IMPLEMENTASI CRM BERBASIS WEB DENGAN MENGGUNAKAN SUGAR COMMUNITY EDITION: STUDI KASUS PADA BISNIS DIGITAL OFFSET

SISFO-Jurnal Sistem Informasi

IMPLEMENTASI CRM BERBASIS WEB DENGAN MENGGUNAKAN SUGAR COMMUNITY EDITION: STUDI KASUS PADA BISNIS DIGITAL OFFSET Bambang Setiawan1), Muhammad Harist Murdani2) Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh November Surabaya Kampus ITS Sukolilo, Surabaya, 60111 E-mail : [email protected]), [email protected])

Abstrak Bisnis digital offset merupakan sebuah bisnis tingkat menengah yang baru di indonesia. Bisnis tersebut memiliki perbedaan yang mendasar dengan bisnis digital printing. Harga sedikit lebih tinggi namun kualitas cetaknya mendekati cetak offset biasa. CRM mampu membantu bisnis digital offset dalam mengatasi masalah yang dihadapi. Namun implementasi CRM dalam sebuah bisnis cenderung menghabiskan biaya yang besar, karena aplikasi CRM yang dibangun adalah aplikasi berbayar. Contohnya adalah Microsoft CRM dan SalesForce. Biaya yang dikenakan berbasis pada waktu dan banyaknya user yang ada dalam aplikasi. Sehingga solusi ini tidak sesuai jika diterapkan pada bisnis tingkat menengah. SugarCE menjawab kebutuhan bisnis akan aplikasi CRM yang membutuhkan biaya tidak terlalu besar, memiliki skala luas karena bisa diakses melalui internet dan didukung oleh sebuah perusahaan yang memang memiliki spesialisasi di bidang CRM, yakni SugarCRM. SugarCE adalah sebuah produk open source yang dikelola oleh SugarCRM. Kastemisasi dilakukan agar didapatkan sebuah aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis digital offset. Penelitian ini menghasilkan SugarCE yang telah dikastemisasi sesuai analisa kebutuhan yang telah dilakukan pada bisnis digital offset. Kata kunci : Open Source CRM, SugarCE, Kastemisasi, Digital Offset

1. PENDAHULUAN Seiring perubahan jaman, tipikal pelanggan pun saat ini telah berubah dan pelaku bisnis terlambat untuk mengenalinya. Penurunan tingkat penjualan, semakin banyaknya pesaing dan jumlah pelanggan yang berfluktuasi. Produk dibuat secara massive namun return value-nya tidak seperti yang direncanakan. Fokus yang berlebihan pada produk atau jasa (productcentric), menjual sebanyak mungkin produk/jasa yang ada tanpa memperhatikan keinginan dan selera pelanggan, menjadi penyebab utama terjadinya kegagalan dalam bisnis. Pelanggan adalah ujung tombak yang menentukan keberhasilan para pelaku bisnis. Sehingga pelaku bisnis harus mampu memahami pelanggan dan memenuhi segala keinginannya dengan memperhatikan batasan yang ada. Semakin banyak jenis produk beserta metode untuk melakukan pembelian dan pembayaran dapat membawa loyalitas pelanggan satu tingkat lebih tinggi. Kemudahan untuk mendapat layanan purna jual dan sensitivitas terhadap

permasalahan yang ada pada produk dapat membantu meningkatkan loyalitas pelanggan. Loyalitas, sebuah diksi penting untuk membentuk hubungan dengan pelanggan. Kompetitor bisnis semakin hari semakin bertambah, jumlah pelanggan tidak banyak berubah dan tingkat ekonomi yang semakin tinggi memberikan pelanggan banyak pilihan. Pelanggan merasa berhak untuk mendapatkan pelayanan yang lebih baik, harga yang murah namun dengan kualitas yang bagus. Padahal kualitas selalu berbanding lurus dengan harga. Di sisi lain, perusahaan berkeinginan menjual produk dengan harga tinggi untuk mendapatkan keuntungan yang lebih besar. Jika faktor dari pelanggan tidak diperhatikan, perusahaan pasti akan gulung tikar. Kalah dalam bersaing dengan perusahaan lain yang mampu menjaga harga dengan kualitas sesuai keinginan pelanggan. Loyalitas dapat diawali dengan mengenali pelanggan sebagai seorang individu yang unik. Setiap individu memiliki keinginan tersendiri dan ciri-ciri yang berbeda dari individu lainnya. Semakin individu merasa dihargai dan

1

SISFO-Jurnal Sistem Informasi diperhatikan, semakin terhadap perusahaan.

