in de toonzaal van Piscaer

S U C C E S S T H R O U G H VA L U E I N N OVAT I O N

SPOTLIGHT

Toekomstmuziek

in de toonzaal van Piscaer SOLUTIONS

iFacto Integration Framework (IIF) laat Microsoft Dynamics NAV communiceren met andere toepassingen

KEYNOTE

De magie van Microsoft Dynamics

Een geïntegreerde bedrijfsoplossing: Investeer in de toekomst van uw onderneming

Inhoud SPOTLIGHT

Toekomstmuziek in de toonzaal van Piscaer . . . . . . . . . . . . . . . . . Pagina 4 Veiliger, sneller en goedkoper elektronisch factureren met CertiONE . . . . . . Pagina 7 KEYNOTE

INHOUD & EDITORIA AL

Editoriaal De hype rond bedrijfsoplossingen is vandaag definitief voorbij, en dat is een goede zaak voor iedereen. Het laat immers toe om een gezondere en objectievere kijk te hebben op de reële impact van een bedrijfsoplossing in een bedrijf, zonder zich te laten verblinden door uitspraken over technologie.

De magie van Microsoft Dynamics . . . . . . . Pagina 8

SOLUTIONS

iFacto Integration Framework (IIF) laat Microsoft Dynamics NAV communiceren met andere toepassingen . . . . . . . . . . . . . .Pagina 10 T R E N DWATC H E R

Investeer in de toekomst van uw onderneming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .Pagina 13

In dit nummer van KeyBoard Magazine willen wij u dan ook een pragmatische visie bieden, zonder te vervallen in een hoogdravend technologisch betoog, maar met oog voor de realiteit van iedere dag. Wie beslist om een bedrijfsoplossing in zijn organisatie te implementeren, wordt met één belangrijke uitdaging geconfronteerd: het aanvaardingsproces van de nieuwe oplossing bij alle medewerkers, van de productievloer tot de CEO. Het moet dan ook niet verbazen dat bovenaan het prioriteitenlijstje van de ontwikkellabs van Microsoft Dynamics vandaag één begrip staat: gebruiksgemak. Iedereen in het bedrijf mag slechts enkele muisklikken verwijderd zijn van de informatie die hij of zij nodig heeft. Paradoxaal genoeg gaat dit gebruiksgemak van de dagelijkse werkomgeving, gepaard met een steeds grotere complexiteit achter de schermen – zowel functioneel als technologisch. ERP, Business Intelligence en naadloze integratie met andere softwaretoepassingen gaan vandaag hand in hand.

Colofon KeyBoard Magazine Success through value innovation Uitgever:

Parklaan 25 2610 Wilrijk +32 475 869 241 [email protected]

Redactie:

Veerle Bonte, Dries Van Damme, Bert Verbeke, Patrick Dalle, Ludwig Van Lierde

Advertenties:

iFacto, Microsoft, Certipost

Grafische opmaak: Lemarco - Lutz Stange Drukkerij:

Zoals in het interview met Care Consulting wordt meegegeven, is de samenwerking met een professionele ICT-partner dan ook belangrijker dan ooit. iFacto investeert, iedere dag opnieuw, in de uitbouw van nog meer kennis en expertise. Samen met een gezonde dosis realiteitszin dé garantie voor heel wat succesvolle projecten!

Dirk Covens Managing Partner iFacto Business Solutions

Prins Boudewijnlaan 24C, B-2550 Kontich Tel.: +32 (0)3 443.20.70 - Fax +32 (0)3 443.20.74 www.ifacto.be - [email protected]

Artoos KEYBOARD > Page 3

SPOTLIGHT

Toekomstmuziek

in de toonzaal

van Piscaer

Implementatie van Microsoft Dynamics NAV door iFacto genereert extra tijd en innovatieve ideeën. “iFacto gaf ons een demo van Microsoft Dynamics NAV, een standaard ERP applicatie die modulair kan uitgebreid worden en heel gebruiksvriendelijk is dankzij de vertrouwde look & feel van Microsoft. Bovendien hebben de consultants van iFacto veel ervaring in de groothandelsector en konden zij zich snel inleven in onze processen.” Wim Mommaerts, bestuurder Piscaer

KEYBOARD > Page 4

SPOTLIGHT

Elektrogroothandel Piscaer uit Mechelen zat met zijn oude IT infrastructuur in een doodlopend straatje. Vernieuwing werd uitgesteld vanwege te hoge ontwikkelingskosten, terwijl aan de toonbank veel tijd verloren ging aan administratieve rompslomp. Sinds 1 januari 2008 bevindt Piscaer zich opnieuw in een IT snelstroom. De implementatie van Microsoft Dynamics NAV als bedrijfsapplicatie bespaart het personeel ettelijke uren per week, zodat er meer tijd overblijft om de klanten zo flexibel mogelijk te bedienen. Niet onbelangrijk, want de sympathieke service is sinds jaar en dag het uithangbord van Piscaer. Piscaer uit Mechelen is een regionaal ontwikkelde groothandel in elektrisch installatiemateriaal en verlichting, die sterk uitblinkt in klantenservice en productaanbod. De persoonlijke aanpak vertaalt zich in een zeer succesvolle balieverkoop. Piscaer realiseert jaarlijks een omzet van 6,44 miljoen euro waarvan 40% letterlijk over de toonbank passeert. Het klantenbestand van Piscaer bestaat uit 85% installateurs en professionele ondernemingen en 15% particulieren. Acht medewerkers staan in voor de toonbank en het magazijn, terwijl er nog eens vier de verlichtingsafdeling

