Informatikai közbeszerzések előkészítése és lebonyolítása. Módszertani útmutató és segédlet

KIFÜ módszertani dokumentáció Informatikai közbeszerzések előkészítése és lebonyolítása

Készült: 2014. Verzió: 1.0

Informatikai közbeszerzések előkészítése és lebonyolítása Módszertani útmutató és segédlet

Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

1



Tartalom Előszó ............................................................................................................................... 3 1. Kormányzati központi informatikai projektek sajátosságai - jellemző eltérések a piaci beszerzésektől .............................................................................................................. 4 1.1.

Választható eljárások a beszerzési jellemzők tükrében .............................................. 5

1.1.1.

Nyílt eljárás ........................................................................................................... 6

1.1.2.

Hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás ...................................... 10

1.1.3.

A meghívásos eljárás .......................................................................................... 14

1.1.4.

Versenypárbeszéd .............................................................................................. 15

1.1.5.

Központosított közbeszerzés.............................................................................. 16

2. Előzetes vitarendezéssel kapcsolatos előírások ........................................................... 18 2.1.

Előzetes vitarendezés ................................................................................................ 18

3. Felhívás és dokumentáció összeállítása - a KFF minőségbiztosítási tapasztalatok tükrében .................................................................................................................... 20 3.1.

Előkészítési feladatok ................................................................................................ 20

3.1.1.

Összeférhetetlenség vizsgálata .......................................................................... 20

3.1.2.

Piackutatás ......................................................................................................... 21

3.1.3.

Becsült érték meghatározása ............................................................................. 22

3.1.4. Közbeszerzés tárgyának, mennyiségének pontos megfogalmazása az ajánlattételi vagy részvételi felhívásban (Kbt. 46. §) ....................................................... 23 3.1.5.

A becsült érték meghatározása, részekre bontási tilalom ................................. 24

3.1.6.

Felhívás ............................................................................................................... 25

3.1.7.

Dokumentáció .................................................................................................... 35

3.1.8.

Szerződéstervezet .............................................................................................. 35

4. A dokumentumban előforduló fontosabb rövidítések ................................................. 36


2



Előszó A Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség - nevéhez hűen - korszerű infokommunikációs eszközök használatát célzó projekteket bonyolít le, illetve más állami intézmények számára nyújt projektmenedzsmenthez kötődő szolgáltatásokat. Projektjeink elsősorban európai uniós társfinanszírozás segítségével valósulnak meg, a konkrét (alkalmazás) fejlesztési tevékenységeket pedig jelentős mértékben külső informatikai vállalkozások látják el. A külső partnerek beszerzése minden esetben a hazai közbeszerzési jogszabályok, illetve az európai uniós források felhasználáshoz kapcsolódó elvárások szigorú figyelembe vételével történik. Meggyőződésem, hogy az informatikai beszerzéseknek vannak olyan sajátosságai, amelyek csak erre a területre jellemzők. Az előkészítés során - különösen uniós projektek esetében több szakma határterületéről kell mély ismeretekkel és tapasztalatokkal rendelkezni a maradéktalanul sikeres lebonyolítás érdekében. Ebben a módszertani dokumentumban kísérletet tettünk arra, hogy közel egy évtizedes IT beszerzési tapasztalatainkat összegezzük. Az ajánlás elkészítése során számos jó és problémás esetet elemeztünk, amelyek tanulságait részben saját munkánk színvonalának emelése érdekében rögzítettük, illetve a szélesebb értelemben vett szakmai közönség számára is elérhetővé tesszük. Bízom abban, hogy támogatói, kedvezményezetti, valamint vállalkozói oldalon egyaránt hasznos információkat találnak - várhatóan rendszeresen frissülő - módszertani ajánlásunkban. Budapest, 2014. Szijártó Zoltán elnök


3



1. Kormányzati központi informatikai projektek sajátosságai - jellemző eltérések a piaci beszerzésektől A kormányzati informatikai fejlesztési projekteknek, azon belül különösen a szoftverfejlesztéseknek olyan speciális jellemzői vannak, amelyek miatt számos esetben az ajánlatkérőnek a beszerzés becsült értékének pontos meghatározására, illetve az ajánlattevőknek a pontos ajánlati ár kialakítására kizárólag a közbeszerzési eljárásban készített közbeszerzési műszaki leírás alapján van lehetősége, mert korábbi tapasztalatok, illetve piaci összehasonlító adatok általában nem állnak rendelkezésre. Néhány fontos jellemző: 

Egyedi jelleg Minden fejlesztésnek egyedi jellege van, emiatt országon belüli összehasonlítás jellemzően nem lehetséges.



Legtöbb esetben egyedi a beszerzési tárgy Az uniós támogatási forrásból megvalósuló kormányzati rendszerek jellemzően egy speciális célt szolgálnak, új területet fednek le, vagy korábbi rendszereket váltanak fel új, korszerű rendszerekkel, új szolgáltatásokkal. Hazai piaci összehasonlítás ezért többnyire nem lehetséges.



Egyedi méretezés A rendszereknek általában költségvetési szerveket kell kiszolgálniuk. Önkormányzatok esetében speciális a területi tagozódás, a számos különálló szervezet, egyéb állami intézmény esetében pedig sokszor a felhasználók száma, a kezelt adatok mennyisége, illetve a kiszolgált ügyfelek számossága jelentős. Piaci rendszerek esetében az összehasonlíthatóan nagy ügyfélszám inkább csak kereskedelmi vagy távközlési jellegű alkalmazások körében fordul elő, ezek azonban funkcionálisan nem hasonlíthatók a speciális kormányzati fejlesztésekhez.



Egyedi felhasználói kör



Egyedi determinációk (illesztési kötöttségek)



Különleges biztonsági elvárások

A fenti sajátosságok miatt az ajánlatkérők általában funkcionális módon képesek a közbeszerzési műszaki leírást meghatározni, és ezzel eleget is tesznek a vonatkozó jogszabályi elvárásoknak. Azonban az informatikai fejlesztésekre jellemző és a megvalósításukhoz szükséges komplex terveket, mint pl. koncepcióterv, rendszer architektúra, logikai és fizikai rendszerterv, biztonsági terv, integrációs és migrációs terv már a nyertes ajánlattevőtől várják.


4



Ez így rendben is van, hiszen ez biztosítja a szakértő piaci szereplők részvételi lehetőségét oly módon, hogy saját innovatív ötleteiket, egyedi értéknövelt megoldásaikat felhasználják a feladat, a rendszer megvalósítása érdekében. Olyan alkalmazásfejlesztések esetében, ahol a fejlesztendő funkciók már több piaci alkalmazásban megtalálhatóak, gazdaságosabb megoldás, ha lehetővé teszi az ajánlatkérő, hogy a fejlesztést a nyertes ajánlattevő már meglévő megoldásait felhasználva valósítsa meg. Ez ugyanis csökkenti a megvalósítási kockázatot, a fejlesztéshez szükséges időt és a költségeket is. Erre tekintettel legtöbb esetben az ajánlatkérőnek nem is érdemes részletes saját rendszertervet készítenie a közbeszerzés megkezdése előtt, elegendő az elvárt funkcionalitás és teljesítmény részletes meghatározása. Az informatikai fejlesztések többségének objektív természete a fent említett tény, hogy nagy valószínűséggel piaci szereplők hasonló funkcionalitással bíró rendszereket már fejlesztettek a múltban, így ezen fejlesztések elemei általában felhasználhatók az új fejlesztések megvalósításához. Tapasztalataink azt mutatják, hogy a kormányzati informatikai alkalmazásfejlesztések esetében minden esetben szükséges, hogy az ajánlatkérő az egyedi sajátosságokra figyelemmel gondosan mérlegelje, hogy a közbeszerzése megvalósítása mely eljárás választását teszi lehetővé. A piaci szereplők, mint potenciális ajánlattevők fejlesztési tapasztalata és az általuk megvalósított rendszerek sajátosságai akkor ötvözhetők a speciális beszerzési igénnyel, ha választott közbeszerzési eljárás ezt lehetővé teszi. Ezért minden esetben érdemes megvizsgálni, hogy a Kbt. 89. § (2) bekezdés valamely pontja szerinti hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás jogszabályi feltételei adott esetben fennállnak –e.

1.1.

Választható eljárások a beszerzési jellemzők tükrében

A következőkben az informatikai beszerzésekről általánosságban lesz szó. A beszerzési jellemzők alapján javaslatot is megfogalmazunk a megfelelő eljárásra vonatkozóan. 

Jól meghatározott, fix beszerzési tárgy, egyszerűbb műszaki leírás esetén a nyílt eljárást tartjuk megfelelőnek (ld. még részletesebben a Nyílt eljárás c. 1.1.1 fejezetet).



Összetett, sok szolgáltatási elemmel kombinált, esetleg más rendszerhez vagy rendszerekhez illesztendő informatikai rendszer esetén, javasoljuk megvizsgálni a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás jogi feltételeinek meglétét (ld. még részletesebben a Hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás c. fejezetet 1.1.2).



Olyan esetben, amikor a műszaki leírásból fakadó fejlesztési igényekkel kapcsolatos szerződési elvárások csak tárgyalások útján véglegesíthetők, szintén javasoljuk megvizsgálni a hirdetményes tárgyalásos eljárás jogi feltételeinek meglétét.



Sürgős fejlesztési igény esetén a gyorsított eljárások választási lehetőségét szükséges áttekinteni. E körben indokolt esetben, kivételesen hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás is alkalmazható, feltéve, hogy annak jogszabályi feltételei fennállnak.


5



Eljárásfajták a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) alapján Az egyes eljárásfajták alkalmazhatóságát az általunk azonosított informatikai beszerzés típusokkal összefüggésben vizsgáltuk. Ennek alapján fogalmaztuk meg az adott beszerzés típus tekintetében megállapítható eljárási előnyöket, illetve hátrányokat. 1.1.1. Nyílt eljárás 1.1.1.1.

Az eljárás típusának alkalmazási feltételei, előnyök, hátrányok

Rendszer – fejlesztés, mint szolgáltatás megrendelése esetén 









Ez esetben a közbeszerzés tárgya pontosan meghatározható. Az ajánlatkérő elkészíti a megfelelő közbeszerzési műszaki leírást, amelynek alapján a piac szereplői alacsony megvalósíthatósági kockázat mellett pontos árat tudnak ajánlani a beszerzés megvalósítására. A közbeszerzési műszaki leírás tartalmi elemeit a 310/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet alapján kell összeállítania az ajánlatkérőnek, és kiemelt figyelmet kell fordítania a teljesítmény-, illetve funkcionális követelmények részletes megadására. Miután a műszaki leírásnak nem lehet versenykorlátozó hatása, a közbeszerzési műszaki leírást olyan módon kell meghatározni, hogy az ne eredményezze egyes gazdasági szereplők, vagy áruk kizárását az eljárásból, vagy más módon indokolatlanul hátrányos vagy előnyös megkülönböztetésüket. Csak akkor megengedett a meghatározott gyártmányú, eredetű, típusú dologra, eljárásra, tevékenységre, személyre, szabadalomra vagy védjegyre hivatkozni műszaki leírásban, ha ez a közbeszerzés tárgyának egyértelmű és közérthető meghatározása miatt szükséges, de a leírásban utalni kell arra is, hogy az ajánlatkérő „azzal egyenértékű” más dolgot is elfogad. Az alacsony megvalósíthatósági kockázat azért fontos, mert magas kockázat mellett az ajánlattevők várhatóan - beárazva a kockázatokat is- a reálisnál magasabb ajánlati árat ajánlanak meg. A feladat pontos meghatározása azért fontos, mert biztosítani kell a beszerzés megfelelő megvalósítását, ellenkező esetben előfordulhat, hogy egy piaci szereplő ugyan alacsony ellenszolgáltatás fejében, de nem megfelelő minőségben és csak annyit teljesít, ami az esetlegesen nem pontosan meghatározott műszaki leírás alapján jogilag még számon kérhető. A szerződési feltételek között nagy jelentősége van a teljesítés feltételrendszerének, ezen belül is a mennyiségi és minőségi átadás - átvétel szabályainak, melyeket pontosan és részletesen meg kell határozni, beleértve az informatikai rendszerek szubjektív jellemzőinek a meghatározását is, mint például a felhasználói élmény, minőség, látvány stb.

