. Toch komt er veel tot stand in Boxtel.
Pagina 4
FORMATIE EN PERSONEEL
Afdeling
Formatie (per 31 december 2008) Aantal fte’s per Aantal fte’s per 31 december 31 december 2006 2007
Aantal fte’s per 31 december 2008
Ruimtelijke Ontwikkeling
24,58
21,69
21,69
Wonen en Milieu
22,58
25,03
24,69
Openbare Werken
53,87
54,62
54,62
Burgerzaken en Welzijn
23,69
25,57
25,40
Sociale Zaken
28,21
31,10
31,10
Centrale Ondersteuning
53,42
55,75
56,69
206,35
213,76
Totaal
214,19
Personen (per 31 december 2008) Afdeling
Mannen
Vrouwen
Totaal
Ruimtelijke Ontwikkeling
13 (15)
11 ( 8)
24 (23)
Wonen en Milieu
17 (17)
11 (10)
28 (27)
Openbare Werken
51 (50)
4 ( 4)
55 (54)
7 ( 9)
23 (21)
30 (30)
Sociale Zaken
10 (10)
24 (23)
34 (33)
Centrale Ondersteuning
34 (31)
33 (33)
67 (64)
132 (132)
106 (99)
238 (231)
Burgerzaken en Welzijn
Totaal
Op 31 december 2008 bedraagt de gemiddelde leeftijd 45,87 jaar. Op 31 december 2007 bedroeg de gemiddelde leeftijd 45,93 jaar.
Pagina 5
In onderstaand overzicht wordt aangegeven hoeveel mannen en vrouwen op 31 december 2008 voltijd en in deeltijd werkten. Mannen Afdeling
Voltijd
Vrouwen Deeltijd
Voltijd
Deeltijd
Ruimtelijke Ontwikkeling
12
1
4
7
Wonen en Milieu
12
5
5
6
Openbare Werken
44
7
-
4
Burgerzaken en Welzijn
6
1
5
18
Sociale Zaken
8
2
9
15
Centrale Ondersteuning
21
13
5
28
Totaal
103
29
28
78
Het bedrijfsrestaurant tijdens de lunch
Pagina 6
WERVING EN SELECTIE Gedurende het jaar 2008 zijn er 31 vacatures ontstaan. Dit is ongeveer evenveel als vorig jaar. Voor het invullen van deze vacatures zijn in eerste instantie de huidige medewerkers benaderd om zo een goed loopbaanbeleid te bevorderen en de POP-gesprekken en het competentiemanagement tot uitvoer te brengen. Van de 31 vacatures zijn er 14 ingevuld met medewerkers die al in dienst waren van gemeente Boxtel. Dit is erg veel en geconcludeerd kan worden dat gemeente Boxtel zeer actief de interne mobiliteit bevordert. Voor 9 van de 14 personen is aan de nieuwe functie een hogere functieschaal verbonden. De overige 5 hebben nu een functie op hetzelfde niveau als voorheen. Zij kunnen zich verder in de breedte ontwikkelen. Tevens is via het mobiliteitsbureau, een samenwerkingsverband tussen zeven gemeenten, de advertentie in andere gemeentes op het lokale intranet geplaatst. Via dit kanaal zijn inmiddels 2 kandidaten in Boxtel benoemd. Er is nog niemand van Boxtel naar de andere aangesloten gemeenten vertrokken. Voor de externe werving van geschikte kandidaten is veel gebruik gemaakt van advertenties in dag- en weekbladen. Bovendien hebben alle advertenties op de website van gemeente Boxtel gestaan. Ook dit jaar is weer gebruik gemaakt van vacaturesites op het internet met name via de website www.overheidswerk.nl. Ongeveer 450 kandidaten hebben het afgelopen jaar een sollicitatiebrief naar gemeente Boxtel gestuurd. Op een enkeling na solliciteren alle kandidaten via de e-mail. De respons op de vacature ‘Secretaresse Burgerzaken & Welzijn’ was het grootste, namelijk 60 brieven. Ook dit jaar waren de vacatures in de technische hoek weer het moeilijkste te vervullen. Hoewel de respons voor de meeste vacatures nog best redelijk te noemen is, laat de kwaliteit meer te wensen over. De eerste voortekenen van ontslaggolven ten gevolge van de kredietcrisis lijken zich te manifesteren. Er reageren veel personen met een beperkte (gerichte) werkervaring. Tevens is opvallend te noemen dat er relatief veel ouderen, 50- en 55-plussers hebben gesolliciteerd. Dit jaar hebben 12 personen de organisatie verlaten. Daarvan zijn er 4 met FPU gegaan, alle na een dienstverband van meer van 25 jaar. Voor 3 personen is de verdere ontwikkeling van hun carrière bepalend geweest voor hun ontslag. Zij hebben gemiddeld 3 ½ jaar bij gemeente Boxtel gewerkt. Als overige vertrekredenen kunnen genoemd worden, verhuizing, geen mogelijkheden tot kortere arbeidsduur, eigen adviesbureau gestart, werksfeer en 1 persoon is overleden.