bemannen. Verder zijn er nog drie administratieve krachten, één helpdesk medewerker en één chauffeur. De zaak werd opgericht in 1926 en bevindt zich sinds 1990 op de huidige locatie. Ze wordt vandaag gerund door Alan Mommaerts en diens zoon Wim. Sinds 2002 kent Piscaer een gezonde, organische groei van 10% per jaar. Wim Mommaerts over de sterke punten van Piscaer: “Wij zijn zeker niet de grootste speler in onze sector, maar de omvang van onze stock die ruim 8.000 verschillende artikelen telt, is in onze regio wel een belangrijk concurrentieel voordeel. Naast deze aanzienlijke productvoorraad is tevens alle kennis hier in huis zodat wij problemen onmiddellijk aan de toonbank kunnen oplossen. Wij bieden onze klanten een maximale service gekoppeld aan een grote flexibiliteit.” Met bijna 300.000 geregistreerde artikelnummers en 21.000 facturen per jaar, eist Piscaer dezelfde flexibiliteit van zijn IT applicatie, maar tot voor kort was dat nog een groot probleem.

Innovatie opzij geschoven door duur maatwerk Sinds 1999 werkte Piscaer met een bedrijfsapplicatie die niet meer voldeed aan de verwachtingen. Wim

Mommaerts: “Eén van de ergernissen was de inconsistente methodologie van de verschillende schermen. Hier een klik, daar een tab, dan weer enter of een sneltoets… heel tijdrovend in de opleiding van nieuwe gebruikers.” Een tekortkoming voor de directie was dan weer het gebrek aan aankoopstatistieken. Een ander struikelblok was de stroeve programmatie, die puur maatwerk was. “Tegenover elke nieuwe ontwikkeling of aanpassing stond een veel te zware kost, en zo hebben wij alle plannen rond IT innovatie binnen ons bedrijf uiteindelijk laten varen.”

Met Microsoft Dynamics NAV de toekomst tegemoet Anno 2007 ging de directie van Piscaer te rade bij iFacto, een IT partner met wie Wim Mommaerts reeds vele jaren een goed contact onderhield en in wie hij veel vertrouwen stelde. “iFacto gaf ons een uitgebreide demo van Microsoft Dynamics NAV, een standaard ERP-applicatie die modulair kan uitgebreid worden en bovendien heel gebruiksvriendelijk is dankzij de vertrouwde look & feel van Microsoft. Bovendien hebben de consultants van iFacto veel ervaring in de

KEYBOARD > Page 5

SPOTLIGHT

groothandelsector en konden zij zich snel inleven in onze processen. We waren heel snel overtuigd van hun kunnen.”

Distri+ voor elektrogroothandels Sinds de go-live van Microsoft Dynamics NAV op 1 januari 2008 heeft Wim Mommaerts opnieuw vertrouwen in zijn informatica. iFacto ontwikkelde voor

vier van terugbrengt, dan doen wij dat zonder morren. Dankzij de snelle afhandeling aan de toonbank is er nu één man minder nodig voor louter administratief werk en kunnen we dus met één man meer de klanten bedienen. Onze investering loont nu al.”

ingegeven worden, waardoor de prijs van alle koperartikelen steeds correct berekend wordt. Ook taksen op toestellen of lampen worden verrekend en de recupel bijdrages worden zowel aan inkoop- als verkoopzijde perfect opgevolgd.

Aan inkoopzijde werden er ook nuttige functionaliteiten voorzien. Zo is er de

Distri+ is uiteraard volledig geïntegreerd met de boekhouding en Isabel, een applicatie voor elektronische betalingen.

Voordelen vandaag en plannen voor morgen Wat is het grootste voordeel volgens Wim Mommaerts? “Zonder twijfel is dat de tijdwinst aan de toonbank. Het systeem voldoet bovendien aan de verwachtingen en de samenwerking met iFacto is uitstekend. Maar dat is niet het enige: de automatische inlezing van catalogi en prijslijsten betekent ook een aanzienlijke tijdwinst voor een groothandel zoals wij, met bijna 500 leveranciers die elk tot twee keer per jaar hun updates doorgeven in Excelformaat.” (vlnr) Steven Arrazola de Onate (iFacto) aan de praat met Wim Mommaerts.

