Federale Overheidsdienst FINANCIEN
Brussel, 14 mei 2014
Stafdienst Logistiek
Koning Albert II-Laan, 33 - Brussel
Afdeling aankoop
Openbare aanbesteding voor assistentie aan de bouwheer (AB) in het kader van de wederopbouw van het SHAPE-dorp (600 wooneenheden, wegen, omgeving en nutsvoorzieningen).
Informatiesessie Blz. 15 – deel A, punt 9.1, paragraaf 2 Vraag 1 : Hebben de kandidaten de mogelijkheid om het vernoemd contract te bekijken? Antwoord 1 : Volgens punt 8.2 van het bestek, wordt het in punt 9.1. vernoemd contract, gevormd door de documenten voor deze aanbesteding.
Blz. 17 – deel A, punt 9.4, paragraaf 1 Vraag 2 : Welke zijn de toegelaten juridische vormen die moeten worden aangenomen door verenigingen van vennootschappen om een offerte te kunnen indienen voor huidige aanbesteding, respectievelijk indien de aanbesteding aan hen zal worden toegewezen. En meer bepaald, is een feitelijke vereniging/vennootschap toegelaten of enkel een tijdelijke vennootschap? Antwoord 2 : Overeenkomstig de Europese Richtlijn 2004/18/EC en het Koninklijk besluit van 15/07/2011, kan een vereniging van vennootschappen een offerte indienen zonder een bepaalde juridische vorm te hebben. In dat geval moet de offerte getekend worden door alle deelnemers van de vereniging. Deze deelnemers zijn solidair verantwoordelijk en zijn gehouden om iemand aan te duiden die de vereniging zal vertegenwoordigen ten overstaan van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid herinnert aan het verbod van meer dan één offerte per inschrijver. Hetgeen betekent dat de deelnemers van een vereniging individueel of in het kader van een andere vereniging geen bod meer kunnen indienen.
Blz. 17 – deel A, punt 9.4., paragraaf 1 Question 3 : Als het aannemen van de juridische vorm van een tijdelijke vennootschap noodzakelijk is voor de inschrijver, is een verklaring op erewoord van latere oprichting van de tijdelijke vennootschap dan toegelaten/noodzakelijk in dit stadium van de procedure? Réponse 3 : Zoals uiteengezet in het antwoord op de vorige vraag, moet elke deelnemer van een vereniging de offerte ondertekenen. De vereniging wordt dus opgericht op het ogenblik van de indiening van de offerte « Tussen de indiening van de offerte en de gunning van de opdracht is geen enkele wijziging van de tijdelijke vennootschap toegestaan.»
Blz. 18 – deel A, punt 9.5 Vraag 4 : Kan de AB opgericht worden door een “piloot”, dewelke als onderaannemer een hoofdaannemersteam heeft bestaande uit een architectenbureau, een stabiliteitsbureau en een bureau speciale technieken ? Antwoord 4 : Strikt genomen belet niets de inschrijver om een gedeelte of de totale aanbesteding toe te vertrouwen aan één of meerdere onderaannemers, als de voorwaarden inzake onderaanneming, zoals beschreven in punt 9.5 van het bestek, worden nageleefd. In ieder geval dienen de kandidaat-inschrijvers te voldoen aan de selectiecriteria, zoals beschreven in punt 12.1.3 van het bestek, aangaande de technische bekwaanheden..
Blz. 20 – deel A, punt 11 Vraag 5 : Wat is de verantwoordelijkheid van de AB inzake het respecteren van het budget en de planning? Antwoord 5 : Voor wat betreft de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer bepaalt het punt 11 van het bestek: « De AB moet dus optreden als een “goede huisvader” en kunnen aantonen dat hij zijn werk wel degelijk heeft uitgevoerd volgens de regels van de kunst. ». Ingeval van niet naleving van het budget en/of de vooropgestelde planning, zal de opdrachtnemer moeten kunnen aantonen dat hij al het mogelijke heeft gedaan om de overschrijding van het voorziene budget en/of de vertraging in de geplande planning te vermijden.
Blz. 24 – deel A, punt 12.1.3 Vraag 6 : Kan u preciseren in welk luik, A of B, de in punt 12.1.3 van deel A van het bijzonder lastenboek opgesomde criteria dienen te worden opgenomen? Antwoord 6 : Overeenkomstig punt 9.3 van het bijzonder lastenboek moeten de documenten met betrekking tot de selectiecriteria, opgesomd in punt 1.2.1 van het bestek, worden geplaatst binnen luik A « administratief en financieel luik ».
2
Blz. 24 – deel A, punt 12.1.3 Vraag 7 : Kan u ons bevestigen dat de eerste gevraagde referentie dient te worden gegeven als AB, dus als inschrijver, terwijl de twee andere moeten worden ingediend als dienstverlenend bedrijf betrokken in proces in kwestie, zijnde dat van openbare aanbesteding en eco-labelisering ? Antwoord 7 : Inderdaad, enkel de eerste gevraagde referentie moet absoluut worden gegeven als AB. De drie gevraagde referenties kunnen overeenstemmen met een enkel project of met meerdere projecten door de kandidaat-inschrijver alleen of in vereniging uitgevoerd.
