Adw/mab
MK
1
Introductie Doel project
Tekstvaardig is een methode die je in staat stelt allerlei communicatieve en sociale vaardigheden in te oefenen die in je beroepssituatie belangrijk zullen zijn. De belangrijkste doelstelling van dit project bestaat erin je verantwoordelijkheid, zelfwerkzaamheid en kritische zin te ontwikkelen en de integratie van verschillende disciplines en vaardigheden te bevorderen. Zo zal de inhoudelijke input voor bepaalde communicatieve taken uit andere opleidingsonderdelen komen.
Projectwerk
Je krijgt de kans om in de loop van een semester een project uit te werken in teamverband. Van je lector verneem je: - hoe de groepssamenstelling georganiseerd wordt; - hoe de begeleiding georganiseerd wordt; - op welke manier en volgens welke criteria je werk geëvalueerd wordt.
Inhoud project
In het project voer je een reeks communicatieve taken uit in groep.
Sociale vaardigheden
Je leert: -verantwoordelijk op je te nemen (responsabilisering); -te werken in teamverband (teamspirit); -weerbaarheid aan te kweken (assertiviteit); -werkzaamheden te plannen (timemanagement); -termijnen en afspraken te respecteren (stiptheid); -contacten te leggen en afspraken te maken (contactvaardigheid); -je in anderen in te leven (empathie); -zelfstandig te werken (zelfstudie); -taakgericht en probleemoplossend te werken;
Adw/mab
MK
2
Communicatieve vaardigheden
Je leert diverse communicatieve vaardigheden te ontwikkelen. De onderstaande tabel geeft je een overzicht:
Vaardigheid formuleren
Symbool
corresponderen schriftelijk rapporteren dialogeren vergaderen verslag uitbrengen
©
telefoneren persberichten en folders schrijven informatiebronnen raadplegen informatie verwerken
Adw/mab
MK
3
Soorten bronnen
Voor deze methode heb je verschillende bronnen nodig.
Bron Tekstvaardig tekstgids
Tekstvaardig werkboek
Deel
Inhoud
deel 1 communicatieve vaardigheden
theoretische achtergrondinformatie over schriftelijke en mondelinge vaardigheden
deel 2 media
theoretische achtergrondinformatie over belangrijke communicatiemedia
deel 1 projectgids
checklists, analyseformulieren
deel 2 werkinstructies cd-rom Semesterplanning
Gebruik bronnen
werkinstructies bij communicatietaken • document Projectbeschrijving • oefeningenpakket deadlines per team en tijdstippen consultaties
In deze bundel vind je de beschrijving van alle taken waaruit het project bestaat. Waar nodig, verwijst de bundel je door naar de Werkinstructies die je stapsgewijs duidelijk maken hoe je een communicatieve taak efficiënt aanpakt. Bij de stappen waar het nodig is, kom je te weten waar je noodzakelijke achtergrondinformatie op kunt zoeken in de Tekstgids. Na de studie van die informatie kun je de stap uitvoeren. Hieronder vind je een schematische weergave van de werkwijze.
Projectbeschrijving
Werkboek: werkinstructies
Tekstgids
Adw/mab
MK
4
Delen van het project
Het project bestaat uit vier modules.
Module 1 (voorbereiding) Module 2
Je voert een aantal voorbereidende werkzaamheden uit. De inhoudelijke input van deze module komt uit het opleidingsonderdeel strategisch marketing. De communicatieve taken die je in deze module uitvoert, zijn: - vergaderen; - notuleren; - rapporteren; - corresponderen; - dialogeren; - formuleren; - informatiebronnen raadplegen; - informatie verwerken.
Module 3
Module 4 (afsluiting)
Je hebt de keuze uit de volgende mogelijkheden: • Je voert enkele sollicitatiegesprekken en schrijft daarover een informatief verslag. • Je voert enkele zakelijke telefoongesprekken én schrijft enkele zakelijke teksten. Daarbij kun je kiezen tussen brieven, folders, persberichten of een informatief verslag over onlinerekruteren. • Je gaat op interview bij 2 afgestudeerden van je richting en van jouw niveau en schrijft daarover een informatief verslag. • Je analyseert en evalueert 4 zakelijke brieven van een bedrijf uit je toekomstig werkveld. Je schrijft hierover een beknopt evaluerend verslag en je herschrijft die brieven. Je voert een aantal afsluitende werkzaamheden uit.
Modules
Het project bestaat uit vier modules. Elke module is op zijn beurt opgebouwd uit één of meer procedures (= samenhangende reeks taken). Uiteindelijk bestaat het project uit 8 procedures. Je vindt de modules en procedures beschreven in deze bundel Projectbeschrijving. Je start met module 1 en op het einde van het semester rond je af met module 4. De taken van module 2 en module 3 lopen niet noodzakelijk na elkaar !
Symbolen
De opdrachtbeschrijvingen in deze bundel bevatten een kolom Vaardigheden. De symbolen in deze kolom verwijzen naar de communicatieve vaardigheden die op blz. 3 van deze bundel gepresenteerd worden als communicatieve doelstellingen van het projectwerk.
Adw/mab
MK
5
Adviezen
Projectwerk veronderstelt een efficiënte aanpak. Vandaar enkele adviezen.
Advies
1
2
Adw/mab
omschrijving Zorg voor een zorgvuldige planning van de werkzaamheden. Een verstandige planning veronderstelt dat je tegelijkertijd aan verschillende taken werkt. De kalender die je van de lector krijgt, zal een richtsnoer zijn. Houd er ook rekening mee dat werkzaamheden altijd uitlopen (b.v. onvoorziene omstandigheden enz.) Teamwerk veronderstelt geregeld overleg met de teamleden. Dat overleg kan en mag niet beperkt blijven tot de overlegrondes waartoe de opdrachtbeschrijving je verplicht. Je zult m.a.w. geregeld zelf het initiatief moeten nemen om de koppen bij elkaar te steken, b.v. om: • te bepalen welke opdrachten je individueel of gezamenlijk uitwerkt; • bij de diverse opdrachten een manier van werken en een timing af te spreken; • eventueel individueel uitgevoerde opdrachten met het team kritisch te evalueren en bij te sturen; • het verloop van de werkzaamheden te bewaken; • het functioneren van de leden binnen het team te bespreken. Probeer overigens het spontaan georganiseerde werkoverleg zo efficiënt mogelijk te laten verlopen door zoveel mogelijk de principes na te leven, zoals ze worden uiteengezet in Tekstgids en in Werkinstructies.
3
Zorg altijd voor een evenwichtige verdeling van de taken.
4
Let erop dat je voor elke taak de opdrachtbeschrijving zorgvuldig leest en dat je altijd precies uitvoert wat gevraagd wordt.
MK
6
Geregeld zul je met je team contact opnemen met de lector (= consultatie) om de vorderingen van de werkzaamheden te bespreken. Let erop dat: • je bij elke consultatie zowel voor de lector als voor alle groepsleden over een kopie van het gepresteerde werk beschikt; • je naar elke consultatie Tekstgids en Werkboek meebrengt; • je altijd een groepslid als woordvoerder aanduidt en dat bij verschillende consultaties telkens een ander groepslid die rol waarneemt; De woordvoerder legt in naam van het team vragen, problemen enz. aan de lector voor. Daarom hanteert de woordvoerder het zenderperspectief in de wij-vorm. • je altijd kunt verklaren welke achtergrondinformatie je gebruikt hebt en dat je altijd de gekozen werkwijze kunt verantwoorden; • de lector alles wat je voorlegt (oplossing, voorstel) als het resultaat van groepswerk benadert en dat je individueel aanspreekbaar bent, zowel over je eigen bijdrage als over het gemeenschappelijk resultaat.