groothandels Distri+, een applicatie die draait bovenop Microsoft Dynamics NAV. Dankzij Distri+ kan het personeel nu supersnel omgaan met orders en op elk niveau ingrijpen zonder zware administratieve procedures. Een telefonische bestelling van een installateur wordt in een handomdraai omgezet in diverse pickbons. Bij afhaling van zijn goederen, wordt aan de kassa een zendnota of factuur afgedrukt, afhankelijk van zijn facturatieparameters (factuur bij afhaling, factuur per maand, week, twee weken). Meerdere pickbons kunnen tegelijk omgezet worden in één zendnota, terugkerende goederen worden verwerkt op dezelfde pickbon en kunnen meteen gecrediteerd worden. Wim Mommaerts: “Wanneer een klant ’s morgens belt om tien buislampen klaar te laten leggen, maar er ’s middags liever vijftien meeneemt en er ’s avonds KEYBOARD > Page 6

dagelijkse inkoopprocedure die slechts tien minuutjes in beslag neemt. Distri+ overloopt daarin de 280.000 artikelen, checkt de verkopen, evalueert de voorraad en stelt een planning op per leverancier. Vanuit Distri+ kunnen daarna automatisch bestellingen geplaatst worden bij Bellidic, de EDI service voor elektrogroothandels. Van zodra de bestelde goederen aangeleverd zijn, worden de artikelen omgeboekt naar backorders, waarna de corresponderende pickbons uit de printer rollen in volgorde van dringendheid. Wim Mommaerts: “Daarna verwittigen we de klant op de door hem vooropgestelde wijze: per mail, per fax of per sms. Vanaf april zal ook die boodschap automatisch vanuit Distri+ verstuurd worden.” Distri+ bevat enkele typische functionaliteiten voor elektrogroothandels. Elke dag kan de koperkoers

Een ander, misschien nog groter voordeel, is het grenzeloze toekomstperspectief dat Microsoft Dynamics NAV Piscaer biedt. Wim Mommaerts: “Vroeger was er van vernieuwing geen sprake, nu zijn we al concreet aan het werken rond een ebusiness toepassing voor onze B2Bklanten. De koppeling hiervan met onze software is nu onze eerste prioriteit.” Als dat achter de rug is, kan Piscaer bijvoorbeeld overgaan tot de integratie van barcodescanners in het magazijn voor locatiebeheer en automatische stockcorrecties. Met Microsoft Dynamics NAV als platform en iFacto als uitvoerder hoeft de vernieuwing in principe nooit te eindigen. Wordt ongetwijfeld vervolgd.

SPOTLIGHT

Veiliger, sneller en goedkoper elektronisch factureren met

CertiONE De digitalisering van bedrijfsdocumenten bij KMO's zit in de lift. Orders, facturen en zendnota's worden steeds vaker elektronisch verstuurd. Maar hoe garandeer je de identiteit van afzender en ontvanger? Hoe zorg je ervoor dat je document de juiste persoon bereikt? En wat als klant en leverancier verschillende formaten hanteren?

Hoeveel bedrijven werken al met Certipost? In België tellen we 32.000 klanten, maar ook internationaal zijn we actief: onze oplossingen zijn compatibel met de BTW-wetgeving van meer dan 30 landen, en dankzij roaming-akkoorden zijn meer dan 10.000 bedrijven in heel Europa rechtstreeks of onrechtstreeks klant bij Certipost.

Op deze vragen biedt Certipost een antwoord, zowel voor grotere als kleinere bedrijven. Als een digitale postbode garandeert het CertiONE platform dat e-mails en elektronische documenten veilig worden afgeleverd en enkel door de bestemmeling geopend worden.

Wie spreekt over elektronische documenten, denkt meteen aan elektronisch factureren. Dat is zo, maar het omvat veel meer: het CertiONE platform verwerkt orders, orderbevestigingen, zendnota's, ontvangstbewijzen, enz. Alle documenten die deel uitmaken van de dagelijkse bedrijfsprocessen kunnen elektronisch verstuurd worden. Een aparte categorie vormt e-Contracting: het elektronisch versturen, ondertekenen en archiveren van contracten. Behalve sneller en veiliger, is dit tevens goedkoper: uit studies blijkt dat aan een traditionele factuur een prijskaartje hangt van 15 euro. Met elektronische facturatie is dit slechts 6 euro.

In het kader van elektronische facturatie vormt de link tussen twee softwaresystemen een extra uitdaging: hier ontpopt het CertiONE platform zich tot een centrale hub die alle elektronische documenten in het formaat van de bestemmeling omzet. Hiertoe heeft Certipost partnerships met de belangrijkste software-fabrikanten afgesloten; zo kunnen Microsoft Dynamics gebruikers vandaag via een extra module documenten elektronisch uitsturen en ontvangen. Het CertiONE platform zorgt voor de omzetting van documenten uit Microsoft Dynamics en andere systemen. Wij spraken met Guy Provoost, Controller bij Certipost, over de digitale postbode/vertaler en Microsoft Dynamics.

