INFORMASI PENJUALAN OAN PENGARUHNYA TERHADAP KEPUTUSAN PRODUKSI PAD A PD ANEKA PANG AN UNIT PABRIK COKLAT TJENDERAWASIH Dl SURABAYA

ADLN-PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

fc/Ay*

C

^

H

SKRIPSI

CONSTANCE HENRJETTE ADRIANA LIKLIKWATIL

INFORMASI PENJUALAN OAN PENGARUHNYA TERHADAP KEPUTUSAN PRODUKSI PAD A PD ANEKA PANG AN UNIT PABRIK COKLAT TJENDERAWASIH Dl SURABAYA

M I L I K. PE R ? b b TAKA AN UNIVEKSITAS A IR L A N C .u A "

SU R A B A Y A

fl-W/v

FAKULTAS EKONOMI UNIVERS1TAS A1RLANGGA S U R A B A Y A

1989 16 M i SKRIPSI

m

INFORMASI PENJUALAN DAN ...

CONSTANTE HENRIETTE


INFORMASI PENJUALAN DAN PENGARUHNYA TERHADAP KEPUTUSAN PRODUKSI PADA PD ANEKA PANGAN UNIT PABRIK COKLAT TJENDERAWASIH DI SURABAYA

SKRIPSI Diajukan untuk Memperlengkapi Syarat-Syarat dalam Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi

Oleh

:

CONSTANCE HENRIETTE ADRIANA LIKLIKWATIL No. Pokok : 048311429

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA 1989

16 SKRIPSI

JIA.

332


CONSTANTE HENRIETTE


Surabaya, 22 September 1989 Disetujui dan siap untuk diujikan

Dosen Pembimbing :

(Drs.Ec. Hanny Wurangian, Ak.)

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


Disetujui dan diterima baik Oleh :

Dosen/i

>itu Pembimbing

(Drs.Eo.Hilmy Vflrybes Saboet,M.Acc.)

Dosen Pembimbing

(Drs.Ec. Hanny Wurangian, Ak.)

Ketua Jurusan

(Drs. Parwoto Wignjohartojo,Ak.)

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


KATA PENGANTAR

Berkat kasih karunia dan bimbingan Bapa di surga yang telah memberikan penerangan Roh Kudus dan nama

Yesus

Kristus,

menyelesaikan skripsi Penyusunan pemenuhan untuk

anakNya, akhirnya

penulis

dapat

ini.

skripsi

ini

dimaksudkan

kewajiban untuk memperlengkapi

memperoleh

didalam

gelar

Sarjana

sebagai

syarat-syarat

Ekonomi

Jurusan

Akuntansi pada Universitas Airlangga. Penulis

menyadari bahwa skripsi

ini masih

dari ke sem pur na an, maka penulis mengharapkan saran

jauh

kritik dan

dari para pembaca. Pada

kesempatan

ini penulis

ingin

mengucapkan

rasa terima kasih yang sebesai— besarnya kepada : 1. Papa

dan

Mama,

yang

telah

membesarkan

mendidik dengan penuh kasih sayang, juga

dan kakak-

kakak dan adik-adik penulis yang banyak menolong penulis selama ini. 2. Bapak Drs.Ec.Hanny Wur an gi an ,A ku nt an 5 yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dengan penuh kesabaran selama menjadi

dosen wali

dan

dosen

M.

Acc.,

pembimbing. 3. Bapak

SKRIPSI

Drs.

Ec. Hilmy Vanoes Saboet,


CONSTANTE HENRIETTE


yang

telah memberikan bimbingan dan

selama penyusunan skripsi A . Pimpinan

PD

Aneka

penulis

ini,

Pangan

seluruh karyawannya,

pengarahan

Surabaya

beserta

yang telah banyak

membantu

selama survey dan memberikan

data-data

yang diperlukan. 5. Para

bapak

Universitas bekal

dan

ibu

dosen

Airlangga,

yang

Fakultas telah

Ekonomi memberikan

ilmu pengetahuan kepada penulis selama ini

6. Segenap handai taulan dan teman-teman yang telah membantu dan memberikan saran-saran yang berguna bagi penulisan skripsi

ini-

Surabaya, 25 September 1991

P e n u 1 is

ii

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI

................................ '

.....................................

DAFTAR TABEL

i iii

..................................

vii

.................................

viii

DAFTAR LAMPIRAN ...............................

ix

DAFTAR GAHBAR

BAB

1.

PENDAHULUAN

...................... . .

1. Latar Belakang

.................

2. Penjelasan Judul 3* Permasalahan

...............

...................

4. Pedoman Pembahasan 5. Tujuan Penelitian

3. Asumsi

4 4

..............

4

....

5 5

........ ..................

6

......................

6

9.1. Jenis Data ................

6

9.2. Cara Pengumpulan Data

6

9.3. Analisis

....

..................

II. PERANAN INFORMASI PENJUALAN OALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PRODUKSI ... 1. Informasi

SKRIPSI

3

.........................

9. Metodologi

BAB

1

.............

6» Manfaat Penyusunan Skripsi 7. Batasan

1

.......................


6

8 9

CONSTANTE HENRIETTE


Halaman 1.1. Pengertian Informasi 1.2. Fungsi Informasi

.....

9

dan Peranan .................

10

2. Informasi Penjualan

3,

...........

2.1. Pengertian Informasi Penjualan .....................

13

2.2.Tujuan Informasi Penjualan dan Hubungannya dengan Kebutuhan Pemakai ...........

13

Informasi Penjualan, Peranan dan Aplikasinya dalam Menunjang Keputusan Produksi ......... ...

15

3.1. Peranan Informasi Pe n jualan dalam Pengambilan Keputusan Produksi .......

15

3-2. Analisis Penjualan

18

.......

3.3. Perencanaan Penjualan

BAB

....

20

3.3.1. Ramalan

Penjualan

21

3.3.2. Anggaran

Penjualan

23

3.4. Perencanaan Produksi A.

13

Laporan

.....

.........................

III. GAMBARAN TENTANG PO ANEKA PANGAN UNIT PABRIK CDKLAT TJENDERAWASIH DI SURABAYA ........................ 1. Gambaran Umum Perusahaan

27 33

38

......

38

1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

38

1.2. Struktur Organisasi dan Job Discription ..........

41

iv

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


Halaman 1.2.1. Struktur Organisasi

41

1.2.2.

...

42

..

46

2. Kegiatan dalam Bidang Penjualan

47

3. Kegiatan dalam Bidang

Produksi

50

4. Hubungan antara Bagian Pen jualan dengan Bagian Produksi

5.1

5. Masalah Perusahaan dalam Pengambilan Keputusan Produksi ___

51

6. Laporan Informasi Penjualan untuk Pengambilan Keputusan Produksi ........................

52

IV. PEMECAHAN M A S A L A H ........ .........

54

1. Pelaksanaan Wewenang dan Tanggung Jawab ......................

54

Job Description

1.3. Bidang Usaha Perusahaan

BAB

2. Koordinasi dan Komunikasi anta ra Bagian Penjualan dan Bagian Produksi ........................

• 57

3. Perencanaan Penjualan dan P ro duksi ..................... '......

62

3.1. Analisis Penjualan Menurut Jenis Produk ..............

62

3.2. Ramalan Penjualan

66

........

3.3. Perencanaan Penjualan 3.4. Perencanaan Produksi

.... ....

4. Penyempurnaan Laporan-Laporan Penjualan untuk Menunjang Kepu tusan Produksi .................

68 72

75

v

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


Halaman BAB

V. KES1MPULAN DAN SARAN

..............

78

......................

78

2. Saran.............................

80

1. Kesimpulan

OAFTAR KEPUSTAKAAN

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


DAFTAR TABEL Tabel

Halaman

1. Analisis Penjualan Menurut Jenis Produk

20

vii

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


DAFTAR GAMBAR Gambar 1.

:

Halaman

Struktur Organisasi F'D Aneka Pangan Unit Pabrik Coklat Tjenderawasih Surabaya ..................... .

43

viii

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


DAFTAR LAMPIRAN Nomor

:

1. Laporan Kegagalan Penjualan 2. Analisis Penjualan Menurut Jenis Produk 3. Ramalan Penjualan 4« Laporan Hasil Produksi 5. Laporan Omzet Penjualan.

i><

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


BAB X

M l L l t PERPUSTAK.AAN -UNIVERSITAS AIKLA n GOA"

PENDAHULUAN

SURABAYA 1« Latar Belakanq Oalam kegunaan

perusahaan

sistem

manfaatnya. dihadapi mengawasi

informasi

Hal

masih

kecil

ini

secara

masih

karena

sederhana

yang

dan

langsung

baru

berdiri,

belum

dirasakan

masalah-masalah pimpinan

.seluruh

yang

masih

dapat

aktivitas

yang

dilakukan para karyawan. Dengan semakin berkembangnya perusahaan,

jumlah

karyawan akan semakin banyak dan semakin kompleks

pula

masalah-masalah yang dihadapi. Akibatnya pimpinan

akan

semakin

sulit

mengawasi

secara

langsung

seluruh

aktivitas yang dilakukan para karyawan. Dalam

keadaan demikian, dirasakan perlu

adanya

sistem informasi yang dapat menghasilkan informasi yang tepat

waktu,

relevan dan

memadai,

demi

tercapainya

aktivitas yang efektif dan efisien. Perusahaan yang mempunyai sistem informasi baik,

akan

sangat

terbantu

dalam

perencanaan

yang dan

pengendalian seluruh ak tiv it a sn ya . Dengan adanya sistem informasi yang baik akan dapat menjamin bahwa laporan

laporan-

yang disajikan oleh masing-masing bagian

yang

1

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


2

ada

dalam perusahaan juga baik,

tepat waktu dan

dapat

dipertanggung jawabkan k eb ena ra nny a. Berdasarkan pengambil

laporan-laporan keputusan

akan

yang

dapat

diterima,

mengambil

para

keputusan

dengan tepat. Pada umumnya, perusahaan didirikan dengan tujuan untuk

mendapatkan

laba

maka

perusahaan harus dapat menjual dalam jumlah yang

cukup

besar.

cukup

Supaya

laba.

Untuk

mencapai

dapat menjual dalam jumlah

yang

besar perusahaan harus memahami selera konsumen. Agar perusahaan dapat berproduksi sesuai selera

konsumen

mendapatkan

Disamping

informasi-informasi

barang

produksi

tentang

kondisi permintaan dan kondisi

penjualan.

kondisi

keputusan

informasi-informasi

penjualan, bagian

pengambil

dari

bahan baku, jadi

itu

bagian

loading mesin,

ini pengambil

harus rencana

pasar

juga

dari

dibutuhkan

produksi kondisi

dan kondisi tenaga kerja-

informasi-informasi

dengan

tentang permintaan

Dengan

keputusan

adanya produksi

dapat memperoleh dasar yang cukup akurat tentang produk apa yang harus dihasilkan dan dalam jumlah berapa. Mengingat penjualan

pentingnya

SKRIPSI

dari

maupun bagian produksi sebagai

membuat keputusan produksi, tentang

informasi

bagaimana kondisi

perlu dilakukan informasi yang


bahan

bagian dalam

penelitian dibuat

oleh

CONSTANTE HENRIETTE


3

bagian

penjualan dan bagian produksi,

untuk mengambil

yang

disajikan

keputusan produksi.

2. Penjelasan Judul Judul skripsi OAN

PENGARUHNYA

ANEKA

PANGAN

ini adalah

: " INFORMASI PENJUALAN

TERHADAP KEPUTUSAN PRODUKSI

UNIT

PABRIK

COKLAT

PADA

PD

TJENDERAWASIH

DI

SURABAYA ". Pengertian memerlukan perencanaan

dari

berbagai

judul

macam

produksi,

itu ialah

informasi

:

perusahaan

untuk

terutama informasi

menyusun

dari

bagian

penjualan. Informasi penjualan yang diperlukan' adalah ~ Analisis

penjualan

menurut jenis

produk,

berguna antara lain untuk merencanakan

: yang

penjualan

dan penetapan kuota penjualan. - Ramalan penjualan, menentukan

yang berguna antara lain untuk

kebijaksanaan

perencanaan

dan

pengawasan produksi. - Anggaran

penjualan, yang berguna

penyusunan anggaran-anggaran

sebagai

dasar

lain yang ada

dalam

perusahaan.

Informasi-informasi agar

produk-produk

penjualan

yang dihasilkan

itu

diperlukan

perusahaan

dapat

memenuhi selera konsumen sehingga laku terjual.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


4

3. Permasalahan Dalam

mengambil

keputusan

produksi,

pengambil

keputusan produksi memerlukan berbagai macam informasi. Informasi-informasi penjualan

tersebut

tentang

berasal

aktivitas

yang

dari

telah

bagian

dan

dijalankannya dan dari bagian produksi tentang bahan

baku,

loading mesin,

kondisi

akan kondisi

persediaan

barang

j.adi dan kondisi tenaga kerja yang tersedia. Permasalahan apakah

pengambil

informasi pengambilan

yang

akan

dikemukakan

keputusan produksi tepat untuk

keputusan

disini telah

digunakan

produksi

(lihat

adalah

memperoleh

sebagai batasan

dasar dan

asumsi) ?

4. Pedoman Pembahasan Apabila penjualan untuk maka

dan

perusahaan

telah

mempunyai

informasi

informasi produksi yang dapat

digunakan

perencanaan produksi yang relevan keputusan

produksi yang diainbil

keputusan produksi,

dan oleh

memadai, pengambil

dapat dilakukan dengan tepat sesuai

dengan keinginan konsumen.

5- Tu.iuan Penelitian - Untuk membuktikan apakah informasi penjualan informasi membantu

SKRIPSI

produksi yang ada sekarang kepala unit dalam

mengambil


ini

dan sudah

keputusan

CONSTANTE HENRIETTE


5

pro du ksi .

- Untuk membuktikan apakah informasi penjualan yang diusulkan unit

penulis

dalam

dapat lebih

mengambil

dibandingkan dengan

membantu

keputusan

kepala

produksi

informasi penjualan yang

bila ada

sekarang.

6. Manfaat Penvusunan Skripsi - Penulis

berharap apa yang dibahas dalam

skripsi

ini bermanfaat bagi

manajemen

sebagai

dalam

informasi

penjualan

memperbaiki

masukan untuk

perencanaan produksi coklat. - Bagi ini

penulis sendiri, dapat

lebih

dengan

memahami

penulisan tentang

informasi

penjualan, yang selama ini hanya penulis dari kuliah dan

skripsi

ketahui

l;Lteratur saja.

- Bagi mahasiswa lain yang menghadapi masalah sama,

mungkin skripsi

ini dapat dipakai

yang

sebagai

acuan atau bahan referensi.

Untuk menghindari maka

penulis

kesimpangsiuran dan

membatasi pembahasan

informasi penjualan yang berguna bagi

skripsi

kerancuan ini

pada

kepala unit dalam

membuat keputusan produksi.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


6

Pembahasan

hanya

yang telah dikemukakan. informasi

penjualan

diarahkan

pada

permasalahan

Kareoa_keterbatasan waktu

untuk

bagian-bagian

maka

lain

tidak

dibahas dalam skripsi ini.