Összefoglalva: ha az ajánlatkérőnek lenne kapacitása, maga is meg tudná valósítani a projektet, mert annyira pontosan tudja, hogy mit kell fejleszteni, megvalósítani. Komplex rendszer megvalósítására nem javasoljuk.


6



Fejlesztői kapacitás beszerzése esetén:  



Pontosan meg kell határozni a rendelkezésre bocsátandó szakemberek számát, végzettségét, tapasztalatait, és kompetenciáit. A szerződéstervezetben pontosan rendelkezni kell a feladatok kiadásának módjáról, az erőforrásbecslés elkészítéséről, annak elfogadásáról, a részfeladatok megrendeléséről, a (rész)teljesítés ellenőrzéséről, a munka irányításáról, a (rész) teljesítés átvételéről és igazolásáról. Előny, hogy több idő van a projektszakaszok specifikálására, mert, ha csak fejlesztői kapacitást vásárol az ajánlatkérő, nem kell részletes műszaki leírásban meghatároznia a fejlesztendő rendszert. A projektvezetés és a részletes műszaki specifikáció elkészítése ebben az esetben ajánlatkérői feladat, az ehhez szükséges erőforrásokat ajánlatkérőnek kell biztosítania.

A nyílt eljárás előnyei:   

Az eljárás átfutási ideje rövidebb, mint a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárásé. Kevesebb ajánlatkérői erőforrást vesz igénybe az eljárás lebonyolítása. Alapeljárása a közbeszerzésnek, ezért bármely esetben, bármely beszerzési tárgyra, külön feltételek vizsgálata nélkül alkalmazható, választását indokolni nem kell.

A nyílt eljárás hátrányai: 









Komoly előkészítő munka szükséges, hogy pontos és megalapozott ajánlati felhívás és ajánlatkérési dokumentáció készüljön. A közbeszerzés műszaki tartalmának meghatározásakor, valamint a szerződéstervezet elkészítésekor figyelembe kell venni, hogy azok módosítására csak az ajánlattételi határidő lejártát megelőzően van lehetőség. Az ajánlatok felbontását követően az ajánlati kötöttség beáll, így ezt követően sem a műszaki leírás, sem a szerződéstervezet, sem a benyújtott ajánlat nem módosítható. Az eljárásban bárki ajánlatot nyújthat be, aki a szerződési feladat teljesítésére alkalmasnak érzi magát, így adott esetben magas számú ajánlat érkezhet. Az alkalmassági feltételek meghatározásánál ugyanis a közbeszerzési szerződés értékéhez kell igazodni, a feltételek nem lehetnek sem túlzók, sem aránytalanok, de minden esetben tükrözniük kell az összetett feladat megvalósításához szükséges szakmai felkészültséget. Fejlesztői kapacitás beszerzése esetén csak a fejlesztő szakemberek felkészültségének és szakmai tapasztalatának bemutatását kell meghatározni mint alkalmassági feltételt, a rendelkezésre álló keretösszeg mellett. A szerződéstervezet összeállításánál részletesen le kell írni a részfeladatok kiadásának, az erőforrás-szükséglet meghatározásának módját, a teljesítés elfogadásának menetét. Szabályozni szükséges, hogy milyen felmondási lehetőségek vannak nem megfelelő teljesítés esetére, illetve milyen módon változik a szerződés, ha a tervezettnél kevesebb erőforrásra van ténylegesen szükség. (Már a felhívásban meg kell adni a +


7





vagy - százalékos mennyiségi eltérés mértékét, a gyakorlatban az 50%-os eltérés még elfogadott.) A kapacitás beszerzés ötvözhető fejlesztési beszerzéssel, azaz a műszaki leírással jól meghatározott részeket fix áron, az egyéb, a beszerzés indításakor még bizonytalan részeket pedig fejlesztői kapacitás vásárlásával lehet beszerezni egy eljárásban, ezzel biztosítható, hogy ugyanaz az ajánlattevő végezze el a továbbfejlesztést, aki az alaprendszert kifejlesztette.

1.1.1.2.

Az eljárás menetének rövid összefoglalása

A nyílt eljárás az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény közzétételével indul. Az ajánlattételi határidő legalább 45 nap, amelyet legfeljebb 5 nappal le lehet rövidíteni, feltéve, hogy az ajánlatkérő a dokumentációt térítésmentesen és teljes terjedelemben közvetlenül elektronikus úton az ajánlattevők számára hozzáférhetővé teszi az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény közzétételének napjától, és a hirdetményben megadja a hozzáférés adatait. Az ajánlattevők ajánlata az ajánlatok felbontását követően ajánlati kötöttséggel jár, azon változtatni az ajánlatkérő beleegyezésével sem lehet. Az ajánlatok értékelése során hiánypótlásra teljes körben van lehetőség, azonban a hiánypótlás nem járhat az ajánlati kötöttség alá tartozó ajánlati elemek - beleértve a szakmai ajánlatot is - megváltoztatásával. Az ajánlatok és a hiánypótlások vizsgálatát követően az érvényes ajánlatokat a felhívásban meghatározott értékelési szempont szerint kell értékelni. Az eljárás előkészítése A közbeszerzési eljárás előkészítése az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzését jelenti, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzetés piacfelmérést, a közbeszerzés becsült értékének meghatározását, az eljárást megindító felhívás és a dokumentáció előkészítését. Mindezekhez kapcsolódóan az alábbi feladatok jelentkeznek: 1. Az ajánlatkérő köteles meghatározni közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek körében különösen meg kell határoznia az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, vagy testületeket. 2. A piackutatás körében azonosítani kell olyan gazdasági szereplőket, akik a beszerzési tárgy szerinti tevékenységet végeznek, és akik az ajánlatkérő megítélése szerint képesek a szerződés szerinti feladatot teljesíteni. Itt kell a korábbi, hasonló beszerzéssel kapcsolatos tapasztalatokat, továbbá a becsült érték meghatározásához szükséges piaci adatokat összegyűjteni (ld. még részletesebben a Piackutatás 3.1.2 fejezetet).


8



3. Összeférhetetlenség vizsgálata. Ennek keretében fel kell mérni, hogy a beszerzés tárgya vagy jellege keletkeztethet-e jogi vagy szakmai összeférhetetlenségi helyzeteket. (Például egy felügyelő mérnöki, vagy minőségbiztosítási beszerzésben nem vehet részt olyan gazdasági szereplő, amely az felügyelet vagy minőségbiztosítás alá vont projekt megvalósításában valamilyen mértékben részt vesz.) Ajánlatkérőnek erre vonatkozóan összeférhetetlenségi nyilatkozatot bekérni az ajánlat részeként az ajánlattevőktől. 4. Meg kell határozni a közbeszerzés becsült értékét. 5. El kell készíteni a közbeszerzési műszaki leírást. 6. Szerződéstervezetet kell összeállítani, amely az eljárás megindítását követően nem változhat meg. 7. Össze kell állítani a közbeszerzési dokumentumokat i. Ajánlati felhívás (beszerzési tárgy, kizáró okok, alkalmassági feltételek, értékelési szempont meghatározása) ii. Dokumentáció (általános tájékoztató, beadandó nyilatkozat-minták, szerződéstervezet, közbeszerzési műszaki leírás) 8. Ex-ante minőségbiztosításra az összes ajánlatkérői dokumentumot a Miniszterelnökség Közbeszerzési Felügyeleti Főosztályra (a továbbiakban KFF) kell felterjeszteni. A minőségbiztosítási eljárásra vonatkozó eljárásrendet és határidőket a 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet tartalmazza, erre ebben az anyagban nem térünk ki részletesen. 1 Az eljárás lebonyolítása, határidők 1. Ajánlati felhívás megjelentetése a TED-en (2-5 nap) 2. Dokumentáció rendelkezésre bocsátása – elektronikusan, ingyenesen 3. Ajánlattételi határidő, bontás (45 nap vagy 40 nap) 4. Ajánlatok formai vizsgálata (kb. 3-6 nap, ajánlatok terjedelmétől függően) 5. Hiánypótlás (3-10 nap a hiánypótlás összetettségétől függően) 6. Hiánypótlások vizsgálata – bírálat és értékelés (3-6 nap) 7. KFF szabályossági tanúsítványának beszerzése2 vagy Közbeszerzési utóellenőrzési jelentés beszerzése3 (15 nap) 8. Döntés, az ajánlatok elbírálásról szóló írásbeli összegezés megküldése az ajánlattevőknek 9. Szerződéskötési moratórium (10 nap) Mindösszesen 75-100 nap.

1

Uniós értékhatárt elérő vagy meghaladó közbeszerzés esetén Uniós értékhatárt elérő vagy meghaladó közbeszerzés esetén 3 Uniós értékhatárt nem elérő közbeszerzés esetén 2


9



1.1.1.3. Veszélyek és eljárási kockázatok  A beszerzési tárgy nem elég pontos meghatározása esetén az ajánlattételi határidő lejártát követően már nincs mód a későbbi módosításra, kiegészítésre. Azt kapja az ajánlatkérő, amit előre meghatározott az ajánlati felhívásban és a dokumentációban.  Bármely gazdasági szereplő, aki képes érvényes ajánlatot tenni, adott esetben nyerhet is. Ha az alkalmassági feltételek nem kellően pontosak, és nem igazodnak a beszerzési tárgyhoz, előfordulhat, hogy olyan ajánlattevő nyer, aki valójában nem képes jó minőségben teljesíteni. Ezért kiemelten fontos, hogy a szerződésszerű teljesítés követelményeit (mind a mennyiségi, mind a minőségi) pontosan határozza meg a szerződés.  Mivel nincs lehetőség tárgyalásra, a kiegészítő tájékoztatás során – adott esetben – sok szakmai kérdésre lehet számítani, hiszen csak így van lehetősége az ajánlattevőknek, hogy értelmezést kapjanak a dokumentációhoz, a műszaki leíráshoz, a szerződéstervezethez. Előfordulhat, hogy a kérdések olyan problémára hívják fel a figyelmet, ami a dokumentáció módosításához vezethet. 1.1.2. Hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás 1.1.2.1.

Az eljárás feltételei, előnyei, lehetőségei

A Kbt. 89. § (2) bekezdése tartalmazza azokat az eseteket, amikor a jogi feltételek teljesülése esetén az adott eljárási fajta alkalmazható. Fontos hangsúlyozni, hogy az egyes törvényi jogcímek feltételeit a tervezett beszerzési tárgy jellemzői alapján egyedileg kell megvizsgálni, másképpen fogalmazva mindig az adott közbeszerzés esetén lehet állást foglalni abban a kérdésben, hogy hirdetményes tárgyalásos eljárást lehet –e választani vagy - a feltételek hiányában - nem. Az ajánlatkérő hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárást akkor alkalmazhat informatikai projekteknél: a) ha a nyílt, a meghívásos eljárás vagy a versenypárbeszéd a 76. § (1) bekezdés b) vagy c) pontja alapján eredménytelen volt (azaz kizárólag érvénytelen ajánlatok érkeztek, vagy az egyik ajánlattevő, vagy az összességében legelőnyösebb ajánlatot tevő ajánlata is meghaladja a rendelkezésre álló anyagi fedezetet), feltéve, hogy a felhívásban, a dokumentációban vagy az ismertetőben foglalt feltételek időközben lényegesen nem változtak meg; b) kivételesen, ha a szolgáltatás objektív természete vagy az ehhez kapcsolódó kockázatok nem teszik lehetővé az ellenszolgáltatás előzetes átfogó (mindenre kiterjedő) meghatározását; c) /informatikai projekteknél nem releváns/; d) szolgáltatás megrendelése esetében, ha a szolgáltatás objektív természete miatt a szerződéses feltételek meghatározása nem lehetséges olyan pontossággal, amely lehetővé tenné a nyílt vagy a meghívásos eljárásban a legkedvezőbb ajánlat kiválasztását, így Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