Hoe werkt de CertiONE module voor Microsoft Dynamics? Onze add-on laat toe om vanuit Microsoft Dynamics elektronische documenten uit te sturen. Het CertiONE platform herkent de bestemmeling, zet de gegevens om naar het juiste formaat en zorgt ervoor dat het document automatisch in het systeem van het ontvangende bedrijf kan worden ingelezen. Let wel, het gaat om veel meer dan elektronische facturen alleen:

orders, orderbevestigingen, zendnota's en betalingen… voor al deze documenten zijn er standaard templates voorzien in Microsoft Dynamics. En voor andere types documenten kan je snel een nieuwe template aanmaken. Wat zijn de voordelen in het dagelijks gebruik? De flexibiliteit is zeker de grote troef van de CertiONE module. Deze werd zo ontwikkeld, dat je op eenvoudige wijze een mapping kan maken met je financiële systeem. Per klant of leverancier kan je instellen welke factuurlijnen je naar welke grootboekrekeningen wil doorboeken. Bedrijven die veel goederen verwerken, kunnen de detailinformatie uit elektronische facturen gebruiken om artikelnummers van leveranciers te koppelen aan de eigen artikelnummers en rechtstreeks door te boeken naar een grootboekrekening. Een ander voordeel is dat inkomende facturen van brandstof, telefonie, enz., automatisch aan een specifiek costcenter kunnen toegekend worden, zodat men meteen de juiste rapporten kan opvragen. Hoe kunnen Microsoft Dynamics klanten van deze module gebruik maken? Elke Microsoft Dynamics NAV gebruiker vanaf versie 4.0 kan de module installeren. Wij raden aan om informatie in te winnen bij de Microsoft Dynamics Partner, die de module kan installeren en aanpassen aan de specifieke behoeften van het bedrijf. Verder koop je online bij Certipost enkele Credit Packs en je bent vertrokken. KEYBOARD > Page 7

SOLUTIONS

De magie van

Microsoft Dynamics “We hebben gewoon een super goeie toepassing qua functionaliteit en de gebruikers kunnen de manier waarop ze met de toepassing werken zelf kiezen. Onze partners hebben de sectorspecifieke expertise... een goeie combinatie om jaarlijks 25% te groeien.”

Microsoft Dynamics heeft de wind in de zeilen. In 2007 een groei van meer dan 25% op de Belgische markt, meer dan 2500 klanten… je zou je voor minder gaan afvragen of er magie mee gemoeid is. Wij spraken met Jan Smessaert, Marketing Manager voor Microsoft Dynamics, over het verleden, het heden en de magie achter het succesverhaal. De economische situatie wordt door velen pessimistisch ingeschat. Hoe zit dat in de markt voor bedrijfssoftware? “Naargelang de bron groeit de Belgische ERP-markt met 6 à 8% per jaar. Het is opvallend dat, ondanks de stagnerende economie, de IT-budgetten van Belgische bedrijven licht blijven stijgen. Dat betekent dat beslissingnemers in KMO's steeds meer inzien dat een bedrijfsoplossing een positieve bijdrage levert tot de rentabiliteit en de groei van het bedrijf.” En hoe zit het met Microsoft in die markt van bedrijfsoplossingen? “Microsoft Dynamics groeit drie keer KEYBOARD > Page 8

sneller dan de markt - maar liefst 25% in 2007! Vandaag telt Microsoft Dynamics zo'n 2500 ERP-klanten op de Belgische markt, waarvan 2200 in Microsoft Dynamics NAV (vroeger 'Navision') en 300 in Microsoft Dynamics AX (vroeger 'Axapta'). Wij schatten het marktaandeel op 15%. En voor 2008 blijven we even ambitieus: we mikken op 300 nieuwe klanten.”

vervangingsmarkt: bedrijven die nu al met een geïntegreerde standaardoplossing werken die stilaan aan vervanging toe is. Nu komen de dossiers terug op de tafel van bedrijven die in 1999-2000 geïnvesteerd hebben.” Microsoft verkoopt niet rechtstreeks, maar werkt via Partners. “Partners zijn cruciaal in het succes van het Microsoft Dynamics platform, omdat

Welke bedrijven kiezen voor Microsoft Dynamics? “Bedrijven die overstappen op Microsoft Dynamics kan je in drie categorieën indelen. De eerste categorie heeft nog geen geïntegreerde bedrijfsoplossing in huis. Hoogstens draait er een boekhoudpakket, misschien nog een losse toepassing voor het beheer van hun voorraad of projectbeheer, en dan nog Excel voor de rapportering. Wij merken dat de meeste KMO's van deze eilandproblematiek af willen. Jan Smessaert

Daarnaast zijn er bedrijven die werken met een oplossing op maat. Bij de installatie was die nog adequaat, maar na verloop van tijd wordt de aanpassing en het onderhoud van zo'n systeem onmogelijk. De volgende keer kiezen ze liever voor een standaardplatform dat kan meegroeien, zowel functioneel als technologisch. Een

laatste

categorie

vormt

de

zij de behoeften kennen van hun specifieke verticale markten en over de nodige sector expertise beschikken. Partners die hun verticale expertise uitbouwen, zijn duidelijk de succesvolste. Microsoft heeft er voor gekozen om hen daar actief in te steunen.” Partners die hun functionele expertise samengebracht hebben in een verticale oplossing bovenop Microsoft Dynamics

