Implementasi SPM-PT di UGM

7/23/2013

Kebijakan dan Sistem Penjaminan Mutu di UGM SK Rektor No. 123/P/SK/Set.R/2001 Tugas Kantor Jaminan Mutu:

Implementasi SPM-PT di UGM

Quality Assurance Office

1.

Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan di UGM

2.

Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan penjaminan mutu

3.

Memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu

4.

Melakukan auditing dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu

5.

Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu secara berkala


Kebijakan dan Sistem Penjaminan Mutu di UGM

Latar Belakang SPM-PT UGM • UGM sebagai Perguruan tinggi perjuangan tertua dan terbesar di Indonesia • UGM sebagai anggota tetap AUN-QA harus senantiasa menjaga dan meningkatkan kualitas dalam tridarma Diperlukan pola penjaminan mutu yang bersistem dan dapat diimplemetasikan sesuai dengan budaya UGM Quality Assurance Office

SK Rektor No. 76/P/SK/HT/2013 Tugas Kantor Jaminan Mutu:

1.

Merencanakan dan melaksanakan SPMPT dan AMI secara keseluruhan di UGM

2.

Mengembangkan SPMI dan SIPMA di UGM

3.

Merencanakan, melaksanakan dan monitoring persiapan akreditasi nasional dan internasional

4.

Mengembangkan dan memelihara kerjasama bidang SPMI secara nasional dan internasional

5.

Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu secara berkala kepada WR Akademik dan Kemahasiswaan


1

7/23/2013

Manajemen Resiko UGM Implementasi SPM-PT UGM Sesuai dengan budaya, kondisi, kemampuan, serta cita-cita UGM

Visi, Misi UGM Renstra/Renop

Kebijakan Akademik

Peningkatan

CQI

Strategi

Monev

KINERJA Fakultas, Direktorat, Kantor, Program studi

Keuangan

KAI

Akademik

KJM

Hukum

Hukor


Peraturan Akademik

PMI


Inspirasi Perkembangan SPM-PT UGM • • • •

British Standard 5750 International Standard Organization (ISO) Malcolm Balridge Award , dll. Quality Assurance System (Inggris, Australia dan Eropa Barat)

Di-adopt di Indonesia dan kawasan ASEAN UGM mulai melaksanakan Quality Assurance Office

Standar Akademik

Akreditasi Internasional (AUN, AACSB, ASIIN, WFME, ABET, IChem-E, ISO)

PME

Survei (QS, Webometrics)

SNPT, BAN-PT, LAM

Kerangka SPMI-PT UGM 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Landasan Yuridis Landasan substansi Azas SPMI-PT Standar implementasi SPMI-PT Sistem Organisasi SPMI-PT Sistem Dokumentasi SPMI-PT Siklus SPMI-PT


2

7/23/2013

1. LANDASAN JURIDIS (1) • Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas Evaluasi pendidikan yang terdiri dari kegiatan pengendalian, penjaminan dan penetapan mutu pendidikan

• UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi • Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan • Peraturan Pemerintah RI No 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas PP No. 17 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan, pasal 49 ayat 2 butir C


2. LANDASAN SUBSTANSI • Kebijakan Akademik UGM • Standar Akademik UGM • Peraturan Akademik UGM • Manual Mutu Akademik • Manual Prosedur • Dokumen AMI


1. LANDASAN JURIDIS (2) 3. AZAS-AZAS • Rencana Strategis UGM 2008-2012 Grand Strategy (untuk program pendidikan) 5. Performance based management (untuk penjaminan mutu pelayanan) • Kebijakan Akademik UGM 2010 Misi dan tujuan (pendidikan)

..dengan mengembangkan sistem penjaminan mutu (quality assurance system) pendidikan tinggi secara bertahap, terstruktur dan berkesinambungan


• Komitmen • Internally driven • Tanggungjawab/pengawasan melekat • Kepatuhan kepada rencana • Evaluasi

