Informatie voor duurzaam inkopen van. Vakliteratuur en Abonnementen. Datum: 20 mei 2010

Informatie voor duurzaam inkopen van Vakliteratuur en Abonnementen Datum: 20 mei 2010

Colofon Dit document voor duurzaam inkopen is ontwikkeld door NL Milieu en Leefomgeving in opdracht van het Ministerie van VROM. Meer informatie tel. 088 602 93 00, [email protected] en www.agentschapnl.nl/duurzaaminkopen.

Informatie voor duurzaam inkopen van Vakliteratuur en Abonnementen Datum publicatie: 20 mei 2010

Inhoudsopgave 1

Inleiding.................................................................................................................................................... 2 1.1

Afbakening van de productgroep .............................................................................. 2

1.2

Beleid en markt ..................................................................................................... 3

2

Duurzaamheid en inkoop ...................................................................................................................... 7 2.1

Duurzaamheidsaspecten ......................................................................................... 7

2.2

Duurzaamheid in het inkoopproces ......................................................................... 11

2.3

Bronnen en relevante informatie ............................................................................ 12

Bijlage Detail informatie ................................................................................................................................ 13


1

1 Inleiding Let op!: Dit document wordt niet geactualiseerd. Het document is gebaseerd op onderzoek uitgevoerd in de periode 2007-2008 en kan verouderde informatie bevatten. Dit document bevat achtergrondinformatie voor het verduurzamen van een inkoop die valt binnen de productgroep Vakliteratuur en Abonnementen. Benutting van deze informatie is niet vereist voor het streven naar een bepaald percentage duurzaam inkopen, die de (semi-) overheden zichzelf hebben opgelegd. Het ministerie van VROM heeft voor deze productgroep geen milieucriteria vastgesteld voor duurzaam inkopen. De redenen hiervoor zijn de volgende. − Er zijn geen productalternatieven die, bij gelijkblijvende inhoud, duurzamer zijn dan andere producten. Criteria voor het te leveren product zijn dan niet mogelijk. −

De leverancier is in de meeste gevallen een intermediair die nauwelijks invloed heeft op het product zelf en ook het transport uitbesteedt. Het is niet mogelijk gebleken criteria te formuleren die voldoende direct verband houden met het voorwerp van de opdracht.

−

Er zijn een aantal aanknopingspunten voor kleine verbeteringen. Die verbeteringen blijken echter zo beperkt te zijn, dat het gebruik van het instrument Duurzaam Inkopen nauwelijks duurzaamheidseffect heeft, maar wel veel lasten met zich meebrengt.

Sociale criteria zijn wel van toepassing op deze productgroep. Informatie hierover is niet opgenomen in dit document. Daarvoor kunt u terecht op de website van VROM, www.vrom.nl/duurzaaminkopen.

1.1 Afbakening van de productgroep De productgroep Vakliteratuur en Abonnementen omvat de informatie benodigd voor de werkzaamheden van medewerkers van overheidsinstellingen door middel van onderstaande informatiedragers: −

Boeken (van Nederlandse en buitenlandse uitgevers);

−

Tijdschriften, kranten, losbladige systemen, vakbladen, periodieken, nieuwsbrieven etc. (zowel nationaal als internationaal verkrijgbaar);

−

Cd’s en dvd’s.

Het betreft zowel de eenmalige vorm als de abonnementsvorm. De producten betreffen digitale en gedrukte versies. Ook zijn alle bijbehorende diensten inbegrepen, zoals het aangaan, verlengen en opzeggen van abonnementen en het bestel- en factureringsproces (zie bijlage 1 voor mogelijke combinaties). Buiten de scope van deze productgroep vallen: −

Het in eigen beheer uitgegeven drukwerk van de overheid. Dit valt in de productgroep ‘Drukwerk’

−

De doelgroep zelfstandige openbare bibliotheken (zie bijlage 1)

−

Incidentele individuele aankoop van niet-werkgerelateerde losse tijdschriften en boeken, tenzij dit via een mantelovereenkomst plaatsvindt

De betrokken inkoop heeft het karakter van een levering, aangezien het grootste deel van de omzet behaald wordt met het leveren van informatie. CPV-codes Om het de aanbestedende dienst gemakkelijker te maken wordt een selectie van CPV-codes gegeven die van toepassing kunnen zijn op deze productgroep. Deze selectie is niet uitputtend of


2

compleet. Het blijft de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst om zelf de juiste set van CPV-codes te verzamelen, aansluitend bij de betreffende aanbesteding. De volgende CPV-codes zijn op deze productgroep van toepassing: 79980000

abonnementsdiensten

22100000

boeken, brochures, folders

22200000

kranten, tijdschriften, periodieken en geïllustreerde tijdschriften

Gerelateerde onderwerpen De productgroep Vakliteratuur en Abonnementen is onder andere gerelateerd aan de volgende onderwerpen en/of productgroepen: −

Papier;

−

Transport;

−

Drukwerk.

Kijk voor meer informatie over productgroep(en) op www.agentschapnl.nl/duurzaaminkopen. Dit document wordt niet geactualiseerd en kan dus andere namen bevatten dan de op de website genoemde productgroepen.