Pagina 7
In het onderstaande overzicht staat hoeveel personen in en uit dienst zijn getreden. De interne doorstroming, van personen die binnen de organisatie in een nieuwe functie zijn benoemd, is hierbij niet opgenomen.
Afdeling
Uit dienst getreden Mannen
Vrouwen
In dienst getreden Mannen
Vrouwen
Ruimtelijke Ontwikkeling
2
1
1
2
Wonen en Milieu
-
-
-
3
Openbare Werken
3
-
5
-
Burgerzaken en Welzijn
1
1
1
2
Sociale Zaken
1
1
1
1
Centrale Ondersteuning
1
1
3
1
Totaal
8
4
11
9
Afscheidreceptie
Pagina 8
SAMENWERKING SOCIALE ZAKEN GEMEENTEN HAAREN EN BOXTEL
Oktober 2004 is een verkennend onderzoek afgerond naar de regionale samenwerkingsmogelijkheden tussen de gemeente Haaren en Boxtel op het gebied van Sociale Zaken. Op basis van dit onderzoek is eerst een plan van aanpak “Samenwerking Zorg, Werk en Inkomen gemeenten Boxtel en Haaren” (januari 2005) en later (september 2005) een “Bedrijfsplan Samenwerkingsverband Sociale Zaken Haaren en Boxtel” opgesteld. Na een zorgvuldige voorbereiding is op 1 juni 2006 een begin gemaakt met de samenwerking van de gemeenten Haaren en Boxtel op het gebied van Sociale Zaken. De aangegane samenwerking zou lopen tot en met 31 december 2008. In het kader van de samenwerking is het betreffende personeel in dienst gebleven van de afzonderlijke gemeenten. De medewerkers uit Haaren zijn op detacheringbasis gaan werken bij de gemeente Boxtel. In het begin van 2008 zou een tussentijdse evaluatie van de samenwerking worden uitgevoerd. Doel daarvan was evalueren van de samenwerking en het doen van een voorstel om de samenwerking al dan niet te continueren. Deze evaluatie heeft inmiddels plaats gehad. De detachering van het personeel van Haaren blijkt soepel te zijn verlopen. De medewerkers van Haaren stonden positief ten opzichte van de detachering en zijn door de medewerkers van Boxtel met open armen ontvangen. De cultuur wordt door de medewerkers als zeer positief beoordeeld. Kernwoorden in de beschrijvingen van de cultuur zijn onder meer: ontwikkelingsgericht, open, en prettig werkklimaat. Men spreekt elkaar aan op gemaakte fouten en waardeert elkaar voor de successen. Medewerkers krijgen de ruimte om zich te ontwikkelen. Zij beschrijven de werksfeer als inspirerend en uitdagend: men gaat met plezier naar het werk. Het uiteindelijke resultaat is een unaniem beeld over de wenselijkheid van voortzetting van de samenwerking: continueren van de samenwerking en het gedetacheerde personeel in vaste dienst brengen van de gemeente Boxtel. In de loop van 2008 zijn alle gedetacheerde medewerkers met ingang van 1 januari 2009 benoemd in vaste dienst bij de gemeente Boxtel en is de samenwerking definitief geworden.