8. Asumsi ~ Berdasarkan

penelitian

pendahuluan

untuk

informasi bagian produksi tidak ada permasalahan. - Volume

produksi

habis terrjual

karena

penentu

produksi adalah penjualan. Hal ini sesuai

dengan

kebijaksanaan perusahaan.

9- He,fcp,dQ„logi

9.1. Jenis Data Data

yang diperlukan dan dikumpulkan adalah

tentang

data

:

- laporan,

anggaran

penjualan

dan

analisis

penjualan per produk dari bagian penjualan. - laporan persediaan bahan baku, persediaan barang jadi,

tenaga

kerja dan

kapasitas

mesin

dari

bagian produksi.

9.2. Cara Pengumpulan Data Data

yang diperlukan, dikumpulkan

dengan beberapa cara, yaitu

SKRIPSI

dan

diperoleh

:


CONSTANTE HENRIETTE


7

- mencatat dan memfotocopi dari buku, catatan

dan

laporan perusahaan. ~ tanya

jawab

dengan

bagian-bagian

yang

be r sa ng ku ta n .

9.3. Analisis ~ Mengumpulkan dan membahas data-data yang ada

di

per u sa ha an . - Mengaitkan teori yang

kebutuhan perusahaan denggan digunakan

sesuai

dengan

konsep

kebutuhan

p er u s a h a a n . - Membahas perbedaan-perbedaan yang timbul kenyataan yang terjadi dengan konsep teori digunakan sesuai dengan

SKRIPSI

antara yang

kebutuhan perusahaan.


CONSTANTE HENRIETTE


BAB II PERANAN INFORMASI PENJUALAN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PRODUKSI

Informasi merupakan alat yang mutlak agar

proses

manajemen dapat

dilakukan

diperlukan

dengan

baik.

Proses manajemen yang dimulai dengan tindakan planning, organising,

directing

dan berakhir

d e n g a n 4 tindakan

controlling memerlukan informasi. Dalam harus

planning

dikerjakan,

manajemen menentukan

bagaimana hal tersebut

apa

yang

dilaksanakan

dan menetapkan kebijaksanaan perusahaan. Organising diperlukan,

mengatur

peralatan,

Directing

menentukan

apa

harus

yang

fa s i 1itas-fasi1itas

personalia

dan

material.

kerangka waktu dan biaya

dikerjakan

dan

yang

membuat

tentang

keputusan-

keputusan operasi. Controlling dengan

rencananya

diperlukan. memerlukan

dan

performance mengambil

Dengan demikian terbukti

dibandingkar?

tindakan bahwa

yang

manajemen

informasi untuk melaksanakan pekerjaannya.

DemiKian

pula

produksi diperlukan bagian

mengukur

penjualan.

dalam

informasi,

pengambilan

keputusan

terutama informasi

Dalam bab ini akan

dibahas

dari

tentang

8

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


9

informasi secara umum dan informasi penjualan, terutama peranan

dan

produksi.

aplikasinya

Juga

dalam

akan dibahas

menunjang

tentang

keputusan

laporan

merupakan sarana untuk mengkomunikasikan

yang

informasi.

l- lQjfeaBaa.it 1.1. Pengertian Dalam

Informasi.

menjalankan

perusahaan masalah

yang

selalu

menghadapi

berbagai

pengambilan

kep ut us an .. Agar keputusan yang diambil

tepat

maka

macam

informasi, baik yang berasal dari

luar

pimpinan

macam

pimpinan

perusahaan.

membutuhkan

perusahaan . memerlukan

Informasi

itu

berbagai

dalam

maupun

itu dihasilkan oleh

sistem

informasi yang ada dalam perusahaan. Istilah pengertiannya

informasi

ini sering

kali

dengan istilah data. Robert

dikacaukan G:

Murdick

dan Joel E. Ross dalam bukunya "Information System

for

Modern

and

Management" menyatakan

: " Data are

facts

figures that are not currently being used in a decision process

....

By

contrast,

information

consists

of

classified and interpreted data that are being used for decision making."!

1 Robert G.. Murdick, Joel E. Ross, System for Modern Management. Second E d ition. PrenticeH a l f : India7~1977 7 hal. 5.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


10

Sedangkan data

dan

Frederick

informasi

H. Wu

membedakan

sebagai beri1
:

"

istilah Data

are

compiled from a set of characters,while information

is

the result of data p r o c es si ng - " 2 Dari definisi-definisi

itu dapat dikatakan bahwa

data merupakan bahan mentah (input) untuk informasi. manfaat

Dan yang lebih penting informasi

bagi

berbagai

para pengambil keputusan

alternatif

sedangkan

data

sekumpulan

karakter yang tidak dapat

pengambilan

keputusan.

Atau yang

menghasilkan

teiah

mempunyai

dalam hanya

memilih merupakan

digunakan

dalam

dengan kata lain informasi merupakan diproses sehingga

bentuknya

berubah

data dan

dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

1-2. Fungsi dan Peranan A. Systems yaitu

Roche

dalam

membedakan

Informasi bukunya

Accountancy

fungsi informasi menjadi

Control 3

aenis

:

- The Planning Function. The planning function is concerned with setting targets or goals and defining the ways and means of achieving those

2 Frederick H. Wu, Systems. Th e o ry and Practiqe. Tokyo, 1984, h a l . 15.

SKRIPSI

Accountin g inf ocmation. McGraw Hill Book Company,


CONSTANTE HENRIETTE


11

goals. The setting of overall objectives within the remit of senior management, as does the process of identifying the ways and 'means by which the goals are achieved. Because of this function not only includes the setting of targets but also the ways and means by which these targets are achieved, it is commonly referred to as strategic planning. - The Control Function. The control function is involved with exceeding the planned course of action. - The Review Function. The review function is concerned with the analysis of feedback data from the process being controlled and how actual .results compare with the plan. Such information is summarised and transmitted to the planning function."3 Sistem dibutuhkan

informasi

oleh

sebagai

produk

Anthony

:

menghasilkan

ketiga

fungsi

tersebut.

utama dari sistem

"... digunakan

informasi

untuk

Informasi

informasi, proses

yang

menurut

perencanaan,

koordinasi dan evaluasi."4 Sehingga informasi dapat dibedakan menjadi

;

1. Informasi untuk perencanaan. Informasi informasi datang.

A .Roche „

yang yang

diperlukan berorientasi

Informasi

yang

disini kemasa

adalah yang

dibutuhkan

Accountancy__Control__System,,

[ -ly.blLshed_1982., Longman Group Limited, 4

1982,

akan adalah

First.

hal. 145.

Anthony, Dearden, Bedford, £.is£em_Pengendalj an hana.iemeri, teriemahan Agus Erlangga, 1985, hal. 156.

SKRIPSI

Haulana,


E d is.L__ „K e l_i_ma, ~ -

CONSTANTE HENRIETTE


M I L

1 K.

PfcRi b b l A K A AN

^

" U N l V t k b i l A b A1KLAN< j CiA

12

S U R A B ^ V A ____ informasi

masa

eksternal awal

yang

lalu

baik

internal

dapat digunakan

merencanakan

kegiatan

maupun

sebagai

masa

titik

yang

akan

datang. 2-

Informasi untuk koordinasi. Informasi

yang

diperlukan

sebagian

merupakan informasi yang sifatnya ketidakpastian, jelas

menghilangkan

informasi

dan tidak berarti ganda.

informasi angka,

sehingga

untuk koordinasi

besar

ini

harus

Oleh karena

menggunakan

itu

angka-

misalnya anggaran, standard dan sasaran.

3. Informasi untuk penilaian Informasi

yang

informasi

diperlukan

tentang

informasi

ini

melakukan

(evaluasi). disini

adalah

hasil pelaksanaan,

merupakan

umpan

dimana

balik

untuk

:

- tindakan pengukuran atas hasil prestasi dengan suatu standart tertentu. - tindakan

koreksi.

- revisi

atas

pelaksanaan hasil

rencana dinilai

pelaksanaan

semula, kurang

dinilai

bila

hasil

memuaskan. memuaskan,

Bila maka

informasi yang disampaikan berupa imbalan yang memadai

dengan maksud agar prestasi

tersebut

diulang pada periode berikutnya sesuai

dengan

tujuan organisasi.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


13

2- Informasi Peniualan

2.1. Pengertian Informasi Penjualan Perusahaan didirikan dengan tujuan mencapai laba yang

se bes ar- b es ar ny a.

perusahaan konsumen.

dapat Untuk

penjualan

jumlah

memuaskan

yang

yang

dapat

dapat

dicapai

kebutuhan

itu perusahaan

sehingga

produk-produk

Laba

bila

dan

keinginan

memerlukan

informasi

mengetahui

diinginkan oleh

dengan

tepat

konsumen,

dengan

tepat dan tempat serta waktu

yang

tepat

pula. Informasi yang

telah

penjualan adalah data-data

diproses sehingga

pengambi‘lan

dapat

penjualan

digunakan

untuk

keputusan. Data-data penjualan yang

masuk

dalam perusahaan diklasifikasikan dan diinterpretasikan kemudian

disampaikan

membutuhkan

informasi penjualan tersebut.

Informasi salah

penjualan

kepada

ini

pihak-pihak

selanjutnya dipakai

satu informasi yang diperlukan dalam

yang

sebagai

penyusunan

anggaran penjualan.

2,.2. Tujuan Informasi Penjualan dan Hubungannya

dengan

Kebutuhan Pemakai Tujuan

dasar

dari

menolong para pengambil keputusan-keputusan

SKRIPSI

informasi

penjualan

keputusan agar dapat

penjualan yang lebih


adalah

mengambil

baik.

Untuk

CONSTANTE HENRIETTE


14

itu

sistem

memproses

informasi

harus

menjamin,

meng ump ul kan ,

dan mengkomunikasikan-informasi

digunakan

oleh

para

manajer

yang

dalam

dapat

mengurangi

ket idakpastian. Dengan menolong

perkataan

para

lain sistem

manajer

strategic mengikuti

dalam

informasi

merancang

harus

strategi-

rencana-rencana dan mencapai

hasil

dalam lingkungan persaingan yang keras. Informasi berarti data yang relevan, yang

menolong

ketidakpastian

para dan

pemakainya

yaitu

untuk

membuat keputusan-

data

mengurangi

Ada

3

prinsip

dasar informasi yang harus selalu dipe rha ti kan , yaitu 1. Mengurangi

:■

ketidakpastian.

2. Menambah pengetahuan. 3. Oidisain

sesuai dengan kebutuhan pemakai

(user

oriented). Walaupun bermanfaat Secara

demikian tidak setiap

bagi

umum

para

pemakainya

manfaat informasi

informasi

dapat

tersebut

yang

dikumpulkan. harus

lebih

besar daripada biayanya. Untuk

mengestimasi biaya lebih mudah

mengestimasikan umumnya

manfaat-manfaat yang

manfaat-manfaat

berhubungan dengan - Kemampuan

tersebut

diperoleh. secara

: informasi

daripada Pada

langsung •

tersebut

mengurangi

ke ti dak pas ti an„

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


15

- Besarnya ketidakpastian untuk mengambil keputusan tersebut. - Besarnya

akibat-akibat

ekonomis

dalam

situasi

tersebut. Untuk

itu

memperhitungkan

sistem

informasi

antara manfaat yang

harus

dapat

diperoleh

dengan

biaya yang harus dikeluarkan untuk memperoleh informasi tersebut.

Informasi Penjualan. Peranan dan ftpllkasinya

Dalam

Menunianq Keputusan Produksi

3.1. Peranan

Informasi

Penjualan

Dalam

Pengambilan

Keputusan Produksi Pengambilan keputusan produksi dengan

perencanaan

sebelumnya.

produksi

Per.encanaan

anggaran produksi.

harus disesuaikan

yang

produksi

ini

telah

dibuat

tertuang

dalam

Penyusunan anggaran produksi sendiri

selalu didasarkan pada anggaran penjualan agar

barang-

barang yang diproduksi tersebut dapat terjual.

'

Untuk

membuat

anggaran

penjualan,

memerlukan berbagai macam informasi, penjualan. informasi

Dengan

demikian

penjualan

dalam

dapat

pimpinan

terutama

informasi

dilihat

peranan

pengambilan

keputusan

produksi.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


16

Informasi penjualan selain diperlukan pada menyusun -rencana produksi, juga diperlukan pelaksanaan pimpinan

produksi. tetap

Dalam

harus

pada

melaksanakan

memonitor

saat saat

produksi

kecenderungan-

kecenderungan penjualan yang sebenarnya. Apabila

terjadi penyimpangan-penyimpangan

rencana penjualan maka informasi pada

bagian

produksi

agar

ini .harus

bagian

dari

disampaikan

produksi

dalam

mengambil keputusan produksi dapat menyesuaikan

dengan

kebutuhan yang sebenarnya. Dari

keterangan

di atas

dapat

dilihat

bahwa

informasi penjualan sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan diterima diperlukan

produksi. Supaya informasi oleh

bagian

produksi

penjualan

dengan

koordinasi antara bagian

lancar

penjualan

dapat maka dengan

bagian produksi.

Koordinasi

ialah :

" Penyelarasan (sinkronisasi) tindakan-tindakan perorangan (penyelarasan sasaran) dengan hasil, bahwa tiap subdivisi dari suatu kesatuan bekerja efektif ke arah tujuan-tujuan umum (common objectives), selaras dengan semua subdivisi lainnya dan juga dengan kesatuan usaha."5

5 Glenn A. W e l s c h , Penvusunan Anggaran.Perusahaan LSU.dgetiQ.gl___ petepcanaan___ dan ___ Pen gen da H a n ____ Laba* fcgciemahaa__ ft- A. F a d l y ,, ,Bee....T j e n K a rt i n j __ R a f E d i ^ i . a s li ke IV, Aksara Baru, Jakarta, 1985, hal. 30

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


17

Dasar para

utama

manajer

dalam koordinasi

ialah

pemahaman

tentang

bagaimana

mereka yang khusus memberikan

sumbangan

pada

fungsi-fungsi

semua

tingkat

kepada keseluruhan tujuan perusahaan. Setiap manajemen

anggota

sampai

mengetahui

kapan

mulai

dengan operasional

lebih

bagaimana,

manajemen,

dahulu dan

apa

manajemen

yang

oleh siapa

dari

top harus

diren can ak an„

rencana

ini

harus

disele sa ika n. Keselarasan perusahaan

ini

manajemen,

usaha merupakan

karena

penyesuaian

tujuan-tujuan

satu

keselarasan

tugas

ini dalam

pokok

menyangkut tu ju an- tuj ua n,

kebijaksanaan-kebijaksanaan

pertimbangan-pertimbangan

komunikasi

salah

perbedaan-perbedaan

masalah-masalah,

Dalam

kearah

lainnya.

koordinasi yang efektif yang

efektif.

rnaupun horisontal,

dan

diperlukan

K o m un ik a& J„

baik

pula

vertikal

sangat penting dalam koordinasi.