SOLUTIONS

NAV, kunnen deze oplossing laten valideren door Microsoft. Het 'Certified for Microsoft Dynamics' label erkent de kwaliteit van deze oplossingen na een grondige evaluatie van de code door Microsoft, en biedt ook de garantie dat er al voldoende referenties bestaan van deze verticale oplossing. Na de implementatie kan het aanvaardingsproces door interne medewerkers een belangrijke hindernis vormen. Hoe gaat Microsoft daarmee om? Microsoft doet uitgebreid onderzoek naar het dagelijks gebruik van softwareoplossingen. Daaruit blijkt hoe belangrijk de gebruiksvriendelijkheid van de toepassing is. Wij besteden dan ook veel aandacht aan de gebruikersinterface van onze schermen en processtappen. Dit is een belangrijk onderdeel van de magie en hierin onderscheiden wij ons van onze belangrijkste concurrenten. We evolueren steeds meer naar een 'rolebased interface': iedere gebruiker werkt met schermen die op zijn behoeften zijn afgestemd. Zo zal de gebruikersinterface van een magazijnbeheerder vooral gericht zijn op het efficiënt inbrengen van gegevens, terwijl managers interesse hebben in een dashboard waarop ze de prestaties van het bedrijf kunnen vergelijken op basis van KPI's (Key Performance Indicators). De vroegere discussie over 'fat client' of 'thin client' is gewoon niet meer relevant. Het gaat immers niet om technologie: de gebruiker kiest zelf de interface die het best bij zijn rol past, of hij nu intern werkt of bij klanten is. De toenemende trend tot delocalisatie heeft ook impact op bedrijfsoplossingen. Inderdaad, steeds meer KMO's hebben vestigingen of partnerships in OostEuropa of het Verre Oosten. Dat schept een extra uitdaging wat de bedrijfsoplossing betreft: die moet voldoen aan de wettelijke vereisten van verschillende landen. Kleinere leveranciers van ERP-oplossingen hebben vaak niet de kritische massa om de verschillende lokale wettelijke

verplichtingen te blijven ondersteunen. Als globale speler biedt Microsoft hier zekerheid. Omdat de lokalisaties voor Microsoft Dynamics oplossingen in een aparte schil worden ontwikkeld, kan je Microsoft Dynamics NAV makkelijk implementeren in verschillende landen. Wat is de houding van Microsoft tegenover nieuwe concepten als SaaS (Software as a Service)? Verschillende elementen worden bij SaaS vaak door elkaar gehaald. Eigenlijk moet je twee vragen beantwoorden: 1. Waar staat de server: in het bedrijf of bij de hosting provider? 2. Welke licentieformule heb je: een eenmalige aankoop of huurformule per gebruiker per maand? Belangrijk is dat Microsoft Dynamics elke combinatie toelaat. Het hosten van de infrastructuur met een 'maandabonnement' van de licenties is het meest gekende. Maar hosting met aangekochte licenties is ook perfect mogelijk. Wij bieden onze klanten volledige vrijheid qua infrastructuur en investering! De realiteit is wel dat meer dan 90 % van de licenties nog steeds aangekocht wordt en de toepassing geïntegreerd wordt binnen de infrastructuur van de onderneming zelf. Op die manier kan de integratie met andere toepassingen worden gerealiseerd (vb. koppeling met Sociaal secretariaat of met productiesystemen). In de toekomst zullen wel meerdere klanten voor een hosting formule kiezen. Microsoft en zijn partners zijn daar volledig klaar voor.

Microsoft is nu eigenlijk een platformbedrijf. Klopt dat ? Ja, absoluut. De ontwikkeling van Microsoft Dynamics concentreert zich op bepaalde kernfunctionaliteiten en processen rond ERP en CRM. Maar onze grote kracht is natuurlijk dat wij gebruik maken van het Microsoft platform als geheel, en dat we optimaal gebruik maken van de ontwikkelingen die in andere afdelingen van Microsoft plaatsvinden: denk maar aan Sharepoint, Office, SQL Server, Business Intelligence,… Noem dit maar het tweede onderdeel van de magie van Microsoft Dynamics. En wat brengt de toekomst voor Microsoft Dynamics? In het najaar van 2008 komt Microsoft Dynamics AX 2009 en Microsoft Dynamics NAV 2009 op de markt. Een belangrijke release met een volledig nieuwe 'role-based interface', die een nieuw paradigma inluidt over de omgang van een gebruiker met zijn bedrijfsoplossing. Naast heel wat nieuwe functionaliteit, is daar ook nog een intensere integratie voorzien met toepassingen die toelaten om met interne en externe partners samen te werken (sharepoint gebaseerd). We zijn er in geslaagd om op vlak van rapportering en analysis (business intelligence) optimaal gebruik te maken van de kracht van SQL-server. Betere inzichten voor alle rollen binnen een organisatie zorgen voor betere beslissingen. En dát is nu net de reden waarom klanten investeren in Dynamics.