Lia van Baest
“Boxtel heeft ons welkom ontvangen” Lees het interview op pagina 10
Pagina 9
INTERVIEW Lia van Baest
“Boxtel heeft ons welkom ontvangen” De eerste berichten over een eventuele samenwerking van gemeente Haaren met gemeente Boxtel zijn alweer enige jaren oud. Haaren is klein en daarmee kwetsbaar. Daarom is er actief naar samenwerking met andere gemeenten gezocht. De eerste berichten over gemeente Boxtel waren goed. Mensen die bij Haaren gedetacheerd waren en ook Boxtel kenden waren positief: het loopt daar goed! De eerste contacten en kennismaking met Boxtel verliepen prettig. Zowel vanuit Haaren als Boxtel zijn we altijd goed geïnformeerd geweest, zodat we wisten waar we aan toe waren. Het begin van de detachering was wel heel lastig. Hoewel het werk hetzelfde is, moesten we best wennen aan de ‘Boxtelse’ manier van werken. Eigenlijk moesten we helemaal opnieuw ingewerkt worden. Het is hier net wat strakker georganiseerd. Dat moet ook wel in een grotere organisatie. Gelukkig was iedereen wel heel behulpzaam, we hebben ons altijd heel welkom gevoeld. Eigenlijk verschillen Haaren en Boxtel niet eens zoveel van elkaar. De cultuur sluit goed aan. Het belangrijkste verschil zit hem echt in de grootte. Waardoor alles wat gestructureerder is. Dat geeft duidelijkheid en eigenlijk ook wat meer rust. Ik vind dat wel prettig. In Haaren waren we ook wat meer allround maar persoonlijk vind ik het wel fijn dat ik sommige dingen heb kunnen laten vallen. Je wist heel veel, maar soms moest je toch wat verder de diepte in. Dan kostte het veel tijd om iets uit te zoeken. Nu is alle kennis gewoon in huis en dat werkt wel zo efficiënt. Het is goed dat we nu in dienst zijn van gemeente Boxtel. Tijdens de detacheringperiode voel je je steeds meer verbonden met Boxtel, alleen je loonstrook kwam nog van Haaren. Je merkt dat de afstand naar Haaren steeds groter wordt, gewoon omdat je daar niet meer bent. Nu mis ik eigenlijk het fietsen naar mijn werk nog het meeste.
Pagina 10
OPLEIDING, VORMING EN TRAINING In het afgelopen jaar zijn op centraal niveau opleidingen, cursussen en trainingen georganiseerd. Zij zijn alle in company georganiseerd. Er is gekozen voor in company omdat het niet alleen gaat om overdracht van kennis, maar vooral op welke wijze met opgedane kennis en vaardigheden binnen de organisatiecultuur wordt omgegaan. Coaching in Efficiency Program (CiEP) Twee afdelingen hebben aan deze training deelgenomen. De training is bedoeld voor personen die te maken hebben met werkdruk, volle agenda’s, tijdgebrek, werkachterstand, stress en energieverlies. Het doel van deze training is om stress en werkdruk te voorkomen, resultaatgericht te werken, werkafspraken effectief te maken, tijd te winnen voor kerntaken en te plannen. Tijdens de trainingen is deelnemers effectieve werkgewoontes aangeleerd, hebben zij de werkplek en hulpmiddelen beter leren organiseren en hun verantwoordelijkheden, taken en tijd planmatig en procesmatig leren managen. Helder en strategisch adviseren In het afgelopen jaar zijn werknemers die regelmatig raadsvoorstellen schrijven getraind in helder en strategisch adviseren. Deelnemers aan deze training hebben kennis en vaardigheden aangereikt gekregen om helder, duidelijk en begrijpelijk te communiceren, de kwaliteit van voorstellen te vergroten vanuit een klantgerichte instelling en met behoud van de eigen identiteit. Aandacht is besteed aan het hanteren van toegankelijke taal en degelijke argumentatie, evenals de opbouw van raadsvoorstellen met behulp van sjablonen. Coaching Voor medewerkers en groepen van medewerkers zijn trainingen georganiseerd ter vergroting van persoonlijke effectiviteit, ter verbetering van de werkomstandigheden en ter optimalisering van de samenwerking. Aanleiding voor dergelijke trainingen zijn verandering van structuur van een organisatieonderdeel, bedrijfsvoering, functiewijziging of persoonlijke omstandigheden. Personal Coaching In april/mei 2008 is besloten tot een pilot Personal Coaching. Hiervoor is een medewerker benaderd, die qua opleiding en werkervaring hiervoor een geschikte kandidaat is. Tegen de zomervakantie zijn alle medewerkers hierover geïnformeerd. In 2008 hebben er met 9 medewerkers gesprekken plaatsgevonden. Dit heeft geresulteerd in 7 coachtrajecten, waarvan er 3 in 2008 zijn afgerond. De betreffende medewerkers ervaren allen het coachtraject als positief. In juni 2009 wordt de pilot geëvalueerd en bezien of en zo ja, in welke vorm het gecontinueerd gaat worden. Onderdeel van de functie personal coach is de medewerking als coach aan het traineeproject van de provincie Brabant. In dit kader worden twee personen begeleid, die bij een andere organisatie werkzaam zijn.