5
6
Aarzel niet om problemen met de opdracht, onduidelijkheden in de theorie of moeilijkheden binnen de groep aan je lector voor te leggen.
Leg nooit zomaar een probleem aan je lector voor maar bewijs je zin voor initiatief door zelf mogelijke oplossingen aan te brengen.
7
8
Evaluatie
Leg problemen niet individueel maar gezamenlijk aan je lector voor.
In het onderstaande schema vind je een overzicht van de evaluatiemethode voor de communicatietaken in de diverse modules.
Onderdeel Strategisch Marketing Communicatietaken uit module 2 en 3 Totaal
Adw/mab
Aandachtspunten
Wegingscoëfficiënt
Zie afspraken collega Marketing Kwaliteit eindproduct
13% 52% 65%
Permanente evaluatie
Leerproces Groepsproces Attitudes
20 %
Groepsevaluatie
Groepsproces
15 %
MK
7
Module 1: Start project Inhoud procedure 1
Het project opstarten
Taak
Handeling
1
Lees in deze bundel individueel de volledige opdrachtbeschrijving door, zodat je een duidelijk beeld krijgt van alle verplichte taken.
Vaardigheid
Lees en bestudeer nauwkeurig de informatie en opdracht van je lector marketing.
Adw/mab
2
Lees individueel de kalender door.
3
Kom met je team samen en bespreek eventuele vragen over deze projectbundel (niet over strategisch marketing; die komen later aan bod).
4
Stuur je lector een mail met de namen van de teamleden en met het e-mailadres van alle teamleden. Raadpleeg hiervoor Tekstgids deel 1 en 2 (neutraalnieuwsbrief).
MK
8
Module 2: Communicatietaken uit opdracht marketing Inhoud module 2
In module 2 produceer je een aantal tekstsoorten (mondeling en schriftelijk): - vergaderen; - notuleren; - rapporteren; - corresponderen. Daartoe zal je ook moeten: - dialogeren; - formuleren; - informatiebronnen raadplegen; - informatie verwerken. De eerste taak bestaat erin in met je team een overleg te organiseren over de taak van strategisch marketing. Dat doe je in verplichte vergadering 1. Uiteraard zal je meer moeten vergaderen. Van al die vergaderingen maak je telkens een vergaderverslag. De resultaten van het project verwerk je in een beknopt rapport.
Adw/mab
MK
9
Inhoud procedure 2
Een overlegronde organiseren
Taak
5
6
Bereid je individueel voor op de overlegronde (verplichte vergadering 1, taak 12) door de agenda van die vergadering te bestuderen die je onder taak 18 vindt. Uiteindelijk is het de bedoeling van de overlegronde dat je team tot een beperkte inventaris van vragen/problemen komt die aan de marketinglector voorgelegd kan worden en dat er een duidelijk plan van aanpak is. Bestudeer individueel het hoofdstuk Vergaderen in deel 1 Van Tekstgids.
8
Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een actie- en besluitenlijst van de overlegronde uit moet werken. Raadpleeg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren) in Werkboek. Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) in het Werkboek aandachtig te bestuderen. Vergeet vooral de theorie uit Tekstboek niet en kies de geschikte procedure. Zorg ervoor dat je die kan benoemen en dat je die strikt volgt. Zorg er als voorzitter voor dat alle teamleden ten laatste twee dagen voor de vergadering alle informatie hebben die nodig is. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) in het Werkboek aandachtig te bestuderen.
10
11
Vaardigheid
Spreek met het oog op de overlegronde (verplichte vergadering 1, taak 12) af wie de rol van voorzitter en wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat er nog overlegrondes volgen en dat de rol van voorzitter en notulist telkens bij een ander groepslid moet berusten.
7
9
Adw/mab
Handeling
MK
10
Taak 12
Beleg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) de verplichte vergadering 1.
13
Doe aan zelfreflectie en kaart daarom naderhand met de groep nog eens na over de overlegronde. Kunnen we deze ervaring constructief gebruiken bij toekomstig groepsoverleg?
14
Werk als notulist na de overlegronde een actieen besluitenlijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren) in het Werkboek.
15
Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie- en besluitenlijst dat de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie eventueel aan.
16
Stuur op het afgesproken tijdstip (zie kalender) de actie- en besluitenlijst als bijlage bij een mail naar de betrokken lectoren. Raadpleeg voor de redactie van de begeleidende mail de Tekstgids.
17
Verbeter de actie- en besluitenlijst, nadat je de schriftelijke feedback van de lector ontvangen hebt (zie kalender): • Bestudeer eerst de feedback van de lector. • Houd met de feedback rekening bij de verbetering.
18
Adw/mab
Handeling
Vaardigheid
©
©
Stop de definitieve versie van de actie- en besluitenlijst in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft.
MK
11
Agenda
Hieronder vind je een agenda met de punten die minimaal tijdens de verplichte vergadering 1 aan bod moeten komen. Afhankelijk van de situatie kun je de agenda aanvullen met extra agendapunten. De tijdsaanduiding is indicatief.
Agenda overlegronde procedure 2 1 Opening
(1 minuut)
2 Agendavaststelling
(1 minuut)
3 Notulen vorige vergadering
(1 minuut)
4 Probleeminventaris - informatieve briefing - beraadslaging - besluitvorming
(15 minuten)
5 Taakverdeling en tijdslijn - brainstorming - besluitvorming - afspraak
(10 mintuten)
6 Varia - e-mail met lector - werkwijze uitwerking taak
(4 minuut)
7 Afspraak
(1 minuut)
8 Sluiting
(1 minuut)
Belangrijk: - Zorg ervoor dat je de procedure uit het hoofdstuk vergadering nauwgezet volgt. -
Het is de bedoeling van punt 4 (probleeminventaris) dat je team een beperkte lijst (maximaal 5) van vragen/problemen opstelt die het team ter verduidelijking aan de marketinglector voorlegt. Een antwoord op die vragen/problemen kan ervoor zorgen dat je team goed van start gaat.
Tijdens de vergadering zal de voorzitter: heel kort de marketingopdracht toelichten en de teamleden hun vragen/problemen laten voorleggen (informatieve briefing); • een beraadslaging leiden om een beperkte inventaris (maximaal 5) te maken van de vragen/problemen die echt relevant zijn om aan de marketinglector voor te leggen. Veel vragen/problemen zullen immers door de teamleden in de vergadering opgehelderd worden. • samen met het team tot een definitieve lijst komt (besluit). •
Het is dus absoluut noodzakelijk dat elk teamlid vooraf de marketingopdracht grondig bestudeert en voor zichzelf een lijst maakt van moeilijkheden/problemen.
• • • • Adw/mab
Het is de bedoeling van punt 5 (taakverdeling en tijdslijn) dat je met je team tot een realistisch plan van aanpak komt waarbij: de taken evenwichtig verdeeld zijn onder de teamleden; er bij elke taak een controle door de andere teamleden georganiseerd is; er rekening wordt gehouden met de timing van het project (zie kalender); er speelruimte is in de timing om eventuele onvoorziene omstandigheden op te vangen. MK 12
Inhoud procedure 3
Vergaderen en notuleren Taak 19
20
Adw/mab
Handeling
Vaardigheid
Bereid de volgende overlegrondes die je team heeft voor deze module grondig voor door de theorie over vergaderen te bestuderen. Bepaal wie voorzitter en wie notulist is en zorg voor afwisseling. Stel de agenda op, leg de procedures per agendapunt vast.