Blz. 25 – deel A, punt 12.1.3 Vraag 8 : Kan u meer gedetailleerd omschrijven naar welk type van overzicht er wordt verwezen in de zin « de tijd gedurende welke ieder van de personeelsleden die worden ingezet voor de realisatie van de opdracht ter beschikking staan.»? Antwoord 8 : Met « een overzicht van de tijd gedurende welk ieder van de personeelsleden die worden ingezet voor de realisatie van de opdracht ter beschikking staat », bedoelt de aanbestedende overheid bijvoorbeeld, een Excel tabel met de te presteren uren of de VTE voor elk profiel van het team dat zal worden ter beschikking gesteld en dit voor elk onderdeel van de opdracht.
Blz. 38 – deel B, punt 3 Vraag 9 : Werden er doorlichtingen uitgevoerd aangaande de huidige situatie (vb: een inventaris van te verwijderen asbest, bodemvervuiling) ? Zo ja kan u ons meedelen welke en hiervan de resultaten meedelen ? Antwoord 9 : Er werd geen enkele doorlichting uitgevoerd om de kennis van de bestaande situatie te garanderen .
Blz. 40 – deel B, punt 3.5, paragraaf 1 Vraag 10 : De totale kostprijs van het wederopbouw project, zoals geschat in de haalbaarheidsstudie, houdt enkel rekening met de kosten van de afbraak en reconstructie alsook met de erelonen. Gedurende de periode van de uitvoering, tussen het begin van fase 1 (09.09.2014) en het einde van fase 2 (17.05.2016), zullen 84 nu bestaande logementen niet beschikbaar zijn. Mogen wij ervan uitgaan dat dit aantal overeenstemt met de leegstaande logementen tot op het einde van fase 2 en dat geen enkele kost voor voorlopige huisvesting dient te worden opgenomen in de globale kostprijs van de operatie? Antwoord 10 : Onder voorbehoud van een betere oplossing dan die werd weerhouden in het kader van de haalbaarheidsstudie (zie opdracht 1 van huidige aanbesteding : Analyse van de uitgevoerde haalbaarheidsstudie), kunnen de kandidaat-inschrijvers uitgaan van het principe dat 84 logementen vacant blijven tot het einde van fase 2 en dat geen enkele kost voor voorlopige huisvesting dient te worden opgenomen in de globale kostprijs van de operatie.
3
Blz. 41 tot 45 – deel B, punt 5 Vraag 11 : Binnen het kader van de offerte, zou u ons kunnen bevestigen dat enkel hiernavolgende aanbestedingen in aanmerking worden genomen (gunning en opvolging van de realisatie) voor de raming van onze prestaties: - dienstenopdracht voor de uitvoering van een effectenstudie - dienstenopdracht voor de coördinatie veiligheid -gezondheid - opdracht(en) van het DBM-type ? Indien andere opdrachten dienen te worden overwogen, kan u die preciseren? Antwoord 11 : Enkel de gunning en de uitvoering van deze opdrachten worden in aanmerking genomen. De eventuele bijkomende voorbereidende taken dienen te worden geïntegreerd in de dienstopdracht(en) DBM. Binnen het kader van huidige aanbesteding, wordt de aandacht van de kandidaat-inschrijvers gevestigd op het belangrijkste aspect van de opdracht van de AB namelijk het algemeen beheer van het project verzekeren teneinde de doelstellingen van de aanbestedende overheid te behalen (zie punt 5 van het bestek)
Blz. 41 – deel B, punt 5.1 Vraag 12 : Het bijzonder lastenboek spreekt zich niet uit aangaande de juridische begeleiding van het project terwijl dat het opzetten van een DBM - operatie niet veel voorkomt. Kan u ons bevestigen dat het voorwerp van de huidige (refnr: S&L/AO/400/2014) enkel het technische deel betreft van het dossier (en niet de juridische constructie) ? Kan u ons eveneens preciseren wie hiervoor zal instaan en wat de grenzen van zijn opdracht zullen zijn? Antwoord 12 : Er bestaat geen bijzondere juridische constructie voor het wederopbouwproject. We bevinden ons niet in een complexe juridische operatie van het type PPS. De aanbestedende overheid is het enig beslissingsbevoegd orgaan voor de uitvoering van het project en neemt het geheel van de financiering op zich. Het punt 5.1 van het bestek voorziet dat de AB zijn medewerking verleent aan de OG namelijk «toezien op de naleving van alle wettelijke en reglementaire verplichtingen met betrekking tot de voorbereiding van het project ». De AB zal worden gehouden om de rol van juridisch adviseur waar te nemen voor de duur van de realisatie van het project. Concreet betekent dat de AB in het kader van de voorbereiding, de gunning en de opvolging van de verschillende aanbestedingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project, belast zal worden met: • Het opstellen van de technische bepalingen (in de ruime zin – met inbegrip van bepaalde selectiecriteria en gunningcriteria) van het bestek; • Het opstellen van de analyseverslagen van de ontvangen offertes, met inbegrip van de conclusie van de verslagen; • Het formuleren van alle nuttige aanbevelingen om de OG te helpen bij zijn keuze van de opdrachtnemers ; • De opvolging van de uitvoering van de aanbestedingen. Binnen het kader van de voorbereiding, de gunning en het opvolgen van de verschillende aanbestedingen, zal de AB door de dienst openbare aanbestedingen van de FOD Financiën worden bijgestaan en die zal instaan voor : • de publiciteit van de verschillende aanbestedingen ; • de organisatie van de zittingen voor de opening van de offertes; • de analyse van de ontvankelijkheid van de offertes (maar niet de analyse van de toewijzingcriteria) ; • de te volgen administratieve procedure aangaande het versturen van de beslissingen van de gunning van de aanbestedingen.