Pagina 11
Effectief communiceren Een groep medewerkers die zijn belast met handhaving en toezicht, heeft het afgelopen jaar deelgenomen aan een training effectief communiceren. De training is bedoeld om lastige situaties en conflicten te hanteren en op die wijze agressie te voorkomen. Presentatietechnieken en –vaardigheden. Het afgelopen jaar is voor beleidsmedewerkers van twee afdelingen een training georganiseerd om hun presentatietechnieken te vergroten. Het gaat hierbij om het presenteren van zowel jezelf als professional als de inhoudelijke ideeën vanuit het eigen specialisme te presenteren. Bovendien betreft het de wijze waarop je jezelf presenteert in een één-op-één gesprek tijdens het geven van een presentatie aan een grote groep mensen. Doel van de training is deelnemers bewust te maken van hun persoonlijke kwaliteiten, inzicht te geven in hun eigen communicatiestijl en communicatiestijlen van anderen te herkennen. Verder worden zij getraind in het inspireren en boeien van andere en het omgaan met lastige reacties. Introductiecursus Nieuwe medewerkers hebben deelgenomen aan deze cursus. De cursus is gericht op het zich eigen maken van kennis van het functioneren van de gemeentelijke organisatie in het algemeen en Boxtel in het bijzonder, kennis van taken en bevoegdheden van de raad, burgemeester en wethouders en commissies en van besluitvormingsprocedures. Het kunnen hanteren van de huisstijl van de gemeente Boxtel in procedures van besluitvorming maakt deel uit van de cursus. De griffie verleent medewerking aan de cursus. Tenslotte zijn de deelnemers door de gemeentesecretaris per fiets rondgeleid door Boxtel om kennis te nemen van projecten, speciale locaties en kennis te maken met collega’s die op een andere locatie werkzaam zijn. Toolboxmeetings Alle buitendienstmedewerkers hebben dit jaar kennisgemaakt met toolboxmeetings. In de toolboxmeetings wordt uitleg en instructie gegeven over bepaalde werkgerelateerde zaken. Het zijn korte informatieve en praktisch gerichte bijeenkomsten. De volgende onderwerpen zijn in 2008 aan bod gekomen: hepatitis, prikongevallen, ziekte van lyme en fysieke belasting. Juridische bewustwording In het verslagjaar is een programma opgezet voor structurele scholing op juridisch gebied. Doel van dit programma is het verbreden van kennis van de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet, de relevante jurisprudentie en actualiteiten. Bovendien wordt de deelnemers geleerd mogelijke risico’s in de praktijk in te schatten. In de maatschappij vindt een proces plaats van juridisering. Bovendien worden de complexiteit en de elkaar snel opvolgende ontwikkelingen op het gebied van wetgeving groter. Tenslotte wordt binnen opleidingen op vakspecialistisch gebied nauwelijks aandacht geschonken aan het werken bij de overheid en het omgaan met de specifieke juridische kaders.
Pagina 12
Persoonlijke ontwikkeling In het verslagjaar heeft een aantal medewerk(st)ers gebruik gemaakt van de mogelijkheid een opleiding te (gaan) volgen die vooral gericht is op de eigen loopbaan. Binnen de organisatie wordt hier graag aan meegewerkt, omdat het bieden van ondersteuning bij de ontwikkeling van de loopbaan van de individuele medewerk(st)er enkele voordelen biedt. Allereerst beschikt de organisatie over gemotiveerde medewerk(st)ers. Bovendien kan de organisatie deze personen langer aan zich binden. Tenslotte wordt door deze handelwijze een actief mobiliteitsbeleid concreet vorm gegeven.
Erik Biemans
“Mijn eerste traineeproject is een leerzame tijd geweest” Lees het interview op pagina 14
Pagina 13
INTERVIEW Erik Biemans “mijn eerste traineeproject is een leerzame tijd geweest”
Op een voorlichtingsdag van de universiteit, waar ik Organisatie- en Vrijetijdswetenschappen studeerde, hoorde ik voor het eerst over het traineeproject van de provincie, gemeenten en waterschappen. En na het hoorcollege hierover was ik erg enthousiast over het trainee project. Ik heb me dan ook direct opgegeven. Als trainee ben je, na je afstuderen, drie keer zes maanden aan een organisatie gebonden waar je een project uitvoert, daarnaast is er gedurende dat anderhalf jaar een opleidingsprogramma waaraan je deelneemt. Bovendien krijg je een salaris. Het is een mooi concept waar je niet alleen werkervaring opdoet maar ook kennismaakt met verschillende organisaties. Mijn eerste project is bij Openbare Werken van gemeente Boxtel waar ik plannen opstel voor de afvalstoffen en zwerfvuil. Frits Fastenau was mijn mentor. Dit is goed gegaan, ik heb een goede introductie gehad, iedereen was behulpzaam en het was een concreet project waar ik mee aan de slag kon. Bovendien heerst er hier een prettige werksfeer. Wel moest ik even wennen om van het studentenleven over te gaan naar een werkritme. Ook merkte ik dat het voor de medewerkers van Boxtel nieuw was om met trainees te werken. Niet iedereen wist dat ik geen stagiair maar een trainee ben. Ook wist niet iedereen het verschil hier tussen. Ik heb het verschil regelmatig uitgelegd en ik denk dat het nu dan ook voor de meeste wel duidelijk is. Voor mij is mijn eerste traineeproject bij gemeente Boxtel een leerzame tijd geweest. Het interessante was dat het echt interactieve beleidsvorming was, waarbij ik met veel mensen om te tafel heb gezeten. Daarbij is er met verschillende meningen toch samen naar oplossingen gezocht. Het was een interessant project. Zeker omdat het plan nu ten uitvoering wordt gebracht heb ik het gevoel dat ik iets concreets heb kunnen achterlaten.