1.2 Beleid en markt Vakliteratuur & Abonnementen betreft een productgroep met vele aspecten. Enerzijds neemt de vraag om informatie nooit af, anderzijds is de vorm waarin de informatie gevraagd wordt sterk afhankelijk van de gebruiksmogelijkheden. De inkoper kan vanwege de grootte van de aankopen invloed uitoefenen op de duurzaamheid van zijn inkoop, zowel in de eigen organisatie, als bij de leverancier. Wijze van inkopen Mantel -of raamcontracten voor de aankoop van vakliteratuur en abonnementen komen bij alle overheidsinstanties steeds meer voor, maar er bestaan daarnaast ook individuele (losse) aankopen van boeken of tijdschriften. Mantel- en raamcontracten beslaan grote omzetvolumes voor grotere organisatorische eenheden op rijksniveau. Daarnaast bestaan er ook grote aantallen aankopen voor kleine bedragen, gedaan door meestal een kleinere organisatorische eenheid. De aankoopmomenten zijn van oudsher onregelmatig, maar er voltrekt zich een ontwikkeling naar meer regelmaat doordat er gewerkt wordt met mantel- en raamcontracten en door toenemende digitalisering (FHIR, 2008). In de praktijk worden steeds meer interdepartementale aanbestedingen voor de productgroep Vakliteratuur & Abonnementen gedaan om te komen tot contracten met een beperkte groep leveranciers . Rijksinkopen vinden normaliter per (Europese) aanbesteding plaats vanwege de omvang . De totale inkoop met betrekking tot deze productgroep voor de rijksoverheid ligt rond de 80 miljoen euro op jaarbasis (FHIR, 2008). Binnen provincies of gemeenten zijn inkoopcombinaties nog niet gebruikelijk, al zijn er wel voorbeelden van meerdere provincies of gemeenten die gezamenlijk inkopen. Een inkoopcombinatie met betrekking deze productgroep van provincie met gemeente en/of waterschap is niet bekend. De totale vakliteratuur- en abonnementeninkoop van gemeenten, provincies en waterschappen wordt geraamd op circa 117 miljoen euro op jaarbasis. De inkoop van de overheid vormt voor de grotere leveranciers tussen de 1 tot 7% van de omzet. Bij kleinere leveranciers kan dat oplopen tot bijna 100% (FHIR, 2008).


3

Leveranciers Leveranciers van vakliteratuur en abonnementen aan de overheid zijn onder te verdelen in: −

Intermediairs;

−

Uitgevers;

−

(Lokale) boekhandels.

Intermediairs: zes à zeven grote en een aantal kleine intermediairs bieden een compleet pakket aan. De intermediair verwerkt de bestellingen, voert de administratie van periodieken uit, consolideert facturen, levert catalogi van beschikbare titels aan, en levert in toenemende mate inhoudelijke kennis over beschikbare informatiebronnen aan. Ook hebben steeds meer intermediairs de beschikking over databases met themagerichte informatiebronnen. De intermediairs zijn niet gebonden aan uitgevers/producenten en/of drukkers. Er bestaat een zekere mate van specialisatie naar onderwerp. Uitgevers/producenten: overheden kopen bij een klein aantal uitgevers rechtstreeks in, waaronder twee grote uitgevers. Enkele uitgevers voorzien in een breed scala van digitale informatie. Deze uitgevers stellen ook aanvullende informatie beschikbaar waarmee het gebruik van reguliere bronnen vergemakkelijkt wordt, zoals commentaren, verbanden tussen meerdere bronnen en toelichtingen. Deze uitgevers hebben een sterke mate van specialisatie en besteden het drukken over het algemeen uit bij ongebonden drukkerijen. (Lokale) Boekhandels: boekhandels verzorgen soms abonnementsdiensten, bijvoorbeeld de levering van de (dagelijkse) kranten en tijdschriften aan ministeries en voorzien daarnaast in de incidentele individuele aankopen. Het aantal boekhandels is groot en ze zijn niet gebonden aan een uitgever of drukker. Afhankelijk van de boekhandel bestaat specialisatie naar onderwerp en/of branche. Bestellen, factureren en leveren Overheidsinkopers plaatsen een groot deel van hun bestellingen bij een intermediair, die de bestelling doorgeeft aan de betreffende uitgeverij. De uitgever draagt zorg voor de uitvoering van de bestelling door zijn drukker opdracht te geven een bestelling te printen en/of uit voorraad te leveren. De uitgever stuurt de factuur naar de intermediair. Van oudsher gaat bestellen en factureren met een grote papieren transportstroom gepaard, vanwege de vele bestel- en factureerbewegingen. De intermediair draagt zorg voor de consolidatie van facturen naar de inkoper. Daarbij worden de facturen van verschillende uitgevers zo veel mogelijk gebundeld op een totaalfactuur, waardoor de hoeveelheid facturen bij de overheid enigszins beperkt blijft. Leveranciers stellen steeds vaker software beschikbaar, waarmee inkopers elektronisch bestellingen kunnen doen en waarmee ook facturering kan geschieden: het Elektronisch Bestel- en Factureer systeem (EBF). Als deze systemen goed worden ingericht, ontstaat er een geïntegreerd papierloos systeem voor bestellen en factureren. Digitaal bestellen kan ook plaatsvinden via een internetfunctionaliteit, via leverancierspecifieke software of via email. De aflevering van bestelde middelen bij de overheidsmedewerker is zeer versnipperd. Het betreft veel leveringen van beperkte omvang door een aanzienlijk aantal vervoerders. Reden is het aspect ‘tijdigheid/ actualiteit’ dat gebonden is aan de gevraagde informatie. Een dagblad bevat immers geen nieuws meer als het twee dagen later wordt geleverd. Wanneer een medewerker op zeer korte termijn behoefte heeft aan een wetboek, heeft hij er weinig aan als hij het pas weken later geleverd krijgt. Iedere uitgever levert dus zo snel mogelijk, daarbij gebruikmakend van een door hemzelf gekozen vervoerder (de reguliere nationale en internationale postdienstverleners). Dit geldt voor zowel de Nederlandse als buitenlandse titels, ongeacht waar de feitelijke druk plaatsvindt. De uitzondering op de verzending met postdienstverleners betreft de levering van Nederlandse boeken. Over het algemeen levert het Centraal Boekhuis deze boeken met eigen vervoer. Consolidatie van leveringen, waarbij afzonderlijke bestellingen worden gecombineerd tot een aflevering, vindt beperkt plaats. Redenen zijn:


4

−

De benodigde informatie is tijdsafhankelijk, waardoor het niet mogelijk is bestellingen (slechts) één keer per week of maand af te leveren;

−

Vervoerders plannen hun ritten al dusdanig dat de afleveringen zo efficiënt mogelijk worden gedaan, waarbij ze leveringen van diverse productgroepen en klanten combineren.

Digitalisering Gebaseerd op gebruikswensen is op het gebied van boeken en tijdschriften een trend zichtbaar naar toenemend gebruik van digitale in plaats van gedrukte documenten. Zie bijlage 1 voor een niet-limitatief overzicht van gebruiksredenen van digitalisering. Het is te verwachten dat uit oogpunt van kostenbeheersing (bij de aanschaf en het beheer van documenten) en uit oogpunt van functionaliteit (zoeken naar informatie en waarborgen actualiteit van informatie) het digitaliseren nog verder zal toenemen, al zullen gedrukte documenten niet verdwijnen. Het aanbod van digitale documenten wordt steeds groter. Zo worden magazines vervangen door E-zines en worden nieuwsbrieven en knipselkranten steeds vaker per mail verstuurd. De uitgevers verlangen in deze markt extra geld van de klant voor de bredere beschikbaarheid van de publicaties, omdat het aantal potentiële gebruikers groeit. Ook komen voor digitale aanleveringen steeds meer innovatieve ICT-middelen beschikbaar die (illegaal) kopiëren, verspreiden en het zogenaamde ‘Free riding’ tegengaan. Voor de auteursrechten van nieuwsbrieven worden contracten afgesloten. Sommige overheidsinkopers hebben aangegeven dat het streven van de rijksoverheid is om, indien nodig, rapporten en tijdschriften en dergelijke digitaal in te kopen. Hiervoor bestaat echter geen beleidslijn. MVO in de markt Uitgevers en intermediairs zijn op diverse fronten actief op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Hieronder volgt een opsomming van enkele initiatieven op milieuvlak (SenterNovem, 2008). −

Energiebesparing in bedrijfsgebouwen;

−

Verduurzamen printmaterialen en processen;

−

Distributiestromen efficiënter maken;

−

Papier recyclen;

−

Afvalscheiding en afvalhergebruik stimuleren;

−

Gebruikmaken van moderne en goed onderhouden voertuigen voor transport;

−

Verminderen grondstofgebruik door beperkt houden van oplages, gebruik digitale manuscripten en digitale proeven, printing on demand, verminderen promotiemateriaal;

−

Vergroten milieubewustzijn bij medewerkers bijvoorbeeld door steeds de meest duurzame transportvorm te kiezen, thuiswerken te stimuleren, reizen met het openbaar vervoer voor te schrijven, milieuteams in te zetten;

−

Toepassen klimaatcompensatie voor geheel of deel van productie;

−

Inzetten duurzame schoonmaakmethoden voor bedrijfspanden;

−

Inzetten verantwoord papier;

−

Inzetten herbruikbare dozen voor boeken vervoer;

−

Conformeren aan internationaal beleid en zo mogelijk voldoen aan toekomstige wetgeving;

−

Instellen milieuzorgsysteem / ISO 14001 certificering.

Labels, certificaten, wetgeving. De in Europa meest bekende certificerende instellingen van diverse producten (Nordic Swan, Europees ecolabel, Blaue Engel en Milieukeur) kennen geen labels voor vakliteratuur .


5

Wetgeving die aan deze productgroep gerelateerd is betreft voorschriften aan de papieren drukkerijbranche. Daarnaast bestaan er meerjarenafspraken (MJA’s) met dezelfde branches en is in januari 2006 het Besluit Beheer Verpakkingen, Papier en Karton in Nederland ingevoerd voor producenten en importeurs van verpakte producten op de Nederlandse markt. Er bestaat geen specifieke wetgeving op het gebied van vakliteratuur. Samenvatting kenmerken markt Vakliteratuur & Abonnementen −

Betreft Levering;

−

Inkoop grotendeels via intermediairs;

−

Overheidsinkopen vormen aanzienlijk deel van omzet leveranciers;

−

Grote keten met meerdere schakels tussen inkoper en drukkerij;

−

Producten digitaal en gedrukt beschikbaar;

−

Digitalisering belangrijke ontwikkeltak;

−

Keuze wordt gebaseerd op informatiegehalte en gebruiksdoel;

−

Actualiteit en snelle beschikbaarheid na bestelling;

−

Veel kleine afleveringen;

−

Versnipperde markt;

−

Zowel intermediairs als uitgevers verduurzamen bedrijfsvoering;

−

Geen wetgeving aanwezig m.b.t. vakliteratuur en abonnementen.