Geleidelijk aan stellen we vast dat men vanuit de eigen bedrijfstoepassing bepaalde componenten - 'services' - gaat aanspreken, bijvoorbeeld een koppeling met externe transportdiensten (vb. express diensten). Wij geloven dat dit gemengde model het model van de toekomst wordt.

KEYBOARD > Page 9

SOLUTIONS

iFacto Integration Framework (IIF)

laat Microsoft Dynamics NAV

communiceren met andere toepassingen KEYBOARD > Page 10

SOLUTIONS

Door een aantal evoluties in de markt ziet men steeds vaker een nood aan integratie tussen Microsoft Dynamics NAV en andere toepassingen. Verschillende factoren spelen hierbij: niet alleen het internetgebeuren, maar ook mobiel werken en de integratie scanning en RFID in de logistieke sector vinden steeds meer ingang. Concreet betekent dit dat in en uit Microsoft Dynamics NAV steeds vaker bestanden moeten geïmporteerd en geëxporteerd worden. Wij spraken met Eric Wauters, Partner bij iFacto, over het iFacto Integration Framework dat hier een oplossing voor biedt. Waarin bestaat IIF, de oplossing die iFacto bouwde? In Microsoft Dynamics NAV vind je standaard XML-poorten die bijzonder geschikt zijn om met externe systemen te communiceren. iFacto heeft een module gebouwd die gebruik maakt van deze XML-poorten en die toelaat om op eenvoudige wijze te configureren hoe, waar, wanneer en via welke weg er moet gecommuniceerd worden met externe toepassingen. Deze uitwisseling van informatie kan gebeuren door middel van FTM (File System), Web services (TripleDES encryptie) of via de Message Queue. Daarnaast kan een bedrijf dat via klassieke EDI communiceert met de bedrijfssystemen van handelspartners ook van het iFacto Integration Framework gebruik maken.

situatie speelt het iFacto Integration Framework dezelfde rol: wanneer een nieuw artikel wordt aangemaakt in Microsoft Dynamics NAV, moet deze informatie ook overgebracht worden naar de scanners. Er zijn echter verschillende soorten scanners met verschillende functies. Ook bij mobiele connectiviteit speelt IIF een rol: verkopers kunnen bij de klant zelf artikels opzoeken, nieuwe orders aanmaken, etc. Door gebruik te maken van de XML en webservices wordt alles dan met Microsoft Dynamics NAV gesynchroniseerd wanneer de persoon terug online komt. Neem bijvoorbeeld een groothandel met drie vertegenwoordigers die elk beschikken over een PDA die het volledige artikel- en klantenbestand bevat. Een eenvoudige GPRS-verbinding

zorgt voor de synchronisatie. Om de data-overdracht over GPRS zo klein mogelijk te houden, wordt enkel datgene dat is veranderd over de connectie verzonden, en dat niet enkel op recordniveau, maar zelfs op veldniveau. Een andere toepassing waar je aan kan denken is e-Procurement: je surft door de elektronische catalogus van een leverancier, kiest een artikel en plaatst dan een aankooporder die intern ter goedkeuring wordt voorgelegd en daarna automatisch doorgestuurd wordt naar de leverancier. Het hele traject, tot de ontvangst van de goederen en goedkeuring van de factuur, wordt via de web interface afgehandeld en gesynchroniseerd met de Microsoft Dynamics NAV backoffice.

Wat maakt IIF uniek? De intelligentie van het systeem maakt dat het veel performanter is dan klassieke verbindingen. Het systeem controleert of het bericht goed is overgebracht en signaleert bovendien eventuele fouten bij de overdracht. De grote kracht van IIF is ook de eenvoudige implementatie en de performantie die je ermee bereikt. IIF vereist bijzonder weinig parametrisatie: in amper een halve dag ben je ermee vertrokken. Ieder bedrijf dat met XML-

Welke zijn de mogelijke toepassingsgebieden van het iFacto Integration Framework? Er zijn vele toepassingen mogelijk, van integratie met scanningsystemen over mobiele toepassingen tot e-Procurement en webshops. Neem bijvoorbeeld een klant die barcodescanners gebruikt in zijn magazijn. Bij de picking van goederen, moet deze informatie doorgeboekt worden naar het voorraadsysteem in Microsoft Dynamics NAV. In IIF werd de intelligentie ingebouwd zodat het systeem weet wat het met deze informatie moet doen. In de omgekeerde KEYBOARD > Page 11

SOLUTIONS

poorten werkt, kan ermee aan de slag. De implementatie verloopt op drie niveaus: het eerste niveau is dat van de ‘connector’: per apparaat of toepassing die je wilt verbinden, zet je in Microsoft Dynamics NAV een aparte connector op. Ten tweede heb je het niveau van de ‘berichten’: hier wordt bepaald hoe ieder bericht er moet uitzien. Tenslotte, op het niveau van ‘events’, bepaal je wanneer welk bericht naar welke connector wordt gestuurd.