Pagina 14
ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN Arbeidsomstandigheden zijn omstandigheden waaronder werknemers hun werk verrichten in termen veiligheid gezondheid en welzijn Contract Arbo Unie In het verslagjaar heeft de Arbo Unie advies en begeleiding gegeven op het terrein van ziekteverzuim en arbeidsomstandigheden. Het contract is in 2007 gesloten en heeft een looptijd voor onbepaalde tijd. Bedrijfsongevallen Afgelopen jaar hebben er twee bedrijfsongevallen plaatsgevonden. Beiden ongevallen zijn ontstaan bij de afdeling Openbare Werken. Tijdens het planten van bomen heeft een medewerker een bak van een kraan tegen zijn hoofd gekregen en hierdoor een schaafwond opgelopen. Er is geen sprake geweest van verzuim. In het najaar van 2008 heeft zich een ongeval voorgedaan met de zijbelader. Tijdens de werkzaamheden is er een kliko in de verzameltrechter gevallen. Bij het verwijderen van deze kliko is een medewerker uitgegleden en op een ongelukkige wijze van de auto gevallen. Doordat hij tijdens de val een van de uitstekende delen van het beladingsmechaniek raakte heeft hij ernstig rugletsel opgelopen. Dit ongeval heeft langdurig verzuim veroorzaakt. Om dergelijke ongevallen in de toekomst te voorkomen is een richtlijn uitgevaardigd voor de chauffeurs van de zijbelader. Incidenten Er hebben zich drie incidenten voorgedaan in het verslagjaar. Met name de BOA’s hebben hiermee te maken gehad. Twee keer is er aangifte gedaan bij de politie. Griepvaccinatie Van de mogelijkheid om deel te nemen aan de griepvaccinatie hebben 22 medewerkers gebruik gemaakt. Periodiek Algemeen Gezondheidskundig Onderzoek (PAGO) In het najaar van 2008 heeft er een zogenaamd PAGO plaatsgevonden. Met behulp van een PAGO worden gezondheidselementen onderzocht welke verband houden met het werk. De arbeidsomstandighedenwet schrijft voor dat de werkgever de medewerkers periodiek een dergelijk onderzoek moet aanbieden. Naar verwachting zullen de onderzoeksresultaten in de loop van 2009 worden gepresenteerd. Sociaal Medisch Team In het verslagjaar is er 12 keer overleg gepleegd. Aan dit overleg is deelgenomen door de bedrijfsarts, de personeelsconsulenten en bij toerbeurt de leidinggevenden. Besproken zijn langdurige, frequente en dreigende verzuimkwesties. Toolboxmeetings Op 28 oktober 2008 heeft de laatste van een reeks toolboxmeetings plaatsgevonden voor de medewerkers van de afdeling Openbare Werken. Deze meetings vinden in de regel plaats tegen het einde van de werktijd in de kantine van de gemeentewerf. De laatste toolboxmeeting stond in het teken van fysieke belasting.