tinggi

loyalitasnya

Terdapat sebuah fakta yang disebutkan dalam buku karangan Dyche, Jill tahun 2002 dengan judul The CRM Handbook, biaya untuk menjual sebuah produk kepada pelanggan yang baru bervariasi antara 3 hingga 13 kali lipat, diambil rata-rata adalah 6 kali, daripada menjual kepada pelanggan yang telah dimiliki. Karena itu, bisnis memiliki keharusan untuk memaksimalkan potensi yang ada pada pelanggan yang telah dimiliki. Salah satu caranya dengan mengetahui pilihan terbaik untuk pelanggan dan memotivasi pelanggan untuk tetap loyal terhadap bisnis. SugarCE (Sugar Community Edition) menjawab kebutuhan bisnis akan aplikasi CRM yang membutuhkan biaya tidak terlalu besar, memiliki skala luas karena bisa diakses melalui internet dan didukung oleh sebuah perusahaan yang memang memiliki spesialisasi di bidang CRM, yakni SugarCRM. SugarCE dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Memiliki banyak add-ins untuk mendukung kegiatan CRM pada bisnis yang telah menggunakan SugarCE. Menganut aliran aplikasi yang open source, membuat SugarCE menjadi salah satu solusi untuk penerapan CRM pada bisnis tingkat menengah. Bisnis digital offset merupakan sebuah bisnis tingkat menengah yang baru di Indonesia. Bisnis tersebut memiliki perbedaan yang mendasar dengan bisnis digital printing. Harga memang sedikit lebih tinggi namun kualitas cetaknya mendekati cetak offset biasa. Namun kabar yang beredar di masyarakat, pengertian antara bisnis digital offset dan digital printing dianggap sama saja. Sehingga pebisnis digital offset memerlukan sebuah cara publikasi yang efektif untuk mengarahkan agar masyarakat memiliki pengertian yang benar mengenai digital offset dan digital printing. Selain publikasi, bisnis digital offset juga memerlukan pengelolaan mengenai kegiatan pemasaran yang dilakukan oleh sales dan pengelolaan data pelanggan. SugarCE memiliki modul untuk mengelola kegiatan pemasaran, mengelola data pelanggan dan modul untuk mengotomatisasi marketing melalui email. Namun SugarCE memiliki fitur yang terlalu banyak sehingga harus dilakukan kastemisasi. Pada penelitian ini akan dilakukan kastemisasi Sugar CE sesuai dengan kebutuhan pada Bisnis digital offset.

2. KASTEMISASI SugarCE 2.1 Sugar Commnunity Edition

SugarCRM, salah satu vendor yang menyediakan solusi untuk CRM, didirikan pada tahun 2004. Memulai debutnya sebagai sebuah open source project di Sourceforge pada bulan april tahun 2004. Mendapatkan prestasi sebagai Project of The Month di Sourceforge pada bulan Oktober di tahun yang sama. Pada awalnya, versi open source dari SugarCRM dinamakan sebagai Sugar Open Source dengan menggunakan SugarCRM Public License. Versi open source tersebut hanya memiliki fitur sebanyak 85% jika dibandingkan dengan versi profesional yang berbayar. Bulan Juli tahun 2007, SugarCRM memutuskan untuk mengadopsi lisensi GNU/GPLv3 dan mengganti nama Sugar Open Source menjadi Sugar Community Edition (SugarCE). SugarCE memiliki beberapa modul. Setiap modul merepresentasikan aspek fungsional yang spesifik dari CRM, seperti account, kontak, aktivitas dan kesempatan. Pada modul account, dicatat mengenai institusi pelanggan. Data mengenai pelanggan dicatat pada modul kontak. Seorang pelanggan boleh berdiri sebagai pelanggan individu atau pelanggan yang memiliki keterkaitan dengan perusahaan/institusi. Modul aktivitas yang terdiri atas rapat, panggilan, tugas, catatan dan email, membantu dalam menjalankan aktivitas penjualan. Setiap aktivitas selalu terkait dengan karyawan yang bertanggungjawab akan aktivitas tersebut. Sistem CRM memiliki kecenderungan lebih besar untuk dilakukan kastemisasi. Proses kastemisasi dilakukan untuk mendapatkan sistem yang sesuai dengan bisnis yang dilakukan. Kastemisasi sistem CRM terbagi atas beberapa kategori, antara lain : a. Minor Cosmetics. Mengubah theme dari aplikasi dan menambahkan logo perusahaan ke dalam aplikasi. b. Minor User Interface Changes. Mengubah beberapa fitur dan form aplikasi agar tersembunyi dari beberapa atau semua user aplikasi. Mengatur kembali screen layout, menambah atau menghapus field dari form aplikasi, mengubah nama field, dan mengubah isi dari beberapa drop down yang ada pada form aplikasi. c. Major Application Changes. Menambahkan sebuah modul yang benarbenar baru ke dalam aplikasi atau membuat

2

SISFO-Jurnal Sistem Informasi sebuah perubahan besar pada business logic dan fungsi dari fitur-fitur yang dimiliki oleh aplikasi d. Application Integration. Melakukan integrasi aplikasi CRM dengan aplikasi lainnya yang dimiliki oleh perusahaan.

2.3 Manfaat Kastemisasi

Manfaat kastemisasi, yaitu: a.

Memudahkan bisnis digital offset untuk menyimpan data pelanggan pada satu kesatuan dan menggunakannya dengan tepat.

b.

Memudahkan bisnis digital offset untuk memasarkan produk atau jasa terbaru yang dimiliki kepada pelanggan melalui e-mail.

Dalam setiap modul SugarCE, selalu memiliki beberapa bagian layout : a.

Shortcut, yang terletak pada bagian kiri atas tab. Menyediakan beberapa menu penting yang dapat diakses seketika, tanpa memilih parent menu terlebih dahulu.

c.