21
Houd de vergadering op het tijdstip dat je samen hebt afgesproken. Volg daarbij de procedures uit het handboek.
22
Maak van elke vergadering een actie- en besluitenlijst. Bezorg die telkens aan alle teamleden en aan de betrokken lectoren met een verzorgde begeleidende mail.
23
Stop de actie- en besluitenlijsten in de portfolio. Ze vormen een logboek van jullie activiteiten.
MK
13
Inhoud procedure 4
De onderzoeksresultaten schriftelijk rapporteren
Taak
Handeling
24
Lees individueel de theorie door over beknopt rapporteren. Focus je vooral op het adviserend beknopt rapport.
25
Bereid de uitwerking van het rapport voor door samen het geschikte bouwplan (deel 1 van Tekstgids) te selecteren en door samen te zoeken naar de juiste vormgeving (deel 2 van Tekstgids)
26
Werk een conceptversie van het volledige rapport uit. Formuleer de tekst zo correct, duidelijk, aantrekkelijk en gepast mogelijk. Volg de werkinstructies (beknopt rapporteren) Leg op het afgesproken tijdstip aan je lector de conceptversie ter bespreking voor. Zorg ervoor dat je de structuur kunt verantwoorden en dat de formulering beantwoordt aan doordachte keuzes. Werk het rapport definitief uit en verwerk de opmerkingen van de lector.
27
28 29
Adw/mab
Vaardigheid
Dien het rapport in op het afgesproken tijdstip. Zorg voor een exemplaar voor elke lector.
MK
14
Module 3: communicatieve taken
Inhoud module 3
In eerste instantie organiseer je met je team een werkoverleg. Op de agenda van dat overleg staat één punt centraal: een verantwoorde keuze maken voor een extra communicatieopdracht. Je kunt kiezen uit verschillende mogelijkheden. Keuze 1 Keuze 2
Keuze 3
Keuze 4
Je voert enkele sollicitatiegesprekken en schrijft daarover een informatief verslag; Je voert enkele zakelijke telefoongesprekken. Daarnaast schrijf je enkele zakelijke teksten. Daarbij heb je de keuze uit de redactie van: • enkele brieven • een folder • een persbericht • een informatief verslag over onlinerekruteren. Je neemt een interview af van 2 afgestudeerden van jouw richting en van jouw niveau en schrijft daarover een informatief verslag. Je beoordeelt de kwaliteit van vier brieven. Die brieven komen bij voorkeur uit hetzelfde bedrijf/dezelfde organisatie maar zeker uit je toekomstig werkveld. Je verwerkt het resultaat in een beknopt evaluerend rapport (beleidsnota) en je herschrijft de brieven.
In tweede instantie voer je de gekozen communicatieopdracht consequent uit, zonder terug te komen om de genomen beslissing.
Hieronder lees je de invulling van de eerste keuze.
Keuze 1
Adw/mab
Met je team ga je op sollicitatiegesprek bij een bedrijf of een selectiebureau voor een functie die aansluit bij je opleiding. Ten minste twee teamleden voeren een fictief sollicitatiegesprek. De andere teamleden treden op als observatoren-verslaggevers. Het is eveneens de bedoeling dat er een degelijke nabespreking plaatsvindt, waarbij het team samen met de interviewer(s) kritisch terugblikt op de gevoerde gesprekken (welke antwoorden waren goed/niet goed en waarom, waarom werden bepaalde vragen gesteld enz.) Uiteindelijk schrijf je als een team voor je lector een informatief verslag over de ervaringen.
MK
15
Hieronder lees je de invulling van de tweede keuze. Keuze 2
Je werkt een oefeningenpakket uit. Je stelt het pakket samen volgens de onderstaande instructies: • Je kiest als team uit opdracht 14 op blz. 110 van het oefeningenpakket op de cd-rom twee motieven voor een telefoongesprek in de praktijk en daarna voert elk teamlid daadwerkelijk twee telefoongesprekken. Je registreert die gesprekken op band of op cd-rom. • Je schrijft enkele zakelijke teksten. Je kunt kiezen uit de onderstaande vier mogelijkheden:
Je stelt zelf een pakket van 6 oefeningen corresponderen samen volgens het onderstaande stramien. Bovendien zorg je ervoor dat de categorieën goed nieuws, slecht nieuws, directieve boodschap en goodwill (zie het hoofdstuk Corresponderen in deel 1 van Tekstgids) ten minste één keer vertegenwoordigd zijn: • 1 reconstructieoefening uit de onderstaande reeks: - aanvaarding van een klacht: oefeningen cd-rom blz. 15 - klacht: oefeningen cd-rom blz. 76 - afwijzing: oefeningen cd-rom blz. 77 - verwelkoming: oefeningen cd-rom blz. 91 (opdracht 1) - excuusbrief: oefeningen cd-rom blz. 91 (opdracht 2). • 1 reconstructieoefening uit de onderstaande reeks: - informatie-aanvraag: oefeningen cd-rom blz. 36 - taakopdracht: oefeningen cd-rom blz. 42 - verzoek om domiciliëring: oefeningen cd-rom blz. 48 - betalingsverzoek: oefeningen cd-rom (opdracht 19) blz. 56 - betalingsverzoek: oefeningen cd-rom (opdracht 20) blz. 56 - betalingsverzoek: oefeningen cd-rom (opdracht 21) blz. 56 - offerte: oefeningen cd-rom blz. 57 - offerte: oefeningen cd-rom blz. 58 - prospectiefbrief: oefeningen cd-rom blz. 65 • 1 redactie uit de onderstaande reeks: - dienstmededeling gunstig nieuws: oefeningen cd-rom blz. 20 - memo met taakopdracht: oefeningen cd-rom blz. 43 - e-mail met taakopdracht: oefeningen cd-rom blz. 44 - memo met taakopdracht: oefeningen cd-rom blz. 45 - memo met taakopdracht: oefeningen cd-rom blz. 46 - ontslagbrief: oefeningen cd-rom blz. 79 - dienstmededeling ongunstig nieuws: oefeningen cd-rom blz. 80 - dienstmededeling bedanking: oefeningen cd-rom blz. 93 • 1 redactie uit de onderstaande reeks: - aanvaarding klacht: oefeningen cd-rom blz. 16 - inwilliging van een verzoek: oefeningen cd-rom blz. 17 - inwilliging van een verzoek: oefeningen cd-rom blz. 18 - gunstig bericht: oefeningen cd-rom blz. 19 - bedanking: oefeningen cd-rom blz. 92 - afscheid: oefeningen cd-rom blz. 94 - voorlichting: oefeningen cd-rom blz. 95
Adw/mab
MK
16
• 1 redactie uit de onderstaande reeks: - informatieaanvraag: oefeningen cd-rom blz. 37 - informatieaanvraag: oefeningen cd-rom blz. 38 - informatieaanvraag: oefeningen cd-rom blz. 39 - informatieaanvraag: oefeningen cd-rom blz. 41 - verzoek: oefeningen cd-rom blz. 49 - verzoek: oefeningen cd-rom blz. 50 - verzoek: oefeningen cd-rom blz. 52 - verzoek: oefeningen cd-rom blz. 53 • 1 redactie uit de onderstaande reeks: - wijzigingsvoorstel: oefeningen cd-rom blz. 78 - ongunstig bericht: oefeningen cd-rom blz. 82 - klacht: oefeningen cd-rom blz. 83 of blz. 84 - afwijzing: oefeningen cd-rom blz. 86 of blz. 88
Je kiest uit de opdrachtenreeks 3.2 vanaf blz. 120 op de cd-rom één redactionele oefening. Je kiest uit de opdrachtenreeks 4.2 op blz. 131 op de cd-rom één redactionele oefening. Met je team bezoek je ten minste 5 verschillende websites voor online- rekrutering (b.v. www. vacature.be, www.vdab.be, www.monster.be, www.jobat.be, www.arbajob.com, www.jobpilot.com, www.stepstone.be, www.hotjob.com, www.jobs-career.be, www.newmonday.be). Tijdens je bezoek concentreer je je vooral op overeenkomsten en verschilpunten m.b.t.: • toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid • taalkeuze • zoekcriteria • jobaanbiedingen die bij je studierichting aansluiten • interactieve training • informatie over sollicitatietechnieken • bedrijfsinformatie Het staat de teamleden vrij om desgevallend een of andere interactieve training uit te testen. Daarna schrijf je als team de bevindingen neer in een informatief verslag voor je lector.
