Start Aysist en 2Match! Na een intensieve periode van voorbereiding start per 1 oktober 2Match! met het plannen van medewerkers voor alle afdelingen waar in 24-uurs diensten of onregelmatig gewerkt wordt. Dit met ondersteuning van het nieuwe rooster pakket Aysist. In het navolgende vind je informatie over het roosterproces, de werkwijze van het medewerkerportaal en de bereikbaarheid van 2Match!. Roosterproces Basisrooster/jaarrooster Er wordt in overleg met het team en teamcoach een basisrooster opgesteld (op veel afdelingen wordt dat nu al toegepast). Voorafgaand aan de samenstelling hiervan mag iedereen 1 structurele verhindering opgeven (bv een sportavond). Hierdoor weet je al voor lang tijd vooruit op welke dagen je waarschijnlijk moet werken. Het basisrooster wordt aangevuld met de planbare verstoringen (zoals scholing enz.) en proberen we voor een langer periode vooruit te maken. Dit maakt het ook mogelijk om een goede afstemming met je privé te maken en bijvoorbeeld een weekendje weg te plannen in je vrije weekend. Concept rooster en Definitief rooster: Het streven is het definitieve rooster 2 maanden voor de startdatum gereed te hebben. Daarom leveren medewerkers 3 maanden van te voren hun wensen (max 2 per maand) en incidenteel verlof aan. Dan zet de planner de openstaande diensten naar de zelfmatch en kunnen medewerkers inschrijven op de diensten. In de 3e week worden de diensten toegekend en worden diensten waarop niet is ingeschreven bij medewerkers geplaatst die nog te weinig uren hebben gewerkt. Vervolgens gaat het rooster ter accordering naar de TC en geeft de TC het rooster definitief uit. Voorbeeld het rooster van april: •
Vóór 1 januari inleveren wensen en verlofaanvragen voor het rooster van Januari
•
1e week van januari maakt planner het conceptrooster
•
2e week van januari inschrijven op openstaande diensten
•
3e week toekennen van de diensten aan de inschrijvers
•
4e week januari planner maakt rooster compleet en TC stelt het rooster vast, en is het rooster definitief
•
Uiterlijk 1 februari is het rooster van april definitief
Controleren, muteren en fiatteren Medewerkers dienen hun gewerkte diensten te controleren en daar waar nodig aan te passen (met opgaaf van reden). Dit moet uiterlijk 3e werkdag van de volgende maand afgerond zijn. Teamcoach of leidinggevende krijgt melding van alle afwijkingen en dient deze te fiatteren. Let op: Het is niet mogelijk na afsluiten van de maand met terugwerkende kracht nog zaken aan te passen. Ad hoc verstoringen Tijdens het lopende rooster komen ad hoc verstoringen voor (bv ziekte). Bij het zoeken naar vervanging zal de planner Aysist raadplegen en de medewerkers gaan bellen die hebben aangegeven beschikbaar te zijn. Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers die niet beschikbaar zijn onnodig worden gebeld en heb je meer sturingsmogelijkheid in wanneer je gaat werken. Dit werkt alleen als alle medewerkers structureel hun beschikbaarheid en niet-beschikbaarheid
2 oktober 2015
1
aangegeven in het medewerkersportaal. Beschikbaarheid aangeven doe je dus voor de roosters die al definitief zijn en voor de momenten waarop je niet ingepland staat. Medewerkerportaal Het medewerkerportaal wordt gebruikt voor het inzien van je rooster en de stand van zaken met betrekking tot de gewerkte uren. Maar ook voor het aanvragen van verlof, aangeven van beschikbaarheid, muteren van gewerkte diensten en het inschrijven op diensten. Je hebt als medewerker de verantwoordelijkheid voor het urenmanagement, dus indien je uren te weinig hebt gewerkt kan je dit weer inhalen door het actief in te schrijven op diensten en aan te geven op welke momenten je beschikbaar bent. Voor de werkwijze in het medewerkerportaal: zie document Aysist7 handleiding Medewerkerportaal. Ook is er op de ZGIJVwebsite een filmpje beschikbaar. Veel werkplekken op de locaties zijn niet voorzien van geluid waardoor het filmpje niet te volgen is, daarom raden wij aan deze thuis te bekijken. Inloggen in Aysist medewerkerportaal Inloggen kan via het netwerk van ZGIJV en vanuit huis: 1. Via het netwerk van ZGIJV: Vanaf 1 oktober is op het bureaublad het onderstaande icoon zichtbaar. Via dit icoon kan je inloggen op het medewerkerportaal
2. Vanuit huis kan inloggen op 2 manieren: Let op: om een goede functionaliteit van het pakket te garanderen is het ook vanuit huis noodzakelijk de browsers Firefox, Google Chrome of Safari te gebruiken. a.