Over iFacto Een bedrijf optimaal laten functioneren is geen gemakkelijke opdracht. Om bedrijfsprocessen vlotter te laten verlopen, is een ICT-oplossing nodig die zich aanpast aan uw manier van werken. iFacto koos voor Microsoft Dynamics NAV, hét ERP-platform waarmee duizenden bedrijven elke dag werken. U automatiseert en stroomlijnt uw klantenrelaties, financiën en logistieke processen, zonder dat u plots het roer moet omgooien. Met een combinatie van ICT-ervaring en sectorkennis maakt iFacto van iedere ICT-oplossing een krachtig instrument om uw organisatie succesvoller te maken. De iFacto medewerkers kunnen terugvallen op een ruime ICT-kennis en genieten van permanente bijscholing: zo gebruiken ze altijd de nieuwste technologie. Bovendien heeft iFacto een diepgaande expertise opgebouwd in diverse sectoren. De iFacto consultants hebben dan ook een diepgaande kennis van uw specifieke bedrijfsproblematiek: • • • • • •

Financieel management Groothandel en distributie Transport en logistiek Verhuurbedrijven Orthopedie HRM & timebilling

Eric Wauters is Partner bij iFacto, één van de vooraanstaande Microsoft Dynamics Partners en onderdeel van de Cronos groep. Daarnaast behoort hij ook tot het selecte kransje van Microsoft MVP’s (Most Valued Profe-sionals), een groep experten die door Microsoft erkend werden om hun technische expertise en hun bereidheid om hun kennis met anderen te delen. Verder is Eric Wauters initiatiefnemer van een toonaangevende Microsoft Dynamics blog (www.waldo.be) en één van de stichtende leden van de onlangs opgerichte Belgian Dynamics Community (www.DynamicsCOM.be).

T R E N DWATC H E R

Een geïntegreerde bedrijfsoplossing:

investeer in de

toekomst van uw onderneming Veel standaard oplossingen zijn vandaag zodanig functioneel uitgebreid, dat zelfs bedrijven uit specifieke verticale sectoren er mee aan de slag kunnen. KMO's zetten meer dan ooit tevoren de stap naar een geïntegreerde bedrijfsoplossing, omdat ze IT vandaag eerder zien als een investering dan als een pure kost. Wij legden deze evolutie voor aan Renzo Caponi, Managing Partner bij CARE Consulting uit Hasselt. CARE Consulting biedt onafhankelijk advies bij pakketselectie en projectbegeleiding bij ICT-projecten. In het verleden werd vaak onderscheid gemaakt tussen maatwerk en standaard oplossingen. Hoe is dat vandaag? “Ieder bedrijf meent een aantal unieke kenmerken te hebben die niet in een standaard oplossing aan bod komen. Vandaar dat tot enkele jaren terug vaak gekozen werd voor maatwerk. Een ERPpakket werd vooral beoordeeld op de functionele aspecten. Gelukkig is dat vandaag niet meer het geval. Wie een auto wil kopen, gaat verschillende modellen bekijken. Maar niemand haalt het toch in zijn hoofd om zelf zijn wagen samen te stellen? Vandaag nemen standaard oplossingen duidelijk de overhand op maatwerk en hechten ondernemingen meer belang aan de leverancier: is het een gezond bedrijf? Biedt hij voldoende continuïteit voor toekomstige ontwikkelingen?” Een standaard oplossing is de beste keuze wat toekomstgerichtheid betreft. De unieke behoeften van een onderneming vormen meestal slechts 10 à 15% van het totale plaatje. De overige processen kan je invullen met de basis functionaliteit van een generieke oplossing. Daarom vertrekken steeds

meer bedrijven van een standaardoplossing die zich flexibel laat aanpassen aan de specifieke behoeften.” Hoe ziet u de toekomst van kleinere, verticale oplossingen die vandaag concurrentie krijgen van grote spelers als Microsoft Dynamics? “Een niche-oplossing heeft als voordeel dat het een goede 'fit' biedt met de behoeften van een gespecialiseerd bedrijf. Toch houdt zo'n oplossing risico's in naar de toekomst toe. Beslissingnemers focussen soms te veel op de behoeften van vandaag en te weinig op die van morgen. En daar loop je met de verticale oplossing van een nichespeler vaak vast. Nichespelers zijn meestal kleinere bedrijven die het moeten hebben van een beperkt aantal klanten. Wij stellen vast dat een bedrijf op 5 of 10 jaar tijd enorm kan

T R E N DWATC H E R

veranderen. Neem nu HUBO, een doehet-zelf onderneming. HUBO had vroeger tuinartikelen in zijn gamma; ondertussen is dit uitgebreid naar keukens, sanitair, en zelfs PC's. Je kan dan maar beter een bedrijfsoplossing hebben met voldoende

investering en niet als een pure kost voor het bedrijf. Deze ROI-berekening past ook in de strategie van KMO's om steeds meer met KPI's (Key Performance Indicators) te werken. Terwijl een bedrijfsoplossing vroeger vooral een

“Wie een auto wil kopen, gaat verschillende modellen bekijken. Maar niemand haalt het toch in zijn hoofd om zelf zijn wagen samen te stellen?”

bereiken met de nieuwe ERP-oplossing? Zit het management op dezelfde lijn? Zet dat op papier alvorens aan het project te beginnen. Catalogeer ook uw wensen: wat is 'must have' en wat is 'nice to have'? Hoe een bepaald scherm er gaat uitzien is minder belangrijk dan het prijsen kortingsmodel dat gehanteerd wordt door het systeem. CARE Consulting heeft een aantal out-of-the-box oplossingen om bedrijven doorheen dit proces te helpen.