____________________________________________________________ Keuze 3
Hieronder lees je de invulling van de derde keuze Met je team interview je 2 afgestudeerden van jouw richting en van jouw niveau in een bedrijf. Het is de bedoeling dat je zicht krijgt op hun taken en zeker ook op de communicatieve taken. Je neemt contact op met enkele organisaties/bedrijven en legt de bedoeling uit. Je bereidt dat gesprek voor met een vragenlijst die je vooraf aan je lector ter goedkeuring voorlegt. Je schrijft de bevindingen van de gesprek neer in een informatief verslag.
Keuze 4
Hieronder lees je de invulling van de vierde keuze Je team zoekt een bedrijf uit je toekomstig werkveld dat bereid is om vier brieven vrij te geven. Zorg ervoor dat die brieven van een verschillend type zijn (zie deel 1 Tekstgids). Je team analyseert die brieven aan de hand van de analyseformulieren in Werkinstructies en schrijft hierover een beknopt evaluerend rapport. Je team herschrijft de brieven.
Adw/mab
MK
17
Inhoud procedure 5
een overlegronde organiseren om de extra opdracht te kiezen
Taak
Handeling
36
Spreek met het oog op de overlegronde (taak 43) af wie de rol van voorzitter en wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat de rol van voorzitter en notulist telkens bij een ander groepslid moet berusten
37
Bereid je individueel voor op de verplichte vergadering 2 (taak 43) door de agenda van die vergadering én de toelichting te bestuderen. Je vindt die na taak 47. Uiteindelijk is het de bedoeling van de overlegronde om met het team een keuze te maken voor een extra opdracht.
Vaardigheid
• De overlegronde duurt ca. 30 minuten en vindt plaats in het bijzijn van de lector. • Onmiddellijk na de vergadering evalueert en becommentarieert de lector de vergadertechniek. • Zorg ervoor dat voor de overlegronde het vergaderlokaal volledig in orde gebracht is (schikking van tafels en stoelen).
Adw/mab
38
Bestudeer individueel het hoofdstuk Vergaderen in deel 1 van Tekstgids.
39
Bestudeer aandachtig de diverse keuzemogelijkheden (zie hierboven), zodat je de praktische implicaties van elke keuze correct in kunt schatten en een constructieve bijdrage kunt leveren aan de vergadering.
40
Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een essentie-per-onderwerpverslag van de vergadering uit moet werken. Raadpleeg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren) in het Werkboek.
41
Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) in het Werkboek aandachtig te bestuderen.
42
Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) in het Werkboek aandachtig te bestuderen.
MK
18
Adw/mab
43
Beleg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) de verplichte vergadering 2.
44
Werk als notulist na de overlegronde een essentie-per-onderwerpverslag uit. Volg de Werk- instructies (Een vergadering notuleren) in het Werkboek
45
Bespreek met het volledige team de conceptversie van het essentie-per-onderwerpverslag dat de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie eventueel aan.
46
Stuur op het afgesproken tijdstip (zie kalender) het essentie-per-onderwerpverslag als bijlage bij een mail naar je lector. Raadpleeg voor de redactie van de begeleidende mail de Tekstgids.
47
Verbeter het essentie-per-onderwerpverslag nadat je schriftelijk feedback van je lector hebt ontvangen. Houd rekening met de feedback bij de verbetering. Stop het essentie-per-onderwerpverslag in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Voeg er een geprinte versie van de feedback van de lector aan toe.
MK
©
19
Agenda
Hieronder vind je een agenda met de punten die minimaal tijdens deze verplichte vergadering 2 aan bod moeten komen. Afhankelijk van de situatie kun je de agenda aanvullen met extra agendapunten. De tijdsaanduiding is indicatief. De exacte invulling van het vijfde agendapunt is in deze agenda nog niet vastgesteld. Alle deelnemers aan de vergadering en in het bijzonder de voorzitter dienen bij de voorbereiding van de vergadering ermee rekening te houden dat het verloop van het vijfde agendapunt afhankelijk is van de gemaakte keuze bij het vierde agendapunt (zie: toelichting bij agenda hieronder). Een degelijke voorbereiding van alle betrokkenen is absoluut noodzakelijk. Agenda overlegronde procedure 5
Adw/mab
1. Opening
(1 minuut)
2. Agendavaststelling
(1 minuut)
3 Notulen vorige vergadering
(2 mintuten)
4. Keuze module 3 - beraadslaging - besluitvorming
(30 minuten)
5. Praktische afspraken
(20 minuten)
6. Afspraak volgende vergadering
(1 minuut)
7. Sluiting
(1 minuut)
MK
20
Toelichting bij agenda
Hieronder vind je nog enige verduidelijking bij de agenda. Keuze module 3 a. Maak een keuze voor een van de hoofdmogelijkheden die in deze bundel worden beschreven: keuze 1, keuze 2a, keuze 2b, keuze 2c, keuze 2d, keuze 3 of keuze 4. Om een verantwoorde keuze te maken, zul je enkele criteria in overweging moeten nemen. Idealiter zou de extra opdracht: - moeten aansluiten bij de belangstelling van het team; - haalbaar (werkdruk, tijdsbesteding) moeten zijn voor het team; - representatief moeten zijn voor de gevolgde studierichting. b. Opteert het team voor keuze 2, dan dringen zich nog enkele subkeuzes op: Bij keuze 2a
2b/c
2d
Bepaal je • eerst welke 2 motieven het team kiest om te telefoneren in de praktijk; • daarna binnen de opgegeven keuzemogelijkheid welke 6 correspondentieopdrachten het team uit zal werken. • eerst welke 2 motieven het team kiest om te telefoneren in de praktijk; • daarna binnen de opgegeven keuzemogelijkheid welke opdracht het team uit zal werken. • eerst welke 2 motieven het team kiest om te telefoneren in de praktijk; • daarna binnen de opgegeven keuzemogelijkheid welke 5 jobsites het team zal bezoeken.