Kebutuhan akan pertukaran terus menerus rencanarencana, dan

kebijaksanaan-kebijaksanaan,

gagasan-gagasan

perubahan-perubahan yang mempengaruhi

perencanaan

memerlukan komunikasi. Komunikasi

perlu dilakukan supaya pimpinan

dan

bawahan mempunyai pemahaman yang sama mengenai tanggung jawab

dan

ditingkatkan

SKRIPSI

sasa ran -s asa ran . dengan

cara

Komunikasi

memberikan


dapat

1aporan-laporan

CONSTANTE HENRIETTE


18

pelaksanaan

yang lengkap sesuai dengan tanggung

jawab

masing-masing bagian.

3-2. Analisis Peniualan Dalam banyak perusahaan sering ditemukan sebagian

besar

volume

penjualan

sebagian

kecil

produk

dari

diproduksi.

Hanya

dihasilkan

berbagai

produk-produk

bahwa oleh

produk

tertentu

yang

saja

yang

memberikan sumbangan yang besar pada penjualan. Jika

perusahaan

inenguntungkan, produk

ingin mencapai

perusahaan

tersebut

apakah yang memberikan

Dengan

demikian

perusahaan

penjualan harus

yang

mengetahui

laba yang paling memerlukan

besar. analisis

penjualan untuk mengarahkan usaha-usaha p e n j u al an ny a. Ada

berbagai bentuk analisis penjualan,

lain analisis penjualan berdasarkan penjualan,

tahun

lini produk, daerah

salesman dan sebagainya.

Analisis berbagai

antara

penjualan ini dapat

cara, antara lain

berjalan

membandingkan

dengan

:

membandingkan

tahun-tahun

penjualan

dilakukan

tahun

dengan

penjualan

sebelumnya, berjalan

atau dengan

anggarannya dan sebagainya. Analisis

ini dapat dinyatakan dalam unit

atau dalam jumlah uang atau dalam kedua-duanya.

fisik Analisis

penjualan memberikan informasi yang penting yang' diketahui oleh eksekutif penjualan,

SKRIPSI


yaitu

: produk

ingin apa

CONSTANTE HENRIETTE


19

yang

telah dijual ? Dimanakah dijual ?

menjualnya

?

Bentuk

dari

analisis

Siapakah

yang

penjualan

dapat

dilihat di tabel 1 pada halaman 20. Analisis

penjualan

pada perusahaan, - Untuk

memberikan

antara lain

banyak

manfaat

:

perencanaan penjualan dan penetapan

penjualan, merupakan

dimana faktor

pengalaman masa

kuota

yang

lalu

yang harus dipertimbangkan.

- Untuk pengendalian persediaan. Untuk

merencanakan

perusahaan

persediaan

yang

• memadai

harus mengetahui penjualan dimasa yang

lampau

dan tendensinya dimasa yang

akan

datang

dalam

hubungannya dengan fluktuasi musiman

dan

jenis produk. - Untuk

pengarahan

yang lebih

baik

dari

usaha

penjualan produk, dimana penjualan diarahkan pada produk yang lebih menguntu ng kan . heskipun manfaat

bagi

analisis penjualan perusahaan,

tersebut

mempunyai

penjualan

tidak

dapat

tetapi

memberikan

banyak

analisis

penjualan

karena

analisis

keterbatasan menggantikan

manajemen

yang

profesional. Disamping penjualan

saja

itu

informasi

tentang

tidak akan memberikan

analisis

informasi

cukup untuk memaksimalkan penjualan atas suatu Banyak

SKRIPSI

informasi

lainnya yang

harus


yang

produk.

dipertimbangkan,

CONSTANTE HENRIETTE


20

TABEL I ANALISIS- PENJUALAN MENURUT JENIS PRODUK

Penjualan Total

Diatas

(Dibawah) Budget

Produk Actual

Budget

%

Nilai

X

Rp 17.000

Rp 14.000

Rp

3.000

21,43

Y

Rp 11.500

Rp 15.000

(Rp

3.500)

(23,33)

1

Rp

Rp 20.500

(Rp 12.500)

(58,54)

Sumber

8.500

: James

D.

Wilson,

John

B.Campbell,

Gmtr^LLer^hia___TuL9.as_iA&JJlt&l__ ttanaijgiiisii. diterjemahkan oleh Tjintjin Fenix Tjendera, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1983, hal. 331. seperti potensi penjualan,

rencana, anggaran,

standard,

pelaksanaan historis, perbandingan dalam jenis industri yang sama, biaya pengolahan dan biaya usaha. Walaupun analisis

dengan

penjualan

tetap

beberapa

keterbatasannya

diperlukan

,

mengarahkan

untuk

membantu

i

usaha-usaha penjualan yang dilakukan

oleh

p e ru sah aa n.

3.3. Perencanaan Penjualan Rencana

penjualan

berkala

dalam

lainnya

disusun

perencanaan

SKRIPSI

perusahaan atas

penjualan

menjadi

dasar

perencanaan

karena

semua

perencanaan

dasar

ini.

Begitu

pentingnya

sehingga

dalam

menyusun


CONSTANTE HENRIETTE


21

perencanaan penjualan harus dilakukan secara dan 'dengan

mempertimbangkan semua

aspek

hati-hati yang

dapat

mempengaruhi rencana tersebut. Perencanaan

penjualan

ialah

merancang

suatu

keadaan penjualan masa depan yang dikehendaki dan caracara yang efektif untuk mencapainya. Perencanaan

penjualan

pengambilan keputusan.

merupakan

keputusan

(anticipatory), ini

proses

Keputusan-keputusan yang diambil

dalam proses perencanaan peenjualan - Pengharapan

suatu

diambil

ini bersifat karena

sebelum

:

keputusan-

penjualan

yang

sebenarnya dilakukan. - Berkaitan keputusan alternatif

(interrelated),

karena

ini merupakan kumpulan

keputusan-

dari

dengan mempertimbangkan

yang dapat mempengaruhi

sejumlah

semua

keberhasilan

aspek

perencanaan

tersebut.

3-3.1. Ramalan Penjua 1an Pembahasan buku

"Akuntansi

ramalan penjualan Biaya

Perencanaan

karangan liatz dan Usry serta buku

ini

diambil

dan

dari

Pe ngawasan"

"Anggaran Perusahaan"

karangan Gunawan Adisaputro dan Marwan Asri. Perencanaan penjualan dimulai dengan ramalan penjualan

SKRIPSI

penjualan. ialah

Yang

: "Suatu

dimaksud

dengan

perkiraan

atas


penyusunan ramalan ciri-ciri

CONSTANTE HENRIETTE


22

kwantitatip

. dan

perkembangan

kwalitatip

pasaran

diprodusir oleh

suatu

termasuk

dari

suatu

perusahaan,

pada

harga,

dari

produk

yang

suatu

jangka

waktu tertentu dimasa yang akan datang."6 Ramalan mengumpulkan,

penjualan

dapat

menggunakan^dan

dibuat

menganalisis

historis serta menginterpretasikan dimasa

dipengaruhi oleh berbagai faktor,

tidak

perusahaan

besarnya

data-data

ramalan

penjualan

seperti sifat

metode distribusi yang dipakai

langsung),

cara

peristiwa-peristiwa

yang akan datang. Pembuatan

yang dijual,

dengan

produk

(langsung -

perusahaan

dibanding

lain, tingkat persaingan yang dihadapi, data

historis yang tersedia dan lain-lain. Ramalan penjualan mempengaruhi bahkan menentukan keputusan

dan

kebijaksanaan produksi,

kebijaksanaan yang dalam

perencanaan

persediaan

barang jadi,

diambil, dan

umpamanya pengawasan

rencana

pembelian

bahan mentah dan pembantu dan lain-lain. Dalam tehnik

membuat

ramalan penjualan

ada

pengukuran yang dapat di per gu na ka n-

berbagai Pengukuran

6 Sofjan Assauri, Management__ Prydy.ks i . Edisi. Ketfrcia . Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 1980, hal. 140.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE

1

ADLN-PERPUSTAKAAN M i L t UNIVERSITAS ' AIRLANGGA PERI L S I A K A A N ^ -U NIVE RSITA S A 1 R L A N G G A "

____ <\] R A B A Y A tersebut

dapat

dilakukan

_

2

secara

kuantitatif

dan

kual ita tif . Pengukuran metode

kuantitatif

biasanya

statistik dan matematik.

Sedangkan

kualitatif biasanya menggunakan judgment Kedua sendiri.

ini

Penggunaan

keseluruhan sebab

cara

masih

mempunyai metode

kurang

menggunakan

(pendapat).

kelemahan

statistik

dapat

pengukuran

sendiri-

saja

dipercaya

secara hasilnya,

masih banyak hal yang tidak dapat diukur

kuantitatif,

seperti

kebijaksanaan

:

perkembangan

pemerintah,

secara

politik

struktur

dan

masyarakat,

perubahan selera konsumen dan lain-lain. Sebaliknya penggunaan judgment saja juga bijaksana

dan

justru

terutama disebabkan bersikap

terlalu

banyak

kelemahannya.

kurang Hal

ini

karena setiap orang cenderung untuk optimistis

atau

pesimistis

dalam

menentukan sasaran dan membuat rencana. Karena hendaknya pendapat

itu

dalam

membuat

ramalan

dipadukan antara analisis yang pribadi perencana.

Tehnik

sebagai alat primer bagi penyusunan

penjualan ilmiah

statistik ramalan,

dan

dipakai sedangkan

interpretasi dan judgment dipakai sebagai pelengkap.

3.3.2. An_gqaran Pen.iualan Ramalan penjualan akan berubah menjadi penjualan apabila pimpinan perusahaan telah

SKRIPSI


rencana memasukkan

CONSTANTE HENRIETTE


24

pertimbangan-pertimbangan subjektif, yang

di ren ca na ka n ,

manajemen

strategi-strategi

pemakaian kekayaan

untuk me ng a mb i1 tindakan yang

dan

,ketetapan

agresif

guna

mencapai sasaran penjualan. Dengan salah satu yang

demikian

ramalan

penjualan

merupakan

langkah atau aktifitas analisis yang penting

harus dilakukan dalam pengembangan suatu

rencana

p en jua la n. Glenn Anggaran

A.

Welsch

Perusahaan

dalam

bukunya

(Budgeting)

"Penyusunan

Perencanaan

dan

Pengendalian Laba" menyatakan sebagai berikut :

Ada empat faktor penting yang berkaitan dengan kemampuan-kemampuan perusahaan, yang dapat membatasi rencana penjualan, yakni : 1„ Kapasitas pabrik. 2- Ketersediaan personi1. 3. Ketersediaan bahan baku dan bahan pembantu dalam jumlah yang cukup. A. Ketersediaan modal-H7 . Keempat koordinasi

faktor

■ ini

menunjukkan

dari semua kepala bidang

perlunya

fungsional

dalam

pengembangan rencana penjualan yang realistis.

7 Glenn A. Welsch, o&^Qit^.,

SKRIPSI

hal. 264.


CONSTANTE HENRIETTE


25

Perencanaan

penjualan terdiri dari

promosi dan iklan, perencanaan dan

rencana pemasaran.

disebut budget Anthony, anggaran

penjualan

sering

kali

(anggaran) penjualan. Dearden

manajemen,

anggaran

biaya-biaya-

Rencana pemasaran

dan

sebagai berikut

rencana

perencanaan

:'* Anggaran

dengan

akan mengambil

Bedford

anggapan

mendefInisikan (budget) bahwa

adalah penyusun

langkah-langkah positif

untuk

merealisasi rencana yang telah disusun."8 Gunawan mendefin?sikan budget

adalah

sistematis manajemen

Adisaputro anggaran suatu

daripada di

dalam

dan

Marwan

sebagai berikut pendekatan pelaksanaan perencanaan,

yang

Asri Business,

formal

tanggung

dan jawab

koordinasi

dan

pe n ga wa sa n."9 Matz dan Usry mendefinisikan berikut

: “ A budget

is

anggaran

simply a plan

sebagai

expressed

in

financial and other quantitative terms ."10

8 Anthony, Dearden,

Bedford,

hal. 489. “ Gunawan Adisaputro, Marwan Asri, Angg&jran. Perusah a a n f Edij§.L_Ss.'iLs.L_LLp Bagian Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta, 1986 ,hal.6. 10 Matz, Usry, Cost__Accou nting__Planning___ an£. C-QHtLaL. £i9ht_£ditiorL, South-Western Publishing Co., hal. 365. 9

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


26

Dari bahwa

definisi-definisi di atas dapat

anggaran merupakan wujud dari

dikuantifisir

dikatakan

perencanaan

dan juga merupakan alat

koordinasi

yang dan

pe nge nd al ia n« Pada umumnya kemampuan perusahaan untuk hasil produksinya terbatas.

Oleh karena itu

menjual

perusahaan

tidak perlu membeli material, menghasilkan barang

atau

jasa, mencari modal atau membeli mesin-mesin yang lebih besar daripada kemampuan m e n j u al ny a.• Hal

ini

merupakan

menunjukkan bahwa

anggaran

penjualan

dasar dilakukannya aktivitas-aktivitas

yang

lain dan pada umumnya anggaran penjualan disusun paling dahulu daripada anggaran-anggaran Setiap disamping

anggaran

berfungsi

lainnya.

yang disusun

sebagai

alat

oleh

perusahaan

perencanaan

juga

berfungsi sebagai alat pengendalian. Anggaran penjualan demikian pula. Pengembangan menjadi

dasar

penjualan

anggaran penjualan yang

pengendalian

mengharuskan

pelaksanaan

berkala

efektif

penyusunan

menurut

realistis usaha-usaha

laporan-laporan

tanggung

jawab

masing-

masing b a g i a n . Pada mengecek

dasarnya

pengendalian

efektivitas

penyelesaian

Menurut

Glenn

mencakup

:

SKRIPSI

A.

Welsch

suatu

ditujukan

rencana-rencana.

proses


untuk

pengendalian

CONSTANTE HENRIETTE


27

1. Pengukuran pelaksanaan dengan tujuan-tujuan, rencana-rencana dan standard-standard yang telah ditetapkan lebih dahulu. 2 . Penyampaian (pelaporan) hasil-hasil proses pengukuran kepada manajer-manajer yang b er sa ng ku ta n. 3_ Analisa penyimpangan-penyimpangan dari tuj uan -tu ju an, rencana-rencana, kebijaksanaan kebijaksanaan dan standard-standard untuk dapat menentukan s e b a b- se ba bn ya . 4. Penimbangan arah tindakan alternatif yang dapat diambil untuk mengoreksi kekurangan™ kekurangan yang dimaksud dan untuk mengambil pelajaran dari keberhasilan-keberhasilan. 5. Pemilihan dan pelaksanaan alternatif yang terbaik. 6. Tindak lanjut untuk menilai efektivitas tindakan koreksi dan umpan balik informasi pada proses perencanaan untuk memperbaiki lingkaran-lingkaran perencanaan dan pengendalian di waktu men dat an g."11 3.4. Perencanaan Produksi Dalam

melaksanakan

kegiatan

produksinya ' perusahaan membutuhkan

operasi

suatu

atau

perencanaan

produksi yang akan menjadi dasar atas kegiatan-kegiatan yang

akan

dilakukannya

dan

pengawasan

kegiatan-kegiatan .tersebut sehingga

tujuan

terhadap perusahaan

dapat tercapai. Hal

ini

dinyatakan oleh William

Lansburg

sebagai berikut

planning

is

Spriegel

: "The purpose of

to control operation

in such a

dan

production way

that

11 Glenn A. Welsch, o p .cit.. hal. 25 dan 26

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


28

they

will

be

performed on time

and

at

the

lowest

cost. "12' Jadi tersebut

jelaslah

disamping

bahwa

dipakai

perencanaan sebagai

peoduksi

petunjuk

melaksanakan produksi juga dipakai sebagai dasar dibandingkan apakah

dengan

pelaksanaan

hasil actualnya produksi

dapat

sebagai

untuk untuk control

dilakukan

secara

efisien dan dengan biaya yang minimal.