Via de ZGIJV website:
•
Ga naar www.zgijv.nl
•
Na het openen van de site klik op “Werken en Leren bij”
•
Klik vervolgens op het tabblad “Voor Medewerkers”
2 oktober 2015
2
•
Voor inloggen op het medewerkerportaal klik op “Aysist medewerkerportaal”
b.
Rechtstreeks op de site van Ayton: Het is ook mogelijk om rechtstreeks naar zgijv.aysist7.nl te gaan. Dan volgt het inlogscherm. Let op: om een goede functionaliteit te garanderen dien je als browser Firefox, Google Chrome of Safari te gebruiken.
1e keer inloggen en wachtwoord Bij de 1e keer inloggen dien je de procedure: “Wachtwoord vergeten” te doorlopen. Bij het startscherm klik je op de tekst: Wachtwoord vergeten.
Het onderstaande scherm verschijnt. Vul bij de gebruikers naam dezelfde gebruikersnaam gebruikt die je gebruikt bij het inloggen op het netwerk van ZGIJV (let op: alleen kleine letters!). En klik op versturen.
In je mailbox van ZGIJV ontvang je een mail met een link. Als je op deze link klikt krijg je een inlog scherm en kan je een eigen gekozen wachtwoord instellen. Als dat succesvol is, wordt het medewerkerportaal geopend. Sluit nadat je dit gedaan hebt de sessie af (x rechtsboven in) en log opnieuw in via het icoon op het bureaublad, website of thuis (met browser: Firefox, Chrome of Safari). Dit zorgt ervoor dat de juiste browser wordt gekozen en de data betrouwbaar zijn.
2 oktober 2015
3
2Match! en bereikbaarheid De planners van 2Match! hebben onderling de te plannen afdelingen verdeeld. Hierdoor is het mogelijk de afdeling/medewerkers te leren kennen, waardoor de planners hun werk beter kunnen afstemmen op de wensen en gehanteerde werkwijze binnen de afdeling. 2Match! is bereikbaar van maandag – vrijdag van 08:00 uur – 16:00 uur. Tel: 038-4574459, Mail:
[email protected] Omdat veel geregeld kan worden via het medewerkerportaal is het vaak niet nodig om te mailen of te bellen. Indien je toch een mail wilt sturen gebruik dan altijd
[email protected] en niet de mailbox van de planner die verbonden is aan jouw afdeling. Dit omdat de planners niet iedere dag aanwezig zijn en ad hoc vragen dus door een collega kunnen worden opgepakt. Het kan nodig zijn om buiten de openingstijden van 2Match! het rooster te raadplegen om bijvoorbeeld vervanging te zoeken in het weekend. Hiervoor zijn leesaccounts ingesteld. Hiermee kan je het gehele rooster van jouw afdeling zien (de inlog voor het leesaccount is beschikbaar bij jouw Teamcoach). In oktober is er op vaste momenten een planner op de locatie aanwezig om hulp te bieden bij vragen en instructie te geven over gebruik van het systeem (zie bijlage voor het overzicht).