Het team waakt erover dat ook de subkeuzes: - beantwoorden aan de opdrachtbeschrijving; - haalbaar (werkdruk, tijdsbesteding) zijn; - aansluiten bij de belangstelling van de teamleden. Praktische afspraken - bij keuze 1 (sollicitatiegesprekken) • Spreek mogelijke data af voor het bezoek aan bedrijf/selectiebureau. • Spreek af wie de diverse taken uit zal voeren en tegen wanneer. - bij keuze 2 • Maak de nodige afspraken voor de praktische telefoonopdracht en verlies daarbij niet uit het oog dat het de bedoeling is de gesprekken op band te registreren: • Spreek af waar je zult telefoneren. • Spreek enkele tijdstippen af waarop je de telefoongesprekken voert. • Spreek desgevallend af wie de reservatie van het telefoonlokaal van de school regelt (zie procedure 8b/8c/8d). - bij keuze 3 • Spreek mogelijke data af voor het interview. • Spreek een werkwijze en timing af voor de vragenlijst en leg een overlegmoment vast met de lector. • Spreek af wie taak 60 uit zal voeren en tegen wanneer. - Bij keuze 4 • Spreek een werkwijze af over het verzamelen van de brieven. • Spreek een nauwkeurige timing af. • Verzamel in meer dan een plaats brieven zodat je uiteindelijk kan kiezen.
Afspraak volgende vergadering • Leg een datum vast voor verplichte vergadering 3 (zie kalender en volgende procedure)
Adw/mab
MK
21
Inhoud procedure 6
Het project communicatie uitwerken Het verloop van deze procedure is afhankelijk van de gemaakte keuze tijdens de overlegronde in procedure 5.
Bij
Adw/mab
volg je
bladzijde
keuze 1
procedure 6 a
23
keuze 2a
procedure 6 b
26
keuze 2b/2c
procedure 6 c
29
keuze 2d
procedure 6 d
32
keuze 3
procedure 6e
35
Keuze 4
Procedure 6 f
58
MK
22
Procedure 6a
Om de extra opdracht bij keuze 1 uit te voeren, volg je de onderstaande procedure 6a Taak
Handeling
48
Je hebt geopteerd voor een extra opdracht rond een informatief verslag over sollicitatiegesprekken. Die optie houdt in dat er vooraf enkele zaken duidelijk afgesproken dienen te worden. Dat zal gebeuren tijdens de verplichte vergadering 3 (zie taak 53). Op de agenda van die overlegronde staan 4 echte agendapunten: • Spreek af welke twee teamleden een sollicitatiegesprek zullen voeren en welke teamleden de sollicitatiegesprekken met nabespreking als observatoren-verslaggevers bij zullen wonen. • Spreek af wanneer het team taak 58 uit zal voeren. • Spreek af welk teamlid desgevallend taak 60 van deze procedure uitvoert en tegen wanneer. • Spreek een werkwijze af voor de redactie van het informatieve verslag (taak 63). Laat je in eerste instantie één teamlid een conceptversie uitwerken en kom je daarna samen om op grond van dat ene voorstel een oplossing van het team uit te werken? Of maakt elk teamlid in eerste instantie een eigen conceptversie en leg je daarna de versies samen om er een tekst van het team uit te distilleren? Spreek ook een timing af.
49
Spreek met het oog op taak 53 af, wie de rol van voorzitter én wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat die rollen bij andere teamleden moeten berusten dan tijdens de twee verplichte overlegrondes in procedure 3 en 6. Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een besluiten- en actielijst van de overlegronde uit moet werken. Bestudeer daarom de Werkinstructies (Een vergadering notuleren).
50
51
52
Adw/mab
Vaardigheid
Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen.
MK
23
53
Beleg op het afgesproken tijdstip deze verplichte vergadering.
54
Werk als notulist na de overlegronde een besluiten- en actielijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie-en besluitenlijst die de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie aan.
55
56
57
Stop de definitieve versie van de besluiten- en actielijst in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft
58
Leg de nodige contacten, totdat je een bedrijf/selectiebureau bereid vindt tot medewerking. Let erop dat je: • de toestemming vraagt om de niet-solliciterende teamleden als observatoren-verslaggevers te laten fungeren tijdens de sollicitatiegesprekken en de nabespreking; • aan het meewerkende bedrijf/selectiebureau belooft een curriculum vitae van de 2 kandidaten toe te sturen; • duidelijke afspraken maakt; • gemaakte afspraken bij voorkeur schriftelijk bevestigt; • eventueel gebruik maakt van de aanbevelingsbrief van de school. Afhankelijk van het gekozen medium (brief, telefoon enz.) volg je de richtlijnen in Werkinstructies. Werk in gezamenlijk overleg de curricula vitae uit van de 2 teamleden die het sollicitatiegesprek zullen voeren. Maak van elk curriculum een duidelijke kopie en bezorg aan het meewerkende bedrijf/selectiebureau de 2 originele exemplaren.
59
60
Adw/mab
Wacht tot wanneer je van je lector de feedback ontvangen hebt op de besluiten- en actielijst van vorige overlegronde. Pas desgevallend de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 aan op grond van de opmerkingen van de lector.
©
©
Breng de leiding van het schooldepartement ten minste één week voor de uitstap op de hoogte (plaats, datum enz.) met een verzorgd opgesteld memo: • Volg de Werkinstructies (Corresponderen). • Dien het memo in bij de bevoegde persoon. Laat 1 exemplaar van het memo voor ontvangst tekenen en afstempelen en bewaar dat exemplaar. Laat het tweede exemplaar bij de bevoegde persoon achter.
MK
24
61
Bereid je als kandidaat-sollicitant individueel voor op het fictieve sollicitatiegesprek door zowel de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren) als het hoofdstuk Zakelijke dialogeren in deel 1 van Tekstgids grondig door te nemen.
62
Ga op de afgesproken datum (een vrije dag) met je team naar het bedrijf/selectiebureau: • Voer de gesprekken en volg daarbij de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren). • Registreer tijdens de gesprekken de gestelde vragen en opvallende vaststellingen. • Registreer tijdens de nabespreking de opmerkingen van de interviewer. • Maak voor de registratie gebruik van schriftelijke aantekeningen, al dan niet als ondersteuning van een opname op cassette die overigens alleen mogelijk is na voorafgaandelijke toestemming. • Neem actief deel aan de nabespreking door b.v. uitleg te vragen bij bepaalde bedenkingen, te informeren naar de betekenis van bepaalde (onverwachte) vragen tijdens de sollicitatiegesprekken enz.
63
Verwerk de bevindingen in een informatief verslag: • Raadpleeg de Werkinstructies (Een informatief verslag schrijven). • Voeg de curricula vitae als bijlage bij het verslag.
64
65
Adw/mab
©
Leg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) aan je lector de conceptversie van het informatieve verslag voor. Zorg ervoor dat je: • je tekst theoretisch kunt onderbouwen; • kunt aantonen dat de tekst strookt met het gehanteerde vragenschema; • een aantal gerichte vragen aan je lector voor kunt leggen. Werk de definitieve versie van het informatieve verslag uit en verwerk de opmerkingen van de lector. Stop de definitieve versie van het informatieve verslag in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft.
