Implementasi System Kearsipan dengan Metodologi System Development Life Cycle (SDLC) Pada Fiznet.Net Deny Andwiyan1 Siti Rohamah2 Mesiana Pasaribu3 Not Suco Sinaga4 1) Dosen Jurusan Teknik Informatika, STMIK Raharja 2) Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi, STMIK Raharja 3) Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi, STMIK Raharja 4) Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi, STMIK Raharja Jl. Jendral Sudirman No. 40 Modern Cikokol-Tangerang Telp. 5529692 , ABSTRACT The times marked by the rapid development of technology. Current advances in information technology that is integrated with other systems to a job in an organization has become a very important requirement. This is because the needs of the organization to improve its ability to analyze a problem he faced for a decision. Availability of data and information are complete, true and correct has become a staple in the survival of an organization. Likewise with Fiznet.Net, a company engaged in IT consulting and other services related to its computers in general are also encouraged to maximize the function-sungsi technology. Various activities Fiznet already using certain applications that aim than facilitate users in managing data including giving convenience for consumers in accessing information about Fiznet and other transactions. Fiznet currently has 30 employees. Everything is generally involved in the project Fiznet system. So many transactions that occurred in kearsipannya Fiznet but still processing the data using a workbook that sometimes re-entered into excel. It is an obstacle when leaders need good numbers letter letters to exit the company in the form of product and service offerings as well as other administrative activities related to Fiznet. SLC methodology (system development life cycle) with several stages of the system development process including planning, analysis, design, implementation and maintenance of applications built system is expected to not only help the problems of the system, but also gives a lot of easiness in the management of all of the letters so that the system can run better. Keywords: archives, letters, SDLC ABSTRAKSI Perkembangan zaman ditandai dengan pesatnya perkembangan Teknologi. Saat ini kemajuan teknologi informasi yang terintegrasi dengan sistem lainnya untuk suatu pekerjaan dalam suatu organisasi sudah menjadi kebutuhan yang sangat penting. Hal ini dikarenakan adanya kebutuhan dari organisasi tersebut untuk meningkatkan kemampuannya dalam menganalisa suatu masalah yang dihadapinya untuk suatu keputusan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap, benar dan tepat sudah menjadi kebutuhan pokok dalam kelangsungan hidup suatu organisasi. Begitu juga dengan Fiznet.Net, sebuah perusahaan yang bergerak dibidang konsultan IT serta jasa-jasa lain nya yang berhubungan dengan komputer secara umum juga terpacu untuk memaksimalkan fungsi-sungsi teknologi. Diberbagai kegiatan Fiznet sudah menggunakan aplikasi tertentu yang tujuannya selain mempermudah user dalam mengelola data termasuk memberikan kemudahan bagi konsumennya dalam mengakses informasi seputar Fiznet dan juga transaksi-transaksi lainnya. Saat ini Fiznet memiliki 30 orang karyawan. Semuanya secara umum terlibat dalam project system Fiznet. Begitu banyak transaksi yang terjadi namun khusus di kearsipannya Fiznet masih mengolah data menggunakan sebuah buku besar yang terkadang diinputkan ulang ke excel. Hal ini menjadi kendala disaat Pimpinan membutuhkan nomor surat baik surat untuk keluar perusahaan dalam bentuk penawaran jasa dan produk maupun administrasi lainnya yang berhubungan dengan aktifitas Fiznet. Menggunakan metodologi SLC ( system development life cycle ) dengan beberapa tahapan proses pengembangan sistem diantaranya perencanaan, analisis, disain, implementasi dan perawatan sistem diharapkan aplikasi yang dibangun tidak hanya membantu permasalahan sistem namun juga memberikan