Memudahkan bisnis digital offset untuk mengakses dan mengupdate sistem CRM dari manapun dan kapanpun diinginkan, karena aplikasi ini berbasis web.

b.

Edit View, form yang muncul saat mengubah atau menambahkan sebuah record dari fitur yang ada.

d.

Membantu bisnis digital offset mengelola kegiatan kunjungan sales dan melakukan tindak lanjut atas kunjungan tersebut.

c.

Detail View, form yang muncul saat menampilkan detail sebuah record dari fitur yang ada.

e.

Membantu bisnis digital offset untuk lebih memberdayakan potensi pelanggan lama.

d.

List View, form untuk menampilkan semua record yang dimiliki oleh fitur. Mengatur field yang akan ditampilkan.

e.

Quick Create, form yang terletak dibawah shortcut. Digunakan untuk menambahkan sebuah record dengan memasukkan beberapa data yang dianggap penting.

f.

Search, form yang digunakan untuk melakukan pencarian record yang ada. Terbagi menjadi dua bagian, Basic Search untuk mencari dengan beberapa masukan data saja dan Advanced Search untuk mencari dengan masukan data yang lebih lengkap.

g.

Mass Update, form yang digunakan untuk melakukan perubahan sebuah nilai dari field tertentu yang mempengaruhi beberapa record.

Untuk bagian edit view, detail view, list view, quick create dan search dapat diubah dengan Sugar Studio. Sedangkan untuk shortcut memiliki pendekatan yang berbeda. Pengaturan shortcut dilakukan pada file Menu.php yang terdapat pada setiap modul yang ada di SugarCE. 2.2 Tujuan Kastemisasi SugarCE

Adapun Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah: Menentukan spesifikasi kebutuhan CRM yang diperlukan oleh bisnis digital offset dengan menggunakan matriks kebutuhan, menentukan tipe kastemisasi yang dipilih dan mengimplementasikannya secara langsung dengan mengkastemisasi SugarCE.

3. ANALISIS KEBUTUHAN PENENTUAN KASTEMISASI

DAN

3.1 Deskripsi Umum

Dalam bukunya, Michael J. R. Whitehead merumuskan template dari spesifikasi kebutuhan CRM dalam sebuah tabel. Tabel 1 menunjukkan template yang digunakan dalam analisa kebutuhan. Tabel 1. Template kebutuhan CRM

Digital Offset Customer Model Revenue Model Support Services Transaction Value Sales Cycle Recurring Revenue Business Locations Business Size Lead Tracking Weighted SalesPipeline Corporate Calendar Corporate Directory Interface Consolidation

Choices B2B B2C Products Services Yes No Smaller Larger Shorter Longer Yes No One/ two outbond sales Many outbond sales 2-20 20-100 Yes No Yes No Yes No Yes No News Feeds Financial Views External Links Email

3

SISFO-Jurnal Sistem Informasi Document Management International Users

Yes No Yes No

3.2 Klasifikasi User

Klasifikasi pengguna dalam perangkat lunak ini dibedakan menjadi : a.

Administrator User yang memiliki hak untuk melakukan administrasi terhadap aplikasi CRM. Hak yang dimiliki adalah hak pengaturan email, manajemen user, manajemen hak akses, manajemen modul serta backup dan repair aplikasi.

b.

c.

d.

e.

Tabel 2 menampilkan mengenai matriks kebutuhan untuk kastemisasi SugarCE pada bisnis digital offset. Sel yang latar belakangnya berwarna abu abu menunjukkan kesesuaian antara fitur SugarCE dengan kebutuhan bisnis digital offset. Sedangkan keterangan dari bilangan numerik pada kebutuhan bisnis digital offset adalah sebagai berikut :

Manajemen

a. Laporan dalam bentuk grafik

User yang memiliki hak sama dengan Sales and Marketing dan Customer Service namun hanya sebatas mencari dan menampilkan saja. Dan ditambahkan fitur untuk menampilkan laporan data calon pelanggan dan status yang dimiliki sekarang dalam jangka waktu yang bisa ditentukan.

b. Kalender c. Rapat d. Panggilan menggunakan media telepon e. Email f. Pengelolaan data pelanggan individu atau wakil dari institusi

Sales and Marketing

g. Pengeloaan data institusi atau perusahaan

User yang memiliki hak untuk menambahkan aktivitas penjualan,, data pelanggan, data calon pelanggan potensional yang diajukan ke dalam database aplikasi.

h. Pemasaran menggunakan media email j. Pengelolaan pelanggan

Customer Service

k. Pengelolaan keanggotaan pelanggan

User yang memiliki hak untuk menambahkan aktivitas komplain dan data pelanggan.

l. Pengelolaan pesanan dari pelanggan

Umum Klasifikasi user untuk karyawan yang tidak termasuk dalam keempat role diatas. Seperti karyawan bagian operator komputer, finishing, cashier/supervisor, teknisi mesin, design and publishing dan HRD. User umum dapat melakukan login, menampilkan kalender, mengelola email dan mengelola aktivitas penjualan. Semua user memiliki hak yang dimiliki user umum.