MK
25
Procedure 6 b
Om de extra opdracht bij keuze 2a uit te voeren, volg je de onderstaande procedure 6b Taak
Handeling
48
Je hebt geopteerd voor een extra opdracht rond telefoneren en corresponderen. Die optie houdt in dat er vooraf enkele zaken duidelijk afgesproken dienen te worden. Dat zal gebeuren tijdens deze verplichte vergadering(zie taak 53). Op de agenda van die overlegronde staan 2 echte agendapunten: • Spreek een werkwijze af voor de reconstructieoefeningen (taak 60). Verdeel je in eerste instantie de taken en kom je daarna samen om telkens op grond van dat ene voorstel een oplossing uit te werken? Of maakt elk groepslid in eerste instantie alle oefeningen individueel en leg je daarna de oplossingen samen om er een oplossing van het team uit te distilleren? Spreek ook een timing af.
Vaardigheid
• Spreek een werkwijze af voor de redactionele oefeningen (taak 60 ). Verdeel je in eerste instantie de taken en kom je daarna samen om telkens op grond van dat ene voorstel een oplossing uit te werken? Of maakt elk groepslid in eerste instantie alle oefeningen individueel en leg je daarna de oplossingen samen om er een oplossing van het team uit te distilleren? Spreek ook een timing af.
Adw/mab
49
Spreek met het oog op taak 53 af, wie de rol van voorzitter én wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat die rollen bij andere teamleden moeten berusten dan tijdens de vorige verplichte overlegrondes.
50
Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een besluiten- en actielijst van de overlegronde uit moet werken. Bestudeer daarom de Werkinstructies (Een vergadering notuleren).
51
Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen.
52
Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen.
MK
26
53
Beleg op het afgesproken tijdstip deze verplichte vergadering.
54
Werk als notulist na de overlegronde een besluiten- en actielijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren).
55
Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie- en besluitenlijst die de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie eventueel aan.
56
Wacht tot wanneer je van je lector de feedback ontvangen hebt op de besluiten- en actielijst van de vorige overlegronde. Pas desgevallend de besluiten- en actielijst van deze overlegronde aan op grond van de opmerkingen van de lector.
57
Stop de definitieve versie van de besluiten- en actielijst van deze overlegronde in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft.
58
Reserveer desgevallend bij de verantwoordelijke persoon het telefoonlokaal van de school. Houd rekening met de interne reservatieregeling. Reserveer, indien nodig, het lokaal meermaals.
59
Voer de telefoongesprekken uit en registreer de gesprekjes op band: • Volg de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren) en raadpleeg de richtlijnen in het hoofdstuk Telefoon in deel 2 van Tekstgids. • Zorg ervoor dat uiteindelijk elk teamlid Twee keer getelefoneerd heeft.
60
Werk de gekozen oefeningen corresponderen uit.: • Raadpleeg het hoofdstuk Corresponderen in deel 1 vanTekstgids. • Volg voor de redactionele oefeningen de Werkinstructies (corresponderen). Leg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) aan je lector de conceptversie voor van de correspondentieoefeningen. Zorg ervoor dat je: • kunt aantonen dat de briefteksten stroken met het gehanteerde vragenschema; • de briefteksten theoretisch kunt onderbouwen; • een aantal gerichte vragen aan je lector voor kunt leggen. Laat desgewenst op het afgesproken tijdstip (zie kalender) of tijdens een vrije consultatie de op cassette geregistreerde telefoongesprekken door je lector beluisteren. Breng zelf een recorder mee naar de consultatie.
61
62
Adw/mab
MK
©
©
27
Adw/mab
63
Werk de definitieve versie uit van de oefeningen corresponderen en verwerk de opmerkingen van de lector.
64
Doe (een aantal van) de telefoongesprekken eventueel over en houd rekening met de opmerkingen van de lector. Stel ook een overzichtelijke lijst op van de geregistreerde telefoongesprekken (nummer van het gesprek, naam van de oproeper, naam van de opgeroepene, datum).
65
Stop de definitieve versie van de correspondentieoefeningen en de cassette met telefoongesprekken in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Voeg er ook de lijst van de telefoongesprekken aan toe.
MK
28
Procedure 6c
Om de extra opdracht bij keuze 2b/2c uit te voeren, volg je de onderstaande procedure 6c.
Taak
Handeling
48
Je hebt geopteerd voor een extra opdracht rond telefoneren en folder/persbericht. Die optie houdt in dat er vooraf enkele zaken duidelijk afgesproken dienen te worden. Dat zal gebeuren tijdens deze verplichte vergadering (zie taak 53). Op de agenda van die overlegronde staat 1 echt agendapunt: • Spreek een werkwijze af voor de redactionele oefening (een folder ontwerpen of een persbericht schrijven). Verdeel je in eerste instantie de taken en kom je daarna samen om de stukken van de puzzel in elkaar te passen? Of werkt elk groepslid in eerste instantie individueel een oplossing uit en leg je daarna de oplossingen samen om er een oplossing van het team uit te distilleren? Of werkt het team de opdracht onmiddellijk gezamenlijk uit. • Spreek ook een timing af.
49
Spreek met het oog op taak 53 af, wie de rol van voorzitter én wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat die rollen bij andere teamleden moeten berusten dan tijdens de twee vorige verplichte overlegrondes. Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een besluiten- en actielijst van de overlegronde uit moetwerken. Bestudeer daarom de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen.
50
51
52
Adw/mab
MK
Vaardigheid
29
53
Beleg op het afgesproken tijdstip deze verplichte vergadering.
54
Werk als notulist na de overlegronde een besluiten- en actielijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren).
55
Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie- en besluitenlijst die de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie eventueel aan.
56
Wacht tot wanneer je van je lector de feedback ontvangen hebt op de besluiten- en actielijst van vorige overlegronde. Pas desgevallend de besluiten- en actielijst van deze overlegronde aan op grond van de opmerkingen van de lector.
57
58
59
60
Adw/mab
©
©
Stop de definitieve versie van de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Reserveer desgevallend bij de verantwoordelijke persoon het telefoonlokaal van de school. Houd rekening met de interne reservatieregeling. Reserveer, indien nodig, het lokaal meermaals. Voer de telefoongesprekken uit en registreer de gesprekjes op band: • Volg de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren) en raadpleeg de richtlijnen in het hoofdstuk Telefoon in deel 2 van Tekstgids. • Zorg ervoor dat uiteindelijk elk teamlid twee keer getelefoneerd heeft. Werk de gekozen oefening (folder of persbericht) uit: • Raadpleeg in deel 2 van Tekstgids het hoofdstuk Folder of Persbericht.
61
Leg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) aan je lector de conceptversie voor van de folder/het persbericht. Zorg ervoor dat je: • de werkstukken theoretisch kunt onderbouwen; • een aantal gerichte vragen aan je lector voor kunt leggen.
62
Laat desgewenst op het afgesproken tijdstip (zie kalender) of tijdens een vrije consultatie de op cassette geregistreerde telefoongesprekken (taak 56) door je lector beluisteren. Breng zelf een recorder mee naar de consultatie.
MK
30
Adw/mab
63
Werk de definitieve versie uit van de folder/het persbericht en verwerk de opmerkingen van de lector.
64
Doe (een aantal van) de telefoongesprekken eventueel over en houd rekening met de opmerkingen van de lector. Stel ook een overzichtelijke lijst op van de geregistreerde telefoongesprekken (nummer van het gesprek, naam van de oproeper, naam van de opgeroepene, datum).
65
Stop de definitieve versie van de folder/het persbericht en de cassette met telefoongesprekken in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Voeg er ook de lijst van de telefoongesprekken aan toe.