6

2 Duurzaamheid en inkoop In dit hoofdstuk vindt u de inhoudelijke afwegingen voor duurzaamheid bij de productgroep Vakliteratuur en Abonnementen en algemene informatie om duurzaamheid in het inkoopproces mee te nemen.

2.1 Duurzaamheidsaspecten De milieuaspecten voor de productgroep Vakliteratuur & Abonnementen worden beschreven aan de hand van de fasen in het productie- en leverproces. Ook wordt besproken waarom het niet mogelijk is om voor het betreffende onderdelen generieke criteria op te stellen. Digitaal en gedrukte documenten Het is nog niet wetenschappelijk vastgesteld of een vorm van uitgave, digitaal of gedrukt, duurzaamheidwinst oplevert ten opzichte van de andere uitgavevorm. Er zijn op dit moment wereldwijd slechts enkele LCA-onderzoeken gedaan met wisselende onderzoeksgebieden en zonder eenduidige conclusies. Een voorzichtige conclusie uit enkele onderzoeken is dat de ereader duurzaamheidwinst zou kunnen bieden boven de internetvorm en wellicht ook boven de gedrukte vorm. De uitspraken zijn echter zeer voorzichtig en gebaseerd op steeds het meest gunstige scenario dat gehanteerd is in het onderzoek. (University of Michigan, 2003; Centre for Sustainable Communications, 2007). Gezien deze situatie is op dit moment niet generiek aan te geven wat duurzamer is: gedrukt of digitaal. Er bestaan zoveel variabelen die mede bepalen wat de uiteindelijke milieubelasting is, dat een generieke eis die een keuze voorschrijft onrecht doet aan de complexiteit. Er bestaan echter wel situaties waarvoor op basis van de specifieke gebruiksdoeleinden, gebruiksfrequentie en overige uitgangspunten, wel een keuze gemaakt kan worden op basis van duurzaamheidsaspecten. Door middel van enkele tips wordt de inkoper erop gewezen dat hij in overleg met de klant kan onderzoeken of een keuze op basis van duurzaamheidsaspecten voor hun specifieke situatie te maken valt. Hieronder is per uitgavevorm (drukwerk en digitaal) weergegeven wat de duurzaamheidsaspecten zijn. Productie boeken/tijdschriften gedrukte versie Belangrijkste duurzaamheidsaspecten zijn: −

Vervuiling door gebruik van chemische middelen in inkt, inbindmiddelen en lijm;

−

Verbruik van materialen;

−

Verbruik van energie;

−

Locatie van de drukkerij en de daarmee samenhangende transportkilometers;

−

Afval.

Het is op dit moment niet mogelijk eisen te stellen aan de producteigenschappen vanwege een gebrek aan productalternatieven waarbij er een verschil bestaat op te behalen duurzaamheidswinst bij gelijkblijvende informatie. Deze alternatieven bestaan niet in deze branche. Paperback en hardcover Paperback uitgaven zijn veelal kleiner van stuk en zijn gemaakt van dunner papier en voorzien van dunnere kaften dan hardcover uitgaven. Het materiaalgebruik is dus beperkter. Hardcover uitgaven zijn juist door hun stevigheid beter bestand tegen gebruiksslijtage dan paperback uitgaven en gaan daardoor bij intensief gebruik langer mee. Deze uitgaven hoeven daardoor minder vaak opnieuw aangeschaft te worden. Bij relatief beperkt gebruik kunnen ook paperback uitgaven een leven lang meegaan. Waar het omslagpunt ligt tussen gebruiksintensiviteit en


7

levensduur is onbekend. Het is dan ook niet generiek vast te stellen welke uitgavevorm de voorkeur verdient op duurzaamheidsgebied. Daarnaast worden in de vakliteratuurbranche gedrukte titels nagenoeg altijd op slechts één manier uitgegeven, waardoor er nauwelijks keuzemogelijkheden bestaan . Het aantal titels waarbij die keuze wel bestaat, is te klein om criteria op te baseren. Wel is er een tip voor de inkoper. De inkoper kan in overleg met de interne klant bepalen wat het beoogde gebruik van het werk zal zijn. Op basis daarvan kunnen ze bepalen welke uitgavevorm voldoet aan de vraag en het gebruik, met in achtneming van duurzaamheidsaspecten. Productie boeken/tijdschriften digitale versie: Belangrijkste duurzaamheidaspecten zijn: −

Energiegebruik bij fabricage en gebruik van hardware en software, versturen en opslag van documenten, en energiegebruik bij het printen (door gebruiker) van digitale documenten;

−

Materiaalverbruik van hardware;

−

Afval;

−

Papier- en inktgebruik bij het printen (door gebruiker) van digitale documenten.