3.3 Matriks Kebutuhan

Setelah dilakukan analisa mengenai fitur yang dibutuhkan oleh bisnis digital offset beserta role user yang ada, selanjutnya dilakukan pemetaan antara kebutuhan bisnis digital offset dengan fitur yang ada pada SugarCE.

4

Pemetaan ini dilakukan dengan menggunakan matriks kebutuhan. Sisi kiri matriks mewakili fitur yang terdapat pada SugarCE, sedangkan sisi atas matriks mewakili kebutuhan bisnis digital offset. Untuk fitur yang terdapat dalam SugarCE dikelompokkan berdasarkan tab yang ada. Sedangkan kebutuhan dari bisnis digital offset diwakili dengan bilangan numerik.

i. Pengelolaan data calon pelanggan keluhan

yang

diajukan

3.4 Batasan Kastemisasi

Dalam melakukan kastemisasi SugarCE, ada beberapa batasan yang harus diketahui. Batasan yang pertama muncul karena lisensi yang digunakan oleh SugarCE adalah GNU/GPL v3. Batasan yang kedua muncul karena tipe kastemisasi yang dipilih. Batasan pertama adalah harus selalu menampilkan Appropriate Legal Notices pada antar muka interaktif yang telah dimodifikasi. Hal ini sesuai dengan aturan yang disebutkan pada bab 5 dari GNU/GPL v3. Sehubungan dengan bab 7b dari GNU/GPL v3, Appropriate Legal Notices harus menampilkan logo “Powered by SugarCRM”. Jika dikarenakan alasan teknis logo tersebut tidak dapat ditampilkan maka Appropriate Legal Notices harus menampilkan kalimat ”Powered by SugarCRM”.

SISFO-Jurnal Sistem Informasi Tabel 2. Matriks Kebutuhan Kebutuhan bisnis digital offset Fitur SugarCE 1

2 3

1

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Activities

Dashboard Calendar Calls Meeting

Contacts

Emails

Tasks Notes Emails Email Template Archived Email Documents Contacts

Business Card Accounts

Projects

Campaigns

Campaigns Newsletter Target Target List Email Marketing Leads Opportunities Cases RSS Project

Project Tasks Bug Tracker My Portal

Gambar 1. appropriate legal notices

Batasan kedua adalah tipe kastemisasi. Dalam pengerjaan penelitian, tipe kastemisasi yang dipilih adalah minor cosmetics dan minor user interface changes dan major application changes. Sehingga kastemisasi yang dilakukan terbatas sampai penambahan modul baru dalam SugarCE. Kastemisasi yang dilakukan dapat dibagi menjadi tiga bagian. Yang pertama adalah kastemisasi fitur dasar aplikasi, meliputi themes dan logo perusahaan. Yang kedua adalah kastemisasi modul, meliputi perubahan layout field , penambahan field baru dan penghapusan default field. Bahkan isi dari dropdown dapat pula diubah. Yang ketiga adalah kastemisasi aplikasi, yakni penambahan modul untuk membership dan order.

Tabel 3 memberikan rangkuman singkat mengenai kastemisasi yang akan dilakukan. Kastemisasi dikelompokkan berdasarkan tipe yang dimiliki, yakni minor cosmetics, minor user interface changes dan major application changes. Tabel 3. Kastemisasi Sugar CE untuk Bisnis Digital Printing No Tipe Fitur Keterangan Menghilangkan pemilihan theme pada 1 Theme halaman login dan halaman modul Mengubah browser title menjadi nama 2 Browser Title aplikasi untuk bisnis digital offset Mengubah logo SugarCRM menjadi 3 Logo logo perusahaan Minor Mengubah default Cosmetics currency dari US Default 4 Dollar menjadi ID Currency Rupiah Menyembunyikan tabs yang tidak digunakan Default 5 sesuai dengan matriks Viewed Tabs kebutuhan Menghapuskan salah satu global link pada pelatihan yang 6 Global Link diadakan oleh SugarCRM Menghapuskan shortcut yang mengarah kepada vCard dan field yang berhubungan dengan 7 Contacts Outlook. Kemudian menampilkan field yang memiliki relasi dengan modul membership Minor User Menghapuskan Interface beberapa field yang Changes tidak dibutuhkan yakni SIC Code, Ticker Symbol, dan 8 Accounts rating. Lalu menampilkan field yang memiliki relasi dengan modul membership Menghapuskan link yang berkaitan dengan 9 Leads vCard. Menambahkan modul baru ke dalam 10 Membership Major SugarCE Application Menambahkan modul Changes baru ke dalam 11 Order SugarCE

5

SISFO-Jurnal Sistem Informasi

4. IMPLEMENTASI Kastemisasi SugarCE dilakukan pada lingkungan kastemisasi sesuai dengan tabel 4. Diasumsikan bahwa lingkungan tersebut telah tersedia sebelumnya.