4
Blz. 43 – deel B, punt 5.1 Vraag 13 : Het lastenboek preciseert niet het aantal aanbestedingen van het type DBM die dienen te worden voorbereid in opdracht 4. Aangezien het te leveren werk afhangt van het aantal opdrachten, kan u het aantal opdrachten waarmee rekening dient te worden gehouden bij het opstellen van de offerte, preciseren? Antwoord 13 : Het is niet mogelijk om vooraf te bepalen hoeveel DBM- aanbestedingen er nodig zullen zijn voor de uitvoering van het project. Het bepalen van het juiste aantal DBM aanbestedingen om de doelstellingen van de aanbestedende overheid te bereiken is één van de belangrijkste taken van de AB die belast is met het algemeen beheer van het project. Er wordt eveneens verwezen naar blz. 47 van het bestek : « ter informatie, er kan worden overwogen om verschillende DMB-opdrachten uit te voeren (bv: een opdracht voor woningen, een voor appartementen en een voor de wegen, omgeving en nutsvoorzieningen).
Blz. 47 – deel B, punt 7.1 Vraag 14 : Voor de uitvoeringstermijnen voor de opdrachten 2 tot 4 , wat verstaat u onder "ontvangst" binnen "… dagen" vanaf de ontvangst van het administratief gedeelte van het gunningsverslag" ? Antwoord 14 : De uitvoeringstermijn zal beginnen te lopen vanaf het ogenblik van de analyse van de ontvankelijkheid van de offertes die zal worden uitgevoerd door de aanbestedende overheid . Voor wat betreft de gunning van de aanbestedingen, zal de opdrachtnemer belast zijn met de analyse van de toewijzingscriteria en het opstellen van het analyseverslagen van de ingediende offertes, met inbegrip van de conclusie van de verslagen
Blz. 49 – deel B, punt 7.3, paragraaf 1 Vraag 15 : « De uitvoeringstermijnen voor de taken 1 tot 4 uitvoerbaar in de voorbereidingsfase en de taken 5 tot 6 uitvoerbaar in de ontwerp/realisatiefase zullen ook in overeenstemming zijn met de planning van de haalbaarheidsstudie » Moeten de werken in de zone 600 zodanig worden georganiseerd dat een permanente toegang met een voertuig mogelijk blijft naar de 192 bestaande en de gedurende de werken bewoonde logementen (logementen en infrastructuur) en wordt hiermee rekening gehouden in de planning van de haalbaarheidsstudie? Antwoord 15 : De werken in de zone 600 dienen effectief te worden georganiseerd zodat een permanente toegang met de wagen naar de 192 bestaande en de tijdens de werken bewoonde logementen mogelijk blijft. Onder voorbehoud van eventuele fouten die aan het licht zouden komen bij het laatste verslag van de haalbaarheidsstudie (Zie taak 1 van huidig aanbesteding : Analyse van de gerealiseerde haalbaarheidsstudie), werd met deze gegevens rekening gehouden bij de uitvoering van de haalbaarheidsstudie.
5
Blz. 49 – deel B, punt 9 Vraag 16 : Werd de opmeting van de nutsvoorzieningen reeds uitgevoerd? Antwoord 16 : Het plan van de nutsvoorzieningen, opgesteld door de militaire autoriteiten van SHAPE maakt deel uit van de documenten die de aanbestedende overheid ter beschikking zal stellen van de kandidaat-inschrijvers (zie punt 9 op blz. 49 van het bestek).
Algemeen Vraag 17 : Wat met het vertrouwelijk en beschermd netwerk van SHAPE ? Antwoord 17 : Elementen betreffende het vertrouwelijke en beschermd netwerk van SHAPE worden opgenomen in de plannen uitgevoerd binnen het kader van de haalbaarheidsstudie. Deze plannen kunnen eveneens door de opdrachtnemer worden geraadpleegd bij de militaire autoriteiten.
6