10



különösen a szellemi szolgáltatások és a 3. melléklet 6. csoportjába tartozó pénzügyi szolgáltatások esetében. Az a) esetben nagyon fontos figyelni arra, hogy az eljárás csak akkor választható, ha a felhívásban, az ismertetőben vagy a dokumentációban szereplő feltételeket az ajánlatkérő „lényegesen” nem változtatja meg. Lényeges változásnak számít- a teljesség igénye nélkülpl. az alkalmassági feltételek, a műszaki követelmények vagy a fizetési illetve a kötbérfeltételek megváltoztatása. Ugyancsak lényeges a teljesítési határidő, de ez az eljárás megismétlése miatt szükségszerű lehet. Ebben az esetben az javasolható, hogy a beszerzés tárgyára vagy a szerződési feltételekre vonatkozóan szükségessé váló változtatásokat a tárgyalások során tegye meg az ajánlatkérő. A b) esetben azt kell igazolni, hogy a beszerzési tárgy jellegéből adódóan melyek azok a feltételek, kockázati tényezők, amelyekről tárgyalni szükséges annak érdekében, hogy az adott feltétel tartalmának pontos és tárgyalások során történő közös meghatározása mellett az ajánlattevő pontos árat tudjon adni. A d) esetben arra kell kitérni, hogy a szolgáltatás jellege, a szolgáltatás-nyújtás jogszabályi és szokásos üzleti környezete miatt, melyek azok a szerződési feltételek, amelyekről a megfelelő szolgáltatás-nyújtás érdekében tárgyalások szükségesek a felek között, annak érdekében, hogy az ajánlatkérő a számára a legkedvezőbb ajánlatot ki tudja választani. A jogi feltételek tisztázásán túl, az eljárás megindításának minden esetben feltétele az is, hogy az ajánlatkérő elkészítse a beszerzendő rendszer vagy - szolgáltatás esetén- a megrendelendő szolgáltatás közbeszerzési műszaki leírását. Informatikai rendszer beszerzése esetén a műszaki leírásnak tartalmaznia kell a megvalósítandó rendszer elvárt funkcióit, technikai kötöttségeit, más rendszerekhez való csatlakozási pontjait. Ennek során ki kell térni az alábbiakra is:    

a rendszer által nyújtott szolgáltatások technikai paraméterek ügyfélkör elvárt biztonsági szolgáltatások

Ami még ilyenkor bizonytalan lehet:   

technológiák kiválasztása (ár-érték arány meghatározása) egyes értéknövelt szolgáltatások, amiket a piacon különböző szállítók eltérő formában és árazási politikával kínálhatnak ajánlatkérő által elképzelt "nice-to-have" szolgáltatások, amiknek a megvalósítási költsége bizonytalan, mert nincs tapasztalat és összehasonlítás


11



A hirdetményes tárgyalásos eljárás előnyei:     

Az ajánlattételi szakaszban csak alkalmasnak minősített jelentkezők tehetnek ajánlatot. Az ajánlattételi szakaszba bejutó potenciális ajánlattevők száma – rangsorolás és keretszám meghatározása mellett- korlátozható. Tárgyalások során rugalmasan alakíthatóak a szerződési feltételek, de a beszerzés tárgya és az értékelés szempontja nem változhat a tárgyalások során. A tárgyalások során mind a műszaki, mind a kereskedelmi, mind teljesítési feltételek alakíthatóak, valódi tárgyalási poziója van a feleknek. Lehetséges akár meglévő rendszer beszerzése és továbbfejlesztése, valamint integrálása más rendszerekkel. Az előbbi lehetőségek kiegészíthetők fejlesztői kapacitás beszerzéssel olyan feladatokra, amelyre vonatkozóan a műszaki leírás még nem kellő pontossággal áll rendelkezésre. Ilyen esetben napidíjas, vagy óradíjas fejlesztői kapacitás köthető le keretjelleggel a szerződésben, a keret felhasználására a feladat ellátásához szükséges mennyiségben kerülhet sor.

A hirdetményes tárgyalásos eljárás hátrányai:   

Minden esetben indokolni kell a választott eljárási jogcím feltételeinek fennállását. Az eljárás kétszakaszos jellege miatt az eljárás átfutási ideje hosszabb, mint a nyílt eljárásé. A tárgyalások miatt több ajánlatkérői erőforrást vesz igénybe az eljárás lebonyolítása.

1.1.2.2.

Az eljárás menetének rövid összefoglalása

Az eljárás részvételi felhívás közzétételével indul. Pályázati forrásból finanszírozott közbeszerzés esetén az eljárás teljes dokumentációját el kell készíteni már a felhívás feladásakor. A Kbt. szerint ez nem kötelező, azonban a 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet szabályai előírják, ugyanis a teljes eljárás összes dokumentumát és dokumentációját (részvételi felhívás, ajánlattételi felhívás, kiegészítő iratok, dokumentáció) egyszerre kell ellenőrzésre benyújtani. A részvételi szakaszban kiegészítő iratokat lehet készíteni a részvételre jelentkezők megfelelő tájékoztatása érddekében. A dokumentáció az ajánlattételhez szükséges elemeket tartalmazza, tartalmi feltételeit a Kbt. 49. § (2) bekezdése foglalja össze. Az a dokumentum tehát, amely pl. nem tartalmaz műszaki leírást, vagy szerződés-tervezetet, nem minősül dokumentációnak. A kiegészítő iratokat ingyenesen rendelkezésre kell bocsátani annak, aki kéri. A részvételi határidő minimum 30 nap. Ebben a szakaszban ajánlat nem tehető. Az a jelentkezés, amelyik ajánlatot, vagy bármilyen ajánati elemet (pl. termékismertető, ártáblázat vagy fejlesztői kapacitás bemutatása) tartalmaz, érvénytelen. A részvételi szakaszban a jelentkezők alkalmasságának vizsgálata történik, majd az érvényes jelentkezőket ajánlattételre hívja fel az ajánlatkérő.


12



Amennyiben az ajánlatkérő keretszámot határozott meg az ajánlattételi szakaszba továbbjutó ajánlattevők tekintetében – a keretszámnak legalább három ajánlattevőt kell magában foglalnia – rangsorolnia kell a jelentkezőket. A rangsorolás kizárólag az előre meghatározott szakmai és műszaki alkalmassági feltételek körében kiválasztott szempontok szerint történhet. Az érvényes jelentkezést benyújtott és a meghatározott keretszámon belülre rangsorolt jelentkezőknek kell az eredményközlésétől számított öt munkanapon belül ajánlattételi felhívást küldeni. Megjegyezzük, hogy a Kbt. nem teszi kötelezővé az ajánlattételre meghívandó jelentkezők keretszámának meghatározását, így a rangsorolást sem. Ha azonban várhatóan nagy számú az érdeklődő piaci szereplők száma, akkor ezzel a megoldással lehet a potenciális ajánlattevők számát ésszerűen és jogszerűen korlátozni. Az eljárásban a Kbt. nem ír elő ajánlattételi határidő minimumot, viszont a Kbt. alapelveire tekintettel figyelembe kell venni, hogy az érdemi ajánlattételhez mennyi időre lehet szükség, és az ajánlattételi határidőt ennek alapján kell megállapítani. Ebben az esetben van jelentősége annak is, hogy a dokumentációt már a részvételi szakaszban rendelkezésre bocsátották-e, mert ha több idejük van az ajánlattevőknek előre készülni, akkor az ajánlattételi határidő értelemszerűen már rövidebb is lehet. Az ajánlattételi szakasz lényeges része a tárgyalási szakasz. A tárgyalások forgatókönyvét az ajánlatkérő állapítja meg. Tárgyalni lehet az ajánlattevőkkel együttesen, vagy külön-külön is. A tárgyalás állhat egy fordulóból, vagy szükség szerint több fordulóból is. A tárgyalás során elegendő időt kell szentelni az ajánlatkérő általános szakmai elvárásainak bemutatására, a szerződéses feltételek megtárgyalására és arra is, hogy az ajánlattevők bemutathassák ajánlatukat. Minden tárgyalásról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet az azon résztvevő felek képviselőjének kell aláírnia. Célszerű, hogy az adott tárgyalás befejezését követően – ott helyben – elkészüljön és aláírásra kerüljön a jegyzőkönyv. Az eljárás előkészítése Az eljárás előkészítése kapcsán ugyanazokat az eljárási cselekményeket kell elvégezni, amelyeket a nyílt eljárás előkészítése kapcsán részletesen bemutattunk. Hirdetményes tárgyalásos eljárásban az előkészítés során kell felkészülni arra is, hogy a tárgyalások lebonyolítása hogyan történik, azon az ajánlatkérő részéről milyen összetételű tárgyalási bizottság vesz részt, továbbá, hogy mi lesz a tárgyalási bizottság mozgástere, döntési kompetenciája a tárgyalások során.


13



Az eljárás lebonyolítása, határidők Részvételi szakasz: 1. Részvételi felhívás megjelentetése a TED-en (2-5 nap) 2. Kiegészítő iratok vagy a dokumentáció rendelkezésre bocsátása – elektronikusan, ingyenesen 3. Részvételi jelentkezési határidő, bontás (30 nap) 4. Részvételi jelentkezések formai vizsgálata (kb. 3-6 nap, terjedelemtől függően) 5. Hiánypótlás (3-10 nap a hiánypótlás összetettségétől függően) 6. Hiánypótlások vizsgálata – jelentkezések bírálata (3-6 nap) 7. KFF szabályossági tanúsítványának beszerzése4 8. Részvételi szakasz lezárása Ajánlattételi szakasz: 1. Ajánlattételi felhívás megküldése 2. Ajánlattételi határidő, az ajánlatok bontása (10-12 nap az ajánlat bonyolultágától függően) 3. Tárgyalások lebonyolítása (5- 15 nap) 4. Tárgyalások eredménye alapján módosított dokumentáció elkészítése és megküldése (3-6 nap) 5. Végleges ajánlattételre felkérés (a végleges ajánlatok benyújtására 5-10 napot ajánlatos biztosítani az ajánlattevők részére) 6. Végleges ajánlatok bontása 7. Bírálat és értékelés (3-6 nap) 8. KFF szabályossági tanúsítványának 5 vagy Közbeszerzési utóellenőrzési jelentésnek a beszerzése6 (15 nap) 9. Szerződéskötési moratórium (10 nap) Mindösszesen 90-150 nap.

1.1.3. A meghívásos eljárás A meghívásos eljárás kétszakaszos eljárás, mely részvételi felhívással indul. A részvételi szakaszra és a jelentkezők rangsorolására (rövid lista meghatározására) a tárgyalásos eljárással azonos szabályok vonatkoznak. A meghívásos eljárás második szakasza az ajánlattételi szakasz, amely (leegyszerűsítve) a nyílt eljárás szabályai szerint kerül lebonyolításra. Az ajánlattételi szakaszba csak az alkalmasnak 4

Uniós értékhatárt elérő vagy meghaladó közbeszerzés esetén Uniós értékhatárt elérő vagy meghaladó közbeszerzés esetén 6 Uniós értékhatárt nem elérő közbeszerzés esetén 5


14



minősített jelentkezők jutnak tovább, illetve, ha volt keretszám meghatározás és rangsorolás, akkor kizárólag a keretszámnak megfelelő jelentkezők kapnak felkérést ajánlattételre. Az ajánlattevő által benyújtott ajánlat ajánlati kötöttséget eredményez, az ajánlattételi határidő lejártát követően sem a szakmai ajánlat, sem a dokumentáció nem módosítható. A meghívásos eljárás hosszabb átfutási idejű, mint a nyílt eljárás, és miután tárgyalni sem lehet a szerződési feltételekről, az ajánlatkérők nem szívesen választják. Ennek az eljárásnak az az előnye a nyílt eljárással szemben, hogy kiválaszthatók a "legtapasztaltabb és legalkalmasabb" ajánlattevők, és köztük lehet megvalósítani a versenyt. Hátránya, hogy nem lehet tárgyalni a szerződési feltételekről, továbbá, hogy az ajánlattételi szakaszban már nem lehet sem a műszaki leírás, sem az ajánlat feltételein változttani. Az eljárás átfutási ideje: 120-150 nap.