Pagina 15
ZIEKTEVERZUIM De cijfers in de volgende overzichten hebben betrekking op de secretarie. De griffie en de beroepsbrandweer zijn hierin niet meegenomen. Derhalve kunnen er verschillen optreden met de cijfers uit het financiële jaarverslag. Verzuimpercentage per afdeling (exclusief zwangerschaps/bevallingsverlof) Afdeling
% 2006
% 2007
% 2008
Centrale Ondersteuning
3,46
4,45
4,07
Sociale Zaken Burgerzaken en Welzijn Ruimtelijke Ontwikkeling Openbare Werken Wonen en Milieu Totaal
3,47 6,68 7,70 9,30 3,41 5,79
1,61 4,19 2,28 12,2 1,79 5,44
2,77 2,62 4,21 10,29 3,04 5,27
Het verzuimpercentage in zijn totaal is lager dan in 2007. De dalende tendens van 2007 zet zich door naar 2008. Bij drie afdelingen is het ziekteverzuim gedaald Centrale Ondersteuning, Burgerzaken & Welzijn en afdeling Openbare Werken. De afdeling Openbare Werken heeft met een percentage van 10.29 nog steeds wel een groot verzuim, daar zijn enkele langdurig zieken voor verantwoordelijk. Bij Sociale Zaken, Wonen en Milieu en Ruimtelijke Ontwikkeling is het ziekteverzuim wat gestegen. Daarbij moet wel aangemerkt worden dat deze afdelingen nog steeds een laag verzuim hebben. Verzuimfrequenties per afdeling (exclusief zwangerschaps/bevallingsverlof) De verzuimfrequentie ofwel meldingsfrequentie is het totaal aantal ziekmeldingen per jaar, gedeeld door het gemiddelde aantal personeelsleden in datzelfde jaar. Het is een belangrijke parameter. Zo kan een hoge verzuimfrequentie de sfeer op een afdeling veel meer beïnvloeden dan het langdurige verzuim. De verzuimfrequentie is niet gemakkelijk te beïnvloeden. Het langdurige verzuim, dat komt altijd wel in beeld, ook bij de bedrijfsarts. Frequent kort verzuim loopt meer kans te ontglippen aan de aandacht. Wel is het belangrijk het in beeld te krijgen. Afdeling Centrale Ondersteuning Sociale Zaken Burgerzaken en Welzijn Ruimtelijke Ontwikkeling Openbare Werken Wonen en Milieu Totaal
2006 1,49 1,28 1,30 1,96 1,76 2,24 1,59
2007 1,66 1,58 1,39 1,80 1,57 1,80 1,62
2008 1,47 1,56 2,03 2,35 1,45 1,49 1,63
Pagina 16
De verzuimfrequentie over de hele organisatie is ongeveer gelijk gebleven met 2007. De afdelingen Burgerzaken & Welzijn en Ruimtelijke Ontwikkeling zitten hoog met resp. 2,03% en 2,35%. Bij Burgerzaken & Welzijn is het verzuimpercentage gedaald en de frequentie gestegen. Bij Ruimtelijke Ontwikkeling zijn beide parameters gestegen. Bij Wonen & Milieu stijgt het verzuim en daalt de frequentie.
Afdeling
Ziekteverzuim in duurklasse per afdeling in % (excl. zwangerschaps/bevallingsverlof) % 2006 % 2007 % 2008
Verzuim in dagen
1-7
8-42
43365
+ 365
1-7
8-42
43365
+ 365
1-7
8-42
43365
+ 365
Centrale Ondersteuning
1,24 0,52 1,70 0,00 1,20 1,43 0,69 1,21 1,27 0,54 1,75 0,00
Sociale Zaken
0,82 0,36 2,29 0,00 1,20 0,41 0,00 0,00 1,39 0,10 1,16 0,00
Burgerzaken en Welzijn
0,94 0,55 2,08 3,11 1,39 0,43 2,37 0,00 1,59 0,28 0,74 1,11
Ruimtelijke Ontwikkeling 1,24 0,74 5,04 0,69 1,66 0,49 0,67 0,00 2,17 1,36 0,00 0,00 Openbare Werken
1,26 1,91 4,10 2,03 0,97 1,18 6,55 2,87 0,96 1,22 6,48 1,63
Wonen en Milieu
1,59 1,10 0,72 0,00 1,68 0,29 0,00 0,00 1,09 0,94 1,02 0,00
Totaal
1,19 0,94 2,71 0,95 1,26 1,03 2,14 1,01 1,30 0,65 2,63 0,69 Bij het uitsplitsen van de duurklassen is de 'theoretische / gemiddelde' verhouding, bij een ziekteverzuim van 5% als volgt: Kort: 1% Middel: 1,7% Lang: 2,3% De gemeente Boxtel kent over 2008 een verzuimpercentage van 5,27%. Dit nadert de 5%, zodat we de bovenstaande standaardverhouding wel kunnen aanhouden. Kijken we naar de cijfers van 2008, dan zien we dat het korte verzuim wederom licht stijgt, dat het middellange verzuim daalt en dat langdurige verzuim stijgt. De verhouding tussen kortdurend en middellang is in vergelijking met de 'standaard'-verhouding omgedraaid. Er is substantieel méér kort verzuim dat zich echter grotendeels niet ontwikkelt tot middellang verzuim. De gevallen die in het middellange verzuim terecht komen hebben meer kans zich te ontwikkelen tot lang verzuim. Het grootste probleem wat ziekteverzuim betreft lijkt zich voor te doen bij het korte verzuim. Conclusies ziekteverzuim voor enkele afzonderlijke afdelingen: - Ruimtelijke Ontwikkeling heeft een erg hoog, kort verzuim. Dit strookt met de hoge verzuimfrequentie. Het percentage neemt af bij het middellange verzuim en er is geen lang verzuim. Het probleem zit hem in de kop van het verzuim (waar het bij Openbare Werken in de staart zit). - Bij Openbare Werken is sprake van een 'normaal' kort en middellang verzuim. Daar zit het probleem in de staart. De vergrijzing, fysiek belastend werk etc. heeft hier alles mee te maken. - Bij Burgerzaken & Welzijn stijgt het korte verzuim en is het middellange verzuim erg laag. De aandacht gaat uit naar kort verzuim en frequentie. - Ook bij Sociale Zaken stijgt het korte verzuim en nadert het middellange verzuim tot nul.