MK
31
Procedure 6 d
Om de extra opdracht bij keuze 2d uit te voeren, volg je de onderstaande procedure 6 d.
Taak
Handeling
48
Je hebt geopteerd voor een extra opdracht rond telefoneren en een informatief verslag over onlinerekruteren. Die optie houdt in dat er vooraf enkele zaken duidelijk afgesproken dienen te worden. Dat zal gebeuren tijdens deze verplichte vergadering (zie taak 53). Op de agenda van die overlegronde staan 2 echte agendapunten: • Spreek een werkwijze af voor het bezoek aan de websites. Bezoekt elk groepslid in eerste instantie 1 site en legt die daarna de bevindingen aan de groep voor? Of bezoekt elk groepslid in eerste instantie elke site en leg je daarna de individuele bevindingen naast elkaar om tot een consensus te komen? Spreek ook een timing af.
Vaardigheid
• Spreek een werkwijze af voor de redactie van het informatieve verslag. Laat je in eerste instantie één groepslid een conceptversie uitwerken en kom je daarna samen om op grond van dat ene voorstel een oplossing van het team uit te werken? Of maakt elk teamlid in eerste instantie een eigen conceptversie en leg je daarna de versies samen om er een tekst van het team uit te distilleren? Spreek ook een timing af. 49
50
51
52
Adw/mab
Spreek met het oog op taak 53 af, wie de rol van voorzitter én wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat die rollen bij andere teamleden moeten berusten dan tijdens de twee verplichte overlegrondes in procedure 3 en 6 Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een besluiten- en actielijst van de overlegronde uit moet werken. Bestudeer daarom de Werkinstructies (Een vergadering notuleren) Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen.
MK
32
53
Beleg op het afgesproken tijdstip deze verplichte vergadering.
54
Werk als notulist na de overlegronde een besluiten- en actielijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren).
55
56
57
58
59
60 61
Adw/mab
Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie-en besluitenlijst die de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie eventueel aan. Wacht tot wanneer je van je lector de feedback ontvangen hebt op de besluiten- en actielijst van de vorige overlegronde. Pas desgevallend de besluiten- en actielijst van deze overlegronde aan op grond van de opmerkingen van de lector. Stop de definitieve versie van de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft. Reserveer desgevallend bij de verantwoordelijke persoon het telefoonlokaal van de school. Houd rekening met de interne reservatieregeling. Reserveer, indien nodig, het lokaal meermaals. Voer de telefoongesprekken uit en registreer de gesprekjes op band: • Volg de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren) en raadpleeg de richtlijnen in het hoofdstuk Telefoon in deel 2 van Tekstgids. • Zorg ervoor dat uiteindelijk elk teamlid tweemaal getelefoneerd heeft. Bezoek de jobsites en registreer de belangrijkste bevindingen. Verwerk de bevindingen in een informatief verslag. Raadpleeg de Werkinstructies (Een informatief verslag schrijven).
62
Leg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) aan je lector de conceptversie voor van het informatieve verslag. Zorg ervoor dat je: • het werkstuk theoretisch kunt onderbouwen; • kunt aantonen dat de tekst strookt met het gehanteerde vragenschema; • een aantal gerichte vragen aan je lector voor kunt leggen.
63
Laat desgewenst op het afgesproken tijdstip (zie kalender) of tijdens een vrije consultatie de op cassette geregistreerde telefoongesprekken (taak 56) door je lector beluisteren. Breng zelf een recorder mee naar de consultatie.
MK
©
©
©
33
64
65
Adw/mab
Werk de definitieve versie uit van het informatieve verslag (taak 58) en verwerk de opmerkingen van de lector. Stop de definitieve tekst in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft.
©
Doe (een aantal van) de telefoongesprekken eventueel over en houd rekening met de opmerkingen van de lector. Stel ook een overzichtelijke lijst op van de geregistreerde telefoongesprekken (nummer van het gesprek, naam van de oproeper, naam van de opgeroepene, datum). Voeg tenslotte die lijst samen met de cassette aan de portfolio toe.
MK
34
Procedure 6 e
Om de extra opdracht bij keuze 3 uit te voeren, volg je deze procedure
Taak
Handeling
48
Je hebt geopteerd voor een extra opdracht rond een informatief verslag over de taken van een marketeer. Die optie houdt in dat er vooraf enkele zaken duidelijk afgesproken dienen te worden. Dat zal gebeuren tijdens de verplichte vergadering (zie taak 53). Op de agenda van die overlegronde staan 4 echte agendapunten: • Spreek af welke teamleden de interviews zullen afnemen en welke teamleden als observatoren-verslaggevers zullen optreden. • Spreek af wanneer het team taak 56 uit zal voeren. • Spreek af welke teamleden de taken van deze procedure uitvoeren en tegen wanneer. • Spreek een werkwijze af voor de redactie van het informatieve verslag Laat je in eerste instantie één teamlid een conceptversie uitwerken en kom je daarna samen om op grond van dat ene voorstel een oplossing van het team uit te werken? Of maakt elk teamlid in eerste instantie een eigen conceptversie en leg je daarna de versies samen om er een tekst van het team uit te distilleren? Spreek ook een timing af. Spreek met het oog op taak 53 af, wie de rol van voorzitter én wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat die rollen bij andere teamleden moeten berusten dan tijdens de twee verplichte overlegrondes in procedure 3 en 6. Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijk een besluiten- en actielijst van de overlegronde uit moet werken. Bestudeer daarom de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen.
49
50
51
52
Adw/mab
MK
Vaardigheid
35
53
Beleg op het afgesproken tijdstip deze verplichte vergadering.
54
Werk als notulist na de overlegronde een besluiten- en actielijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie-en besluitenlijst die de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie aan. Wacht tot wanneer je van je lector de feedback ontvangen hebt op de besluiten- en actielijst van de vorige overlegronde. Pas desgevallend de besluiten- en actielijst van deze overlegronde aan op grond van de opmerkingen van de lector. Bezorg de definitieve versie van de besluiten- en actielijst van overlegronde 3 aan je lector zodra die klaar is en stop een kopie in de portfolio. Leg de nodige contacten, totdat je een organisatie bereid vindt tot medewerking. Let erop dat je: • de toestemming vraagt om de andere teamleden als observatoren-verslaggevers te laten fungeren tijdens het interview; • aan de meewerkende organisatie belooft de vragenlijst vooraf toe te sturen; • duidelijke afspraken maakt; • gemaakte afspraken bij voorkeur schriftelijk bevestigt. Afhankelijk van het gekozen medium (brief, telefoon enz.) volg je de richtlijnen in Werkinstructies. Werk in gezamenlijk overleg de vragenlijst uit. Bezorg die via mail (zie werkinstructies) aan je lector en verwerk nadien de feedback van je lector. Breng de leiding van het schooldepartement ten minste één week voor de uitstap op de hoogte (plaats, datum enz.) met een verzorgd opgesteld memo: • Volg de Werkinstructies (Corresponderen). • Dien het memo in bij de bevoegde persoon. Laat 1 exemplaar van het memo voor ontvangst tekenen en afstempelen en bewaar dat exemplaar. Laat het tweede exemplaar bij de bevoegde persoon achter. Bereid je als interviewer voor op het gesprek door zowel de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren) als het hoofdstuk Zakelijke dialogeren in deel 1 van Tekstgids door te nemen.