1.1.4. Versenypárbeszéd A versenypárbeszéd három szakaszból álló eljárás. Az első szakasz a részvételi szakasz, a második a párbeszéd, és a harmadik az ajánlattételi szakasz. Két esete van a 102. § alapján: a) ha a közbezserzés tárgyára vonatkozó közbezserzési műszaki leírás meghatározásra az ajánlatkérő nem képes, vagy a nem a nyílt , illetvea meghívásos eljárásban szükséges részletességgel képes; b) ha a szerződés típusának vagy jogi illetve pénzügyi feltételeinek meghatározására nem, vagy nem a nyílt, illetve a meghívásos eljárásban szükséges részletességgel képes. Lebonyolítása hasonlít a hirdetményes tárgyalásos ejáráshoz, azzal a különbséggel, hogy versenypárbeszéd esetén a megoldási javaslatokat az ajánlattevők adják a párbeszéd szakaszban, és az ajánlattevőkkel közösen kialakított műszaki vagy szerződési tartalomra tesznek az eljárás harmadik szakaszában ajánlatot. "106. § (1) A versenypárbeszédben az ajánlatkérő és egy vagy több ajánlattevő közötti párbeszéd arra irányul, hogy az ajánlatkérő képes legyen a szerződéskötéshez szükséges részletességgel meghatározni a közbeszerzés tárgyára vonatkozó közbeszerzési műszaki leírást, illetve a szerződés típusát vagy jogi, illetve pénzügyi feltételeit. 107. § (2) Ha megoldási javaslatában az összes résztvevő hozzájárult megoldási javaslatának a beszerzés tárgyára vonatkozó követelmények kialakítása során történő teljes vagy részleges felhasználásához, továbbá az ajánlatkérő szükségesnek tartja, az ajánlatkérő jogosult a végső ajánlat készítéséhez egy vagy több megoldási javaslat teljes vagy részleges felhasználásával meghatározni a közbeszerzési műszaki leírást és a szerződés feltételeit. Ebben az esetben az ajánlatkérő köteles az ajánlattételhez dokumentációt készíteni." Ez az eljárás rendkívül hosszadalmas, bonyolult és nehézkes eljárás. Sok esetben problémás lehet a különböző megoldási javaslatok összehasonlítható értékelése, könnyen felmerülhet az esélyegyenlőség megsértése, ha valamelyik ajánlattevő megoldási javaslata nagyobb mértékben kerül felhasználásra a végleges műszaki tartalom meghatározásakor. Erre tekintettel csak különösen indokolt esetben javasoljuk az alkalmazását. Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

15



1.1.5. Központosított közbeszerzés A központosított közbeszerzésre kötelezett intézmények mindazon termékeket és szolgáltatásokat, amelyek központosított közbeszerzés keretébe tartoznak a 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet szerint, kötelesek a KEF-től beszerezni. Beszerzésük érdekében saját hatáskörben csak akkor folytathatnak le közbeszerzési eljárást, ha a rendelet szerinti kivételi esetek valamelyike fenn áll. A központosított közbeszerzés keretében jellemzően, informatikai témakörökben az alábbiakra köt a KEF az ajánlattevőkkel keretmegállapodást: -

számítógéprendszerek szállítása (hardverek és egyes szoftverek) különböző szoftverlicencek adás –vétele (pl. Microsoft, Oracle, Novell stb.) informatikai biztonság (pl. vírusirtó szoftverek) hálózati eszközök adás –vétele (pl. különböző switchek, egyéb hálózati eszközök) nyomtatórendszerek szállítása (nyomtatók, tonerek és kapcsolódó szolgáltatások) support szolgáltatások egyes szoftverekhez (pl. Microsoft)

Egyéb jellemző keretmegállapodások: -

irodaszerek szállítása gépjármű üzemanyag vásárlása gépjárművek adásvétele különböző, egészségügyben használatos termékek adás -vétele

Kiemelendő, hogy az egyes ajánlatkérői beszerzések esetén a Kbt., a 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet és a termékre vonatkozó keretmegállapodás rendelkezéseit együttesen kell alkalmazni. A közbeszerzések lefolytatása során az alábbiakra kell különös figyelmet fordítani: 







Az előzetes igénybejelentést a KEF portálon a beszerzés megindítása előtt meg kell tenni és az igénybejelentést ki kell nyomtatni, önként csatlakozó intézmény esetén a KEF-nek jóvá is kell hagynia az igénybejelentést. Ellenőrizni kell, hogy a keretmegállapodás a keretmegállapodásos eljárás második részeként milyen eljárást vagy beszerzési formát engedélyez. (A korábban kötött keretmegállapodások pl. engedélyezik a közvetlen megrendelést, a 2012. évben és az után kötött, több szereplős keretmegállapodások jellemzően viszont már csak a verseny újranyitását teszik lehetővé.) Amennyiben közvetlen megrendelésre lehetőség van és a verseny újranyitását egyéb jogszabály sem teszi kötelezővé, a termék adatlapok és a keresési képernyő kinyomtatásával dokumentálni kell, hogy a megrendelt termék/szolgáltatás az elérhető legalacsonyabb áron kerül beszerzése. Amennyiben a termék/szolgáltatás csak a verseny újranyitásával szerezhető be, ügyelni kell arra, hogy a keretmegállapodás érintett részében szereplő összes ajánlattevő ajánlattételre felkérésre kerüljön. Figyelmet kell arra fordítatni, hogy egy eljárás egy keretmegállapodáshoz kapcsolódhat, így az eljáráson belül nem alkalmazható sem több keretmegállapodás, sem pedig egy adott keretmegállapodás több része. (Pl. egy eljárás keretében nem lehet beszerezni nyomtatót a "Nyomtatórendszerek" tárgyú keretmegállapodásból és merevlemezt a Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

16







"Számítógéprendszerek" tárgyú keretmegállapodásból, de arra sincs lehetőség, hogy az ajánlatkérő a "Számítógéprendszerek" tárgyú keretmegállapodás keretén belül egyszerre versenyeztesse a homogén és heterogén rész nyertes szállítóit.) Verseny újranyitásánál az ajánlatok felbontását követően dokumentálni kell, hogy az egyes ajánlattevők által megajánlott termékek/szolgáltatások valóban szerepelnek-e a szállító hivatalos KEF árlistájában, és az ajánlatban szereplő egységárak nem haladjáke meg az árlistában szereplő egységárakat. A megfelelő dokumentáláshoz ki kell nyomtatni az egyes szállítókhoz tartozó termék adatlapokat is. Központosított közbeszerzés esetében is olyan műszaki dokumentációt kell készíteni, amely egyenlő esélyt teremt a lehetséges ajánlattevőknek a szakmailag megalapozott ajánlat megtételére. Amennyiben az ajánlatkérő konkrét terméket, vagy cikkszámot határoz meg a beszerzés tárgyaként és lehetővé teszi az azzal egyenértékű helyettesítő termék megadását (ezt kötelezően lehetővé kell tenni), akkor fel kell sorolnia mindazon jellemzőket, amelyet az egyenértékűség alatt vizsgálni fog. (Pl. notebook esetében egyenértékűnek tekinti az ajánlatkérő, ha a képernyő mérete megegyezik vagy nagyobb, a processzor magok száma megegyezik vagy több, a processzorok órajele megegyezik, vagy magasabb stb.)


17



2. Előzetes vitarendezéssel kapcsolatos előírások 2.1.

Előzetes vitarendezés

Az előzetes vitarendezést a Kbt. 79. §-a szabályozza az alábbiak szerint: " 79. § (1) Előzetes vitarendezés kezdeményezésére jogosult a) a jogsértő eseményről való tudomásszerzést követő három munkanapon belül az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező, ha álláspontja szerint egészben vagy részben jogsértő az írásbeli összegezés, illetve az ajánlatkérő bármely eljárási cselekménye vagy a közbeszerzési eljárásban keletkezett bármely - a b) pont szerintieken kívüli - dokumentum; b) bármely érdekelt gazdasági szereplő vagy a közbeszerzés tárgyával összefüggő tevékenységű kamara vagy érdekképviseleti szervezet (e § alkalmazásában a továbbiakban együtt: kérelmező) az ajánlattételi, vagy részvételi határidő lejárta előtti tizedik napig, gyorsított, vagy rendkívüli sürgősségre tekintettel indított hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásban e határidők lejártáig, ha álláspontja szerint egészben vagy részben jogsértő az ajánlati, ajánlattételi vagy részvételi felhívás, a dokumentáció, vagy azok módosítása. (2) A kérelmezőnek az ajánlatkérőhöz benyújtott kérelmében (a továbbiakban: előzetes vitarendezési kérelem) meg kell jelölnie az írásbeli összegezés vagy egyéb dokumentum, vagy eljárási cselekmény jogsértőnek tartott elemét, továbbá a kérelmező javaslatát, észrevételét, valamint az álláspontját alátámasztó adatokat, tényeket, továbbá az azt alátámasztó dokumentumokra - ha vannak ilyenek - hivatkoznia kell. (3) Az előzetes vitarendezési kérelmet faxon vagy elektronikus úton kell megküldeni az ajánlatkérő részére, aki a kérelemmel kapcsolatos álláspontjáról a vitarendezést kérelmezőt a kérelem megérkezésétől számított három munkanapon belül a benyújtási módnak megegyező módon tájékoztatja, továbbá az előzetes vitarendezési kérelem benyújtásáról, valamint az arra adott válaszáról az eljárás valamennyi - általa ismert - ajánlattevőjét vagy részvételre jelentkezőjét is tájékoztatja. (4) Az ajánlatkérő az előzetes vitarendezési kérelem megérkezésétől számított három munkanapon belül akkor is jogosult egy alkalommal az ajánlattevőket (részvételre jelentkezőket) három munkanapos határidővel hiánypótlás [67. §], felvilágosítás [67. §] vagy indokolás [69-70. § bekezdése] benyújtására felhívni, amennyiben az eljárás szabályai szerint erre már nem lenne lehetőség, ha az eljárásban történt törvénysértés ezen eljárási cselekmények útján orvosolható. Ebben az esetben az ajánlatkérő az előzetes vitarendezési kérelem benyújtásáról a hiánypótlási felhívás, a felvilágosítás vagy indokolás kérésének megküldésével egyidejűleg, míg a kérelemre adott válaszáról a kérelem megérkezésétől számított hét munkanapon belül - faxon vagy elektronikus úton - tájékoztatja a kérelmezőt és az ajánlattevőket (részvételre jelentkezőket). (5) Amennyiben valamely ajánlattevő az (1) bekezdés szerinti határidőben és a (2) bekezdésnek megfelelően előzetes vitarendezési kérelmet nyújtott be az ajánlatok bontását követően történt eljárási cselekménnyel, keletkezett dokumentummal kapcsolatban, az ajánlatkérő a kérelem benyújtásától a válaszának megküldése napját követő tíz napos időtartam lejártáig akkor sem kötheti meg a szerződést – ha részajánlat tétele lehetséges volt, a beszerzés érintett Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

18



részére vonatkozó szerződést – ha eddig az időpontig a szerződéskötési moratórium egyébként lejárna." Az előzetes vitarendezés jelentősége abban áll, hogy az ajánlattevő külön díj fizetése nélkül, közvetlenül az ajánlatkérőtől kérheti az általa észlelt, feltételezett jogsértés kivizsgálását és orvoslását. Vitarendezés keretében az ajánlatkérő, a törvényben megadott keretek között jogosult újabb hiánypótlási felhívást előírni, illetve korábbi döntését megváltoztatni. A vitarendezési eljárás – adott esetben - meghosszabbíthatja a szerződéskötési moratórium 10 napos időszakát is, ugyanis a vitarendezési kérelemre adott választ követő 10 napos időtartam lejárata előtt akkor sem köthető meg a szerződés, ha a moratórium egyébként lejárna.


19



3. Felhívás és dokumentáció összeállítása - a KFF minőségbiztosítási tapasztalatok tükrében 3.1.

Előkészítési feladatok

3.1.1. Összeférhetetlenség vizsgálata 3.1.1.1.