Sedangkan perencanaan

Sofjan

Assauri

produksi sebagai berikut

mendefinisikan :

Perencanaan produksi adalah perencanaan dan pengorganisasian sebelumnya mengenai or an g- o ra ng 9 bahan-b aha n, mesin-mesin dan peralatan lain serta modal yang diperlukan untuk memprodusir barangbarang pada suatu periode tertentu dimasa depan sesuai dengan yang diperkirakan atau d i r a ma lk an ."13

Tujuan dari perencanaan produksi

ialah :

Untuk dapat memprodusir barang-barang (output) dalam waktu tertentu dimasa yang akan datang dengan kwantitas dan kwalitas yang dikehendaki serta dengan keuntungan (profit) yang maksimum, dengan memperhatikan tiga golongan besar yang ada dalam masyarakat yaitu konsumen, buruh/pekerja, dan pengusaha."14

12 Harsono, Mana.iemen_Pabrill, Edisi_Kedua,, Aksara, Jakarta, 1984, hal. 52. 13 Sofjan Assauri, op.c i t .. hal- 127. 14 Sofjan Assauri, o p .cit-..- hal. 128. •

SKRIPSI


Balai

CONSTANTE HENRIETTE


29

Dalam

menyusun perencanaan produksi

koordinasi antara bagian produksi dengan lain yang ada dalam perusahaan, penjualan,

diperlukan

bagian-bagian

terutama dengan

agar rencana produksi yang disusun

benai— benar mencerminkan

bagian tersebut

kemampuan perusahaan

sehingga

memungkinkan untuk dil ak s an ak an . Rencana produksi yang dibuat tersebut didasarkan pada ramalan penjualan untuk periode yang akan yang

berisi tentang barang apa yang

berapa kapan

jumlahnya, selesai

bahan-bahan

kapan produksi

akan akan

serta jumlah tenaga kerja dan

peralatan

yang

datang,

d i p r od uk si „ dimulai

dan

atau

buruh,

dibutuhkan

untuk

melaksanakan proses produksi. Perencanaan anggaran

produksi.

anggaran

produksi

Perusahaan

"

produksi

dituangkan

Berikut ini akan

dalam

dibahas

yang diambil dari buku

karangan Gunawan Adisaputro

"

bentuk tentang Anggaran

dan

Marwan

Asri. .

Setelah anggaran penjualan selesai disusun

maka

langkah selanjutnya adalah menyusun angggaran produksi. Kegiatan produksi bukan aktivitas yang berdiri

sendiri

melainkan aktivitas penunjang dari rencana penjualan. Perencanaan

produksi

mencakup

yang bersangkutan dengan penentuan

masalah-masalah

:

- tingkat produksi, - kebutuhan fasilitas-fasilitas produksi,,

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


30

- tingkat persediaan barang jadi. Jumlah (yang

barang

tercantum

dihubungkan

yang direncanakan

dalam

dengan

anggaran

untuk

dijuai.

penjualan)

yang

kebijaksanaan tingkat produksi

dan

tingkat persediaan akan menghasilkan jumlah barang yang harus

diproduksi

oleh perusahaan

menurut

waktu

dan

menurut jenis barangnya. i

.

Hubungan antara tingkat penjualan dan persediaan

dengan

tingkat

berikut

:

produksi

Tingkat penjualan

dapat

digambarkan

sebagai

(dari budget penjualan)

xxxxx

Tingkat persediaan akhir

xxxxx

Jumlah

xxxxx

Tingkat persediaan awal

xxxxx

Tingkat produksi •

xxxxx

Dalam menentukan besarnya persediaan barang yang harus

ada,

perusahaan

mempertimbangkan mempunyai

secara

kebijaksanaan

berguna antara lain - Untuk

ssaat-saat

SKRIPSI

masak.

berhati-hati Perusahaan

dan harus

persediaan yang

jelas,

yang

perusahaan pada

posisi

yang

:

menempatkan

selalu siap

harus selalu

untuk melayani penjualan, baik pada biasa

maupun

bilamana


ada

pesanan

CONSTANTE HENRIETTE


31

secara

mend&dak.

l&ngganan barang

harus harus

Hubungan dijaga.

cukup

baik

Karena

agar

dengan itu

tidak

para

persediaan mengecewakan

rnereka. Untuk

membantu

tercapainya

yang kontinyu dan seimbang. tinggi,

kapasitas

Pada waktu permintaan

perusahaan tidak perlu

sehingga

bekerja

Sebaliknya

pada

dengan waktu

produksi

memaksakan

kapasitas

penuh.

permintaan

kelebihan^kelebihan •produksi

diri

rendah,

disimpan

sebagai

persediaan.

Setiap mempunyai

anggaran ' yang

tujuan

tertentu,

disusun demikian

perusahaan pula

dengan

anggaran produksi. Tujuan penyusunan anggaran produksi adalah

:

a , Menunjang kegiatan penjualan, sehingga barang dapat disediakan sesuai dengan yang telah d i r e nc a na ka n. tingkat persediaan yang memadai. b. Menjaga Artinya : tingkat persediaan yang tidak besar, tidak pula terlalu kecil. terlalu Prinsip management produksi menyatakan bahwa persediaan yang terlalu besar tingkat mengakibatkan meningkatnya biaya-biaya dan yang menjadi beban perusahaan. resiko-resiko Sebaliknya tingkat persediaan yang terlalu banyak gangguan pada kecil mengakibatkan sedangkan kekurangan proses produksi, persediaan barang jadi mengakibatkan banyaknya hilangnya peluang langganan yang kecewa dan rnemperoleh keuntungan. produksi sedemikian rupa sehingga c. Mengatur biaya-biaya produksi barang yang dihasilkan

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


32

akan seminimal mungkin."15 Anggaran yaitu

produksi

mempunyai

sebagai alat perencanaan,

3

mficam

pengkoordinasian

pengawasan-

Anggaran produksi berfungsi

perencanaan

karena semua hal yang

produksi,

seperti

tenaga kerja, dan

mentah,

kapasitas me sin -m esi n, persediaan,

sebagai

berhubungan

kebutuhan bahan

kebijaksanaan

fungsi, dan alat dengan

kebutuhan

penambahan

modal

diselaraskan

dengan

kemampuan menjualApabila maka

anggaran produksi disusun dengan

anggaran

inipun

pengkoordinasian. jumlah

dapat

berfungsi

Anggaran produksi

yang akan diprodusir dengan

permodalan,

perketnbangan

baik,

sebagai

alat

mengkoordinasikan keadaan

produk,

finansial,

kebijaksanaan-

kebijaksanaan persediaan dan tingkat penjualan. Untuk itu antara bagian penjualan dengan

bagian

produksi harus selalu ada hubungan timbal balik- Kepala bagian

penjualan

harus

mengetahui

banyak

tentang

keadaan atau kemampuan bagian produksi sebelum anggaran

penjualan-

Demikian pula

bagian

produksi

harus

perkembangan

penjualan

sebaliknya,

memahami

sebelum

membuat kepala

per kembangari-

mengambil

keputusan

15 Gunawan

Adisaputro,

Marwan

Asri,

op . Q i t TT

h a l -191-

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


33

produksi. Sedangkan fungsi anggaran produksi sebagai pengawasan kuantitas

meliputi

pengawasan

dan biaya. Dalam hubungannya

pengawasan, adalah

produksi

hal-hal

utama

yang

pengawasan bahan mentah,

produksi,

penentuan

kualitas,

dengan

harus

alat

fungsi

diperhatikan

penganalisisan

routing dan scheduling,

proses

pemberian

perintah kerja (dispatching) dan follow up. Untuk keperluan pengawasan produksi dan persediaan

barang jadi„

baik harian

disusunlah

laporan pelaksanaan

maupun

tingkat mingguan,

(performance

report).

Dalam performance report dilakukan perbandingan

antara

rencana

tampak

dengan

realisasinya,

sehingga

akan

apabila terjadi pen yi mpa ngan-penyimpangan.

4- U ftP a caji Menurut informasi Penyampaian

Joseph W. Wilkinson tugas akhir

ialah penyampaian informasi

informasi

kepada_

sistem pemakai.

kepada pemakai bi&a terdiri

dari

satu langkah atau lebih : 1. Pelaporan meliputi penyiapan

laporan dari

yang telah diproses, yang telah dari

keduanya. Seringkali untuk

diperlukan

disimpan pelaporan

analisis dan interpretasi atas

data atau ini data

yang ada. 2. Pe ngk omu ni kas ian , yang terdiri dari

SKRIPSI


:

CONSTANTE HENRIETTE


34

- Penyajian lebih

laporan

dimengerti

pemakai. tabel

sedemikiart rupa agar

bisa

dan

bagi

Penyajian

merupakan

lebih

berguna

dalam bentuk

salah satu

grafik

cara

dan

komunikasi

yang lebih efektif. - Penyampaian

laporan

secara

fisis

kepada

p em a k a i . Diantara sistem

keluaran

informasi

(output) yang disajikan

perusahaan

tidak

penting daripada laporan-laporan laporan

tersebut

ada

yang

managerial.

memberikan

dasar

sistem

pelaporan

oleh

bag!

lebih Laporan-

pengambilan

ke pu tu sa n. Selain

itu

mengkomunikasikan bagi

yang

terpadu

informasi yang berarti dan bermanfaat

semua manajer dan karyawan dalam perusahaan. Ada

yaitu

berbagai cara

mengklassifikasikan

m en u ru t.t uju an , lingkup,

(pembuatan laporan),

kepadatan,

laporan

terjadinya

kerangka waktu, format dan

fungsi

o p e r a si on al . Menurut bermanfaat

Joseph

W. Wilkinson cara

adalah mengklassifikasikan

yang

paling

laporan

menurut

tujuan dari setiap laporan. Menurut tujuannya,

laporan

diklassifikasikan menjadi

:

1. Laporan operasional. Laporan yang

SKRIPSI

ini

lalu

mencerminkan dan/atau

peristiwa-peri$tiwa

sekarang.


Informasi

yang

CONSTANTE HENRIETTE


35

terdapat

dalam

operas! dari

laporan

perusahaan laporan

operasi.

ini

diperoleh

sehari-hari.

operasional

operasional

Contoh

laporan

status

berguna

untuk

laporan

menyusun

laporan

pengambilan

operasional

persediaan

utama

mendukung

operasi,

mend uku ng

juga

Keputusan.

Tujuan

adalah

Disa.mping mendukung

dari

barang

adalah

jadi

laporan

yang

perputaran

persediaan untuk setiap produk. 2. Laporan perencanaan. Laporan

ini

membantu

para

manajer

dalam

perencanaan dan pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang. informasi

yang

mengadakan anggaran

Laporan perencanaan mengandung berorientasi

per ba nd in ga n.

da n

depan

Contohnya

dan

penyusunan

laporan analisis penjualan.

3. Laporan pengendalian. Laporan

kemasa

ini

,

membantu

untuk

mengendalikan

perolehan dan penggunaan sumber daya dengan cara membandingkan

hasil aktual dengan tolok

seperti standart prestasi yang telah A.

ditetapkan.

Laporan kep en gurusan. Laporan

ini

pemeliharaan kepada para

SKRIPSI

ukurnya

dimaksudkan sumber

daya

manajemen. Laporan

untuk

mengungkapkan

yang ini

pemegang saham, calon


dipercayakan

ditujukan

investor,

untuk

kreditor

CONSTANTE HENRIETTE


36

dan

analis

surat berharga.

Contohnya

laporan

tahunan perusahaan. 5. Laporan ketaatan

le g a l .

Laporan ini dimaksudkan untuk memenuhi legal perusahaan. pajak

Contohnya surat

penghasilan

yang

kewajiban

pemberitahuan

dimasukkan

ke

kantor

inspeksi pajak. Selanjutnya Joseph W. Wilkinson mengatakan bahwa * . keefektivan

laporan

yang

diberikan

kepada

para

pemakainya harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut

:

1. Relevansi. Laporan

harus

memenuhi

tanggung

pengarahan, serta

membantu

jawab

manajer

utamanya

dalam

dalam

hal

perencanaan dan pengendalian operasi

penggunaan

dengan harus

dapat

sumber

daya

yang

hal itu dan jika mungkin dikaitkan

dengan proses

berkaitan

suatu

laporan

keputusan

yang

harus menghilangkan semua rincian

yang

dilakukan manajer tersebut. 2. Kep ad at an . Laporan

tidak perlu dan tidak relevan. 3. Diskriminasi yang memadai. Meskipun boleh

SKRIPSI

laporan

harus

menyembunyikan

padat,

rincian

Laporan

harus

mengadakan

memadai

untuk

memungkinkan


laporan

yang

tidak

diperlukan.

diskriminasi perbandingan

secara yang

CONSTANTE HENRIETTE


37 berarti. A.

Lingkup yang tepat. Laporan,

harus mencakup lingkup

yang

berkaitan

dengan tanggung jawab manajer yang akan menerima laporan itu. Para manajer dengan bidang tanggung jawab

yang lebih luas membutuhkan laporan

lingkup

yang lebih luas daripada

para

dari

manajer

dengan bidang tanggung jawab yang lebih sempit. 5. Dapat dipahami. Laporan harus menyajikan

informasi dalam

format

yang jelas dan siap pakai. 6. Ketepatan waktu. Laporan untuk yang

harus diterbitkan secara memungkinkan manajer

efektif.

pembahasan

Ciri

ini

tepat

melakukan

sangat

waktu, tindakan

penting

dalam

laporan pengendalian.

7. K et er and ala n. Laporan

harus

(kecermatan)

memenuhi

standart

yang tinggi. Ciri

ini

dengan adanya sistem pengendalian

kecepatan dipertinggi

internal

yang

memadai. 8. Konsistensi dengan laporan-laporan Jika

suatu

laporan

ingin

lain.

dicocokkan

sistem

laporan,

informasinya

dengan

informasi yang disajikan

harus

dengan konsisten

dalam

seluruh

•laporan yang berkaitan dengannya.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


BAB III GAMBARAN TENTANG PD ANEKA PANGAN UNIT PABRIK COKLAf TJENDERAWASIH DI SURABAYA 1- Gambaran Umum Perusahaan

1.1. Sejarah Singkat Perusahaan PD

Aneka Pangan propinsi daerah Tingkat I

Timur dibentuk sesuai dengan peraturan daerah daerah

tingkai

tanggal

I

Jawa Timur nomor

23

Adapun sejarah

PD Bujana Karya (unit pabrik coklat adalah

Tjenderawasih

sebagai

berikut

:

adalah bekas perusahaan

1984

Jawa

Timur

gabungan dari ex. PD Bujana Karya,ex.

Parwita dan ex. PD Nabati Yasa.

