Uživatelský manuál
Import záznamů z WOS/SCOPUS 16. 12. 2016 Import jednotlivých záznamů z WOS/SCOPUS se provádí ve formulářích ARL. Po přihlášení do myASEP klikneme na Nový záznam, na hlavní liště vybereme ikonu importu záznamů. Otevře se vyhledávací okno, kde je možné zvolit databázi (WOS, SCOPUS) a publikaci vyhledat podle názvu (doporučujeme) nebo autorů. Vyhledané záznamy se zobrazí v tzv. přebíracím formuláři, kde je třeba zkontrolovat a upravit naimportované údaje. Po dokončení úprav v přebíracím formuláři vybereme typ dokumentu ASEP a záznam se převede do formuláře podle typu dokumentu. Zde lze doplnit údaje, uložit, zveřejnit v IPAC. V případě velkého množství autorů, je možné uložit přebírací formulář a postupně navázat autory na správné autority a teprve potom vybrat formulář ASEP. Informaci o zařazení nových publikacích do databází WOS a SCOPUS je možné získat například na základě nastaveného alertu z WOS a SCOPUS.
1. Vyhledání záznamu ve WOS/SCOPUS 2. Přebírací formuláře a. Přebírací formulář záznamu z WOS b. Přebírací formulář záznamu ze SCOPUS
3. Uložení záznamu z WOS/SCOPUS do ASEP a zveřejnění v IPAC 1. Vyhledání záznamu ve WOS/SCOPUS Po přihlášení do myASEP zvolíme „Nový záznam“. V okně formulářů vybereme z horní lišty ikonu Import z WOS/SCOPUS. (Obr. č. 1.)
Obr. č. 1. Ikona importu WOS/SCOPUS
1
Uživatelský manuál •
• • •
Do vyhledávacího okna vložíme název dokumentu (Obr. č. 2.). Pokud název obsahuje znaky jako pomlčky, lomítka, speciální znaky, může nastat s vyhledáním problém (zejména při vyhledávání v databázi SCOPUS). Doporučujeme potom zkrátit název tak, aby speciální znaky neobsahoval. (Např. Př.: „Incorporation of vacancy generation/annihilation into reactive diffusion concept – Prediction of possible Kirkendall porosity“ zkráceno na „Incorporation of vacancy generation“. Zvolíme databázi WOS nebo SCOPUS (roletka). Potvrdíme tlačítkem „Vyhledat“ (Obr. č. 2). Vyhledá se záznam (někdy se může vyhledat i více záznamů). Tlačítkem OK se potvrdí výběr (Obr. č. 3, 4).
Obr. č. 2. Vyhledávací okno - WOS
Obr. č. 3. Výsledky vyhledávání ve WOS
2
Uživatelský manuál
Obr. č. 4. Výsledky vyhledávání ve SCOPUS
2. Přebírací formuláře Záznam se otevře v tzv. přebíracím formuláři. Údaje v přebíracích formulářích z WOS a SCOPUS:
Přebírané údaje z WOS a SCOPUS: WOS Autorské údaje Název Jazyk práce Údaje o periodiku / sborníku/monografii Číslování, ISSN, ISBN UT WOS DOI Druh dokumentu WOS
Rok vydání Klíčová slova Anotace (v jazyce práce) Celkový počet autorů PubMedID
SCOPUS Autorské údaje Spolupracující instituce autora Název Jazyk práce Údaje o periodiku / sborníku/monografii Číslování, ISSN, ISBN UT SCOPUS DOI Druh dokumentu SCOPUS Nakladatel Místo vydání Země vydání Rok vydání Klíčová slova Anotace (v jazyce práce) Celkový počet autorů
Autorské údaje: •
Je třeba je zkontrolovat a upravit, zejména autoritní údaje (podle manuálu ASEP). o Každého autora je nutné vybrat z rejstříku a navázat na správnou autoritu (pokud existuje). o Pokud neexistuje, vyplníme požadovaná pole pro autoritu autora.