Jogi összeférhetetlenség

Az összeférhetetlenségről a Kbt. 24. §-a rendelkezik a következők szerint: "(1) Az ajánlatkérő köteles minden szükséges intézkedést megtenni annak érdekében, hogy elkerülje az összeférhetetlenséget és a verseny tisztaságának sérelmét eredményező helyzetek kialakulását. (2) Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és lefolytatásában az ajánlatkérő nevében olyan személy vagy szervezet, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes. (3) Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárásban ajánlattevőként, részvételre jelentkezőként, alvállalkozóként vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezetként az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet, ha közreműködése az eljárásban a verseny tisztaságának sérelmét eredményezheti. Az ajánlatkérő köteles felhívni az eljárás előkészítésébe bevont személy vagy szervezet figyelmét arra, ha e bekezdés alapján - különösen az általa megszerzett többlet-információkra tekintettel - a közbeszerzési eljárásban történő részvétele összeférhetetlenséget eredményezne." A rendelkezésekből következően az összeférhetetlenség elkerülését elsősorban az ajánlatkérők felelősségének tekinti a Kbt. Az eljárásba bevont személyek emiatt kötelesek nyilatkozni, hogy velük szemben nem áll fenn összeférhetetlenség az eljárással kapcsolatosan. Ugyanakkor fontos hangsúlyozni, hogy a piackutatás során megkeresett gazdasági szereplők attól, hogy piaci információt adnak az ajánlatkérőnek, nem válnak összeférhetetlenné.

3.1.1.2.

Szakmai összeférhetetlenség

Az ajánlatkérőnek lehetősége van un. szakmai összeférhetetlenség meghatározására is, de erről a Kbt. nem rendelkezik. Ennek módja, hogy a dokumentáció részeként kiad egy szakmai összeférhetetlenségi nyilatkozat mintát, melynek aláírását az ajánlat érvényességi feltételévé teszi. Szakmailag összeférhetetlen különösen pl. adott projekt tekintetében a projekt minőségbiztosítását szolgáltató gazdasági szereplő, mert gazdasági érdeke fűződik a minőségbiztosítás tárgyát képező projekt szerződésszerű megvalósításához. Ajánlatkérőnek egyedileg kell megállapítania a szakmai összeférhetetlenség kritériumait, amennyiben ez -az adott beszerzés tekintetében - releváns.


20


3.1.1.3.


A verseny biztosítása

A verseny biztosítása érdekében a Kbt 28.§ (1) bekezdése előírja, hogy ajánlattevő vagy részvételre jelentkező ugyanabban a közbeszerzési eljárásban - részajánlat-tételi lehetőség biztosítása esetén ugyanazon rész tekintetében – a) nem tehet másik ajánlatot más ajánlattevővel közösen, illetve nem nyújthat be másik részvételi jelentkezést más részvételre jelentkezővel közösen, b) más ajánlattevő, illetve részvételre jelentkező alvállalkozójaként nem vehet részt. c) más ajánlatot benyújtó ajánlattevő, illetve más részvételi jelentkezést benyújtó részvételre jelentkező szerződés teljesítésére való alkalmasságát nem igazolhatja.

3.1.2. Piackutatás A piackutatás az egyik legfontosabb, de sokszor elhanyagolt előkészítési feladat, amelynek jelentősége azonban egyre nagyobb. A közbeszerzési eljárások ellenőrzése során gyakran felmerül az a kérdés, hogy az ajánlatkérő a becsült értéket mire alapozta, azt milyen adatokkal, dokumentumokkal tudja alátámasztani, ezért a piackutatás időben megelőz minden más közbeszerzési eljárási cselekményt. Két fontos célja van: 1. Annak meghatározása, hogy a beszerezni tervezett áruk, szolgáltatások piaci ára milyen összeget jelent, azaz a beszerzés becsült értéke milyen összegben határozható meg, továbbá, hogy a rendelkezésre álló anyagi fedezet mértékével arányban áll –e. 2. Annak felmérése, hogy hasonló jellegű feladatokat milyen gyakorisággal és terjedelemben hajtottak végre a gazdasági szereplők a korábbi években, hogy az alkalmassági feltételek reálisan meghatározhatók legyenek. Nem lehet azonban az alkalmassági feltételeket konkrét gazdasági szereplők referenciáihoz "méretezni", azaz csak általános piaci trendeket lehet figyelembe venni. Kiemelt szerepe van a bíráló bizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tagjának, illetve a tag piacismeretének. Az alkalmassági feltételeket elsődlegesen a teljesítendő feladathoz, azaz a szerződéshez kell "igazítani", erről a Kbt. 55. § (3) bekezdése rendelkezik, amikor meghatározza, hogy az alkalmassági követelmények meghatározását a közbeszerzés tárgyára kell korlátoznia, és azokat – a közbeszerzés becsült értékére is tekintettel – legfeljebb a szerződés teljesítéséhez ténylegesen szükséges feltételek mértékéig lehet előírni. A piackutatás során nem lehet információt kiadni a megkeresett gazdasági szereplőknek a tervezett közbeszerzés konkrét paramétereiről, ellenkező esetben felmerülhet az összeférhetetlenség a piackutatásban részt vevő cégek tekintetében. A Kbt. 24. § (5) bekezdése értelmében "nem eredményezi a verseny tisztaságának sérelmét és nem összeférhetetlen az olyan személy (szervezet) részvétele az eljárásban, akitől, illetőleg amelytől az ajánlatkérő a) az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése érdekében a közbeszerzés megkezdése időpontjának megjelölése nélkül, kizárólag a felmérés érdekében szükséges adatokat közölve kért tájékoztatást, vagy Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

21



b) a támogatásra irányuló igény (pályázat) benyújtásához szükséges árajánlatot kapott feltéve, hogy az a) vagy a b) pont alkalmazása kapcsán az ajánlatkérő nem közölt vele a közbeszerzési eljárás során az összes ajánlattevő (részvételre jelentkező) részére rendelkezésre bocsátott adatok körét meghaladó információt."

3.1.3. Becsült érték meghatározása A közbeszerzés becsült értékére vonatkozóan a Kbt. az alábbi szabályokat tartalmazza: 11. § (1) A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért vagy kínált - általános forgalmi adó nélkül számított, a 12-18. §-okban foglaltakra tekintettel megállapított - legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték). A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni az opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén az opcionális rész értékét. (2) A közbeszerzés becsült értékébe be kell számítani az ajánlatkérő által a részvételre jelentkezők, vagy az ajánlattevők részére fizetendő díjat és kifizetést (jutalékot) is, amennyiben az ajánlatkérő teljesít ilyen jellegű kifizetést a részvételre jelentkezők, az ajánlattevők részére. (3) Tilos a becsült érték meghatározásának módszerét e törvény megkerülése céljával megválasztani. 12. § Az árubeszerzés becsült értéke olyan szerződés esetében, amelynek tárgya dolog használatára, vagy hasznosítására vonatkozó jognak a megszerzése: a) határozott időre, egy évre vagy annál rövidebb időre kötött szerződés esetén a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás; az egy évnél hosszabb időre kötött szerződés esetén pedig a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás, beleértve a becsült maradványértéket is; b) határozatlan időre kötött szerződés esetén vagy ha a szerződés megszűnésének időpontja az eljárás megindításakor pontosan nem határozható meg, a havi ellenszolgáltatás negyvennyolcszorosa. 13. § (1) Az árubeszerzés vagy a szolgáltatás becsült értéke a rendszeresen vagy az időszakonként visszatérően kötött szerződés esetében: a) az előző naptári év során kötött azonos vagy hasonló tárgyú szerződés, vagy szerződések szerinti tényleges ellenszolgáltatás, módosítva a következő naptári év alatt várható mennyiségi és értékbeli változással, vagy b) az első teljesítést követő, a következő tizenkét hónap alatti vagy a tizenkét hónapnál hosszabb időre kötött szerződés, vagy szerződések időtartama alatti becsült ellenszolgáltatás. (2) A közbeszerzés becsült értéke olyan szerződés esetében, amely vételi jogot is tartalmaz, a vételárral együtt számított legmagasabb ellenszolgáltatás. (3) Ha a szerződés árubeszerzést és szolgáltatásmegrendelést is magában foglal, a becsült érték megállapításakor az árubeszerzés és a szolgáltatás becsült értékét egybe kell számítani. Úgyszintén be kell számítani adott esetben az árubeszerzés becsült értékébe a beállítás és üzembe helyezés becsült értékét is. 14. § (1) A szolgáltatás becsült értéke olyan szerződés esetében, amely nem tartalmazza a teljes díjat: Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

22



a) határozott időre, négy évre vagy annál rövidebb időre kötött szerződés esetén a szerződés időtartama alatti ellenszolgáltatás; b) határozatlan időre kötött szerződés vagy négy évnél hosszabb időre kötött szerződés esetén a havi ellenszolgáltatás negyvennyolcszorosa. (2) A szolgáltatás becsült értékének megállapításakor az alábbi szolgáltatások esetében a következőket kell figyelembe venni: a) biztosítási szerződés esetében a fizetendő biztosítási díjat és egyéb ellenszolgáltatásokat; b) banki és egyéb pénzügyi szolgáltatás esetében a díjat, a jutalékot, a kamatot és egyéb ellenszolgáltatásokat; c) a tervezést is magában foglaló szolgáltatás esetében a fizetendő díjat vagy jutalékot és egyéb ellenszolgáltatásokat." A becsült érték kapcsán a legfontosabb rendelkezés, hogy az nem azonos az ajánlatkérő által az adott közbeszerzés megvalósítására allokált anyagi fedezet összegével. Az anyagi fedezet összege a becsült értéknél, kisebb szokott lenni, hiszen a közbeszerzési eljárásnak éppen a versenyhelyzet megteremtése a célja, amely versenyben az áraknak lefelé kell elmozdulniuk a piaci árakhoz képest. Miután becsült érték alatt a piaci legmagasabb nettó árat kell figyelembe venni, ebből következik az is, hogy a becsült értéknél magasabb áron nem lehet szerződést kötni.

3.1.4. Közbeszerzés tárgyának, mennyiségének pontos megfogalmazása az ajánlattételi vagy részvételi felhívásban (Kbt. 46. §) A közbeszerzés tárgyát és mennyiségét úgy kell meghatározni, hogy 

  

kiderüljön belőle, hogy árubeszerzésről vagy szolgáltatás megrendelésről van szó, vagy ha összetett a beszerzési tárgy, azaz mind áru, mind szolgáltatás szerepel benne, melyik van túlsúlyban a becsült érték alapján; szolgáltatás megrendelése esetén megbízási vagy vállalkozási jogviszonyt tervez-e ajánlatkérő; meg lehessen becsülni a beszerzés nagyságrendjét és abból az érdeklődő gazdasági szereplők el tudják dönteni, hogy alkalmasak lehetnek-e a feladatra; az alkalmassági feltételeknek összhangban kell lennie a beszerzés tárgyával és mennyiségével (azaz a beszerzés tárgyánál fel kell tüntetni azokat a mennyiségi és minőségi jellemzőket, amelyekre az alkalmassági feltételek előírást tartalmaznak).

A közbeszerzés mennyiségét úgy is meg lehet határozni, hogy az ajánlatkérő a legalacsonyabb vagy a legmagasabb mennyiséget vagy értéket közli, és kiköti az ettől való eltérés lehetőségét, előírva az eltérés százalékos mértékét. Az ajánlatkérő köteles megvizsgálni beszerzését abból a szempontból, hogy a beszerzés tárgyának jellege lehetővé teszi-e a közbeszerzés egy részére történő ajánlattétel biztosítását. Amennyiben a beszerzés tárgyának természetéből adódóan részajánlat-tételi lehetőség biztosítható, az ajánlatkérő az eljárást megindító felhívásban - feltéve, hogy az gazdasági, műszaki és minőségi, vagy a szerződés teljesítésével kapcsolatos más szempontokat Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

23



figyelembe véve sem ésszerűtlen - lehetővé teheti a közbeszerzés egy részére történő ajánlattételt, illetve részvételre jelentkezést.