Pagina 17
ARBEIDSVOORWAARDEN
De gemeentelijke salarisbedragen zijn op 1 juni 2008 verhoogd met 2,2%. Jaarlijks kunnen werkgever en werknemers in onderling overleg gebruik maken van een aantal mogelijkheden om de arbeidsvoorwaarden structureel of tijdelijk aan te passen. Ook in 2008 zijn verschillende mogelijkheden benut. Aanpassing arbeidsduur Werknemers kunnen een verzoek indienen om minder of meer uren te werken binnen de huidige functie. Een verzoek kan alleen worden afgewezen op basis van zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. Minder uren werken In 2008 is één verzoek ingediend. Dit is toegewezen. Meer uren werken In 2008 is de arbeidstijd van één werknemer uitgebreid. Tijdelijke uitbreiding formele arbeidsduur Burgemeester en wethouders kunnen steeds voor maximaal een periode van één jaar een medewerk(st)er die voor 36 uur is aangesteld verzoeken de arbeidsduur naar maximaal 40 uur te verruimen. In 2008 is voor twee functionarissen tijdelijk de formele arbeidsduur uitgebreid van 36 naar 40 uur. Het ging om werkzaamheden, die naar aard, soort en omvang niet konden worden opgedragen aan een andere functionaris. Werken na bereiken van de 65-jarige leeftijd In 2008 hebben burgemeester en wethouders geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid een medewerker na ontslag wegens het bereikt hebben van de pensioengerechtigde leeftijd een nieuwe aanstelling aan te bieden. Eindejaarsuitkering In 2008 is het percentage van de eindejaarsuitkering verhoogd naar 5%. De bodem is ongewijzigd gebleven (€ 69,67 per maand). Minimumbedrag vakantie-uitkering Het minimumbedrag van de vakantie-uitkering is in 2008 gestegen naar € 145,92 per maand.
Pagina 18
Tegemoetkoming ziektekosten Jaarlijks ontvangt elke medewerker, die zowel de basisverzekering als de aanvullende verzekering afsluit bij het IZA, een tegemoetkoming in de ziektekosten. Deze tegemoetkoming wordt uitbetaald in de maand december en bedraagt € 168,- per jaar. Voor de medewerker die in het voorgaande kalenderjaar een bezoldiging heeft ontvangen die lager of gelijk is aan het maximum bedrag van schaal 6 bedraagt de tegemoetkoming € 296,-. Gemeentelijke levensloopregeling Sedert 1 januari 2006 is de levensloopregeling van kracht. Hiermee kunnen werknemers sparen om tijdens hun werkzame leven periodes van onbetaald verlof te financieren. De levensloopregeling wordt fiscaal gefaciliteerd door de rijksoverheid. De levensloopregeling biedt werknemers de mogelijkheid om een goede balans aan te brengen tussen werk en privé gedurende hun gehele loopbaan. Daarom ontvangen werknemers die zijn geboren na 31 december 1949 jaarlijks een structurele levensloopbijdrage van 1,5% van het voor hun geldende salaris op jaarbasis met een bodembedrag van € 400,-. Cafetariamodel In 2008 hebben medewerk(st)ers weer van de gelegenheid gebruik gemaakt om een verzoek in te dienen om verlof te kopen c.q. te verkopen. Kopen van verlof Door 17 medewerk(st)ers is een verzoek ingediend om verlof te kopen. Het betrof totaal 724 uren. Alle ingediende verzoeken zijn toegewezen. In 2007 is door 13 medewerk(st)ers (732 uren) een verzoek ingediend. Verkopen van verlof Door 35 medewerk(st)ers is een verzoek ingediend om verlof te verkopen. Het betrof totaal 1924 uren. Alle ingediende verzoeken zijn toegewezen. In 2007 is door 44 (2528 uren) een verzoek ingediend. Het aantal medewerkers dat verlof verkoopt is voor het eerst gedaald.. Fietsproject In 2008 is aan 19 medewerk(st)ers een fiets verstrekt. Sinterklaasgratificatie In november 2008 hebben alle medewerk(st)ers een sinterklaasgratificatie van € 50,- netto ontvangen. Promoties In juli 2008 is aan 18 medewerk(st)ers een promotie toegekend. De promoties bestonden uit toekenning van een extra periodieke verhoging (1) en van een uitlooptoelage (17).