• Peningkatan mutu berkelanjutan


3

7/23/2013

6. Sistem Dokumen

4. Standar Implementasi SPMI UGM • Quality Assurance Agency (QAA) di UK (1997 – 2002)

• Dokumen Akademik • Dokumen Mutu

• Sistem Dokumentasi ISO 10013:2001

Dok. Akademik Dokumen Mutu (implementasi)

• Sistem Audit Internal ISO 19011:2002

Proses

• Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 • Substansi AUN standar on quality assurance


baseline Goal Quality Assurance Office

5. Kerangka Organisasi Tingkat

Nama Pelaksana

Penanggung jawab Sistem penjaminan Mutu Internal

Penanggung jawab Sistem Audit Mutu Internal

Universitas

Kantor Jaminan Mutu (KJM)

Rektor

Manajer Program Audit Mutu Internal (Ketua KJM)

Fakultas/ SPS/ SV

Komisi Koordinasi Kegiatan Akademik (K3A), Gugus jamian Mutu (GJM)

Dekan/ WD AKm./Ass.Dir I SPS/ Ass.Dir I SV

Manajer Program Audit Mutu Internal ( Auditor senior)

Jurusan

Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TK2A)

Sekretaris Jurusan/ Pengelola SPS

Tim Koordinasi Semester (TKS)

Ketua Lab./Ketua KBK

Program Studi


7. SIKLUS SPMI FAKULTAS Jul-Agt(10)

Sep(10)-Des(11)

Periodik antara Sep(10)-Jun(12)

Standar

Pelaksanaan

Monitoring

Benchmarking Peningkatan Mutu

Rumusan Koreksi

Audit Internal

Evaluasi Diri

Jun-Jul(12)

Mei(12)

April(12)

Feb-Maret(12)


4

7/23/2013

7. SIKLUS SPMI (Prodi)


EDPS On-line


EDPS Off-line

Evaluasi Diri • Salah satu tahapan SPMI-PT yang penting • Memuat data dan informasi prodi berbasis BAN-PT • Memudahkan prodi mengisi borang BAN-PT • Kekuatan, kelemahan, dan peluang dapat diketahui Didesain instrumen evaluasi diri prodi (EDPS) dan Fakultas/SPS/SV (EDF & D-EDF)

SOSIALISASI PENGISIAN EDPS 1 OFFLINE2 2011 BAGI 3 AUDITOR 4

6

Kantor Jaminan Mutu UGM Yogyakarta, 7-9 Juni 2011

5 Quality Assurance Office


5

7/23/2013

Pemilihan Pelatihan

MANAJEMEN

Contoh Isian Data Pendukung

Menentukan kebijakan AMI

1

Untuk menjawab pertanyaan Standar 3 3.9, 3.10

Tahun

No

(1)

(2)

2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012 2012

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

ID Mahasiswa

Nama Mahasiswa

(3)

3.4, 3.6

Status mahasis Reguler (R) / non Transfer wa(Aktif, reguler (NR) = / Tidak cuti, DO, Kerjasama Transfer MD, lulus)

Asal mahasiswa

L/P

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

P L P P P P P L L P L

DO Lulus Lulus Lulus Aktif Aktif Aktif Aktif Aktif Lulus MD

R R R R R R R R R R R

TT TT TT TT TT TT TT TT TT TT TT

2.23 2.33 2.66 2.06 2.20 2.26 2.34 3.10 2.57 3.07 3.76

(4)

IPK

3.5,3.6, 3.7, 3.8

3.5,3.6, 3.7, 3.8

Tanggal masuk

Tanggal lulus

(11)

(12)

Tentukan Tujuan Audit

2

9

3 Kelompok Auditor

Perencanaan Audit

Menentukan kajiulang kebijakan

10

Kualifikasi AMI

MPAMAI

4

LAPORAN AUDIT

Membentuk Tim Audit

Tim Audit 5

... 06/119233/TK/31518 06/119238/TK/31523 1 2 3 4 5 6 7 8

a b c d e f g h i j k

Makassar Lampung Sumbawa Bandung Medan Bandung Banjarmasin Lampung Jakarta Sumbawa Jakarta

27/08/2003 27/08/2003 27/08/2003 27/08/2003 27/08/2003 27/08/2003 27/08/2003 27/08/2003 27/08/2003 27/08/2004 27/08/2004