3.1.5. A becsült érték meghatározása, részekre bontási tilalom A Kbt. 2013. július 1-én hatályba lépett módosítása a korábbi „egybeszámítási szabály” helyett a „részekre bontás tilalmáról” rendelkezik. A közbeszerzési irányelvekhez kapcsolódó uniós bírósági gyakorlat ugyanis azt követeli meg, hogy az ajánlatkérő – értékét tekintve – ne bontson részekre olyan közbeszerzéseket, amelyek funkcionális megközelítésben egy egységes beszerzésnek minősülnek. A beszerzés egységének megítéléséhez a műszaki-gazdasági funkcionális egység az irányadó szempont, ezért építési beruházások kapcsán a jogalkotó már figyelembe vette a C-16/98. számú ítélet megállapításait, a szolgáltatások tekintetében pedig a C-574/10. számú ítéletben kifejtett funkcionális értelmezést. A C-16/98. sz. ítéletben a Bíróság rámutatott, hogy egyéb tényezők, mint az ugyanazon ajánlatkérő személye vagy, hogy a különböző szerződésekben foglaltakat ugyanazon vállalkozás is tudná teljesíteni, a körülményektől függően utalhatnak egy építési beruházás fennállására, a döntő szempont azonban az építési munkák eredményének funkcionális egysége. Ennek alapján az az értelmezés vált elfogadottá, amely szerint egy több szakaszra tagolódó projekt elemei akkor értékelhetőek külön építési beruházásként, amennyiben teljes értékű és önálló műszaki-gazdasági funkció betöltésére önmagukban alkalmasak. Árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetében a közbeszerzés műszaki és gazdasági funkcionális egysége elsősorban abban érhető tetten, hogy az áruk vagy a szolgáltatások egyetlen cél megvalósítását szolgálják, emellett tartalmilag is hasonlóak, vagy funkciójuk betöltésére csak együttesen alkalmasak. Hasonló áru alatt olyan termékeket kell érteni, amelyek azonos vagy hasonló felhasználásra szolgálnak, például különféle élelmiszerek vagy különböző irodabútorok. Tipikusan egy az adott területen működő gazdasági szereplő tartana ilyen termékeket árukészletében. Az egyetlen közbeszerzés jellemzője lehet az időbeli összefüggés is, amely nem feltétlenül jelent teljes egyidejűséget vagy folyamatosságot, de ha az egyes szerződések megkötése között valamilyen oknál fogva hosszabb idő telik el, az megbonthatja a beszerzések egységét. A beszerzések egy egységként történő értékelését az uniós gyakorlat értelmében alátámaszthatja adott esetben pl. az egységes tervezés és döntés is. A szolgáltatások és az áruk tekintetében jelenleg a Kbt. megköveteli azon szerződések értékének egybeszámítását, amelyek hasonló szolgáltatás vagy hasonló áru beszerzésére irányulnak, és a rájuk vonatkozó beszerzési igény egy időben merül fel. A beszerzési igény egy időben történő felmerülésének megítéléshez iránymutatást adott a Közbeszerzési Hatóság vonatkozó útmutatója is. E szerint az olyan hasonló áruk vagy hasonló szolgáltatások értékét kell egyként, azaz együttesen kezelni, amelyekre vonatkozó igény a tervezéskor, különös tekintettel a költségvetés tervezésére, az üzleti terv összeállítására, vagy az egy projekt keretében megvalósuló beszerzések tervezésére, az ajánlatkérő számára már ismert és rendelkezik a szükséges forrással. Ez a szabály kifejezetten az ajánlatkérők tervezési Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

24



kötelezettségére helyezi a hangsúlyt, és fontos szerepet tulajdonít a költségvetési szempontoknak is. Egybe kell azonban számítani azokat a szerződéseket is, amelyek egyetlen célra irányulnak és tartalmilag is hasonlóak vagy funkciójuk betöltésére együttesen alkalmasak, akkor is, ha az ajánlatkérő még nem rendelkezik mindegyik szerződésre pénzügyi forrással. Az uniós projektek esetén viszont nem követeli meg a különböző projektekben megvalósítandó hasonló szolgáltatások egybeszámítását – feltéve hogy sajátos körülmények, pl. hogy az ajánlatkérő egy időben összevontan bonyolítja a beszerzést – nem alapozzák meg kifejezetten a szerződések egységét.

3.1.6. Felhívás 3.1.6.1.

Választott eljárás jogalapja

A KFF észrevételek minden esetben kitérnek arra, hogy ha az ajánlatkérő nem nyílt vagy meghívásos eljárást választ, hanem hirdetményes vagy hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárást, akkor a választott eljárás jogalapját be kell mutatni, meg kell indokolni. Abban az esetben, ha az ajánlatkérő a Kbt. 89. § (2) bekezdés b) pontja alapján azért választ hirdetményes tárgyalásos eljárást, mert a szolgáltatás objektív természete, vagy a kapcsolódó kockázatok miatt nem lehetséges az ellenszolgáltatás mindenre kiterjedő meghatározása, az az ajánlatkérőnek szerződés-tervezetet vagy szerződési feltételeket tartalmazó dokumentumot ugyanúgy kell készítenie, mint más jogcímre alapozott tárgyalásos eljárásban. Az eljárás választásának nem lehet akadálya az, ha az ajánlatkérő szerződés-tervezetet készít. Találkoztunk azonban olyan véleménnyel, mely szerint miután "a minőségbiztosításra megküldött szerződéstervezet teljes körű, mindenre kiterjedő. Így, ezen a jogcímen tárgyalásos eljárás nem folytatható le". Véleményünk szerint az, hogy ajánlatkérő teljes körű szerződés-tervezetet készít, még nem zárja ki a tárgyalásos eljárás alkalmazhatóságát, mert a Kbt. nem ezt a feltételt szabja. Amennyiben ugyanis a közbeszerzési műszaki leírásnak vannak tisztázandó pontjai, továbbá a kockázatviselési szabályok miatt az ajánlati ár kalkulációja is kérdéses, akkor indokolható a tárgyalások szükségessége, azaz a tárgyalásos eljárás alkalmazása. A Kbt. kifejezetten megengedi, hogy a szerződéses feltételekről ajánlatkérő tárgyalásokat folytasson le annak érdekében, hogy a lehető legkedvezőbb feltételekkel köthessen szerződést. A szerződéses feltételeknek pedig meghatározó része maga a szerződési feladatra vonatkozó műszaki leírás. Alapvetően az ajánlatkérő felelőssége, hogy megfelelő eljárásfajtát válasszon. A megfelelőséget az ellenörző szerv azonban csak akkor tudja megítélni, ha megfelelő indokolás is készül annak alátámasztására. Ezzel együtt egy jogorvoslati eljárásban is felmerülhetnek az eljárás választásával kapcsolatos kérdések, amelyben a KFF jóváhagyó minőségellenőrzési tanúsítványa esetén is be kell mutatni a jogorvoslati szerv számára a az eljárásfajta megfelelő választásának jogi indokait.


25


3.1.6.2.


Szerződés elnevezése, tárgya, típusa

A minőségellenőrzési gyakorlat során azt tapasztaltuk, az az elvárás, hogy az ajánlati/részvételi felhívás megfelelő pontjában a szerződéshez rendelt elnevezés rovatban ugyanaz kerüljön feltüntetésre, mint ami a szerződés tárgya rovatban szerepel. A szerződés elnevezése utaljon a szerződés típusára (vállalkozási, megbízási, adás -vételi), valamint a beszerzés tárgyára is. Fontos, hogy a szerződés tárgyában mind az árubeszerzési, mind a szolgáltatási jelleg derüljön ki, amennyiben a beszerzés mindkettőt tartalmazza.

3.1.6.3.

CPV kódok

A CPV kódok jelentősége - gyakorlati megközelítésben - véleményünk szerint abban áll, hogy a TED elektronikus felülete és a különböző kereső szolgáltatások ennek alapján tudják kategóriákba sorolni az üzleti lehetőségeket, illetve az érdeklődő gazdasági szereplők mint potenciális ajánlattevők ennek alapján figyelhetnek fel egy-egy ajánlattételi vagy részvételi jelentkezési lehetőségre. Ezért kiemelten fontosnak tartjuk, hogy a CPV kódok között az összes lényeges tárgy - amire a beszerzés vonatkozik - felsorolára kerüljön. Azt javasoljuk, hogy mindig szerepeljen a felsoroltak között egy, a kategóriára vonatkozó általános, azaz gyűjtő jellegű kód, valamint részletezéseként a konkrét tárgyhoz kötődő, minél pontosabban meghatározott további kód vagy kódok. Így megelőzhetők az esetleges ajánlattevői, vagy ellenőrzési kifogások arra vonatkozóan, hogy a CPV kódok nem megfelelően kerültek meghatározásra, így az esélyegyenlőségi alapelv is sérülhetett. 3.1.6.4.

Részekre történő ajánlattétel

A Kbt. 46.§ (3) bekezdése szerint a részekre történő ajánlattétel megengedése már nem kötelező, de ajánlatkérőnek ezt minden esetben meg kell vizsgálnia. A vizsgálat alapján az ajánlatkérő dönt arról, hogy a beszerzését részekre bontja-e és megengedi-e a részekre történő ajánlattételt. Előnyös lehet a részajánlattétel megengedése akkor, ha a beszerzés összetett, több árubeszerzési és/vagy több szolgáltatási elemet tartalmaz, és ebből következően vannak olyan részei, melyeket jellemzően nem képes egy ajánlattevő teljesíteni. Más esetben akkor is megengedhető, ha a közbeszerzésnek van olyan része, melyhez a beszerzés többi részéhez viszonyítva nagyobb megvalósítási (beszerzési) kockázat társul, és az ajánlatkérő a részeket önállóan is tudja hasznosítani, azaz a kockázatosabb rész beszerzésének esetleges meghiúsulása nem befolyásolja a kevésbé kockázatos részek működőképességét. Részajánlattétel megengedése esetén, részenként kell bírálni és értékelni, továbbá részenként kell kihirdetni a nyertest, részenként kell szerződést kötni. A teljesítés is részenként történik, amelynek koordinálása, megfelelő összehangolása az ajánlatkérőre hárul. Mi úgy látjuk, ha az egyes részek jól elválaszthatók egymástól, nagyobb versenyt tesz lehetővé, ha az egyes részek tekintetében az ajánlatkérő a részajánlat-tételének lehetőségét biztosítja, Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

26



megteremtve ezzel a kisebb méretű, kisebb termék- vagy szolgáltatáspalettával rendelkező ajánlattevők nyerési esélyét.

3.1.6.5.

Alternatív ajánlatok lehetősége

Az alternatív ajánlattétel lehetőségének biztosítása azt jelenti, hogy az ajánlattevők műszakilag egynél több változatban is tehetnek ajánlatot. Ilyenkor az egyes változatokat önálló ajánlatként kell értékelni. Ennek akkor lehet haszna, ha az ajánlatkérő pontosan meg tudja határozni, hogy a műszaki paraméterek tekintetében milyen változatokat tud elfogadni, és ezt a dokumentációban közzé is tudja tenni. Mind nyílt, mind tárgyalásos eljárásban lehetőség van alternatív ajánlatok megengedésére, de tárgyalásos eljárásban nem igazán indokolt, hiszen a tárgyalások során be lehet határolni azt a változatot, ami ajánlatkérő számára a leginkább megfelelő és gazdaságos. Alternatív ajánlatok esetében csak az összességében legelőnyösebb ajánlat értékelési szempontja alkalmazható, javasoljuk, hogy az értékelési részszempontok között szerepeljenek szakmai, minőségi értékelési szempontok is. Fel kell hivnunk arra a figyelmet, hogy az egyes változatok értékelése során már nem lehet választani a változatok közül (azaz nincs lehetőség arra, hogy az azonos műszaki tartalmat képviselő ajánlatok kerüljenek összehasonlításra), az a változat lesz a nyertes, amelyik a legtöbb pontot kapja az értékelés során.

3.1.6.6.