4

Default Currency

5

Default Viewed Tabs

6

Global Link

Tabel 4. Lingkungan Kastemisasi

Teknologi

Versi

Webserver Sistem Database Bahasa Pemrograman Aplikasi

Apache 2.2.8 MySQL 5.0.51a PHP 5.2.4 SugarCE 5.1.0RC

Sebagai sebuah aplikasi open source, SugarCE selalu mengalami pembaharuan. Adanya rilis untuk versi terbaru atau pengembangan dari bersi yang sudah ada akan selalu ada. Sehingga kastemisasi yang telah dilakukan sebelumnya harus diaplikasikan lagi pada update SugarCE yang baru. Untuk meminimalkan pengulangan kastemisasi, maka diperkenalkan istilah upgradesafe.

Tabel 6. Minor User Interface Changes No

Fitur

1

Contacts

2

Accounts

3

Leads

Upgrade-safe dapat diartikan bahwa perubahan kode aplikasi yang dilakukan tidak terletak pada file standar dari aplikasi, sehingga ketika dilakukan upgrade aplikasi tidak akan dioverwrite oleh file yang baru. Pada Penelitian kali ini, beberapa kastemisasi yang dilakukan tidak termasuk dalam kastemisasi yang upgrade-safe. Sesuai dengan tipe kastemisasi yang digunakan, detil untuk tiap tipe dijelaskan pada tabel 5 untuk minor cosmetics. Kastemisasi dilakukan pada fitur: Theme, Broser Title, Logo, Default Currency, Default Viewed Tabs, dan Global Link. Sedangkan untuk kastemisasi minor user interface, deskripsi perubahan yang dilakukan ditunjukkan pada tabel 6. Kastemisasi untuk Major Application dilakukan pada fitur membership dan order, pada tabel 7. Tabel 5. Minor Cosmetics No

Fitur

1

Theme

2

Browser Title

3

Logo

6

Detail Kastemisasi Menghilangkan pemilihan theme pada halaman login dan halaman modul. File yang diubah adalah /config.php dan /modules/Users/ Login.php Mengubah browser title menjadi nama aplikasi untuk bisnis digital offset. Dengan menggunakan menu Admin -> System -> System Settings. Mengubah logo SugarCRM menjadi logo perusahaan Dengan menggunakan menu Admin -> System -> System Settings

Mengubah default currency dari US Dollar menjadi ID Rupiah. Dengan menggunakan menu Admin -> Locale Settings -> Default Currency. Menyembunyikan tabs yang tidak digunakan sesuai dengan matriks kebutuhan. Dengan menggunakan menu Admin -> Developer Tools -> Configure Tabs. Melakukan drag and drop modul dari sisi kiri ke sisi kanan. Menghapuskan salah satu global link pada pelatihan yang diadakan oleh SugarCRM. File yang diubah adalah /include/globalControlLinks.php. Menghilangkan array yang mengatur tentang link yang ditampilkan.

Detail Kastemisasi Menghapuskan shortcut yang mengarah kepada vCard dan field yang berhubungan dengan Outlook. Kemudian menampilkan field yang memiliki relasi dengan modul membership. Untuk menghapuskan shortcut, file yang diubah adalah /modules/Contacts/Menu.php. Sedangkan untuk menghilangkan field outlook digunakan fitur Sugar Studio. Field outlook ada pada layout edit view dan detail view. Hal yang sama juga dilakukan untuk menampilkan field relasi dengan modul membership setelah dilakukan instalasi modul membership. Menghapuskan beberapa field yang tidak dibutuhkan yakni SIC Code, Ticker Symbol, dan rating. Lalu menampilkan field yang memiliki relasi dengan modul membership. Untuk menghapuskan ketiga field tersebut digunakan fitur Sugar Studio. Ketiga field etrsebut terdapat pada layout edit view, detail view, list view, quick create dan advanced search. Untuk menampilkan field relasi dengan modul membership digunakan Sugar Studio, setelah dilakukan instalasi modul membership. Menghapuskan link yang berkaitan dengan vCard. Untuk menghapuskan link pada shortcut, file yang diubah adalah /modules/Leads/Menu.php.

SISFO-Jurnal Sistem Informasi Tabel 7. Major Application Changes No Fitur Detail Kastemisasi Menambahkan modul baru ke dalam SugarCE, perubahan yang dilakukan pada template basic adalah sebagai berikut : 1. Mengubah desain layout detail view, field description diletakkan pada baris setelah field name. 2. Menambahkan relasi dengan Membermodul accounts dan contacts 1 ship dengan tipe one-to-many. Relasi ini diwakili oleh sebuah field untuk masingmasing modul. 3. Mengubah desain layout untuk advanced search, menambahkan field relasi sebagai salah satu filter untuk pencarian. Menambahkan modul baru ke dalam SugarCE, perubahan yang dilakukan pada template chance adalah sebagai berikut : 1. Mengubah nilai label untuk field lbl_name, lbl_list_amount, lbl_amount_usdollar, name dan lbl_opportunity_information. Perubahan dilakukan pada languange modul order. 2. Menambahkan beberapa field baru dengan nama sebagai berikut: accept_date, finish_date, accept_place, finish_place dan order_details. Dan dropdown untuk accept_place dengan nilai Surabaya dan Sidoarjo. Prubahan dilakukan pada languange dan vardefs modul order. 2 Order 3. Mengubah opsi untuk field lead_source, sales stage, expected_close_date dan type agar tidak ditampilkan dalam mass update. Perubahan dilakukan pada vardefs modul order. 4. Menampilkan field finish_date dan finish_place dalam mass update. Perubahan dilakukan pada vardefs modul order. 5. Menambahkan relasi dengan modul contacts dalam subpanel dan relate field dengan accounts pada detail view beserta edit view. Perubahan dilakukan pada direktori relationship modul order. 6. Mengubah field yang ditampilkan dalam sidequickcreate view,