2
banyak kemudahan-kemudahan dalam pengelolaan semua surat-surat sehingga sistem dapat berjalan dengan lebih baik. Kata kunci : arsip, surat, SDLC I. PENDAHULUAN Perkembangan zaman ditandai dengan pesatnya perkembangan Teknologi. Saat ini kemajuan teknologi informasi yang terintegrasi dengan sistem lainnya untuk suatu pekerjaan dalam suatu organisasi sudah menjadi kebutuhan yang sangat penting. Hal ini dikarenakan adanya kebutuhan dari organisasi tersebut untuk meningkatkan kemampuannya dalam menganalisa suatu masalah yang dihadapinya untuk suatu keputusan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap, benar dan tepat sudah menjadi kebutuhan pokok dalam kelangsungan hidup suatu organisasi. Dalam jaringan internet ada jutaan bahkan milyaran situs yang berbentuk website. Website bukan hanya menjadi situs yang biasa saja bahkan telah menjadi tempat untuk manusia saling berinteraksi. Web telah menjadi antar muka pemakai untuk aplikasi basis data dan web telah menjadi sistem informasi tersebar dimana pemakai tidak perlu download perangkat lunak khusus untuk mendapatkan suatu informasi lagi namun semuanya sudah tersaji dalam media yang sangat gampang didapatkan meskipun dibelahan dunia yang sangat jauh sekalipun. Kecepatan teknologi dalam berkembang dapat menjangkau keseluruh pelosok dunia sehingga semua lapisan masyarakat dapat menikmatika fasilitas ini, tentu saja syarat dan ketentuannya berlaku. Setiap perusahaan saat ini pun dituntut untuk memaksimalkan fungsi teknologi yang ada. Seolah sebuah brand perusahaan akan dilihat dan diukur dari sejauh mana perusahaan tersebut mampu memaksimalkan fungsi teknologi yang ada termasuk kemudahan-kemudahan yang idealnya juga menjadi fasilitas utama terhadap konsumen. Begitu juga dengan Fiznet.Net, sebuah perusahaan yang bergerak dibidang konsultan IT serta jasa-jasa lain nya yang berhubungan dengan komputer secara umum juga terpacu untuk memaksimalkan fungsi-sungsi teknologi. Diberbagai kegiatan Fiznet sudah menggunakan aplikasi tertentu yang tujuannya selain mempermudah user dalam mengelola data termasuk memberikan kemudahan bagi konsumennya dalam mengakses informasi seputar Fiznet dan juga transaksi-transaksi lainnya. Saat ini Fiznet memiliki 30 orang karyawan. Semuanya secara umum terlibat dalam project system Fiznet. Begitu banyak transaksi yang terjadi namun khusus di kearsipannya Fiznet masih mengolah data menggunakan sebuah buku besar yang terkadang diinputkan ulang ke excel. Hal ini menjadi kendala disaat Pimpinan membutuhkan nomor surat baik surat untuk keluar perusahaan dalam bentuk penawaran jasa dan produk maupun administrasi lainnya yang berhubungan dengan aktifitas Fiznet. II. PERMASALAHAN Berdasarkan latar belakang di atas, maka perumusan masalah dalam penelitian sebagai berikut: 1) 2) 3)
III.
ini adalah
Hal apa saja yang menjadi kendala bagi perusahaan dalam menangani permasalahan kearsipan ini ? Apa saja langkah-langkah yang sudah ditempuh perusahaan untuk mengatasi permasalahan yang ada ? Solusi seperti apakah yang paling tepat bagi perusahaan agar dapat mengelola kearsipan dengan baik serta memberikan kemudahan bagi Pimpinan dalam melihat semua aktifitas perusahaan khusus yang berhubungan dengan surat menyurat?
LITERATUR REVIEW 1. Menurut Dwi Astuti (2009) dalam penelitian berjudul Perancangan Sistem Komputerisasi Peminjaman dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan Umum Cikokol Tangerang. Sisteminformasi dari sebuah perpustakaan diperlukan untuk kelancaran transaksi keluar masuknya buku dalam hal ini kearsipan yang rapi dan tertata dengan baik sangat mempengaruhi kelancaran operasional perpustakaan. Dalam penelitian ini sistem dibuat untuk mempermudah dalam penyimpanan data-data perpustakaan yang penting, sehingga pencatatan yang manual dan
3
2.
3.
4.
5.
6.
7.