3
Uživatelský manuál Ústavní autoři musí mít uvedeno celé jméno, pokud se jedná o autora cizího, musí se doplnit země. K ověření afiliací a zemí autorů slouží odkaz do WOS/SCOPUS vpravo ve zobrazovacím formátu. Nenavázané autority, které nemají uvedenou zemi, budou z autoritní báze v rámci čištění databáze průběžně mazány. o
• •
Údaje o periodiku/sborníku/monografii: •
K ověření údajů o periodiku/sborníku slouží odkaz do WOS/SCOPUS vpravo ve zobrazovacím formátu. o Pokud je uvedeno správné ISSN, není třeba periodikum vybírat z rejstříku, autorita se naváže na existující. Zkontrolujeme údaje o číslování o ISBN - pokud jsou v záznamu dvě ISBN, naimportují se obě a zpracovatelé si zvolí, které budou ukládat.
Klíčová slova Zpracovatel musí rozhodnout o převzetí/nepřevzetí klíčových slov. Je možné před převzetím některá smazat.
Spolupracující instituce (SCOPUS) •
Je možné převzít údaje o spolupracující (mimoústavní) instituci (v ASEP pole Spolupracující instituce).
a. Přebírací formulář záznamu z WOS - příklad
Přes odkaz do WOS je možné si prohlédnout dokument ve WOS a ověřit údaje.
Obr. č. 5. Přebírací formulář a kontrola údajů ve WOS
4
Uživatelský manuál
Obr. č. 6. Přebírací formulář - výběr autorů z rejstříku
ISSN zdrojového dokumentu zkontrolujeme podle WOS
Obr. č. 7. Přebírací formulář – zdrojový dokument
5
Uživatelský manuál
Obr. č. 8. Přebírací formulář - převzetí klíčových slov
Uložení záznamu viz Kapitola 3. Uložení záznamu do ASEP a zveřejnění v IPAC.
b.
Přebírací formulář záznamu ze SCOPUS - příklad
Pokud je ve SCOPUS správně vyplněna ústavní afiliace, v autorských údajích se objeví ústav. Je třeba zkontrolovat a upravit všechny údaje (zejména autoritní - autoři, údaje o periodiku). Každého autora je nutné vybrat z rejstříku a navázat na správnou autoritu (pokud existuje). Pokud neexistuje, vyplníme požadovaná pole pro autoritu autora. K ověření afiliací a zemí autorů slouží odkaz do SCOPUS vpravo ve zobrazovacím formátu.
6
Uživatelský manuál
Přes odkaz do SCOPUS je možné si prohlédnout dokument a ověřit údaje.
Obr. č. 9. Přebírací formulář a kontrola údajů ve SCOPUS
Obr. č. 10. Výběr autora z rejstříku
7
Uživatelský manuál
Obr. č. 11. Přebírací formulář – převzetí spolupracující instituce
Obr. č. 12. Přebírací formulář – převzetí klíčových slov
3. Uložení záznamu z WOS/SCOPUS do ASEP a zveřejnění v IPAC V dolní části přebíracího formuláře WOS/SCOPUS vybíráme pracovní formulář ASEP – typ dokumentu. S výběrem typu dokumentu může pomoci pole Druh dokumentu WOS/SCOPUS (Article, Review, Letter, Proceedings Paper atd.).
8
Uživatelský manuál
Obr. č. 14. Výběr typu dokumentu v přebíracím formuláři Výběrem typu dokumentu a uložením se přebírací formulář změní na záznam vybraného typu dokumentu ASEP, který má přidělené systémové číslo a lze jej najít mezi neodeslanými záznamy. V záhlaví záznamu se zobrazí vybraný typ dokumentu. Dále se se záznamem pracuje jako s každým jiným záznamem v ASEP, tj. po zkontrolování všech údajů je možné jej odeslat do IPAC (zveřejnit). Pokud má záznam mnoho autorů, které nejste schopni najednou navázat na autority, je možné přebírací formulář uložit. Záznam bude v neodeslaných záznamech. Lze se k němu průběžně vracet, autory postupně navázat a teprve potom vybrat formulář ASEP.
Neodeslané záznamy - uložený přebírací formulář má systémové číslo - není uvedený typ dokumentu
Obr. č. 13. Zobrazení uloženého přebíracího formuláře mezi neodeslanými záznamy.
9