menghapus field expected_close_date, sales_stage, dan amount. 7. Menampilkan field order_details dan order_cost. Perubahan dilakukan pada metadata untuk sidequickcreate.php modul order. 8. Mengubah detil layout edit view, menghapus beberapa default field yang tidak digunakan. Yakni amount, type, lead_source, expected_close_date, next_step, sales_stage, description dan probability. Dan menampilkan field baru yang telah dibuat sebelumnya, yakni order_cost, order_details, accept_place, accept_date, finish_place, dan finish_date. Perubahan dilakukan pada metadata untuk editviewdefs.php modul order. 9. Mengubah detil layout detail view, menghapus beberapa default field yang tidak digunakan. Yakni amount, expected_close_date, sales_stage, type, next_step, lead_source, probability dan description. Dan menampilkan field baru yang telah dibuat sebelumnya, yakni order_cost, order_details, accept_date, accept_place, finish_place, finish_date serta accounts. Perubahan dilakukan pada metadata untuk detailviewdefs.php modul order. 10. Mengubah detil layout list view, menghapus beberapa default field yang tidak digunakan. Yakni sales_stage, amount, dan closed. Dan menampilkan order_cost serta finished date. Perubahan dilakukan pada metadata untuk listviewdefs.php modul order. 11. Mengubah detil layout basic search, menghapus field type dan only_my_items. Perubahan dilakukan pada metadata untuk searchdefs.php modul order. 12. Mengubah detil layout advanced search, menghapus field amount, expected_close_date, probability, next step, lead_source, dan sales_stage. Menampilkan field

7

SISFO-Jurnal Sistem Informasi accept_date, accept_place, order_cost, finish_date, dan finish_place. Perubahan dilakukan pada metadata untuk searchdefs modul order.

Gambar 4 menunjukkan hasil dari perubahan kode sehingga pilihan theme pada halaman login dapat disembuyikan.

4.1 Minor Cosmetic - Theme

Combo yang berfungsi untuk mengatur pilihan theme terdapat di dua tempat yakni di halaman login dan halaman modul. Hasil dari kastemisasi adalah mengubah default theme menjadi Sugar dan menghilangkan pilihan theme pada halaman login dan halaman modul. Dalam SugarCE ada sebuah file yang menyimpan konfigurasi untuk seluruh aplikasi. File tersebut terletak pada direktori root folder dari aplikasi dengan nama config.php. Untuk mengubah default theme menjadi Sugar maka pada file config.php harus memastikan kode sesuai dengan gambar 2. Jika menggunakan editor eclipse, maka kode pada gambar 2 terletak di baris ke 164. 'default_theme' => 'Sugar', Gambar 2. Kode mengubah default theme

Untuk menghilangkan pilihan theme pada halaman login, dilakukan dengan mengubah kode file yang terletak pada direktori /modules/Users/ dengan nama Login.php. Jika menggunakan editor eclipse, maka perubahan dilakukan pada baris 242-249. Gambar 3 menampilkan kode file yang telah dirubah dan tulisan yang bertanda tebal adalah kode yang ditambahkan. Untuk pengaturan layout agar sama dengan field sebelumnya maka ditambahkan pengaturan width pada field bahasa. Gambar 3. Kode menghilangkan pilihan theme di halaman login

8

Gambar 4. Hasil kastemisasi theme pada halaman login

4.2 Minor User Interface Change - Accounts

Dalam modul accounts, terdapat beberapa field yang tidak sesuai dengan kebiasaan yang ada di Indonesia, 3 field tersebut adalah Ticker Symbol, SIC Code dan Rating. Ketiga field tersebut terdapat dalam pilihan edit view, detail view, list view, quick create dan advanced search. Sehingga dilakukan perubahan pada kelima pilihan diatas untuk field yang bersangkutan. Untuk perubahan pada edit view, quick create dan detail view dilakukan langkah yang sama dengan perubahan pada modul contacts. Sehingga hanya akan ditunjukkan hasil sebelum dan sesudah perubahan layout. Gambar 5 menunjukkan posisi field Ticker Symbol, SIC Code dan Rating yang harus dihapus.

Gambar 5. Tampilan field yang akan dihapus pada pilihan edit view untuk modul accounts

Gambar 6 menunjukkan hasil dari perubahan dan penataan ulang layout..

Gambar 6. Tampilan hasil penghapusan dan penataan ulang pada pilihan edit view untuk modul accounts

SISFO-Jurnal Sistem Informasi 4.3 Major Application Change - Order

5. UJI COBA

Modul ini digunakan untuk melakukan tracking terhadap order yang berasal dari pelanggan individu maupun perusahaan. Status order tidak dimasukkan sebagai field karena proses yang dilakukan untuk setiap order tidak sama. Proses tersebut bergantung pada jenis order. Sehingga tracking dilakukan pada tanggal penerimaan dan penyelesaian order serta tempat dimana order diterima dan diselesaikan. Mengingat setiap cabang dari bisnis digital offset memiliki spesialisasi tersendiri yang hanya ada di cabang tersebut.