Pagina 19
NAWOORD ONTWIKKELING VAN PERSONEEL EN ORGANISATIE In de vergadering van de commissie Bestuurlijke Zaken van 2008 is de beleidsvisie op de ontwikkeling van personeel en organisatie aan de orde geweest, getiteld ‘Boxtel op weg naar 2015’. Afgesproken is dat de commissie jaarlijks geïnformeerd over de trends en ontwikkelingen. Uit het sociaal en arbo-jaarverslag 2008 blijkt, dat het over het algemeen goed gaat met de ambtelijke organisatie van de gemeente Boxtel. Medewerkers krijgen kansen om zich te ontwikkelen, vacatures kunnen worden ingevuld en het ziekteverzuim daalt nog steeds. Ook werken we met nieuwe instrumenten om het beleid op het terrein van personeel en organisatie bij de tijd te houden: • we nemen deel aan het mobiliteitsplatform waardoor de uitwisseling tussen gemeenten wordt verbeterd; • we nemen deel aan het ‘traineeproject’ van Provincie, Waterschap Aan en Maas en twintig gemeenten waardoor jonge, nieuwe instroom wordt bevorderd; • we zijn gestart met een project ‘personal coaching’ dat er op gericht is om medewerkers waar nodig een steuntje in de rug te geven; • en we zijn op het grensvlak van het ‘traineeproject’ en het project ‘personal coaching’ 2009 gestart met een project om jongere medewerkers verder op weg te helpen. De uitvoering van de beleidsvisie is ter hand genomen. Zo is momenteel een dienstverleningsconcept in ontwikkeling waarbij vanuit de huidige praktijk gewerkt wordt aan verdere verbetering. Boxtel streeft er naar om aan te sluiten bij het streven om gemeenten in 2015 hét overheidsloket te laten zijn: de gemeente dient dan zowel fysiek, als digitaal op zoveel mogelijk fronten aan burgers en bedrijven houvast te bieden in het ingewikkelde woud van wetten en regels. Dat heeft uiteraard zijn weerslag op de bedrijfsvoering en op de ontwikkeling van personeel en organisatie. In goed overleg met de medewerkers worden stappen vooruit gezet. Uit het soepel invullen van vacatures blijkt overigens, dat de gemeente Boxtel nog steeds voldoende aantrekkingskracht heeft. Ten tijde van het opstellen van de beleidsvisie, was nog geen sprake van een kredietcrisis, laat staan van een economische recessie. Inmiddels is dat wel het geval. Het gevolg is dat de arbeidsmarkt weer wat ruimer is en dat werving van personeel over het algemeen geen problemen geeft. Verwacht mag worden, dat dit een tijdelijke zaak is en dat de gevolgen van de vergrijzing zich bij herstel van de economie zullen aandienen.
Pagina 20
Met het oog daarop zijn we vanuit de gemeente Boxtel nauw betrokken bij initiatieven die er op gericht zijn om de overheid een goede positie te geven op de toekomstige arbeidsmarkt, zowel op provinciaal, als op landelijk niveau. Op provinciaal niveau wordt gemikt op uitbreiding van het lopende ‘trainee-project’ met een verdere verbreding van de deelname, met het maken van afspraken met opleidingsinstituten en met een eventuele verbreding naar MBO functies. Op landelijk niveau gaat het om een initiatief van de programmadirectie ‘Krachtig Bestuur’ dat er vooral ook op gericht is om de beeldvorming van de arbeidsmarkt voor de overheid te verbeteren en de mobiliteit tussen de bestuurslagen te bevorderen. Uiteraard hebben ideeën en instrumenten die binnen die kaders worden ontwikkeld hun weerslag op het werk van de gemeente Boxtel. De ontwikkeling van personeel en organisatie geschiedt in goed overleg met de ondernemingsraad. Eind december heeft de ‘oude’ ondernemingsraad afscheid genomen. Er wordt in goede harmonie samengewerkt op basis van openheid en vertrouwen. Op 1 januari 2009 is een nieuwe ondernemingsraad aangetreden. De verwachting is dat de samenwerking op dezelfde voet zal kunnen worden voortgezet. Hoewel het soms best lastig is om al het werk tijdig rond te krijgen, staat de ambtelijke organisatie van de gemeente Boxtel er over het geheel genomen goed voor. Medewerkers werken hard en zijn betrokken. Wij danken het bestuur voor de faciliteiten die het de organisatie biedt. De staat van de organisatie stemt tot optimisme en geeft vertrouwen voor de toekomst.
Namens het management, Jan Fraanje, secretaris.
Pagina 21