27/05/2011 13/03/2013 09/03/2013 30/09/2012 30/09/2012 13/03/2013 30/09/2012 30/09/2009 30/09/2012 27/05/2011 27/05/2009

8 Melaksanakan Audit 7

6

Jadwal Audit (Visitasi)

Siklus Quality Assurance Office


Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist

Lapangan

Rapat Tim Audit

Audit Mutu Internal

Tahapan SPMI-PT UGM

Contoh Isian Data Pendukung

Perencanaan SPMI

3.14 No

3.14, 3.20, 3.21 Jenis Kontribusi Alumni

(1)

1 2 3

3.20 Sifat (Akademik =1) (Non Akademik=2) (Keduanya=3)

(2)

Dana Fasilitas Keterlibatan dalam kegiatan akademik Pengembangan Jejaring Fasilitas untuk magang/ Kerja Praktik Mhs/ Tugas Akhir ...

1 2 1 3 3

Nama/ Unit Penyumbang

Bentuk

Jumlah/ Satuan (prakiraan dalam Rp)

Waktu

(3)

(4)

(5)

(6)

Alumni di Indosat Yayasan Hashim Dipta A.

Uang Gedung 5 lantai Kurikulum

14. Upaya pelacakan dan perekaman (dokumentasi) data lulusan. Pilih salah satu leveling 4: Hasil pelacakan untuk perbaikan ≥ 3 item 3: Hasil pelacakan untuk perbaikan 2 item. 2: Hasil pelacakan untuk perbaikan 1 item. 1: Belum digunakan untuk perbaikan

Penilaian Prodi

0

Rp10,000,000.00 Rp5,000,000,000.00

Jan-12 Dec-12 Feb-12

Peningkatan Standar

Untuk menjawab pertanyaan

Program baru

Ya

Bantuan Teknis

Tidak

Sosialisasi AMI dan EDPS, EDF &D-EDF Pengisian EDPS oleh Prodi Audit Mutu Internal Rapat Tinjauan Manajemen Jurusan dan atau Fakultas Rapat Tinjauan Manajemen Universitas



6

7/23/2013

AMI Fakultas • • • • • • •

Periode : 2 tahun sekali (terakhir tahun 2012) Klien : Rektor Koor. pelaksana : Ketua KJM (MP-AMI Universitas) Teraudit : Dekanat Auditor : 3 orang/fakultas/SPS/SV (20 Unit) Fokus : Manajemen Akademik Dasar audit : instrumen evaluasi diri Fakultas (EDF) dan Deskripsi Evaluasi Diri Fakultas (D-EDF)


AMI Prodi • • • • • •

Periode Klien Koor. pelaksana Teraudit Auditor Fokus

• Dasar audit

: 1 tahun sekali : Dekan : MP-AMI Fakultas : Pengurus Prodi : 2 orang (cluster sama) :Sesuai dengan lingkup audit (Tri Dharma) : Instrumen Evaluasi diri Prodi (EDPS)


Tujuan Audit Fakultas 1. Untuk memastikan konsistensi penjabaran Visi, Misi, Sasaran, Tujuan, Renstra, dan Renop 2. Untuk memastikan konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan akademik 3. Untuk memastikan kecukupan penyediaan saranaprasarana dan sumber daya manusia 4. Untuk memastikan kesesuaian mutu input dengan persyaratan dan peraturan yang berlaku 5. Untuk memastikan efektifitas implementasi dan peningkatan mutu akademik serta tatakelola 6. Untuk persiapan akreditasi BAN-PT



7

7/23/2013

Lingkup AMI Prodi Tahun 2013

AMI Prodi • • • • • •

Periode Klien Koor. pelaksana Teraudit Auditor Fokus

• Dasar audit

Bagi prodi yang akan mengajukan reakreditasi BAN-PT

: 1 tahun sekali : Dekan : MP-AMI Fakultas : Pengurus Prodi : 2 orang (cluster sama) : Implementasi kegiatan Akademik terhadap standar/rencana : Instrumen Evaluasi diri Prodi (EDPS)