55
56
57
58
59
60
61
Adw/mab
MK
©
©
36
62
Ga op de afgesproken datum (een vrije dag) met je team naar de organisatie. • Voer de gesprekken en volg daarbij de Werkinstructies (Zakelijk dialogeren). • Registreer tijdens de gesprekken de gestelde vragen en opvallende vaststellingen. • Maak voor de registratie gebruik van schriftelijke aantekeningen,al dan niet als ondersteuning van een opname op cassette die overigens alleen mogelijk is na voorafgaandelijke toestemming.
63
Verwerk de bevindingen in een informatief verslag: • Raadpleeg de Werkinstructies (Een informatief verslag schrijven). • Voeg de de vragenlijst bij het verslag. Leg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) aan je lector de conceptversie van het informatieve verslag voor en de herschreven brieven. Zorg ervoor dat je: • je tekst theoretisch kunt onderbouwen; • kunt aantonen dat de tekst strookt met het gehanteerde vragenschema; • een aantal gerichte vragen aan je lector voor kunt leggen. Werk de definitieve versie van het informatieve verslag uit, pas de brieven aan en verwerk de opmerkingen van de lector. Stop de definitieve versie van het informatieve verslag in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft.
64
65
Adw/mab
MK
©
37
Procedure 6 f
Om de extra opdracht bij keuze 4 uit te voeren, volg je deze procedure
Taak
Handeling
48
Je hebt gekozen voor een project communicatie rond corresponderen. Die optie houdt in dat er vooraf enkele zaken duidelijk afgesproken dienen te worden. Dat zal gebeuren tijdens een verplichte vergadering (zie taak 53). Op de agenda van die overlegronde staan de volgende echte agendapunten: • Spreek af welke brieven jullie zullen analyseren • Spreek af wanneer het team de taken uit zal voeren en tegen wanneer • Spreek een werkwijze af voor de redactie van het evaluerend verslag. Laat je in eerste instantie één teamlid een conceptversie uitwerken en kom je daarna samen om op grond van dat ene voorstel een oplossing van het team uit te werken? Of maakt elk teamlid in eerste instantie een eigen conceptversie en leg je daarna de versies samen om er een tekst van het team uit te distilleren? Spreek ook een timing af. Spreek met het oog op taak 53 af, wie de rol van voorzitter én wie de rol van notulist op zich neemt. Houd er rekening mee dat die rollen bij andere teamleden moeten berusten. Bereid je er als notulist individueel op voor dat je uiteindelijkeen besluiten- en actielijst van de overlegronde uit moetwerken. Bestudeer daarom de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bereid je als voorzitter individueel voor op de praktische aanpak tijdens de overlegronde door de Werkinstructies (Een vergadering voorzitten: voor de vergadering én tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen. Bereid je als deelnemer en als notulist individueel voor op de vergaderpraktijk door de Werkinstructies (Aan een vergadering deelnemen: tijdens de vergadering) aandachtig te bestuderen.
49
50
51
52
Adw/mab
MK
Vaardigheid
38
53
Beleg op het afgesproken tijdstip deze verplichte vergadering.
54
Werk als notulist na de overlegronde een besluiten- en actielijst uit. Volg de Werkinstructies (Een vergadering notuleren). Bespreek met het volledige team de conceptversie van de actie-en besluitenlijst die de notulist heeft uitgewerkt. Pas de conceptversie aan. Wacht tot wanneer je van je lector de feedback ontvangen hebt op de besluiten- en actielijst van de vorige overlegronde. Pas desgevallend de besluiten- en actielijst van deze overlegronde aan op grond van de opmerkingen van de lector. Bezorg de definitieve versie van de besluiten- en actielijst van deze overlegronde aan je lector zodra die klaar is en stop een kopie in de portfolio. Bestudeer individueel en grondig • de theorie van de geselecteerde brieftypes in deel 1 van tekstgids • de theorie van de briefopmaak in deel 2 van tekstgids • het analyseformulier voor brieven in het werkboek (vanaf blz 38)
55
56
57
58
59
60
61 62
Adw/mab
©
©
Maak met het team enkele afspraken: • Spreek een werkwijze af voor de analyse van de brieven. Werkt het team de analyse gezamenlijk uit? Of werkt elk groepslid in eerste instantie een analyse individueel uit en vergelijk en bestudeer je daarna de resultaten? Of verdeel je in eerste instantie de taken en kom je daarna samen om een definitieve analyse uit te werken? • Spreek een timing af. Voer de analyse van de brieven uit volgens de afgesproken werkwijze. Zorg er in elk geval voor dat er een consensus uit de bus komt. Ga terug naar de theorie bij discussies. Kom je niet tot een consensus, raapleeg dan de lector. Uiteindelijk zorg je ervoor dat de analyse uitmondt in 4 definitieve analyseformulieren. Bespreek met de groep een werkwijze om de brieven te herschrijven. Herschrijf de brieven. Bestudeer individueel grondig de theorie over: • rapporteren in deel 1 van tekstgids • het beknopt evaluerend rapport in deel 2 van tekstgids • het schrijven van een beknopt rapport in werkinstructies.
MK
39
63
64
65
Adw/mab
Verwerk de analyse van de brieven in een beknopt evaluerend rapport (beleidsnota). Werk de conceptversie uit volgens de afgesproken werkwijze. Structureer en formuleer de tekst volgens de theoretische instructies (zie communicatiewijzer en werkinstructies) Leg op het afgesproken tijdstip (zie kalender) aan je lector de conceptversie van het beknopt evaluerend verslag voor. Zorg ervoor dat je: • je tekst theoretisch kunt onderbouwen; • kunt aantonen dat de tekst strookt met het gehanteerde vragenschema; • een aantal gerichte vragen aan je lector voor kunt leggen. Werk de definitieve versie van het informatieve verslag uit en verwerk de opmerkingen van de lector. Stop de definitieve versie van het informatieve verslag in de portfolio die je op het einde van het semester afgeeft.
MK
©
40
Module 4: Afronding project
Inhoud module 4
Met module 4 rond je de werkzaamheden aan het project definitief af. Je evalueert zowel je teamgenoten als jezelf én je dient alle documenten in.
Leidraad
Om jezelf en je teamgenoten te evalueren gebruik je het formulier op de website http://users.pandora.be/Tekstvaardig/, onder de knop semesterproject.
Inhoud procedure 7
Een interne evaluatie afwerken
Adw/mab
Taak
Handeling
66
Evalueer individueel elk teamlid in je groep (peerassessment) én evalueer jezelf (selfassessment): • Vul het beschikbare formulier (Excel-document) op de computer in. Volg nauwkeurig de verstrekte instructies en geef blijk van verantwoordelijkheidszin. • Print het document uit. • Dien de documenten op de afgesproken manier (zie procedure 8) bij je lector in.
MK
Vaardigheid
41
Inhoud procedure 8
Documenten indienen
Taak
Adw/mab
Handeling
67
Stel als team een overzichtelijke portfolio samen (alleen kartonnen map) met: 1. het rapport 2. de definitieve versie van de actie- en besluitenlijst van de eerste verplichte vergadering 3. de overige actie- en besluitenlijsten van module 1 (apart gebundeld) 4. de definitieve versie van het essentie- peronderwerpverslag van module 3 (verplichte vergadering 2) 5 de actie- en besluitenlijst van module 3 (verplichte vergadering 3) 6. de documenten van de opdracht uit module 3.
68
Dien individueel de evaluatieformulieren in.
MK
Vaardigheid
42