menggunakan buku dan lemari arsip yang kemungkinan hilang dan rusaknya data sangat besar. Kesamaan yang terdapat dalam penelitian yang dilakukan oleh penulis yaitu terdapat pada Tujuan dari pembuatan sistem informasi yang lebih baik dalam proses penyimpanan data-data, pencatatan data-data, serta meminimalkan terjadinya kemungkinan data yang hilang. Menurut Penelitian yang telah dijalan kan oleh Tri Martini (2008) yang berjudul Analisa Perancangan Inventory Berbasis Web Pada PT. Sinar Central Sistem ini menggunakan bahasa pemrograman PHP MySQL juga menjelaskan pentingnya sebuah sistem pengarsipan data yang baik.. Kekurangan Sistem ini yaitu belum bisa digunakan sebagai informasi persediaan barang secara lengkap karena tidak adanya pencatatan dari sistem komputer. Hubungan dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis yaitu pada sofware pendukung dalam membangun sebuah sistem informasi yakni dengan menggunakan bahas pemrograman PHP MySQL. Penelitian yang dilakukan oleh Stephanie Yuanita Hadiasali (2009) dengan judul Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Elektronik berbasis Web pada Biro Administrasi Umun dan Kepegawaian Universitas Kristen Petra. Aplikasi yang dibuat meliputi pengelolaan kategori dan arsip, pengelolaan grup user, pembagian hak akses terhadap arsip, pengaturan arsip yang memiliki keterkaitan, pencarian pada isi arsip dengan metode TF-IDF, seta pembuatan laporan history pengaksesan arsip. Aplikasi yang dibuat berbasis Web ini menggunakan bahasa pemrograman PHP, Borland Delphi dan My SQL sebagai database. Penelitian yang dilakukan oleh Nurhayatin, S.ST. (2010) yaitu Sistem Mamajemen Arsip Berbasis Web Universitas Muhamadiyah Malang. Sistem dibuat dengan menggunakan Netbeans 6.0 X sebagai IDE yang digunakan untuk menbangun aplikasi, Apache Tomcat 6.0 sebagai web server, JDK 1.6 merupakan Java Development Kit didalamnya terdapat library-library yang diperlukan untuk perancangan aplikasi, serta My SQL sebagai database. Hubungan penelitian yang dilakukan Nurhayatin dengan penulis yakni pada konsep dasar yang akan dibangun dengan beberapa software pendukung yang dipilih, dengan tujuan agar proses manajemen kearsipan itu lebih baik. Penelitian yang dilakukan oleh Purwanti Fitriastuti (2011) dengan judul Sistem Informasi Kearsipan Surat Menyurat Dikelurahan Karang Ayu Semarang Barat Universitas Stikubank. Sistem yang dibuat ini menggunakan PHP dan My SQL sebagai database. Hubungan penelitian ini dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis yakni terletak pada software yang digunakan sebagai pembangun sistem. Penelitian yang dilakukan oleh Rudy Hartanto (2009) dengan judul Perancangan Sistem Pengendalian Dokumen ISO TS 16949 Pada Departement R&D Automotive di PT IRC INOAC Indonesia PU Division. Hubungan dengan penelitian yang penulis lakukan adalah dari aspek dasar dilakukannya penelitian yaitu untuk membuat sistem dokumen yang lebih baik dari yang sudah ada. Penelitian yang dilakukan oleh Jerry Kusuma Andriyanto (2009) dengan judul Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Pada PT. Bank CIMB Niaga, Tbk. Penelitian ini menggunakan metode analisa dan perancangan berorientasi objek, dengan software perancang sistem yaitu adobe dreamweaver serta menggunakan MySQL sebagai database.
IV. PEMECAHAN MASALAH IV.1. Teori Pendukung Definisi sistem terdapat beberapa pandangan, diantaranya yaitu: a. Menurut McLeod, Jr dalam Diat Lanti Diat Lanti Prasojo (2011:152), “Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”. b. Menurut Davis dalam Diat Lanti Prasojo (2011:152), “Sebuah sistem terdiri dari bagianbagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud”. c. Menurut Moekijat dalam Diat Lanti Prasojo (2011:152), “Sistem adalah setiap sesuatu terdiri dari obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata kaitan dan bertata hubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu”.
4
Web adalah sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext. Informasi web pada umumnya ditulis dalam format HTML. Interaksi web dibagi dalam 3 langkah yaitu permintaan, pemrosesan, dan jawaban. Web dalam ilmu komputer/internet khususnya adalah jaringan luas yang mencakup seluruh dunia.
IV.2. Metodologi Pengembangan Sistem Dalam merancang sebuah aplikasi atau sistem, diperlukan metode-metode atau langkah-langkah dalam pembangunan atau pengembangan sistem. Dalam penelitian ini, penulis melakukan pengembangan sistem dengan metode waterfall. Metode waterfall merupakan metode pengembangan perangkat lunak yang secara umum dilakukan oleh para peneliti sistem, dengan melalui beberapa tahapan penelitian, yaitu:
Gambar 1. Metode Pengembangan Sistem dengan Metode Waterfall (http://buzzle.com) •
•
•
• •
IV.3.