DEKAN MP–AMI Audit

STANDAR: 1, 2, 3, 5 1. Visi, Misi 2. Tatapamong, Jaminan Mutu 3. Kemahasiswaan & Lulusan 5. Kurikulum Isian Borang 3A BAN-PT

Auditor AMI

Asesor BAN PTK



Lingkup AMI Prodi Tahun 2013 (Umum)

Tahapan Tindakan koreksi AMI Forum

Audit

-RTM II -Audit berikut

RTM I

DEKAN MP–AMI STANDAR: 1, 2, 3, 5 1. Visi, Misi 2. Tatapamong 3. Kemahasiswaan & Lulusan 5. Kurikulum

-KTS -OB

Audit Rekaman

Temuan

Dekan

-Diminta: dekan -Direspon:teraudit

PTK

-Tindakan koreksi

-Close -Open

Pemantauan

PTK



8

7/23/2013

Tahapan Peningkatan mutu siklus SMP-PT lingkup Universitas Lingkup KJM Ketua

Pelatihan, Pelayanan & Konsultasi Profesional

Akreditasi – Sertifikasi

PermintaanTindakan Koreksi

SPM-PT, AMI & SIPMA

REKTOR Peningkatan Kualitas

PPTIK

P3

Lingkup Fakultas/ SPS/ PTK Mitra

Tim Audit Internal

K3A/ TK2A/ TKS

Pool of Int. Auditor

SV

Dekan Peningkatan Kualitas Tindakan Perbaikan Jurusan/Bagian Program Studi


Kegiatan dan capaian SPMI 1. AMI Fakultas: 2008, 2010, 2012 2. AMI Prodi - SV (mulai tahun 2010)  masuk siklus 3 - S1 (mulai tahun 2004)  masuk siklus 9 - Profesi (mulai tahun 2010) masuk siklus 3 - S2 & Spesialis ( 2009 ~)  masuk siklus 4 - S3 (mulai tahun 2010)  masuk siklus 3 3. Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal  Sejak 2009 4. Pengembangan standar (EDPS, EDF, D-EDF)  continuous improvement 5. Sistem dan Pelaksanaan Tracer Study 6. AIPT tahun 2008 dan 2012 dengan nilai A 7. Enam prodi telah mengikuti AUN Quality assessment Quality Assurance Office

Tahapan Peningkatan mutu siklus SMP-PT Lingkup Fakultas/SPs/SV

Jejaring Penjaminan Mutu UGM EU QA DIKTI AUN

Tim Audit Internal

KTS-> PTK

MPAMI

HRK Jerman

Dekan Peningkatan Kualitas

GJM K3A TK2A TKS

Pool of Int. Auditor

Tindakan Perbaikan

Jurusan/ Bagian Program Studi

UGM - QA TQCS

BKMPTI: UI, ITB, UNPAD UNSRI, UII

Chulalongkorn University, Thailand

UPM, Malaysia

Rencana Tindakan Perbaikan

NUS , Singapore

AUN-QA PTN/PTS



9

7/23/2013

CITA-CITA IMPLEMENTASI SPMI UGM

TAHAPAN MEMBANGUN BUDAYA MUTU UGM Tahap I 2002 - 2006

Tahap II 2007 - 2011

: Prodi dan fakultas

Tahap III 2012 - 2015 Dorongan Eksternal

Dorongan Eksternal Dorongan Eksternal

Motivasi Internal Internally Driven

Motivasi Internal Internally Driven Motivasi Internal Internally Driven Ing Ngarso Sung Tulodho

Ing Madya Mangun Karso

Tut Wuri Handayani


SPMPT UGM Quality Assurance Office

CITA-CITA IMPLEMENTASI SPMI UGM Mutu, Mutu, Mutu B u d a y a M u t u (TQCS)

Implementasi Organisasi SDM Dokumen Anggaran

Komitmen


Perubahan Paradigma

Sikap Mental

GinÖng Prati Dino Continuous Quality Improvement Etos kerja


10

Implementasi SPM-PT di UGM

Recommend Documents