Surabaya)

propinsi

tahun

13 Oktober 1984. PD. Aneka Pangan

merupakan

ex.

:

Jawa

PD

Es

singkat

Tjenderawasih pabrik milik

coklat Belanda,

yang terdiri dari 1. NV dari

Handel My Concern Ten Wolde -

yang

terdiri

: a. Pabrik coklat dan cacao Ten Wolde

(TW)

b. Pabrik roti dan bisquit De Ruiter c. Pabrik kaleng dan press Stamefa d. Pabrik roti dan kuwe Hazes e. Pabrik roti dan kuwe Mison Stolk f. Pabrik bisquit Pelangi

38

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


39

2. NV

Handel

My

C & E. Horton

-

dengan

pabrik

kembang gulanya 3„ J.C. Van Drongelan - dengan pabrik sirupnya Pabrik coklat ini didirikan oleh Belanda sekitar tahun

1920.

Pada tahun 1942-1945

cacao

beserta

pabrik

coklat

dan

oleh

Jepang

dan

unit-unitnya dikuasi

diberi nama : Coconut Takayo. Setelah Jepang dikalahkan oleh sekutu maka pabrik coklat ini dikuasi kembali oleh pemerintah Belanda sampai tahun.1958. Berdasarkan surat keputusan penguasa perang pada tanggal

10

perusahaan Republik

September

1958

no.

SP.369/9/1958

milik Belanda diambil alih oleh Indonesia

termasuk pabrik coklat

semua

pemerintah dan

cacao

serta pabrik roti dan bisquit dengan unit-unitnya. Pada

tahun 1958 (Undang-Undang no.10/1958)

perusahaan

bekas

milik

Belanda

tersebut

kepada

Badan Pengusaha Perusahaan-Perusahaan

Tambang

(BAPPIT).

Berdasarkan

surat

keputusan

Menteri

penguasaan diserahkan Industri

dalam

Negeri

Republik Indonesia no. 584/1960 dan undang-undang no. 5 tahun

1960

ketiga perusahaan tersebut

(NV

Concern Ten Wolde, NV Handle My C & E Morton, Drongelen)

diubah

PerIndustrian

Rakyat

perusahaan menoadi a . NV

SKRIPSI

menjadi (PNPR)

Handel J.C.

Perusahaan dengan

My Van

Negara

mengganti

nama

:

My Concern Ten Wolde-*menjadi


pabrik

coklat

CONSTANTE HENRIETTE


40

Tjenderawasih. b. NV My Handel C & E Morton-menjadi pabri-k-kembang gula Sari Madu. c. J.C.

Van

Drongelen-menjadi

sirup Telasih. Berdasarkan

terbagi menjadi

limun

dan

'

peraturan

Tingkat I Jawa Timur

pabrik

daerah

No. 9/1963,

Propinsi

perusahaan

Daerah tersebut

:

a. Pabrik coklat Tjemderawasih ~ jalan Kalisari Surabaya dengan unit-unitnya

1/8

:

- Pabrik roti Kenanga - Pabrik roti dan kuwe Sruni - Pabrik roti dan.kuwe Cempaka - Pabrik bisquit dan wafel Kemuning - Pabrik kaleng dan press Kendaga b. Pabrik

kembang gula Sari Madu -

jalan

Mustika '

no. 10 Surabaya. c. Pabrik

limun dan sirup Telasih -

jalan

Mliwis

Propinsi

Daerah

no. 5 Surabaya.

Berdasarkan

peraturan

Tingkat

I

Jawa

tanggal

8

Oktober 1964, yang

Daerah

Timur tahun 1964 seri A disahkan

dan oleh

Dalam Negeri Republik Indonesia dengan surat no.

9/30/34-120 tanggal 12 Desember

tersebut

SKRIPSI

menjadi

Perusahaan

Industri


1964,

no.

4A

Menteri keputusan

perusahaan

Daerah

(PINDA)

CONSTANTE HENRIETTE


41

makanan dan minuman Bujana Karya. Berdasarkan peraturan daerah Propinsi Daerah Tingkat Jawa

Timur no. 23/1984 tanggal 13 Oktober

1984

I

PINDA

makanan dan minuman Bujana Karya bergabung dengan PD Es Parwita

dan PD Nabati Yasa menjadi

Perusahaan

Daerah

Aneka Pangan.

1-2. Struktur Organisasi dan Job Discription

1.2.1. Struktur Organisasi Struktur dengan

organisasi

PD

Aneka

Pangan

sesuai

surat keputusan direktur utama PD Aneka

Pangan

norrtor

: 60/174/511/1986 tanggal 8 September 1986

telah

mendapatkan

daerah

pengesahan

dari

yang

gubernur

kepala

tingkat I Jawa Timur. Adapun bentuknya

sebagai

berikut : 1. Direksi,

yang terdiri dari

:

l

a. Direktur utama sebagai pimpinan tertinggi. b. Direktur

administrasi dan

keuangan

sebagai

pembantu direktur utama. c. Direktur

produksi

dan

pemasaran

sebagai

pembantu direktur utama. .

2. Staf

direksi

direktur,

sebagai

pembantu

yang menjabat sebagai

dari kepala

para bidang

dan kepala unit/sub unit. 3. Pembantu

SKRIPSI

direksi

sebagai

pembantu


dari

staf

CONSTANTE HENRIETTE


42 direksi,

yang menjabat sebagai

kepala seksi

di

direksi. 4. Pelaksana menjabat

sebagai pembantu kepala sebagai

asisten

I

seksi,

atau

yang

masinis

I

kebawah.

1.2.2. Job Discription. Job discription kerja

yang

karyawan, dan

adalah uraian

diberikan

kepada

tugas

setiap

dengan tujuan agar tiap-tiap

bertanggung

discription

PD Aneka Pangan unit

Tjenderawasih adalah sebagai berikut 1. Direktur jawab

utama,

tata

pegawai

atau

karyawan

tahu

jawab atas pekerjaannya.

pada

dan

Adapun

pabrik

job

coklat

:

mempunyai tugas

dan

tanggung

:

a. Memimpin

perusahaan

perencanaan,

menurut

penguasaan,

wewenang,

pengurusan

r.dan

pengembangan perusahaan berdasarkan peraturan daerah untuk mencapai tujuannya } k eu nt un ga n) . b. Menetapkan

kebijaksanaan

dalam

(mendapatkan

pembinaan,

penguasaan dan pengembangan di unit-unit atau sub unit. c. Henyelenggarakan program produksi,permodalan, pemasaran,

pergudangan dan transportasi dalam

perusahaan.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


43

STRUKTUR ORGANISASI PD ANEKA PANGAN UNIT PABRIK COKLAT TJENDERAWASIH SURABAYA

Gaabar 1

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


44

d. Menyusun

laporan

pertanggungjawaban

atas

pengelolaan perusahaan. e. Membina ketrampilan, kesejahteraan memelihara perusahaan memenuhi

ketentraman serta

karyawan,

dan

bertanggung

kewajibannya dalam

keamanan jawab

untuk

pembayaran

dan

pembangunan daerah. 2. Direktur administrasi

dan

keuangan,

mempunyai

tugas dan tanggung jawab sebagai berikut a. Mengkoordinasikan meliputi

:

pelaksanaan kegiatan

bidang-bidang

personalia

yang dan

urnum, keuangan dan pembukuan. b. Didalam

tugasnya

bertanggung

jawab

kepada

direktur utama. 3. Direktur produksi dan pemasaran,

mempunyai tugas

dan' tanggung jawab sebagai berikut a.' Mengkoordinasikan meliputi

pelaksanaan

bidang-bidang

: kegiatan

produksi,

yang

pemasaran

dan per ben gk el an . b» Didalam

tugasnya

bertanggung

jawab

kepada

direktur utama. 4. Kepala unit, mempunyai tugas dan atas

tanggung jawab

:

a.. Memimpin

kegiatan pabrik

dalam

pelaksanaan

penjualan dan produksi. b. Mengawasi

SKRIPSI

dan

melaporkan


hasil-hasilnya

CONSTANTE HENRIETTE


M

1 L U

45

PHRrLMAKAAN ' UN I V fc K M l AS A I R LA N G G A "

SURABAYA

Kepada direksi. c. Mengajukan

perubahan-perubahan dalam

bidang

personalia apabila dipandang perlu. d. Menjalankan

koordinasi

penyelenggaraan

pengamanan

tanggung jawab dan

atas wewenang

para karyawan pabrik. e. Merencanakan

dan mengadakan penelitian ' atas

perkembangan dan kemajuan d i b i d a n g .tehnik dan produksi; f. Didalam

tugasnya

bertanggung

jawab

kepada

direktur utama. 5- Kepala

seksi

umum

dan

personalia,

•tugas dan tanggung jawab atas

mempunyai

:

a. Menyelenggarakan tata personalia/karyawan. b. Menyusun

laporan

bida/ig

personalia

baik

kuantitas maupun kualitas. c. Menyusun 6. Kepala

rencana pembayaran gaji dan upah.

seksi

penjualan,

mempunyai

tugas

dan

tanggung jawab atas : a. Menyelenggarakan

pengawasan

dan

proses

penjualan barang. b. Menyelenggarakan

administrasi

dibidang

pe n j u a l a n .

7. Kepala seksi administrasi/keuangan dan pembukuan mempunyai tugas dan tanggung jawab atas

SKRIPSI


:

CONSTANTE HENRIETTE


46

a. Menyelenggarakan

dan

melaksanakan

seluruh

pembukuan pabrik. b. Melaksanakan administrasi c. Menyelenggarakan

keuangan pabrik.

pencatatan

dan

penagihan

piutang. 8. Kepala

seksi

produksi,

mempur.yai

tugas

dan

tanggung jawab atas : a. Menyusun

rencana produksi,

proses

produksi

serta

menyelenggarakan pengawasan

dan

pengendalian terhadap proses p r o d u k s i . b. Menyelenggarakan

pembelian

bahan

untuk

produ k s i . c. Membuat

laporan

hasil produksi

dan

tehnis

produksi. 9. Asisten

dan masinis diangkat dan

diberhentikan

atas pertimbangan dari direksi dan para menurut kebutuhan.

stafnya

Tugas-tugas dari para asisten

dan masinis tersebut tergantung dari tugas-tugas yang

diberikan

oleh

kepala

seksinya

masing-

masing.

1.3. Bidang Usaha Perusahaan PD Aneka Pangan unit pabrik coklat Tjenderawasih memproduksi sirup

dan

berbagai coklat.

dibedakan menjadi

SKRIPSI

macam produk berupa

Adapun

coklat

yang

roti,

kue,

dihasilkannya

:


CONSTANTE HENRIETTE


47

- Bermacam-macam berbagai-

permen

merk

mamba, coklat

dan

coklat

(repen),

rasa,

bonbons,

dengan

seperti

stick

coklat

coklat,

coklat

kacang, coklat mente dan lain-lain. - Butir-butir

coklat

(m uises),

yang

menjadi butir-butir SS, butir-butir

dibedakan warna

warni

dan butii— butir HS II. - Bubuk

coklat

(powder),

yang

dibedakan

menjadi

bubuk jenis I dan bubuk jenis-II. - Ninyak coklat (butter). - Lain-lain,

seperti penjualan kulit

coklat,

dan

lain-lain.

Selain menghasilkan coklat untuk dijual sendiri, pabrik

coklat

berdasarkan produk,

Tjenderawasih juga

pesanan,

pesanan

memproduksi

coklat

seperti coklat mente untuk

coklat untuk ice cream

juga

Finna pesanan

minyak coklat dari luar negeri.

2- Keqiatan dalam Bidang Pen.iualan. Unit menerima dari

pabrik coklat Tjenderawasih

sales budget,

setiap

yang dipecah dalam

kantor pusat. Sebelum membuat sales

tahun

triwulanan, budget

ini,

pihak direksi membuat suatu ramalan penjualan. Ramalan penjualan yang disusun hanya pada

SKRIPSI

peningkatan ramalan penjualan tahun


didasarkan lalu,

tanpa

CONSTANTE HENRIETTE


48

diduKung oleh informasi-informasi yang memadai. Dalam menetapkan sales budget ini pihak tidak

memperhatikan

hasil

penjualan

direksi

tahun-tahun

se be lu mn ya ,karena pihak direksi beranggapan bahwa sales budget

tiap tahun harus makin

setelah

di tin g ka tk an ,

terutama

adanya penambahan mesin-mesin baru pada

tahun

1987. Kantor

pusat

kebijaksanaan lampirannya direktur

juga

menetapkan

dan keputusan pemasaran dan ke unit.

produksi

administrasi

dan

Sewaktu-waktu dan

segala mengirimkan

direktur

pemasaran

serta

keuangan berkunjung

ke

utama, direktur

unit

untuk

melakukan pemeriksaan. Daerah

pemasaran

coklat

Tjenderawasih

butir

coklat

hasil

produksi

untuk permen coklat

melayani

kebutuhan

sebagian dipasarkan ke Pontianak, dirintis

Jawa

unit

pabrik

dan

butir-

Timur

disamping itu

dan sedang

pengembangan pemasarannya untuk seluruh pulau

Jawa, Sumatra Utara dan Indonesia bagian timur. Untuk

pemasaran bubuk coklat selain

dipasarkan

di dalam negeri juga dieksport ke RRC dan Arab. untuk minyak coklat dieksport ke Nederland dan Disamping

Jepang.

itu perusahaan juga melayani pesanan

dari langganan,

khusus

seperti pesanan coklat untuk ice cream,

pesanan coklat untuk Finna produk,

SKRIPSI

Sedang

dan lain-lain.


CONSTANTE HENRIETTE


49

Bagian penjualan yang ada di unit bertugas untuk melayani pesanan dari l a n g g a n a n y a n g diterima telepon

ataupun

langganan

datang

melalui

langsung

Ke

pe ru sa ha an . Bila pesanan yang diminta tersebut tidak ada gudang,

atau

hanya ada sebagian

saja

maka

biasanya

pembeli hanya membeli yang ada dan tidak mau back

melakukan

ordered- Kejadian semacam itu seringkali

tetapi

tidak

dilaporkan

bagian penjualan

kepada

kepala

menganggap hal tersebut

di

terjadi

unit

karena

tidak

perlu

d il a p o r k a n . Selain mobil

keliling

pembelian mobil

itu perusahaan juga memiliki yang dapat

di tempat.

keliling

melayani

enam

secara

langsung

Setiap salesman mempunyai

dengan

rute

yang

telah

buah

sebuah

ditetapkan

sebelumnya, Masing-masing target

salesman sudah ditentukan

yang harus dicapainya,

tetapi karena

berapa

penetapan

target tersebut terlalu tinggi menyebabkan mereka tidak dapat mencapainya. Setiap

akhir

bulan bagian

penjualan

di

unit

membuat laporan penjualan coklat berupa omzet penjualan coklat,

dalam

unit

dan

rupiah,

dan

mengirimkan

lampirannya ke kantor pusat.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


50

3. Kegiatan dalam Bidang..P.roduksi. Dalam setiap

melakukan kegiatan produksi

harinya

lisan

memberikan

perintah

kepala. unit

produksi

secara

pada bagian produksi. Kepala unit dalam

perintah

member!

produksi mengenai jenis dan kuantitas

yang akan diproduksi

produk

ini hanya didasarkan pada

laporan

harian persediaan barang jadi yang diterima dari bagian gudang. Produksi

hanya

jumlah persediaan dimana

produksi

dilakukan

barang semacam

untuk

jadinya ini

produk

kurang

hanya

di

yang gudang,

dilakukan

untuk

produk bukan pesanan. Untuk

produk pesanan, produksi

tergantung

dari

produk

apa

yang

yang

dilakukan

dipesan,

berapa

jumlahnya dan kapan harus diserahkan. Setiap produksi perusahaan awal

dan

yang

tahun

perusahaan

dipecah

mempunyai

dalam

membuat triwulanan,

kebijaksanaan

persediaan

akhir

anggaran

yaitu

jumlahnya

dimana

persediaan

sama

sehingga

dengan demikian besarnya anggaran produksi sama

dengan

anggaran penjualannya. Kepala

unit

setiap

harinya

selain

menerima

laporan persediaan barang jadi dari bagian gudang menerima bulan

laporan persediaan bahan baku. produksi membuat laporan

akhir

jumlah

barang

jadi yang masuk dan keluar dari proses produksi

selama

SKRIPSI

bagian

Setiap

juga


CONSTANTE HENRIETTE


51 bulan tersebut.