Uji coba dilakukan untuk menguji apakah kastemisasi yang dilakukan dapat berfungsi dengan baik dan tidak menimbulkan kesalahan. Uji coba ini dijalankan sesuai dengan sekenario yang ditentukan dalam skenario uji coba.

Require_once('include/SugarObjects/templates/chance/Chance.php'); class custom_Order_sugar extends Chance { var $new_schema = true; /** perubahan pertama dilakukan pada nilai $module_dir, $object_name dan $table_name **/ var $module_dir = 'custom_Order'; var $object_name = 'custom_Order'; var $table_name = 'custom_order'; var $importable = false; var $id; var $name; var $date_entered; var $date_modified; var $modified_user_id; var $modified_by_name; var $created_by; var $created_by_name; var $description; var $deleted; var $created_by_link; var $modified_user_link; var $assigned_user_id; var $assigned_user_name; var $assigned_user_link; var $custom_order_type; var $lead_source; var $amount; var $amount_usdollar; var $date_closed; var $next_step; var $sales_stage; var $probability; /** perubahan kedua dilakukan dengan menambahkan deklarasi variabel untuk field baru yakni order_details, accept_date, finish_date, accept_place**/ var $order_details; var $accept_date; var $finish_date; var $accept_place; var $finish_place; /** perubahan ketiga dilakukan dengan menambahkan deklarasi variabel untuk menggambarkan relasi antara order dgn contacts */ var $account_id_c; var $order_accounts; function custom_Order_sugar(){ parent::Chance(); } /** fungsi ini digunakan untuk mengaktifkan Access Control List pada order **/ function bean_implements($interface){ switch($interface){ case 'ACL': return true; } return false; } } Gambar 7. File Beans untuk modul order

5.1 Lingkungan Uji Coba

Lingkungan uji coba meliputi lingkungan uji coba perangkat server, mailserver dan lingkungan uji coba perangkat klien. Berikut adalah spesifikasi dari masing- masing lingkungan uji coba: Tabel 8. Lingkungan Uji Coba Host : http://cido.its-sby.edu Sistem Operasi : Ubuntu 6.06 kernel Perangkat 2.6.15 Server Web Server: Apache versi 2.0.5 (Ubuntu), PHP versi 5.1.2 Basis Data : MySQL versi 5.0.45 Host : http://satria.its-sby.edu Sistem Operasi : Debian 4.0 Perangkat Mailserver Mail Transfer Agent : Postfix Mail Client : Squirrel Mail Prosesor : Intel(R) Pentium (R) 4 (2.81 Ghz) Memori : 512 MB Perangkat Sistem Operasi : Microsoft Windows Klien XP SP2. Web Browser: Mozilla Firefox 2.0.0.14 5.2 Skenario Uji Coba

Skenario uji coba yang dilakukan untuk mengelola Data Membership dan mengelola Data Order. Mengelola Data Membership

Uji coba skenario mengelola data membership terdiri dari list data membership, lihat detail data membership, tambah data membership, ubah data membership, hapus data membership, tambah member dan hapus member. Untuk melihat daftar membership, digunakan menu Membership yang ada pada tabs aplikasi. Selanjutnya SugarCE akan menampilkan membership yang ada (Gambar 8).

Gambar 8. List view dari membership

Untuk menambah data membership, digunakan submenu Create Membership yang terletak di

9

SISFO-Jurnal Sistem Informasi sebelah kanan. Memasukkan data nama dan deskripsi dari membership yang baru (Gambar 9). Menekan tombol simpan dan SugarCE akan menunjukkan detil data dari membership yang baru saja dibuat. Gambar 12. Delete membership menggunakan detail view

Gambar 9. Edit view dari membership

Untuk mengubah data membership, user harus memilih salah satu membership terlebih dahulu. Kemudian SugarCE akan menampilkan detail view dari membership yang dipilih. Menekan tombol edit dan SugarCE akan menampilkan edit view dari membership yang sudah dipilih (Gambar 10). Setelah selesai melakukan perubahan, menekan tombol simpan dan SugarCE menampilkan detail view membership yang baru saja diubah.

Proses menambah data member dilakukan dengan memilih salah satu membership terlebih dahulu. Pada halaman detail view dari membership, di bagian bawah ada tombol untuk menambahkan data contacts dan accounts sebagai member dari membership (Gambar 13).

Gambar 13. Menambah data member dari membership Gambar 10. Detail view dari membership

Proses menghapus data membership dapat dilakukan dengan dua cara. Cara yang pertama adalah menggunakan tombol delete pada list view dari membership (Gambar 11). Kelebihan dari cara yang pertama adalah dapat melakukan penghapusan data membership lebih dari satu record. Ketika record akan dihapus, SugarCE meminta konfirmasi lagi apakah data akan dihapus. Jika telah disetujui maka data akan dihapus dan SugarCE menampilkan list view dari membership.