A szerződés időtartama

A szerződés időtartamának meghatározásakor a teljesítéshez szükséges idő mellett, különösen uniós források esetén - javasoljuk figyelembe venni a forrás felhasználhatóságának határidejét is. Tekintettel arra, hogy a közbeszerzési eljárások tényleges időigénye nehezen tervezhető előre, nem javasoljuk sem konkrét kezdési, sem konkrét befejezési időpont megjelölését a közbeszerzési eljárás során. Jobb megoldásnak gondoljuk, ha a teljesítésre időtartam kerül meghatározásra, amely pl. megadható a szerződéskötéstől számított hónapok számában. Annak elkerülésére, hogy az időtartam - a közbeszerzési eljárás esetleges elhúzódása miatt ne nyúljon túl a forrásfelhasználás végső időpontján a szerződéstervezetben egy véghatáridő is meghatározható. Ezt az objektív körülményt javasolt a felhívás egyéb információk (VI.3. pont) részében is közölni. Amennyiben a szerződés időtartamát a felhívásban konkrét dátumokban határozza meg az ajánlatkérő, és esetleg az eljárás elhúzódása miatt a rendelkezésre álló idő már nem lenne elég a teljesítésre, akkor nincs mód a szerződés megkötésére, új eljárást kell lebonyolítani, ami nagy időveszteségez jelent.


27


3.1.6.7.


Mellékkötelezettségek

A szerződésben kiköthető biztosítékok körét és mértékét a Kbt. 126.§-a szabályozza, a nyertes ajánlattevővel kötendő szerződésben szereplő biztosítékokat az eljárást megindító felhívásban is közölni kell. A biztosítékokkal kapcsolatos ellenőrzési tapasztalataink az alábbiak:       



A biztosítékok rendelkezésre bocsátásának határideje legyen összhangban a Kbt. vonatkozó rendelkezéseivel; Hivatkozni kell arra, hogy az ajánlattevő nyilatkozzon a biztosítékok határidőre történő rendelkezésre bocsátásáról; Előleg visszafizetési biztosítékokra vonatkozó előírások szerepeljenek a felhívásban; A biztosítékok (kötbérek) legyenek összhangban az értékelési szempontokkal, amennyiben ott is szerepelnek; Fel kell tüntetni, hogy a kötbéreket a részhatáridők tekintetében is érvényesíti az ajánlatkérő; Teljesítési biztosítéknál figyelni kell arra, hogy legfeljebb a szerződés szerinti, tartalékkeret és áfa nélkül számított, ellenszolgáltatás öt százaléka erejéig köthető ki; A szállítói előlegre vonatkozó biztosíték tekintetében a 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 77. § (1a) bekezdése alapján a közbeszerzési eljárás során kiválasztott szállító a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés elszámolható összegének 10%-a erejéig mentesül a biztosítéknyújtás kötelezettsége alól; A hirdetmény mellékkötelezettségekre vonatkozó pontjának és a szerződéstervezet vonatkozó pontjainak összhangban kell lennie.

A minőségellenőrzést végző szerv- a felhívásnak ebben a részében- kifejezetten elvárja a pontos jogszabály hivatkozásokat.

3.1.6.8.

Finanszírozási feltételek

A finanszírozási feltételek meghatározásánál a felhívásban az alábbiakat kell feltüntetni:        

előleg biztosítása, előleg folyósítási feltételei, előleggel való elszámolás menete, fizetési feltételeknél fontos a pontos jogszabály hivatkozás (Kbt. 130. § (4) bekezdés és Ptk. 292/B. § (1) bekezdés) utalni kell az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) 36/A §-ára, meg kell határozni a számlázás menetét, pl. résszámlák kiállítására hányszor, milyen összegben van lehetőség, utalni kell a projekt finanszírozásának típusára: szállítói vagy utófinanszírozás; meg kell határozni a támogatási arányt, hat tizedesjegy pontossággal.

3.1.6.9.

Kizáró okok és igazolásuk

Minden esetben kötelező előírni a Kbt. 56. § (1) és (2) bekezdése szerinti kizáró okokat, az ajánlatkérő által választhatóak a Kbt. 57. § szerinti kizáró okok. Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

28



Informatikai beszerzéseknél javasoljuk előírni a Kbt. 57. § (1) bekezdés a)-d) és f) pontja szerinti kizáró okok fenn nem állását. A minőségellenőrzés szempontjai – tapasztalataink szerint - a jogszabályi előírások pontos, szó szerinti behivatkozására terjednek ki, valamint – időnként - a Közbeszerzések Tanácsának útmutatójára történő hivatkozást is elvárják. A kizáró okok fenn nem állására vonatkozó ajánlattevői nyilatkozat tekintetében a minőségellenőrzés elvárja, hogy az ajánlatkérő a felhívás feladásánál nem régebbi nyilatkozatokat kérjen be az ajánlattevőktől.

3.1.6.10.

Alkalmassági követelmények

Az alkalmassági feltételek és az azokhoz kapcsolódó minimumkövetelmények meghatározásánál általános szempont, hogy azok a közbeszerzéssel, a megkötni tervezett szerződéssel összefüggésben álljanak, továbbá arányos elvárásokat jelentsenek. Kbt. 55. § (3) bekezdése szerint: "Az ajánlatkérőnek az alkalmassági követelmények meghatározását a közbeszerzés tárgyára kell korlátoznia, és azokat - a közbeszerzés becsült értékére is tekintettel - legfeljebb a szerződés teljesítéséhez ténylegesen szükséges feltételek mértékéig lehet előírni." Pénzügyi-gazdasági alkalmasság A minőségellenőrzési gyakorlat és a Közbeszerzési Döntőbizottság (KDB) gyakorlata szerint a felhívás III.2.2) pontjában a 310/2011. (XII.23.) Korm. rendelet 14. § (2) bekezdése szerinti igazolási módban a (teljes) árbevétel mértékét a közbeszerzés becsült értékénél nagyobb összegben nem határozhatja meg ajánlatkérő. A közbeszerzés tárgyából származó árbevétel tekintetében sem írható elő a becsült értéknél nagyobb összeg. Árbevételi elvárás tekintetében sem fogad el az ellenőrzés olyan szűkítést, ami pl. csak egy magyar jogszabálynak megfelelően működő rendszer értékesítésére vonatkozik, mert ez szűkítené a versenyt, hiszen kizárja a külföldön teljesített szerződésekből származó árbevétel elfogadhatóságát. Arra vonatkozóan, hogy mit lehet előírni, adunk néhány javaslatot:   

A mérleg szerinti eredmény ne legyen egynél többször negatív az elmúlt három évben. A közbeszerzés tárgya szerinti árbevétel az előző 3 évben összesen haladja meg a becsült értéket. A pénzeszközök és a rövid lejáratú követelések összege haladja meg a rövid lejáratú kötelezettségek összegét (csak a legutóbbi lezárt évben vizsgálandó, korábbi éveknek nincs relevanciája, ezért kifogásolható lenne).

Ha pénzügyi mutatókat ír elő az ajánlatkérő, azt indokolni kell és csak olyan típusú mutatók és olyan értékek határozhatók meg, amelyek a közbeszerzési szerződés teljesítéséhez valóban


29



indokoltak. Érdemes az indokolást előre elkészíteni, hogy az ellenőrzés során kérésre bemutatható legyen. Műszaki-szakmai alkalmasság Referenciák előírása A referenciákra vonatkozóan sem fogad el az ellenőrzés olyan szűkítést, ami pl. csak egy magyar jogszabálynak megfelelően működő rendszerre vonatkozik, mert szűkíti a versenyt, és kizárja a külföldön teljesített szerződési referenciákat. A referenciák tekintetében tehát a szerződés teljesítési helye nem képezheti előírás tárgyát. Arra vonatkozóan, hogy mit lehet előírni, adunk néhány javaslatot. 

 

Az elvárt referenciák száma ne legyen háromnál több, javasolt inkább egy, kivételes esetben két referencia elvárása. A KDB gyakorlata szerint egyes esetekben már a két referencia elvárása is kifogásolható, tehát szakmailag meg kell indokolni, ha egy referenciát nem tart az ajánlatkérő elegendőnek. A referencia elvárt értéke legyen összhangban a becsült értékkel - általában összesen legfeljebb a becsült értéknek megfelelő referencia érték az elfogadott. Bármilyen mennyiségi vagy minőségi (műszaki) elvárás a teljesített referenciára vonatkozóan legyen megfeleltethető a beszerzés mennyisége rovatban feltüntetett mennyiségi, minőségi és szakmai jellemzőknek.

Szakemberek előírása A teljesítésbe bevonni kívánt szakemberekkel kapcsolatosan nem várható el a magyar nyelv ismerete, mint alkalmassági követelmény, de a szerződéstervezetben előírható, hogy a teljesítéséhez magyar nyelvtudás szükséges, ezért a megállapodás teljesítésének teljes időtartama alatt a szaktolmács folyamatos biztosítása a nyertesként szerződő ajánlattevő kötelezettsége. Az előírt végzettséget és tapasztalatokat, valamint a szakemberek számát úgy kell meghatározni, hogy az a teljesítés volumenéhez mérten a tényleges erőforrás igénnyel arányban legyen. Elő kell írni, hogy az ajánlattevő vagy a részvételre jelentkező nyilatkozzon a teljesítésbe bevonni kívánt szakemberekkel fennálló jogviszony típusáról, annak érdekében, hogy a Kbt. 55. §-ban előírt nyilatkozatok ellenőrizhetők legyenek (a kapacitásait rendelkezésre bocsátó szervezetek, személyek kapcsán). Szakemberek esetén az esetlegesen elvárt speciális végzettségeket (pl. CISA, IPMA, CIS stb.) csak abban az esetben javasoljuk előírni, ha indokolható, hogy kizárólag olyan szakember képes teljesíteni az elvárásokat, amely szakember a feltételül szabott speciális végzettséggel rendelkezik.


30



Beszerzendő termék esetén Árubeszerzés (vagy vegyes beszerzési tárgy) esetén alkalmassági feltételként előírható, hogy az ajánlattevő (részvételre jelentkező) mutassa be a szállítani kívánt termék mintapéldányát. Ezt azonban csak olyan esetben javasoljuk, amikor a beszerzendő termék mintájának bemutatása nem jár ajánlattevők részéről aránytalan költségráfordítással (pl. piaci forgalomban kapható és nem fejlesztendő termékről van szó). Ezzel kapcsolatosan részletesen meg kell határozni a minimum elvárásokat már a felhívásban. Szoftverek esetében véleményünk szerint lehet, és szükséges is nyilatkozatot kérni a forgalmazási jog meglétéről.

3.1.6.11.

Rangsorolás - "short list"

Rangsorolásra meghívásos illetve hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárásban van lehetőség. A rangsorolás együtt jár az ajánlatkérő részéről keretszám meghatározásával. A rangsorolás jogintézményének lényege, hogy az ajánlatkérő a választott rangsorolási szempont vagy szempontok alapján sorba állítja jelentkezőket és csak a keretszámnak megfelelő, a sorban elől álló jelentkezőknek küld ajánlattételi felhívást. A rangsorolás szempontjai lehetnek az alábbiak:      

A szállítandó rendszer valamely lényeges tulajdonsága (pl. a kiszolgált felhasználók száma). A referenciák száma (ez azonban csak akkor javasolható, ha várhatóan nem lesz a témában egy cégnek több száz vagy ezer referenciája). A referenciák összértéke. A legnagyobb referenciák összértéke. A legnagyobb referenciák bizonyos egyéb paraméterei (pl. modulok száma, felhasználók száma). A szakemberek szakmai tapasztalata. Ebben az esetben azonban nagyon precízen kell megfogalmazni az elvárásokat, valamint részletesen meg kell határozni az igazolás módjára, az önéletrajzok tartalmára vonatkozó követelményeket is. Ebben az esetben az önéletrajzok valóságtartalmának ellenőrzésére is nagy gondot kell fordítani, hogy a rangsorolás megalapozottsága ne legyen kérdéses.

A fenti szempontokat egymással kombinálva is lehet alkalmazni, akár eltérő súllyal, de a számítás módját is pontosan meg kell adni a felhívásban. Javasolt elkerülni a túl sok szempontot tartalmazó rangsorolást. A referenciák száma, vagy bármely más számszerűsített jellemző szerinti rangsorolásnál az ajánlatkérőnek el kell döntenie, hogy az adott referenciák mennyisége fontosabb számára (hány referenciával rendelkezik) vagy az, hogy milyen méretű, nagyságrendű és értékű szerződéseket teljesített a részvételre jelentkező (összesen hány felhasználó, összesen milyen összegű szerződési érték stb).