4- Hukkuiflao__ antara

Bagian.. Penjualan

dengan

Bagian

Produksi Selama

ini komunikasi antara

bagian

penjualan

dengan bagian produksi jarang sekali dilakukan. Hal ini dapat dilihat pada saat kepala unit mengambil keputusan % produksi, dimana dalam mengambil keputusan produksi tersebut

hanya

persediaan

didasarkan

pada

laporan

harian

barang jadi dan persediaan bahan baku

yang

diterimanya dari bagian gudang. Disamping menjadi

itu seringkali

langganan yang

datang

kecewa karena barang yang akan dibelinya

tidak

ada di gudang perusahaan dan informasi semacam ini oleh bagian penjualan tidak dilaporkan kepada kepala unit.

5. Ma.sa.lah

Perusahaan

Seperti perusahaan

telah

dalam

Penqambilan

dijelaskan

sebelumnya

seringkali tidak dapat memenuhi

langganan dimana informasi kepala

unit-

Selain

bagian

produksi

Keputusan

permintaan

ini tidak disampaikan

itu antara bagian

kepada

penjualan

berjalan sen di ri- se nd ir i,

dilihat pada saat pengambilan

bahwa

ini

dan dapat

keputusan produksi.

Pengambilan keputusan produksi

hanya

didasarkan

pada laporan persediaan barang jadi dan bahan baku dari

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


52

bagian gudang. Beberapa

hal yang

menyebabkan

masalah-masalah

itu adalah : - Kurangnya

informasi

penjualan

oleh bagian penjualan. penjualan

• hanya

Akibatnya

mengetahui

sampai

penjualan

disediakan

Setiap akhir bulan

menyediakan

penjualan.

budget

yang

laporan

omzet

tidak

dapat

pimpinan

seberapa

bagian

jauh

pelaksanaan

itu sehingga budget

penjualan

tidak dapat dipakai sebagai alat p e ng end al ian . - Tidak .

adanya komunikasi dan

bagian

penjualan

koordinasi

antara

dan produksi sehingga

masing-

masing

bagian

dengan

kepentingan

memperhatikan

melakukan

pekerjaannya

masing-masing

kepentinggan

sesuai

dan

perusahaan

tidak secara

ke seluruhan.

L aporan

Informasi

Pen.iualan

untuk

Penflambllart

Keoutusan Produksi Laporan yang

berguna

tnerupakan

bentuk

bagi pengambilan

penyajian

keputusan.

laporan juga berfungsi sebagai alat

informasi Selain

itu

pertanggungjawaban

atas pelaksanaan tugas. Oengan

informasi yang diberikan diharapkan pihak

manajemen dapat mengetahui lanjut

SKRIPSI

dapat

dijadikan

hasil dari operasi dan lebih dasar


untuk

mengontrol

CONSTANTE HENRIETTE


53 pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat sebelumnya. Sehubungan dengan pengambilan keputusan produksi bagian

penjualan hanya membuat laporan omzet penjualan

sebulan sekali.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


BAB IV PEMECAHAN MASALAH

Analisis

yang akan dilakukan

untuk

memecahkan

permasalahan yang dihadapi perusahaan adalah - Mengumpulkan

:

dan membahas data-data yang

ada di

per u sa ha an . - Mengaitkan teori

kebutuhan

yang

perusahaan

digunakan

sesuai

dengan

dengan

konsep

kebutuhan

p e r us ah aa n. - Membahas

keduanya untuk

mendapatkan

alternatif

pemecahan apabila diperlukan.

1- g-e.laK3.an.aan. Wewenang dan Tanggung Jawab Dalam

pengendalian

intern, struktur

organisasi

merupakan salah satu unsur yang penting. Dari

struktur

j

organisasi

yang ada dalam perusahaan

mengetahui

kedudukan masing-masing.

wewenang

dan

tanggung

jawab

setiap

karyawan

Sedangkan

masing-masing

uraian karyawan

dapat dilihat pada job description. Adanya secara arus

jelas

pembagian

wewenang dan

tanggung

dan tegas akan mempermudah

informasi.

Ketegasan

dan

kejelasan

operasi

jawab dan

pembagian

54

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


55

wewenang kontrol

dan

tanggung

intern

jawab

dan penyajian

berguna untuk menciptakan Kontrol dihasilkan

penting

intern

informasi,

lingkungan

dan

artinya selain

juga

kerja yang sehat.

penyajian

tergantung dari baik atau

bagi

informasi

yang

tidaknya

sistem

informasi yang ada pada PD Aneka

Pangan

informasi yang ada dalam perusahaan. Sistem unit

pabrik

coklat Tjenderawasih sudah

baik,

tetapi

tidak dilaksanakan dengan baik. Dalam bab III dikatakan bahwa salah dan

tanggung

jawab

menyelenggarakan

kepala

seksi

pengawasan

dan

satu

penjualan proses

adalah penjualan

barang.

Sedangkan salah satu tugas dan tanggung

kepala

unit

penelitian

adalah

atas

merencanakan

perkembangan

dan

tugas

dan

jawab

mengadakan

kemajuan

dibidang

tehnik dan produksi. Selama produk-produk tersedia

ini yang

bagian penjualan dicari

pembeli

di gudang, tetapi hal ini

mengetahui

bahwa

seringkali

tidak

tidak

disampaikan

kepada kepala unit. Walaupun data

hal ini masih merupakan

ini dapat diolah menjadi

informasi

bagi kepala unit dalam mengambil Dalam

bab

II

data, yang

berguna

keputusan produksi.

disebutkan

bahwa

informasi

mempunyai tiga fungsi yaitu planning function,

SKRIPSI

tetapi


control

CONSTANTE HENRIETTE


56

function dan review function.

Informasi yang

oleh bagian penjualan berfungsi sebagai dimana

informasi

melakukan tindakan Lebih informasi

ini

lanjut

rencana

review function

umpan

balik

untuk

dikatakan

bahwa

koreksi. dalam

penjualan

menyusun

merupakan

diberikan

bab

selain

II

diperlukan

pada

produksi juga diperlukan

saat

pada

saat

terjadi penyimpangan-penyimpangan

dari

pelaksanaan produksi. Apabila

rencana penjualan maka informasi kepada

bagian

produksi

meny.esuaikan dengan dimasa

mendatang

agar

ini harus bagian

disampaikan

produksi

kebutuhan yang sebenarnya produk-produk

yang

dapat

sehingga

dicari

pembeli

dapat disediakan perusahaan. Dengan

adanya informasi dari

bagian

ini, kepala unit dapat melakukan tindakan

penjualan

koreksi

atas

i

rencana

produksi yang telah dibuat.

Informasi

tentang

produk-produk yang dicari pembeli dan seringkali tersedia

di

gudang

dapat

disampaikan

oleh

penjualan dalam bentuk laporan yang dapat dilihat lampiran l.

tidak bagian pada

-

Dari kolom selisih ini dapat dilihat jumlah yang seharusnya

dapat

terjual tetapi gagal

karena

produk

yang dicari pembeli tidak tersedia barangnya di gudang. Laporan.

SKRIPSI

kegagalan

penjualan

ini


hanya

dipergunakan

CONSTANTE HENRIETTE


57

sebagai

langkah

a w a l , untuk selanjutnya

tidak dipergunakan

laporan

lagi dan digantikan dengan

ini

analisis

penjualan menurut jenis produk yang lebih bermanfaat.

2. Koordinasi,,,dan. Komunikasi.antara__ Bagian

Pen.iualan

dan Bagian Produksi Dalam

bab

III

dapat

dilihat

antara

bagian

t

penjualan dan bagian produksi tidak ada koordinasi komunikasi dalam melakukan pekerjaannya. bagian

berjalan

kepentingan

sendiri-sendiri

masing-masing

dan

dan

Masing-masing

sesuai

tidak

dengan

memperhatikan

kepentingan perusahaan secara keseluruhan. Hal memberikan

ini

dapat dilihat pada

perintah produksi.

saat

kepala

unit

Setiap hari kepala

unit

memberikan perintah produksi secara lisan kepada bagian produksi. . Perintah produksi yang diberikan pada

ini

laporan harian persediaan barang jadi

baku dari bagian gudang.

Produksi

didasarkan dan

bahan

hanya dilakukan untuk

produk yang jumlah persediaan barang jadinya kurang. Dilain pihak, bagian penjualan mengetahui para

pembeli

yang

akan

seringkali

dibeli

kecewa

tidak tersedia

informasi ini tidak disampaikan

SKRIPSI

karena di

bahwa

produk-produl< gudang9

tetapi

kepada kepala unit.


CONSTANTE HENRIETTE


58

Perusahaan didirikan dengan tujuan mencapai yang

sebesai— besarnya.

penjualan

Laba

dapat

terkendali. Salah satu

tercapai

syarat

laba

apabila

pengendalian

penjualan adalah koordinasi antara bagian penjualan dan bagian produksi. Sebagaimana

dikatakan

dalam bab

II

informasi

penjualan sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan produksi. bagian

Supaya

informasi penjualan

produksi

dengan

lancar

dapat maka

diterima diperlukan

koordinasi antara bagian penjualan dan bagian produksi. Selama antara

ini

bagian

kepala

penjualan

unit dan

sebagai bagian

koordinator

produksi

banyak terlibat dengan bagian produksi daripada penjualan.

Hal

ini.

terlihat

pada

perintah produksi. Perintah

saat

lebih bagian

pemberian

•

produksi

diberikan oleh

kepala

unit s

hanya didasarkan pada laporan harian persediaan jadi

dan

bahan

baku

dari

bagian

gudang

barang tanpa

memperhatikan berapa target penjualan. Sebenarnya

kepala

unit

selain

memperhatikan

laporan persediaan barang jadi dan bahan baku itu

juga

harus inendengar informasi dari bagian penjualan. Informasi

dari

diperhatikan

karena

ketidakpastian

dan

SKRIPSI

bagian informasi

penjualan ini

menambah pengetahuan


harus

mengurangi kepala

unit

CONSTANTE HENRIETTE


59

tentang oleh

produk-produk apa yang paling banyak

pembeli tetapi produk tersebut tidak tersedia . di

gudang.

' ' Pada

didasarkan

saat

memproduksi

pada

rencana

penjualan

pertama

produksi

berdasarkan rencana penjualan. dan

diminati

kali yang

hanya disusun

Setelah produksi selesai

mulai berjalan maka kepala

unit

dapat

melihat bahwa realisasi penjualan tidak berjalan sesuai dengan rencana.

unit

Karena

itu

untuk produksi

harus

memperhatikan

penjualan sebelum mengambil Berdasarkan

selanjutnya

informasi

dari

bagian

keputusan produksi.

uraian di atas dapat dilihat

bahwa I produksi

koordinasi antara bagian penjualan dan bagian mutlak

kepala

diperlukan dan kepala unit sebagai

antara bagian penjualan dan bagian produksi

koordinator harus lebih

berperan aktif pada bagian penjualan. Selain itu di muka disebutkan bahwa kepala selalu

memproduksi berdasarkan

laporan

harian

unit produk

yang jumlah persediaan barang jadinya kurang di gudang. Menurut

pendapat

ketidaktersediaan ketidakcocokkan (administrasi

produk antara

persediaan

penulis,

yang dicari

pembeli

catatan persediaan gudang)

penyebab

dengan

di

adalah gudang

persediaan

fisik barang di gudang.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


60 Untuk mengadakan

mengatasi stock

hal ini

sebaiknya

opname secara teratur

perusahaan

minimal

enam

bulan sekali.

Dengan demikian antara catatan persediaan

di

(administrasi

gudang

persediaan

gudang)

dan

persediaan fisik barang di gudang relatif sama. Dasar para

utama dalam koordinasi

manajer

adalah

pemahaman

tentang

bagaimana

mereka yang khusus memberikan

sumbangan

pada

fungsi-fungsi

semua

tingkat

pada keselu ruh an.tujuan perusahaan. Keselarasan perusahaan

ini

manajemen,

usaha merupakan

karena

penyesuaian

kearah salah

satu

keselarasan

perbedaan-perbedaan

masalah-masalah,

tujuan-tujuan tugas

ini dalam

. pokok

menyangkut tujuan- tuj ua n,

kebijaksanaan-kebijaksanaan

dan

pertimbangan-pertimbangan lainnya.

pula

Tercapainya

koordinasi yang efektif

komunikasi

yang

horisontal

maupun

efektif.

vertikal,

memerlukan

Komunikasi,

sangat

penting

baik dalam

koordinasi. ' Selama dilakukan kepada

dalam

bagian

produksi.

ini

komunikasi secara pihak perusahaan,

yaitu

produksi pada saat

Sedangkan

komunikasi

dari

saja

yang

kepala

unit

pemberian antara

kepala

dengan bagian penjualan tidak berjalan dengan

SKRIPSI


perintah unit

lancar.

CONSTANTE HENRIETTE


61 Dengan berpengaruh

tidak pula

bagian penjualan

lancarnya

terhadap

komunikasi

informasi

tersebut

yang

diberikan

kepada kepala.unit.

Bagian penjualan menganggap bahwa informasi yang diberikan

kepada kepala unit hanya cukup berupa

penjualan

bulanan saja. Sedang informasi

lain

seperti

seringnya permintaan pembeli yang tidak dapat karena

persediaan

barang

yang

di gudang tidak perlu disampaikan Dalam komunikasi

komunikasi

yang

diminta kepada

omzet

dipenuhi

tidak

ada

kepala unit_

efektif

seharusnya

dilakukan baik vertikal maupun

horisontal.