Analisis dan Definisi Tahap ini merupakan tahap dalam mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai sistem yang diteliti dengan melakukan metode-metode pengumpulan data sehingga ditemukan kelebihan dan kekurangan sistem serta user requirement. Selain itu, tahap ini juga dilakukan untuk mencari pemecah masalah dan menganalisa bagaimana sistem akan dibangun untuk memecahkan masalah pada sistem sebelumnya. Perancangan Sistem Tahap ini merupakan tahapan perancangan sistem yang didalamnya dilakukan pemodelan sistem dengan UML, representasi interface dan coding menggunakan bahasa pemrograman PHP. Implementasi dan Pengujian Unit Tahap ini merupakan tahapan dalam pengimplementasian sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secara unit, agar dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan. Integrasi dan Pengujian Sistem Tahap ini merupakan tahap pengujian sistem secara keseluruhan. Operasi dan Pemeliharaan Tahap ini merupakan tahapan penggunaan sistem oleh user yang didalamnya harus ada pemeliharaan sistem untuk menjaga proses operasional sistem dan memungkinkan untuk dilakukan pengembangan sistem di kemudian hari. Visualisasi Rancangan Sistem
Dalam men-visualisasikan rancangan sistem, penulis menggunakan Unified Modelling Language (UML) sebagai tools yang digunakan dalam merancang sistem.
5
1.
Usecase Diagram
Gambar 2.Usecase Diagram Usulan Berdasarkan Gambar 2.. Use Case Diagram Pengunjung yang diusulkan terdapat : a. Use Case : Home Actor : Admin dan Pimpinan Main Success Scenario : Actor dapat melihat Home Aplikasi Kearsipan b. Use Case : Login Actor : Admin dan Pimpinan Main Success Scenario : Actor dapat melakukan login dengan username dan passwordnya. c. Use Case : Agenda Surat Masuk Actor : Admin Main Success Scenario : Admin dapat mengakses Menu Agenda Surat Masuk, dimana admin dapat malakukan pencarian, input dan update data. d. Use Case : Agenda Surat Keluar Actor : Admin Main Success Scenario : Admin dapat mengakses Menu Agenda Surat Keluar, dimana admin dapat malakukan pencarian, input dan update data. e. Use Case : Disposisi Actor : Admin Main Success Scenario : Admin dapat mengakses Menu Disposisi, dimana terdapat sub menu disposisi surat masuk dan disposisi baru selain itu admin dapat malakukan pencarian, input dan update data. f. Use Case : Data Pimpinan Actor : Admin Main Success Scenario :Admin dapat mengakses Menu Data Pimpinan, dimana admin dapat malakukan pencarian, input dan update data. g. Use Case : Transaksi Pembayaran Actor : Admin Main Success Scenario : Admin dapat mengakses Menu Transaksi Pembayaran, dimana terdapat sub menu data Pimpinan dan Transaksi dengan kegiatan ekspor dan impor selain itu admin dapat malakukan pencarian, input dan update data.
6
h.
i.
Use Case Actor Main Success Scenario
: Alat Tulis Kantor : Admin : Admin dapat mengakses Menu Alat Tulis Kantor, dimana admin dapat malakukan pencarian, input dan update data. Use Case : Laporan Actor : Admin dan Pimpinan Main Success Scenario : 1. Admin dapat mengakses Menu Laporan, yang didalamnya berisi laporan agenda surat masuk, laporan agenda surat keluar, laporan data Pimpinan, laporan data transaksi,dan laporan data pengeluaran atk, selain itu admin pun dapat melakukan input, update, dan pencetakan data. 2. Pimpinan dapat mengakases Menu laporan, namun hanya untuk dilihat saja tanpa bisa melakukan perubahan. j. Use Case : Logout Actor : Admin dan Pimpinan Main Success Scenario :Setelah actor selesai mengakses halamannya, actor dapat meninggalkan Aplikasi dengan cara menglogout halamannya. 2.
Activity Diagram Admin
Gambar 3. Activity Diagram Admin Berdasarkan Gambar 3. activity diagram Admin yang dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Memiliki Satu Initial Node untuk mengawali aktivitas di dalam Activity Diagram Admin, dan Satu Activity Final Node untuk mengakhiri suatu Activity Diagram admin. 2. Memililki Satu Decision Node yaitu sebagai pilihan ya dan tidak, tiga puluh lima Action yaitu sebagai aktivitas yang berjalan di Activity Diagram Admin. 3. Dan Memiliki enam puluh empat Control Flow yang saling terintegrasi dengan Initial Node, Action, Activity, Decision, Fork Node dan Final Node. 4. Sebelas Fork Node, satu aliran yang pada tahap tertentu berubah menjadi beberapa aliran.
7
3.