2 oktober 2015
4
Bijlage: Overzicht planner aanwezig op locatie Standaard tijdstip: 09.00-12.00 uur
Locatie
Naam Planner
Datum
Zonnehuis (Weteringbuurt;
Margreet Marsman
6 oktober
Dorpenbuurt; Stromenbuurt;
Margreet Visscher
13 oktober
Havenbuurt; Stedenbuurt)
Margreet Marsman
20 oktober
Karin Zieltjens
26 oktober
Margreet Marsman
12 oktober
Margreet Marsman
30 oktober
Jorrica Dedden
6 oktober
Margreet Visscher
15 oktober (13u tot 15u)
Karin Zieltjens
8 oktober
Margreet Marsman
21 oktober
Jorrica Dedden
13 oktober
Jorrica Dedden
29 oktober
Chiela Seigers
7 oktober
Chiela Seigers
14 oktober
Riethorst Molenhof Esdoorn Thuiszorg Hoekstee
2 oktober 2015
(13u tot 15u)
5
Bijlage: rooster ABC Aanvragen 1. Structurele aanvraag voor basisrooster (wordt meestal 1x per jaar geïnventariseerd) Iedere medewerker mag 1 dienst per week aanvragen, bijvoorbeeld een vast sportavond. 2. Incidentele wens voor conceptrooster. Een verzoek voor een gepland vrij moment. Dit is een verzoek voor een moment waarop de medewerker volgens het basisrooster waarschijnlijk zou moeten werken, maar de medewerker liever niet wil werken. Iedere medewerker mag 2 wensen per maand inleveren. De diensten die vrijvallen door de wensen worden uitgezet via de zelfmatch bij de collega’s. 3. Verlofaanvraag Het staat de medewerker vrij om naast de incidentele wensen verlofdagen aan te vragen (waar dus verlof uren voor worden afgeschreven). Dit doet een medewerker indien hij/zij deze aanvraag zo belangrijk vindt dat hij/zij daar verlofuren voor over heeft. Aanvragen voor verlof gaan voor incidentele wensen. 4. Adhoc wensen Zijn wensen die ontstaan nadat het rooster is vastgesteld. Dit zijn onplanbare of onvoorziene zaken. In deze situaties meldt de medewerker de wens bij de Teamcoach en samen wordt er naar mogelijkheden van een oplossing gekeken, de teammanager besluit of de planner gaat proberen dit te regelen. 5. Vakantieaanvraag Centraal liggen kaders vast. Binnen het team vastleggen hoeveel mensen er tegelijk weg mogen waarbij je rekening houdt met het niveau en er voor zorgt dat niet alle grote contracten in 1 keer op vakantie gaan. Binnen het team moeten er afspraken worden gemaakt over het wel of niet weekenden vrij voor en na een vakantie van 3 weken. Vakantiebezetting wordt door de TC vast gesteld. 6. Feestdagenplanning Centraal liggen kaders vast. 7. Dienst ruilen in definitief rooster Je mag maximaal 2 ruilingen per maand binnen de kaders aanvragen bij de teamcoach. Basisrooster Een basisrooster is een zich herhalende structuur waarin medewerkers zijn ingedeeld op de benodigde diensten. Het basisrooster wordt ingericht op dagen of op diensten, zodat er lange tijd vooruit bekend is wanneer er hoogst waarschijnlijk gewerkt zal worden. Het basisrooster wordt normaliter 1 x per jaar geëvalueerd binnen het team. En waar nodig bijgesteld. Jaarurensystematiek Door middel van de jaarurensystematiek is het mogelijk pieken en dalen op te vangen binnen het eigen team. Dit betekent dat de uitgegeven contracturen iets hoger liggen dan dat er nodig zou zijn voor alleen het vullen van diensten. Indien bijvoorbeeld in januari niemand vrij neemt, werk je dus minder uren dan volgens je contract zou moeten en werk je dus minder uren dan je volgens je contract zou moeten. Als dan in februari een collega vrij neemt of ziek is en jij vult die dienst in, dan wordt dit weer recht getrokken. Het totaal aantal uren gemeten over een heel jaar moeten uiteindelijk op je contracturen uitkomen.
2 oktober 2015
6
Openstaande diensten Vrij gekomen diensten worden eerst toegekend aan medewerkers van de eigen afdeling met de meeste min-uren. Daarna wordt er pas buiten de afdeling gekeken. Dit om de continuïteit van zorg en herkenbaarheid van gezichten voor de bewoners zoveel mogelijk te borgen. In principe worden er geen meeruren uitbetaald. Punten nader in te vullen door de teammanager 1. Verdeling vast en flex per afdeling. Uiteindelijk moet het 80/20 worden. 2. Mate waarin een basisrooster wordt ingevuld. 3. Afspraken rondom vakantie en feestdagen.
2 oktober 2015
7