*

Jadi antara kepala unit dengan seluruh bagian yang dalam

perusahaan

demikian

harus ada komunikasi

pula antara bagian yang satu

timbal dengan

ada

balik„ bagian-

bagian yang lain harus saling be rko mun ik asi . Komunikasi

yang efektif dapat dilakukan

dengan

r

cara

seminggu sekali kepala unit mengadakan

dengan

para

untuk

mendengarkan

pendapat

mereka

digariskan laporan

kepala seksinya.

oleh

Pertemuan

keluhan-keluhan

tentang pimpinan

perusahaan,

ini

atau

kebijaksanaan

kegiatan-kegiatan

yang

penting pendapat-

yang termasuk

jalannya operasi selama minggu yang

merencanakan

pertemuan

harus

lalu

telah pula dan

dilakukan

selama minggu berjalan.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


62 Dari keluhan-keluhan dan pendapat-pendapat

yang

dikemukakan itu kemudian akan dicari jalan keluar

yang

terbaik,

dengan tetap mengutamakan

tujuan

perusahaan

secara keseluruhan. Komunikasi memberikan

dapat

ditingkatkan

laporan-laporan

dengan

pelaksanaan

yang

cara lengkap

sesuai dengan tanggung jawab masing-masing bagian.

3 - Perencanaan Penjualan dan Produksi

3.1. Analisis Penjualan Menurut Jenis Produk Dalam bulan

bagian

bab

III disebutkan

penjualan

hanya

bahwa

setiap

menyediakan

akhir

informasi

berupa laporan omzet penjualan saja. Akibatnya pimpinan tidak dapat mengetahui sampai seberapa jauh pelaksanaan budget penjualan sehingga budget penjualan tidak

dapat

dipakai. sebagai alat pe ng e nd al ia n. Kekurangan

informasi yang diberikan oleh

penjualan menyebabkan pula penyusunan budget tidak

terkendali.

disusun

itu

Akibatnya

terlalu

besar

budget dan

bagian

penjualan

penjualan

sukar

yang

sekali

untuk

dicapai. Disamping menjadi tidak

SKRIPSI

itu

seringkali pembeli

kecewa karena produk-produk yang tersedia di gudang. Apabila


yang

datang

mereka

kekecewaan

cari

pembeli

CONSTANTE HENRIETTE


63

tidak segera teratasi dapat menyebabkan mereka pada

produk-produk

pesaing

sehingga

beralih merugikan

perus ah aan . Jika

perusahaan ingin mencapai

menguntungkan„ yi-mg

perusahaan harus mengetahui produk

paling disukai

paling

besar.

analisis

penjualan

konsumen dan memberikan

Dengan demikian

penjualan

untuk

laba

perusahaan

mengarahkan

yang apa yang

memerlukan usaha-usaha

p en jua la nny a. Ada

berbagai

dilakukan, adalah

penjualan

tetapi yang paling tepat

analisis

Analisis

'analisis

penjualan

penjualan

untuk

menurut

menurut

jenis

yang

perusahaan

jenis produk

dapat

produkini

dapat !

,

membantu

memberikan gambaran

kepada

pimpinan

tentarig

produk apa yang paling banyak disukai pembeli. Dengan

mengetahui

produk

yang disukai pembeli

Î

dapat

menolong pimpinan dalam merencanakan

penjualan,

dimana pengalaman masa lalu merupakan faktor yang harus dipertimbangkan. Selain bermanfaat untuk merencanakan

penjualan,

analisis penjualan menurut jenis produk juga memberikan manfaat

:

- Untuk mengendalikan persediaan. Untuk

merencanakan

perusahaan

SKRIPSI

persediaan

yang

memadai

harus mengetahui penjualan masa


lalu

CONSTANTE HENRIETTE


64

dan

tendensinya

hubungannya produk.

dimasa yang akan

datang

dengan fluktuasi musiman

Adanya

perencanaan

dalam

dan

jenis

persediaan

yang

memadai membantu perusahaan dalam pemakaian

dana

dimana

yang

investasi

ditanamkan

benar-benar disukai - Untuk

pengarahan

pada

produk

konsumen. yang

lebih

baik

dari

usaha

penjualan produk, dimana penjualan diarahkan pada produk yang lebih m en gu n tu ng ka n. Setelah dilakukan perbaikan informasipun kepala

dapat

komunikasi maka arus

berjalan dengan

lancar,

sehingga

unit pada akhir triwulan dapat melakukan

pengendalian,

yaitu

dengan

menyusun

suatu

tugas

analisis

penjualan menurut jenis produk. Analisis dipakai dari dapat

sebagai

penjualan menurut jenis alat pengendalian

produk

penjualan,

analisis penjualan menurut jenis produk

dapat karena

pimpinan

mengetahui seberapa jauh budget penjualan

sudah

t er eal isi r. Sebagaimana disebutkan satu

kegunaan

dalam bab II bahwa salah

informasi

adalah

penjualan

harus

untuk

penilai&n

(evaluasi). Evaluasi penjualan

terkendali.

dilakukan

supaya

SKRIPSI

Pengendalian

apa yang

dilakukan penjualan

diproduksi


dapat

supaya harus terjual

CONSTANTE HENRIETTE


65

sehingga perusahaan mendapat laba. Evaluasi yang, dilakukan merupakan umpan balik untuk melakukan

:

- Tindakan

pengukuran atas hasil

prestasi

dengan

suatu standard tertentu. - Tindakan

koreksi.

- Revisi

atas

rencana

semula,

bila

hasil

pelaksanaan dinilai kurang memuaskan. Bila pelaksanaan

dinilai

memuaskan,

akan

hasil

diberikan

imbalan yang memadai dengan maksud agar

prestasi

tersebut diulang pada periode berikutnya. Analisis dilakukan

dengan

penjualan produk.

penjualan

menurut

membandingkan

jenis antara

dengan budget penjualan untuk Dari

hasil

produk

perbandingan

realisasi

setiap

jenis

tersebut

dapat

dianalisis produk apa yang disukai oleh konsumen, ditandai

dengan

Sebaliknya

untuk

tercapai atau produk

yang

terlampauinya kurang

yang

budget.

disukai

oleh

konsumen ditandai dengan tidak tercapainya budget. Kondisi perusahaan menunjukkan bahwa budget yang ditetapkan

terlalu

tinggi

sehingga

tidak

pernah

tercapai. Analisis penjualan menurut jenis produk disusun

tetap

perusahaan

memberikan

manfaat

karena

yang

membantu

dalam merencanakan penjualan untuk

periode

berikutnya.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


Ml

L l K.

PER. y j i A

s Dari

AAN

^

S U R A »A V A

analisis penjualan menurut

jenis

produk,

perusahaan dapat menyusun suatu ramalan penjualan untuk periode

berikutnya.

Ramalan penjualan

ini

selanjutnya

dipakai sebagai dasar penyusunan budget penjualan. Dengan disusunnya budget analisis dapat

penjualan

memenuhi

penjualan

menurut jenis

keinginan

berdasarkan

produk,

konsumen

perusahaan

sehingga

produk-

produk yang diproduksi dapat laku terjual. Bentuk

analisis penjualan menurut jenis

produk

dapat dilihat pada lampiran 2.

3.2. Ramalan Penjualan Penyusunan tidak

:

anggaran penjualan dalam

mempunyai dasar yang kuat. Selama

penjualan

ditetapkan tanpa

perusahaan

ini

memperhatikan

anggaran

hasil-hasil 1

penjualan tahun sebelumnya. anggaran

penjualan

tiap

Pimpinan beranggapan tahun

harus

bahwa

diti ng kat kan ,

terutama setelah penambahan mesin-mesin baru pada tahun 1987. Perusahaan sudah membuat suatu ramalan penjualan sebelum menyusun anggaran penjualan, tetapi

penyusunan

ramalan

informasi-

penjualan

itu tidak didukung

oleh

informasi penjualan yang memadai. Akibatnya perencanaan penjualan yang disusun tidak realistis.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


67 Ramalan men gu mp u1k a n „

penjualan

dapat

menggunakan dan

dibuat

dengan

menganalisis

historis serta menginterpretasikan

cara

data-data

peristiwa-peristiwa

dimasa yang akan datang. Langkah adalah jenis

pertama

penyusunan

pembuatan

suatu

ramalan

analisis

penjualan

penjualan

menurut

produk, dimana analisis penjualan menurut

jenis

produk periode tertentu menjadi dasar ramalan penjualan periode berikutnya. Dari pimpinan konsumen. pasaran

analisis penjualan menurut

jenis

produk,

dapat melihat produk-produk apa yang

disukai

Pimpinan

dapat

produk-produk

memperkirakan

tersebut

produk-produk apa yang disukai Ada

berbagai

penjualan.

setelah

mengetahui

konsumen.

macam tehnik

Pengukuran

perkembangan

ramalan

dilakukan secara kuantitatif dan

penguk'uran

ramalan

penjualan

dapat

kualitatif. Pengukuran

kuantitatif menggunakan metode statistik dan matematik, sedang pengukuran Setiap kelemahan,

kualitatif menggunakan judgment.

pengukuran

karena

itu

ramalan

penjualan

mempunyai

pembuatan

ramalan

penjualan

sebaiknya meinadukan antara analisis yang ilmiah pendapat pribadi penyusunnya. sebagai

alat

primer

Tehnik statistik

penyusunan

ramalan,

dengan dipakai sedang

interpretasi dan judgment dipakai sebagai pelengkap.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


68

Ramalan

penjualan perlu disusun

membantu

penyusunan

penjualan

juga menentukan

dalam

penjualan,

keputusan dan

selain ramalan

kebijaksanaan

perencanaan dan pengawasan produksi,

barang jadi, dan

anggaran

karena

persediaan

rencana pembelian bahan baku dan pembantu,

lain-lain.

Bentuk ramalan penjualan dapat

dilihat

pada lampiran 3.

3-3. Perencanaan Penjualan Perusahaan telah menyusun perencanaan penjualan, tetapi dasar

karena penyusunan yang

tercapai

kuat dan

rencana ini

maka rerrcana tidak

dapat

tidak

tersebut dipakai

mempunyai

tidak

dapat

sebagai

alat I

p e ng en da li an . Penyusunan rencana penjualan yang terlalu tinggi menyebabkan pula target yang harus dicapai oleh

setiap

salesman terlalu tinggi sehingga sukar untuk dicapai. Penyusunan

rencana

penjualan

harus

dilakukan

secara hati-hati dan mempertimbangkan semua aspek dapat

mempengaruhi perencanaan

tersebut.

yang

Perencanaan

penjualan ialah merancang suatu keadaan penjualan

masa

depan yang dikehendaki dan cara-cara yang efektif untuk mencapainyc.. Perencanaan penjualan dimulai dengan ramalan

SKRIPSI

penjualan.

Ramalan penjualan


disusunnya

merupakan

salah

CONSTANTE HENRIETTE


69 satu

analisis yang penting untuk

mengembangkan

suatu

rencana penjualan. Ada rencana

empat faktor penting yang penjualan,

ketersediaan

yaitu

personil,

:

dapat

membatasi

kapasitas

pabrik,

ketersediaan

bahan

baku

dan

bahan pembantu dalam jumlah yang cukup dan ketersediaan modal-

Keempat

koordinasi

faktor

ini

menunjukkan

dari semua kepala bidang

perlunya

fungsional

untuk

mengembangkan rencana penjualan yang realistis. Dalam perusahaan,

keempat faktor tersebut

tidak

ada masalah. Kapasitas pabrik memadai, terutama setelah penambahan yang

ada

mesin-mesin baru pada tahun 1987. cukup memadai. Demikian

pula

Personil

dengan

bahan

baku, bahan pembantu dan modal cukup tersedia. Masalah kurangnya

yang

ada

dalam

perusahaan

koordinasi dan komunikasi pada

adalah

unit

pabrik

coklat Tjenderawasih. Selama

ini

masing-masing

bagian

berjalan

sendiri-sendiri tanpa memperhatikan bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. komunikasi

Tidak adanya koordinasi

antar bagian mempengaruhi

pula

lain dan

kelancaran

arus informasi. Ketidaklancaran pimpinan yang

SKRIPSI

arus

informasi

tidak dapat mengembangkan

mengakibatkan

rencana

penjualan

realistis sehingga rencana penjualan tidak


dapat

CONSTANTE HENRIETTE


70 dipakai sebagai alat pengendalian. Untuk kepala

mengatasi masalah ini pimpinan,

unit

menciptakan

sebagai koordinator semua

terutama

bagian,

harus

koordinasi dan komunikasi dalam per us ah aa n-

Setelah koordinasi dan komunikasi

tercipta dan berjalan

dengan baik, maka arus informasi dapat berjalan

dengan

la n ca r. Kelancaran penyusunan tanggung

informasi

mengharuskan

laporan-laporan pelaksanaan berkala jawab masing-masing

pelaksanaan rencana

arus

bagian.

Laporan-laporan

ini akan dipakai sebagai dasar

penjualan

yang realistis.

menurut

penyusunan

Rencana

penjualan

yang realistis menjadi dasar pengendalian yang e f e k t i f . Perencanaian promosi dan

dan iklan, perencanaan

rencana

disebut yang

penjualan terdiri dari biaya-biaya

pemasaran. Rencana pemasaran

budget (anggaran) penjualan-

disusun

perencanaan

ini

Setiap

oleh perusahaan berfungsi

perencanaan dan alat pengendalian,

penjualan sering anggaran

sebagai

alat

demikian pula dengan

anggaran p en j u a l a n . Pada mengecek

dasarnya

pengendalian

efektivitas

penyelesaian

Pengendalian

yang

efektif

ditujukan

untuk

rencana-rencana.

mengharuskan

kepala

unit

untuk : - Mengukur pelaksanaan dibandingkan dengan

SKRIPSI


tujuan-

CONSTANTE HENRIETTE


71 tujuan,

rencana-rencana

yang telah ditetapkan - Melaporkan

dan

standard-standard

lebih dahulu.

'

hasil-hasil proses pengukuran

kepada

dewan direksi.

Selanjutnya dewan direksi - Analisis

harus melakukan

penyimpangan-penyimpangan dari

tujuan,

rencana-rencana,

kebijaksanaan

dan

: tujuan-

kebijaksanaan-

standard-standard

untuk

menemukan p en ye bab -p eny eba bn ya. - Penimbangan diambil

arah tindakan alternatif yang

untuk

mengoreksi

dapat

kekurangan-kekurangan

yang dimaksud dan untuk mengambil pelajaran

dari

keberhasilan-keberhasilan. - Pemilihan

dan

pelaksanaan

alternatif

yang

terbaik. - Tindak lanjut untuk menilai efektivitas koreksi

dan

umpan balik informasi

perencanaan untuk memperbaiki

tindakan

pada

proses

lingkaran-lingkaran

perencanaan dan pengendalian diwaktu mendatang.

Dengan pengendalian dikendalikan

dilaksanakannya tersebut

diharapkan

d a n - cliarahkan

sesuai

langkah-langkah penjualan dengan

dapat

kebutuhan

konsumen sehingga laba yang tinggi dapat dicapai.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


72 3.4. Perencanaan Produksi Perusahaan produksi.