31



Fontos hangsúlyozni, hogy csak olyan követelmény választható rangsorolási szempontként, amelyet az ajánlatkérő a műszaki és szakmai alkalmasság körében alkalmassági követelményként előírt.

3.1.6.12.

Értékelési szempontok

Az ajánlatkérőnek elsőként el kell döntenie, hogy melyik értékelési szempontot választja: - a 71. § (2) bekezdés a) pontja szerint a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás szempontját, vagy - a 71. § (2) bekezdés b) pontja szerint az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztását. Egyértelműen kell leírni, hogy az ajánlatok értékelése pontosan miként történik, ideértve a matematikai módszert, képletet és az ahhoz tartozó leírást is. A b) szerinti értékelési szempont kiválasztásakor figyelemmel kell lenni arra, hogy a részszempontok körében nem értékelhető az ajánlattevő szerződés teljesítéséhez szükséges alkalmassága. Továbbá arra is, hogy az értékelési részszempontoknak mennyiségi vagy szakmai szempontok alapján értékelhető tényezőkön kell alapulniuk, a közbeszerzés tárgyával, a szerződés lényeges feltételeivel kell kapcsolatban állniuk.  

 





Kötelező részszempont az ellenszolgáltatás. Ellenőrzési tapasztalataink szerint ennek az elvárt súlya legalább 60 % kell legyen. Ezen kívül megadható például: a minőség, műszaki érték, esztétikai és funkcionális tulajdonságok, környezetvédelmi és fenntarthatósági tulajdonságok, működési költségek, gazdaságosság-költséghatékonyság, vevőszolgálat és műszaki segítségnyújtás, pótalkatrészek biztosítása, készletbiztonság, a teljesítés időpontja, időszaka. A részszempontok körében értékelhető a munkanélküli vagy tartósan munkanélküli rétegek foglalkoztatásának a közbeszerzés során megajánlott mértéke is. Ha a teljesítési határidő betartása kiemelten fontos, javasoljuk a késedelmi kötbért is értékelési részszempontként meghatározni. Ilyenkor meg kell adni a kötbér legalacsonyabb elfogadható mértékét, valamint az értékelés alá eső legmagasabb mértéket is, az irreális vállalások elkerülése érdekében. A teljesítési határidőt az ellenőrző szervek nem javasolják értékelési részszempontként előírni, ugyanis torzíthatja a versenyt. (Ha egy ajánlattevő rövid teljesítési határidővel nyer, de később – saját hibájából - nem tudja a határidőt teljesíteni, az szankcionálást eredményezhet). A műszaki szakmai értékelési részszempontok esetén, ha a konkrét megajánlások nem számszerűsíthetőek, akkor a sorba rendezés módszerét lehet alkalmazni az ajánlatok összehasonlítására. Ugyanakkor a helyezések pontszámokká történő alakítása már problémás lehet. Itt két megoldást tartunk elfogadhatónak. Az egyik, ha az ajánlattevők számától függő arányosítás kerül alkalmazásra (azaz a sorba rendezett ajánlattevőket 1-10-es pontskálán egymástól egyenlő távolságra osztjuk el, pl. 2 jelentkező esetén 1-10, 3 esetén 1-5,5-10 stb.), a másik az abszolút pontkiosztás módszere a helyezésszámok függvényében. Az arányosítás veszélye, hogy kevés


32



jelentkező esetén akár nagyon kicsi szakmai különbség is nagy pontszám eltérést okozhat, ami az ár/érték arányt torzíthatja (azaz adott esetben nagyobb árkülönbséggel nyerhet egy csak kicsivel jobb szakmai ajánlat). Nagyobb számú ajánlattevő esetén az arányosítás megfelelő lehet. Az abszolút pontkiosztásnál viszont kevés jelentkező esetén akár nagymértékű szakmai különbségek is csak csekély pontszámeltérést okoznak. (Pl. 1. helyezett 10 pont, 2. helyezett 9 pont, stb.) Mindezek miatt fontos, hogy a várható jelentkezők száma, valamint az ajánlatok között várható minőségi különbségek és azok ár-érték arányának ismeretében kerüljön meghatározásra a pontkiosztás módszere, és ezzel összefüggésben a szakmai értékelési részszempontok súlyszáma. Az értékelési részszempontok kiválasztásánál azt is érdemes figyelembe venni, hogy mi szerepel a támogatási szerződésben elszámolható költségként. Könnyen beleeshet abba a csapdába az ajánlatkérő, hogy egy rendkívül kidolgozott szakmai ajánlat alapján egy fantasztikus felhasználói élményt nyújtó rendszere lesz extra szolgáltatásokkal és meglehetősen drágán, de ha az extra szolgáltatások nem számolhatók el, nem tudja a nyertes rendszerét megvásárolni. Értékelhető szakmai szempontok tapasztalataink alapján: 

 

        

Kompatibilitás más szoftverekkel, adatbázis kezelőkkel. (Abban az esetben alkalmazható, ha a kompatibilitás nem alapelvárás, azaz nem érvényességi feltétel, hanem előnyként kerül értékelésre, és annak hiánya nem gátolja meg a rendszer tervezettnek megfelelő használatát.) Adatbázis platform. (Piaci márkához nem lehet kötni, de az adatbázis platform jellemző előnyös tulajdonságait meg lehet adni, ilyen lehet pl. a nyílt forráskód.) A felhasználói felület kezelhetősége. (Testre szabható, és/vagy jogosultság-függő menük, kontextus menük, testre szabható képernyők, kedvencek, egy funkció eléréséhez szükséges kattintások száma, stb.) A rendszer műszaki, funkcionális készültsége. Modulok, funkciók, szolgáltatások megléte. Kontextustól függő súgórendszer megléte. Interaktív felhasználói kézikönyv alaklamazása. Az adatok lekérdezésének, exportálásának felhasználóbarát tulajdonságai (copy-paste, excel és word export). Az adatrögzítést segítő szolgáltatások megléte (auto-text, history stb.). Informatikai biztonsági tulajdonságok. Üzemeltetési tulajdonságok. Rendelkezésre állási mutatók (rendszer és/ vagy szakember).

Azok a szakmai szempontok értékelhetők, amelyek mérhetők, és valódi előnyökkel bírnak az ajánlatkérő számára. Az értékelés alá eső előnyös tulajdonságokat a dokumentációban részletesen le kell írni, és meg kell adni, hogy milyen tulajdonságokat, és azoknak mely paramétereit értékeli az ajánlatkérő. Fontos kiemelni, hogy az ajánlat kidolgozottságát, teljeskörűségét, megfelelőségét nem lehet értékelni.


33


3.1.6.13.


Dokumentáció beszerzése

Nyílt eljárás esetén, amennyiben a dokumentációt térítésmentesen és teljes terjedelemben közvetlenül elektronikus úton az ajánlattevők számára hozzáférhetővé tesszük az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény közzétételének napjától - a hirdetményben megadva a hozzáférés adatait -, az ajánlattételi határidő 5 nappal csökkenthető. Kétszakaszos eljárások esetén is érdemes már a részvételi szakaszban rendelkezésre bocsátani a dokumentációt, hogy a gazdasági szereplők minél korábban megismerjék a beszerzés tárgyának pontos paramétereit, a műszaki leírást és a szerződéses feltételeket, annak érdekében, hogy fel tudják mérni önmaguk kompetenciáját a teljesítendő feladathoz. A dokumentáció korai rendelkezésre bocsátásával az ésszerű ajánlattételi határidő is rövidíthető. Szükségesnek tartjuk, hogy a dokumentáció átvétele vagy letöltése az eljárásban való részvétel feltételeként előírásra kerüljön, így már a letöltési adatok alapján felmérhetővé válik a lehetséges ajánlattevők vagy jelentkezők száma.

3.1.6.14.

Egyéb információk

Az egyéb információk között az alábbiakra ki kell térni: 

  

 



Uniós projekt esetén pontosan meg kell jelölni a felhívásban, hogy az eljárás mely támogatási szerződéshez kapcsolódik. Azokban az eljárásokban, amelyek adott esetben több projekthez is kapcsolódhatnak, valamennyi projektet fel kell sorolni. A projekt azonosítószámát a felhívásban kell szerepeltetni, az arra kijelölt pontban. A minősített ajánlattevők jegyzékében előírt minősítési szempontoknál szigorúbb alkalmassági követelményekre utalni szükséges. Meg kell határozni a külföldi pénznemben megadott árbevétel vagy referencia értékek átszámításának módját, és meg kell adni a referencia árfolyamot. Elő kell írni, hogy a részvételi jelentkezéseket és ajánlatokat elektronikus másolati példányban is be kell adni. Papír alapon csak egy példányt lehet kérni a Kbt. 61. § (1) bekezdése szerint. A részvételi felhívás VI.3) pontjában szükséges rögzíteni, hogy ajánlatkérő a Kbt. 67. §a alapján biztosítja a hiánypótlást. A részvételi és az ajánlati felhívásban javasoljuk a Kbt. 67. § (5) bekezdésének megfelelően annak előírását, hogy ajánlatkérő nem köteles újabb hiánypótlást elrendelni, ha a hiánypótlás során az ajánlattevő az ajánlatban korábban nem szereplő gazdasági szereplőt von be az eljárásba, és e gazdasági szereplőre tekintettel lenne szükséges az újabb hiánypótlás. Javasoljuk, hogy ilyen, hiánypótlás keretében újként bevont gazdasági szereplő vonatkozásában csak egy alkalommal rendeljen el hiánypótlást ajánlatkérő, az újabb hiánypótlásokban újként bevont gazdasági szereplők vonatkozásában további hiánypótlásra már ne adjon lehetőséget, és ezt a felhívásban egyértelműen közölje. Az ajánlati kötöttséget 60 napban javasoljuk meghatározni. Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség Cím: 1011 Budapest, Iskola utca 13.; Levelezési cím: 1255 Pf.: 182. Telefon: +36(1)795-2871; +36(1)795-2861; fax: +36(1)795-0036 www.kifu.gov.hu; [email protected]

34


3.1.6.15.


Ajánlattételi felhívás

A kétszakaszos eljárások ajánlattételi felhívásában a tárgyalások sorrendjéről rendelkezni kell. Az ellenőrző szerv szerint az ajánlatok bontási eljárásán történő sorsolás elfogadható megoldás e körben.

3.1.7. Dokumentáció A dokumentációkkal kapcsolatosan arra hívta fel az ellenőrző szerv a figyelmet, hogy abban nem lehetnek a felhívással ellentétes rendelkezések, azaz az ajánlatkérőnek fokozottan ügyelnie kell a különböző közbeszerzési dokumentumok megfelelő összhangjára.

3.1.8. Szerződéstervezet A szerződés hatályának összhangban kell lennie a felhívásban közölt időpontokkal, dátumokkal. E körben nem javasolt fix dátum meghatározása, inkább időtartamot érdemes kikötni a szerződés aláírásához viszonyítva, ugyanis az eljárás elhúzódása esetén ellehetetlenülhet a teljesítés fixen meghatározott időpontja. Legyen kiegyensúlyozott a szerződés a két felet érintő jogok és kötelezettségek tekintetében. Biztosítsa, hogy az elvégzett munkát megfelelő minőségellenőrzés után veszik át, és hogy az elvégzett munka ellenértékét időben megkapja az ajánlattevő. A határidők tekintetében a szerződés legyen reális. Az ajánlatkérőnek is az az érdeke, hogy megfelelő időben megfelelő minőséget kapjon. Az eljárás során figyelembe kell venni, hogy annak elhúzódása a tényleges teljesítésre rendelkezésre álló időt csökkentheti.


35



4. A dokumentumban előforduló fontosabb rövidítések Kbt. – a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény KFF – Miniszterelnökség Közbeszerzési Felügyeleti Főosztály CPV- Közös Közbeszerzési Szójegyzék AK – Ajánlatkérő TED – Tenders Electronic Daily (Kiegészítés az Európai Unió Hivatalos Lapjához) Készítette a Kormányzati Informatikai Fejlesztési Ügynökség a Bidcon Kft. és a Molton Green Consulting Kft. közreműködésével.

Budapest, 2014. december


36

Informatikai közbeszerzések előkészítése és lebonyolítása. Módszertani útmutató és segédlet

Recommend Documents