Net als bij de gedrukte versie is het niet mogelijk eisen te stellen aan de producteigenschappen, vanwege een gebrek aan productalternatieven waarbij er een verschil bestaat op te behalen duurzaamheidwinst bij gelijkblijvende informatie. Mogelijke besparingen liggen voornamelijk op het gebied van energiegebruik in de digitale transport- en opslagfases van digitale vakliteratuur. Hoe groter de documenten, hoe meer opslag nodig is en hoe meer energie nodig is voor datacenters van zowel de uitgever als de eindgebruikers waar de documenten worden opgeslagen. Beperking van energiegebruik is mogelijk door de documentgrootte en het aantal te verzenden documenten te beperken. Er is een aandachtspunt opgenomen voor de inkoper om, wanneer gekozen wordt voor digitale documenten, met de leverancier te bespreken hoe de levering tegen de minste duurzaamheidbelasting vorm gegeven kan worden. Vervoer & distributie De belangrijkste duurzaamheidaspecten bij het vervoer van gedrukte vakliteratuur zijn: −

Uitstoot van schadelijke stoffen;

−

Verbruik van niet-hernieuwbare brandstoffen.

Omdat er veel bewegingen plaatsvinden om de leveringen tijdig bij de medewerkers te krijgen, lijkt transport een belangrijk aspect waar duurzaamheidwinst behaald kan worden. Bekend is, dat vervoerders zelf al een optimale routeplanning nastreven en zoveel mogelijk leveringen van verschillende klanten consolideren vanuit bedrijfseconomisch oogpunt. Het eisen van verdergaande consolidatie aan leveranciers zal naar verwachting beperkt duurzaamheidwinst opleveren. Daarnaast wordt vervoer uitbesteed aan posttransporteurs. Omdat het vervoer niet in eigen hand ligt van de leverancier aan de overheid, is het vervoer niet direct te relateren aan het onderwerp van de opdracht en kunnen er dientengevolge geen criteria voor opgesteld worden. Wel kan verdergaande consolidatie plaatsvinden als de inkoper zelf aangeeft, dat tijdigheid een beperkte rol speelt. Daartoe is een tip opgenomen voor de inkoper om bij de bestellingen aan te geven of consolidatie van leveringen plaats kan vinden. Order picking en afval Order picking betreft het samenvoegen van de juiste aantallen bestelde werken afkomstig van verschillende leveranciers tot één af te leveren pakket. De belangrijkste duurzaamheidaspecten zijn: −

Het gebruik van verpakkingen (het gaat hierbij om materiaalgebruik en afvalverwerking);


8

−

Energiegebruik voor uitvoeren werkzaamheden;

−

Afval.

Order picking wordt relatief weinig uitgevoerd, waardoor het aandeel energiegebruik in die stap verwaarloosbaar klein is. Het opstellen van criteria voor deze activiteit levert geen toegevoegde duuurzaamheidswinst op. Sinds januari 2006 is via het Besluit beheer Verpakkingen, Papier en Karton in Nederland een volledige producentenverantwoordelijkheid voor verpakkingen ingevoerd. Dat betekent dat producenten en importeurs die verpakte producten op de Nederlandse markt brengen, individueel verantwoordelijk zijn voor de preventie, inzameling en recycling van het gebruikte verpakkingsmateriaal. Dit brengt al reductie van afval en verpakkingen met zich mee. Om deze reden worden hiervoor geen criteria opgesteld. Bestellen en factureren De belangrijkste duurzaamheidsaspecten zijn: −

Papiergebruik;

−

Vervoersbewegingen.

Duurzaamheidswinst kan behaald worden door het gebruiken van systemen voor elektronisch bestellen en factureren (EBF). Mits goed uitgevoerd, weegt de toename van milieubelasting door digitalisering op tegen de afname van papiergebruik en vervoersbewegingen. Het aandeel overheidsbestellingen dat op dit moment via een elektronisch bestel- en factureersysteem (EBF) loopt, is nog beperkt tot enkele procenten van het totaal aantal bestellingen (Ministerie EZ, 2008). Het belangrijkste knelpunt is dat er geen universeel EBF-systeem is, waardoor steeds een nieuw systeem geïmplementeerd moet worden bij overgang naar een nieuwe leverancier. Het beperkte gebruik van EBF door overheidsorganisaties is echter ook een gevolg van de werkwijze binnen de eigen (inkopende) organisatie. Wanneer vastgehouden wordt aan versnipperde stromen binnen de organisatie, is het invoeren van een EBF systeem moeilijk te realiseren. De overheid streeft ernaar om per 2010 circa 10% van alle facturering via e-facturering te laten plaatsvinden. Daarmee kan een flinke besparing op papier en transport worden bereikt. Omdat binnen de rijksoverheid al een initiatief loopt dat gericht is op het uitbreiden van EBF, zullen aanvullende inkoopcriteria op dit gebied geen toegevoegde waarde hebben. Wel zijn er een aantal tips voor inkopers om te participeren in het overheidsinitiatief om meer gebruik te maken van EBF. Gebruiksfase, hergebruik en recycling De belangrijkste duurzaamheidaspecten zijn: −

Overmatig grondstofgebruik door te grote aantallen gedrukte documenten te bestellen of af te drukken;

−

Papiervernietiging na het einde van de levensduur van gedrukte documenten;

−

Energie-, papieren inktgebruik bij het printen van digitale documenten;

−

Energiegebruik bij het lezen van digitale documenten.