Activity Diagram Pimpinan
Gambar 4. Activity Diagram Pimpinan Berdasarkan Gambar 4. activity diagram Pimpinan yang dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Memiliki Satu Initial Node untuk mengawali aktivitas di dalam Activity Diagram Pimpinan, dan Satu Activity Final Node untuk mengakhiri suatu Activity Diagram Pimpinan. 2. Memililki satu Decision Node yaitu sebagai pilihan ya dan tidak, dan lima belas Action yaitu sebagai aktivitas yang berjalan di Activity Diagram Pimpinan. 3. Dan Memiliki dua puluh tujuh Control Flow yang saling terintegrasi dengan Initial Node, Action, Activity, Decision, Fork Node dan Final Node. 4. Empat Fork Node, satu aliran yang pada tahap tertentu berubah menjadi beberapa aliran. V.
IMPLEMENTASI a.Halaman Home
Gambar 5. Halaman Login Tampilan ini merupakan halaman login bagi user. Login dibarikan sesuai hak akses yang diberikan perusahaan.
8
b.
Halaman Utama
Gambar 6. Halaman Utama Pada halaman ini merupakan akses utama admin. Hak akses bagi admin juga ditentukan oleh kebijakan perusahaan. Admin dapat melakukan update data semua menu yang ada pada aplikasi ini. c.Input Surat Masuk
Gambar 7. Input Surat Masuk Halaman ini digunakan untuk menginputkan surat masuk, mulai dari pengirim, perihal, isi sampai kepada siapa atau bagian mana surat tersebut didistribusikan. d.
Input Surat Keluar
Gambar 8. Input Surat Keluar
9
Halaman ini digunakan untuk menginputkan keperluan surat keluar, sebelum disposisi diberikan untuk kelanjutan status surat yang keluar dari perusahaan. e.Laporan
Gambar 9. Laporan Pada menu ini terdapat fasilitas untuk mencetak laporan-laporan yang berhubungan dengan kegiatan secara keseluruhan, baik dari arsip surat masuk, surat keluar, pemakaian ATK dan lain sebagainya. VI. KESIMPULAN Setelah sistem berhasil diimplementasikan dengan baik maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Hal-hal yang menjadi kendala bagi perusahaan dalam menangani permasalahan kearsipan ini diantaranya adalah belum adanya sistem yang baik dalam mengolah data kearsipan ini. Terjadi rangkap nomor serta loncatan-loncatan nomor surat yang tidak terdata dengan baik. 2. Langkah-langkah yang sudah ditempuh perusahaan untuk mengatasi permasalahan yang ada diantaranya adalah memindahkan data ke excel dengan harapan semua surat masuk dan keluar minimal terdata dengan baik sehingga kalaupun ada rangkap nomor dapat dideteksi lebih awal. 3. Solusi yang paling tepat saat ini bagi perusahaan agar dapat mengelola kearsipan dengan baik serta memberikan kemudahan bagi Pimpinan dalam melihat semua aktifitas perusahaan khusus yang berhubungan dengan surat menyuratadalah dengan membuat sebuah aplikasi sebagai media yang dapat mengelola data surat menyurat dengan baik sehingga semua dapat terdata dan dilaporkan dengan baik juga kepada pimpinan Fiznet. 4. Dengan aplikasi yang dirancang ini terbukti sistem bekerja dengan lebih efektif. VII. DAFTAR PUSTAKA Ananda, Shenia, Jarot, Darma. 2009. Buku Pintar Menguasai Internet. Jakarta: Mediakita. Anhar, “Panduan Menguasai PHP & MySQL secara Otodidak”, Mediakita, Jakarta, 2010. Guritno, Suryo., Sudaryono, Rahardja U, 2010. Theory and Application of IT Research. CV Andi Offset. Yogyakarta. Henderi. 2008. Unified Modeling Language. Herlawati, Prabowo Pudjo Widodo. 2011. Menggunakan UML. Bandung: Informatika. Kadir, Abdul. 2008. Latihan Membuat Aplikasi Web PHP dan MySQL dengan Dreamweaver MX (6,7,2004, dan 8). Edisi Pertama. Yogyakarta : Gava Media. Kadir, Abdul. 2009. Dasar perancangan & Implementasi, Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, Abdul. 2010. Dasar Pemograman Web Dinamis Menggunakan Php. Yoyakarta: Andi Offset. Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2008. Konsep Sistem Informasi. Jakarta:STMIK Muhammadiyah. Laudon, Kenneth C dan Laudon, C, Jane. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ke-10, Cetakan Ke-1. Jakarta : Salemba Empat. Milician. 2012. Dreamweaver CS3 Basic. USA: University Florida Mulyanto, Agus. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2009
10
Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2008. Metode Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2009. Sistem Informasi Teknologi, Yogyakarta: Andi Offset