Menekan tombol select, SugarCE menampilkan popup data contacts. Memilih salah satu data contacts dan secara otomatis data tersebut akan tercatat sebagai member dari membership yang telah dipilih (Gambar 14).

Gambar 11. Delete membership menggunakan list view

Cara yang kedua adalah menggunakan tombol delete pada detail view membership (Gambar 12). Cara ini hanya berlaku untuk satu record saja. Sama seperti cara pertama, SugarCE akan meminta konfirmasi apakah data akan dihapus. Jika disetujui maka data akan dihapus dan SugarCE menampilkan list view dari membership.

10

Gambar 14. Popup menambah data member dari membership

Proses menghapus data member dilakukan dengan cara yang sama seperti menambah member. Memilih salah satu membership, kemudian melihat di bagian bawah. Pada bagian paling kanan dari data contacts yang telah menjadi member ada icon delete (Gambar

SISFO-Jurnal Sistem Informasi 15). Menekan icon tersebut dan data contacts akan terhapus dari member.

dan SugarCE menampilkan detail view order yang baru saja diubah.

Gambar 15. Menghapus data member dari membership

Mengelola Data Order Uji coba skenario mengelola data order terdiri dari list data order, lihat detail data order, tambah data order, ubah data order, hapus data order. Untuk melihat daftar order, digunakan menu Order yang ada pada tabs aplikasi. Selanjutnya SugarCE akan menampilkan order yang ada (Gambar 16).

Gambar 18. Detail view dari order

Proses menghapus data order dapat dilakukan dengan dua cara. Cara yang pertama adalah menggunakan tombol delete pada list view dari order (Gambar 19). Kelebihan dari cara yang pertama adalah dapat melakukan penghapusan data order lebih dari satu record. Ketika record akan dihapus, SugarCE meminta konfirmasi lagi apakah data akan dihapus. Jika telah disetujui maka data akan dihapus dan SugarCE menampilkan list view dari order.

Gambar 16. List view dari order

Untuk menambah data order, digunakan submenu Create Order yang terletak di sebelah kanan. Memasukkan data order_id, order_cost, order_details, accepted_date, accepted place dan assigned_to_user dari order yang baru. Jika order ini adalah order dari sebuah institusi maka field account harus diisi dengan institusi yang bersangkutan (Gambar 17). Menekan tombol simpan dan SugarCE akan menunjukkan detil data order yang baru saja dibuat.

Gambar 19. Delete order melalui list view

Cara yang kedua adalah menggunakan tombol delete pada detail view order (Gambar 20). Cara ini hanya berlaku untuk satu record saja. Sama seperti cara pertama, SugarCE akan meminta konfirmasi apakah data akan dihapus. Jika disetujui maka data akan dihapus dan SugarCE menampilkan list view dari membership.

Gambar 17. Edit view dari order

Gambar 20. Delete order melalui detail view

Untuk mengubah data order, user harus memilih salah satu order terlebih dahulu. Kemudian SugarCE akan menampilkan detail view dari order yang dipilih. Menekan tombol edit dan SugarCE akan menampilkan edit view dari order yang sudah dipilih (Gambar 18). Perubahan ini bisa dilakukan setelah order selesai diekrjakan, kemudian memasukkan tanggal dan tempat penyelesaian dari order. Setelah selesai melakukan perubahan, menekan tombol simpan

Jika order dilakukan oleh pelanggan individu maka bisa ditambahkan data pelanggan melalui subpanel di bagian bawah detail view order (Gambar 21).

Gambar 21. Menambah data contacts pada order

11

SISFO-Jurnal Sistem Informasi Menekan tombol select, SugarCE menampilkan popup data contacts. Memilih salah satu atau lebih data contacts dan secara otomatis data tersebut akan tercatat sebagai pelanggan dari order yang telah dipilih (Gambar 22).

7. DAFTAR PUSTAKA Dyche, Jill. 2002. The CRM Handbook: A Business Guide to Customer Relationship Management. Addison-Wesley. Whitehead, Michael J. R.. 2006. Implementing SugarCRM. Packt Publishing. Anonymous, Sugar Developer Wiki Available at : http://www.sugarcrm.com/wiki/index.php?title= Sugar_Developer_Wiki ; http://www.sugarcrm.com/forums/ Anonymous, Sugar Community Edition Available at : http://www.sugarforge.org

Gambar 22. Popup menambah data contacts pada order

Proses menghapus data pelanggan dilakukan dengan cara yang sama seperti menambah member. Memilih salah satu order, kemudian melihat di bagian bawah. Pada bagian paling kanan dari data contacts yang telah berhubungan dengan order, ada icon delete (Gambar 23). Menekan icon tersebut dan data contacts akan terhapus dari order.

Gambar 23 . Menghapus data contacts dari order

6. SIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian, maka disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

dapat

a.

SugarCE yang dikastemisasi pada penelitian ini dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan pada bisnis digital offset.

b.

Modul membership dan order yang ditambahkan kepada kastemisasi SugarCE telah berfungsi dengan baik.

Untuk meningkatkan fitur dan fasilitas dari aplikasi bisnis digital offset berbasis SugarCE ini dapat dilakukan integrasi dengan aplikasi lain yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan melakukan kastemisasi jenis Application Integration.

12