Inkoopcriteria voor deze aspecten zijn niet mogelijk, omdat het verduurzamen van de gebruiksfase vooral bij de inkopende organisatie zelf ligt. Voor vakliteratuur bestaat geen inzamelsysteem voor producthergebruik. Door middel van aandachtspunten wordt het gebruik van grondstoffen binnen de eigen organisatie onder de aandacht gebracht van de inkoper. Gedrukte vakliteratuur kan bijvoorbeeld op de volgende wijze worden hergebruikt: −

Meervoudig gebruik door collega’s;

−

Materiaalhergebruik via papierrecycling als oud papier.

Onderwerp is onder andere het meervoudig gebruik van gedrukte documenten door medewerkers via de bibliotheek of door een roulatiesysteem voor tijdschriften. Om verspilling


9

van papier tegen te gaan, is inzameling ten behoeve van recycling van belang. Bekend is dat dit nog onvoldoende gebeurt. Een aanvullende eis aan leveranciers van gedrukte vakliteratuur om verdergaande inzameling te stimuleren, levert geen toegevoegde milieuwinst op. De marktsituatie voorziet namelijk al in een functionerend systeem voor het inzamelen en verwerken van gebruikt papier. Medewerkers bewaren de informatie zolang als die bruikbaar is, maar verwijderen deze dan daarna vaak als restafval. Boeken en tijdschriften kunnen prima worden aangeboden aan de papierrecycling industrie. De inkopers wordt dan ook geadviseerd binnen de eigen organisatie het bewustzijn voor papierinzameling te vergroten. Suggesties voor het beperken van de milieubelasting bij het gebruik van digitale documenten betreffen het zo min mogelijk printen van documenten en het gebruik van energiezuinige apparatuur en software. Bedrijfsvoering leverancier Naast de verschillende milieuaspecten van het product vakliteratuur, is voor deze productgroep ook de bedrijfsvoering van de leverancier van belang. De duurzaamheidsaspecten die hier een rol spelen zijn: −

Verminderen van energieverbruik;

−

Transport.

Daarnaast kan vooral een intermediair door zijn positie in de productieketen duurzaamheid stimuleren bij toeleveranciers in de keten. Deze aspecten zouden onderdeel kunnen zijn van een milieuzorgsysteem. Het vragen om een dergelijk systeem is echter juridisch niet mogelijk bij leveringen. Ook zijn de aspecten niet direct te koppelen aan het onderwerp van de opdracht, waardoor andersoortige criteria evenmin niet gesteld mogen worden. Een tip voor de inkoper is dat het mogelijk is om tijdens de contractduur in overleg te treden met de leverancier over de duurzaamheidsaspecten voor de inkoop. Samenvatting milieuaspecten In onderstaande tabel staat een samenvatting van de beschreven milieuaspecten. Ook is er aangegeven waarom er op dit moment geen generieke criteria opgesteld zijn voor Duurzaam Inkopen van de productgroep Vakliteratuur & Abonnementen. Processtap

Duurzaamheidaspect

Te behalen duurzaamheidwinst

Product gedrukt

•

Materiaalverbruik;

Theoretisch aanzienlijk; in praktijk zeer

•

Energiegebruik;

beperkt.

•

Locatie drukkerij: transportkilometers en sociale aspecten;

Product digitaal

•

Afval.

•

Energieverbruik;

Theoretisch aanzienlijk op gebied van

•

Materiaalverbruik.

energiegebruik en redelijk op gebied

•

Emissie schadelijke stoffen;

•

Verbruik niet-hernieuwbare

papier gebruik; in praktijk zeer beperkt. Transport

Beperkt.

brandstoffen. Order picking en Afval

•

Energiegebruik;

•

Materiaalgebruik.

Bestellen en

•

Papierverbruik;

factureren

•

Transport.

Gebruiksfase

•

Grondstofverbruik;

•

Energiegebruik.

Dienst

•

Energieverbruik;

Verlening intermediair

•

Papiergebruik.


Zeer beperkt. Beperkt. Aanzienlijk. Aanzienlijk.

10

2.2 Duurzaamheid in het inkoopproces Duurzaamheid begint met het inventariseren van de behoefte van de (interne) klant. Vervolgens speelt duurzaamheid in elke inkoopfase een rol van meer of mindere betekenis. Meer informatie over hoe duurzaamheid in het inkoopproces kan worden meegenomen is te vinden in de handleiding duurzaam inkopen www.agentschapnl.nl/duurzaaminkopen. Duurzame aspecten die in het inkoopproces bij de productgroep Vakliteratuur en Abonnementen kunnen worden meegenomen zijn: Voorbereiding Duurzaamheid kan in de voorbereidingsfase worden meegenomen door te onderzoeken of de aanschaf noodzakelijk is en of er een duurzamere oplossing is voor de inkoopbehoefte. Specifieke aandachtspunten voor de inkoop van de productgroep Vakliteratuur en Abonnementen zijn: −

Beperken inkoopvolume: bijvoorbeeld via het bevorderen meervoudig gebruik binnen de organisatie door het gebruik van een (digitale) bibliotheek en/of een tijdschriftroulatiesysteem, interdepartementale samenwerking, aanschaf van alleen die onderdelen die werkelijk nodig zijn met achterwege laten van de overbodige informatie (alleen een artikel bestellen in plaats van het hele tijdschrift) en het functioneel beschrijven van de vraag (zie bijlage 1).