Tetapi

sudah

menyusun

karena

dasar

produksi, yaitu rencana penjualan,

suatu

rencana

penyusunan

rencana

tidak realistis maka

rencana produksi yang disusun juga tidak realistis. Salah

satu

akibat dari

rencana

produksi

tidak

realistis adalah tidak adanya persediaan

jadi

untuk

produk

yang

dicari

oleh

barang

pembeli

inenumpuknya persediaan barang jadi untuk

yang

dan

produk-produk

yang tidak dicari. Penyusunan

rencana

produksi

memerlukan

koordinasi dari semua bagian yang ada dalam perusahaan, terutama dengan bagian penjualan. supaya

Koordinasi diperlukan

•rencana produksi yang disusun

itu

benai— benar

mencerminkan keadaan dan kemampuan perusahaan

sehingga

memungkinkan untuk d il aks an aka n. Berdasarkan disusunlah

rencana

rencana

produksi,

penjualan atau

yang

dapat

dibuat dikatakan

perencanaan produksi merupakan kegiatan yang

menunjang

kegiatan penjualan. Perencanaan

produksi

mencakup

yang berhubungan dengan penentuan

masalah-masalah

:

- Tingkat produksi. - Kebutuhan fa s i 1itas-fasilitas produksi. - Tingkat persediaan barang jadi.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


73 Perusahaan

harus

berhati-hati

dan

mempertimbangkan secara masak untuk menentukan besarnya persediaan

barang

yang

harus

ada.

Kebijaksanaan

persediaan yang jelas berguna antara lain - Untuk

menempatkan perusahaan

:

pada

posisi

yang

selalu siap melayani penjualan. - Untuk

membantu

tercapainya

kapasitas

produksi

yang kontinyu dan seimbang. Perencanaan penjualan barang kapan

periode

apa

didasarkan

akan datang, diproduksi,

kerja

yang

atau

rencana berisi

berapa

buruh,

dibutuhkan untuk

pada yang

akan dimulai dan kapan

tenaga

peralatan

yang

yang akan

produksi

jumlah

produksi

:

jumlahnya,

selesai

bahan-bahan

serta dan

melaksanakan

proses

produksi. Perencanaan produksi dituangkan dalam

bentuk

anggaran produksi. Anggaran mempunyai

produksi

tiga

macam

yang

fungsi,

disusun yaitu

perusahaan

sebagai

alat

perencanaan, pengkoordinasian dan pengawasan. Anggaran perencanaan produksi, tenaga dan

produksi

berfungsi

karena semua hal yang seperti

kerja,

sebagai

berhubungan

kebutuhan bahan

mentah,

persediaan,

dengan

kebutuhan

kapasitas me s i n- me si n, penambahan

kebijaksanaan

alat

diselaraskan

modal dengan

kemampuan menjual.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


74 Dalam

perusahaan

diselaraskan kemampuan

dengan

menjual

perencanaan

Kemampuan tidak

menjual.

realistis

produksi Oleh

maka

karena

perencanaan

produksi tidak realistis pula. Apabila maka

anggaran produksi disusun

anggaran

produksi dapat pula

dengan

baik

berfungsi

sebagai

mengkoordinasikan

jumlah

alat pengkoordinasian. Anggaran yang

akan

diprodusir

permodalan, persediaan bagian

produksi

dengan

perkembangan dan

keadaan

produk,

tingkat penjualan.

finansial, kebijaksanaan

Untuk

penjualan dan bagian produksi

itu

antara

harus selalu

ada

hubungan timbal balik. Dalam perusahaan antara bagian penjualan bagian

produksi

berjalan se nd ir i- se ndi ri.

dengan

Tidak

ada

komunikasi dan koordinasi dalam melaksanakan tugas. Kepala penjualan

unit, sebagai koordinator antara

dengan

bagian

produksi,

bagian

harus

dapat

menciptakan koordinasi dan komunikasi diseluruh

bagian

dalam perusahaan. Sedangkan fungsi anggaran produksi sebagai pengawasan kuantitas diperhatikan pengawasan

SKRIPSI

produksi dan

meliputi

■ biaya. dalam

bahan

pengawasan

Hal-hal

fungsi mentah,

utama

pengawasan

kualitas, yang

harus

ini

adalah

penganalisisan


alat

proses

CONSTANTE HENRIETTE


75

produksi,

penentuan routing dan scheduling,

perintah kerja

pemberian

(dispatching) dan follow up.

-

Untuk keperluan pengawasan produksi dan persediaan

barang jadi, baik harian

disusunlah

laporan pelaksanaan

maupun

tingkat mingguan,

(performance

report).

Dalam performance report dilakukan perbandingan

antara

rencana

tampak

dengan

realisasinya,

sehingga

akan

apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan. Performance*' berguna

report

harus

sebagai umpan balik untuk

dilakukan

karena

memperbaiki

proses

perencanaan dan pengendalian dimasa mendatang. Bentuk

laporan pelaksanaan dapat •dilihat

pada

lampiran 4. Adanya baris diatas (dibawah) budget untuk

diperlukan

mengetahui seberapa besar budget produksi

dipenuhi

dan

seberapa

kemudian

dianalisis

jauh serta

penyimpangannya dicari

dapat untuk

penyebab

dan

p e m e c ah an ny a.

4- P.envempurnaan

Laporan-Laporan

Penjualan

untuk

h enunjang Keputusan Produksi Tugas akhir sistem informasi adalah informasi bisa

kepada pemakai.

terdiri

dari

Informasi

satu langkah atau

yang

penyampaian disampaikan

lebih

yaitu

:

pelaporan dan pe ngk om uni kas ia n.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


76 Laporan-laporan pengambilan keputusan. terpadu

memberikan

bagi

semua

bag!

Selain itu sistem pelaporan yang

mengkomunikasikan

bermanfaat

dasar

informasi yang

manajer

dan

berarti

karyawan

dan dalam

pe r u sa ha an . Keefektivan pemakainya

diskriminasi yang memadai,

dapat dipahami,

dan konsisten dengan Oalam penjualan

para

harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut

relevan, padat, tepat,

laporan yang diberikan kepada

bab

tepat waktu,

lingkup yang

dapat

diandalkan

laporan-laporan lain.

III telah

setiap

:

disebutkan

akhir bulan

hanya

bahwa

membuat

bagian laporan

omzet penjualan. Laporan apabila

omzet penjualan akan

lebih

bermanfaat

dicantumkan pula berapa budget penjualan

yang

dikehendaki.

Hal ini harus dilakukan supaya kepala unit

mengetahui

seberapa

besar

budget

penjualan

dipenuhi dan seberapa jauh penyimpangannya Penyimpangan dicari

penyebab

yang terjadi akan

dan alternatif

dapat

.

dianalisis

'pemecahannya.

dan

Bentuk

laporan omzet penjualan dapat dilihat pada lampiran 5. Kepala unit, berdasarkan laporan omzet penjualan bulanan

yang

disusun bagian penjualan,

setiap

akhir

triwulan akan menyusun analisis penjualan menurut jenis produk.

SKRIPSI

Oari

analisis

penjualan


menurut

jenis

CONSTANTE HENRIETTE


77 produk

para

direksi dapat melihat

yang disukai

mengetahui

konsumen,

penjualan ramalan

apa

konsumen.

Setelah oleh

produk-produk

para direksi

untuk penjualan

Selanjutnya

produk-produk

budget

dapat

triwulan

yang

disukai

menyusun

ramalan

berikutnya.

disusunlah penjualan

Berdasarkan

budget dipakai

penjualan. sebagai

dasar

penyusunan budget produksi. Adanya dapat

penyempurnaan

laporan-laporan

menolong manajemen dalam

melakukan

penjualan perencanaan

dan pengendalian produksi.

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


79 berdasarkan

produk

yang

kurang

persediaan

barang

jadinya,

tetapi

kenyataannya produk-produk yang

pembeli

tidak

tersedia di

penulis,

penyebab ketidaktersediaan produk yang

pembeli

adalah

persediaan

gudang.

Menurut

ketidakcocokkan

di gudang

dicari pendapat dicari

antara

catatan

(administrasi persediaan

gudang)

dengan persediaan fisik barang di gudang. Tidak perusahaan penjualan disusun

adanya mempunyai

yang tidak

produk-produk sedang

koordinasi dan pengaruh

disusun. mempunyai yang

Perusahaan

harus

terhadap

dalam

perencanaan

Perencanaan

penjualan

dasar

kuat

sehingga

tidak

tersedia,

disukai

produk-produk

komunikasi

yang

yang

pembeli tidak

disukai

mengetahui selera

yang

bertumpuk.

konsumen

sebelum

menyusun perencanaan penjualannya. Perencanaan penjualan dimulai dengan ramalan

penjualan.

perusahaan

tidak

Ramalan didukung

penjualan oleh

penyusunan

yang

disusun

informasi-informasi

penjualan yang memadai akibatnya perencanaan

penjualan

yang disusun tidak realistis. Perencanaan mengakibatkan

penjualan

yang

tidak

realistis

anggaran penjualan yang disusun

tinggi dan sukar dicapai. Akibatnya anggaran

terlalu penjualan

tidak dapat dipakai sebagai alat pengendalian. Perencanaan

SKRIPSI

produksi

merupakan


kegiatan

yang

CONSTANTE HENRIETTE


80 menunjang

kegiatan

penjualan.

Perencanaan

penjualan

yang

tidak realistis menyebabkan perencanaan

produksi

yang

disusun tidak realistis pula.

anggaran

produksi

tidak

perencanaan,

dapat

laporan

berfungsi

sebagai

alat

pengkoordinasian dan pengawasan.

Kurangnya perusahaan

Akibatnya

komunikasi

ditunjukkan

penjualan

dan

pula oleh

yang

koordinasi kurangnya

disediakan

dalam laporan-

untuk

mengambil

keputusan produksi.

2- Sar.an Untuk dikemukakan, berikut

mengatasi

permasalahan

yang

telah

penulis mengusulkan beberapa saran sebagai

:

a. Sistem informasi yang ada dalam perusahaan harus diperbaiki

sehingga

berjalan dengan

arus

kegagalan penjualan,

tidak oleh

besar

menyusun

euatu

laporan

dengan tujuan untuk melihat

kerugian yang

tersedianya produk-produk konsumen.

diderita yang

Laporan kegagalan penjualan

selanjutnya tidak dipergunakan

digantikan

SKRIPSI

karena diminati

hanya dipergunakan sebagai langkah awal, untuk

dapat

lancar.

b. Kepala seksi penjualan

seberapa

informasi

dengan

laporan


analisis

ini

sedang

lagi

dan

penjualan

CONSTANTE HENRIETTE


81 menurut jenis produk yang lebih bermanfaatc. Setiap

seminggu sekali

pertemuan

dengan

kepala

para

unit

kepala

mengadakan

seksi

untuk

mendengar laporan jalannya operasi selama minggu yang

lalu

dan

merencanakan

kegiatan-kegiatan

yang harus dilakukan selama minggu berjalan. d. Perusahaan secara

sebaiknya

teratur

sehingga

minimal

terdapat

persediaan

mengadakan enam

kecocokkan

di gudang

stock

dengan

opname

bulan

sekali,

antara

catatan

persediaan

fisik

barang di gudang. e. Perusahaan memerlukan analisis penjualan menurut jenis yang

produk, disukai

untuk

mengetahui

oleh konsumen,

produk-produk

sebelum

menyusun

perencanaan penjualannya. f. Perusahaan harus menyusun perencanaan yang

realistis,

penjualan

periode

perencanaan

yang didasarkan yang akan

produksi

yang

penjualan

pada

datang,

ramalan sehingga

disusun

juga

realistis. g. Komunikasi susunnya dengan

dapat lebih ditingkatkan dengan laporan

tanggung

pelaksanaan jawab

Laporan-laporan ' ini

berkala

masing-masing

berguna

bagi

di

sesuai bagian.

pengambilan

ke p u t u s a n .

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


DAFTAR KEPUSTAKAAN

Anthony, Dearden and Bedford, SistejiL Pengendalian Mana.iemen . te r .iemahan Acius MauLlajia, Edisi Kefim&^» Erlangga, Jakarta, 1985. Gunawan Adisaputro, Marwan Asri, &CLSg§£S!l Egn.y.s§.haan.s ' E
Aksara,

Matz, and U s r y , Cos t Accoun ting Planni ng and Control,, £igil£. Ediîoa, South-Western Publishing Co. Murdick, Robert G.„ and Joel E. Ross, Information System, for Moderp, Management. Second £d,i.tLori, Pr ent ic e- Ha ll , India, 1977. Roche, A., Accountancy Control System. Eic&t 1222., Longman Group Limited, 1982.

Published

Sof jan Assauri, ttell&SgQieQiL P r o d u k s i . Edisi. fcLetiga,, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 1980. Sutjiwati Kusuma, Penyempurnaan System Informasi. d«an.aieme,CL untuk EeceQcariaan, dan. Bgngaaialian, B C 2 du(<si. &ada Perusahaan 1 X 1 di. Surabaya. 1, Skripsi Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi, Perpustakaan Universitas Airlangga, Surabaya, 1991. Welsch, Glenn A., EeayyûriarL &Q,gga£arL EfetusahaaCL CBy.dgetiiigl Perencanaan dan. Eengendaiian. Lsfes^ tgciemabari A ^ F a ^ l y ^ B e c ^ l i e n Ka c t i a L R§.f_-..» Edisi Asli ke IV.. Aksara Baru, Jakarta, 1985. Wilkinson, Joseph W., §i§fcgoi Akuntansi, dan, Infgc.magi„, aiih b&haga ManiaQUSL Sinaga S^_ A k ^ Jilid L £s!i&L K§dy.g., Erlangga, Jakarta, 1990. Wilson, James D., and John B. Campbell, ConttQlletghiE. Iuaas, kkutitajx M^nalemeil, d l t e c i m a h k a a Q ls h . H i n t i n Feo.Lx Tiendera. Erlangga, Jakarta, 1983. Wu,

SKRIPSI

Frederick H., Recounting. IntormatI q q . Theory and Ec&c£ice» McGraw Hill Book Tokyo, 1984.


Systems.^ Company,

CONSTANTE HENRIETTE


Lampiran 1 LAPORAN KEGAGALAN PENJUALAN BULAN : .......... TAHUN : ..... JUMLAH TANGGAL

UNIT

JENIS PRODUK DIMINTA

TERSEDIA

SELISIH

TOTAL

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


Lampiran 2 ANALISIS PENJUALAN MENURUT JENIS PRODUK TRIWULAN : I TAHUN : .......... ACTUAL

BUDGET

DIATAS (DIBAWAH) BUDGET

PRODUK Kg

Rp

Kg

Rp

Kg

.

Rp

TOTAL

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


Lampiran 3 RAMALAN PENJUALAN TRIWULAN : I

TAHUN : . .

PRODUK A

PRODUK B

Kg

Kg

PROOUK C

PROOUK 0

Kg

Kg

PROOUK E

BULAN Rp

Rp

Rp

Rp

Kg

Rp

TOTAL

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


Lampiran A LAPORAN HASIL PRODUKSI BULAN : ............ TAHUN : Jenis ProduK Keterangan A

B

C

D

E

Realisasi Budget Diatas (dibawah) budget

SKRIPSI


CONSTANTE HENRIETTE


Lampiran 5 LAPORAN OMZET PENJUALAN BULAN : ............ TAHUN : Jenis Produk Keterangan A

B

C

D

E

Realisasi Budget Oiatas

SKRIPSI

(dibawah) budget


CONSTANTE HENRIETTE

INFORMASI PENJUALAN OAN PENGARUHNYA TERHADAP KEPUTUSAN PRODUKSI PAD A PD ANEKA PANG AN UNIT PABRIK COKLAT TJENDERAWASIH Dl SURABAYA

Recommend Documents