Renzo Caponi, Managing Partner, CARE Consulting draagkracht om zo'n evolutie te ondersteunen. Het succes van meer generieke oplossingen zoals die van Microsoft, kan je als volgt verklaren: ze combineren de toekomstgerichtheid van een standaard oplossing met de expertise van een verticaal gespecialiseerde dealer.” Kan je echt spreken van de 'Return on Investment' van een bedrijfsoplossing? “Wie een bedrijfsoplossing implementeert, beperkt zich aan de kostenzijde te vaak tot de initiële aankoop- en installatiekost. Het totale kostenplaatje over de levensduur van een project omvat echter ook de kosten voor onderhoud, upgrades en 'change management'. Vervolgens moet men de reële voordelen berekenen van de nieuwe oplossing. Een oefening waar wij bij CARE Consulting veel aandacht aan besteden. Wanneer wij een project begeleiden, trachten wij alle voordelen om te zetten in cijfers. Veel bedrijven schakelen bijvoorbeeld interimpersoneel in. Welke besparingen kan je hierop realiseren door een aantal repetitieve handelingen te automatiseren? Een ander vorm van 'return' die je bereikt, is de eliminatie van fouten bij bepaalde processen. Ook hier probeert CARE Consulting met haar klanten te becijferen wat de reële kost is van fouten bij bestellingen, leveringen, facturatie, enz. Het gebeurt dat een systeem zichzelf alleen al hierdoor op korte termijn terugbetaalt. Het is een positieve evolutie dat beslissingnemers een IT-project steeds vaker beschouwen als een KEYBOARD > Page 14

ondersteuning van bedrijfsprocessen vormde, doet ze vandaag steeds meer dienst als een essentieel strategisch instrument.” Hoe belangrijk is Business Intelligence (BI) bij een bedrijfsoplossing? “Management rapportering wint aan belang: een ERP-systeem bevat immers waardevolle informatie voor strategische beslissingen die de groei en de rentabiliteit van de onderneming ondersteunen. BI-modules leveren omzetcijfers, voorraadgegevens, artikelverkopen, winstmarges, enz. Het is dan ook geen toeval dat steeds meer ERP-spelers hun BI-aanbod uitbouwen of een BI-speler overnemen. Terwijl BI oplossingen vroeger onbereikbaar waren voor de KMO, zijn ze vandaag toegankelijker en gebruiksvriendelijker geworden. Uit een BI-module kan je nog meer nuttige gegevens halen die we bij CARE Consulting 'procesindicatoren' noemen. Een ERP-systeem drukt immers een tijdstempel op elke stap in een bedrijfsproces; zo kan je een analyse maken van de doorlooptijd van specifieke processen in de organisatie: hoe lang duurt het bijvoorbeeld om een order volledig af te werken, van bestelling tot levering? Met deze gegevens kan je je activiteiten bijschaven en een aanzienlijke vooruitgang boeken op vlak van efficiëntie. Welke tips zou u meegeven bij de implementatie van een bedrijfsoplossing? “Ten eerste: bepaal uw prioriteiten. Bedrijven vergeten vaak hun ideeën duidelijk te omschrijven. Wat willen ze

Ten tweede: bekijk de TCO (Total Cost of Ownership) en bouw een partnership uit met het IT bedrijf. Veel bedrijven zien hun ICT partner als een leverancier van wie ze zoveel mogelijk korting moeten krijgen. Eigenlijk moet die onderhandeling een partnership worden. Een bedrijfsoplossing is een investering op lange termijn, geen gewone kost. Richt je aandacht op de reële kostprijs van een aantal processen in het bedrijf: de interne administratie, het uitleveren van een order of het maken van een factuur. Welke oplossing kan de doorstroming van deze processen optimaliseren? Als je ICT-partner je daarbij helpt, bouw je met hem een partnership uit met het oog op concrete resultaten op langere termijn. En tenslotte: vergeet de upgrades niet! Na een zware installatie is de verleiding groot om niet mee te evolueren met de nieuwe versies die de fabrikant aanbiedt. Hierdoor riskeert een bedrijf zich echter in enkele jaren schaakmat te zetten. Gevolg: een verloren investering en een volledig nieuwe implementatie. Wij raden aan om belangrijke upgrades door te voeren. Een bedrijfsoplossing is een proces van continue optimalisatie samen met de informaticapartner, geen eenmalige installatie.”