−

Optimaliseren consolidatie: overleg met de interne klant wat de leveringsurgentie van gevraagde vakliteratuur is en bepaal of consolidatie van leveringen mogelijk is.

−

Stimuleren gebruik van Elektronisch Bestellen en Factureren (EBF) binnen de organisatie: dit spaart een papieren bestel- en factureerstroom en de daarmee samenhangende transportmilieubelasting.

−

Overleg met leveranciers wat de mogelijkheden voor verdere verduurzaming zijn en doe eventueel zelf marktonderzoek naar de mogelijkheden. Denk daarbij aan:

−

De mogelijkheid om op basis van de specifieke situatie wel een keuze te maken tussen de gedrukte en digitale uitgave op basis van duurzaamheid;

−

De mogelijkheid om, wanneer er voor een bepaald werk wel een keuze bestaat tussen paperback en hardcover, op basis van de specifieke situatie wel een keuze te maken tussen een paperback en hardcover uitgave op basis van duurzaamheid.

−

De steeds verder uitbreidende materialen welke beschikbaar komen voor verpakkingen en overleg of en wanneer overstap naar een gunstiger alternatief mogelijk is.

Inkoopfase Er zijn geen criteria geformuleerd voor Vakliteratuur en Abonnementen. Redenen daarvoor zijn de beperkte milieuwinst en het gebrek aan alternatieven op productniveau. Elke inkoop en aanbesteding is echter maatwerk en duurzaamheid kan, afhankelijk van de aard van de aanbesteding, mogelijk worden meegenomen. Gebruiksfase Nadat het inkooptraject is afgerond en een product of dienst is ingekocht, is het vanzelfsprekend van belang de aanwezige mogelijkheden om het product op een duurzame wijze te gebruiken of optimaal te benutten. Specifieke aandachtspunten voor deze productgroep zijn: −

Het groener maken van het gebruik van vakliteratuur en abonnementen is vooral een kwestie van beleid en bewustwording binnen de eigen organisatie op de gebieden:

−

Meervoudig gebruik van gedrukte documenten;


11

−

Terughoudendheid waar het gaat om het individueel opslaan, printen en doorsturen van digitale documenten (zie hiervoor de duurzaam inkopen documentatie van de productgroep Software die te downloaden is van de website www.duurzaaminkopen.nl);

−

Papierinzameling voor recycling binnen de organisatie.

−

Configureer energiebesparende opties voor uw IT infrastructuur, vooral de eindgebruikers pc’s, beeldschermen en printers. Centraal ingestelde sleep- en power-off opties kunnen tot forse energiebesparing leiden. Kies ook voor duurzame hardware en printers. Zie daarvoor de duurzaam inkopen documentatie van de productgroepen Hardware en Reproductieapparatuur. Deze zijn te downloaden van de website www.duurzaaminkopen.nl.

−

Overweeg om gebruik te maken van e-books of e-readers wanneer veelvuldig grote digitale documenten gelezen worden. Deze ‘lezen als ware het papier’ en verbruiken beduidend minder energie. Van belang is dan wel, dat op dat moment de pc van de medewerker uit is geschakeld.

−

De levering van digitale vakliteratuur is te verduurzamen. Hiervoor zijn onder andere de aandachtspunten bruikbaar van de productgroep Software. Deze zijn te downloaden van de website www.duurzaaminkopen.nl.

−

De levering van gedrukte vakliteratuur is te verduurzamen. Hiervoor zijn onder andere de aandachtspunten en criteria bruikbaar van de productgroep Post. Deze zijn te downloaden van de website www.duurzaaminkopen.nl.

−

Overweeg om samen met de leverancier een traject van verduurzaming te starten waarmee gedurende de looptijd van het contract verbeteringen worden gestimuleerd. Verbeteringen die bewerkstelligd zijn door de leverancier kunnen bijvoorbeeld beloond worden door een bonus te geven bij behaalde doelen. Onderwerpen kunnen zijn: overleg en rapportage op het gebied van verduurzaming van de ingekochte dienst en levering, afspraken over gedrukte en/of digitale catalogi en reclamemateriaal, de gebruikte verpakkingsmaterialen en het hebben of opstellen van beleid op het gebied van het naleven van lokale wet -en regelgeving door toeleveranciers/drukkerijen van buiten West-Europa om zo de natuur -en milieuwaarden te beschermen.

2.3 Bronnen en relevante informatie −

www.aanbestedingskalender.nl;

−

www.duurzame-inkoper.nl;

−

KTH Centre for Sustainable Communications, (Å. Moberg, M.N. Johanson, G.N.F. Innveden, A. Jonsson), ‘Screening environmental life cycle assessment of printed, web based and tablet e-paper newspaper’, Stockholm, 2007;

−

Ministerie van BZK, FHIR, ‘Categorieplan Vakliteratuur & Abonnementen v0.4 concept’, Den Haag, 2008;

−

Ministerie Economische Zaken,´Projectplan e-Factureren’, 2008.

−

NL Milieu en Leefomgeving, Infotheek, ‘Duurzaamheidaspecten bij inkoop van vakliteratuur/abonnementen’, 2008;

−

University of Michigan, Center for Sustainable Systems, G. Kozak, ‘Printed Scholarly Books and E-book Reading Devices: A Comparative Life Cycle Assessment of Two Book Options’, 2003;


12

Bijlage Detail informatie Wat wordt ingekocht? De inkoop valt te verdelen naar informatiesoort, informatiedrager almede naar afleverfrequentie. De volgende combinaties komen voornamelijk voor: •

vakliteratuur in boekvorm: eenmalige aanschaf, vooral hardcopy als naslagwerk.

•

handboeken: om snel in te kunnen zoeken, digitaal, eenmalig.

•

tijdschriften: abonnement incl. abonnementenservice, hardcopy maar ook steeds meer digitaal middels autorisatielogen op site. Digitale versie is soms alleen verkrijgbaar als ook hardcopy afname plaatsvindt.

•

Nieuwsbrieven/artikelen: abonnement incl. abonnementenservice, digitaal middels toezending per mail en/of autorisatielogin op site. Dit is vaak te personaliseren, in de vorm van e-zines, nieuwsflashes.

•

Overheidsinformatie en particuliere uitgaven bijvoorbeeld wetenschappelijk of ministerieel rapport: eenmalig, digitaal bij monopolypositie uitgevers

Doelgroep Bibliotheken De zelfstandige bibliotheken worden weliswaar voor ca 85% gefinancierd vanuit gemeentegelden, maar hebben geen aansluiting bij de gemeentelijke doelstellingen voor duurzaam inkopen. De gemeentelijke bibliotheken hebben die aansluiting wel. Dat zijn er echter maar enkele binnen Nederland. Ondanks de grootte van een individuele gemeentebibliotheek, vormt de totale inkoop van vakliteratuur een dusdanig klein deel, dat dit instrument daar geen rekening mee kan houden. Daarbij is het inkoopproces qua bestelling en aflevering sterk afwijkend van de overige vakliteratuur en abonnementeninkoop. Binnen dit onderzoek wordt daar geen rekening mee gehouden. Digitalisering Digitalisering van vakliteratuur wordt vanuit de inkopende en gebruikers organisatie ingezet vanuit gebruiksoverwegingen en vanuit kostenbesparing. Hieronder worden enkele voorbeelden genoemd van redenen voor digitalisatie in de huidige praktijk. •

archieven: digitaliseren vanwege ruimtebeslag en besparing (op menskracht) t.b.v. beheer

•

bibliotheken: digitaliseren vanwege ruimtebeslag en vanwege vraag van lezers

•

medewerkers: digitaliseren vanwege zoekgemak en actualiteitsgehalte en het plaatsonafhankelijke aspect.

•

aanbieders: digitaliseren vanwege de mogelijkheden verschillende informatiebronnen makkelijk te koppelen en zo toegevoegde waarde te leveren

•

scholen en opleidingsinstituten digitaliseren vanwege de verandersnelheid van lesmateriaal en om flexibel in te kunnen spelen op de vraag van de organisatie die opleidingen inkoopt.

LCA digitaal versus gedrukte versie kranten Een excerpt uit het onderzoek van KTH Centre for Sustainable Communications, 2007: “The results showed different patterns regarding where in the life cycle the main potential environmental impact can be seen. For the printed newspaper the main activity was the paper production, for the web based newspaper the energy for reading was crucial and for the tablet e-


13

paper newspaper the production of the electronic device contributed the most to the potential environmental impact. Overall it can be noted that the energy used for editorial work was an activity that also contributes to the total impact. The figure used for energy used for editorial work did not include journalist field work. Environmental impacts from the distribution of the printed newspaper were significant, but not dominant for the results” Specificeren en selecteren informatiebehoefte Onderzoek heeft aangegeven, dat bij de productgroep Vakliteratuur & Abonnementen de interne klant veel invloed heeft op de specificaties van de vraag. De interne klant vraagt niet een bepaald soort informatie, of informatie aangaande een bepaald thema, maar vraagt een bepaalde titel van een boek of een specifiek abonnement. Als de vraag op een hoger abstractieniveau kan worden geformuleerd (bijvoorbeeld “alle beschikbare kennis over wetgeving en jurisprudentie op het gebied van xxx”) dan zou er vanuit de discipline van informatievoorziening een aanbod kunnen worden gegenereerd waarbij diverse andere factoren kunnen worden meegenomen, zoals: wat al reeds binnen het eigen domein (overheid) beschikbaar is en wat moet worden aangevuld (ingekocht), wat de prijs-kwaliteit is, wat duurzaamheidaspecten zijn en wat evt. het gehalte aan onbruikbare informatie v.s. bruikbare informatie is in een werk. Bij een vraag naar een specifieke titel in gedrukte vorm, is er daarna geen keuze meer in gebruikte inkt/papier of formaat van een boek. In geval er om een digitale vorm gevraagd wordt, bestaat er soms nog wel de keuze in ‘formaat’. Veel gebruikt zijn: pdf -of tekstbestanden, levering per cd-rom of dvd, of gebruik van een autorisatielogin om via het internet op de database van de leverancier dan wel uitgever in te loggen.


14

Informatie voor duurzaam inkopen van. Vakliteratuur en Abonnementen. Datum: 20 mei 2010

Recommend Documents